Fără corespondență de afaceri în afaceri oriunde. Nu contează dacă scrii în numele unei companii sau în numele tău ca antreprenor privat - corespondența de afaceri va juca întotdeauna rol important. Mai precis, cum respectați regulile acesteia. Potențialii parteneri de afaceri sau clienții dvs. vă vor judeca foarte mult după modul în care comunicați cu ei. O scrisoare de afaceri este, s-ar putea spune, „fața” unui om de afaceri. Și pentru a nu pierde această „față”, este important să știți despre regulile de aur ale corespondenței de afaceri.
Reguli de e-mail pentru afaceri
Deoarece acum e-mailul este folosit mult mai des decât poșta obișnuită, am decis să acordăm atenție modului în care să conducăm corect corespondența de afaceri în rețea. Iată câteva recomandări pentru tine, a căror respectare nu îți va permite să pierzi fața în fața interlocutorului tău.
Nume cutie poștală
Primul lucru care ne atrage atenția atunci când deschidem un nou e-mail este adresa de la care a fost trimis. Mulți subestimează importanța acestui moment și trimit e-mailuri de afaceri din conturile lor personale de e-mail. Nu este nimic în neregulă cu asta dacă adresa de e-mail conține doar numele tău într-un format care poate fi citit de om. Dar dacă există diverse porecle precum „kissa1988” sau „pupsik-26”, atunci trimiterea unei scrisori de afaceri dintr-o astfel de cutie poștală este pur și simplu inacceptabilă. Imaginează-ți ce emoții va avea o persoană când primește o propunere de afaceri de la un „bebeluș” sau „soare”.
De asemenea, în corespondența de afaceri, adresele poștale care încep cu [email protected], [email protected] etc. Astfel de adrese pur și simplu nu sunt luate în serios și există o mare probabilitate ca scrisoarea să nu fie deschisă. Cel mai cea mai bună opțiune este de a conduce corespondență de afaceri cu cutie poștală [email protected], unde numele este numele și prenumele dvs., compania este numele companiei.
Destinatari
În corespondența prin e-mail, este posibil să trimiteți o scrisoare unui destinatar direct și să puneți alți destinatari într-o copie. Se presupune că destinatarii din copia scrisorii nu ar trebui să răspundă la aceasta. Sunt ca niște observatori invitați. Prin urmare, înainte de a trimite o scrisoare, stabiliți exact de la cine doriți să primiți un răspuns la scrisoare și aranjați corect destinatarii. Totuși, dacă este posibil, nu pune mai multe persoane în destinatarii direcți ai scrisorilor. Se poate întâmpla ca niciunul dintre ei să nu-ți răspundă dacă toată lumea decide mental să „transfere” această responsabilitate către un alt destinatar.
Dacă tu însuți ai ajuns într-o copie a unei scrisori de afaceri, atunci, așa cum ai înțeles deja, expeditorul nu așteaptă răspunsul tău. Dar dacă a devenit necesar să vă răspundeți în mod specific, atunci puteți face acest lucru, dar ar fi politicos să vă cereți scuze la începutul scrisorii pentru „interferență”.
Design de scrisori
Stilul formal de afaceri.În corespondența de afaceri, desigur, este folosită stilul oficial scrisori. Acest stil se caracterizează prin absența adjectivelor descriptive, clarificări și detalii inutile. Doar specific, claritate și logică. După ce ați scris o scrisoare de afaceri, este util să o citiți din nou și să eliminați toate frazele care nu poartă o încărcătură semantică specială și nu schimbă esența a ceea ce a fost scris. Doar atunci când ești convins că toate astfel de cuvinte și expresii au fost eliminate, atunci poți spune că a fost respectată această regulă pentru scrierea unei scrisori de afaceri.
Alfabetizare. A spune că o scrisoare de afaceri trebuie scrisă corect și fără erori este ca și cum ai spune „un om de zăpadă trebuie să fie făcut din zăpadă”. Cu toate acestea, este imposibil să nu menționăm această regulă. Alfabetizarea este un element fundamental al oricărei scrieri. O persoană care scrie o scrisoare de afaceri cu greșeli de ortografie este puțin probabil să fie luată în serios de către cineva.
Subiectul scrisorii. Este obligatoriu să-l scrii. Mai mult, încercați să o scrieți pe scurt, dar succint - astfel încât, dintr-o privire, să devină imediat clar pentru destinatar despre ce va fi scrisoarea. Subiectul nu ar trebui să constea în niciun caz dintr-un cuvânt. „Informații”, „Întrebare”, etc. - Subiect greșit al e-mailului de afaceri. „Ofertă comercială de la compania X” este subiectul potrivit. Dacă informațiile din scrisoarea dvs. sunt deosebit de importante, atunci le puteți marca cu un steag de „importanță” special, care este disponibil în aproape toate serviciile de e-mail.
Font. Textul scrisorii ar trebui să fie, în primul rând, lizibil. Prin urmare, utilizați fontul Arial sau Times New Roman, alegeți o dimensiune medie (de exemplu, în mail.ru, dimensiunea optimă a fontului este 3). Nu experimentați cu fonturi sau culori. În corespondența de afaceri, acest lucru este nepotrivit. Nu folosiți majuscule, semne de exclamare etc. Simboluri speciale(inclusiv emoticoane). Singurul lucru care este permis este selectarea unor fraze cu caractere cursive sau aldine. Dar încercați să utilizați acest lucru numai atunci când este absolut necesar.
Pentru o citire ușoară și un mesaj mai bun, puteți folosi subtitluri în textul scrisorii. Dar nu ar trebui să fie prea multe dintre ele - nu mai mult de 3-4.
Un paragraf al scrisorii nu trebuie întins pentru mai mult de 4 rânduri de text. Când citim paragrafe foarte lungi, textul se îmbină și ideea principală se poate pierde.
Orice transferuri și liste ar trebui să fie întocmite cu ajutorul unor markere speciale.
Șablon corporativ. Va fi grozav dacă dezvoltați un șablon de e-mail corporativ în stilul dvs. corporativ. Și veți trimite toate scrisorile de afaceri numai cu acest șablon. Acest lucru vă va permite să vă evidențiați de restul, dar să mențineți formalitatea cerută de o scrisoare de afaceri. Cu toate acestea, nu ar trebui să exagerați cu „branding” - creativitatea excesivă va dăuna doar literei. La urma urmei, vorbim de comunicare de afaceri, nu de divertisment. De asemenea, nu uitați că destinatarii vă pot citi scrisorile nu numai pe computer, ci și pe dispozitive mobile. Prin urmare, șablonul trebuie optimizat pentru diferite rezoluții de ecran.
Ar trebui să existe un singur motiv informațional într-o scrisoare. Și, în consecință, o singură acțiune țintă ar trebui să fie implicată din partea destinatarului. Se consideră incorect să conțină mai multe întrebări, sugestii sau solicitări către destinatar într-o singură scrisoare deodată.
Orice scrisoare comercială trebuie împărțită în următoarele părți:
- introducere;
- parte principală;
- concluzie.
În introducere, precizați pe scurt scopul scrisorii și motivele pentru care o scrie. Partea principală este însăși esența scrisorii. În concluzie, trebuie să rezumați cele de mai sus - acestea pot fi concluzii, solicitări, instrucțiuni, sugestii și așa mai departe. Este extrem de nedorit să folosiți orice „postscript” în corespondența de afaceri. Scrisoarea nu trebuie să conțină aforisme, metafore, proverbe și așa mai departe.
Dacă trebuie să trimiteți o imagine grafică în scrisoare, atunci nu o introduceți în textul scrisorii în sine, ci atașați-o ca fișier separat. Este posibil ca imaginile să nu se afișeze corect diferite dispozitive sau să fie complet dezactivat în interfață program de mail destinatar. În textul scrisorii, acolo unde este necesar, indicați pur și simplu „informația se află în fișierul atașat”. Dacă există mai multe astfel de fișiere, asigurați-vă că le scrieți numele.
Dacă folosești abrevieri și abrevieri, trebuie să fii 100% sigur că destinatarul va înțelege ce vrei să spui. În general, este mai bine să joci în siguranță și să nu folosești astfel de lucruri.
Lipsa de emoție. Scrisorile de afaceri nu trebuie să conțină niciuna colorare emoțională. În general. Chiar dacă scrii o plângere și vrei cu adevărat să arăți deplinătatea indignării tale sau, dimpotrivă, îi mulțumești sincer partenerului tău pentru o afacere de succes. O scrisoare de afaceri ar trebui să fie reținută și chiar oarecum cu sânge rece. Fiecare persoană își apreciază individualitatea, dar corespondența de afaceri nu este Cel mai bun mod pentru a o manifesta. O scrisoare formală de la o persoană veselă sau tristă, un îngrijitor sau CEO ar trebui să fie la fel.
Utilizarea vocabularului de afaceri. Pentru a lega propoziții în corespondența de afaceri, se folosesc următoarele: setați expresii:
1) din acest motiv;
2) pe baza a ce;
3) din cauza (ceva);
4) în conformitate cu;
5) pe baza;
6) având în vedere;
7) având în vedere;
ce a servit.
Si asa mai departe. De asemenea, în scrisorile de afaceri este permisă utilizarea abrevierilor și abrevierilor care sunt general acceptate în industria în care este scrisă scrisoarea. Dacă vă îndoiți că destinatarul va înțelege o anumită abreviere, atunci este mai bine să scrieți fraza în întregime.
Salutari. Vă rugăm să nu folosiți niciodată clișeul „Bună ziua”. Aceasta, s-ar putea spune, este o formă proastă nu numai de corespondență de afaceri, ci și de e-mail-uri în principiu. Cea mai bună opțiune salutări - „Bună ziua, Nume / Nume Patronimic”. Apropo, este bine să vă adresați numelui destinatarului scrisorii, nu doar în salut, ci și mai departe de-a lungul textului. Dacă scrieți o scrisoare unei persoane pe care nu o cunoașteți personal, trebuie să indicați chiar la începutul scrisorii de unde ați primit adresa destinatarului.
Dimensiunea literei. O scrisoare de afaceri nu este piesă de artăși nu gândurile tale personale „pe subiect”. Scrisoarea ar trebui să fie cât mai scurtă posibil pentru a transmite complet informațiile din ea. Este optim dacă textul literei se încadrează într-un singur „ecran”. Citirea scrisorilor lungi este obositoare și enervează mulți oameni.
Răspunsuri la scrisori. Când răspundeți la un e-mail primit, faceți întotdeauna clic pe butonul „Răspundeți”, nu pe butonul „Scrieți e-mail”. Cu prima opțiune, întregul istoric al corespondenței va fi extras automat în răspunsul dvs. Acest lucru este corect, deoarece o persoană poate să nu-și amintească imediat cine ești și ce vrei de la el dacă nu vede fundalul. Mai ales dacă după ultima scrisoare Au trecut peste 5 zile acum. Puteți să vă citați în siguranță interlocutorul în timp ce îi răspundeți la scrisoare. Acest lucru îi va oferi ocazia să-și amintească ceea ce s-a discutat în scrisoarea anterioară.
Întotdeauna mulțumiți interlocutorului acolo unde este cazul. De exemplu, poți scrie „Vladimir, mulțumesc pentru scrisoarea ta” sau „Irina Alekseevna, mulțumesc pentru un răspuns atât de rapid”. Astfel de nuanțe vă vor arăta respectul față de interlocutor și vă vor înmuia starea de spirit a comunicării electronice.
Daca interlocutorul ti-a trimis o scrisoare in care si-a exprimat nemultumirea sau chiar nepoliticos fata de tine, incearca sa nu ii raspunzi la fel, oricât de mult ti-ai dori. Situațiile variază, dar răspundeți întotdeauna politicos și cu reținere.
Desigur, cu cât răspunzi mai repede la scrisoare, cu atât mai bine. Grozav dacă poți răspunde în câteva ore. Acest interval de timp este optim. Dar să presupunem că răspunsul este în câteva zile. Psihologii spun că cel mai confortabil timp pentru o persoană pentru a aștepta un răspuns la un e-mail este de 48 de ore, adică două zile. Dacă trebuie să așteptați mai mult, atunci acest lucru poate fi deja perceput ca lipsit de respect sau ignorat. Dacă problema care este ridicată în scrisoare necesită mai mult timp pentru a răspunde, atunci asigurați-vă că scrieți că ați primit scrisoarea, ați acceptat-o spre examinare și că veți răspunde într-un anumit timp. Deci expeditorul macar, nu se va simti ignorat.
Încheierea scrisorii. Nu trebuie să scrieți la sfârșitul scrisorii fraze care pot fi percepute ca o încercare de manipulare: „Sper cu adevărat cooperare benefică"," Mulțumesc anticipat pentru răspunsul dvs. "și așa mai departe. Este mai bine să vă luați la revedere în corespondența de afaceri electronice cu expresiile „Cu respect”, „Meu urări sincere" etc. Da, astfel de fraze sunt stereotipe, dar sunt cele mai potrivite pentru comunicarea de afaceri. În semnătură, scrieți numele, prenumele, funcția și numele companiei. Lăsați, de asemenea, contacte prin care puteți fi contactat, cu excepția e-mailului.
Ora a fost trimisă scrisoarea. Desigur, e-mailurile nu sunt menite să fie citite imediat ce sunt primite. Cu toate acestea, în etica în afaceri a e-mailului, este considerat incorect trimiterea de scrisori în weekend și sărbătoriși, de asemenea, seara târziu sau noaptea. Încercați să respectați programul de lucru standard.
Și bineînțeles, înainte de a face clic pe butonul „trimite”, verificați cu atenție ortografia numelui destinatarului și a acestuia. Adresa de e-mailși, de asemenea, recitiți întregul text al scrisorii și verificați dacă există greșeli de scriere sau fraze incorecte.
Plan. 1. Introducere2. reguli de etică 3. elementele de bază ale etichetei corespondenței de afaceri4. concluzie5. bibliografie Introducere.
Eticheta conversației se referă, în esența sa, la etică - știința moralității și a moralității. lumea modernă când în afaceri, viața de zi cu zi, cercurile guvernamentale, în producție, în relatii Internationale, apar conflicte, din ce în ce mai mult rezolvarea acestora se realizează printr-o conversație de afaceri, negocieri. Esența conflictelor, cauzele apariției lor în zonele de afaceri iar modalitățile de rezolvare a conflictelor aparțin științei managementului – management.Managerii chiar au clasificat conflictele: „conflicte de scop, conflicte de cunoaștere, conflict senzorial (emoții)” și au dezvoltat metode de rezolvare a acestora. Metodele de negociere stau la baza soluționării dezacordurilor și conflictelor, care se împart în trei tipuri conform strategiei: soft, hard și principial. Metoda soft constă într-o strategie de concesii, cea grea este într-un concurs de voințe, metoda principială le combină pe amândouă și rezolvă problemele în esența lor, făcând posibilă atingerea scopului în limitele decenței Mulți factori influențează rezultatele. a negocierilor, precum și a disputelor: percepție, emoții, poziții partide diferite si altii. Pentru a rezolva diverse dispute, este foarte important să clarificăm modul de gândire, de gândire a adversarilor, ceea ce este foarte propice unei negocieri de succes.Un punct important în negociere îl reprezintă și emoțiile care trebuie suprimate prin așa-numita „eliberare de abur”. metoda, care vă permite să scăpați de sentimentele de furie și frică care apar în dispute. . În plus, o situație ostilă este înlăturată prin scuze, expresii de regret, strângeri de mână, cadouri ieftine. Comportamentul negocierii principiale implică două întrebări: cum să elaborăm criterii obiective? Cum să le aplici în dispute Criteriile obiective ar trebui să fie legale și practice, indiferent de dorințele părților.
Etica este o disciplină filosofică, al cărei obiect de studiu este moralitatea. Morala este cea mai importantă componentă a culturii, una dintre principalele modalități de reglare a comportamentului uman. Prin urmare, potrivit multor gânditori, etica este cea mai importantă parte a filosofiei. Ea consideră acele probleme morale care apar inevitabil în fața fiecărei persoane: care este sensul vieții și al morții; care este esența binelui și a răului și care sunt criteriile de diferențiere a acestora; cum să faci față suferinței; este posibil să combinați îndeplinirea datoriei morale și atingerea fericirii; modul de evaluare a acțiunilor oamenilor – după intenții sau după rezultate; care sunt criteriile de corectitudine; care este locul iubirii în viața umană; de ce altruismul este de preferat egoismului; dacă bune și utile sunt compatibile etc.
Etica nu descrie doar realul relația existentăîntre oameni, dar urmărește și să creeze un ideal al acestor relații, i.e. nu doar analizează ceea ce există, ci și conturează contururile a ceea ce ar trebui să fie. Ideile etice sunt realizarea nevoii unei persoane de idealuri și valori.
Etica se străduiește pentru o justificare rațională a valorilor morale, deși raționalizarea lor se confruntă inevitabil cu dificultăți, deoarece aceste valori sunt asociate nu numai cu mintea unei persoane, ci și cu sentimentele, credințele și credința sa morală. Fiecare epoca istorica, fiecare gânditor îmbogățește întrebările etice cu căutările sale spirituale, experiența sa, dezvăluie noile lor aspecte. Prin urmare, este necesar să se studieze etica prin luarea în considerare a diverselor poziții teoretice și de viață. După ce am atins problemele de etică, ne cunoaștem standard etic, adică postulatele etică profesională antreprenor. Astfel de postulate stau la baza a ceea ce poate fi definit drept codul etic al antreprenorului.
Antreprenor civilizat:
Sunt convins că munca mea este utilă nu numai pentru mine, ci și pentru alții, pentru societate, pentru stat;
El pleacă de la faptul că oamenii din jurul lui vor și știu să lucreze, se străduiesc să se realizeze împreună cu antreprenorul;
Crede în afaceri, le consideră creativitate atractivă, tratează
la afaceri ca la artă;
Recunoaște nevoia de concurență, dar înțelege și nevoia de cooperare;
Se respectă ca persoană și orice persoană - ca pe sine;
Respectă orice proprietate puterea statului, mișcările sociale, ordinea socială, legile;
Are încredere în sine, dar și în ceilalți, respectă profesionalismul și competența;
Apreciază educația, știința și tehnologia, informatica, cultura, respectă mediul înconjurător;
Depune eforturi pentru inovare;
Este umanist.
Formându-ne ca antreprenor, trebuie să fim clar conștienți de faptul că astfel de trăsături comportamentale precum politețea, tactul, delicatețea sunt absolut necesare nu numai pentru „capacitatea de a se comporta în societate”, ci și pentru viața de zi cu zi obișnuită. Nu trebuie să uităm de cultura comunicării, simțul proporției, bunăvoință, trebuie să vă gestionați pe deplin emoțiile și stresul. A avea propriul, dar cu siguranță un stil de comportament civilizat, propriu, dar cu siguranță o imagine nobilă. Chiar imaginea de antreprenor, care ne garantează nu doar jumătate din succes, ci și satisfacție constantă din activitate.
LA viața modernă există tendinţa de simplificare a formelor care obligă în relaţiile cu oamenii. Se manifestă și în legătură cu îmbrăcămintea, totuși, există anumite reguli.
Specificitate activitate antreprenorială face cereri foarte serioase aspect membrii săi. Un om de afaceri trebuie să fie întotdeauna îngrijit: o cravată prost legată sau pantofii necurățați sunt dovada lipsei de exigență față de sine sau indiferență față de ceilalți, distragere și lipsă de concentrare. Îmbrăcămintea atent selecționată corespunzătoare momentului zilei mărturisește dragostea pentru ordine și estetică, dă Sanatate buna, este un semn al gustului, eleganței, precum și al respectului pentru oamenii printre care ne aflăm.
Dorind să ne îmbrăcăm cu gust, aderăm la anumite principii:
1. Toate părțile dulapului trebuie să fie întotdeauna curate, călcate, în perfectă ordine.
2. La alegerea hainelor, tinem cont de inaltime, silueta, culoarea pielii, par, ochi. Nu cumpăra haine doar pentru că sunt la modă.
3. Fiecare situație necesită îmbrăcăminte adecvată.
4. Nu purta haine culori deschise sau modele prea colorate. Pentru lider, conservatorismul în îmbrăcăminte este de preferat: costume în culori liniștitoare și stiluri clasice, cămăși simple ușoare, cravate atent alese și fără bijuterii.
5. Nu puneți pix, creion, ochelari de vedere, pieptene sau alte obiecte în buzunarele exterioare.
Recepțiile formale necesită o anumită ținută, așa cum este indicată în invitație: - rochie întreagă, frac, smoking sau costum casual. Un costum purtat la ocazii formale nu trebuie să fie sportiv, ci un sacou și pantaloni culoare diferita. Femei la prânz, cină, receptie de seara se recomanda toaleta de seara.
Când conduceți o mașină, amintiți-vă nu numai regulile trafic dar și despre pasageri. Nu este necesar să-i distrați, dar trebuie să aveți grijă de confortul lor. Conduceți calm și lin, nu comentați comportamentul altor șoferi și pietoni.
Trebuie să vă urmăriți mersul: ar trebui să mergeți ferm, drept, fără să vă vătălați și să nu vă aplecați, cu demnitate.
Încărcați-vă de obiceiurile proaste: nu trebuie să stați „loznind” într-un fotoliu, să vă leagănați pe un scaun, să vă așezați chiar pe marginea acestuia, să vă încrucișați picioarele, să vă mișcați piciorul în timp ce vorbiți etc.
Ține-ți mâinile sub control - gesturile trebuie să fie reținute și adecvate. Nu atingeți interlocutorul cu mâinile - acest lucru poate fi extrem de neplăcut pentru el.
Nu uita niciodată că aspectul și manierele tale sunt întotdeauna observate. Istoria lumii mărturisește că în organizarea oamenilor farmecul personal este miraculos. Mulți „câștigă” farmecul personal ca participanți la controversă. Astăzi este timpul pentru bătălii verbale. Câștigătorii lor, de regulă, provoacă simpatie și încântare. În discuție, imaginea holistică a vorbitorului este deosebit de semnificativă. Cu cât este mai clar, cu atât este mai activ procesul de percepție a terților.
Aveți simțul proporției - orice abatere îi enervează pe ceilalți și lucrează împotriva dvs. Nu fi prea vioi, zgomotos, pasional, la fel cum nu fii prea leneș, tăcut și indiferent.
Asigurați-vă că urmăriți impresia pe care o faceți celorlalți, dar nu de dragul narcisismului, ci pentru autocorecție. Și, cel mai important, trebuie să vă amintiți câteva reguli pentru a fi gândit ca o persoană - un model în afaceri și doar în viață.
1. Amintiți-vă că un antreprenor de înaltă clasă este capabil să se transforme dăunător în util.
2. Dezvoltă-ți obiceiul de a vedea tot ceea ce întâlnești în beneficiul cauzei tale.
3. Respectați promisiunile la timp. Dacă nu ai putut, nu te scuze, hotărăște termen nouși ține-ți cuvântul, deși cu întârziere.
4. Fii atent și obiectiv la ofertele „inutile”.
5. Respinge ofertele inutile, dar cu tact și politicos.
6. A fi încrezător în sine, evită să fii prea încrezător.
7. Nu transferați responsabilitatea de a lua decizia corectă asupra subordonaților dacă acest lucru nu este de competența lor sau nu au primit sarcina corespunzătoare de la dvs.
8. Amintiți-vă că nimic nu compromite un antreprenor mai mult decât confuzia lui.
9. Pentru a te subordona eficient, știi să te supui măcar circumstanțelor.
10. Nu uita niciodată că părerea sau poziția ta nu este întotdeauna bună, mai sunt și altele.
11. Nu pleca fara o analiza amanuntita a vreunui caz de esec, domnisoara.
12. Nu uitați că cunoașterea motivelor personale ale oamenilor este una dintre cele mai importante fundamente pentru interacțiunea eficientă cu subalternii.
13. În comunicarea cu oamenii, învață să înțelegi ceea ce nu se spune.
14. Fii ghidat în munca ta de trei „nu”: nu te enerva, nu te rătăci, nu pulveriza.
15. Forma supremă lipsa de respect față de parteneri și subordonați - să întârzie începerea lucrărilor din cauza întârzierii sau a nepregătirii pentru eveniment.
Nu a fost de mult timp un secret pentru nimeni că vorbirea este împărțită în argou și literar - corect. Este destul de logic ca discursul corect să fie nu numai oral, ci și scris. Fiecare persoană inteligentă trebuie să stăpânească cultura scrisului alfabetizat. Și cu atât mai mult pentru cei care comunică activ în afaceri prin corespondență. Care sunt literele?
Ce este eticheta
Înainte de a vorbi despre o scrisoare de afaceri, trebuie să vă amintiți mai întâi ce este eticheta. Aceasta este o ordine de comportament stabilită în societate, un set de maniere și reguli ale așa-ziselor bune maniere, pe care orice persoană inteligentă, bine manieră trebuie să le respecte pentru a nu fi catalogată drept necultă. Aceste reguli stabilite istoric fac parte integrantă din viața societății.
Cultura vorbirii scrise: caracteristici generale
Desigur, acest lucru se aplică nu numai scrisului de afaceri. Există multe tipuri și moduri de comunicare scrisă. Toate sunt diferite, fiecare are propriile caracteristici, dar există și aspecte comune. Printre acestea se numără următoarele:
- baza pe normalizat limbajul cărții cu asumarea vocabularului non-libresc;
- utilizarea complexului construcţii sintactice;
- ordine fixă a cuvintelor într-o propoziție;
- o structură clară a textului;
- alfabetizare ridicată.
eticheta scrisorilor de afaceri
Când ni se poate cere să scriem o scrisoare de afaceri? Desigur, dacă facem afaceri cu organizații și/sau persoane fizice. Ceea ce scriem partenerilor, colegilor, clienților noștri, cum ne aranjam scrisoarea, va deveni chipul companiei noastre și ne va prezenta fie într-o lumină favorabilă, fie într-una nu atât de bună. Dacă, desigur, nu suntem competenți în redactarea etichetei scrisori de afaceri. Pentru a nu pierde fața, trebuie să înveți înțelepciunea de mai jos. Apropo, deținerea unor astfel de cunoștințe este și utilă pentru că cea mai mică greșeală, o mică discrepanță cu regulile, poate transforma o scrisoare de afaceri într-una incompetentă din punct de vedere juridic.
Specificul relațiilor de afaceri
Înainte de a vorbi direct despre litere, ar trebui să înțelegeți cum diferă în general relatie de afaceri ce îi caracterizează, care sunt trăsăturile lor. Principala caracteristică a relațiilor la locul de muncă este absența (fie completă, fie aproape completă) în aceste relații a unei nuanțe personale. De regulă, la serviciu, fiecare dintre noi este extrem de colectat, calm, politicos - aproape nimeni nu va dansa cu o tamburină, de exemplu, sau va face alte lucruri destul de logice în compania prietenilor, dar mai degrabă ridicole pentru un mediu de lucru . Acest lucru se aplică, apropo, nu numai acțiunilor, ci și emoțiilor - vă puteți permite să râzi sau să zâmbești, sau chiar o ușoară manifestare de furie, dar râsul homeric, crizele de furie, lacrimile și altele asemenea par destul de nepotrivite (toate acest lucru se aplică exclusiv emoțiilor de la locul de muncă). La locul de muncă, de obicei purtăm măști, dând dovadă de îndemânare, reținere și calm.
Comunicarea de afaceri nu poate fi încheiată atunci când doriți. Un partener de afaceri sau un client nu va înțelege dacă se află la mijloc întâlnire importantă ne ridicăm brusc și părăsim publicul. Este imposibil să ignori interlocutorul, este imposibil să nu răspunzi la apeluri sau scrisori. Toate aceste caracteristici împreună vă ajută să înțelegeți mai bine cum ar trebui să fie eticheta de vorbire scrisoare de afaceri.
Cerințe generale
Primul lucru pe care îl observăm când primim o scrisoare este hârtia. În conformitate cu cerințele etichetei scrisorilor de afaceri, hârtia pentru aceasta ar trebui să fie întotdeauna limpede și în niciun caz șifonată. Destinatarii mesajului vor avea o impresie mai bună despre organizație dacă scrisoarea este scrisă pe antet cu sigla companiei. Prima pagină nu este numerotată, toate celelalte sunt lipite cu cifre arabe.
Există un alt punct foarte important în eticheta corespondenței de afaceri. Afacerile presupun un nivel ridicat de alfabetizare și absența greșelilor de ortografie. Prin urmare, în cazul în care există lacune în cunoașterea gramaticii ruse, se recomandă să nu vă grăbiți să trimiteți corespondența, ci să o verificați de două ori pentru posibile deficiențe.
De asemenea, o recomandare generală atât pentru hârtie, cât și e-mail este o dorință de a nu folosi în propria persoană scris structuri complexe- acest lucru este adecvat numai în documentele legale. Nu trebuie folosite abrevieri - doar cele general acceptate. Dar norma etichetei în afaceri include o varietate de ștampile și argou - jargon profesional. Întregul document este menținut într-un stil de afaceri oficial.
Un alt punct important care se citește din scrisoare: ar trebui să fie cât mai politicos și prietenos. Nu se poate vorbi despre lipsă de tact, grosolănie. În plus, o scrisoare de afaceri necesită precizări, o prezentare clară a gândurilor cuiva.
Dacă destinatarul scrisorii nu vorbește rusă, textul mesajului trebuie scris în limba sa sau în engleză internațională. Apropo, un astfel de document ar trebui scris doar pe o parte a foii, a doua trebuie să rămână curată.
Când pregătiți documente, trebuie să vă asigurați că nu există transferuri. Textul în sine trebuie tastat la una și jumătate până la două intervale, cu o marjă de doi centimetri în stânga.
Nuanțe
O scrisoare de afaceri are propria sa structură clară, specială. În același timp, nu există un standard unic pentru documentele pe hârtie: diferite companii pot avea propriile lor variații. Ele aderă doar la o anumită compoziție a părților scrisorii: trebuie să conțină cu siguranță o „șapcă”, un salut, o parte principală și un rămas bun. Nu uitați de semnătura personală de la sfârșitul scrisorii.
Apropo, așa-numita încadrare a mesajului - frazele inițiale și finale - se numesc cadru de etichetă. Ea este cea care ajută la stabilirea cu destinatarul relatie corecta. În plus, regulile de etichetă pentru scrisorile de afaceri și exemplele de scriere a acestora demonstrează utilizarea diferitelor clișee de vorbire în mesaje (despre acestea vor fi discutate mai târziu).
O nuanță importantă designul unei scrisori de afaceri rămâne un recurs corect utilizat. Înainte de revoluția din țara noastră, apelul „domnule” sau „doamna” era folosit: era considerat universal, așa că se numeau pe oricine. Acum nu există un astfel de apel universal, deși cuvântul „stăpân” sau „doamnă” se găsește adesea în scrisorile de afaceri - care anterior și-au pierdut popularitatea, revine treptat la viața de zi cu zi. Vă puteți adresa astfel unui partener de afaceri, unui funcționar, dar nu și unui client sau coleg.
Cel mai comun și universal este considerat în prezent apelul „Stimate” sau „Stimate domnule”, dar de fapt nu este. Intr-un mod similar, de exemplu, nu poți apela la așa-numitele VIP-uri - mai ales oameni importanți, care sunt considerați guvernatori, primari, președinți. LA acest caz va trebui să începeți scrisoarea dvs. cu apelul „Dragă” (o altă opțiune este „Foarte respectat”).
Dacă mesajul este adresat mai multor persoane deodată și toți sunt reprezentanți ai aceleiași profesii, ar fi indicat să folosiți o astfel de adresă precum „Stimați colegi” (dacă toți destinatarii sunt femei, este permis să scrieți „Stimați Doamnelor”, dacă bărbați – atunci „Dragi domni”). În cazul în care scrisoarea este adresată unei singure persoane, este strict interzisă utilizarea unei adrese nominale sau de prenume. Acest lucru este permis numai în cazul de mai sus (când destinatarul este un grup de persoane) sau atunci când interacționează cu o persoană juridică.
În ceea ce privește sfârșitul mesajului, trebuie amintit că nu este mai puțin semnificativ decât începutul. La sfârșitul scrisorii este exprimată încrederea într-o rezolvare cu succes și/sau rapidă a problemei și altele asemenea. Aici, de asemenea, nu trebuie subliniate dificultățile care au mai avut loc - de exemplu, întârzierea în a răspunde sau neprimirea deloc. Aceste fraze sunt luate în considerare semne negative eticheta scrisorilor de afaceri și sunt considerate ca nedorința de a continua relația, precum și lipsa de respect față de interlocutor. Este important să înțelegeți că acest lucru este inacceptabil.
E-mail: etichetă în afaceri
Al doilea varianta posibila corespondență – de către e-mail. Și aici există o serie de caracteristici. Deci, de exemplu, dacă destinatarul primește mesajul pentru prima dată, atunci este necesar să-l începeți cu o prezentare a propriei companii, o descriere a activităților dvs., cu posibile sarcini care ar trebui efectuate. Cu o corespondență lungă, trebuie să salvați istoricul scrisorilor anterioare, pe baza cărora este construit fiecare mesaj următor.
Prima scrisoare trebuie să conțină un salut și un apel. Ulterior, dacă aveți nevoie de un răspuns rapid, puteți omite contestația (dacă este cazul). În comunicarea pe internet, mulți nu consideră necesar să pună semne de punctuație și, de asemenea, scriu fără majuscule. În eticheta de e-mail de afaceri, acest lucru este inacceptabil.
Dimensiunea unui e-mail nu trebuie să fie prea mare - de regulă, este jumătate din dimensiunea unui omolog de hârtie. În același caz, dacă este necesară informarea destinatarului cu privire la o cantitate mare de informații, în corpul scrisorii trebuie să fie indicată doar o scurtă notă de însoțire, iar materialul în sine trebuie atașat ca atașament cu un Cuvânt sau orice alt fișier - acest lucru este cerut de eticheta unei scrisori de afaceri prin e-mail. Un exemplu de astfel de mesaj ar putea fi: „Bună ziua, stimate domnule Ivanov! Vă trimitem mostre ale broșurilor noastre publicitare. Le puteți vedea în atașament...”.
Cât despre semnătură, trebuie să fie. Puteți semna la sfârșitul fiecărei scrisori sau puteți face o semnătură automată care va fi aplicată automat. Această opțiune este adesea folosită de reprezentanții companiilor mari. Semnătura trebuie să indice numele, prenumele, funcția, informațiile de contact, locul de muncă. Trebuie să fie proiectat în așa fel încât să se încadreze în șaptezeci de caractere și să nu ia mai mult de cinci până la șase rânduri.
Este necesar să spuneți câteva cuvinte despre răspunsul la mesaj. Eticheta e-mailului de afaceri presupune primirea unui răspuns la mesaj în termen de două zile - nu mai mult. Dacă este nevoie de mai mult timp, interlocutorul ar trebui să fie informat despre acest lucru. Răspunsul la toate mesajele menține reputația companiei sau antreprenorului. Pentru a ști exact dacă scrisoarea a ajuns la destinatar, puteți folosi funcția de notificare de primire - va veni automat o confirmare de livrare. În plus, nu este interzisă efectuarea unui apel de control.
Formule de vorbire sau clișee
Clişeu, formule de vorbire, timbre vocale - orice ați spune, va fi în continuare o parte integrantă a corespondenței de afaceri. De la cursul școlii, ne amintim că clișeele se numesc expresii de set. Nu sunt atât de mulți dintre ei:
- Regretul poate fi exprimat folosind următoarele expresii: „Din păcate, nu suntem în măsură să fim de acord...”, „Regretăm să informăm...”, „Din păcate, suntem obligați să informăm...”, și așa mai departe.
- Recunoștința este indicată de clișee precum: „Lasă-mă să-mi exprim recunoștința...”, „Mulțumesc...”, „Având în vedere contribuția ta...”.
- Puteți invita un destinatar la un anumit eveniment folosind ștampile: „Avem onoarea să vă invităm...”, „Sperăm în acordul dumneavoastră...”, „Ne face plăcere să vă invităm...”, „Noi va fi bucuros să te văd...” și altele asemenea.
- Puteți completa scrisoarea cu frazele: „Așteptăm idei noi de la dumneavoastră…”, „Vă dorim succes…”, „Sperăm pentru o colaborare fructuoasă în continuare…”.
Reguli de aur pentru corespondența de afaceri
Greșeli comune de scriere în afaceri
Există mai multe fleacuri aparent care, cu toate acestea, pot deveni fatale în cazul comunicare de afaceri. Adesea, aceste lucruri mărunte duc la încetarea relațiilor reciproc avantajoase, la încetarea tranzacțiilor și la lucruri similare neplăcute. Trebuie să cunoști inamicul în persoană!
- Nu poți să scrii (și să suni!) Despre munca după program! Cât de des noi, nevrând să așteptăm până dimineața, ne deranjam partenerii, clienții, colegii la nouă, zece sau chiar unsprezece seara. Ni se pare că peste noapte totul va dispărea, se va prăbuși, se va prăbuși și nu se va mai putea salva situația. Și acele exemplare rare care sunt capabile să reziste până dimineața, din anumite motive, cred că șase dimineața este momentul să comunice. La urma urmei, dacă nu dorm, atunci nimeni nu doarme. Din păcate, un astfel de comportament doar ne irită și ne pune împotriva noastră înșine.
- Acest lucru a fost deja menționat indirect, dar cu toate acestea - nu poate exista familiaritate! Comunicarea la locul de muncă are loc exclusiv pe „Tu” (cu majusculă, asta înseamnă politețe și respect).
- Schimbul excesiv de plăcere poate răni. În primul rând, ocupă timp prețios și, în al doilea rând, arată puțin enervant și plictisitor. Nu trebuie să fii zelos.
În vremea noastră, există atât de multă literatură, încât uneori ochii sunt mari. Există și suficiente cărți despre cultura vorbirii, inclusiv scrisul.
Cei care doresc să cunoască în acest domeniu pot fi sfătuiți următoarele lucrări: „Eticheta scrisului de afaceri” de Oleg Davtyan, „Cultura vorbirii scrise” de Tatyana Degtereva, „Eticheta scrisului rusesc” de Natalia Formanovskaya și Alla Akishina, „Afaceri”. etichetă” de Elena Ber, „etichetă de vorbire rusă” de Natalia Formanovskaya și mulți alții.
- Eticheta scrisorilor de afaceri necesită utilizarea Semnul exclamarii la sfârșitul unei adrese pentru a sublinia problema sau persoana.
- O adresă nominală către destinatar arată relații mai strânse și de lungă durată, iar un nume de familie subliniază distanța.
- Eticheta scrisorilor de afaceri în Rusia se caracterizează prin nivelare de gen, deoarece majoritatea profesiilor sunt adesea doar masculine.
Nu este atât de greu să urmați regulile corespondenței de afaceri, pentru că nu sunt atât de multe. Memorarea lor este o mică știință. Dar în ochii celorlalți, o persoană care deține eticheta scrisorilor de afaceri va fi întotdeauna educată și cultivată, cineva cu care este plăcut să ai de-a face.
Cu toții a trebuit să primim sau să scriem și să trimitem noi înșine scrisori de afaceri. Se numesc business deoarece sunt scrise sau trimise strict pentru afaceri. Cei mai de afaceri au fost britanicii. Ei au fost cei care, în urmă cu un secol și jumătate, au fost primii care au trimis scrisori de afaceri în forma pe care o vedem astăzi. Britanicii au muncit din greu la regulile de compilare a unor astfel de scrisori și eticheta corespondenței de afaceri. Acest lucru poate fi judecat doar pentru că aceste reguli sunt folosite de afaceri și nu foarte oameni până în prezent.
Nu sunt sigur - probabil că astfel de date nu există - dar mi se pare că multe oferte și propuneri excelente nu au ajuns la un final eficient doar pentru că scrisoarea de propunere de afaceri a fost formatată incorect. Pot spune cu siguranță - șeful meu nici măcar nu va aprofunda dacă scrisoarea este scrisă fără a respecta regulile corespondenței de afaceri. De ce să pierzi timpul cu o persoană care nici măcar nu s-a deranjat să scrie o scrisoare conform regulilor? Concluzie: asta indică faptul că tratează afacerile cu nepăsare.
Regulile etichetei corespondenței în afaceri se aplică nu numai între organizație și individ, ci și în cadrul companiei. Și este foarte important să transmitem orice informație colegilor. Nu numai atât - pentru a transmite, este necesar să existe și Părere. Nu știu despre tine, dar personal sunt foarte enervat când nu există nicio reacție la scrisoarea ta, care conține informații care necesită un răspuns. Din cuvântul ÎN GENERAL. Acest lucru se întâmplă mai ales cu scrisorile care au mai mulți destinatari. 40% dintre respondenți răspund la astfel de scrisori. Trebuie să-l trimitem din nou cu notele „Important” și cu notificări pentru a ști sigur ce am primit și citit. Concluzia: scrisorile trimise, răspunsurile primite, timpul și nervii petrecuți.
Se mai întâmplă: atunci când se descoperă o problemă presantă, corespondența seamănă cu un „roman cu o continuare”, constând din câteva zeci de scrisori cu întrebări fără ambiguitate și, cu atât mai mult, cu răspunsuri clare și scurte. Astfel, corespondența de afaceri se transformă în chat.
Pentru a evita astfel de incidente și necazuri, există foarte reguli simple- Eticheta corespondenței de afaceri - în urma căreia îți vei face viața mai ușoară pentru tine și pentru oponenții tăi corespondenței.
REGULA #1. Scrisoare către un destinatar.
Conform regulilor nu numai corespondenței de afaceri, ci și bunelor maniere, se recomandă insistent să trimiteți o scrisoare unui singur destinatar.
REGULA #2 . Dacă primiți o scrisoare, pur și simplu TREBUIE să răspundeți.
Principalul lucru aici este să nu răspândiți gândul de-a lungul copacului. Stilul corespondenței de afaceri este sec, clerical și trebuie să răspundeți doar la esența scrisorii. Daca ai timp liber a juca pe Masha și Dubrovsky cu note, asta nu înseamnă deloc că corespondentul tău are de data asta. Compuneți o scrisoare sau un răspuns astfel încât să necesite un minim de explicații și clarificări. Nu uitați: o scrisoare - un răspuns. Ciclul este complet.
REGULA #3. Dacă aveți nevoie ca sensul scrisorii dvs. să fie înțeles de mai mulți interlocutori, atunci pur și simplu adăugați adresele acestora la rândul „Copiere”.
În acest caz, trebuie neapărat să răspundă doar persoana căreia i s-a adresat această scrisoare. Adică, persoana ale cărei inițiale sunt în linia „Către”. El este obligat să răspundă (vezi Regula nr. 2), chiar dacă numai din politețe. Toate restul, ale căror adrese sunt în linia „Copiare”, în acest caz, nu este necesar să răspundeți. Dacă au dorința de a răspunde - sunteți bineveniți. Și nu - și nu există instanță. Tocmai au fost informați
REGULA #4. Do corespondență în masă pentru mulți destinatari este posibil în acele cazuri când nu vă așteptați la un răspuns la scrisoarea dumneavoastră.
Aceasta este, de exemplu, trimiterea de liste de prețuri către clienți sau notificări despre programul de lucru către angajați etc. Motivele pentru astfel de scrisori, de fapt, nu sunt atât de multe, așa că nu ar trebui să faceți corespondență în masă fără o nevoie specială.
REGULA #5. Scrisoarea trebuie să includă întotdeauna un subiect. Pentru asta este câmpul „Subiect”.
Economisiți-vă timp! Subiectul specificat va scurta căutarea pentru scrisoarea dvs. sau răspunsul la scrisoarea dvs., printre alte corespondențe.
REGULA #6. În scrisoare - mai întâi un salut, apoi - un apel către destinatar.
Nu contează deloc - cine vă este destinatarul: un coleg sau complet străin. Te adresezi dupa nume si patronim, iar persoana intelege ca este importanta pentru tine. Crede-mă, sunt multe beneficii din asta!
REGULA #7. Cunoașterea scrisului - în primul rând!
Ați primit vreodată scrisori cu greșeli de ortografie? Este doar un coșmar! Scrieți o scrisoare pe computer - nu fi leneș, verificați ortografia pentru ca mai târziu să nu vă fie rușine dureros de o scrisoare analfabetă. Acest lucru, s-ar părea, ar fi un fleac, dar lasă totuși un gust neplăcut.
Asta, de fapt, este tot! După cum puteți vedea, nimic complicat - totul este foarte simplu. Dacă le urmezi pe acestea reguli simpleîn mod constant – îți vor deveni familiare și le vei urmări automat. Și, prin exemplul tău personal, învață-i pe alții să adere la aceste reguli simple.
Un stil frumos și corect de a scrie nu vorbește numai despre tine calitati de afaceri dar și despre tine ca persoană. În plus, este o disciplină excelentă.
Amintiți-vă: o scrisoare de afaceri este adesea primul contact care va forma prima impresie despre dvs. și despre compania dvs. Prin urmare, lasă o impresie despre tine ca un profesionist și un specialist de înaltă clasă!
Corespondență de afaceri eficientă!
Specialiștii în problemele culturii vorbirii de afaceri sugerează ca atunci când scrieți o scrisoare, să respectați următoarele reguli 31:
I. Este necesar să începeți o scrisoare cu o adresă, care este o formă general acceptată de politețe. Problema alegerii unui recurs este destul de delicată. Cele mai frecvente sunt următoarele apeluri:
Dragă (nume și patronimic)!
Stimate Domn / Doamnă... (prenume, prenume și prenume)!
Stimati domni!
Dragi colegi!
Majestatea Voastra!
Dragă (nume și patronimic)!
Stimate domn...! Dragă...!
Notă. Cuvântul domnul în limba ucraineană a fost folosit de cel puțin șapte secole și, în sensul etichetei, nu are contact semantic cu cuvântul domnuleîn înţelegerea apartenenţei la o clasă privilegiată. Deci arată respect pentru destinatar, în documente oficiale se folosește forma mister cu numele, prenumele, titlul funcției, rangul. Numele și patronimul cu cuvântul pan nu sunt combinate. Adică sau scrie dl. Mihail Petrovici, Olga Stepanovna sau contactați domnul Nikolai Ivanovici, doamna Ekaterina Vasilievna este o încălcare a regulilor limbaj literarși nu corespunde tradițiilor ucrainene.
În corespondență, se obișnuiește să se indice titlul destinatarului sau să se indice profesia acestuia:
Stimate ministru! Stimate (Onorabil) Profesor! Draga director! Onorabil domnule procuror! Dragă judecător!
Președintele statului ar trebui să se adreseze:
Înalt Onorabilul D-le Președinte! Stimate domnule presedinte! Onorabil domnule presedinte! Domnul presedinte!
Este necesar să ne amintim și să aderăm în mod clar la formele de adresare clerului Bisericii Ortodoxe Ucrainene
Patriarh
Mitropolit (Președintele Bisericii) Mitropolit, Arhiepiscop Episcop
Arhimandrit, stareț, precum și protopresbiter, protopop care a luat tonsura Diacon, protodiacon și preot în monahism
Protopresbiter, preot protopop, protodiacon
Recurs
Sfinția Voastră!
Fericirea ta!
Eminența Voastră!
Eminența Voastră!
Reverendul dumneavoastră!
Reverendul dumneavoastră!
Înalta Ta Binecuvântare!
Binecuvântarea ta!
Episcopilor de orice rang li se adresează și cuvântul domn cu o definiție care corespunde rangului, de exemplu. Eminent Doamne! *Și preoților - cuvântul Părinte ( Cuviosul Părinte!), Preasfințitul Părinte! Părinte Atotputernic!
În set ar trebui tratate: Preafericitul Mitropolit; Înaltpreasfințitul Vladyka; Preacuvioșii (Venerabili; Atot-Onorabilii) Părinți
Clerului Bisericii Greco-Catolice din Ucraina li se adresează:
San Appeal
Papă Sfinția Voastră!
Patriarh Sfinția Voastră!
Mitropolit Eminența Voastră!
Cardinal Preveli ebnoste!
Episcop Eminența Voastră!
„UGCC se adresează și episcopului prin cuvintele Eminența Voastră! (lat. EtipeShia - „perfecțiune, perfecțiune „sau Excelența Voastră!(Latina Exeieptia - „superioritate, avantaj”). Pentru preoți, ca și în UOC, se folosește apelul Părinte!, căruia i se pot atașa, de exemplu, definiții corespunzătoare. Cuviosul Părinte!; Atotcinstit (ish) Primul Tată! si altele, dar episcopilor, Vladyka!, de exemplu: Eminent Vladyka!; Eminent Doamne!
În ucraineană, adresele sunt folosite în formular vocativ. Înlocuindu-l cu o formă nominativă ca „Dragă Oksana Dmitrievna!”, „Dragă director!” Este non-standard.
De obicei, un apel către un oficial se termină cu un semn de exclamare, iar primul cuvânt al textului scrisorii este scris cu majusculă și un paragraf.
Absența unui recurs poate fi interpretată ca o nerespectare a destinatarului și o încălcare a etichetei corespondenței de afaceri.
II. Este foarte important să luați în considerare cu atenție fraza inițială a scrisorii, de care depinde foarte mult, deoarece ea este cea care ar trebui să convingă destinatarul de legitimitatea scrierii scrisorii. Dacă această scrisoare este un răspuns la o invitație, cerere, recunoștință, atunci în prima propoziție ar fi indicat să exprimăm politicos recunoștința.
Ne exprimăm sincera mulțumire pentru...
Vă mulțumim sincer pentru scrisoarea de sfat și îndrumări cu privire la...
În primul rând (în primul rând) permiteți-mi să vă mulțumesc pentru...
Vă rugăm să acceptați recunoștința noastră sinceră (sincera) pentru...
Această scrisoare este o manifestare a recunoștinței noastre pentru...
Vă suntem sincer recunoscători pentru...
Permiteți-mi să-mi exprim recunoștința...
Multumesc pentru invitatie...
Vă mulțumim pentru oportunitatea (ofertă)...
În scrisorile de confirmare, ar trebui să utilizați următoarele fraze inițiale:
Confirmăm cu recunoștință primirea scrisorii-răspuns... Confirmăm oficial acordul nostru pentru...
În confirmarea acordului nostru preliminar, vă informăm... Confirmăm primirea telegramei dumneavoastră... Am primit scrisoarea dumneavoastră cu notificarea... și vă suntem sincer recunoscători... Frazele de deschidere comune în scrisorile de afaceri includ referiri la o întâlnire, o scrisoare anterioară, conversație telefonică, eveniment: Ca răspuns la scrisoarea dvs. de (data) ...
In conformitate cu contractul nr.care a fost semnat intre institutiile noastre...
Ca răspuns la întrebarea dvs. datată (data)...
Potrivit Codului de procedură penală al Ucrainei, secțiunea... Articole nr. ...
Conform acordului nostru, vă trimitem...
Pentru cererea dvs. de... dam un raspuns scris.
Ca răspuns la solicitarea dumneavoastră, informăm...
Ținând cont de solicitarea dumneavoastră de la (data), vă oferim. ..
Conform acordului nostru de la (data) informăm. ..
Investitorii, șefii instituțiilor (organizații, întreprinderi), clienții, partenerii trebuie deseori să facă cereri. Frazele de început ale acestor scrisori pot fi după cum urmează:
Vă rugăm să ne informați despre...
Vă vom fi recunoscători dacă vă confirmați participarea la ...
Vă cerem o mică donație pentru fond. ..
Va rog sa platiti urgent...
Vă rugăm să studiați cu atenție propunerile noastre și să oferiți un răspuns final. ..
Vă rugăm să trimiteți comentarii și completări la proiectul de acord privind. ..
Vă rugăm să luați o comandă...
În lumea afacerilor, din diverse motive (ai întârziat câteva zile cu un răspuns, nu ai putut completa instrucțiunile la timp, dacă te-ai prezentat târziu la o întâlnire, ai amestecat documentația), uneori apar situații când trebuie să-ți ceri scuze, să-ți ceri scuze pentru problemele pe care le-ai cauzat destinatarului. În acest caz, scrisoarea ar trebui să înceapă astfel:
Ne cerem scuze pentru neînțelegerea nefericită care a avut loc. ..
Ne cerem scuze sincer pentru întârzierea răspunsului ...
Ne cerem scuze că nu am putut finaliza comanda la timp. ..
Am dori să ne cerem scuze pentru necazul suplimentar cauzat. ..
Scuze pentru grijile suplimentare legate de...
Dorim să ne cerem scuze sincer pentru greșeala nefericită care a avut loc. ..
În scrisorile de reamintire care aparțin celor dificile din punct de vedere psihologic, trebuie să indicați politicos, tacticos și discret că, de exemplu, data scadentă pentru plata unei facturi sau finalizarea unei comenzi a trecut. Astfel de litere ar trebui să înceapă astfel:
Considerăm că ambele noastre „obligațiuni” vă reamintim... Ne pare foarte rău că trebuie să vă reamintim... Ne pare rău că vă deranjez din nou, dar nu am primit răspuns la scrisoarea datată (data).
Suntem nevoiți să vă reamintim că nu am primit încă o factură plătită de la dumneavoastră.
Ne pare rău, dar trebuie să vă reamintim că trebuie să plătiți factura pentru... Credem că aceasta este doar o neînțelegere. Considerăm că este necesar să vă reamintim... Permiteți-mi să vă reamintesc că...
Uneori delicatețea, tactul nu dau rezultatele dorite, soacra ar trebui să dezvăluie categoric și hotărâre. Acest lucru se poate face astfel:
În ciuda mementourilor repetate și Măsuri luate, Datoria dvs. nu este rambursată, ci continuă să crească. Considerăm necesar să vă avertizăm cu privire la intenția noastră de a rezilia contractul.
Datorită faptului că dumneavoastră, în ciuda solicitării noastre urgente de achitare a datoriei, nu ați trimis încă un cec plătit, suntem nevoiți să suspendăm executarea tuturor comenzilor dumneavoastră.
Toate încercările noastre de a vă obliga să plătiți datoria au fost în zadar, așa că depunem un proces în instanță.
Scrisorile de refuz aparțin categoriei complexe. Dacă nu ai ocazia să răspunzi pozitiv, atunci spune „nu” ar trebui să fie argumentat, corect, prietenos, pentru că persoana respectivă avea speranțe în tine. Sub rezerva acestor sfaturi, destinatarul va înțelege că nu ați avut altă opțiune. Formulați o negare astfel:
Noi, după ce am studiat în detaliu proiectul propus de dumneavoastră, regretăm să vă informăm că nu putem...
Din păcate, nu putem accepta oferta ta...
Ne pare rău, dar nu putem răspunde solicitării dvs. din multe motive...
Este păcat, dar având în vedere complicația situației, nu vă putem susține proiectul.
Ne cerem scuze sincer, dar situația actuală nu ne permite să...
Ne pare rău, dar nu putem oferi (de acord, transmite)...
În scrisorile cu mesaj, una dintre următoarele fraze introductive ar fi adecvată:
Vă informăm...
Dorim să anunțăm că...
Ne face plăcere să vă informăm că...
Din păcate, trebuie să vă informăm că...
Lasă-mă să te informez că...
Ne bucurăm să vă informăm că...
Prin această scrisoare vă anunțăm că...
III. Alegerea propozițiilor de încheiere este, de asemenea, foarte importantă și depinde în primul rând de conținutul scrisorii. Așadar, puteți repeta recunoștința exprimată la început sau pur și simplu vă mulțumesc pentru ajutorul acordat, deoarece cuvântul „mulțumesc” este cel mai frecvent cuvânt al fiecărui om de afaceri educat și decent, antreprenor, bancher, fiecărui om de afaceri:
Lasă-mă să-ți mulțumesc din nou...
Ne exprimăm din nou mulțumirile...
Multumesc pentru ajutor...
Vă mulțumesc din nou pentru tot ce ați făcut pentru... Vă mulțumesc pentru...
Vă mulțumesc încă o dată pentru sprijinul dumneavoastră continuu... Vă mulțumesc din nou și sperăm că... Permiteți-mi să vă mulțumesc din nou pentru... vă mulțumesc din nou pentru onoare...
Un final adecvat și util al scrisorii este asigurarea destinatarului cu privire la ceea ce s-a spus în text:
Vă asigurăm că vă puteți baza pe deplin pe sprijinul nostru.
Vă vom suna pentru a aranja o oră convenabilă pentru întâlnire.
Vom fi bucuroși să cooperăm cu dvs.
Ne asigurăm că cooperarea noastră va fi fructuoasă.
Vă asigurăm că dacă achitați datoria în termen de o lună, toate comenzile vor fi onorate și vom continua să cooperăm în aceleași condiții pe viitor.
Vom fi bucuroși să vă ajutăm.
Dacă doriți să vă întâlniți cu reprezentantul nostru - vă stăm la dispoziție în orice moment convenabil pentru dvs.
Vă asigurăm că facem tot posibilul pentru a finaliza...
Vă asigurăm că în viitor vom depune toate eforturile pentru a evita astfel de neînțelegeri nefericite.
Vom fi bucuroși să stabilim contacte reciproc avantajoase cu compania dumneavoastră.
La sfârșitul scrisorii, se poate exprima speranța:
Sperăm că oferta noastră vă va interesa.
Sperăm că ne înțelegeți corect.
Sperăm că refuzul nostru nu vă va jigni și pe viitor vom avea în continuare posibilitatea de a coopera reciproc.
Sperăm că veți lua în considerare propunerile noastre în viitorul apropiat și să ne comunicați decizia dvs.
Masma speră că acest lucru va aduce beneficii cauzei.
Credem că în viitor vă putem deveni de folos.
Așteptăm cu nerăbdare o cooperare strânsă și reciproc avantajoasă cu dvs.
Sperăm că cooperarea noastră va fi fructuoasă.
Sperăm că viitoarea cooperare va fi fructuoasă, de succes și benefică pentru tine și pentru noi.
Sperăm că nu veți refuza să ne ajutați.
Sperăm într-un răspuns rapid și vă dorim succes. Prețuim speranța de a ne întâlni din nou cu tine.
Ne exprimăm speranța că acesta este doar un început de succes al cooperării noastre și în viitor ne veți ajuta de mai multe ori în afaceri.
Așteptăm cu nerăbdare sprijinul dumneavoastră financiar continuu.
Sperăm că inovațiile noastre vă vor interesa și așteptăm cu nerăbdare să stabilim un parteneriat reciproc avantajos.
Sper ca toate eforturile depuse să nu fie în zadar.
Sperăm că în viitor vom avea din nou ocazia să ne întâlnim și să facem schimb de experiențe și opinii.
Sperăm din tot sufletul că veți găsi timp să vizitați...
Sperăm că această neînțelegere nu va afecta relațiile noastre ulterioare.
La sfârșitul scrisorii, puteți să vă cereți scuze pentru deranjament sau să repetați scuzele pentru întârzierea răspunsului sau întârzierea:
Încă o dată, ne cerem scuze pentru necazurile cauzate (necazuri, necazuri, neplăceri).
Ne cerem scuze sincer pentru...
Scuze din nou pentru această greșeală enervantă. Lasă-mă să-mi cer scuze din nou pentru...
IV. Nu uita fraza de rămas bun. Următoarele forme sunt cel mai des folosite în litere:
DIN respect
Cu respect și cele mai bune urări
Cu recunoștință și respect
Cu respectul pentru tine
Rămâi cu respect
Cu sincere salutări (onoare)
Cu respect sincer pentru tine (onoare)
Cu respect, recunoștință și cele mai bune urări
Cu recunoștință și respect adevărat
Vă dorim succes
După formula de adio a politeţei semn separator nu setat, cu linie nouă se eliberează „Semnătura” necesară.
Un postscript (postscript) la sfârșitul scrisorii este posibil doar cu condiția ca după ce a fost scrisă să se fi produs un eveniment despre care trebuie să informați cu siguranță destinatarul. După postscript, trebuie să semnați din nou.
V. Dacă vrei să reușești, ai grijă ca scrisoarea să fie perfectă din toate punctele de vedere, deoarece chiar și o ușoară nerespectare a regulilor va duce la o denaturare a conținutului ei, o schimbare a tonului.
Scrisorile trebuie tipărite pe formulare bine executate care sunt „ carte de vizită„a instituției dumneavoastră. Astfel de detalii vor contribui la crearea unei impresii bune despre dumneavoastră și despre activitățile dumneavoastră. Prin urmare, pentru fabricarea antetului ar trebui să se folosească numai hârtie de înaltă calitate. Plicul trebuie să se potrivească cu antetul din designul său; trebuie selectat. în mărime, astfel încât să nu fie nevoie să compune o scrisoare de mai multe ori.
VI. Scrisorile de afaceri nu ar trebui să fie prea lungi. Ar trebui să vă exprimați gândurile clar, concis, de fapt, atunci toate informațiile furnizate vă vor fi de folos.
Respectarea regulilor de etichetă a corespondenței este o dovadă a respectului dumneavoastră față de destinatar, a curtoaziei, a bunelor maniere și contribuie la stabilirea relații buneîntre colegi și parteneri.
