Acasă Agricultura naturală Principii de bază ale managementului costurilor de proiect. Descrierea companiei și a structurii organizatorice. Metode de control al costurilor proiectului

Agricultura naturală

Principii de bază ale managementului costurilor de proiect. Descrierea companiei și a structurii organizatorice. Metode de control al costurilor proiectului

Managementul costurilor de proiect integrează procesele efectuate în timpul planificării, bugetării și managementului costurilor pentru a se asigura că proiectul este finalizat în bugetul aprobat. În fig. Figura 7-1 oferă o diagramă generală a proceselor de management al costurilor proiectului, care include următoarele:

7.1 Estimarea costurilor – procesul de determinare a costului estimat al resurselor necesare pentru finalizarea activităților proiectului.

7.2 Stabilirea bugetului – procesul de însumare a estimărilor de cost ale activităților individuale sau ale pachetelor de lucru pentru a forma o bază de cost autorizată.

7.3 Managementul costurilor – procesul de monitorizare a stării proiectului pentru a ajusta bugetul proiectului și pentru a face modificări la valoarea de bază a costurilor.

Aceste procese sunt interconectate între ele, precum și cu procese din alte domenii ale cunoașterii. În funcție de nevoile proiectului, fiecare proces poate implica o persoană sau un grup de oameni. Fiecare proces are loc cel puțin o dată în fiecare proiect și se realizează în una sau mai multe faze de proiect dacă proiectul este împărțit în faze. Deși procesele sunt prezentate aici ca elemente discrete cu limite bine definite, în practică ele se pot suprapune și pot avea un impact. influenta reciproca; astfel de suprapuneri și relații nu sunt descrise aici. Relațiile de proces sunt discutate în detaliu în Capitolul 3.

La unele proiecte, în special cele mici, estimarea costurilor și bugetarea costurilor sunt atât de strâns legate încât sunt tratate ca un singur proces care poate fi finalizat de o persoană într-o perioadă relativ scurtă de timp. Acest ghid tratează aceste procese ca procese separate, deoarece instrumentele și tehnicile pentru fiecare sunt diferite. Potențialul de impact asupra costurilor este cel mai mare în etapele incipiente ale unui proiect, așa că este important să se definească domeniul de aplicare cât mai curând posibil (Secțiunea 5.2).

Activitățile care compun cele trei procese de management al costurilor proiectului sunt precedate de unele activități de planificare efectuate de echipa de management al proiectului. Această planificare face parte din procesul de elaborare a unui plan de management al proiectului (Secțiunea 4.2), care are ca rezultat un plan de management al costurilor care stabilește formatul și criteriile pentru planificarea, structurarea, estimarea, bugetarea și gestionarea costului proiectului. Procesele de management al costurilor și instrumentele și tehnicile asociate sunt de obicei selectate în timpul etapei de definire ciclu de viață proiect (Secțiunea 2.1) și sunt documentate în planul de management al costurilor. De exemplu, un plan de management al costurilor poate include:

Grad de acuratețe. La estimarea costului operațiunilor, datele sunt rotunjite la o anumită precizie (de exemplu, la 100, 1000 de dolari SUA), în funcție de conținutul operațiunilor și de amploarea proiectului; Această rotunjire poate lua în considerare prevederile pentru posibile pierderi.

Unități. Pentru fiecare tip de resursă, sunt specificate unități de măsură (de exemplu, ore-om, zile-om, săptămâni sau cost fix).

Legături între procedurile organizatorice. Structura de defalcare a lucrărilor (WBS) (Secțiunea 5.3.3.1) oferă o structură pentru planul de management al costurilor pentru a asigura coerența între estimări, buget și managementul costurilor. Elementul WBS utilizat pentru înregistrarea costului unui proiect se numește cont de control. Fiecărui cont de control i se atribuie un cod sau un număr unic care este direct legat de sistem contabilitate organizatie performanta.

Praguri de control. Pentru a monitoriza performanța costurilor, pot fi definite praguri de abatere, permițând stabilirea unei sume pre-acordate de abatere acceptabilă înainte de a se întreprinde orice acțiune. Pragurile sunt de obicei exprimate ca o abatere procentuală de la linia de bază.

Reguli pentru măsurarea performanței. Regulile de măsurare a performanței sunt stabilite în conformitate cu managementul valorii câștigate. De exemplu, un plan de management al costurilor ar putea:

o determina WBS și punctele în care vor fi măsurate conturile de control;

o Stabiliți metode de măsurare a valorii câștigate (de exemplu, etape ponderate, valori fixe, procentaj complet etc.) de aplicat; Și

o Definiți formulele de calcul pentru gestionarea valorii câștigate necesare pentru a determina prognoza până la finalizare (EAC) și alte metode de urmărire.

Pentru obtinerea informatii detaliate Pentru gestionarea valorii câștigate, vezi Standard de practică pentru managementul valorii câștigate.

Formate de raportare. Sunt determinate formatele și frecvența de întocmire a diferitelor rapoarte de cost.

Descrieri ale proceselor. Sunt documentate descrieri ale fiecăruia dintre cele trei procese de management al valorii.

Toate aceste informații sunt incluse în planul de management al costurilor (un element al planului de management al proiectului), fie în textul părții sale principale, fie sub formă de anexe. Planul de management al costurilor poate fi formal sau informal și are mai multe sau mai puține detalii în funcție de nevoile proiectului.

Orez. 7-1. Schema generală de management al costurilor proiectului

Managementul costurilor proiectului trebuie să țină cont de cerințele de informații despre cost ale părților interesate de proiect. Diferiți factori interesați de proiect pot calcula costurile proiectului căi diferiteși în momente diferite în timp. De exemplu, prețul articolului care este achiziționat poate fi estimat în momentul deciziei sau confirmării achiziției, în momentul plasării unei comenzi, în momentul livrării, sau costul său real este înregistrat și înregistrat la menținerea cheltuielilor proiectului.

Managementul costurilor de proiect se referă în primul rând la costul resurselor necesare pentru realizarea activităților proiectului. În plus, atunci când gestionați costurile proiectului, ar trebui să luați în considerare modul în care deciziile luate vor afecta costurile recurente ulterioare de operare, întreținere și suport tehnic produs, serviciu sau rezultat al proiectului. De exemplu, limitarea numărului de revizuiri a desenelor de proiectare poate reduce costurile proiectului, dar poate duce la costuri de operare mai mari pentru client.

În multe organizații, prognoza și analiza așteptărilor eficienta financiara a produsului proiectului este realizat în afara domeniului de aplicare al proiectului. În altele, cum ar fi proiectele de construcție capitală, managementul costurilor proiectului include astfel de lucrări. Atunci când astfel de previziuni și analize sunt incluse în proiect, managementul costurilor proiectului include procese suplimentare și o serie de tehnici din domeniul managementului general, cum ar fi analiza rentabilității investiției, actualizată. fluxul de numerarși randamentul investiției.

Planul de management al costurilor este elaborat pe stadiu timpuriu planificarea proiectului și definește structura fiecăruia dintre cele trei procese de management al costurilor pentru a asigura eficiența și coerența acestor procese.

Managementul costurilor rezolvă problema reducerii costurilor proiectului și asigurării profitabilității maxime pentru participanții la proiect. În același timp, construirea unui sistem de stimulare ar trebui să asigure coerența vectorilor de interese economice ale participanților la proiect.

Procesele legate de managementul costurilor de proiect aparțin grupurilor de planificare și control (vezi Tabelul 5.1). În etapa de planificare, sunt efectuate două procese: estimarea costului proiectului și determinarea bugetului proiectului. În proiectele mai mici aceste procese pot fi combinate.

Cost estimat este produs în fazele de pre-investiție, pre-proiect și proiectare ale ciclului de viață. În acest caz, valoarea costului este clarificată în mod constant, dar costul este încă determinat cu o anumită eroare.

Ca o primă aproximare, putem presupune că costul proiectului este reprezentat de costul estimat, care este determinat prin metode expert, analogice, parametrice, de bază sau de resurse (pentru mai multe detalii, vezi „Economia construcțiilor”). Costul lucrărilor de construcție, instalare, proiectare, sondaj și punere în funcțiune poate fi calculat fără a cuantifica resursele lucrării folosind metode analogice și de bază. Cu toate acestea, costul echipamentului este calculat numai prin metoda analogică sau a resurselor, deoarece ghidurile de preț de bază pentru echipamente tehnologice nici unul. În construcțiile industriale, problemele de estimare a costurilor echipamentelor sunt principala sursă de incertitudine.

În străinătate, echipamentele tehnologice nu sunt alocate niciunui grup special, ci sunt luate în considerare folosind aceleași metode ca materialele și structurile de construcție. Au fost dezvoltate foarte mult metode parametrice pentru determinarea costului echipamentelor și structurilor, care ajută la diferite etape de evaluare. Dimpotrivă, metoda indicelui de bază este folosită mult mai rar; metoda indiană este folosită doar pentru a prognoza costurile în perioadele viitoare.

Mărimea rezervei de fond pentru lucrări și costuri neprevăzute este determinată nu prin metoda normativă, ci prin utilizarea analize statistice si calcule.

Nota cost produs ca ca o regula, Cu folosind programe de calculator care calculează costul muncii folosind cărți de deviz. De remarcat că, spre deosebire de alți indicatori, costul proiectului depinde de data determinării acestuia și trebuie recalculat la data realizării. cheltuieli.

Pentru alții proces important este bugetarea proiectului. Bugetul ar trebui să țină cont nu numai de costul estimat, ci și de toate costurile investitorului: dobânda la împrumut, completarea propriei capital de lucru, modificări ale costurilor în timpul construcției, lucrări de ajustare după punerea în funcțiune etc.

Pe baza bugetului proiectului se intocmeste un plan calendaristic pentru finantarea constructiei si se formuleaza termenii acordurilor contractuale.

Determinarea indicatorilor de cost pentru proiectele finanțate de la bugetul de stat sau municipal are caracteristici semnificative. În aceste cazuri nu este permis Nu libertăţi cu definiţia cost,în special, expert sau parametrice metodele, iar metodele analogice sunt folosite foarte limitat. Estimarea consolidată este întocmită folosind metoda indicelui de bază folosind prețuri și indici aprobați de guvern (cu excepția echipamentelor), este supusă examinării și servește drept preț inițial (maxim) pentru competiție. Estimarea maximă a bugetului proiectului coincide practic cu costul estimat determinat de proiectanți.

In grup procesele de control managementul costurilor este reprezentat de o singură funcţie controlul costurilor, care include monitorizarea costului proiectului, compararea costurilor planificate și efective, evaluarea cantității efective de muncă finalizată, prognoza indicatori economici la finalizarea proiectului.

Principala metodă de control al costurilor utilizată este metoda valorii câștigate 1 . Metoda se bazează pe utilizarea unui contor obiectiv rezultate utile proces de producție, prin care s-ar putea judeca realizarea indicatorilor planificați. În funcție de natura sarcinii, pot fi utilizate diferite estimări ale progresului real al proiectului. Prin urmare, este recomandabil să se ia în considerare ca indicator al volumului stăpânit suma prețurilor contractuale ale acordurilor contractuale pentru obiect, care sunt determinate de costul estimat de construcție, ținând cont de rezultatele procedurilor competitive. Acest indicator poate fi utilizat pentru a evalua lucrările de construcție și instalare și construcții în general, inclusiv furnizarea de echipamente, lucrările de proiectare, sondaj și punere în funcțiune.

Un exemplu de sistem de management al costurilor în timpul construcției ar fi un sistem de etape de plată. În acest caz, întregul obiect în construcție este împărțit în părți separate (etape de construcție sau construcție-tehnologice), dar care determină costul estimat și apoi contractual (etape de plată): fundații, podea, acoperiș, sistem de alimentare cu apă etc. pentru etapa poate avea loc în rate (lunar) pe măsură ce volumul de lucru este finalizat și acceptat, cu toate acestea, plata finală se face numai după finalizarea etapei în ansamblu, inclusiv documentarea și testarea, deoarece cerința cheie este completa livrarea etapei de plată. Sarcina finalizată este finalizată și nu mai este urmărită.

Date mai detaliate despre managementul integrat al costurilor sunt oferite în manualul „Economia construcțiilor”.

Cititorul ar trebui să fie avertizat împotriva înțelegerii simpliste a managementului valorii sau a „optimizării valorii”, care apare uneori chiar și în rândul managerilor cu experiență. Adesea se crede că este suficient să dai instrucțiuni managerilor sau estimatorilor cum va scădea „în mod magic” costul muncii. De fapt, costul este doar un indicator al proceselor tehnologice, logistice și comerciale care au loc în timpul construcției. Nu costul trebuie optimizat, ci soluțiile de proiectare, tehnologice și organizatorice, care vor duce la o reducere a costurilor. Mai mult, acest lucru este valabil atât din poziția clientului (îmbunătățirea proiectului, selectarea antreprenorilor), cât și din poziția contractantului (îmbunătățirea tehnologiilor, gândirea termenilor contractuali, îmbunătățirea comenzii pe șantier, selectarea furnizorilor etc.).

Valoare castigata.
Kolosova E. V., Novikov D. A., Tsvetkov A. V. Metodologia valorii câștigate în managementul operațional al proiectelor. M.: Centrul de Editură Științifică „Apostrof”, 2000.

8.1. Principii de bază ale managementului costurilor de proiect

Costul proiectului este determinat de costul total al resurselor proiectului, costurile și timpul de finalizare a lucrării proiectului. Pentru proiectele de construcție se determină costul construcției, care este partea din costul proiectului care include fondurile necesare pentru construcția capitală. Estimarea tuturor costurilor proiectului este echivalentă cu estimarea costului total al proiectului.

Managementul costurilor proiectului include procesele necesare pentru a asigura și asigura că proiectul este finalizat în bugetul aprobat. În contextul acestui capitol, managementul valorii și managementul costurilor sunt concepte practic identice. Obiectivele unui sistem de management al costurilor (costurilor) sunt de a dezvolta politici, proceduri și metode care să permită planificarea și controlul în timp util al costurilor.

Managementul costurilor (costului) proiectului include următoarele procese:

evaluarea costurilor proiectului;

bugetarea proiectului, adică stabilirea țintelor de cost pentru implementarea proiectului;

controlul costului (cheltuielilor) proiectului, evaluarea constantă a costurilor efective, compararea cu cele planificate anterior în buget și elaborarea măsurilor corective și preventive.

Principalul document prin care se gestionează costul proiectului este bugetul. Un buget este un document directiv care este un registru al cheltuielilor și veniturilor planificate distribuite pe post pentru perioada corespunzătoare de timp. Bugetul este un document care definește limitele de resurse ale proiectului, prin urmare, atunci când se gestionează costul, componenta de cost a acestuia iese în prim-plan, care se numește de obicei deviz de proiect.

Deviz de proiect - un document care conține justificarea și calculul costului proiectului (contractului), de obicei bazat pe domeniul de aplicare al proiectului, resursele necesare și prețurile.

O modalitate de a gestiona costurile proiectului este utilizarea unei structuri de conturi de cost (planuri de conturi). Pentru efectuarea muncii sunt necesare resurse, care pot fi exprimate atât în forța de muncă a muncitorilor, materiale, echipamente, cât și sub formă de elemente de cost în numerar, atunci când nu este nevoie sau oportunitatea de a cunoaște ce resurse specifice le constituie. În etapa de bugetare a lucrărilor, toate resursele implicate în implementarea acesteia sunt anulate în diferite elemente de cost.

Întrucât structura conturilor de costuri este elaborată după principiile descompunerii, prin agregarea informațiilor din conturile nivelurilor inferioare ale structurii, se pot obține date de cost la nivelul de detaliere cerut, până la nivelul superior, caracterizând bugetul proiectului.

La efectuarea lucrărilor de proiect, informațiile despre costurile reale sunt înregistrate și în conturile de costuri corespunzătoare, permițând niveluri adecvate detalii pentru a compara costurile planificate (buget) cu cele reale.

Managementul costurilor se realizează pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului și, desigur, procesele de management sunt implementate diferit în diferite etape ale ciclului proiectului. Acest lucru se reflectă în conceptul modern de management al costurilor de proiect - managementul costurilor pe tot parcursul proiectului (life-cycle costing-LCC).

Conceptul prezentat va fi descris pe măsură ce ne uităm la procesele care compun managementul costurilor, în special procesul de estimare a costurilor proiectului, deoarece acest proces este fundamental atât pentru bugetare și control, cât și pentru funcția de management al costurilor în ansamblu.

Distribuția costurilor proiectului pe parcursul ciclului său de viață este neuniformă și are de obicei structura prezentată în Fig. 14.1.2. După cum puteți vedea, cea mai mare parte a costurilor apare în faza de implementare a proiectului. Dar trebuie remarcat faptul că principalele decizii care determină costul proiectului sunt luate în faza de preinvestiție a proiectului. Astfel, capacitatea de a gestiona costurile proiectului este, de asemenea, distribuită inegal pe parcursul ciclului său de viață.

8.2. Estimarea costului proiectului

În funcție de stadiul ciclului de viață al proiectului și de scopul evaluării, tipuri diferiteși metode de estimare a costurilor proiectului. Pe baza scopurilor evaluărilor, acuratețea acestor evaluări variază, de asemenea.

În tabel 14.2.1 prezintă diferite tipuri de estimări ale costurilor proiectului, indicând scopul devizelor și acuratețea acestora. Pentru a estima costul unui proiect, trebuie să cunoașteți costul resurselor care compun proiectul, timpul necesar pentru finalizarea lucrării și costul acestei lucrări. Astfel, estimarea costurilor începe cu determinarea resurselor și structurii de lucru a proiectului. Aceste sarcini sunt rezolvate ca parte a planificării proiectului (Capitolul 13), iar modulul de estimare a costurilor ar trebui să primească rezultatele acestui proces.

Costul proiectului este determinat de resurse necesare executării lucrării, inclusiv:

echipamente (cumparare, inchiriere, leasing); accesorii, dispozitive și instalații de producție;

forță de muncă (angajați cu normă întreagă cu contract);

consumabile (papetărie etc.);

materiale;

training, seminarii, conferințe;

subcontracte;

transport, etc.

Etapa proiectului	Tipul de evaluare	Scopul evaluărilor	Eroare, %
Conceptul de proiect	Evaluare preliminară a viabilității/ fezabilitatea proiectului	Evaluarea viabilitatii/ fezabilitatea financiară a proiectului
Justificarea investiției	Factorial Calcul cost consolidat/estimare preliminară	Compararea costurilor planificate cu restricțiile bugetare, baza pentru formarea unui buget preliminar
	Aproximativ Deviz și financiar	Luarea deciziei finale de investitie, finantarea proiectului. Desfășurarea de negocieri și licitații, baza pentru formarea unui buget actualizat
	Aproximativ Deviz și financiar
Dezvoltare documentatie de lucru	Final Documentatie de deviz	Baza pentru calcule și pentru managementul costurilor proiectului
Implementarea proiectului	Real Pe baza lucrărilor deja finalizate	Estimarea costului lucrărilor deja efectuate
Implementarea proiectului	Prognoza Pentru munca viitoare	Estimarea costului lucrărilor care urmează să fie implementate
Punere in functiune	Real
Punere in functiune	Prognoza
Exploatare	Real
Exploatare	Prognoza
Finalizarea proiectului	Real	Estimarea completă a costurilor proiectului

Toate costurile pot fi clasificate astfel:

costuri directe și generale;

recurentă și unică. De exemplu, plățile lunare pentru utilizarea instalațiilor de producție sunt costuri recurente, achiziționarea unui set de echipamente este un cost unic;

constante și variabile în funcție de volumul de muncă;

plata orelor suplimentare.

Structura costurilor unui proiect în funcție de elementul de cost se bazează, de obicei, pe structura planului de conturi a proiectului, care este o descompunere a costurilor de la cel mai ridicat nivel de cost al întregului proiect până la cel mai scăzut nivel de cost al unei unități de resurse. Pentru un anumit proiect, vă selectați propriul plan de conturi sau familia acestora. Ca opțiuni de bază pot fi utilizate planurile de conturi contabile rusești, planurile de conturi internaționale și planurile de conturi contabile de gestiune.

Tehnica de estimare a costurilor proiectului constă din 13 pași. Acestea pot varia în funcție de proiect și includ, în general, următoarele:

Determinarea cerinţelor de resurse ale locului de muncă.

Dezvoltarea unui model de rețea.

Dezvoltarea unei structuri de defalcare a muncii.

Estimarea costurilor din punct de vedere al structurii de defalcare a muncii.

Discuție despre WBS (structura de defalcare a muncii) cu fiecare dintre managerii funcționali.

Dezvoltarea direcției principale de acțiune.

Estimarea costurilor pentru fiecare element al WBS.

Alinierea bazelor de cost cu managementul superior

Discuție cu managerii funcționali despre nevoile de personal.

Dezvoltarea unei scheme de responsabilitate de linie.

Elaborarea programelor detaliate.

Generarea unui raport de sinteză privind costurile.

Încorporați rezultatele estimării costurilor în documentele de proiect.

O estimare a costurilor unui proiect este în esență o estimare a tuturor costurilor necesare pentru implementarea cu succes și completă a proiectului. Aceste costuri pot avea idei diferite, colorate de semnificații economice diferite. Mai mult, diferențele dintre astfel de idei sunt uneori foarte subtile.

Există trei tipuri de costuri:

obligatii;

costuri bugetare (costul estimat al lucrării distribuit în timp);

costuri reale (ieșiri de numerar).

Obligațiile apar, de exemplu, la comandarea oricăror bunuri sau servicii înainte de utilizarea lor în proiect. Ca urmare, se emit facturi, a căror plată se poate face fie în momentul în care mărfurile sunt gata de livrare, fie în momentul primirii, fie în conformitate cu politica de plată adoptată de organizație. In orice caz, la comanda, bugetul se reduce cu suma acestei comenzi. În unele cazuri, nu se ia în considerare până la primirea facturii, care reflectă incorect Starea curenta buget. În acest sens, este nevoie de un sistem de planificare și contabilizare a obligațiilor de proiect. Pe lângă îndeplinirea principalelor sale funcții, acest sistem vă va permite să anticipați plățile viitoare.

Costurile bugetare caracterizează costurile planificate pentru producerea muncii.

Costurile reale reflectă cheltuielile suportate în timpul implementării lucrării proiectului sau în momentul plății Bani.

Raportul real al acestor tipuri de costuri depinde de mai mulți factori, printre care:

relația dintre volumele de resurse de muncă, materiale și subcontracte din proiect;

politica de plată a facturilor a organizației;

perioada de livrare a echipamentului principal;

programul de lucru în cadrul subcontractelor;

impactul programului de lucru asupra momentului și modului în care costurile lucrătorilor vor fi anulate la livrarea echipamentelor.

Înțelegerea diferențelor dintre „expresiile” de cost descrise vă va permite să gestionați eficient costurile totale ale proiectului.

Pe baza structurii ciclului de viață al proiectului, costul acestuia include următoarele componente:

costul cercetării și dezvoltării: efectuarea de studii de pre-investiție, analiză cost-beneficiu, analiză de sistem, proiectare detaliată și dezvoltare de prototipuri de produse, evaluare preliminară a produselor proiectului, dezvoltarea de proiectare și alte documentații pentru produse;

costuri de producție: producție, asamblare și testare a produselor proiectului, menținerea capacității de producție, logistică, pregătirea personalului etc.;

costuri de construcție: spații de producție și administrare (construirea unor noi sau reconstrucția celor vechi);

cheltuieli curente: salariu, materiale și semifabricate, transport, managementul informațiilor, controlul calității etc.;

scoaterea produselor din producție: costuri pentru reechiparea instalațiilor de producție, eliminarea reziduurilor.

8.3. Bugetarea proiectului

Bugetarea se referă la determinarea valorilor costurilor lucrării efectuate în cadrul proiectului și al proiectului în ansamblu, procesul de formare a unui buget de proiect care conține o repartizare stabilită (aprobată) a costurilor pe tip de lucrare, articole de cost, prin timpul de lucru, de centre de cost sau de altă structură. Structura bugetului este determinată de planul de conturi pentru contabilitatea costurilor unui anumit proiect. Bugetul poate fi format atât în cadrul unui plan de conturi contabil tradițional, cât și folosind un plan de conturi special dezvoltat pentru contabilitatea de gestiune. Practica arată că, în majoritatea cazurilor, un plan de conturi contabil nu este suficient. Fiecare proiect specific presupune luarea în considerare a anumitor specificități în ceea ce privește managementul costurilor, astfel încât fiecare proiect trebuie să aibă propriul plan de conturi unic, dar care se bazează pe indicatori de contabilitate de gestiune consacrați.

Diferite tipuri de bugete sunt dezvoltate în diferite faze și etape ale unui proiect. Acuratețea și scopul acestor tipuri de bugete sunt prezentate în tabel. 14.3.1.

Bugetarea este planificarea costurilor, adică determinarea planului de costuri: când, cât și pentru ce bani vor fi plătiți.

Bugetul poate fi întocmit astfel:

grafice de costuri;

matrice de distribuție a costurilor;

diagrame cu bare de cost;

diagrame cu bare ale costurilor cumulate (cumulative);

diagrame liniare ale costurilor cumulate distribuite în timp;

diagrame circulare ale structurii costurilor etc.

Tabelul 14.3.1. Tipuri de bugete

Etapa proiectului	Tip de buget	Alocarea bugetului	Eroare, %
Conceptul de proiect	Așteptările bugetare	Planificarea plății anticipate și nevoile de finanțare
Justificarea investiției	Bugetul preliminar	Justificarea elementelor de cost, justificarea și planificarea atragerii și utilizării resurselor financiare
Studiu de fezabilitate	Bugetul preliminar
Licitații, negocieri și contracte	Buget actualizat	Planificarea decontărilor cu contractorii și furnizorii
Dezvoltare documentație	Bugetul final	Directiva Restricționarea utilizării resurselor
Implementarea proiectului	Bugetul real	Managementul costurilor (contabilitate si control)
Punere in functiune
Exploatare
Finalizarea proiectului

Forma în care sunt prezentate bugetele depinde de:

document consumator;

scopul creării documentului;

standardele stabilite;

informatii de interes.

În funcție de stadiul ciclului de viață al proiectului, bugetele pot fi:

preliminar (evaluativ);

aprobat (oficial);

curent (corectabil);

faptice.

După efectuarea studiilor de fezabilitate (Capitolul 4), se întocmesc bugete preliminare, care sunt mai mult evaluative decât prescriptive. Astfel de bugete sunt negociate cu toate părțile interesate și aprobate în cele din urmă de managerul de proiect sau de alt factor de decizie. Odată ce bugetul a dobândit statutul oficial, acesta devine standardul cu care sunt comparate rezultatele reale. Pe parcursul implementării proiectului apar abateri de la indicatorii planificați anterior, care ar trebui reflectate în timp util în bugetele curente. Și la finalizarea tuturor lucrărilor, un buget real este creat ca document final, care reflectă numere reale.

Estimările care reprezintă bugete de cheltuieli merită o atenție deosebită. Documentația de deviz este o componentă importantă a documentației bugetare în proiectele mari de investiții.

8.4. Metode de control al costurilor proiectului

Controlul costurilor proiectului decurge din influența factorilor care provoacă abateri de la bugetul planificat anterior și are ca scop gestionarea modificărilor în costul proiectului pentru a reduce aspecte negativeși creșterea impactului pozitiv al modificărilor costurilor proiectului.

Controlul costurilor proiectului include:

monitorizarea indicatorilor de cost ai implementării proiectului pentru a detecta abaterile de la buget;

gestionarea modificărilor bugetare pentru a asigura execuția bugetului;

prevenirea deciziilor eronate planificate anterior;

informarea tuturor părților interesate cu privire la progresul proiectului în ceea ce privește respectarea bugetului.

Controlul costurilor proiectului are două componente: contabilitate, adică o evaluare a costului real al lucrării efectuate și al resurselor cheltuite, și previziunea, adică o evaluare a costului viitor al proiectului. Indicatorii de bază utilizați pentru controlul costului proiectului sunt următorii:

necesar de finalizare (NDZ) stabilește o estimare a costurilor care vor fi necesare pentru finalizarea unei lucrări sau a unui proiect. Estimarea LDN este cea mai bună estimare actuală a câte investiții suplimentare trebuie făcute. acest moment a termina treaba;

cost estimat (PC): cea mai bună estimare cost total, pe care jobul sau proiectul îl va avea la finalizare. Costul estimat este calculat ca suma costurilor reale de la data curentă și costul estimat;

Există două metode principale de control al costurilor: metoda tradițională; metoda valorii castigate.

Metoda tradițională de control utilizează următoarele concepte:

Costuri planificate (bugetate) - BCWS (Budgeted CostofWork Scheduled). Acesta este costul bugetat al lucrării programate conform programului, sau cantitatea de resursă estimată a fi utilizată până la data curentă. Data curentă este data la care sunt disponibile informațiile reale:

B.C.W.S.= BC (bugetul total) x % conform planului.

Costuri reale - ACWP (Costul real al muncii efectuate). Acesta este costul muncii efectiv finalizate la data curentă sau cantitatea de resurse efectiv cheltuită pentru finalizarea lucrărilor până la data curentă. Costurile reale nu depind de indicatori planificați prin costuri sau consumul de resurse.

Principalul dezavantaj al metodei tradiționale este că nu ține cont de ce lucrare a fost de fapt finalizată cu banii cheltuiți. Cu alte cuvinte, nu se ocupă de timpul sau programul de lucru.

Variația costurilor conform metodei tradiționale este calculată ca diferență între costurile reale și cele planificate.

Metoda valorii câștigate se bazează pe determinarea raportului dintre costurile reale și cantitatea de muncă care trebuie finalizată până la o anumită dată. În acest caz, se iau în considerare informații despre costul, programul de lucru planificat și efectiv și se oferă o evaluare generalizată a stării lucrărilor la momentul actual. Tendințele identificate sunt utilizate pentru a prognoza costul viitor al domeniului de lucru la finalizare și pentru a determina factorii care influențează programul de lucru.

Analiza valorii câștigate folosește trei valori pentru a determina variațiile de program și costuri:

costuri planificate (bugetare) - BCWS;

costuri reale - ACWP;

valoarea câștigată - BCWP (Budgeted Cost of Work Performed).

Acesta este costul planificat al lucrării efectiv finalizate sau cantitatea de resurse planificată pentru cantitatea de muncă efectiv finalizată până la data curentă. Volumul stăpânit nu depinde de costurile reale suportate pentru lucrare:

BCWP= Cost planificat x % utilizarea resurselor.

Deoarece metoda valorii câștigate ia în considerare factorul timp, ea permite să se determine atât variația reală a costului, cât și întârzierea în programul de lucru.

Variația costului (depășirea numerarului) este o valoare obținută din diferența dintre costul real al muncii efectuate (ACWP) și costul planificat al muncii efectuate (BCWP). Pentru lucrările în curs, trebuie făcută o estimare procentuală de finalizare (din perspectiva costurilor):

CV (CostVarianta) = ACWP – BCWP

Diferența de program este determinată de diferența dintre costul planificat al lucrării conform programului (BCWS) și costul planificat al muncii efectuate (BCWP).

Utilizarea metodei de analiză a valorii câștigate necesită o structurare suplimentară a sistemului de management al costurilor proiectului și eforturi suplimentare ale managerului în colectarea și analiza datelor. Cu toate acestea, această abordare vă permite să obțineți o imagine mai precisă a stării proiectului și să o prezentați conducerii superioare și clienților sub formă de diferite rapoarte.

Principalii indicatori utilizați pentru analiza stării de cost a proiectului sunt prezentați în tabel. 14.4.1.

Masa. Parametrii de cost ai lucrării proiectului

Index	Formula sau metoda de calcul
Costul planificat al muncii efectuate (BCWP, valoarea câștigată). Costul planificat al lucrării efectiv finalizate sau cantitatea de resurse planificată pentru cantitatea de muncă efectiv finalizată până la data curentă	BCWP = Cost planificat x % utilizarea resurselor
Costuri bugetare totale	Costul total al lucrării asumat în linia de bază
Costul bugetar (BCWS). Parte costul muncii, care trebuie finalizat până la data curentă în conformitate cu planul de bază (costul lucrării calculat pe perioada de timp conform planului)	Costuri bugetare totale x % conform planului
Costul real (ACWP)	Costurile efective de lucru până în prezent
Indicele de absorbție a costurilor 1 - costurile pentru data curentă corespund planului >1 - de la data curentă, au fost cheltuite mai puține fonduri decât cele furnizate <1 - на текущую дату средств затрачено больше, чем предусмотрено	Valoarea câștigată / Costurile reale
Varianta de cost< 0 - перерасход средств на текущую дату >0 - subcheltuire a fondurilor pentru data curentă	Valoarea câștigată - Costurile reale
Varianta relativă a costurilor	Afișează raportul dintre variația costurilor și costurile bugetate pentru data curentă (BCWS)
Estimarea costurilor înainte de finalizare	Pe baza rezultatelor curente
Estimarea (prognoza) costului la finalizare - estimare pret intreg lucru pe baza rezultatelor curente	Costuri reale + Costul estimat de finalizare
Indicele de execuție a planului - raportul dintre volumul câștigat și costul bugetar al lucrării conform planului de la data curentă	Valoarea câștigată/costul bugetar
Discrepanță de cost< 0 - перерасход затрат	Costuri bugetare - Cost estimat la finalizare
Procent de depășiri de costuri, %	Varianta de cost/cost bugetar

Principalul avantaj al metodologiei valorii câștigate este posibilitatea „depistarii timpurii” (detectarea în fazele incipiente de implementare a proiectului) a discrepanțelor între indicatorii actuali ai proiectului și cei planificați, prognozând pe baza acestora rezultatele proiectului (termene, costuri etc.) și luarea de măsuri corective în timp util, până la terminarea proiectului.

Pe lângă estimarea costurilor totale ale proiectului, pe baza indicatorilor de valoare câștigată observați, este posibil să se prezică și alte caracteristici ale proiectului.

Să explicăm diferența dintre metoda tradițională și metoda valorii câștigate folosind un exemplu.

Să presupunem că bugetul proiectului este de 100 den. unitati Era planificat să se cheltuiască 25 de unități pentru a finaliza lucrările înainte de data curentă, dar de fapt au fost cheltuite 22 de unități, adică BCWS = 25 și ACWP = 22. Mai mult, conform planului, au trebuit cheltuite 20 de unități pentru finalizarea lucrărilor. lucru, adică .BCWP= 20.

În conformitate cu abordarea tradițională, abaterea costului este de 25-22 = 3 unități, adică se observă economii. În conformitate cu metoda valorii câștigate, abaterea costului real este de 20-22 = -2 unități, adică există o supracheltuire a fondurilor. În același timp, abaterea de la graficul de cheltuieli în numerar este de 25-20 = 5 unități, ceea ce indică faptul că progresul real al proiectului este în urmă cu 20% față de cel planificat.

Prognoza costurilor presupune estimarea costului final al unui proiect pe baza informațiilor despre costurile proiectului la momentul actual.

Există următoarele opțiuni pentru estimarea costului final al unui proiect (EFC), care utilizează atât metoda tradițională de evaluare, cât și metoda valorii câștigate:

Costul la finalizare = Costul real până în prezent + Costul rămas al proiectului ajustat în funcție de Indicele de absorbție a costurilor;

Costul la finalizare = Costul real până în prezent + Costul rămas estimat al proiectului (ETC);

Cost la finalizare = Costuri reale până în prezent + Noua estimare pentru restul proiectului.

8.5. Raportarea costurilor

Raportarea oferă baza pentru coordonarea muncii, planificarea și managementul operațional. Procesul de mișcare a informațiilor de raportare în organizație este prezentat în Fig. 14.5.1.

Informațiile inițiale pentru raportare sunt date privind costurile planificate ale lucrării și costurile reale ale implementării acestora.

În etapa de planificare a proiectului se generează rapoarte privind costul bugetar al lucrării (Fig. 14.5.2), repartizarea fondurilor bugetare între conturile de cost (Fig. 14.5.3) etc.

În etapa de control, de regulă, datele de cost sunt colectate pe:

costurile forței de muncă;

materiale;

alte costuri directe;

cheltuirea în exces a fondurilor.

Un raport privind supracheltuirea fondurilor este generat anual sau lunar pentru întregul proiect.

Valorile costului real (ACWP) și ale valorii câștigate (BCWP) pentru fiecare activitate sunt elementele de bază pe care se bazează raportarea stării costurilor. Aceste date sunt colectate la nivel de cont de cost și incluse în rapoarte. De obicei, aceste rapoarte sunt pregătite lunar pentru fiecare nivel de CPP sau CCO, în funcție de nivelul de agregare a informațiilor solicitat. Pe lângă acestea, se generează rapoarte săptămânale privind costurile efective cu forța de muncă, pe baza cărora se poate analiza utilizarea resurselor umane.

Introducere

1.2 Estimarea costului proiectului

1.3 Bugetarea proiectului

1.4 Metode de control al costurilor proiectului

Capitolul 2. Evaluarea potenţialului unei întreprinderi

2.1 Caracteristicile întreprinderii

2.2 Caracteristicile produsului

2.3 Caracteristicile piețelor de conducte

2.4 Analiza potenţialului de producţie al obiectului de cercetare

Capitolul 3. Elaborarea direcțiilor de îmbunătățire a activităților OJSC PMK-7 și justificarea economică a acestora

3.1 Rezumatul proiectului

3.2 Caracteristicile atelierului de sudare electrică a conductelor nr. 2

3.3 caracteristici generale proiect

3.4 Specificatii tehnice proiect

3.5 Studiu de fezabilitate financiară și economică

3.6 Evaluarea eficacității proiectului

Concluzie

Bibliografie

Introducere

Managementul de proiect organizațional devine deosebit de relevant atunci când în Rusia se formează condiții pentru utilizarea pe scară largă a metodologiei de management de proiect. Aceasta metoda este mijloace eficiente management în condiții reale rusești și în același timp un instrument dovedit pentru implementarea proiectelor organizaționale calitatea cerută, la timp, in limita bugetului acceptat.

Un proiect este o chestiune legată nu numai de inovație și de nevoie investiții mari. Proiectul implică numeroase incertitudini, ceea ce îngreunează calculele. La aceasta trebuie să mai adăugăm că munca la proiect se desfășoară în echipă și necesită abilități și abilități speciale din partea tuturor participanților săi. Prin urmare, o întreprindere ar trebui să abordeze cu mare atenție planificarea, desfășurarea și gestionarea oricărui proiect complex. Managementul abil va conduce eforturile companiei pe drumul succesului.

Managementul de proiect este o metodologie de organizare, planificare, dirijare, coordonare umană și resurse materiale pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului (numit și ciclu de proiect), care vizează atingerea eficientă a obiectivelor acestuia prin aplicarea unui sistem de metode moderne, tehnici și tehnologii de management pentru a obține rezultatele definite în proiect în ceea ce privește compoziția și sfera de activitate. , cost, timp, calitate.

Scopul acestui lucru munca de curs este studiul fundamente teoretice managementul costurilor proiectului, precum și dezvoltarea unui proiect tehnic pentru OJSC PMK-7.

Pentru a atinge acest obiectiv în această lucrare, este necesar să se rezolve următoarele sarcini:

1. Determinați principiile de bază ale managementului costurilor proiectului;

2. Luați în considerare mecanismul de estimare a costului proiectului;

3. Luați în considerare conceptele de bugetare și principalele metode de control al costului unui proiect;

4. Dă descriere scurta OJSC „PMK-7”;

5. Determinarea potențialului de producție și financiar al OJSC „PMK-7”;

6. Dezvoltarea unui proiect tehnic pentru OJSC „PMK-7” pentru a crește eficiența producției

Obiectul studiului este OJSC „PMK-7”.

Baza teoretică și metodologică a lucrării de curs constă din lucrările oamenilor de știință din țară și străinătate, legislație și reguli, precum și surse de pe Internet pe tema studiată.

Capitolul 1. Managementul costurilor de proiect

1.1 Principii de bază ale managementului costurilor proiectului

Costul proiectului este determinat de costul total al resurselor proiectului, costurile și timpul de finalizare a lucrării proiectului.

Pentru proiectele de construcție se determină costul construcției, care este partea din costul proiectului care include fondurile necesare pentru construcția capitală. Estimarea tuturor costurilor proiectului este echivalentă cu estimarea costului total al proiectului.

Managementul costurilor proiectului include procesele necesare pentru a asigura și asigura că proiectul este finalizat în bugetul aprobat.

În contextul acestui capitol, managementul valorii și managementul costurilor sunt concepte practic identice. Obiectivele unui sistem de management al costurilor (costurilor) sunt de a dezvolta politici, proceduri și metode care să permită planificarea și controlul în timp util al costurilor.

Managementul costurilor (costului) proiectului include următoarele procese:

· evaluarea costurilor proiectului;

· bugetarea proiectului, adică stabilirea țintelor de cost pentru implementarea proiectului;

· controlul costului (cheltuielilor) proiectului, evaluarea constantă a costurilor efective, compararea cu cele planificate anterior în buget și elaborarea măsurilor corective și preventive.

Deviz de proiect - un document care conține justificarea și calculul costului proiectului (contractului), de obicei bazat pe domeniul de aplicare al proiectului, resursele necesare și prețurile.

Întrucât structura conturilor de costuri este elaborată după principiile descompunerii, prin agregarea informațiilor din conturile nivelurilor inferioare ale structurii, se pot obține date de cost la nivelul de detaliu necesar, până la nivelul superior, care caracterizează bugetul proiectului.

Atunci când se efectuează lucrări de proiect, informațiile despre costurile reale sunt înregistrate și în conturile de cost adecvate, ceea ce permite o comparație a costurilor planificate (bugetate) cu costurile reale la niveluri adecvate de detaliu.

Managementul costurilor se desfășoară pe parcursul întregului ciclu de viață al proiectului și, desigur, procesele de management sunt implementate diferit în diferite etape ale ciclului proiectului. Acest lucru se reflectă în concept modern managementul costurilor proiectului - managementul costurilor pe parcursul întregului proiect (life-cycle costing - LCC) (Fig. 1).

Fig.1. Managementul costurilor pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului

Distribuția costurilor proiectului pe parcursul ciclului său de viață este neuniformă și are de obicei structura prezentată în Figura 2. După cum se poate observa, cea mai mare parte a costurilor apare în faza de implementare a proiectului.

Dar trebuie remarcat faptul că principalele decizii care determină costul proiectului sunt luate în faza de preinvestiție a proiectului. Astfel, capacitatea de a gestiona costurile proiectului este, de asemenea, distribuită inegal pe parcursul ciclului său de viață.

Orez. 2. Distribuția costurilor proiectului pe parcursul ciclului său de viață

1.2 Estimarea costului proiectului

În funcție de stadiul ciclului de viață al proiectului și de scopul evaluării, se folosesc diverse tipuri și metode de estimare a costului proiectului. Pe baza scopurilor evaluărilor, acuratețea acestor evaluări variază, de asemenea.

Tipuri de estimare a costurilor proiectului:

· Preliminare (evaluarea viabilității, fezabilității proiectului);

· Factorial (calcul de cost mărit, estimare preliminară);

· Aproximativ (buget și calcul financiar);

· Finală (documentația bugetară).

Pentru a estima costul unui proiect, trebuie să cunoașteți costul resurselor care compun proiectul, timpul necesar pentru finalizarea lucrării și costul acestei lucrări. Astfel, estimarea costurilor începe cu determinarea resurselor și structurii de lucru a proiectului. Aceste sarcini sunt rezolvate ca parte a planificării proiectului, iar modulul de estimare a costurilor ar trebui să primească rezultatele acestui proces.

Costul proiectului este determinat de resursele necesare pentru finalizarea lucrării, inclusiv:

· echipamente (cumparare, inchiriere, leasing);

· instalații, dispozitive și instalații de producție;

· forța de muncă (angajați cu normă întreagă angajați cu contract);

· consumabile (papetărie etc.);

· materiale;

· training, seminarii, conferinte;

· subcontracte;

· transport etc.

Toate costurile pot fi clasificate astfel:

· costuri directe și generale;

· recurente și unice. De exemplu, plățile lunare pentru utilizarea instalațiilor de producție sunt costuri recurente, achiziționarea unui set de echipamente este un cost unic;

· constante si variabile in functie de volumul de munca;

· plata orelor suplimentare.

Concepte de bază ale proceselor de management al costurilor de proiect

Necesitatea de a gestiona costurile proiectului decurge din resursele limitate inerente tuturor tipurilor de activitate umana. Principiile de bază ale managementului costurilor proiectului stau la baza implementării cu succes a proiectului în ceea ce privește respectarea restricțiilor privind utilizarea resurselor monetare.

Obiectivele sistemului de management al costurilor(costul) este dezvoltarea de politici, proceduri și metode care permit planificarea și controlul în timp util al costurilor.

Costul proiectului este determinată de totalitatea costurilor resurselor proiectului și a costurilor de realizare a lucrărilor de proiect.

Managementul costurilor include:

Monitorizarea bugetului proiectului;

Planificarea resurselor;

Costurile estimate;

Estimare calcule

Controlul costurilor.

Managementul costurilor se bazează pe un sistem de contabilitate a costurilor de proiect, un sistem de contabilitate pentru active, datorii, pasive, impozite, amortizare, mișcarea materialelor, achiziții și vânzări, profituri așteptate și reale.

Cadrul de management al costurilor– controlul costurilor și plan calendaristic implementarea proiectului. Lucrările la program și buget nu se opresc pe toată durata proiectului. Modificările și abaterile de la starea de fapt duc la necesitatea creării unui nou program și la modificări ale costurilor și bugetului.

Managementul costurilor proiectului implică efectuarea următoarelor procese pentru a se asigura că proiectul este finalizat în bugetul aprobat:

1. planificarea resurselor;

2. estimarea costurilor;

3. bugetare – repartizarea costului total pentru fiecare element de activitate;

4. controlul costurilor.

Cost estimat.

Estimarea costurilor proiectului ar trebui efectuată pe diferite etape ciclul de viață al proiectului. În tabel sunt prezentate diferite tipuri de estimări ale costurilor, indicând eroarea admisă.

Tabel - Tipuri de estimări ale costurilor proiectului

Formarea devizelor.

Estima– aceasta este o listă de cheltuieli, structurată pe secțiuni, dar fără referire la graficul proiectului. La fel ca estimarea costurilor, estimările proiectului variază de la o etapă la alta. Distinge următoarele tipuri estimări întocmite în diferite etape ale ciclului de viață al proiectului.

Tabel - Tipuri de estimări ale proiectelor în diferite etape

Bugetul proiectului

Atât pentru gestionarea unei organizații în ansamblu, cât și pentru gestionarea costurilor în proiecte, conceptul cheie este bugetul. Bugetul reprezintă repartizarea elementelor de cheltuieli și venituri pe perioade de timp. Cu alte cuvinte, Un buget este un document directiv care reprezintă un grafic al cheltuielilor și veniturilor planificate distribuite între elementele din cadrul proiectului. Un buget nu trebuie confundat cu o estimare, care este o listă de venituri și cheltuieli, structurată pe secțiuni, dar nelimitată în timp. O organizație poate avea mai multe bugete, fiecare dintre ele conținând propriile centre de cost sau venituri. De obicei, bugetele sunt structurate pe centre de responsabilitate (persoane, departamente responsabile de cheltuieli sau venituri). Fiecare centru de responsabilitate întocmește un buget pentru articolele pentru care este responsabil. De exemplu, într-o firmă de consultanță, un manager de vânzări este responsabil pentru vânzarea seminariilor și cursurilor, iar un manager de formare este responsabil de formare. In acest caz, managerul de vanzari va intocmi un buget de venituri, iar managerul de training va intocmi un buget de cheltuieli. După care bugetul de venituri și bugetul de cheltuieli vor fi combinate într-un buget comun.

Să luăm în considerare tipurile de bugete care sunt utilizate în diferite etape ale ciclului de viață al proiectului.

Tabel - Tipuri de bugete de proiecte

Ca orice plan, un buget este baza controlului.

Proces formare, contabilitate si control Implementarea bugetelor se numește bugetare.

Principala diferență dintre bugetarea orientată pe proiecte și bugetarea orientată pe funcție este că centrele de responsabilitate sunt proiecte, nu unități funcționale. Un proiect, spre deosebire de o unitate funcțională, este un centru de responsabilitate pur temporar, deoarece durata de viață a proiectului este limitată de datele de începere și finalizare. Activitățile organizațiilor și departamentelor sunt în mod tradițional legate de perioada anuala. Termenele limită ale proiectelor pot să nu aibă legătură cu anul și să-i treacă granițele. Apare întrebarea: cum să conectați bugetele proiectelor cu bugetul organizației în ansamblu? Pentru a lega proiectele de perioada de planificare a unei organizații, este utilizat conceptul de portofoliu de proiecte.

Un portofoliu de proiecte este înțeles ca un set de proiecte care sunt de competența unui centru de responsabilitate.

Pentru a crea un portofoliu de proiecte, este necesar să se determine:

· proiecte;

· centru de responsabilitate (manager);

· fondul de resurse.

Spre deosebire de un proiect sau chiar de un program, care are termene limită specifice, un portofoliu de proiecte nu are date specifice de început și de sfârșit. În orice moment, în portofoliu există deja proiecte în derulare. Spre deosebire de un centru funcțional de responsabilitate, un portofoliu de proiecte poate să nu aibă un bazin permanent de resurse, iar activitățile sale sunt structurate nu ca actuale, ci ca bazate pe proiecte. Prin urmare, portofoliul de proiecte poate fi considerat un centru permanent de responsabilitate iar activitățile sale pot fi planificate într-o anumită perioadă (an).

Bugetul proiectului determină distribuția veniturilor și cheltuielilor pe perioade de timp de la început până la finalizare. Bugetul portofoliului de proiecte include distribuția veniturilor și cheltuielilor pe perioade de timp și este creat pentru perioada de bugetare a organizației în ansamblu, de exemplu, pentru un an.

Bugetul proiectului include costurile totale estimate necesare implementării proiectului. În raport cu proiectul, costurile pot fi împărțite în:

· Drept legate direct de proiect, care sunt gestionate de managerul de proiect (salariile participanților, călătoriile de afaceri pentru proiect, cheltuielile pentru echipamente și materiale, dacă au fost achiziționate direct pentru proiect);

· facturi, care nu sunt la dispoziția managerului de proiect, dar sunt oarecum legate de proiect (salariile personalului administrativ superior, închirierea spațiilor).

Înainte de a începe un proiect, este necesar să se determine sfera lucrării și cerințele bugetare. Ambii acești factori sunt extrem de importanți deoarece reprezintă planul țintă în raport cu care este măsurată performanța proiectului. Pe parcursul întregului ciclu de viață al proiectului, este necesar să se monitorizeze finanțarea, să o compare cu planul și, dacă este necesar, să se facă modificări și modificări. La finalul proiectului se determină absorbția costurilor, pentru care costurile efective sunt comparate cu valorile bugetate.

Managementul proiectelor se confruntă întotdeauna cu sarcina de a finaliza proiectul la timp, în limitele bugetului stabilit și cu o calitate corespunzătoare. Dacă bugetul este depășit, proiectul poate fi închis sau suspendat. Prin urmare, unul dintre conditiile necesare Fezabilitatea proiectului, împreună cu planificarea și monitorizarea conținutului proiectului, determinarea domeniului de activitate, este, de asemenea, implementarea unei planificări și control financiar precis (bugetare). Este posibil să se realizeze planificarea ideală a proiectului: să se determine sfera, sfera de activitate etc., dar toate aceste eforturi vor fi inutile dacă toate zonele proiectului nu sunt asigurate cu resurse financiare la timp și într-o măsură suficientă. Prin urmare, întregul sistem de planificare a proiectului ar trebui construit pe baza bugetării, adică. toate costurile şi rezultatele trebuie să aibă o expresie strict financiară . Planificarea domeniului de activitate pentru un proiect și planificarea financiară (bugetarea) proiectului sunt două părți ale unui singur întreg. Atunci când un buget este combinat cu o cronologie, acesta servește ca un plan pentru realizarea lucrărilor și oferă cel mai important instrument de management de proiect. Dacă planificarea în sine a activității proiectului este necesară pentru a înțelege clar ce resurse, în ce volum și în ce interval de timp vor fi necesare pentru a obține rezultatul final al proiectului, atunci bugetarea proiectului este expresia cea mai exactă a tuturor indicatorilor planificați și resurse din punct de vedere financiar.

Să luăm în considerare procesele de bugetare:

1.Planificarea bugetului proiectului. Procesul de planificare a bugetului proiectului include trei etape:

2) Managerul de proiect elaborează bugetul proiectului în funcție de structura lucrărilor, articole de cost, stabilește rezervele necesare, pe care le calculează pe baza analizei de risc și folosind standardele adoptate de companie pentru acest tip de proiect.

3) Biroul de proiecte integrează bugetul proiectului în bugetul portofoliului și analizează impactul acestuia asupra bugetului portofoliului de proiecte.

4) Managerul de portofoliu aprobă bugetul proiectului dacă acesta nu depășește bugetul de portofoliu, în caz contrar revine pentru revizuire sau inițiază procedura de modificare a bugetului de portofoliu.

Ca parte a planificării bugetului proiectului, optimizarea costurilor programul proiectului. Obiectivele optimizarii costurilor sunt:

· reducerea costului lucrărilor individuale de proiect;

· optimizarea costurilor întregului proiect;

· punerea în corespondență a volumelor și costurilor lucrărilor planificate pentru o anumită perioadă de timp și a costurilor financiare planificate pentru aceeași perioadă.

Costul lucrării proiectului constă din costul resurselor alocate lucrării și din cantitate resurse financiare alocate pentru această lucrare. Cu aceste ipoteze, reducerea costului muncii poate fi realizată prin efectuarea următoarelor acțiuni:

· reducerea cantității de resurse financiare alocate pentru muncă;

· reducerea ratei resurselor de muncă sau cost pe unitate pentru resurse materiale;

· înlocuirea resurselor alocate lucrului cu altele mai ieftine;

· reducerea duratei de muncă (pentru anumite tipuri de muncă);

· reducerea încărcăturii de resurse la locul de muncă.

2.Controlul bugetului proiectului. Controlul bugetului proiectului se efectuează periodic sau la solicitarea managerului de portofoliu de proiecte. Procedura de control al bugetului proiectului cuprinde trei etape:

1) Managerul de proiect furnizează biroului de proiect un raport privind execuția bugetului proiectului.

2) Biroul de proiect verifică rapoartele, dacă se constată contradicții, le elimină împreună cu managerul de proiect și le integrează în raportarea portofoliului.

3) Managerul de proiect aprobă raportul, analizează abaterile și ia decizii corective (de exemplu, modificarea bugetului proiectului).

Biroul de proiecte este un organism tehnic, administrativ care consolidează rapoartele primite pe proiecte, le verifică pentru consistența și controlul standard, precum și asistența metodologică și tehnică managerilor de proiect în analiza abaterilor și elaborarea măsurilor de eliminare a acestora.

3. Controlul costurilor proiectului . Controlul costurilor proiectului include:

· monitorizarea indicatorilor de cost ai implementării proiectului pentru a detecta abaterile de la buget;

· gestionarea modificărilor bugetare pentru a asigura execuția bugetului;

· prevenirea deciziilor eronate planificate anterior;

· informarea tuturor părților interesate cu privire la progresul proiectului în ceea ce privește respectarea bugetului.

Pentru a controla progresul proiectului, adică pentru a răspunde într-o oarecare măsură punct de control Pentru a răspunde la întrebarea „unde suntem comparați cu planul?”, este necesar să se evalueze gradul de realizare a rezultatului și costurile suportate.

Din păcate, poate fi extrem de dificil să măsurați ce parte din rezultat a fost deja obținută. De exemplu, cât de pregătit este un program care a fost scris, dar nu a fost testat? Cum se evaluează pregătirea sistem automatizat, pentru implementarea cărora este necesară achiziționarea, livrarea și configurarea echipamentelor și modificarea software-ului existent?

Prin urmare, ei evaluează adesea nu gradul de pregătire al rezultatului, ci cantitatea de resurse care rămâne de cheltuit pentru a-l atinge. Adică, gradul de pregătire al rezultatului este considerat a fi ponderea resurselor deja cheltuite necesare pentru a-l atinge.

Există două metode principale de control al costurilor: metoda traditionala Și metoda valorii castigate .

Metoda tradițională de control utilizează următorii indicatori:

B.C.W.S. (Costul bugetat al lucrărilor programate)– costul estimat (planificat) al lucrării planificate. Acesta este costul bugetat al lucrării programate conform programului, sau cantitatea unei resurse care se preconizează a fi utilizată până la data curentă. Data curentă este data pentru care sunt disponibile informații reale.

ACWP – Costul real al muncii efectuate– costul real al lucrării efectuate la data curentă sau cantitatea de resurse efectiv cheltuită pentru finalizarea lucrărilor înainte de data curentă. Costurile reale nu depind de costurile planificate sau de consumul de resurse.

Principalul dezavantaj al metodei tradiționale este că nu ține cont de ce lucrare a fost de fapt finalizată cu banii cheltuiți. Cu alte cuvinte, nu se ocupă de timpul sau programul de lucru.

Prin urmare, atunci când se compară cantitatea reală (ACWP) și cea planificată (BCWS) de resurse cheltuite la un moment dat, adică la monitorizarea bugetului proiectului, apare o ambiguitate în interpretarea motivelor abaterilor.

Și anume, să spunem ACWP > BCWS, adică am cheltuit de fapt mai mulți bani decât bugetul. De aici, din păcate, este imposibil să tragem o concluzie despre motivul creșterii costurilor - s-a lucrat mai mult sau lucrarea a fost mai scumpă. Și în cazul opus - ACWP< BCWS (потрачено меньше средств, чем было заложено в бюджете) - то ли работа обошлась дешевле, то ли выполнено меньше работ, чем планировалось.

Pentru a interpreta corect cauzele abaterilor se introduce conceptul de valoare castigata - BCWP. BCWP – Costul bugetat al lucrărilor efectuate– costul planificat al lucrării efectiv finalizate (volumul stăpânit).