El control claro, el mantenimiento de registros precisos y el control estricto sobre la realización de actividades económicas son la base para el trabajo fructífero y tranquilo de la empresa (empresario individual), así como la ausencia de desacuerdos con las contrapartes.
Para lograr estos objetivos, se utiliza el acto de reconciliación.
Acto de conciliación como documento contable
Los actos de conciliación son un documento contable que muestra acuerdos mutuos por un período determinado entre dos personas jurídicas o empresarios individuales. A nivel legislativo, este acto de conciliación no está regulado de ninguna manera, ya que no es un documento primario.
Sin embargo, la mayoría de los contadores prefieren tener un acto firmado en su arsenal. Con su ayuda, puede resolver las disputas que surjan entre las contrapartes, así como proteger los intereses de una empresa en particular (empresario individual), incluso en los tribunales.
Para que dicho documento tenga forma y contenido de prueba real, se deben tener en cuenta en su elaboración algunas normas de la legislación vigente, así como la práctica judicial establecida.
Este documento contable juega un papel extremadamente importante en las siguientes situaciones:
- con una amplia gama, que es ofrecido por un vendedor;
- en caso de concesión por parte del vendedor de un retraso en el pago;
- a alto costo sobre la gama de bienes o servicios ofrecidos;
- si hay una relacion entre contrapartes de forma regular;
- para simplificar la contabilidad y el control en la empresa(de un empresario individual) si este último tiene un gran número de contratos celebrados u otros acuerdos.
Debido al hecho de que no existe una forma fija del acto de conciliación en la legislación actual, las empresas pueden desarrollar un documento de muestra a su propia discreción.
Asimismo, el Ministerio de Hacienda insiste en ello en oficio N° 07-05-04/2 suscrito el 18 de febrero de 2005.
Pero al mismo tiempo, sobre la base de un análisis sistemático de los actos jurídicos reglamentarios existentes, hay dos principales requisitos que deben cumplirse al formar actas de conciliaciones de liquidaciones mutuas:
- este documento deberá extenderse en dos ejemplares auténticos, uno para cada parte que lo suscriba;
- por parte de la empresa, sólo el director o el jefe de contabilidad tiene derecho a firmar, y sus firmas deben estar selladas.
Como ya se sabe, la forma del acto de reconciliación de acuerdos mutuos se puede desarrollar de forma independiente. Sin embargo, la práctica establecida sugiere que al redactar un acto, uno debe incluir en él aquellos datos que deben ser inherentes a todos los documentos primarios.
Basado en esto, El acto de conciliación de mutuo acuerdo debe tener:
- número saliente;
- fecha de firma;
- el período para el cual se lleva a cabo la conciliación;
- nombre de los contratistas;
- indicación del nombre completo del funcionario que firma el acta;
- una tabla que indica datos de débito y crédito, información sobre entregas, cálculos realizados y deudas existentes;
- saldo al comienzo del período para el cual se redacta el acto, así como al final del período;
- datos sobre la facturación total;
- una tabla duplicada sin datos, para proporcionar a la contraparte, si hay discrepancias, para indicar sus datos.
El acta de reconciliación firmada indica que las partes confirmaron la existencia de una relación entre ellas, y también indicaron datos precisos sobre el estado real de los arreglos mutuos.
Además, indica, en su caso, las obligaciones de deuda, así como la falta de liquidación total. Son estos datos los que actúan como argumento a favor de una determinada persona cuando acude a los tribunales para evitar el proceso de prueba.
El acta de reconciliación firmada es una prueba de peso durante el período del litigio. Además, durante el período de resolución previa al juicio de la disputa, este documento indica el hecho del reconocimiento por parte de la parte de las obligaciones de la deuda.
De todo lo anterior, podemos concluir que no existe obligación de mantener un acto de conciliación de liquidaciones mutuas en empresas y empresarios individuales.
Sin embargo, gracias a los datos registrados en ellos, es posible evitar errores contables, mantener un control total sobre las actividades económicas y evitar disputas entre empresas (empresarios individuales), como lo demuestra la práctica establecida por los tribunales arbitrales federales.
Estamos aprendiendo a redactar un acta de conciliación de cálculos (1C: Contabilidad 8.3, edición 3.0)
2016-12-08T13:37:38+00:00En esta lección, aprenderemos cómo redactar correctamente un acto de conciliación de liquidaciones mutuas con una contraparte para 1C: Contabilidad 8.3 (versión 3.0).
Situación. Tenemos una cooperación a largo plazo con la contraparte "Prodmarket" LLC. El mercado de alimentos nos suministra algunos bienes y nosotros le brindamos algunos servicios.
Una vez al trimestre, redactamos actas de conciliación sobre liquidaciones mutuas para evitar errores contables, así como arreglar legalmente la deuda entre sí, porque un acto certificado por ambas partes puede ser utilizado en los tribunales.
El 10 de octubre decidimos elaborar un informe de conciliación del 3er trimestre. Así, iniciamos la elaboración de un acta de conciliación de mutuo acuerdo con la contraparte.
Según nuestros datos (análisis de las cuentas 60, 62, 66, 67, 76), al comienzo del tercer trimestre no teníamos deudas entre nosotros.
- El 2 de septiembre recibimos productos del mercado de alimentos por un monto de 4.000 rublos.
- El 3 de septiembre, pagamos 4000 rublos de la caja al mercado de alimentos por los productos.
- El 24 de septiembre, prestamos servicios al mercado de alimentos por un monto de 2500 rublos.
Así, según nuestros datos al final del 3er trimestre el mercado de alimentos nos debe 2500 rublos.
Pasamos a la sección "Compras" ítem "Actos de conciliación de finiquitos":
Creamos un nuevo documento "Acto de conciliación de liquidaciones con la contraparte". Rellenamos la contrapartida del mercado de alimentación e indicamos el periodo para el que se elabora el informe de conciliación (3er trimestre):
Si fuera necesario realizar una conciliación bajo un acuerdo específico, sería necesario indicarlo en el campo "Convenio". Pero llevamos a cabo una conciliación general para todos los contratos, por lo que dejamos el campo del contrato vacío.
Vaya a la pestaña "Adicional" e indique los representantes de nuestra organización y representantes del mercado de alimentos.
Dado que hacemos conciliaciones para todos los contratos, será conveniente que las líneas del formulario impreso se desglosen por contratos. Para ello, marque la casilla "Dividir por contratos":
Vaya a la pestaña "Cuentas" y marque aquí las cuentas contables que deben analizarse para conciliar nuestras liquidaciones con la contraparte. Aquí están las cuentas más típicas (60, 62, 66...), pero es posible añadir otras nuevas (el botón "Añadir"):
Finalmente, vaya a la pestaña "Según la organización" y presione el botón "Rellenar según datos contables":
La parte tabular se llenó con documentos primarios y montos de liquidación:
Realizamos el documento e imprimimos el acta de reconciliación:
Muestra que al comienzo del período no tenemos deuda entre nosotros, y al final del período el mercado de alimentos nos debe 2500 rublos.
Tenga en cuenta que solo nuestros datos se completan en este acto hasta el momento. Todavía tenemos que conocer los datos de la contraparte (mercado de alimentos).
Enviamos esta versión a la contraparte
Guarde esta versión del acto haciendo clic en el botón del disquete sobre el formulario impreso:
El acto se guardó en el escritorio como un archivo de Excel:
Enviamos este archivo por correo a la contraparte del mercado de alimentos.
La contraparte hace su conciliación
Prodmarket recibió este archivo, realizó su reconciliación e identificó discrepancias en términos de recibos desde el 2 de septiembre. Según él, los productos nos fueron enviados no por 4000, como indicamos nosotros, sino por 5600 rublos.
Recibimos un acto con discrepancias de la contraparte
El mercado de alimentos indicó este error en el archivo de Excel que les enviamos y luego nos devolvió este archivo corregido por correo.
Estamos corrigiendo un error en nuestra contabilidad
Al enterarnos de estas discrepancias, levantamos los documentos primarios y descubrimos que el operador perdió una posición al completar la factura. Solucionamos este error, volvimos a ingresar el acto creado y nuevamente hicimos clic en el botón "Rellenar según datos contables":
Como estamos seguros de que este acto ya será definitivo, vaya a la pestaña "Según la contraparte" y haga clic en el botón "Rellenar según los datos de la organización":
La parte tabular de la primera pestaña se copia completamente a esta, solo se invierten (intercambian) las cantidades en Débito y Crédito:
Enviamos a la contraparte un nuevo acto (final)
Vuelva a imprimir el acta de reconciliación. En duplicado. Firmamos ambos, ponemos un sello y lo enviamos al mercado de alimentos (por correo o mensajería) para recuperar una copia certificada:
Después de recibir la copia inversa del acto del mercado de alimentos, volveremos al documento y marcaremos la casilla "Conciliación aprobada". Esto protegerá el documento de cambios accidentales en el futuro:
En esta lección, aprendimos cómo redactar un acta de conciliación con una contraparte en 1C: Contabilidad 8.3, edición 3.0.
Los acuerdos entre dos organizaciones en un período determinado se muestran a través de un acto de conciliación. Pero el estándar oficial del documento no está legalmente definido.
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¿Cuáles son los matices de crear un acto de reconciliación para acuerdos mutuos? Muchas empresas ignoran la ley de reconciliación en acuerdos mutuos. No todos los contadores entienden el significado de este documento.
Por su parte, es el acto de conciliación el que actúa como prueba documental de las deudas de la contraparte con la entidad. ¿Cómo formar un documento correctamente? ¿Cuáles son los matices de crear un acto de reconciliación con respecto a los acuerdos mutuos?
Aspectos Importantes
Los arreglos mutuos de dos organizaciones por el tiempo estipulado deben reflejarse en el acto de conciliación. Según la legislación vigente, no existe un formulario estándar para este documento.
Cada sujeto tiene derecho a elaborar y aprobar de forma independiente el formato de acta que más le convenga para la comparación de acuerdos mutuos.
Este documento es creado por el departamento de contabilidad de una de las partes en dos copias, una para la propia empresa y su contraparte. El documento terminado está certificado por las firmas del jefe de contabilidad y el jefe.
Después de endosar el acto con un sello, se envía una copia del mismo a la contraparte para su conciliación. Si existen discrepancias, se hacen constar en el acta presentada a la contraparte.
Una vez completada la conciliación, el acta firmada por la segunda parte se devuelve a la organización iniciadora. Al concluir, es muy conveniente prever un plazo para la firma del acta.
En el caso de litigio, la violación de los plazos sólo se tiene en cuenta si existe un acuerdo preliminar sobre el plazo exacto para la firma del acto.
Las organizaciones pueden conciliar transacciones comerciales en un cierto intervalo de tiempo. En todo caso, la legislación no obliga a redactar tal acto. Y, sin embargo, el acto de reconciliación se utiliza en la práctica de muchas empresas.
Lo que es
Un documento que muestra el estado de los acuerdos entre dos partes en una determinada etapa se denomina acto de conciliación de acuerdos mutuos.
Para justificar la necesidad de un acta de conciliación, se puede hacer referencia a la legislación vigente, en materia de inventario y contabilidad en general.
El numeral 3.44 del Instructivo establece que el inventario de las liquidaciones con compradores y proveedores se realiza mediante la verificación de la vigencia de los montos en las cuentas contables.
El control de inventario se documenta en los formularios establecidos.
Los resultados del inventario se elaboran mediante un acto, que es el resultado de la verificación de los cálculos. En base a ello, puede redactar un acto de reconciliación de acuerdos mutuos.
En este caso, el documento deberá contar con los datos obligatorios previstos por la Ley Federal N° 402 para la documentación primaria. La forma del acto de conciliación debe ser aprobada por la política contable del sujeto.
En general, el acto de conciliación de acuerdos mutuos no es un documento primario. Es necesario detectar errores en los cálculos. Pero la elaboración misma de tal acto puede atribuirse a las costumbres de los negocios.
Este es el nombre de la norma establecida, aunque no aprobada por ley, pero muy utilizada en determinadas áreas de actividad.
Un ejemplo de redacción de un acto de conciliación de acuerdos mutuos.
Las organizaciones desarrollan libremente la forma del acto de conciliación de acuerdos mutuos. El formato del documento puede ser arbitrario, pero esto no significa que no pueda cumplir con los requisitos legales con respecto al contenido documental.
Además, vale la pena considerar la práctica actual de usar este documento. Por lo que debe entenderse que el acto de conciliación por mutuo acuerdo no está incluido en el número de documentación primaria.
Y, sin embargo, hay diferentes puntos de vista al respecto. El Servicio de Impuestos Federales en sus notas que el acto de conciliación de liquidaciones mutuas no es un documento primario, ya que no certifica la realización de una operación comercial.
La explicación lógica es que cuando se firma el acta, la situación financiera de las partes no cambia. Por otro lado, la firma del acta de reconciliación se convierte en la base para la renovación del plazo de prescripción.
Y las mismas autoridades fiscales en los procedimientos judiciales prueban que la interrupción de la prescripción se justifica solo si el acto posee los detalles obligatorios de los documentos primarios.
Con base en lo anterior, debe guiarse por el hecho de que, independientemente de la forma aprobada del acto de conciliación de acuerdos mutuos, debe tener detalles tales como:
- nombre del documento;
- partes participantes;
- fecha de firma;
- período de reconciliación;
- detalles del contrato, en relación con el cual se lleva a cabo la conciliación;
- enlaces a la documentación principal;
- el monto de las transacciones en términos monetarios;
- balance de cierre;
- firmas de las partes con decodificación;
- huellas laterales.
Cómo llenar correctamente
El propósito del acto de conciliación de acuerdos mutuos es una comparación de los datos de la organización y su socio en el cumplimiento de las obligaciones mutuas en un período determinado. El documento puede estar en papel o en formato electrónico.
Video: un acto de conciliación de acuerdos mutuos entre una contraparte (proveedor o cliente) en un negocio
Es recomendable formar un documento de dos partes: los detalles del acto y la parte tabular, directamente relacionada con los acuerdos mutuos.
Se debe especificar lo siguiente como requerido:
| nombre del documento | El acto de conciliación de acuerdos mutuos, aquí también debe anotar el número del documento y la fecha de su compilación. |
| Organización | Nombre de la empresa que redactó el acta |
| Compañero | El nombre de la organización, cuál es la parte que interactúa y qué acto se enviará para su firma. |
| Tratado | Los detalles del acuerdo se muestran aquí cuando se realiza la conciliación dentro de él. |
| Comienzo del período | Fecha específica a partir de la cual comienza la comparación |
| Fin del periodo | La fecha en que finaliza el procedimiento de conciliación |
| Balance de débito | Monto de la deuda del socio al inicio del período |
| Balance de crédito | El monto de la deuda de la organización al comienzo del período. |
| Lugar de compilación | La ciudad donde se creó el documento. Puede especificar la dirección legal de la organización |
El acto de conciliación de acuerdos mutuos.- uno de los principales documentos contables.
La esencia de dicho documento es fijar el estado de los acuerdos mutuos entre dos contrapartes para un momento determinado.
Así, se puede suscribir un acta de conciliación entre el comprador y el proveedor, el pagador y el Fondo de Pensiones, entre dos empresas de un mismo holding, e incluso entre dos divisiones estructurales de una misma empresa.
Las razones para firmar el acta de reconciliación incluyen las siguientes:
- cooperación a largo plazo entre dos socios;
- la posibilidad de pago diferido de los bienes;
- cuando la empresa trabaja con una amplia gama de productos;
- cuando los bienes son de muy alto valor;
- inventario del estado de las liquidaciones recíprocas con las contrapartes;
- la necesidad de confirmar las cuentas por cobrar o por pagar a las autoridades reguladoras o a la alta dirección, etc.
Se puede redactar un acta de conciliación de acuerdos mutuos por un mes, trimestre, año o incluso por todo el período de trabajo. No existen requisitos estrictos, tanto para su diseño como para su frecuencia. Lo único que se debe observar al compilar este documento es la separación de datos por contratos.
Por ejemplo, la misma organización actúa como comprador de algunos bienes y proveedor de otros bienes, entonces es mejor hacer dos actos de conciliación, por separado para las cuentas por pagar (y el acuerdo de suministro correspondiente), y por separado para las cuentas por cobrar.
Registro de un acto de conciliación de acuerdos mutuos
La legislación no establece reglas uniformes para la preparación y ejecución de un acto de conciliación, sin embargo, existen principios básicos que simplemente deben observarse. Como todo documento primario, el acta de reconciliación debe contener los siguientes datos obligatorios:
- el nombre del documento, así como la fecha de su compilación;
- el nombre de la organización del originador y el nombre de la contraparte con quien se firma el acto;
- indicación de los funcionarios autorizados para firmar actas de conciliación de sus apellidos e iniciales, así como firmas.
El acta de conciliación en sí se suele redactar en forma de registro de documentos ordenados por la fecha de su creación. A veces, en lugar de documentos, indican la esencia de la operación (venta, compra, pago, etc.).
Para que el acta de conciliación esté actualizada, es mejor redactarla desde el inicio de la cooperación o desde el momento en que se firma el último acta de conciliación. Además del compilador, este documento debe ser firmado por el director de la empresa.
El acta de conciliación original, firmada por los directores de las empresas contraparte y certificada por sus sellos húmedos, tiene fuerza legal.
Firma del acta de reconciliación y su fuerza legal
Recuerde que la contraparte (especialmente su deudor) puede negarse a firmar el acta de conciliación de acuerdos mutuos, y usted no podrá influir legalmente en su decisión. Por lo tanto, vale la pena prescribir una conciliación obligatoria de acuerdos mutuos y la firma periódica de los actos relevantes en el contrato, indicando el momento y el procedimiento para tal conciliación. También vale la pena prever la responsabilidad por negativa o evasión de la reconciliación.
Al resolver disputas, los jueces han expresado repetidamente la opinión de que el acto de conciliación no es una prueba inequívoca de una deuda existente, pero puede ser un buen refuerzo de los documentos primarios existentes que confirman su existencia.
Además, el acto de reconciliación firmado le permite "retroceder" el estatuto de limitaciones. El nuevo plazo de prescripción se cuenta desde la fecha de firma del acta, independientemente de la fecha de la operación más controvertida.
La contabilidad mutua, el control y la estricta regulación de las actividades financieras y económicas es la principal limpieza, oportunidad y ausencia de desacuerdos en las liquidaciones con las contrapartes. Para estos fines, en la gestión documental moderna, se utiliza un acto de conciliación de acuerdos mutuos.
¿Qué es un acto de conciliación de mutuo acuerdo?
El acto de conciliación de acuerdos mutuos (acuerdos mutuos) es un documento contable que se elabora para conciliar acuerdos mutuos entre las partes (organizaciones, empresarios individuales, etc.) durante un período determinado (mes, trimestre, año). Los datos indicados en el acto por la entidad iniciadora deben coincidir con la información de la contraparte. Si se encuentran discrepancias en los datos, esto se registra en la parte final del documento.
Actualmente, la legislación no establece la forma oficial de tal documento. Asimismo, la obligación de redactar un acta de conciliación de acuerdos mutuos no está consagrada en la ley, sin embargo, este es uno de los documentos más comunes y buscados en circulación empresarial, el cual es necesario para cumplir con todos los términos de los contratos. Si es necesario, cada organización puede desarrollar su propia forma de acto de reconciliación. Sin embargo, debe elaborarse teniendo en cuenta los requisitos para la documentación contable primaria.
El acto de conciliación de acuerdos mutuos debe indicar el número, el período de conciliación, el nombre de las organizaciones. El acto debe contener una tabla en la que se ingresen los datos de débito y crédito en los números y fechas de los documentos primarios que confirman la entrega, el pago de los bienes. El final del formulario debe contener la facturación del período y el saldo de cierre.
El acto de conciliación de acuerdos mutuos es necesario:
- cuando el vendedor de productos ofrece un pago diferido
- al proporcionar servicios estándar y regulares
- a alto costo de bienes y servicios
- al concluir una gran cantidad de contratos y acuerdos adicionales a ellos
El formulario del acto de conciliación de acuerdos mutuos es compilado por la unidad de contabilidad de la organización y firmado por el director general y certificado por el sello de la organización. El acto se redacta en dos copias, que posteriormente se envían a la dirección de la contraparte. Al enviar el acto, es importante indicar el período durante el cual la contraparte debe firmar el acto y devolver una copia a la organización iniciadora. Si se envían representantes de organizaciones para firmar el acta de reconciliación, entonces deben tener poderes con ellos.
Solo los jefes de contabilidad de las empresas pueden firmar un acta de conciliación de acuerdos mutuos, pero esto solo es posible si no se encuentran discrepancias en el acta y las organizaciones no tienen desacuerdos. Debe entenderse que en caso de desacuerdo, no será válido un acto presentado ante el tribunal sin la firma del director.
Al redactar actas de conciliación de acuerdos mutuos, es necesario verificar varias cuentas:
- cálculos de ingresos
- liquidaciones sobre anticipos emitidos
- cálculos de déficit
- liquidaciones de obligaciones asumidas
El acto de reconciliación entre organizaciones que no tienen disputas de propiedad es un detalle exclusivamente técnico. La conciliación se puede llevar a cabo tanto en virtud de un contrato específico como en la totalidad de las relaciones comerciales con una organización de contraparte durante un período determinado.
El modelo de acta de conciliación de mutuas se puede descargar desde este enlace: Modelo de acta de conciliación de mutuas (*.xls, 28Kb).
Un ejemplo de un acto de conciliación de acuerdos mutuos completado correctamente se muestra en la imagen a continuación (se puede hacer clic):
"Pago (000506 con fecha 25/09/2013)" - recibo / débito de fondos de la cuenta
"Venta (19 de fecha 31/10/2013)" - confirmación del hecho de la prestación de servicios (certificado de prestación de servicios), la transferencia de bienes (factura)
Puede descargar un ejemplo de un acto de conciliación de acuerdos mutuos correctamente completado en este enlace:
