Redactarea unei scrisori de intenție specifice în cazul trimiterii de documente către companii sau departamente guvernamentale este un pas opțional, dar de dorit. Despre cum să dezvoltați corect forma corectă a unui astfel de document și unele dintre nuanțele de lucru cu acesta - chiar acum.

Documentul este întocmit sub orice formă, deoarece nu există un eșantion standardizat. Scopul principal este de a da reprezentare corectă destinatarului, ce fel de documente au fost trimise și, cel mai important, care este scopul expeditorului.

Deși în mod oficial, o companie nu este obligată să întocmească scrisori de intenție, totuși, în fluxul documentelor de afaceri, aceasta este o normă destul de bine stabilită care ar trebui respectată. Vă permite să rezolvați mai multe probleme simultan:

1. În primul rând, acesta este cel care conține principalele explicații ale expeditorului, pe care acesta dorește să le transmită destinatarului. V în acest caz acest lucru contează, deoarece corespondența de afaceri este o comunicare indirectă care trebuie să fie extrem de clară pentru ambele părți.
2. Scrisoarea de însoțire conține și o listă de documente - de fapt, lista în sine este duplicată Numele completși numărul de documente care au fost trimise. Acest lucru exclude posibile erori în design.
3. Prin specificarea unei liste de documente se pot evita anumite dificultati in recuperarea acestora in caz de pierdere. În plus, numerele documentelor de ieșire și de intrare sunt indicate în acesta, datorită cărora pot fi găsite și controlate cu ușurință direcția de mișcare.
4. În sfârșit, destinatarul care a acceptat nu doar documentele, ci și scrisoarea de intenție către acestea, va putea înțelege rapid esența dorințelor expeditorului și le va răspunde mai rapid în funcție de situație.

Prin urmare, putem spune că proiectarea competentă a scrisorii de intenție pentru documente, crearea propriilor mostre uniforme pentru a oferi uniformitate procesului este în interesul expeditorului însuși.

Exemplu de scrisoare de intenție 2019

În ciuda faptului că nu există un formular aprobat pentru un astfel de document și fiecare organizație are dreptul de a stabili cum să-l întocmească, există reguli general acceptate care ar trebui urmate.

1. În „antet”, ca de obicei, complet nume oficiale destinatarul („Către...”) și expeditorul („de la...”).
2. Urmează marcajul despre număr, în spatele căruia scrisoarea este înregistrată la firma expeditorului.
3. Apoi vine textul propriu-zis al documentului. Este foarte important să începeți corect fraza. În acest caz, există 3 opțiuni:

• "Va trimitem"- pentru acele cazuri în care documentația este transmisă acelorași companii (de exemplu, contrapărți);
• „Vă prezentăm”- scrisoarea este trimisă către oficiu fiscal, tribunale, sediul central - i.e. toate instituțiile cu o poziție superioară;
• "te trimitem"- dacă este vorba asupra documentelor care sunt trimise, dimpotrivă, către departamentele din subordine (de exemplu, departamente, sucursale ale aceleiași companii).

1. După ce ați descris scopul trimiterii, trebuie să furnizați lista completa documente (inventar), care este convenabil de prezentat sub forma unui tabel. Ar trebui să conțină următoarele coloane:

• titlul complet al documentului;
• numarul copiilor;
• dacă este necesar, se mai indică sub ce formă a fost transmis documentul - originalul sau copie (autentificată sau neautentificată).

1. La sfârșitul tabelului este indicat numărul total de documente trimise împreună cu scrisoarea de intenție.
2. În sfârșit, este indicată o anexă, care enumeră documentele suplimentare, dacă există, de asemenea, transmise destinatarului. Este important să înțelegeți că cuvântul „Aplicație” este scris la singular doar atunci când există un singur document. Dacă documentele plural, apoi se scrie „Aplicații”. Împreună cu denumirea documentului se indică următoarele:

• data acceptarii documentului;
• numărul total de copii trimise;
• numărul de pagini din fiecare document (se scrie numărul total de foi pentru toate exemplarele);
• dacă este necesar, indicați necesitatea firmware-ului.

Semnează o scrisoare de intenție pentru documente, indiferent de eșantionul său, nu numai manager general dar şi corespunzătoare persoană autorizată... Semnătura este pusă în mod tradițional de către angajatul ale cărui activități sunt direct legate de documentele trimise:

1. Directorul general sau șeful unei sucursale, divizii semnează documentele fluxului general care se aplică imediat întregii companii, precum și documentele de importanță deosebită (de exemplu, rapoartele anuale care sunt trimise la sediul central).
2. Contabilul-șef semnează scrisori care însoțesc documentele de natură financiară - de obicei sunt trimise la fisc.
3. Avocatul intern al companiei trimite scrisori de intenție în cazul documentelor care au legătură, de exemplu, cu proceduri judiciare, cu încheierea de contracte cu potențiale contrapărți etc.

NOTĂ. În acele cazuri când vine vorba de corespondență în masă documente de același tip (de exemplu, mai multe facturi sau acorduri de același tip cu contrapărți), le puteți combina într-un singur grup și puteți scrie deodată numărul total de foi în toate exemplarele.

Cum să înregistrezi o scrisoare de intenție

Este important să respectați caracteristicile eticheta de afaceri din punctul de vedere al designului scrisorilor de intenție - în primul rând, este mai bine să utilizați același eșantion, șablon al documentului și aceeași persoană, a cărei semnătură se află în scrisoarea însăși, trebuie să o semneze din partea expeditorului .

Este trimis folosind poșta rusă sau poșta privată - de regulă, este mai bine să faceți acest lucru prin scrisoare recomandată... Trebuie aplicat numărul expedierii, care se consemnează în jurnalul de circulație a documentelor al firmei expeditoare. Își pune deja propriul număr sub acest număr de adresă - și astfel riscul de confuzie este redus semnificativ.

De regulă, o scrisoare de intenție se întocmește în cel puțin 2 exemplare - 1 pentru destinatar, 1 pentru expeditor. Un astfel de document este stocat pentru o perioadă de timp, a cărei oportunitate și durată sunt determinate de compania însăși. De obicei, în fluxul de lucru modern al companiilor, toate documentele au copii de rezervă v în format electronic- acest lucru vă permite să le găsiți rapid și să le stocați în siguranță la cerere.

Cronologie pentru răspuns

În ceea ce privește momentul răspunsului, aceasta este o întrebare mai puțin simplă. Pe de o parte, acţionează regula generala, conform căruia timpul de procesare pentru orice cerere în organisme guvernamentale, precum și în firme, companii, asociaţiile obşteşti, nu ar trebui sa depaseasca 1 lună, adică treizeci zile calendaristice ... Numărătoarea inversă a perioadei începe din ziua lucrătoare, care urmează când corespondența a ajuns la destinatar.

Pe de altă parte, foarte des în practică există cazuri în care expeditorul se așteaptă ca destinatarul să răspundă la cererea sa cât mai repede posibil. Apoi trebuie să înregistrați separat o astfel de dorință, de exemplu: „Vă rugăm cu sinceritate să semnați Documente necesareși dați un răspuns de fond în termen de 7 zile lucrătoare.” Dacă vorbim despre o ramură, unitate structurală, care se subordonează direct expeditorului, formularea este mai categoric: „Termenul limită de răspuns este de 3 zile lucrătoare de la data notificării oficiale de primire a acestei scrisori de intenție”.

NOTĂ. În cazul în care acordul dintre companii prevede inițial o anumită procedură de tratare a cererilor, soluționare preliminară eventuale dezacorduri, este necesar să se pornească de la textul unor astfel de acorduri. Un exemplu de text este prezentat mai jos.

Procedura de depozitare

Scrisorile de intenție se referă la documente private ale organizației, al căror conținut poate dezvălui sau clasifica la discreția sa (acest lucru se aplică atât documentelor primite, cât și celor care ies). Prin urmare, alegerea unei metode specifice de depozitare depinde de decizia conducerii.

V caz general respecta aceste reguli:

1. Deoarece principala semnificație juridică nu este scrisoarea de intenție în sine și eșantionul acesteia, ci documentele pe care le precedă, atenția principală este acordată siguranței acestora.
2. După ce toate anexele (adică documentele în sine) au fost confiscate, perioada de păstrare este stabilită individual.
3. În unele cazuri, companiile creează un folder special „Scrisori de motivare”, în care pun documentația relevantă. Această opțiune este potrivită pentru firme mici cu fluxuri de lucru de documente mici.
4. Dacă fluxul de lucru este prea mare, iar compania are mai multe sucursale, atunci se întocmesc nomenclaturi speciale de cazuri - i.e. liste de documente grupate scop general, de exemplu, „Contracte de aprovizionare”, „Contracte de închiriere”, „Litigiu” etc.

Astfel, cel mai mult cea mai bună opțiune- este să compuneți propriul eșantion unic de scrisori de intenție pentru documente și să organizați un sistem de stocare adecvat volumului fluxului de documente al companiei.

Anna Sudak

# Nuanțe de afaceri

Mostre de documente

Scrisoare de transmitere- aceasta poveste scurta despre tine. Este scris în formă liberă și demonstrează interesul dumneavoastră față de un anumit angajator.

Navigarea articolului

• Cum să scrii o scrisoare de intenție pentru un CV
• Exemplu de scrisoare de intenție
• Scrisoare de intentie de la un contabil
• Exemplu de scrisoare de intenție de la un avocat
• O scrisoare de intenție a unui candidat pentru funcția de manager
• Scrisoare de intentie pentru postul vacant de secretar
• Scrisoare de intentie pentru postul de sofer vacant
• Exemplu de scrisoare de intenție pentru un post vacant de asistent de vânzări
• Scrisoarea de intenție a candidatului Office Manager
• Scrisoare de intenție de la administrator, exemplu
• Cum să scrieți o scrisoare de intenție pentru un angajator
• Cum să scrii o scrisoare de intenție pentru o agenție de recrutare
• O scrisoare de intenție de la un candidat la stagiu
• Scrisoare de intentie in engleza
• Exemplu de scrisoare de intenție pentru documente
• Scurtă scrisoare de intenție de reluat
• Scrisoare de intentie fara experienta de lucru

Ce este o scrisoare de intentie? Acesta este un element important al imaginii tale ca persoană în căutarea unui loc de muncă. Prin urmare, este întotdeauna de dorit să o scrieți. Iar abordarea scrisului trebuie să fie creativă.

Asa de, O scrisoare de intenție este o scurtă poveste despre tine. Este scris în formă liberă și demonstrează interesul dumneavoastră față de un anumit angajator. Scrisoarea ar trebui să răspundă la întrebările: „De ce vrei să lucrezi în companie?”, „Ce ești gata să faci pentru a dezvolta compania?” și de ce să te angajezi.

Vă atragem atenția asupra faptului că nu trebuie să scrieți deloc o scrisoare de intenție, dar apoi:

• Nu faptul că CV-ul tău va fi vizualizat. A avea o scrisoare de intenție crește probabilitatea de a răspunde la CV-ul tău (chiar dacă este o respingere).
• Nu faptul că vor fi invitați la un interviu. O scrisoare de intentie creste probabilitatea unei invitatii la un interviu fata in fata in care vei ajunge deja la 100% din potentialul tau.

Și, de asemenea, scrierea unei scrisori de intenție vă ajută să vă pregătiți pentru interviul față în față. Principalul lucru este să scrieți adevărul și să rămâneți la o singură linie. Ei bine, dacă s-a întâmplat să fii nevoit să înfrumusețezi realitatea, învață ce ai scris tu însuți. Doar în cazul în care. Pentru a nu uita.

Cum să scrii o scrisoare de intenție pentru un CV

Cum se scrie o scrisoare de intentie? În această etapă, solicitantul are adesea un fel de stupoare. Aceasta este natura omului. Nu se poate aprecia pe sine. Dar dacă vrei Buna treaba, trebuie să-ți împingi modestia în iad și să înveți să te prezinți, cunoștințele, aptitudinile și experienta practica... Pentru a ușura această sarcină dificilă, vă vom arăta cum să scrieți corect scrisorile de intenție.

Practic, nu există un șablon de scrisoare corect sau greșit. De ce? Pentru că reflectă personal și calitate profesională solicitant. Dar câteva recomandări pentru designul său încă există:

• Când vine timpul să vizualizați posturile vacante, nu vă grăbiți să trimiteți imediat CV-ul la toate ofertele deschise la rând. Alege-le pe cele care te interesează cu adevărat și fă o mini-cercetare. Găsiți informații despre companie (de exemplu, pe site-ul hh.ru veți găsi un scurt CV al angajatorului și link-uri către surse despre companie). Citiți recenzii de la clienții și angajații întreprinderii. Analizați și trageți concluzii. Ți-a plăcut angajatorul? Începeți să vă scrieți scrisoarea de intenție. Și nu uitați să indicați de ce ați ales acest angajator. Dacă nu, managerul de resurse umane nu vă va vedea interesul, iar acest lucru scade șansele unei angajări de succes.
• Contactați recrutorul pe nume. Dacă nu este la serviciu, salută-te.
• Nu vorbi, ci arată! Arătați că sunteți persoana potrivită pentru job. Explicați de ce cele mai bune abilități și abilități ale dvs. vor fi utile companiei. Susține cazul cu fapte. Dar nu estompați literele de pe hârtie. Încercați să prezentați informațiile concis, dar succint.
• Când scrieți o scrisoare de intenție pentru un CV fără post vacant (și cu un post vacant), asigurați-vă că scrisoarea de intenție nu repetă informațiile din CV, dar nu este de acord cu aceasta. Aceste două documente ar trebui să se completeze reciproc. Adică lăsăm fapte seci pentru un CV și emoții pentru o scrisoare de intenție.
• Chiar dacă fântânile creative din tine, este mai bine să-l înșurubați cu un cablu de alimentare (înainte de a intra în poziție). Multe companii (în special cele mari cu o istorie lungă), deși spun că au nevoie de personal tânăr și informal (oameni creativi), aderă la bazele comunicării în afaceri. Și e mai bine să urmezi canoanele. Dar dacă ai „dacat” cu un post vacant pentru o tânără companie progresivă în care domnește haosul „decent” și nu există constrângeri – experimentează!
• Un bun exemplu al muncii tale îți crește valoarea în ochii companiei. Încercați să vă arătați potențialul într-una sau două propoziții și susține-ți competența cu fapte.
• Îndrumați cu competență HR-ul până la partea finală a scrisorii. Luați inițiativa și întrebați părere... Și ar trebui să închei cu recunoștință pentru timpul tău.

Când trimiteți documentul, parcurgeți din nou textul. Verifică-l pentru greșeli, bloopers. Vezi că scrisoarea este logică, fără să pierzi gândurile și să sări de la unul la altul. În general, ar trebui să vă placă atât de mult această scrisoare încât să vă angajați.

Exemplu de scrisoare de intenție

Deci, am spus deja că forma scrisorii este liberă, dar în același timp este oficială (sau apropiată de cea oficială). Scrierea unei scrisori cu părtinire către punctele forte, nu repeta informatiile din CV (dimpotriva, dezvaluie punctele principale) si iti arata dorinta de a depune toate eforturile in dezvoltarea companiei pe care ai ales-o.

Descărcați eșantionul

Scrisoare de intentie de la un contabil

Un exemplu de document pentru un contabil șef:

Descărcați eșantionul

Exemplu de scrisoare de intenție de la un avocat

Descărcați eșantionul

O scrisoare de intenție a unui candidat pentru funcția de manager

Descărcați eșantionul

Scrisoare de intentie pentru postul vacant de secretar

Descărcați eșantionul

Scrisoare de intentie pentru postul de sofer vacant

Descărcați eșantionul

Exemplu de scrisoare de intenție pentru un post vacant de asistent de vânzări

Descărcați eșantionul

Scrisoarea de intenție a candidatului Office Manager

Descărcați eșantionul

Scrisoare de intenție de la administrator, exemplu

Descărcați eșantionul

Cum să scrieți o scrisoare de intenție pentru un angajator

Pentru un angajator, o scrisoare de intentie este prima impresie a unui solicitant de locuri de munca. Prin urmare, la întrebarea de a-l scrie trebuie să abordezi responsabil.

Când trimiteți CV-ul, prezentați-vă din toate părțile. Dar încercați să evitați stereotipurile. Amintiți-vă, exemplele oferite aici sunt doar exemple. Nu este necesar să se scrie și, în aceleași cuvinte, în aceeași succesiune. Arată-ți personalitatea. În caz contrar, nimeni nu vă va citi CV-ul.

Important! Cea mai frecventă greșeală pe care o fac cei care caută un loc de muncă este stereotipul. Toate scrisorile de intenție sunt scrise ca o copie carbon. Așa că încearcă să scrii cu sinceritate. Cu suflet și umor (dacă este cazul).

Cum să scrii o scrisoare de intenție pentru o agenție de recrutare

O agenție de recrutare este un filtru utilizat în trei cazuri:

• Pentru a obține persoane în căutarea unui loc de muncă de calitate;
• Pentru a nu căuta de lucru pe cont propriu;
• Când compania nu are propriul HR.

Dacă dintr-un motiv oarecare doriți să lucrați cu o agenție de recrutare, va trebui să faceți totul 200% pe CV-ul și scrisoarea de intenție. La urma urmei, o agenție de recrutare este un intermediar între tine și angajator. Și de foarte multe ori el, din păcate, joacă rolul unui telefon deteriorat.

Prin urmare, pentru a evita surprizele neplăcute, este mai bine să stabiliți contacte cu angajatorii direcți. Ei bine, dacă nu merge, încearcă să te prezinți cât mai clar și clar posibil folosind CV-ul, scrisoarea de intenție, imaginația și ingeniozitatea. De fapt, criteriile sunt aceleași ca pentru un angajator direct, dar ar trebui să existe mai multe detalii pentru ca agenția să te ajute să-ți găsești jobul de vis.

O scrisoare de intenție de la un candidat la stagiu

Ești un student tânăr și fără experiență care face primii pași în Lumea mare? Pregătește-te să lupți.

Puteți scrie o scrisoare de intenție bună chiar dacă nu aveți experiență. Vezi exemplu:

Descărcați eșantionul

Scrisoare de intentie in engleza

Dacă vrei să lucrezi pentru o companie străină sau proiect străin, cunoașterea limbii este pur și simplu necesară pentru tine. Și chiar dacă reprezentanța companiei se află în regiunea dumneavoastră, CV-ul și scrisoarea de intenție trebuie să fie scrise în limba engleză.

Când scrieți acest document, încercați să urmați reguli simple:

1. Scrisoarea nu trebuie să aibă mai mult de o pagină;
2. Documentul trebuie tipărit;
3. Conținutul trebuie să fie structurat, profesional și concis;
4. Scrieți calitățile și abilitățile care sunt importante pentru un anumit loc de muncă;
5. Subliniați punctele forte ale angajatorului dvs.;
6. Arată-ți interesul față de companie;
7. Nu exagera la lăudând pe persoana iubită;
8. Verificați scrisoarea înainte de a trimite. Cu cât mai mare cu atât mai bine.

Exemplu de scrisoare de intenție pentru documente

Atunci când trimiți documente cuiva care îi cere să facă ceva cu ele, fă-ți osteneala să scrieți o scrisoare de intenție pentru ei.

Descărcați eșantionul

Scurtă scrisoare de intenție de reluat

Fiecare recrutor a văzut o mulțime de scrisori de intenție de dimensiunea Muntelui Everest. De fapt, oricine poate scrie o scrisoare lungă, dar nu oricine o poate face interesantă de citit. Prin urmare, mulți solicitanți de locuri de muncă nu așteaptă niciodată un răspuns la CV-ul lor.

Alternativ, puteți merge în altă direcție - calea conciziei. Adică să nu scrii memorii despre viață, ci să-ți definești clar poziția. De exemplu, ca în acest eșantion.

Revistă„Munca de birou și managementul documentelor la întreprindere” septembrie 2013

Scrisoare de intenție pentru documente

0 comentarii

16.901 vizualizări

Kozhanova Evgeniya | specialist în instituții de învățământ preșcolar și gestionarea evidenței personalului

Pe lângă corespondența obișnuită, trimitem zilnic diverse documente către contrapărțile noastre: contracte, protocoale, facturi, materiale de prezentare... Regulile de etichetă în afaceri și chiar discreția elementară în manipularea documentelor impun redactarea unei scrisori de intenție în aceste cazuri. Ce oferă și cum să o aranjezi? Care sunt termenele de executare a acestuia? Cum să-l păstrezi mai târziu?

CU O scrisoare de intenție este un tip de scrisoare de afaceri care este necesar pentru a descrie un pachet de documente trimis destinatarului dacă nu există o parte de adresă în aceste documente.

În acest fel, Scrisoarea de intenție nu are încărcătură informațională, dar îndeplinește trei funcții importante:

confirmă faptul trimiterii;

furnizează o listă a documentelor trimise și instrucțiuni pentru manipularea acestora;

datorită datelor de înregistrare, vă permite să determinați data scadentă.

Ca majoritatea scrisori de afaceri, scrisoarea de intenție se întocmește pe antet și primește numărul de înregistrare de ieșire al expeditorului. Am analizat regulile de completare a scrisorilor de serviciu în cel mai detaliat mod în revistă, așa că acum ne vom concentra pe caracteristicile scrisorii de intenție.

O analiză prealabilă a unei scrisori de serviciu cu multe mostre din compilarea acesteia se află în articolul „Întocmim o scrisoare de serviciu»

Modele de vorbire

Baza scrisorii de intenție este lista de atașamente. Textul documentului este scurt și convențional împărțit în două părți:

mesaj despre trimiterea documentelor,

solicitarea unui răspuns în timp util (revizuire, aprobare, returnarea unei copii semnate etc.).

Prima parte începe de obicei astfel:

„În împlinire... vă îndreptăm...”,

„Vă trimitem...”,

„Vă prezentăm...”.

În continuare, puteți indica scopul trimiterii documentelor: „Pentru acord”, "Pentru verificare", "pentru semnatura", "pentru umplere"(dacă vorbim despre un chestionar sau chestionar). Vă recomandăm să folosiți clișeul „direct către tine” sau „trimite la tine”, din moment ce orice poate fi prezentat doar pentru informare, dar nu pentru semnare sau acord.

A doua parte poate conține următoarele cuvinte:

„Vă rugăm să semnați, să sigilați și să trimiteți o copie la adresa noastră...”,

„Vă rugăm să luați în considerare și să trimiteți la adresa noastră în termenul stabilit de lege...”,

„Vă rugăm să trimiteți la adresa noastră o copie a documentului...”.

Recuzită „Marca prezenței aplicațiilor”

După cum am stabilit deja, principalul lucru din scrisoarea de intenție a documentelor sunt atașamentele. Asa de Atentie speciala vom acorda atenție problemei înregistrării acestei elemente de recuzită. Indiferent de modul în care va fi întocmită cererea, practica comunicării în afaceri necesită o enumerare completă a documentelor anexate scrisorii, cu indicarea numărului de exemplare și a numărului de foi din fiecare dintre acestea. Dacă aceste informații nu sunt disponibile, scrisoarea de intenție își va pierde orice semnificație.

Asa de, când documentele trimise sunt deja raportate în textul scrisorii, nu este nevoie să le enumerați din nou numele. Este suficient să indicați numărul de coli și copii. Vezi Exemplul 1.

Exemplu1

Un fragment din text și un semn despre prezența aplicației (numele aplicației este indicat în textul scrisorii)

Dacă atașamentul nu este indicat în textul scrisorii, pe lângă datele cantitative, trebuie să indicați denumirea acestuia. Daca pachetul include mai multe documente, atasamentele sunt numerotate. Vezi Exemplul 2.

Colaps

Exemplu2

Un fragment din text și un semn despre prezența aplicației (numele aplicației este indicat în marcajul despre disponibilitatea acesteia)

Colaps

Deși în GOST R 6.30-2003 scrie că la enumerarea mai multor aplicații în marcaj despre prezența lor cuvântul generalizator înainte de două puncte este la singular „Aplicație:”, în astfel de cazuri recomandăm totuși să-l scrieți la plural „Aplicații:”, așa cum am arătat în Exemplul 2.

În primul rând, este corect din punctul de vedere al regulilor limbii ruse. Și în al doilea rând, dezvoltatorii acestui GOST înșiși s-au „corectat” ulterior când au început să dea explicații cu privire la aplicarea lui în recomandările lor metodologice. Vezi mai jos citatele din aceste două documente. Dar mulți continuă să scrie cuvântul „Anexă:” la singular, chiar dacă este urmat de o listă cu mai multe documente. Nu face asta și ți-am explicat de ce.

Fragment de document

Colaps

GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente "

3.21. ... Dacă scrisoarea are un atașament nenumit în text, atunci indicați numele acesteia, numărul de foi și numărul de copii; dacă există mai multe cereri, acestea sunt numerotate:

Fragment de document

Colaps

Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru documente. Recomandări metodologice pentru implementarea GOST R 6.30-2003

3.16. ... Dacă scrisoarea are un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați numele acesteia, numărul de foi și numărul de copii, dacă există mai multe atașamente acestea sunt numerotate:

Există, de asemenea, discrepanțe în modul de scriere a cuvântului „atașament” în corpul scrisorii: cu literă mică sau majusculă, cu sau fără semnul „Nu.” Cert este că puteți specifica numele documentului atașat în textul scrisorii de intenție în diferite moduri; comparați-vă uitându-vă la Exemplul 3: în al doilea caz, este potrivit să indicați între paranteze că documentul este un atașament, iar în cazurile ulterioare arătăm cum se poate face acest lucru în moduri diferite. Toate opțiunile sunt corecte, este doar important să respectați uniformitatea în scrisoare. Și chiar mai bine, în instrucțiunile pentru munca de birou ale organizației dumneavoastră (sau alt act normativ local pe probleme similare), alegeți și fixați o opțiune, atunci va exista uniformitate în toate documentele și va exista mai puțină confuzie în rândul executorilor.

Exemplu3

Diferite moduri de a indica numele cererii în corpul scrisorii

Colaps

Pentru un atașament legat, numărul de foi poate fi omis (Exemplul 4).

Exemplu4

Descrierea aplicației cusute

Colaps

Când există atât de multe atașamente încât este mai convenabil să le enumerați pe o foaie separată (se va numi „Inventarul de atașamente la scrisoarea de la ... Nr. ..."), în scrisoare va fi suficient să consultați un astfel de inventar (Exemplul 5).

Exemplu5

Dacă există atât de multe aplicații încât este mai convenabil să le enumerați într-un inventar separat

Colaps

Dacă atașați la scrisoarea dumneavoastră o altă scrisoare care are propriul atașament, trebuie să informați destinatarul despre aceasta (Exemplul 6).

Exemplu6

Atașamentul la scrisoare are propriul atașament

Colaps

În fine, dacă scrisoarea dumneavoastră este adresată mai multor organizații deodată, iar atașamentul este doar uneia dintre ele (alții primesc o scrisoare doar în scop informativ), trebuie menționat și acest lucru (Exemplu 7).

Exemplu7

Atașarea este trimisă unui singur destinatar al scrisorii din mai multe

Colaps

Sub textul scrisorii și deasupra semnăturii se face un semn asupra prezenței atașamentelor. De obicei, aceste distanțe (indentări) sunt făcute la fel și egale cu aproximativ 2-3 spațiere între linii (acest lucru este bine arătat în exemplul de proiectare a unei întregi litere din Exemplul 9).

Ca regulă generală, dacă un document are atașamente, atunci se face un semn pe el despre prezența lor sub text și deasupra semnăturii, iar pe documentele atașate (fiecare în partea dreaptă sus a primei foi) este scris: atașarea la ce document se află (cu desemnarea numărului cererii dacă sunt mai multe), ca în Exemplul 8.

Exemplu8

Numărul cererii și datele documentului principal pe 1 filă a cererii

Colaps

Dar scrisoarea de intenție poartă funcția contabilă a documentelor trimise, acționând ca un fel de inventar al anexelor din plic, dar în realitate sunt trimise documentele denumite într-o astfel de scrisoare ca atașamente. Dacă scrisoarea avea o funcție diferită (de exemplu, era o ofertă, făcând o ofertă de semnare a unui acord și enumerați condițiile cooperării propuse), atunci documentul „cheie” în sensul documentului ar fi scrisoarea, iar documentele anexate nu l-ar ajuta decât să-și îndeplinească funcția. Dar vorbim de o scrisoare de intenție, iar în acest caz nu merită „stricarea” documentelor trimise cu informații despre „inventarul incintei din plic” – adică. nu trebuie să le pui o astfel de amprentă!