Cum să vă planificați ziua de lucru, astfel încât să puteți face cât mai mult posibil și rezultatul să fie maxim? Această întrebare este adresată cel mai adesea de către manageri, deoarece lor sarcina principală- pentru a asigura rezultatul. Și, deși angajații obișnuiți au adesea multă muncă, ei fac ceea ce li se spune. Dar liderul gândește altfel - își stabilește sarcinile și sunt întotdeauna multe, pentru că nu și-ar gestiona niciodată departamentul, compania, afacerea, dacă ar fi indiferent la ceea ce se întâmplă în jur. Prin urmare, mulți lideri încearcă să conducă întâlnire importantă controlează-ți singur implementarea sarcinilor, scrie scrisori de afaceri ei înșiși, etc., etc. Și astfel se dovedește că liderii nu au adesea zile suficiente pentru a rezolva chiar și cele mai importante sarcini.
Și acest lucru se face simplu.
Pasul 1. Pentru a începe scrieți tot ce aveți nevoie pentru a realiza astăzi. Scrieți cu rezultate - este mai scurt, este mai ușor să vă concentrați asupra sarcinii și nu există nicio limitare în modalitățile de realizare. Nu scrieți doar sarcini de lucru - totul merită planificat.
Pasul 2. Este timpul să finalizați fiecare sarcină... Dacă știți ora exactă a întâlnirii sau apelului, scrieți perioada, de exemplu 12: 00-14: 00. Dacă sarcina nu durează sau nu ar trebui să dureze mai mult de o oră, scrieți doar ora de început, de exemplu 11:00. Dacă timpul exact necunoscut, gândește-te la asta și notează cât va dura pentru fiecare dintre sarcini și notează-l așa - 5 minute, 30 minute, 1 oră etc.
Aceasta este o configurație foarte utilă din trei motive. În primul rând, limitați în mod deliberat intervalul de timp și învățați treptat să nu cheltuiți mai mult pentru sarcină decât v-ați planificat. În al doilea rând, veți putea estima corect timpul petrecut pentru diferite sarcini. Într-adevăr, considerăm deseori cea mai importantă sarcină care consumă mult timp, dar acest lucru nu este întotdeauna cazul. De exemplu, chiar și cel mai important apel telefonic va dura de la cinci la treizeci de minute. Și al treilea motiv este că, dacă estimezi aproximativ timpul necesar pentru a finaliza toate sarcinile scrise, nu vei fi foarte surprins de faptul că două sau trei zile s-ar putea să nu fie suficiente pentru a face totul. În general, ne înșelăm adesea planificând în mintea noastră sau pe hârtie o multitudine de sarcini pe care dorim să le îndeplinim într-o singură zi. Prin urmare, chiar acum, recunoaște sincer că este imposibil să faci totul. Și începeți să renunțați conștient la ceea ce nu este prioritatea principală, importantă.
Pasul 3. Acum prioritizează ABC:
A - sarcini care sunt foarte importante, trebuie finalizate astăzi și numai eu pot face acest lucru;
B - sarcini care sunt foarte importante, trebuie finalizate astăzi, dar altcineva o poate face. Delegă astfel de sarcini și notează imediat numele persoanei responsabile de executare;
C este o sarcină care poate aștepta (este recomandabil ca aceasta să găsească imediat momentul când o veți efectua în altă zi), sau aceasta nu este sarcina dvs. sau este o sarcină pe care o puteți abandona complet imediat.
Pasul 4. Din toate problemele de tip A, selectați cinci, maximum șapte piese... Alegeți-le conform principiului: „Dacă voi îndeplini aceste cinci sarcini, voi presupune în continuare că ziua nu a fost în zadar și voi fi mândru de rezultate”. Ajută foarte mult să nu pulverizați. Puteți finaliza cinci sarcini pe zi și, dacă ați identificat corect prioritățile, atunci aceste sarcini vor da rezultatul maxim.
Pasul 5. Tu trebuie să vă construiți timp pentru circumstanțe neprevăzuteîntre sarcini. Deci, veți avea timp liber pentru a lua o gustare, gândiți, pregătiți, terminați, controlați, ajungeți la timp și faceți o grămadă de lucruri mici care nu au fost incluse în cele cinci sarcini prioritare de tip A.
Acești cinci pași de planificare a unei zile de lucru sunt elementele de bază. Dar există multe mici secrete pentru ea. Nu trebuie să petreceți mai mult de cincisprezece până la douăzeci de minute pentru planificare în fiecare dimineață.... DAR asigurați-vă că faceți bilanț seara, numai nu tăiați sarcinile, ci puneți plusuri sau căpușe lângă ele(aceasta este o bancă de salvare a rezultatelor dvs., nu ceea ce rămâne neîmplinit). Apropo, sarcinile neîndeplinite trebuie fie tăiate dacă și-au pierdut relevanța, fie amânate pentru ziua respectivă când găsești timp pentru ei.
Dacă dintr-un anumit motiv ceva a mers prost în timpul zilei - evaluează situațiași răspundeți sincer la patru întrebări:
- Ce am vrut să obțin?
- Ce am primit?
- Cum am reușit?
- Ce voi face acum diferit?
A trage concluzii pentru a nu face din nou astfel de greșeli și pentru a câștiga cu calm înainte de următoarea zi de lucru.
La fel seara este indicat să vă „descărcați” toate ideile despre Mâineîn planificator. Nu judecați timpul și prioritățile, ci doar scrieți tot ce vă vine în minte. Acest lucru vă va împiedica să uitați Puncte importanteși îți va oferi ocazia să te odihnești calm și să nu fii chinuit de insomnie din faptul că s-ar putea să uiți ceva sau ceva care te deranjează - lasă planificatorul să se îngrijoreze de tine și să-ți amintești.
Dar cel mai important lucru, poate, nu este chiar acesta. Lucrul este că oamenii deseori acordă prioritate unei sarcini în conformitate cu principiul „care strigă mai tare”, „arde”, „îngrijorează”, „pare” etc. Și planificarea poate aduce rezultate foarte serioase numai dacă știi sigur ce rezultate au ar trebui să fie.
De aceea, nu uitați: planificarea zilei începe cu o listă a rezultatelor necesare pe viitor pe termen lung. De ce este așa?
Imaginați-vă că este de o importanță vitală pentru dvs. să ajungeți din punctul A în punctul B. Acum imaginați-vă că ceva vă oprește pe parcurs - obstacole, bariere, distrageri. Dar, indiferent de ceea ce veți întâlni pe parcurs, veți continua să vă îndreptați spre obiectiv. Ceva se poate întârzia, ceva vă va forța să vă schimbați ruta sau să găsiți Metoda noua circulaţie. Important este că știi exact unde te duci și atunci nicio schimbare nu te poate abate.
Prin urmare, primul lucru care trebuie făcut de către fiecare lider care se respectă și cu atât mai mult de către un proprietar de afacere este faceți o listă a rezultatelor în viitor pentru cel puțin un an și, de preferință, cinci sau chiar zece ani... Aceasta este viziunea dvs. asupra dezvoltării departamentului, companiei, afacerii. Și aceasta este baza pentru luarea deciziilor zilnice. Este, de asemenea, baza pentru a vedea oportunități în jur. Dacă știți sigur că doriți să intrați pe piața internațională, de exemplu, deja în anul urmator, nu veți trece niciodată pe lângă o întâlnire, propunere, parteneriat prezentată cu succes. Dacă nu știți ce doriți să atingeți și nu ați stabilit un termen limită pentru atingerea obiectivului, veți pierde astfel de oportunități pur și simplu ignorându-le sau nu observându-le. prin urmare începeți cu o listă de obiective și cel puțin o cronologie aproximativă pentru atingerea acestora... Chiar și acest lucru poate fi suficient pentru a vă concentra asupra rezultatelor și a stabili priorități corect atunci când planificați o zi de lucru. Mai mult este bine să includeți în planurile dvs. zilnice sarcini care vor afecta direct atingerea obiectivului în viitor.
Și pentru a vă fi mai ușor, merită să învățați planificarea strategică, care vă permite să țineți cont de diferitele direcții de viață și de muncă și să vă legați obiectivele și planurile pe termen lung de planificarea zilnică. Adică, mai întâi obiectivele, apoi, pe baza lor, un plan pentru zece ani, scoateți obiectivele care trebuie atinse anul acesta din acest plan, scoateți sarcinile lunii din plan pentru un an și sarcinile zilei din planul lunii.
Și nu uitați că fiecare lider trebuie să poată delega efectiv sarcini importanteîn timp ce nu pierde calitatea rezultatelor obținute. Și atunci planificarea zilei dvs. va deveni o modalitate foarte simplă, convenabilă și practică pentru a obține rezultate ridicate și a vă bucura de munca dvs.
Publicat de Lina Tverdostupova
Director centru de instruire„ProfiT”, un coach de afaceri practicant și consultant în domeniul managementului de proiect, marketing și strategie de dezvoltare a afacerii, soție, mama unei fete minunate Anastasia. Am 49 de ani. Locuiește în oras frumos Kiev. Sunt un susținător abordare practică la învățare și la tot ce împărtășesc, îl testez pe mine și pe afacerea mea. Nu spun doar ce să fac, dar explic și CUM se obține rezultatul dorit.
Cât timp este disponibil pentru muncă, sau orice lucru se face în timpul alocat. Aceste principii și reguli pentru planificarea unei zile de lucru sunt justificate psihologic și s-au dovedit diferite situații de viață.
Specialiștii în management știu acest tipar: cât timp este disponibil pentru muncă cât este disponibil, adică orice lucrare este efectuată în timpul alocat pentru aceasta.
Principiile și regulile pentru planificarea unei zile de lucru pe care vi le aducem la cunoștință nu sunt obligatorii. Multe dintre ele ți se pot părea frivole. Cu toate acestea, ele sunt justificate psihologic și s-au dovedit în diferite situații de viață. Nu trebuie să folosiți toate principiile. Încercați fiecare dintre ele, găsiți-vă stilul - va fi cel mai bun pentru dvs.
Deci, organizarea timpului de lucru ar trebui să respecte principiul de bază: „Munca ar trebui să mă asculte și nu invers”. Regulile pentru programarea unei zile lucrătoare pot fi împărțite în trei grupe:
- Regulile pentru începutul zilei
- Regulile de la jumătatea zilei
- Regulile de sfârșit de zi.
Regulile pentru începutul zilei
1. Începeți ziua cu dispoziție pozitivă... Încercați să găsiți un început pozitiv pentru fiecare zi, deoarece atitudinea cu care abordați provocările viitoare este esențială pentru succesul dvs. Puneți-vă trei întrebări în fiecare dimineață:
- Cum mă poate aduce această zi mai aproape de atingerea obiectivelor mele?
- Ce ar trebui să fac pentru a obține cea mai mare bucurie de la el?
- Ce pot face astăzi pentru a-mi menține stilul de viață (pentru a-mi menține sănătatea)?
Construirea unei atitudini pozitive nu durează de obicei mai mult de două minute. Acordați-vă aceste două minute înainte de a începe „Programul standard de dimineață”.
2. Ia un mic dejun bun și mergi la muncă fără grabă. Să nu dormi suficient, fără micul dejun, cât mai curând posibil pentru a lucra - un astfel de început poate strică ziua! Nu spuneți că nu aveți timp pentru un mic dejun pe îndelete, deoarece este o chestiune de stabilire a priorităților (pentru a dormi suficient și a lua un mic dejun consistent, trebuie doar să vă culcați mai devreme).
3. Începeți lucrul în același timp. Este un element de autodisciplină care mobilizează forța.
4. Verificați din nou planurile pentru ziua respectivă. Utilizați analiza ABC sau principiul Eisenhower. S-a constatat că o pregătire de zece minute pentru o zi de lucru poate economisi până la două ore de timp de lucru. Deci, câștigă acele două ore! În plus, atunci când îți planifici ziua de muncă, ia în considerare următoarea regulă: trebuie să vă planificați nu mai mult de 60% din timp, iar 40% este un fond de rezervă pentru chestiuni urgente și neașteptate.
5. Treceți la treabă fără să vă balansați. Ar trebui să refuzați categoric un astfel de „ritual de dimineață”, cum ar fi salutări multiple, discuții îndelungate cele mai recente știri etc. Contacte sociale, desigur, sunt necesare și nici tu nu ești un robot. Cu toate acestea, pot fi reprogramate pentru perioade mai puțin stresante, cum ar fi prânzul și după-amiaza.
6. În primul rând - sarcinile cheie. Ziua de lucru ar trebui să înceapă cu sarcinile grupului A, toate celelalte sarcini pot aștepta. Mai întâi nu ar trebui să căutați corespondența - în poșta primită de afaceri, rareori vorbim despre chestiuni care au cea mai mare prioritate și care trebuie finalizate imediat.
7. Coordonează planul zilei cu secretarul. O secretară, dacă aveți una, este cel mai important partener al dvs. atunci când este vorba despre crearea condiții optime pentru activități. Ar trebui să îi alocați prima dată a zilei de lucru, chiar dacă sunt câteva minute. Secretarul ar trebui să fie la curent cu afacerea dvs. De acord cu el cu privire la toate datele, prioritățile și planurile zilei. Un secretar bun dublează eficiența șefului său, iar un secretar rău îl înjumătățește.
Regulile de programare la jumătatea zilei
1. Pregătește-ți biroul pentru lucru. Scoateți de pe tabel toate hârtiile care nu sunt necesare pentru rezolvarea problemelor grupei A. Pe desktop nu ar trebui să existe mai mult de șase documente în același timp. Acest lucru este justificat psihologic: în primul rând, hârtia inutilă consumă timp și, în al doilea rând, ordinea pe masă stimulează ordinea în gânduri.
2. Stabiliți termene. Uneori ți se atribuie sarcini, pentru că ești și subordonatul cuiva. Deci, termenele stabilite pentru rezolvarea problemei sunt foarte des acceptate necondiționat, chiar dacă acestea nu se încadrează bine în planurile tale. Și trebuie să încercăm să le adaptăm la interesele noastre și să „ne târguim pentru timp”. Pe scurt, cereți dublul timpului necesar pentru a finaliza sarcina; acest lucru este adesea mai ușor decât crezi. În ceea ce privește atribuirea lucrurilor subordonaților, vă sfătuiesc să le acordați cu o treime mai puțin decât, în opinia dumneavoastră, este necesar pentru a rezolva problema. Dacă este suficient, veți economisi timp; dacă nu, tot nu veți pierde.
3. Evitați acțiunile care provoacă reacții adverse. Mulți manageri sunt înclinați să se angajeze în tot mai multe afaceri, probleme și idei noi, provocând astfel un răspuns adecvat la acțiunile lor și aceasta poate afecta programul de timp. De exemplu, foarte des, după ce a participat o dată (din pur interes) la o ședință, managerul primește responsabilități suplimentare care nu sunt prevăzute de planul său. Ei îi pot încredința ceva, includ în compoziție grup de lucru De aceea, cel mai bine este să verificați din nou toate acțiunile (scrisori, conversații telefonice, calendarul etc.) în funcție de necesitatea lor și de pericolul unui răspuns.
4. Respingeți problemele urgente suplimentare care apar. La fiecare întreprindere, în fiecare departament, există tipuri diferite circumstanțe urgente sau situații neprevăzute. Ar trebui să ne amintim că distragerea atenției de la așa-numitele circumstanțe urgente duce la uitarea afacerilor importante planificate pentru o vreme. Dacă merită să faceți acest lucru - decideți de la caz la caz, în funcție de circumstanțe.
5. Evitați acțiunile impulsive neplanificate. De obicei, abaterile impulsive de la planul pe care l-ați elaborat vă vor reduce productivitatea. Deci, dacă în timpul lucrului doriți să faceți ceva (de exemplu, efectuați un apel telefonic), gândiți-vă dacă merită să faceți.
6. Pauză în timp util. Pauzele scurte de la muncă sunt cu siguranță necesare, frecvența și durata lor sunt individuale. Principalul lucru este să le faceți în mod regulat.
7. Grupați sarcini omogene mici și efectuați în serie. Faceți față lucrului de rutină și lucrurilor mici, combinând sarcini omogene în blocuri de lucru. Șase blocuri de 10 minute pentru apeluri telefoniceÎntâlnirile scurte, paradoxal, durează mai mult de un bloc de 60 de minute. De ce? Deoarece faceți pregătirea adecvată pentru activități omogene de șase ori. Deci, grupați cazuri similare în blocuri, dar nu le faceți prea lungi (30-60 de minute este mai bine).
8. Termină ceea ce ai început rațional. Evitați salturile și limitele în muncă și încercați întotdeauna să aduceți lucrarea începută până la capăt. Distragerea atenției față de munca principală consumă timp, pentru că atunci când reveniți la ea, trebuie să repetați ceea ce s-a făcut deja încă o dată.
9. Folosiți intervale de timp. Nu lăsați perioadele neprogramate neîmplinite (de exemplu, așteptați în sala de așteptare a șefului, pierdeți o întâlnire la care trebuie să participați). Când apar, puneți-vă întrebarea „Cum pot profita la maximum de aceste minute?”
10. Crește-ți o oră liniștită (timp pentru tine). S-a dovedit a fi o rezervare zilnică de o oră liniștită sau închisă, timp în care nimeni nu vă poate interfera. Acesta este momentul concentrării neîntrerupte. Puneți-l în plan, vă va crește semnificativ productivitatea. Separați-vă pentru acest timp de lumea de afara fie cu ajutorul unei secretare, fie doar închideți ușa, după ce avertizați anterior că nu sunteți acolo. Utilizare oră închisă pentru chestiuni importante, dar nu urgente, pe termen lung sau pentru acele sarcini care se pierd în agitația zilei.
11. Controlul calendarelor și planurilor. În timpul întâlnirilor și altor activități, în conformitate cu principiul Pareto, adesea 80%! deciziile se iau 20% din timp. Urmăriți-vă timpul și nu regretați pentru re-verificarea planurilor în ceea ce privește schimbarea priorităților.
Regulile zilei de închidere
1. Completează ceea ce nu a fost făcut. Încercați să completați toate lucrurile mici pe care le-ați început (vizualizarea corespondenței, dictarea scrisorilor și notelor) într-o singură zi. Întârzierea acestora poate duce la costuri suplimentare ale forței de muncă atunci când trebuie să eliminați „blocajul”.
2. Monitorizarea rezultatelor și auto-monitorizarea. Organizarea muncii este de neconceput fără control și autocontrol. Vom vorbi despre control mai detaliat într-unul din urmând articole... Între timp, mă voi limita la ceea ce voi spune: compararea a ceea ce a fost planificat cu ceea ce s-a făcut și analiza abaterilor de la planuri sunt o condiție indispensabilă pentru munca normală.
3. Planificați pentru ziua următoare. Cel mai bun plan pentru ziua următoare este cu o seară înainte. Este de la sine înțeles că acest lucru nu anulează verificarea obligatorie a reverificării sale dimineața.
Probabil că ați acordat atenție faptului că unii specialiști au o carieră ascendentă, în timp ce alții, după cum se spune, se află în coada vieții de birou. Cineva reușește să rezolve atât sarcinile curente, cât și cele strategice, în timp ce cineva întrerupe întotdeauna termenul limită. Potrivit experților, nu este doar o chestiune de răspuns rapid și profesionalism general. O carieră de succes este în primul rând rezultatul unei planificări eficiente a timpului de lucru.
Cum poți învăța să folosești fiecare minut de lucru în avantajul tău? Citiți sfaturile portalului de recrutare.
Gestionarea timpului
Proaspăt și gata pentru munca productivă, veniți la birou, porniți computerul, vă verificați poșta, în timp ce vă amintiți ce trebuie să faceți astăzi. Dar, în timp ce răspundeți la scrisori, șeful vă distrage atenția cu o sarcină mică, dar consumatoare de timp, iar un coleg vorbește emoțional despre întâlnirea de ieri cu directorul. Între timp, veți primi încă două litere marcate „urgent”. Când îți amintești în sfârșit că în această dimineață ar fi trebuit să începi să pregătești o prezentare importantă, ziua a trecut deja de mijloc. Cel mai probabil, va trebui să rămâneți din nou în birou ...
Suna familiar? Dar toate acestea ar fi putut fi evitate petrecând cinci minute în ziua anterioară planificării zilei. Desigur, acest lucru nu vă va scuti de e-mailurile urgente, dar ziua va fi însă mult mai organizată.
Conform Centru de cercetare site-ul portalului de recrutare, 23% dintre rușii activi din punct de vedere economic nu știu cum să-și planifice ziua. Între timp, potrivit experților în gestionarea timpului, planificarea competentă este cheia bunăstării vieții și, desigur, cariera de succes... Făcând un plan pentru zi, săptămână, lună, devenim mai organizați, învățăm să prețuim timpul și să acordăm prioritate. O persoană care își planifică timpul o gestionează singură, spre deosebire de cei care merg cu fluxul.
Ce ar trebui să fie inclus în plan?
Cum ar trebui să-mi planific timp de lucru profesionist axat pe succesul în carieră? Un plan strategic pentru un an sau șase luni ar trebui să se transforme într-un plan tactic pentru fiecare zi. Planificarea zilnică este secretul eficienței personale a multor oameni de succes.
Când faceți un plan pentru ziua respectivă, scrieți tot ce trebuie făcut - de la participarea la o întâlnire până la felicitarea colegilor sau partenerilor din e-mail... Și amintiți-vă, pentru o carieră de succes, trebuie să faceți întotdeauna puțin mai mult sau mai bine decât se așteaptă de la voi. De exemplu, dacă managerul v-a instruit să organizați arhivele departamentului, faceți-o în așa fel încât să fie nu numai convenabil, ci și plăcut să folosiți rezultatele muncii dvs. În plus, obișnuiește-te să incluzi în planul zilei nu numai acele sarcini pe care șeful le așteaptă, ci și cele care vor funcționa pentru imaginea ta personală, aducându-ți „puncte” suplimentare în treburile tale zilnice de birou.
Puteți face o listă de sarcini într-un jurnal de hârtie obișnuit sau în program special pe computer - nu prea contează. Principalul lucru este să îți pui în ordine gândurile și să nu uiți niciun caz care necesită atenția ta.
Prioritizăm
Deci, lista de sarcini pentru ziua respectivă a fost întocmită. Acum trebuie să acordați prioritate - pentru a determina ce este de o importanță capitală din ceea ce a fost scris (desemnați astfel de sarcini în plan cu litera A), ce este important, dar nu urgent (B) și ce este de dorit, dar nu este necesar (C ).
Când stabiliți priorități, nu uitați: ceea ce funcționează pentru cariera dvs. (inițiativele dvs., proiectele pentru care sunteți responsabil personal etc.) ar trebui să aibă o importanță capitală, adică să fie marcat cu litera A.
După ce ați decis principalul lucru, gândiți-vă când va fi cel mai convenabil pentru dvs. să îndepliniți una sau alta sarcină. Munca care necesită concentrare și scufundare este planificată cel mai bine într-un moment în care nu sunteți prea des distras de apeluri și colegi excesiv de sociabili. Mulți oameni de succes au făcut de mult timp o regulă pentru a face ceva dificil sau important dimineața devreme, în liniște și pace, în timp ce ziua de lucru nu este încă în plină desfășurare.
În schimb, sarcinile care necesită contactul cu colegii, clienții sau partenerii vor fi mai ușor de realizat la jumătatea zilei de lucru, atunci când toată lumea este disponibilă pentru comunicare și într-o stare de afaceri.
Managementul timpului în serviciul unei cariere
Suficient regulă eficientă gestionarea personală a timpului, care ajută să nu ții cont de multe sarcini mici în același timp, sună astfel: dacă o sarcină durează mai puțin de trei minute, aceasta trebuie făcută imediat, fără întârziere. Trebuie să apelați un client pentru a clarifica ora întâlnirii? Nu ezitați la ce oră a zilei este mai bine să o faceți - luați telefonul și sunați. Urmarea acestui principiu vă va elibera jurnalul de intrări inutile și capul de gânduri și planuri inutile.
O altă poruncă foarte utilă este să nu faci mai multe lucruri în același timp. Și chiar dacă laurii lui Iulius Cezar te bântuie, nu încerca să discute termenii contractului prin telefon și în același timp să faci modificări la masa de pe monitorul computerului. Așadar, riscați să faceți o greșeală în tabel și să pierdeți ceva important în convorbire telefonica... Cu alte cuvinte, faceți lucrurile importante în ordine, nu în paralel.
Flexibilitate sau duritate?
Planul este gata, prioritățile sunt stabilite, iar acum sarcina ta este să rămâi pe curs. Aproape sigur, chiar de dimineață ai multe alte lucruri de făcut, importante și nu foarte importante. Managerul vă poate încredința negocieri responsabile cu clientul și colegii - pentru a vă implica în pregătirea unui document important.
Care dintre acestea este mai important pentru viață și succesul în carieră depinde de tine. Pe de o parte, trebuie să fii capabil nu numai să îți faci un plan pentru zi, ci și să îl ajustezi după cum este necesar. Pe de altă parte, pentru a nu vă îneca în chestiuni secundare, mai devreme sau mai târziu va trebui să învățați să spuneți „nu” oamenilor.
Valoarea principală
Planificarea zilnică ne învață să prețuim timpul. O persoană care are un plan pentru o zi, o săptămână, o lună sau chiar un an cu greu își va permite să piardă o oră în fiecare zi, de exemplu, făcând naveta la locul de muncă în metrou. Cel mai probabil, el va petrece acest timp citind reviste profesionale sau ascultând podcast-uri în engleză. La urma urmei, o oră pe zi reprezintă douăzeci (sau mai multe) de ore pe lună și cel puțin 240 de ore pe an! O mulțime de timp care poate și trebuie petrecut în beneficiul dvs. și al dezvoltării profesionale.
Printre altele, pentru a promova cu succes pe scara carierei Va trebui să înveți să uiți de tentațiile internetului, cum ar fi social media, forumuri, chaturi și jocuri online. O excepție poate fi făcută numai de specialiști ale căror activități zilnice sunt strâns legate de promovarea companiei lor de origine spațiu virtual... În rest, vă recomandăm cu tărie să utilizați resurse de internet social acasă, în timpul liber de la serviciu.
Vă doresc succes în planificarea timpului dvs. de lucru!
Buna! În acest articol, vom vorbi despre planificarea unei zile de lucru.
Astăzi veți învăța:
- De ce să-ți planifici ziua de lucru;
- Cine are nevoie de ea;
- Cum să planificați corect o zi de lucru.
Planificarea unei zile de lucru
În secolul XXI, ritmul vieții s-a accelerat în mod vizibil și continuă să câștige impuls. În timp ce anterior, pentru a avea succes, era necesar să faci o cantitate de muncă, acum, pentru a obține succes, trebuie să faci mult mai mult. Și oamenii încep să se confrunte cu o lipsă de timp. Dacă urmăriți toate sarcinile zilnice pe care viața ni le aruncă în fiecare zi, nu mai este absolut timp.
Planificarea unei zile de lucru este un instrument care ajută nu numai la utilizarea eficientă a timpului de lucru, ci și la reducerea acestuia. Aceasta nu este o listă de sarcini banale care trebuie completată într-o ordine strictă. Planificarea este abilitatea de a alege ce să faci, de ce și când.
Acesta este motivul pentru care o bună planificare nu numai că vă structurează tot ceea ce faceți într-o zi, ci și vă eliberează timpul. În primul rând, trebuie să faceți cele mai importante lucruri - aceasta este regula principală. Este util pentru fiecare persoană care are timp liber la locul de muncă și nu are un program clar, este util să-și distribuie timpul corect.
Ce include planificarea
Planificarea timpului de lucru include:
- Prioritizare.
- Selectarea sarcinilor importante.
- Găsirea celor mai bune modalități de a le rezolva.
- Găsirea unui loc de muncă în timpul liber.
Prioritizare vă ajută să înțelegeți ce necesită atenție, ce poate fi rezolvat singur și ce problemă trebuie doar să ignorați. Timpul și informațiile au devenit mult mai valoroase decât înainte și este inutil să te entuziasmezi cu ceva care nu funcționează.
Alegerea sarcinilor importante- aproape la fel ca prioritizarea, numai în cadrul unei zile lucrătoare. Alegeți ce va aduce rezultate importante, ce trebuie făcut urgent și ce poate fi amânat.
Găsirea celor mai bune modalități de rezolvare a problemelor Este un punct foarte important. Atunci când planificați, ar trebui să luați în considerare nu numai ceea ce veți face, ci și modul cel mai bun de făcut. În același timp, este important nu numai să economisești timp, ci să faci totul cât mai repede și mai eficient posibil.
Lucrând cu timp liber ar trebui, de asemenea, să facă parte din planul de lucru. Ai 2 ore pe zi libere pentru a petrece ceva? Îi poți spune șefului tău despre asta și el te va încărca cu muncă, poți face autoeducare sau poți face eforturi pentru a-ți dezvolta propriul proiect.
De ce este important să planificați o zi de lucru
Oricine a întâlnit vreodată profesioniști independenți, afaceri sau „lucrează după bunul plac” (ca un taxi) înțelege importanța aranjării lucrurilor în timpul zilei. Dar, de exemplu, majoritatea lucrătorilor de birou nu consideră necesar să-și planifice ziua de lucru.
De fapt, Motivul principal planificarea unei zile de lucru - creșterea propriei eficiențe. Dacă îți asculți propriul corp, poți înțelege că unele lucruri sunt mai bune pentru tine la un moment dat, iar altele - la altul. De exemplu, este mai convenabil pentru dvs. să efectuați apeluri către alte companii după-amiaza, deoarece v-ați trezit deja, dar nu ați avut încă timp să vă obosiți, iar munca monotonă se face mai repede seara, deci este mai bine pentru a amâna introducerea datelor în baza de date până la 5-6 ore.
Planificarea zilei de lucru are în vedere nu numai elemente de baza rezolvarea problemelor, dar și preferințele personale ale fiecărei persoane. Gestionarea timpului nu a fost făcută pentru a impune același tipar de performanță înaltă tuturor. Trebuie să vă adaptați sarcinile la caracteristicile corpului dumneavoastră.
Organizarea și programarea zilei de lucru vă permite să faceți mai multe în mai puțin timp, lăsând timp pentru lucrurile pe care le iubiți.
Cine ar trebui să-și planifice ziua de lucru
Fiecare persoană ar trebui să își poată planifica ziua de lucru. Acest lucru vă va economisi timp și va lucra mai eficient. Dar există 3 categorii de oameni care pur și simplu trebuie să facă planificare personală.
. Cel mai indisciplinat lucrător este un profesionist independent. El nu are un program clar și doar termenul amintește că este timpul să te așezi să faci ceva. De aceea, este foarte important ca profesioniștii independenți care lucrează cu mai mulți clienți să își planifice ziua de lucru. De multe ori se dovedește că apar noi comenzi cu o diferență de una sau două zile și, dacă așteptați până la ultima, este posibil să nu aveți timp să lucrați la două proiecte.
Oameni de afaceri. Totul aici este aproape la fel ca în freelancing. Mai ales dacă este o afacere online. Pe de o parte, vă puteți relaxa acasă când angajații dvs. lucrează, dar pe de altă parte, această abordare va eșua inevitabil. În Occident, un cult al manevrării în muncă înflorește printre oamenii de afaceri. Ei cred că, dacă nu lucrezi 60 de ore pe săptămână, atunci ești leneș și nu ai ce face în afaceri.
Lideri. Liderul nu va fi întotdeauna un om de afaceri. Proprietarul companiei poate să nu ia parte activă la afacerile companiei sale, dar directorul acesteia își asumă responsabilitatea pentru funcționarea întregului mecanism. De aceea, liderii companiilor mijlocii și mari trebuie să își folosească timpul eficient, deoarece viitorul companiei pe termen lung depinde de deciziile lor. Programarea zilei de lucru a unui manager este o modalitate de a vă aloca cel mai eficient timpul între sarcini importante din punct de vedere strategic.
Metode de planificare a zilei de lucru
Metode planificarea corectă pot exista multe zile lucrătoare. Dar unul dintre cele mai eficiente - Matricea Eisenhower... Esența sa este următoarea.
Există 4 pătrate:
- Pătratul A - Probleme urgente și importante.
- Pătratul B - chestiuni non-urgente și importante.
- Pătratul C - probleme urgente și neimportante.
- Pătratul D - aspecte neurgente și neimportante.
Pătratul A ar trebui să rămână aproape întotdeauna necompletat. Cu o planificare adecvată, toate lucrurile importante ar trebui să se așeze în pătratul B și să fie efectuate pe măsură ce se apropie de A.
Pătratul B- acestea sunt lucruri importante care vă vor ajuta să vă atingeți obiectivul. Aceasta include toate sarcinile care trebuie finalizate în decurs de o zi lucrătoare.
Pătratul Cînseamnă probleme urgente și neimportante care trebuie transferate altora pentru executare. Un exemplu izbitor probleme urgente, dar neimportante - sunați la un potențial client. Un angajat poate face acest lucru, mai bine vă concentrați asupra altor lucruri.
Pătrat D,înseamnă că există lucruri neurgente și neimportante care nu te apropie de obiectivul tău, nu îți dau emoții pozitive și, în principiu, nu sunt necesare. Merită să scrieți toate ideile inutile în acest pătrat.
Această împărțire a cazurilor în funcție de importanța și urgența lor vă permite să înțelegeți la ce trebuie să acordați atenție în timpul zilei de lucru și la ce puteți uita în siguranță. Matricea ajută nu numai în procesele de lucru, ci și în Viata de zi cu zi... Dacă vrei să înveți engleza, este interesant pentru tine și te va ajuta în cariera ta - acesta este pătratul B. Dar dacă vrei să înveți spaniola doar de dragul cunoașterii acesteia, acesta este D și poți uita în siguranță de aceasta.
Regulile de programare a zilei de lucru
Există mai multe reguli pentru modul în care trebuie să vă gestionați în mod eficient ziua de lucru. Pentru comoditate, să împărțim ziua în 3 părți:
- Începutul zilei de lucru.
- Flux de lucru de bază.
- Completare.
Dimineața este cea mai mare etapă importantă... În funcție de cât ați dormit, de modul în care v-ați ridicat și de ceea ce ați făcut, starea dvs. de spirit, atitudinea mentală și performanța vor depinde.
Principiile „bunei dimineți” includ următoarele:
- Atitudine pozitiva. Dacă te trezești în fiecare zi crezând că îți urăști slujba, productivitatea ta va scădea. Încercați să vă începeți dimineața cu gânduri plăcute.
- Încercați să nu vă "clătinați". Ai observat că după ce te trezești dimineața, mai ai nevoie de încă 30 - 40 de minute pentru a-ți reveni în cele din urmă? Acest timp nu merită pierdut. Imediat după trezire, faceți un duș, preparați cafea și în loc de o jumătate de oră „până nicăieri”, puteți lua în siguranță micul dejun.
- Mic dejun pe îndelete și modul de lucru. Este foarte important să începi ziua încet. Când vă grăbiți, corpul risipește o forță și nervi suplimentari care ar putea duce la o muncă mai productivă. Dacă nu vă puteți permite un mic dejun consistent și o călătorie pe îndelete, mergeți la culcare mai târziu și ridicați-vă mai devreme.
- Sarcini cheie. Majoritatea oamenilor de afaceri de succes tind să susțină că cele mai importante sarcini trebuie făcute dimineața. Așa cum se spune, „Dacă vrei să ții pasul cu totul, mănâncă o broască la micul dejun”. Rolul broaștei este un caz pe care nu doriți să-l asumați deloc. Fă-o dimineața, iar atitudinea pozitivă din faptul că „broasca se mănâncă” va dura toată ziua.
Fluxul principal de lucru constă din următoarele sarcini:
- Rezolvați sarcini urgente. Este important să înțelegeți că, în cazul în care vi se întâmplă o problemă urgentă în timpul zilei de lucru, nu trebuie să vă îndreptați toată atenția asupra ei. Mai întâi trebuie să înțelegeți dacă este important sau nu. Dacă este important, atunci trebuie să începeți imediat. Dacă nu, transferați responsabilitatea pentru implementarea acestuia către o altă persoană.
- Respectă termenele limită. În fiecare zi, trebuie să vă setați un interval de timp aproximativ pentru care trebuie să faceți față întregului volum de sarcini. Este important să nu fie „Fă totul înainte de ora 18:00”, ci „La ora 14:00 - începe să faci planul, la ora 15:00 - analizează indicatorii, la ora 16:00 - întocmește un raport” etc.
- Comanda la locul de muncă. Acesta este un punct implicit, dar foarte important. Dacă biroul tău este o mizerie, ochii tăi se vor pierde constant printre el. Și dacă există un fel de document străin la locul de muncă, puteți începe să-l studiați și să pierdeți doar 20 - 30 de minute.
- Nu urma impulsurile. Este cel mai important. Există câteva declanșatoare care vă determină să vă schimbați atenția de la locul de muncă la ceva mai puțin important. Sunați un prieten când examinați un plan de vânzări? Cel mai bine este să nu faceți acest lucru, atunci veți pierde concentrarea și puteți pierde cu ușurință atitudinea de lucru.
- Grupați-vă rutina. Este foarte important. Dacă trebuie să efectuați 60 de apeluri telefonice în timpul zilei, este mai bine să le împărțiți în mai multe grupuri mici, 10 - 15 bucăți la un moment dat. După ce ați sunat, puteți face o altă sarcină. Trecând în mod constant de la rutină la activitate activă, puteți face mult mai mult.
Închiderea zilei se bazează pe următoarele principii:
- Terminați necesarul. Există un grup de cazuri care sunt incluse în pătratul „important, dar nu urgent”. Cel mai bine este să le terminați în timpul zilei de lucru și să păstrați caseta „importantă și urgentă” întotdeauna goală.
- Verificați rezultatele în raport cu planul. Tot ceea ce ați făcut într-o zi trebuie să fie comparat cu ceea ce ați intenționat. Dacă tocmai ați început să vă planificați ziua de lucru, atunci mici abateri de la plan vor fi în ordinea lucrurilor. Încercați să le păstrați cât mai puține.
- Fă-ți un plan pentru ziua următoare. Acest lucru se face cel mai bine la sfârșitul zilei de lucru anterioare. În acest fel veți menține un spirit de lucru și, în același timp, este important să elaborați un adevărat program de afaceri.
Dacă sunteți manager, ar trebui să lucrați îndeaproape cu secretara în timpul zilei de lucru.
Amintiți-vă, acestea sunt îndrumări generale. Nu te numără pe tine caracteristicile individuale... Dacă vă este mai convenabil să faceți acest lucru muncă urgentă după-amiaza, nu dimineața - acesta este dreptul tău. Dacă preferați să faceți o sarcină mare și complexă ultima, iar acest lucru nu vă afectează starea de spirit pentru o zi, faceți-o ultima.
Planificarea zilei de lucru ar trebui să fie individuală.
Principalele greșeli atunci când planificați o zi de lucru
În ciuda faptului că practica gestionării timpului este ferm stabilită în viața noastră, majoritatea oamenilor se angajează greșeli tipice atunci când vă planificați ziua de lucru. Iată câteva dintre ele.
Greșeală 1. Prioritizarea incorectă.
Matricea Eisenhower ne spune că avem lucruri importante de făcut. Dar mulți oameni se pot confunda cu ușurință cu privire la ceea ce este important pentru ei. Pătratul A, care ar trebui să rămână gol și responsabil pentru probleme urgente și importante, sunt adesea confundate cu C, unde s-au acumulat chestiuni neimportante care necesită intervenție imediată.
Este important să ne amintim că ar trebui să cheltuim energie exclusiv în ceea ce este important pentru dvs. acest moment timp. Ar trebui să lucrați pentru viitor atunci când lucrurile pot fi amânate și planificate corespunzător.
Greșeală 2. Se petrece prea mult timp pe fleacuri.
Pentru a explica de ce este necesar, în primul rând, să facem o „bază” și numai apoi lucruri mici, vom folosi Legea Pareto. Se spune că 20% din efort oferă 80% din rezultat. Adică, atunci când lucrezi la ceva important, cheltuiești 20% din efort și obții 80% din rezultat. Când lucrezi la lucrurile mici, obții un rezultat de 4 ori mai mic și cheltuiești de 4 ori mai multă energie.
Să ne uităm la un mic exemplu. Trebuie să rulați o campanie publicitară. Dacă creați 10 reclame, potriviți-le Cuvinte cheieși fraze și rulează pe site-urile pregătite, atunci va fi 20% din muncă, ceea ce va da 80% din rezultat. Dar dacă petreceți timp editând fonturi și imagini, selectând și lustruind fraze, căutând platforme de publicitate suplimentare, atunci veți cheltui mult mai multă energie. Toate acestea vor trebui făcute, dar după început campanie publicitara când ajungi la primul rezultat.
Greșeală 3. Lipsa timpului pentru chestiuni personale.
Fiecare persoană ar trebui să aibă o viață personală și libertate de a alege o ocupație. Dacă ai multe lucruri de făcut și nu găsești o oră sau două pentru a-ți urmări hobby-ul, atunci aceasta este o planificare slabă pentru propria ta zi. Programarea programului de lucru este importantă nu numai pentru că vă permite să faceți mai mult. Face posibil să faci ceea ce îți place fără grabă.
Vrei să fii cât mai productiv posibil și să ții pasul cu toate? 3 cel mai bun sfat cum să-ți planifici timpul corect! Notează-l pentru tine.
Cu siguranță ați auzit în repetate rânduri de la cunoștințele dvs. sau de la voi înșivă pronunțând fraze precum: „Nu am timp pentru nimic!”, „24 de ore pe zi nu îmi este suficient!” etc.
Oamenii cred că problema lor nu este necesară un numar mare cazuri.
Dar într-adevăr este pentru că nu știu cum să vă planificați ziua corect să aibă timp pentru toate și fără prea mult stres.
Cum să vă planificați timpul corect: ce trebuie să știți?
Știți cum definește dicționarul acest concept?
Timpul este durata ființei, care se măsoară în secunde, minute, ore, zile, săptămâni, luni, ani, adică o măsură a duratei fiecărei acțiuni comise.
Se pare că la prima vedere totul este clar: 1 oră constă în 60 de minute, o săptămână - de 7 zile etc.
Dar în viata reala timpul este perceput într-un mod complet diferit.
Amintiți-vă, de exemplu, cât durează o pereche de profesori ne iubiți?
Explicit mai mult de 1 oră 20 de minute?
Dar citind carte interesanta poate captura atât de mult încât 3 ore vor zbura ca o clipă.
De multe ori nu avem timp să facem față sarcinilor, nu pentru că sunt prea mulți sau suntem proști, ci doar pentru că nu știm cum să-ți planifici timpul cât mai eficient posibil.
Acest lucru este mult mai ușor decât crezi.
Principalul lucru este perseverența, organizarea maximă și câțiva bani pentru a cumpăra echipamentul necesar.
Cum să vă planificați ziua în mod corespunzător: pregătire
Dacă întârzii în mod regulat, nu îți îndeplinești promisiunile la timp, creează blocaje la locul de muncă, nu ai timp să-ți îndeplinești sarcinile șefului, atunci nu numai tu, ci și cei din jur suferi de asta.
Bine, chiar și rude și prieteni apropiați: vor trata cu înțelegere (deși răbdarea lor nu este nelimitată), dar șeful este puțin probabil să fie încântat de un astfel de angajat, așa că nu poți nici măcar să visezi la creșterea carierei.
Dar soldatul este rău dacă nu măsoară bretelele generalului asupra sa!
Cine vrea să-și petreacă toată viața ca secretar sau curier?
Dacă înțelegi cum să planifici timpul, puteți îmbunătăți performanța și puteți urca rapid pe scara carierei.
Pentru a avea nevoie de:
- un jurnal - acesta poate fi un caiet în care veți nota sarcini pentru fiecare zi, dar vă puteți descurca și cu un caiet obișnuit, împărțit în două părți: pentru lista de sarcini și ideile care v-au vizitat;
- telefon mobil, în care puteți crea mementouri, de exemplu, telefonul vă va avertiza că este timpul să nu mai verificați știrile și să începeți să gătiți cina etc.
- computer sau laptop- sunt necesare numai pentru cei care lucrează constant pe computer - aici puteți crea diverse fișiere: „ce să faceți astăzi”, „lista sarcinilor pentru weekend”, „ce să cumpărați duminică” etc.
Cum să vă planificați timpul: ce vă poate ajuta?
Veți fi surprins, dar există multe lucruri care determină o persoană să fie lentă, relaxată și, în consecință, să ducă la faptul că într-o zi faceți mult mai puțin decât ați planificat.O bună organizare a muncii este promovată de:
Desktop-uri perfect ordonate.
Pe suprafață nu ar trebui să existe alte elemente inutile decât cele de care aveți nevoie în acest moment pentru muncă.
Ascundeți orice altceva în sertare.
Curatenie si confort acasa.
Dacă lucrați de acasă sau nu lucrați deloc, ci doar conduceți gospodărie, acesta nu este un motiv pentru a permite haosul și haosul.
Toate lucrurile ar trebui să fie la locul lor, nici praful, murdăria și păianjenii nu sunt cei mai buni ajutători.
Atunci când cumpărați, alegeți-l pe cel care vă aduce plăcere estetică.
Ar trebui să vă uitați la el cât mai des posibil.
A se trezi devreme.
Nu contează dacă trebuie să mergi sau nu la serviciu, acesta nu este un motiv să stai în pat până la prânz.
Antrenează-te să te trezești suficient de devreme și în același timp, astfel încât să te poți reuni rapid și să corectezi lista de sarcini pentru ziua respectivă, întocmită seara.
Respectați o dietă normală și un program de somn.
O persoană veșnic somnoroasă care suferă de deficit de vitamine pur și simplu nu poate funcționa eficient.
Aceste sfaturi nu sunt atât de mult de învățat cum să-ți planifici timpul corect cât de mult să te scutim de lucrurile mici la care rareori suntem atenți, dar care ne împiedică în mod semnificativ dezvoltarea.
Cum să vă planificați timpul: diagramă
Când nu vrem să facem ceva, adesea venim cu scuze deghizate în motive.
Aceste motive par destul de valabile, dar ascund lipsa dorinței.
Spunând „Nu am timp”, înseamnă că actualitatea este mai importantă pentru noi.
Oricine are dreptul să spună că nu are timp.
Dar apoi lasă-l să se întrebe ce este cu adevărat important pentru el.
Nu este că nu ai suficient timp, ci că preferi să-l petreci cu alte lucruri.
Vă voi oferi trei opțiuni pentru a vă ajuta să aflați cum să vă planificați timpul și să faceți mai multe lucruri pe tot parcursul zilei.
Puteți să o alegeți pe cea care vă place sau să o dezvoltați prin combinarea mai multor scheme.
Lucrați cu lista dvs. de sarcini.
Pentru luna următoare, jurnalul este arma principală în lupta împotriva dezorganizării.
În fiecare seară ar trebui să faceți o listă de sarcini, grupându-le în funcție de importanță, dimineața - corectați-o și pe tot parcursul zilei căutați în mod repetat în caietul dvs., tăind ceea ce a fost deja finalizat.
Este hiper metodă eficientă, ceea ce vă va ajuta nu numai să învățați cum să vă planificați timpul, ci și să deveniți mai punctuali.
Amintiți-vă, într-unul dintre articole v-am spus despre iubita mea Yana, care cu ajutorul unui jurnal a depășit obiceiul de a întârzia?
Profitați la maximum de fiecare minut.
Da, uneori viața ne aruncă surprize neplăcute: ne putem bloca într-un blocaj de trafic sau într-un lift, putem stinge brusc lumina, computerul îngheață etc.
Toate acestea ar trebui considerate inevitabile și nu de panică!
Treceți la a face altceva.
Doar citiți o carte utilă sau relaxați-vă și ascultați muzică plăcută, astfel încât corpul să se recupereze și să vă puteți recupera rapid timpul pierdut.
Faceți planuri realiste și nu faceți promisiuni goale.
Unii oameni fac puțin, pur și simplu pentru că își asumă prea mult.
Drept urmare, primesc o grămadă de cazuri neîndeplinite.
Evaluați-vă în mod realist capacitățile, asigurați-vă că sortați toate sarcinile în funcție de importanța lor: cele care necesită finalizarea în primul rând și cele care pot fi amânate.
Nu ezitați să-i spuneți șefului că articolul despre refugiați necesită o lungă colecție de informații, așa că veți scrie o notă despre reparația sistemului de canalizare al orașului mâine dimineață etc.
Sfaturi excelente pentru planificarea timpului
distribuie celebrul video blogger
Alexsandr Kuskov
Uită-te și ia notă!
Dar cel mai ușor de învățat planifică-ți ziua corect- autodisciplina de fier va ajuta!
Încercați să urmați o rutină zilnică strictă timp de o lună, să vă ridicați și să vă culcați în același timp, să nu cedați la slăbiciuni precum „du-te și întinde-te”, planifică în fiecare minut, urmează programul și foarte curând vei observa cât de eficient este ziua ta a devenit.
Articol util? Nu ratați altele noi!
Introduceți e-mailul și primiți articole noi prin poștă
