Një letër motivuese është një lloj letre biznesi që nevojitet për të përshkruar paketën e dokumenteve të dërguara te adresuesi nëse këto dokumente nuk përmbajnë pjesën e adresës.
Në këtë mënyrë, ngarkesa e informacionit letër transmetuese nuk mbart, por kryen tre funksione të rëndësishme:
- konfirmon faktin e dërgimit;
- ofron një listë të dokumenteve të dërguara dhe udhëzime për trajtimin e tyre;
- Falë të dhënave të regjistrimit, ju lejon të përcaktoni datën e duhur.
Ashtu si shumica e letrave të biznesit, një letër motivuese shkruhet në letrën e kompanisë dhe merr një shkresë dalëse numrin e regjistrimit dërguesi. Rregullat për shkrimin e letrave zyrtare i kemi analizuar në detaje më shumë se një herë në revistë, kështu që tani do të përqendrohemi në veçoritë e një letre motivuese.
Një analizë e hollësishme e një letre biznesi me shumë mostra të përbërjes së saj është në artikullin "Ne hartojmë një letër biznesi"
Modelet e të folurit
Baza e një letre motivuese është një listë e bashkëngjitjeve. Teksti i dokumentit është i shkurtër dhe i ndarë me kusht në dy pjesë:
- njoftimi për dërgimin e dokumenteve,
- kërkesë për një përgjigje në kohë (njohje, miratim, kthim i një kopje të nënshkruar, etj.).
Pjesa e parë zakonisht fillon kështu:
- "Në përmbushje ... ne ju dërgojmë ...",
- "Ne po ju dërgojmë ..."
- "Ne ju paraqesim..."
Tjetra, mund të specifikoni qëllimin e dërgimit të dokumenteve: "për të rënë dakord", "për njohje", "për nënshkrim", "për mbushje"(nëse po flasim në lidhje me formularin e anketimit ose pyetësorin). Ne ju rekomandojmë të përdorni klishetë "të dërgoj" ose "të dërgoj tek ty", sepse Ju mund të paraqisni diçka vetëm për shqyrtim, por jo për nënshkrim ose miratim.
Pjesa e dytë mund të përmbajë fjalët e mëposhtme:
- “Ju lutem firmosni, vulosni dhe dërgoni një kopje në adresën tonë...”,
- “Ju kërkojmë të merrni parasysh dhe të dërgoni në adresën tonë brenda afatit të përcaktuar me ligj…”,
- “Unë kërkoj nga ju që të dërgoni një kopje të të ekzekutuarve siç duhet…” në adresën tonë.
Rekuizita "Shënimi i pranisë së aplikacioneve"
Siç e kemi përcaktuar tashmë, gjëja kryesore në një letër motivuese të dokumenteve janë bashkëngjitjet. Kështu që Vëmendje e veçantë ne do t'i kushtojmë çështjes së regjistrimit të këtij rekuizitës. Pavarësisht se si do të hartohet aplikimi, praktika e apelimit të biznesit kërkon një listë të plotë të dokumenteve të bashkangjitura letrës, duke treguar numrin e kopjeve dhe numrin e fletëve në secilën prej tyre. Pa këtë informacion, letra e motivimit do të humbasë çdo kuptim.
Kështu që, kur dokumentet që do të dërgohen janë raportuar tashmë në tekstin e letrës, nuk ia vlen të rendisim përsëri emrat e tyre. Mjafton të specifikoni numrin e fletëve dhe kopjeve. Shih shembullin 1.
Shembulli 1
Një fragment teksti dhe një shënim për praninë e një aplikacioni (emri i aplikacionit tregohet në tekstin e letrës)
Nëse aplikacioni nuk tregohet në tekstin e letrës, përveç të dhënave sasiore, duhet të specifikoni emrin e tij. Nëse paketa përfshin disa dokumente, anekset janë të numëruara. Shih shembullin 2.
Palos Shfaq
Shembulli 2
Një fragment teksti dhe një shenjë për praninë e një aplikacioni (emri i aplikacionit tregohet në shenjën për praninë e tij)
Palos Shfaq
Edhe pse GOST R 6.30-2003 thotë këtë kur renditni disa aplikacione në shenjë për disponueshmërinë e tyre fjala përgjithësuese përpara se dy pika është in njëjës"Application:", në raste të tilla, ne përsëri rekomandojmë që ta shkruani në shumës "Application:", siç treguam në shembullin 2.
Së pari, është e saktë nga pikëpamja e rregullave të gjuhës ruse. Dhe së dyti, vetë zhvilluesit e këtij GOST më vonë "korrigjuan" kur filluan të japin shpjegime në lidhje me zbatimin e tij në rekomandimet e tyre metodologjike. Shihni citimet nga këto dy dokumente më poshtë. Por shumë prej tyre vazhdojnë me kokëfortësi të shkruajnë fjalën "Shtojca:" në njëjës, edhe nëse pasohet nga një listë me disa dokumente. Mos e bëni këtë, dhe ne kemi shpjeguar pse.
Fragmenti i dokumentit
Palos Shfaq
GOST R 6.30-2003 "Sistemet e Unifikuara të Dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion »
3.21. ... Nëse letra ka një bashkëngjitje që nuk përmendet në tekst, atëherë tregoni emrin e saj, numrin e fletëve dhe numrin e kopjeve; nëse ka disa aplikacione, ato numërohen:
Fragmenti i dokumentit
Palos Shfaq
Dokumentacioni organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion. Udhëzimet për zbatimin e GOST R 6.30-2003
3.16. ... Nëse letra ka një aplikacion që nuk përmendet në tekst, atëherë tregoni emrin e saj, numrin e fletëve dhe numrin e kopjeve, nëse ka disa aplikacione, ato janë të numëruara:
Mospërputhje gjenden gjithashtu në lidhje me mënyrën e shkrimit të fjalës "aplikacion" në tekstin e letrës: me shkronjë të vogël ose të madhe, me ose pa shenjën “Jo”. Fakti është se ju mund të tregoni emrin e dokumentit të bashkangjitur në tekstin e letrës së motivimit në mënyra të ndryshme; krahasoni veten, duke parë shembullin 3: në rastin e dytë, është e përshtatshme të tregoni në kllapa se dokumenti është një aplikim, dhe në rastet pasuese tregojmë se si mund të bëhet kjo në mënyra të ndryshme. Të gjitha opsionet janë të sakta, është e rëndësishme vetëm t'i përmbaheni uniformitetit në letër. Dhe akoma më mirë, në udhëzimet për punën e zyrës së organizatës suaj (ose lokale të tjera akt normativ kushtuar çështjeve të tilla) zgjidhni dhe rregulloni një opsion, atëherë do të ketë uniformitet në të gjitha dokumentet dhe do të ketë më pak konfuzion midis interpretuesve.
Shembulli 3
Mënyra të ndryshme duke specifikuar emrin e aplikacionit në tekstin e letrës
Palos Shfaq
Për një aplikim të lidhur, numri i fletëve mund të hiqet (Shembulli 4).
Shembulli 4
Përshkrimi i aplikacionit të lidhur
Palos Shfaq
Kur ka kaq shumë aplikacione sa është më e përshtatshme t'i renditni ato në një fletë të veçantë (do të quhet "Inventari i bashkëngjitjeve në letrën nga ... Nr ..."), do të mjaftojë t'i referoheni të tilla një inventar në letër (Shembulli 5).
Shembulli 5
Nëse ka kaq shumë aplikacione, është më e përshtatshme t'i renditni ato në një inventar të veçantë
Palos Shfaq
Nëse i bashkëngjitni letrës tuaj një letër tjetër që ka bashkëngjitjen e saj, duhet të informoni adresuesin për këtë (Shembulli 6).
Shembulli 6
Bashkëngjitja e letrës ka bashkëngjitjen e saj
Palos Shfaq
Së fundi, nëse letra juaj i drejtohet disa organizatave në të njëjtën kohë, dhe bashkëngjitja është vetëm për njërën prej tyre (të tjerat marrin një letër vetëm për informacion), kjo duhet të thuhet gjithashtu (Shembulli 7).
Shembulli 7
Bashkëngjitja i dërgohet vetëm një marrësi email nga disa
Palos Shfaq
Një shenjë për praninë e bashkëngjitjeve bëhet nën tekstin e letrës dhe sipër nënshkrimit. Zakonisht këto distanca (indentacione) bëhen të njëjta dhe të barabarta me afërsisht 2-3 hapësira rreshtash (kjo tregohet mirë në shembullin e projektimit të një shkronje të plotë në shembullin 9).
Nga rregull i përgjithshëm, nëse dokumenti ka bashkëngjitje, atëherë mbi të vihet një shenjë për praninë e tyre poshtë tekstit dhe sipër nënshkrimit, dhe në dokumentet e bashkangjitura (për secilin në pjesën e sipërme djathtas të fletës së parë) shkruhet se cilës bashkëngjitje. dokumenti që ato janë (me përcaktimin e numrit të aplikimit, nëse janë disa), si në shembullin 8.
Shembulli 8
Numri i aplikimit dhe të dhënat e dokumentit kryesor në 1 fletë të aplikacionit
Palos Shfaq
Por letra shoqëruese ka një funksion kontabël të dokumenteve të dërguara, duke vepruar si një lloj inventari i bashkëngjitjeve në zarf, por dokumentet e emërtuara në një letër të tillë si bashkëngjitje dërgohen në të vërtetë. Nëse letra do të kishte një funksion tjetër (për shembull, ishte një ofertë, duke bërë një ofertë për të nënshkruar një marrëveshje dhe duke renditur kushtet e bashkëpunimit të propozuar), atëherë dokumenti "kyç" do të ishte letra, dhe dokumentet e bashkangjitura do të ishin vetëm ndihmojeni atë të përmbushë funksionin e tij. Por ne po flasim për një letër motivuese, dhe në këtë rast nuk duhet të "prisni" dokumentet e dërguara me informacion në lidhje me "inventarin e zarfit" - d.m.th. Nuk keni nevojë t'i shënoni kështu!
Nënshkrimi dhe regjistrimi me dërguesin
Nënshkruesi i një letre biznesi është i njëjti zyrtar si në korrespondencën e zakonshme të biznesit (si rregull, ose drejtuesi i organizatës ose një menaxher i lartë i autorizuar). Nëse po flasim për dërgimin e dokumenteve të kontabilitetit parësor, edhe shefi i kontabilitetit mund të nënshkruajë letrën.
Në mënyrë që marrësi i letrës të mos i drejtohet më vonë nënshkruesit të tij me të gjitha pyetjet sqaruese (treguar nga numri 1 në shembullin 9), interpretuesi duhet të tregohet gjithashtu në këtë dokument (po aty, shih numrin 2).
Përpara se të dërgoni letrën motivuese, duhet të caktoni një numër dalës (treguar me numrin 3).
Dhe adresuesi do t'i caktojë atij të tijin numri në hyrje kur regjistrohet fakti i marrjes së një dokumenti, ndërsa data e marrjes dhe numri i hyrjes mund të tregohen në të (me shkrim dore ose me vulë, si në shembullin 9 - shih numrin 4).
Shembulli 9
Letër përcjellëse
Palos Shfaq
Shembulli 11
Formulari i letrës motivuese për aplikantët individualë
Palos Shfaq
Surprizë për aplikantët – individë
Nevoja për të shkruar një letër motivuese për dokumente vlen për të gjithë, pavarësisht nëse është një organizatë apo individual. Ndërkohë kur vjen organizimi një person i zakonshëm, asnjë shkresë për dokumentet e tij, si rregull, nuk hartohet. Është për të ardhur keq, sepse do të ishte më e leverdishme për ju që të mos e mësoni përmendësh dhe ta rregulloni disi vetë, por të keni informacionin e shkruar nga vizitori: nga kush, çfarë dokumentesh, te cilin nga punonjësit tuaj dhe pse të transferoni. Nëse merreni sistematikisht me individë, veçanërisht për një sërë çështjesh tipike, dhe në të njëjtën kohë merrni dokumente prej tyre me të cilat organizata juaj duhet të bëjë diçka, atëherë ju rekomandojmë që të krijoni një formular letre motivuese për raste të tilla dhe t'i kërkoni atij të plotësojë nga çdo vizitor i tillë. Shih formularin e mostrës në shembullin 11.
Ju do të regjistroni formularin e plotësuar dhe do t'i jepni aplikantit një kopje të letrës me numrin në hyrje dhe do të dërgoni paketën e dokumenteve të marra prej tij përgjatë rrugës së duhur. Pastaj, pasi ka telefonuar për të pyetur për dokumentet e tij, personi nuk do të pyesë më për "vilën në Malinovka", por për një letër të caktuar me një indeks unik.
Ju lutemi përgjigjuni brenda një kohe të caktuar
Shumë organizata pëlqejnë të caktojnë menjëherë afatin për adresuesin në letrat e tyre motivuese dhe metodat mund të ndryshojnë nga të sjellshme “Ju lutemi firmosni dokumentet dhe kthejini brenda dhjetë ditësh” tek imperativi "Koha e përgjigjes në letër është 5 ditë pune". A ia vlen të shkruash kështu? Dhe si reagojmë ndaj kushteve të tilla?
Kujtojmë se sipas rregullave të qarkullimit të biznesit. Kjo pikë referimi duhet të mbahet mend nëse nuk ka afat tjetër në letrën motivuese.
Vetëm një organizatë më e lartë, kontrolluese ose çdo organ shtetëror që është i detyrueshëm për ekzekutimin tuaj mund të caktojë një afat të detyrueshëm dokument normativ. Vetë palët gjithashtu mund të bien dakord dhe të dokumentojnë detyrimet e marra vullnetarisht:
Shembulli 10
Afati i fundit për t'iu përgjigjur një letre mund të përcaktohet në kontratë.
Palos Shfaq
Marrëveshja parashikon një të detyrueshme procedurën paraprake zgjidhjen e mosmarrëveshjeve dhe mosmarrëveshjeve. Pala, e cila konsideron se i janë shkelur të drejtat sipas kësaj Marrëveshjeje, është e detyruar t'i dërgojë palës tjetër një kërkesë të arsyetuar me shkrim. Pala që ka marrë një kërkesë të arsyetuar me shkrim është e detyruar ta shqyrtojë atë dhe të japë një përgjigje të arsyetuar me shkrim brenda 10 (dhjetë) ditëve kalendarike që nga momenti kur e merrni...
Kur kompanitë me status të barabartë komunikojnë (nëse askush sipër tyre nuk ka vendosur më parë ose ata vetë nuk kanë vendosur rregullat për ndërveprimin), mund të kërkoni të shpejtoni përgjigjen, por kjo kërkon një arsye të mirë. Për shembull: “Ju lutemi dërgoni pyetësorin e plotësuar brenda katërmbëdhjetë ditëve, pasi ne duhet të dorëzojmë një përgjigje në Ministrinë e Shëndetësisë të Federatës Ruse deri më 01.10.2013”. Urdhrat në raste të tilla janë të pasakta, duke përfshirë edhe nga pikëpamja e mirësjelljes së biznesit.
Ruajtja e letrave motivuese
Një letër motivuese bëhet e panevojshme sapo kontraktori merr aplikacionet e tij dhe sigurohet që ato të jenë të plota. Tash e tutje do të vazhdojë puna mbi to dhe letra duhet të shënohet si e përfunduar dhe të vendoset në dosje.
Shpesh lind pyetja se si të ruhen letrat motivuese dhe bashkëngjitjet në to: veçmas apo së bashku? Në mënyrë tipike, një bashkëngjitje e një letre vendoset në një rast të veçantë të rezervuar posaçërisht për këtë lloj dokumentesh. Në të nuk ka vend për letra motivuese: aktet e punës së kryer, faturat, kontratat dhe shumë dokumente të tjera ruhen veçmas dhe shpesh për periudha të ndryshme kohore.
Kjo pikë duhet të merret parasysh gjatë përpilimit të nomenklaturës së lëndëve. Disa kompani (me një sasi të vogël të rrjedhës së dokumenteve) krijojnë një skedar "Letra mbuluese" dhe vendosin të gjitha letrat e këtij lloji në të, pavarësisht se çfarë u ishte bashkangjitur. Të tjerët duhet të krijojnë disa raste nga letrat motivuese dhe t'i vendosin ato në nomenklaturën e rasteve ndarjet strukturore. Pastaj, për shembull, marrëveshja e dërguar do të shkojë në dosjen "Marrëveshjet e Shërbimit", dhe letra motivuese - në dosjen "Letra mbuluese për kontratat për aktivitetet kryesore".
Ndodh gjithashtu që letra të mbetet në ruajtje në kompani, por bashkëngjitja jo. Kjo vlen, për shembull, për draft dokumentet (si në shembullin 9). Projekt-rregullorja nuk është ende një dokument dhe me shumë mundësi do të korrigjohet më shumë se një herë, nuk është e nevojshme të ruhet.
Siç mund ta shihni, nuk ka asgjë të komplikuar në shkrimin e një letre motivuese, por mund të kursejë jo vetëm dokumentet tuaja, por edhe kohë.
Një vështirësi e lehtë, si zakonisht, mund të ndodhë kur kompania zbaton rregullin për të hartuar dhe dorëzuar për dërgim së bashku me një paketë dokumentesh një letër motivuese të ekzekutuar siç duhet. Por ky problem zgjidhet thjesht duke vendosur këtë rregull në rregulloret lokale. Dhe përfitimet e tij është e vështirë të mbivlerësohen.
Fusnotat
Palos Shfaq
Pse të shkruani një letër motivuese për një CV dhe si ta bëni atë siç duhet? Cili është vëllimi dhe stili i paraqitjes së tij, a i jep përparësi aplikantit për një vend të lirë pune?
Çfarë është një letër motivuese për rezyme?
Sot, shkrimi i një letre motivuese për një rezyme po bëhet një praktikë e zakonshme. Në mënyrë që të jeni të veçuar në fluksin e aplikantëve, duhet të tërhiqni disi vëmendjen e një punëdhënësi të mundshëm, përndryshe thjesht mund të mos arrijë në CV-në tuaj edhe të shkruar mirë.
Ka kompani në të cilat menaxherët e burimeve njerëzore nuk hapin as rezyme të aplikantëve që nuk kanë dërguar një letër motivuese.
Çfarë është - ky është një tekst i vogël me një apel nga aplikanti për punëdhënësin. Nëse po dërgoni CV-në tuaj në e-mail skedarin e bashkangjitur, më pas shkruani një letër motivuese në trupin e mesazhit tuaj.
Dërgo me faks - atëherë letra duhet të jetë në një faqe të veçantë, së pari dërgohet, dhe më pas rezymeja. Dhe portalet me reputacion të punës zakonisht ofrojnë formularë ose kuti të veçanta për të plotësuar, ku mund të shkruani çfarë të doni për veten tuaj.
A më duhet një letër motivuese për një rezyme nëse nuk është e specifikuar në kërkesat e punës? Është më mirë të shkruani, nuk do të jetë e tepërt, por mund të interesojë një HR ose punëdhënës. Gjëja kryesore është ta rregulloni atë.
Çfarë të shkruani në një letër motivuese për një rezyme?
Pra, për qëllimin - pse na duhet një letër motivuese për një rezyme - vendosëm. Është e rëndësishme për ne që të tërheqim vëmendjen, interesimin për kandidaturën tonë dhe të marrim një ftesë për intervistë.
Nuk ka një strukturë strikte, përgjithësisht të pranuar për të shkruar një letër, por ka rregulla bazë për të shkruar, dhe ato duhen ndjekur.
Të gjitha letrat motivuese për të rinisë mund të ndahen në tre pjesë: hyrëse, kryesore dhe përfundimtare.
Pjesa hyrëse
Filloni letrën e motivimit të CV-së tuaj me një përshëndetje. Më shpesh, vendet e lira të postuara në portalet e punës përmbajnë informacione për personin e kontaktit që i mbikëqyr ato - një menaxher HR. Është më e përshtatshme t'i drejtohemi atij në mënyrë specifike: "Mirëdita, Svetlana!", "I dashur Dmitry Sergeevich!".
Nuk ka asnjë tregues për një punonjës specifik - thjesht shkruani: "Përshëndetje, të dashur zotërinj!".
Në rast se vendosni t'ia drejtoni letrën motivuese personalisht drejtuesit të kompanisë ose personit që drejton shërbimi i personelit, tregoni mbiemrin, emrin, patronimin, pozicionin dhe emrin e kompanisë.
Shkruani saktë emrin e vendit të lirë që ju intereson.
Mos harroni t'i referoheni burimit të informacionit nga i cili keni mësuar për pozicionin e lirë - një shpallje në një gazetë, në faqen e internetit të një agjencie rekrutimi ose një portal kërkimi pune. Vendi vakant mund të jetë shpallur në rrjet social ose informacioni erdhi nga një punonjës i njohur i kompanisë.
Pjesa kryesore
Këtu duhet të tregoni interesin tuaj për një pozicion të caktuar dhe dëshirën për të punuar në këtë kompani të veçantë. Dhe më e rëndësishmja, shkurtimisht, por bindëse, me disa fjali, shpjegoni pse mendoni se jeni të përshtatshëm për këtë pozicion, si mund të jeni të dobishëm për kompaninë.
Kushtojini vëmendje të veçantë kërkesave kryesore për aplikantin për vendin e lirë, krahasoni me përvojën dhe arritjet tuaja dhe ndërtoni mbi këtë.
“Më tërhoqi perspektiva për të punuar në projekte serioze, në shkallë të gjerë nëse bëhem anëtar i ekipit tuaj. Dua të jem i dobishëm për kompaninë duke aplikuar përvojën time 7-vjeçare në shitje software në shoqërinë “***”. Gjatë kësaj kohe arrita të lidhja disa kontrata të mëdha me korporatat kryesore për furnizim produkte softuerike dhe rrisin shitjet e kompanisë me 30%.
Kur e përshkruani veten si profesionist në fushën tuaj, përdorni shprehjet e mëposhtme:
- Kam vite përvojë në...
- Kam eksperience pune me...
- Kam krijuar lidhje me...
- mes partnerëve të mi...
- Unë kam zhvilluar një teknikë (teknologji) ...
- Kam arritur të përmirësohem...
- falë zbatimit të zhvillimeve të mia ...
Pjesa e fundit
Këtu ju shprehni interesin tuaj për takim personal, dëshira dhe gatishmëria për të kaluar një intervistë, në mënyrë që HR ose punëdhënësi i drejtpërdrejtë t'ju njohë dhe të marrë informacionin maksimal për të cilin janë të interesuar.
"Unë jam gati të tregoj më plotësisht dhe në detaje për përvojën time dhe perspektivat për bashkëpunim të mundshëm në një takim personal."
“Nëse jeni të interesuar për kandidaturën time, unë do të pranoj me kënaqësi një ofertë për një intervistë.”
“Do të doja të diskutoja se si përvoja ime mund të jetë e dobishme për kompaninë tuaj në një takim personal. Mund të kontaktohem me e-mail... dhe me telefon...”
Letra e motivimit të rinisë suaj duhet të përmbajë informacionin e kontaktit në pjesën e fundit të saj.
Dhe gjithashtu - mirënjohje për vëmendjen ndaj personit tuaj: " Ju falënderoj sinqerisht për kohën që shpenzoni për kandidaturën time. Sinqerisht..."
Letër motivuese - kërkesat themelore
Çfarë duhet të keni parasysh kur shkruani një letër motivuese për një rezyme, një shembull të së cilës do ta japim në artikullin më poshtë? Ka disa pika të rëndësishme Gjërat që duhen marrë parasysh për të qenë të suksesshëm:
- të jetë konciz - vëllimi i letrës motivuese nuk duhet të kalojë gjysmën e një flete A4;
- shkruani për arritje specifike - emrat e projekteve të suksesshme, treguesit dixhitalë të efektivitetit tuaj;
- mos përdorni klishe - rezistente ndaj stresit, lehtësisht të trajnuar, proaktive, të shoqërueshme (pothuajse të gjithë kandidatët e shkruajnë këtë);
- nuk duhet të flisni për ambiciet tuaja të karrierës - është shumë herët, ju ende duhet të tregoni veten si profesionist;
- përdorni stili i biznesit të shkruarit, por shmang frazat e përgjithshme, shprehjet tepër abstruse dhe klerikalizmin;
- aplikantët për vende të lira kreative mund të shkruhen në një formë më të lehtë, jo standarde;
- sigurohuni që të kontrolloni shkrim-leximin e prezantimit, përndryshe gabimet në letrën e motivimit mund të prishin gjithë përshtypjen për ju;
- na tregoni për referencat që i bashkëngjitni CV-së, zakonisht kur aplikoni për një punë në një kompani të madhe, ato duhet të sigurohen.
Letër motivuese për rezyme - shembull
Një letër motivuese për një CV, për të cilën ne japim një shembull, mund të duket diçka si kjo:
Përshëndetje, e dashur Elena Viktorovna!
Emri im është Inna Borisovna Afanasyeva. Me interesoi vendi vakant i nje gazetari te postuar nga ju ne faqe... Oferta e kompanise tuaj me terheq me mundesine e nje zbulimi me te plote Kreativiteti autorët, punojnë në tema interesante, bashkëpunim me njerëz të talentuar.
Unë dua të kontribuoj në krijimin e një projekti origjinal, besoj se përvoja ime në shkrimin e teksteve - nga njoftimet për shtyp dhe esetë deri te artikujt e autorit në botime (tituj) mund të jetë e dobishme dhe interesante për ju.
Unë kam një arsim të lartë filologjik, kam marrë pjesë në konkurse letrare (specifiko cilat), artikulli im (titulli) ka marrë Grand Prix në konkursin e Frymëzimit.
Shembuj të punës sime janë në portofol, të cilin e dërgova së bashku me CV-në time në adresën tuaj të emailit.
Nëse jeni të interesuar për propozimin tim për bashkëpunim, jam i gatshëm të takohem në një të ardhme të afërt dhe të diskutojmë për mundësitë e punës së përbashkët.
Mund te me kontaktoni ne telefon dhe email...
Faleminderit paraprakisht për vëmendjen tuaj.
Sinqerisht, Inna Afanasyeva.
Një letër motivuese për një rezyme, mostra e së cilës ne ofrojmë, mund të jetë më koncize në vëllim.
I dashur Vyacheslav!
Pasi mësova për konkursin e një menaxheri shitjesh të hapur në kompaninë tuaj (njoftim në buletinin informativ “Burimet Njerëzore” datë 12.10.2015), dëshiroj të ofroj kandidaturën time për këtë pozicion.
Besoj se përvoja ime 5 vjeçare në shitje dhe referencat e shkëlqyera më lejojnë të bëhem një anëtar i suksesshëm i ekipit tuaj dhe t'i sjell vlerë kompanisë.
Po ju dërgoj CV-në time, me kënaqësi do të pranoj një ftesë për intervistë. Telefoni im:…
Faleminderit paraprakisht për vëmendjen tuaj.
Sinqerisht, Andrey Levchenko.
Kur dërgoni CV-në tuaj te një menaxher rekrutimi ose personalisht te një punëdhënës, sigurohuni që të përfshini një letër motivuese. Rritni shanset tuaja për t'u vënë re në fluksin e aplikantëve dhe punësim të suksesshëm për ju.
Duke bërë veprimtari sipërmarrëse të lidhura drejtpërdrejt me shkëmbimin ndërmjet palëve të dokumenteve të ndryshme. Për të konfirmuar transferimin ose dërgimin e tyre, si dhe për të regjistruar ngjarjen, është e nevojshme të hartoni një letër motivuese. Çfarë lloj dokumenti është, si duhet të lëshohet dhe të ruhet?
Si të shkruani një letër motivuese
informacion i pergjithshem
Një letër motivuese për dokumente, një mostër e së cilës duhet të zhvillohet në secilën ndërmarrje, është një letër biznesi. Ai shfaq një listë të dokumentacionit të transferuar tek pala tjetër dhe përshkrimin e tij. Punimi lëshohet në mungesë të pjesës së adresës në dokumentet që do të dërgohen.
Nuk ka asnjë ngarkesë informacioni në letrën motivuese. Funksionaliteti i tij është:
- në konfirmim të faktit të ngjarjes;
- në ofrimin e një liste të letrave të dërguara;
- në udhëzimin e adresuesit për veprime të mëtejshme me dokumentet e transferuara;
- në përcaktimin e afatit.
Fletë mbulesë, si gjithë të tjerët letra biznesi duhet të jetë në letrën e kompanisë.
Pjesa e tij e tekstit përmban informimin e adresuesit për drejtimin e dokumenteve dhe një kërkesë për t'iu përgjigjur ofertës ose kërkesës. Në qendër të dokumentit është një listë e aplikacioneve. Në pjesën e parë të letrës, autori i saj informon marrësin se ai dërgon, jep ose dërgon informacion. Në frazën tjetër, duhet të tregoni qëllimin e përpilimit të dokumentit: për miratim, për njohje, për plotësim ose për nënshkrim. Pjesa e dytë e letrës tregon një kërkesë ose kërkesë për ndonjë veprim që marrësi duhet të ndërmarrë për të arritur qëllimin e specifikuar më parë nga dërguesi. Fillon gjithmonë me fjalët "ju lutem", "ju lutem", pas së cilës përsëritet fraza nga seksioni i qëllimeve të letrës.
Çfarë është një letër motivuese
Seksioni kryesor i dokumentit është "Shtojca". Duhet të listojë plotësisht dokumentacionin që është bashkëngjitur letrës, të tregojë numrin e fletëve në secilën prej tyre dhe numrin e kopjeve të ofruara. Pa këtë informacion, fleta shoqëruese nuk ka kuptim të hartohet.
Kur renditni dokumente të shumta në një shtojcë, secili prej tyre duhet të numërohet. Lista e numëruar fillon në rreshtin tjetër pas titullit të seksionit "Shtojca:"
Etiketa e biznesit dikton shkrimin e letrave motivuese (ose, siç quhen gjithashtu, letra shoqëruese) kur u dërgoni dokumente partnerëve, në organet qeveritare dhe në raste të tjera. Kjo është veçanërisht e dobishme në situatat kur është e nevojshme të konfirmoni transferimin e një pakete te adresuesi, t'i kushtoni vëmendje pikave themelore, të dërgoni një kërkesë ose një udhëzues për veprim dhe gjithashtu të rregulloni kohën e veprimeve të përgjigjes. Të gjitha informacion i rendesishem mund të thuhet në shoqërues.
Më shpesh, mbështetja lëshohet:
- kur transferoni dokumente të rëndësishme (për shembull, kthimi pas nënshkrimit);
- për aktin e pajtimit;
- për të ofertë komerciale;
- te dokumentacioni ne zyra e taksave;
- për raportet, formularët dhe kërkesat e autoriteteve rregullatore;
- për të dokumentacioni ekzekutiv;
- në të dhënat e personelit.
Ju mund t'i shkruani ato si kur transferoni dokumente personalisht, ashtu edhe kur i dërgoni me korrier, postë të rregullt ose e-mail.
Përpilohet, si rregull, nga punonjësi përgjegjës për dokumentet e dërguara ose sekretari i organizatës. Një nënshkrim është i mjaftueshëm për certifikim, por mund të vendoset edhe një vulë. Sot, organizatave nuk u kërkohet të kenë një vulë të rrumbullakët (82-FZ e 04/06/2015). Vulosja është në diskrecionin e biznesit, përveç nëse kërkohet nga marrësi (siç janë institucionet financiare).
Më vete veçojmë një tjetër funksion i rëndësishëm dokumentet shoqëruese - një inventar i dokumenteve që i dërgohen adresuesit. Këshillohet që të renditni me kujdes të gjitha letrat, duke treguar jo vetëm emrin e tyre të plotë, por edhe në sa fletë janë hartuar, nëse ka bashkëngjitje dhe cilat, sa kopje të secilit dokument janë dërguar. Nëse letra humbet më pas, letra shoqëruese do të konfirmojë që ia keni dorëzuar atë adresuesit. Prandaj, është e rëndësishme të bëni një shoqërim në dy kopje dhe t'i kërkoni marrësit të tregojë në kopjen tuaj datën dhe orën e marrjes, si dhe marrëveshjen me inventarin.
Struktura e letrës së motivimit
Korrespondenca e organizatave rregullohet nga GOST R 6.30-2003, datë 03.03.2003. Struktura dhe kushtet mund të ndryshojnë në detaje, në varësi të llojit të shoqërimit, por në përgjithësi ato duken kështu:
- Adresari (emri dhe adresa e organizatës, emri dhe pozicioni i punonjësit të cilit i dërgohen dokumentet).
- Numri dhe data e aplikimit.
- përmbajtja.
- Lista e dokumenteve të bashkangjitura.
- Personi që konfirmon vërtetësinë.
- Kontaktet.
Shoqëruesit numërohen sipas rregullave të punës së zyrës së organizatës, si dhe korrespondencës tjetër. Aktualisht, rregullat e punës në zyrë kanë të bëjnë me çështjet e brendshme të ndërmarrjes dhe janë vendosur aktet lokale. Rregullat Gosstandart kërkojnë që kompanitë të formulojnë dhe rregullojnë parimet e punës në zyrë (GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID). Kur dërgoni një shoqërim në përgjigje të kërkesës së një adresuesi, mund të tregoni numrin e tij të daljes dhe datën nën numrin e nisjes. Tekstin mund ta nisni edhe me shprehjen: “Për apelin tuaj, ref. Nr ... nga ... ".
Në rastet kur duhet të bëhet komunikimi me ekzekutuesin e drejtpërdrejtë, duhet të tregohen kontaktet e tij. Ky informacion më së shpeshti vendoset në këndin e poshtëm të majtë të formularit. Rekomandohet të tregoni mbiemrin, inicialet (e plotë ose të shkurtër), numrin e telefonit ose adresën e postës elektronike.
Le të kuptojmë se çfarë të shkruajmë në një letër motivuese. Rekomandohet që teksti të filloni me frazat: "Po ju dërgojmë ...", "Po ju dërgojmë ..." pasuar nga një emërtim i shkurtër i përgjithësuar i letrave të cilave u është bashkangjitur shoqëruesi. Nuk është e nevojshme të renditni secilin element me emër në këtë pjesë të veçantë të tekstit, pasi për këtë është dhënë një seksion tjetër.
- ju lutemi konfirmoni pranimin;
- ju lutemi nënshkruani dhe kthehuni në kohë;
- Ju kërkoj të pajtoheni dhe të ktheheni me komente ose të dërgoni një protokoll mosmarrëveshjesh;
- ju lutemi përdorni në përputhje me qëllimin e synuar;
- Ju kërkoj të siguroni sigurinë e informacionit konfidencial;
- ju lutem më njoftoni në kohën e duhur.
Nuk është e ndaluar që të theksohen me bold ose të pjerrëta vende të rëndësishme.
Lista e dokumentacionit të bashkangjitur
Një inventar i letrave që i transferohen marrësit jepet pas tekstit në një listë të thjeshtë me numërimin e secilit pozicion. Kur hartoni një listë, është e rëndësishme të mbani parasysh veçantinë e secilit artikull. Në këtë rast, është e dëshirueshme që të specifikohen plotësisht detajet. Në varësi të qëllimit të letrës motivuese, aplikacioni mund të bëhet duke treguar numrin e kopjeve dhe fletëve të çdo dokumenti, ose me një numërim total.
Për shembull:
- Marrëveshja nr.4 datë 01.06.2017 në 2 kopje. në 10 fletë.
- Termat e referencës w / n datë 06/01/2017 në 1 kopje. në 3 fletë.
Gjithsej 2 dokumente në 13 fletë.
Shkrimi i një letre motivuese
Sipas normave të pranuara përgjithësisht të korrespondencës, e gjithë korrespondenca dalëse hartohet në letrën zyrtare të organizatës, duke treguar emrin, detajet, adresën e plotë postare (kjo është veçanërisht e rëndësishme nëse pritet një përgjigje me postë të rregullt) dhe detaje të tjera kontakti. .
Nuk ka kërkesa për hartimin dhe përmbajtjen e tekstit, letra është hartuar në formë të lirë. Por është e nevojshme të ndiqni rregullat e korrespondencës së biznesit, si dhe të shmangni paqartësitë në formulim.
