Huruvida ett samtal från domstolen är korrekt meddelande. Telefonavisering. Allmänna krav för registrering

Telefonmeddelanden förmedlar vanligtvis följande information:

• inbjudningar till konferenser, möten, möten, möten,
• information om att skjuta upp eller ställa in tidigare planerade evenemang,
• förfrågningar om att skicka representanter till fältarbete,
• korta rapporter,
• begäran om information som inte kräver bilagor m.m.

Huvudsyftet med telefonmeddelandet är att dokumentera överföringen av operativ information. Detta framgår till exempel av paragraf 4.5.4 i den godkända modellinstruktionen för pappersarbete och arkivarbetet i tullmyndigheterna. order från Ryska federationens federala tulltjänst av den 18 oktober 2004 nr 160: "Telefonogram används för att snabbt lösa problem i fall där meddelanden som överförs via telefon kräver dokumentation."

Kollapsa Show

Ekaterina Kameneva, chefsspecialist på Department of Documentation Support of the State Corporation "Rosatom"

Du bör inte använda ett telefonmeddelande när tvister kan uppstå som är relaterade till innehållet och själva överföringen av dokumentet och som kan nå ända till rättstvist (undantaget är fall då användningen av ett telefonmeddelande är föreskrivet i lagstadgade regler). agerar till exempel i punkt 3 i artikel 121 i APC RF). Faktum är att när man sänder ett telefonmeddelande har författaren av dokumentet inte dokumentbevis för mottagande av adressaten, och adressaten får inte originaldokumentet med författarens underskrift (dessa två villkor kan uppfyllas av en annan typ av dokument - ett brev).

Telefonmeddelandet bör snarare betraktas som ett ytterligare argument i en rättslig tvist, och inte som det enda och tillräckliga. Den används bäst för att lösa problem som inte går utöver den inhemska organisationen/avdelningen.

Designkrav

I praktiken av kontorsarbete har det utvecklats en metod för att behandla telefonmeddelanden, som varierar något mellan olika avdelningar och organisationer. Det finns inga hårda krav. På federal nivå finns det bara rekommendationer. Därför, om din organisation / grupp av företag / avdelning aktivt använder telefonmeddelanden, blir regleringen av sådant arbete i interna dokument nödvändig.

Som ett exempel kan vi nämna de metodologiska rekommendationerna från VNIIDAD.

Dokumentfragment

Kollapsa Show

Organisatorisk och administrativ dokumentation. Krav på pappersarbete: Riktlinjer för implementering av GOST R 6.30-2003. / Rosarkhiv; VNIIDAD; Komp.: M.L. Gavlin, A.S. Krasavin, L.V. Kuznetsov och andra; Parvel. ed. M.V. Larin, A.N. Sokov. - M., 2003

Texten i telefonmeddelandet sänds muntligt via telefonkanaler och spelas in (skrivs ut) av mottagaren.

Rättskraften för det mottagna telefonmeddelandet bestäms av följande detaljer:

Telefonmeddelanden rekommenderas att användas för att snabbt lösa problem i fall där meddelanden som överförs via telefon kräver dokumentation. Enkla texter (inbjudningar till möten, möten etc.) skickas via telefonmeddelanden.

Det skickade telefonmeddelandet upprättas i ett exemplar och undertecknas av chefen eller annan tjänsteman.

Om telefonmeddelandet skickas till flera mottagare ska en lista över dem med telefonnummer bifogas.

Texten ska inte använda svåruttalade ord och komplexa fraser.

Datumet för telefonmeddelandet är datumet för dess sändning.

Telefonmeddelandet som tas emot av organisationen registreras av mottagaren på ett standardformulär eller på ett tomt ark i enlighet med standarddesignreglerna.

Under de senaste åren eller två har ett antal dokument antagits som godkänner blanketter och register för inspelning av telefonmeddelanden (vanligtvis som en del av avdelningsinstruktioner för kontorsarbete). Se till exempel Rospotrebnadzor Order nr 871 daterad 27.08.2012, Rosstat Order No. 55 daterad 03.05.2012 (som ändrat den 24.05.2012), Rostechnadzor Order No. 340 daterad 06.30.2016 Federal Order No. 16. Ryska federationens tjänst daterad 10.18.2004 och andra

Dokumentfragment

Kollapsa Show

Order från Rostekhnadzor nr 340 daterad 30 juni 2011 "Om godkännande och antagande av instruktioner för kontorsarbete i centralkontoret för Federal Service for Ecological, Technological and Nuclear Supervision"

3.5.3. TELEFON GRAM

3.5.3.1. Överföringen av information med hjälp av telefonmeddelanden utförs av en anställd vid journalföringstjänsten muntligen via telefonkanaler och spelas in (skrivs ut) av mottagaren.

Telefonmeddelanden används för snabb överföring av informationsmeddelanden av officiell karaktär (notiser, inbjudningar, nödmeddelanden etc.).

3.5.3.2. Texten i telefonmeddelandet (högst 50 ord) sammanställs av avsändaren som en handling på papper i ett exemplar och undertecknas av avdelningschefen eller ansvarig utförare, sänds per telefon och antecknas av mottagaren. I ett telefonmeddelande bör svåruttalade ord och komplexa vändningar undvikas.

3.5.3.3. Skickade telefonmeddelanden exekveras på ett tomt papper med följande uppgifter: utgående registreringsnummer för det skickade telefonmeddelandet, befattning, efternamn, underskrift för den person som telefonmeddelandet sänds för.

3.5.3.4. Skickade telefonmeddelanden registreras i följande form: befattning, efternamn på tjänstemannen som överförde telefonmeddelandet och hans telefonnummer; position, efternamn på den person som mottog telefonmeddelandet och hans telefonnummer; datum, telefonnummer; sändningstid; texten i telefonmeddelandet; underskrift av den som tagit emot telefonmeddelandet och det mottagna telefonmeddelandets inkommande registreringsnummer.

3.5.3.5. Om ett telefonmeddelande skickas till flera mottagare ska det åtföljas av en e-postlista som anger vilka telefonnummer det ska tas emot.

3.5.3.6. Mottagna telefonmeddelanden antecknas (skrivs ut) av mottagarna på särskild blankett (bilaga nr 47) eller antecknas i journal med följande uppgifter: befattning, efternamn på den anställde som mottagit telefonmeddelandet, hans telefonnummer; position, efternamn på den anställde som överförde telefonmeddelandet, hans telefonnummer; datum, telefonnummer; tidpunkt för mottagande; texten i telefonmeddelandet, befattning och efternamn på den person för vars räkning det togs emot. Inkommande telefonmeddelanden överförs omgående till de chefer som de är adresserade till.

3.5.3.7. Det mottagna telefonmeddelandet kan först spelas in för hand eller med hjälp av ljudinspelningsutrustning, eller transkriberas och sedan transkriberas och skrivas ut.

3.5.3.8. Inkomna telefonmeddelanden registreras enligt samma regler som brev, och lämnas sedan omedelbart till prövning enligt fastställd procedur.

3.5.3.9. Rättskraften för det mottagna telefonmeddelandet bestäms av följande detaljer:

registreringsnummer för utgående telefonnummer;

befattning, efternamn, namn, patronym och underskrift för den person som mottog telefonmeddelandet i registreringsloggen;

inkommande registreringsnummer för det mottagna telefonmeddelandet.

Bilaga nr 47
till punkt 3.5.3.6

FORM FÖR STANDARDFORMEN FÖR TELEFONGRAMMET

Till exempel:

Dokumentfragment

Kollapsa Show

Bilaga nr 11 till ordern av Rospotrebnadzor nr 871 av den 27 augusti 2012 "Om standardkrav för utrustning och utrustning av sanitära och karantänpunkter och institutioner som säkerställer sanitära och karantänkontrollaktiviteter vid kontrollpunkter över Ryska federationens statsgräns "

(Tidningen till vänster)

(Tidningen till höger)

Vi tar emot ett telefonmeddelande

Så, vad ska man göra om man lyfter luren och hörde "ta telefonmeddelandet" i den?

Först och främst bör du skriva ner meddelandet som samtalspartnern i andra änden av tråden dikterar till dig. Det spelar ingen roll om du skriver det för hand på ett utkast eller omedelbart skriver det på en dator, du behöver bara anteckna informationen ordagrant. De viktigaste frågorna som sekreteraren själv måste svara på är till vem, från vem och exakt vad som överfördes.

Då måste du ta reda på det från den som ringer:

• utgående telefonnummer
• information om den person för vars räkning telefonmeddelandet sänds (befattning och fullständigt namn),
• vem som skickade meddelandet (befattning och fullständigt namn).

Till sist, att rapportera:

• om dig själv (den som fick telefonmeddelandet) samma uppgifter (befattning och fullständigt namn), samt
• inkommande telefonnummer (om din organisation tar hänsyn till/registrerar denna typ av dokument).

Efter det, se till att läsa om det inspelade meddelandet till den sändande parten. Detta kommer att hjälpa till att undvika felaktigheter och irriterande misstag. Nu måste du förvandla den mottagna informationen till ett dokument.

Om inte din organisation reglerar arbetet med telefonmeddelanden så får du bestämma själv hur man ordnar det. Vad är viktigt att veta i den här situationen?

För det första, rättskraften för mottagna telefonmeddelanden s bestäms av följande detaljer:

• utgående registreringsnummer för det skickade telefonmeddelandet;
• befattning, efternamn, namn, patronym och underskrift för den person som skickade telefonmeddelandet;
• befattning, efternamn, namn, patronym och underskrift för den person som mottog telefonmeddelandet;
• inkommande registreringsnummer för det mottagna telefonmeddelandet.

Allt detta måste vi överföra från utkastet till vårt dokument. Vi rekommenderar också att du anger datum och tid för mottagande av information.

För det andra, var uppmärksam på signaturernas sammansättning. Ett telefonmeddelande är ett sådant originaldokument som sammanställs av både dess författare och mottagaren av meddelandet (dvs. författaren skickar inte originaldokumentet i pappersform till mottagaren och dokumentet med en signatur på kvittot returneras inte tillbaka). Därför, på telefonmeddelandet, som är avsändaren, är det möjligt att endast lägga ner personliga streck:

• den person för vars räkning meddelandet sänds (författaren), och
• den person som tekniskt överförde den (till exempel sekreteraren).

Och på telefonmeddelandet, som sammanställs av mottagaren, kommer det att finnas en personlig stroke endast av specialisten som fick meddelandet per telefon. De återstående underskrifterna behöver också utfärdas, men de kommer att finnas kvar utan personliga streck. För tydlighetens skull kommer vi att ge exempel på utförandet av samma telefonmeddelande i organisation-författare och organisation-mottagare (se exempel 1 och 2, samt bilaga nr 47 till order av Rostekhnadzor nr 340 daterad den 30 juni, 2011).

För det tredje måste författaren till dokumentet, innan han skickar ett telefonmeddelande (och inte bara ringer och ber om att överföra något till någon), upprätta och registrera det. Att föra en handskriven journal över telefonjournaler kan vara ett ytterligare argument i domstol som bekräftar faktumet att information överförts (eftersom man anser att det är svårare att göra ändringar retroaktivt i en handskriven journal).

Men inkommande telefonmeddelanden kan omedelbart registreras i journalen utan att de utfärdas som självständiga dokument. Det är helt enkelt viktigt att återspegla alla nödvändiga detaljer i telefonmeddelandet i journalen. Se exempel 3 och bilaga nr 11 till Order of Rospotrebnadzor nr 871 daterad den 27 augusti 2012.

Exempel 2

Telefonmeddelande utfärdat av mottagaren av meddelandet

Kollapsa Show

Exempel 3

Logga över inkommande telefonmeddelanden

Kollapsa Show

Vanligtvis motsvarar datumet för telefonmeddelandet datumet för dess mottagande, men det händer att det upprättas, men det är inte möjligt att nå adressaten omedelbart.

Låt oss flytta det inkommande telefonmeddelandet

Föreskriftsdokument innehåller inga krav på registrering av telefonmeddelanden. Så du måste hänvisa till reglerna som godkänts av din organisation. Om det inte finns något om detta ämne, är detta för dig ett tillfälle att tänka och reglera ögonblicket (eller initiera antagandet och verkställandet av ett sådant beslut).

Och vi kommer att berätta hur det kan vara.

Till exempel föreskriver standardinstruktionerna för pappersarbete och arkivarbetet i tullmyndigheterna att det inkommande telefonmeddelandet ska utfärdas i 2 exemplar, varav ett kommer att överföras till adressaten och det andra - arkiveras i fallet med inkommande telefonmeddelanden. Den första kopian, efter att ha fått en resolution, kommer att gå till exekutor och gå igenom hela cirkeln av det vanliga inkommande brevet och sedan återvända till kontoret. Det kommer att lämnas in i ärendet på frågebasis.

Det andra alternativet för att arbeta med mottagna telefonmeddelanden innebär att registrera dem bland andra affärsbrev. Nästa inkommande nummer tilldelas telefonmeddelandet, men med ett brevregister, som understryker att detta är ett telefonmeddelande, varefter dess enda kopia skickas till adressaten. Det utförda telefonmeddelandet returneras också till DOW-avdelningen och arkiveras i filen.

Båda metoderna att arbeta med mottagna telefonmeddelanden har existensrätt och du kan välja vilken som helst av dem själv.

"Fantasien" på temat ett telefonmeddelande, uppfunnet av ryska kontorister, ser ut så här: artisten, som har fått uppdraget att skicka ett telefonmeddelande, skapar det enligt alla regler (se exempel 1), undertecknar det med chefen och, som inte riktigt förstår dess egenhet, skickar den ut via e-post eller post.fax! Ska ett sådant arbete betraktas som ett telefonmeddelande, ett faxmeddelande? Eller är det ett vanligt brev? Det är svårt att säga. Det faktum att meddelandet inte talades upp via telefon och mottagaren inte skrev ner det på egen hand och sedan inte skickade det hindrar honom från att svara jakande på den första frågan. Den typ av dokument "TELEFONGRAM" som anges på den gör det svårt att svara jakande på den andra frågan.

Vi rekommenderar att arbeta med ett sådant "arbete" som med ett inkommande telefonmeddelande, helt enkelt "ironiskt" mottaget via fax eller e-post. Kanske ville avsändaren bara rädda dig från behovet av att "fylla" detta dokument på datorn och sig själv - från dina eventuella fel, förvrängningar. Du kan sätta din signatur vid mottagandet, datum och tid för mottagande, det inkommande numret direkt på detta skickade telefonmeddelande.

Även om regleringsdokumenten inte direkt anger att inkommande telefonmeddelanden kräver omedelbar exekvering, är det logiskt att klassificera denna typ av dokument som ett som kräver omedelbar övervägande. När allt kommer omkring, för det första tillgrep avsändaren medvetet en operativ kanal för att överföra information, och för det andra innehåller de flesta telefonmeddelanden en specifik deadline: datum för mötet, tillhandahållande av information etc. Därför bör ett nyinkommet telefonmeddelande så snart som möjligt visas för adressaten. Vi rekommenderar att du återspeglar detta problem i din lokala lag som reglerar kontorsarbete.

Mottagaren av telefonmeddelandet bestämmer själv tidsfristen för att slutföra uppgiften på det, och det är upp till honom att bestämma om han ska följa det datum som anges i dokumentet.

Lagring av telefonmeddelanden

Huvudlistorna som reglerar lagring av dokument (Lista över typiska arkivdokument som genererats i samband med verksamheten hos statliga organ, lokala myndigheter och organisationer, som anger lagringsperioderna, godkänd på order av Ryska federationens kulturministerium i augusti 25, 2010 nr 558 (hädanefter kallad PTUD) och förteckningen över standardarkivdokument, bildade i organisationers vetenskapliga, tekniska och produktionsverksamhet, med angivande av lagringsperioder, godkänd på order av ministeriet för kultur och masskommunikation ryska federationen daterad 31 juli 2007 nr 1182) innehåller inte en sådan position som ett "telefonmeddelande". Av detta följer att det är tillrådligt att arkivera de ifyllda telefonmeddelandena i ärenden, med fokus på ämnet för meddelandet, och inte på typen av dokument. Organisationen kan dock alltid lägga till en separat fil "Telefonogram" till sin nomenklatur över ärenden och bestämma lagringstiden för dem vid ett möte med expertkommissionen.

När det gäller loggarna för registrering av inkommande telefonmeddelanden rekommenderar PTUD att de behålls i 3 år (artikel 258).

Var ska man reglera?

Det händer så två organisationer som kommunicerar nära med varandra via telefon(till exempel på nivån för utsändningstjänster) ställs inför behovet av att dokumentera informationsöverföringen. I sådana fall bör förfarandet för sådant arbete återspeglas i ett gemensamt undertecknat dokument, till exempel i ett avtal eller ett tilläggsavtal, en bestämmelse om interaktion.

För erfarenhet kan du kontakta statliga tjänster, till exempel Ryska federationens federala migrationstjänst och Ryska federationens federala säkerhetstjänst, som utfärdade order nr 40 från Rysslands federala migrationstjänst, nr 75 i den federala federationen Rysslands säkerhetstjänst daterad 12 februari 2013 "Vid godkännande av formuläret för telefonloggen och formuläret för godkännandecertifikatet". I motsats till den allmänna uppfattningen att telefonmeddelandet som en typ av dokument har blivit föråldrat, är denna ordning ganska "färsk".

Inom organisationen reglerna för att ta emot och skicka telefonmeddelanden återspeglas i Instruktioner för kontorsarbete. Även om ett företag inte har fått ett enda telefonmeddelande i hela sin historik bör enligt vår mening information om hur man tar emot det och hur man arbetar med det ändå ingå i en lokal lag. Samtidigt rekommenderar vi att du är särskilt uppmärksam på tidpunkten för överföring av telefonmeddelanden för övervägande och utförande.

Telefonmeddelandet, även om det inte träffas ofta, är inte helt bortglömt sätt att överföra operativ information. Använd den eller avstå från muntlig kommunikation, och i särskilt viktiga fall skicka ett brev omgående via fax eller e-post - din organisation måste bestämma själv. Men du måste kunna ta emot ett telefonmeddelande och skicka det till jobbet. Vi hoppas att vår artikel hjälpte dig att ta reda på denna enkla sak.

Fotnoter

Kollapsa Show

Judicial Collegium för civilmål vid Sverdlovsk Regional Court bestående av:

ordförande för Zarubin V, Yu,

domare Kolesnikova Oh.T., Romanova The.B.

behandlade i en öppen rättegång den 21.07.2011 ett privat klagomål från företrädaren för svaranden LLC "Lesopromyshlennaya kompaniya. . .." Kugusheva A.V. till beslutet av Nizhneserginsky District Court i Sverdlovsk-regionen den 31 maj 2011 att vägra att återställa den missade processuella tidsfristen för att lämna in ett kassationsöverklagande.

Efter att ha hört rapporten från domare Romanov B.V., domarpanelen

installerat:

Genom beslut av Nizhneserginsky District Court i Sverdlovsk-regionen daterat den 22 april 2011, uppfylldes anspråken från Kuzminykh V.V., som agerade i deras eget intresse och i deras intressen, delvis. . . döttrarna Kuzminykh D.V.. till aktiebolaget "Timber company. . . ." om ersättning för ideell skada.

20.05.2011 företrädaren för svaranden Kugushev A.The. mot nämnda beslut av rätten sändes ett kassationsbesvär till rätten, även innehållande en begäran om återställande av den missade processuella fristen för ingivande av kassationsbesvär.

Genom domen från Nizhneserginsky District Court i Sverdlovsk-regionen av den 31 maj 2011 avslogs ovanstående ansökan om återställande av den missade processuella tidsfristen för att lämna in ett kassationsöverklagande mot domstolsbeslutet av den 22 april 2011.

Företrädaren för svaranden Kugushev A.V. samtyckte inte till denna definition, efter att ha ansökt till domstolen med ett privat klagomål, där han ber domstolsbeslutet av den 31.05.2011 att upphäva, för att återställa tidsfristen för att överklaga domstolsbeslutet den 22.04. 2011, missad av svaranden av goda skäl, på grund av att domstolen fattat ett motiverat beslut i förtid. Dessutom påpekade han att det omtvistade avgörandet var rättsstridigt i samband med att LLC Timber Industry Company hade underrättat sökanden på ett felaktigt sätt.

Sökanden och berörda personer infann sig inte vid rättsnämndens möte. I ärendet finns ett meddelande om tid och plats för behandling av ett privat klagomål, skickat till angivna personer den 06.07.2011. I enlighet med del 2 i art. 354 i den ryska federationens civilprocesslag är underlåtenheten att infinna sig för de personer som deltar i ärendet och underrättade om tid och plats för behandlingen av ärendet inte ett hinder för prövningen av ärendet. Mot bakgrund av det föregående beslutade domarnämnden att behandla ärendet i dessa personers frånvaro.

Efter att ha studerat ärendet och diskuterat argumenten för det privata klagomålet finner Domstolsnämnden ingen anledning att upphäva domstolsbeslutet.

I enlighet med art. 338 i den ryska federationens civilprocesslag, kan ett kassationsöverklagande eller en presentation lämnas in inom tio dagar från dagen för det slutliga beslutet av domstolen.

Enligt del 1 av art. 112 i den ryska federationens civilprocesslagstiftning till personer som missade den processuella period som fastställts av federal lag av skäl som erkänns av domstolen som giltiga, kan den missade perioden återställas av domstolen.

Med stöd av h.1, 3 artikel. 113 i den ryska federationens civilprocesslag, de personer som deltar i fallet, såväl som vittnen, experter, specialister och översättare, meddelas eller kallas till domstol med rekommenderat brev med ett returkvitto, en domstolskallelse med ett returkvitto , ett telefonmeddelande eller ett telegram, per telefax eller med användning av andra kommunikations- och leveranssätt som säkerställer inspelning av ett domstolsbesked eller stämning och dess leverans till adressaten. Till de personer som deltar i målet ska rättegångsmeddelanden och stämningar delges på ett sådant sätt att dessa personer har tillräcklig tid att förbereda sig för målet och inställa sig i rätten i rätt tid.

Av materialet i målet följer att företrädaren för svaranden LLC Timber Industry Company... Kugushev A.V. deltog i utfrågningen 22.04.2011 och var närvarande vid domstolens tillkännagivande av beslutet av den 22.04.2011, och förklarade förfarandet och villkoren för dess överklagande. Det motiverade beslutet fattades av rätten den 27.04.2011. Kassationsklagomålet, som också innehåller en begäran om att återställa den missade processuella tidsfristen för att lämna in ett kassationsklagomål, mottogs av domstolen den 25/05/2011, skickades av svarandens ombud per post med en betydande försening av den lagstadgade tidsfristen för att lämna in en kassationsanmälan den 2011-05-20.

Bevis för goda skäl för att missa tidsfristen för att lämna in ett kassationsöverklagande av sökanden till domstolen presenteras inte, i samband med vilka domstolen med rätta vägrade att tillgodose ansökan från företrädaren för svaranden Kugushev A.The.

Sökandens argument om att domstolsbeslutet inte var tillgängligt inom den lagstadgade tidsperioden och hänvisningen till telefonsamtalet med "sekretariatet" som hölls den 29 april 2011 till stöd för denna omständighet är ogrundade och avvisades därför med fog av domstol. Dessa argument tillbakavisas av ärendet, eftersom det följer av beslutstexten att det motiverade beslutet fattades den 27.04.2011.

Sökandens argument om otillbörlig underrättelse om tid och plats för behandlingen av ansökan om återställande av den missade processuella tidsfristen för att lämna in ett kassationsöverklagande, beräknad till 2011-05-31, kan inte heller tjäna som skäl för att upphäva det ifrågasatta avgörandet. I ärendet (ärende 154) finns ett telefonmeddelande daterat den 26 maj 2011, mottaget av direktören för Timber Industry Company LLC. . . och vittnar om korrekt underrättelse från Timber Company LLC. . . . om tid och plats för behandling av nämnda ansökan.

I motsats till vad sökanden av det privata klagomålet hävdar, är stämningen, som svaranden inte mottog, inte den enda formen av domstolsbesked. Ett telefonmeddelande är en bekräftelse på ett korrekt meddelande om det innehåller alla uppgifter som behövs för meddelandet (det är upprättat med angivande av efternamn, förnamn, patronym för den sändande personen, meddelandets text, datum och nummer från som denna information överfördes, uppgifterna om mottagaren av informationen - efternamn, förnamn, patronym, datum, tid, telefonnummer till vilket meddelandet skickades).

Som framgår av telefonmeddelandet daterat 2011-05-26 som finns tillgängligt i ärendet, uppfyller det kraven för formen av ett domstolsbesked, i samband med vilket det tas emot av direktören för Timber Industry Company LLC. . . är ett korrekt meddelande om att domstolen den 31.05.2011 utsett en domstolsförhandling för att behandla en ansökan om återställande av den missade processuella tidsfristen för att lämna in ett kassationsöverklagande.

Under sådana omständigheter finns det inga skäl att upphäva domstolens lagliga och motiverade avgörande baserat på argumenten i det privata klagomålet.

Baserat på ovanstående, styrd av konst. 373, paragraf. 2 msk. 374 i den ryska federationens civilprocesslag, rättsnämnden

Förfarandet för att skicka ett telefonmeddelande.

Introduktion

Kontorsarbete i institutioner, organisationer och företag (nedan kallade organisationer) utförs som regel av en särskild strukturell enhet (eller en person som utsetts för kontorsarbete), som har anförtrotts funktionerna för dokumentstöd för ledningen. För att förbättra arbetet med handlingar, för att säkerställa den höga kvaliteten på deras förberedelser för kontroll av utförande, utvecklas och godkänns en instruktion om kontorsarbete (nedan kallad instruktionen), arbetsansvar för personer som ansvarar för kontorsarbete. av organisationens chef.
Instruktionen är utvecklad i enlighet med gällande regleringsdokument om kontorsarbete och fastställer förfarandet för dess underhåll, inklusive de grundläggande reglerna som är obligatoriska för alla anställda, redovisning, förberedelse, utförande, reproduktion (replikering), kontroll över utförandet, lagring och användning av dokument.
I den här uppsatsen är ämnet ett telefonmeddelande, föremålet för formen för dess tillämpning i kontorsarbete, lagligheten av dess användning i rättslig verkställighetsverksamhet i praktiken.

Konceptet med ett telefonmeddelande. Telefonmeddelanden.

Ett telefonmeddelande är ett generaliserat namn för dokument av olika innehåll, tilldelat en separat kategori i samband med ett speciellt sätt att överföra text.
Vanligtvis accepteras telefonmeddelanden för brådskande aviseringar om möten, möten, möten och andra fall då det överförda meddelandet behöver dokumenteras. Telefonmeddelanden används inom gränserna för den lokala telefonanslutningen.
Ett telefonmeddelande är ett dokument om operativa frågor som överförs per telefon och registreras av mottagaren. Telefonmeddelanden utfärdas på särskilt utformade blanketter eller på ett A5-papper.
Det är lämpligt att ha blanketter för telefonmeddelanden med ett stort antal av dessa dokument i organisationen. Det är tillåtet att utforma telefonmeddelanden på tomma pappersark. Ett telefonmeddelande upprättas i ett exemplar. Informationen om telefonmeddelandet är som följer: namnet på institutionens författare till dokumentet, befattning, efternamnet på den anställde som överförde telefonmeddelandet, hans telefonnummer, namnet på den mottagande organisationen, befattning och efternamn på den anställde som fått telefonmeddelandet, hans telefonnummer, datum och nummer för telefonmeddelandet, text (högst 50 ord ), namnet på tjänsten för den person som undertecknade dokumentet, hans personliga signatur, efternamn, initialer.
Exempel på att fylla i telefonmeddelanden:

OOO "Optima"
butikskedja

telefonmeddelande
Sänds - sekreterare Mottaget - sekreterare
T.V. Petrov. Shilova A.P.
T. 53-53-53. 12.30

15/01/14 nr 15.

2014-01-16 kl 14.30 kommer det att hållas ett möte ägnat åt arbetet med köparnas krav. Biträdande butikschefer för kundtjänst är inbjudna till mötet.

Avdelningschef

A.I. Ivanov.

När du sammanställer telefonmeddelanden bör följande rekommendationer följas:
Texten ska inte innehålla komplexa logiska fraser, svåra att uttala sällan talade ord, informationen ska vara kort och brådskande.
När du sänder ett telefonmeddelande är det nödvändigt att kontrollera inspelningens korrekthet genom att läsa om, ord som uppfattas dåligt med gehör måste överföras genom att dela upp dem i bokstäver.
Om telefonmeddelandet skickas till flera adresser sammanställs en e-postlista för det som anger telefonnumren.
Den anställde som tagit emot telefonmeddelandet är skyldig att bekanta sig med det alla tjänstemän som den mottagna informationen var avsedd för.

Användning av telefonmeddelanden i tvister
Meddelande om personer som deltar i rättegången per telefon tillhandahålls av alla processuella koder (artikel 25.15 i Ryska federationens kod för administrativa brott, artikel 121 i Ryska federationens APC och artikel 113 i civilprocesslagen i ryska federationen), med undantag för den ryska federationens straffprocesslag. Det finns regler för utformning av telefonmeddelanden.
Det finns inga särskilda krav på telefonmeddelandet i förfarandekoderna. Del 1 Art. 25.15 i Ryska federationens kod för administrativa brott och del 1 av art. 113 Code of Civil Procedure för Ryska federationen hänvisar det till andra kommunikations- och leveranssätt, vilket säkerställer fixeringen av ett meddelande eller samtal och dess leverans till mottagaren. Enligt del 3 i art. 121 i APC används ett telefonmeddelande, samt ett telegram, e-post, fax eller andra kommunikationsmedel för att ringa eller meddela deltagarna i skiljeförfarandet i brådskande fall.
Regler för utformning av telefonmeddelanden finns i separata avdelningsföreskrifter och dokument av rekommendationskaraktär. Så, GOST R 6.30-2003 nämner inte telefonmeddelanden alls. Men i riktlinjerna för dess genomförande, godkänd. Rosaarkivet (utan datum, ej publicerat) har en motsvarande sektion, vilket är intressant i och med att enligt logiken i Rosaarkivet, endast en organisation (tjänsteman) kan vara mottagare av denna typ av underrättelse. Till exempel anges att texten i telefonmeddelandet är inspelat (skrivet ut) av mottagaren, och den juridiska kraften för det mottagna telefonmeddelandet bestäms av:

utgående registreringsnummer;
position, F.I.O. och avsändarens underskrift;
position, F.I.O. och underskrift av den person som tog emot telefonmeddelandet i registreringsloggen;
inkommande registreringsnummer för det mottagna telefonmeddelandet.

Nästan ordagrant återger dessa bestämmelser, dock med några tekniska förtydliganden, intraavdelningsbestämmelser. Instruktionen om kontorsarbete i FMS of Russia-systemet begränsar storleken på texten i ett telefonmeddelande, vilket tillåter användning av högst 50 ord. Standardinstruktionen för kontorsarbete och arkivarbetet hos tullmyndigheterna kräver att de överförda telefonmeddelandena arkiveras i kronologisk ordning i en separat fil. Ett antal särskilda förtydliganden finns i instruktionerna för pappersarbete från Ryska federationens utredningskommitté. Till exempel är kretsen av mottagare av ett telefonmeddelande begränsad till tjänstemän i kommittén, antalet ord minskas till 30, det är möjligt att sätta ett märke "brådskande" etc. Den officiella karaktären av telefonmeddelanden anges direkt i instruktionerna från Rysslands FSSP.
En av de mest kortfattade är åklagarmyndighetens instruktion. Kraven på detaljerna är extremt enkla: datum och tid för överföringen, namnet på den person som accepterade och överförde det.

Meddelande till personer som deltar i rättegången per telefon
Instruktionen om kontorsarbete i Ryska federationens skiljedomstolar innehåller bestämmelser om att i sekretariatet för domstolens ordförande föra en logg över att ta emot och överföra telefonmeddelanden som tagits emot i ordförandens och hans ställföreträdares namn, samt några regler för hantering av inkommande telefonmeddelanden. Det finns inga andra regler för denna typ av meddelanden, inklusive de som avser deltagare i rättsliga förfaranden, i instruktionerna. Instruktionen från Ryska federationens högsta domstol är tyst om telefonmeddelanden.
Instruktionen om rättsväsendets arbete i tingsrätten ger möjlighet att ringa deltagare i brottmål per telefon. Designkrav, liksom andra alternativ för att använda aviseringar av denna typ, har inte fastställts.
Sällsynta instruktioner som utvecklats för fredsdomare i förbundets ämnen reglerar utförande, mottagning och sändning av telefonmeddelanden.
Rättspraxis visar att domstolens överföring av telefonmeddelanden till enskilda är utbredd. Denna omständighet, tillsammans med andra, används ofta när man lämnar in klagomål mot domstolsbeslut: medborgare hävdar att de inte har tagit emot meddelanden, hänvisar till deras felaktiga design eller ifrågasätter lagligheten av meddelanden av denna typ.
Högre domstolar erkänner naturligtvis alltid legitimiteten hos ett telefonmeddelande som en metod för underrättelse, samtidigt som de uppmärksammar utformningen av en sådan underrättelse och beteendet hos den anmälda.
Bekräftelse av mottagande av telefonmeddelanden krävs i ett antal fall, eftersom frågan om tillåtligheten av ett telefonmeddelande i varje enskilt fall alltid avgörs efter domstolens bedömning med hänvisning till gällande rättegångsbalk och aldrig till anvisningen om journalföring. Det gäller även tekniska fel som inte påverkar utgången i ärendet. Det största problemet är fortfarande en bekräftelse på mottagandet av meddelandet från adressaten, särskilt av en person som inte för en registreringslogg, inte registrerar skriftligt och inte arkiverar de mottagna meddelandena.
När domarna löser detta problem försöker domarna att ta hänsyn till alla indirekta bevis på att de har tagit emot ett telefonmeddelande, till exempel: inte ett förnekande eller vederläggning av en person att ta emot ett meddelande; överensstämmelse med riktigheten av telefonnumret som anges i telefonmeddelandet; utskrift av detaljer om konversationer på en mobiltelefon; närvaro vid mötet av andra deltagare som anmälts på samma sätt m.m.
Samvetsgrannheten hos en domstol som formellt har uppfyllt kraven för att sammanställa och skicka ett telefonmeddelande, men som inte har objektiva bevis för mottagandet, kan väcka tvivel, särskilt i en situation där den mottagande parten i processen hävdar att telefonmeddelandet har inte mottagits. Tyvärr vilar situationen enbart på domstolens auktoritet. I fall som vi känner till har det alltid lösts till hans fördel, även om en genomtänkt mekanism för att fixa sändning och mottagande av ett meddelande kunde ha varit ett starkare stöd. Men en sådan mekanism, tyvärr, fortfarande inte existerar.
Ett telefonmeddelande är ofta det enda sättet att få information till den som är inblandad i ärendet. Det bör erkännas att från den juridiska och organisatoriska sidan är denna typ av meddelande fortfarande långt ifrån perfekt. Men det finns en väg ut.
Det mest pålitliga och transparenta sättet att fixa ett telefonmeddelande, objektivt bekräfta mottagandet, kan vara en ljudinspelning av konversationen i telefonens minne. Denna funktion är nu implementerad i många mobila och stationära modeller.
Att kopiera eller direkt spara den resulterande filen på datorns hårddisk är inte heller någon komplicerad och kostsam affär. I framtiden skulle det vara tillrådligt att lägga upp alla telefonmeddelanden som tas emot på detta sätt på en speciell rättslig server för allmän (eller begränsad) bekantskap.
Därmed är problemet helt lösbart, huvudsaken är att hänga med i tiden.

Slutsats

Ansvaret för organisationen av kontorsarbetet, efterlevnaden av de fastställda reglerna och procedurerna för att arbeta med dokument i strukturella divisioner vilar på chefen för organisationen eller företaget. En organisations eller ett företags verksamhet tillhandahålls av ett system med sammankopplad ledningsdokumentation. Dess sammansättning bestäms av kompetensen, förfarandet för att lösa frågor, volymen och arten av relationen mellan denna organisation med högre organisationer, med lagstiftande och verkställande myndigheter, med underordnade och tredje parts organisationer, med individer.
Direkt kontorsarbete utförs av tjänstemän som ansvarar för kontorsarbete, redovisning och säkerhet av dokument på företaget.
Absolut alla organisationer och ett stort antal individer arbetar med dokument.
Nästan varje organisation möter problem i kontorsarbete, även om vi inte pratar om automatisering: dokument går förlorade, inte kontrolleras, etc.
Av allt ovanstående kan vi dra slutsatsen att ett telefonmeddelande är ett dokument som innehåller operativ information som överförs muntligt via telefonkanaler. Adressaten skriver ner det mottagna meddelandet för hand.
Obligatoriska uppgifter om telefonmeddelandet är: namnen på adressatens och adressatens institutioner: uppgifterna "från vem" och "till vem" som anger tjänstemännens befattning, efternamn, förnamn och patronym: nummer, datum och tidpunkt för sändning och mottagande av telefonmeddelandet; positioner och namn på den person som skickade och tog emot telefonmeddelandet; telefonnummer; text och signatur.
Telefonmeddelandet måste ha en rubrik, det är sammanställt i enlighet med GOST R 6.30-2003 som för ett affärsbrev, det vill säga det uttrycks i ett prepositionsfall med prepositionen "o" eller "om". Till exempel "Om ändring av tidpunkten för rådsmöten", "Vid ankomsten av seminariedeltagare".
Telefonmeddelanden skrivs som telegram kort, tydligt, i enkla meningar. I den första delen av telefonmeddelandet anges de fakta som föranlett telefonmeddelandet, i den andra - vilka åtgärder som vidtagits. Telefonogram anges i första person. Längden på telefonmeddelandet bör inte överstiga 50 ord.
Det är önskvärt att organisationen har särskilda blanketter för inkommande och utgående telefonmeddelanden.
Telefonmeddelanden kan användas för att snabbt meddela deltagare i rättsprocesser.
Enligt förtydligandet i punkt 6 i resolutionen från Ryska federationens högsta domstols plenum daterad den 24 mars 2005 nr 5 "Om vissa frågor som uppstår från domstolarna vid tillämpningen av Ryska federationens kod för administrativa brott" , för att följa de tidsfrister som fastställts i artikel 29.6 i Ryska federationens kod för administrativa brott för att överväga fall av administrativa förseelser, måste domaren vidta åtgärder för att omedelbart underrätta de personer som deltar i fallet om tid och plats för fall. Eftersom Ryska federationens kod för administrativa brott inte innehåller några begränsningar relaterade till ett sådant meddelande, beroende på de specifika omständigheterna i fallet, kan det göras med hjälp av alla tillgängliga kommunikationsmedel som gör att du kan kontrollera mottagandet av information av den som det skickats till genom stämning, telegram, telefonmeddelande, fax etc.

Litteratur

Veselov P.V. Modernt affärsskrivande inom industrin. M., 2004.

GOST R 6,30-2003. "Enade dokumentationssystem. Enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation, Krav på pappersarbete. Dekret av Rysslands statliga standard daterad 03.03.2003 nr 65-st.

I. Ivanov-artikel: "Meddelande om personer som deltar i rättegången per telefon" ht tp://juristmoscow.ru/arbitrazhnyjj-protsess/9633/

Kirsanova M.V. Modernt kontorsarbete: Proc. Fördel. – M.: INFRA-M; Novosibirsk: Sibiriska avtalet 2008.

Kirsanova M.V., Aksenov Yu.V. Papperskurs: dokumentationsstöd för ledning: Proc. Fördel. – M.: INFRA-M; Novosibirsk: Sibiriska avtalet 2008.

etc.................

telefonmeddelande- ett generaliserat namn för dokument av olika innehåll, tilldelat en separat kategori i samband med ett speciellt sätt att överföra texten (sänds muntligt via telefonkanaler och skrivs för hand).

Vanligtvis används telefonmeddelanden för brådskande aviseringar om möten, möten, möten, plötsliga händelser, avbokning av tidigare schemalagda händelser, etc. fall där det överförda meddelandet ska dokumenteras. Telefonmeddelanden används inom gränserna för den lokala telefonanslutningen.

Ett exempel på ett inkommande telefonmeddelande

Det är lämpligt att ha blanketter för telefonmeddelanden endast med ett stort antal (mer än 200 per år) av dessa. Det är tillåtet att utforma telefonmeddelanden på tomma pappersark. Ett telefonmeddelande upprättas i ett exemplar. Information om telefonmeddelandet: institutionens namn - författaren till dokumentet, befattning, efternamnet på den anställde som överförde telefonmeddelandet, hans telefonnummer, namnet på den mottagande organisationen, befattning och efternamn på den anställde som tog emot telefonmeddelandet , hans telefonnummer, datum och nummer för telefonmeddelandet, text (högst 50 ord), namnet på tjänsten för den person som undertecknat handlingen, hans personliga signatur, efternamn och initialer. Sålunda, vid sammanställning av telefonmeddelanden, används sådana specifika detaljer som datum och tid för sändning (mottagning); uppgift om ställning och efternamn för de tjänstemän som överförde (mottog) telefonmeddelandet, telefonnummer till organisationer som överför (mottog) telefonmeddelandet.

När du sammanställer telefonmeddelanden bör du följa följande rekommendationer: texten ska inte innehålla komplexa logiska fraser, svåra att uttala och sällan talade ord; informationen ska vara kortfattad och brådskande (se figur 3.11).

När du sänder ett telefonmeddelande är det nödvändigt att kontrollera inspelningens korrekthet genom att läsa om; ord som uppfattas dåligt med gehör måste överföras genom att dela upp dem i bokstäver. Om ett telefonmeddelande skickas till flera adresser, sammanställs en e-postlista för det, som anger telefonnumren.

Den anställde som tagit emot telefonmeddelandet är skyldig att bekanta sig med dess innehåll alla tjänstemän som den mottagna informationen var avsedd för.

Modern teknik gör att du kan överföra all information snabbt och effektivt, så ett telefonmeddelande är inte den mest populära typen av meddelande idag. Ändå är denna metod att informera fortfarande relevant. Vad är syftet med ett telefonmeddelande? Hur tar man emot och skickar ett sådant telefonmeddelande?

Vad det är?

Vad är ett telefonmeddelande? Detta är ett sätt att snabbt skicka ett servicemeddelande via telefon. Hur skiljer sig denna metod att informera från ett enkelt telefonsamtal? Först och främst det faktum att mottagande och överföring, samt ytterligare lagring, måste utföras och registreras på rätt sätt. Endast i detta fall kan meddelandet anses vara ett telefonmeddelande och ha rättskraft.

Den information som ett telefonmeddelande kan innehålla är ett meddelande, ett företagsmeddelande eller en order från ledningen (högre organisation). Möjligheten att anmäla på detta sätt är inskriven inte bara i reglerna (instruktionerna) för företagets arbetsflöde, utan också i de rättsakter som reglerar förfarandet för rättsliga förfaranden (APC och Ryska federationens civilprocess). Ett telefonmeddelande är alltså inte bara ett samtal, utan en kort och extremt tillgänglig form för överföring av officiell information.

Vilken information kan skickas per telefon?

Som regel, med hjälp av ett telefonmeddelande, är det vanligt att överföra information och förfrågningar som är nödvändiga för att snabbt lösa produktionsproblem och organisera arbetsprocessen:

• Information om möte, avbokning, överföring av tid och datum för evenemanget. Denna kategori inkluderar meddelande om plats och tid för rättegångssammanträdet, enligt de processuella reglerna.
• Önskemål om brådskande tillhandahållande av information, rapportering m.m.
• Inbjudningar till evenemang: möten, konferenser, metodiska föreningar och så vidare.

• Förfrågningar och förslag om att delegera representanter för organisationen på tjänsteresor, för fältarbete.
• Korta rapporter, forskningsresultat, undersökningar med mera.

Hur skickar man ett telefonmeddelande?

Hur skickar man ett meddelande per telefon? Förberedelse och överföring av information på detta sätt inkluderar följande steg:

• Utkastberedning. Du måste skriva texten till det framtida telefonmeddelandet. Det måste vara skrivet på ett lättillgängligt, kortfattat språk, och undvika komplext, slang eller tydligt vanligt tal, tvetydigheter, svåruttalade fraser. Textens volym bör inte innehålla mer än 50 ord. Vid behov samordnas telefonmeddelandet med den person för vars räkning informationen överförs.
• Ett telefonmeddelande utfärdas i enlighet med reglerna för dokumentcirkulation som är etablerade i organisationen: på papper med tilldelning av datum och serienummer. Den person för vars räkning meddelandet skickas bör läsa och underteckna telefonmeddelandet.
• I en situation där ett meddelande skickas till flera abonnenter, utöver telefonmeddelandet, sammanställs en applikationslista som anger namn och telefonnummer till varje organisation.

• Telefonmeddelandet registreras i särskild journal (om sådan förs i organisationen) eller utgående korrespondens.
• Skicka ett telefonmeddelande: ring abonnenten, be att få ett telefonmeddelande, berätta det fullständiga namnet. och deras position och den person för vars räkning informationen överförs, deras telefonnummer.
• Diktera texten i telefonmeddelandet tydligt och läsbart. Be abonnenten att läsa om det som spelades in för att undvika överföringsfel.
• Ta reda på och skriv ner det inkommande nummer som telefonmeddelandet är registrerat under i abonnentens organisation.

Hur acceptera?

Hur tas ett telefonmeddelande emot? Denna process inkluderar ordagrant inspelning av meddelandet, efterföljande exekvering och registrering i enlighet med gällande regler i organisationen, samt snabb överföring av det mottagna meddelandet till arbetet.

• Efter att ha fått en telefonförfrågan om att ta emot ett telefonmeddelande måste du först och främst göra ett utkast, det vill säga bokstavligen, utan ändringar, skriva ner eller skriva den överförda texten på datorn.
• Kontrollera att det inspelade meddelandet är korrekt, det vill säga läs om texten till den anställde som överför telefonmeddelandet.
• Ta reda på uppringarens fullständiga namn, positionen för den person för vars räkning meddelandet överförs, det utgående numret under vilket telefonmeddelandet är registrerat och information om den anställde som överför informationen (befattning och fullständigt namn).
• Meddela det inkommande nummer som telefonmeddelandet är registrerat under i den mottagande organisationen samt befattning och fullständigt namn. anställd som tog emot samtalet.
• Efter det är det nödvändigt att utfärda den mottagna informationen i form av ett dokument och registrera (ett exempel på ett telefonmeddelande ges nedan).

Allmänna krav för registrering

För närvarande finns det bara rekommendationer om hur man utfärdar ett telefonmeddelande, därför fastställs reglerna för att överföra och ta emot ett telefonmeddelande av de kontorsarbetsinstruktioner som antagits av organisationen. Det finns allmänna krav för att ett telefonmeddelande ska skickas:

• Det mottagna meddelandet upprättas antingen på ett separat blankt blad eller på en särskild blankett som godkänts av organisationen. Det är tillåtet att i den mottagande organisationen ha "Journal of receiving phone messages" godkänd av instruktionen, innehållande avsnitt för att fixa alla nödvändiga detaljer för denna typ av information. Själva telefonmeddelandet förs in i tidskriften, ett exempel på det finns att se i artikeln, medan ytterligare registrering i form av blankett inte krävs.
• Dokumentets rättskraft bekräftas av de obligatoriska uppgifterna: inkommande och utgående registreringsnummer, information om den person som skickade telefonmeddelandet och accepterade det (position, fullständigt namn, personlig signatur). Dessutom bör du ange namnet på den organisation från vilken telefonmeddelandet skickades och datum för mottagandet.
• Den specifika tidpunkten för mottagande av information kan också anges i formuläret.
• Datumet för telefonmeddelandet är den dag då meddelandet togs emot av abonnenten (om inte annat godkänts av organisationens kontorsledningsinstruktioner).

Vem ska skriva under?

Ett telefonmeddelande upprättas i regel i ett exemplar (ett annat antal exemplar kan godkännas av kontorsarbetsinstruktionerna i organisationen) och överförs inte till abonnentens organisation i pappersform. I detta avseende kan frågan uppstå: hur ska dokumentet undertecknas av de anställda som tagit emot och överfört ett sådant meddelande, liksom den person för vars räkning informationen överförs?

När du sammanställer ett telefonmeddelande av en anställd i den sändande organisationen, anges detaljerna för att anbringa tre signaturer i dokumentet:

• vem som skickade meddelandet.
• vem som tog emot meddelandet;
• tjänstemannen för vars räkning telefonmeddelandet skickas.

Samtidigt är det bara tjänstemän i organisationen som sänder telefonmeddelandet som undertecknar dokumentet. Mottagaren gör sin egen kopia på samma sätt, men det är bara den mottagande medarbetaren som skriver under.

Registrering

Vid registrering av telefonmeddelanden bör man också vägledas av de regler som godkänts av standardinstruktionen om organisationens kontorsarbete. Om proceduren för att tilldela ett nummer till denna typ av dokument inte är reglerad, är följande alternativ möjliga:

• Det mest lättillgängliga och vanliga sättet är att registrera de mottagna telefonmeddelandena i den allmänna journalen för inkommande korrespondens. Det är tillåtet att tillsammans med serienummer tilldela ett alfabetiskt index som indikerar denna typ av korrespondens.
• Skapa en separat journal i organisationen där registreringen av telefonmeddelanden kommer att göras separat.

Hur och hur länge lagras telefonmeddelanden?

Enligt de listor som finns idag som reglerar förfarande och villkor för förvaring av arkivhandlingar ska journalen för registrering av utgående eller inkommande telefonmeddelanden förvaras i organisationens arkiv i 3 år. För själva telefonmeddelandena har ingen tydlig lagringsordning fastställts. Därför har organisationens ledning rätt att självständigt bestämma hur man lämnar in ifyllda telefonmeddelanden för arkivlagring. Det är t.ex. tillåtet att arkivera ett dokument med filer relaterade till ämnet för den information som överförs och sedan överlämna den till arkivet på det sätt som gäller för lagring av filer av denna typ.