Este un apel de la instanță o notificare adecvată? Notificare prin mesaj telefonic. Cerințe generale de proiectare

Următoarele informații sunt transmise de obicei prin intermediul mesajelor telefonice:

• invitații la conferințe, întâlniri, sesiuni,
• informații despre amânarea sau anularea evenimentelor programate anterior,
• solicitări de a trimite reprezentanți la munca de teren,
• rapoarte scurte,
• solicitări de informații care nu necesită atașamente etc.

Scopul principal al unui mesaj telefonic este de a documenta faptul transmiterii informatiilor operationale. Acest lucru este evidențiat, de exemplu, în clauza 4.5.4 din Instrucțiunile standard pentru gestionarea biroului și operațiunile de arhivă în autoritatile vamale, aprobat prin ordinul Serviciului Vamal Federal al Federației Ruse din 18 octombrie 2004 nr. 160: „Telefonogramele sunt folosite pentru a rezolva cu promptitudine problemele în cazurile în care mesajele transmise prin telefon necesită documentare”.

Restrângeți afișarea

Ekaterina Kameneva, specialist sef al Departamentului Suport Documentatie al Corporatiei de Stat „Rosatom”

Nu ar trebui să folosiți un mesaj telefonic atunci când este posibil situații controversate, care au legătură cu conținutul și chiar faptul transferului documentului și care pot ajunge proces judiciar(excepția fac cazurile în care utilizarea unui mesaj telefonic este prevăzută de reglementare acte juridice, de exemplu, la paragraful 3 al art. 121 Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse). La urma urmei, la transmiterea unui mesaj telefonic, autorul documentului nu are dovada documentară a primirii acestuia de către destinatar, iar destinatarul nu primește documentul original cu semnătura autorului (îndeplinirea acestor două condiții poate fi asigurată prin alt tip de document - o scrisoare).

Mesajul telefonic ar trebui mai degrabă considerat ca un argument suplimentar într-o dispută juridică, și nu ca singurul și suficient. Cel mai bine este folosit pentru a rezolva probleme care nu se extind dincolo de limitele organizației/departamentului de origine.

Cerințe de înregistrare

În practica muncii de birou, s-a dezvoltat o metodă de pregătire a mesajelor telefonice, care variază oarecum în diferite departamente și organizații. Nu există cerințe stricte. La nivel federal există doar recomandări. Prin urmare, dacă organizația / grupul dvs. de companii / departamentul utilizează în mod activ mesajele telefonice, atunci devine necesară reglementarea unei astfel de activități în documentele interne.

Ca exemplu, putem cita recomandările metodologice ale VNIIDAD.

Fragment de document

Restrângeți afișarea

Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de documentare: Instrucțiuni privind implementarea GOST R 6.30-2003. / Rosarhiv; VNIIDAD; Comp.: M.L. Gavlin, A.S. Krasavin, L.V. Kuznetsov și alții; General ed. M.V. Larin, A.N. Sokova. - M., 2003

Textul mesajului telefonic este transmis oral prin canale comunicare telefonicăși este înregistrat (tipărit) de către destinatar.

Forța juridică a mesajului telefonic primit este determinată de următoarele detalii:

Se recomandă utilizarea mesajelor telefonice pentru a rezolva rapid problemele în cazurile în care mesajele transmise prin telefon necesită documentare. Textele simple sunt trimise prin mesaje telefonice (invitații la întâlniri, întâlniri etc.).

Mesajul telefonic transmis este întocmit într-un singur exemplar și semnat de manager sau alt funcționar.

Dacă un mesaj telefonic este trimis către mai mulți destinatari, atunci trebuie atașată o listă a acestora cu numere de telefon.

Nu trebuie să folosiți cuvinte greu de pronunțat sau expresii complexe în text.

Data mesajului telefonic este data transmiterii acestuia.

Un mesaj telefonic care sosește la o organizație este înregistrat de către destinatar pe un formular standard sau pe tabula rasaîn conformitate cu regulile standard de proiectare.

În ultimii doi ani, au fost adoptate o serie de documente de aprobare a formularelor și jurnalelor pentru înregistrarea mesajelor telefonice (de obicei, ca parte a instrucțiunilor departamentale pentru munca de birou). De exemplu, a se vedea ordinul Rospotrebnadzor din 27 august 2012 nr. 871, ordinul Rosstat din 5 martie 2012 nr. 55 (modificat la 24 mai 2012), ordinul Rostechnadzor din 30 iunie 2011 nr. 340, ordinul al Serviciului Vamal Federal al Federației Ruse din 18 octombrie 2004 nr. 160 și etc.

Fragment de document

Restrângeți afișarea

Ordinul Rostekhnadzor din 30 iunie 2011 nr. 340 „Cu privire la aprobarea și implementarea Instrucțiunilor pentru munca de birou în biroul central al Serviciului Federal de Supraveghere a Mediului, Tehnologic și Nuclear”

3.5.3. TELEFONOGRAMA

3.5.3.1. Transmiterea de informații prin intermediul mesajelor telefonice se realizează de către un angajat al serviciului de muncă de birou oral prin canale telefonice și este înregistrată (tipărită) de către destinatar.

Mesajele telefonice sunt folosite pentru transmiterea promptă a mesajelor oficiale de informare (aviz, invitații, mesaje de urgență etc.).

3.5.3.2. Textul mesajului telefonic (nu mai mult de 50 de cuvinte) se întocmește de către expeditor sub formă de document hârtie într-un singur exemplar și semnat de șeful unității sau de directorul responsabil, transmis telefonic și înregistrat de destinatar. Într-un mesaj telefonic, cuvintele dificil de pronunțat și frazele complexe ar trebui evitate.

3.5.3.3. Mesajele telefonice trimise se execută pe o foaie albă de hârtie în care se indică următoarele detalii: numărul de înregistrare de ieșire al mesajului telefonic transmis, funcția, prenumele, semnătura persoanei în numele căreia este trimis mesajul telefonic.

3.5.3.4. Mesajele telefonice transmise se înregistrează în următoarea formă: funcția, prenumele funcționarului care a transmis mesajul telefonic și numărul de telefon al acestuia; funcția, prenumele celui care a primit mesajul telefonic și numărul de telefon al acesteia; data, numarul de telefon; timpul de transmisie; text mesaj telefonic; semnătura persoanei care a primit mesajul telefonic și numărul de înregistrare primit al mesajului telefonic primit.

3.5.3.5. Dacă un mesaj telefonic este trimis către mai mulți destinatari, acesta trebuie să fie însoțit de un indicator de distribuție care să indice numerele de telefon de la care ar trebui să fie primit.

3.5.3.6. Mesajele telefonice primite se consemnează (tipăresc) de către destinatari pe un formular special (Anexa nr. 47) sau se consemnează într-un jurnal cu următoarele detalii: funcția, prenumele salariatului care a primit mesajul telefonic, numărul de telefon al acestuia; functia, prenumele salariatului care a transmis mesajul telefonic, numarul de telefon al acestuia; data, numarul de telefon; ora primirii; textul mesajului telefonic, funcția și prenumele persoanei în numele căreia a fost primit. Mesajele telefonice primite sunt transmise cu promptitudine managerilor cărora le sunt adresate.

3.5.3.7. Mesajul telefonic primit poate fi mai întâi înregistrat manual sau folosind un echipament de înregistrare audio, sau transcris, apoi transcris și tipărit.

3.5.3.8. Mesajele telefonice primite sunt înregistrate conform acelorași reguli ca și scrisorile și apoi trimise imediat spre examinare în conformitate cu procedura stabilită.

3.5.3.9. Forța juridică a mesajului telefonic primit este determinată de următoarele detalii:

de ieșire număr de înregistrare mesaje telefonice;

funcția, prenumele, numele, patronimul și semnătura persoanei care a primit mesajul telefonic în jurnalul de înregistrare;

numărul de înregistrare primit al mesajului telefonic primit.

Anexa nr. 47
la clauza 3.5.3.6

FORMA UNUI FORMULAR STANDARD DE TELEFONOGRAMA

De exemplu:

Fragment de document

Restrângeți afișarea

Anexa nr. 11 la Ordinul Rospotrebnadzor din 27 august 2012 nr. 871 „Cu privire la cerințele standard pentru echiparea și instalarea punctelor sanitare de carantină și a instituțiilor care asigură activitățile de control sanitar în carantină la punctele de control prin frontiera de stat Federația Rusă»

(Partea stângă răspândire în revistă)

(Partea dreapta răspândire în revistă)

Acceptăm mesaje telefonice

Asa de, ce trebuie să faceți dacă ridicați telefonul și auziți „Vă rugăm să acceptați mesajul telefonic”?

În primul rând, ar trebui să notezi mesajul pe care ți-l dictează interlocutorul de la celălalt capăt al liniei. Nu contează dacă o scrii de mână pe o ciornă sau o tastați direct pe computer, trebuie doar să înregistrați informațiile text. Principalele întrebări la care secretarul trebuie să răspundă singur sunt cui, de la cine și ce anume a fost transferat.

Apoi, trebuie să aflați de la apelant:

• numărul de telefon de ieșire,
• informații despre persoana în numele căreia se transmite mesajul telefonic (funcția și numele complet),
• cine a trimis mesajul (funcția și numele complet).

In cele din urma, a raporta:

• despre tine (persoana care a primit mesajul telefonic) aceleași date (funcția și numele complet), precum și
• numărul de intrare mesaje telefonice (dacă organizația dumneavoastră ia în considerare/înregistrează acest tip de document).

După aceasta, asigurați-vă că recitiți mesajul înregistrat către partea care transmite. Acest lucru va ajuta la evitarea inexactităților și a greșelilor enervante. Acum trebuie să transformați informațiile primite într-un document.

Dacă organizația dvs. nu reglementează munca cu mesaje telefonice, atunci va trebui să decideți singur cum să-l înregistrezi. Ce este important de știut în această situație?

In primul rand, forța juridică a mesajelor telefonice primite s este determinată de următoarele detalii:

• numărul de înregistrare de ieșire al mesajului telefonic trimis;
• funcția, prenumele, numele, patronimul și semnătura persoanei care a transmis mesajul telefonic;
• funcția, prenumele, numele, patronimul și semnătura persoanei care a primit mesajul telefonic;
• numărul de înregistrare primit al mesajului telefonic primit.

Trebuie să transferăm toate acestea din proiect în documentul nostru. De asemenea, vă recomandăm să indicați data și ora la care ați primit informațiile.

În al doilea rând, acordați atenție compoziției semnăturilor. Un mesaj telefonic este un document original care este întocmit atât de autorul său, cât și de destinatarul mesajului (adică autorul nu trimite documentul original în formă de hârtie către destinatar, iar documentul cu semnătura care confirmă primirea acestuia nu este returnat). ). Prin urmare, pe mesajul telefonic compilat de expeditor, este posibil să se pună doar înfloriri personale:

• persoana în numele căreia este transmis mesajul (autorul) și
• persoana care a transmis-o tehnic (de exemplu, o secretară).

Iar pe mesajul telefonic alcătuit de destinatar va fi o înflorire personală doar a specialistului care a primit mesajul telefonic. Semnăturile rămase trebuie, de asemenea, completate, dar vor rămâne fără atingeri personale. Pentru claritate, vom oferi exemple de proiectare a aceluiași mesaj telefonic în organizația autorului și organizația destinatară (a se vedea Exemplele 1 și 2, precum și Anexa nr. 47 la Ordinul Rostechnadzor nr. 340 din 30 iunie 2011).

În al treilea rând, autorul documentului, înainte de a trimite un mesaj telefonic (și nu doar să sune și să ceară să transmită ceva cuiva), trebuie să îl întocmească și să îl înregistreze. Păstrarea unui jurnal scris de mână pentru înregistrarea mesajelor telefonice poate deveni un argument suplimentar în instanță, confirmând faptul transferului de informații (pentru că se crede că este mai dificil să faci modificări la un jurnal scris de mână după fapt).

Si aici mesajele telefonice primite pot fi înregistrate imediat în jurnal, fără a le înregistra ca documente independente. Este pur și simplu important să reflectați în jurnal toate detaliile necesare ale mesajului telefonic. Vezi Exemplul 3 și Anexa nr. 11 la ordinul Rospotrebnadzor din 27 august 2012 nr. 871.

Exemplul 2

Mesaj telefonic emis de destinatarul mesajului

Restrângeți afișarea

Exemplul 3

Jurnalul mesajelor telefonice primite

Restrângeți afișarea

De obicei data mesajului telefonic corespunde cu data primirii acestuia, dar se întâmplă să fie emis, dar nu se poate ajunge imediat la destinatar.

Să trecem la mesajul telefonic primit

Documentele de reglementare nu conțin cerințe pentru înregistrarea mesajelor telefonice. Aceasta înseamnă că trebuie să vă referiți la regulile aprobate în organizația dvs. Dacă nu există nimic acolo despre asta, atunci acesta este un motiv pentru care să gândiți și să reglementați acest moment(sau să inițieze adoptarea și executarea unei astfel de decizii).

Și vă vom spune cum poate fi asta.

De exemplu, Instrucțiunile standard pentru administrarea biroului și operațiunile de arhivă în autoritățile vamale prescriu ca un mesaj telefonic de intrare să fie întocmit în 2 exemplare, dintre care unul va fi predat destinatarului, iar al doilea va fi depus în dosarul de primire. mesaje telefonice. Primul exemplar, după ce a primit rezoluția, va merge la executorul judecătoresc și va parcurge întregul cerc al unei scrisori obișnuite primite, apoi se va întoarce la birou. Acesta va fi depus în cauză pe bază de întrebare cu întrebare.

A doua opțiune de lucru cu mesajele telefonice primite implică înregistrarea acestora printre alte scrisori oficiale. Mesajul telefonic i se atribuie următorul număr de intrare, dar cu un index de litere, subliniind faptul că acesta este un mesaj telefonic, după care singura sa copie este trimisă destinatarului. Mesajul telefonic completat se returnează și la secția instituției de învățământ preșcolar și se depune la dosar.

Ambele metode de lucru cu mesajele telefonice primite au dreptul de a exista și puteți alege oricare dintre ele pentru dvs.

O „fantezie” pe tema unui mesaj telefonic, inventată de funcționarii ruși, arată astfel: interpretul, care a primit sarcina de a trimite un mesaj telefonic, îl creează conform tuturor regulilor (vezi Exemplul 1), îl semnează cu managerul și, neînțelegându-i prea bine particularitățile, îl trimite e-mail sau prin fax! O astfel de lucrare ar trebui considerată un mesaj telefonic sau un mesaj de fax? Sau aceasta este o scrisoare obișnuită? E greu de spus. Ceea ce face dificil să răspunzi afirmativ la prima întrebare este că mesajul nu a fost rostit la telefon și destinatarul nu l-a notat și apoi l-a oficializat. Ceea ce face dificil să se răspundă afirmativ la a doua întrebare este tipul de document „TELEFONOGRAMA” indicat pe acesta.

Vă recomandăm să lucrați cu o astfel de „lucrare” ca și cu un mesaj telefonic primit, pur și simplu „ironic” primit prin fax sau e-mail. Poate că expeditorul a vrut pur și simplu să vă salveze de nevoia de a „tasta” acest document pe computer și de eventualele dvs. erori și distorsiuni. Vă puteți pune semnătura pe chitanță, data și ora primirii și numărul primit direct pe acest mesaj telefonic trimis.

Cu toate că reguli nu spuneți direct că mesajele telefonice primite necesită execuție imediată, este logic să clasificați acest tip de document ca fiind unul care necesită o analiză promptă. La urma urmei, în primul rând, nu degeaba expeditorul a apelat la un canal operațional de transmitere a informațiilor, iar în al doilea rând, majoritatea mesajelor telefonice conțin un anumit termen limită: data întâlnirii, furnizarea de informații etc. Prin urmare, mesajul telefonic tocmai primit ar trebui să fie afișat destinatarului cât mai repede posibil. Vă recomandăm să reflectați această problemă în reglementările locale care reglementează munca de birou.

Destinatarul mesajului telefonic determină el însuși termenul limită pentru finalizarea sarcinii pe acesta și numai el poate decide dacă urmează data specificată în document.

Stocarea mesajelor telefonice

Liste de bază care reglementează stocarea documentelor (List of standard documente de arhivă, generate în procesul de activitate agentii guvernamentale, organe administrația localăși organizații, indicând perioadele de depozitare, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558 (denumit în continuare PTUD) și Lista documentelor standard de arhivă generate în activitățile științifice, tehnice și de producție organizațiilor, indicând perioadele de stocare, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii și Comunicațiilor Mass-Media al Federației Ruse din 31 iulie 2007 nr. 1182) nu conțin o poziție precum „telefonogramă”. De aici rezultă că este indicat să se înregistreze mesajele telefonice completate în fișiere, concentrându-se pe tema mesajului, și nu pe tipul documentului. Cu toate acestea, o organizație poate adăuga întotdeauna un fișier separat „Telefonograme” la lista sa de fișiere, iar perioada de stocare a acestora poate fi stabilită la o ședință a comisiei de experți.

În ceea ce privește jurnalele de înregistrare a mesajelor telefonice primite, PTUD recomandă păstrarea acestora timp de 3 ani (art. 258).

Unde sa reglementezi?

Se întâmplă că două organizații care comunică strâns între ele la telefon(de exemplu, la nivelul serviciilor de expediere) se confruntă cu necesitatea documentării faptului transferului de informații. În astfel de cazuri, procedura pentru o astfel de muncă ar trebui să fie reflectată într-un document semnat în comun, de exemplu, într-un acord sau acord suplimentar, prevederi privind interacțiunea.

Pentru experienta puteti contacta servicii publice, de exemplu, Serviciul Federal de Migrație al Federației Ruse și Serviciul federal Securitatea Federației Ruse, care a emis Ordinul nr. 40 al Serviciului Federal de Migrație al Rusiei, nr. 75 al FSB al Rusiei din 02.12.2013 „La aprobarea formularului jurnalului de mesaje telefonice și a formularului de acceptare și certificat de transfer.” Spre deosebire de opinia generală că mesajul telefonic ca tip de document și-a depășit utilitatea, această comandă este destul de „proaspătă”.

In cadrul organizatiei regulile de primire și trimitere a mesajelor telefonice sunt reflectate în Instrucțiunile de management al biroului. În opinia noastră, chiar dacă o companie nu a primit un singur mesaj telefonic în întreaga sa istorie, informațiile despre cum să-l primească și despre cum să lucrezi cu el ar trebui să fie introduse totuși în local. act normativ. Atentie speciala Totodată, vă recomandăm să fiți atenți la termenele de transmitere a mesajelor telefonice pentru luare în considerare și executare.

Mesajul telefonic, deși nu este des întâlnit, nu este în întregime mod uitat transmiterea de informații operaționale. Dacă îl folosiți sau vă mulțumiți cu comunicarea orală și, în cazuri deosebit de importante, trimiteți prompt o scrisoare prin fax sau e-mail - organizația dvs. trebuie să decidă singură. Dar trebuie să puteți primi un mesaj telefonic și să îl direcționați către serviciu. Sperăm că articolul nostru v-a ajutat să înțelegeți această chestiune simplă.

Note de subsol

Restrângeți afișarea

Colegiul judiciar pentru cauze civile al lui Sverdlovsky tribunal regional constând din:

prezidând Zarubin V, Yu,

judecătorii Kolesnikov O.G., Romanov V.B.

a considerat în ședință publică din 21 iulie 2011 o plângere privată a reprezentantului pârâtei SRL „Lesopromyshlennaya Kompaniya...” Kugusheva A.V. pentru o hotărâre a Tribunalului Districtual Nijneserginsky Regiunea Sverdlovsk din data de 31.05.2011 privind refuzul de restabilire a termenului procedural ratat de depunere recurs în casație.

Auzind raportul judecătorului B.V.Romanov, completul de judecată

instalat:

Prin decizia Tribunalului Districtual Nijneserginsky din Regiunea Sverdlovsk din 22 aprilie 2011, pretențiile lui V.V. Kuzmins, acționând în propriul interes și în interesul lor, au fost parțial satisfăcute. . . fiicele Kuzmins D.V.. către societatea cu răspundere limitată „Timber Company....” privind compensarea prejudiciului moral.

20.05.2011 de reprezentantul inculpatului A.V.Kugushev Împotriva hotărârii judecătorești menționate a fost trimisă un recurs în casație, conținând și o cerere de restabilire a termenului procedural ratat de depunere a recursului în casație.

Prin hotărârea Judecătoriei Districtuale Nijneserginsky din Regiunea Sverdlovsk din 31 mai 2011, cererea sus-menționată de restabilire a termenului procedural ratat pentru depunerea recursului în casație împotriva hotărârii judecătorești din 22 aprilie 2011 a fost respinsă.

Reprezentantul inculpatului A.V.Kugushev nu a fost de acord cu această hotărâre, depunând o plângere privată la instanță, în care solicită anularea hotărârii judecătorești din 31.05.2011 și restabilirea termenului de contestare a hotărârii judecătorești din 04. /22/2011 ratată de pârâtă pe motiv întemeiat, din cauza pregătirii la timp de către instanță a unei hotărâri motivate. În plus, a subliniat nelegalitatea deciziei atacate datorită faptului că cu o notificare corespunzătoare solicitant SRL Timber Industry Company...

Reclamanta și părțile interesate nu s-au prezentat la ședința completului de judecată. Materialele cauzei conțin o notificare cu privire la momentul și locul luării în considerare a plângerii private, transmisă persoanelor indicate în data de 07.06.2011. În conformitate cu partea 2 a art. 354 Civil cod proceduralÎn Federația Rusă, eșecul persoanelor care participă la caz și au fost notificate cu privire la momentul și locul examinării cazului nu reprezintă un obstacol în calea examinării cazului. Având în vedere cele de mai sus, completul de judecată a hotărât să judece cauza în lipsa acestor persoane.

După ce a studiat materialele cauzei și a discutat argumentele plângerii private, completul de judecată nu găsește temeiuri pentru anularea hotărârii instanței.

În conformitate cu art. 338 din Codul de procedură civilă al Federației Ruse, un recurs în casație sau o prezentare poate fi depus în termen de zece zile de la data hotărârii instanței în formă definitivă.

Potrivit părții 1 a art. 112 din Codul de procedură civilă al Federației Ruse persoanelor care au ratat stabilirea lege federala termen procedural pentru motive recunoscute de instanță ca fiind valabile; termenul nerespectat poate fi restabilit de instanță.

În virtutea părții 1, 3 art. 113 din Codul de procedură civilă al Federației Ruse, persoanele care participă la dosar, precum și martorii, experții, specialiștii și interpreții sunt sesizate sau citate în instanță prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire, citație cu confirmare de primire, prin telefon mesaj sau telegramă, prin fax sau folosind alte mijloace de comunicare și livrare care asigură înregistrarea unei sesizări judiciare sau a unei citații și transmiterea acesteia către destinatar. Persoanele care participă la dosar trebuie să primească înștiințări și citații ale instanței, astfel încât aceste persoane să aibă suficient timp pentru a se pregăti pentru cauza și a se prezenta la timp în instanță.

Din materialele cauzei rezultă că reprezentantul inculpatului SRL „Lesopromyshlennaya Kompaniya...” Kugushev A.V. a participat la ședința de judecată din 22.04.2011 și a fost prezentă când instanța a anunțat dispozitivul deciziei din 22.04.2011, explicând procedura și termenele de contestare a acesteia. Decizia motivată a fost pronunțată de instanță la data de 27 aprilie 2011. Recursul în casare, conținând și o cerere de restabilire a termenului procesual ratat de depunere a recursului în casare, a fost primit de instanță la data de 25 mai 2011, fiind transmis de către reprezentantul pârâtei prin poștă, lipsind semnificativ termenul legal de depunere. recurs în casație la 20 mai 2011.

Dovezi de disponibilitate motive întemeiate termenul ratat de depunere a recursului în casație nu a fost prezentat instanței de către reclamantă și, prin urmare, instanța a refuzat de drept să satisfacă cererea reprezentantului pârâtului A.V. Kugushev.

Argumentele reclamantului cu privire la nepregătirea hotărârii judecătorești din statutar termen și referință la evenimentul desfășurat în data de 29.04.2011 conversatie telefonica cu „secretariatul” în sprijinul acestei împrejurări sunt nedovedite și, prin urmare, respinse pe drept de instanță. Aceste argumente sunt infirmate de materialele cauzei, întrucât din textul hotărârii rezultă că hotărârea motivată a fost luată la 27 aprilie 2011.

De asemenea, argumentele reclamantei privind comunicarea necorespunzătoare a timpului și locului examinării cererii de restabilire a termenului procedural ratat de depunere a recursului în casație, programată la 31 mai 2011, nu pot servi drept temei pentru anularea hotărârii atacate. In materialele cazului (fisa 154) exista un mesaj telefonic din data de 26 mai 2011, primit de directorul Timber Industry Company LLC... și indicând notificarea corespunzătoare către Timber Industry Company LLC... despre momentul și locul examinării cererii menționate.

Contrar argumentelor reclamantei plângerii private, citația, pe care pârâta nu a primit-o, nu este singura formă aviz judiciar. Un mesaj telefonic este o confirmare a sesizării corecte dacă conține toate detaliile necesare notificării (emis cu numele, prenumele, patronimul persoanei care transmite, textul sesizării, data și numărul de la care aceasta informatie transmise, datele destinatarului informațiilor - prenume, prenume, patronimic, data, ora, numărul de telefon la care a fost transmisă notificarea).

După cum se reiese din mesajul telefonic din data de 26.05.2011 disponibil în materialele cauzei, acesta îndeplinește cerințele pentru forma de sesizare judiciară și, prin urmare, fiind primit de directorul Timber Company LLC... este o notificare corespunzătoare de numire în instanță la 31 mai 2011 sedinta de judecata să examineze o cerere de restabilire a termenului procedural ratat pentru depunerea recursului în casație.

În astfel de circumstanțe, nu există motive pentru anularea unei hotărâri judecătorești legale și justificate bazate pe argumentele unei plângeri private.

Pe baza celor de mai sus, ghidat de art. 373, alin. 2 linguri. 374 Cod de procedură civilă al Federației Ruse, completul judiciar

Procedura de emitere a unui mesaj telefonic.

Introducere

Munca de birou în instituții, organizații și întreprinderi (denumite în continuare organizații) este efectuată, de regulă, de o unitate structurală specială (sau de o persoană desemnată pentru munca de birou), căreia îi este încredințată funcțiile de suport de documentare pentru management. Pentru a îmbunătăți lucrul cu documentele, asigurați-vă Calitate superioară pregătirea și controlul lor asupra execuției sunt elaborate și aprobate prin ordin al șefului organizației, instrucțiuni pentru munca de birou (denumite în continuare instrucțiuni) și responsabilitățile postului ale persoanelor responsabile cu munca de birou.
Instrucțiunea este elaborată în conformitate cu reglementările actuale privind munca de birou și stabilește procedura de gestionare a acesteia, inclusiv regulile de bază obligatorii pentru toți angajații, contabilitate, pregătire, înregistrare, reproducere (replicare), control asupra execuției, depozitării și utilizării. a documentelor.
ÎN acest eseu subiectul este un mesaj telefonic, obiectul este forma utilizării acestuia în munca de birou, legalitatea utilizării acestuia în activitățile de executare judiciară în practică.

Conceptul de mesaj telefonic. Mesaje telefonice.

Mesajul telefonic este o denumire generalizată pentru documente cu conținut diferit, alocată unei categorii separate în legătură cu într-un mod special transmiterea textului.
De obicei, mesajele telefonice sunt acceptate pentru notificări urgente despre întâlniri, sesiuni, adunări și alte cazuri în care mesajul transmis trebuie documentat. Mesajele telefonice sunt utilizate în domeniul comunicațiilor telefonice locale.
Un mesaj telefonic este un document cu probleme operaționale, transmis prin telefon și înregistrat de destinatar. Mesajele telefonice sunt întocmite pe formulare special concepute sau pe o coală de hârtie A5.
Este indicat să aveți formulare pentru mesajele telefonice dacă există un număr mare de aceste documente în organizație. Este permisă întocmirea mesajelor telefonice pe coli albe de hârtie. Se întocmește un mesaj telefonic într-un singur exemplar. Detaliile mesajului telefonic sunt următoarele: numele instituției-autor al documentului, funcția, prenumele salariatului care a transmis mesajul telefonic, numărul de telefon al acestuia, numele organizației destinatare, funcția și prenumele salariatului care a primit. mesajul telefonic, numărul său de telefon, data și numărul mesajului telefonic, textul (nu mai mult de 50 de cuvinte), numele funcției persoanei care a semnat documentul, semnătura personală, prenumele și parafa.
Exemple de completare a mesajelor telefonice:

SRL „Optima”
lanț de magazine

Mesaj telefonic
Trimis - secretar Primit - secretar
TELEVIZOR. Petrova. Shilova A.P.
T. 53-53-53. 12h.30min.

15/01/14 Nr 15.

16.01.2014 La ora 14.30 va avea loc o întâlnire dedicată lucrului cu reclamațiile clienților. La întâlnire sunt invitați directorii adjuncți ai magazinelor pentru serviciul clienți.

Seful departamentului

A.I. Ivanov.

Când compilați mesajele telefonice, ar trebui să respectați următoarele recomandări:
Textul nu trebuie să conțină expresii logice complexe, cuvinte greu de pronunțat rostite rar, informațiile trebuie să fie scurte și urgente.
La transmiterea unui mesaj telefonic, este necesar să se verifice corectitudinea înregistrării prin recitirea acesteia; cuvintele greu de perceput după ureche trebuie transmise, defalcate pe litere.
Dacă un mesaj telefonic este trimis la mai multe adrese, atunci se întocmește o listă de corespondență cu numere de telefon.
Salariatul care a primit mesajul telefonic este obligat să-l familiarizeze cu toți funcționarii cărora le-au fost destinate informațiile primite.

Utilizarea mesajelor telefonice în proces
Notificarea telefonică a persoanelor care participă la proces este prevăzută de toate codurile de procedură (articolul 25.15 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse, articolul 121 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse și articolul 113 din Codul de procedură civilă). al Federației Ruse), cu excepția Codului de procedură penală al Federației Ruse. Există reguli pentru înregistrarea mesajelor telefonice.
Codurile de procedură nu conțin cerințe speciale pentru mesajele telefonice. Partea 1 art. 25.15 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse și partea 1 a art. 113 din Codul de procedură civilă al Federației Ruse îl clasifică drept alte mijloace de comunicare și livrare care asigură înregistrarea unei notificări sau apel și livrarea acestuia către destinatar. Potrivit părții 3 a art. 121 din APC, un mesaj telefonic, precum și o telegramă, e-mail, fax sau alte mijloace de comunicare, sunt folosite pentru a apela sau a sesiza participanții la procedura de arbitraj în cazuri urgente.
Regulile de emitere a mesajelor telefonice se găsesc în reglementările departamentale individuale și în documentele consultative. Astfel, GOST R 6.30-2003 nu menționează deloc mesajele telefonice. Cu toate acestea, în recomandările metodologice pentru implementarea sa, aprobat. Rosarkhiv (fără dată, nepublicat), există o secțiune corespunzătoare, subiect interesant că, conform logicii lui Rosarkhiv, destinatarul acestui tip de notificare nu poate fi decât o organizație (oficială). De exemplu, se indică faptul că textul mesajului telefonic este înregistrat (tipărit) de către destinatar, iar forța juridică a mesajului telefonic primit este determinată:

numărul de înregistrare de ieșire;
funcția, numele complet și semnătura persoanei care trimite;
funcția, numele complet și semnătura persoanei care a primit mesajul telefonic în jurnalul de înregistrare;
numărul de înregistrare primit al mesajului telefonic primit.

Aceste prevederi sunt reproduse aproape textual, deși cu unele precizări tehnice, prin reglementările interne ale departamentului. Instrucțiunile pentru munca de birou în sistemul Serviciului Federal de Migrație din Rusia limitează dimensiunea textului unui mesaj telefonic, permițând utilizarea a cel mult 50 de cuvinte. Instrucțiunile standard pentru munca de birou și pentru munca de arhivă în autoritățile vamale necesită depunerea mesajelor telefonice transmise ordine cronologicaîntr-o chestiune separată. O serie de clarificări speciale sunt cuprinse în Instrucțiunile de management al biroului Comitetului de investigație al Federației Ruse. De exemplu, cercul destinatarilor unui mesaj telefonic este limitat la funcționarii Comitetului, numărul de cuvinte este redus la 30, este furnizat marcajul „urgent” etc. Natura oficială a mesajelor telefonice este indicată direct în instrucțiunile FSSP din Rusia.
Una dintre cele mai laconice este Instrucțiunea Parchetului. Cerințele pentru detalii sunt extrem de simple: data și ora transferului, numele persoanei care l-a acceptat și a transferat.

Notificarea persoanelor care participă la proces prin mesaj telefonic
Instructiuni pentru munca de birou in instanțele de arbitraj Federația Rusă prevede menținerea în secretariatul președintelui instanței a unui jurnal de primire și transmitere a mesajelor telefonice primite în numele președintelui și a adjuncților acestuia, precum și a unor reguli de procesare a mesajelor telefonice primite. Nu există alte reguli referitoare la acest tip de notificare, inclusiv în ceea ce privește participanții la proceduri judiciare. Instrucțiunile Curții Supreme a Federației Ruse sunt tăcute despre mesajele telefonice.
Instrucțiunile pentru gestionarea dosarelor judiciare într-o instanță districtuală prevăd apelarea prin telefon a participanților la procedurile penale. Cerințele pentru proiectare, precum și alte opțiuni pentru utilizarea notificărilor de acest tip, nu au fost stabilite.
Rarele instrucțiuni elaborate pentru judecătorii de pace din entitățile constitutive ale Federației reglementează pregătirea, recepția și transmiterea mesajelor telefonice.
Practica judiciară arată că transmiterea de mesaje telefonice de către instanță către persoane fizice este larg răspândită. Această împrejurare, împreună cu altele, este adesea folosită la depunerea plângerii împotriva hotărârilor judecătorești: cetățenii susțin că nu au primit sesizări, se referă la executarea lor incorectă sau pun la îndoială legalitatea sesizărilor de acest tip.
Instanțele superioare, desigur, recunosc întotdeauna legitimitatea unui mesaj telefonic ca metodă de sesizare, acordând totodată atenție executării unei astfel de sesizări și comportamentului celor sesizați.
Confirmarea primirii mesajelor telefonice este necesară într-o serie de cazuri, deoarece problema admisibilității unui mesaj telefonic în fiecare caz specific este întotdeauna decisă la latitudinea instanței, cu referire la codul de procedură aplicabil și niciodată la instrucțiunile pentru munca de birou. Acest lucru se aplică și erorilor tehnice care nu afectează rezultatul cazului. Principala problemă rămâne confirmarea primirii notificării de către destinatar, în special o persoană fizică care nu ține un jurnal de înregistrare, nu înregistrează în scris și nu înregistrează mesajele primite.
La rezolvarea acestei probleme, judecătorii încearcă să țină cont de orice dovadă indirectă a faptului primirii unui mesaj telefonic, de exemplu: nenegarea sau infirmarea de către persoana care a primit notificarea; acord cu corectitudine număr de telefon indicat în mesajul telefonic; imprimarea detaliilor conversațiilor pe un telefon mobil; prezența la ședința altor participanți anunțați în același mod etc.
Integritatea unei instanțe care a respectat formal cerințele de întocmire și transmitere a unui mesaj telefonic, dar nu are dovezi obiective ale primirii acestuia, poate ridica îndoieli, mai ales în situația în care partea care primește în proces declară că a nu a primit mesajul telefonic. Din păcate, situația depinde exclusiv de autoritatea instanței. În cazurile cunoscute de noi, s-a rezolvat întotdeauna în favoarea lui, deși un suport mai solid ar fi putut fi un mecanism bine gândit de înregistrare a trimiterii și primirii mesajelor. Dar, din păcate, încă nu există un astfel de mecanism.
Un mesaj telefonic este adesea singura modalitate de a aduce informații în atenția persoanei implicate în caz. Trebuie recunoscut că din punct de vedere juridic și organizatoric acest tip de notificare este încă departe de a fi perfect. Dar există o cale de ieșire.
Cea mai fiabilă și transparentă modalitate de a înregistra un mesaj telefonic, confirmând obiectiv primirea acestuia, ar fi o înregistrare audio a conversației în memoria telefonului. Această funcție este acum implementată în multe modele mobile și staționare.
Copiați sau salvați direct fișierul primit în HDD Utilizarea unui computer nu este, de asemenea, o chestiune complicată sau costisitoare. Pe viitor, ar fi indicat să postați toate mesajele telefonice primite în acest fel pe un server judiciar special pentru vizionare generală (sau limitată).
Astfel, problema este complet rezolvabilă, principalul lucru este să ții pasul cu vremurile.

Concluzie

Responsabilitatea pentru organizarea muncii de birou, respectarea regulilor și procedurilor stabilite pentru lucrul cu documentele în diviziuni structuraleîncredinţată conducătorului organizaţiei sau întreprinderii. Activitățile unei organizații sau întreprinderi sunt susținute de un sistem de documentație de management interconectată. Componența sa este determinată de competența, procedura de soluționare a problemelor, volumul și natura relației acestei organizații cu organizațiile superioare, cu legislația și putere executiva, cu organizații subordonate și terțe, cu persoane fizice.
Munca directă de birou este efectuată de funcționari care sunt responsabili cu munca de birou, contabilitatea și securitatea documentelor la întreprindere.
Absolut toate organizațiile și un număr mare de persoane lucrează cu documente.
Aproape fiecare organizație se confruntă cu probleme în munca de birou, chiar dacă nu vorbim de automatizare: documentele sunt pierdute, nu sunt controlate etc.
Din toate cele de mai sus, putem concluziona că un mesaj telefonic este un document care conține informații operaționale transmise oral prin canale telefonice. Destinatarul notează manual mesajul primit.
Detaliile obligatorii ale unui mesaj telefonic sunt: ​​numele instituțiilor expeditorului și destinatarului: detalii „de la” și „până la” indicând funcția, prenumele, prenumele și patronimul funcționarilor: numărul, data și ora transmiterii și primirii mesajul telefonic; funcțiile și prenumele persoanei care a transmis și primit mesajul telefonic; numere de telefon; text și semnătură.
Mesajul telefonic trebuie să aibă un antet, este întocmit în conformitate cu GOST R 6.30-2003 ca ​​pentru o scrisoare de afaceri, adică este exprimat caz prepozițional cu prepoziţia „despre” sau „despre”. De exemplu, „Despre schimbarea orei ședințelor Consiliului”, „Despre sosirea participanților la seminar”.
Mesajele telefonice sunt scrise, ca telegramele, pe scurt, clar, în propoziții simple. În prima parte a mesajului telefonic sunt menționate faptele care au determinat mesajul telefonic, în a doua - acțiunile întreprinse. Mesajele telefonice sunt prezentate la persoana I. Lungimea mesajului telefonic nu trebuie să depășească 50 de cuvinte.
Este recomandabil ca organizația să aibă formulare speciale pentru mesajele telefonice de intrare și de ieșire.
Mesajele telefonice pot fi folosite pentru a notifica rapid participanții la procedurile judiciare.
Conform explicației cuprinse în paragraful 6 al Rezoluției Plenului Curții Supreme a Federației Ruse din 24 martie 2005 nr. 5 „Cu privire la unele întrebări care apar instanțelor la aplicarea Codului Federației Ruse privind contravențiile administrative ”, pentru a respecta termenele stabilite la articolul 29.6 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse pentru examinarea cazurilor de În infracțiuni administrative, judecătorul trebuie să ia măsuri pentru a notifica rapid persoanele implicate în caz despre momentul și locul examinării cauzei. Deoarece Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse nu conține nicio restricție asociată cu o astfel de notificare, în funcție de circumstanțele specifice ale cazului, acesta poate fi făcut folosind orice mijloc de comunicare disponibil care să permită controlul primirii informațiilor. de către persoana căreia i-a fost trimis prin citație, telegramă, mesaj telefonic, fax și așa mai departe.

Literatură

Veselov P.V. Scrierea modernă de afaceri în industrie. M., 2004.

GOST R 6.30-2003. „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă, Cerințe pentru pregătirea documentelor.” Rezoluția Standardului de Stat al Rusiei din 3 martie 2003 nr. 65-Art.

Articolul I. Ivanov: „Notificarea persoanelor care participă la proces prin mesaj telefonic” ht tp://juristmoscow.ru/ arbitrazhnyjj-protsess/9633/

Kirsanova M.V. Lucru modern de birou: manual. Beneficiu. – M.: INFRA-M; Novosibirsk: Acordul siberian din 2008.

Kirsanova M.V., Aksenov Yu.V. Curs de management de birou: suport documentatie pentru management: Proc. Beneficiu. – M.: INFRA-M; Novosibirsk: Acordul siberian din 2008.

etc.................

Mesaj telefonic- o denumire generalizată pentru documente cu conținut diferit, alocată unei categorii separate în legătură cu o metodă specială de transmitere a textului (transmis oral prin canale telefonice și scris manual).

De obicei, mesajele telefonice sunt folosite pentru notificări urgente despre întâlniri, întâlniri, evenimente neașteptate, anularea evenimentelor planificate anterior etc. cazurile în care mesajul transmis trebuie documentat. Mesajele telefonice sunt utilizate în domeniul comunicațiilor telefonice locale.

Un exemplu de mesaj telefonic primit

Este recomandabil să aveți formulare pentru mesaje telefonice numai dacă există un număr mare (mai mult de 200 pe an) din acestea. Este permisă întocmirea mesajelor telefonice pe coli albe de hârtie. Se întocmește un mesaj telefonic într-un singur exemplar. Detalii despre mesajul telefonic: numele instituției - autorul documentului, funcția, prenumele angajatului care a transmis mesajul telefonic, numărul de telefon al acestuia, numele organizației destinatare, funcția și prenumele salariatului care a primit mesajul telefonic , numărul său de telefon, data și numărul mesajului telefonic, textul (nu depășește 50 de cuvinte), numele funcției persoanei care a semnat documentul, semnătura personală, prenumele și parafa. Astfel, la compilarea mesajelor telefonice se folosesc detalii specifice precum data și ora transmiterii (recepției); indicarea funcției și prenumele funcționarilor care au transmis (primit) mesajul telefonic, numerele de telefon ale organizațiilor care transmit (primesc) mesajul telefonic.

Când compilați mesaje telefonice, ar trebui să respectați următoarele recomandări: textul nu trebuie să conțină expresii logice complexe, greu de pronunțat și cuvinte rar pronunțate; informațiile ar trebui să fie scurte și urgente (vezi Figura 3.11).

La transmiterea unui mesaj telefonic, este necesar să se verifice corectitudinea înregistrării prin recitirea acesteia; cuvintele care sunt prost percepute după ureche trebuie transmise prin defalcarea lor după litere. Dacă un mesaj telefonic este trimis la mai multe adrese, atunci se întocmește o listă de corespondență cu numere de telefon.

Salariatul care a primit mesajul telefonic este obligat să familiarizeze toți funcționarii cărora le-au fost destinate informațiile primite cu conținutul acestuia.

Tehnologiile moderne fac posibilă transmiterea oricărei informații rapid și eficient, așa că un mesaj telefonic nu este cel mai mult aspect popular mesaje. Cu toate acestea, această metodă de informare este încă relevantă. Care este scopul unui mesaj telefonic? Cum să primiți și să procesați corect un astfel de mesaj telefonic?

Ce este?

Ce este un mesaj telefonic? Aceasta este o modalitate de a transmite rapid un mesaj de serviciu prin telefon. Cum diferă această metodă de informare de una simplă? apel telefonic? În primul rând, recepția și transferul, precum și stocarea ulterioară, trebuie formalizate și înregistrate corespunzător. Numai în acest caz mesajul poate fi considerat mesaj telefonic și poate avea forță legală.

Informațiile pe care le poate conține un mesaj telefonic sunt o notificare, un mesaj de afaceri sau o comandă de la conducere (o organizație superioară). Posibilitatea notificării în acest fel este consacrată nu numai în regulile (instrucțiunile) fluxului de documente al întreprinderii, ci și în acte legislative reglementarea procedurii procedurilor judiciare (APC și Codul de procedură civilă al Federației Ruse). Astfel, un mesaj telefonic nu este doar o conversație, ci o formă scurtă și extrem de accesibilă de transmitere a informațiilor oficiale.

Ce informații pot fi transmise prin mesaj telefonic?

De regulă, se obișnuiește să se transmită informații și solicitări necesare pentru a rezolva rapid problemele de producție și pentru a organiza procesul de lucru folosind un mesaj telefonic:

• Informații despre programare, anulare, reprogramare a orei și datei evenimentului. În această categorie intră sesizarea locului și orei ședinței de judecată, prevăzute de normele de procedură.
• Solicitări de furnizare urgentă de informații, raportare etc.
• Invitații la evenimente: întâlniri, conferințe, asociații metodologice etc.

• Solicitări și propuneri de delegare a reprezentanților organizației în călătorii de afaceri și muncă pe teren.
• Rapoarte scurte, rezultate ale cercetării, anchete etc.

Cum se trimite un mesaj telefonic?

Cum se trimite corect o notificare prin mesaj telefonic? Pregătirea și transmiterea informațiilor în acest mod include următorii pași:

• Pregătirea unui proiect. Va trebui să compuneți textul unui mesaj telefonic viitor. Trebuie să fie scris într-un limbaj accesibil, concis, evitând limbajul complex, argou sau evident comun modele de vorbire, ambiguități, fraze greu de pronunțat. Volumul textului nu trebuie să conțină mai mult de 50 de cuvinte. Dacă este necesar, mesajul telefonic este convenit cu persoana în numele căreia se transmit informațiile.
• Mesajul telefonic este emis în conformitate cu regulile de flux de documente stabilite în organizație: pe hârtie cu atribuirea unei date și a unui număr individual de serie. Persoana în numele căreia este trimis mesajul trebuie să citească și să semneze mesajul telefonic.
• În situația în care un mesaj este trimis către mai mulți abonați, pe lângă mesajul telefonic, se întocmește o listă de atașamente indicând numele și numărul de telefon al fiecărei organizații.

• Mesajul telefonic este înregistrat într-un jurnal special (dacă se menține unul în organizație) sau în corespondența de ieșire.
• Trimiterea unui mesaj telefonic: sunați abonatul, cereți acceptarea mesajului telefonic, furnizați numele dvs. complet. și funcția dvs. și persoana în numele căreia sunt transmise informațiile, numărul dvs. de telefon.
• Dictează textul unui mesaj telefonic în mod clar și lizibil. Cereți abonatului să recitească ceea ce a fost înregistrat pentru a evita erorile în timpul transmiterii.
• Aflați și notați numărul de intrare sub care mesajul telefonic este înregistrat în organizația abonatului.

Cum să accept?

Cum este primit un mesaj telefonic? Acest proces include înregistrarea textuală a mesajului, execuția și înregistrarea ulterioară în conformitate cu regulile în vigoare în organizație, precum și transferul prompt al mesajului primit la serviciu.

• După ce ați primit prin telefon o solicitare de acceptare a unui mesaj telefonic, în primul rând va trebui să întocmiți o schiță, adică cuvânt cu cuvânt, fără modificări, să notați sau să tastați textul transmis pe un computer.
• Verificați acuratețea mesajului înregistrat, adică recitiți textul către angajatul care transmite mesajul telefonic.
• Aflați de la apelant numele complet, funcția persoanei în numele căreia este transmis mesajul, numărul de ieșire sub care este înregistrat mesajul telefonic și informații despre angajatul care transmite informațiile (funcția și numele complet).
• Furnizați numărul de intrare sub care mesajul telefonic este înregistrat la organizația de primire, precum și funcția și numele complet. angajatul care a primit mesajul telefonic.
• După aceasta, trebuie să formalizați informațiile primite sub forma unui document și să le înregistrați (mai jos este dat un exemplu de mesaj telefonic).

Cerințe generale de proiectare

În prezent, există doar recomandări cu privire la modul de emitere a unui mesaj telefonic, prin urmare regulile de trimitere și primire a unui mesaj telefonic sunt stabilite prin instrucțiunile de management al biroului adoptate de organizație. Există cerințe generale în conformitate cu care trebuie întocmit un mesaj telefonic:

• Mesajul primit se întocmește fie pe o foaie albă separată, fie pe un formular special aprobat de organizație. Este permisă deținerea în organizația de primire a unui „Jurnal de recepție a mesajelor telefonice” aprobat prin instrucțiuni, care conține secțiuni pentru înregistrarea tuturor detaliilor necesare acestui tip de informații. Mesajul telefonic în sine este introdus în jurnal direct, un eșantion poate fi văzut în articol și nu este necesară înregistrarea suplimentară sub forma unui formular.
• Forța juridică a documentului este confirmată de detaliile solicitate: numere de înregistrare de intrare și de ieșire, informații despre persoana care a transmis mesajul telefonic și l-a acceptat (funcția, numele complet, semnătura personală). În plus, trebuie să indicați numele organizației de la care a fost trimis mesajul telefonic și data primirii.
• Ora specifică pentru primirea informațiilor poate fi indicată și pe formular.
• Data mesajului telefonic este ziua în care mesajul a fost primit de către abonat (cu excepția cazului în care se aprobă altfel de către instrucțiunile de conducere ale organizației).

Cine ar trebui să semneze?

De regulă, un mesaj telefonic este compilat într-o singură copie (un număr diferit de copii poate fi aprobat de instrucțiunile de gestionare a biroului organizației) și nu este transmis organizației abonatului în versiunea pe hârtie. În acest sens, se poate pune întrebarea: cum ar trebui să fie aplicate pe document semnăturile angajaților care au primit și transmis un astfel de mesaj, precum și persoana în numele căreia sunt transmise informațiile?

Atunci când întocmește un mesaj telefonic de către un angajat al organizației de transmitere, documentul indică pe deplin detaliile pentru aplicarea a trei semnături:

• care a transmis mesajul.
• cine a primit mesajul;
• oficialul în numele căruia este trimis mesajul telefonic.

În acest caz, doar oficialii organizației care transmite mesajul telefonic semnează documentul. Destinatarul își întocmește copia în același mod, dar o semnează doar angajatul care o primește.

Înregistrare

Atunci când înregistrați mesaje telefonice, ar trebui să vă ghidați și de regulile aprobate de instrucțiunile standard pentru managementul biroului organizației. Dacă procedura de atribuire a unui număr unui anumit tip de document nu este reglementată, sunt posibile următoarele opțiuni:

• Cea mai accesibilă și răspândită modalitate este înregistrarea mesajelor telefonice primite în jurnalul general de corespondență primită. Este permisă, împreună cu numărul de înregistrare de serie, atribuirea unui index de litere care indică acest tip de corespondență.
• Începeți în organizație revistă separată, în care înregistrarea mesajelor telefonice se va efectua separat.

Cum și pentru cât timp sunt stocate mesajele telefonice?

Conform listelor existente în prezent care reglementează procedura și termenii de stocare a documentelor de arhivă, un jurnal pentru înregistrarea mesajelor telefonice de ieșire sau de intrare trebuie să fie păstrat în arhiva organizației timp de 3 ani. Nu există o procedură clară de stocare stabilită pentru mesajele telefonice în sine. Prin urmare, conducerea organizației are dreptul de a determina în mod independent cum să trimită mesajele telefonice completate pentru stocare în arhivă. Este permisă, de exemplu, depunerea unui document cu cazuri legate de tema informației transmise și, ulterior, depunerea lui la arhivă în modul aplicabil pentru stocarea cazurilor de acest tip.