Английское официальное письмо не трудно написать, однако следует знать порядок его написания, положение каждого из его отдельных частей, и как оно должно выглядеть в целом. Ниже вы можете найти образцы официального письма на английском языке. Мы надеемся, что они помогут вам написать свое собственное письмо.
Пример официального письма на английском языке №1 (по поводу объявления о приеме на курсы)
Dear Sir or Madam,
I am writing to enquire about language courses organised by your school. I found out information about it in local newspaper and I would like to know more.
Even if Icannot certify my knowledge of English, after years of learning the language at school I can safely assume that I am an upper-intermediate student. Are you able to offer me any course that would be good for me?
I understand from your advertisment that your courses are free. Are they free for everyone, or just only for students from your school?
The last question I have concerns your methods of teaching. As I particularly hope to improve my fluency, I would like to know how much attention is paid and what methods are used by the school teachers to develop the skill of speaking. It is very important for me, because my fluency is the worst side of my english.
I am looking forward to hearing from you.
Yours faithfully,
XYZ
Пример официального письма на английском языке №2 (с вопросами по поводу объявления в газете)
Dear Sir or Madam,
I am writing to ask about the holiday apartments in the Golden Sands advertised in „Каникулы за границей” magazine this month.
In your advertisement you mentioned that all the apartments are self-catering. Could you tell me what cooking facilities are available in the kitchen? Could you also tell me if cooking utensils are also provided?
I noticed from your advertisement that the beach is quite nearby. However, I would also like to know if the apartments have an access to a swimming pool.
I would be very grateful if you could send me a list of apartments and prices with a view to making a reservation in July.
Yours faithfully,
Tom Smith
Пример официального письма на английском языке №3 (по поводу объявления)
Dear Sir or Madam
I am writing to you because I saw your advertisement in the net and at first sight it looked interesting. I am interested in this advertisement deeper because I like rock music, so I think I will feel comfortable in this place.
I could be a ticket seller because I am good at maths. Also I could be a person, who provides rock stars with everything what they need because I am a helpful person.
I would like to have free drinks and snack during the festival. Of course, I promise I would not let you down and do what you ask for.
If you can, please send me some more information about accomodation conditions and transport to the gig place.
I look forward to hearing from you.
Yours faithfully,
Пример официального письма на английском языке №4 (по поводу объявления о приеме на работу)
Dear Sir or Madam,
I am writing with regard to your adventisement, which appeared on your website: ? Future graphics? on 20 July 2013. I would like to apply for the post of computer graphics artist.
I enclose my CV with the details of my previous work experience. As you can see in the document, I have been working as graphic designer for two years and have a diploma for ?The best worker?. I can use Photoscape, Gimp, but I can learn new programmes, too.
I am a very hard working person, thus working with me is effective. I am creative and have many good ideas. My level of proficiency in English is pre-intermediate.
I have worked with companies in England, China and India, I have no problems in communicating with people from these countries. Could you please send me more information on that post?
Thank you for considering my application.
I look forward to hearing from you,
Yours faithfully,
Пример официального письма на английском языке №5 (с вопросами по поводу объявления)
You want to attend a course in English and American Studies in and English speaking country and you see this section in a college prospectus:
SCHOLARSHIPS
Every year, two scholarships are offered to candidates from overseas who can show how our one-year course would help their career. Scholarships cover fees, accommodation and food, but not transport or personal spending money. Apply in writing, explaining why do you think you deserve a scholarship.
Write your letter. Do not include any postal adresses. Write your answer in 120-180 words in an appropriate style.?
Dear Sir/Madam,
I would like to apply for one of the scholarship programs I saw advertised in your prospectus. Presently, I am training to be a secondary school teacher of English and I am finishing my course at the end of June. However, I feel I still have a lot to learn about the language and culture of The English-speaking country.
The reason I am applying for a scholarship is that I cannot afford the cost of studying abroad. I have no income except for my student grant, so if I am fortunate enough to be given the scholarship, I would have to work part-time to save some personal spending money. My parents will borrow some money for my airfare if I am succesful.
I would appreciate being given the opportunity to study at your college and would be very grateful if you would consider my application.
Yours faithfully,
Пример официального письма на английском языке №6 (жалоба на приобретенный товар)
Dear Sir Or Madam
I am writing to complain about a denim vest that I bought from your online shop last month.
When I took it out of the box, I was very unhappy to find that in different colour. As if this were not enough, this denim vest was too small.
I had a similar situation last year when I bought a dress online. It was too big. I wrote an e-mail to this company about this problem and they sent me another dress in the right size.
You can replace this vest for the right one or if it will not be possible I want to get a full refund.
I am enclosing the receipt.
I look forward to hearing from you in the near future.
Содержание и форма вашего письма во многом будет зависеть от характера, цели письма и от того, к кому оно обращено. Наиболее четко различаются деловая переписка и персональная. Структура этих писем примерно одинакова, но к деловым письмам предъявляются четкие требования, нарушать которые нельзя. Поэтому мы подробно рассмотрим именно правила написания официально — деловых писем на английском языке, которые представляют наибольшую сложность для отправителя.
С давних пор деловое письмо является важнейшим инструментом в предпринимательской и коммерческой деятельности. На сегодняшний день деловое письмо- это средство обмена информацией в виде официального документа, который может содержать предложение, подтверждение, поручение, претензию, поздравление… и соответственно ответы на них. Учимся писать письма на английском языке При написании официальных писем нужно учитывать то, что деловая переписка сильно отличается от личной переписки. Существует определенные и неизменные каноны написания деловых писем, соблюдение которых является обязательным. Деловые письма должны быть безупречны во всех смыслах. Даже самое незначительное пренебрежение правилами может сделать его недействительным.
Деловое письмо отличается четкой структурой, а также определенным набором реквизитов. Оно характеризуется такими признаками как ясность, лаконичность, логическая последовательность, официальность, нейтральность, завершенность, стандартизированность, отсутствие эмоциональной окрашенности. Отсутствуют просторечные, жаргонные выражения, модальные глаголы, междометия, имена с суффиксами субъективной оценки. Официально — деловой язык обеспечивает объективное отношение к излагаемым фактам, лишает эмоциональности и субъективности, а также отражает логическую последовательность текста. Смысловая точность также является одним из важнейших условий в написании делового письма.
В официально-деловой переписке используются множество различных речевых клише, которые служат для предотвращения двусмысленности текста. Набор стандартных фраз-клише был разработан в результате долголетней практики деловой переписки. Они помогают конкретнее и лаконичнее выражать мысли. Такие конструкции существенно облегчают и ускоряют составление письма, так как вам не нужно тратить время на подбор правильных, соответствующих ситуации формулировок. Имея в распоряжение набор готовых фраз — клише, вы сможете без особых трудностей составить деловое письмо по аналогии.
Структура письма на английском языке
Итак, приступим непосредственно к изучению структуры делового письма и списка стандартизированных фраз — клише. Весь текст делового письма четко разбит на смысловые абзацы. Красная строка не употребляется. Обычно для написания подобного письма используется фирменный бланк, на котором указаны все необходимые реквизиты фирмы отправителя (эмблема фирмы, название, почтовый и телеграфный адрес, телефон, факс, банковские реквизиты).
Примерная структура письма может выглядеть следующим образом:
- Адрес отправителя (sender"s address);
- Дата (date);
- Адрес получателя (inside address);
- Обращение (salutation);
- Вступление (opening sentence);
- Основной текст (body of the letter);
- Заключение (closing sentence);
- Заключительная вежливая фраза (complimentary close) ;
- Подпись отправителя (signature);
- Приложение (enclosure).
Разберем каждый пункт более подробно
1. Адрес отправителя (sender"s address) пишется обычно в верхнем правом углу. Не исключено написание адреса и в верхнем левом углу. Последовательность написания адреса имеет большое значение. Сначала следует указать номер дома с названием улицы, через запятую номер квартиры. На следующей строке указывается город с почтовым индексом, на следующей строке — страна.
17 Hillside Road, Apt. 12
London W13HR
England
5 Nelson Street, Apt. 5
Chicago 19 200
USA
2. Дата (date) указывается ниже, сразу после адреса. Точка после адреса не ставится. Существует несколько вариантов оформления:
3. Адрес получателя (inside address) пишется в той же последовательности что и адреса отправителя, но ниже с левой стороны.
4. Форма обращения (salutation) будет зависеть от того насколько вам знакомо лицо, к которому вы обращаетесь и конечно же от пола.
К незнакомым людям применяются выражения:
(Dear) Sir, — (Уважаемый)Сэр/Господин,
(Dear) Madam, — (Уважаемая) Госпожа/Мадам,
Gentlemen, — Господа,
К мало знакомым людям:
Dear Mr. Winter,-Уважаемый господин/мистер Винтер,
Dear Miss Winter, — Уважаемая госпожа/ мисс Винтер, (по отношению к не замужней женщине)
Dear Mrs. Winter, — Уважаемая госпожа/ миссис Винтер,(по отношению к замужней женщине)
В полу — официальной переписке можно встретить такие формы как:
Dear Colleague, — Уважаемый коллега,
Dear Editor, — Уважаемый редактор,
Dear Reader, — Уважаемый читатель,
Обращение пишется с левой стороны под адресом получателя и после него ставится запятая.
5. Вступление (opening sentence)
это своего рода вводное предложение:
We are writing to enquire about — (Настоящим просим сообщить о… \Нас интересует информация о…).
We are interesting in… and we would like to know… — (Мы заинтересованы в … и хотели бы узнать…).
We acknowledge receipt of your letter dated (date)… — (Подтверждаем получение Вашего письма от…).
6. Основной текст (body of the letter) должен быть составлен в логической последовательности. Как правило, основной текст разбит на несколько абзацев. В первом абзаце следует указать цель или причины вашего письма.
We would like to point out that…- Мы хотели бы обратить ваше внимание на …
I’m writing to let you know that… -Я пишу, чтобы сообщить о …
We are able to confirm to you…- Мы можем подтвердить …
I am delighted to tell you that… -Мы с удовольствие сообщаем о …
We regret to inform you that… -К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…
Во втором абзаце можно указать уже детали и факты, соответствующие обсуждаемой ситуации. Можно задать интересующие вас вопросы или дать свою оценку обсуждаемому вопросу.
I am a little unsure about… -Я немного не уверен в …
I do not fully understand what… -Я не до конца понял…
Could you possibly explain…- Не могли бы вы объяснить…
I am afraid that … -Боюсь, что…
We would also like to inform you … -Мы так же хотели бы сообщить вам о…
Regarding your question about … -Относительно вашего вопроса о…
In answer to your question (enquiry) about …- В ответ на ваш вопрос о…
I also wonder if… -Меня также интересует…
В третьем абзаце можно написать пожелания, предложения, предполагаемые действия для сотрудничества в будущем.
Could you possibly…- Не могли бы вы…
I would be grateful if you could … -Я был бы признателен вам, если бы вы …
I would like to receive…- Я бы хотел получить…
Please could you send me…- Не могли бы вы выслать мне…
В четвертом абзаце нужно написать кульминационное предложение.
I would be delighted to …- Я был бы рад …
I would be happy to… — Я был бы счастлив…
I would be glad to… — Я был бы рад…
7. Заключение (closing sentence) должно содержать благодарность за оказанное вам внимание и намерение продолжить переписку.
I look forward to … — Я с нетерпением жду,
hearing from you soon- когда смогу снова услышать вас
meeting you next Tuesday- встречи с вами в следующий Вторник
seeing you next Thursday -встречи с вами в Четверг
Please acknowledge receipt- (Пожалуйста, подтвердите получение)
Please do not hesitate\ feel free to contact us if you need any further information — (Пожалуйста, без колебаний обращайтесь к нам для получения дополнительной информации)
8. Заключительная вежливая фраза (complimentary close) , также как и обращение, зависит от лица, к которому вы пишете письмо.
Для человека, которого вы знаете, используется фраза: Yours sincerely,
Для незнакомого человека: Yours faithfully,
9. Подпись отправителя (signature) ставится ниже заключительной вежливой фразы. Ниже подписи вы должны указать свое имя и при необходимости должность, которую вы занимаете.
10. Приложения (enclosure) прикладываются в конце письма. Об этом указывается в основном тексте, при помощи обозначения «Enc.».
Для того, что бы вы имели примерное представление, как должно выглядеть деловое письмо в целом, мы приводим для вас пример.
Образец письма на английском языке:
17 Hillside Road, Apt. 12
London W13HR
England
Tel 0186 546 633
Fax 0186 56 556
Vladimir Gross
5 Nelson Street, Apt. 5
Chicago 19 200
USA
I saw your advertisement for a Business Journalist in today’s Guardian newspaper. I am very interested in the job and I think I have many of the necessary skills.
I studied politics and modern languages at Oxford University. I am master in French, German and Spanish. I had academic trips widely in Europe and South Amerika, and at the same time I worked as a business journalist for the BBC Company during the last five years.
С появлением электронной почты бумажные письма, казалось бы, утратили популярность. Однако совсем без них обойтись не получается — пока возникает необходимость написать сопроводительное письмо для своего резюме, установить контакт с потенциальным партнером или, например, оформить жалобу в банк.
В любом из этих случаев важно, чтобы ваше письмо произвело на адресата нужный эффект. Для этого письмо должно быть:
- правильно оформленным
- коротким и содержательным
- написанным по существу
- написанным грамотно
- вежливым, даже если это жалоба или претензия
Если вы отвечаете на письмо, обратите внимание, как это письмо оформлено и какие выражения в нем используются. В свою очередь, постарайтесь соответствовать заданному уровню как в подборе словесных формулировок, так и в стандартах оформления.
Структура делового письма
В английском языке существует ряд правил, которых стоит придерживаться при написании делового письма. Общий совет: старайтесь писать просто, ясно и лаконично.
Адрес
Адрес отправителя (без имени), как правило, пишется в верхнем правом углу.
E-mail и номер телефона здесь указывать не нужно, но это допускается.
Адрес получателя располагается слева, ниже адреса отправителя.
Дата
Дату можно разместить слева или справа ниже или выше адреса получателя.
также довольно гибок. К примеру, «7 апреля 2016 г.» можно записать как 7 April 2016, 7th April 2016, 7/4/16
или 07/04/16
. Но не забудьте, что в США и Великобритании даты пишутся по-разному (в США сначала пишут месяц, потом дату: April 7, 2016
). Во избежание путаницы название месяца рекомендуется писать прописью.
Обращение
- Если вы не знаете имени адресата, используйте обращение Dear Sir or Madam . Но если есть такая возможность, постарайтесь узнать имя адресата: так гораздо больше шансов, что на ваше письмо обратят внимание.
- Если вам известно, как зовут адресата, используйте соответствующую форму обращения и фамилию. Например, Dear Mr Johnson — если письмо адресовано мужчине; Dear Mrs Johnson — замужней женщине; Dear Miss Johnson — незамужней.
- В последнее время многие считают некорректным подчеркивать семейное положение женщины. Если вы пишете женщине и не знаете, какое обращение она предпочитает, лучше использовать нейтральную форму Ms: Dear Ms Johnson
- Если у адресата есть ученое звание, используйте его: Dear Dr. Huxley ; Dear Prof. Atkinson .
Обратите внимание на пунктуацию: в современном британском английском не ставится точка после форм Mr/Mrs/Ms, а в конце обращения ставится запятая:
Dear Mr Smith,
В американском английском после Mr/Mrs/Ms ставится точка, а в конце обращения — двоеточие:
Dear Mr. Stevens:
Обязательно убедитесь, что правильно написали имя адресата. Ничто не портит впечатление так, как ошибки или опечатки в имени.
Завершение письма:
- Если вы не знаете имени адресата, завершите письмо фразой Yours faithfully .
- Если имя вам известно, письмо принято заканчивать фразой Yours sincerely .
- Ваша подпись.
Оставьте строку для росписи, ниже напечатайте свое имя и фамилию. В скобках можно указать, какое обращение вы предпочитаете:
Olga Smirnova (Ms)
- Первый абзац должен быть коротким и отражать цель письма — запрос, жалобу, предложение и т. д.
- Средние абзацы содержат информацию, поясняющую цель письма. Деловые письма в английском принято писать кратко, поэтому старайтесь излагать факты сдержанно и по существу, избегая ненужных подробностей.
- Последний абзац должен указывать, каких действий вы ожидаете от получателя — вернуть деньги за товар, сообщить информацию и т. д.
Стиль делового письма
В деловом письме важно использовать правильный стиль и тон языка. Поэтому стоит избегать:
- разговорных выражений, сленга и жаргона
- сокращений (I"m; it"s; don"t и т. д., используйте полные формы)
- эмоционально окрашенных слов — terrible (ужасный), rubbish (чушь) и т. д.
Всегда сохраняйте вежливый и уважительный тон, даже если пишете жалобу или претензию. В английском языке для придания речи официальности часто используются модальные глаголы would, could и should. Например, вместо "Please send me..." («Пожалуйста, вышлите мне...») вы можете написать: "I would be grateful if you could send me..."(«Я был бы вам благодарен, если бы вы смогли выслать мне...»).
Старайтесь не использовать (они характерны, скорее, для разговорного стиля). Вместо go on (продолжить) лучше написать continue, вместо turn down (отказаться, отклонить) — decline или refuse.
Избегайте громоздких конструкций и слов, в значении которых не уверены. Старайтесь писать ясными фразами, не допускающими двоякого толкования.
10 самых распространенных ошибок в деловых письмах
В видеоролике от службы английского языка Espresso English на чистом английском перечислены десять распространенных ошибок, которые совершают люди при написании деловых писем, а также предлагаются способы их исправления.
Несмотря на то, что сегодня преимущество за электронными письмами, обойтись без традиционной почты в некоторых случаях просто невозможно. Как в обычной жизни, так и по работе нам часто приходится сталкиваться с оформлением официальных документов.
Знания о том, как правильно написать официальное письмо на английском языке пригодятся во многих случаях. Например, составить сопроводительное письмо к резюме или для университета, написать деловое письмо в банк или консульство, да и во многих других.
Из этой статьи вы узнаете, как написать и оформить деловое письмо на английском языке с примерами и переводом. А также, какие существуют правила бизнес-переписки и какие фразы помогут в составлении официальных писем.
Виды деловых писем
Официальные письма можно разделить на несколько основных категорий:
> Congratulation letter - Письмо-поздравление
Например, с повышением по службе коллеге или с праздником для партнера по бизнесу.
> Thank-you letter - Письмо-благодарность
Отправляется в благодарность, например, сотруднику за хорошую работу.
> Commercial offer - Коммерческое предложение
Направляется фирмам с предложением о сотрудничестве.
> Acceptance letter - Письмо-подтверждение
Это письмо о том, что вы готовы принять предлагаемую вам должность
> Application - Заявление
Заявление может быть разных форм, но обычно используется в переписке о работе, когда вы предлагаете свою кандидатуру на открытую вакансию.
> Complaint letter - Письмо-жалоба
Отправляется в компанию или фирму, товаром или услугой которой вы остались недовольны.
> Enquiry letter - Письмо-запрос
Пишется в компанию для того, чтобы узнать о товаре,услуге или, например, поинтересоваться наличием вакансий в компании.
> Refusal letter - Письмо-отказ
Cодержит отказ в предоставлении информации, возможность принять кандидата на работу и т.п.
И другие, более узкоспециализированные виды деловых сообщений.
Общие правила официальной переписки
Деловой этикет и принципы официального общения одинаковы в разных странах. Примерно по одним и тем же шаблонам составляются жалобы в банк как в России, так и в Англии. По одному и тоже принципу пишутся деловые письма как в Японии, так и в Германии.
Поэтому достаточно один раз научиться правильно составлять официальное письмо на английском языке - и эти знания будут выручать вас всю жизнь.
Деловое письмо должно быть:
- Правильно оформленным
- Коротким и содержательным
- Написанным грамотно
- Вежливым, даже если это жалоба
Если вы составляете ответ на какое-то официальное письмо или запрос - обратите внимание на то, в каком тоне оно написано, как оформлено и какие формулировки в нем используются. Это поможет вам при составлении ответного письма.
Стиль деловой переписки
В официальных документах важно соблюдать общепринятые языковые нормы и не позволять себе вольностей. Не стоит использовать сленг, сокращения и особо эмоциональные слова.
Всегда сохраняйте деловой тон и проявляйте уважение к адресату. В деловом английском языке часто используются модальные глаголы для придания речи официальности.
Например, вместо «Please, send me...» («Пожалуйста, вышлите мне...») лучше написать: «I would be grateful if you could send me...» («Я был бы вам благодарен, если бы вы смогли выслать мне...»).
И конечно, старайтесь избегать больших и громоздких речевых конструкций. Следуйте простому правилу: не уверены в значении слова или правильности фразы - не пишите. Лучше переформулировать предложение, чем запутать получателя.
Структура делового письма в английском языке
В Англии существует ряд правил, ориентируясь на которые можно составить любое официальное обращение.Письма, которые отправляются по почте от имени организации должны быть напечатаны на фирменном бланке с указанием реквизитов.
Адрес
Адрес отправителя располагается, как правило, в верхнем правом углу. В нем может быть указано название компании, физический адрес и контакты. Собственное имя отправителя может не указываться, если письмо написано от имени компании.
Адрес получателя располагается на листе слева, ниже адреса отправителя.
Пример написания адреса отправителя и получателя:
134-146 Curtain Rd
Дата
Расположение даты - довольно свободное. Обычно ставится ниже или выше адреса получателя.
Совет: обратите внимание на формат даты. В США и Великобритании даты пишутся по-разному. В США сначала пишут месяц, а затем - дату. Например, 10.26.17 = October 26, 2017.
Если письмо confidential (имеет конфиденциальный характер), то обычно это указывается до начала строки с адресом.
Обращение
Если вам известно имя адресата и его должность - обязательно указывайте его в начале письма.
- Mr - обращение к мужчине (Dear Mr Smith)
- Mrs - обращение к замужней женщине (Dear Mrs Smith)
- Miss - обращение к незамужней девушке (Dear Miss Smith)
В последнее время считается некорректным подчеркивать семейное положение женщины. Вместо этого можно использовать нейтральное обращение Ms (Dear Ms Smith).
Если имя неизвестно, то можно использовать нейтральные Dear Sir или Dear Madam.
Совет: обратите внимание на пунктуацию.
В британском английском после Mr/Mrs/Miss/Ms точка не ставится, а после имени идет запятая.
Dear Mrs Smith,
В американском английском после Mr/Mrs/Miss/Ms ставится точка, а после имени идет двоеточие.
Dear Mrs. Smith:
Если вы пишите от своего имени - то используете I (я), если от лица компании - то we (мы).
Также, если вы пишите письмо компании или в фирму и не знаете имени получателя письма - используйте нейтральное обращение Dear Sir/Madam (уважаемые господа).
Перед отправкой письма обязательно убедитесь, что имя получателя указано верно. Ничто не может так испортить первое впечатление от официального письма, как ошибка в имени при личном обращении.
Если контакт с получателем уже налажен - после обращения не лишним будет добавить вежливую фразу. Например,
Hope you are well! - Надеюсь, у вас все хорошо!
I was pleased to meet you at the conference last week - Мне было приятно встретиться с вами на конференции на прошлой неделе
I hope you are enjoying your business trip - Надеюсь, вы наслаждаетесь вашей деловой поездкой
Congratulations on your promotion! - Поздравляю с повышением!
Если вы составляете письмо в продолжение к предыдущей переписке, встрече или телефонному разговору, то можно употребить следующие вводные фразы:
Thank you for your prompt response - Благодарю вас за ваш быстрый ответ
Thank you for your message - Благодарим вас за ваше сообщение
With reference to your last phone call… - Ссылаясь на ваш последний телефонный звонок, ...
Further to our conversation... - В продолжение нашего разговора...
Официальное письмо должно быть простым, ясным и коротким.
В первом абзаце следует четко обозначить цель письма: запрос, жалоба, обращение, предложение сотрудничества и т.д.
Обычно он начинается с вводной фразы «I am writing…» (Я пишу, ...). Писать письмо можно с разными целями. Например:
to enquire about... - чтобы узнать о...
to apologize for... - чтобы извиниться за...
in connection with... - в связи с...
in reference to... - в отношении...
to get more details about... - чтобы уточнить детали...
to explain - чтобы объяснить
to remind – чтобы напомнить
to congratulate – чтобы поздравить
to request – чтобы сделать запрос
to inform – чтобы проинформировать
Другие варианты начала письма:
I apologize for… - Я извиняюсь за…
I confirm that… - Я подтверждаю, что...
I would like to clarify… - Я хотел бы уточнить...
I kindly ask you to… - Прошу вас...
Второй абзац должен раскрывать суть первого и пояснить саму цель письма. Излагайте мысли по существу и избегайте ненужных фактов и оборотов речи.
В заключительном абзаце следует писать о том, каких действий или результата вы ждете от получателя письма. Это может быть просьба вернуть товар, приглашение на встречу, запрос дополнительной информации и т.д.
Не стоит перегружать письмо личными местоимениями. Лучше обратить внимание на получателя, особенно если это письмо от имени фирмы. Будьте любезны и внимательны к человеку, которому пишите - это поможет создать хорошее впечатление и наладить полезные долгосрочные контакты.
Завершение письма
В заключение не забудьте поблагодарить получателя и выразить надежду на скорый ответ.
Сделать это можно при помощи фраз:
Thank you for your interest in… - Благодарим вас за ваш интерес к...
I am looking forward to your confirmation - С нетерпением жду вашего подтверждения
I shall be pleased to answer your questions - Я буду рад ответить на ваши вопросы
Please, inform me / let me know in the shortest time possible… - Пожалуйста, сообщите мне в кратчайшие сроки...
Your early reply will be appreciated- Будем благодарны за скорый ответ
Looking forward to hearing from you soon / in the near future - С нетерпением ждем ответа от вас в скором времени / в ближайшем будущем
В конце письма можно использовать стандартную фразу для подписи - Yours faithfully / Kind regards (С уважением). Особенно, если пишите письмо в компанию. Если вам известно имя получателя и контакт с ним уже налажен - можно подписать письмо фразой Yours sincerely (Искренне ваш).
Если вы хорошо знакомы с получателем - можно использовать разные варианты фразы «С наилучшими пожеланиями»: Best wishes или Warmest regards .
После прощания ставится запятая, а имя и фамилия отправителя пишутся с нового абзаца. Если вы указываете должность и название компании - лучше также начать с нового абзаца. Знаки препинания в конце этих строк не нужны.
Если это электронное письмо - то этой фразы и подписи с вашими контактными данными будет достаточно.
Если это обычное письмо - оставьте ниже строку для росписи и рядом с ней напечатайте свое имя и фамилию.
Полезные фразы для составления официального письма на английском языке с переводом
Деловая переписка не похожа на обычный диалог, но и в ней есть речевые обороты, которые помогут выразить мысль официально и в нейтральном тоне. Обратите внимание на следующие обороты, часто использующиеся в официальных документах:
In view of the fact that... - Ввиду того, что...
Further to / In addition to... - В дополнение к...
Depending on the... - В зависимости от...
Otherwise - В противном случае
In consequence of… - В результате, вследствие...
In case of need - В случае необходимости
Furthermore - К тому же, кроме того
Despite of all efforts - Несмотря на все усилия
In regard to... - В отношении...
As soon as possible - Как можно скорее
Under present circumstances - При данных обстоятельствах
According to... - Согласно...
Nevertheless - Тем не менее
Seeing that... - Учитывая, что...
Unlike... - В отличие от...
Полезные фразы для официальных писем на английском языке с переводом:
Thank you for your letter - Благодарю вас за ваше письмо
I am writing you following our conversation - Я пишу вам в продолжение нашего разговора
Please accept my sincere gratitude - Пожалуйста, примите мою искреннюю благодарность
I’m very obliged to you - Я вам очень обязан
In response to your request - В ответ на ваш запрос
In conformity with your instruction - В соответствии с вашими указаниями
In accordance with the terms of our agreement - В соответствии с условиями нашего соглашения
We are writing to inform you... - Мы пишем, чтобы сообщить вам...
I regret to inform you... - К сожалению, сообщаю вам...
I have been informed that... - Мне сообщили, что...
We confirm that... - Мы подтверждаем, что...
We are obliged for your letter of - Мы признательны за ваше письмо
Returning to our correspondence... - Возвращаясь к нашей переписке...
This is to inform you that... - Информирую вас о том, что... / Настоящим ставим вас в известность о том, что...
With reference to your inquiry / letter - Ссылаясь на ваш запрос / ваше письмо
I have the pleasure to inform you... - Я имею удовольствие сообщить вам, что...
Thank you for your prompt attention to this matter - Благодарим вас за незамедлительное внимание к этому вопросу
We are very sorry to hear that... - Нам очень жаль слышать, что...
Please accept our apologies for... - Пожалуйста, примите наши извинения за...
To compensate for the inconvenience caused... - Для возмещения причиненных неудобств / Чтобы компенсировать неудобства, вызванные...
We apologize for delay - Мы извиняемся за задержку
Excuse my disturbing you - Простите за беспокойство
Please keep us informed - Просим держать нас в курсе
Please note - Пожалуйста, примите к сведению
We thank you and hope to receive the answer from you soon - Мы благодарим вас и надеемся вскоре получить ответ от вас
In the light of the above we are... - В свете вышеизложенного, мы...
We shall appreciate your cooperation in this matter - Мы будем благодарны за ваше взаимодействие в этом вопросе
We will be obliged for an early reply - Будем признательны за скорый ответ
We are awaiting your reply as soon as possible - Мы ожидаем ответа от вас так скоро, как будет возможно
We would ask you to accelerate your reply - Мы просим вас ускорить ваш ответ
We would ask you to acknowledge the receipt of... - Мы просим вас подтвердить получение...
Thanking you in advance - Заранее благодарим вас
Примеры и образцы официальных писем на английском языке с переводом
Письмо-поздравление
The 18th of October, 2017
October, 19 will be a remarkable day of your 20th anniversary as a member of Powerty Ltd. During these years of work you proved to be a loyal and qualified worker with great potential. We recognize the contribution you make to our company success and wish to congratulate you upon your 20th anniversary.
Уважаемый г-н Браун,
19 октября станет памятным днем вашей 20-летней работы в качестве члена Powerty Ltd. В течение всех этих лет работы Вы показали себя верным и квалифицированным сотрудником с высоким потенциалом. Мы признательны Вам за Ваш вклад в успех нашей компании и хотим поздравить Вас с 20-летней годовщиной.
С уважением,
Арнольд Льюис,
Генеральный директор
Письмо-запрос
Dear Sir or Madam, vWith reference to your advertisement in Daily Magazine could you please send me a more detailed description of your vinyl players. I would also like to know about the discounts that you provide.
Yours faithfully,
Уважаемые Господа,
Ссылаясь на ваше объявление в Daily Magazine, не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших виниловых проигрывателей. Я также хотел бы узнать о скидках, которые вы предоставляете.
С уважением,
Альберт Стюарт
Менеджер по продажам
Письмо-приглашение
Dear Henry Mills,
I would like to invite you to a seminar that, I"m confident, will interest you.
The seminar “IT in Business” held at the Moscow Crocus Congress Centre on June 12 will feature lectures by several key programmers and developers.
I am enclosing 4 tickets for you and your colleagues. I hope that you decide to attend and looking forward to seeing you there.
Managing Director
Уважаемый Генри Миллз,
Я хотел бы пригласить Вас на семинар, который, я уверен, заинтересует Вас.
На семинаре «IT в бизнесе», который состоится в Московском Крокус Конгресс Центре 12 июня, прочтут лекции несколько ключевых программистов и разработчиков.
Я прилагаю 4 билета для Вас и ваших коллег. Я надеюсь, что Вы примете участие в семинаре, и с нетерпением жду встречи с вами.
С уважением,
Андрей Петров,
Управляющий директор
Письмо-жалоба
Electronics Ltd,
I am writing to inform you that yesterday I got my new refrigerator which was delivered by your delivery service. The package was undamaged so I signed all documents and paid the rest of the sum. But when I unpacked it I found several scratches on the front panel. I would like you to replace the item or give me back my money. Please, let me know your decision within 3 days.
Yours faithfully,
Electronics Ltd,
Я пишу Вам, чтобы сообщить о том, что вчера я получил свой новый холодильник, который был доставлен Вашей службой доставки. Упаковка была без повреждений, поэтому я подписал все документы и оплатил оставшуюся сумму. Но когда я вскрыл упаковку, то обнаружил несколько царапин на передней панели. Я бы хотел заменить товар на другой или вернуть назад свои деньги. Пожалуйста, сообщите мне о своем решении в течение трех дней.
С уважением,
Джек Торн
Бонус: лексика на тему «почта»
Некоторые слова, которые пригодятся, если вы захотите отправить или получить посылку, а также, в деловой переписке с интернет-магазином или поставщиком товаров:
Post office – почтовое отделение, почта
Main / head post office – главный почтамт
Mailbox - почтовый ящик
Letter – письмо
Postcard – почтовая открытка
Package - бандероль
Parcel – посылка
Delivery - доставка
First class mail – почтовое отправление первого класса
Express mail – срочное отправление
Air mail - авиапочта
Receipt - квитанция, чек
Notice - уведомление
Stamp / postage stamp – почтовая марка
Envelope – конверт
Address – адрес
Zip code / Postal code – почтовый индекс
Return address – обратный адрес
Postman - почтальон
Courier / delivery guy - курьер
To send - посылать
To send back - посылать обратно
To receive - получать
Теперь вы можете составить официальное письмо на любую тему и с легкостью вести деловую переписку на английском языке.
Составление формальных писем - задача непростая, особенно когда приходится писать их на английском языке. Но есть способ сделать это быстро и просто - использовать готовые шаблоны фраз. В этой статье мы расскажем, как писать письмо-жалобу и письмо-извинение на английском языке и какие фразы для этого использовать. Мы также приложим образцы этих писем на английском, чтобы по ним вы смогли написать свое письмо.
Кстати, мы уже рассказывали о том, как писать другие виды формальных писем в статье « ». Советуем ознакомиться и с этой статьей. А еще не забудьте почитать наше руководство о том, .
Письмо-жалоба на английском языке. Letter of complaint
Как следует из названия, письмо-жалобу на английском языке мы пишем, когда чем-то недовольны. Например, мы хотим обратить внимание руководства на некачественное обслуживание, некорректное поведение сотрудника или жалуемся на некачественный товар.
По сравнению с другими видами писем letter of complaint - самое эмоциональное письмо. Чаще всего оно окрашено негативными эмоциями: недовольством, раздражением, злостью. Тем не менее не следует во всех красках и ярких эпитетах описывать свое недовольство и уж точно не следует опускаться до грубостей и оскорблений. Letter of complaint относится к формальному виду писем, поэтому и тон должен сохраняться официальный. Согласитесь, вряд ли найдется человек, который захочет читать письмо, полное личных оскорблений, и после этого решать возникшую проблему.
Если цель вашей жалобы - обратить внимание на некоторые недостатки, то лучше сохранять нейтральный тон повествования. В случае же серьезных претензий следует придерживаться настойчивого, иногда даже требовательного тона. Давайте посмотрим, какие фразы мы будем использовать в таких письмах.
- Прежде чем приступить к самому письму, мы должны поздороваться с человеком
. Используйте для этого следующие фразы:
Фраза Перевод Приветствие Dear Mr. Smith, Уважаемый мистер Смит, Dear Mrs./Ms. Smith, Уважаемая миссис/мисс Смит, Dear Sir/Madam, Уважаемый(-ая) сэр/мадам, - В первом абзаце письма
следует указать суть вашей жалобы: что произошло, когда и где. Для этого вам могут понадобиться следующие выражения:
Фраза Перевод Нейтральный тон I am writing in connection with... Я пишу в связи с... I am writing on account of... Я пишу относительно... I am writing on the subject of... Я пишу по причине... I am writing to complain about... Я пишу, чтобы выразить недовольство... I am writing to draw your attention to... Я пишу, чтобы привлечь Ваше внимание к... Настойчивый тон I am writing to express my strong dissatisfaction at... Я пишу, чтобы выразить крайнее недовольство... I feel I must complain about... Я должен выразить свое недовольство... I was appalled at... Я был потрясен... / Меня привело в ужас... I wish to bring to your attention to a problem which arose due to... Я хотел бы привлечь Ваше внимание к проблеме, которая возникла из-за... I wish to express my disgust at... Я хотел бы выразить сильное возмущение... I wish to express my unhappiness with... Я хотел бы выразить свое недовольство... - В основной части вы сообщаете более детально причины вашего негодования. При этом вы должны обосновать свое мнение, например, почему вы считаете, что ваша покупка не соответствует качеству, в чем именно выражалось некорректное поведение продавца и т. д.
- В заключении
необходимо объяснить, как бы вы хотели разрешить ситуацию. Например: предложить меры, которые могут быть приняты в отношении недобросовестного сотрудника, попросить заменить некачественный товар или возместить его стоимость, или, возможно, вам важно просто услышать извинение. В этой части используйте такие слова и выражения:
Фраза Перевод Нейтральный тон I assume we can sort this matter out amicably. Я предполагаю, что мы можем разрешить эту ситуацию мирным путем. I hope the situation will improve. Я надеюсь, что ситуация улучшится. I hope you will deal with this matter as quickly as possible. Я надеюсь, что Вы решите эту ситуацию как можно скорее. I hope you will resolve this matter quickly. Я надеюсь, что Вы быстро разрешите эту ситуацию. I trust the matter will be resolved. Я надеюсь, этот вопрос будет разрешен. Настойчивый тон I demand... Я требую... I hope I will not be forced to take further action. Я надеюсь, что мне не придется принимать дальнейшие меры. I insist upon... Я настаиваю на том, чтобы... ...otherwise I will be forced to take the matter further. ...иначе я буду вынужден принять дальнейшие меры. ...or I shall be forced to take legal actions. ...или я буду вынужден обратиться в суд. - В конце письма
не забудьте попрощаться. Используйте для этого выражения:
Если в приветственной части вы обращались к человеку по имени, например, Dear Mr. Smith, следует использовать фразу Yours sincerely. Если ваше письмо начиналось со слов Dear Sir/Madam, необходимо закончить его словами Yours faithfully.
Образец письма-жалобы на английском языке:
Образец письма-жалобы
Письмо-извинение на английском языке. Letter of apology
Letter of apology (письмо-извинение) на английском языке мы пишем, когда в чем-то провинились. Причин для извинения может быть великое множество, начиная от опоздания на обед с другом и заканчивая задержками поставок для крупной компании.
Извинительные письма бывают двух видов: формальные и неформальные. Между ними есть существенная разница. Формальные письма мы пишем для извинения перед официальными организациями и учреждениями. В них необходимо придерживаться строгих правил: использовать деловой язык, вежливые обращения, полные формы слов. Неформальные письма могут содержать разговорные выражения, сокращенные формы слов и т. д., ведь такие письма адресованы друзьям и знакомым. Давайте посмотрим, какие фразы используются в таком письме.
- Как и все письма, letter of apology начинается с приветствия
. Оно может быть формальным и неформальным:
Фраза Перевод Формальное приветствие Dear Mr. Green, Уважаемый мистер Грин, Dear Mrs./Ms. Green, Уважаемая миссис/мисс Грин, Dear Sir/Madam, Уважаемый(-ая) сэр/мадам, Неформальное приветствие Dear John/Dad, Дорогой Джон/папа, Dear Mom/Kate, Дорогая мама/Кейт, - В первом абзаце
извинительного письма необходимо указать, за что вы извиняетесь: рассказать, что произошло, когда и где. В этом вам помогут следующие фразы:
Фраза Перевод Формальное извинение I am writing to apologize for... Я пишу, чтобы извиниться за... I cannot apologize enough for... Я не могу подобрать нужные слова, чтобы принести свои извинения за... I must apologize for... Я должен извиниться за... I must apologize profusely for... Я приношу Вам свои искренние извинения за... Please accept my sincerest apologies for... Пожалуйста, примите мои искренние извинения за... Неформальное извинение I can’t describe how sorry I am and how guilty I feel. Я не могу описать, как мне жаль и каким виноватым я себя чувствую. I hope you will understand when I say that... Я надеюсь, ты поймешь, когда я скажу, что... I owe you an apology for... Я должен извиниться перед тобой за... I’m so sorry if I upset you in any way... Прошу прощения, если я тебя чем-то обидел... I’m sorry for... Прошу прощения за... What can I say, except that I ‘m sorry. Что я могу сказать, кроме как «извини». - В основной части объясните причины, из-за которых сложилась подобная ситуация, акцентируйте внимание на том, что вы действительно сожалеете о случившемся.
- В заключении
письма-извинения на английском языке следует еще раз извиниться. В этой части вы можете написать, что вы хотели бы загладить свою вину, вы надеетесь, что ситуация разрешится, вопрос уладится, обещание выполнится и т. д. Используйте для этого такие фразы:
Фраза Перевод Формальное извинение I hope my apologies will be accepted. Я надеюсь, что мои извинения будут приняты. I hope you will accept my apologies. Я надеюсь, что Вы примите мои извинения. Once again, sincerest apologies for... Еще раз прошу принять мои искренние извинения за... Неформальное извинение I ask for your understanding in this matter. Я прошу твоего понимания в этом деле. I beg you to forgive me for... Я умоляю простить меня за... I can’t tell you how sorry I am. Не могу выразить словами, как сильно я сожалею. I hope you believe me when I say how sorry I am. Надеюсь, ты поверишь, что я очень сожалею о случившемся. There is no excuse for ... and I hope you’ll forgive me. Нет никаких оправданий за... и я надеюсь, что ты меня простишь. - Завершающий этап - это прощание
. Оно должно соответствовать стилю письма, соответственно, быть формальным или неформальным.
Фраза Перевод Формальное прощание Yours sincerely, (your full name) Yours faithfully, (your full name) C уважением, (ваше имя и фамилия) Неформальное прощание Yours, (your name) Твой(-я), (ваше имя) Love, (your name) С любовью, (ваше имя) Best wishes/regards, (your name) С наилучшими пожеланиями, (ваше имя)
Образец формального письма-извинения на английском языке.
