На сегодняшний день довольно распространенным видом работы стала – дистанционная. В статье подробно рассмотрим как дистанционный работник должен быть принят в штат компании в 2018 году.
Дистанционная работа и дистанционный работник
Трудовая деятельность на расстоянии или дистанционная работа подразумевает выполнение работником трудовой функции вне местонахождения работодателя, а именно без определенного стационарного места, за пределами офиса компании. Это основное отличие дистанционной работы от обычной, а в остальном отличий практически нет. Работника также необходимо принять в штат компании, у него такие же права, как и у других работников, в том числе по нему должны производиться отчисления на страховые взносы.
Кроме того, дистанционный работник имеет право и на ежегодный отпуск, на декретный отпуск с выплатой соответствующего пособия и на больничный с выплатой больничного пособия.
Преимущества дистанционной работы
Основное удобство такой работы заключается в том, что работник самостоятельно выбирает место выполнения трудовых функций, а значит трудиться он может где угодно – и в кафе, и дома и даже в транспорте. Такой обязанности, как ежедневное посещение офиса работодателя у него нет. Плюсы такой работы есть и у работодателя. Основные преимущества заключаются в экономии на аренде офиса и средствах на оборудование рабочего места сотруднику и др.
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
Отличие дистанционного работника от надомного
Не следует путать дистанционную работу от надомной работы. Дистанционный работник может быть направлен в командировку, а также ему можно установить конкретный режим работы и прописать это в трудовом договоре.
Надомный работник режиму работы в организации не подчиняется. Трудится «надомник» дома, занимаясь в основном несложной работой. Работодатель при этом обеспечивает таких работников нужным инвентарем или материалом.
В отличие от дистанционных работников, надомники обязаны передавать в отдел кадров документы лично, дистанционные могут это сделать и лично и по электронной почте, либо заказным письмом.
Заключить договор с ним можно на расстоянии, а с надомником это можно делать только лично.
Важно! Дистанционному работнику можно оформить электронную подпись, для этого обратиться нужно в удостоверяющий центр с определенным пакетом документов.
Заключив с дистанционным работником трудовой договор, его экземпляр нужно отправить по почте заказным письмом с уведомлением сотруднику. Сделать это нужно в течение 3-х дней с даты подписания договора, причем договор отправляется только на бумажном носителе.
Как принять на работу дистанционного работника
Для оформления дистанционного работника потребуется получить от него пакет таких документов:
- Трудовая книжка;
- Паспорт;
- Документ воинского учета;
- СНИЛС;
- Диплом, сертификат и др. документы, подтверждающие квалификацию работника.
Перечисленные документы работник может отправить электронной почтой, при этом каждую подпись заверить электронной подписью.
Важно! Трудовую книжку дистанционный работник может не предъявлять. В этом случае в трудовом договоре следует указать, что в трудовую книжку запись о приме работника не вносилась.
Сама процедура оформления дистанционного работника не отличается от оформления обычного работника и представляет собой следующие этапы:
- Ознакомление работника с нормативными актами компании;
- Заключение трудового договора;
- Издание приказа о приеме на работу;
- Оформление личной карточки по сотруднику;
- Занесение записи в трудовую книжку.
К нормативным локальным актам компании относят правила трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, должностные инструкции и т.д. Ознакомить с ними работника нужно до заключения с ним договора, поэтому дистанционному работнику отправляются копии таких документов. Факт ознакомления будущий сотрудник должен подтвердить электронной подписью в ответном письме. Только после этого можно оформлять с работником трудовой договор.
Трудовой договор с дистанционным работником
Одним из условий, прописываемых в договоре является место работы. В договоре с дистанционником нужно указать, что работа является дистанционной, а в качестве адреса можно указать домашний адрес работника. Если работник указывать свой адрес не хочет, либо указание его адреса невозможно, то можно указать адрес работодателя в качестве места заключения договора.
Рассмотрим основные условия, которые должны содержаться в договоре с дистанционным работником:
- Сроки по выполнению работы, а также подготовке отчетов о проделанной работе;
- Срок подтверждения электронных или заказных писем;
- Период времени, когда работник остается в зоне доступа по указанным каналам связи;
- Порядок документооборота с работодателем;
- Условия прекращения договора по инициативе работодателя.
При приеме работника на определенный срок это следует зафиксировать в договоре.
Важно! С работником, живущим за границей заключать договор на дистанционный труд нельзя!
Приказ о дистанционной работе
После заключения трудового договора работодатель издает приказ о приеме на работу. Приказ можно оформить по унифицированной , либо разработать форму самостоятельно. В качестве основания указывают договор дистанционного работника, а в качестве условия приема на работу и характера работы указывается дистанционный характер работы.
Важно! Дистанционного работника следует ознакомить с приказом. Для этого приказ отправляют ему письмом по электронной почте, на которое работник должен ответить подтверждением.
Когда на дистанционную работу сотрудника не принимают, а переводят использовать нужно другую форму приказа Т-5. Он издается в том случае, если изменения характера работы происходят с согласия двух сторон. При этом первоначально составить нужно допсоглашение к основному договору с сотрудником, а уже на основании него издать приказ.
Трудовая книжка дистанционного работника
Трудовая книжка не может быть заполнена в электронном виде, она передается работодателю в оригинале. Если дистанционный работник хочет, чтобы запись в трудовой книжке была, он отправляет ее работодателю заказным письмом, либо лично приезжает в офис.
Все чаще работодатели прибегают к труду дистанционных работников. Связано ‘то с тем? что удаленный труд имеет ряд преимуществ как для работника, так и для работодателя. Сотрудник может находиться дома, в кафе на улице и при этом выполнять должностные обязанности и являться работником организации.
Работодателю не нужно готовить рабочее место, не нужно закупать для дистанционного сотрудника компьютер, канцелярию. Работнику не нужно тратить деньги на проезд до рабочего места, он может строить свой рабочий день в соответствии со своими интересами и нуждами компании.
Не все должности могут быть удаленными. Например, продавец не может работать дистанционно, так как он должен присутствовать на своем рабочем месте за прилавком магазина. Удаленная работа обычно характерна для таких профессий, как менеджеры по продажам, программисты, юристы, торговые представители, дизайнеры, то есть все те лица, которым не нужен личный контакт с коллегами или клиентами.
Несмотря на то, что удаленные работники не находятся в офисе организации, их следует принять на работу в штат по всем правилам, характерным для приеме на работу постоянных работников, трудящихся в пределах организации.
Как принять на работу дистанционного работника
Дистанционный труд настоящее время руководствуется требованиями ТК РФ, в кодекс специально внесена отдельная статья, которая определяет правила приема на работу таких сотрудников, порядок заключения с ними трудового договра, а также иные требования, предъявляемые к удаленному труда.
Глава 49.1 Трудового кодекса регулируют правила приема на работу удаленных сотрудников. Также эта глава устанавливает понятие дистанционной работы. Дистанционная работа — это та работа, которая осуществляется вне территории организации работодателя.
Процедура приема на работу удаленных сотрудников:
- Сбор необходимой информации от работника в виде документов — нужны паспорт, трудовая книжка, документ об образовании, документы воинского учета, иные бумаги, содержащие персональные данные о сотруднике. Передать эти документы можно почтой или электронно отсканированные копии, при необходимости копии заверяются у нотариуса.
- Оформление трудового договора. С удаленным работником в обязательном порядке заключается трудовой договор, особенностью данного договора является указание адреса выполнения работы, отличного от местонахождение самой организации. В целом, трудовой договор должен соответствовать ТК РФ и содержать все необходимые обязательства, права и ответственность обеих сторон. Скачать образец трудового договора с удаленным сотрудником можнго здесь. Трудовой договор может быть подписан в электронном виде, для этого работодатель направляет дистанционному сотруднику электронный вариант трудового договора, работник ознакамливается с ним и, в случае согласия, ставит свою подпись и направляет документы обратно работодателю тем же способом. Также трудовой договор может быть направлен почтой, данном случае направляется оригинал договора в двух экземплярах, один из которых работник со своей личной подписью должен отправить обратно работодателю.
- Подготовка приказа о приеме на работу. Для оформления приказа о приеме сотрудника на удаленную работу необходимы только подписанный обеими сторонами трудовой договор. Требовать от работника написания заявления о приеме на работу не обязательно, трудовое законодательство этого не требует. В приказе по форме Т-1 указываются сведения о работнике, должность на которую он принимается, дата начала работы. В строке для указания основания для подготовки документа пишутся реквизиты трудового договора.
- Оформление личной карточки работника. Приказ служит основанием для заведения на дистанционного работника личная карточки формы Т 2, а также при необходимости оформляется личное дело, в которое включается вся документация, представленная работником о себе, а также все заявления, приказы и прочие документы, относящиеся к рабочей деятельности работника.
- Внесение записи в трудовую книжку. Для того чтобы внести в трудовую книжку запись о приеме на работу, дистанционному работнику следует направить свою трудовую книжку по почте. Работодатель на основании приказа Т 1 вносит соответствующую запись и сохраняет трудовую книжку у себя до расторжение трудового договора. При увольнении в трудовую книжку вносится запись об увольнении, после чего книжка направляется уволившемуся сотруднику.
- Ознакомление дистанционного работника с внутренней документации компании. Несмотря на то что работник трудится удалённо, то есть не находится в пределах организации, его нужно ознакомить внутренними нормативными документами, которые имеют к нему отношение. Ознакомление происходит в электронном виде, то есть работодатель направляет работника документы, с которыми он знакомится и в нужном месте ставит свою подпись в знак осведомление.
Особенности оформления на работу удаленных работников
Документы персонального характера работник может направить работодателю в электронном виде, предварительно заверив у нотариуса. При необходимости можно направить работодателю также оригиналы этих документов, при этом следует использовать заказное письмо с уведомлением о вручении.
Составленный приказ о приеме на работу должен быть передан работнику для постановки ознакомительной подписи, сделать это можно также удалённо через электронную связь или посредством использования почтовой связи.
Направлять трудовую книжку работодателю для внесения записи о приеме на работу не обязательно, это делается только в случае, если самому работнику это необходимо. Связано это с тем, что трудовая деятельность подтверждается не только наличием записи в трудовой книжке, а также и заключенным трудовым договором.
Дистанционные работники имеют право на все гарантии, которые предоставлены трудовым кодексом. В частности, он может рассчитывать на оплату больничного листа, на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска, отчисление страховых взносов.
Дистанционная работа в нашей стране не настолько развита, как, например, в США или Европе. Предпринимателей все еще пугает перспектива, что они могут ни разу не встретиться со своим работником. В нашей статье разберемся, как именно может быть организована удаленка, чтобы это не вызывало беспокойства у предприятия и вопросов у проверяющих органов.
Удаленная или дистанционная работа на дому
Что мы знаем об удаленной работе? Удаленная работа бывает нескольких видов:
- надомная;
- дистанционная;
- фриланс.
Фриланс — это работа по договору гражданско-правового характера. С этим видом удаленной работы все ясно. Предприниматель находит работника (фрилансера), дает ему конкретное задание, устанавливает сроки и указывает все это в договоре ГПХ. В случае если работник делает работу в срок, работодатель выплачивает ему разовое вознаграждение, определенное в договоре. Никаких социальных гарантий подобный вид найма не предполагает.
А вот с надомной и дистанционной работой дела обстоят иначе. Сотрудник заключает трудовой договор (ТД), который дает ему все социальные гарантии.
Особенности дистанционной работы надомника
При надомной работе рабочим местом работника является его дом. Сырье, инструменты для выполнения тех или иных работ предоставляет работодатель либо работник может приобрести их самостоятельно. Это оговаривается в ТД. При таких условиях в договоре прописывают компенсацию за произведенные надомником расходы:
- на покупку материалов, сырья, инструментов;
- использование техники (если она принадлежит работнику, а не предоставляется организацией), интернета, телефона;
- расходы на электричество и любые другие расходы, возмещение которых будет указано в ТД.
Надомник может привлекать к работе членов своей семьи (гл. 49 ст. 310 ТК РФ).
Что такое работа на дому, мы выяснили. Разберемся, как правильно выстроить трудовые отношения с такими работниками?
Гл. 49 Трудового кодекса РФ регулирует трудовые отношения между работодателем и надомником. Из ст. 311 ТК РФ видно, что основные условия, при которых можно поручить работу надомнику, — это его состояние здоровья и соблюдение требований по охране труда (ст. 212 ТК РФ). В большинстве своем на дому работают производители ремесленных товаров, швеи, сборщики.
Все отношения между предприятием и надомным рабочим регулируются ТК РФ и ТД. Рассмотрим основные пункты договора.
После заключения ТД на предприятии издается приказ о найме работника. В графе «Характер работы» нужно написать: «Работа на дому». Работник должен ознакомиться с приказом и поставить в соответствующем месте свою подпись.
Трудовая книжка заполняется без каких-либо указаний о надомном труде.
ВАЖНО! Несмотря на то что надомник сам распоряжается своим рабочим временем, работодателю необходимо заполнять табель учета рабочего времени. Нормы о сверхурочных выплатах к нему не применяются.
Как правильно заполнить табель рабочего времени , читайте в ст атье .
Положение об условиях труда надомников
До недавнего времени существовало положение об условиях труда надомников, утвержденное постановлением Госкомтруда СССР и секретариата ВЦСПС от 29.09.1981 № 275/17-99, но оно утратило силу и не действует на основании приказа Минтруда России от 29.12.2016 № 848.
Чтобы избежать недопонимания с работником, будет правильным составить должностную инструкцию или положение о надомной работе. Там можно подробно описать требования к безопасности, ответственность за их невыполнение и другие правила работы. Также можно предусмотреть предоставление компенсаций и дополнительных гарантий. В ТД работник должен поставить отметку, что с правилами ознакомлен.
Дистанционная работа по Трудовому кодексу
Дистанционной работой по ТК РФ можно считать выполнение определенных функций, оговоренных в ТД, которое происходит вне стационарного рабочего места, предоставляемого работодателем. Для работы и связи с работодателем работнику необходимо использовать информационно-телекоммуникационные сети (ИТС) общего пользования (ст. 312.1 ТК РФ).
Дистанционным работником является лицо, заключившее ТД о дистанционной работе .
Одним из отличий дистанционного работника от остальных является общение с работодателем путем обмена электронными документами и использование усиленных электронных подписей (закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Каждая из сторон после получения электронного документа обязана направить подтверждение в электронном виде.
Что собой представляет электронная подпись, читайте в ст атье .
Возникает вопрос: как при дистанционной работе заключить ТД с удаленным сотрудником?
Договор заключается, как и ведется документооборот в целом, с использованием ИТС общего пользования, в т. ч. электронной почты. После чего работодатель в течение 3 дней направляет дистанционному работнику бумажный экземпляр договора по почте.
Как оформить сотрудника , работающего из-за границы , читайте в статье .
Так как при дистанционной работе работник имеет все те же права, что и выполняющий свои обязанности в офисе предприятия, он должен представить работодателю в электронном виде документы, перечисленные в ст. 65 ТК РФ. В случае необходимости работодатель вправе потребовать от работника прислать ему нотариально заверенные копии документов.
Если у работника ранее не было СНИЛС, он должен получить его самостоятельно и выслать копию работодателю.
При обоюдном согласии трудовая книжка не заполняется. Документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж, является ТД. При отсутствии такого соглашения сотрудник почтой (заказным письмом) направляет трудовую книжку работодателю (ст. 312.2 ТК РФ).
Остановимся подробнее на некоторых пунктах.
Отражение места работы дистанционного работника в трудовом договоре
Так как дистанционная работа не может быть связана с адресом работодателя, в качестве места работы в договоре указывают домашний адрес работника. Но это не означает, что он должен работать только дома.
Работник может, например, появляться в офисе работодателя для сдачи готовых результатов работы или получения задания. Возможен вариант присутствия работника в офисе ограниченное (указанное в договоре) время. Но если фактически основной объем работы выполняется вне офиса, она все равно считается дистанционной.
Дистанционная занятость: режим труда и отдыха
Согласно ст. 312.4 ТК РФ дистанционный работник самостоятельно устанавливает режим своей занятости и отдыха, если в трудовом договоре не оговорено иное. Значит, порядок дистанционной работы должен быть определен в момент подписания договора. Данные условия труда характерны для специалистов творческих профессий.
В случае если в договоре оговорен свободный график работы, т. е. вне зависимости от времени суток и выходных, работодатель избавляется от обязанности вести учет рабочего времени.
Но если рабочее время в договоре установлено (например, со вторника по субботу с 9:00 до 15:00 или любое другое время), работодателю необходимо вести учет рабочего времени и производить доплату за переработки, если они будут иметь место. Такие условия характерны для работы диспетчеров.
Безопасность труда
Большую часть требований по организации охраны и безопасности труда относительно дистанционной работы работодатель выполнять не обязан.
Удаленного работника при приеме на работу необходимо ознакомить с требованиями по охране труда при работе с техникой, предоставленной или рекомендованной предприятием (ст. 312.3 ТК РФ).
Также на предприятии лежит обязанность по проведению спецоценки рабочих мест, но согласно п. 3 ст. 3 закона «О специальной оценке условий труда» от 28.12.2013 № 426-ФЗ специальная оценка рабочих мест не проводится в отношении условий труда надомников и дистанционных рабочих.
Как часто нужно проводить инструктаж по охране труда , читайте в статьях:
В случае если работник во время исполнения трудовых обязанностей травмируется или заболеет, предприятие обязано организовать расследование, в ходе которого будет выяснено, является это несчастным случаем на производстве или нет (ст. 227 ТК РФ, ст. 3 закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Расследование имеет право проводить только комиссия (ст. 228 ТК РФ).
Компенсация
Во время выполнения дистанционной работы работник сам организует свой трудовой процесс. В случае если работник использует свое или арендованное им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, в ТД нужно указать порядок и сроки выплаты компенсации за его использование. Также необходимо предусмотреть и указать порядок возмещения других возможных расходов, связанных с выполнением дистанционной работы (ст. 312.3 ТК РФ).
Делаем вывод, что работник и работодатель могут согласовать и закрепить в ТД порядок компенсации расходов работника. Но в соответствии с письмом Минфина России от 11.04.2013 № 03-04-06/11996 необходимо документальное подтверждение износа имущества и других расходов, компенсации которых требует работник. Также нужно отметить, что в случае, если имущество использовалось не только для служебных нужд, требуется разделение степени износа в соответствии с целями его использования.
Оплата труда дистанционных работников
Чтобы работодатель мог безбоязненно учитывать оплату дистанционной работы в своих расходах, нужно закрепить в ТД способы учета отработанного времени. То, что работник самостоятельно может определять свое время работы, не отменяет обязанности работодателя учитывать фактически отработанное время (ст. 252 НК РФ, ст. 312.4 ТК РФ). Если такой возможности нет, можно представить и другие доказательства. Например, реестр сданных работ.
Сама оплата труда, как правило, происходит по безналичному расчету по реквизитам, указанным в договоре. В случае если работник захочет поменять банковские реквизиты для перечисления, необходимо составить дополнительное соглашение и указать новые данные карты.
Кроме перевода на счет (карту) сотрудника применяются варианты оплаты почтовым переводом, а также из кассы предприятия наличными, если работник периодически появляется у работодателя по условиям договора.
Расторжение договора
Особенности прекращения ТД указаны в ст. 312.5 ТК РФ.
Основания для его расторжения должны быть указаны в договоре. Основания могут быть те же, что и для офисных работников. Например, расторжение по соглашению сторон или по инициативе работника (ст. 77, 78, 80, 81, 83, 84 ТК РФ).
Также можно привести специфические основания, которые будут характерны для конкретной дистанционной работы . Это может быть связано с количеством брака или нарушением сроков сдачи отчетов по выполняемой работе. Указав все это в договоре, работодатель сможет обезопасить себя от недобросовестных работников.
После издания приказа об увольнении он направляется работнику в день увольнения по электронным каналам связи, а его бумажная копия — по почте заказным письмом. Работник имеет право запросить копии всех документов, связанных с его трудовой деятельностью (ст. 62 ТК РФ).
Итоги
Несмотря на опасения, все больше современных работодателей начинают прибегать к услугам именно удаленных рабочих. Во многом это вызвано желанием предприятия сэкономить на затратах по организации рабочего места сотрудника, компенсации проезда до работы и обратно и т. п. Также не нужно забывать, что удаленным сотрудникам, как правило, платят меньше, чем их офисным коллегам, а это экономия на расходах на зарплату и страховых взносах. Главное, принимая сотрудника на дистанционную работу , правильно составить с ним трудовой договор.
Многие компании давно убедились в реальных преимуществах найма удаленных работников, но буквально до недавнего времени в России не было правовой базы для официальных трудовых отношений. Как правильно оформлять на работу дистанционных сотрудников, что важно учитывать в трудовых договорах, как избежать финансовых рисков - рассказывает правовой эксперт ИПК Татьяна Ширнина.
В 2013 году Трудовой кодекс Российской Федерации (далее-ТК РФ) был дополнен главой 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Данные нововведения были обусловлены, в том числе, и высоким развитием информационных технологий. Да и на практике принцип удаленной работы применялся уже давно, вот только правового регулирования долгое время не было.
На сегодняшний день вне места нахождения работодателя (дома, в другом городе/стране, в ресторане, на пляже и т.д.) работают специалисты с разными уровнями квалификации: инженеры, юристы, бухгалтеры, переводчики, журналисты, редакторы, дизайнеры, программисты, аудиторы. Несмотря на то, что дистанционная работа - явление в России уже утвердившееся, вопросов меньше не становится. Попробуем ответить на некоторые из них.
Итак, в первую очередь, рассмотрим главный вопрос:
Как оформить трудовые отношения с дистанционным работником?
Главным помощником для вас станет Трудовой кодекс, а именно вышеназванная глава 49.1, которая, кстати, предусматривает два варианта заключения трудового договора:
1) трудовой договор с дистанционным работником может быть заключен путем очного посещения офиса работодателя;
2) трудовой договор с дистанционным работником может быть заключен путем обмена электронными документами. Данный вариант может использоваться только при наличии у сторон усиленных квалифицированных электронных подписей.
При найме дистанционного работника перечень документов, необходимых для заключения трудового договора, ничем не отличается от общего перечня, предусмотренного статьей 65 ТК РФ. Один лишь нюанс: если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами с лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно.
Обязанность работодателя ознакомить работников с документами до подписания трудового договора также сохраняется. Способ ознакомления зависит от того, каким образом происходит взаимодействие между работником и работодателем: путем обмена электронными документами (здесь помним про усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись) либо при непосредственном посещении офиса работодателя.
Условия трудового договора с дистанционным работником
Составляя трудовой договор, необходимо руководствоваться статьей 57 ТК РФ. Но поскольку это особый вид трудовой деятельности, в тексте договора необходимо отразить, что работа выполняется дистанционно.
Помимо этого, есть и другие особые условия трудового договора с данной категорией работников. Одно из обязательных условий - указать место работы и никаких исключений для дистанционных работников в этой части нет. Однако как его указать, если мы не знаем, в каком месте работник будет выполнять свою трудовую функцию сегодня и завтра?
Обратимся к статье 312.1. ТК РФ:
«Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет"».
По мнению представителей Роструда (Письмо Роструда от 07.10.2013 № ПГ/8960-6-1 "Об определении места работы дистанционного работника"), трудовой договор о дистанционной работе должен содержать сведения о месте работы, где дистанционный работник непосредственно исполняет обязанности, возложенные на него трудовым договором. Конечно, разъяснение Роструда не приравнивается к нормативным правовым актам. Однако Госинспекция труда выступает его территориальным органом, следовательно, политика будет аналогична. То есть, если в трудовом договоре с дистанционным работником нет такого условия как «место работы», компанию могут привлечь к административной ответственности по ч.3 ст. 5.27 КоАП РФ.
Так где же искать ответ? Ориентиром может быть письмо другого федерального органа исполнительной власти - Минфина России от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30978, в котором сделан вывод из определения дистанционной работы, данного в ст. 312.1 ТК РФ: для работника местом постоянной работы является место его нахождения.
Пожалуй, с этим мнением стоит согласиться. Ведь логично, что место работы «дистанционщика» - это место его фактического нахождения в момент выполнения трудовой функции.
Условия труда на рабочем месте
Как известно, условия труда на рабочем месте определяются по результатам специальной оценки условий труда. Но каким образом работодателю описать эти факторы, если работник ежедневно может перемещаться по разным уголкам Земли?
На самом деле законодатель предусмотрел исключения в части обязательной специальной оценки условий труда для некоторых категорий работников. В их число вошли и дистанционные работники (ч. 3 ст. 3 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»). Следовательно, раз нет необходимости проводить специальную оценку условий труда, с работодателя автоматически снимается обязанность прописывать в трудовом договоре с дистанционным работником такие пункты, как: «гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда» и «условия труда на рабочем месте».
Режим работы
Вот еще один немаловажный вопрос: как выстроить рабочий график при удаленном контроле? Здесь все зависит от того, насколько работодателю важны временные рамки, в которых работник будет выполнять свою трудовую функцию. В том числе это связано и с тем, каким образом поставлен учет рабочего времени: работодатель будет вести его самостоятельно или же доверит работнику отмечать часы работы путем самотабелирования.
Как один из вариантов - предусмотреть для удаленных сотрудников обычный рабочий режим, принятый в компании. Например: «Работнику устанавливается 40-часовая пятидневная рабочая неделя, с двумя выходными днями. Работнику устанавливаются рабочие дни с понедельника по пятницу, время работы с 9:00 до 18:00, перерыв для отдыха и питания - 1 час с 12:00 до 13:00, который в рабочее время не включается и оплате не полежит. Суббота и воскресенье – выходные дни».
Второй вариант (если непринципиально, в какой отрезок времени будет выполняться работа) - установить работнику, например, 40-часовую пятидневную рабочую неделю, с двумя выходными. Указать, какие дни считаются рабочими, какие - выходными. В отношении времени начала и окончания рабочего дня, а также перерыва для отдыха и питания прописать, что они устанавливаются работником самостоятельно. В данном случае вы можете написать так: «Продолжительность одного рабочего дня: не менее 5 часов и не более 9 часов в день. Продолжительность перерыва для отдыха и питания составляет 1 (один) час, который в рабочее время не включается и не оплачивается».
Дополнительные особенности
Из вышеизложенного можно сделать вывод о необходимости закрепить способы взаимодействия работника и работодателя. В трудовом договоре рекомендуется дополнительно прописывать средства связи (мобильный телефон, электронная почта, Skype и др.), которыми будут пользоваться работник и работодатель, и время, в течение которого работник должен ответить на звонок, входящее сообщение/перезвонить/ написать сообщение/ выйти на связь.
Какой режим работы вы бы ни прописали в официальных документах, помните: дистанционный работник может находиться в точке с другим местным временем. Поэтому при определении режима работы указывайте часовые пояса. Иначе может случиться, что выйдя на связь с работником в 8:00 по Москве, вы его так и не дождетесь. Ведь если он окажется, допустим, в Нью-Йорке, у него будет глубокая ночь - 00:00.
Не забудьте об отпуске
Ч.2 ст. 312.4 ТК РФ обязывает работодателей прописывать порядок предоставления дистанционному работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков в трудовом договоре.
Что еще предусмотреть в трудовом договоре с «дистанционщиком»?
Рекомендуется четко прописать, какое оборудование (программно-технические средства) будет использовать работник при выполнении своей трудовой функции, кем оно предоставляется, какие действия работнику необходимо совершить и в какие сроки необходимо сообщить работодателю о поломке, технических неисправностях. Если работник будет использовать свое оборудование (например, ноутбук, телефон и др.), в трудовом договоре следует дополнительно регламентировать порядок и сроки выплаты компенсации за его использование.
Для того, чтобы отслеживать качество и количество выполняемой работы, вы можете дополнительно прописать порядок, сроки и форму представления работником отчетов о выполненной работе.
Конечно, как и при любом относительно удобном варианте, у дистанционной работы есть «подводные камни».
1) Принимая удаленного работника в компанию, собеседования нередко проводят через Skype или по электронной почте. В данном случае работодатель несет риск неполно и недостоверно оценить деловые качества специалиста. Согласитесь, в домашней обстановке, когда вокруг много справочного материала (книги, пособия, интернет), пройти собеседование гораздо легче.
2) Поскольку дистанционный труд предполагает возможность электронного документооборота, в том числе и подписание трудового договора, могут возникнуть определенные сложности. Например, работодатель подписал трудовой договор и направил его работнику, а тот не вернул подписанный документ и оставил все экземпляры у себя, либо переслал скан копию.
К сожалению, из-за простой невнимательности в случае судебного спора условия трудового договора могут быть признаны несогласованными со всеми вытекающими последствиями. Поэтому помните: трудовой договор должен быть подписан двумя сторонами усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью или «живой» подписью на бумажном носителе.
3) Открытым остается вопрос контроля, а именно - сколько часов в день человек работает. То есть взаимодействие должно быть четко регламентировано, в противном случае работодатель так и не узнает, как долго трудился удаленный работник в тот или иной день - 8 часов или всего 2 часа.
4) При прекращении трудового договора по инициативе работника работодателю часто приходит скан его заявления об увольнении. Однако, исходя из уже имеющейся судебной практики, суды не признают в качестве доказательства сканированное заявление, указывая, что волеизъявление работника на увольнение должно быть выражено либо в письменной форме с «живой» подписью работника, либо подписано усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью.
5) С точки зрения процессуального кодекса, не совсем понятно, с какого момента работник вправе обратиться в суд о восстановлении нарушенных прав.
Вот пример из практики . Московский городской суд в Апелляционном определении от 20.01.2015 по делу N 33-1146/2015 установил, что 21 мая 2014 года истец получил приказ об увольнении по электронной почте, распечатал его, поставил на нем свою подпись и также по электронной почте направил данный приказ ответчику. Таким образом, истец получил копию приказа об увольнении 21 мая 2014 года и с этой даты он знал о своем увольнении, и не был лишен возможности обратиться в суд с иском о восстановлении на работе до истечении одного месяца. Однако, в суд истец обратился 07 июля 2014 года, то есть пропустил месячный срок.
Таким образом, для исчисления сроков на обжалование действий работодателя имеет значение именно осведомленность работника о нарушении его прав, в том числе - получение электронной копии приказа и последующие действия работника.
Конечно, как работникам, так и работодателям часто удобно использовать формат удаленного сотрудничества, однако обратите внимание, что далеко не всех специалистов можно нанимать дистанционно. Например, это касается тех, чей результат труда выражается в материальной продукции. Это, кстати, одно из отличий дистанционных работников от надомников.
Еще один интересный вопрос, возникающий на практике: могут ли в маленьких компаниях все работники работать дистанционно?
Законодательство не только не содержит ограничений по количеству работников, трудоустроенных дистанционно, но и не определяет перечень должностей, которые не могут быть заняты в такой форме. Например, если это интернет-магазин, почему бы и не оформить всем дистанционный труд? Лишь одно условие: характер выполняемых обязанностей должен соответствовать определению дистанционной работы (статья 312.1 ТК РФ), а именно:
а) выполнение трудовой функции вне местонахождения работодателя;
б) выполнение трудовой функции вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя;
в) использование для выполнения трудовой функции информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет»;
г) осуществление взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».
То есть, если объективно рассмотреть возможность такой организации труда, надо опять-таки учитывать, что не все категории сотрудников, как отмечалось выше, могут работать дистанционно. Как правило, «дистанционщики» - это работники интеллектуального труда. Поэтому все же довольно сложно представить компанию, где реально работают одни «дистанционщики». Во-вторых, трудно вообразить, насколько сложна волокита с документами, и какие огромные риски их утери в процессе электронного обмена.
На данный момент ни судебной, ни инспекционной практики по данному вопросу нет, поэтому какую оценку могут дать такой организации работы уполномоченные органы, остается только догадываться.
Как справедливо отмечалось в пояснительной записке к законопроекту о внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части регулирования труда дистанционных работников, «современное развитие экономики невозможно без продуктивной занятости, являющейся производной от эффективно функционирующего гибкого рынка труда, позволяющего оперативно реагировать на экономические вызовы».
Безусловно, у дистанционного труда много преимуществ, например:
- сокращение издержек работодателя на аренду помещений и организацию рабочих мест;
- экономия времени, энергии и средств работника вследствие отсутствия транспортных проблем - доставка до рабочего места и обратно;
- рост производительности труда при его организации в соответствии с желанием работника в более комфортных условиях.
Дистанционная работа повышает деловую активность и занятость населения, поскольку у людей есть возможность трудиться, не покидая дома или иного удобного расположения. Выгоды работодатели при этом очевидны: привлекать работников без затрат на оборудование рабочих мест, и в то же время получать доход от их продуктивной деятельности.
Татьяна Ширнина, ведущий юрист Департамента трудового права
1) "подпись для дистанционного работника необходимо оформить, если работа связана с подписью документов", правильно ли я понимаю, что для подписания приказов, трудового договора и др. кадровых документов электронная подпись не нужна?Если да, то возможа ли отправка оригиналов документов по почте для их подписания? в какой срок должны отправляться документы?2) можно ли оформить работника на дистанционную работу, если он работает в регионе (на дому), выполняя часть функций (продажи) вне дома (на машине).
Ответ
Ответ на вопрос:
1) "подпись для дистанционного работника необходимо оформить, если работа связана с подписью документов", правильно ли я понимаю, что для подписания приказов, трудового договора и др. кадровых документов электронная подпись не нужна?
Если да, то возможа ли отправка оригиналов документов по почте для их подписания? в какой срок должны отправляться документы?
Электронную подпись оформлять не обязательно. Отправка документов по почте возможна. Только в случае, если только дистанционный работник (или лицо, только поступающее на дистанционную работу) и работодатель взаимодействуют путем обмена электронными документами, то используются усиленные квалифицированные электронные подписи в установленном законом порядке.
Документы должны отправляться в сроки таким образом, чтобы не было нарушений по ознакомлению с ними согласно нормам ТК РФ.
2) можно ли оформить работника на дистанционную работу, если он работает в регионе (на дому), выполняя часть функций (продажи) вне дома (на машине). Спасибо!
По данному вопросу требуется анализ трудовой функции работника: если работа будет связана с постоянными служебными поездками, то скорее нужно оформлять разъездной характер работы . Если же данный работник будет осуществлять трудовую функцию через средства телекоммуникации работодателя и иных лиц, то можно оформить дистанционную работу .
При этом, согласно ст. 312.1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет. Вместе с тем, никаких ограничений на место жительства дистанционного работника в гл. 49.1 ТК РФ нет. Следовательно, дистанционный работник - гражданин Российской Федерации может проживать и выполнять дистанционную работу там, где ему удобно. При этом, законодательство не обязывает ни работника ни работодателя отслеживать место работы дистанционного работника.
Таким образом, можно сказать, что разъездной характер и дистанционная работа являются абсолютно разными понятиями . Следовательно, рассуждая логически, дистанционный работник не может иметь разъездной характер работы .
Что касается командировки, то действующее законодательство не содержит никаких ограничений на направление в командировку дистанционного работника .
Поэтому Вам необходимо либо оформить дистанционную работу с командировками, либо разъездной характер работы (в зависимости от того, какими конкретно функциями Вы планируете наделить сотрудника).
Что касается командировки, отметим следующее:
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 168 ТК РФ).
По общему правилу при направлении сотрудника в командировку оформлять служебную записку не нужно. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена. Служебную записку можно составить в произвольной форме.
Служебную записку необходимо оформить, только если:
- сотрудник едет в командировку или обратно на личном, арендованном или служебном транспорте . В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
- по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в командировке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.
Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Обратите внимание, что при предоставлении сотруднику служебного автомобиля (или использовании личного) в организации должен быть приказ о совмещении работником профессии (должности) водителя, а в трудовом договоре пункт о том, что он сам управляет автомобилем и доплата за это .
В должностные обязанности работника, который не является водителем, не может входить обязанность по управлению автомобилем, так как такая обязанность относится к трудовой функции водителя автомобиля.
Если расширение обязанностей приводит к изменению трудовой функции, то работодателю необходимо получить письменное согласие сотрудника на выполнение дополнительной работы, установить доплату.
О предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотрах:
Законодательством установлены особенности регулирования труда работников транспорта. К работникам, труд которых непосредственно связан с управлением транспортными средствами , относятся, в частности, водители автомобилей.
К таким особенностям в частности относятся:
- обязательные предварительные медосмотры при поступлении на работу (ч. 1 ст. 213 ТК РФ);
- обязательные периодические медосмотры . Если водителю не исполнилось 21 года, то такие осмотры он проходит ежегодно (ч. 1 ст. 213 ТК РФ, п. 1 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ);
- предрейсовые и послерейсовые медосмотры (п. 1 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ, ст. 213 Трудового Кодекса РФ).
В соответствии с ч. 2 ст.212, ч. 6 ст. 213 ТК РФ медицинские осмотры (обследования), в т. ч. обязательные предварительные осмотры, в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, осуществляются за счет средств работодателя.
Предрейсовые медосмотры обязаны проходить все сотрудники, выполняющие работу, связанную с движением и управлением транспортными средствами (п. 3 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).
Послерейсовые медосмотры обязаны проходить только те водители, работа которых связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).
За нарушение порядка проведения обязательных предрейсовых и послерейсовых медосмотров водителей организация и ее должностные лица могут быть оштрафованы (ст. 11.32 КоАП РФ). Кроме того, административная ответственность предусмотрена за допуск к работе водителя, не прошедшего соответствующий обязательный медосмотр (ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ).
Таким образом, на основании вышеизложенного можно резюмировать:
1. Дистанционному работнику не следует оформлять разъездной характер работы;
2. При предоставлении работнику служебного автомобиля (использованию личного для служебных целей) на него должно быть оформлено совмещение, такой сотрудник должен проходить медосмотры, которые предусмотрены для водителей;
3. Дистанционная работа и работа в качестве водителя - не совместимые понятия, в связи с чем представляется невозможным оформление совмещения по должности водителя дистанционному работнику, так как понятие дистанционной работы подразумевает выполнение трудовой функции с использованием и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет";
4. Дистанционного работника можно направить в командировку и предоставить сотруднику служебный автомобиль, но в данном случае работодателю нужно оформить на данный период работнику совмещение, а также организовать проведение медосмотров.
Подробности в материалах Системы Кадры:
1. Ответ: Как оформить прием на работу дистанционного сотрудника
Понятие дистанционной работы
Что понимается под дистанционной работой
Дистанционной работой является выполнение трудовой функции :
- вне места нахождения работодателя (филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, включая расположенные в другой местности);
- вне стационарного рабочего места;
- вне территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
При этом для выполнения работы и осуществления взаимодействия работодатель и сотрудник используют информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе Интернет.
Дистанционными сотрудниками признают лиц, которые выполняют дистанционную работу.
Такие правила установлены в частях , статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.
С дистанционными сотрудниками , а значит, такие сотрудники являются .
Заключение дистанционных трудовых отношений с сотрудниками, которые будут осуществлять работу за границей, российским законодательством .
Подробнее о сходствах и различиях между дистанционной работой и надомным трудом см. .
Вопрос из практики: можно ли заключить трудовой договор о дистанционной работе, если работник проживает в том же городе, где находится организация
Да, можно. При этом следует различать дистанционную и надомную работу.
Подробнее об отличиях надомного и дистанционного труда см. в .
Вопрос из практики: можно ли заключить трудовой договор о дистанционной работе, если российский или иностранный гражданин будет выполнять свою работу за границей
Заключать трудовые договоры об удаленной работе в описанной ситуации не рекомендуется. В таких случаях оптимально заключить гражданско-правовой договор.
Трудовой кодекс РФ не предусматривает возможность заключения трудового договора о с сотрудником, который фактически будет выполнять работу за границей. При этом неважен статус работника: гражданин России, иностранец или лицо без гражданства.
Дело в том, что работодатель обязан обеспечить всех своих сотрудников, в том числе дистанционных (). При этом нормативно-правовые документы Российской Федерации, которые содержат нормы труда, действуют только на территории России (). Таким образом, обеспечить безопасные условия труда для дистанционных сотрудников, работающих за границей, ни формально, ни юридически не представляется возможным. Поэтому с такими сотрудниками рекомендуется заключать .
Такие разъяснения дают и специалисты официальных ведомств в письмах и .
Нормативное регулирование
Какие документы регулируют труд дистанционных сотрудников
На дистанционных сотрудников распространяются общие нормы трудового законодательства. Вместе с тем, трудовые отношения с такими сотрудниками имеют и свои особенности, которые регулируют:
- Трудового кодекса РФ;
- в части регулирования порядка получения электронной подписи и обмена электронными документами между сотрудником и работодателем.
Прием на работу
Как происходит передача и оформление документов при приеме дистанционного сотрудника
Со своей стороны работодатель еще до заключения должен ознакомить сотрудника с локальными актами ( , и т. п.). Сделать это можно путем обмена электронными документами с электронной подписью между работодателем и дистанционным сотрудником. Это следует из положений статьи 312.1, статьи 312.2 Трудового кодекса РФ, Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.
Вопрос из практики: возникает ли по месту работы дистанционного сотрудника обособленное подразделение
Нет, не возникает.
Трудовой договор
Как оформить трудовой договор с дистанционным сотрудником
Отношения между дистанционным сотрудником и работодателем регулирует (ст. , ТК РФ). При его оформлении руководствуйтесь , а также специальными нормами, которые касаются трудовых отношений с удаленными работниками (). В частности, в трудовом договоре с дистанционным работником дополнительно можно указать:
- порядок и сроки предоставления отчетов о выполненной работе;
- сведения о программно-технических средствах, средствах защиты информации, оборудовании, которое следует применять в ходе работы. Все эти средства может предоставлять работодатель, тогда в договоре нужно прописать порядок и сроки обеспечения сотрудника таким оборудованием, а также порядок его возврата при расторжении договора. Кроме того, условиями договора может быть предусмотрено, что сотрудник использует собственные или взятые в аренду средства, тогда в договоре уместно прописать порядок и сроки выплаты компенсации за такое использование;
- порядок возмещения других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы (например, расходов на Интернет, телефонную связь);
- для расторжения трудового договора по инициативе работодателя.
В качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе укажите местонахождение работодателя.
Трудовой договор о дистанционной работе, а впоследствии и дополнительные соглашения к нему, можно заключить путем обмена электронными документами с электронными подписями между работодателем и сотрудником. При этом не позднее трех календарных дней с момента заключения договора работодатель должен направить сотруднику бумажный экземпляр договора по почте заказным письмом с уведомлением.
Такие правила предусмотрены в статьях Трудового кодекса РФ, Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.
Вопрос из практики: нужно ли в трудовом договоре с дистанционным сотрудником указывать место работы
Да, нужно, если это возможно.
Место работы является обязательным условием трудового договора (). Это значит, что в трудовом договоре о дистанционной работе в общем случае нужно указывать сведения о месте работы, на котором дистанционный сотрудник непосредственно исполняет обязанности, возложенные на него трудовым договором. Аналогичные разъяснения дает и Роструд в . В качестве места работы можно указать как домашний адрес, так и любое другое место, где будет фактически проходить рабочий процесс.
В то же время исходя из определения в ряде случаев указать место работы в договоре с дистанционщиком по объективным причинам не представляется возможным. Например, в случае когда сотрудник осуществляет трудовую функцию вне стационарного места и какой-либо конкретной территории. Указывать в качестве места работы Интернет оснований нет, так как он является средством исполнения трудовой функции, а не местом работы. В таком случае в трудовом договоре с дистанционщиком будет достаточно отразить только .
Приказ о приеме на работу
Как оформить приказ о приеме на работу дистанционного сотрудника
Приказ о приеме на работу дистанционного сотрудника оформите в . Ознакомить сотрудника с ним можно путем обмена электронными документами с электронными подписями между работодателем и дистанционным сотрудником ().
Трудовая книжка
Как оформить трудовую книжку дистанционному сотруднику
Страховое пенсионное свидетельство
Как оформить страховое пенсионное свидетельство дистанционному сотруднику
Если сотрудник впервые устраивается на работу, то работодатель обязан (). При приеме на работу дистанционного сотрудника действует особый порядок. Сотрудник самостоятельно обращается в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ и получает на себя свидетельство (). Данные о полученном свидетельстве сотрудник отправляет работодателю в электронном виде, как и , которые сотрудник предъявил при устройстве на работу ().
Режим работы
Как установить режим работы дистанционному сотруднику
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный сотрудник устанавливает по своему усмотрению. Но если характер работы требует, чтобы сотрудник выполнял работу в определенные дни или часы, то конкретный режим работы следует закрепить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Такой вывод следует из совокупности положений статей , Трудового кодекса РФ.
Заполнение табеля
Вопрос из практики: как вести табель учета рабочего времени на дистанционного работника
Однозначного ответа на данный вопрос законодательство не содержит.
Отпуск
Как предоставить отпуск дистанционному сотруднику
Ежегодный и иные виды отпусков дистанционным сотрудникам предоставляйте по , при этом порядок предоставления (виды, продолжительность) закрепите в ().
Охрана труда
Какие обязанности в области охраны труда работодатель должен выполнять в отношении дистанционных сотрудников
В целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель обязан:
- расследовать и учитывать происходящие с дистанционными сотрудниками и ;
- выполнять предписания государственной инспекции труда;
- осуществлять обязательное социальное страхование дистанционных сотрудников от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
- знакомить дистанционных сотрудников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем для работы.
Соблюдать другие обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда в отношении дистанционных сотрудников (например, обеспечивать спецодеждой, обучать безопасным методам и приемам выполнения работ и т. д.) работодатель не обязан, если только иное не предусмотрено трудовым договором.
Такой порядок следует из положений статей и Трудового кодекса РФ.
Особенности документооборота
Какие особенности имеет обмен документами с дистанционными сотрудниками
Если дистанционному сотруднику необходимо обратиться к работодателю с заявлением, предоставить объяснения либо передать другую информацию, то он может это сделать в электронной форме, заверив свое обращение электронной подписью.
Также дистанционному сотруднику могут понадобиться . Тогда работодателю следует направить такие копии по почте заказным письмом с уведомлением, если в заявлении прямо не указано, что документы могут быть предоставлены в электронном виде. В любом случае направить копии нужно не позднее трех рабочих дней со дня получения запроса от сотрудника.
Дистанционный сотрудник вправе получать все страховые выплаты на общих основаниях: , и т. п. Для их получения сотрудник направляет работодателю соответствующие оригиналы документов: листки нетрудоспособности, справки и проч. по почте заказным письмом с уведомлением.
Документальное оформление увольнения
Как документально оформить увольнение дистанционного сотрудника
Если специальных условий при увольнении по дополнительному основанию в трудовом договоре не прописано, то при формальном подходе можно сделать вывод, что уведомлять сотрудника заранее не нужно. Однако сотрудник может не согласиться с таким подходом и подать иск на правомерность увольнения. В свою очередь, суды в данном споре могут не поддержать работодателя и признать порядок увольнения дискриминационным (). Поэтому во избежание спорных ситуаций если работодатель устанавливает дополнительное основание увольнения, то ему следует не только четко прописать само основание, но и конкретизировать процедуру увольнения. Для ориентира используйте принципы и подходы к .
Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,
эксперт Системы Кадры
