Cine este responsabil de departamentul de personal. Selecția și plasarea personalului. Funcțiile, puterile și principalele roluri ale serviciilor de resurse umane

Responsabilitatea pentru selectarea angajaților companiei revine în totalitate managerului de resurse umane. Procesul de recrutare și evaluare este la fel de precis ca orice altă activitate de management.

Pe drumul spre succesul companiei, personalul chiar decide, dacă nu totul, atunci multe, iar fondatorii companiei sunt bine conștienți de acest lucru. Creșterea concurenței, îmbunătățirea tehnologiilor, lupta pentru consumator și calitatea produselor îi obligă pe liderii companiei să ia în considerare complexul problemelor de management într-un mod nou. Cerințele pentru angajat se schimbă și ele. Potențialul uman, capacitatea unui lider de a stabili corect un obiectiv și de a gestiona eficient resursele de muncă devin principalul factor de succes al unei organizații. Resurse de muncă- aceștia sunt toți angajații companiei, inclusiv personalul de producție și management (manageri și specialiști).

Un rol deosebit în atragerea personalului înalt profesionist în organizație și creșterea producției, eficienței creative și a activității personalului, dezvoltarea și implementarea programului de dezvoltare a personalului unei organizații, identificarea metodelor de management prin resurse umane si dezvoltarea potentialului de munca sunt jucate in prezent de serviciile de personal - centre de dezvoltare si implementare a strategiei de munca a firmei.

Aceasta înseamnă că munca de personal nu mai este considerată ca fiind pur administrativă (emiterea ordinelor de înscriere a angajaților selectați de un manager superior, stocarea informațiilor despre personal etc.) și desfășurată independent de alte funcții de conducere.

În prezent, ea trebuie să asiste la dezvoltarea afacerii prin recrutarea de lucrători cu înaltă calificare, planificarea carierei, evaluarea performanței și îmbunătățirea salariilor.

Departamentul de personal trebuie să cunoască nevoile economice ale organizației și, în acest sens, să ia în considerare activitățile acesteia în interacțiune cu alte servicii și departamente. Rezultatul activităților departamentului de personal ar trebui să fie o mai mare implicare a oamenilor în afaceri, cunoașterea atribuțiilor și responsabilităților lor, dezvoltarea potențialului de muncă și un climat psihologic favorabil. Adică, există un proces în care funcția managementului personalului resurselor umane se schimbă de la asistență pasivă la o soluție activă în problemele economice ale organizației.

Managementul resurselor umane, adică lucrul cu personalul, consideră oamenii drept proprietatea organizației, activele organizației, capitalul uman, o resursă care, ca și alte resurse, trebuie utilizată eficient pentru atingerea scopurilor companiei; presupune mai puțin control asupra lucrătorilor, dar mai multă motivare și stimulare a muncii. Importanța acestei lucrări este evidentă.

Principalele obiective ale departamentului HR sunt:

1. Analiza pietei muncii. Piața muncii este o sferă multifață importantă a vieții economice, economice și politice a societății. Pe piața muncii se evaluează costul forței de muncă, se determină condițiile de angajare a acesteia, inclusiv cuantumul salariilor, condițiile de muncă, siguranța locului de muncă, posibilitatea de a obține studii, creșterea profesională etc.

2. Formarea personalului organizației (planificare, recrutare, selecție și recrutare, adaptarea angajaților, eliberare, analiza cifrei de afaceri etc.);

3. Concentrare necondiționată asupra cerințelor legislației muncii;

4. Dezvoltarea angajaților (orientare și recalificare profesională, evaluarea performanței profesionale a personalului, organizarea avansării în carieră);

5.Analiza costurilor si rezultatelor muncii;

6. Îmbunătățirea organizării muncii și stimularea acesteia;

7. Crearea unui climat social si psihologic bun Climatul echipei este o atitudine psihica predominanta si relativ stabila a echipei, care gaseste in toata viata diverse forme de manifestare.

8. Crearea condițiilor de muncă sigure. Siguranța muncii este o stare a condițiilor de muncă în care este exclus impactul asupra lucrătorilor a factorilor de producție periculoși și nocivi.

9. Dezvoltarea unui sistem de motivare a muncii. Motivația poate fi considerată una dintre metodele de management, parte integrantă a procesului de management, care vizează atingerea unui obiectiv specific de management - de a face oamenii să lucreze eficient.

10. Ținând cont nu numai de nevoile actuale, dar și viitoare ale organizației în personal, pornind de la sarcinile dezvoltării acesteia, prognoza situației pieței și tendința mișcării naturale a forței de muncă;

11. Cooperare largă cu sindicatele;

12. Dezvoltarea politicii sociale și de pensii a organizației;

13. Rezolvarea conflictelor;

14. Grija maximă pentru fiecare persoană, respectul pentru drepturile, libertățile, demnitatea acesteia;

15. Sistemul de remunerare.

Atribuțiile zilnice ale unui ofițer de personal sunt reglementate de Ministerul Muncii al Federației Ruse printr-un decret din 21.08.1998. Acesta detaliază domeniile de responsabilitate ale unui specialist, limitele subordonării, consideră cadrul normativ și legal necesar pentru o angajat al departamentului de personal, procedura de depunere și păstrare a documentației. Ghidul unificat de calificare definește 17 profesii care, în îndeplinirea atribuțiilor lor oficiale, sunt ghidate de fișele postului. muncitor de cadru... Structura departamentului care reglementează activitățile angajaților este reflectată în Regulamentul corespunzător „Cu privire la compartimentul personal”.

Specialist HR - Responsabilitățile postului

Fișa postului unui specialist din departamentul de personal a stabilit procedura pentru relațiile de muncă, gama de responsabilitate, funcțiile atribuite angajatului, cerințele pentru acesta, nivelul de educație și subordonarea necesar. O persoană cu suficientă formare profesională, educație și experiență de cel puțin 12 luni.

Șeful departamentului de resurse umane este responsabil pentru dezvoltarea și conținutul instrucțiunii, iar acesta este aprobat de șeful companiei. Acesta reflectă toate responsabilitățile postului unui specialist din departamentul de personal. Componența acestora, regulile de executare, competențele sunt detaliate prin actele administrative ale întreprinderii, regulamentele interne, reglementările federale și regionale. Acestea constau în îndeplinirea următoarelor sarcini:

• documentarea admiterii și concedierii angajaților, transferul personalului către alte unități de personal în conformitate cu normele Codului Muncii al Federației Ruse și ordinele conducerii;
• înregistrarea activităților și modificărilor datelor personale ale angajaților de toate nivelurile - de la director la paznic - în conformitate cu standardele documentelor contabile cu modificări ale bazelor de informații;
• colectarea datelor pentru certificare și formare avansată;
• dezvoltarea unui mecanism de stimulente și penalități;
• compilarea și întreținerea fișierelor personale, colectarea și prelucrarea datelor cu caracter personal;
• inregistrarea carnetelor de munca - efectuarea de inscrieri, inregistrare, contabilitate si depozitare;
• formarea vechimii;
• monitorizarea vacanțelor și controlul implementării programului;
• selectarea la timp a documentației pentru arhivă și înregistrarea acesteia;

Activitățile unui specialist de personal asigură accesul la date confidențiale - fișiere personale, secrete comerciale. Dacă acțiunile angajatului au cauzat daune materiale sau financiare organizației, acesta va fi tras la răspundere conform reglementărilor legale.

Specialistul în resurse umane își poate îndeplini sarcinile de serviciu cu ore suplimentare. Potrivit art. 152 din Codul Muncii al Federației Ruse, tariful orelor suplimentare este stabilit de întreprindere.

Inspector Resurse Umane - Responsabilitati post

După cum se precizează în Manualul unificat de calificare, pentru postul de inspector HR sunt luați în considerare solicitanții cu studii medii, prezența experienței profesionale nu contează. Tot volumul responsabilitatile locului de munca inspectorul HR este definit într-o instrucțiune internă. Include îndeplinirea sarcinilor de birou:

Pe lângă munca de birou, atribuțiile unui inspector de personal includ și selecția angajaților pentru posturile vacante în conformitate cu cerințele profesionale și nivelul de comunicare. Ofițerul de personal plasează anunțuri în presă, portaluri de internet, trimite o cerere la centrul de angajare, efectuează un interviu. Sarcina lui nu este doar să găsească un profesionist, ci să găsească o persoană care să se alăture cu ușurință echipei și să nu devină o sursă de conflicte. Conducerea poate prevedea obligația unui inspector de a desfășura un concurs între candidați. Evenimentele de calificare și controlul trecerii sunt de competența ofițerului de cadre.

Responsabilitățile șefului departamentului de personal

Doar un angajat cu diploma de educatie inalta care a lucrat pe o pozitie similara de cel putin 3 ani. Candidatura sa este determinată doar de șeful companiei. Activitățile de management se desfășoară pe baza statutului intern al companiei, strict în cadrul forței de muncă și drept civilşi în conformitate cu fişa postului unui lucrător de cadru. Șeful OK este responsabil doar în fața conducerii de vârf a companiei.

Atribuțiile șefului departamentului de personal sunt următoarele:

• elaborarea reglementărilor privind politica de personal;
• evaluarea nevoii organizației de reînnoire a personalului;
• conducerea statului conform autoritatii si competentei;
• suport metodologic și informațional al certificării, organizării și analizei rezultatelor acesteia;
• depanarea proceselor de transfer, concediere sau angajare de personal;
• activitate corecțională;
• monitorizarea periodică a îndeplinirii atribuțiilor oficiale de către specialiștii departamentului de personal;
• controlul asupra executării ordinelor de recompensă și stimulente.

Atribuțiile ofițerului-șef de personal includ implementarea măsurilor de stabilire a disciplinei de muncă, creșterea motivației echipei. Șeful este angajat în pregătirea, aprobarea informațiilor oficiale destinate directorului. Competența conducerii este de a consulta personalul asupra problemelor actuale de personal.

O nivel profesionalșeful OK este evidențiat de cunoașterea legislației muncii și a legislației civile a Federației Ruse, metode de evaluare a angajaților, structura întreprinderii, cerințe pentru documente, standarde Siguranța privind incendiile si protectia muncii.

O instrucțiune cu atribuțiile unui ofițer de personal - șef, inspector sau specialist - este semnată de solicitant la angajare. Documentul se intocmeste pentru fiecare categorie de lucratori dupa un model standard.

Departamentul de Resurse Umane este o structură dintr-o organizație care se ocupă de managementul personalului.

Resurse umane nu este numai unitate funcțională, este și chipul companiei, deoarece în departamentul de personal orice solicitant începe să se familiarizeze cu organizația.

Scopul departamentului HR

Scopul departamentului de personal este de a contribui la atingerea obiectivelor întreprinderii (organizației) prin asigurarea întreprinderii cu personalul necesar și utilizarea eficientă a potențialului angajaților.

Selecția angajaților se realizează folosind strategii special dezvoltate: transmiterea de informații despre posturile vacante în mass-media și serviciile de ocupare a forței de muncă, utilizarea metodelor de selecție, testare, proceduri de adaptare a specialiștilor și dezvoltare profesională ulterioară.

Sarcini de HR

Sarcina principală a departamentului de personal este să ia în considerare corect munca angajaților, să determine numărul de zile de lucru, zile libere și zile de boală pentru calcularea salariilor, concediile și transmiterea informațiilor către departamentul de contabilitate al organizației.

De asemenea, principalele sarcini ale departamentului de personal sunt:

organizarea selectiei, recrutarii si recrutarii personalului cu calificarile cerute si in volumul necesar. Selecția angajaților se realizează folosind strategii special dezvoltate: de la transmiterea informațiilor despre posturile vacante în mass-media și serviciul de ocupare a forței de muncă până la aplicarea metodelor de selecție, testare, proceduri de adaptare a specialiștilor și dezvoltare profesională ulterioară;

crearea unui sistem eficient de personal;

dezvoltarea planurilor de cariera pentru angajati;

dezvoltarea tehnologiilor de personal.

În plus, departamentul de HR trebuie să transmită informații angajaților din Fond de pensie RF, companii de asigurări, Serviciul Fiscal și Migrație.

Funcții HR

Funcția principală a departamentului de personal la întreprindere este selecția personalului.

Principalele funcții ale departamentului de resurse umane din întreprindere includ:

determinarea necesarului de personal al organizației și recrutarea personalului împreună cu șefii de departamente;

analiza fluctuatiei de personal, cautarea metodelor de combatere nivel inalt fluiditate;

introducerea sistemelor de motivare a muncii;

întocmirea tabloului de personal al întreprinderii;

înregistrarea dosarelor personale ale angajaților, eliberarea certificatelor și a copiilor documentelor la cererea angajaților;

efectuarea de operațiuni cu carnete de muncă (primirea, eliberarea, completarea și păstrarea documentelor);

ținerea evidenței concediilor, programarea și înregistrarea vacanțelor în conformitate cu legislația muncii în vigoare;

organizarea evaluărilor angajaților;

pregătirea planurilor de dezvoltare a personalului.

Structura departamentului HR

Structura departamentului de personal al întreprinderii și numărul acesteia sunt determinate de directorul fiecărei firme, în funcție de numărul total de personal și de caracteristicile activității.

V firme mici(până la 100 de angajați) unul sau doi angajați ai serviciului de personal sunt de ajuns.

În același timp, este posibil ca întreprinderile mici să nu aibă un angajat separat, iar apoi o astfel de muncă este efectuată de contabilul șef sau de directorul general.

În organizațiile mijlocii (de la 100 de angajați la 500 de persoane), este recomandabil să se creeze un departament de personal cu personal de la trei până la patru specialiști în personal.

Pe mari intreprinderi angajând 500 sau mai multe persoane, departamentul HR poate avea de la 7 până la 10 angajați.

Relații de resurse umane cu alte departamente

Pentru a-și îndeplini în mod eficient funcțiile, departamentul de HR trebuie să interacționeze constant și strâns cu alte departamente ale întreprinderii:

Interacțiunea cu departamentul de contabilitate al organizației

Departamentul HR interacționează cu departamentul de contabilitate al organizației pentru a rezolva probleme legate de remunerare.

Deci, în departamentul de contabilitate al organizației, departamentul de personal depune documente și copii ale ordinelor de concediere, admitere la muncă, în călătorii de afaceri, vacanțe, stimulente sau penalități pentru angajați.

Interacțiunea cu departamentul juridic

Departamentul Juridic oferă personalului HR informații despre schimbări recenteîn legislația actuală, oferă suport juridic cuprinzător.

Interacțiunea cu alte divizii ale companiei

Pe probleme de personal, departamentul de personal interacționează constant cu toate diviziile structurale ale companiei.

Mai aveți întrebări despre contabilitate și taxe? Întrebați-i pe forumul „Salariu și personal”.

Departamentul HR: detalii pentru contabil

• Concedierea pentru absenteism: puncte controversate

  Colegii) nu au dat un rezultat. Șeful compartimentului personal Ivanova S.N. - seful terapiei ... absenta. Vă rugăm să furnizați nota explicativă șefului departamentului de personal S. N. Ivanova.Dacă este scrisă... pentru a efectua un control oficial. Întocmit de: SN Ivanova, șeful secției de personal, în prezența lui... a refuzat și muncitorul. Şef Departament HR Ivanova S.N.

• Foaie de ocolire: practică de aplicare

  Nu va depune o foaie de ocolire semnată la departamentul de contabilitate (departamentul HR). În măsura în care acesta... nu va depune o fișă de bypass semnată la departamentul de contabilitate (departamentul HR). Cât despre date... datorii pentru cărți dezlănțuite; în departamentul de personal despre livrarea poliței VHI; în ... includ departamente precum contabilitate, departamentul de personal, depozit etc. De regulă ... cererile de concediere a unui funcționar public, departamentul de personal emite o fișă de ocolire pentru concediat (anexă ...

• Cum să faci un lucrător cu normă parțială un angajat principal?

  Loc de muncă Conform informațiilor disponibile în departamentul de personal, ați demisionat de la locul de muncă principal ... din Codul nr. 20 al Federației Ruse. Specialist în resurse umane Koneva Limited Liability Company ... din Codul nr. 20 al Federației Ruse. Specialist în resurse umane Koneva Limited Liability Company ... din Codul nr. 20 al Federației Ruse. Specialist HR Koneva Companie cu răspundere limitată...

06.09.2018 să furnizeze departamentului de personal o adeverință a instituției medicale care să confirme faptul... că ordinul este executat de către șeful secției de personal VD Yegorova. Motiv: personal ....) (Semnătura) ( nume complet) Șeful departamentului de personal Egorova V.D. __________ / ________________________ ... donează sânge și s-a adresat departamentului de personal cu o întrebare despre care ...

• Indexăm tabelul de personal în „1C: Salariul și managementul personalului 8”

  În tabelul de personal actual, un angajat al departamentului de personal trebuie să facă modificări în comunicații ... în tabelul de personal actual, un angajat al departamentului de personal trebuie să facă modificări în comunicații ...

• Daca firma nu are specialist in protectia muncii

  Pe de o parte, și specialistul departamentului de personal Petrova Anna Petrovna, la care se face referire în ... La 23 octombrie 2017, specialistul departamentului de personal Anna Petrovna Petrova îndeplinește atribuțiile de .... Ivanov Familiarizat cu comanda: specialist HR Petrova, 19.10.2017 A ...

• Ce se schimbă în designul cărților de muncă

  Astfel: „Documentul original se află în departamentul de personal (numele organizației)”, de exemplu... poate fi obținut prin scrierea unei cereri la departamentul de personal al organizației. Un contabil poate emite o fotocopie...

Se crede larg că unii lucrători din orice afacere au privilegii. De exemplu, serviciul de personal este urât pentru inactivitate. Ei spun, stau pe loc, nu aduc beneficii. Este chiar așa? Să aruncăm o privire la care este responsabilitatea departamentului de resurse umane. Va putea o persoană leneșă și analfabetă să le facă față?

Structura analizei

Trebuie avertizat imediat că învățarea responsabilităților departamentului de HR nu este ușoară. Sunt numeroase și specifice. Printre ele sunt cele mai multe operatii simple pe care îl vede orice angajat. Mai sunt și altele. Doar angajații dat unitate structurală... Și pentru restul oamenilor, aceste funcții par mitice, inutile, chiar ciudate. Să împărțim materialul în paragrafe dedicate fiecăruia dintre domeniile de lucru ale ofițerului de resurse umane. Vom studia doar funcțiile generale. Într-adevăr, în funcție de proprietar și de ramura întreprinderii, acestea sunt completate cu altele noi. Deci, responsabilitățile personalului de fătare organizatie guvernamentala diferă semnificativ de cele din producția privată. Dacă iei un loc de muncă la o fabrică cu cicluri periculoase nu este ca cel care este condus în structura de tranzacționare. Peste tot are specificul ei. Influențează, de altfel, atribuțiile șefului departamentului de personal. Dar mai întâi lucrurile.

Selecția și plasarea personalului

Orice afacere nu începe cu un cuier. Primul pas este să-i creezi structura. În această etapă se întocmește un tabel special, în care se introduc date despre specialiștii necesari producției, nivelul de calificare și numărul acestora. Acesta este cel mai important document pe care se bazează șefii, contabilii, economiștii în munca lor. Formarea acestuia este responsabilitatea departamentului de personal. Când documentul este întocmit, verificat, aprobat, începe recrutarea. Pentru aceasta se organizează interviuri sau concursuri. Ofițerul de personal este obligat, pe baza rezultatelor convorbirii, să concluzioneze dacă o persoană este sau nu aptă pentru muncă la întreprindere. El evaluează nivelul de calificare, calități morale, sociabilitate, inițiativă și multe altele. De fapt, lista de criterii este aprobată de conducerea organizației. Poate fi suficient de lat. Inspectorul de resurse umane comunică conducerii constatările și recomandările sale. Asta înseamnă deja a lua o decizie.

Fluxul documentelor

Există o mulțime de lucrări în cazul descris. Chiar mai mult. Ofițerul de personal este obligat să creeze un card special pentru fiecare lucrător. Conține toate informațiile despre o persoană, de la date personale până la caracteristici individuale... Apropo, informal, șefii îl așteaptă pe ofițerul de cadre informatii complete despre angajati. Spune, se adună bârfe? Și dacă ți se dă un premiu de ziua de naștere, ești fericit? Dar aceste lucruri mărunte sunt pe umerii inspectorului HR. Numirea într-o funcție, tranzițiile interne, demiterile sunt oficializate prin ordine speciale. Sunt realizate de un ofițer de cadre. Toate documentele trebuie să fie întocmite în strictă conformitate cu legea. La urma urmei, toată lumea influențează soarta unei persoane vii. De exemplu, un lucrător începe să-și întocmească o pensie pentru limită de vârstă și necesită un certificat de la unul sau altul loc de muncă. Acestea sunt eliberate pe baza documentelor care au fost întocmite de un ofițer de cadre. Am facut ultima greseala, angajatul poate sa nu fie luat in calcul la calculul pensiei.

Cărți de muncă

De regulă, șeful departamentului de personal este el însuși responsabil pentru siguranța tuturor documentelor. Deși, dacă unitatea structurală este mare, atunci angajații acesteia sunt responsabili pentru unitatea lor. Una dintre cele mai importante este păstrarea înregistrărilor în registrele de muncă. Pentru cei care lucrează, acest document este primar, de bază. La urma urmei, în el se găsesc toate informațiile și calea de lucru a unei persoane, recompense și pedepse. În aceste cărți mici, destinele oamenilor și o șansă pentru o bătrânețe liniștită. Prin urmare, înscrierile în ele trebuie făcute cu atenție, cu o redactare care să respecte legea. Fiecare este aprobat persoana responsabila... V organizații mari este șeful departamentului de personal, în mic - șeful. În plus, fiecare înregistrare este ștampilată. Acesta din urmă trebuie să conțină toate detaliile întreprinderii. V cărți de muncă, în secțiuni speciale introduc informații despre premii de stat, executare silita serioasa. Persoana desemnată este personal responsabilă pentru corectitudinea informațiilor.

Lucrați cu personalul

Un mare bloc de activități ale acestei unități structurale se referă la îmbunătățirea muncii în echipă. Implică studiul afacerilor și calitati personale muncitorii. Compilarea caracteristicilor. Analiza datelor, pe baza căreia se fac propuneri pentru redistribuirea atribuțiilor sau transferul personal al unei persoane în alt loc. În plus, ofițerii de personal sunt implicați în organizarea formării avansate a lucrătorilor. Această activitate include contabilitate, plan de studiu, trimitere la cursuri sau invitarea lectorilor și supervizare. Munca, știi, este scrupuloasă și dificilă. La urma urmei, inspectorul departamentului de personal care se ocupă de asta este obligat să vorbească cu toată lumea, să convingă, uneori și să-i oblige să facă ceea ce este necesar.

Atribuțiile șefului departamentului de personal

Șeful unității structurale distribuie responsabilitățile între angajați și monitorizează implementarea acestora. El este liderul și cel mai mult specialist calificat simultan. Desigur, această persoană trebuie să cunoască întreaga structură a lucrării, să înțeleagă ce se face și de ce. În procesul de monitorizare, el face comentarii angajaților, solicită, învață. El poartă responsabilitatea personală pentru rezultatul activităților departamentului. Adică greșeala unui specialist afectează și reputația (și portofelul) șefului. Șeful departamentului avizează toate documentele, verifică legalitatea întocmirii acestora. În plus, responsabilitățile sale includ formarea unei strategii pentru munca personalului la întreprindere.

Încurajare și pedeapsă

Aceste măsuri disciplinare sunt documentate în departamentul HR. Adică sunt umerii specialiștilor să investigheze abaterea, proiectarea corectă a acestora și să o aducă în atenția angajatului. Măsuri acțiune disciplinară- este o chestiune foarte complicată. Spuneți doar cuvântul „mustrare” șefului întreprinderii. Și așa se poate aranja, astfel încât nicio instanță să nu o poată anula cu ușurință. Acest lucru necesită cunoștințe speciale. Există multe subtilități în lucrările de acest gen. Dacă crezi că recompensele sunt mai ușoare, te înșeli. Departamentul întocmește documentele de atribuire. Fiecare tip de stimulent are propriile sale condiții limitative. Toate acestea trebuie să fie cunoscute subtilităților pentru a-i spune managerului care premiu va „trece” calificarea și care va fi refuzat.

documente HR

Ca orice unitate structurală descrisă, are propriile sale specificități. În primul rând, este necesară redactarea și aprobarea regulamentului privind serviciul de personal. Toate funcțiile, drepturile și obligațiile sale sunt prescrise în detaliu. Dacă departamentul este mic, atunci sunt scrise instrucțiunile pentru departamentul de personal. În principiu, conținutul său este același cu cel al postului. În plus, trebuie elaborate planuri de lucru. Prospective conține activități cu termen lung. Lucrarea lunară (trimestrială) este detaliată. Acolo sunt introduse articole din întregul spectru de funcții. Cu toate acestea, un ofițer de resurse umane cu experiență nu se oprește aici. Mai are nevoie de mese de planificare. De exemplu, în agentii guvernamentale acestea includ date promițătoare pentru schimbarea rangurilor, contabilizarea vechimii și așa mai departe. Fiecare astfel de modificare este înregistrată printr-un ordin. Pe baza ei, contabilitatea crește salariile angajat. Sectorul privat are, de asemenea, propriile sale nuanțe ale unei astfel de lucrări. Revenind la inceputul articolului, raspunde: atributiile departamentului HR pot fi indeplinite de un renunt cu nivel scăzut educaţie?

E.O. Ostyukova, L.A. Kairova, studenți

Z.V. Yakimova

științific. mâini., cand. psihic. Științe, conferențiar

Vladivostok Universitate de stat economie si servicii

Vladivostok

Administrarea resurselor umane în orice organizație are unul dintre rolurile principale.

În cele mai multe cazuri, acest lucru se datorează unei foarte o atentie atenta organele de supraveghere si control. Cât de mult organizarea managementului evidenței personalului îndeplinește criteriile formale de îndeplinire a tuturor cerințelor și respectă normele, depinde cât de mult managementul evidenței personalului poate deveni un adevărat instrument și asistent pentru conducerea și conducerea unei afaceri.

În prezent de succes și management eficient personalul nu poate fi efectuat fără cunoștințe bune documente normative... Există acte legislative de reglementare la nivel federal care reglementează regulile de comportament pentru oamenii la locul de muncă, lista și procedura de îndeplinire a atribuțiilor lor, iar legislația muncii stabilește timpul pe care angajații ar trebui să-l petreacă pentru munca pe care o desfășoară și pe care o dedică. odihnă; drepturile și obligațiile părților la contractul de muncă; procedura de salarizare a salariaților etc.

Cu toate acestea, angajatorii au propriul lor instrument important. politica de personal sunt locale reguli... Potrivit articolului 8 din Codul Muncii al Federației Ruse, „angajatorii, cu excepția angajatorilor - indivizii nu antreprenori individuali, adopta reglementari locale care contin norme dreptul muncii(în continuare - reglementări locale), în limitele competenței acestora în conformitate cu legislația muncii și alte reglementări; acte juridice cuprinzând normele dreptului muncii, contracte colective, acorduri.” Pe de o parte, aceste documente nu ar trebui să înrăutățească poziția angajatului și să reducă nivelul drepturilor și garanțiilor acestuia în comparație cu cele actuale. legi federale pe de altă parte, gama de probleme care sunt reglementate de reglementările locale este foarte largă. Include aspecte precum moduri și programe specifice de lucru în organizație; valoarea remunerației, inclusiv bonusuri, plăți suplimentare și indemnizații; lista sarcinilor profesionale și de serviciu ale salariatului etc.

Funcția principală a documentației de personal este înregistrarea și consolidarea relațiilor de muncă. Raporturile de munca in conformitate cu art. 15 din Codul Muncii al Federației Ruse este o relație bazată pe un acord între angajat și angajator cu privire la performanța personală a salariatului contra unei taxe a funcției de muncă (muncă în funcție de poziție în conformitate cu masa de personal, profesie, specialitate care indică calificări; tipul specific de muncă încredințată salariatului), subordonarea salariatului față de reglementările interne de muncă, cu asigurarea angajatorului condițiilor de muncă prevăzute de legislația muncii și alte reglementări care conțin legea muncii; acord comun, acorduri, reglementări locale, contract de munca.

După cum sa menționat deja în articol, reglementările locale nu ar trebui să reducă nivelul poziției angajatului în organizație, prin urmare, conform Codului Muncii al Federației Ruse, managementul personalului și organizarea muncii ar trebui să se bazeze pe principii. parteneriatul social, coordonarea intereselor angajaților și angajatorilor. Cu toate acestea, din păcate, nu toți managerii acordă suficientă atenție acestei probleme. În cele mai multe cazuri, șefii organizațiilor încep să-și amintească problema contabilității personalului atunci când angajații organismelor de reglementare vin la ei cu o inspecție sau când un fost angajat se duce în instanță cu o reclamație. În astfel de situații, corectarea greșelilor poate implica costuri financiare și de timp mari, care nu vor ajuta întotdeauna la câștig și la succes în rezolvarea problemei. Acesta este ceea ce arată cât de importantă este organizarea menținerii corecte a documentației de personal, inclusiv la înregistrarea raporturilor de muncă în conformitate cu legislația muncii în vigoare.

Contractele de muncă care se încheie cu angajații pot deveni și ele provocatoare litigii de munca- dacă, la întocmirea acestora, angajaţii serviciului de personal nu au acordat atenţia cuvenită consecințe posibile când anumite condiții sunt incluse în contract; sau pot deveni asigurare atât pentru angajat, cât și pentru organizație împotriva încălcării drepturilor și intereselor uneia dintre părțile la raportul de muncă. De aici rezultă că una dintre cheile existenței de succes a unei organizații este atitudine serioasa managementul întreprinderii la normele legislației muncii, cunoștințele excelente ale angajaților implicați în administrarea competențelor lor, precum și managerii trebuie să acorde o atenție suficientă pregătirii și dezvoltării profesionale a personalului din departamentul de resurse umane.

Serviciul HR este un fel de intra-organizațional Companie de asigurari, al cărui scop este de a vă proteja angajatorul de sancțiunile autorităților de supraveghere și litigiile pierdute, pentru care trebuie să puteți rezolva următoarele sarcini:

Avertizați în timp util conducerea organizației împotriva acțiunilor care pot fi contrare normelor legii și protejați-vă de riscurile corespunzătoare;

Oferiți șefului organizației astfel de opțiuni de rezolvare a problemelor care să-i apropie de rezultatele dorite.

De asemenea, în munca unui ofițer de personal, este foarte important nu numai să întocmești clar documentele, ci și să înregistrezi și să depozitezi cazurile. Acest proces vă permite să creați o bază care vă va ajuta să vă dovediți cazul și să vă asigurați un câștig în orice conflict de muncă, precum și să preveniți apariția acestuia: la urma urmei, plângerile nu apar de la zero, pentru fiecare reclamație trebuie să existe un motiv. Iar motivul plângerilor și proceselor angajaților este încălcarea normelor legale de către angajatori și greșelile personalului.

Cu toate acestea, uneori oamenii din HR petrec mult timp creând documente complet inutile. Acest lucru poate indica incompetența angajatului. Prin urmare, problema creării, stocării, modificării, înregistrării înregistrărilor HR ar trebui abordată în mod deliberat și să aibă cel puțin experiență în acest domeniu. Modul de a îmbunătăți profesionalismul și de a câștiga experiență este să nu-ți fie frică și să poți găsi timp pentru auto-dezvoltare.

Deci, ce este documentația HR?

Înainte de a încerca să răspund la această întrebare, aș dori să remarc faptul că documentația de resurse umane face parte din concepte generale, cum ar fi fluxul de documente, munca de birou și munca de birou a personalului.

Fluxul documentelor este activitatea de organizare a mișcării documentelor în întreprindere din momentul creării sau primirii acestora până la finalizarea execuției: trimitere de la organizație și (sau) trimitere la arhivă. Trebuie remarcat faptul că în această definiție se pune accentul pe cuvintele „mișcarea documentelor”, adică drumul lor de la un departament sau de la un angajat la altul. În acest caz, ordinea de mișcare a documentului (calea lor) este predeterminată de procesul de management adoptat în această organizație. De exemplu, dacă șeful unei organizații cere ca toate documentele primite să-i fie raportate mai întâi și numai el va numi un executor, calea documentului va fi în mai multe etape de sus în jos. Dacă organizația are o împărțire clară a funcțiilor între diviziile structurale și angajați, majoritatea documentele vor merge imediat la departament la interpreți, adică drumul va fi diferit, mult mai scurt.

Munca de birou este un concept mai larg; este o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale.

Rezultă că administrarea resurselor umane este un concept mai restrâns, care presupune organizarea muncii cu documente care au legătură cu problemele de resurse umane.

Atunci când organizează fluxul de documente, o întreprindere se confruntă cu următoarele concepte de bază:

Un document este o formă materială de primire, stocare, utilizare și difuzare a informațiilor prevăzute de lege prin fixarea acesteia pe hârtie, magnetic, film, video, film fotografic, disc optic sau pe alt suport;

Un document primar este un document care include informații de bază;

Un document secundar este un document care este rezultatul prelucrării analitico-sintetice și de altă natură a unuia sau mai multor documente;

Document electronic - un document, informațiile în care sunt înregistrate sub formă de date electronice, inclusiv detaliile obligatorii ale documentului;

Document de arhivă - un document, indiferent de tipul său, tipul de suport de material, informații, loc și timp, crearea și forma de proprietate asupra acestuia, care a încetat să mai îndeplinească funcțiile pentru care a fost creat, dar este stocat sau supus depozitării , ținând cont de semnificația acesteia pentru o persoană, societate sau stat sau valoarea pentru proprietar la fel ca și bunurile mobile;

Document oficial - un document creat de o organizație sau un funcționar și întocmit în conformitate cu procedura stabilită;

Gestionarea electronică a documentelor (apel documente electronice) - un ansamblu de procese de creare, prelucrare, trimitere, transfer, primire, stocare, utilizare și distrugere a documentelor electronice, efectuate cu ajutorul verificărilor de integritate și, dacă este cazul, cu confirmarea faptului primirii unor astfel de documente;

Înregistrarea documentelor - stabilirea faptului de creare sau primire a documentelor prin atribuirea acestora număr de serieși înregistrările informațiilor stabilite despre acestea;

Un formular de document este o foaie standard de hârtie cu informații permanente reproduse pe ea și un loc rezervat pentru schimbarea informațiilor.

Documentația de personal este o colecție de documente care reflectă prezența și circulația resurselor de muncă.

Procesele de HR trebuie documentate; acceptarea, concedierea, transferul, aplicarea sancțiunilor disciplinare, călătoriile de afaceri și vacanțele trebuie să fie formalizate prin ordine și instrucțiuni corespunzătoare.

Documentele de personal sunt înregistrate legal fapte importante, care stau la baza raportului de munca dintre angajat si angajator. Din aceasta puteți vedea cât de important este să conduceți în mod competent gestionarea evidențelor personalului.

Administrarea resurselor umane vă permite să rezolvați eficient mai multe probleme simultan:

Crea sistem eficient managementul personalului care va îndeplini obiectivele strategice ale managementului;

Documentați toate relațiile de muncă;

Formalizarea procedurilor de personal pentru un anumit antreprenor;

Creați o bază organizațională și legală activitatea muncii atât pentru angajator, cât și pentru angajat; la urma urmei, documentele de personal susțin interesele ambelor părți din relația de muncă;

Reglementează relația dintre angajat și angajator. Este posibil să se realizeze un anumit echilibru în relația dintre angajat și angajator prin păstrarea evidenței personalului și reglementarea clară a drepturilor și obligațiilor acestora (de exemplu, Descrierea postului reglementează în mod clar care este responsabilitatea unui anumit loc de muncă, responsabilitatea, drepturile și obligațiile acestuia);

Rezolvarea conflictelor de muncă. În cele mai multe cazuri, calitatea procesării documentelor de personal ajută la realizarea succesului poziției angajatorului în situații conflictuale.

Totuși, principala sarcină a administrației de resurse umane este să dea relaţiile de muncă mai multa transparenta. Sistemul de documentare HR definește anumite reguli, la aderarea la care angajații simt stabilitate și securitate, și le permite angajatorilor să crească nivelul de management al personalului. Prin urmare, din nou, se poate observa că cea mai precisă reglementare a gamei de drepturi și obligații ale lucrătorilor și angajatorilor este în interesul ambelor părți.

În acest sens, un rol deosebit în organizarea managementului evidenței personalului îl joacă definirea rolului acestuia în suportul documentar al organizației în ansamblu, în care se pot distinge trei grupe de documente: interne; incoming (incoming); ieșitor (ieșitor). Fiecare dintre aceste grupuri are propriile caracteristici de procesare și trecere.

Procedura de întocmire și aprobare a documentelor interne nu diferă semnificativ de pregătirea documentelor de ieșire și include aceleași operațiuni, cu excepția transmiterii către destinatar.

Înregistrarea se poate face pentru toate grupurile de documente, dar în primul rând pentru documentele primite. Lucrările privind execuția și controlul execuției acoperă documentele interne, de intrare și doar ca excepție - cele de ieșire. Din etapa de formare a dosarelor, toate grupurile de documente trec prin aceleași operațiuni, cu excepția documentelor primite, care, cu rare excepții, nu sunt transferate în depozitul de arhivă.

Schema de mișcare a documentelor în organizație:

1. Primirea documentelor

2. Sortarea documentelor

3. Înregistrare

4. Transferul la șeful organizației sau șefii diviziilor structurale

5. Șeful hotărârii și transmiterea actelor spre executare

6. Direct execuția în sine

7. Depozitarea documentelor (transfer în arhivă)

Responsabilul trebuie să „filtreze” documentele primite trimise șefului întreprinderii și să îi prezinte acestuia spre considerare cele mai importante și urgente dintre documentele primite. Documentele care nu necesită o decizie la nivelul șefului pot fi transferate direct șefului adjunct al întreprinderii, diviziilor structurale sau imediat executorilor.

Datorită faptului că fluxul de lucru reflectă sistemul de management, permițând ca acesta să fie văzut în mod clar, este extrem de important să se analizeze fluxul de lucru pentru a îmbunătăți funcționarea aparatului de management.

Astăzi, nimeni nu are nevoie să demonstreze valoarea informațiilor în domeniul managementului, iar fiecare manager înțelege că poate lua o decizie în orice problemă doar dacă are informațiile adecvate în această problemă. Cu cât primește mai repede informații și cu cât acestea sunt mai complete, cu atât are mai multe șanse să se dezvolte cea mai bună soluție cât mai repede posibil.

Principiile de bază ale managementului documentelor includ:

Trecerea promptă a documentelor: pentru a reduce timpul de ședere a acestora în domeniul muncii de birou, trebuie efectuate în paralel diferite operațiuni de prelucrare a documentelor (de exemplu, copierea și distribuirea copiilor unui document către persoanele în executarea cărora acestea participa simultan etc.);

Fiecare mișcare a documentului trebuie să fie justificată, este necesară excluderea sau limitarea mișcării de returnare a documentelor;

Ordinea de trecere și prelucrare a principalelor tipuri de documente ar trebui să fie uniformă;

Pentru optimizarea rutelor de circulație a diverselor categorii de documente (intrare, ieșire, interne; comenzi pentru activitatea principală și personal, scrisori și propuneri ale cetățenilor; cereri; reclamații etc.), se elaborează scheme de traseu;

Toată corespondența care intră în organizație, indiferent de destinatar, trebuie procesată în birou;

Toate documentele (atât înregistrate, cât și neînregistrate) sunt marcate cu o ștampilă de înregistrare pentru a consemna faptul și momentul primirii lor la instituție. Ștampila și data sunt ștampilate în ziua primirii documentului.

În timpul procesării inițiale, documentele sunt sortate pe unități structurale. Documentele adresate conducerii se transferă la birou sau la asistentul de secretariat al managerului. Documentele adresate diviziilor structurale sunt sortate după nume, iar apoi sortate de secretarii acestor divizii.

Documentele neînregistrate trebuie întocmite de către diviziile structurale pentru livrarea la destinație, restul documentației se depune pentru înregistrare.

Rezultatele revizuirii documentelor de către manageri sunt reflectate în rezoluții. Conducătorul instituției sau unității structurale, având în vedere documentul primit, trebuie să dea instrucțiuni clare și specifice pentru implementarea acestuia. Odată cu rezoluția, documentul este transferat executorilor responsabili. Dacă sunt indicați mai mulți interpreți, documentul este transferat fiecăruia dintre ei pe rând. Pentru munca simultana peste document se fac fotocopii din acesta in functie de numarul de executanti. Originalul actului se transmite executorului responsabil, indicat mai intai in rezolutie.

Executarea rezoluției se realizează de către executorul responsabil împreună cu angajații precizați în aceasta. La transferul unui document de răspuns spre semnare, acesta ar trebui să fie însoțit de materialele pe baza cărora a fost întocmit. Acest lucru facilitează munca managerului, evită apelarea interpreților etc. Documentul și toate materialele aferente sunt trimise cazului când lucrările la documentul de răspuns sunt complet finalizate.

Numărul de documente trimise (trimise) include, în principal, scrisori de răspuns, care stabilesc consimțământul, refuzul la cererea sau propunerea corespunzătoare a destinatarului și scrisorile de inițiativă ale celui mai larg subiect, care necesită un răspuns din partea destinatarului.

Trecerea unui document de ieșire include mai multe etape:

1) întocmirea unui proiect de document, tipărirea acestuia;

2) aprobarea proiectului, avizarea acestuia, dacă este cazul;

3) semnarea (aprobarea) documentului;

4) înregistrarea și trimiterea documentului.

Procesul de aprobare și aprobare poate fi accelerat prin trimiterea de copii ale proiectului către organizațiile și persoanele interesate. Documentele semnate sunt înregistrate și trimise pentru expediere (la birou, expediție, secretară).

Documentele interne parcurg următoarele etape: pregătirea unui proiect de document, retipărire, aprobare, avizare, semnare, execuție. Prin urmare, traseele de trecere a acestora în etapele de întocmire și execuție sunt aceleași ca și pentru documentele de ieșire, iar la etapa de execuție coincid cu traseele documentelor de intrare.

În concluzie, putem spune că organizarea corectă a fluxului de documente la nivelul întreprinderii afectează eficiența, eficiența și fiabilitatea întreprinderii în ansamblu. Odată cu organizarea rațională a circulației documentelor, productivitatea și eficiența muncii prestate de angajații întreprinderii cresc, iar costurile asociate funcționării aparatului de management se reduc. În același timp, trebuie remarcat faptul că managementul managementului evidenței personalului din organizație are rol important... Datorită unei baze bune de documentație a personalului, un număr mare de probleme pot fi rezolvate, de exemplu, pentru a evita situatii conflictuale, stabilesc reguli de organizare interne și regulamente de muncă, îmbunătățesc sistemul de management al personalului, facilitează munca managerului de personal și a managerului însuși, evită sancțiunile autorităților de inspecție.

1. Codul Muncii RF din 30.12.2001 N 197-FZ (actuala editie din 04.11.2014) [ Resursa electronica] // SPS Consultant-Plus. Mod de acces: http://www.consultant.ru/

popular / tkrf / 7utm_campaign = law_doc & utm_source = google.adwords & utm_medium = cpc & = utm_content = Labor% 20Code & gclid = CKjGh4b3gsICFYPPcgoddmwAaQ

2. Zhuravleva, I.V. Managementul resurselor umane și reglementarea resurselor umane - cât de important este să respectați regulile? [Resursa electronica] / I.V. Zhuravleva // Jurnal electronic SKB „Kontur”. - Mod de acces: https://school.kontur.ru/publications/6

Schur, D.L. Carte de referință privind managementul evidenței personalului / D.L. Schur, L.V. Truhanovici. - Ed. a VII-a. - M .: Afaceri și servicii, 2013 .-- 608 p.