O scrisoare de intenție este un tip de scrisoare de afaceri care este necesar pentru a descrie pachetul de documente trimis destinatarului dacă aceste documente nu conțin partea de adresă.
În acest fel, încărcarea informațiilor scrisoare de transmitere nu poartă, dar îndeplinește trei funcții importante:
- confirmă faptul trimiterii;
- furnizează o listă a documentelor trimise și instrucțiuni pentru manipularea acestora;
- Datorită datelor de înregistrare, vă permite să determinați data scadentă.
La fel ca majoritatea scrisorilor de afaceri, o scrisoare de intenție este scrisă pe antetul companiei și primește o scrisoare de ieșire număr de înregistrare expeditor. Am analizat în detaliu regulile de formatare a scrisorilor oficiale de mai multe ori în revistă, așa că acum ne vom concentra pe caracteristicile unei scrisori de intenție.
O analiză detaliată a unei scrisori de afaceri cu multe mostre ale compoziției sale se află în articolul „Elaboram o scrisoare de afaceri”
Modele de vorbire
Baza unei scrisori de intenție este o listă de atașamente. Textul documentului este scurt și împărțit condiționat în două părți:
- notificarea trimiterii documentelor,
- solicitarea unui răspuns în timp util (cunoștință, aprobare, returnarea unei copii semnate etc.).
Prima parte începe de obicei astfel:
- „În împlinire... vă trimitem...”,
- "Va trimitem..."
- „Vă prezentăm...”
În continuare, puteți specifica scopul trimiterii documentelor: "a fi de acord", "pentru familiarizare", "pentru semnatura", "pentru umplere"(dacă vorbim despre formularul de sondaj sau chestionar). Vă recomandăm să folosiți clișeele „trimit la tine” sau „trimit la tine”, deoarece Puteți trimite ceva doar pentru examinare, dar nu pentru semnare sau aprobare.
A doua parte poate conține următoarele cuvinte:
- „Vă rugăm să semnați, să sigilați și să trimiteți o copie la adresa noastră...”,
- „Vă rugăm să luați în considerare și să trimiteți la adresa noastră în termenul stabilit de lege...”,
- „Vă rog să trimiteți o copie a documentului executat corespunzător...” la adresa noastră.
Recuzită „Marca prezenței aplicațiilor”
După cum am stabilit deja, principalul lucru într-o scrisoare de intenție la documente sunt atașamentele. De aceea Atentie speciala ne vom dedica problemei înregistrării acestei recuzite. Indiferent de modul în care va fi întocmită cererea, practica recursului în afaceri necesită o enumerare completă a documentelor anexate scrisorii, cu indicarea numărului de exemplare și a numărului de foi din fiecare dintre acestea. Fără aceste informații, scrisoarea de intenție își va pierde orice semnificație.
Asa de, când documentele ce urmează a fi transmise sunt deja raportate în textul scrisorii, nu merită să le enumerați din nou numele. Este suficient să specificați numărul de coli și copii. Vezi exemplul 1.
Exemplul 1
Un fragment de text și o notă despre prezența unei aplicații (numele aplicației este indicat în textul scrisorii)
Dacă cererea nu este indicată în textul scrisorii, pe lângă datele cantitative, trebuie să specificați denumirea acesteia. Daca pachetul include mai multe documente, anexele sunt numerotate. Vezi exemplul 2.
Restrângeți afișarea
Exemplul 2
Un fragment de text și un semn despre prezența unei aplicații (numele aplicației este indicat în marcajul despre prezența acesteia)
Restrângeți afișarea
Deși GOST R 6.30-2003 spune că atunci când enumerați mai multe aplicații în marcaj despre disponibilitatea lor cuvântul generalizant dinaintea două puncte este în singular„Aplicație:”, în astfel de cazuri, vă recomandăm în continuare să o scrieți la plural „Aplicație:”, așa cum am arătat în Exemplul 2.
În primul rând, este corect din punctul de vedere al regulilor limbii ruse. Și în al doilea rând, dezvoltatorii acestui GOST înșiși au „corectat” ulterior când au început să dea explicații cu privire la aplicarea acestuia în recomandările lor metodologice. Vezi mai jos citatele din aceste două documente. Dar mulți continuă să scrie cuvântul „Anexă:” la singular, chiar dacă este urmat de o listă cu mai multe documente. Nu o faceți și ți-am explicat de ce.
Fragment de document
Restrângeți afișarea
GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare »
3.21. ... Dacă scrisoarea are un atașament nenumit în text, atunci indicați-i numele, numărul de foi și numărul de copii; dacă există mai multe cereri, acestea sunt numerotate:
Fragment de document
Restrângeți afișarea
Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de documentare. Instrucțiuni pentru implementarea GOST R 6.30-2003
3.16. ... Dacă scrisoarea are o cerere care nu este denumită în text, atunci indicați numele acesteia, numărul de foi și numărul de exemplare, dacă sunt mai multe cereri, acestea sunt numerotate:
Se găsesc și discrepanțe în ceea ce privește modul de scriere a cuvântului „aplicare” în textul scrisorii: cu o literă mică sau mare, cu sau fără semnul „Nu”. Cert este că puteți indica numele documentului atașat în textul scrisorii de intenție în diferite moduri; comparați-vă, uitându-vă la Exemplul 3: în al doilea caz, este potrivit să indicați între paranteze că documentul este o aplicație, iar în cazurile ulterioare arătăm cum se poate face acest lucru în moduri diferite. Toate opțiunile sunt corecte, este doar important să respectați uniformitatea în scrisoare. Și chiar mai bine, în instrucțiunile pentru munca de birou ale organizației dvs. (sau alte localuri act normativ dedicat unor astfel de probleme) alegeți și remediați o opțiune, apoi va exista uniformitate în toate documentele și va exista mai puțină confuzie în rândul interpreților.
Exemplul 3
Diferite căi precizând denumirea cererii în textul scrisorii
Restrângeți afișarea
Pentru o cerere legată, numărul de foi poate fi omis (Exemplul 4).
Exemplul 4
Descrierea aplicației legate
Restrângeți afișarea
Când există atât de multe aplicații încât este mai convenabil să le enumerați pe o foaie separată (se va numi „Inventarul atașărilor la scrisoarea de la ... Nr. ...”), va fi suficient să faceți referire la astfel de un inventar în scrisoare (Exemplul 5).
Exemplul 5
Dacă există atât de multe aplicații încât este mai convenabil să le enumerați într-un inventar separat
Restrângeți afișarea
Dacă atașați la scrisoarea dumneavoastră o altă scrisoare care are propriul atașament, trebuie să informați destinatarul despre aceasta (Exemplu 6).
Exemplul 6
Atașarea scrisorii are propriul atașament
Restrângeți afișarea
În fine, dacă scrisoarea dumneavoastră este adresată mai multor organizații deodată, iar atașamentul este doar uneia dintre ele (alții primesc o scrisoare doar pentru informare), ar trebui spus și acest lucru (Exemplu 7).
Exemplul 7
Atașarea este trimisă unui singur destinatar de e-mail din mai mulți
Restrângeți afișarea
Sub textul scrisorii și deasupra semnăturii se face un semn asupra prezenței atașamentelor. În mod obișnuit, aceste distanțe (indentări) sunt făcute la fel și egale cu aproximativ 2-3 între linii (acest lucru este bine arătat în modelul de proiect al întregii litere din Exemplul 9).
De regula generala, dacă documentul are atașamente, atunci se face pe el un semn despre prezența lor sub text și deasupra semnăturii, iar pe documentele atașate (pentru fiecare în partea dreaptă sus a primei foi) este scris ce atașament la care documentul care sunt (cu desemnarea numărului cererii, dacă sunt mai multe), ca în Exemplul 8.
Exemplul 8
Numărul cererii și datele documentului principal pe 1 filă a cererii
Restrângeți afișarea
Dar scrisoarea de intenție are o funcție contabilă a documentelor trimise, acționând ca un fel de inventar al anexelor la plic, însă documentele denumite într-o astfel de scrisoare ca atașamente sunt de fapt trimise. Dacă scrisoarea avea o funcție diferită (de exemplu, era o ofertă, făcând o ofertă de semnare a unui contract și enumerați termenii cooperării propuse), atunci scrisoarea ar fi documentul „cheie” ca semnificație și documentele atașate. ar ajuta doar să-și îndeplinească funcția. Dar vorbim despre o scrisoare de intenție și, în acest caz, nu trebuie să „stricați” documentele transmise cu informații despre „inventarul plicului” - adică. Nu trebuie să le marcați așa!
Semnarea și înregistrarea cu expeditorul
Semnatarul unei scrisori de afaceri este același oficial ca în corespondența comercială obișnuită (de regulă, fie șeful organizației, fie un manager de top autorizat). Daca vorbim despre trimiterea documentelor contabile primare, contabilul-sef poate semna si scrisoarea.
Pentru ca destinatarul scrisorii să nu se adreseze ulterior semnatarului său cu toate întrebările clarificatoare (indicate prin numărul 1 din Exemplul 9), executantul trebuie să fie indicat și în acest document (ibid., vezi numărul 2).
Înainte de a trimite scrisoarea de intenție, trebuie să atribuiți un număr de ieșire (indicat de numărul 3).
Iar destinatarul îi va atribui a lui numărul de intrare la înregistrarea faptului de primire a unui document, în timp ce data primirii și numărul de intrare pot fi indicate pe acesta (manuscris sau cu ștampilă, ca în Exemplul 9 - vezi numărul 4).
Exemplul 9
Scrisoare de transmitere
Restrângeți afișarea
Exemplul 11
Formular de scrisoare de intenție pentru solicitanții individuali
Restrângeți afișarea
Surpriză pentru solicitanți - persoane fizice
Necesitatea de a scrie o scrisoare de intenție pentru documente se aplică tuturor, indiferent dacă este o organizație sau individual. Între timp, când vine organizația o persoană comună, nu se întocmește, de regulă, nicio scrisoare către documentele sale. Păcat, pentru că ți-ar fi mai convenabil să nu memorezi și să o repari cumva singur, ci să ai informațiile scrise de vizitator: de la cine, ce documente, la care dintre angajații tăi și de ce să transferi. Dacă aveți de-a face sistematic cu persoane fizice, în special cu o serie de probleme tipice, și în același timp primiți documente de la aceștia cu care organizația dvs. trebuie să facă ceva, atunci vă recomandăm să elaborați un formular de scrisoare de intenție pentru astfel de cazuri și să-i cereți să completeze afară fiecare astfel de vizitator. Vezi formularul exemplu din Exemplul 11.
Veți înregistra formularul completat și veți oferi o copie a scrisorii cu numărul primit solicitantului și veți trimite pachetul de documente primit de la acesta pe traseul corespunzător. Apoi, după ce a sunat pentru a se întreba despre documentele sale, persoana nu va mai întreba despre „cabana din Malinovka”, ci despre o anumită scrisoare cu un index unic.
Vă rugăm să răspundeți într-un timp specificat
Multe organizații le place să stabilească imediat termenul limită pentru destinatar în scrisorile lor de intenție, iar metodele pot varia de la politicos „Vă rugăm să semnați documentele și să le returnați în termen de zece zile” la imperativ „Timpul de răspuns la scrisoare este de 5 zile lucrătoare”. Merita sa scrii asa? Și cum reacționăm la astfel de condiții?
Amintiți-vă că, conform regulilor de circulație a afacerilor. Acest reper ar trebui reținut dacă nu există un alt termen limită în scrisoarea de intenție.
Doar o organizație superioară, de control sau orice organism de stat care este obligatoriu pentru execuția dvs. poate stabili un termen limită obligatoriu document normativ. De asemenea, părțile pot conveni și documenta obligațiile asumate în mod voluntar:
Exemplul 10
Termenul limită de răspuns la o scrisoare poate fi stabilit în contract.
Restrângeți afișarea
Acordul prevede o obligație procedura preliminară rezolvarea disputelor și a neînțelegerilor. Partea, care consideră că drepturile sale în temeiul prezentului acord au fost încălcate, este obligată să trimită o cerere scrisă motivată celeilalte părți. Partea care a primit o cerere motivată scrisă este obligată să o ia în considerare și să dea un răspuns motivat în scris în termen de 10 (zece) zile calendaristice din momentul in care il primesti...
Atunci când companiile cu statut egal comunică (dacă nimeni de deasupra lor nu a făcut anterior sau ei înșiși nu au stabilit regulile de interacțiune), poți cere să grăbești răspunsul, dar asta necesită un motiv întemeiat. De exemplu: „Vă rugăm să trimiteți chestionarul completat în termen de paisprezece zile, deoarece trebuie să trimitem un răspuns Ministerului Sănătății al Federației Ruse până la 01.10.2013”. Comenzile în astfel de cazuri sunt incorecte, inclusiv din punct de vedere al etichetei în afaceri.
Depozitarea scrisorilor de intentie
O scrisoare de intenție devine inutilă de îndată ce contractorul își ridică cererile și se asigură că acestea sunt complete. De acum înainte, se va continua lucrul asupra lor, iar scrisoarea trebuie marcată ca finalizată și plasată în dosar.
Adesea apare întrebarea cum să stocați scrisorile de intenție și atașamentele la acestea: separat sau împreună? De obicei, un atașament la o scrisoare este plasat într-un caz special rezervat special pentru acest tip de documente. Nu există loc pentru scrisorile de intenție în ea: actele de muncă efectuate, facturile, contractele și multe alte documente sunt stocate separat și adesea pentru perioade diferite de timp.
Acest punct ar trebui să fie luat în considerare la alcătuirea nomenclatorului cazurilor. Unele companii (cu o cantitate mică de flux de documente) creează un fișier „Scrisori de intenție” și pun toate scrisorile de acest fel în el, indiferent de ce le-a fost atașat. Alții trebuie să creeze mai multe cazuri din scrisorile de intenție și să le pună în nomenclaturi de caz diviziuni structurale. Apoi, de exemplu, acordul trimis va merge în fișierul „Acorduri de servicii”, iar scrisoarea de intenție a acestuia - în fișierul „Scrisori de intenție pentru contractele pentru activități principale”.
Se mai întâmplă ca scrisoarea să rămână în depozit în companie, dar atașamentul nu. Acest lucru se aplică, de exemplu, proiectelor de documente (ca în Exemplul 9). Proiectul de regulament nu este încă un document și cel mai probabil va fi corectat de mai multe ori, nefiind necesară păstrarea lui.
După cum puteți vedea, nu este nimic complicat în scrierea unei scrisori de intenție, dar vă poate economisi nu numai documentele, ci și timp.
O ușoară dificultate, ca de obicei, poate apărea atunci când societatea pune în aplicare regula de a întocmi și transmite spre trimitere împreună cu un pachet de documente o scrisoare de intenție executată corespunzător. Dar această problemă este rezolvată destul de simplu prin setare această regulăîn reglementările locale. Și beneficiile sale sunt greu de supraestimat.
Note de subsol
Restrângeți afișarea
De ce să scrieți o scrisoare de intenție pentru un CV și cum să o faceți corect? Care este volumul și stilul său de prezentare, oferă avantaje solicitantului pentru un loc de muncă vacant?
Ce este o scrisoare de intenție pentru CV?
Astăzi, scrierea unei scrisori de intenție pentru un CV devine o practică obișnuită. Pentru ca tu să fii remarcat în fluxul de solicitanți, trebuie să atragi cumva atenția unui potențial angajator, altfel s-ar putea să nu ajungă pur și simplu nici măcar în CV-ul tău bine scris.
Sunt companii în care managerii de HR nici măcar nu deschid CV-uri ale solicitanților care nu au trimis o scrisoare de intenție.
Ce este - acesta este un text mic cu un apel din partea solicitantului la angajator. Dacă trimiteți CV-ul la e-mail fișier atașat, apoi scrieți o scrisoare de intenție în corpul mesajului dvs.
Trimiteți prin fax - apoi scrisoarea ar trebui să fie pe o pagină separată, este trimisă mai întâi și apoi CV-ul. Iar portalurile de locuri de muncă de renume oferă de obicei formulare sau casete speciale de completat, unde poți scrie orice vrei despre tine.
Am nevoie de o scrisoare de intenție pentru un CV dacă nu este specificată în cerințele postului? Este mai bine să scrieți, nu va fi de prisos, dar poate interesa un HR sau un angajator. Principalul lucru este să-l faci corect.
Ce să scrieți într-o scrisoare de intenție pentru un CV?
Așa că, în acest scop - de ce avem nevoie de o scrisoare de intenție pentru un CV - ne-am hotărât. Este important pentru noi să atragem atenția, interesul față de candidatura noastră și să primim o invitație la un interviu.
Nu există o structură strictă, general acceptată, pentru scrierea unei scrisori, dar există reguli de bază pentru scriere și acestea ar trebui urmate.
Toată scrisoarea de intenție de rezumat poate fi împărțită în trei părți: introductivă, principală și finală.
Parte introductivă
Începeți scrisoarea de intenție a CV-ului cu un salut. Cel mai adesea, posturile vacante postate pe portalurile de locuri de muncă conțin informații despre persoana de contact care le supraveghează - un manager de resurse umane. Cel mai potrivit este să îi adresam în mod specific: „Bună ziua, Svetlana!”, „Dragă Dmitri Sergheevici!”.
Nu există nicio indicație a unui anumit angajat - pur și simplu scrieți: „Bună ziua, dragi domni!”.
În cazul în care decideți să adresați personal scrisoarea de intenție șefului companiei sau persoanei care conduce serviciul de personal, indicați-i numele de familie, prenumele, patronimul, funcția și denumirea companiei.
Scrieți corect numele postului vacant care vă interesează.
Nu uitați să vă referiți la sursa de informații din care ați aflat despre postul vacant - un anunț într-un ziar, pe site-ul web al unei agenții de recrutare sau un portal de căutare de locuri de muncă. Este posibil ca postul vacant să fi fost anunțat în rețea socială sau informația a venit de la un angajat cunoscut al companiei.
Parte principală
Aici trebuie să-ți arăți interesul pentru o anumită poziție și dorința de a lucra în această companie anume. Și cel mai important, pe scurt, dar convingător, în câteva propoziții, explică de ce crezi că ești potrivit pentru această poziție, cum poți fi de folos companiei.
Acordați o atenție deosebită cerințelor cheie pentru solicitantul pentru postul vacant, comparați cu experiența și realizările dvs. și construiți pe aceasta.
„Am fost atras de perspectiva de a lucra la proiecte serioase, de amploare, dacă devin membru al echipei tale. Vreau să fiu util companiei aplicând experiența mea de 7 ani în vânzări software in compania "***". În acest timp, am reușit să închei mai multe contracte mari cu corporații de top pentru aprovizionare produse softwareși crește vânzările companiei cu 30%.
Când te descrii ca profesionist în domeniul tău, folosește următoarele expresii:
- Am... ani de experiență în...
- Am experienta de lucru cu...
- Am stabilit legături cu...
- printre partenerii mei...
- Am dezvoltat o tehnică (tehnologie)...
- am reusit sa ma perfectionez...
- datorită implementării dezvoltărilor mele...
Partea finală
Aici vă exprimați interesul pentru întâlnire personală, dorinta si dorinta de a trece un interviu pentru ca HR-ul sau angajatorul direct sa te cunoasca si sa obtina maximum de informatii care ii intereseaza.
„Sunt gata să povestesc mai detaliat și mai detaliat despre experiența mea și perspectivele de posibilă cooperare la o întâlnire personală.”
„Dacă sunteți interesat de candidatura mea, voi accepta cu plăcere o ofertă pentru un interviu.”
„Aș dori să discut despre modul în care experiența mea poate fi utilă pentru compania dumneavoastră la o întâlnire personală. Pot fi contactat prin e-mail... și telefonic...”
Scrisoarea de intenție a CV-ului trebuie să conțină informații de contact în partea finală.
Și, de asemenea, - mulțumire pentru atenția acordată persoanei dvs.: „ Vă mulțumesc sincer pentru timpul petrecut pentru candidatura mea. Cu sinceritate..."
Scrisoarea de intenție - cerințe de bază
Ce trebuie să iei în considerare atunci când scrii o scrisoare de intenție pentru un CV, un exemplu despre care îl vom da în articolul de mai jos? Sunt cateva Puncte importante Lucruri de luat în considerare pentru a avea succes:
- fii concis - volumul scrisorii de intenție nu trebuie să depășească jumătate de coală A4;
- scrie despre realizări specifice - numele proiectelor de succes, indicatori digitali ai eficienței tale;
- nu folosiți clișee - rezistente la stres, ușor de antrenat, proactiv, sociabil (aproape toți candidații scriu asta);
- nu ar trebui să vorbești despre ambițiile tale de carieră - este prea devreme, mai trebuie să te arăți ca profesionist;
- utilizare stilul de afaceri scris, dar evită frazele generale, expresiile prea abstruse și clericalismul;
- solicitanții pentru posturi creative pot fi scrise într-o formă mai ușoară, non-standard;
- asigurați-vă că verificați gradul de alfabetizare al prezentării, altfel erorile din scrisoarea de intenție vă pot strica întreaga impresie;
- spune-ne despre referințele pe care le atașezi CV-ului, de obicei atunci când aplici pentru un loc de muncă într-o companie mare, acestea se solicită să fie furnizate.
Scrisoare de intentie pentru CV - exemplu
O scrisoare de intenție pentru un CV, din care oferim un exemplu, ar putea arăta cam așa:
Bună, dragă Elena Viktorovna!
Numele meu este Inna Borisovna Afanasyeva. M-a interesat postul vacant de jurnalist postat de tine pe site... Oferta companiei tale ma atrage cu posibilitatea unei dezvaluiri mai complete creativitate autori, lucrează la subiecte interesante, cooperarea cu oameni talentați.
Vreau să contribui la realizarea unui proiect original, cred că experiența mea în scrierea de texte – de la comunicate de presă și eseuri până la articole de autor în publicații (titluri) vă poate fi utilă și interesantă.
Am studii superioare filologice, am participat la concursuri literare (precizați care), articolul meu (titlu) a primit Grand Prix la concursul Inspiration.
Exemple din munca mea sunt în portofoliu, pe care l-am trimis împreună cu CV-ul meu pe adresa dumneavoastră de e-mail.
Dacă sunteți interesat de propunerea mea de cooperare, sunt gata să mă întâlnesc în viitorul apropiat și să discut despre posibilitățile de lucru în comun.
Ma puteti contacta telefonic... si pe e-mail...
Vă mulțumim anticipat pentru atenție.
Cu stimă, Inna Afanasyeva.
O scrisoare de intenție pentru un CV, al cărui eșantion îl oferim, poate fi mai concis ca volum.
Dragă Viaceslav!
Aflând despre postul vacant de director de vânzări deschis în compania dumneavoastră (anunț în buletinul de informare „Resurse Umane” din 12.10.2015), aș dori să-mi ofer candidatura pentru acest post.
Cred că experiența mea de 5 ani în vânzări și referințe excelente îmi permit să devin un membru de succes al echipei tale și să aduc valoare companiei.
Iti trimit CV-ul meu, voi accepta cu placere o invitatie la interviu. Telefonul meu: …
Vă mulțumim anticipat pentru atenție.
Cu stimă, Andrey Levchenko.
Când trimiteți CV-ul unui manager de recrutare sau personal unui angajator, asigurați-vă că includeți o scrisoare de intenție. Creșteți-vă șansele de a fi remarcat în fluxul de solicitanți și de angajare de succes pentru dvs.
Face activitate antreprenorială legate direct de schimbul între contrapărți de diferite documente. Pentru a confirma transferul sau expedierea acestora, precum și pentru a înregistra evenimentul, este necesar să redactați o scrisoare de intenție. Ce fel de document este, cum ar trebui să fie emis și stocat?
Cum se scrie o scrisoare de intentie
informatii generale
O scrisoare de intenție pentru documente, din care un eșantion trebuie elaborat la fiecare întreprindere, este o lucrare de afaceri. Afișează o listă a documentației transferate către contrapartidă și descrierea acesteia. Lucrarea se eliberează în lipsa părții de adresă în documentele ce urmează a fi transmise.
Nu există încărcătură de informații în scrisoarea de intenție. Funcționalitatea sa este:
- în confirmarea faptului evenimentului;
- în furnizarea unei liste de lucrări trimise;
- în instruirea destinatarului despre acțiuni ulterioare cu documentele transferate;
- la stabilirea termenului.
Copertă, ca toți ceilalți scrisori de afaceri trebuie să fie pe antetul companiei.
Partea sa de text conține informarea destinatarului cu privire la direcția lucrărilor și o solicitare de a răspunde ofertei sau cererii. În centrul documentului se află o listă de aplicații. În prima parte a scrisorii, emitentul acesteia informează destinatarul că trimite, furnizează sau trimite informații. În fraza următoare, trebuie să indicați scopul întocmirii documentului: pentru aprobare, pentru familiarizare, pentru completare sau pentru semnare. A doua parte a scrisorii afișează o solicitare sau o cerere pentru o anumită acțiune pe care destinatarul trebuie să o întreprindă pentru a atinge scopul specificat mai devreme de către expeditor. Începe întotdeauna cu cuvintele „te rog”, „te rog”, după care se repetă fraza din secțiunea obiectivelor lucrării.
Ce este o scrisoare de intentie
Secțiunea principală a documentului este „Anexe”. Trebuie să enumere complet documentația care este atașată scrisorii, să indice numărul de foi din fiecare dintre ele și numărul de copii furnizate. Fără aceste informații, foaia de însoțire nu are sens să se întocmească.
Când enumerați mai multe documente într-o anexă, fiecare dintre ele trebuie numerotat. Lista numerotată începe pe rândul următor după titlul secțiunii „Anexă:”
Eticheta în afaceri dictează scrierea scrisorilor de intenție (sau, așa cum se mai numesc, scrisorile însoțitoare) atunci când trimiteți documente către parteneri, în organisme guvernamentale iar în alte cazuri. Acest lucru este util mai ales în situațiile în care este necesar să se confirme transferul unui pachet către destinatar, să se acorde atenție punctelor fundamentale, să se trimită o solicitare sau un ghid de acțiune și, de asemenea, să se stabilească momentul acțiunilor de răspuns. Toate Informații importante poate fi precizat în documentul de însoțire.
Cel mai adesea, suportul este emis:
- la transferul documentelor importante (de exemplu, întoarcerea după semnare);
- la actul de împăcare;
- la ofertă comercială;
- la documentare în oficiu fiscal;
- la rapoartele, formularele și solicitările autorităților de reglementare;
- la documentatie executiva;
- la evidențele de personal.
Le puteți scrie atât la transferul documentelor personal, cât și la trimiterea prin curier, poștă obișnuită sau e-mail.
Întocmită, de regulă, de către angajatul responsabil cu documentele trimise sau secretarul organizației. O semnătură este suficientă pentru certificare, dar poate fi aplicat și un sigiliu. Astăzi, organizațiile nu sunt obligate să aibă un sigiliu rotund (82-FZ din 04/06/2015). Ștampilarea este la discreția companiei, cu excepția cazului în care este solicitată de către destinatar (de exemplu, instituții financiare).
Separat, o remarcam pe alta functie importanta documente însoțitoare - un inventar al documentelor care sunt trimise destinatarului. Este indicat să enumerați cu atenție toate lucrările, indicând nu numai numele lor complet, ci și pe câte foi sunt întocmite, dacă există cereri și care, câte copii ale fiecărui document au fost trimise. În cazul în care hârtia este pierdută ulterior, hârtia însoțitoare va confirma că ați transmis-o destinatarului. Prin urmare, este important să faceți un însoțitor în dublu exemplar și să cereți destinatarului să indice pe copie data și ora primirii, precum și acordul cu inventarul.
Structura scrisorii de intentie
Corespondența organizațiilor este reglementată de GOST R 6.30-2003 din 03.03.2003. Structura și cerințele pot varia în detaliu, în funcție de tipul de escortă, dar în general arată astfel:
- Destinatar (numele și adresa organizației, numele și funcția angajatului căruia i se trimit documentele).
- Numărul și data cererii.
- Conţinut.
- Lista documentelor atașate.
- Persoana care confirmă autenticitatea.
- Contacte.
Însoțirile sunt numerotate conform regulilor de lucru ale organizației, precum și alte corespondențe. În prezent, regulile muncii de birou se referă la problemele interne ale întreprinderii și sunt stabilite acte locale. Regulile Gosstandart impun companiilor să formuleze și să stabilească principiile muncii de birou (GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID). Când trimiteți o escortă ca răspuns la solicitarea unui destinatar, puteți indica numărul și data acesteia de plecare sub numărul de plecare. De asemenea, puteți începe textul cu fraza: „În apel, ref. Nu... din...".
În cazurile în care comunicarea ar trebui să aibă loc cu executorul direct, trebuie indicate contactele acestuia. Aceste informații sunt cel mai adesea aplicate în colțul din stânga jos al formularului. Se recomanda indicarea prenumelui, parafa (complet sau scurt), numarul de telefon sau adresa de e-mail.
Să ne dăm seama ce să scriem într-o scrisoare de intenție. Se recomandă începerea textului cu frazele: „Vă trimitem...”, „Vă trimitem...” urmate de o scurtă denumire generalizată a lucrărilor la care este atașat acompaniamentul. Nu este necesar să enumerați fiecare element după nume în această parte particulară a textului, deoarece este prevăzută o altă secțiune pentru aceasta.
- Vă rog, confirmați primirea;
- vă rugăm să semnați și să reveniți la timp;
- Vă rog să fiți de acord și să reveniți cu comentarii sau să trimiteți un protocol de dezacorduri;
- vă rugăm să utilizați în conformitate cu scopul propus;
- Vă rog să asigurați siguranța informațiilor confidențiale;
- va rog sa-mi spuneti la timp.
Nu este interzis să se pună în bold sau cu italice locuri importante de subliniat.
Lista documentatiei atasate
Un inventar al lucrărilor care sunt transferate destinatarului este dat după text într-o listă simplă cu numerotarea fiecărei poziții. Atunci când proiectați o listă, este important să aveți în vedere unicitatea fiecărui articol. În acest caz, este de dorit să specificați complet detaliile. În funcție de scopul scrisorii de intenție, cererea poate fi întocmită indicând numărul de copii și foi ale fiecărui document, sau printr-un număr total.
De exemplu:
- Acord nr.4 din data de 06.01.2017 în 2 exemplare. pe 10 coli.
- Termeni de referință cu / n datat 06/01/2017 în 1 exemplar. pe 3 foi.
În total 2 documente pe 13 file.
Scrierea unei scrisori de intenție
Conform normelor de corespondență general acceptate, toată corespondența trimisă este întocmită pe antetul oficial al organizației, indicând numele, detaliile, adresa poștală completă (acest lucru este deosebit de important dacă se așteaptă un răspuns prin poștă obișnuită) și alte detalii de contact .
Nu există cerințe pentru designul și conținutul textului, scrisoarea este întocmită în formă liberă. Dar este necesar să respectați regulile corespondenței de afaceri, precum și să evitați ambiguitatea în redactare.
