Kohëzgjatja e rekomanduar e punëtorive nuk duhet të kalojë. Kryerja e takimeve të biznesit. Cilat janë llojet e takimeve? Takimet ndahen në

Ata do të shpojnë rrugën e tyre, - ngriti supet shefi. - Ose dikush do të duhet të depërtojë tek ata nga lart. Por kjo është kur ata arrijnë te akrepi, marrin grumbullin, e paketojnë në kontejnerë stabilizues dhe kështu me radhë, me pak fjalë, kur grumbulli është gati për t'u dërguar në magazinë. Vetëm jo te miat apo të tutë, në kuptimin jo te magazina e Organizatës, por te kazanët personalë të shefit tonë. E kuptoni cili është orari?

Dhe pas kësaj, teknikët e çelikut do të mbushin përsëri daljen dhe do të vazhdojnë të nxjerrin substancën energjetike derisa të rekrutojnë një grup të ri industrial?

Këtu, shefi pohoi me kokë. - Tani e kuptoj çfarë mashtrimi?

Këto janë vetëm thashetheme.

Këto janë thashetheme nga burime të besueshme,” kundërshtoi me qetësi shefi. - Gjithçka është e regjistruar në detaje, madje edhe dorëzuar në prokurori.

Nuk e di." Fox tundi kokën me dyshim. - Epo, le të themi se i gjithë ky artel është në "lundrim nëntokësor" autonom. Të djegurit janë ulur në “varkën e nëndheshme”. Por staltekët nuk kanë vdekur plotësisht, nuk u intereson presioni dhe nuk prekin skorgët, por duhet të marrin frymë. Nuk mund të ruash kaq shumë oksigjen dhe gazi duhet hequr, ka shumë në çdo minierë.

Ata kanë furnizim me oksigjen për një vit dhe pajisje rigjeneruese për dhjetë, e di me siguri! - përsëri i mbytur gërhiti "zero sekondë". - Shefi në agjencinë hapësinore bleu dikë, ata i hodhën atij një grumbull të madh të të gjitha llojeve të pajisjeve marsiane. Dhe ata i devijojnë gazin dhe mbeturinat e tjera në rendimente të veçanta. Tubat u shtrinë, valvulat u mbërthyen dhe i gjithë ky sistem bllokimi u soll në fund të çarjeve të nxehta. E dini, ka një rrjet të tërë luginash rreth Kopaçit me mbeturina të valë në fund? Epo, e çuan atje. Valvulat mbajnë presionin, gazi lëshohet, digjet atje, në lugina, ose gurgullon, nuk e di, dhe gjithçka është e mbuluar. Po kuptova?

I menduar mirë. Të shtrenjta.

Dhe pastaj! Dhe sa turp, është joreale të futesh në minierë përmes këtyre tubacioneve. Dhe sa bukur do të ishte ta mbulonim gjithë këtë artel! Përshëndetje, a keni pritur? Dhe këtu është një tufë granata plazma falas! Po s’do t’i dalë gjë, kush nuk digjet në lugina, mbytet, por nuk mbytet e nuk ngec në gypa, se skorgi do ta gllabërojë. Miniera është e mbuluar nga të gjitha anët.

Atëherë mbetet vetëm të presim që grumbulli i parë i akrepit të ngrihet në sipërfaqe dhe të kapet ... iniciativa është tashmë në krye.

Po mendon mirë, Lis. Është e qartë se nuk ka treg! Vetëm telashet nuk vijnë vetëm, kupton? Edhe unë këtë doja. Do të pres, mendova, do të frenoj karvanin dhe do t'ia paraqes shefit. Epo, shef, po tregton me ndërgjegjen, po organizon një mashtrim. Jo nga koncepti. Gjithçka po shkonte drejt kësaj, por ndodhi vetëm një lloj fatkeqësie. Dje, fjalë për fjalë në mbrëmje, një burrë i vogël më dërgoi një mesazh: miniera ishte e heshtur, si një memece. Asnjë lidhje m, pa zhurmë, pa kërcitje të paktën.

Mendimi i parë ishte ky. Ata e dëshpëruan, mendoj, përsëri brat mekanikë, hëngrën çeliku, pavarësisht marrëdhënies së largët. Dhe pastaj një burrë i ri ra në kontakt. Jo, tha ai, nuk ka lidhje me akrepat. Komunikimi jo vetëm me teknologjinë humbi. Kanë humbur edhe të djegurat. Dhe jo vetëm e humbur, nga ana tjetër.

Gjithashtu nuk përjashton mundësinë e një sulmi skorg.

Për të trembur mnemonistët e djegur me një lloj djegie? Jo, vëlla Fox. Kjo nuk do t'i trembë ata. Ata vetë mund të trembin çdo akrep. Edhe pse e gjithë ushtria e copave të hekurit do të jetë. Mnemonikët e këtij niveli thjesht nuk dorëzohen lehtë.

Viktor Andreevich mori një pushim teatrale.

Thuaj, psherëtiu Lisa. Nga performanca e organizuar nga bosi i mafies, Fox, të them të drejtën, tashmë ishte marramendur.

Burri im i tretë i vogël dërgoi një film. Kam vizatuar një foto nga kamerat e brendshme të vëzhgimit. Të huajt në "varkën nëntokësore" vizituan. Dhe në minierë gjithashtu. Vetëm një minutë para humbjes së komunikimit.

Të huajt?

Dhe në krye në këtë kohë, ushtria organizoi një lloj "Zarnitsa". Duket sikur kanë dalë për të qëlluar në biomek. Dragoi, thonë ata, u mbyt, u dogjën disa makina të blinduara, dhe kështu, për gjëra të vogla. Për më tepër, njerëzit thonë se kanë vendosur rreth një duzinë të djegur atje. Nuk është e qartë nëse rastësisht, apo në grumbull. Por e gjithë kjo është pikërisht mbi minierën. Rastësi, mendon?

Dyshoj.

Këtu. Unë gjithashtu dyshoj shumë. A e kuptoni tani se çfarë po marr?

Ushtria hodhi shefin përpara jush.

Tani jemi ne, francez, - Viktor Andreevich ia nguli sytë dhelprës. - Ne me ju. Nuk do të hidhesh tani, do të jesh me mua, apo jo? Nuk je kamikaze, apo jo?

Çfarë do nga unë? - ndryshoi befas temën, dhe në të njëjtën kohë tonin e Dhelprës së Zezë.

Epo, jo se keni parë marrëzi se si një rrëmujë e tillë noton larg, kjo është e sigurt. Unë do të ventiloj përmes kanaleve të mia çfarë dhe si. Kush i preu minatorët, ku i çuan mallin, nëse kishin kohë, si t'i përgjonin. Dhe ju e kaloni temën përmes kanaleve tuaja. E di që ke shumë agjentë dhe kontakte të mira me mercenarët. Le të marrim një karvan, ta ndajmë në mënyrë të barabartë. Ne do të shkojmë më tej së bashku, do të ngjitemi secili nga një shkallë. Ne do ta riformojmë organizatën, do ta nxjerrim nga amullia, do të ngrihemi edhe më pjerrët. Nuk do të ketë asgjë për të ndarë fare, përveç ndoshta botës në hemisfera. Kështu që në fund të fundit do të pajtohemi, ashtu siç e kuptuam unë dhe ti. Fluturim! Jo si me këtë vampir. Mirë, nuk është e vështirë ta kuptosh atë, një moment me përvojë, por mashtruesit janë të tepruar, kjo nuk falet. a me kupton?

E kuptoj." Lisa pohoi me kokë.

Ai kishte versionin e tij të zhvillimit të mëtejshëm të ngjarjeve, por tani Fox nuk do ta shprehte atë. Dhe në përgjithësi nuk do t'i kushtoja "zero sekondë" planeve të mia reale. Bosi i mafias sigurisht që nuk do t'i miratonte. Në fund të fundit, Fox nuk kishte ndërmend ta ndante Organizatën në dysh. Dhelpra e Zezë e konsideroi bashkimin me Viktor Andreevich vetëm si një masë të përkohshme. Sidoqoftë, Viktor Andreevich sigurisht që nuk e mendoi fare atë që tha. Ose më mirë, pikturuar kaq shumë ngjyra.

Pothuajse secilit prej nesh i është dashur të marrë pjesë në takime të ndryshme më shumë se një herë. Dhe, mendoj, shumë kanë dëgjuar thënien e mëposhtme nga kolegët: "Përsëri, takimi, por kur të punohet?". Qindra mijëra takime mbahen çdo ditë në vendin tonë. Por, për fat të keq, ky është rasti kur sasia nuk kthehet në cilësi, sepse parimi "sa më shumë aq më mirë" qartë nuk funksionon këtu. Vetëm takimet efektive mund të japin një rezultat të dukshëm të prekshëm dhe të ndikojnë në cilësinë e ndërmarrjes. Do të doja që ndërmarrjet, punonjësit e të cilave mund t'i bashkoheshin vargjeve të famshme nga poezia e V.V. "I ulur" i Mayakovsky u bë gjithnjë e më pak:

Nuk do të bini në gjumë me emocione.
Heret ne mengjes.
Unë ëndërroj të takoj agimin e hershëm:
"Oh të paktën
Më shumë
Një seancë
Lidhur me zhdukjen e të gjitha takimeve!

Llojet e takimeve

takim - mbledhje, kuvend kushtuar diskutimit të ndonjë çështjeje të veçantë ose të disa çështjeve.

Llojet e një takimi të zgjeruar janë:

• simpoziumi— takim i zgjeruar për një çështje të veçantë shkencore;
• konferencë- një takim i zgjeruar, për shembull, midis shkencëtarëve, politikanëve;
• kongres, kongres- një takim me një përbërje të gjerë, si rregull, në shkallë rajonale, gjithë-ruse ose ndërkombëtare.

Brenda një ndërmarrje të caktuar, në varësi të detyrës kryesore, dallohen llojet e mëposhtme të takimeve:

• operacionale;
• udhëzues;
• problematike.

Kritere të tjera mund të përdoren gjithashtu si bazë për klasifikimin e takimeve, si frekuenca e: i planifikuar, i paplanifikuar.

Përveç kësaj, sipas natyrës së takimit, ato ndahen në llojet e mëposhtme:

• diktatoriale- është karakteristikë e një menaxhimi autoritar, kur vetëm drejtuesi drejton mbledhjen dhe ka të drejtën aktuale të votës, pjesës tjetër të pjesëmarrësve u jepet mundësia vetëm të bëjnë pyetje, por jo të shprehin mendimin e tyre;
• autokratike- bazuar në pyetjet e udhëheqësit për pjesëmarrësit dhe përgjigjet e tyre ndaj tyre, si rregull, nuk ka diskutime, vetëm dialogu është i mundur;
• segregative- raporti diskutohet vetëm nga pjesëmarrësit e zgjedhur nga drejtuesi, të tjerët dëgjojnë dhe marrin parasysh informacionin e paraqitur;
• e diskutueshme- shkëmbimi i lirë i mendimeve dhe zhvillimi i një zgjidhjeje të përbashkët; e drejta për të marrë një vendim në formulimin përfundimtar i mbetet kreut;
• pa pagesë- nuk miraton një axhendë të qartë, herë nuk ka kryetar, herë përfundon me vendim, por në thelb bëhet fjalë për shkëmbim mendimesh.

Të mbledhur së bashku, pjesëmarrësit e takimit kanë mundësinë të shprehin këndvështrimin e tyre për temat në diskutim, të sjellin informacionin që kanë për të gjithë pjesëmarrësit në takim, të diskutojnë çështje të diskutueshme, të shqyrtojnë zgjidhje alternative. Në fund të fundit, jo më kot thonë se e vërteta lind në një mosmarrëveshje.

Por takimi është një sipërmarrje e shtrenjtë. Mbani në mend se nëse organizata juaj ka një takim njëorësh me tetë pjesëmarrës çdo ditë, kjo do të thotë që një punonjës paguhet vetëm për pjesëmarrjen në takime. Takimi nuk mund të shihet si një mënyrë për të informuar punonjësit, ai është mjeti më i mirë i vlerësimit dhe vendimmarrjes. Një vendim kolektiv ka më shumë peshë se një vendim i vetëm. Prandaj, takimi është ideal ku pjesëmarrja e ekipit në diskutimin e problemit dhe gjetjen e zgjidhjeve është e nevojshme, ku është e nevojshme të merren parasysh këndvështrime të ndryshme.

Përgatitja e takimit

Suksesi i një takimi varet 90% nga cilësia e përgatitjes së tij. Çdo takim, qoftë edhe më i shkurtër, do të përfitojë vetëm nga studimi paraprak.

Personi përgjegjës për përgatitjen e ngjarjes, para së gjithash, duhet të zbulojë:

• qëllimi i takimit
• pikat kryesore për diskutim,
• lista e pjesëmarrësve,
• vendi, koha dhe forma.

Duhet të theksohet se në një sërë organizatash ekziston një procedurë e caktuar për mbajtjen e takimeve, e cila mund të parashikohet në rregullore të veçanta. Në këtë rast, detyra thjeshtohet shumë.

Nëse disa persona marrin pjesë në përgatitjen e takimit, atëherë, si rregull, ndërmarrja lëshon një urdhër për mbajtjen e një takimi, i cili përcakton përbërjen e grupit të punës dhe planin për përgatitjen e tij (shih Shembullin 1).

Përcaktimi i rendit të ditës

Përcaktimi i rendit të ditës është detyrë e kryetarit, por është përgjegjësi e sekretarit ta dokumentojë atë.

Rendi i ditës përpilohet vetëm pasi të përcaktohet qëllimi i mbledhjes. Në të njëjtën kohë, qëllimi duhet të formulohet qartë, të ketë plotësi logjike dhe interpretim të qartë. Rendi i ditës duhet të përfshijë një numër të vogël pikash në mënyrë që ato të diskutohen në detaje në takim. Por, për fat të keq, kjo kërkesë nuk përmbushet gjithmonë dhe agjenda është e mbingarkuar, gjë që e bën të pamundur përgatitjen dhe diskutimin e plotë të të gjitha çështjeve. Këtu zbatohet parimi "më mirë më pak, por më mirë". Prandaj, gjithmonë përpiquni të hiqni qafe çështjet dytësore që mund të zgjidhen jashtë takimit.

Rendi i ditës zakonisht hartohet në formë të shkruar (të shtypur). . Natyrisht, takimet mund të mbahen pa një listë pyetjesh të përgatitur paraprakisht, por në këtë rast ato duhet të paktën gojarisht të vihen në vëmendje të pjesëmarrësve në takim. Unë mendoj se askush nuk do të argumentojë se një axhendë e shkruar është një formë më efektive dhe i lejon të gjithëve të përqendrohen në atë që duhet bërë: para takimit, gjatë takimit dhe pas tij. Është plani i ngjarjes. Takimet pa të shumë shpesh kthehen në diskutime të përgjithshme, pjesëmarrësit e të cilave nuk fokusohen në çështje kyçe. Shumë dëshmitarë të takimeve të papërgatitur më shumë se një herë iu desh të përballeshin me një situatë të tillë kur dikush kërkonte urgjentisht informacion nga vartësit e tyre, dhe pjesa tjetër u detyrua të humbiste kohë duke pritur. Të meta të tilla ndikojnë negativisht në ritmin e diskutimit dhe për rrjedhojë në efektivitetin e tij.

Ne lidhje me ate Si duhet të vendosen pikat në rendin e ditës? Ka dy mendime diametralisht të kundërta.

Në përputhje me këndvështrimin e parë, pyetjet duhet të renditen sipas rëndësisë dhe kompleksitetit të tyre. Argumentet këtu janë si më poshtë: në fillim të takimit, punonjësit janë më aktivë, nuk janë ende të lodhur dhe, për këtë arsye, është më mirë që në fillim të diskutohen çështjet më të rëndësishme dhe të vështira.

Ithtarët e këndvështrimit të dytë besojnë se çështjet që kërkojnë diskutim dhe shtjellim të zgjeruar trajtohen më së miri në të tretën e dytë të takimit, kur performanca fizike dhe mendore e pjesëmarrësve arrin kulmin. Fillimisht mund të zgjidhen çështjet aktuale që nuk kërkojnë shumë kohë, dhe pyetjet më të lehta, gjëra interesante dhe të këndshme, mund të lihen për në fund.

Në bazë të praktikës së punës, mund t'u rekomandojmë lexuesve t'i përmbahen këndvështrimit të dytë, sepse. duke filluar me pyetje më të thjeshta, mund të vendosni një ritëm të caktuar, sepse ato nuk kërkojnë studim të hollësishëm, punonjësit që i diskutojnë nuk kanë kohë të lodhen - ato shërbejnë si një "lloj ngrohjeje" përpara se të punojnë për probleme më komplekse. Kur puna kryesore është kryer dhe vëmendja e audiencës dobësohet, mund të kaloni në diskutimin e çështjeve më interesante që nuk kërkojnë tension (në të tretën e fundit të takimit), për shembull, në lidhje me organizimin e një ngjarjeje korporative për nder të përvjetorin e kompanisë ose për rezultatet e pjesëmarrjes në një ekspozitë.

Ne jetojmë në një botë dinamike. Gjatë përgatitjes së takimit, si rezultat i marrjes së informacionit më të besueshëm dhe në kohë, prioritetet mund të ndryshojnë vazhdimisht. Ajo që ishte e rëndësishme për ne vetëm disa orë më parë mund të bëhet krejtësisht jointeresante. Prandaj, asnjëherë nuk duhet konsideruar axhenda e miratuar e një seminari si diçka e palëkundur. Në këtë rast, mund të rekomandohet që të zhvillohet një procedurë për rregullimin e rendit të ditës pas miratimit të saj, e cila duhet të pasqyrohet në Rregulloren e mbajtjes së mbledhjeve.

Axhenda e planifikuar miratuar nga kreu, një mostër e një dokumenti të tillë është paraqitur në shembullin 2. Por në praktikë, shpesh përdoret edhe një formë e thjeshtuar. Siç shihet nga shembulli 3, ai nuk ka një vulë miratimi (madje ka opsione projektimi pa nënshkrimin e ekzekutuesit përgjegjës), por janë këto forma të thirrjeve që janë më të zakonshmet. Formulari i parë është më informativ, përmban informacione për vendin, datën dhe pjesëmarrësit e takimit, ka një vulë miratimi. Prandaj, mund të rekomandohet përdorimi i tij për takimet më të rëndësishme, dhe për axhendat e punës dhe operacionale, sekretari mund të nënshkruajë rendin e ditës pas një diskutimi paraprak gojor me kryetarin. Procedura për hartimin e rendit të ditës përcaktohet në Rregulloren për mbajtjen e mbledhjeve, nëse ka një të tillë në ndërmarrje.

Pjesëmarrësit e takimit

Pasi të keni përcaktuar qëllimin e takimit dhe gamën e çështjeve që do të diskutohen në të, mund të vazhdoni me përzgjedhjen e kandidatëve për pjesëmarrës. Për një takim punonjësit duhet të ftohen :

• të cilët marrin vendime kyçe për çështjet e shtruara për diskutim (mendimi i tyre mund të jetë vendimtar);
• të cilët, në përputhje me detyrat e tyre zyrtare, kanë informacione të caktuara për çështjet në shqyrtim;
• të cilët, për nga natyra e aktiviteteve të tyre, duhet të jenë të njohur me informacionin e paraqitur në takim;
• i cili do të organizojë zbatimin e vendimeve të mbledhjes.

Duhet të ftohen njerëz që janë në gjendje të shprehin këndvështrime të ndryshme dhe në të njëjtën kohë janë të gatshëm për ndërveprim të frytshëm.

Dobia e një takimi është në përpjesëtim të zhdrejtë me numrin e pjesëmarrësve. Shuma e rekomanduar nga psikologët për një takim të brendshëm biznesi - 6 deri në 9 persona, kjo siguron produktivitet të lartë, njerëzit nuk humbasin në masë dhe një grup i tillë kontrollohet më lehtë. Në praktikë, takimet mbahen në grupe më të vogla dhe më të mëdha, secila me avantazhet dhe disavantazhet e veta.

Rendi i ditës mund të jetë i bashkangjitur Lista e te ftuarve duke treguar pozicionet e tyre. Ky është rasti kur organizohen takime të mëdha me një numër të madh pjesëmarrësish. Kjo praktikohet në mënyrë aktive në organet ekzekutive federale. Në organizatat tregtare, është më mirë të përfshihen pjesëmarrësit dhe të ftuarit në takim në axhendën e takimit, siç tregohet në shembullin 2.

Në institucionet e mëdha përpilohen takime për çështjet më të rëndësishme informacion rreth tyre , e cila tregon arsyen dhe qëllimin e shtrimit të çështjes për diskutim. Së bashku me ndihmën mund të ofrohet projektvendim .

Nëse në një takim marrin pjesë një numër i madh njerëzish, drejtues dege, filialë ose përfaqësues të palëve të treta, ftesa (njoftime) te takimi. Si rregull, një dokument i tillë përbëhet nga:

• ankesat;
• informacion për datën, vendin dhe kohën e ngjarjes;
• axhendë;
• ftesa për pjesëmarrje;
• kërkesat për konfirmimin e pjesëmarrjes në takim.

Ftesat (njoftimet) nënshkruhen nga personat përgjegjës për përgatitjen e eventit. Një opsion i mundshëm i projektimit tregohet në Shembullin 4.

Lloji i dokumentit që duhet t'u dërgohet pjesëmarrësve varet gjithashtu nga lloji i takimit. Si rregull, kjo është:

• një ftesë (njoftim) për mbajtjen e një mbledhjeje, të lëshuar në letrën e organizatës, ose
• rend dite ne formen e miratuar nga ndermarrja.

Axhenda duhet të dërgohet disa ditë përpara fillimit të ngjarjes (zakonisht 3-5 ditë) për t'u dhënë të pranishmëve mundësinë për t'u përgatitur. Materialet që do të diskutohen i bashkëngjiten (projekt raporte për çdo çështje, materiale informative të dorëzuara nga ekzekutorët përgjegjës). Një dokumentacion i tillë mbështetës mund të dërgohet më vonë - 1-2 ditë para takimit. Në këtë rast, duhet të merrni parasysh raportin real të sasisë së informacionit që ju nevojitet për t'u njohur me kohën e mbetur.

Organizatorët e takimeve jo vetëm që duhet të dërgojnë ftesa (ose agjenda) për të pranishmit, por ata gjithashtu duhet të japin komente. Duhet të sqarohet nëse do të mund të marrin pjesë, nëse kanë nevojë për disponueshmëri të mjeteve teknike.

Përgatitja e dokumenteve për takimin (raporte, materiale informative)

Pra, 10-15 faqe tekst të vazhdueshëm, të shtypura me shkronja të vogla, askush nuk do t'i lexojë. Prandaj, mos kurseni në punonjësit tuaj dhe përdorni madhësinë optimale të shkronjave - 12. Teksti më i vogël mund të përdoret, për shembull, për shënimet e faqeve.

Mos përdorni shumë stile fonti në të njëjtën kohë (2 janë të mjaftueshme, për shembull, ato më të zakonshmet - Times New Roman dhe Arial). Është më mirë të theksohen fragmente teksti me stile të ndryshme (kursive, të theksuara) ose nënvizime.

Mendoni se sa nivele titujsh në tekst do t'ju nevojiten, a keni nevojë t'i numëroni ato, si do t'i nënvizoni emrat e tabelave, diagrameve dhe figurave? E gjithë kjo do ta ndihmojë lexuesin të lundrojë shpejt në dokument.

Gjëja kryesore është që logjika e formatimit të zgjedhur nga ju të mos shkelet brenda një dokumenti dhe është e dëshirueshme që ajo të vëzhgohet (edhe me devijime të vogla) brenda të gjithë grupit të materialeve.

Prezantimet e pjesëmarrësve mund të mbështeten raporte me shkrim . Vini re se raporti është një nga dokumentet më të gjata të biznesit. Shkrimi i tij i referohet aftësive të nevojshme për një karrierë të suksesshme. Prandaj do të japim disa rekomandime bazë për hartimin e tekstit të raportit. Ajo duhet të jetë:

• koncize, për aq sa e lejon përmbajtja dhe qëllimi;
• i kuptueshëm (i thjeshtë, jo konfuz);
• logjike;
• strukturuar.

Shumë shpesh, qëllimi i shkrimit të një raporti është të ndikojë te lexuesit në një farë mënyre: t'i bindë ata të pranojnë një këndvështrim të caktuar, të ndryshojnë mendjen e tyre ose të ndërmarrin veprime specifike. Raporti duhet t'i drejtohet një grupi të paracaktuar, të përmbajë argumente bindëse dhe të parashikojë kundërshtimet e mundshme.

Krahas raporteve, takimi është duke u përgatitur materiale informative që përdorin prezantuesit. Nuk është çudi që proverbi rus thotë: "Është më mirë të shohësh një herë sesa të dëgjosh njëqind herë". Ka shumë mjete ndihmëse vizuale. Për shembull, dy grafikë të thjeshtë mund të jenë më efikas se një kompleks dhe janë më të lehtë dhe më të shpejtë për t'u ndërtuar. Teknologjia moderne kompjuterike ju lejon të përfshini në raport shumë imazhe grafike deri në ilustrime me ngjyra.

Përgatitja e dhomës

Salla e mbledhjeve duhet të përgatitet paraprakisht.

Duhet të ajroset ose të ndizet sistemi i ajrit të kondicionuar brenda disa orësh.

Karriget duhet të vendosen mirë dhe numri i tyre duhet të jetë 1-2 më shumë se numri i planifikuar i pjesëmarrësve dhe të ftuarve. Në fund të fundit, gjatë diskutimit, mund t'ju duhet urgjentisht të ftoni një nga punonjësit. Pastaj ata do të kenë një vend për t'u ulur.

Në tavolina duhet të ketë enë shkrimi (stilolapsa, lapsa dhe fletë letre A4 ose fletore të përshtatshme A5 ose më të mëdha). Inkurajohet përdorimi i shkrimit të markës.

Në tavolina vendosen ujë mineral dhe gota, të cilat vendosen me kokë poshtë në peceta dhe numri i tyre duhet të jetë 1-2 më shumë se të pranishmit.

Nëse dërrasat e shënuesve përdoren për qartësi, është e nevojshme të sigurohet prania e disa shënuesve me shumë ngjyra, si dhe të njomni paraprakisht të ashtuquajturin "gomë" me një lëng të veçantë.

Në rastin e përdorimit të mjeteve teknike, ato duhet të instalohen paraprakisht, të njihen me rregullat e funksionimit dhe të kontrollohen për funksionueshmërinë, është e domosdoshme të sigurohet mundësia e lidhjes së laptopëve. Kur përdorni sllajde, është e nevojshme të sigurohet prania e tyre në takim, të vendosni ekranin e projektimit në mënyrë të tillë që të mund të shihet nga të gjithë të pranishmit.

Mund të kërkohen më shumë pajisje ekzotike. Për shembull, në ndërmarrjet ushqimore, është e mundur të bëhet një degustim i një produkti dhe të krahasohet me produktet e konkurrentëve. Në këtë rast, është e nevojshme të sigurohet disponueshmëria e enëve të tavolinës të disponueshme për secilin pjesëmarrës.

Disa kompani nuk lejojnë që telefonat celularë të sillen në takime për arsye sigurie. Në këtë rast, duhet të jetë e mundur ruajtja e tyre me sekretarin e kreut.

Mbajtja e një takimi

Nëse rendi i ditës është i mbushur, atëherë ne rekomandojmë vendosjen e rregullave për diskutim . Ai disiplinon pjesëmarrësit dhe ndihmon kryetarin të kontrollojë rrjedhën e mbledhjes. Një axhendë shembull për një takim të dedikuar për të diskutuar një çështje mund të duket kështu:

• vërejtje hyrëse (përcaktohen afatet kohore gjatë mbledhjes dhe koha e përafërt e përfundimit të saj) - jo më shumë se 10 minuta;
• kryefjala - deri në 30 minuta;
• pyetje për folësin - jo më shumë se 2 minuta. secili;
• bashkëraportim, mesazh - jo më shumë se 10 minuta;
• pyetje për bashkëfolësin - jo më shumë se 1 min. secili;
• shfaqje - 5-7 minuta. secili;
• përgjigja e folësit - jo më shumë se 5 minuta;
• përgjigjet e bashkëfolësve - jo më shumë se 3 minuta. secili;
• referencë gjatë takimit - jo më shumë se 3 minuta;
• leximi i projektvendimit - jo më shumë se 3 minuta;
• Përmbledhja e rezultateve të takimit - jo më shumë se 10 minuta.

Maksimumi kohëzgjatja takimet nuk duhet të kalojnë tre deri në katër orë në ditë. Bazuar në karakteristikat psikofiziologjike të një personi, rekomandohet të bëni një pushim pas 1.5 - 2 orë pune për 15 minuta.

Ora specifike e mbledhjes përcaktohet nga kryetari. Në këtë rast, bioritmet njerëzore duhet të merren parasysh. Për shembull, studimet ergonomike kanë treguar se koha më e mirë për të marrë vendime është vonë në mëngjes. Psikologët rekomandojnë mbajtjen e shumicës së takimeve pasdite. Sipas teorisë së bioritmeve, një person ka dy maja të kapacitetit të punës - midis 9-12 orë dhe midis 16-18 orë. Edhe pse takimet e gjata në fund të ditës mund t'i detyrojnë njerëzit të marrin vendime të shpejta dhe jo gjithmonë optimale. Suksesi nuk varet nga kohëzgjatja e takimit, por nga sa aktivë janë të gjithë pjesëmarrësit e tij.

Mesatarisht, kohëzgjatja e takimeve në ndërmarrje varion nga 30 minuta deri në 2 orë. Është e nevojshme të përpiqeni ta mbani takimin sa më të shkurtër, aq sa të lejojnë qëllimet e përcaktuara. Nuk është sekret që në shumë kompani takimet për çështje që mund të diskutohen në 20 minuta kthehen në një diskutim të gjatë 2 orësh. Bota ka grumbulluar shumë përvojë në zgjidhje racionale dhe madje origjinale për këtë problem. Për shembull, në disa korporata japoneze, punonjësit shkojnë në holl, dhe takimi mbahet atje dhe në këmbë. Nuk ka dyshim se diskutime të tilla përshtaten në kornizën kohore të rekomanduar nga ekspertët - një orë, maksimumi një e gjysmë. Është e vështirë për mua të imagjinoj një formë të tillë të mbajtjes së takimeve në ndërmarrjet ruse - ne jemi ende larg Japonisë në çështjet e organizimit të biznesit, por ne kemi ende gjithçka përpara.

• takimet informative dhe operacionale nuk duhet të kalojnë 20-30 minuta, dhe takimet problematike - 1,5-2 orë;
• diskutimi i një çështjeje komplekse nuk duhet të zgjasë më shumë se 40-45 minuta;
• pas 30-40 minutash punë, vëmendja e pjesëmarrësve fillon të ulet;
• pas 70-80 minutash shfaqet lodhja fizike;
• pas 80-90 minutash zhvillohet aktiviteti negativ - fillojnë bisedat dhe aktivitetet e jashtme;
• nëse mbledhja vazhdon pa pushim për më shumë se 2 orë, atëherë ka pjesëmarrës që pajtohen me çdo vendim.

Dokumentacioni i takimit

Gjëja më e rëndësishme fillon menjëherë pas takimit. Në fund të fundit, efektiviteti i tij do të varet nga zbatimi i vendimeve të marra. Për ta bërë këtë, është e nevojshme të hartohet një protokoll në të cilin vendimet regjistrohen me shkrim, duke treguar ekzekutuesit përgjegjës dhe afatet e përfundimit të detyrës. Në mënyrë tipike, në fund të takimit, kryesuesi përmbledh diskutimin dhe shkurtimisht shpall se çfarë veprimesh duhet të ndërmerren, nga kush dhe kur. Është protokolli që dokumenton marrëveshjet e arritura dhe tregon drejtimin e punës së ardhshme.

Protokolli është një element i detyrueshëm i fazës përfundimtare të takimit. Në procesverbal regjistrohet rrjedha e diskutimit të çështjeve dhe vendimet e marra. Protokolli pasqyron aktivitetet e vendimmarrjes së përbashkët nga një organ kolegjial ​​ose një grup punonjësish.

Në varësi të llojit të takimit dhe faktorëve të tjerë, sa vijon formularët e protokollit :

• plot procesverbal, i cili përmban një procesverbal të të gjitha fjalimeve në mbledhje (shënon çështjet e diskutuara dhe vendimet e marra, fjalimet e pjesëmarrësve, pyetjet, komentet, etj.);
• i shkurtër procesverbal, i cili përmban emrat e folësve dhe shënime të shkurtra për temën e fjalimit, vendimet e marra (pa detaje të diskutimit).

Vendimi se çfarë forme protokolli duhet mbajtur në mbledhje merret nga drejtuesi i organit kolegjial ​​ose drejtuesi i organizatës.

Në thelb, protokolli është një përmbledhje e takimit. Mund të bëhet bazë për diskutimin e çështjeve të ngritura në mbledhjen e ardhshme. Nga ky dokument, ata që mungojnë në takim do të mund të nxjerrin informacion të vlefshëm (mund të jenë ekzekutorë përgjegjës që nuk janë ftuar në diskutim). Prandaj, kur hartoni një protokoll, është e nevojshme të përfshini pikat e mëposhtme:

• data dhe ora e seminarit;
• pjesëmarrësit;
• rendin e ditës dhe zbatimin e tij;
• vendimet e marra;
• veprimet e synuara;
• ekzekutuesit përgjegjës;
• periudha e ekzekutimit.

Procesverbali mbahet gjatë mbledhjes nga sekretari, i cili mban shënime (stenografi) ose i regjistron në diktofon fjalimet e pjesëmarrësve në mbledhje. Cilësia kryesore profesionale e një sekretari duhet të jetë aftësia për të dëgjuar, e cila aktualisht është një cilësi e nënvlerësuar. Shumica e njerëzve në një takim shumë shpesh fillojnë të flasin në të njëjtën kohë. Nga të gjitha fjalët që përdorim, vetëm një pjesë e vogël përmban informacion objektiv që ia vlen të regjistrohet në një dokument. Shumë njerëz i kornizojnë mendimet e tyre me fjalë që shprehin se si ndihen për audiencën ose si ndihen për grupin. Për të nxjerrë thelbin nga një rrjedhë e tillë verbale kërkohet një përqendrim i konsiderueshëm i vëmendjes, si dhe njohuri për proceset kryesore të biznesit të organizatës. Ne do të japim një sërë rekomandimesh për ata që regjistrojnë:

• perceptojnë fakte dhe ide, jo vetëm fjalë;
• dëgjo fjalët për veprimet: të kryera, të pritshme ose të miratuara;
• vini re fjalët që do të flisnin për ndryshime të mundshme;
• mos hezitoni të pyesni të pranishmit nëse nuk e kuptoni ose nuk e kuptoni vendimin e marrë gjatë diskutimit aktiv ose veprimit të ardhshëm;
• përpara se të kaloni në pikën tjetër të diskutimit, përmblidhni atë të mëparshme. Në të njëjtën kohë, si rregull, kryetari kërkon të lexojë me zë të lartë projektvendimin dhe, nëse është e nevojshme, bën rregullime në të (duhet theksuar se nëse është krijuar një grup pune për mbledhjen, atëherë është ajo që duhet të përgatisë projektvendimi), dhe detyra e sekretarit përfshin vetëm fiksimin e vendimit të miratuar në draft protokoll.

Dizajni i protokollit ka një sërë veçorish. Nëse zgjati disa ditë, atëherë një vizë tregon datat e fillimit dhe mbarimit të takimit. Numri i protokollit është numri rendor i mbledhjes së organit kolegjial ​​që nga fillimi i vitit.

Protokolli shenjat kryetar dhe sekretar. Në raste veçanërisht të rëndësishme, folësit duhet miratoj protokolli, vizat vendosen në margjinën e majtë të dokumentit, në nivelin e regjistrimit të performancës.
Protokollit i bashkëlidhen materialet e paraqitura për shqyrtim: vërtetimet, raportet, projektet etj., të cilat hartohen si shtojca.

Si rregull, koha e caktuar për përgatitjen e protokollit varet nga lloji i takimit dhe duhet të përcaktohet në rregulloret lokale të ndërmarrjes. Zakonisht procesverbali finalizohet brenda pak orësh pas mbledhjes ose të nesërmen, ndërsa kujtimi i diskutimit të sekretarit, kryetarit dhe të gjithë të pranishmëve është i freskët.

Të gjithë pjesëmarrësve të mbledhjes duhet t'u dërgohet një kopje e procesverbalit, dhe ekzekutuesve përgjegjës për çështje specifike që nuk ishin të pranishëm në mbledhje, një ekstrakt nga procesverbali, i cili do të përfshinte vetëm informacionin e nevojshëm për ekzekutimin e urdhrit. Mostra lëshimi i një ekstrakti nga procesverbali i mbledhjes së prodhimit është dhënë në shembullin 5. Koha e shpërndarjes së një kopje të procesverbalit për pjesëmarrësit në takim ose një ekstrakt nga procesverbali duhet të përcaktohet në rregulloret lokale të ndërmarrjes.

Zakonisht, kopje e protokollit bëhet duke bërë fotokopje të protokollit origjinal të nënshkruar nga kryetari dhe sekretari i mbledhjes. Në këtë rast, në këndin e sipërm të djathtë të dokumentit vendoset vula "COPY", dhe jo "KOPJE E SAKTË", siç bëhet në shumë organizata, dhe në fund të protokollit bëhet një hyrje certifikimi në përputhje me GOST R6.30-2003: kur vërtetoni një kopje të një dokumenti, vendoset një mbishkrim vërtetimi poshtë atributit “Nënshkrimi”. “E saktë”, pozicioni i personit që ka vërtetuar kopjen, nënshkrimi i tij personal dhe emri i plotë (inicialet, mbiemri), data e vërtetimit.(shih Shembullin 6). Në të njëjtën kohë, personi që ka të drejtën të vërtetojë kopjet e protokolleve duhet të pajiset me kompetenca të tilla nga rregulloret lokale të ndërmarrjes, për shembull, kjo mund të pasqyrohet në Udhëzimet për punën e zyrës.

Lejohet një kopje e protokollit (si dhe një ekstrakt nga protokolli). vërtetoj me vulë organizata sipas gjykimit të saj. Por, si rregull, kopjet e dokumenteve (në ekstrakte) të përdorura brenda organizatës nuk janë të vulosura. Prandaj, në shembujt tanë 5 dhe 6 nuk është.

Nëse jeni duke bërë një kopje të një protokolli me shumë faqe, atëherë fillimisht duhet të qepen fletët e fotokopjuara të dokumentit dhe në këtë rast mbishkrimi i vërtetimit bëhet në anën e pasme të fletës së fundit të dokumentit. Në praktikë, kopjet me shumë faqe të përdorura vetëm brenda një organizate nuk blihen.

Kontrolli është i kufizuar në kohë dhe thelbësor. Përgjegjësia për kontrollin e kohës i takon shërbimit të menaxhimit të të dhënave dhe kontrolli kryhet në thelb nga mbikëqyrësi i menjëhershëm. Në mbledhjen e radhës punonjësit mund të njoftohen për zbatimin e vendimeve të mbledhjes së mëparshme.

Në përputhje me Art. 5 e Listës së dokumenteve standarde të menaxhimit të krijuara në aktivitetet e organizatave (2000), janë krijuar më poshtë periudhat e ruajtjes së protokollit :

• protokollet e organit ekzekutiv kolegjial ​​të organizatës (bordi, këshilli, drejtoria, bordi, etj.) - vazhdimisht;
• protokollet e organeve shkencore, eksperte, metodologjike, këshillimore të organizatës (komitete, komisione, këshilla etj.) - vazhdimisht;
• procesverbalet e takimeve me drejtuesin e organizatës - vazhdimisht;
• procesverbalet e mbledhjeve të kolektivëve të punës të organizatës - vazhdimisht;
• procesverbalet e mbledhjeve të divizioneve strukturore të organizatës - 5 vjet të EIC;
• procesverbalet e mbledhjeve të përgjithshme të aksionarëve, aksionarët - vazhdimisht.

Shumica e protokolleve kanë një periudhë të përhershme të ruajtjes, e cila përcakton rëndësinë e punës me këtë lloj dokumenti në ndërmarrje. Prandaj, është e rëndësishme jo vetëm ruajtja arkivore, por edhe organizimi i ruajtjes operacionale të protokolleve në ndërmarrje në përputhje me nomenklaturën e miratuar të rasteve.

Menaxhimi i dokumenteve elektronike dhe takimet: çfarë kanë të përbashkët?

Ndërmarrjet e ndjejnë gjithnjë e më shumë nevojën për menaxhim efektiv. Futja e sistemeve elektronike të menaxhimit të dokumenteve (EDMS) synon këtë. Ne tërheqim vëmendjen tuaj për faktin se në shumë EDMS ekziston një modul i krijuar për të automatizuar rrjedhën e punës që shoqëron mbledhjet e organeve të menaxhimit kolegjial. Ai është në gjendje të zgjidhë në mënyrë efektive detyrat e mëposhtme:

• planifikimin dhe përgatitjen e takimeve;
• sigurimi i menaxherit me mjete të përshtatshme për të analizuar takimet e mëparshme;
• kontrollin mbi ekzekutimin e vendimeve të marra si rezultat i mbledhjes.

Në një formë ose në një tjetër (në varësi të softuerit specifik), funksionet e mëposhtme mund të zbatohen:

• formimi i draftit të rendit të ditës;
• dërgimin e mesazheve për ekzekutuesit përgjegjës për përgatitjen e projektvendimeve;
• marrjen e projektvendimeve dhe vërtetimeve nga përmbaruesit përgjegjës;
• formimi i një pakete dokumentesh për takimin;
• shpërndarja e një pakete dokumentesh për pjesëmarrësit e takimit;
• shpërndarja e ftesave, agjendave;
• formimi i procesverbalit të mbledhjes;
• monitorimin e zbatimit të vendimeve të mbledhjeve.

Nëse një bllok i plotë për automatizimin e kontrollit mbi ekzekutimin e udhëzimeve zbatohet në EDMS, atëherë ju lejon të gjeneroni raportimin e nevojshëm. Si rregull, ju mund të bëni zgjedhje në:

• F.I. O. drejtuesi që dha urdhër;
• F.I. O. ekzekutues përgjegjës;
• afati për ekzekutimin e urdhrave;
• urdhërat e vonuara.

Përdorimi i duhur i EDMS është krijuar për të lehtësuar punën tonë dhe për të liruar kohë për zgjidhjen e problemeve që makinat nuk janë ende në gjendje t'i përballojnë.

* * *

Duke marrë parasysh që CEO i një ndërmarrje të madhe shpenzon mesatarisht 17 orë në javë, CEO 23 orë dhe menaxheri i mesëm 11 orë në javë duke marrë pjesë në takime, efikasiteti i takimeve mund të çlirojë shumë kohë dhe energji të dobishme. Dhe kontributi juaj në këtë kauzë fisnike mund të jetë i rëndësishëm!

Nga mençuria rrjedhin tre karakteristikat e mëposhtme: të bësh gjykime të shkëlqyera, të flasësh pa gabime dhe të bësh atë që është e drejtë.
Demokriti
Nëse nuk shprehen mendime të kundërta, atëherë nuk ka asgjë për të zgjedhur më të mirën.
Herodoti
Takimet: qëllimi dhe shkalla e efektivitetit
Përhapja e një forme të tillë të kërkimit të zgjidhjeve si një takim shpjegohet me faktin se shumica dërrmuese e ideve të frytshme janë rezultat i një shkëmbimi pikëpamjesh, një diskutim kolektiv i një çështjeje të caktuar.
Llojet e takimeve, në varësi të çështjeve të shqyrtuara në to: problematike; udhëzues; operacionale. Takimet janë një nga llojet më të shtrenjta të aktiviteteve të menaxhimit. Kjo për arsyet e mëposhtme: zakonisht liderët, domethënë punëtorët më të paguar, këshillohen; në të njëjtën kohë, ka humbje kohe që lidhen me nevojën për të mbledhur pjesëmarrës, dita e punës është prishur; në shumë raste, aksidentet në punë ndodhin gjatë mungesës së menaxherit në vendin e tij të punës; takimet “dekurajojnë” disa njerëz, i nxjerrin jashtë ritmit të punës.
Problemi i dytë është se shumica e takimeve janë joefektive. Për shembull, në Shtetet e Bashkuara, ekspertët vlerësojnë se 90% e takimeve nuk e arrijnë qëllimin. Me sa duket, situata nuk është më e mirë në vendet e tjera. Ekziston edhe problemi i llogaridhënies për vendimet: disa liderë i shohin takimet si një mënyrë për të shmangur përgjegjësinë personale, e cila i shkakton dëm të konsiderueshëm kauzës.
Problemi më i rëndësishëm është ulja e kostos së kohës së punës për mbajtjen e një takimi.
Në SHBA, për shembull, përdoret kjo metodë: në dhomën e mbledhjeve është instaluar një tabelë elektronike e rezultateve, e cila tregon kohëzgjatjen aktuale të takimit dhe koston e saj me një total kumulativ (leximet ndryshojnë çdo minutë). Një kujtesë e tillë funksionon mirë për njerëzit e biznesit që dinë të llogarisin kohën dhe paratë.
Një mënyrë tjetër për të përdorur në mënyrë racionale kohën e punës është zvogëlimi i numrit të takimeve. Në Japoni, për shembull, përdoret një teknikë e quajtur "kingsho". Mblidhni komente me shkrim për projektvendimin. Kjo i lejon menaxhmentit të zgjidhë çështjen pa mbajtur një takim ose të organizojë një takim me një rreth shumë të ngushtë njerëzish.
Një teknikë e tillë u shfaq me ne në vitet e para të pushtetit Sovjetik - u quajt "le të shkojë përreth". Pra, kingsho nuk është një shpikje origjinale, por një huazim i dobishëm nga praktika jonë e brendshme.
Si përmbledhje, për të zvogëluar kohëzgjatjen dhe për të rritur efektivitetin e takimeve, ato duhet të përgatiten siç duhet.
Përgatitja e takimit
Qëllimi i takimit. Është "fillimi i të gjitha fillimeve": sa më specifikë të jenë objektivat e takimit, aq më i mundshëm është një rezultat produktiv. Formulimi i paqartë - "për të diskutuar gjendjen e çështjes" - nuk synon asgjë specifike. Në shumë takime, pjesëmarrësit nuk mund të bien dakord për asgjë, pasi në fakt flasin për gjëra të ndryshme.
A nevojiten gjithmonë raportet? Një raport për çështjen në diskutim nuk është gjithmonë i nevojshëm. Në shumë raste, mjafton që paraprakisht të kopjohet dhe t'u shpërndahet pjesëmarrësve një shënim informues që përmban materialin e nevojshëm faktik dhe një projektvendim. Përveç kësaj, ndonjëherë raporti është si një pilulë e mirë gjumi.
Nëse, megjithatë, një raport është i nevojshëm, gjatë përgatitjes së tij, ia vlen të përdorni rekomandimet e përcaktuara në paragrafin
7.2.
Rendi i ditës. Sa më me kujdes të përpunohet, aq më e shkurtër është kohëzgjatja e takimit, pasi pjesëmarrësit e tij mund të përgatiten më mirë dhe të bëjnë propozime specifike.
Është e këshillueshme që të qarkullohet paraprakisht agjenda e mbledhjes së ardhshme. Një shenjë e shijes së keqe është ftimi i pjesëmarrësve në një takim (më shpesh me telefon) kur ftuesi (sekretari ose punonjësi tjetër) nuk e di vërtet as qëllimin dhe as axhendën e takimit.
Ndonjëherë është e mundur të mos mbahen takime - mjafton të riprodhoni dhe t'u dërgoni palëve të interesuara informacione të shkruara për diçka, e cila është shumë më efektive se informacioni gojor.
Në mbledhje nuk duhet të shqyrtohen çështjet që zgjidhen në rendin e punës. Takimi është punë e mendjes kolektive, e cila nuk duhet të shpërqendrohet nga vogëlsira.
Rrethi i pjesëmarrësve. Numri optimal i pjesëmarrësve në një diskutim të përbashkët është 5-7 persona. Me një numër më të madh të të ftuarve, shkalla e pjesëmarrjes (ose kthimit) të tyre në diskutimin e çështjes zvogëlohet ndjeshëm, dhe kohëzgjatja e takimit rritet.
Një nga ligjet e Parkinsonit thotë: "Sa më shumë njerëz, aq më i gjatë është debati". Megjithatë, nuk janë të rralla rastet kur, në ndjekje të një prestigji të kuptuar gabimisht, mblidhen më shumë njerëz. Disa oficerë kryesues e perceptojnë atë pothuajse si një fyerje kur një udhëheqës i ftuar dërgon të tijën

deputet ose specialist për temën në diskutim. Për të mirën e kauzës, vetë menaxheri vendos se kush do të shkojë në mbledhje, gjë që e lejon atë të menaxhojë në mënyrë më efikase kohën e punës, megjithëse mungesa në mbledhje nuk e përjashton atë nga zbatimi i vendimeve të marra atje.
Është mirë që të ndryshohet përbërja e pjesëmarrësve me një axhendë heterogjene të takimit: personat, çështjet e të cilëve janë shqyrtuar mund të largohen nga takimi, pjesëmarrësit e tjerë ftohen në kohën e duhur sipas radhës në të cilën janë shqyrtuar çështjet. Kostoja e takimit. Ajo llogaritet si më poshtë. Përcaktohet numri i pjesëmarrësve në takim, kohëzgjatja e tij dhe tarifa për orë e secilit pjesëmarrës. Vlera e gjetur ka të ngjarë të befasojë në mënyrë të pakëndshme shumë. Llogaritja bëhet sipas formulës:
ku C është kostoja e takimit, fshij.; N është numri i pjesëmarrësve; T është kohëzgjatja e takimit, h; 5sr - paga mesatare mujore e pjesëmarrësve; TLav - numri mesatar i orëve të punës në muaj.
Shpenzimi i kohës. Është bërë traditë e mirë caktimi i kohës së takimeve duke marrë parasysh oraret e punës së departamenteve. Takimet e paplanifikuara trokasin ritmin, nuk kontribuojnë në kulturën e komunikimit të biznesit, privojnë pjesëmarrësit e tyre nga mundësia për të realizuar atë që kishin planifikuar më parë.
Shpërndarja e takimeve sipas ditëve të javës varet nga lloji i tyre: takimet problematike mbahen më së miri në mes të javës, kur produktiviteti i punës është më i lartë, mbledhjet udhëzuese dhe operacionale në fund të javës ose të hënën (shumë të shkurtra).
Mbledhjet zakonisht mblidhen më mirë pasdite. Dihet nga teoria e bioritmeve se një person ka dy maja të rritjes së efikasitetit: e para është afërsisht nga ora 9 në 12-13, e dyta është midis orës 16 dhe 18. Takimet caktohen më mirë që të përkojnë me kulmin e dytë. Kjo do të shërbejë si një faktor shtesë për të inkurajuar pjesëmarrësit në takim që të punojnë shpejt dhe me efikasitet në mënyrë që të mos qëndrojnë zgjuar deri vonë.
Kohëzgjatja e takimit. Ai duhet të planifikohet paraprakisht dhe më pas të njoftojë pjesëmarrësit për kohën e fillimit dhe përfundimit të tij. Fatkeqësisht, kjo nuk është shumë e zakonshme në vendin tonë, megjithëse një mjet kaq efektiv për të vendosur ritmin e nevojshëm për një takim mund të zvogëlojë kohëzgjatjen e tij.
Për të vlerësuar sa më saktë kohëzgjatjen e takimit me zgjidhjen e të gjitha çështjeve të planifikuara (dhe takimet duhet të përfundojnë në kohën e caktuar!), këshillohet që të ndani kohë ndërmjet çështjeve në përputhje me rendin e ditës, të caktoni ata që janë përgjegjës për përgatitjen e tyre. Detyra e atyre që janë përgjegjës është të arrijnë zgjidhjen e çështjeve në kohën e caktuar. Për ta, mund të futen edhe stimuj materialë: shpërblime në rastet kur çështja zgjidhet në më pak kohë dhe, anasjelltas, de-bonuse për tejkalimin e kohës së caktuar.
Përvoja tregon se 30-40 minuta janë të mjaftueshme për të zgjidhur qoftë edhe një çështje të rëndësishme në një takim.
Gjatë zhvillimit të agjendës së takimit, është e nevojshme të vazhdohet nga rekomandimet e mëposhtme: kohëzgjatja e takimit problematik nuk duhet të kalojë një orë e gjysmë deri në dy orë (pas dy orësh punë të vazhdueshme, shumica e pjesëmarrësve humbasin interesin për zgjidhjen e problemit në shqyrtim), takime udhëzuese dhe operative - 20-30 minuta. Vini re se kohëzgjatja optimale e aktivitetit mendor të përbashkët të një numri të madh njerëzish është 40-45 minuta. Prandaj, në sistemin arsimor kohëzgjatja e orës akademike është 45 minuta me një pushim të detyrueshëm pasues. Për shumicën e njerëzve, kufiri fiziologjik i lodhjes kur punojnë së bashku është një orë.
Kur punojnë pa pushim, shumica e pjesëmarrësve ndihen të lodhur. Kjo vazhdon për rreth 30-40 minuta, më pas gjendja shëndetësore e të pranishmëve përmirësohet dhe debati ndizet me energji të përtërirë. Por meqenëse vëmendja e shumicës së njerëzve është fikur për gjysmë ore të fundit, folësit shpesh fillojnë të përsërisin folësit e mëparshëm. Ekspertët e quajnë këtë fazë të takimit "periudha e aktivitetit negativ". Karakterizohet nga fakti se një person bëhet i pakontrollueshëm, trajton gjithçka me mosbesim. Vendimet e marra në këtë kohë zakonisht karakterizohen nga ekstremizmi.
Nëse një takim vazhdon pa ndërprerje për dy orë, më shumë se 90% e pjesëmarrësve do të pajtohen me çdo vendim, përderisa largohen shpejt.
Kështu, kohëzgjatja optimale e takimit nuk është më shumë se një orë. Nëse rrethanat e rastit kërkojnë punë më të gjatë, është e domosdoshme të organizohen pushime 5-10 minuta.
Dhoma. Vendi më i mirë për një takim është një dhomë e pajisur posaçërisht: me një tryezë të rrumbullakët, një orë muri, pa telefon dhe një përzgjedhës (është e këshillueshme që të keni një telefon dhe një përzgjedhës në dhomën tjetër në mënyrë që të mund të dilni dhe të merrni ndihmoni ose ftoni specialistët e nevojshëm pa shpërqendruar të tjerët).
Forma e rrumbullakët e tryezës kontribuon në një diskutim më demokratik - nivelizon statuset zyrtare. (Si rregull, pjesëmarrësit me një status më të lartë zyrtar ose personal ulen në një tavolinë të zgjatur drejtkëndore më afër kryetarit, dhe pozicioni i drejtuesit të takimit theksohet nga pozicioni i tij dominues në tryezë.) Një tryezë trapezoidale ofron mundësi të mira ne kete aspekt.
Nëse takimi zhvillohet në zyrën e menaxherit (siç ndodh më shpesh), duhet të fikni telefonin dhe përzgjedhësin (ose të paktën të ulni volumin e sinjalit të thirrjes) në mënyrë që të mos shpërqendrojnë, e lëre më të bezdisin. pjesëmarrësit e takimit.
Salla e mbledhjeve duhet të jetë e ajrosur mirë. Në mungesë të ventilimit të duhur, produktiviteti i punës mendore zvogëlohet (me të paktën 10%), dhe kjo ndikon si në kohëzgjatjen e takimit ashtu edhe në cilësinë e vendimeve të marra në të. Temperatura në dhomë gjithashtu ka rëndësi: ajri i freskët ndihmon në uljen e kohëzgjatjes së takimit dhe, anasjelltas, temperatura mbi dhomën normale çon në

rritjen e saj.
Njoftimi i pjesëmarrësve. Është mirë që të gjithë të ftuarit të informohen me shkrim për axhendën e takimit (e kemi përmendur tashmë më lart): më pak shtrembërime, keqkuptime, më shumë angazhim. Rendi i ditës duhet të tregojë orarin e fillimit dhe mbarimit të takimit; vendi i mbajtjes së tij; një deklaratë të qartë të çështjeve që do të diskutohen; emrat e folësve, bashkë-raportuesve dhe personave përgjegjës për shqyrtimin e çështjeve; koha e caktuar për secilën pyetje; ku mund të gjeni informacion paraprak.
Diskutimi është më efektiv kur propozohet një projektvendim i gatshëm (një ose më shumë nga opsionet e tij alternative). Personi që përgatit një çështje të caktuar është i interesuar që paraprakisht të ketë komente për projektvendimin dhe vetë procesi i vendimmarrjes përshpejtohet.
Mbajtja e një takimi
Detyrat e Kryetarit. Detyra kryesore e kryesuesit të mbledhjes është që në kohën më të shkurtër të mundshme të marrë vendimet më të mira për të gjitha çështjet e rendit të ditës. Për ta bërë këtë, duhet të sigurohet që secili pjesëmarrës të përfitojë sa më shumë prej tij dhe që diskutimi në tërësi të jetë konstruktiv.
Kryesuesi ka shumë fuqi për të menaxhuar ecurinë e vendimit, por ato nuk përdoren gjithmonë në masën e tyre të plotë. Pajtueshmëria me pikat procedurale rregullon rrjedhën e takimit. Duhet të fillojë dhe të përfundojë saktësisht në kohën e caktuar.
Menaxhimi i takimit. Si rregull, mbledhja fillon me kryetarin tradicionalisht: "Kush dëshiron të flasë për pyetjen e parë?". Zakonisht të parët që marrin fjalën janë personat më autoritativë, me vetëbesim, që zënë një pozicion zyrtar më të lartë dhe më të rritur në moshë, të cilët vendosin tonin dhe drejtimin e diskutimit. Megjithatë, zgjidhjet që ato ofrojnë janë shpesh tradicionale. Propozime të papritura, jo standarde vijnë shpesh nga kolegët e tyre më të rinj. Por pas fjalimeve të “mjeshtrave”, të mbajtura veçanërisht me ton kategorik, të rinjve u humbet dëshira për të shprehur këndvështrimin e tyre, i cili nuk përkon me atë të shpallur tashmë. Kështu, takimi privohet nga idetë e freskëta dhe në të njëjtën kohë fiton vëzhgues pasivë që humbin kohën e çmuar pa qëllim (ata thonë se në takime dhe takime të organizuara dobët lojëra të tilla si "beteja detare", "tic-tac-toe" , u ngrit "butulli letrare" etj.).
Si mund ta shmangë kryetari këtë? Ai duhet të organizojë një renditje të tillë fjalimesh, në të cilën rendi i tyre do të jetë i kundërt me autoritetin dhe pozicionin e folësve, atëherë askush nuk do të ndikohet nga gjykimi tashmë i shprehur i personave më autoritativë.
Një mënyrë tjetër për të rritur pjesëmarrjen e pjesëmarrësve në takim është t'i jepet të gjithëve një mundësi për të folur. Është e qartë se kjo është e mundur me një numër relativisht të vogël të konferencave. Pjesëmarrësi nuk foli kurrë - a ia vlente ta ftoje fare? Ju duhet të dini se kush mund të bëjë një sugjerim të dobishëm. Numri i seancave do të reduktohet, dhe kjo në vetvete nuk është e keqe!
Kryesuesi ka në dispozicion një mjet tjetër - të rregullojë drejtimin dhe efikasitetin e fjalimeve. Nuk duhet të lejohen devijime nga meritat e çështjes, vonesa në fjalime, stimulim konkret, analizë kuptimplotë e çështjes dhe propozime reale. Nëse fillimi i diskutimit zbuloi një papërgatitje të qartë të çështjes për diskutim, është e nevojshme që menjëherë të hiqet nga rendi i ditës dhe të shënohen në procesverbal komentet e personit që përgatit çështjen për neglizhencën e tyre.
Fatkeqësisht, vetëm disa janë në gjendje të shprehin shkurt dhe qartë mendimet e tyre. Kjo kërkon përgatitje të kujdesshme për fjalimin: në bazë të sistemimit dhe analizës së materialit, të ndash kryesoren nga dytësore, të gjesh marrëdhënien.
dhe, si rezultat, ofroni një zgjidhje të arsyetuar.
Shpesh fjalimet e folësve pa përgatitje nuk përmbajnë ndonjë informacion të ri dhe kur arrijnë në pikën kryesore, interesi i dëgjuesve tashmë humbet. Prandaj, detyra e kryesuesit nuk është vetëm të respektojë afatin, por edhe të monitorojë përdorimin efektiv të kohës nga çdo folës, të mos lejojë shkeljen e afatit të përcaktuar.
Për të mos abuzuar me vëmendjen e dëgjuesve, teknika të veçanta janë përdorur prej kohësh. Për shembull, në disa fise, folësi duhej të qëndronte në njërën këmbë, kështu që ai përpiqej të fliste më shkurt. Në parlamentin danez ekziston një pajisje e veçantë që e ngre podiumin gjithnjë e më lart, ndërsa folësi vazhdon të flasë pasi të ketë kaluar koha e caktuar. E qeshura dhe këshillat e të pranishmëve janë një shoqërim aq i pakëndshëm sa pak njerëz duan ta përjetojnë vetë këtë procedurë.
Disa ekspertë besojnë se kryesuesi ka nevojë për një asistent i cili do të monitorojë respektimin e rregullave. Për shembull, ai i bën një shenjë folësit dhe kryetarit - "koha ka mbaruar".
Për të ndihmuar folësin, mund të vendosni rërë në përputhje me rregullat e pranuara të fjalimeve.
Pjesa më e madhe në procesin e një kërkimi kolektiv për një zgjidhje optimale varet edhe nga toni i diskutimit. Disa njerëz dallohen nga kategorikshmëria e tepruar, kategorikshmëria në gjykimet e tyre, përfshirë edhe në lidhje me propozimet që vijnë nga të tjerët. Diskutimi bëhet një luftë ambiciesh, e aftë për të "varrosur" një qasje të re, të jashtëzakonshme për zgjidhjen e çështjes. Prandaj, detyra e kryesuesit është të monitorojë korrektësinë e fjalimeve.
Një rrezik edhe më i madh vjen nga deklaratat e ashpra dhe pa takt të disa pjesëmarrësve për të tjerët. Zyrtari kryesues duhet të shtypë me vendosmëri manifestimet e emocionalitetit të tepruar të të pranishmëve. I interesuar për pjesëmarrjen aktive të "viktimës" në diskutime të mëtejshme, ai mund të ngrejë statusin e tij duke i bërë thirrje me respekt të theksuar.
Sulmet e padëshiruara mund të provokojnë ulje të dobët të pjesëmarrësve në takim. Ceteris paribus

kushtet, njerëzit që ulen përballë njëri-tjetrit më shpesh fillojnë të konfliktohen, dhe më rrallë - ata që ulen pranë njëri-tjetrit. Zyrtari kryesues, duke ditur natyrën e të ftuarve në mbledhje dhe marrëdhëniet e tyre të vendosura (më saktë, jo të vendosura), mund të ndikojë me takt në vendosjen e të pranishmëve, duke i ulur ata në mënyrë që ata të mos mund të "kapin" papritur dhe të ndërhyjnë në punën konstruktive.
Rreth pushimeve. Siç është përmendur tashmë, gjatë një takimi që zgjat më shumë se dy orë, pushimet janë të nevojshme, ato duhet të organizohen bazuar në faktin se koha optimale për aktivitetin e vazhdueshëm të përbashkët mendor të njerëzve nuk është më shumë se 40-45 minuta. Nëse numri i pjesëmarrësve është i vogël, këshillohen pushime të shkurtra çdo orë pune, dhe nëse ka shumë të ftuar, pushime të zgjatura çdo një orë e gjysmë deri në dy orë (gjatë kësaj kohe, të gjithë mund të largohen, dhe më pas të hyjnë dhe të marrin përsëri vendet e tyre).
Megjithatë, pushimet në takime nuk janë gjithmonë të përshtatshme: ose organizatorët nuk e marrin seriozisht nevojën e tyre, ose duan të përfitojnë nga lodhja e dëgjuesve që pajtohen me çdo zgjidhje të çështjes.
Rreth pirjes së duhanit gjatë takimeve. Kur, për shembull, Polonia vendosi një ndalim të pirjes së duhanit gjatë takimeve, kohëzgjatja e tyre u ul me 40%. Ia vlen të merret në konsideratë, apo jo?

Takimet e biznesit janë një nga format më të rëndësishme të veprimtarisë së një drejtuesi, një mënyrë për të përfshirë vartësit në shkëmbimin e informacionit dhe zhvillimin e vendimeve menaxheriale për problemet më urgjente dhe më komplekse që dalin në organizatë. Arritja e qëllimeve të takimit kryhet duke respektuar fazat e detyrueshme të tij:

Faza 1. Përgatitja e takimit, i cili përfshin:

• - Formulimi i qëllimeve dhe objektivave të takimit (vendimi për përshtatshmërinë dhe domosdoshmërinë, tema kryesore e takimit, kushtet që duhet të plotësojë rezultati përfundimtar)
• - Identifikimi i atyre që janë përgjegjës për punën përgatitore (për shembull, krijimi i një grupi pune për përgatitjen e rendit të ditës, caktimi i një personi përgjegjës për mbajtjen e procesverbaleve, mbledhjen e pjesëmarrësve, etj.); Duhet të theksohet këtu se për efektivitetin e një bisede biznesi, është e nevojshme të ftoni vetëm ata që nevojiten drejtpërdrejt kur diskutoni çështje. Gjatë mbajtjes së takimeve, duhet pasur parasysh se shumë pjesëmarrës do të ndikojnë negativisht në takim. Numri optimal është nga 5 deri në 12 persona, në varësi të çështjeve që trajtohen.
• - Përgatitja e rendit të ditës, e cila duhet të përfshijë vendin, datën, orën e fillimit, rregullat dhe kohëzgjatjen e takimit, një listë të çështjeve nga takimet e mëparshme dhe pikat e reja për diskutim, një draft plan veprimi për të gjitha pikat, përbërjen e pjesëmarrësve, përdorimi i mjeteve audiovizive dhe të tjera teknike, etj.;

Faza 2. Kryerja e një takimi, duke respektuar sa vijon:

• - Kohëzgjatja e takimit. Është vërtetuar shkencërisht se efektiviteti i një takimi varet nga kohëzgjatja e tij. Sa më gjatë të jetë, aq më shumë ulet performanca e pjesëmarrësve të saj. Në mënyrë ideale, kohëzgjatja e takimit nuk duhet të kalojë 30-40 minuta. Pas kësaj periudhe, të gjithë parametrat e performancës ulen ndjeshëm.
• - Orari: orari optimal - 1 orë punë; nëse kërkohet më shumë kohë, atëherë pas 40-45 minutash punë, kërkohet një pushim 10-15 minuta. Rregullat duhet të respektohen nga të gjithë pjesëmarrësit, pavarësisht nga rangu;

Grafiku 3: Efektiviteti i takimit

Faza 3. Marrja e një vendimi dhe përmbledhja e rezultateve të takimit. Vendimi mund të merret:

• - me një numër të vogël pjesëmarrësish (deri në 20) - me shumicë të thjeshtë votimi;
• - për bazë merret drafti i përgatitur nga një grup i posaçëm pune dhe kur bëhen ndryshime dhe shtesa, miratohet versioni përfundimtar;
• - Kryetari i mbledhjes përmbledh diskutimin dhe formulon një vendim.

Gjatë përmbledhjes së rezultateve të takimit, është e nevojshme të kontrollohet saktësia e protokollit, të rishikohen rezultatet e takimit me mbulimin e detyrueshëm të çështjeve të mëposhtme.

1. Para së gjithash, duhet të mendoni se çfarë synimi keni vendosur ju si udhëheqës duke mbajtur një takim specifik. Qëllimi i takimit është një përshkrim i rezultatit të kërkuar, lloji i dëshiruar i vendimit, rezultati i dëshiruar i punës (opsionet e mundshme për qëllimet: një shkëmbim paraprak i pikëpamjeve, përgatitja e rekomandimeve për një vendim, një vendim për një çështje, etj.). Tema e takimit është objekt diskutimi. Sa më saktë dhe në drejtimin e duhur të formulohet lënda e diskutimit, aq më shumë ka të ngjarë të arrihet rezultati i dëshiruar. Tema duhet të formulohet në mënyrë të tillë që të interesojë secilin pjesëmarrës të takimit. Të gjithë duhet ta dinë se ai po kontribuon në zgjidhjen e një problemi të përbashkët. Temat bëhen interesante kur formulohen konkretisht.

2. Është e nevojshme të paraqiten për diskutim vetëm ato çështje që nuk mund të zgjidhen në rendin e punës. Axhenda e takimit është një dokument me shkrim i shpërndarë paraprakisht pjesëmarrësve të takimit dhe përfshin informacionin e mëposhtëm:

Tema e takimit;

Qëllimi i takimit;

Lista e çështjeve të diskutuara;

Ora e fillimit dhe përfundimit të takimit;

Vendi ku do të zhvillohet;

Mbiemrat e folësve, bashkë-raportuesve përgjegjës për përgatitjen e pyetjeve;

Koha e caktuar për secilën pyetje;

Vende dhe kohë ku mund të njiheni me materialin për çdo çështje.

Një axhendë e mirëmenduar e takimit që dërgohet paraprakisht (në raste ekstreme, e shpallur), një axhendë e mirëmenduar e takimit u lejon pjesëmarrësve të përgatiten më mirë dhe, për rrjedhojë, të rrisin rezultatin e tyre në vetë takimin (dhe udhëheqësin për të kërkuar një prodhim të tillë).

3. Është më mirë nëse koha e takimeve përcaktohet nga orari i vendosur në organizatë (departament). Takimet e paplanifikuara trokasin ritmin, zvogëlojnë kulturën e komunikimit të biznesit, i privojnë menaxherit mundësinë për të planifikuar kohën e punës dhe për ta menaxhuar atë, duke prishur takimet dhe punët e planifikuara.

Për të mos i lënë punonjësit jashtë ritmit të punës, këshillohet që të organizoni takime në fund të ditës së punës ose në gjysmën e dytë të saj.

Kohëzgjatja e takimit nuk duhet të kalojë një orë e gjysmë - dy (më shumë se dy orë punë të vazhdueshme për shumicën e pjesëmarrësve, për arsye thjesht fiziologjike, bëhet indiferente se si zgjidhet çështja).

4. Numri optimal i pjesëmarrësve në diskutime të përbashkëta është 5-7 persona. Rritja e numrit të të ftuarve ul në mënyrë drastike shkallën mesatare të pjesëmarrjes (ose kthimit) duke zgjatur takimin. Prandaj, këshillohet që numri i të ftuarve të zvogëlohet në minimum.

Është më mirë kur, me një axhendë heterogjene të takimit, përbërja e pjesëmarrësve të tij është e ndryshueshme: personat, çështjet e të cilëve diskutohen lejohen të largohen nga takimi, ndërsa pjesëmarrësit e tjerë, çështja e të cilëve nuk shqyrtohet së pari, ftohen në kohën e duhur.

Në vend të një ftese, disa punonjësve mund t'u kërkohet, për çdo rast, të jenë në vendin e tyre të punës në intervalin kohor të caktuar për të thirrur ose për të marrë ndihmë me telefon nëse është e nevojshme.

Është e dëshirueshme që pjesëmarrësit e takimit të përfshijnë njerëz që janë të aftë të luajnë rolin e një "eksperti", "gjeneruesi i ideve", "kritiku" në rrjedhën e veprimtarisë mendore kolektive.

5. Njoftimi paraprak (disaditor) i pjesëmarrësve me kalimin e rendit të ditës tek ata është një element i rëndësishëm në përgatitjen e takimit. Projektvendimet, abstraktet e raporteve, referenca mund të dërgohen si aneks në rendin e ditës. Është shumë mirë që para fillimit të mbledhjes, personave që përgatitin pyetjet t'u jepen komente nga pjesëmarrësit e mbledhjes për projektvendime, abstrakte fjalimesh.

6. Instruktoni vartësit (pjesëmarrësit në takim) paraprakisht për rregullat e sjelljes në mbledhje.

Shkurtimisht, ato mund të përmblidhen si më poshtë.

Përfaqësoni veten në deklaratat tuaja. Thuaj "unë" në vend të "ne" ose formën jopersonale. Figura e të folurit duke përdorur përemrin "ne" është pothuajse gjithmonë një lojë fshehjeje. Folësi nuk merr përgjegjësinë e plotë për atë që thotë.

Nëse po bëni një pyetje, thoni pse po e bëni atë, çfarë do të thotë për ju. Pyetjet nuk duhet të lënë asnjë dyshim se përse po bëhen. Pyetjet e kurthit helmojnë atmosferën.

Në deklarata, ji vetvetja, mos luani një rol të zgjedhur nga ju ose që pritet nga ju nga të tjerët. Nëse mendoni se duhet të heshtni, heshtni.

Përmbahuni, sa të jetë e mundur, nga interpretimi i mendimeve të të tjerëve. Shprehni pozicionin tuaj. Mundohuni të mos bëni përgjithësime të pajustifikuara.

Mos flisni për veprimet dhe mendimet e të tjerëve, por për perceptimin tuaj të këtyre veprimeve dhe mendimeve, domethënë, formuloni gjykime në gjuhën e "Unë - mesazhe", dhe jo "Ti - deklarata". Në vend të "Ti bëre një gabim këtu" është më mirë të thuash "Më është dukur se një gabim hyri këtu ...".

7. Është vërtetuar se, ceteris paribus, njerëzit që ulen përballë njëri-tjetrit fillojnë të konfliktohen më shpesh, dhe më rrallë - ata që ulen pranë njëri-tjetrit. Udhëheqësi, duke ditur personazhet e të ftuarve, mundet, pa tërhequr vëmendjen për këtë, t'i ulë pjesëmarrësit në mënyrë që ata që mund të shkëputen dhe të ndërhyjnë në shqyrtimin e çështjes të mos jenë përballë njëri-tjetrit.

8. Qëllimet dhe funksionet e drejtuesit (kryetarit). Qëllimi kryesor i liderit në takim është të gjejë zgjidhjen optimale për të gjitha çështjet e rendit të ditës në kohën më të shkurtër të mundshme. Për ta arritur atë, ai duhet të sigurojë nga secili pjesëmarrës dhe t'i japë një karakter konstruktiv diskutimit në tërësi.

Lideri duhet të rregullojë drejtimin, efikasitetin e fjalimeve. Për ta bërë këtë, nuk duhet të lejohen devijime anash, vonesa të fjalimeve, stimulimi i konkretitetit, prania e analizave kuptimplota dhe propozimeve reale. Nëse fillimi i diskutimit zbuloi papërgatitjen e çështjes, atëherë është e nevojshme që me vendosmëri ta hiqni atë nga diskutimi dhe t'i bëni një koment personit që përgatiti çështjen.

Fjalimet e disa pjesëmarrësve mund të ndryshojnë në kategorikitetin e tepruar, kategorikshmërinë që buron nga të tjerët. Një ton i tillë mund të shkaktojë dëme serioze në diskutim, ta kthejë atë në një luftë ambiciesh. Prandaj, udhëheqësi duhet të sigurojë që fjalimet të jenë të sakta; për këtë qëllim, ju mund të rregulloni renditjen e tyre. Drejtuesi monitoron nga afër rrjedhën e mbledhjes, kontrollon përmbajtjen e fjalimeve, bën shënimet e nevojshme dhe me vërejtje të shkurtra përqendron vëmendjen e të pranishmëve në propozimet më të vlefshme të folësve.

9. Nëse qëllimi i takimit është shkëmbimi i informacionit dhe vendosja e detyrave të ardhshme gjatë punës aktuale, atëherë në takim duhet të marrin pjesë vetëm drejtuesit e departamenteve. Në një takim të tillë, gjendja e punëve duhet të përshkruhet shkurtimisht, pasi është e mundur që disa nga të pranishmit mund të mos jenë të njohur me problemin në tërësi. Më pas është e nevojshme të raportohet për progresin në zbatimin e vendimeve të marra në mbledhjen e mëparshme. Nëse diçka ka ngecur, nuk duhet të kërkoni fajtorët: koha do të humbasë në mosmarrëveshje të ashpra, dhe më e rëndësishmja, akuzat e ndërsjella mund të ndajnë ekipin. Por është e nevojshme të formulohen qartë detyrat për të ardhmen.

10. Nëse qëllimi i takimit është zgjidhja e një problemi specifik, atëherë është e nevojshme të përfshihen ata pa të cilët çështja nuk do të ecë përpara, dhe ata që janë në gjendje të ofrojnë zgjidhjen e tyre për këtë problem. Pjesëmarrësve të takimit duhet t'u sigurohet informacion për problemin, të formulojnë qartë dhe pa mëdyshje detyrën. Është e këshillueshme që ta bëni këtë paraprakisht në mënyrë që njerëzit të mund të përgatisin propozimet e tyre. Mundohuni të shpërndani mendërisht rolet midis pjesëmarrësve: i pari do të bëjë propozime, i dyti do të jetë në gjendje t'i vlerësojë ato nga një këndvështrim, i treti - nga tjetri, i katërti më në fund do të formulojë vendimin ... Sipas renditjes që ju duket më e sakta, duhet t'ua jepni fjalën pjesëmarrësve në diskutim.

11. Rendi i fjalimeve duhet të jetë i tillë që rendi i tyre të jetë i kundërt me autoritetin dhe pozicionin e folësit: atëherë pjesëmarrësit me status më të ulët nuk do të mbizotërohen nga gjykimi i shprehur tashmë i kolegëve më autoritativë.

Çdo pjesëmarrës duhet të vihet përpara nevojës për të folur. Është e qartë se kjo mund të arrihet me një numër relativisht të vogël të konferencave. Por nëse personi i pranishëm nuk ka folur kurrë, a duhet ai në mbledhje?

12. Ndjekja e procedurës normalizon rrjedhën e mbledhjes. Ajo duhet të fillojë dhe të përfundojë në një kohë të caktuar rreptësisht, në mënyrë që të mos minojë besimin tek udhëheqësi dhe tek ata që e përgatitën atë.

Një nga detyrat e liderit është që paraprakisht të pajtohet dhe më pas të mos lejojë që të shkelen rregullat e të folurit.

13. Takimi, si rregull, fillon me një fjalim hyrës nga kreu, në të cilin ai formulon qëllimet dhe objektivat e punës së ardhshme. Rendi i punës mund të jetë i ndryshëm. Nëse propozimet e parapërgatitura paraqiten për diskutim, ato u vihen në vëmendje të pranishmëve dhe më pas diskutohen. Nëse kjo nuk bëhet, atëherë propozohet të bëhen propozime dhe vetëm atëherë të diskutohen.

Mund ta përgatisni plotësisht tekstin e fjalimit paraprakisht, mund të kufizoheni në teza. Nëse është e nevojshme, këshillohet të përdorni mjete video dhe audio. Kur diskutoni për temat më të rëndësishme, është shumë mirë që paraprakisht të përgatitet një tekst dhe t'u shpërndahet pjesëmarrësve të takimit.

Nuk është e nevojshme të mbulohen një gamë të gjerë çështjesh në një fjalim. Mjafton të ndalemi në idenë themelore themelore, por ajo duhet thënë bindshëm, përfundimisht, në mënyrë të kuptueshme. Gjatë fjalimit, duhet të kontrolloni veten dhe audiencën. Në shenjat e para të dobësimit të vëmendjes nga të pranishmit, këshillohet përdorimi i metodave të njohura për ta mobilizuar atë.

14. Edhe me përgatitjen më të kujdesshme të takimit, nuk do të keni sukses nëse nuk e kontrolloni diskutimin. Për këtë, mund të përdoren metodat e mëposhtme:

a) për të ruajtur unitetin e pjesëmarrësve në takim:

Përmirësoni situatën në një situatë konflikti;

Mos merrni anë deri në debrifingun përfundimtar;

Mbroni dikë që ka më pak përvojë, punon kohët e fundit;

b) për të mobilizuar pjesëmarrësit në takim:

Mos e relaksoni veten dhe mos i lini të tjerët të mbyllin punën;

Shmangni përsëritjen;

Mos e shpërfillni as propozimin më të parëndësishëm, nëse ai ndihmon disi kauzën;

c) për të përqendruar vëmendjen në problemin në diskutim:

bazuar në fakte;

Regjistroni propozimet e bëra;

Rregullojini ato në mënyrë që të shfaqet një pamje e plotë në sytë e të pranishmëve;

d) për të aktivizuar pjesëmarrësit në takim:

Për të forcuar dëshmitë e dispozitave të caktuara, shtroni pyetje shtesë;

Shprehni një vërejtje miratuese për pjesëmarrësit që bëri një propozim konstruktiv.

15. Fjalimet e gjata dhe të paqarta mund të ndërpriten. Sigurisht, kjo duhet bërë me takt, pa i dhënë fryrje acarimit, pa lënduar krenarinë e vartësit, pa frenuar iniciativën e tij.

Nuk ia vlen të përsëritet kjo. Për herë të parë, duhet të jeni të durueshëm dhe të dëgjoni se çfarë do të thotë ky punonjës, dhe për të ardhmen (kur përgatiteni për takimin e ardhshëm), përpiquni të bëni një bisedë paraprake individuale. Ju mund të përdorni prerjet e detajuara, stenografinë ose regjistrimin në kasetë, dhe më pas në një mënyrë të përshtatshme, jofyese, ta ftoni këtë vartës të lexojë ose të dëgjojë fjalimin e tij.

16. Në fund të takimit duhet të përmblidhen shkurtimisht rezultatet e tij, të falënderohen pjesëmarrësit për propozimet konstruktive të bëra dhe të vendosen detyra për zbatimin e vendimeve të marra.