Aproape fiecare persoană, fie că este școlar sau adult, folosește un birou obișnuit. Nu contează dacă este la birou sau acasă.
Din când în când, fiecare trebuie să scrie ceva, să deseneze, să completeze documente etc. Și dacă vorbim despre, atunci produsul de mobilier este folosit literalmente în mod constant.
De aceea, este foarte important să știți cum să vă curățați desktopul, astfel încât să puteți găsi întotdeauna un anumit document sau articole de papetărie, economisind astfel timp.
Loc de muncă curat
A face afaceri este întotdeauna mai confortabil într-un mediu curat și ordonat. Prin urmare, este important să curățați masa din când în când (de preferință cât mai des posibil).
În primul rând, absolut toate lucrurile trebuie eliminate din el, începând cu computerul și terminând cu lucruri mărunte: nimic nu ar trebui să rămână deloc.
După ce toate lucrurile sunt îndepărtate, masa trebuie șters bine de praf. În plus, cu o cârpă umedă, nu trebuie doar să „deplasați” suprafața, ci să ștergeți toate zonele greu accesibile ale mesei, toate rafturile și sertarele, dacă există.
Lucrurile care au fost scoase de pe masă ar trebui, de asemenea, să fie făcute praf. Containerele pentru rechizite de birou și alte lucruri trebuie șters nu numai din exterior, ci și din interior, după ce s-au îndepărtat totul din ele.
De asemenea, un computer/laptop, situat de obicei la locul de muncă, nu trebuie lăsat nesupravegheat. Pe lângă faptul că scapi de această unitate de praf, ar trebui să ai grijă de curățenia ecranului. Se poate curăța ca prin mijloace speciale pentru monitor și cu o cârpă obișnuită umedă cu o cantitate mică de apă cu săpun.
Important:în niciun caz nu trebuie să ștergeți monitorul computerului cu produse care conțin alcool și/sau clor, deoarece. pot deteriora cu ușurință învelișul special al ecranului. De asemenea, nu este recomandat să folosiți diverse pulberi (inclusiv spălare) pentru curățarea monitoarelor.
A scăpa de gunoi
Următoarea etapă de a pune lucrurile în ordine este scăparea de gunoiul acumulat. Trebuie amintit că nu numai foile scrise sau tijele goale sunt considerate gunoi, ci și multe alte lucruri.
În primul rând, desigur, cel mai evident gunoi este trimis la coșul de gunoi. Acestea sunt doar bucăți de hârtie inutile care nu scriu tije din pixuri, bucăți de bandă adezivă etc.
În continuare, trebuie să căutați gunoi mai mici și mai discret. Deci, merită să curățați toate ascuțitoarele de creion. Verificați, de asemenea, trusele și suporturile de papetărie: acestea pot fi pline cu o varietate de pixuri sparte, creioane sparte și alte resturi mici.
Diverse documente / caiete / fișiere etc. ar trebui, de asemenea, verificate pentru gunoi inutile. Foarte des, mulți oameni lasă foi inutile și documente vechi în speranța că într-o zi le vor fi de folos. În principiu, acest lucru este corect - uneori pot fi necesare înregistrări importante în cel mai neașteptat acest moment. Cu toate acestea, păstrând prea mult timp fișiere învechite nici nu merită - doar iau spațiu de lucruși adună praful. 
Sfat: astfel încât de fiecare dată când nu alergați din cameră în cameră pentru a arunca gunoiul, ar trebui să puneți un coș de gunoi special sub birou: când se acumulează multe „deșeuri” în el, puteți pur și simplu să le scuturați pe toate din aceasta. coș într-o găleată obișnuită.
Papetărie
După ce ați scăpat de tot ceea ce este de prisos, ar trebui să vă ocupați de analiza articolelor de papetărie, aflate de obicei pe masă.
Toate creioanele trebuie ascuțite, introduceți tije de scris în pixuri.
Este recomandabil să sortați articolele de papetărie. Creioanele trebuie să fie în același loc cu creioanele, pixurile cu pixuri etc. Găsiți dreptul papetărie va fi mult mai ușor dacă știi unde se află fiecare dintre ele.
Papetaria ar trebui să fie împărțită în cele mai necesare și cele care sunt utilizate rar. Puneți-le pe primele mai aproape, astfel încât să fie ușor de găsit în procesul de lucru, iar restul puneți-le într-o casetă separată și puneți-le acolo unde nu vor interfera.
Documente și obiecte personale
Pe lângă articole de papetărie, toată lumea de la locul de muncă are mult mai multe lucruri de care sunt necesare și nu atât. De asemenea, trebuie să fie dezasamblate periodic, astfel încât să nu se acumuleze, interferând cu afacerile.
Cele mai importante documente, dosare etc. este mai bine să le puneți într-un dosar separat sau în mai multe dosare, astfel încât să nu se întindă pe masă, ocupând spațiu și pierzându-se în grămada generală de lucruri și hârtii.
Practic, toată lumea are lucruri personale, „prețuite” pe mobilierul de lucru, pe lângă hârtii și articole de papetărie. Rame foto, suveniruri, doar bibelouri drăguțe - toate acestea sunt plăcute ochiului și trezesc adesea gânduri și amintiri bune. Cu toate acestea, volumul excesiv de muncă cu astfel de lucruri este, de asemenea, inutil: distrage atenția de la muncă și ocupă mult spațiu.
Computerul care stă pe masă trebuie, de asemenea, să fie „curățat” periodic - sortarea fișierelor, ștergerea celor inutile etc. Apoi în documentele stocate în format digital, va fi mult mai ușor de înțeles.
Pentru a nu uita de niciun planificat chestiuni importanteși planuri, puteți lipi autocolante de memento pe computer. Dar să o faci fără fanatism, pentru că. o mulțime de autocolante doar încurcă și distrag atenția de la afaceri.
În principiu, ar trebui să ții lângă tine cele mai necesare accesorii de scris și obiecte pentru a le putea obține mereu rapid.
Dacă știți să vă curățați corect desktopul, nu va fi dificil să mențineți ordinea acolo în viitor, iar lucrurile necesare vor fi mereu la îndemână.
Organizarea corectă a stocării fișierelor și informațiilor, punerea lucrurilor în ordine pe computer va face utilizarea unui computer mai productivă, va crește eficiența lucrului pe computer. Cu organizarea corectă a muncii pe computer, utilizatorul va economisi cantitate semnificativă timpul petrecut căutând fișiere, datele inutile vor fi șterse de pe computer.
Mulți utilizatori se confruntă adesea cu situații în care este imposibil să găsești ceva pe un computer. În foldere, toate fișierele sunt îngrămădite într-o grămadă, domnește haosul complet. Cred că mulți oameni sunt familiarizați cu asta. Nu numai că fișierele sunt împrăștiate într-o mizerie, dar computerul este plin de fișiere duplicate care ocupă mult spațiu pe disc.
Am fost rugat de mai multe ori să scriu acest articol. Vizitatorii care urmăresc videoclipuri pe mine Canalul canalului YouTube, am observat că Desktop-ul computerului meu este practic lipsit de elemente străine, iar în Explorer, fișierele și folderele de pe discuri sunt distribuite într-o anumită ordine și au nume normale. Îmi țin promisiunea, însă, cu o întârziere de câțiva ani.
Am avut de-a face adesea cu foldere: „New folder1”, „New folder2”, cu fișiere precum: „111”, „123”, etc., unele dintre foldere sunt goale. Fișierele și folderele similare au copii, sunt duplicate.
Căutați în sistemul de operare Windows pentru a accesa datele necesare cu nume obscure, dacă există o cantitate mare, este de puțin ajutor. Va dura mult timp pentru a face față mizeriei.
În acest articol, voi împărtăși experiența mea în organizarea stocării fișierelor pe un computer. Dacă aveți propria experiență în organizarea stocării și utilizării informațiilor pe un computer, împărtășiți-o în comentariile acestui articol.
Dacă întâmpinați dificultăți în a găsi fișierele de care aveți nevoie, spațiul liber de pe disc este în scădere, care este ocupat treptat de fișiere și foldere, ar trebui să aveți grijă să puneți lucrurile în ordine pe computer.
Va trebui să petreceți mult timp organizării corecte a stocării fișierelor (în cazurile „grele”, puteți face acest lucru în mai multe etape), dar credeți-mă, timpul petrecut va merita.
În viitor, când nu mai există dezordine pe computer, trebuie doar să distribuiți fișiere noi în locurile corespunzătoare (discuri, partiții, foldere etc.). Veți găsi rapid folderul, fișierul sau documentul pe care îl căutați, deoarece veți ști exact unde să îl căutați.
Efectuați lucrări de organizare a depozitării și de a pune lucrurile în ordine computer de acasăîn aproximativ următoarea secvență:
- Alegerea structurii potrivite pentru stocarea informațiilor
- Eliminarea fișierelor duplicate
- Distribuirea fișierelor și folderelor
- Redenumirea fișierelor și folderelor pentru a le da nume normale
- Copiere de rezervă a datelor importante
Principii de bază ale stocării informațiilor
Înainte de a începe să puneți lucrurile în ordine pe computer, trebuie să determinați singur principii de baza pentru a organiza stocarea datelor.
Toate obiectele trebuie împărțite în categorii, în viitor, toate obiectele noi trebuie să fie distribuite în funcție de categoriile create anterior. Structura de stocare a datelor trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:
- structura creată ar trebui să fie cât mai convenabilă și ușor de înțeles
- modificările nu trebuie să fie aleatorii
- este necesară menținerea ordinii în structura de stocare a datelor aleasă
Ca rezultat, fișierele inutile și inutile vor fi șterse de pe computer (deoarece fișierele sunt adesea duplicate), spațiul de pe computer va fi eliberat și productivitatea va crește.
Determinarea ordinii în care sunt stocate datele
Distribuția corectă a informațiilor pe hard disk crește fiabilitatea computerului. În cele mai multe cazuri, spațiul pe disc al unui computer este distribuit după cum urmează: sistemul de operare Windows, programele și alte date importante necesare funcționării sistemului sunt instalate pe unitatea de sistem locală „C”, iar a doua unitate locală este folosit pentru stocarea datelor utilizatorului.
Pentru ce sunt două secțiuni? Pentru o mai mare siguranță și fiabilitate. Sistemul și datele trebuie separate.
În cazul unui accident de sistem, nu veți pierde datele care se află pe o altă unitate locală (disc „D”). Deoarece după reinstalarea sistemului, doar datele de pe unitatea de sistem „C” se vor pierde, totul va fi păstrat intact și în siguranță.
Prin urmare, este de dorit să aveți două sau mai multe unități locale pe computer (de exemplu, unități „C” și „D”). Pe unitatea „D”, este logic să stocați informațiile personale: muzică, filme, fotografii, materiale educaționale, distribuții de software etc.
Înainte de a distribui datele, acordați atenție următoarelor: ar trebui să existe întotdeauna suficient spațiu pe discul de sistem pentru lucru sistem de operareși programele instalate pe computer. Nu uita de viitor (deodată instalezi aplicații care ocupă mult spațiu pe disc) și că există spațiu liber pe discul de sistem (cel puțin 15-20%) necesar pentru funcționarea optimă a sistemului de operare. sisteme Windows. În caz contrar, după umplerea spațiului liber de pe disc, computerul va încetini serios.
Pe unitatea de sistem „C” există foldere „Documente” (Documentele mele), „Desktop”, „Descărcări”, care stochează uneori o cantitate mare de informații. Aceste directoare pot fi mutate într-o altă partiție hard disk. Personal, nu fac asta, ci doar controlez conținutul acestor foldere. Nu stochez fișiere în dosarul Descărcări, ci mut fișierele descărcate în locații de stocare permanente.
După instalarea aplicației de stocare în cloud pe computer, folderul de stocare implicit se află pe unitatea C. Dacă utilizați sincronizarea, toate datele din cloud vor fi pe unitatea de sistem.
Dacă cantitatea de stocare în cloud este mare, soluție optimă: Mutați folderul de stocare în cloud pe o altă unitate locală de pe computer. În acest caz, datele dvs. din „nor” nu vor ocupa spațiu pe discul de sistem.
Pe computerul meu, mut folderele de stocare în cloud în alte partiții. Citiți articolul despre cum să transferați pe o altă unitate locală.
Pe unitatea „D” a computerului meu există un folder Yandex.Disk cu o dimensiune mai mare de 200 GB, iar pe unitatea „E” există un folder Cloud Mail.Ru cu o capacitate de 1000 GB. Aceste foldere sunt sincronizate cu stocarea în cloud, conțin date care sunt importante pentru mine. Dosarele sunt situate pe computer, deci am acces constant la aceste fișiere și, chiar dacă hard disk-ul se defectează, nu voi pierde informații importante, deoarece datorită sincronizării vor fi salvate în „cloud”.
În acest moment, computerul meu are două hard disk-uri instalate: pe primul hard disk există două unități locale „C” și „D”, iar pe al doilea hard disk există o unitate locală „E”.
Discurile sunt utilizate după cum urmează:
- Unitatea locală „C” (unitatea de sistem).
- Unitatea locală „D” (stocare fișiere).
- Unitatea locală „E” (stocare fișiere).
După ce vă decideți asupra discurilor computerului, ștergeți fișierele duplicate.
Eliminarea fișierelor duplicate
Eliminarea duplicatelor va ajuta la eliminarea copiilor inutile ale fișierelor, datele inutile vor fi șterse de pe computer. Multe programe de curățare a computerelor au module pentru găsirea și eliminarea duplicatelor. Pentru a elimina fișierele duplicate, puteți utiliza programe specializate, de exemplu,.
Îngrijirea desktopului
curatenie desktop- primul pas în procesul de a pune lucrurile în ordine pe PC. Abundența de date inutile de pe desktop poate încetini computerul.
Cu ceva timp în urmă, mi-au adus un laptop cu sistemul de operare Windows 8. Laptopul era teribil de lent. Desktopul era plin de foldere, comenzi rapide și fișiere. Au fost multe fotografii, unele dintre fotografii au fost duplicate foldere diferite. Am decis să văd câte date sunt pe desktop. S-a dovedit că vreo 250 GB, chiar m-a șocat puțin.
Este convenabil pentru utilizatori să lanseze totul de pe desktop, totuși, atunci sunt surprinși muncă lentă computerul tau. Sugestiile mele pentru mutarea fișierelor pe o altă unitate sau încărcarea datelor în stocarea în cloud sunt adesea înțelese greșit. Mulți oameni sunt prea leneși să facă un clic suplimentar de mouse pentru a accesa fișierele de care au nevoie.
Desktop - un loc de muncă (acesta nu este un nume aleatoriu). Nimic nu ar trebui să distragă atenția de la muncă. Prin urmare, nu ar trebui să plasați elemente inutile pe Desktop care ar putea fi localizate în alte locuri, lăsați aici doar un minim de obiecte care sunt cu adevărat necesare. După aceea, veți observa că eficiența muncii a crescut.
În timpul lucrului pe Desktop, se pot acumula diverse date temporare: foldere, fișiere, documente. Urmați o regulă simplă: după terminarea lucrărilor, îndepărtați toate obiectele, mutați-le în locurile potrivite, unde ar trebui să fie depozitate permanent.
Lucrare finalizată pe document Word(de exemplu) mutați documentul în locații de stocare pentru documentele de acest tip.
Există doar trei obiecte pe desktopul computerului meu în Windows 10: pictogramele Acest PC și Coș de reciclare și folderul Aplicații. Folosind pictograma „Acest PC”, puteți intra rapid în managementul computerului (citiți aici, pe Desktop), iar în folderul „Programe” există comenzi rapide către programele pe care le folosesc cel mai des, majoritatea care sunt portabile. Programele portabile în sine sunt situate pe unitatea „D”.
Puteți face fără un folder similar pentru comenzi rapide. Pentru programe portabile, utilizați wrapper-ul . Programele portabile pot fi localizate oriunde pe computer și vor fi lansate din shell. Dosarul cu comenzi rapide pentru programe portabile poate fi mutat în meniul Start pentru a lansa de acolo programe portabile, împreună cu aplicațiile obișnuite.
Distribuirea fișierelor și folderelor
După ce v-ați decis unde să stocați fișierele pe computer, va trebui să distribuiți fișierele și folderele pe discuri. Mai întâi, mutați și sortați datele care sunt de înțeles pentru dvs. și lăsați ceea ce nu este încă clar în etapa finală de distribuție.
Pe unitatea de stocare, creați foldere cu nume semnificative, cum ar fi Muzică, Videoclipuri, Fotografii, Documente etc. În aceste foldere vor fi create alte foldere pentru a sorta fișierele în funcție de anumite criterii.
Creați o ierarhie rigidă a folderelor pentru a înțelege clar unde se află totul.
Să presupunem că aveți o mulțime de fotografii, videoclipuri, muzică pe computer. Transferați toate fișierele multimedia pe discul pe care îl veți folosi ca stocare.
Fotografiile individuale și folderele foto vor fi plasate în folderul Fotografii. Grupați fotografiile în funcție de anumite criterii, de exemplu, ora fotografierii, plasați fotografiile în foldere numite în funcție de anumiți parametri, de exemplu, în folderul „Vacanță la mare într-un astfel de an”. Vă sfătuiesc să adăugați întotdeauna date în folderele dvs. de fotografii, astfel încât să puteți găsi cu ușurință fotografiile de care aveți nevoie.
În folderul Muzică, plasați toate fișierele muzicale pe care doriți să le organizați în categorii (dosare) după numele artistului, după numele albumului, după genuri muzicale etc., în funcție de preferințele dvs.
Faceți același lucru cu filme, documente și alte fișiere. În cursul procedurilor, veți găsi multe fișiere inutile care nu ar trebui să fie stocate pe computer.
Un exemplu de distribuție a folderelor pe computerul meu. Există mai multe foldere cu nume ușor de înțeles create pe unitatea „E”. Dosarul „Music” conține mai multe foldere cu fișiere audio, printre care folderele „80s Disco” și „Foreign Artists”. În dosarul „Interpreți străini” există foldere denumite după numele interpreților și numele grupurilor.
Fișierele program sunt organizate în foldere denumite în funcție de anumite categorii.
O astfel de structură logică vă va ajuta să găsiți rapid și ușor fișierul sau folderul dorit.
Ștergeți numele folderelor și fișierelor
Este foarte important să respectați întotdeauna regula: folderele și fișierele trebuie să primească nume semnificative. Numele ar trebui să fie ușor de înțeles pentru orice persoană.
Chiar dacă nu ai timp să dai un nume prietenos acum, fă-ți timp pentru a da fișierului sau folderului un nume prietenos când ai terminat. Acest lucru va economisi mult timp care va trebui cheltuit cu căutări. fișierul dorit sau foldere.
Dacă pe computer există o mulțime de fișiere cu nume ciudate, redenumirea va dura destul de mult. Faceți această treabă în mai mulți pași.
Aducerea ordinii în programe
fi atent la software computerul dvs., ștergeți totul programe inutile si jocuri. uite cutii poştale E-mail poate fi nevoie de curățare.
Faceți ordine în browserele dvs. Eliminați extensiile inutile. Ocupați-vă de marcaje: verificați marcajele (se întâmplă ca site-urile să înceteze să mai existe), grupați sau distribuiți marcajele convenabil în fereastră marcaje vizuale. Dacă aveți o mulțime de marcaje în browser, grupați marcajele în dosare separate cu nume scurte și ușor de înțeles în bara de marcaje.
Curățarea și defragmentarea computerului
După finalizarea curățării, curățați computerul de fișierele temporare și nedorite. La deplasare volume mari fișiere pe computer există multe fișiere temporare. Ștergeți fișierele inutile folosind , sau folosind un program specializat, de exemplu, .
După aceea, defragmentați computerul pentru a colecta fragmente de fișiere într-un singur loc de pe disc. Cu o mișcare semnificativă a datelor, gradul de fragmentare a fișierelor va crește serios. Defragmentarea va eficientiza distribuția fișierelor pe computer, va crește viteza sistemului.
Salvați datele importante cu backup
Pentru a salva informații în siguranță, faceți o copie de rezervă a sistemului sau a datelor importante. Prin utilizarea Rezervă copie sistem pe o altă unitate (de preferință externă HDD), sunteți starea sistemului la momentul copiei de rezervă.
În cazul unui blocaj al sistemului de operare, glisați Recuperare Windows din backup. În cazul unei defecțiuni a hard diskului, sistemul sau alte date de rezervă pot fi restaurate pe o nouă unitate.
Pentru backup, puteți utiliza sistemul de operare Windows sau programe specializate: Acronis imagine adevărată(există versiune gratuită-), etc.
Menținerea constantă a unei anumite ordini
După alocarea fișierelor, păstrați-vă computerul în ordine, plasați fișiere noi în categoriile create anterior sau creați altele noi. După ce îți faci munca zilnică, nu va dura mult să distribuiți fișiere și foldere în locații permanente.
Articolul Concluzii
Punerea lucrurilor în ordine pe computer pentru organizarea corectă a stocării datelor pe computer va crește foarte mult eficiența muncii. Fișierele și folderele vor fi distribuite între discurile computerului în conformitate cu o anumită structură, utilizatorul va găsi rapid datele necesare.
Nici o rublă, nici un euro, nici măcar un dolar. Timpul este moneda principală, care lipsește mereu în orice proiect. Și mizeria în stocarea informațiilor este unul dintre principalii mâncători ai acestei monede.
Chiar acum pierzând timp și nervi milioane de mari profesioniști din domeniul lor. Nu se găsește documentul pe care șeful sau clientul îl așteaptă. O alta este să colectezi fișiere cu fapte împrăștiate pe tot computerul pentru a pregăti un raport analitic. Al treilea este de a veni cu cuvinte de justificare către partener, căruia i-a fost trimisă din greșeală o copie învechită a contractului etc., etc.
Chiar acum poți cunoaște simplu reguli pentru stabilirea și menținerea ordinii în fișiere și foldere, ceea ce vă va economisi multe ore de muncă și timp personal.
Menținerea ordinii în fișiere și foldere este o abilitate de bază, fără de care lucrul cu informații nu va deveni niciodată cu adevărat eficient. Din păcate, această abilitate nu este predată la școală, la facultate sau la serviciu. Cei care chiar au nevoie de ea - ajung la mintea lor, vin cu propriile reguli. Dar chiar dacă ești unul dintre ei, poate vei găsi ceva util pentru tine în sistemul meu?
Pe baza experienței mele ca utilizator de PC, specialist în informații și formator, am scris o mini-carte „Cum să vă curățați computerul odată pentru totdeauna” (distribuită gratuit) ca parte a cadrului. În această carte, explic cum utilizatorii transformă fluxul de informații în haos informațional cu propriile mâini - și ofer trei algoritmi simpli care vă permit să transformați din nou haosul în ordine. Și astfel - pentru a recâștiga controlul deplin asupra proiectelor tale, a economisi timp, a reduce stresul, a elibera propriile resurse de memorie.
Mini-cartea va intra ca aplicație în carte mare– privind gestionarea personalului fluxurile de informații. Dar asta mai târziu. Pentru acum - chiar acum Vă aduc în atenție un fragment despre punerea în ordine la cea mai vizibilă și aglomerată „răscruce” a computerului – pe „Desktop”-ul său.
Pasul unu: curățați „Desktop”
Sunteți familiarizat cu această poză?
Acesta este un „desktop” tipic al unui tipic calculator personal. Proprietarul său și-a adunat curajul timp de trei luni - și tocmai a șters unele dintre fișiere, al căror sens al vieții a fost uitat în secolul trecut. Acum va fi un loc pentru a arunca altele noi! 🙂
Și până la sfârșitul zilei de lucru, prietenul meu promite să alinieze fișierele rămase în rânduri ordonate, astfel încât să nu fie jenant să demonstrezi computerul priviri indiscrete. Și după Anul Nou sincer, va ajunge la folderul „Documentele mele”. Acolo, însă, există de o sută de ori mai multe fișiere. Poate că există un program inteligent care va face totul singur?
Da, răspund, există programe care pot șterge toate fișierele de o anumită dimensiune, „vârstă”, format etc., la un clic pe un buton. „Oh, nu, poți pierde multe Informații importante!" prietenul meu este trist. Și împărtășește problemele pe care multe persoane mi le-au plâns de multe ori.
Problemele lui Serghei Petrovici
O să-mi sun prietenul Serghei Petrovici Poltoranin . Manager ambițios și promițător, șef al unei companii în creștere, student la programul Executive MBA.
Nu există timp, spune Serghei Petrovici. Întotdeauna nu există timp. Prin urmare, vreau să economisesc timp pe fleacuri. De exemplu, când trebuie să găsiți un nume pentru un fișier nou, Sergey Petrovici îl numește primul cuvânt care vă vine în minte și îl pune într-un dosar care se află mai aproape. După câteva săptămâni, se va încurca: de ce a fost creat acest folder? ce se ascunde in aceste fisiere? de ce sunt mai multe foldere pe acelasi subiect cu nume similare asezat in locuri diferite calculator?
Serghei Petrovici a studiat la un moment dat cartea „Windows for Dummies” - și știe bine că acest „OS” are încorporat sistem de căutare. Dar ea nu ajută prea mult. Pentru că sistemul găsește o sută și jumătate de fișiere pentru o solicitare de cuvinte cheie - și fiecare dintre ele trebuie deschis manual, doar pentru a-și aminti conținutul (aveți suficientă răbdare doar pentru o duzină sau una și jumătate). Încearcă, alege cuvânt cheie prezent în documentul doritși absent în toate restul, dacă ai uitat de mult detaliile conținutului lor! Și numele fișierelor nu conțin indicii...
Timp de trei ani de muncă în companie, eroul nostru a acumulat o mulțime de informații despre orice problemă care este de competența sa. Dar într-adevăr folosește doar o mică parte din ea pentru analiză: aproape niciodată nu există timp pentru a „strânge împreună” tot ce are legătură cu subiectul la momentul potrivit. Fiecare „operație de căutare” îi ia nu numai timp, ci și putere. Și mai enervantă este necesitatea de a ține cont de numele ciudate și locația ilogică a fișierelor folosite în proiectul curent. Informația prost structurată este ca un ghimpe în creier care infectează corpul cu oboseală și ia resursele de memorie.
Și mai mult stres apare atunci când un director sau partener de afaceri sună, cere lămuriri urgente cu privire la unul dintre proiecte și spune cu nerăbdare prost ascunsă: „Să nu închidem, voi aștepta”. Și începi frenetic să cauți ceva ce nu-ți poți aminti unde nu există.
Iar adevărata apoteoză a haosului informațional este atunci când se dovedește că din mai multe copii ale unui fișier împrăștiate în jurul computerului, ai reușit să-l trimiți partenerului pe cel mai vechi, nici măcar editat, cu erori gramaticale și statistice.
Dar vreau nu doar să lucrez, ci și să mă dezvolt! Deveniți un expert, folosiți cunoștințele acumulate pentru creșterea carierei! Dar nouă zecimi descărcate de pe Internet cărți electroniceși articolele este puțin probabil să fie citite vreodată, pentru că Serghei Petrovici nu a reușit de multă vreme să-și amintească nici autorii, nici titlurile, nici subiectele abordate - și, cu atât mai mult, motivele care l-au forțat de fiecare dată să-și umple „trezoreria de cunoştinţe". Cu toate acestea, el continuă să răspundă cu entuziasm la recomandările de cărți de la prieteni și colegi de pe rețelele sociale.
Un lucru îl consolează pe Serghei Petrovici. Când i-a întrebat cu prudență pe angajații departamentului cum lucrează cu informațiile, s-a dovedit că au probleme similare. Ca și contabilul șef Svetlana Nikolaevna. Ca și soția sa - dr., conferențiar la o universitate locală. Ca un fiu student - în ciuda faptului că folosește în mod activ gadget-uri și servicii de internet noi, inclusiv. pentru a lucra cu informații.
Câteva retușuri mai importante la portretul lui Serghei Petrovici Poltoranin. Poate l-ai prezentat ca pe un clovn dezorganizat și împrăștiat. Și s-au înșelat. Pe desktopul lui și în organizatorul lui de notebook - întotdeauna ordine perfectă. Serghei Petrovici nu încalcă niciodată promisiunile, livrează proiectele la timp, nu întârzie la întâlniri, nu înșală angajații, nu pierde cheile mașinii - și nu-i plac foarte mult oamenii inutile și neglijenți. Părinți, școală, institut, cărți - toate au contribuit la predarea lui Serghei Petrovici regulile de auto-organizare în viața reală.
Dar, vai: cu ajutorul cărții „Windows for Dummies” și al altor literaturi informatice, Sergey Petrovici a reușit să stăpânească numai operațiuni elementare cu fișiere: „creare”, „copiere”, „lipire”, „șterge” etc. - dar aceste comenzi de la sine nu creează ordine (pentru că și haosul este creat cu ajutorul lor!). Și nimeni nu i-a oferit lui Serghei Petrovici cursuri și antrenamente în care să predea ceva mai mult. Poate că eroul nostru ar putea învăța ceva util în domeniul structurării datelor la departamentul de bibliotecă sau la seminarii pentru ofițerii de informații competitive. Dar să nu stăpânești a doua meserie pentru a obține un instrument de bază pentru prima?!
Rezolvarea problemelor lui Serghei Petrovici
Deci, să începem pas cu pas să rezolvăm problemele eroului nostru. Tu fi surprins cât de simplu aceste solutii.
Curățarea „desktopului” este primul pas pentru că este cel mai ușor. Pentru a rezolva problema haosului pe un anumit „Desktop” odată pentru totdeauna, vă va lua o jumătate de oră, cel mult o oră. S-ar putea chiar să ajungi să petreci mai mult timp citind acest pasaj. 🙂 Dar, după ce îl citiți, puteți utiliza oricând algoritmul propus, cu o înțelegere completă a tuturor subtilităților și aplicațiilor sale.
Îți amintești cum avea să aranjeze eroul nostru fișierele în rânduri ordonate, astfel încât „Desktop”-ul său să arate decent în ochii vizitatorilor de birou? Abia l-am descurajat de la această idee, care este inutilă din punctul de vedere al restabilirii ordinii în fluxul de lucru. Fișierele nu sunt un serviciu de bucătărie: atunci când lucrați cu fișiere, nu atât absența haosului este importantă, ci prezența unui sistem. 🙂
Voi cita ca exemplu experți din trecutul recent, mulți dintre ei și-au folosit în mod activ biblioteca de acasă în munca lor. Este imposibil de imaginat că un adevărat cercetător și enciclopedist ar aranja volume pe peretele unei cărți în funcție de culoarea și dimensiunea cotorilor. Din punct de vedere filistin, aceasta ar fi o ordine ideală, o victorie completă asupra haosului. Dar numai proprietarul memorie fenomenală vor putea compara clasificarea cărților după culoarea cotorilor cu clasificarea acestora după conținut. Și la persoana normala fiecare (!) căutare materiale de referinta va dura ore în loc de minute și secunde.
Desigur, profesioniștii își sortează cărțile exclusiv după conținut: subiecte, genuri, autori și așa mai departe. – și se descurcă foarte bine fără un catalog de cărți. Eu însumi pot găsi cu ușurință oricare dintre miile de cărți din biblioteca mea. Suficient pentru a ajunge la direcția corectă- și ia.
Trucul „Găsiți cei uitați”
Rețineți că memoria mea este groaznică. În general, cred că necesitatea păstrării în memorie a mai mult de șapte obiecte de același tip ar trebui echivalată cu tortura, care a fost interzisă de Convenția ONU în urmă cu 30 de ani. Cu toate acestea, pot naviga cu ușurință în biblioteca mea.
Tot ce trebuie să-mi amintesc este principiu pe care sunt așezate cărțile (patru rafturi sunt împărțite între referință, afaceri și fictiune; rafturile din mijloc sunt date celor mai populare subiecte, cele inferioare sunt mai puține, iar cele de sus sunt cele mai puțin populare; autorii din cadrul subiectelor sunt aranjați alfabetic).
Când apare nevoia de a găsi o carte, după acest principiu, ca după un șablon, într-o fracțiune de secundă „reinventez” în minte schema bloc a bibliotecii mele. După aceea m-am săturat Fi conștient, în care „nod” al acestei structuri ar trebui păstrat carte obligatorie.
Observați că nu am spus „unde este stocat” - nu îmi amintesc asta. Am spus: „unde ar trebui să fie depozitat”. Conform logica structurala biblioteci.
De regulă, ghicesc cu exactitate direcția aproximativă a căutării. Când ajung la un anumit raft, tot ce trebuie să fac este să arunc o privire stânga-dreapta-sus-jos pentru a-mi ajusta căutarea. În acest moment, încep cu adevărat să-mi amintesc tema cărților repartizate pe rafturi individuale și aranjarea aproximativă a colecțiilor de autor. Și acum, în ciuda „mușchiului memoriei” fragil, țin în mâini cartea potrivită.
Timpul trece, cumpăr carte noua- și găsește imediat pentru ea adecvat un loc unde nu se va pierde niciodată. Odată ce citesc o carte, o returnez imediat la locul ei. Și din rest - o dată pe săptămână șterg praful. 🙂 Într-un cuvânt, petrec un minim de timp, resurse de memorie și voință căutând și menținând ordinea în cărți.
Repetați trucul pe PC-ul „Desktop”.
Să ne întoarcem la biroul lui Serghei Petrovici Poltoranin. Îți amintești cum arăta „Desktop” pe monitorul computerului său (vezi poza de la începutul postării)? Am conjurat cu proprietarul computerului aproximativ o jumătate de oră - și iată rezultatul (vezi imaginea de mai jos).
Desigur, principala caracteristică nu este că eu și Serghei Petrovici am șters trei sferturi din fișierele de pe „Desktop” și am eliberat nouă zecimi din suprafața acestuia. Deși o masă curată, vedeți, inspiră. 🙂
Dar principala caracteristică este că anumite zone au apărut pe „Desktop” (un fel de „rafturi de cărți”), legate de fișiere cu un anumit scop.
Acesta este doar unul dintre multele Opțiuni gruparea pe fișierele „Desktop”. tipuri variateși scop (mai precis, comenzi rapide la aceste fișiere). LA acest caz, în colțul din stânga sus au fost plasate comenzile rapide cele mai solicitate de utilizator programe de calculator. În colțul din dreapta sus sunt comenzi rapide către cele mai frecvent utilizate foldere cu fișiere. În colțul din stânga jos sunt etichete pentru cărțile electronice pe care le citiți în prezent. În colțul din dreapta jos sunt comenzi rapide către documentele în care editați perioada curenta timp.
În imagine au fost folosite patru zone naturale - cele patru colțuri ale „Desktopului”. Dar numărul de zone selectate depinde doar de sarcinile și stilul dvs. de lucru. De exemplu, două „rafturi de cărți” îmi sunt suficiente (în colțul din stânga sus păstrez documentele curente, în dreapta sus - „mementouri” obișnuite și „reguli de viață” pentru mine). Și tu, dacă vrei, poți crea până la nouă zone de lucru (împarte mental „Desktop” în 9 părți, precum fața „Rubik’s Cube”). Desigur, dacă există o nevoie reală de el. Dacă nu este, este mai bine să te limitezi la minim.
Scopul zonelor poate fi complet diferit de cel din imagine. De exemplu, în general, puteți refuza să plasați comenzi rapide ale programului pe „Desktop” - și să le stocați exclusiv în „Bara de activități” (pe banda din partea de jos a ecranului) sau în meniul butonului Start ( utilizatorii de Windows 8 poate încărca tăvi de interfață „Metro”).
Este posibil să preferați tipuri complet diferite de documente: de exemplu, actualizări ale albumelor foto de familie, liste de activități pentru săptămână, lună, trimestru, an, videoclipuri de vizionat weekendul următor și așa mai departe.
În general, scopul zonelor depinde numai de nevoile dvs.: designerul va crea un set de „rafturi de cărți”, avocatul - unul complet diferit, șeful departamentului de vânzări - al treilea, contabilul - al patrulea etc. Desigur, fiecare dintre ei va fi, de asemenea, cu viteză diferită actualizați fișierele pe „Desktop” (deoarece fiecare specialist are propriul ritm de lucru, propriul ritm de viață informațional).
Cel mai important:
a) folosiți întotdeauna „rafturi de cărți” strict în scopul propus(adică, nu adăugați niciodată comenzi rapide la fișierele de pe „Desktop” pentru care nu există zonă de lucru):
b) adăugați comenzi rapide numai la cele mai importante fișiere, utilizat în acest moment (vă sfătuiesc să introduceți o limită - până la 7 fișiere pe un raft, iar restul să plasați în directoare de fișiere).
Apropo, ai observat că vorbesc mereu despre? eticheteși nu despre fișierele în sine? Da, da, plasați comenzi rapide pe „Desktop”, și nu fișierele în sine.
In primul rand, există întotdeauna riscul de a glisa accidental conținutul „Desktop” în „Coș de gunoi”. Dacă acestea au fost comenzi rapide, fișierele în sine nu vor fi afectate.
În al doilea rând, dacă un vizitator care s-a așezat un minut lângă computerul tău în absența proprietarului este tentat să fure mai multe fișiere de pe „Desktop” - obiceiul tău de a plasa comenzi rapide va încetini semnificativ această diversiune (pentru a afla locația reală a fișierele originale, atacatorul va trebui să caute în „Proprietăți” fiecare comandă rapidă, să-și amintească calea, să o urmeze, să găsească fișierul și să-l copieze pe o unitate flash USB).
În al treilea rând, dacă aveți fișiere pe „Desktop” - computerul pornește mai lent. Dacă fișierele sunt înlocuite cu comenzi rapide, este mult mai rapid.
Curățarea generală pe „Desktop” (și pe computer în ansamblu) oferă trei beneficii practice și un bonus motivațional. Beneficii:
- Tu economisiți timp, nervi, energie la căutarea documentelor solicitate.
- Tu economisiți timp, nervi, energie partenerilor de afaceri, clienților, managerilor, care așteaptă informațiile dvs.
- Tu petrece mai puțin timp, nervi, energie pe proiecte complexe– da, acum poți prelua proiecte complexe cu mai multă îndrăzneală! - pentru că nu-ți este greu colectați zeci de documente conexe din diferite dosare.
Bonus motivațional: vederea ordinii inspiră menţinerea ei ulterioară. 🙂
Deci, este timpul să începeți să exersați. Nu sugerez să începeți chiar acum să vă faceți ordine în „Desktop” Windows. Turnați-vă mai întâi ceaiul sau cafeaua preferată. Apoi imprimați pagina următoare și - urmați instrucțiunile!
Algoritm de rafturi
1. Alegeți un moment în care nimeni nu vă va deranja. Chiar și cu o contaminare maximă „Desktop” probabil că nu vei avea nevoie de mai mult de o oră.
2. La mijloc „Desktop” creați un folder "Curățenie". Extindeți folderul (nu pe ecran complet) și trageți toate fișierele în el „Desktop”(cu excepția pictogramelor "Calculatorul meu"și "Coş").
3. Decideți care programe, foldere și fișiere sunt esențiale pentru dvs. Atribuiți anumite zone tipurilor de obiecte pe care le alegeți „Desktop”. De exemplu:
- plasați comenzi rapide către cele mai importante programe în colțul din stânga sus;
- în colțul din dreapta sus - comenzi rapide către dosarele cele mai utilizate activ;
- în colțul din stânga jos - etichetele cărților pe care le citiți în prezent:
- în colțul din dreapta jos - etichetele celor mai importante documente.
Numărul, locația și scopul zonelor pot fi diferite, în funcție de sarcinile și stilul dvs. de lucru.
4. După finalizarea aranjamentului „Desktop” mutați din dosar "Curățenie" fișiere minore, dar necesare într-un folder "Documentele mele". Fișiere inutile- ștergeți împreună cu folderul "Curățenie".
5. Când ai citit complet această mini-carte și ai pus lucrurile în ordine "Documentele mele"și alte foldere - vei ști exact care fișiere și foldere sunt cele mai importante pentru tine în acest moment. Revizuiește din nou „Desktop”și puneți comenzi rapide către fișiere cu adevărat importante și relevante. Din acest moment „Desktop” ar trebui incluse comenzile rapide, nu fișierele în sine.
Încă doi algoritmi - pentru a pune lucrurile în ordine în structura folderelor și în numele fișierelor - sunt descriși în detaliu în mini-cartea „Cum să vă curățați computerul odată pentru totdeauna”.
Cum să vă curățați computerul odată pentru totdeauna
În Occident există o specialitate „organizator profesional”. El ajută clienții să curețe camere și birouri, fișiere pe hârtie și electronice și să dezvolte un sistem de programare personalizat.
Lisa Zaslow este un astfel de specialist.
Cercetările arată că o persoană obișnuită pierde o oră pe zi din cauza dezorganizării. În același timp, oamenii sunt teribil de enervați când nu găsesc ceva. Dar pentru a pune lucrurile în ordine, este nevoie de mult mai puțin timp.
Liza Zaslav
Regula 1. Fă bine
Monitorul trebuie să fie la nivelul ochilor și la o distanță de 43-45 cm de tine.
Puneți articolele utilizate frecvent, cum ar fi telefonul sau rechizitele de birou, pe partea mâinii dominante. Acest lucru este convenabil: nu trebuie să vă întindeți, aruncând totul în jur.
Regula 2. Folosește cu înțelepciune articolele de papetărie
Chiar ai nevoie de 10 pixuri, un tăietor de hârtie și un capsator în fiecare zi? Păstrați pe birou numai articolele de papetărie pe care le folosiți zilnic. Pune restul într-o casetă de creion și pune-l pe masă, sau mai bine undeva departe.
Ridicându-te de la masă pentru un creion sau o agrafă, oprești pentru un timp creierul de la proiectul la care lucrezi. Acest lucru vă va permite să îl priviți dintr-un unghi nou când vă întoarceți.
Amy Trager, organizator profesionist cu sediul în Chicago
Un alt expert, Andrew Mellen, subliniază că este mai bine ca angajații să depoziteze materialele de papetărie de birou într-un singur loc (comodă sau rafturi comune), decât fiecare în sertarele lor.
Regula 3
Lipirea monitorului cu bucăți de hârtie colorate, ca un buletin, nu este utilă sau productivă.
Când sunt prea multe memento-uri, acestea sunt inutile.
Emmy Trager
Fiți moderat - faceți autocolante numai cu mementouri importante pe termen scurt.
Regula 4. Nu exagera cu obiectele personale
Este important să găsim un echilibru între viața profesională și cea personală la locul de muncă. Este dificil.
Fotografii de familie, suveniruri de vacanță și altele fleacuri plăcute incalzeste sufletul si inveseleste-te in timpul zilei de lucru. Cu toate acestea, lucrurile prea memorabile care provoacă o furtună de amintiri distrag atenția.
Privirea alunecă peste obiecte, iar creierul procesează informații, chiar dacă nu suntem conștienți de ea.
Liza Zaslav
Păstrați pe desktop mai mult de trei lucruri personale.
Regula 5. Reglementează „comunicarea” cu e-mailul
E-mailul este încă. Dar poate afecta productivitatea dacă ești constant distras de e-mailuri.
Lifehacker și organizatori profesioniști: verifică-ți e-mailul de două ori pe zi la anumite ore. Restul timpului ar trebui să fie ocupat cu munca.
Da! Și dezactivează notificările pentru a nu strica starea firului.
Regula 6. Lăsați spațiu liber pentru documente
Uneori, desktopul este atât de ocupat încât nu există unde să semneze sau să întocmească un document de mână.
Aveți o insulă neocupată la dreapta sau la stânga (în funcție de faptul că sunteți dreptaci sau stângaci). Nu neapărat mare lucrări de hârtie este suficient un dreptunghi de 30 × 40 cm.
Regula 7: eficientizați-vă fluxurile de lucru
Nu păstrați documente care nu au legătură cu munca curenta. Când masa este plină de hârtii despre proiectele anului precedent, trecute, prezente și viitoare, apare haosul. Pentru a evita acest lucru, experții recomandă gruparea documentelor în dosare:
- important și urgent;
- urgent și neimportant;
- importante și neurgente;
- neurgent și neimportant.
Păstrați aceste dosare într-un organizator dedicat, mai degrabă decât stivuite unul peste altul, pentru a facilita fluxul de lucru.
Regula 8
Dezordinea a ajutat la crearea și. Dar astfel de exemple sunt rare.
Pentru majoritatea oamenilor, reducerea concentrației și a productivității. Întreabă-te în mod regulat dacă toate articolele sunt la locul lor pe masa ta?
Chiar dacă o persoană nu observă tulburarea, tot o influențează.
Andrew Mellen
Pentru claritate, am exprimat hack-urile descrise într-un grafic. Imprimați și agățați DEAVA biroului dvs.
În Occident există o specialitate „organizator profesional”. El ajută clienții să curețe camere și birouri, fișiere pe hârtie și electronice și să dezvolte un sistem de programare personalizat.
Lisa Zaslow este un astfel de specialist.
Cercetările arată că o persoană obișnuită pierde o oră pe zi din cauza dezorganizării. În același timp, oamenii sunt teribil de enervați când nu găsesc ceva. Dar pentru a pune lucrurile în ordine, este nevoie de mult mai puțin timp.
Liza Zaslav
Regula 1. Fă bine
Monitorul trebuie să fie la nivelul ochilor și la o distanță de 43-45 cm de tine.
Puneți articolele utilizate frecvent, cum ar fi telefonul sau rechizitele de birou, pe partea mâinii dominante. Acest lucru este convenabil: nu trebuie să vă întindeți, aruncând totul în jur.
Regula 2. Folosește cu înțelepciune articolele de papetărie
Chiar ai nevoie de 10 pixuri, un tăietor de hârtie și un capsator în fiecare zi? Păstrați pe birou numai articolele de papetărie pe care le folosiți zilnic. Pune restul într-o casetă de creion și pune-l pe masă, sau mai bine undeva departe.
Ridicându-te de la masă pentru un creion sau o agrafă, oprești pentru un timp creierul de la proiectul la care lucrezi. Acest lucru vă va permite să îl priviți dintr-un unghi nou când vă întoarceți.
Amy Trager, organizator profesionist cu sediul în Chicago
Un alt expert, Andrew Mellen, subliniază că este mai bine ca angajații să depoziteze materialele de papetărie de birou într-un singur loc (comodă sau rafturi comune), decât fiecare în sertarele lor.
Regula 3
Lipirea monitorului cu bucăți de hârtie colorate, ca un buletin, nu este utilă sau productivă.
Când sunt prea multe memento-uri, acestea sunt inutile.
Emmy Trager
Fiți moderat - faceți autocolante numai cu mementouri importante pe termen scurt.
Regula 4. Nu exagera cu obiectele personale
Este important să găsim un echilibru între viața profesională și cea personală la locul de muncă. Este dificil.
Fotografiile de familie, suvenirurile de vacanță și alte lucruri mărunte plăcute încălzesc sufletul și înveselesc în timpul zilei de lucru. Cu toate acestea, lucrurile prea memorabile care provoacă o furtună de amintiri distrag atenția.
Privirea alunecă peste obiecte, iar creierul procesează informații, chiar dacă nu suntem conștienți de ea.
Liza Zaslav
Nu păstrați mai mult de trei obiecte personale pe birou.
Regula 5. Reglementează „comunicarea” cu e-mailul
E-mailul este încă. Dar poate afecta productivitatea dacă ești constant distras de e-mailuri.
Life hacker și organizatori profesioniști: verifică-ți corespondența de două ori pe zi la anumite ore. Restul timpului ar trebui să fie ocupat cu munca.
Da! Și dezactivează notificările pentru a nu strica starea firului.
Regula 6. Lăsați spațiu liber pentru documente
Uneori, desktopul este atât de ocupat încât nu există unde să semneze sau să întocmească un document de mână.
Aveți o insulă neocupată la dreapta sau la stânga (în funcție de faptul că sunteți dreptaci sau stângaci). Nu neapărat mare - un dreptunghi de 30 × 40 cm este suficient pentru documente.
Regula 7: eficientizați-vă fluxurile de lucru
Nu țineți la îndemână documente care nu au legătură cu activitatea curentă. Când masa este plină de hârtii despre proiectele anului precedent, trecute, prezente și viitoare, apare haosul. Pentru a evita acest lucru, experții recomandă gruparea documentelor în dosare:
- important și urgent;
- urgent și neimportant;
- importante și neurgente;
- neurgent și neimportant.
Păstrați aceste dosare într-un organizator dedicat, mai degrabă decât stivuite unul peste altul, pentru a facilita fluxul de lucru.
Regula 8
Dezordinea a ajutat la crearea și. Dar astfel de exemple sunt rare.
Pentru majoritatea oamenilor, reducerea concentrației și a productivității. Întreabă-te în mod regulat dacă toate articolele sunt la locul lor pe masa ta?
Chiar dacă o persoană nu observă tulburarea, tot o influențează.
Andrew Mellen
Pentru claritate, am exprimat hack-urile descrise într-un grafic. Imprimați și agățați DEAVA biroului dvs.
