Controlul clar, contabilitatea exactă și controlul strict asupra desfășurării activităților economice stau la baza muncii fructuoase și calme a întreprinderii (antreprenor individual), precum și a absenței dezacordurilor cu contractanții.
Pentru atingerea acestor obiective se folosește un act de reconciliere.
Declarație de reconciliere ca document contabil
Declarațiile de reconciliere sunt un document contabil care afișează decontări reciproce pentru o anumită perioadă de timp între două persoane juridice sau întreprinzători individuali. La nivel legislativ, acest act de reconciliere nu este reglementat în niciun fel, întrucât nu este un document primar.
Cu toate acestea, majoritatea contabililor preferă să aibă un act semnat în arsenalul lor. Cu ajutorul acestuia, este posibil să se rezolve problemele controversate care apar între contrapărți, precum și să se protejeze interesele unei anumite întreprinderi (antreprenor individual), inclusiv în instanță.
Pentru ca un astfel de înscris să aibă forma și conținutul unei probe reale, el ar trebui să țină cont de unele dintre normele legislației actuale, precum și de practica judiciară consacrată.
Acest document contabil joacă un rol extrem de important în următoarele situații:
- cu o gamă largă de care este oferit de un singur vânzător;
- în cazul furnizării din partea vânzătorului, o întârziere la plată;
- la cost ridicat asupra gamei de bunuri sau servicii oferite;
- in caz de relatieîntre contrapărți în mod regulat;
- pentru a simplifica contabilitatea și controlul la întreprindere(pentru un antreprenor individual) dacă acesta din urmă are un număr mare de contracte sau alte acorduri încheiate.
Datorită faptului că în legislația actuală nu există o formă fixă a actului de reconciliere, întreprinderilor li se permite să elaboreze un model de document la propria discreție.
Mai mult, Ministerul Finanțelor insistă asupra acestui lucru în scrisoarea nr.07-05-04/2 semnată la 18.02.2005.
Dar, în același timp, pe baza unei analize sistematice a actelor juridice de reglementare actuale, există două principale cerinţe care trebuie îndeplinite la formarea actelor de reconciliere a decontărilor reciproce:
- acest document trebuie întocmit în două exemplare autentice, câte unul pentru fiecare parte care îl semnează;
- din partea întreprinderii, numai directorul sau contabilul-șef are dreptul de a semna și semnăturile acestora trebuie să fie sigilate.
După cum a devenit deja cunoscut, forma de reconciliere a reglementărilor reciproce poate fi dezvoltată independent. Cu toate acestea, practica consacrată sugerează că atunci când se întocmește un act, ar trebui incluse în el acele date care ar trebui să fie inerente tuturor documentelor primare.
Bazat pe acest lucru, actul de reconciliere a decontărilor reciproce trebuie să aibă:
- numărul de ieșire;
- data semnarii;
- perioada pentru care se efectuează reconcilierea;
- numele contrapartidelor;
- indicarea numelui complet al funcționarului care semnează actul;
- un tabel în care sunt indicate date despre debit și credit, informații despre livrări, decontări efectuate și datoria disponibilă;
- bilantul la inceputul perioadei pentru care se intocmeste actul, precum si la sfarsitul perioadei;
- date privind cifra de afaceri totală;
- tabel duplicat fără date, pentru a furniza contrapartei, dacă există discrepanțe, indicați datele dumneavoastră.
Actul de împăcare semnat indică faptul că părțile au confirmat existența unei relații între ele și au indicat, de asemenea, date exacte privind starea reală a decontărilor reciproce.
În plus, indică, dacă există, obligații de datorie, precum și lipsa unei decontari complete. Aceste date sunt cele care acționează ca argument în favoarea uneia sau aceleia persoane atunci când se adresează instanței pentru a evita procesul de probă.
Actul de împăcare semnat constituie o dovadă solidă în perioada litigiului. În plus, în perioada soluționării preliminare a litigiului, acest document indică faptul că partea are obligații de creanță recunoscute.
Din toate cele de mai sus, putem concluziona că nu există nicio obligație de a desfășura un act de reconciliere a decontărilor reciproce la întreprinderi și la întreprinzătorii individuali.
Cu toate acestea, datorită datelor care sunt înregistrate în acestea, este posibilă evitarea erorilor în contabilitate, menținerea controlului deplin al activităților economice și evitarea litigiilor între întreprinderi (întreprinzători individuali), așa cum demonstrează practica stabilită de instanțele federale de arbitraj.
Învățăm să întocmim un act de reconciliere a calculelor (1C: Contabilitate 8.3, revizuirea 3.0)
2016-12-08T13: 37: 38 + 00: 00În această lecție, vom învăța cum să întocmim corect un act de reconciliere a decontărilor cu o contraparte pentru 1C: Contabilitate 8.3 (reviziunea 3.0).
Situatie. Avem o cooperare pe termen lung cu contrapartea noastră, Prodmarket LLC. Prodmarket ne furnizează unele bunuri, iar noi îi oferim unele servicii.
O dată pe trimestru, întocmim situații de reconciliere privind decontările reciproce pentru a evita erorile contabile, precum și pentru a stabili legal datoria între ele, deoarece în instanță poate fi folosit un act certificat de ambele părți.
Pe 10 octombrie am decis să întocmim un raport de reconciliere pentru trimestrul 3. Astfel, am fost inițiatorii întocmirii unui act de reconciliere a decontărilor reciproce cu contrapartea.
Conform datelor noastre (analiza conturilor 60, 62, 66, 67, 76) la începutul trimestrului 3 nu aveam datorii unul față de celălalt.
- Pe 2 septembrie, am primit mărfuri de pe piața alimentară în valoare de 4000 de ruble.
- Pe 3 septembrie, am plătit 4.000 de ruble de la casă la piața alimentară.
- Pe 24 septembrie, am prestat servicii pieței alimentare în valoare de 2.500 de ruble.
Astfel, conform datelor noastre la sfarsitul trimestrului 3 piața alimentară ne datorează 2.500 de ruble.
Mergem la secțiunea „Achiziții” elementul „Acte de reconciliere a calculelor”:
Creați un nou document „Declarație de reconciliere a decontărilor cu contrapartea”. Completam piata alimentara a contrapartidei si indicam perioada pentru care se intocmeste actul de reconciliere (trimestrul 3):
Dacă s-ar fi solicitat să se facă o reconciliere pentru un anumit acord, ar fi necesar să se indice în câmpul „Acord”. Dar efectuăm o reconciliere generală pentru toate contractele, așa că lăsăm câmpul contractului gol.
Accesați fila „Suplimentar” și indicați reprezentanții organizației noastre și reprezentanții pieței alimentare.
Întrucât facem o reconciliere pentru toate contractele, va fi convenabil dacă liniile în formă tipărită sunt defalcate în funcție de contracte. Pentru a face acest lucru, bifați caseta „Divizat prin contracte”:
Accesați fila „Conturi contabile” și marcați aici conturile contabile care trebuie analizate pentru a ne reconcilia calculele cu contrapartea. Iată cele mai tipice conturi (60, 62, 66 ...), dar este posibil să adăugați altele noi (butonul „Adăugați”):
În cele din urmă, accesați fila „După datele organizației” și faceți clic pe butonul „Completați conform datelor contabile”:
Partea tabelară a fost completată cu documente primare și sume de calcul:
Efectuăm documentul și tipărim raportul de reconciliere:
Arată că avem datorii zero unul față de celălalt la începutul perioadei, iar la sfârșitul perioadei piața alimentară ne datorează 2.500 de ruble.
Vă rugăm să rețineți că în acest act, doar datele noastre au fost completate până acum. Trebuie să aflăm încă datele contrapărții (piața alimentară).
Trimitem această versiune către contrapartidă
Să salvăm această versiune a actului făcând clic pe butonul de pe dischetă de deasupra textului imprimabil:
Actul a fost salvat pe desktop sub forma unui fișier Excel:
Trimitem acest dosar prin posta catre contrapartida pietei alimentare.
Contrapartea își face propria reconciliere
Piața alimentară a primit acest dosar, a efectuat propria reconciliere și a scos la iveală discrepanțe în partea din bonul din 2 septembrie. Conform datelor sale, mărfurile ne-au fost expediate nu pentru 4000, așa cum am indicat noi, ci pentru 5600 de ruble.
Primim un act cu discrepanțe de la contraparte
Prodmarket a indicat această eroare în fișierul Excel pe care l-am trimis și apoi ne-a returnat acest fișier corectat prin poștă.
Ne corectăm eroarea contabilă
Aflând despre aceste discrepanțe, am ridicat documentele primare și am aflat că operatorul a ratat un post la completarea facturii. Am remediat această eroare, am reintrodus actul creat și am apăsat din nou butonul „Completați conform datelor contabile”:
Deoarece suntem siguri că acest act va fi deja definitiv, accesați fila „Conform datelor contrapărții” și faceți clic pe butonul „Completați conform datelor organizației”:
Secțiunea tabelară din prima filă este complet copiată în aceasta, doar sumele din Debit și Credit sunt inversate (schimbate):
Transmitem contrapartidei un nou act (final).
Tipărim din nou raportul de reconciliere. În dublu exemplar. Le semnăm pe amândouă, punem sigiliu și le trimitem la piața alimentară (prin poștă sau prin curier) pentru a primi înapoi o copie legalizată:
După ce primiți o copie inversă a actului de la piața alimentară, reveniți la document și bifați caseta de selectare „Reconciliere aprobată”. Acest lucru va proteja documentul de modificări accidentale în viitor:
În această lecție, am învățat cum să întocmim un act de reconciliere cu o contraparte din 1C: Contabilitate 8.3, revizuirea 3.0.
Calculele între două organizații într-o anumită perioadă sunt afișate prin intermediul unui act de reconciliere. Dar standardul oficial pentru documente nu este definit legal.
Dragi cititori! Articolul vorbește despre modalități tipice de rezolvare a problemelor juridice, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactati un consultant:
APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și FĂRĂ ZILE.
Este rapid și ESTE GRATUIT!
Care sunt nuanțele creării unui act de reconciliere prin înțelegeri reciproce? Multe companii ignoră raportul de reconciliere a decontării. Nu orice contabil înțelege semnificația acestui document.
Între timp, actul de reconciliere este cel care acționează ca dovadă documentară a datoriilor contrapartidei față de organizație. Cum se formează corect un document? Care sunt nuanțele creării unei declarații de reconciliere în ceea ce privește reglementările reciproce?
Aspecte importante
Acordurile reciproce ale celor două organizații pentru timpul prevăzut ar trebui să se reflecte într-un act de reconciliere. Conform legislației în vigoare, nu există un formular standard pentru acest document.
Fiecare subiect are dreptul să dezvolte și să aprobe în mod independent cel mai convenabil format pentru compararea așezărilor.
Departamentul de contabilitate al uneia dintre părți creează acest document în două exemplare - unul pentru întreprindere în sine și contrapartea acesteia. Documentul finit este certificat prin semnăturile contabilului-șef și șefului.
După ștampilarea certificatului, o copie a acestuia este trimisă contrapartidei pentru verificare. În prezența unor neconcordanțe, acestea sunt consemnate în actul transmis contrapărții.
După finalizarea reconcilierii, actul semnat de a doua parte este returnat organizației inițiatoare. La încheiere, este foarte de dorit să se prevadă un interval de timp pentru semnarea actului.
În cazul procedurilor judiciare, încălcarea termenelor se ia în considerare numai dacă există un acord prealabil asupra termenului exact pentru semnarea actului.
Pot organizațiile să reconcilieze tranzacțiile comerciale într-un anumit interval de timp. În orice caz, legislația nu obligă la întocmirea unui astfel de act. Și, cu toate acestea, actul de reconciliere este aplicat în practica multor întreprinderi.
Ce este
Documentul se numește actul de reconciliere a decontărilor reciproce, care afișează starea decontărilor dintre două părți la o anumită etapă.
Pentru a fundamenta necesitatea unui act de reconciliere va puteti referi la legislatia in vigoare privind inventarierea si contabilitatea in general.
În clauza 3.44 din Instrucțiuni se spune că se realizează un inventar al decontărilor cu cumpărătorii și furnizorii prin verificarea valabilității sumelor de pe conturi.
Verificarea inventarului se documentează în formularele stabilite.
Rezultatele inventarierii se întocmesc într-un act, care reprezintă rezultatele verificării calculelor. Pe baza acestuia, puteți întocmi un act de reconciliere a reglementărilor reciproce.
În acest caz, documentul trebuie să aibă detaliile obligatorii prevăzute de Legea federală nr. 402 pentru documentația primară. Forma situației de reconciliere trebuie aprobată de politica contabilă a entității.
În general, actul de reconciliere a decontărilor reciproce nu este un document primar. Este necesar să se identifice erorile în calcule. Însă însăși întocmirea unui astfel de act poate fi pusă pe seama obiceiurilor cifrei de afaceri.
Acesta este denumirea regulii predominante, deși nu este aprobată prin lege, dar utilizată pe scară largă în anumite domenii de activitate.
Un exemplu de întocmire a unui act de reconciliere a reglementărilor reciproce
Forma actului de reconciliere a reglementărilor reciproce este dezvoltată de organizații în mod liber. Formatul documentului poate fi arbitrar, dar asta nu înseamnă că nu puteți respecta cerințele legale pentru conținutul documentar.
În plus, merită luată în considerare practica existentă de utilizare a acestui document. Așadar, trebuie să se înțeleagă că actul de împăcare prin înțelegeri reciproce nu este considerat a fi documentația primară.
Și, cu toate acestea, cu această ocazie punctele de vedere diferă. FTS în notează că actul de reconciliere a decontărilor reciproce nu este un document primar, deoarece nu atestă finalizarea unei operațiuni de afaceri.
Explicația logică constă în faptul că la semnarea actului nu se modifică situația financiară a părților. Pe de altă parte, semnarea actului de împăcare devine temeiul reînnoirii termenului de prescripție.
Iar aceleași organe fiscale în acțiune în justiție dovedesc că întreruperea termenului de prescripție este justificată numai dacă actul are detaliile obligatorii ale actelor primare.
Pe baza celor de mai sus, trebuie să ne ghidăm de faptul că, indiferent de forma aprobată a actului de reconciliere a decontărilor reciproce, acesta trebuie să aibă astfel de detalii precum:
- numele documentului;
- părțile implicate;
- data semnarii;
- perioada reconcilierii;
- detalii ale acordului, cu privire la care se realizează reconcilierea;
- link-uri către documentația primară;
- valoarea tranzacțiilor în termeni monetari;
- bilant final;
- semnăturile părților cu decriptare;
- laturile imprimate.
Cum să completezi corect
Scopul actului de reconciliere a decontărilor reciproce este de a compara datele organizației și ale partenerului său pentru îndeplinirea obligațiilor reciproce într-o anumită perioadă. Documentul poate fi întocmit pe hârtie sau în format electronic.
Video: actul de reconciliere a decontărilor între o contraparte (furnizor sau client) în afaceri
Este recomandabil să formați un document din două părți - detaliile actului și partea tabelară care se referă direct la decontări reciproce.
Următoarele trebuie specificate ca detalii obligatorii:
| Numele documentului | Actul de reconciliere a decontărilor reciproce, aici trebuie să menționați numărul documentului și data întocmirii acestuia |
| Organizare | Numele companiei care a întocmit actul |
| Partener | Numele organizației, care este partea care interacționează și care act va fi trimis spre semnare |
| Contracta | Detaliile contractului sunt afișate aici atunci când forajul este efectuat în limitele acestuia |
| Începutul perioadei | Data specifică de la care începe comparația |
| Sfârșitul perioadei | Data la care se încheie procedura de reconciliere |
| Sold debitor | Suma datoriei asociatului la începutul perioadei |
| Soldul creditului | Suma datoriei organizației la începutul perioadei |
| Locul de compilare | Orașul în care a fost întocmit documentul. Puteți specifica adresa legală a organizației |
Declarația de reconciliere a decontărilor reciproce- unul dintre documentele contabile primare.
Esența unui astfel de document este de a stabili la un moment dat starea decontărilor reciproce între două contrapărți.
Deci, se poate semna un act de reconciliere între un cumpărător și un furnizor, un plătitor și Fondul de pensii, între două întreprinderi ale unei exploatații, și chiar între două divizii structurale ale unei singure întreprinderi.
Motivele semnării actului de reconciliere includ următoarele:
- cooperarea pe termen lung între doi contractori;
- posibilitatea amânării plății pentru mărfuri;
- atunci când compania lucrează cu o gamă largă de mărfuri;
- când mărfurile au o valoare foarte mare;
- inventarierea stării decontărilor reciproce cu contrapărțile;
- necesitatea confirmării conturilor de încasat sau de plătit către autoritățile de reglementare sau conducerea superioară etc.
Actul de reconciliere a decontărilor poate fi întocmit pe o lună, trimestru, an, sau chiar pe întreaga perioadă de muncă. Nu există cerințe stricte, atât pentru design, cât și pentru frecvență. Singurul lucru care trebuie respectat la întocmirea acestui document este separarea datelor conform contractelor.
De exemplu, aceeași organizație acționează ca un cumpărător pentru un bun pentru dvs. și un furnizor pentru alte bunuri, atunci este mai bine să faceți două acte de reconciliere, pentru conturile de plătit (și contractul de livrare corespunzător) separat, pentru conturile de încasat separat.
Înregistrarea actului de împăcare a decontărilor reciproce
Legislația nu stabilește reguli uniforme pentru pregătirea și executarea actului de împăcare, totuși, există principii de bază care trebuie respectate. Ca orice document primar, actul de reconciliere trebuie să conțină următoarele detalii obligatorii:
- denumirea documentului, precum și data întocmirii acestuia;
- denumirea organizației compilatorului și numele contrapartidei cu care este semnat actul;
- indicarea funcționarilor împuterniciți să semneze actele de reconciliere a numelor și inițialelor acestora, precum și a semnăturilor.
Actul de împăcare în sine este întocmit de regulă sub forma unui registru de documente, sortate după data creării lor. Uneori, în locul documentelor, se indică esența operațiunii (vânzare, cumpărare, plată etc.).
Pentru ca actul de împăcare să fie relevant, este mai bine să îl întocmești de la începutul cooperării sau din momentul semnării ultimului act de împăcare. Pe lângă compilator, acest document trebuie să fie semnat de directorul întreprinderii.
Actul de reconciliere in original, semnat de directorii intreprinderilor contrapartide si certificat prin sigiliile umede ale acestora, este obligatoriu din punct de vedere juridic.
Semnarea actului de reconciliere și forța juridică a acestuia
Amintiți-vă că contrapartea (în special debitorul dvs.) poate refuza să semneze actul de împăcare a decontărilor reciproce, iar prin lege nu veți putea influența decizia acestuia. Prin urmare, merită să se înregistreze o reconciliere obligatorie a decontărilor reciproce și semnarea periodică a actelor relevante din acord, indicând momentul și procedura pentru o astfel de reconciliere. De asemenea, merită să se prevadă răspunderea pentru refuzul sau eludarea reconcilierii.
La soluționarea litigiilor, judecătorii și-au exprimat în repetate rânduri opinia că actul de împăcare nu este o dovadă clară a datoriei existente, dar poate fi o bună confirmare a documentelor primare disponibile care confirmă existența acesteia.
De asemenea, actul de reconciliere semnat vă permite să „împingeți înapoi” termenul de prescripție. Noul termen de prescripție se socotește de la data semnării actului, indiferent de data celei mai controversate tranzacții.
Contabilitatea reciprocă, controlul și reglementarea strictă a activităților financiare și economice reprezintă principala puritate, promptitudine și absența neînțelegerilor privind decontările cu contrapărțile. În aceste scopuri, în circulația modernă a documentelor se folosește un act de reconciliere a decontărilor.
Care este actul de reconciliere a așezărilor
Actul de reconciliere a decontărilor reciproce (decontări reciproce) este un document contabil care se întocmește pentru a reconcilia decontările reciproce între părți (organizații, întreprinzători individuali etc.) pentru o anumită perioadă de timp (lună, trimestru, an). Datele pe care organizația inițiatoare le indică în act trebuie să se potrivească cu informațiile contrapărții. În cazul în care se constată discrepanțe în date, acestea sunt înregistrate în partea finală a documentului.
În prezent, legislația nu stabilește forma oficială a unui astfel de document. De asemenea, obligația de a întocmi un act de împăcare a decontărilor reciproce nu este consacrată în lege, însă acesta este unul dintre cele mai des întâlnite și solicitate documente în cifra de afaceri, care este necesar pentru respectarea tuturor termenilor contractelor. Dacă este necesar, fiecare organizație își poate dezvolta propria formă a actului de reconciliere. Cu toate acestea, ar trebui întocmit ținând cont de cerințele pentru documentația contabilă primară.
În actul de reconciliere a decontărilor reciproce trebuie indicate numărul, perioada de reconciliere și denumirea organizațiilor. Actul trebuie să conțină un tabel în care sunt trecute pentru debit și credit datele privind numerele și datele documentelor primare care confirmă livrarea și plata mărfurilor. Sfârșitul formularului trebuie să conțină cifra de afaceri aferentă perioadei și soldul final.
Actul de reconciliere a reglementărilor reciproce este necesar:
- atunci când vânzătorul oferă produsului o plată amânată
- atunci când oferă servicii standard, regulate
- cu un cost ridicat al bunurilor și serviciilor
- la încheierea unui număr mare de contracte și acorduri suplimentare la acestea
Forma actului de reconciliere a decontărilor reciproce se întocmește de unitatea de contabilitate a organizației și se semnează de directorul general și se certifică prin sigiliul organizației. Actul se realizează în două exemplare, care sunt transmise ulterior la adresa contrapărții. La trimiterea unui act, este important să se indice perioada în care contrapartea trebuie să semneze actul și să returneze un exemplar organizației inițiatoare. Dacă sunt trimiși reprezentanți de la organizații pentru a semna actul de reconciliere, aceștia trebuie să aibă o împuternicire cu ei.
Numai contabilii-șefi ai companiilor pot semna actul de reconciliere a decontărilor reciproce, dar acest lucru este posibil numai dacă nu se constată discrepanțe în act și organizațiile nu au dezacorduri. Trebuie să se înțeleagă că, în caz de neînțelegere, actul înaintat instanței fără semnătura directorului nu va fi valabil.
La întocmirea actelor de reconciliere a decontărilor reciproce, este necesar să se verifice mai multe conturi:
- calcule de venit
- decontări privind avansurile emise
- decontari pentru lipsuri
- decontari asupra obligatiilor asumate
Actul de reconciliere între organizațiile care nu au dispute de proprietate este un detaliu pur tehnic. Reconcilierea poate fi efectuată atât pentru un anumit contract, cât și pentru totalitatea relațiilor comerciale cu o organizație contrapartidă pe o anumită perioadă.
Formularul declarației de reconciliere a decontărilor reciproce poate fi descărcat de la acest link: Formular a declarației de reconciliere a decontărilor reciproce (* .xls, 28Kb).
Un exemplu de raport de reconciliere a decontărilor completat corect este prezentat în imaginea de mai jos (pe care se poate face clic):
„Plata (000506 din 25.09.2013)” - primire/retragere de fonduri din cont
„Vânzare (19 din 31.10.2013)” - confirmarea faptului prestării de servicii (certificat de prestare a serviciilor), transfer de mărfuri (factură)
Puteți descărca un exemplu de raport de reconciliere a decontării completat corect de la acest link:
