Nuk ka askund në biznes pa korrespondencë biznesi. Nuk ka rëndësi nëse shkruani në emër të një kompanie ose në emër të vetes si një sipërmarrës privat - korrespondenca e biznesit do të luajë gjithmonë rol i rendesishem... Ose më mirë, si i ndiqni rregullat e tij. Partnerët ose klientët tuaj të mundshëm të biznesit do t'ju gjykojnë në masë të madhe dhe mënyrën se si komunikoni me ta. Një letër biznesi është, mund të thuhet, "fytyra" e një biznesmeni. Dhe për të mos humbur këtë "fytyrë", është e rëndësishme të dini për rregullat e arta të korrespondencës së biznesit.
Politika e emailit të biznesit
Meqenëse tani e-mail-i përdoret shumë më shpesh se zakonisht, vendosëm t'i kushtojmë vëmendje mënyrës se si të kryejmë siç duhet korrespondencën e biznesit në internet. Këtu janë disa rekomandime për ju, respektimi i të cilave nuk do t'ju lejojë të humbni fytyrën para bashkëbiseduesit tuaj.
Emri i kutisë postare
Gjëja e parë që na bie në sy kur hapim një email të ri është adresa nga e cila është dërguar. Shumë njerëz e nënvlerësojnë rëndësinë e këtij momenti dhe dërgojnë letra biznesi nga llogaritë e tyre personale të emailit. Është në rregull nëse adresa e emailit përmban vetëm emrin tuaj në një format të lexueshëm. Por nëse ka nofka të ndryshme si "kissa1988" ose "pupsik-26", atëherë dërgimi i një letre biznesi nga një kuti postare e tillë është thjesht e papranueshme. Imagjinoni se çfarë emocionesh do të ketë një person kur të marrë një propozim biznesi nga një "baby doll" ose "diell".
Gjithashtu, adresat postare që fillojnë me [email i mbrojtur], [email i mbrojtur] etj. Adresa të tilla thjesht nuk merren seriozisht dhe ekziston një probabilitet i lartë që letra as të mos hapet. Shumica menyra me e mireËshtë për të kryer korrespondencë biznesi me kuti postare [email i mbrojtur] ku emri është emri dhe mbiemri juaj dhe kompania është emri i kompanisë suaj.
Marrësit
Në korrespodencën me e-mail, është e mundur t'i dërgoni një letër një marrësi të drejtpërdrejtë dhe të vendosni marrës të tjerë në një kopje. Supozohet se marrësit në kopjen e letrës nuk duhet t'i përgjigjen asaj. Ata janë si vëzhgues të ftuar. Prandaj, paraprakisht, para se të dërgoni letrën, përcaktoni se nga kush saktësisht dëshironi të merrni një përgjigje për letrën dhe rregulloni saktë adresuesit. Sidoqoftë, nëse është e mundur, mos vendosni disa njerëz në marrësit e drejtpërdrejtë të letrës. Mund të ndodhë një situatë që asnjëri prej tyre nuk do t'ju përgjigjet, nëse secili vendos mendërisht t'ia "kalojë" këtë përgjegjësi një adresuesi tjetër.
Nëse ju vetë jeni në një kopje të një letre biznesi, atëherë, siç e keni kuptuar tashmë, dërguesi nuk pret përgjigjen tuaj. Por nëse është e nevojshme t'ju përgjigjeni saktësisht, atëherë mund ta bëni, por do të jetë e sjellshme të kërkoni falje në fillim të letrës për "ndërhyrje".
Dizajni i letrës
Stili formal dhe biznesi. Në korrespondencën e biznesit, natyrisht, përdoret stil zyrtar letra. Ky stil karakterizohet nga mungesa e mbiemrave përshkrues, sqarimet dhe detajet e panevojshme. Vetëm specifika, qartësi dhe logjikë. Pas shkrimit të një letre biznesi, është e dobishme ta lexoni përsëri dhe të hiqni të gjitha frazat që nuk mbajnë një ngarkesë të veçantë semantike dhe nuk ndryshojnë thelbin e asaj që është shkruar. Vetëm kur të jeni të bindur se të gjitha fjalët dhe frazat e tilla janë hequr, atëherë mund të themi se ky rregull i shkrimit të një letre biznesi është ndjekur.
shkrim-lexim. Të thuash që një letër biznesi duhet të shkruhet saktë dhe pa gabime është si të thuash "burri i borës duhet bërë nga bora". Megjithatë, ky rregull nuk mund të injorohet. Shkrim-leximi është një element themelor i çdo shkrimi. Një person që shkruan një letër biznesi të shkruar gabimisht nuk ka gjasa të merret seriozisht nga askush.
Lënda e letrës.Është e nevojshme të shkruhet. Për më tepër, përpiquni ta shkruani shkurt, por në mënyrë të përmbledhur - në mënyrë që marrësi me një shikim të bëhet menjëherë i qartë se për çfarë do të bëhet fjalë letra. Tema nuk duhet të përbëhet kurrë nga një fjalë. "Informacion", "Pyetje" etj. - Linjat e pasakta të subjektit të një letre biznesi. "Propozimi për shitje nga kompania X" është tema e duhur. Nëse informacioni në letrën tuaj është veçanërisht i rëndësishëm, atëherë mund ta shënoni me një flamur të veçantë "rëndësi", i cili është i disponueshëm në pothuajse të gjitha shërbimet e postës elektronike.
Fonti. Teksti i letrës, para së gjithash, duhet të jetë i lexueshëm. Prandaj, përdorni fontin Arial ose Times New Roman, zgjidhni madhësinë mesatare (për shembull, në postën mail.ru, madhësia optimale e shkronjave është 3). Mos eksperimentoni me fontet ose ngjyrat. Në korrespondencën e biznesit, kjo është e papërshtatshme. Mos përdorni Caps Lock, pikëçuditëse dhe të ndryshme Simbole të veçanta(përfshirë emoticon). E vetmja e lejuar është vënia në pah e disa frazave me shkronja të pjerrëta ose të zeza. Por përpiquni ta përdorni këtë vetëm kur është e nevojshme.
Për lehtësinë e leximit dhe komunikimin më të mirë të ideve, mund të përdorni nëntitujt në tekstin e letrës. Por nuk duhet të ketë shumë prej tyre - jo më shumë se 3-4.
Një paragraf i letrës nuk duhet të jetë më i gjatë se 4 rreshta teksti. Kur lexojmë paragrafë shumë të gjatë, teksti bashkohet dhe pika kryesore mund të humbasë.
Çdo numërim dhe listë duhet të hartohet duke përdorur shënues të veçantë.
Modeli i korporatës. Do të jetë mirë nëse dizajnoni një shabllon emaili të markës në stilin tuaj të korporatës. Dhe ju do t'i dërgoni të gjitha emailet e biznesit vetëm me këtë shabllon. Kjo do t'ju lejojë të dalloheni nga të tjerët, por mbani formalitetin e kërkuar nga letra e biznesit. Megjithatë, mos e teproni me "markën" - krijimtaria e tepruar vetëm do ta dëmtojë letrën. Megjithatë, ne po flasim për komunikim biznesi, jo argëtim. Mos harroni gjithashtu se marrësit mund të lexojnë letrat tuaja jo vetëm në kompjuter, por edhe në pajisje celulare... Prandaj, shablloni duhet të optimizohet për rezolucione të ndryshme të ekranit.
Një letër duhet të përmbajë vetëm një rast informues. Dhe në përputhje me rrethanat, vetëm një veprim i synuar duhet të nënkuptohet nga marrësi. Konsiderohet e pasaktë të përmbahen disa pyetje, sugjerime ose kërkesa për marrësin në një letër.
Çdo letër biznesi duhet të ndahet në pjesët e mëposhtme:
- Prezantimi;
- Pjesa kryesore;
- përfundimi.
Në hyrje, tregoni shkurt qëllimin e letrës dhe arsyet e shkrimit të saj. Pjesa kryesore është vetë thelbi i letrës. Si përfundim, ju duhet të përmbledhni sa më sipër - këto mund të jenë përfundime, kërkesa, udhëzime, sugjerime, etj. Është shumë e padëshirueshme të përdoret ndonjë "passhkrim" në korrespondencën e biznesit. Letra nuk duhet të përmbajë aforizma, metafora, fjalë të urta etj.
Nëse keni nevojë të paraqisni një imazh grafik në një letër, atëherë mos e futni atë në tekstin e vetë letrës, por bashkëngjitni atë si një skedar të veçantë. Imazhet mund të mos shfaqen siç duhet pajisje të ndryshme ose të jetë plotësisht i çaktivizuar në ndërfaqe programi i postës marrësi. Në trupin e letrës, aty ku është e nevojshme, thjesht shënoni "informacioni është në dosjen e bashkangjitur". Nëse ka disa skedarë të tillë, sigurohuni që të shkruani emrat e tyre.
Nëse përdorni shkurtesa dhe shkurtesa për fjalët, duhet të jeni 100% i sigurt se marrësi do ta kuptojë atë që dëshironi të thoni. Në përgjithësi, është më mirë të luash të sigurt dhe të mos përdorësh gjëra të tilla.
Mungesa e emocioneve. Letrat e biznesit nuk duhet të përmbajnë asnjë ngjyrosje emocionale... Në përgjithësi. Edhe nëse po shkruani një ankesë dhe vërtet dëshironi të tregoni plotësinë e indinjatës suaj, ose, përkundrazi, falënderoni sinqerisht partnerin tuaj për një marrëveshje të suksesshme. Një letër biznesi duhet të jetë e përmbajtur dhe madje disi gjakftohtë. Secili person vlerëson individualitetin e tij, por korrespondenca e biznesit nuk është Menyra me e mire për ta treguar atë. Një letër zyrtare nga një person i gëzuar ose i trishtuar, një portier ose drejtor i Përgjithshëm duhet të jetë e njëjtë.
Përdorimi i fjalorit të biznesit. Për të lidhur propozimet në korrespondencën e biznesit, përdoren sa vijon shprehje të qëndrueshme:
1) për këtë arsye;
2) në bazë të asaj që;
3) për shkak të (diçkaje);
4) në përputhje me;
5) duke u nisur nga;
6) duke marrë parasysh;
7) duke marrë parasysh;
çfarë shërbeu.
etj. Gjithashtu, në letrat e biznesit, lejohet përdorimi i shkurtesave dhe shkurtesave që janë përgjithësisht të pranuara në industrinë në të cilën shkruhet letra. Nëse dyshoni nëse adresuesi do të kuptojë një shkurtim specifik, atëherë është më mirë të shkruani frazën plotësisht.
pershendetje. Ju lutemi, mos përdorni kurrë klishenë "Good day të mirë". Kjo, mund të thuhet, është një formë e keqe jo vetëm në korrespondencën e biznesit, por edhe në e-mail në përgjithësi. Opsioni më i mirë përshëndetje - "Përshëndetje, Emri / Emri Patronimik". Meqë ra fjala, është mirë t'i referohemi me emër marrësit të letrës, jo vetëm në urim, por edhe më tej përgjatë tekstit. Nëse po i shkruani një letër një personi që nuk e njihni personalisht, duhet patjetër të tregoni që në fillim të letrës se ku e keni marrë adresën e marrësit.
Madhësia e shkronjës. Një letër biznesi nuk është vepër artistike dhe jo reflektimet tuaja personale "mbi temën". Letra duhet të jetë sa më e shkurtër që të jetë e mundur për të përcjellë informacionin e plotë në të. Është optimale nëse teksti i letrës përshtatet në një "ekran". Leximi i letrave të gjata është i lodhshëm dhe i bezdisshëm për shumë njerëz.
Përgjigjet e letrave. Kur i përgjigjeni një letre të marrë, gjithmonë klikoni butonin "Përgjigju", jo "Shkruaj një letër". Me opsionin e parë, e gjithë historia e korrespondencës do të tërhiqet automatikisht në përgjigjen tuaj. Kjo është e saktë, sepse një person mund të mos kujtojë menjëherë se kush jeni dhe çfarë dëshironi prej tij, nëse ai nuk e sheh sfondin. Sidomos nëse pas letra e fundit kanë kaluar më shumë se 5 ditë. Ju mund të citoni absolutisht me guxim bashkëbiseduesin tuaj kur i përgjigjeni letrës së tij. Kjo do t'i japë atij mundësinë të kujtojë atë që u diskutua në letrën e mëparshme.
Gjithmonë falënderoni personin tjetër aty ku është e përshtatshme. Për shembull, mund të shkruani "Vladimir, faleminderit për letrën tuaj" ose "Irina Alekseevna, faleminderit për një përgjigje kaq të shpejtë". Nuanca të tilla do të tregojnë respektin tuaj për bashkëbiseduesin dhe do të zbusin disponimin e komunikimit elektronik.
Nëse bashkëbiseduesi ju dërgoi një letër në të cilën ai shprehte pakënaqësinë e tij apo edhe sinqerisht të vrazhdë ndaj jush, përpiquni të mos i përgjigjeni në të njëjtën mënyrë, pavarësisht se sa do të dëshironit. Situatat ndryshojnë, por gjithmonë përgjigjeni me mirësjellje dhe përmbajtje.
Sigurisht, sa më shpejt t'i përgjigjeni emailit, aq më mirë. Shumë mirë nëse mund të përgjigjeni brenda pak orësh. Kjo periudhë është optimale. Por le të themi se përgjigja është brenda pak ditësh. Psikologët thonë se koha më e rehatshme që një person të presë një përgjigje në një email është 48 orë, domethënë dy ditë. Nëse duhet të prisni më gjatë, atëherë kjo tashmë mund të perceptohet si mosrespektim ose injorancë. Nëse pyetja e ngritur në letër kërkon më shumë kohë nga ju për t'u përgjigjur, atëherë sigurohuni që të shkruani se e keni marrë letrën, e keni marrë në konsideratë dhe përgjigjeni brenda një kohe të caktuar. Pra, dërguesi, nga të paktën nuk do të ndihet i injoruar.
Përfundimi i letrës. Në fund të letrës, nuk duhet të shkruani fraza që mund të perceptohen si një përpjekje për manipulim: "Unë me të vërtetë shpresoj për bashkëpunim fitimprurës"," Faleminderit paraprakisht për përgjigjen tuaj "dhe kështu me radhë. Është më mirë të thuash lamtumirë në korrespondencën elektronike të biznesit me frazat "Sinqerisht", "My dëshirat e sinqerta" etj. Po, fraza të tilla janë stereotipe, por ato janë më të përshtatshmet për komunikimin e biznesit. Shkruani emrin, mbiemrin, pozicionin dhe emrin e kompanisë në nënshkrim. Gjithashtu lini kontaktet me të cilat mund të kontaktoheni, përveç postës elektronike.
Koha kur u dërgua letra. Natyrisht, emailet nuk janë menduar të lexohen menjëherë pas marrjes. Megjithatë, etika e postës elektronike të biznesit e konsideron të papërshtatshme dërgimin e emaileve në fundjavë dhe pushime si dhe vonë në mbrëmje ose gjatë natës. Mundohuni t'i përmbaheni orarit standard të punës.
Dhe sigurisht, përpara se të klikoni butonin "dërgoni", kontrolloni me kujdes drejtshkrimin e emrit të marrësit dhe adresën e emailit, dhe gjithashtu rilexoni të gjithë tekstin e letrës dhe kontrolloni atë për gabime shtypi ose fraza të pasakta.
Planifikoni. 1. Hyrje 2. rregullat e etikës 3. Bazat e mirësjelljes së korrespondencës së biznesit 4. përfundimi 5. lista e referencave Hyrje.
Etiketa e bisedës i referohet, në thelb, etikës, shkencës së moralit dhe moralit. bota moderne kur në sferën e biznesit, jetën e përditshme, qarqet qeveritare, në prodhim, në marrëdhëniet ndërkombëtare, lindin konflikte, të gjitha ato shpesh zgjidhen me biseda biznesi, negociata. Thelbi i konflikteve, arsyet e shfaqjes së tyre në zonat e biznesit kurse menyrat e zgjidhjes se konflikteve i perkasin shkences se menaxhmentit - menaxhmentit.Menaxheret madje i kane klasifikuar konfliktet: "konfliktet e qellimit, konfliktet e njohurive, konfliktet shqisore (emocionet)" dhe kane zhvilluar metoda te zgjidhjes se tyre. Baza për zgjidhjen e mosmarrëveshjeve dhe konflikteve janë metodat e negocimit, të cilat sipas strategjisë ndahen në tre lloje: të buta, të vështira dhe parimore. Metoda e butë konsiston në një strategji koncesionesh, e vështirë - konkurrenca e vullnetit, parimore - i kombinon të dyja dhe zgjidh problemet në thelbin e tyre, duke bërë të mundur arritjen e qëllimit brenda kornizës së mirësjelljes. Rezultatet e negociatave gjithashtu si mosmarrëveshje, ndikohen nga shumë faktorë: perceptimi, emocionet, pozicionet anët e ndryshme tjera. Për zgjidhjen e mosmarrëveshjeve të ndryshme është shumë e rëndësishme të qartësohet mënyra e të menduarit, të menduarit e kundërshtarëve, gjë e cila është shumë e favorshme për një negocim të suksesshëm.Një pikë e rëndësishme janë edhe emocionet që duhen shtypur me të ashtuquajturën metodë të “lëshimit të avullit”. në negociata, të cilat ju lejojnë të heqni qafe ndjenjat e zemërimit, frikën që lind në mosmarrëveshje ... Për më tepër, një situatë armiqësore lehtësohet nga faljet, shprehjet e keqardhjes, shtrëngimi i duarve, dhurata të lira... Zhvillimi i negociatave parimore përfshin dy pyetje: si të zhvillohen kritere objektive? Si të zbatohen ato në mosmarrëveshje: Kriteret objektive duhet të jenë ligjore dhe praktike, pavarësisht nga dëshirat e palëve.
Etika është një disiplinë filozofike, objekt studimi i së cilës është morali. Morali është komponenti më i rëndësishëm i kulturës, një nga mënyrat kryesore të rregullimit të sjelljes njerëzore. Prandaj, sipas shumë mendimtarëve, etika është pjesa më e rëndësishme e filozofisë. Ajo merr në konsideratë ato probleme morale që dalin në mënyrë të pashmangshme para çdo njeriu: cili është kuptimi i jetës dhe vdekjes; cili është thelbi i së mirës dhe së keqes dhe cilat janë kriteret për dallimin e tyre; si të përballemi me vuajtjet; a është e mundur të kombinohen përmbushja e detyrës morale dhe arritja e lumturisë; si të vlerësohen veprimet e njerëzve - sipas qëllimeve ose rezultateve; cilat janë kriteret për drejtësi; cili është vendi i dashurisë në jetën e një personi; pse altruizmi preferohet nga egoizmi; nëse mirësia dhe dobia përputhen, etj.
Etika jo vetëm që përshkruan realisht marrëdhënie ekzistuese mes njerëzve, por edhe kërkon të krijojë idealin e këtyre marrëdhënieve, d.m.th. jo vetëm që analizon atë që ekziston, por gjithashtu përshkruan skicat e asaj që duhet. Pikëpamjet etike janë realizimi i nevojës së një personi për ideale dhe vlera.
Etika kërkon të racionalizojë vlerat morale, megjithëse racionalizimi i tyre ndeshet pashmangshëm me vështirësi, pasi këto vlera lidhen jo vetëm me arsyen e një personi, por edhe me ndjenjat, bindjet, besimin moral të tij. Secili epokës historike, çdo mendimtar i pasuron çështjet etike me kërkimet e tij shpirtërore, përvojën e tij, shpalos aspektet e tyre të reja. Prandaj, është e nevojshme të studiohet etika përmes shqyrtimit të pozicioneve të ndryshme teorike dhe jetësore. Pasi kemi prekur çështje etike, njohim norma etike, pra postulatet etikën profesionale sipërmarrës. Postulate të tilla qëndrojnë në themel të asaj që mund të përkufizohet si një kod etike për një sipërmarrës.
Sipërmarrës i civilizuar:
Jam i bindur se puna ime është e dobishme jo vetëm për mua, por edhe për të tjerët, për shoqërinë, për shtetin;
E ardhur nga fakti se njerëzit rreth tij duan dhe dinë të punojnë, përpiqen të realizojnë veten së bashku me sipërmarrësin;
Beson në biznes, e konsideron atë si krijimtari tërheqëse, trajton
për biznesin si art;
Njeh nevojën për konkurrencë, por kupton edhe nevojën për bashkëpunim;
Respekton veten si person, dhe çdo person - si veten e tij;
Respekton çdo pronë pushteti shtetëror, lëvizjet shoqërore, rendi shoqëror, ligjet;
I beson vetes, por edhe të tjerëve, respekton profesionalizmin dhe kompetencën;
Vlerëson arsimin, shkencën dhe teknologjinë, informatikën, kulturën, respekton mjedisin;
Përpiqet për inovacion;
Ai është një humanist.
Duke u formuar si sipërmarrës, duhet të kuptojmë qartë se tipare të tilla të sjelljes si edukata, takti, delikatesa janë absolutisht të nevojshme jo vetëm për "aftësinë për t'u sjellë në shoqëri", por edhe për jetën e zakonshme të përditshme. Nuk duhet të harrojmë kulturën e komunikimit, ndjenjën e proporcionit, dashamirësinë, ju duhet të menaxhoni plotësisht emocionet dhe streset tuaja. Keni një stil sjelljeje tuajin, por sigurisht të qytetëruar, imazhin tuaj, por sigurisht fisnik. Vetë imazhi i një sipërmarrësi që na garanton jo vetëm gjysmën e suksesit, por edhe kënaqësi të vazhdueshme nga aktivitetet tona.
V jeta moderne ka një tendencë për të thjeshtuar format që janë të detyrueshme në marrëdhëniet me njerëzit. Ajo manifestohet edhe në lidhje me veshjen, megjithatë, ekzistojnë rregulla të caktuara.
Specifikimi veprimtari sipërmarrëse bën kërkesa shumë serioze për pamjen pjesëmarrësit e saj. Një biznesmen duhet të jetë gjithmonë i zoti: një kravatë e lidhur keq ose këpucët e papastra janë dëshmi e mungesës së kërkesës ndaj vetes ose indiferencës ndaj të tjerëve, mungesës së mendjes dhe mungesës së qetësisë. Veshjet e zgjedhura me zell që përputhen me kohën e ditës, dëshmojnë për dashurinë për rregullin dhe estetikën, japin mirëqenien, është shenjë e shijes, elegancës dhe respektit për njerëzit mes të cilëve jemi.
Për t'u veshur me shije, ne i përmbahemi disa parimeve:
1. Të gjitha pjesët e garderobës duhet të jenë gjithmonë të pastra, të hekurosura dhe në rregull të përsosur.
2. Gjatë zgjedhjes së rrobave, marrim parasysh lartësinë, figurën, ngjyrën e lëkurës, flokëve, syve. Mos blini rroba vetëm sepse janë në modë.
3. Çdo situatë kërkon veshje të përshtatshme.
4. Mos vishni rroba ngjyra të ndezura ose modele shumë të larmishme. Për një lider preferohet konservatorizmi në veshje: kostume me tone të qeta dhe stile klasike, këmisha të thjeshta të lehta, kravata të zgjedhura me kujdes dhe pa bizhuteri.
5. Mos vendosni stilolaps, laps, syze, furçë flokësh ose sende të tjera në xhepat e jashtëm.
Pritjet zyrtare kërkojnë veshje të caktuara, të cilat tregohen në ftesë: - fustan zyrtar, frak, smoking ose kostum i zakonshëm. Një kostum i veshur në raste zyrtare nuk duhet të jetë një kostum sportiv, por një xhaketë dhe pantallona ngjyra të ndryshme... Për gratë për drekë, darkë, pritje në mbrëmje rekomandohet tualeti i mbrëmjes.
Kur vozitni, mbani mend jo vetëm rregullat trafiku rrugor por edhe për pasagjerët. Nuk është e nevojshme t'i argëtoni, por duhet të kujdeseni për komoditetin e tyre. Vozitni qetësisht dhe pa probleme, mos komentoni sjelljen e drejtuesve të tjerë dhe këmbësorëve.
Ju duhet të vëzhgoni ecjen tuaj: duhet të ecni fort, drejt, jo duke ecur apo përkulur, me dinjitet.
Hiqni dorë nga zakonet e këqija: nuk duhet të uleni duke u ulur në një karrige, të lëkundni në një karrige, të uleni në skajin e saj, të kryqëzoni këmbët, të tundni këmbën ndërsa flisni, etj.
Mbani duart tuaja nën kontroll - gjestet duhet të jenë të matura dhe të përshtatshme. Mos e prekni bashkëbiseduesin me duart tuaja - kjo mund të jetë jashtëzakonisht e pakëndshme për të.
Mos harroni kurrë se pamjes dhe sjelljeve tuaja gjithmonë i kushtohet vëmendje. Historia e botës dëshmon se sharmi personal është i mrekullueshëm në organizimin e njerëzve. Shumë "fitojnë" sharmin personal si pjesëmarrës të diskutueshëm. Sot është koha për beteja verbale. Fituesit e tyre, si rregull, ngjallin simpati dhe kënaqësi. Në diskutim, imazhi holistik i folësit është veçanërisht i rëndësishëm. Sa më i qartë të jetë, aq më aktiv është procesi i perceptimit të tij të jashtëm.
Kini një ndjenjë proporcioni - të gjitha llojet e devijimeve irritojnë të tjerët dhe punojnë kundër jush. Mos jini shumë të gjallë, të zhurmshëm, të pasionuar, ashtu si mos jini shumë letargjik, të qetë dhe indiferent.
Sigurohuni që të ndiqni përshtypjen që lini te të tjerët, por jo për hir të vetë-admirimit, por për vetë-korrigjim. Dhe gjëja më e rëndësishme është të mbani mend disa rregullat, të mendohet si një person - shembull në biznes dhe thjesht në jetë.
1. Mos harroni se një sipërmarrës i klasit të lartë është në gjendje të transformojë të dëmshmen në të dobishme.
2. Ndërtoni zakonin për të parë çdo gjë që hasni në kuptimin e përfitimit të saj për kauzën tuaj.
3. Mbani premtimet në kohë. Nëse nuk mund të përmbushni - mos bëni justifikime, përcaktoni term i ri dhe mbaje fjalën, edhe pse me vonesë.
4. Jini të vëmendshëm dhe objektiv ndaj ofertave “të padobishme”.
5. Refuzoni sugjerimet e panevojshme, por me takt dhe edukatë.
6. Duke qenë të sigurt në veten tuaj, shmangni të qenit tepër të sigurt.
7. Mos ia kaloni vartësve përgjegjësinë për marrjen e vendimit të duhur nëse nuk është në kompetencën e tyre ose nuk kanë marrë detyrën e duhur nga ju.
8. Mos harroni se asgjë nuk e komprometon një sipërmarrës si konfuzioni.
9. Për t'iu bindur efektivisht, jini në gjendje t'i bindeni të paktën rrethanave.
10. Mos harroni kurrë se mendimi apo pozicioni juaj Unë nuk jam gjithmonë aspak i mirë, ka të tjerë.
11. Mos lini asnjë rast të vetëm dështimi apo rrëshqitjeje pa analiza të kujdesshme.
12. Mos harroni se njohja e motivimeve personale të njerëzve është një nga themelet më të rëndësishme të ndërveprimit efektiv me vartësit.
13. Në komunikimin me njerëzit, mësoni të kuptoni atë që nuk shprehet.
14. Drejtohuni në punën tuaj nga tre “jo”: mos u acaroni, mos u humbisni, mos spërkatni.
15. Forma më e lartë mosrespektimi i partnerëve dhe vartësve - për të vonuar fillimin e punës për shkak të vonesës ose të papërgatitjes për ngjarjen.
Prej kohësh ka qenë sekret për këdo që fjalimi ndahet në zhargon dhe letrar - korrekt. Është mjaft logjike që fjalimi i saktë të jetë jo vetëm gojor, por edhe i shkruar. Çdo njeri inteligjent duhet të zotërojë kulturën e të shkruarit me shkrim e këndim. Dhe madje edhe për ata që komunikojnë në mënyrë aktive për çështjet e biznesit përmes korrespondencës - dhe aq më tepër. Cilat janë letrat?
Çfarë është etiketa
Para se të flisni për shkrimin e biznesit, së pari duhet të mbani mend se çfarë është etiketa. Ky është një rend i vendosur i sjelljes në shoqëri, një grup sjelljesh dhe rregullash të të ashtuquajturës formë të mirë, të cilat duhet t'i respektojë çdo njeri inteligjent, i arsimuar, për të mos etiketuar si mungesë kulture. Këto rregulla të formuara historikisht janë pjesë përbërëse e jetës së shoqërisë.
Kultura e të shkruarit: karakteristikat e përgjithshme
Sigurisht, kjo nuk vlen vetëm për një letër biznesi. Ka shumë lloje dhe metoda të komunikimit me shkrim. Ata janë të gjithë të ndryshëm, secila ka karakteristikat e veta, por ka edhe tipare të përbashkëta... Midis tyre, dallohen këto:
- mbështetja në të standardizuara gjuha e librit me pranimin e fjalorit jolibër;
- përdorimi i kompleksit konstruktet sintaksore;
- renditje fikse e fjalëve në fjali;
- strukturë e qartë e tekstit;
- shkrim e këndim të lartë.
Etiketa e letrave të biznesit
Kur mund të na kërkohet të shkruajmë një letër biznesi? Sigurisht, nëse bëjmë biznes me organizata dhe/ose individë. Ajo që ne u shkruajmë partnerëve, kolegëve, klientëve tanë, si e rregullojmë letrën tonë, do të bëhet fytyra e kompanisë sonë dhe do të na prezantojë ose në një dritë të favorshme, ose jo shumë mirë. Përveç nëse, sigurisht, ne jemi kompetent në etiketën e hartimit letra biznesi... Për të mos u humbur në fytyrë, duhet të mësoni mençurinë e mëposhtme. Meqë ra fjala, zotërimi i njohurive të tilla është gjithashtu i dobishëm sepse gabimi më i vogël, një mospërputhje e vogël me rregullat mund ta kthejë një letër biznesi në të paautorizuar nga pikëpamja ligjore.
Specifikimi i marrëdhënieve të biznesit
Para se të flisni drejtpërdrejt për shkronjat, duhet të kuptoni se si ato ndryshojnë në përgjithësi marrëdhënie biznesiçfarë i karakterizon, cilat janë tiparet e tyre. Tipari kryesor i marrëdhënieve të punës është mungesa (qoftë e plotë ose pothuajse e plotë) në këto marrëdhënie të një konotacioni personal. Si rregull, në punë, secili prej nesh është jashtëzakonisht i mbledhur, i qetë, i sjellshëm - vështirë se dikush do të kërcejë me një dajre, për shembull, ose do të kryejë veprime të tjera që janë mjaft logjike në shoqërinë e miqve, por më tepër qesharake për një mjedis pune. . Kjo vlen, nga rruga, jo vetëm për veprimet, por edhe për emocionet - ju mund të përballoni të qeshni ose të buzëqeshni, apo edhe një manifestim të vogël zemërimi, megjithatë, e qeshura homerike, zemërimi, lotët dhe të ngjashme duken mjaft të papërshtatshme (e gjithë kjo vlen ekskluzivisht për emocionet në punë). Në punë zakonisht mbajmë maska, duke treguar aftësi, përmbajtje dhe gjakftohtësi.
Komunikimi i biznesit nuk mund të përfundojë kur ju dëshironi. Një partner biznesi ose klient nuk do ta kuptojë nëse është në mes takim i rëndësishëm ne do të ngrihemi papritmas dhe do të largohemi nga publiku. Ju nuk mund ta injoroni bashkëbiseduesin, nuk mund të mos u përgjigjeni thirrjeve ose letrave. Të gjitha këto veçori së bashku ndihmojnë për të kuptuar më mirë se çfarë duhet të jetë etiketa e të folurit Letër Biznesi.
Kërkesat e përgjithshme
Gjëja e parë që i kushtojmë vëmendje kur marrim një letër është letra. Sipas kërkesave të etiketës së një letre biznesi, letra për të duhet të jetë gjithmonë e pastër dhe në asnjë rast e rrudhur. Adresuesit e mesazhit do të kenë një përshtypje më të mirë për organizatën nëse letra është e shkruar në kokë me logon e kompanisë. Faqja e parë nuk është e numëruar, të gjitha të tjerat janë me numra arabë.
Ekziston edhe një pikë shumë e rëndësishme në etiketën e korrespondencës së biznesit. Biznesi supozon arsimim të lartë dhe mungesë të gabimeve drejtshkrimore. Prandaj, në rast se ka boshllëqe në njohuritë e gramatikës ruse, rekomandohet të mos nxitoni për të dërguar korrespondencë, por ta kontrolloni atë për mangësi të mundshme.
Gjithashtu një rekomandim i përgjithshëm për letrën dhe emailështë dëshira për të mos përdorur në tuaj të folurit e shkruar struktura komplekse- kjo është e përshtatshme vetëm në dokumentet ligjore. Shkurtesat gjithashtu nuk duhet të përdoren - ato pranohen vetëm përgjithësisht. Por norma e mirësjelljes së biznesit përfshin një larmi pullash dhe zhargoni profesional. I gjithë dokumenti mbahet në një stil zyrtar biznesi.
Një tjetër pikë e rëndësishme që mund të lexohet nga letra: ajo duhet të jetë sa më e sjellshme dhe miqësore. Nuk mund të bëhet fjalë për asnjë takt apo vrazhdësi. Për më tepër, një letër biznesi kërkon specifika, një prezantim të qartë të mendimeve tuaja.
Nëse adresuesi i letrës nuk flet rusisht, teksti i mesazhit duhet të hartohet në gjuhën e tij, ose në gjuhën ndërkombëtare - anglisht. Nga rruga, një dokument i tillë duhet të shkruhet vetëm në njërën anë të fletës, e dyta pa dështuar mbetet bosh.
Kur përgatitni dokumente, duhet të siguroheni që nuk ka transferime. Vetë teksti duhet të shtypet në intervale nga një e gjysmë deri në dy, ku gjerësia e margjinave në të majtë është dy centimetra.
Nuancat
Një letër biznesi ka strukturën e saj të qartë dhe specifike. Në të njëjtën kohë, nuk ka asnjë standard të vetëm për përpunimin e dokumenteve në letër: kompani të ndryshme mund të kenë variacionet e tyre. Ata i përmbahen vetëm një përbërje të caktuar të pjesëve të letrës: sigurisht që duhet të përmbajnë një "kapelë", një përshëndetje, pjesën kryesore dhe një lamtumirë. Mos harroni për nënshkrimin personal në fund të letrës.
Nga rruga, i ashtuquajturi inkuadrim i mesazhit - frazat fillestare dhe përfundimtare - quhen korniza e mirësjelljes. Është ajo që ndihmon të vendoset me adresuesin marrëdhënien e duhur... Për më tepër, rregullat e mirësjelljes për letrat e biznesit dhe shembujt e shkrimit të tyre demonstrojnë përdorimin e klisheve të ndryshme të të folurit në mesazhe (ato do të diskutohen më vonë).
Një nuancë e rëndësishme mbetet përdorimi i drejtë i ankesës. Para revolucionit në vendin tonë ishte në përdorim adresa "zotëri" ose "zonjë": konsiderohej universale, ndaj thërrisnin këdo. Tani nuk ka një adresë të tillë universale, megjithëse shpesh në letrat e biznesit ndeshet fjala "mjeshtër" ose "zonjë" - e cila ka humbur popullaritetin e saj më herët, gradualisht po kthehet në jetën e përditshme. Ju mund t'ia drejtoni këtë një partneri biznesi, zyrtari, por jo një klienti ose kolegu.
Më e përhapura dhe më universale aktualisht konsiderohet të jetë adresa "I dashur" ose "I nderuar Zotëri", por në fakt nuk është as kështu. Në mënyrë të ngjashme, për shembull, nuk mund t'u referoheni të ashtuquajturve VIP - veçanërisht persona të rëndësishëm, të cilët konsiderohen guvernator, kryetar bashkie, kryetar. V në këtë rast do t'ju duhet ta filloni letrën tuaj me adresën "I dashur" (një opsion tjetër është "I dashur").
Nëse mesazhi u drejtohet disa personave në të njëjtën kohë, dhe të gjithë janë përfaqësues të të njëjtit profesion, do të ishte e përshtatshme të përdoret një adresë e tillë si "Të dashur kolegë" (nëse të gjithë adresuesit janë gra, lejohet të shkruhet "E dashur Zonja, nëse burra - atëherë "Të dashur zotërinj"). Nëse letra dërgohet në adresën e një personi, është rreptësisht e ndaluar të mos përdoret adresa e emrit ose e mbiemrit. Kjo lejohet vetëm në rastin e mësipërm (kur adresuesi është një grup personash) ose kur ndërveprohet me një person juridik.
Sa i përket fundit të mesazhit, duhet të mbani mend: nuk është më pak domethënës se fillimi. Është në fund të letrës që shprehet besimi në një zgjidhje të suksesshme dhe/ose të shpejtë të çështjes dhe të ngjashme. Këtu, gjithashtu nuk duhet theksuar vështirësitë e mëparshme - për shembull, vonesa e përgjigjes ose mosmarrja fare. Këto fraza merren parasysh shenja negative etiketimin e letrave të biznesit dhe shihen si mosgatishmëri për të vazhduar marrëdhënien, si dhe mosrespektim për bashkëbiseduesin. Është e rëndësishme të kuptohet se kjo është e papranueshme.
Email: Etiketa e biznesit
Së dyti variant i mundshëm korrespondencë - nga e-mail... Edhe këtu ka një sërë veçorish të veta. Kështu, për shembull, nëse adresuesi e merr mesazhin për herë të parë, atëherë është e nevojshme ta filloni atë me një prezantim të kompanisë tuaj, një përshkrim të aktiviteteve tuaja, me detyrat e mundshme që supozohet të kryhen. Me korrespondencë të zgjatur, ju duhet të mbani historinë e letrave të kaluara, mbi bazën e të cilave ndërtohet çdo mesazh tjetër.
Letra e parë duhet patjetër të përmbajë një përshëndetje dhe një thirrje. Në vijim, nëse keni nevojë për një përgjigje të shpejtë, mund ta hiqni ankesën (nëse është e përshtatshme). Në komunikimin në internet, shumë nuk e konsiderojnë të nevojshme vendosjen e shenjave të pikësimit, dhe gjithashtu të shkruajnë pa shkronja të mëdha. Kjo është e papranueshme në etiketën e emailit të biznesit.
Madhësia e emailit nuk duhet të jetë shumë e madhe - zakonisht është gjysma e madhësisë së homologut të letrës. Në të njëjtin rast, nëse kërkohet të informohet adresuesi për një sasi të madhe informacioni, vetëm një shënim i shkurtër shoqërues duhet të tregohet në trupin e letrës dhe vetë materiali duhet të bashkëngjitet si bashkëngjitje me një Word ose ndonjë tjetër. skedar tjetër - kjo është ajo që kërkon etiketa e një letre biznesi me e-mail. Një shembull i një mesazhi të tillë mund të jetë: “Mirëdita, i dashur zoti Ivanov! Ne po ju dërgojmë mostra të broshurave tona reklamuese. Ju mund të njiheni me to në bashkëngjitjen ... ".
Sa i përket nënshkrimit, duhet të jetë. Ju mund të nënshkruani në fund të çdo shkronje, ose mund të bëni një nënshkrim automatik që do të vendoset mekanikisht. Përfaqësuesit e kompanive të mëdha shpesh e përdorin këtë opsion. Në nënshkrim duhet të tregohet emri, mbiemri, pozicioni, informacioni i kontaktit, vendi i punës. Duhet ta dizajnoni në atë mënyrë që të përshtatet në shtatëdhjetë karaktere dhe të zërë jo më shumë se pesë ose gjashtë rreshta.
Duhet thënë disa fjalë edhe për përgjigjen ndaj mesazhit. Etiketa e biznesit të një e-mail përfshin marrjen e një përgjigje për një mesazh brenda dy ditësh - jo më shumë. Nëse kërkohet më shumë kohë, duhet të njoftoni bashkëbiseduesin për këtë. Reagimi për të gjitha mesazhet ruan reputacionin e kompanisë ose sipërmarrësit. Për të ditur me siguri nëse letra ka arritur te adresuesi, mund të përdorni funksionin e njoftimit të marrjes - një konfirmim i dorëzimit do të vijë automatikisht. Përveç kësaj, nuk është e ndaluar të bëni një telefonatë testuese.
Formula të të folurit, apo klishe
Klishe, formulat e të folurit, pulla të të folurit - çfarëdo që të thoni, ajo do të jetë ende një pjesë integrale e korrespondencës së biznesit. Nga kursi i shkollës, kujtojmë se klishetë quhen shprehje fikse. Nuk ka aq shumë prej tyre:
- Keqardhja mund të shprehet duke përdorur frazat e mëposhtme: "Për fat të keq, ne nuk kemi mundësinë të biem dakord ...", "Me keqardhje ju njoftojmë ...", "Fatkeqësisht, ne jemi të detyruar të informojmë ..." e kështu me radhë.
- Mirënjohja tregohet nga klishe të tilla si: "Më lejoni të shpreh mirënjohjen time ...", "Faleminderit ...", "Duke marrë parasysh kontributin tuaj ...".
- Ju mund ta ftoni adresuesin në këtë ose atë ngjarje duke përdorur vulat: "Ne kemi nderin t'ju ftojmë ...", "Shpresojmë për pëlqimin tuaj ...", "Ne jemi të kënaqur t'ju ftojmë ...", "Do të jemi të lumtur t'ju shohim ..." dhe të ngjashme.
- Ju mund ta përfundoni letrën me frazat: "Ne presim ide të reja nga ju ...", "Ju dëshirojmë sukses ...", "Shpresojmë për bashkëpunim të mëtejshëm të frytshëm ...".
Rregullat e Artë të Korrespondencës së Biznesit
Gabime të zakonshme në korrespondencën e biznesit
Ka disa gjëra në dukje të vogla që megjithatë mund të bëhen fatale në rastin e komunikimi i biznesit... Shpesh janë këto gjëra të vogla që çojnë në ndërprerjen e marrëdhënieve të dobishme reciproke, përfundimin e transaksioneve dhe gjëra të ngjashme të pakëndshme. Ju duhet ta njihni armikun me shikim!
- Ju nuk mund të shkruani (dhe të telefononi gjithashtu!) për punën jashtë orarit të punës! Sa shpesh ne, duke mos dashur të durojmë deri në mëngjes, shqetësojmë partnerët, klientët, kolegët tanë në nëntë, dhjetë apo edhe njëmbëdhjetë të mbrëmjes. Na duket se brenda natës gjithçka do të humbasë, do të shkatërrohet, do të rrëzohet dhe do të jetë e pamundur të shpëtohet situata. Dhe ato ekzemplarë të rrallë që janë në gjendje të qëndrojnë deri në mëngjes, për disa arsye, besojnë se gjashtë në mëngjes është koha për komunikim. Në fund të fundit, nëse unë nuk jam duke fjetur, atëherë askush nuk po fle. Mjerisht, një sjellje e tillë vetëm na shqetëson dhe nxit kundër nesh.
- Kjo tashmë është përmendur në mënyrë indirekte, por megjithatë - nuk mund të ketë njohje! Komunikimi në punë zhvillohet ekskluzivisht mbi "ti" (me shkronjë të madhe do të thotë - mirësjellje dhe respekt).
- Shkëmbimi i tepërt i kënaqësive mund të jetë gjithashtu i dëmshëm. Së pari, kërkon kohë të vlefshme dhe së dyti, duket pak e bezdisshme dhe e mërzitshme. Nuk ka nevojë të jesh i zellshëm.
Në kohën tonë, ka aq shumë letërsi, sa ndonjëherë sytë hapen. Ka edhe mjaft libra për kulturën e të folurit, duke përfshirë edhe shkrimin.
Ata që dëshirojnë të bazohen në këtë fushë mund të këshillohen për veprat e mëposhtme: "Etiketat e biznesit" nga Oleg Davtyan, "Kultura e të shkruarit" nga Tatyana Degtereva, "Etiketat e shkrimit rus" nga Natalia Formanovskaya dhe Alla Akishina, "Etiketat e biznesit" nga Elena Ber, "Etiketat e të folurit rus" nga Natalia Formanovskaya dhe shumë të tjerë.
- Kërkesat e mirësjelljes së letrave të biznesit nënkuptojnë përdorimin e pikëçuditëse në fund të adresës për të theksuar çështjen ose personin.
- Një adresë me emër për adresuesin tregon një marrëdhënie më të ngushtë dhe të krijuar prej kohësh, dhe një mbiemër thekson distancën.
- Etiketa e letrave të biznesit në Rusi karakterizohet nga nivelimi gjinor, pasi shumica e profesioneve shpesh janë vetëm mashkullore.
Pajtueshmëria me rregullat e korrespondencës së biznesit nuk është aq e vështirë, sepse nuk ka aq shumë prej tyre. Nuk është një shkencë e madhe t'i kujtosh ato. Por në sytë e atyre që e rrethojnë, një person që zotëron etiketën e letrave të biznesit do të jetë gjithmonë i arsimuar dhe i kulturuar, dikush me të cilin është e këndshme të merresh.
Ne të gjithë duhej të merrnim ose shkruanim dhe dërgonim letra biznesi vetë. Ata quhen biznes sepse janë shkruar ose dërguar në mënyrë rigoroze për biznes. Më afaristët ishin britanikët. Ishin ata që, një shekull e gjysmë më parë, ishin të parët që dërguan letra biznesi në formën që shohim sot me ju. Britanikët punuan shumë për rregullat për hartimin e letrave të tilla dhe etikën e korrespondencës së biznesit. Kjo mund të gjykohet vetëm sepse këto rregulla përdoren nga biznesi dhe jo aq njerëzit sot e kësaj dite.
Nuk supozoj të them me siguri - ndoshta nuk ka të dhëna të tilla - por mua më duket se shumë marrëveshje dhe oferta të shkëlqyera nuk përfunduan efektivisht vetëm sepse letra me një propozim biznesi ishte formatuar gabimisht. Mund të them me siguri - shefi im as nuk do të thellohet nëse letra është shkruar pa respektuar rregullat e korrespondencës së biznesit. Pse të humbisni kohë me një person që nuk e kishte marrë mundimin të shkruante një letër sipas rregullave? Përfundim: kjo tregon se edhe ai e trajton biznesin pa kujdes.
Rregullat e mirësjelljes së korrespondencës së biznesit zbatohen jo vetëm midis organizatës dhe personit, por edhe brenda kompanisë. Dhe është shumë e rëndësishme t'u transmetosh kolegëve çdo informacion. Për më tepër - për të përcjellë, është e nevojshme që ka pasur Feedback... Nuk e di për ju, por personalisht jam shumë i mërzitur kur nuk ka asnjë reagim për letrën tuaj, e cila përmban informacione që kërkojnë përgjigje. Nga fjala GJENERAL. Kjo ndodh veçanërisht shpesh me letrat që kanë disa adresues. 40 për qind e të anketuarve u përgjigjen letrave të tilla. Duhet të dërgoni përsëri me shënimet "E rëndësishme" dhe me njoftime, në mënyrë që të dini me siguri se keni marrë dhe lexuar. Përfundimi: u dërguan letra, u morën përgjigje, u humbën kohë dhe nerva.
Ndodh gjithashtu: kur sqarohet një problem urgjent, korrespondenca i ngjan një "romani me një vazhdim", i përbërë nga disa dhjetëra letra me pyetje të paqarta dhe, aq më tepër, përgjigje të qarta dhe të shkurtra. Kështu, korrespondenca e biznesit kthehet në bisedë.
Për të shmangur incidente dhe telashe të tilla, ka shumë rregulla të thjeshta- Etiketa e korrespondencës së biznesit - duke respektuar të cilat do t'ia lehtësoni jetën vetes dhe kundërshtarëve tuaj të korrespondencës.
RREGULLI # 1. Letër për një adresues.
Sipas rregullave jo vetëm të korrespondencës së biznesit, por edhe të sjelljeve të mira, rekomandohet fuqimisht t'i dërgoni një letër një adresuesi.
RREGULLI # 2 ... Nëse keni marrë një letër, thjesht DUHET të përgjigjeni.
Gjëja kryesore këtu nuk është të përhapni mendimin përgjatë pemës. Stili i korrespondencës së biznesit është i thatë, klerik dhe ju vetëm duhet t'i përgjigjeni thelbit të letrës. Nëse keni kohë e lirë të luani Masha dhe Dubrovsky me nota, kjo nuk do të thotë aspak që korrespondenti juaj ka këtë herë. Hartoni letrën ose përgjigjen tuaj në mënyrë që të kërkojë një minimum sqarimesh dhe sqarimesh. Mos harroni: një shkronjë, një përgjigje. Cikli është i plotë.
RREGULLI # 3. Nëse keni nevojë që kuptimi i letrës suaj të kuptohet nga disa bashkëbisedues, atëherë thjesht shtoni adresat e tyre në rreshtin "Cc".
Në këtë rast duhet t'i përgjigjet vetëm atij të cilit i është drejtuar adresa. kjo shkronje... Kjo është, një person inicialet e të cilit janë në rreshtin "Për". Ai është i detyruar të përgjigjet (shih Rregullën nr. 2), qoftë edhe për mirësjellje. Të gjithë të tjerët, adresat e të cilëve janë në rreshtin "Cc", në këtë rast, nuk është e nevojshme të përgjigjeni. Nëse ata kanë dëshirë të përgjigjen - jeni të mirëpritur. Por jo - dhe nuk ka gjyq. Ata thjesht u informuan
RREGULLI # 4. Bëni postime masive për shumë adresues është e mundur në ato raste kur nuk prisni përgjigje për letrën tuaj.
Kjo, për shembull, dërgimi i listave të çmimeve për klientët ose njoftimet për orarin e punës së punonjësve, etj. Arsyet për letra të tilla, në fakt, nuk janë aq të shumta, kështu që nuk duhet të bëni postime masive pa nevojë të veçantë.
RREGULLI NR 5. Tema duhet të tregohet gjithmonë në letër. Për këtë shërben fusha "Subject".
Kurseni kohën tuaj! Tema e specifikuar do të shkurtojë kërkimin tuaj për letrën tuaj ose përgjigjen e letrës suaj midis korrespondencave të tjera.
RREGULLI # 6. Në letër - së pari një përshëndetje, pastaj një apel për adresuesin.
Nuk ka fare rëndësi nëse jeni adresuesi juaj: koleg apo plotësisht i huaj... Ju drejtoheni me emër dhe patronim dhe personi e kupton që është i rëndësishëm për ju. Më besoni, ka shumë përfitime nga kjo!
RREGULLI # 7. Shkrim-leximi është i pari!
A keni marrë ndonjëherë emaile të shkruara gabimisht? Ky është vetëm një makth! Ju po shkruani një letër në kompjuter - mos u bëni dembel, kontrolloni drejtshkrimin, në mënyrë që më vonë të mos keni turp të dhimbshëm për një letër analfabete. Kjo do të duket të jetë një gjë e vogël, por gjithsesi lë një amëz të pakëndshme.
Kjo, në fakt, është e gjitha! Siç mund ta shihni, asgjë e komplikuar - gjithçka është shumë e thjeshtë. Nëse e ndiqni këtë rregulla të thjeshta vazhdimisht - ata do të bëhen të njohur për ju dhe ju do t'i vëzhgoni ato automatikisht. Dhe me shembullin tuaj, mësoni të tjerët t'u përmbahen këtyre rregullave të thjeshta.
Stili i bukur dhe korrekt i të shkruarit flet jo vetëm për tuajin cilësitë e biznesit, por edhe për ju si person. Plus është disiplinë e madhe.
Mbani mend: një letër biznesi është shpesh kontakti i parë përmes të cilit do të krijohet përshtypja e parë për ju dhe kompaninë tuaj. Prandaj, lini përshtypjen për veten tuaj si një profesionist në fushën tuaj dhe një specialist i klasit të lartë!
Korrespondencë efektive biznesi!
Ekspertët në kulturën e të folurit të biznesit sugjerojnë që kur shkruani një letër, të respektoni rregullat e mëposhtme 31:
I. Është e nevojshme të niset një letër nga qarkullimi, e cila është një formë e pranuar përgjithësisht e mirësjelljes. Problemi i zgjedhjes së një trajtimi është mjaft delikat. Më të zakonshmet janë thirrjet e mëposhtme:
I dashur (emri dhe patronimi)!
I nderuar zotëri / zonja ... (emër, emër dhe mbiemër)!
Zonja dhe zoterinj!
Te dashur kolege!
Madhështia juaj!
I dashur (emri dhe patronimi)!
I nderuar zotëri...! I dashur...!
Shënim. Fjala zot në gjuhën ukrainase është përdorur për të paktën shtatë shekuj dhe në kuptimin e mirësjelljes nuk ka asnjë kontakt semantik me fjalën. zoti në kuptimin e përkatësisë në klasa të privilegjuara. Pra tregon respekt për adresuesin, në dokumentet zyrtare forma master përdoret me emrin, mbiemrin, titullin e punës, gradën. Emri dhe patronimi me fjalën pan nuk është i kombinuar. Kjo do të thotë ose shkruani zotëri Mikhail Petrovich, Olga Stepanovna ose kontaktoni z. Nikolay Ivanovich, znj. Ekaterina Vasilievna është një shkelje e rregullave gjuha letrare dhe nuk korrespondon me traditat e Ukrainës.
Në korrespondencë, është zakon të tregohet titulli i adresuesit ose të tregohet profesioni i tij:
I nderuar Ministër! I nderuar profesor (i nderuar)! I nderuar drejtor! I nderuar zoti prokuror! I nderuar gjyqtar!
Presidenti i Shtetit duhet të trajtojë këtë:
Visokodostoyost juaj, zoti President! I nderuar zoti President! I nderuar zoti President! Zoti President!
Është e nevojshme të mbani mend dhe t'i përmbaheni qartë formave të adresimit të klerit të Kishës Ortodokse të Ukrainës
Patriarku
Mitropoliti (Kryetari i Kishës) Mitropoliti, Kryepeshkopi
Arkimandrit, igumen dhe gjithashtu protopresbiter, kryeprift, i cili mori zotimet monastike Dhjakon, protodiakon dhe prift në monastizëm
Protopresbiter, Kryeprifti, Protodiakon
Apelim
Shenjtëria juaj!
Lumturia juaj!
Shkëlqesia juaj!
Hirësia juaj!
Revendi juaj i Lartë!
I nderuari juaj!
Visokovelty juaj!
Bekimi juaj!
Ipeshkvijve të çdo rangu u drejtohen edhe me fjalën "zot" me një përkufizim që korrespondon me gradën, p.sh. E drejta Reverend Vladyka! * Dhe priftërinjve - me fjalën e Atit ( Atë i nderuar!), Atë i nderuar! Babai më i ndritshëm!
Shumësia duhet të trajtohet: Fortlumturia e Tij Mitropoliti; Vladyka e Më të Reverendit Vladyka; Të nderuar (i nderuar; të nderuar) Etër
Klerikëve të Kishës Katolike Greke të Ukrainës i drejtohen:
San Apel
Papa Shenjtëria juaj!
Patriarku Shenjtëria juaj!
Mitropoliti Shkëlqesia juaj!
Kardinali Preveli juaj ebnost!
Peshkopi Hirësia juaj!
Ipeshkvi i UGCC-së i drejtohet edhe në termat e Shkëlqesisë suaj!(lat. EtipeShia – “përsosmëri, përsosmëri” ose Shkëlqesia juaj!(lat. Ekseieptia - "superioritet, avantazh"). Për priftërinjtë, si në UOC, përdoret adresa Atë!, të cilës mund t'i bashkëngjiten p.sh. Atë i nderuar!; I ndershëm (ish) i pari Baba! dhe të tjerët, dhe peshkopëve, Vladyka !, për shembull: Vladyka e shquar !; E drejta Reverend Vladyka!
Në gjuhën ukrainase, adresat përdoren në formë rasë vokative... Duke e zëvendësuar me një formë emërore si "E dashur Oksana Dmitrievna!", "I dashur drejtor!"Është jonormale.
Zakonisht, një thirrje për një zyrtar përfundon me një pikëçuditëse dhe fjala e parë e letrës shkruhet me shkronjë të madhe dhe me një paragraf.
Mungesa e trajtimit mund të interpretohet si mospërfillje e adresuesit dhe shkelje e etikës së korrespondencës së biznesit.
II. Është shumë e rëndësishme të merret parasysh me kujdes fraza fillestare e letrës, nga e cila varet shumë, sepse është ajo që duhet të bindë adresuesin për ligjshmërinë e shkrimit të letrës. Nëse kjo letër është një përgjigje ndaj një ftese, kërkese, mirënjohjeje, atëherë tashmë në fjalinë e parë do të jetë e përshtatshme të shprehni mirënjohje me mirësjellje.
Ne shprehim mirënjohjen tonë të sinqertë për...
Faleminderit sinqerisht për letrën tuaj me këshilla dhe këshilla për ...
Para së gjithash (së pari) më lejoni t'ju falënderoj për ...
Ju lutemi pranoni falënderimet tona të sinqerta (të sinqerta) për ...
Kjo letër është një shprehje e mirënjohjes sonë për...
Ju jemi sinqerisht mirënjohës për faktin që ju...
Më lejoni të shpreh mirënjohjen time ...
Faleminderit per ftesen ...
Faleminderit për mundësinë (propozimin) ...
Në emailet e konfirmimit, duhet të përdorni frazat fillestare të mëposhtme:
Ne e pranojmë me mirënjohje marrjen e letrës së përgjigjes ... Ne konfirmojmë zyrtarisht pëlqimin tonë për ...
Në konfirmim të marrëveshjes sonë paraprake, ju informojmë ... Ne konfirmojmë marrjen e telegramit tuaj ... Ne kemi marrë letrën tuaj me një njoftim për ... dhe ju jemi sinqerisht mirënjohës ... Frazat e zakonshme hyrëse në letrat e biznesit përfshijnë lidhjet me një takim, letrën e mëparshme, bisedë telefonike, ngjarja: Në përgjigje të letrës suaj nga (data) ...
Sipas kontratës nr. e cila është nënshkruar ndërmjet institucioneve tona ...
Në përgjigje të kërkesës suaj nga (data) ...
Sipas Kodit të Procedurës Penale të Ukrainës, seksioni... Artikujt nr.
Sipas marrëveshjes sonë, ne ju dërgojmë ...
Për pyetjen tuaj rreth... japim një përgjigje me shkrim.
Në përgjigje të kërkesës suaj, ju informojmë...
Duke marrë parasysh kërkesën tuaj nga (data), ne ju ofrojmë. ..
Sipas marrëveshjes sonë nga (data) ne informojmë. ..
Investitorët, drejtuesit e institucioneve (organizatat, ndërmarrjet), klientët, partnerët shpesh duhet të adresohen me kërkesa. Frazat hapëse të këtyre letrave mund të jenë si më poshtë:
Ju lutemi na tregoni për...
Ne do të jemi mirënjohës nëse konfirmoni pjesëmarrjen tuaj në ...
Ju kërkojmë një donacion të vogël për fondin. ..
Ju kërkojmë të paguani urgjentisht faturën...
Ju kërkojmë të studioni me kujdes propozimet tona dhe të jepni një përgjigje përfundimtare. ..
Ju kërkojmë të dërgoni komente dhe shtesa në projekt-marrëveshjen rreth. ..
Ju lutemi pranoni porosinë...
Në botën e biznesit, për arsye të ndryshme (ju u vonuat për disa ditë me një përgjigje, nuk mund të përfundonit porositë në kohë, a jeni vonuar në një takim, keni përzier dokumentacionin) ndonjëherë ka situata kur duhet të kërkoni falje, të kërkoni falje telashet që i keni shkaktuar adresuesit. Në këtë rast, letra duhet të fillojë kështu:
Kërkojmë ndjesë për keqkuptimin e bezdisshëm që ka ndodhur. ..
Ju kërkojmë ndjesë sinqerisht për vonesën në përgjigje. ...
Ju kërkojmë të na falni për pamundësinë për të përmbushur porosinë tuaj në kohë. ..
Ne dëshirojmë të kërkojmë falje për problemet shtesë që ju sollën. ..
Më falni për shqetësimet e panevojshme për...
Ne dëshirojmë të kërkojmë falje sinqerisht për gabimin e bezdisshëm që ndodhi. ..
Në letrat rikujtuese, të cilat janë psikologjikisht të vështira, duhet të tregoni me edukatë, me takt dhe pa vëmendje se, për shembull, ka kaluar data e duhur për përmbushjen e një faturë ose porosie. Ju duhet të filloni emaile të tilla si kjo:
Ne e konsiderojmë të dy "komunikimin tonë për t'ju kujtuar ... Jemi shumë të pakëndshëm që jemi të detyruar t'ju kujtojmë ... Më falni që ju shqetësoj përsëri, por nuk kemi marrë përgjigje për letrën nga (data).
Ne jemi të detyruar t'ju kujtojmë se nuk kemi marrë ende një faturë të paguar nga ju.
Na vjen keq, por duhet t'ju kujtojmë të paguani faturën për ... Mendojmë se ky është thjesht një keqkuptim. Ne e konsiderojmë të nevojshme t'ju kujtojmë ... Më lejoni t'ju kujtoj se ...
Ndonjëherë delikatesa, takti nuk japin rezultatet e dëshiruara, vjehrra duhet të tregojë kategorik dhe vendosmëri. Ju mund ta bëni këtë si kjo:
Pavarësisht përkujtimeve të përsëritura dhe Masat e marra, Borxhi juaj nuk është shlyer, përkundrazi, ai vazhdon të rritet. Ne e konsiderojmë të nevojshme t'ju paralajmërojmë për qëllimin tonë për të ndërprerë kontratën.
Për faktin se ju, me gjithë kërkesën tonë urgjente për shlyerjen e borxhit, nuk keni dërguar ende një çek të paguar, ne jemi të detyruar të pezullojmë ekzekutimin e të gjitha porosive tuaja.
Të gjitha përpjekjet tona për t'ju detyruar të paguani borxhin ishin të kota, ndaj ne po bëjmë një padi.
Letrat e refuzimit i përkasin kategorisë së atyre komplekse. Nëse nuk jeni në gjendje të përgjigjeni pozitivisht, atëherë thoni "jo" duhet të jetë i arsyetuar, i saktë, dashamirës, sepse personi i ka varur shpresat tek ju. Nëse ndiqni këto këshilla, adresuesi do të kuptojë se nuk kishit zgjidhje tjetër. Formuloni refuzimin si kjo:
Duke studiuar në detaje projektin që keni propozuar, me keqardhje ju njoftojmë se nuk mund të ...
Fatkeqësisht, ne nuk mund ta pranojmë ofertën tuaj ...
Është për të ardhur keq, por ne nuk mund të plotësojmë kërkesën tuaj për shumë arsye ...
Është për të ardhur keq, por duke pasur parasysh komplikimin e situatës, ne nuk mund ta mbështesim projektin tuaj.
Na vjen sinqerisht keq, por situata aktuale nuk na lejon...
Na vjen keq, por ne nuk mund të ofrojmë (dakort, përcjell) ...
Një nga frazat e mëposhtme hyrëse do të jetë e përshtatshme në letrat e mesazhit:
Po ju informojme...
Ju njoftojmë se...
Kemi kënaqësinë t'ju informojmë se...
Fatkeqësisht, duhet t'ju informojmë se...
Më lejoni t'ju them se ...
Kemi kënaqësinë t'ju informojmë se...
Me këtë letër ju njoftojmë se...
III. Zgjedhja e fjalive mbyllëse është gjithashtu shumë e rëndësishme dhe varet kryesisht nga përmbajtja e letrës. Pra, mund të përsërisni mirënjohjen e shprehur në fillim, ose thjesht të falënderoni për ndihmën, vëmendjen e kushtuar, pasi fjala "faleminderit" është fjalët më të zakonshme të çdo biznesmeni, sipërmarrësi, bankieri, çdo biznesmeni të arsimuar dhe të denjë:
Më lejoni t'ju falënderoj përsëri ...
Shprehim sërish mirënjohjen tonë...
Faleminderit per ndihmen...
Faleminderit përsëri për gjithçka që bëtë për ... Faleminderit për ...
Edhe një herë, dëshirojmë të shprehim mirënjohjen tonë të sinqertë për mbështetjen tuaj të vazhdueshme ... Faleminderit përsëri dhe shpresojmë që ... Më lejoni t'ju falënderoj përsëri për ... faleminderit përsëri për këtë nder ...
Fundi i përshtatshëm dhe i dobishëm i letrës është siguria e adresuesit për atë që u tha në tekst:
Ju sigurojmë se mund të mbështeteni plotësisht në mbështetjen tonë.
Ne do t'ju telefonojmë për të rregulluar një kohë të përshtatshme për një takim.
Ne do të jemi të lumtur të bashkëpunojmë me ju.
Ju sigurojmë se bashkëpunimi ynë do të jetë i frytshëm.
Ju sigurojmë se nëse shlyeni borxhin brenda një muaji, të gjitha porositë do të përmbushen dhe ne do të vazhdojmë të bashkëpunojmë me të njëjtat kushte në të ardhmen.
Ne do të jemi të lumtur t'ju ndihmojmë.
Nëse keni dëshirë të takoheni me përfaqësuesin tonë, ne jemi në shërbimin tuaj në çdo kohë të përshtatshme për ju.
Ju sigurojmë se po bëjmë maksimumin për të përfunduar...
Ju sigurojmë se në të ardhmen do të bëjmë çdo përpjekje për të shmangur keqkuptime të tilla të bezdisshme.
Ne do të jemi të lumtur të krijojmë kontakte të dobishme reciproke me kompaninë tuaj.
Në fund të letrës, ju mund të shprehni shpresën:
Shpresojmë që oferta jonë do t'ju interesojë.
Shpresojmë se do të na kuptoni drejt.
Shpresojmë që refuzimi ynë nuk do t'ju ofendojë dhe në të ardhmen do të kemi akoma mundësinë për bashkëpunim reciprokisht të dobishëm.
Shpresojmë që ju të merrni parasysh propozimet tona sa më shpejt të jetë e mundur dhe të na njoftoni për vendimin tuaj.
Masma shpreson se kjo do t'i sjellë dobi kauzës.
Ne besojmë se në të ardhmen mund të bëhemi të dobishëm për ju.
Ne presim një bashkëpunim të ngushtë dhe reciprokisht të dobishëm me ju.
Shpresojmë që bashkëpunimi ynë të jetë i frytshëm.
Shpresojmë që bashkëpunimi i ardhshëm të jetë i frytshëm, i suksesshëm dhe i dobishëm për ju dhe për ne.
Shpresojmë se nuk do të refuzoni të na ndihmoni.
Ne presim përgjigjen tuaj të menjëhershme dhe ju dëshirojmë suksese. Ne ushqejmë shpresën për t'u takuar përsëri me ju.
Shprehim shpresën se ky është vetëm një fillim i suksesshëm i bashkëpunimit tonë dhe në të ardhmen do të na ndihmoni në biznes më shumë se një herë.
Ne sinqerisht shpresojmë për mbështetjen tuaj të mëtejshme financiare.
Shpresojmë që risitë tona do t'ju interesojnë dhe ne mezi presim të krijojmë një partneritet të dobishëm reciprok.
Masma shpreson se të gjitha përpjekjet e bëra nuk do të jenë të kota.
Shpresojmë që në të ardhmen të kemi edhe një herë mundësinë për t'u takuar dhe shkëmbyer përvoja dhe mendime.
Ne sinqerisht shpresojmë se do të gjeni kohë për të vizituar ...
Shpresojmë që ky keqkuptim të mos ndikojë në marrëdhëniet tona në të ardhmen.
Në fund të letrës, mund të kërkoni falje për shqetësimin ose të përsërisni faljen për vonesën në përgjigje ose vonesën:
Edhe një herë ju kërkojmë ndjesë për shqetësimet e shkaktuara (telashe, telashe, shqetësime).
Sinqerisht kërkoi falje për...
Më falni përsëri për këtë gabim të bezdisshëm. Më lejoni të kërkoj falje përsëri për ...
IV. Mos harroni frazën e lamtumirës. Format e mëposhtme përdoren më shpesh me shkronja:
ME respekt
Urimet më të mira dhe urimet më të mira
Me mirënjohje dhe respekt
Me respektin e duhur për ju
Ne mbetemi me respekt
Sinqerisht juaji (nder)
Sinqerisht juaji (nder)
Përshëndetje, mirënjohje dhe urime më të mira
Me mirënjohje dhe respekt të vërtetë
Ju urojmë suksese
Pas formulës së lamtumirës së mirësjelljes shenjë ndarëse jo vënë, me linjë e re përpilohet kushti "Nënshkrimi".
Një passhkrim (passhkrim) në fund të letrës është i mundur vetëm me kusht që pas shkrimit të tij të ketë ndodhur një ngjarje, për të cilën sigurisht duhet të informoni adresuesin. Pas shkrimit, duhet ta nënshkruani përsëri.
V. Nëse doni të keni sukses, duhet patjetër të siguroheni që letra të jetë pa të meta në të gjitha aspektet, sepse edhe një shkelje e lehtë e rregullave do të çojë në një shtrembërim të përmbajtjes së saj, një ndryshim në tonin.
Letrat duhet të shtypen në kokë të shkruar mirë, e cila është " kartëvizita detaje të tilla do të ndihmojnë në krijimin e një përshtypjeje të mirë për ju dhe biznesin tuaj. Prandaj, vetëm letra me cilësi të lartë duhet të përdoret për letrat me letra. Duhet të dizajnohet një zarf që të përputhet me letrën; dy herë.
Vi. Letrat e biznesit nuk duhet të jenë shumë të gjata. Ju duhet t'i shprehni mendimet tuaja në mënyrë të qartë, koncize, në fakt, atëherë të gjitha informacionet e ofruara do t'ju vijnë në ndihmë.
Pajtueshmëria me rregullat e mirësjelljes së korrespondencës është dëshmi e respektit tuaj për adresuesin, mirësjelljes, sjelljeve të mira dhe kontribuon në krijimin marrëdhënie të mira mes kolegëve, partnerëve.
