Ellos perforarán su camino hacia afuera.” El jefe se encogió de hombros. - O alguien tendrá que abrirse paso hacia ellos desde arriba. Pero aquí es cuando llegan al scorgium, toman el lote, lo envasan en contenedores estabilizadores y así sucesivamente, en definitiva, cuando el lote está listo para ser enviado al almacén. Sólo que no a la mía ni a la tuya, en el sentido no al almacén de la Organización, sino a las papeleras personales de nuestro jefe. Lo tengo, ¿cuál es el trato?
¿Y después de eso, los staltechs volverán a abrumar la salida y continuarán extrayendo sustancia energética hasta que recluten un nuevo lote industrial?
Aquí, - el jefe asintió. - ¿Entiendes ahora lo que es una estafa?
Estos son solo rumores.
Estos son rumores de fuentes confiables, dijo el jefe con calma. - Todo está registrado en los detalles, por lo menos entrégaselo al fiscal.
No lo sé.” El Zorro negó con la cabeza dudoso. - Bueno, digamos que todo este artel está en un "viaje subterráneo" autónomo. Los que fueron quemados en el "barco subterráneo" están sentados. Pero los staltechs no son completa carroña, no les importa la presión y no tocan el skorgi, pero deben respirar. No se puede almacenar tanto oxígeno, y hay que sacar el gas, en cualquier mina está lleno.
Tienen reservas de oxígeno para un año y equipo regenerativo para diez, ¡lo sé seguro! - de nuevo amortiguado "cero dos". - El jefe de la agencia espacial compró a alguien, se le plantó un lote grande de cualquier equipo marciano. Y llevan la gasolina y demás basuras a socavones especiales. Se sacaron las tuberías, se empujaron las válvulas y todo este sistema de esclusas se llevó al fondo de las grietas calientes. Ya sabes, alrededor del Kopachi hay toda una red de barrancos con basura hirviendo en el fondo. Bueno, los llevaron allí. Las válvulas mantienen la presión, el gas sale, está ahí, en los barrancos, se quema o borbotea, no sé, y todo está cosido-tapado. Si entendí?
Bien pensado. Caro.
¡Y luego! Y que pena, es irreal entrar a la mina por estas cañerías. ¡Y qué hermoso sería cubrir todo este artel! hola, no esperaste? ¡Y aquí hay un puñado de granadas de plasma gratis! Pero nada le saldrá al que no se queme en barrancos, se ahogue, y no se ahogue y no se atasque en cañerías, ese skorgi será devorado. La mina está cubierta por todos lados.
Entonces solo queda esperar a que suba a la superficie la primera tanda de scorgium, y apoderarse... la iniciativa ya está en lo más alto.
Pensando con sensatez, Fox. Con sensatez, ¡no hay bazar! Solo que los problemas no vienen solos, ¿entiendes? Yo también quería eso. Pensé, esperaré, detendré la caravana y se la presentaré al jefe. ¿Por qué, jefe, usted comercia en conciencia, organiza estafadores? No por concepto. Todo fue a eso, pero solo sucedió una especie de fastidio. Ayer, literalmente por la noche, un hombre me envió un mensaje: la mina se quedó en silencio, como muda. Sin m-comunicación, sin ruido, sin chirridos al menos.
El primer pensamiento fue ese. La cagaron, creo, de nuevo los bastardos mecánicos, devoraron a los staltechs, a pesar de su lejano parentesco. Y entonces un hombre nuevo se puso en contacto. No, dijo, no tenía nada que ver con el skorgi. La comunicación no solo con la tecnología ha desaparecido. Los quemados también se perdieron. Y no solo perdidos, uno por uno.
Tampoco excluye la opción con un ataque Skorg.
¿Para asustar a los mnemotécnicos quemados con algún tipo de skorgs? No, no, hermano Fox. Esto no los asustará. Ellos mismos pueden asustar a cualquier skorg. Al menos habrá todo un ejército de piezas de hierro. Los mnemotécnicos de este nivel simplemente no se dan por vencidos.
Viktor Andreevich se tomó un descanso del teatro.
Termínalo, - suspiró el Zorro. De la actuación organizada por el jefe de la mafia, Fox, francamente, ya estaba dando vueltas a la cabeza.
Mi tercer hombre envió una película. Copié una imagen de las cámaras de vigilancia internas. Los forasteros visitaron el "barco subterráneo". Y en la mina también. Justo un minuto antes de que se perdiera la conexión.
¿Extraños?
Y arriba, en este momento, los militares instalaron una especie de "Zarnitsa". Parece que salieron a disparar a los biomecánicos. El dragón, dicen, fue abrumado, se quemaron varios vehículos blindados, etc., en bagatelas. Además, dice la gente, allí pusieron una docena de algunos quemados. Si por accidente, o hasta un montón, no está claro. Pero todo esto está definitivamente por encima de la mina. ¿Coincidencia, crees?
Yo dudo.
Aquí. Yo también lo dudo mucho. ¿Entiendes ahora a lo que me refiero?
Los militares echaron al jefe delante de ti.
Ahora somos nosotros, franceses, - Viktor Andreevich miró fijamente a los ojos de Fox. - Tu y yo. No saltarás ahora, estarás conmigo, ¿verdad? No eres un kamikaze, ¿verdad?
¿Qué quieres de mí? - Cambió abruptamente el tema, y al mismo tiempo la tonalidad del Zorro Negro.
Bueno, no es que estúpidamente hayas visto flotar tal botín, eso es seguro. Ventilaré por mis canales qué y cómo. Quién cortó a los mineros, dónde llevaron los bienes, si tuvieron tiempo, cómo interceptarlos. Y tú, a través de tus canales, abres paso al tema. Sé que tienes muchos agentes y buen contacto con los mercenarios. Tomemos una caravana, dividámosla exactamente. Luego iremos juntos, cada uno subirá un escalón. Reformaremos la organización, saldremos del estancamiento y subiremos aún más. Generalmente no habrá nada que dividir, excepto quizás el mundo por hemisferios. Entonces, después de todo, pongámonos de acuerdo, mira, cómo nos entendimos. ¡Volar en! No como este demonio. Está bien, no es difícil entenderlo, el momento vivido, pero la estafa es demasiado, no se perdona. ¿Me entiendes?
Lo entiendo.” El Zorro asintió.
Tenía su propia versión del desarrollo posterior de los eventos, pero ahora Fox no iba a expresarla. Y en general no iba a dedicar "cero segundo" a sus planes reales. El jefe de la mafia probablemente no los aprobaría. Después de todo, Fox no tenía intención de dividir la Organización en dos. La unión con Viktor Andreevich Cherny Lis considerado exclusivamente como una medida temporal. Sin embargo, Viktor Andreevich probablemente no pensó en absoluto en lo que dijo. O más bien, pintó tan colorido.
Casi todos hemos tenido que participar en varias reuniones más de una vez. Y, creo, muchos han escuchado de colegas la siguiente declaración: "Otra vez una reunión, pero ¿cuándo trabajar?" Cientos de miles de reuniones se llevan a cabo en nuestro país todos los días. Pero, desafortunadamente, este es el caso cuando la cantidad no se convierte en calidad, porque el principio “cuanto más, mejor” claramente no funciona aquí. Solo las reuniones celebradas de manera efectiva pueden dar un resultado tangible notable y afectar la calidad de la empresa. Me gustaría que las empresas, cuyos empleados pudieran unirse a las conocidas líneas del poema de V.V. "Sobresaliente" de Mayakovsky, se hizo cada vez menos:
No puedes dormirte de la emoción.
Temprano en la mañana.
Me encuentro con la madrugada con un sueño:
"Oh, al menos
Más
una reunión
En cuanto a la erradicación de todas las reuniones! "
Tipos de reuniones
Reunión - reunión, reunión, dedicado a la discusión de un tema específico o varios temas.
Los tipos de reunión extendida son:
- simposio- una reunión ampliada sobre un tema científico especial;
- la Conferencia- reunión extendida, por ejemplo, entre científicos, políticos;
- congreso, congreso- una reunión de amplia composición, por regla general, de escala regional, nacional o internacional.
En el marco de una empresa en particular, según la tarea principal, se distinguen los siguientes tipos de reuniones:
- Operacional;
- instructivo;
- problemático.
La clasificación de las reuniones puede basarse en otros criterios, por ejemplo, la frecuencia: planeado, no programado.
Además, por la naturaleza de la reunión, se dividen en los siguientes tipos:
- dictatorial- característica del tipo autoritario de gestión, cuando la reunión es dirigida y tiene derecho real a voto solo por el líder, el resto de los participantes solo tienen la oportunidad de hacer preguntas, pero no de expresar su propia opinión;
- autocrático- en base a las preguntas del gerente a los participantes y sus respuestas, por regla general, no hay discusiones, solo es posible un diálogo;
- segregativo- el informe es discutido solo por los participantes seleccionados por el jefe, los demás escuchan y toman nota de la información presentada;
- discutible- libre intercambio de puntos de vista y desarrollo de una solución común; el derecho a tomar una decisión en la formulación final permanece con la cabeza;
- gratis- no adopta una agenda clara, a veces el presidente está ausente, a veces termina con una decisión, pero básicamente se reduce a un intercambio de puntos de vista.
Reunidos, los participantes de la reunión tienen la oportunidad de expresar su punto de vista sobre los temas discutidos, llevar la información que poseen a todos los participantes de la reunión, discutir temas controvertidos, considerar soluciones alternativas. Después de todo, no es por nada que dicen que la verdad nace en una disputa.
Pero la reunión es costosa. Tenga en cuenta que si su organización tiene una reunión de una hora con ocho participantes todos los días, eso significa que a un empleado se le paga solo por asistir a las reuniones. La reunión no debe verse como una forma de informar a los empleados, es el mejor medio de evaluación y toma de decisiones. Una decisión colectiva tiene más peso que una sola decisión. Por lo tanto, es ideal una reunión donde es necesario que el equipo participe discutiendo un problema y buscando soluciones, donde es necesario considerar diferentes puntos de vista.
Preparación de la reunión
El éxito de una reunión depende en un 90% de la calidad de su preparación. Cualquier reunión, incluso la más corta, solo se beneficiará del trabajo preliminar.
El empleado responsable de la preparación del evento, en primer lugar, debe averiguar:
- propósito de la reunión,
- principales puntos de discusión,
- lista de participantes,
- lugar, tiempo y forma del evento.
Tenga en cuenta que en varias organizaciones existe un cierto procedimiento para celebrar reuniones, que se puede fijar en Reglamentos especiales. En este caso, la tarea se simplifica enormemente.
Si varias personas están involucradas en la preparación de una reunión, entonces, por regla general, se emite una orden en la empresa para celebrar la reunión, que determina la composición del grupo de trabajo y un plan para su preparación (ver Ejemplo 1).
Formación de la agenda
Es trabajo del presidente establecer la agenda, pero es responsabilidad del secretario documentar la agenda.
El orden del día se elabora sólo después de que se haya determinado el propósito de la reunión. Al mismo tiempo, el objetivo debe estar claramente formulado, tener una integridad lógica y una interpretación inequívoca. La agenda debe incluir un pequeño número de temas para que pueda discutirlos en detalle en la reunión. Pero, desafortunadamente, este requisito no siempre se cumple y la agenda está sobrecargada, lo que hace imposible preparar y discutir todos los temas a fondo. Aquí se aplica el principio “menos es mejor”. Por lo tanto, trate siempre de deshacerse de cuestiones secundarias que puedan resolverse fuera de la reunión.
La agenda generalmente se redacta en forma escrita (impresa) ... Por supuesto, las reuniones pueden llevarse a cabo sin una lista de preguntas preparada de antemano, pero en este caso, al menos oralmente, deben señalarse a la atención de los participantes de la reunión. Creo que nadie argumentaría que una agenda escrita es una forma más efectiva y permite que todos se concentren en lo que se debe hacer: antes, durante y después de la reunión. Es el plan para el evento. Las reuniones sin él muy a menudo se convierten en debates generales, cuyos participantes no se centran en cuestiones clave. Muchos testigos de reuniones no preparadas más de una vez tuvieron que lidiar con una situación así cuando alguien solicitó información urgente a sus subordinados, y el resto se vio obligado a perder el tiempo esperando. Tales deficiencias afectan negativamente el ritmo de la discusión y, en consecuencia, su eficacia.
Con respecto a cómo organizar los puntos de la agenda , hay dos opiniones diametralmente opuestas.
Según el primer punto de vista, las preguntas deben ordenarse según su importancia y complejidad. Los argumentos aquí son los siguientes: al comienzo de la reunión, los empleados están más activos, aún no están cansados y, por lo tanto, los temas más importantes y difíciles se discuten mejor al comienzo.
Los partidarios del segundo punto de vista creen que los temas que requieren una discusión y elaboración extensas se consideran mejor en el segundo tercio de la reunión, cuando el rendimiento físico y mental de los participantes alcanza su punto máximo. Los temas de actualidad que no requieran mucho tiempo se pueden resolver primero, y al final dejar las preguntas más fáciles, cosas interesantes y agradables.
Con base en la práctica del trabajo, podemos recomendar a los lectores que se adhieran al segundo punto de vista, ya que comenzando con preguntas más simples, puede pedir un cierto ritmo, porque no requieren una elaboración detallada, los empleados, al discutirlas, no tienen tiempo para cansarse; sirven como una "especie de calentamiento" antes de trabajar en problemas más complejos . Cuando el trabajo principal está terminado y la atención de la audiencia se está desvaneciendo, se puede pasar a discutir temas más interesantes que no requieran tensión (en el último tercio de la reunión), por ejemplo, sobre la organización de un evento corporativo en honor a la empresa. aniversario o sobre los resultados de la participación en una exposición.
Vivimos en un mundo dinámico. Durante la preparación de la reunión, como resultado de obtener información más confiable y oportuna, las prioridades pueden cambiar repetidamente. Lo que era relevante para nosotros hace solo unas horas puede volverse completamente sin interés. Por lo tanto, la agenda aprobada para un taller nunca debe verse como algo inmutable. En este caso, se puede recomendar desarrollar un procedimiento para ajustar la agenda después de su aprobación, lo que debería estar reflejado en las Reglas de Procedimiento para las reuniones.
Orden del día redactado aprobado por el jefe, una muestra de dicho documento se presenta en el Ejemplo 2. Pero en la práctica, a menudo se usa una forma simplificada. Como se puede ver en el Ejemplo 3, no tiene un sello de aprobación (incluso hay opciones de diseño sin la firma del ejecutivo a cargo), pero son estas formas de citaciones las más comunes. El primer formulario es más informativo, contiene información sobre el lugar, fecha y participantes de la reunión, y tiene un sello de aprobación. Por lo tanto, se puede recomendar su uso para las reuniones más importantes, y para el trabajo y funcionamiento, la agenda puede ser firmada por el secretario después de una discusión oral preliminar con el presidente. El procedimiento para la elaboración del orden del día está fijado en el Reglamento de Procedimiento para la Celebración de las Reuniones, si lo hubiere en la empresa.
Participantes de la reunión
Después de definir el propósito de la reunión y la gama de temas que se discutirán en ella, puede proceder a la selección de candidatos para los participantes. A la reunión los empleados deben ser invitados :
- que toman decisiones clave sobre temas que se discuten (su opinión puede ser decisiva);
- quienes, de acuerdo con sus funciones oficiales, cuenten con cierta información sobre los asuntos en consideración;
- quienes, por la naturaleza de sus actividades, deberán estar familiarizados con la información presentada en la reunión;
- quien organizará la implementación de las decisiones de la reunión.
Debe invitar a personas que puedan expresar diferentes puntos de vista y que al mismo tiempo estén listas para una interacción fructífera.
La utilidad de una reunión es inversamente proporcional al número de participantes. La cantidad recomendada por los psicólogos para una reunión de negocios interna - de 6 a 9 personas, esto garantiza una alta productividad, la gente no se pierde en masa y dicho grupo es más fácil de controlar. En la práctica, las reuniones se llevan a cabo en grupos pequeños y grandes, cada uno con sus propias ventajas y desventajas.
El orden del día podrá ir acompañado de lista de invitados indicando sus posiciones. Esto se hace cuando se organizan grandes reuniones con un gran número de participantes. Esto se practica activamente en los órganos ejecutivos federales. En organizaciones comerciales, es mejor incluir a los participantes e invitados de la reunión en la agenda de la reunión, como se muestra en el Ejemplo 2.
En grandes instituciones, para reuniones sobre los temas más importantes, ayuda en sus méritos , que indica la razón y el propósito de plantear el tema a discusión. Junto con la ayuda se puede ofrecer proyecto de decisión .
Si en la reunión participa un gran número de personas, jefes de sucursales, subsidiarias o representantes de terceros, entonces se envían invitaciones (avisos) a la reunión. Por regla general, dicho documento consta de:
- tratamiento;
- información sobre la fecha, lugar y hora del evento;
- agenda;
- ofertas para participar;
- solicitudes de confirmación de participación en la reunión.
Las invitaciones (notificaciones) son firmadas por los responsables de la preparación del evento. Una posible opción de diseño se muestra en el Ejemplo 4.
El tipo de reunión también determina el tipo de documento que se debe enviar a los participantes. Por regla general, estos son:
- invitación (notificación) de una reunión, redactada en papel membretado de la empresa, o
- la agenda en la forma que se adopte en la empresa.
La agenda debe enviarse unos días antes del inicio del evento (generalmente de 3 a 5 días) para que los participantes tengan la oportunidad de prepararse. Se adjuntan materiales para ser discutidos (borradores de informes sobre cada tema, materiales informativos presentados por los ejecutores responsables). Dicha documentación adjunta se puede enviar más tarde, 1 o 2 días antes de la reunión. En este caso, debe tener en cuenta la proporción real de la cantidad de información con la que necesita familiarizarse y el tiempo restante.
Los anfitriones de la reunión no solo deben enviar invitaciones (o agendas) a los asistentes, sino también proporcionar comentarios. Habría que aclarar si podrán asistir, si necesitan medios técnicos.
Preparación de documentos para la reunión (informes, material informativo)
Por lo tanto, nadie leerá de 10 a 15 páginas de texto sólido en letra pequeña. Por lo tanto, no escatime en sus empleados y use el tamaño de fuente óptimo: 12. Se puede usar texto más pequeño, por ejemplo, para notas al pie.
No utilice demasiados tipos de fuentes al mismo tiempo (2 serán suficientes, por ejemplo, las más comunes: Times New Roman y Arial). Es mejor resaltar fragmentos de texto con diferentes estilos (cursiva, negrita) o subrayados.
Piensa en cuántos niveles de encabezados necesitarás en el texto, ¿necesitas numerarlos, cómo resaltarás los nombres de tablas, diagramas y figuras? Todo esto ayudará al lector a navegar rápidamente por el documento.
Lo principal es que la lógica de formato que haya elegido no se rompa dentro del mismo documento, y es deseable que se respete (incluso con pequeñas desviaciones) dentro de todo el conjunto de materiales.
Los discursos de los participantes pueden ser apoyados por informes escritos ... Tenga en cuenta que el informe es uno de los documentos comerciales más extensos. Su escritura es una de las habilidades requeridas para una carrera exitosa. Por ello, daremos varias recomendaciones fundamentales para la elaboración del texto del informe. Debería ser:
- tan breve como lo permita el contenido y el propósito;
- comprensible (simple, no confuso);
- lógico;
- estructurado.
Muy a menudo, el propósito de escribir un informe es tener cierta influencia en los lectores: convencerlos de aceptar un cierto punto de vista, cambiar su propia opinión o tomar acciones específicas. El informe debe estar dirigido a un grupo predefinido, contener argumentos convincentes y anticipar posibles objeciones.
Además de los informes, se están haciendo los preparativos para la reunión. materiales informativos que utilizan los hablantes. No en vano dice el proverbio ruso: "Más vale ver una vez que oír cien veces". Hay muchas ayudas visuales. Por ejemplo, dos gráficos simples pueden ser más eficientes que un gráfico complejo y son más fáciles y rápidos de construir. La tecnología informática moderna hace posible incluir en el informe muchas imágenes gráficas hasta ilustraciones en color.
Preparación de la habitación
La sala de reuniones debe estar preparada con antelación.
Necesita ventilarlo o encender el sistema de aire acondicionado en unas horas.
Las sillas deben organizarse cuidadosamente y su número debe ser 1-2 más que el número planificado de participantes e invitados. De hecho, durante la discusión, es posible que necesite invitar urgentemente a alguien del personal. Entonces tendrán un lugar para sentarse.
Los materiales de escritura (bolígrafos, lápices y hojas de papel A4 o cómodas libretas A5 o más grandes) deben estar sobre las mesas. Se recomienda el uso de suministros de oficina de marca.
El agua mineral y los vasos se colocan sobre las mesas, que se colocan boca abajo sobre servilletas, y su número debe ser 1-2 más que los presentes.
Si se usan tableros de marcadores para mayor claridad, es necesario prever la presencia de varios marcadores de varios colores, así como remojar previamente el llamado "borrador" con un líquido especial.
En el caso de utilizar medios técnicos, deben instalarse con anticipación, familiarizarse con las reglas de operación y verificar su operatividad, es imperativo prever la posibilidad de conectar computadoras portátiles. Al utilizar diapositivas, es necesario asegurarse de que estén disponibles en la reunión, coloque la pantalla de proyección para que todos los presentes puedan verla.
Es posible que se requiera un equipo más exótico. Por ejemplo, en las empresas de alimentos es posible realizar una degustación de un producto y compararlo con los productos de la competencia. En este caso, es necesario prever la disponibilidad de vajilla desechable para cada participante.
Algunas empresas no permiten llevar teléfonos móviles a las reuniones por motivos de seguridad. En este caso, se debe prever la posibilidad de mantenerlos en la secretaría del gerente.
Realización de una reunión
Si la agenda está ocupada, entonces Recomendamos establecer un límite de tiempo para la discusión. ... Disciplina a los participantes y ayuda al presidente a controlar el progreso de la reunión. Un horario aproximado para una reunión dedicada a la discusión de un tema podría verse así:
- comentarios de apertura (se discuten las restricciones de tiempo durante la reunión y el tiempo aproximado de su finalización) - no más de 10 minutos;
- informe principal - hasta 30 minutos;
- preguntas al orador - no más de 2 minutos. cada;
- informe conjunto, mensaje: no más de 10 minutos;
- preguntas al coponente - no más de 1 min. cada;
- actuaciones - 5-7 minutos cada una. cada;
- respuesta del orador: no más de 5 minutos;
- respuestas de los coponentes - no más de 3 minutos. cada;
- ayuda durante la reunión: no más de 3 minutos;
- lectura del proyecto de decisión - no más de 3 minutos;
- resumiendo los resultados de la reunión - no más de 10 minutos.
Máximo duración las reuniones no deben exceder de tres a cuatro horas al día. Según las características psicofisiológicas de una persona, se recomienda tomar un descanso después de 1,5 a 2 horas de trabajo durante 15 minutos.
La hora exacta de la reunión la determina el presidente. En este caso, se deben tener en cuenta los biorritmos humanos. Por ejemplo, estudios ergonómicos han demostrado que el mejor momento para tomar decisiones es al final de la mañana. Los psicólogos recomiendan que la mayoría de las reuniones se celebren por la tarde. Según la teoría de los biorritmos, una persona tiene dos picos de capacidad de trabajo: entre 9 y 12 horas y entre 16 y 18 horas. Sin embargo, las reuniones largas al final del día pueden obligar a las personas a tomar decisiones rápidas y subóptimas. El éxito no depende de la duración de la reunión, sino de cuán activos sean todos los participantes.
En promedio, la duración de las reuniones en la empresa oscila entre 30 minutos y 2 horas. Debe intentar que la reunión sea lo más breve posible, en la medida en que lo permitan sus objetivos. No es ningún secreto que en muchas empresas, las reuniones sobre temas que podrían discutirse en 20 minutos se convierten en una larga discusión de 2 horas. El mundo ha acumulado una gran experiencia en soluciones racionales e incluso originales a este problema. Por ejemplo, en algunas corporaciones japonesas, los empleados salen al pasillo y la reunión se lleva a cabo allí, además, de pie. No hay duda de que tales discusiones se ajustan al marco de tiempo recomendado por los expertos: una hora, máximo una hora y media. Es difícil para mí imaginar tal forma de celebrar reuniones en empresas rusas: todavía estamos lejos de Japón en cuestiones de organización empresarial, pero todavía tenemos todo por delante.
- las reuniones informativas y operativas no deben exceder los 20-30 minutos, y las problemáticas, 1,5-2 horas;
- la discusión de un tema complejo no debe tomar más de 40-45 minutos;
- después de 30-40 minutos de trabajo, la atención de los participantes comienza a debilitarse;
- después de 70-80 minutos aparece la fatiga física;
- después de 80-90 minutos, se desarrolla una actividad negativa: comienzan las conversaciones y los asuntos exteriores;
- si la reunión continúa durante más de 2 horas sin interrupción, aparecen participantes que están de acuerdo con cualquier decisión.
Documentación de la reunión
Lo más importante comienza justo después de la reunión. Después de todo, su efectividad dependerá de la implementación de las decisiones tomadas. Para ello, es necesario elaborar un protocolo en el que se registren por escrito las decisiones, indicando los ejecutores responsables y los plazos para la realización de la tarea. Por lo general, al final de la reunión, el presidente resumirá la discusión y anunciará brevemente qué acciones se deben tomar, por quién y cuándo. Es el protocolo que documenta los acuerdos alcanzados y señala las direcciones del trabajo venidero.
El protocolo es un elemento obligatorio de la etapa final de la reunión. El protocolo registra el progreso de la discusión de los temas y las decisiones tomadas. El protocolo refleja la actividad de toma de decisiones conjunta por parte de un órgano colegiado o de un grupo de empleados.
Según el tipo de reunión y otros factores, se puede compilar lo siguiente formularios de protocolo :
- completo acta, que contiene un registro de todos los discursos de la reunión (registra los temas discutidos y las decisiones tomadas, discursos de los participantes, preguntas, comentarios, etc.);
- breve el acta, que contiene los nombres de los oradores y breves notas sobre el tema del discurso, las decisiones tomadas (sin los detalles de la discusión).
La decisión sobre la forma del acta que se llevará en la reunión la toma el jefe del cuerpo colegiado o el jefe de la organización.
En esencia, las actas son la sinopsis de la reunión. Puede ser la base para discutir los temas planteados en la próxima reunión. De este documento, los ausentes de la reunión podrán obtener información valiosa (pueden ser actores responsables que no fueron invitados a la discusión). Por lo tanto, al elaborar el protocolo, es necesario incluir los siguientes puntos:
- fecha y hora del taller;
- Participantes;
- agenda y su implementación;
- decisiones tomadas;
- acciones previstas;
- ejecutores responsables;
- periodo de ejecución.
Las actas se llevan durante la reunión por el secretario, quien toma notas (taquigrafía) o graba los discursos de los participantes de la reunión en un dictáfono. La principal cualidad profesional de la secretaria debe ser la capacidad de escucha, que actualmente es una cualidad subestimada. Es muy común que la mayoría de las personas en una reunión comiencen a hablar de inmediato. De todas las palabras que usamos, solo una pequeña parte lleva información objetiva que debe quedar registrada en el documento. Muchas personas enmarcan sus pensamientos con palabras que expresan sus sentimientos por la audiencia o su relación con el grupo. Aislar la esencia de tal flujo verbal requiere una concentración significativa de atención, así como el conocimiento de los procesos comerciales básicos de la organización. Vamos a dar una serie de recomendaciones al que graba:
- tome hechos e ideas, no solo palabras;
- escuchar las palabras sobre las acciones: realizadas, propuestas o aprobadas;
- marque las palabras que indicarían un posible cambio;
- no dude en consultar con los presentes si no ha captado o entendido la decisión tomada durante la discusión activa o la próxima acción;
- Antes de pasar al siguiente punto de discusión, resuma el anterior. En este caso, como regla general, el presidente solicita leer en voz alta el proyecto de decisión y, si es necesario, realizar ajustes en él (cabe señalar que si se creó un grupo de trabajo para la reunión, entonces es ella quien debe prepararlo). el proyecto de decisión), y como tarea del secretario sólo se incluye en el proyecto de protocolo la fijación de la decisión adoptada.
El diseño del protocolo tiene una serie de peculiaridades. Si duró varios días, las fechas de inicio y finalización de la reunión se indican después de un guión. El número del acta es el número ordinal de la reunión del cuerpo colegiado desde el inicio del año.
Protocolo se suscribe presidente y secretario. En casos particularmente importantes, los oradores deben visión protocolo, las visas se colocan en el margen izquierdo del documento, al nivel de la grabación del discurso.
Se adjuntan al protocolo los materiales sometidos a consideración: certificados, memorias, proyectos, etc., que se redactan como anexos.
Por regla general, el tiempo asignado para la preparación de las actas depende del tipo de reunión y debe fijarse en los reglamentos locales de la empresa. Por lo general, las actas se finalizan unas pocas horas después de la reunión o al día siguiente, mientras que los recuerdos de la discusión están frescos en la memoria del secretario, el presidente y todos los presentes.
Se deberá enviar copia del acta a todos los participantes de la reunión, y a los ejecutores responsables de asuntos específicos que no hayan estado presentes en la reunión, un extracto del acta, que incluiría únicamente la información necesaria para la ejecución de la orden. Muestra registro de un extracto del acta de la reunión de producción se da en el Ejemplo 5. El momento de enviar por correo una copia del acta a los participantes de la reunión o extractos del acta debe determinarse en las reglamentaciones locales de la empresa.
Por lo general, copia del acta mediante fotocopia del acta original firmada por el presidente y el secretario de la asamblea. En este caso, en la esquina superior derecha del documento, sello "COPIA", y no "COPIA CORRECTA", como se hace en muchas organizaciones, y al final del protocolo se realiza un registro de certificación de acuerdo con GOST R6.30-2003: al certificar una copia del documento, se realiza una inscripción de certificación adherido debajo del requisito "Firma" "Verdadero", el cargo de la persona que certificó la copia, su firma personal y descifrado de la firma (iniciales, apellido), la fecha de certificación(ver Ejemplo 6). En este caso, la persona que tiene derecho a certificar las copias del acta debe estar dotada de tales facultades por la normativa local de la empresa, por ejemplo, esto puede reflejarse en la Instrucción de Gestión de Registros.
Se permite una copia del protocolo (así como un extracto del protocolo) certificar con un sello una organización determinada a su discreción. Pero, por regla general, las copias de los documentos (en extractos) utilizados dentro de la organización no están selladas. Por lo tanto, en nuestros Ejemplos 5 y 6, no lo es.
Si está haciendo una copia de un protocolo de varias páginas, primero se deben coser las hojas fotocopiadas del documento, y en este caso, la inscripción de la certificación se realiza en el reverso de la última hoja del documento. En la práctica, las copias de varias páginas utilizadas solo internamente no se cosen.
Control hay un plazo y al grano. La responsabilidad del control de los plazos recae en el servicio administrativo y, en esencia, el control lo lleva a cabo el supervisor inmediato. En la próxima reunión, puede informar a los empleados sobre la implementación de las decisiones de la reunión anterior.
De conformidad con el art. 5 de la Lista de documentos estándar de gestión formados en las actividades de las organizaciones (2000), se establecen los siguientes tiempo de almacenamiento de protocolos :
- actas del órgano ejecutivo colegiado de la organización (colegio, consejo, dirección, Junta Directiva, etc.) - constantemente;
- protocolos de los órganos científicos, expertos, metodológicos, consultivos de la organización (comités, comisiones, consejos, etc.) - constantemente;
- actas de reuniones con el jefe de la organización - constantemente;
- actas de reuniones de los colectivos laborales de la organización - constantemente;
- actas de reuniones de divisiones estructurales de la organización - 5 años EIC;
- actas de juntas generales de accionistas, accionistas - constantemente.
La mayoría de los protocolos tienen un período de almacenamiento permanente, lo que hace que sea muy importante trabajar con este tipo de documentos en una empresa. Por lo tanto, es importante no solo el almacenamiento de archivos, sino también la organización del almacenamiento operativo de los protocolos en la empresa de acuerdo con la nomenclatura de casos aprobada.
Flujo de trabajo electrónico y reuniones: ¿qué tienen en común?
Las empresas sienten cada vez más la necesidad de una gestión eficaz. La introducción de sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS) tiene este objetivo. Llamamos su atención sobre el hecho de que en muchos EDMS hay un módulo diseñado para automatizar el flujo de trabajo que acompaña a las reuniones de los órganos colegiados de gobierno. Es capaz de resolver eficazmente las siguientes tareas:
- planificación y preparación de reuniones;
- proporcionar al gerente herramientas convenientes para analizar reuniones anteriores;
- control sobre la implementación de las decisiones tomadas después de la reunión.
De una forma u otra (dependiendo del software específico) se pueden implementar las siguientes funciones:
- formación del proyecto de orden del día;
- distribución de mensajes a ejecutores responsables de la preparación de proyectos de decisiones;
- obtener borradores de decisiones y certificados de ejecutores responsables;
- formación de un paquete de documentos para la reunión;
- distribución de un paquete de documentos a los participantes de la reunión;
- distribución de invitaciones, agenda;
- formación del acta de la reunión;
- control sobre la ejecución de las decisiones de las asambleas.
Si el EDMS implementa un bloque completo de automatización de control sobre la ejecución de órdenes, entonces le permite generar los informes necesarios. Por lo general, puede muestrear por:
- FI O. el líder que dio la orden;
- FI O. albacea responsable;
- el plazo para la ejecución de las órdenes;
- pedidos atrasados.
El uso competente del EDMS está diseñado para facilitar nuestro trabajo y liberar tiempo para resolver problemas que las máquinas aún no pueden resolver.
* * *
Teniendo en cuenta que el director ejecutivo de una gran empresa dedica un promedio de 17 horas a la semana, el director ejecutivo dedica 23 horas y el mando medio dedica 11 horas a la semana a asistir a reuniones, entonces la eficiencia de su reunión puede liberar mucho tiempo útil. y energía ¡Y tu contribución a esta noble causa puede ser significativa!
Tres cosas provienen de la sabiduría: tomar grandes decisiones, hablar impecablemente y hacer lo correcto.
Demócrito
Si no se expresan opiniones opuestas, entonces no hay nada para elegir la mejor.
Herodoto
Reuniones: Propósito y Grado de Eficacia
El predominio de una forma de búsqueda de soluciones como una reunión se explica por el hecho de que la abrumadora cantidad de ideas fructíferas es el resultado de un intercambio de puntos de vista, una discusión colectiva sobre un tema en particular.
Tipos de reuniones, según los temas tratados en ellas: problemáticas; instructivo; Operacional. La reunión es una de las actividades de gestión más caras. Esto se debe a las siguientes razones: generalmente los líderes, es decir, los trabajadores mejor pagados, consultan; al mismo tiempo, hay una pérdida de tiempo asociada a la necesidad de reunir a los participantes, se rompe la jornada laboral; en muchos casos, los accidentes laborales ocurren durante la ausencia del gerente en su lugar de trabajo; las reuniones "desaniman" a algunas personas, las saca del ritmo de trabajo.
El segundo problema es que la mayoría de las reuniones son ineficaces. Por ejemplo, en Estados Unidos se estima que el 90% de las reuniones se quedan cortas. Aparentemente, las cosas tampoco son mejores en otros países. También está el problema de la responsabilidad por las decisiones: algunos gerentes ven en las reuniones una forma de evitar la responsabilidad personal, lo que causa un daño considerable al negocio.
El problema más importante es reducir el tiempo dedicado a la reunión.
En EE. UU., por ejemplo, se utiliza este método: se instala una pizarra electrónica en la sala de reuniones, que muestra la duración actual de la reunión y su costo con un total acumulado (las lecturas cambian cada minuto). Este recordatorio funciona bien para las personas de negocios que saben cómo contar el tiempo y el dinero.
Otra forma de administrar su tiempo de manera eficiente es reducir el número de reuniones. En Japón, por ejemplo, se utiliza una técnica llamada "kingsho". Recopile comentarios por escrito sobre el proyecto de decisión. Esto permite que la gerencia resuelva el problema sin celebrar una reunión o concertar una reunión con un círculo muy reducido de personas.
Tal técnica apareció en nuestro país en los primeros años del poder soviético: se llamó "dejarlo ir". Así que kingsho no es una invención original, sino un préstamo útil de nuestra práctica doméstica.
Para resumir lo anterior, con el fin de acortar la duración y aumentar la eficacia de las reuniones, estas deben estar debidamente preparadas.
Preparación de la reunión
El propósito de la reunión. Es "el comienzo de todos los comienzos": cuanto más específicamente se formulan los objetivos de la reunión, más probable es que se obtenga un resultado productivo. La redacción vaga - "discutir el estado de la cuestión" - no apunta a nada definitivo. En muchas reuniones, los participantes no pueden ponerse de acuerdo en nada de ninguna manera, ya que en realidad hablan de cosas diferentes.
¿Siempre necesita informes. No siempre se necesita un informe sobre el tema en discusión. En muchos casos, basta con reproducir y distribuir a los participantes por adelantado una nota informativa que contenga el material fáctico necesario y un proyecto de decisión. Además, a veces el informe es como un buen somnífero.
Si, no obstante, el informe es necesario, al elaborarlo, vale la pena utilizar las recomendaciones establecidas en el párrafo
7.2.
Agenda. Cuanto más cuidadosamente se elabore, menor será la duración de la reunión, ya que sus participantes pueden preparar mejor y hacer propuestas concretas.
Es recomendable distribuir previamente la agenda de la próxima reunión. Una señal de mala forma es invitar a los participantes a una reunión (la mayoría de las veces por teléfono) cuando el invitador (secretario u otro empleado) no conoce realmente el propósito o la agenda de la reunión.
A veces es posible no celebrar reuniones; basta con reproducir y enviar a las partes interesadas información escrita sobre algo, que es mucho más eficaz que la información oral.
No debe considerar cuestiones que se resuelven en el orden de trabajo en las reuniones. La reunión es el trabajo de la mente colectiva, que no debe distraerse con tonterías.
Círculo de participantes. El número óptimo de participantes en una discusión conjunta es de 5 a 7 personas. Con un mayor número de invitados, el grado de su participación (o impacto) en la discusión del tema disminuye drásticamente y la duración de la reunión aumenta.
Una de las leyes de Parkinson dice: "Cuanta más gente, más largo el debate". Sin embargo, no es raro que más personas se reúnan en busca de un prestigio mal entendido. Algunos presidentes son percibidos casi como un insulto cuando un líder invitado envía su
diputado o especialista en el tema en discusión. Por el bien del caso, el gerente decide por sí mismo quién irá a la reunión, lo que le permite administrar más eficazmente su tiempo de trabajo, aunque la ausencia de la reunión no lo exime de cumplir con las decisiones allí tomadas.
Lo mejor es cambiar la composición de los participantes en una agenda de reunión heterogénea: las personas cuyos temas han sido considerados pueden abandonar la reunión, otros participantes son invitados en el momento apropiado en el orden de consideración de los temas. Costo de la reunión. Se calcula de la siguiente manera. Se determina el número de participantes en la reunión, la duración de la reunión y la tarifa por hora para cada participante. Lo más probable es que el valor encontrado sorprenda desagradablemente a muchos. El cálculo se realiza según la fórmula:
donde C es el costo de la reunión, rublos; N es el número de participantes; T-duración de la reunión, h; 5cr - salario mensual promedio de los participantes; ТЛср - el promedio de horas de trabajo por mes.
Gasto de tiempo. Se ha convertido en una buena tradición programar reuniones en función de los horarios de las unidades de negocio. Las reuniones no programadas quitan el ritmo, no contribuyen a la cultura de la comunicación empresarial, privan a sus participantes de la oportunidad de llevar a cabo lo previamente planificado.
La distribución de las reuniones por días de la semana depende de su tipo: las reuniones problemáticas se realizan mejor a mitad de semana, cuando la productividad laboral es mayor, las reuniones instructivas y operativas, al final de la semana o el lunes (muy breve) .
Por lo general, es mejor celebrar las reuniones por la tarde. De la teoría de los biorritmos, se sabe que una persona tiene dos picos de mayor rendimiento: el primero, de aproximadamente 9 a 12-13 horas, el segundo, entre 16 y 18 horas. Las reuniones se programan mejor para que coincidan con el segundo pico. Esto servirá como un factor adicional para alentar a los participantes de la reunión a trabajar de manera rápida y eficiente para no quedarse despierto hasta tarde.
Duración de la reunión. Debe planificarse con anticipación y luego se debe notificar a los participantes las horas de inicio y finalización. Desafortunadamente, esto no es muy común en nuestro país, aunque un medio tan efectivo para marcar el ritmo necesario de una reunión puede acortar su duración.
Para estimar con la mayor precisión posible la duración de la reunión con la solución de todos los temas previstos (¡y las reuniones deben terminar a la hora señalada!), es recomendable distribuir el tiempo entre las preguntas de acuerdo con la agenda, designar a los responsables de su elaboración. La tarea de los encargados es mantenerse dentro del tiempo asignado con la solución de problemas. Para ellos, incluso puedes introducir incentivos materiales: recompensa en aquellos casos en que el problema se resuelva en menos tiempo y, por el contrario, degradar por exceder el tiempo asignado.
La experiencia demuestra que 30-40 minutos son suficientes para resolver incluso un problema importante en una reunión.
Al desarrollar la agenda de la reunión, es necesario proceder de las siguientes recomendaciones: la duración de una reunión de problemas no debe exceder de una hora y media a dos (después de dos horas de trabajo continuo, la mayoría de los participantes pierde interés en resolver el problema en consideración ), reuniones instructivas y operativas - 20-30 minutos. Tenga en cuenta que la duración óptima de la actividad mental conjunta de un gran número de personas es de 40 a 45 minutos. Por tanto, en el sistema educativo, la duración de una hora lectiva es de 45 minutos con un descanso posterior obligatorio. Para la mayoría de las personas, el límite fisiológico de fatiga cuando trabajan juntos es de una hora.
Cuando se trabaja sin interrupción, la mayoría de los participantes se sienten fatigados. Esto continúa durante unos 30-40 minutos, luego los participantes se sienten mejor y el debate estalla con renovado vigor. Pero dado que la mayor parte de la atención se ha apagado en la última media hora, los oradores a menudo comienzan a repetir los oradores anteriores. Los expertos llaman a esta fase de la reunión "el período de actividad negativa". Se caracteriza por el hecho de que una persona se vuelve incontrolable, desconfiada de todo. Las decisiones que se toman en este momento suelen estar caracterizadas por el extremismo.
Si la reunión continúa durante dos horas sin interrupción, más del 90% de los participantes estarán de acuerdo con cualquier decisión, solo para alejarse rápidamente.
Por lo tanto, la duración óptima de una reunión no es más de una hora. Si las circunstancias del caso requieren un trabajo más prolongado, es imperativo tomar descansos de 5 a 10 minutos.
Local. El mejor lugar para realizar una reunión es una sala especialmente equipada: con mesa redonda, reloj de pared, sin teléfono y selector (es conveniente tener teléfono y selector en la sala de al lado, para que pueda salir y obtener ayuda o invitar a los especialistas necesarios sin distraer a los demás).
La forma redonda de la mesa contribuye a una discusión más democrática: nivela los estados oficiales. (Por regla general, los participantes con un estatus personal o oficial superior se sientan en una mesa rectangular alargada más cerca del oficial que preside, y la posición del líder de la reunión se destaca por su lugar dominante en la mesa). Una mesa trapezoidal proporciona una buena oportunidades en este sentido.
Si la reunión tiene lugar en la oficina del gerente (como suele ser el caso), es necesario apagar el teléfono y el selector (o al menos bajar el volumen del zumbador de llamada) para que no distraigan, deje solo molestar a los participantes de la reunión.
La sala de reuniones debe estar bien ventilada. En ausencia de una ventilación adecuada, la productividad del trabajo mental disminuye (en al menos un 10 %), y esto afecta tanto la duración de la reunión como la calidad de las decisiones que se toman en ella. La temperatura ambiente también es importante: el aire fresco acortará los tiempos de reunión y, por el contrario, las temperaturas superiores a la temperatura ambiente normal conducirán a
su aumento.
Notificación de los participantes. Lo mejor es informar a todos los invitados sobre la agenda de la reunión por escrito (ya lo hemos comentado anteriormente): menos distorsiones, malentendidos, mayor compromiso. La agenda debe incluir las horas de inicio y finalización de la reunión; lugar de su tenencia; redacción clara de los temas discutidos; los nombres de los ponentes, co-ponentes y responsables de la consideración de los temas; tiempo asignado para cada pregunta; donde se puede obtener información preliminar.
La discusión más eficaz es cuando se propone un proyecto de decisión ya elaborado (una o varias de sus opciones alternativas). La persona que prepara una determinada pregunta está interesada en tener comentarios tempranos sobre el proyecto de decisión, y se acelera el proceso de toma de decisiones en sí.
Realización de una reunión
Tareas del presidente. La tarea principal del presidente de la reunión es llegar a decisiones óptimas sobre todos los temas de la agenda en el menor tiempo posible. Para ello, debe procurar que se produzca el máximo impacto de cada participante y que la discusión en su conjunto sea constructiva.
El funcionario que preside tiene grandes oportunidades para controlar el curso del proceso de toma de decisiones, pero no siempre se utilizan en su totalidad. El cumplimiento de los puntos procedimentales agiliza el desarrollo de la reunión. Debe comenzar y terminar estrictamente a la hora señalada.
Gestión de la reunión. Como regla general, la reunión comienza con el presidente tradicionalmente: "¿Quién quiere hablar sobre la primera pregunta?" Por lo general, los primeros en hablar son las personas más autoritarias, seguras de sí mismas, que ocupan un puesto oficial más alto y son mayores en edad, quienes marcan el tono y la dirección de la discusión. Sin embargo, las soluciones que ofrecen suelen ser tradicionales. Las ofertas inesperadas y no estándar provienen con mayor frecuencia de sus colegas más jóvenes. Pero tras las actuaciones de los “maestros”, especialmente las sostenidas en un tono perentorio, los jóvenes pierden las ganas de expresar su punto de vista, que no coincide con el ya proclamado. Por lo tanto, la conferencia se ve privada de ideas frescas y al mismo tiempo adquiere observadores pasivos que pierden un tiempo precioso sin rumbo (dicen que fue en conferencias y reuniones mal organizadas que juegos como "batalla naval", "tres en raya" , "tontería literaria" y etc.).
¿Cómo puede el oficial que preside evitar esto? Necesita organizar tal orden de discursos, en el que su secuencia será opuesta a la autoridad y posición de los oradores, entonces nadie será dominado por el juicio ya expresado de personas más autorizadas.
Otra forma de aumentar la actividad de los participantes de la reunión es dejar que todos expresen su opinión. Está claro que esto es posible con un número relativamente pequeño de deliberantes. El participante nunca habló, ¿valió la pena invitarlo? Necesita saber quién puede hacer una sugerencia útil. Se reducirá el número de personas sentadas, ¡y esto no es malo en sí mismo!
El oficial que preside tiene un medio más a su disposición: regular el enfoque y la eficiencia de los discursos. No debe permitir desviaciones de la esencia del asunto, alargando discursos, estimulando la concreción, el análisis significativo del tema y las propuestas reales. Si el comienzo de la discusión reveló la evidente falta de preparación del tema a discutir, es necesario eliminarlo inmediatamente de la agenda y en el acta escribir los comentarios a la persona que preparó el tema por su negligencia.
Desafortunadamente, solo unas pocas personas saben cómo expresar sus pensamientos de manera concisa y clara. Esto requiere una preparación cuidadosa para la actuación: sobre la base de la sistematización y el análisis del material, separe lo principal de lo secundario, encuentre relaciones
y, en consecuencia, ofrecer una solución razonada.
A menudo, los discursos de los oradores sin preparación no llevan ninguna información nueva, y cuando llegan al punto principal, el interés de la audiencia ya desaparece. Por lo tanto, la tarea del presidente no es solo cumplir con el horario, sino también vigilar el uso efectivo del tiempo por parte de cada orador, para no permitir que se violen las reglas establecidas.
Para no abusar de la atención de la audiencia, durante mucho tiempo se han utilizado técnicas especiales. Por ejemplo, en algunas tribus el orador tenía que pararse sobre una pierna, por lo que intentaba hablar más corto. El parlamento danés tiene un dispositivo especial que eleva la tribuna cada vez más alto a medida que el orador continúa hablando después de su tiempo asignado. Las risas y los consejos de los presentes son un acompañamiento tan desagradable que pocas personas quisieran experimentar este procedimiento por sí mismas.
Algunos expertos creen que el presidente necesita un asistente que supervise el cumplimiento de las reglas. Por ejemplo, le indica al orador y al oficial que preside: "Se acabó el tiempo".
Para ayudar al orador, puede poner arena de acuerdo con la línea de tiempo aceptada para los discursos.
Gran parte del proceso de búsqueda colectiva de la solución óptima también depende del tono en el que se desarrolle la discusión. Algunas personas se distinguen por ser demasiado categóricas, categóricas en sus juicios, incluso en relación con las propuestas que vienen de otros. La discusión se convierte en una lucha de ambiciones que pueden "enterrar" un nuevo enfoque no ordinario para resolver el problema. Por lo tanto, la tarea del oficial que preside es controlar la corrección de los discursos.
Un peligro aún mayor proviene de las declaraciones duras y sin tacto de algunos participantes sobre otros. El funcionario que preside debe de la manera más resuelta prevenir manifestaciones de excesiva emotividad de los presentes. Interesado en la participación activa de la "víctima" en la discusión posterior, puede elevar su estatus con una apelación enfáticamente respetuosa hacia él.
Los ataques no deseados pueden desencadenarse por una mala ubicación de los participantes de la reunión. En igualdad de condiciones
condiciones, las personas que se sientan una frente a la otra comienzan a tener conflictos con más frecuencia, y con menos frecuencia, las que se sientan una al lado de la otra. El oficial que preside, conociendo el carácter de los invitados a la reunión y sus relaciones establecidas (o más bien, no desarrolladas), puede influir con tacto en la ubicación de los presentes, sentándolos de manera que no puedan "luchar" repentinamente e interferir con el trabajo constructivo.
Sobre descansos. Como ya se señaló, cuando una reunión que dura más de dos horas, los descansos son necesarios, deben organizarse sobre la base de que el tiempo óptimo para la actividad mental conjunta continua de las personas no es más de 40-45 minutos. Si el número de participantes es pequeño, es recomendable tener descansos cortos cada hora de trabajo, y si hay muchos invitados, descansos prolongados cada hora y media o dos (durante este tiempo, todos pueden salir, y luego entrar y tomen sus lugares de nuevo).
Sin embargo, las pausas en las reuniones no siempre son satisfactorias: o los organizadores no se toman en serio su necesidad, o quieren aprovecharse del cansancio de los oyentes que están de acuerdo con cualquier solución al tema.
Fumar durante las reuniones. Cuando, por ejemplo, Polonia introdujo la prohibición de fumar durante las reuniones, su duración se redujo en un 40 %. Vale la pena considerarlo, ¿no?
Las reuniones de negocios son una de las formas más importantes de la actividad de un gerente, una forma de involucrar a los subordinados en el intercambio de información y desarrollar decisiones gerenciales sobre los problemas actuales y más complejos que surgen en la organización. El logro de los objetivos de la reunión se lleva a cabo observando sus etapas obligatorias:
Etapa 1. Preparación de la reunión, que incluye:
- - Formulación de las metas y objetivos de la reunión (decisión sobre la viabilidad y necesidad, el tema principal de la reunión, las condiciones que debe cumplir el resultado final)
- - Identificación de los responsables del trabajo preparatorio (por ejemplo, creación de un grupo de trabajo para preparar la agenda, designación de una persona responsable de llevar las actas, reunir a los participantes, etc.); Cabe señalar aquí que para la efectividad de una conversación de negocios, es necesario invitar solo a aquellos que son directamente necesarios cuando se discuten los problemas. Al celebrar reuniones, se debe tener en cuenta que demasiados participantes afectarán negativamente el curso de la reunión. El número óptimo es de 5 a 12 personas, dependiendo de los problemas a resolver.
- - Elaborar una agenda, que debe incluir el lugar, la fecha, la hora de inicio, el horario y la duración de la reunión, una lista de temas de reuniones anteriores y nuevos puntos a discutir, un proyecto de plan de acción para todos los puntos, la composición de los participantes, la utilización de medios audiovisuales y otros medios técnicos, etc.;
Paso 2. Realice una reunión, observando lo siguiente:
- - Duración de la reunión. Está científicamente comprobado que la eficacia de una reunión depende de su duración. Cuanto más largo es, más disminuye la eficiencia de sus participantes. Idealmente, la duración de la reunión no debe exceder los 30-40 minutos. Después de este período, todos los parámetros de eficiencia disminuyen drásticamente.
- - Regulación: horario óptimo - 1 hora de trabajo; si se requiere más tiempo, luego de 40-45 minutos de trabajo, se requiere un descanso de 10-15 minutos. El reglamento debe ser observado por todos los participantes, independientemente de su rango;
Gráfico 3: Efectividad de la reunión
Etapa 3. Tomar una decisión y resumir los resultados de la reunión. La decisión se puede tomar:
- - con un pequeño número de participantes (hasta 20) - por simple votación por mayoría de votos;
- - se toma como base el proyecto preparado por un grupo de trabajo especial y se adopta la versión final cuando se realizan cambios y adiciones;
- - el presidente de la reunión resume la discusión y formula una decisión.
Al resumir los resultados de la reunión, es necesario verificar la precisión del protocolo, para revisar los resultados de la reunión con la cobertura obligatoria de los siguientes temas.
1. En primer lugar, debe pensar qué objetivo establece como líder al realizar una reunión específica. El propósito de la reunión es una descripción del resultado requerido, el tipo de decisión deseado, el resultado deseado del trabajo (posibles opciones para los objetivos: intercambio preliminar de puntos de vista, preparación de recomendaciones para tomar una decisión, tomar una decisión sobre un asunto, etc). El tema de la reunión es el tema de discusión. Cuanto más precisamente y en la dirección correcta se formule el tema de discusión, más posibilidades hay de obtener el resultado deseado. El tema debe ser formulado de tal manera que interese a cada participante en la reunión. Todos deben saber que están contribuyendo a la solución del problema común. Los temas se vuelven interesantes cuando se formulan específicamente.
2. Es necesario traer a discusión solo aquellos problemas que no pueden resolverse en el orden de trabajo. La agenda de una reunión es un documento escrito enviado con anticipación a los participantes de la reunión que incluye la siguiente información:
El tema de la reunión;
El propósito de la reunión;
Lista de temas a discutir;
Horas de inicio y finalización de la reunión;
El lugar donde se llevará a cabo;
Nombres de los ponentes, co-ponentes responsables de preparar las preguntas;
El tiempo asignado para cada pregunta;
Lugares y momentos en los que podrá familiarizarse con el material de cada tema.
Una agenda bien pensada enviada con anticipación (o al menos anunciada), una agenda bien pensada para la reunión brinda a los participantes la oportunidad de prepararse mejor y, por lo tanto, aumentar su impacto en la reunión misma (y en la líder - para exigir dicha retroalimentación).
3. Es mejor si la hora de la reunión está determinada por el horario establecido en la organización (departamento). Las reuniones no programadas rompen el ritmo, reducen la cultura de la comunicación empresarial, privan al gerente de la oportunidad de planificar su tiempo de trabajo y administrarlo, interrumpiendo las reuniones y los asuntos planificados.
Para no distraer a los empleados del ritmo de trabajo, es recomendable organizar reuniones al final de la jornada laboral o por la tarde.
La duración de la reunión no debe exceder de una hora y media a dos horas (más de dos horas de trabajo continuo, la mayoría de los participantes, por razones puramente fisiológicas, se vuelven indiferentes a cómo se resuelve el problema).
4. El número óptimo de participantes en discusiones conjuntas es de 5 a 7 personas. Aumentar el número de invitados reduce drásticamente la tasa promedio de participación (o retorno) de los asistentes mientras se alarga la reunión. Por lo tanto, es recomendable minimizar el número de invitados.
Es mejor cuando, con una agenda de reunión heterogénea, la composición de sus participantes es variable: aquellos cuyos temas se discuten pueden abandonar la reunión y otros participantes cuyo tema no se considera primero son invitados a la hora apropiada.
A algunos empleados se les puede pedir, en lugar de ser invitados, por si acaso, que estén en su lugar de trabajo de forma permanente en un intervalo de tiempo específico para llamar o recibir ayuda por teléfono si es necesario.
Es deseable que el número de participantes en la reunión incluya personas que, en el curso de la actividad de pensamiento colectivo, puedan cumplir el papel de "experto", "generador de ideas", "crítico".
5. Notificar a los participantes con anticipación (varios días de anticipación) con la transferencia de la agenda a ellos es un elemento importante de preparación para la reunión. Los proyectos de decisión, los resúmenes de los informes y las referencias se pueden enviar como un archivo adjunto a la agenda. Es muy bueno que, antes del inicio de la reunión, las personas que preparan las preguntas reciban prudentemente los comentarios de los participantes en la reunión sobre los proyectos de decisión y las tesis de los discursos.
6. De antemano, instruya a los subordinados (participantes de la reunión) sobre las reglas de conducta en la reunión.
Se pueden resumir brevemente de la siguiente manera.
Preséntese en sus declaraciones. Decir "yo" en lugar de "nosotros" o de forma impersonal. Cambiar el discurso usando el pronombre "nosotros" es casi siempre un juego de escondite. El orador no asume toda la responsabilidad de lo que dice.
Si está haciendo una pregunta, dígame por qué la está haciendo, qué significa para usted. Las preguntas no deben dejar ninguna duda de por qué se formulan. Las preguntas trampa envenenan el medio ambiente.
En sus declaraciones, sea usted mismo, no juegue un papel elegido por usted mismo o que los demás esperen de usted. Si crees que debes callarte, calla.
Abstenerse tanto como sea posible de interpretar los pensamientos de otras personas. Expresa tu propia posición. Trate de no hacer generalizaciones injustificadas.
No hable sobre las acciones y pensamientos de los demás, sino sobre su percepción de estas acciones y pensamientos, es decir, formule juicios en el lenguaje de "yo - mensajes", y no "usted - declaraciones". En lugar de "Te equivocaste aquí", sería mejor decir "Me pareció que hubo un error ...".
7. Se encontró que, en igualdad de condiciones, las personas que se sientan una frente a la otra comienzan a tener conflictos con más frecuencia, y menos a menudo las que se sientan una al lado de la otra. El líder, conociendo el carácter de los invitados, puede, sin llamar la atención sobre esto, sentar a los participantes para que aquellos que puedan romperse e interferir en la consideración del tema no se enfrenten entre sí.
8. Objetivos y funciones del líder (oficial que preside). El objetivo principal del jefe en la reunión es encontrar la solución óptima para todos los temas de la agenda en el menor tiempo posible. Para lograrlo, debe aportar de cada participante y dar un carácter constructivo a la discusión en su conjunto.
El líder debe regular el enfoque, la eficiencia de los discursos. Para ello, no debe permitirse desviaciones al margen, dilatorias en los discursos, estimulando la concreción, la presencia de análisis significativos y propuestas reales. Si el comienzo de la discusión reveló la falta de preparación de la pregunta, entonces es necesario eliminarla resueltamente de la discusión y hacer un comentario a la persona que preparó la pregunta.
Algunos de los discursos de los participantes pueden ser demasiado categóricos, categóricos, emanados de otros. Tal tono puede dañar seriamente la discusión, traducirla en una lucha de ambiciones. Por lo tanto, el líder debe asegurarse de que los discursos sean correctos; a tal efecto, puede regularse su orden. El líder sigue de cerca el desarrollo de la reunión, controla el contenido de los discursos, toma las notas necesarias, con breves comentarios centra la atención de los presentes en las propuestas más valiosas de los oradores.
9. Si el propósito de la reunión es intercambiar información y formular tareas inmediatas en el curso del trabajo actual, entonces solo los jefes de departamento deben participar en la reunión. En dicha reunión, debe hablar brevemente sobre el estado de las cosas, ya que es posible que algunos de los presentes no estén familiarizados con el problema en su conjunto. Luego es necesario informar sobre el progreso de la implementación de las decisiones tomadas en la reunión anterior. Si algo se estanca, no debe buscar culpables: se perderá el tiempo en feroces disputas y, lo que es más importante, las acusaciones mutuas pueden dividir al equipo. Pero las tareas para el futuro deben formularse claramente.
10. Si el propósito de la reunión es resolver un problema específico, entonces es necesario involucrar a aquellos sin los cuales el asunto no se moverá y aquellos que son capaces de ofrecer su propia versión de la solución a este problema. Los participantes de la reunión deben recibir información sobre el problema, formular la tarea de manera clara y sin ambigüedades. Es recomendable hacerlo con anticipación para que la gente pueda preparar sus propuestas. Trate de distribuir mentalmente los roles entre los participantes: el primero hará sugerencias, el segundo podrá evaluarlas desde un punto de vista, el tercero podrá evaluarlas desde otro punto de vista, el cuarto finalmente formulará las solución... En el orden que le parezca más correcto, se debe dar la palabra a los participantes en la discusión.
11. El orden de los discursos debe ser tal que su secuencia sea opuesta a la autoridad y posición del orador: entonces los participantes con un estatus inferior no serán dominados por el juicio ya expresado de colegas más autorizados.
Cada participante debe ser desafiado a hablar. Está claro que esto se puede lograr con un número relativamente pequeño de consultores. Pero si la persona presente nunca ha hablado, ¿se le necesita en la reunión?
12. El cumplimiento del procedimiento normalizará el desarrollo de la reunión. Debe comenzar y terminar en un momento estrictamente señalado, para no socavar la credibilidad del líder y de quienes lo prepararon.
Una de las tareas del líder es acordar preliminarmente y luego no permitir violar el horario de los discursos.
13. La reunión, por regla general, comienza con un discurso introductorio del líder, en el que formula las metas y objetivos del trabajo por delante. El orden de trabajo puede ser diferente. Si las propuestas preparadas de antemano se someten a discusión, entonces se señalan a la atención de los presentes, después de lo cual se discuten. Si esto no se ha hecho, entonces se propone hacer propuestas, y solo entonces discutirlas.
Puede preparar completamente el texto de su discurso con anticipación, puede limitarse a tesis. Si es necesario, es recomendable utilizar herramientas de video y audio. Cuando se discuten los temas más importantes, es muy bueno preparar el texto con anticipación y distribuirlo a los participantes de la reunión.
No debe cubrir una amplia gama de temas en su discurso. Basta detenerse en la idea cardinal fundamental, pero debe presentarse de manera convincente, convincente, inteligible. Durante el discurso, debe controlarse a sí mismo y a la audiencia. Ante los primeros signos de debilitamiento de la atención por parte de los presentes, es aconsejable utilizar técnicas conocidas para movilizarla.
14. Incluso con la preparación más cuidadosa de la reunión, no tendrá éxito si no controla la discusión. Para ello, es posible utilizar las siguientes técnicas:
a) para preservar la unidad de los participantes en la reunión:
Desactivar la situación en una situación de conflicto;
No tome partido hasta el resumen final;
Proteger a alguien con menos experiencia y trabajo reciente;
b) movilizar a los participantes de la reunión:
No te relajes y no dejes que otros desconecten del trabajo;
Evite las repeticiones;
No ignore ni la más pequeña propuesta si de alguna manera ayuda a la causa;
c) centrar la atención en el problema en discusión:
Estar basado en hechos;
Registrar las propuestas realizadas;
Dispóngalos de modo que se forme una imagen holística a los ojos de los presentes;
d) para activar a los participantes de la reunión:
Para fortalecer la evidencia de ciertas disposiciones, plantear preguntas adicionales;
Exprese un comentario de aprobación a la dirección del participante que hizo una propuesta constructiva.
15. Las actuaciones largas y vagas pueden interrumpirse. Por supuesto, esto debe hacerse con tacto, sin dar rienda suelta a la irritación, sin herir el orgullo del subordinado, sin obstaculizar su iniciativa.
No repitas esta técnica. Por primera vez, debe ser paciente y escuchar lo que dirá este empleado, y en el futuro (al preparar la próxima reunión), intente realizar una conversación preliminar individual. Puede usar registros detallados, taquigrafía o grabación en cinta y luego, de manera conveniente e inofensiva, invitar a este subordinado a leer o escuchar su presentación.
16. Al final de la reunión, se debe resumir brevemente sus resultados, agradecer a los participantes por las propuestas constructivas realizadas, establecer tareas para la implementación de las decisiones tomadas.
