Përgjegjësia për përzgjedhjen e punonjësve të kompanisë bie tërësisht mbi menaxherin e personelit. Procesi i rekrutimit dhe vlerësimit është po aq i saktë sa çdo aktivitet tjetër menaxherial.
Në rrugën drejt suksesit të kompanisë, personeli vendos vërtet, nëse jo gjithçka, atëherë shumë, dhe themeluesit e kompanisë e kuptojnë mirë këtë. Rritja e konkurrencës, përmirësimi i teknologjive, lufta për konsumatorin dhe cilësia e produkteve detyrojnë menaxherët e kompanisë të rishqyrtojnë një sërë çështjesh të menaxhimit në një mënyrë të re. Kërkesat për punëtorin po ndryshojnë gjithashtu. Potenciali njerëzor, aftësia e udhëheqësit për të vendosur qëllimin e duhur dhe për të menaxhuar në mënyrë efektive burimet e punës bëhen faktori kryesor në suksesin e organizatës. Burimet Njerëzore- këta janë të gjithë punonjës të kompanisë, përfshirë personelin e prodhimit dhe menaxhimit (menaxherë dhe specialistë).
Një rol të veçantë në tërheqjen e personelit shumë profesional në organizatë, dhe rritjen e prodhimit, prodhimit krijues dhe aktivitetit të personelit, zhvillimin dhe zbatimin e një programi për zhvillimin e personelit të organizatës, identifikimin e metodave të menaxhimit nga burimet njerëzore dhe zhvillimi i potencialit të punës aktualisht luhet nga shërbimet e personelit - qendrat për zhvillimin dhe zbatimin e strategjisë së punës së firmës.
Kjo do të thotë që puna e personelit nuk konsiderohet më si thjesht administrative (lëshimi i urdhrave për rekrutimin e punonjësve të zgjedhur nga një menaxher më i lartë, ruajtja e informacionit të personelit, etj.) dhe kryhet në mënyrë të pavarur nga funksionet e tjera menaxheriale.
Aktualisht, ai duhet të ndihmojë në zhvillimin e biznesit përmes rekrutimit të punëtorëve shumë të kualifikuar, planifikimit të karrierës, vlerësimit të performancës dhe përmirësimit të pagave.
Shërbimi i personelit duhet të njohë nevojat ekonomike të organizatës dhe, në këtë drejtim, të marrë parasysh aktivitetet e tij në bashkëpunim me shërbime dhe departamente të tjera. Rezultati i aktiviteteve të shërbimit të personelit duhet të jetë përfshirja më e madhe e njerëzve në biznes, njohja e detyrave dhe përgjegjësive të tyre, zhvillimi i potencialit të punës dhe një klimë e favorshme psikologjike. Kjo do të thotë, një proces ndodh kur funksioni i menaxhimit të personelit të burimeve njerëzore ndryshon nga ndihma pasive në një vendim aktiv në çështjet ekonomike të organizatës.
Menaxhimi i personelit, domethënë puna me personelin, i konsideron njerëzit si pronë të organizatës, asetet e organizatës, kapitalin njerëzor, një burim që, si burimet e tjera, duhet të përdoret në mënyrë efektive për të arritur qëllimet e kompanisë; nënkupton më pak kontroll mbi punonjësit, por më shumë motivim dhe stimulim të punës. Rëndësia e kësaj pune është e qartë.
Objektivat kryesore të departamentit të personelit:
1. Analiza e tregut të punës. Tregu i punës është një fushë shumëplanëshe e rëndësishme e jetës ekonomike dhe ekonomiko-politike të shoqërisë. Në tregun e punës vlerësohet vlera e fuqisë punëtore, përcaktohen kushtet për punësimin e saj, duke përfshirë lartësinë e pagave, kushtet e punës, sigurinë e punës, mundësinë e arsimimit, rritjes profesionale etj.
2. Formimi i personelit të organizatës (planifikimi, rekrutimi, përzgjedhja dhe punësimi, përshtatja e punonjësve, lirimi, analiza e qarkullimit etj.);
3. Orientimi i pakushtëzuar ndaj kërkesave të legjislacionit të punës;
4. Zhvillimi i punonjësve (orientimi dhe rikualifikimi profesional, vlerësimi i aktiviteteve profesionale të personelit, organizimi i avancimit në karrierë);
5. Analiza e kostove dhe e rezultateve të punës;
6. Përmirësimi i organizimit të punës dhe stimulimi i saj;
7. Krijimi i një klime të mirë socio-psikologjike Klima e ekipit është qëndrimi mendor mbizotërues dhe relativisht i qëndrueshëm i ekipit, i cili gjen forma të ndryshme manifestimi në të gjitha aktivitetet e tij jetësore.
8. Krijimi i kushteve të sigurta të punës. Siguria në punë është gjendja e kushteve të punës, në të cilat përjashtohet ndikimi mbi punëtorët i faktorëve të rrezikshëm dhe të dëmshëm të prodhimit.
9. Zhvillimi i një sistemi të motivimit të punës. Motivimi mund të konsiderohet një nga metodat e menaxhimit, një pjesë integrale e procesit të menaxhimit, që synon arritjen e një qëllimi specifik të menaxhimit - t'i bëjë njerëzit të punojnë në mënyrë efektive.
10. Duke marrë parasysh jo vetëm nevojat aktuale, por edhe të ardhshme të organizatës në personel, bazuar në detyrat e zhvillimit të saj, parashikimin e kushteve të tregut dhe prirjen e lëvizjes natyrore të punës;
11. Bashkëpunim i gjerë me sindikatat;
12. Zhvillimi i politikës sociale dhe pensionale të organizatës;
13. Zgjidhja e konflikteve;
14. Kujdesi maksimal për çdo person, respektimi i të drejtave, lirive, dinjitetit të tij;
15. Sistemi i shpërblimit.
Detyrat ditore të oficerit të personelit rregullohen nga Ministria e Punës e Federatës Ruse me një rezolutë të datës 21.08.1998. Ai specifikon në detaje fushat e përgjegjësisë së një specialisti, kufijtë e vartësisë, kuadrin ligjor të nevojshëm për një punonjës i departamentit të personelit, procedura për paraqitjen dhe mbajtjen e dokumentacionit. Drejtoria e unifikuar e kualifikimit përcakton 17 profesione që në kryerjen e detyrave zyrtare udhëhiqen nga përshkrimi i punës. punëtor personeli. Struktura e departamentit që rregullon veprimtarinë e punonjësve pasqyrohet në rregulloren përkatëse “Për Departamentin e Burimeve Njerëzore”.
Përgjegjësitë e punës së specialistit të burimeve njerëzore
Përshkrimi i punës së një specialisti në departamentin e personelit përcakton procedurën për marrëdhëniet e punës, gamën e përgjegjësisë, funksionet që i janë caktuar punonjësit, kërkesat për të, nivelin e kërkuar të arsimit dhe vartësisë. Një person me mjaftueshëm formimi profesional, arsim dhe përvojë të paktën 12 muaj.
Për zhvillimin dhe përmbajtjen e udhëzimit është përgjegjës drejtuesi i departamentit të personelit, i cili miratohet nga drejtuesi i kompanisë. Ai pasqyron të gjitha detyrat e një specialisti në departamentin e personelit. Përbërja e tyre, rregullat e ekzekutimit, kompetencat janë të detajuara me aktet administrative të ndërmarrjes, rregulloret e brendshme, rregulloret federale dhe rajonale. Ato përfshijnë detyrat e mëposhtme:
- dokumentimi i punësimit dhe shkarkimit të punonjësve, transferimi i personelit në njësitë e tjera të personelit në përputhje me normat e Kodit të Punës të Federatës Ruse dhe urdhrat e menaxhmentit;
- kontabiliteti i aktiviteteve dhe ndryshimeve në të dhënat personale të punonjësve të të gjitha niveleve - nga drejtori te rojtari - në përputhje me standardet e dokumenteve të kontabilitetit me futjen e ndryshimeve në bazat e të dhënave të informacionit;
- mbledhjen e të dhënave për certifikim dhe trajnim të avancuar;
- zhvillimi i një mekanizmi për shpërblime dhe ndëshkime;
- përgatitja dhe mirëmbajtja e dosjeve personale, grumbullimi dhe përpunimi i të dhënave personale;
- regjistrimi i librave të punës - regjistrimi, regjistrimi, kontabiliteti dhe ruajtja;
- formimi i përvojës së punës;
- monitorimi i festave dhe kontrolli mbi zbatimin e orarit;
- përzgjedhja në kohë e dokumentacionit për arkivin dhe ekzekutimin e tij;
Veprimtaria e një specialisti të personelit siguron qasje në të dhëna konfidenciale - dosje personale, sekrete tregtare. Nëse veprimet e një punonjësi i kanë shkaktuar organizatës dëme pronësore ose financiare, ai do të mbahet përgjegjës në përputhje me ligjin.
Specialisti i Burimeve Njerëzore mund të kryejë detyrat e tij të punës jashtë orarit. Sipas Art. 152 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, shkalla e punës jashtë orarit përcaktohet nga ndërmarrja.
Përgjegjësitë e punës së Inspektorit të Burimeve Njerëzore
Siç tregohet në Manualin e Unifikuar të Kualifikimit, aplikantët me arsim të mesëm konsiderohen për pozicionin e inspektorit të BNJ, prania e përvojës profesionale nuk ka rëndësi. Vëllimi i tërë detyrat zyrtare inspektori i personelit përcaktohet në udhëzimet e brendshme. Ai përfshin detyrat e mëposhtme të biznesit:
Përveç punës në zyrë, detyrat e inspektorit të Burimeve Njerëzore përfshijnë edhe përzgjedhjen e punonjësve për vendet e lira të punës në përputhje me kërkesat profesionale dhe nivelin e aftësive komunikuese. Oficeri i personelit vendos reklama në shtyp, portale në internet, paraqet një aplikim në qendrën e punësimit dhe kryen një intervistë. Detyra e tij nuk është vetëm të zgjedhë një profesionist, por të gjejë një person që do të hyjë lehtësisht në ekip dhe nuk do të bëhet burim konflikti. Menaxhmenti mund të parashikojë detyrën e inspektorit për të zhvilluar një konkurs midis aplikantëve. Ngjarjet e përzgjedhjes dhe kontrolli i kalimit janë në kompetencë të oficerit të personelit.
Përgjegjësitë e punës së Përgjegjësit të Burimeve Njerëzore
Vetëm një punonjës me diplomë të arsimin e lartë i cili ka punuar në një pozicion të ngjashëm për të paktën 3 vjet. Kandidatura e tij përcaktohet vetëm nga kreu i kompanisë. Aktivitetet e menaxhimit kryhen në bazë të statutit të brendshëm të kompanisë, në mënyrë rigoroze brenda kornizës së punës ruse dhe ligji civil dhe në përputhje me përshkrimin e punës së punonjësit të personelit. Kreu i OK-së i përgjigjet vetëm drejtuesve të lartë të kompanisë.
Përgjegjësitë e Shefit të Burimeve Njerëzore janë si më poshtë:
- zhvillimi i rregulloreve për politikën e personelit;
- vlerësimi i nevojës së organizatës për rinovimin e personelit;
- menaxhimin e stafit në përputhje me autoritetin dhe kompetencën;
- mbështetje metodologjike dhe informative e certifikimit, organizimit dhe analizës së rezultateve të tij;
- korrigjimi i proceseve të transferimit, shkarkimit ose punësimit të personelit;
- aktivitet korrigjues;
- monitorim i rregullt i kryerjes së detyrave nga specialistë të departamentit të personelit;
- kontroll mbi ekzekutimin e urdhrave për shpërblim dhe promovim.
Detyrat e shefit të personelit përfshijnë zbatimin e masave për vendosjen e disiplinës së punës, rritjen e motivimit të ekipit. Drejtuesi është i angazhuar në përgatitjen, miratimin e informacionit zyrtar të destinuar për drejtorin. Kompetenca e autoriteteve është të këshillojë stafin për çështjet aktuale të personelit.
O nivel profesional kreu i OK-së dëshmohet nga njohja e legjislacionit të punës dhe civile të Federatës Ruse, metodat për vlerësimin e punonjësve, strukturën e ndërmarrjes, kërkesat për shkresat, standardet Siguri nga zjarri dhe mbrojtjen e punës.
Një udhëzim me detyrat e një oficeri të personelit - një mbikëqyrës, një inspektor ose një specialist - nënshkruhet nga aplikanti kur aplikon për një vend pune. Dokumenti hartohet për secilën kategori punëtorësh sipas një modeli standard.
Departamenti i Burimeve Njerëzoreështë një strukturë në organizatë që merret me menaxhimin e personelit.
Departamenti i Burimeve Njerëzore nuk është vetëm njësi funksionale, është gjithashtu fytyra e kompanisë, pasi është në departamentin e personelit që çdo aplikant fillon të njihet me organizatën.
Qëllimi i HR
Qëllimi i departamentit të personelit është të kontribuojë në arritjen e qëllimeve të ndërmarrjes (organizatës) duke i siguruar ndërmarrjes personelin e nevojshëm dhe përdorimin efektiv të potencialit të punonjësve.
Përzgjedhja e punonjësve kryhet me ndihmën e strategjive të zhvilluara posaçërisht: dërgimi i informacionit për vendet e lira të punës në media dhe shërbimet e punësimit, përdorimi i metodave të përzgjedhjes, testimi, procedurat për përshtatjen e specialistëve dhe trajnimi i mëpasshëm i avancuar.
Detyrat e departamentit të personelit
Detyra kryesore e departamentit të personelit është të marrë parasysh saktë punën e punonjësve, të përcaktojë numrin e ditëve të punës, fundjavave dhe sëmundjeve për llogaritjen e pagave, pushimet dhe paraqitjen e informacionit në departamentin e kontabilitetit të organizatës.
Detyrat kryesore të Departamentit të Burimeve Njerëzore janë:
organizimin e përzgjedhjes, rekrutimit dhe punësimit të personelit me kualifikimet e nevojshme dhe në vëllimin e kërkuar. Përzgjedhja e punonjësve kryhet duke përdorur strategji të zhvilluara posaçërisht: nga dorëzimi i informacionit për vendet e lira të punës në media dhe shërbimet e punësimit deri te aplikimi i procedurave të përzgjedhjes, testimit, përshtatjes për specialistët dhe trajnimi i avancuar pasues;
krijimi i një sistemi efektiv të punonjësve me kohë të plotë;
zhvillimi i planeve të karrierës për punonjësit;
zhvillimi i teknologjive të personelit.
Përveç kësaj, Departamenti i Burimeve Njerëzore duhet të paraqesë informacione për punonjësit në Fondi i pensionit RF, kompanitë e sigurimeve, Shërbimi i Taksave dhe Migracionit.
Funksionet e Departamentit të Burimeve Njerëzore
Funksioni kryesor i departamentit të personelit në ndërmarrje është përzgjedhja e personelit.
Funksionet kryesore të departamentit të personelit në ndërmarrje përfshijnë:
përcaktimi i nevojës së organizatës për personel dhe përzgjedhja e personelit së bashku me drejtuesit e departamenteve;
analiza e qarkullimit të stafit, kërkimi i metodave për të luftuar nivel të lartë rrjedhshmëri;
futja e sistemeve të motivimit të punës;
përgatitja e personelit të ndërmarrjes;
regjistrimi i dosjeve personale të punonjësve, lëshimi i certifikatave dhe kopjeve të dokumenteve me kërkesë të punonjësve;
kryerja e veprimeve me librat e punës (marrja, lëshimi, plotësimi dhe ruajtja e dokumenteve);
mbajtja e evidencave të pushimeve, caktimi dhe regjistrimi i pushimeve në përputhje me legjislacionin aktual të punës;
organizimi i vërtetimit të punonjësve;
përgatitjen e planeve të zhvillimit të stafit.
Struktura e burimeve njerëzore
Struktura e departamentit të personelit të ndërmarrjes dhe numri i tij përcaktohet nga drejtori i secilës kompani, në varësi të numrit total të personelit dhe karakteristikave të veprimtarisë.
AT kompanitë e vogla(deri në 100 punonjës) mjaftojnë një ose dy punonjës të burimeve njerëzore.
Në të njëjtën kohë, në ndërmarrjet e vogla mund të mos ketë një punonjës individual, dhe më pas një punë e tillë kryhet nga llogaritari kryesor ose drejtori i përgjithshëm.
Në organizatat e mesme (nga 100 punonjës në 500 persona), këshillohet të krijohet një departament personeli i personelit nga tre deri në katër specialistë të personelit.
Në ndërmarrjet e mëdha ku punojnë 500 ose më shumë njerëz, departamenti i personelit mund të ketë nga 7 deri në 10 punonjës.
Marrëdhënia midis HR dhe departamenteve të tjera
Për të kryer në mënyrë efektive funksionet e tij, shërbimi i personelit duhet të ndërveprojë vazhdimisht dhe ngushtë me departamentet e tjera të ndërmarrjes:
Ndërveprimi me departamentin e kontabilitetit të organizatës
Departamenti i personelit ndërvepron me departamentin e kontabilitetit të organizatës për të zgjidhur çështjet që lidhen me shpërblimin.
Pra, departamenti i personelit paraqet dokumente dhe kopje të urdhrave për pushim nga puna, punësim, udhëtime pune, pushime, stimuj ose gjoba për punonjësit në departamentin e kontabilitetit të organizatës.
Ndërlidhja me departamentin juridik
Departamenti Ligjor i ofron personelit të Burimeve Njerëzore informacion rreth ndryshimet e fundit në legjislacionin aktual ofron mbështetje ligjore gjithëpërfshirëse.
Ndërveprimi me divizionet e tjera të kompanisë
Për çështjet e personelit, departamenti i personelit ndërvepron vazhdimisht me të gjitha divizionet strukturore të kompanisë.
Keni akoma pyetje rreth kontabilitetit dhe taksave? Pyetini ata në forumin "Paga dhe personeli".
Departamenti i burimeve njerëzore: detaje për kontabilistin
- Largimi nga puna për mungesë: pika të diskutueshme
Kolegët) nuk dhanë rezultat. Shefja e Departamentit të Burimeve Njerëzore Ivanova S. N. Besueshmëria ... L. Personat e mëposhtëm janë të njohur me urdhrin: - Shefja e Departamentit të Burimeve Njerëzore Ivanova S. N.; - kreu i terapeutik ... mungesë. Ne ju kërkojmë të jepni një shënim shpjegues për shefin e departamentit të personelit, Ivanova S.N. Nëse është shkruar ... kryeni një auditim të brendshëm. Përpiluar nga: shefi i departamentit të personelit, Ivanova S.N., në prani të ... punonjësi gjithashtu e refuzoi atë. Shefja e Departamentit të Burimeve Njerëzore Ivanova S. N. Besueshmëria...
- Fleta e anashkalimit: praktika e aplikimit
Ai nuk do të dorëzojë një fletë anashkalimi të nënshkruar në departamentin e kontabilitetit (departamentin e burimeve njerëzore). Për sa i përket kësaj ... ai nuk do të dorëzojë një fletë anashkalimi të nënshkruar në departamentin e kontabilitetit (departamenti i burimeve njerëzore). Sa janë dhënë ... borxhet për librat e padorëzuar; në departamentin e personelit për dorëzimin e politikës së VHI; në ... përfshijnë departamente të tilla si kontabiliteti, departamenti i personelit, magazina, etj. Si rregull ... aplikimet për shkarkimin e një nëpunësi civil, departamenti i personelit lëshon një fletë anashkalimi për personin e shkarkuar (aplikimi ...
- Si ta bëni një punëtor me kohë të pjesshme punonjësin kryesor?
Puna Sipas informacionit të disponueshëm në departamentin e personelit, ju e lini punën tuaj kryesore ... Kodi nr. 20 i Federatës Ruse. Specialist i Burimeve Njerëzore Shoqëria me Përgjegjësi të Kufizuar Koneva... Kodi nr.20 i Federatës Ruse. Specialist i Burimeve Njerëzore Shoqëria me Përgjegjësi të Kufizuar Koneva... Kodi nr.20 i Federatës Ruse. Specialisti i Burimeve Njerëzore Shoqëria me Përgjegjësi të Kufizuar Koneva...
- Ne indeksojmë tabelën e personelit në "1C: Paga dhe menaxhimi i personelit 8"
Punonjësi i burimeve njerëzore duhet të bëjë ndryshime në tabelën aktuale të personelit për shkak të ... punonjësi i burimeve njerëzore duhet të bëjë ndryshime në tabelën aktuale të personelit për shkak të ...
- Nëse kompania nuk ka një specialist për mbrojtjen e punës
Nga njëra anë, specialistja e departamentit të personelit Anna Petrova Petrova, referuar në ... Më 23 tetor 2017, specialistja e departamentit të personelit Anna Petrovna Petrova kryen detyrat e ... . Ivanov Njohur me urdhrin: Specialistja e Departamentit të Personelit Petrova, 19.10.2017 A...
- Çfarë po ndryshon në hartimin e librave të punës
Kjo: "Origjinali i dokumentit është në departamentin e personelit (emri i organizatës)", si në shembullin ... mund të merret duke shkruar një aplikim në departamentin e personelit të organizatës. Një kontabilist mund të lëshojë një fotokopje ...
Më 09/06/2018, dorëzoni në departamentin e personelit një vërtetim nga një institucion mjekësor që konfirmon faktin ... ekzekutimi i urdhrit i është caktuar shefit të departamentit të personelit Egorova V. D. Arsyeja: personale ... .) (nënshkrimi ) (emri i plotë) Shefi i departamentit të personelit Egorova V.D. __________ /________________________ ... për të dhuruar gjak dhe iu drejtua departamentit të personelit me një pyetje se çfarë ...
Besohet gjerësisht se disa punonjës të çdo ndërmarrje kanë privilegje. Për shembull, departamenti i personelit fajësohet për pasivitet. Si, ata ulen të qetë, nuk sjellin asnjë përfitim. A është vërtet kështu? Le të shohim se cilat janë përgjegjësitë e departamentit të burimeve njerëzore. A do të mund t'i përballojë ato një dembel dhe analfabet.
Struktura e analizës
Duhet të paralajmërohet menjëherë se të mësuarit e përgjegjësive të departamentit të personelit nuk është aq e lehtë. Ato janë të shumta dhe specifike. Ndër to janë më të shumtët operacione të thjeshta të dukshme për çdo punëtor. Ka të tjerë. Ata janë të njohur vetëm për punonjësit e kësaj njësi strukturore. Dhe njerëzve të tjerë, këto funksione duken mitike, të panevojshme, madje të çuditshme. Le ta ndajmë materialin në paragrafë kushtuar secilës prej fushave të punës së oficerit të personelit. Ne do të studiojmë vetëm funksionet e përgjithshme. Në të vërtetë, në varësi të pronarit dhe degës së ndërmarrjes, ato plotësohen me të reja. Po, përgjegjësitë e departamentit të personelit organizatë shtetërore dukshëm të ndryshme nga ato të prodhimit privat. Nëse merrni një punë në një fabrikë me cikle të rrezikshme, nuk është si ai që kryhet në strukturën e tregtimit. Kudo ka specifikën e vet. Nga rruga, ajo gjithashtu ndikon në detyrat e shefit të departamentit të personelit. Por gjërat e para së pari.
Përzgjedhja dhe vendosja e personelit
Çdo ndërmarrje nuk fillon me një varëse rrobash. Hapi i parë është krijimi i strukturës së tij. Në këtë fazë, përpilohet një tabelë e një kampioni të veçantë, në të cilën futen të dhëna për specialistët e nevojshëm për prodhim, nivelin e kualifikimit dhe numrin e tyre. Ky është dokumenti më i rëndësishëm mbi të cilin mbështeten shefat, departamentet e kontabilitetit dhe ekonomistët në punën e tyre. Formimi i tij është përgjegjësi e departamentit të personelit. Kur dokumenti përgatitet, verifikohet, miratohet, fillon rekrutimi. Për këtë organizohen intervista apo konkurse. Zyrtari i personelit është i detyruar në bazë të rezultateve të bisedës të konkludojë nëse personi është i përshtatshëm për punë në ndërmarrje apo jo. Ai vlerëson nivelin e aftësive karakter moral, aftësi komunikimi, iniciativë dhe shumë më tepër. Në fakt, lista e kritereve miratohet nga menaxhmenti i organizatës. Mund të jetë mjaft i gjerë. Inspektori i Burimeve Njerëzore ua komunikon gjetjet dhe rekomandimet e tij eprorëve të tij. Tashmë është duke marrë një vendim.
Rrjedha e dokumentit
Ka shumë dokumente në rastin e përshkruar. Edhe me shume. Oficeri i personelit është i detyruar të krijojë një kartë të veçantë për çdo punonjës. Ai përmban të gjitha informacionet për një person nga të dhënat personale deri te veçoritë individuale. Nga rruga, joformalisht, autoritetet janë duke pritur për oficerin e personelit informacion të plotë në lidhje me punëtorët. Thoni që mbledhin thashetheme? Dhe nëse ju jepet një bonus për ditëlindjen, atëherë gëzohuni? Por gjera të tilla shtrihen mbi supet e inspektorit të departamentit të personelit. Emërimi në pozicion, transferimet e brendshme, shkarkimet bëhen me urdhër të posaçëm. Ato janë bërë nga një oficer personeli. Të gjitha dokumentet duhet të përpilohen në përputhje të plotë me ligjin. Në fund të fundit, të gjithë ndikojnë në fatin e një personi të gjallë. Për shembull, një punëtor fillon të hartojë një pension pleqërie për vete, dhe atij i kërkohet të sigurojë certifikata nga një vend i caktuar pune. Ato lëshohen në bazë të dokumenteve që janë përgatitur nga zyrtari i personelit. Ai bëri gabimin e fundit, punonjësi mund të mos marrë parasysh kohëzgjatjen e shërbimit për llogaritjen e pensionit.
Librat e punës
Si rregull, shefi i departamentit të personelit është përgjegjës për sigurinë e të gjitha dokumenteve. Edhe pse, nëse njësia strukturore është e madhe, atëherë punonjësit e saj janë përgjegjës për njësinë e tyre. Një nga më të rëndësishmet është mbajtja e shënimeve në librat e punës. Për ata që punojnë, ky dokument është parësor, bazë. Në fund të fundit, është në të që gjenden të gjitha informacionet dhe rruga e punës së një personi, shpërblimet dhe ndëshkimet. Këta libra të vegjël përmbajnë fate njerëzore dhe një shans për një pleqëri të qetë. Prandaj, shënimet në to duhet të bëhen me kujdes, me formulim që është në përputhje me ligjin. Secila është e miratuar person përgjegjës. AT organizatat e mëdha ai është kreu i departamentit të personelit, në ato të vogla - kreu. Përveç kësaj, çdo hyrje është e certifikuar me një vulë. Kjo e fundit duhet të përmbajë të gjitha detajet e ndërmarrjes. AT librat e punës, në seksione të veçanta vendosni informacione rreth çmime shtetërore, dënime të rënda. Personi i emëruar është personalisht përgjegjës për saktësinë e informacionit.
Puna me personelin
Një bllok i madh i aktiviteteve të kësaj njësie strukturore ka të bëjë me përmirësimin e ndërveprimit në ekip. Ai nënkupton studimin e biznesit dhe cilësitë personale punëtorët. Hartimi i karakteristikave. Analiza e të dhënave, në bazë të së cilës bëhen propozime për rishpërndarjen e detyrave ose transferimin personal të një personi në një vend tjetër. Për më tepër, oficerët e personelit janë të angazhuar në organizimin e trajnimeve të avancuara për punëtorët. Kjo punë përfshin kontabilitetin, planin e studimit, referimin në kurse ose ftesën e pedagogëve dhe kontrollin. Puna, e dini, skrupuloze dhe komplekse. Në fund të fundit, inspektori i departamentit të personelit që merret me të është i detyruar të flasë me të gjithë, t'i bindë, ndonjëherë dhe t'i detyrojë ata të bëjnë atë që është e nevojshme.
Përgjegjësitë e Shefit të Burimeve Njerëzore
Drejtuesi i njësisë strukturore shpërndan detyrat midis punonjësve dhe kontrollon zbatimin e tyre. Ai është lideri dhe më specialist i kualifikuar njëkohësisht. Natyrisht, ky person duhet të njohë të gjithë strukturën e punës, të kuptojë se çfarë po bëhet dhe pse. Në procesin e kontrollit, ai u bën komente punonjësve, bën thirrje, stërvit. Ai mban përgjegjësi personale për rezultatin e veprimtarisë së departamentit. Kjo do të thotë, gabimi i një specialisti ndikon gjithashtu në reputacionin (dhe portofolin) e shefit. Shefi i departamentit miraton të gjitha dokumentet, kontrollon ligjshmërinë e përgatitjes së tyre. Për më tepër, përgjegjësitë e tij përfshijnë formimin e një strategjie për punën e personelit në ndërmarrje.
Nxitja dhe ndëshkimi
Këto masa të ndikimit disiplinor dokumentohen në departamentin e personelit. Kjo do të thotë, puna e hetimit të sjelljes së pahijshme, ekzekutimi i saktë i tyre dhe vënia në vëmendje e punonjësit bie mbi supet e specialistëve. Masat masa disiplinore- është një çështje shumë e ndërlikuar. Mjafton t'i thuash fjalën "qortim" drejtuesit të ndërmarrjes. Por është e vështirë ta përpilosh atë në mënyrë që asnjë gjykatë të mos mund ta anulojë atë. Kjo kërkon njohuri të veçanta. Ka shumë hollësi në letrat e këtij lloji. Nëse mendoni se shpërblimet janë më të lehta, e keni gabim. Departamenti përgatit dokumentet e shpërblimit. Çdo lloj promovimi ka kushtet e veta kufizuese. Të gjithë ata duhet të njihen me hollësitë për t'i treguar udhëheqësit se cili çmim do të "kalojë" kualifikimin dhe cili do t'i mohohet.
Dokumentet e departamentit të burimeve njerëzore
Si çdo njësi strukturore, ajo e përshkruar ka specifikat e veta. Para së gjithash, është e nevojshme të shkruhet dhe miratohet rregullorja për shërbimin e personelit. Ai detajon të gjitha funksionet, të drejtat dhe detyrimet e tij. Nëse departamenti është i vogël, atëherë shkruhet udhëzimi i departamentit të personelit. Parimisht, përmbajtja e saj është e njëjtë me atë të dispozitës. Përveç kësaj, është e nevojshme të hartohen plane pune. Premtuese përmban aktivitete me një kohë të gjatë. Në punën mujore (tremujore) detajohet. Artikujt futen atje për të gjithë spektrin e funksioneve. Sidoqoftë, një oficer personeli me përvojë nuk ndalet këtu. Ai ende ka nevojë për tabela planifikimi. Për shembull, në institucionet publike ato përfshijnë data premtuese për ndryshimin e gradave, llogaritjen e vjetërsisë, etj. Çdo ndryshim i tillë rregullohet me urdhër. Mbi bazën e tij, kontabiliteti rritet pagat punëtor. Edhe sektori privat ka nuancat e veta të një pune të tillë. Duke u kthyer në fillim të artikullit, përgjigjuni: a mund të kryhen detyrat e departamentit të personelit nga një dorëheqës me nivel i ulët arsimi?
E.O. Ostyukova, L.A. Kairov, studentë
Z.V. Yakimov
shkencore duart., Ph.D. psikol. Shkenca, Profesor i Asociuar
Vladivostok Universiteti Shtetëror ekonomisë dhe shërbimit
Vladivostok
HR është një nga rolet më të rëndësishme në çdo organizatë.
Në shumicën e rasteve, kjo është për shkak të vëmendje e ngushtë organet e mbikëqyrjes dhe kontrollit. Shkalla në të cilën organizimi i të dhënave të personelit përmbush kriteret formale për përmbushjen e të gjitha kërkesave dhe përmbush standardet varet nga mënyra se si dokumentacioni i personelit mund të bëhet një mjet dhe asistent i vërtetë për drejtimin dhe menaxhimin e një biznesi.
Aktualisht i suksesshëm dhe menaxhim efektiv personeli nuk mund të kryhet pa njohuri të mira dokumentet normative. Ekzistojnë akte ligjore rregullatore të nivelit federal që rregullojnë rregullat e sjelljes për njerëzit në punë, listën dhe procedurën për kryerjen e detyrave të tyre, dhe legjislacioni i punës përcakton gjithashtu sasinë e kohës që punonjësit duhet të shpenzojnë në punën e tyre dhe t'i kushtojnë pushimit të tyre. ; të drejtat dhe detyrimet e palëve në kontratën e punës; procedura e shpërblimit të punonjësve etj.
Sidoqoftë, punëdhënësit kanë mjetin e tyre të rëndësishëm politika e personelit janë lokale rregulloret. Sipas nenit 8 të Kodit të Punës të Federatës Ruse, "punëdhënësit, me përjashtim të punëdhënësve - individët, të cilat nuk janë sipërmarrësit individualë, të miratojë rregulloret lokale që përmbajnë normat ligji i punës(në tekstin e mëtejmë - rregulloret lokale), brenda kompetencës së tij, në përputhje me legjislacionin e punës dhe rregullat e tjera aktet juridike që përmbajnë norma të së drejtës së punës, kontrata kolektive, marrëveshje”. Nga njëra anë, këto dokumente nuk duhet të përkeqësojnë pozitën e punonjësit dhe të ulin nivelin e të drejtave dhe garancive të tij në krahasim me ato aktuale. ligjet federale, nga ana tjetër, gama e çështjeve që rregullojnë rregulloret vendore është shumë e gjerë. Ai përfshin çështje të tilla si regjimet specifike dhe oraret e punës në organizatë; shumën e shpërblimit, duke përfshirë bonuset, pagesat shtesë dhe shtesat; lista e detyrave profesionale dhe zyrtare të punonjësit etj.
Funksioni kryesor i dokumentacionit të personelit është regjistrimi dhe konsolidimi i marrëdhënieve të punës. Marrëdhëniet e punës sipas Artit. 15 i Kodit të Punës të Federatës Ruse - këto janë marrëdhënie të bazuara në një marrëveshje midis një punonjësi dhe një punëdhënësi për performancën personale nga një punonjës i një funksioni të punës për një tarifë (punë sipas pozicionit në përputhje me personelin, profesione, specialitete që tregojnë kualifikime; lloji specifik i punës që i është besuar punonjësit), nënshtrimi i punonjësit ndaj rregullave të rregulloreve të brendshme të punës, duke siguruar që punëdhënësi të sigurojë kushtet e punës të parashikuara nga legjislacioni i punës dhe aktet e tjera rregullatore që përmbajnë norma të ligjit të punës; marrëveshje kolektive, marrëveshjet, rregulloret lokale, kontrata e punës.
Siç është përmendur tashmë në artikull, rregulloret lokale nuk duhet të zvogëlojnë nivelin e pozicionit të punonjësit në organizatë, prandaj, sipas Kodit të Punës të Federatës Ruse, menaxhimi i personelit dhe organizimi i punës duhet të bazohen në parime partneriteti social, konsistenca e interesave të punëmarrësve dhe punëdhënësve. Megjithatë, për fat të keq, jo të gjithë udhëheqësit i kushtojnë vëmendje të mjaftueshme kësaj çështjeje. Në shumicën e rasteve, drejtuesit e organizatave fillojnë të kujtojnë çështjen e të dhënave të personelit kur punonjësit e organeve rregullatore vijnë tek ata me një çek ose kur një ish-punonjës paraqet një padi. Në situata të tilla, korrigjimi i gabimeve mund të sjellë kosto të mëdha financiare dhe kohore, të cilat jo gjithmonë do të ndihmojnë për të fituar dhe për të sjellë sukses në zgjidhjen e çështjes. Kjo është ajo që tregon se sa e rëndësishme është organizimi i mirëmbajtjes së saktë të dokumentacionit të personelit, përfshirë kur zyrtarizohen marrëdhëniet e punës në përputhje me legjislacionin aktual të punës.
Kontratat e punës që lidhen me punonjësit mund të bëhen edhe provokatorë mosmarrëveshjet e punës- nëse, gjatë përpilimit të tyre, oficerët e personelit nuk i kushtuan vëmendjen e duhur pasojat e mundshme kur në kontratë përfshihen disa kushte; ose mund të bëhen sigurim si për punëmarrësin ashtu edhe për organizatën nga cenimi i të drejtave dhe interesave të njërës prej palëve në marrëdhënien e punës. Nga kjo rezulton se një nga çelësat e ekzistencës së suksesshme të organizatës është qëndrim serioz menaxhimi i ndërmarrjes ndaj normave të legjislacionit të punës, njohuri të shkëlqyera të punonjësve të përfshirë në menaxhimin e të dhënave të personelit të kompetencave të tyre, si dhe menaxherët duhet t'i kushtojnë vëmendje të mjaftueshme trajnimit dhe zhvillimit profesional të oficerëve të personelit.
Shërbimi i personelit është një lloj intraorganizativ Kompania e sigurimeve, qëllimi i të cilit është të mbroni punëdhënësin tuaj nga sanksionet nga autoritetet mbikëqyrëse dhe proceset gjyqësore të humbura, për të cilat ju duhet të jeni në gjendje të zgjidhni detyrat e mëposhtme:
Të paralajmërojë me kohë menaxhmentin e organizatës nga veprimet që mund të bien ndesh me normat e ligjit dhe t'i mbrojë ata nga rreziqet përkatëse;
Ofroni kreut të organizatës opsione të tilla për zgjidhjen e çështjeve që do të sjellin sa më afër rezultateve të dëshiruara.
Gjithashtu, në punën e një oficeri të personelit, është shumë e rëndësishme jo vetëm ekzekutimi i qartë i dokumenteve, por edhe regjistrimi dhe ruajtja e skedarëve. Ky proces ju lejon të krijoni një bazë që do t'ju ndihmojë të provoni rastin tuaj dhe të siguroni fitoren në çdo mosmarrëveshje pune, si dhe të parandaloni shfaqjen e saj: në fund të fundit, pretendimet nuk lindin nga e para, duhet të ketë një arsye për secilën ankesë. Dhe shkak për ankesat dhe paditë e punonjësve është shkelja e normave ligjore nga punëdhënësit dhe gabimet e punonjësve të personelit.
Sidoqoftë, ndonjëherë oficerët e personelit shpenzojnë shumë kohë duke krijuar dokumente krejtësisht të panevojshme. Kjo mund të tregojë paaftësinë e punonjësit. Prandaj, çështja e krijimit, ruajtjes, ndryshimit, regjistrimit të dokumenteve të menaxhimit të të dhënave të personelit duhet të trajtohet me kujdes dhe të ketë të paktën përvojë në këtë fushë. Mënyra për të përmirësuar profesionalizmin dhe për të fituar përvojë është të mos kesh frikë dhe të gjesh kohë për vetë-zhvillim.
Pra, çfarë është dokumentacioni i burimeve njerëzore?
Para se të përpiqem t'i përgjigjem kësaj pyetjeje, do të doja të theksoja se dokumentacioni i personelit është pjesë e konceptet e përgjithshme, të tilla si menaxhimi i dokumenteve, puna në zyrë dhe puna e personelit në zyrë.
Qarkullimi i dokumenteve - aktivitete për të organizuar lëvizjen e dokumenteve në ndërmarrje që nga momenti i krijimit ose marrjes së tyre deri në përfundimin e ekzekutimit: dërgimi nga organizata dhe (ose) dërgimi në arkiv. Duhet theksuar se në këtë përkufizim theksi vihet tek fjalët “lëvizja e dokumenteve”, pra rruga e tyre nga një njësi ose nga një punonjës në tjetrin. Në të njëjtën kohë, rendi i lëvizjes së dokumentit (rruga e tyre) paracaktohet nga procesi i pranuar i menaxhimit në këtë organizatë. Për shembull, nëse drejtuesi i organizatës kërkon që të gjitha dokumentet e marra t'i raportohen fillimisht dhe vetëm ai do të emërojë ekzekutuesin, rruga e dokumentit do të jetë shumëfazore nga lart poshtë. Nëse organizata ka një ndarje të qartë të funksioneve ndërmjet njësive strukturore dhe punonjësve, shumica dokumentet do të shkojnë menjëherë në departament tek ekzekutorët, domethënë, rruga do të jetë e ndryshme, shumë më e shkurtër.
Puna në zyrë është një koncept më i gjerë; Kjo është një degë veprimtarie që ofron dokumentacion dhe organizim të punës me dokumente zyrtare.
Nga kjo rrjedh se menaxhimi i të dhënave të personelit është një koncept më i ngushtë që nënkupton organizimin e punës me dokumente që kanë të bëjnë me çështjet e personelit.
Kur organizon një rrjedhë pune, një ndërmarrje përballet me konceptet themelore të mëposhtme:
Dokumenti është një formë materiale e marrjes, ruajtjes, përdorimit dhe shpërndarjes së informacionit të parashikuar me ligj duke e fiksuar atë në letër, magnetike, film, video, film fotografik, disk optik ose media të tjera;
Dokumenti primar është një dokument që përfshin informacionin origjinal;
Dokument dytësor është një dokument që është rezultat i një përpunimi analitik-sintetik dhe të tjera të një ose më shumë dokumenteve;
Dokument elektronik - një dokument, informacioni në të cilin regjistrohet në formën e të dhënave elektronike, duke përfshirë detajet e detyrueshme të dokumentit;
Një dokument arkivor është një dokument, pavarësisht nga lloji i tij, lloji i bartësit të materialit, informacioni, vendi dhe koha, krijimi dhe forma e pronësisë së tij, i cili ka pushuar së kryeri funksionet për të cilat është krijuar, por ruhet ose i nënshtrohet. ruajtje, duke marrë parasysh rëndësinë për një person, shoqëri ose shtet ose vlerën për pronarin në të njëjtën mënyrë si një objekt i pasurisë së luajtshme;
Dokument zyrtar - dokument i krijuar nga një organizatë ose një zyrtar dhe i ekzekutuar në mënyrën e përcaktuar;
Menaxhimi i dokumenteve elektronike (apel dokumente elektronike) - një grup procesesh për krijimin, përpunimin, dërgimin, transmetimin, marrjen, ruajtjen, përdorimin dhe shkatërrimin e dokumenteve elektronike, të kryera duke përdorur një kontroll integriteti dhe, nëse është e nevojshme, me konfirmimin e faktit të marrjes së dokumenteve të tilla;
Regjistrimi i dokumenteve - fiksimi i faktit të krijimit ose marrjes së dokumenteve duke i caktuar ato numër serik dhe të dhënat e informacionit të vendosur rreth tyre;
Formulari i dokumentit - një fletë standarde letre me informacion të vazhdueshëm të riprodhuar në të dhe një vend të rezervuar për ndryshimin e informacionit.
Dokumentacioni i personelit është një grup dokumentesh që pasqyrojnë disponueshmërinë dhe lëvizjen e burimeve të punës.
Proceset e BNj duhet të dokumentohen; pranimi, shkarkimi, transferimi, aplikimi i sanksionit disiplinor, udhëtimi i punës dhe pushimi duhet të zyrtarizohen me urdhra, udhëzime përkatëse.
Dokumentet e personelit janë të fiksuara ligjërisht fakte të rëndësishme të cilat janë baza e marrëdhënieve të punës ndërmjet punëmarrësit dhe punëdhënësit. Nga kjo mund të shihni se sa e rëndësishme është kryerja me kompetencë e menaxhimit të të dhënave të personelit.
Menaxhimi i burimeve njerëzore ju lejon të zgjidhni në mënyrë efektive disa probleme në të njëjtën kohë:
Krijo sistem efektiv menaxhimin e personelit, i cili do të përmbushë objektivat strategjikë të menaxhimit;
Dokumentoni të gjitha marrëdhëniet e punës;
Formalizimi i procedurave të personelit për një sipërmarrës të caktuar;
Krijoni një bazë organizative dhe ligjore veprimtaria e punës si për punëdhënësin ashtu edhe për punëmarrësin; në fund të fundit, dokumentet e personelit mbështesin interesat e të dy palëve në marrëdhëniet e punës;
Rregulloni marrëdhëniet ndërmjet punëmarrësit dhe punëdhënësit. Është e mundur të arrihet një ekuilibër i caktuar në marrëdhëniet midis punëtorit dhe punëdhënësit duke mbajtur të dhënat e personelit dhe duke rregulluar qartë të drejtat dhe detyrimet e tyre (p.sh. Përshkrimi i punës rregullon qartë se çfarë përfshihet në detyrat e një punonjësi të caktuar, përgjegjësinë, të drejtat dhe detyrimet e tij);
Zgjidhja e mosmarrëveshjeve të punës. Në shumicën e rasteve, cilësia e ekzekutimit të dokumenteve të personelit ndihmon për të arritur suksesin e pozicionit të punëdhënësit në situata konflikti.
Sidoqoftë, detyra kryesore e punës së zyrës së personelit është të japë marrëdhëniet e punës më shumë transparencë. Sistemi i dokumentacionit të personelit përcakton rregulla të caktuara, sipas të cilit punonjësit ndjejnë stabilitet dhe siguri, dhe punëdhënësit mund të përmirësojnë nivelin e menaxhimit të personelit. Nga këtu, përsëri, vërehet se rregullimi sa më i saktë i gamës së të drejtave dhe detyrimeve të punëmarrësve dhe punëdhënësve është në interes të të dyja palëve.
Në këtë drejtim, një rol të veçantë në organizimin e menaxhimit të të dhënave të personelit luan përcaktimi i rolit të tij në mbështetjen dokumentare të organizatës në tërësi, në të cilën mund të dallohen tre grupe dokumentesh: të brendshme; hyrje (hyrje); dërguar (në dalje). Secili prej këtyre grupeve ka karakteristikat e veta të përpunimit dhe kalimit.
Procedura për përpilimin dhe koordinimin e dokumenteve të brendshme nuk ndryshon ndjeshëm nga hartimi i dokumenteve dalëse dhe përfshin të njëjtat operacione, me përjashtim të dërgimit te adresuesi.
Regjistrimi mund të bëhet për të gjitha grupet e dokumenteve, por para së gjithash për ato që vijnë. Puna për ekzekutimin dhe kontrollin e ekzekutimit përfshin dokumentet e brendshme, hyrëse, dhe vetëm si përjashtim - ato dalëse. Nga faza e formimit të lëndëve, të gjitha grupet e dokumenteve kalojnë në të njëjtat operacione, përveç dokumenteve hyrëse, të cilat, me përjashtime të rralla, nuk transferohen në ruajtje arkivore.
Skema e lëvizjes së dokumenteve në organizatë:
1. Marrja e dokumenteve
2. Renditja e dokumenteve
3. Regjistrimi
4. Transferimi te drejtuesi i organizatës ose drejtuesit e divizioneve strukturore
5. Marrja e vendimit nga titullari dhe transferimi i dokumenteve për ekzekutim
6. Vetë performanca e drejtpërdrejtë
7. Ruajtja e dokumenteve (transferimi në arkiv)
Personi përgjegjës duhet të "filtrojë" dokumentet hyrëse të dërguara te drejtuesi i ndërmarrjes dhe t'i transferojë atij për shqyrtim më të rëndësishmin dhe urgjencën nga dokumentet e marra. Dokumentet që nuk kërkojnë një vendim në nivelin e drejtuesit mund t'i transferohen drejtpërdrejt nënkryetarit të ndërmarrjes, në sektorët strukturorë ose drejtpërdrejt te ekzekutorët.
Për shkak të faktit se rrjedha e punës pasqyron sistemin e menaxhimit, duke ju lejuar ta shihni atë vizualisht, është jashtëzakonisht e rëndësishme të analizoni rrjedhën e punës për të përmirësuar punën e aparatit administrativ.
Sot, askush nuk ka nevojë të provojë rëndësinë e informacionit në fushën e menaxhimit dhe çdo menaxher e kupton se ai mund të marrë një vendim për çdo çështje vetëm nëse ka informacionin e duhur për këtë çështje. Sa më shpejt të marrë informacionin dhe sa më i plotë të jetë ai, aq më shumë shanse ka për t'u zhvilluar zgjidhja më e mirë sa me shpejt te jete e mundur.
Parimet kryesore të menaxhimit të dokumenteve përfshijnë:
Kalimi i shpejtë i dokumenteve: për të zvogëluar kohën që ata shpenzojnë në fushën e punës në zyrë, duhet të kryhen paralelisht operacione të ndryshme të përpunimit të dokumenteve (për shembull, kopjimi dhe shpërndarja e kopjeve të një dokumenti te personat në ekzekutimin e të cilit ata marrin pjesë në në të njëjtën kohë, etj.);
Çdo lëvizje e një dokumenti duhet të justifikohet, është e nevojshme të përjashtohen ose kufizohen lëvizjet e kthimit të dokumenteve;
Procedura për kalimin dhe përpunimin e llojeve kryesore të dokumenteve duhet të jetë uniforme;
Për të optimizuar rrugët e lëvizjes së kategorive të ndryshme të dokumenteve (hyrëse, dalëse, të brendshme; urdhra për aktivitetet kryesore dhe personelin, letrat dhe propozimet nga qytetarët; aplikacionet; ankesat, etj.), zhvillohen skemat e rrugëve;
E gjithë korrespondenca që hyn në organizatë, pavarësisht nga adresuesi, duhet të përpunohet në zyrë;
Në të gjitha dokumentet (të regjistruara dhe të paregjistruara), për të evidentuar faktin dhe kohën e marrjes së tyre nga institucioni, bëhet një shenjë në formën e vulës së regjistrimit. Vula dhe data në të bëhet në ditën e marrjes së dokumentit.
Në procesin e përpunimit fillestar, dokumentet renditen sipas njësive strukturore. Dokumentet drejtuar menaxhmentit transferohen në zyrë ose ndihmës sekretarit të titullarit. Dokumentet që i drejtohen divizioneve strukturore renditen sipas emrave të tyre dhe më pas renditen nga sekretarët e këtyre divizioneve.
Dokumentet e paregjistruara duhet të renditen sipas ndarjeve strukturore për dërgimin në destinacionin e tyre, pjesa tjetër e dokumentacionit dorëzohet për regjistrim.
Rezultatet e shqyrtimit të dokumenteve nga menaxherët pasqyrohen në rezoluta. Drejtuesi i një institucioni ose njësie strukturore, duke marrë parasysh dokumentin e marrë, duhet të japë udhëzime të qarta dhe specifike për zbatimin e tij. Me vendim, dokumenti u kalon ekzekutuesve përgjegjës. Nëse specifikohen disa ekzekutues, dokumenti i transferohet secilit prej tyre me radhë. Për funksionimin e njëkohshëm sipër dokumentit bëhen fotokopje prej tij sipas numrit të interpretuesve. Origjinali i dokumentit i dërgohet ekzekutuesit përgjegjës, i specifikuar së pari në rezolutë.
Ekzekutimi i vendimit kryhet nga përmbaruesi përgjegjës së bashku me punonjësit e përcaktuar në të. Kur dorëzohet për nënshkrim një dokument përgjigjeje, duhet t'i bashkëngjiten materialet në bazë të të cilave është përgatitur. Kjo lehtëson punën e menaxherit, shmang thirrjen e ekzekutorëve, etj. Dokumenti dhe të gjitha materialet që lidhen me të dërgohen në rastin kur puna në dokumentin e përgjigjes është përfunduar plotësisht.
Dokumentet dalëse (të dërguara) përfshijnë, kryesisht, letra përgjigje që shprehin pëlqimin, refuzimin e kërkesës ose propozimit përkatës të adresuesit dhe letrat e iniciativës të subjektit më të gjerë, që kërkojnë përgjigje nga adresuesi.
Kalimi i një dokumenti dalës përfshin disa faza:
1) hartimi i një dokumenti, shtypja e tij;
2) koordinimi i projektit, miratimi i tij, nëse është e nevojshme;
3) nënshkrimi (miratimi) i dokumentit;
4) regjistrimi dhe dërgimi i dokumentit.
Procesi i koordinimit dhe miratimit mund të përshpejtohet duke dërguar kopje të projektit tek organizatat dhe individët e interesuar. Dokumentet e nënshkruara regjistrohen dhe dërgohen për dërgim (në zyrë, ekspeditë, sekretari).
Dokumentet e brendshme kalojnë në këto faza: përgatitja e një draft dokumenti, ribotim, miratim, miratim, nënshkrim, ekzekutim. Prandaj, rrugët e kalimit të tyre në fazat e përgatitjes dhe ekzekutimit janë të njëjta me ato të dokumenteve dalëse dhe në fazën e ekzekutimit ato përkojnë me rrugët e dokumenteve hyrëse.
Duke përmbledhur, mund të themi se organizimi i saktë i rrjedhës së punës në ndërmarrje ndikon në efikasitetin, efikasitetin dhe besueshmërinë e funksionimit të ndërmarrjes në tërësi. Me organizimin racional të rrjedhës së punës, produktiviteti dhe efikasiteti i punës së kryer nga punonjësit e ndërmarrjes rritet, dhe kostot që lidhen me funksionimin e aparatit të menaxhimit zvogëlohen. Në të njëjtën kohë, duhet theksuar se sjellja e menaxhimit të të dhënave të personelit në organizatë ka rol i rendesishem. Një bazë e mirë e dokumentacionit të burimeve njerëzore mund të zgjidhë një gamë të gjerë problemesh, të tilla si shmangia situatat e konfliktit, të vendosë rregulla të brendshme organizative dhe rregullore të punës, të përmirësojë sistemin e menaxhimit të personelit, të lehtësojë punën e menaxherit të personelit dhe të vetë menaxherit dhe të shmangë ndëshkimet nga autoritetet e inspektimit.
1. Kodi i Punës RF e datës 30 dhjetor 2001 N 197-FZ (versioni aktual i 4 nëntorit 2014) [ Burim elektronik] // ATP Consultant-Plus. Mënyra e hyrjes: http://www.consultant.ru/
popullor/tkrf/7utm_campaign=law_doc&utm_source=google.adwords&utm_medium=cpc&=utm_content=Punë %20Code&gclid=CKjGh4b3gsICFYPPcgoddmwAaQ
2. Zhuravleva, I.V. Menaxhimi i të dhënave të personelit dhe rregullimi i punës me personelin - sa e rëndësishme është të ndiqni rregullat? [Burimi elektronik] / I.V. Zhuravleva // revistë elektronike SKB "Kontur". - Mënyra e hyrjes: https://school.kontur.ru/publications/6
Shchur, D.L. Manuali i menaxhimit të të dhënave të personelit / D.L. Shchur, L.V. Trukhanovich. - Botimi i 7-të. - M.: Biznesi dhe shërbimi, 2013. - 608 f.
