कार्यशालाओं की अनुशंसित अवधि अधिक नहीं होनी चाहिए। व्यावसायिक बैठकें आयोजित करना। बैठकें कितने प्रकार की होती हैं? बैठकों में विभाजित हैं

वे अपना रास्ता निकाल लेंगे, - बॉस ने सिर हिलाया। - या किसी को ऊपर से उन्हें तोड़ना होगा। लेकिन यह तब होता है जब वे स्कॉर्पियम तक पहुंचते हैं, बैच प्राप्त करते हैं, इसे स्थिर कंटेनरों में पैक करते हैं, और इसी तरह, संक्षेप में, जब बैच गोदाम में भेजने के लिए तैयार होता है। केवल मेरे या आपके लिए नहीं, इस अर्थ में संगठन के गोदाम के लिए नहीं, बल्कि हमारे मालिक के निजी डिब्बे के लिए। क्या आप समझते हैं कि शेड्यूल क्या है?

और उसके बाद, स्टील तकनीक फिर से निकास को भर देगी और एक नए औद्योगिक बैच की भर्ती होने तक ऊर्जा पदार्थ निकालना जारी रखेगी?

इधर, बॉस ने सिर हिलाया। - अब मैं समझ गया कि क्या घोटाला है?

ये सिर्फ अफवाहें हैं।

ये विश्वसनीय स्रोतों से अफवाहें हैं," बॉस ने शांति से विरोध किया। - सब कुछ विस्तार से दर्ज किया गया है, यहां तक ​​​​कि अभियोजक को भी सौंप दिया गया है।

मुझे नहीं पता।" फॉक्स ने संदेह से सिर हिलाया। - ठीक है, मान लीजिए कि यह पूरा आर्टेल स्वायत्त "भूमिगत नेविगेशन" में है। जले हुए लोग "भूमिगत नाव" में बैठे हैं। लेकिन स्टालटेक पूरी तरह से मृत नहीं हैं, वे दबाव की परवाह नहीं करते हैं और स्कॉर्ग को नहीं छूते हैं, लेकिन उन्हें सांस लेनी चाहिए। आप इतनी ऑक्सीजन स्टोर नहीं कर सकते हैं, और गैस को हटा देना चाहिए, किसी भी खदान में बहुत है।

उनके पास एक साल के लिए ऑक्सीजन की आपूर्ति है और दस के लिए पुन: उत्पन्न करने वाले उपकरण हैं, मुझे पक्का पता है! - फिर से "शून्य सेकंड" सूंघा। - अंतरिक्ष एजेंसी के प्रमुख ने किसी को खरीदा, उन्होंने उसे सभी प्रकार के मंगल ग्रह के उपकरणों का एक बड़ा जत्था फेंक दिया। और वे गैस और अन्य कचरे को विशेष दीर्घाओं की ओर मोड़ते हैं। पाइपों को फैला दिया गया था, वाल्व अंदर फंस गए थे, और यह सब लॉक सिस्टम गर्म दरारों के नीचे लाया गया था। तुम्हें पता है, कोपाची के चारों ओर खड्डों का एक पूरा नेटवर्क है जिसके तल पर कचरा उबलता है? खैर, वे इसे वहीं ले गए। वाल्व दबाव बनाए रखते हैं, गैस निकलती है, यह वहाँ है, खड्डों में, यह अपने लिए जलती है या गुर्राती है, मुझे नहीं पता, और सब कुछ ढका हुआ है। हाँ मैं समझ गया?

सुविचारित। महंगा।

और तब! और क्या शर्म की बात है, इन पाइपों के माध्यम से खदान में जाना अवास्तविक है। और इस पूरे आर्टेल को कवर करना कितना सुंदर होगा! हैलो, क्या आप इंतजार कर रहे हैं? और यहाँ एक मुट्ठी भर प्लाज़्मा हथगोले मुफ्त में हैं! लेकिन इससे कुछ नहीं आएगा, जो खड्डों में नहीं जलता, दम घुटता है, लेकिन दम नहीं घुटता और पाइपों में नहीं फंसता, वह स्कोर्गी उसे खा जाएगा। खदान चारों तरफ से ढकी हुई है।

फिर यह केवल बिच्छू के पहले बैच को सतह पर उठाए जाने और जब्त करने के लिए प्रतीक्षा करने के लिए रहता है ... पहल पहले से ही शीर्ष पर है।

आप अच्छा सोच रहे हैं, लिस। जाहिर है, कोई बाजार नहीं है! मुसीबत अकेले नहीं आती, समझे? मैं भी यही चाहता था। मैं इंतज़ार करूँगा, मैंने सोचा, मैं कारवां तोड़ दूँगा, और इसे बॉस के सामने पेश करूँगा। खैर, बॉस, आप अपने विवेक से व्यापार कर रहे हैं, आप एक घोटाले की व्यवस्था कर रहे हैं। अवधारणा से नहीं। उस पर सब कुछ चल रहा था, लेकिन केवल किसी तरह की धमाका हुआ। कल, सचमुच शाम को, एक छोटे से आदमी ने मुझे एक संदेश भेजा: खदान खामोश थी, एक गूंगे की तरह। कोई एम-कनेक्शन नहीं, कोई शोर नहीं, कम से कम कोई चीख़ नहीं।

पहला विचार यह था। उन्होंने खराब कर दिया, मुझे लगता है, यांत्रिक वासियों ने फिर से, दूर के रिश्ते के बावजूद, स्टीलटेक खा लिया। और फिर एक नया आदमी संपर्क में आया। नहीं, उन्होंने कहा, बिच्छुओं से कोई लेना-देना नहीं है। न केवल प्रौद्योगिकी के साथ संचार खो गया था। जले हुए भी खो गए थे। और न केवल खोया, बदले में।

साथ ही स्कॉर्ग अटैक की संभावना से भी इंकार नहीं किया है।

जले हुए निमोनिस्टों को किसी तरह की झुलसा देने के लिए? नहीं, भाई फॉक्स। इससे उन्हें डर नहीं लगेगा। ये खुद किसी भी बिच्छू को डरा सकते हैं। हालांकि लोहे के टुकड़ों की पूरी सेना होगी। इस स्तर की स्मृतियाँ आसानी से हार नहीं मानतीं।

विक्टर एंड्रीविच ने एक नाटकीय ब्रेक लिया।

कहो, लिसा ने आह भरी। माफिया के मालिक द्वारा आयोजित प्रदर्शन से, फॉक्स, ईमानदार होने के लिए, पहले से ही चक्कर आ रहा था।

मेरे तीसरे छोटे आदमी ने एक फिल्म भेजी। मैंने आंतरिक निगरानी कैमरों से एक तस्वीर खींची। "भूमिगत नाव" में बाहरी लोगों का दौरा किया। और खदान में भी। संचार के नुकसान से ठीक एक मिनट पहले।

बाहरी लोग?

और इस समय शीर्ष पर, सेना ने किसी प्रकार की "ज़र्नित्सा" की व्यवस्था की। ऐसा लगता है जैसे वे बायोमेच की शूटिंग के लिए निकले हों। ड्रैगन, वे कहते हैं, अभिभूत था, कई बख्तरबंद कारों को जला दिया गया था, और इसलिए, trifles पर। इसके अलावा, लोगों का कहना है कि उन्होंने लगभग एक दर्जन जले हुए लोगों को वहां रखा था। दुर्घटना से, या ढेर से, यह स्पष्ट नहीं है। लेकिन यह सब खदान के ठीक ऊपर है। संयोग, आपको लगता है?

मुझे शक है।

यहां। मुझे भी इसमें बहुत संदेह है। क्या आप अब समझ रहे हैं कि मुझे क्या मिल रहा है?

सेना ने मुखिया को तुम्हारे आगे फेंक दिया।

अब यह हम हैं, फ्रांसीसी, - विक्टर एंड्रीविच ने फॉक्स की आंखों में देखा। - हम आपके साथ हैं। तुम अब नहीं कूदोगे, तुम मेरे साथ रहोगे, है ना? आप कामिकेज़ नहीं हैं, है ना?

आप मुझसे क्या चाहते हैं? - अचानक विषय बदल गया, और साथ ही साथ ब्लैक फॉक्स का स्वर भी बदल गया।

ठीक है, ऐसा नहीं है कि आपने मूर्खता से देखा कि ऐसा स्वैग कैसे तैरता है, यह पक्का है। मैं अपने चैनलों के माध्यम से हवादार करूंगा कि क्या और कैसे। खनिकों को किसने काटा, कहां से माल ले गए, समय मिले तो उन्हें कैसे रोका जाए। और आप अपने चैनलों के माध्यम से विषय को तोड़ते हैं। मुझे पता है कि आपके पास बहुत सारे एजेंट हैं और भाड़े के सैनिकों के साथ अच्छे संपर्क हैं। चलो एक कारवां लेते हैं, समान रूप से विभाजित करते हैं। हम साथ-साथ और आगे बढ़ेंगे, हम सब एक-एक कदम चढ़ेंगे। हम संगठन को नया आकार देंगे, हम इसे गतिरोध से बाहर निकालेंगे, हम और भी तेज उठेंगे। शायद गोलार्द्धों में दुनिया को छोड़कर, विभाजित करने के लिए कुछ भी नहीं होगा। तो आखिर हम सहमत होंगे, वहाँ, जैसा कि आप और मैं एक दूसरे को समझते थे। उड़ान! इस भूत के साथ पसंद नहीं है। ठीक है, उसे समझना मुश्किल नहीं है, एक अनुभवी क्षण, लेकिन स्कैमर्स ओवरकिल हैं, इसे माफ नहीं किया जाता है। क्या आप मुझे समझते हैं?

मैं समझ गया।" लिसा ने सिर हिलाया।

घटनाओं के आगे विकास का उनका अपना संस्करण था, लेकिन अब फॉक्स इसे आवाज नहीं देने वाला था। और सामान्य तौर पर मैं अपनी वास्तविक योजनाओं के लिए "शून्य सेकंड" समर्पित नहीं करने जा रहा था। भीड़ मालिक निश्चित रूप से उन्हें स्वीकार नहीं करेगा। आखिरकार, फॉक्स का संगठन को दो भागों में विभाजित करने का कोई इरादा नहीं था। ब्लैक फॉक्स ने विक्टर एंड्रीविच के साथ मिलन को केवल एक अस्थायी उपाय माना। हालाँकि, विक्टर एंड्रीविच ने निश्चित रूप से यह नहीं सोचा था कि उसने क्या कहा। या यों कहें, इतने रंगीन ढंग से चित्रित।

हममें से लगभग प्रत्येक को विभिन्न बैठकों में एक से अधिक बार भाग लेना पड़ा है। और, मुझे लगता है, कई लोगों ने सहकर्मियों से निम्नलिखित कथन सुना है: "फिर से, बैठक, लेकिन कब काम करना है?"। हमारे देश में प्रतिदिन सैकड़ों हजारों बैठकें होती हैं। लेकिन, दुर्भाग्य से, यह मामला है जब मात्रा गुणवत्ता में नहीं बदल जाती है, क्योंकि सिद्धांत "जितना अधिक बेहतर" स्पष्ट रूप से यहां काम नहीं करता है। केवल प्रभावी बैठकें ही ध्यान देने योग्य मूर्त परिणाम दे सकती हैं और उद्यम की गुणवत्ता को प्रभावित कर सकती हैं। मुझे ऐसे उद्यम चाहिए जिनके कर्मचारी वी.वी. की कविता की प्रसिद्ध पंक्तियों में शामिल हो सकें। मायाकोवस्की का "बैठा", कम और कम होता गया:

आप उत्साह से नहीं सोएंगे।
मुँह अँधेरे।
मैं भोर से मिलने का सपना देखता हूं:
"ओह कम से कम
अधिक
एक सत्र
सभी बैठकों के उन्मूलन के संबंध में!

बैठक के प्रकार

बैठक - मिलना, मिलनाकिसी विशेष मुद्दे या कई मुद्दों की चर्चा के लिए समर्पित।

एक विस्तारित बैठक की किस्में हैं:

• संगोष्ठी- एक विशेष वैज्ञानिक मुद्दे पर विस्तारित बैठक;
• सम्मेलन- एक विस्तारित बैठक, उदाहरण के लिए, वैज्ञानिकों, राजनेताओं के बीच;
• कांग्रेस, कांग्रेस- एक क्षेत्रीय, अखिल रूसी या अंतरराष्ट्रीय स्तर पर, एक नियम के रूप में, एक विस्तृत रचना की एक बैठक।

किसी विशेष उद्यम के भीतर, मुख्य कार्य के आधार पर, निम्न प्रकार की बैठकों को प्रतिष्ठित किया जाता है:

• परिचालन;
• शिक्षाप्रद;
• समस्याग्रस्त।

अन्य मानदंड भी बैठकों को वर्गीकृत करने के आधार के रूप में उपयोग किए जा सकते हैं, जैसे कि आवृत्ति: अनुसूचित, अनिर्धारित.

इसके अलावा, बैठक की प्रकृति के अनुसार, उन्हें निम्न प्रकारों में विभाजित किया गया है:

• तानाशाह का- यह एक सत्तावादी प्रकार के प्रबंधन की विशेषता है, जब केवल नेता ही बैठक का नेतृत्व करता है और उसे वोट देने का वास्तविक अधिकार होता है, बाकी प्रतिभागियों को केवल प्रश्न पूछने का अवसर दिया जाता है, लेकिन अपनी राय व्यक्त करने का नहीं;
• निरंकुश- प्रतिभागियों को नेता के सवालों और उनके जवाबों के आधार पर, एक नियम के रूप में, कोई चर्चा नहीं होती है, केवल संवाद संभव है;
• अलगाववादी- रिपोर्ट पर केवल प्रमुख द्वारा चुने गए प्रतिभागियों द्वारा चर्चा की जाती है, बाकी प्रस्तुत की गई जानकारी को सुनते हैं और ध्यान में रखते हैं;
• विवादास्पद- विचारों का मुक्त आदान-प्रदान और एक सामान्य समाधान का विकास; अंतिम शब्दों में निर्णय लेने का अधिकार सिर के पास रहता है;
• नि: शुल्क- यह एक स्पष्ट एजेंडा नहीं अपनाता है, कभी-कभी कोई अध्यक्ष नहीं होता है, कभी-कभी यह निर्णय के साथ समाप्त होता है, लेकिन मूल रूप से यह विचारों के आदान-प्रदान के लिए आता है।

एक साथ एकत्रित होकर, बैठक के प्रतिभागियों को चर्चा के तहत विषयों पर अपनी बात व्यक्त करने, बैठक में सभी प्रतिभागियों को जानकारी लाने, विवादास्पद मुद्दों पर चर्चा करने, वैकल्पिक समाधानों पर विचार करने का अवसर मिलता है। आखिरकार, यह व्यर्थ नहीं है कि वे कहते हैं कि सत्य का जन्म विवाद में होता है।

लेकिन बैठक एक महंगा उपक्रम है। ध्यान रखें कि यदि आपके संगठन की हर दिन आठ प्रतिभागियों के साथ एक घंटे की बैठक है, तो इसका मतलब है कि एक कर्मचारी को केवल बैठकों में भाग लेने के लिए भुगतान किया जाता है। बैठक को कर्मचारियों को सूचित करने के तरीके के रूप में नहीं देखा जा सकता है, यह मूल्यांकन और निर्णय लेने का सबसे अच्छा साधन है। एक सामूहिक निर्णय एक निर्णय से अधिक भार वहन करता है। इसलिए, बैठक आदर्श है जहां समस्या पर चर्चा करने और समाधान खोजने में टीम की भागीदारी आवश्यक है, जहां विभिन्न दृष्टिकोणों पर विचार करना आवश्यक है।

बैठक की तैयारी

किसी मीटिंग की सफलता 90% उसकी तैयारी की गुणवत्ता पर निर्भर करती है। कोई भी, यहां तक ​​कि सबसे छोटी बैठक, केवल प्रारंभिक अध्ययन से ही लाभान्वित होगी।

घटना की तैयारी के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को सबसे पहले यह पता लगाना चाहिए:

• बैठक का उद्देश्य
• चर्चा के मुख्य बिंदु,
• प्रतियोगियों की सूची,
• स्थान, समय और रूप।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कई संगठनों में बैठकें आयोजित करने की एक निश्चित प्रक्रिया होती है, जिसे विशेष विनियमों में निहित किया जा सकता है। इस मामले में, कार्य बहुत सरल है।

यदि बैठक की तैयारी में कई लोग भाग लेते हैं, तो, एक नियम के रूप में, उद्यम एक बैठक आयोजित करने का आदेश जारी करता है, जो कार्य समूह की संरचना और इसकी तैयारी की योजना निर्धारित करता है (उदाहरण 1 देखें)।

कार्यसूची की स्थापना

एजेंडा तय करना अध्यक्ष का काम होता है, लेकिन इसे दस्तावेज बनाना सचिव की जिम्मेदारी होती है।

बैठक का उद्देश्य निर्धारित होने के बाद ही एजेंडा तैयार किया जाता है। उसी समय, लक्ष्य स्पष्ट रूप से तैयार किया जाना चाहिए, तार्किक पूर्णता और स्पष्ट व्याख्या होनी चाहिए। एजेंडा में कम संख्या में आइटम शामिल होने चाहिए ताकि बैठक में इन पर विस्तार से चर्चा हो सके। लेकिन, दुर्भाग्य से, यह आवश्यकता हमेशा पूरी नहीं होती है और एजेंडा अतिभारित होता है, जिससे सभी मुद्दों को पूरी तरह से तैयार करना और चर्चा करना असंभव हो जाता है। यहां सिद्धांत "बेहतर कम, लेकिन बेहतर" लागू होता है। इसलिए, हमेशा उन माध्यमिक मुद्दों से छुटकारा पाने का प्रयास करें जिन्हें बैठक के बाहर हल किया जा सकता है।

एजेंडा आमतौर पर लिखित (मुद्रित) रूप में तैयार किया जाता है। . बेशक, बैठकें प्रश्नों की पूर्व-तैयार सूची के बिना आयोजित की जा सकती हैं, लेकिन इस मामले में उन्हें कम से कम मौखिक रूप से बैठक के प्रतिभागियों के ध्यान में लाया जाना चाहिए। मुझे लगता है कि कोई भी यह तर्क नहीं देगा कि एक लिखित एजेंडा एक अधिक कुशल रूप है और सभी को इस बात पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है कि क्या किया जाना चाहिए: बैठक से पहले, बैठक के दौरान और उसके बाद। यह आयोजन की योजना है। इसके बिना बैठकें अक्सर सामान्य चर्चाओं में बदल जाती हैं, जिनमें से प्रतिभागी प्रमुख मुद्दों पर ध्यान केंद्रित नहीं करते हैं। कई गवाहों को बिना तैयारी के बैठकों में एक से अधिक बार ऐसी स्थिति का सामना करना पड़ा जब किसी ने तत्काल अपने अधीनस्थों से जानकारी का अनुरोध किया, और बाकी को प्रतीक्षा में समय बर्बाद करने के लिए मजबूर किया गया। इस तरह की कमियाँ चर्चा की लय पर प्रतिकूल प्रभाव डालती हैं, और फलस्वरूप, इसकी प्रभावशीलता पर।

उसके बारे में मदों को एजेंडे में कैसे रखा जाना चाहिए? दो परस्पर विरोधी मत हैं।

प्रथम दृष्टिकोण के अनुसार प्रश्नों को उनके महत्व और जटिलता के क्रम में व्यवस्थित किया जाना चाहिए। यहां तर्क इस प्रकार हैं: बैठक की शुरुआत में, कर्मचारी अधिक सक्रिय होते हैं, वे अभी तक थके नहीं हैं और इसलिए, शुरुआत में सबसे महत्वपूर्ण और कठिन मुद्दों पर चर्चा करना बेहतर है।

दूसरे दृष्टिकोण के अनुयायियों का मानना ​​​​है कि जिन मुद्दों पर विस्तारित चर्चा और विस्तार की आवश्यकता होती है, उन्हें बैठक के दूसरे तीसरे भाग में सबसे अच्छा संबोधित किया जाता है, जब प्रतिभागियों का शारीरिक और मानसिक प्रदर्शन अपने चरम पर पहुंच जाता है। वर्तमान मुद्दे जिन्हें बहुत अधिक समय की आवश्यकता नहीं होती है, उन्हें पहले हल किया जा सकता है, और सबसे आसान प्रश्न, दिलचस्प और सुखद चीजें, अंत के लिए छोड़ी जा सकती हैं।

काम के अभ्यास के आधार पर, हम पाठकों को दूसरे दृष्टिकोण का पालन करने की सलाह दे सकते हैं, क्योंकि। सरल प्रश्नों से शुरू करके, आप एक निश्चित लय निर्धारित कर सकते हैं, क्योंकि उन्हें विस्तृत अध्ययन की आवश्यकता नहीं होती है, उन पर चर्चा करने वाले कर्मचारियों के पास थकने का समय नहीं होता है - वे अधिक जटिल समस्याओं पर काम करने से पहले "एक तरह का वार्म-अप" के रूप में काम करते हैं। जब मुख्य कार्य किया जाता है और दर्शकों का ध्यान कमजोर होता है, तो आप अधिक दिलचस्प मुद्दों पर चर्चा करने के लिए आगे बढ़ सकते हैं, जिनमें तनाव की आवश्यकता नहीं होती है (बैठक के अंतिम तीसरे में), उदाहरण के लिए, के सम्मान में एक कॉर्पोरेट कार्यक्रम आयोजित करने के बारे में कंपनी की वर्षगांठ या किसी प्रदर्शनी में भाग लेने के परिणामों के बारे में।

हम एक गतिशील दुनिया में रहते हैं। बैठक की तैयारी के दौरान, अधिक विश्वसनीय और समय पर जानकारी प्राप्त करने के परिणामस्वरूप प्राथमिकताएं बार-बार बदल सकती हैं। कुछ घंटे पहले जो हमारे लिए प्रासंगिक था वह पूरी तरह से अबाधित हो सकता है। इसलिए, किसी को भी किसी कार्यशाला के स्वीकृत एजेंडे को कभी भी अस्थिर नहीं समझना चाहिए। इस मामले में, इसकी मंजूरी के बाद एजेंडे को समायोजित करने के लिए एक प्रक्रिया विकसित करने की सिफारिश की जा सकती है, जिसे बैठकें आयोजित करने के नियमों में परिलक्षित होना चाहिए।

अनुसूचित एजेंडा प्रमुख द्वारा अनुमोदित, ऐसे दस्तावेज़ का एक नमूना उदाहरण 2 में प्रस्तुत किया गया है। लेकिन व्यवहार में, एक सरलीकृत रूप का भी अक्सर उपयोग किया जाता है। जैसा कि उदाहरण 3 से देखा जा सकता है, इसमें एक अनुमोदन टिकट नहीं है (जिम्मेदार निष्पादक के हस्ताक्षर के बिना भी डिज़ाइन विकल्प हैं), लेकिन यह समन के ये रूप हैं जो सबसे आम हैं। पहला फॉर्म अधिक जानकारीपूर्ण है, इसमें बैठक के स्थान, तिथि और प्रतिभागियों के बारे में जानकारी है, अनुमोदन की मुहर है। इसलिए, इसे सबसे महत्वपूर्ण बैठकों के लिए उपयोग करने की सिफारिश की जा सकती है, और कार्य और संचालन के एजेंडे के लिए, सचिव भी अध्यक्ष के साथ प्रारंभिक मौखिक चर्चा के बाद इस पर हस्ताक्षर कर सकते हैं। बैठकें आयोजित करने के नियमों में एजेंडा तैयार करने की प्रक्रिया तय की गई है, अगर उद्यम में कोई है।

बैठक में भाग लेने वाले

बैठक के उद्देश्य और उस पर चर्चा किए जाने वाले मुद्दों की सीमा निर्धारित करने के बाद, आप प्रतिभागियों के लिए उम्मीदवारों के चयन के लिए आगे बढ़ सकते हैं। मुलाकात के लिए कर्मचारियों को आमंत्रित किया जाना चाहिए :

• जो चर्चा के लिए लाए गए मुद्दों पर महत्वपूर्ण निर्णय लेते हैं (उनकी राय निर्णायक हो सकती है);
• जो, अपने आधिकारिक कर्तव्यों के अनुसार, विचाराधीन मुद्दों पर कुछ जानकारी रखते हैं;
• जो, उनकी गतिविधियों की प्रकृति से, बैठक में प्रस्तुत जानकारी से परिचित होना चाहिए;
• जो बैठक के निर्णयों के कार्यान्वयन का आयोजन करेगा।

ऐसे लोगों को आमंत्रित किया जाना चाहिए जो विभिन्न दृष्टिकोणों को आवाज देने में सक्षम हों और साथ ही साथ उपयोगी बातचीत के लिए तैयार हों।

बैठक की उपयोगिता प्रतिभागियों की संख्या के व्युत्क्रमानुपाती होती है। मनोवैज्ञानिकों द्वारा अनुशंसित राशि एक आंतरिक व्यापार बैठक के लिए - 6 से 9 लोग, यह उच्च उत्पादकता सुनिश्चित करता है, लोग द्रव्यमान में खो नहीं जाते हैं, और ऐसे समूह को नियंत्रित करना आसान होता है। व्यवहार में, बैठकें छोटे और बड़े दोनों समूहों में आयोजित की जाती हैं, जिनमें से प्रत्येक के अपने फायदे और नुकसान होते हैं।

एजेंडा संलग्न किया जा सकता है मेहमानों की सूची उनके पदों को इंगित करता है। बड़ी संख्या में प्रतिभागियों के साथ बड़ी बैठकें आयोजित करते समय यह मामला है। यह संघीय कार्यकारी निकायों में सक्रिय रूप से प्रचलित है। वाणिज्यिक संगठनों में, बैठक के एजेंडे में बैठक के प्रतिभागियों और आमंत्रितों को शामिल करना बेहतर है, जैसा कि उदाहरण 2 में दिखाया गया है।

बड़े संस्थानों में, सबसे महत्वपूर्ण मुद्दों पर बैठकें संकलित की जाती हैं उनके बारे में जानकारी , जो इस मुद्दे को चर्चा के लिए उठाने के कारण और उद्देश्य को इंगित करता है। साथ ही मदद की पेशकश की जा सकती है मसौदा निर्णय .

यदि किसी बैठक में बड़ी संख्या में लोग, शाखा प्रबंधक, अनुषंगी या तीसरे पक्ष के प्रतिनिधि भाग लेते हैं, निमंत्रण (नोटिस) बैठक केलिए। एक नियम के रूप में, ऐसे दस्तावेज़ में निम्न शामिल हैं:

• अपील;
• घटना की तारीख, स्थान और समय के बारे में जानकारी;
• एजेंडा;
• भाग लेने के लिए निमंत्रण;
• बैठक में भाग लेने की पुष्टि के लिए अनुरोध।

आयोजन की तैयारी के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा निमंत्रण (नोटिस) पर हस्ताक्षर किए जाते हैं। एक संभावित डिज़ाइन विकल्प उदाहरण 4 में दिखाया गया है।

प्रतिभागियों को किस प्रकार का दस्तावेज भेजा जाना चाहिए यह बैठक के प्रकार पर भी निर्भर करता है। एक नियम के रूप में, यह है:

• एक बैठक आयोजित करने के लिए एक निमंत्रण (नोटिस), संगठन के लेटरहेड पर जारी किया गया, या
• उद्यम द्वारा अपनाए गए रूप में एजेंडा।

उपस्थित लोगों को तैयारी करने का अवसर देने के लिए कार्यक्रम की शुरुआत (आमतौर पर 3-5 दिन) से कुछ दिन पहले एजेंडा भेजा जाना चाहिए। चर्चा की जाने वाली सामग्री इसके साथ संलग्न है (प्रत्येक मुद्दे पर मसौदा रिपोर्ट, जिम्मेदार निष्पादकों द्वारा प्रस्तुत सूचना सामग्री)। इस तरह के सहायक दस्तावेज बाद में - बैठक से 1-2 दिन पहले भेजे जा सकते हैं। इस मामले में, आपको शेष समय के साथ खुद को परिचित करने के लिए आवश्यक जानकारी की मात्रा के वास्तविक अनुपात को ध्यान में रखना चाहिए।

बैठक के आयोजकों को न केवल उपस्थित लोगों को निमंत्रण (या एजेंडा) भेजने की जरूरत है, बल्कि उन्हें फीडबैक भी देना होगा। यह स्पष्ट किया जाना चाहिए कि क्या वे उपस्थित हो सकेंगे, क्या उन्हें तकनीकी साधनों की उपलब्धता की आवश्यकता है।

बैठक के लिए दस्तावेजों की तैयारी (रिपोर्ट, सूचना सामग्री)

तो, छोटे प्रिंट में टाइप किए गए निरंतर पाठ के 10-15 पृष्ठ, कोई भी नहीं पढ़ेगा। इसलिए, अपने कर्मचारियों पर बचत न करें और इष्टतम फ़ॉन्ट आकार - 12 का उपयोग करें। छोटे पाठ का उपयोग किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, पृष्ठ फुटनोट के लिए।

एक ही समय में बहुत अधिक फ़ॉन्ट शैलियों का उपयोग न करें (2 पर्याप्त हैं, उदाहरण के लिए, सबसे आम - टाइम्स न्यू रोमन और एरियल)। विभिन्न शैलियों (इटैलिक, बोल्ड) या अंडरलाइनिंग के साथ टेक्स्ट अंशों को हाइलाइट करना बेहतर है।

इस बारे में सोचें कि आपको पाठ में शीर्षकों के कितने स्तरों की आवश्यकता होगी, क्या आपको उन्हें क्रमांकित करने की आवश्यकता है, आप तालिकाओं, आरेखों और आंकड़ों के नामों को कैसे उजागर करेंगे? यह सब पाठक को दस्तावेज़ को जल्दी से नेविगेट करने में मदद करेगा।

मुख्य बात यह है कि आपके द्वारा चुने गए स्वरूपण तर्क का एक दस्तावेज़ के भीतर उल्लंघन नहीं किया गया है, और यह वांछनीय है कि सामग्री के पूरे सेट के भीतर (यहां तक ​​​​कि छोटे विचलन के साथ) मनाया जाए।

प्रतिभागियों की प्रस्तुतियों का समर्थन किया जा सकता है लिखित रिपोर्ट . ध्यान दें कि रिपोर्ट सबसे लंबे व्यावसायिक दस्तावेज़ों में से एक है। उनका लेखन एक सफल करियर के लिए आवश्यक कौशल को दर्शाता है। इसलिए, हम रिपोर्ट के पाठ को प्रारूपित करने के लिए कुछ बुनियादी सिफारिशें देंगे। यह होना चाहिए:

• संक्षिप्त, जहाँ तक सामग्री और उद्देश्य अनुमति देता है;
• समझने योग्य (सरल, भ्रमित नहीं);
• तार्किक;
• संरचित।

बहुत बार, एक रिपोर्ट लिखने का उद्देश्य पाठकों को किसी तरह से प्रभावित करना होता है: उन्हें एक निश्चित दृष्टिकोण को स्वीकार करने के लिए, अपने स्वयं के विचारों को बदलने या विशिष्ट कार्य करने के लिए मनाने के लिए। रिपोर्ट को एक पूर्व निर्धारित समूह को संबोधित किया जाना चाहिए, जिसमें ठोस तर्क हों और संभावित आपत्तियों का अनुमान लगाया जाए।

रिपोर्ट के अलावा बैठक की तैयारी की जा रही है सूचना सामग्री जो प्रस्तुतकर्ता उपयोग करते हैं। कोई आश्चर्य नहीं कि रूसी कहावत कहती है: "सौ बार सुनने की तुलना में एक बार देखना बेहतर है।" कई दृश्य एड्स हैं। उदाहरण के लिए, दो सरल ग्राफ़ एक जटिल ग्राफ़ की तुलना में अधिक कुशल हो सकते हैं, और वे बनाने में आसान और तेज़ होते हैं। आधुनिक कंप्यूटर तकनीक आपको रिपोर्ट में रंगीन चित्रों तक कई ग्राफिक छवियों को शामिल करने की अनुमति देती है।

कमरे की तैयारी

बैठक कक्ष पहले से तैयार किया जाना चाहिए।

इसे हवादार करने की जरूरत है या एयर कंडीशनिंग सिस्टम कुछ घंटों में चालू हो जाता है।

कुर्सियों की व्यवस्था साफ-सुथरी होनी चाहिए, और उनकी संख्या प्रतिभागियों और आमंत्रितों की नियोजित संख्या से 1-2 अधिक होनी चाहिए। आखिरकार, चर्चा के दौरान, आपको तत्काल कर्मचारियों में से एक को आमंत्रित करने की आवश्यकता हो सकती है। फिर उनके बैठने की जगह होगी।

टेबल पर लिखने के बर्तन होने चाहिए (पेन, पेंसिल और A4 पेपर की शीट या सुविधाजनक A5 नोटपैड या उससे बड़ा)। ब्रांडेड स्टेशनरी के उपयोग को प्रोत्साहित किया जाता है।

टेबल पर मिनरल वाटर और गिलास रखे जाते हैं, जिन्हें नैपकिन पर उल्टा रखा जाता है और उनकी संख्या मौजूद लोगों की तुलना में 1-2 अधिक होनी चाहिए।

यदि स्पष्टता के लिए मार्कर बोर्डों का उपयोग किया जाता है, तो कई बहु-रंगीन मार्करों की उपस्थिति प्रदान करना आवश्यक है, साथ ही तथाकथित "इरेज़र" को एक विशेष तरल के साथ पूर्व-भिगोना।

तकनीकी साधनों का उपयोग करने के मामले में, उन्हें पहले से स्थापित किया जाना चाहिए, ऑपरेटिंग नियमों से परिचित होना चाहिए और संचालन के लिए जाँच की जानी चाहिए, लैपटॉप को जोड़ने की संभावना प्रदान करना अनिवार्य है। स्लाइड का उपयोग करते समय, बैठक में उनकी उपस्थिति सुनिश्चित करना आवश्यक है, प्रोजेक्शन स्क्रीन को इस तरह से रखें कि यह सभी उपस्थित लोगों द्वारा देखा जा सके।

अधिक विदेशी उपकरणों की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, खाद्य उद्यमों में, किसी उत्पाद का स्वाद लेना और प्रतियोगियों के उत्पादों के साथ इसकी तुलना करना संभव है। इस मामले में, प्रत्येक प्रतिभागी के लिए डिस्पोजेबल टेबलवेयर की उपलब्धता प्रदान करना आवश्यक है।

कुछ कंपनियां सुरक्षा कारणों से मोबाइल फोन को मीटिंग में लाने की अनुमति नहीं देती हैं। इस मामले में, उन्हें प्रमुख के सचिव के पास संग्रहीत करना संभव होना चाहिए।

मीटिंग आयोजित करना

एजेंडा भरा हुआ है तो हम चर्चा के लिए नियम निर्धारित करने की सलाह देते हैं . वह प्रतिभागियों को अनुशासित करता है और अध्यक्ष को बैठक के पाठ्यक्रम को नियंत्रित करने में मदद करता है। एक मुद्दे पर चर्चा करने के लिए समर्पित बैठक के लिए एक नमूना एजेंडा इस तरह दिख सकता है:

• परिचयात्मक टिप्पणी (बैठक के दौरान समय सीमा और इसके अंत का अनुमानित समय निर्धारित है) - 10 मिनट से अधिक नहीं;
• मुख्य वक्ता - 30 मिनट तक;
• स्पीकर से प्रश्न - 2 मिनट से अधिक नहीं। प्रत्येक;
• सह-रिपोर्ट, संदेश - 10 मिनट से अधिक नहीं;
• सह-अध्यक्ष से प्रश्न - 1 मिनट से अधिक नहीं। प्रत्येक;
• प्रदर्शन - 5-7 मिनट। प्रत्येक;
• वक्ता का उत्तर - 5 मिनट से अधिक नहीं;
• सह-अध्यक्षों के उत्तर - 3 मिनट से अधिक नहीं। प्रत्येक;
• बैठक के दौरान संदर्भ - 3 मिनट से अधिक नहीं;
• मसौदा निर्णय पढ़ना - 3 मिनट से अधिक नहीं;
• बैठक के परिणामों का सारांश - 10 मिनट से अधिक नहीं।

ज्यादा से ज्यादा अवधिबैठकें दिन में तीन से चार घंटे से अधिक नहीं होनी चाहिए।किसी व्यक्ति की साइकोफिजियोलॉजिकल विशेषताओं के आधार पर, 1.5 - 2 घंटे के काम के बाद 15 मिनट के लिए ब्रेक लेने की सिफारिश की जाती है।

बैठक का विशिष्ट समय अध्यक्ष द्वारा निर्धारित किया जाता है। इस मामले में, मानव बायोरिदम को ध्यान में रखा जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, एर्गोनोमिक अध्ययनों से पता चला है कि निर्णय लेने का सबसे अच्छा समय सुबह देर से होता है। मनोवैज्ञानिक दोपहर में ज्यादातर बैठकें करने की सलाह देते हैं। बायोरिदम्स के सिद्धांत के अनुसार, एक व्यक्ति की कार्य क्षमता के दो शिखर होते हैं - 9-12 घंटे के बीच और 16-18 घंटे के बीच। हालांकि दिन के अंत में लंबी बैठकें लोगों को जल्दी और हमेशा इष्टतम निर्णय लेने के लिए मजबूर नहीं कर सकती हैं। सफलता बैठक की अवधि पर निर्भर नहीं करती है, बल्कि इस बात पर निर्भर करती है कि इसके सभी प्रतिभागी कितने सक्रिय हैं।

औसतन, उद्यम में बैठकों की अवधि 30 मिनट से 2 घंटे तक होती है। जहाँ तक निर्धारित लक्ष्यों की अनुमति है, बैठक को यथासंभव छोटा रखने का प्रयास करना आवश्यक है। यह कोई रहस्य नहीं है कि कई कंपनियों में, 20 मिनट में जिन मुद्दों पर चर्चा की जा सकती है, उन पर बैठकें 2 घंटे की लंबी चर्चा में बदल जाती हैं। दुनिया ने इस समस्या के तर्कसंगत और यहां तक ​​​​कि मूल समाधानों में बहुत अनुभव जमा किया है। उदाहरण के लिए, कुछ जापानी निगमों में, कर्मचारी लॉबी में जाते हैं, और वहां बैठक आयोजित की जाती है, और खड़े हो जाते हैं। इसमें कोई संदेह नहीं है कि इस तरह की चर्चा विशेषज्ञों द्वारा अनुशंसित समय सीमा में फिट होती है - एक घंटा, अधिकतम डेढ़। मेरे लिए रूसी उद्यमों में इस तरह की बैठकें आयोजित करने की कल्पना करना मुश्किल है - हम अभी भी व्यावसायिक संगठन के मामलों में जापान से बहुत दूर हैं, लेकिन हमारे पास अभी भी सब कुछ हमारे आगे है।

• सूचनात्मक और परिचालन बैठकें 20-30 मिनट से अधिक नहीं होनी चाहिए, और समस्याग्रस्त बैठकें - 1.5-2 घंटे;
• एक जटिल मुद्दे की चर्चा 40-45 मिनट से अधिक नहीं होनी चाहिए;
• 30-40 मिनट के काम के बाद, प्रतिभागियों का ध्यान कम होने लगता है;
• 70-80 मिनट के बाद, शारीरिक थकान दिखाई देती है;
• 80-90 मिनट के बाद, नकारात्मक गतिविधि विकसित होती है - बातचीत और बाहरी गतिविधियां शुरू होती हैं;
• यदि बैठक बिना ब्रेक के 2 घंटे से अधिक समय तक जारी रहती है, तो ऐसे प्रतिभागी हैं जो किसी भी निर्णय के लिए सहमत होते हैं।

बैठक का दस्तावेज़ीकरण

सबसे महत्वपूर्ण बात बैठक के ठीक बाद शुरू होती है। आखिरकार, इसकी प्रभावशीलता किए गए निर्णयों के कार्यान्वयन पर निर्भर करेगी। ऐसा करने के लिए, एक प्रोटोकॉल तैयार करना आवश्यक है जिसमें निर्णय लिखित रूप में दर्ज किए जाते हैं, जो जिम्मेदार निष्पादकों और कार्य को पूरा करने की समय सीमा का संकेत देते हैं। आम तौर पर, बैठक के अंत में, अध्यक्ष चर्चा को सारांशित करता है और संक्षेप में घोषणा करता है कि क्या कार्रवाई की जानी चाहिए, किसके द्वारा और कब। यह प्रोटोकॉल है जो समझौतों तक पहुंच गया है और भविष्य के काम की दिशा को इंगित करता है।

प्रोटोकॉल बैठक के अंतिम चरण का एक अनिवार्य तत्व है। मिनटों में मुद्दों की चर्चा और किए गए निर्णयों को रिकॉर्ड किया जाता है। प्रोटोकॉल एक कॉलेजियम निकाय या कर्मचारियों के समूह द्वारा संयुक्त निर्णय लेने की गतिविधियों को दर्शाता है।

बैठक के प्रकार और अन्य कारकों के आधार पर, निम्नलिखित प्रोटोकॉल फॉर्म :

• भरा हुआमिनट, जिसमें बैठक में सभी भाषणों का रिकॉर्ड होता है (यह चर्चा किए गए मुद्दों और निर्णयों, प्रतिभागियों के भाषणों, प्रश्नों, टिप्पणियों आदि को रिकॉर्ड करता है);
• संक्षिप्तमिनट, जिसमें वक्ताओं के नाम और भाषण के विषय पर संक्षिप्त नोट्स, किए गए निर्णय (चर्चा के विवरण के बिना) शामिल हैं।

बैठक में किस प्रकार के प्रोटोकॉल को रखना है, इसका निर्णय कॉलेजिएट निकाय के प्रमुख या संगठन के प्रमुख द्वारा किया जाता है।

इसके मूल में, प्रोटोकॉल बैठक का सारांश है। यह अगली बैठक में उठाए गए मुद्दों पर चर्चा का आधार बन सकता है। इस दस्तावेज़ से, बैठक से अनुपस्थित लोग मूल्यवान जानकारी प्राप्त करने में सक्षम होंगे (वे जिम्मेदार निष्पादक हो सकते हैं जिन्हें चर्चा में आमंत्रित नहीं किया गया था)। इसलिए, प्रोटोकॉल तैयार करते समय, निम्नलिखित बिंदुओं को शामिल करना आवश्यक है:

• कार्यशाला की तिथि और समय;
• प्रतिभागियों;
• एजेंडा और उसका निष्पादन;
• किए गए निर्णय;
• इच्छित कार्य;
• जिम्मेदार निष्पादक;
• निष्पादन की अवधि।

बैठक के दौरान कार्यवृत्त सचिव द्वारा रखे जाते हैं, जो नोट्स (आशुलिपि) लेता है या बैठक के प्रतिभागियों के भाषणों को एक तानाशाही पर रिकॉर्ड करता है। एक सचिव का मुख्य पेशेवर गुण सुनने की क्षमता होना चाहिए, जिसे वर्तमान में कम करके आंका गया है। एक बैठक में ज्यादातर लोग अक्सर एक ही समय पर बात करना शुरू कर देते हैं। हमारे द्वारा उपयोग किए जाने वाले सभी शब्दों में से केवल एक छोटा सा हिस्सा वस्तुनिष्ठ जानकारी रखता है जो एक दस्तावेज़ में रिकॉर्ड करने लायक है। बहुत से लोग अपने विचारों को शब्दों के साथ तैयार करते हैं जो व्यक्त करते हैं कि वे दर्शकों के बारे में कैसा महसूस करते हैं या समूह के बारे में कैसा महसूस करते हैं। इस तरह की मौखिक धारा से सार निकालने के लिए ध्यान की एक महत्वपूर्ण एकाग्रता के साथ-साथ संगठन की मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं के ज्ञान की आवश्यकता होती है। हम रिकॉर्ड करने वालों को कई सिफारिशें देंगे:

• तथ्यों और विचारों को समझें, न कि केवल शब्दों को;
• कार्यों के बारे में शब्द सुनें: निष्पादित, अपेक्षित या स्वीकृत;
• उन शब्दों पर ध्यान दें जो संभावित परिवर्तनों की बात करेंगे;
• उपस्थित लोगों से पूछने में संकोच न करें कि क्या आप सक्रिय चर्चा या आगामी कार्रवाई के दौरान किए गए निर्णय को नहीं समझते या समझते हैं;
• चर्चा के अगले बिंदु पर जाने से पहले, पिछले एक को संक्षेप में प्रस्तुत करें। उसी समय, एक नियम के रूप में, अध्यक्ष मसौदा निर्णय को जोर से पढ़ने के लिए कहता है और, यदि आवश्यक हो, तो इसमें समायोजन करता है (यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि यदि बैठक के लिए एक कार्य समूह बनाया गया था, तो यह वह है जिसे तैयार करना चाहिए मसौदा निर्णय), और सचिव के कार्य में केवल मसौदा प्रोटोकॉल में अपनाए गए निर्णय को ठीक करना शामिल है।

प्रोटोकॉल के डिजाइन में कई विशेषताएं हैं। यदि यह कई दिनों तक चलता है, तो एक डैश मीटिंग की शुरुआत और समाप्ति तिथियों को इंगित करता है। प्रोटोकॉल की संख्या वर्ष की शुरुआत के बाद से कॉलेजियम निकाय की बैठक की क्रम संख्या है।

शिष्टाचार लक्षणअध्यक्ष और सचिव। विशेष रूप से महत्वपूर्ण अवसरों पर, वक्ताओं को चाहिए समर्थनप्रदर्शन को रिकॉर्ड करने के स्तर पर, प्रोटोकॉल के अनुसार, वीज़ा दस्तावेज़ के बाएँ हाशिये पर चिपकाए जाते हैं।
विचार के लिए प्रस्तुत सामग्री प्रोटोकॉल से जुड़ी होती है: प्रमाण पत्र, रिपोर्ट, परियोजनाएं, आदि, जो अनुबंध के रूप में तैयार की जाती हैं।

एक नियम के रूप में, प्रोटोकॉल की तैयारी के लिए आवंटित समय बैठक के प्रकार पर निर्भर करता है और इसे उद्यम के स्थानीय नियमों में तय किया जाना चाहिए। आमतौर पर बैठक के बाद या अगले दिन कुछ घंटों के भीतर मिनटों को अंतिम रूप दिया जाता है, जबकि सचिव, अध्यक्ष और सभी उपस्थित लोगों की चर्चा की स्मृति ताजा होती है।

बैठक के सभी प्रतिभागियों को कार्यवृत्त की एक प्रति भेजी जानी चाहिए, और विशिष्ट मुद्दों पर जिम्मेदार निष्पादकों को, जो बैठक में उपस्थित नहीं थे, कार्यवृत्त का एक अंश,जिसमें केवल आदेश के निष्पादन के लिए आवश्यक जानकारी शामिल होगी। नमूना एक अर्क जारी करना उत्पादन बैठक के मिनटों से उदाहरण 5 में दिया गया है। बैठक के प्रतिभागियों को मिनटों की एक प्रति के वितरण का समय या मिनटों से निकालने का समय उद्यम के स्थानीय नियमों में निर्धारित किया जाना चाहिए।

आमतौर पर, प्रोटोकॉल की प्रति बैठक के अध्यक्ष और सचिव द्वारा हस्ताक्षरित मूल प्रोटोकॉल की एक फोटोकॉपी बनाकर किया जाता है। इस मामले में, दस्तावेज़ के ऊपरी दाएं कोने में रखा गया है स्टाम्प "कॉपी", और "सही प्रतिलिपि" नहीं, जैसा कि कई संगठनों में किया जाता है, और प्रोटोकॉल के अंत में GOST R6.30-2003 के अनुसार एक प्रमाणन नोट बनाया जाता है: किसी दस्तावेज़ की एक प्रति को प्रमाणित करते समय, एक प्रमाणन शिलालेख चिपका दिया जाता है। "हस्ताक्षर" विशेषता के नीचे "सही", प्रतिलिपि प्रमाणित करने वाले व्यक्ति की स्थिति, उसके व्यक्तिगत हस्ताक्षर और पूरा नाम (आरंभिक, उपनाम), प्रमाणन की तिथि(उदाहरण 6 देखें)। उसी समय, जिस व्यक्ति को प्रोटोकॉल की प्रतियों को प्रमाणित करने का अधिकार है, उसे उद्यम के स्थानीय नियमों द्वारा ऐसी शक्तियों से संपन्न होना चाहिए, उदाहरण के लिए, यह कार्यालय के काम के निर्देशों में परिलक्षित हो सकता है।

प्रोटोकॉल की एक प्रति (साथ ही प्रोटोकॉल से एक उद्धरण) की अनुमति है मुहर के साथ प्रमाणित करेंअपने विवेक पर संगठन। लेकिन, एक नियम के रूप में, संगठन के भीतर उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों की प्रतियों (अंशों पर) पर मुहर नहीं लगाई जाती है। इसलिए, हमारे उदाहरण 5 और 6 में ऐसा नहीं है।

यदि आप एक बहु-पृष्ठ प्रोटोकॉल की प्रतिलिपि बना रहे हैं, तो दस्तावेज़ की फोटोकॉपी शीट को पहले सिला जाना चाहिए, और इस मामले में दस्तावेज़ की अंतिम शीट के पीछे एक प्रमाणीकरण शिलालेख बनाया जाता है। व्यवहार में, केवल एक संगठन के भीतर उपयोग की जाने वाली बहु-पृष्ठ प्रतियाँ फ़्लैश नहीं होती हैं।

नियंत्रण समयबद्ध और सारगर्भित है। समय नियंत्रण की जिम्मेदारी अभिलेख प्रबंधन सेवा की होती है, और नियंत्रण अनिवार्य रूप से तत्काल पर्यवेक्षक द्वारा किया जाता है। अगली बैठक में, कर्मचारियों को पिछली बैठक के निर्णयों के कार्यान्वयन के बारे में सूचित किया जा सकता है।

कला के अनुसार। संगठनों (2000) की गतिविधियों में उत्पन्न मानक प्रबंधन दस्तावेजों की सूची में से 5 निम्नलिखित स्थापित हैं: प्रोटोकॉल भंडारण अवधि :

• संगठन के कॉलेजियम कार्यकारी निकाय (बोर्ड, परिषद, निदेशालय, बोर्ड, आदि) के प्रोटोकॉल - लगातार;
• संगठन के वैज्ञानिक, विशेषज्ञ, कार्यप्रणाली, सलाहकार निकायों (समितियों, आयोगों, परिषदों, आदि) के प्रोटोकॉल - लगातार;
• संगठन के प्रमुख के साथ बैठक के मिनट - लगातार;
• संगठन के श्रम समूहों की बैठकों के मिनट - लगातार;
• संगठन के संरचनात्मक प्रभागों की बैठकों के कार्यवृत्त - EIC के 5 वर्ष;
• शेयरधारकों, शेयरधारकों की आम बैठकों के कार्यवृत्त - लगातार।

अधिकांश प्रोटोकॉल में एक स्थायी भंडारण अवधि होती है, जो उद्यम में इस प्रकार के दस्तावेज़ के साथ काम करने के महत्व को निर्धारित करती है। इसलिए, यह न केवल अभिलेखीय भंडारण महत्वपूर्ण है, बल्कि मामलों के अनुमोदित नामकरण के अनुसार उद्यम में प्रोटोकॉल के परिचालन भंडारण का संगठन भी है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन और बैठकें: उनमें क्या समानता है?

उद्यम तेजी से प्रभावी प्रबंधन की आवश्यकता महसूस करते हैं। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस) की शुरूआत इसी के उद्देश्य से है। हम आपका ध्यान इस तथ्य की ओर आकर्षित करते हैं कि कई ईडीएमएस में कार्यप्रवाह को स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया एक मॉड्यूल है जो कॉलेजिएट प्रबंधन निकायों की बैठकों के साथ होता है। वह निम्नलिखित कार्यों को प्रभावी ढंग से हल करने में सक्षम है:

• बैठकों की योजना बनाना और तैयार करना;
• पिछली बैठकों के विश्लेषण के लिए प्रबंधक को सुविधाजनक उपकरण प्रदान करना;
• बैठक के परिणामस्वरूप लिए गए निर्णयों के निष्पादन पर नियंत्रण।

एक या दूसरे रूप में (विशिष्ट सॉफ़्टवेयर के आधार पर), निम्नलिखित कार्यों को लागू किया जा सकता है:

• मसौदा एजेंडा का गठन;
• मसौदा निर्णयों की तैयारी के लिए जिम्मेदार निष्पादकों को संदेश भेजना;
• जिम्मेदार निष्पादकों से मसौदा निर्णय और प्रमाण पत्र प्राप्त करना;
• बैठक के लिए दस्तावेजों के एक पैकेज का गठन;
• बैठक के प्रतिभागियों को दस्तावेजों के पैकेज का वितरण;
• निमंत्रण, एजेंडा का वितरण;
• बैठक के कार्यवृत्त का गठन;
• बैठकों के निर्णयों के कार्यान्वयन की निगरानी करना।

यदि ईडीएमएस में निर्देशों के निष्पादन पर नियंत्रण को स्वचालित करने के लिए एक पूर्ण ब्लॉक लागू किया गया है, तो यह आपको आवश्यक रिपोर्टिंग उत्पन्न करने की अनुमति देता है। एक नियम के रूप में, आप इस पर चयन कर सकते हैं:

• एफ.आई. ओ. आदेश देने वाले नेता;
• एफ.आई. ओ जिम्मेदार निष्पादक;
• आदेशों के निष्पादन की समय सीमा;
• अतिदेय आदेश।

ईडीएमएस का उचित उपयोग हमारे काम को सुविधाजनक बनाने और उन समस्याओं को हल करने के लिए खाली समय के लिए डिज़ाइन किया गया है जिनका सामना मशीनें अभी तक नहीं कर पाई हैं।

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यह देखते हुए कि एक बड़े उद्यम का सीईओ सप्ताह में औसतन 17 घंटे, सीईओ 23 घंटे और मध्य प्रबंधक सप्ताह में 11 घंटे बैठकों में भाग लेता है, बैठक दक्षता बहुत उपयोगी समय और ऊर्जा को मुक्त कर सकती है। और इस नेक काम में आपका योगदान महत्वपूर्ण हो सकता है!

ज्ञान से निम्नलिखित तीन लक्षण निकलते हैं: उत्कृष्ट निर्णय लेना, सही ढंग से बोलना, और जो सही है वह करना।
डेमोक्रिटस
यदि विरोधी राय व्यक्त नहीं की जाती है, तो सर्वश्रेष्ठ चुनने के लिए कुछ भी नहीं है।
हेरोडोटस
बैठकें: उद्देश्य और प्रभावशीलता की डिग्री
एक बैठक के रूप में समाधान के लिए इस तरह की खोज की व्यापकता को इस तथ्य से समझाया गया है कि उपयोगी विचारों का विशाल बहुमत विचारों के आदान-प्रदान का परिणाम है, किसी विशेष मुद्दे की सामूहिक चर्चा।
उन पर विचार किए गए मुद्दों के आधार पर बैठकों के प्रकार: समस्याग्रस्त; शिक्षाप्रद; परिचालन। बैठकें सबसे महंगी प्रकार की प्रबंधन गतिविधियों में से एक हैं। यह निम्नलिखित कारणों से होता है: आमतौर पर नेता, जो कि सबसे अधिक वेतन पाने वाले कर्मचारी होते हैं, प्रदान करते हैं; उसी समय, प्रतिभागियों को इकट्ठा करने की आवश्यकता से जुड़े समय की हानि होती है, कार्य दिवस टूट जाता है; कई मामलों में, कार्यस्थल पर प्रबंधक की अनुपस्थिति में कार्यस्थल पर दुर्घटनाएं होती हैं; बैठकें कुछ लोगों को "निराश" करती हैं, उन्हें काम की लय से बाहर कर देती हैं।
दूसरी समस्या यह है कि अधिकांश बैठकें निष्प्रभावी होती हैं। उदाहरण के लिए, संयुक्त राज्य अमेरिका में, विशेषज्ञों का अनुमान है कि 90% बैठकें लक्ष्य तक नहीं पहुँचती हैं। जाहिर है, अन्य देशों में स्थिति बेहतर नहीं है। निर्णयों के लिए जवाबदेही की समस्या भी है: कुछ नेता बैठकों को व्यक्तिगत जिम्मेदारी से बचने के तरीके के रूप में देखते हैं, जिससे कारण को काफी नुकसान होता है।
सबसे महत्वपूर्ण समस्या बैठक आयोजित करने के लिए काम करने के समय की लागत को कम करना है।
संयुक्त राज्य अमेरिका में, उदाहरण के लिए, इस पद्धति का उपयोग किया जाता है: बैठक कक्ष में एक इलेक्ट्रॉनिक स्कोरबोर्ड स्थापित किया जाता है, जो बैठक की वर्तमान अवधि और इसकी लागत को एक संचयी कुल के साथ दिखाता है (रीडिंग हर मिनट बदलती है)। ऐसा रिमाइंडर उन व्यवसायियों के लिए अच्छा काम करता है जो समय और धन की गणना करना जानते हैं।
कार्य समय का तर्कसंगत उपयोग करने का एक अन्य तरीका बैठकों की संख्या को कम करना है। जापान में, उदाहरण के लिए, "किंग्शो" नामक एक तकनीक का उपयोग किया जाता है। मसौदा निर्णय पर लिखित प्रतिक्रिया एकत्र करें। यह प्रबंधन को एक बैठक आयोजित किए बिना या लोगों के एक बहुत ही संकीर्ण दायरे के साथ बैठक की व्यवस्था करने के लिए समस्या को हल करने की अनुमति देता है।
सोवियत सत्ता के पहले वर्षों में ऐसी तकनीक हमारे साथ दिखाई दी - इसे "इसे जाने दो" कहा जाता था। तो किंग्शो कोई मूल आविष्कार नहीं है, बल्कि हमारे घरेलू अभ्यास से उपयोगी उधार है।
संक्षेप में, अवधि को कम करने और बैठकों की प्रभावशीलता बढ़ाने के लिए, उन्हें ठीक से तैयार करने की आवश्यकता है।
बैठक की तैयारी
बैठक का उद्देश्य। यह "सभी शुरुआतओं की शुरुआत" है: बैठक के उद्देश्य जितने अधिक विशिष्ट होंगे, उतने ही अधिक उत्पादक परिणाम की संभावना होगी। अस्पष्ट शब्द - "मुद्दे की स्थिति पर चर्चा करने के लिए" - का उद्देश्य कुछ भी विशिष्ट नहीं है। कई बैठकों में, प्रतिभागी किसी भी बात पर सहमत नहीं हो सकते हैं, क्योंकि वे वास्तव में अलग-अलग चीजों के बारे में बात कर रहे हैं।
क्या रिपोर्ट की हमेशा जरूरत होती है? चर्चा के तहत मुद्दे पर एक रिपोर्ट की हमेशा जरूरत नहीं होती है। कई मामलों में, प्रतिभागियों को आवश्यक तथ्यात्मक सामग्री और एक मसौदा निर्णय से युक्त एक सूचना नोट की नकल और वितरण करने के लिए पर्याप्त है। इसके अलावा, कभी-कभी रिपोर्ट एक अच्छी नींद की गोली की तरह होती है।
यदि, फिर भी, एक रिपोर्ट आवश्यक है, तो इसे तैयार करते समय, पैराग्राफ में निर्धारित सिफारिशों का उपयोग करना उचित है
7.2.
एजेंडा। जितनी अधिक सावधानी से इस पर काम किया जाता है, बैठक की अवधि उतनी ही कम होती है, क्योंकि इसके प्रतिभागी बेहतर तरीके से तैयारी कर सकते हैं और विशिष्ट प्रस्ताव बना सकते हैं।
आगामी बैठक के एजेंडे को पूर्व-परिचालित करना उचित है। खराब स्वाद का एक संकेत प्रतिभागियों को एक बैठक में आमंत्रित कर रहा है (अक्सर फोन द्वारा) जब आमंत्रितकर्ता (सचिव या अन्य कर्मचारी) वास्तव में बैठक के उद्देश्य या एजेंडा को नहीं जानता है।
कभी-कभी बैठकें नहीं करना संभव होता है - यह किसी चीज के बारे में लिखित जानकारी को पुन: प्रस्तुत करने और इच्छुक पार्टियों को भेजने के लिए पर्याप्त है, जो मौखिक जानकारी से कहीं अधिक प्रभावी है।
मीटिंग में उन मुद्दों पर विचार नहीं करना चाहिए जो कार्य क्रम में हल हो गए हैं। मिलन सामूहिक मन का काम है, जिसे छोटी-छोटी बातों से विचलित नहीं करना चाहिए।
प्रतिभागियों की मंडली। संयुक्त चर्चा में प्रतिभागियों की इष्टतम संख्या 5-7 लोग हैं। बड़ी संख्या में आमंत्रित लोगों के साथ, मुद्दे की चर्चा में उनकी भागीदारी (या वापसी) की डिग्री तेजी से घट जाती है, और बैठक की अवधि बढ़ जाती है।
पार्किंसन का एक नियम कहता है: "जितने अधिक लोग होंगे, उतनी ही लंबी बहस होगी।" हालांकि, ऐसे मामले असामान्य नहीं हैं, जब गलत तरीके से समझी जाने वाली प्रतिष्ठा की खोज में, अधिक लोग एकत्र होते हैं। कुछ पीठासीन अधिकारी इसे लगभग एक अपमान के रूप में देखते हैं जब एक आमंत्रित नेता अपना भेजता है

चर्चा के तहत विषय पर उप या विशेषज्ञ। कारण की भलाई के लिए, प्रबंधक स्वयं निर्णय लेता है कि बैठक में कौन जाएगा, जो उसे अपने कार्य समय को अधिक कुशलता से प्रबंधित करने की अनुमति देता है, हालांकि बैठक से अनुपस्थिति उसे वहां किए गए निर्णयों को लागू करने से छूट नहीं देती है।
बैठक के विषम एजेंडे के मामले में प्रतिभागियों की संरचना को बदलना सबसे अच्छा है: जिन व्यक्तियों के मुद्दों पर विचार किया गया है वे बैठक छोड़ सकते हैं, अन्य प्रतिभागियों को उचित समय पर उस क्रम में आमंत्रित किया जाता है जिसमें मुद्दों पर विचार किया जाता है। बैठक की लागत। इसकी गणना निम्नानुसार की जाती है। बैठक में भाग लेने वालों की संख्या, इसकी अवधि और प्रत्येक प्रतिभागी की घंटे की दर निर्धारित की जाती है। पाया गया मूल्य कई लोगों को अप्रिय रूप से आश्चर्यचकित करने की संभावना है। गणना सूत्र के अनुसार की जाती है:
जहां सी बैठक की लागत है, रगड़ो।; एन प्रतिभागियों की संख्या है; टी बैठक की अवधि है, एच; 5sr - प्रतिभागियों का औसत मासिक वेतन; TLav - प्रति माह काम के घंटों की औसत संख्या।
समय व्यतीत करना। विभागों की कार्यसूची को ध्यान में रखते हुए बैठकों का समय निर्धारित करना एक अच्छी परंपरा बन गई है। अनिर्धारित बैठकें लय को तोड़ देती हैं, व्यावसायिक संचार की संस्कृति में योगदान नहीं करती हैं, अपने प्रतिभागियों को उस अवसर से वंचित करती हैं जो उन्होंने पहले योजना बनाई थी।
सप्ताह के दिन के अनुसार बैठकों का वितरण उनके प्रकार पर निर्भर करता है: सप्ताह के मध्य में समस्याग्रस्त बैठकें सबसे अच्छी होती हैं, जब श्रम उत्पादकता उच्चतम होती है, शिक्षाप्रद और परिचालन बैठकें - सप्ताह के अंत में या सोमवार को (बहुत कम) .
बैठकें आमतौर पर दोपहर में सबसे अच्छी तरह से बुलाई जाती हैं। बायोरिदम के सिद्धांत से यह ज्ञात होता है कि एक व्यक्ति की बढ़ी हुई दक्षता के दो शिखर होते हैं: पहला लगभग 9 से 12-13 बजे तक होता है, दूसरा 16 से 18 बजे के बीच होता है। दूसरी चोटी के साथ मेल खाने के लिए मीटिंग्स का सबसे अच्छा समय है। यह बैठक के प्रतिभागियों को जल्दी और कुशलता से काम करने के लिए प्रोत्साहित करने में एक अतिरिक्त कारक के रूप में काम करेगा ताकि देर तक न रुकें।
बैठक की अवधि। इसकी पहले से योजना बनानी चाहिए और फिर प्रतिभागियों को इसकी शुरुआत और समाप्ति के समय के बारे में सूचित करना चाहिए। दुर्भाग्य से, यह हमारे देश में बहुत आम नहीं है, हालांकि बैठक के लिए आवश्यक गति निर्धारित करने का इतना प्रभावी साधन इसकी अवधि को कम कर सकता है।
सभी नियोजित मुद्दों के समाधान के साथ बैठक की अवधि का यथासंभव सटीक अनुमान लगाने के लिए (और बैठकें निर्धारित समय पर समाप्त होनी चाहिए!), एजेंडा के अनुसार मुद्दों के बीच समय आवंटित करने की सलाह दी जाती है, नियुक्त करें जो उनकी तैयारी के लिए जिम्मेदार हैं। जिम्मेदार लोगों का कार्य आवंटित समय में मुद्दों का समाधान करना है। उनके लिए, यहां तक ​​​​कि भौतिक प्रोत्साहन भी पेश किए जा सकते हैं: उन मामलों में बोनस जहां मुद्दे को कम समय में हल किया जाता है, और इसके विपरीत, आवंटित समय से अधिक के लिए डी-बोनस।
अनुभव से पता चलता है कि एक बैठक में एक महत्वपूर्ण मुद्दे को भी हल करने के लिए 30-40 मिनट पर्याप्त हैं।
बैठक के एजेंडे को विकसित करते समय, निम्नलिखित सिफारिशों से आगे बढ़ना आवश्यक है: समस्या बैठक की अवधि डेढ़ से दो घंटे से अधिक नहीं होनी चाहिए (दो घंटे के निरंतर काम के बाद, अधिकांश प्रतिभागी समस्या को हल करने में रुचि खो देते हैं) विचाराधीन), ब्रीफिंग और परिचालन बैठकें - 20-30 मिनट। ध्यान दें कि बड़ी संख्या में लोगों की संयुक्त मानसिक गतिविधि की इष्टतम अवधि 40-45 मिनट है। इसलिए, शिक्षा प्रणाली में, अनिवार्य बाद के ब्रेक के साथ शैक्षणिक घंटे की अवधि 45 मिनट है। अधिकांश लोगों के लिए, एक साथ काम करने पर थकान की शारीरिक सीमा एक घंटा होती है।
बिना ब्रेक के काम करते समय, अधिकांश प्रतिभागी थकान महसूस करते हैं। यह लगभग 30-40 मिनट तक चलता है, फिर उपस्थित लोगों के स्वास्थ्य की स्थिति में सुधार होता है, और बहस नए जोश के साथ भड़क जाती है। लेकिन चूंकि अधिकांश लोगों का ध्यान पिछले आधे घंटे से बंद कर दिया गया है, स्पीकर अक्सर पिछले वक्ताओं को दोहराना शुरू कर देते हैं। विशेषज्ञ बैठक के इस चरण को "नकारात्मक गतिविधि की अवधि" कहते हैं। यह इस तथ्य की विशेषता है कि एक व्यक्ति बेकाबू हो जाता है, हर चीज को अविश्वसनीय रूप से मानता है। इस समय किए गए निर्णय आमतौर पर अतिवाद की विशेषता होते हैं।
यदि बैठक बिना किसी रुकावट के दो घंटे तक चलती है, तो 90% से अधिक प्रतिभागी किसी भी निर्णय से सहमत होंगे, जब तक कि वे जल्दी से निकल जाते हैं।
इस प्रकार, बैठक की इष्टतम अवधि एक घंटे से अधिक नहीं है। यदि मामले की परिस्थितियों में अधिक समय तक काम करने की आवश्यकता होती है, तो 5-10 मिनट के ब्रेक की व्यवस्था करना अनिवार्य है।
कमरा। बैठक आयोजित करने के लिए सबसे अच्छी जगह एक विशेष रूप से सुसज्जित कमरा है: एक गोल मेज, एक दीवार घड़ी, बिना टेलीफोन और एक चयनकर्ता के साथ (अगले कमरे में एक टेलीफोन और एक चयनकर्ता होना वांछनीय है ताकि आप बाहर जा सकें और सहायता प्राप्त करें या दूसरों को विचलित किए बिना आवश्यक विशेषज्ञों को आमंत्रित करें)।
तालिका का गोल आकार अधिक लोकतांत्रिक चर्चा में योगदान देता है - यह आधिकारिक स्थिति को समतल करता है। (एक नियम के रूप में, उच्च आधिकारिक या व्यक्तिगत स्थिति वाले प्रतिभागी अध्यक्ष के करीब एक लम्बी आयताकार मेज पर बैठते हैं, और बैठक के नेता की स्थिति पर मेज पर उनके प्रमुख स्थान पर जोर दिया जाता है।) एक समलम्बाकार तालिका अच्छे अवसर प्रदान करती है। इस संबंध में।
यदि बैठक प्रबंधक के कार्यालय में आयोजित की जाती है (जैसा कि अक्सर होता है), तो आपको फोन और चयनकर्ता को बंद करना होगा (या कम से कम कॉलिंग बजर की मात्रा को कम करना होगा) ताकि वे विचलित न हों, अकेले परेशान हों बैठक के प्रतिभागियों।
बैठक कक्ष अच्छी तरह हवादार होना चाहिए। उचित वेंटिलेशन के अभाव में, मानसिक श्रम की उत्पादकता कम हो जाती है (कम से कम 10%), और यह बैठक की अवधि और उस पर किए गए निर्णयों की गुणवत्ता दोनों को प्रभावित करता है। कमरे में तापमान भी मायने रखता है: ठंडी हवा बैठक की अवधि को कम करने में मदद करती है, और, इसके विपरीत, सामान्य कमरे से ऊपर का तापमान होता है

इसकी वृद्धि।
प्रतिभागी अधिसूचना। सभी आमंत्रितों को बैठक के एजेंडे के बारे में लिखित रूप में सूचित करना सबसे अच्छा है (हमने पहले ही इसका उल्लेख किया है): कम विकृतियां, गलतफहमी, अधिक प्रतिबद्धता। एजेंडा में बैठक के प्रारंभ और समाप्ति समय का उल्लेख होना चाहिए; इसके धारण का स्थान; चर्चा किए जाने वाले मुद्दों का एक स्पष्ट बयान; मुद्दों पर विचार करने के लिए जिम्मेदार वक्ताओं, सह-संवेदकों और व्यक्तियों के नाम; प्रत्येक प्रश्न के लिए आवंटित समय; जहां आप प्रारंभिक जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।
चर्चा सबसे प्रभावी होती है जब एक तैयार मसौदा निर्णय प्रस्तावित किया जाता है (इसके वैकल्पिक विकल्पों में से एक या अधिक)। एक निश्चित मुद्दे को तैयार करने वाला व्यक्ति पहले से मसौदा निर्णय पर टिप्पणी करने में रुचि रखता है, और निर्णय लेने की प्रक्रिया में ही तेजी आती है।
मीटिंग आयोजित करना
अध्यक्ष के कार्य। बैठक के अध्यक्ष का मुख्य कार्य एजेंडा पर सभी मुद्दों पर कम से कम समय में सर्वोत्तम निर्णय लेना है। ऐसा करने के लिए, यह सुनिश्चित करना चाहिए कि प्रत्येक प्रतिभागी इसका अधिक से अधिक लाभ उठाएं और यह कि समग्र रूप से चर्चा रचनात्मक हो।
पीठासीन अधिकारी के पास निर्णय की प्रगति का प्रबंधन करने की बहुत शक्ति होती है, लेकिन उनका उपयोग हमेशा पूरी तरह से नहीं किया जाता है। प्रक्रियात्मक बिंदुओं का अनुपालन बैठक के पाठ्यक्रम को सुव्यवस्थित करता है। यह बिल्कुल नियत समय पर शुरू और समाप्त होना चाहिए।
बैठक का प्रबंधन। एक नियम के रूप में, बैठक पारंपरिक रूप से अध्यक्ष के साथ शुरू होती है: "पहले प्रश्न पर कौन बोलना चाहता है?"। आम तौर पर मंजिल लेने वाले पहले वे लोग होते हैं जो अधिक आधिकारिक, आत्मविश्वासी, उच्च आधिकारिक पद पर रहते हैं और उम्र में बड़े होते हैं, जो चर्चा के स्वर और दिशा निर्धारित करते हैं। हालांकि, वे जो समाधान पेश करते हैं वे अक्सर पारंपरिक होते हैं। अनपेक्षित, गैर-मानक प्रस्ताव अक्सर उनके छोटे सहयोगियों से आते हैं। लेकिन "स्वामी" के भाषणों के बाद, विशेष रूप से एक स्थायी स्वर में, युवा लोग अपनी बात व्यक्त करने की इच्छा खो देते हैं, जो पहले से घोषित एक के साथ मेल नहीं खाता है। इस प्रकार, बैठक नए विचारों से वंचित है और साथ ही निष्क्रिय पर्यवेक्षकों को प्राप्त करती है जो व्यर्थ समय बर्बाद करते हैं (वे कहते हैं कि यह खराब संगठित बैठकों और बैठकों में था कि "समुद्री युद्ध", "टिक-टैक-टो" जैसे खेल। , "साहित्यिक बकवास" उत्पन्न हुई और आदि)।
अध्यक्ष इससे कैसे बच सकते हैं? उसे भाषणों के ऐसे क्रम को व्यवस्थित करने की आवश्यकता है, जिसमें उनका आदेश वक्ताओं के अधिकार और स्थिति के विपरीत हो, फिर कोई भी अधिक आधिकारिक व्यक्तियों के पहले से व्यक्त निर्णय से प्रभावित नहीं होगा।
बैठक में भाग लेने वालों की भागीदारी बढ़ाने का एक और तरीका है कि सभी को बोलने का मौका दिया जाए। यह स्पष्ट है कि यह अपेक्षाकृत कम संख्या में सम्मेलनों के साथ संभव है। प्रतिभागी ने कभी बात नहीं की - क्या यह उसे आमंत्रित करने लायक था? आपको यह जानने की जरूरत है कि कौन उपयोगी सुझाव दे सकता है। बैठकों की संख्या कम हो जाएगी, और यह अपने आप में बुरा नहीं है!
पीठासीन अधिकारी के पास एक और साधन होता है - भाषणों की दिशा और दक्षता को विनियमित करने के लिए। मामले के गुण-दोष से विचलन, भाषणों में देरी, संक्षिप्तता को प्रोत्साहित करना, मुद्दे का सार्थक विश्लेषण और वास्तविक प्रस्तावों की अनुमति नहीं दी जानी चाहिए। यदि चर्चा की शुरुआत में चर्चा के लिए मुद्दे की स्पष्ट असमानता का पता चलता है, तो इसे तुरंत एजेंडे से हटाना आवश्यक है, और मिनटों में इस मुद्दे को उनकी लापरवाही के लिए तैयार करने वाले व्यक्ति की टिप्पणियों को लिखें।
दुर्भाग्य से, केवल कुछ ही अपने विचारों को संक्षेप में और स्पष्ट रूप से व्यक्त करने में सक्षम हैं। इसके लिए भाषण के लिए सावधानीपूर्वक तैयारी की आवश्यकता होती है: सामग्री के व्यवस्थितकरण और विश्लेषण के आधार पर, मुख्य को माध्यमिक से अलग करने के लिए, संबंध खोजने के लिए
और, परिणामस्वरूप, एक तर्कपूर्ण समाधान प्रस्तुत करें।
अक्सर बिना तैयारी के वक्ताओं के भाषणों में कोई नई जानकारी नहीं होती और जब वे मुख्य बिंदु पर पहुँचते हैं, तो श्रोताओं की रुचि पहले ही खत्म हो जाती है। अत: पीठासीन अधिकारी का कार्य केवल समय-सीमा का पालन करना ही नहीं है, बल्कि प्रत्येक वक्ता द्वारा समय के प्रभावी उपयोग की निगरानी करना, निर्धारित समय-सीमा का उल्लंघन न होने देना भी है।
श्रोताओं के ध्यान का दुरुपयोग न करने के लिए, विशेष तकनीकों का लंबे समय से उपयोग किया जाता रहा है। उदाहरण के लिए, कुछ जनजातियों में, वक्ता को एक पैर पर खड़ा होना पड़ता था, इसलिए उसने कम बोलने की कोशिश की। डेनिश संसद में एक विशेष उपकरण होता है जो पोडियम को ऊंचा और ऊंचा उठाता है क्योंकि स्पीकर आवंटित समय बीत जाने के बाद भी बोलना जारी रखता है। हँसी और उपस्थित लोगों की सलाह एक ऐसी अप्रिय संगत है कि बहुत कम लोग अपने लिए इस प्रक्रिया का अनुभव करना चाहते हैं।
कुछ विशेषज्ञों का मानना ​​है कि पीठासीन अधिकारी को एक सहायक की आवश्यकता होती है जो नियमों के अनुपालन की निगरानी करेगा। उदाहरण के लिए, वह अध्यक्ष और अध्यक्ष को संकेत देता है - "समय समाप्त हो गया है।"
स्पीकर की मदद के लिए, आप भाषणों के स्वीकृत नियमों के अनुसार रेत डाल सकते हैं।
एक इष्टतम समाधान के लिए सामूहिक खोज की प्रक्रिया में बहुत कुछ चर्चा के स्वर पर भी निर्भर करता है। कुछ लोगों को दूसरों से आने वाले प्रस्तावों के संबंध में अपने निर्णयों में अत्यधिक स्पष्टता, स्पष्टता से प्रतिष्ठित किया जाता है। चर्चा महत्वाकांक्षाओं का संघर्ष बन जाती है, जो इस मुद्दे को हल करने के लिए एक नया, असाधारण दृष्टिकोण "दफन" करने में सक्षम है। इसलिए, पीठासीन अधिकारी का कार्य भाषणों की शुद्धता की निगरानी करना है।
इससे भी बड़ा खतरा कुछ प्रतिभागियों के दूसरों के बारे में कठोर, व्यवहारहीन बयानों से आता है। पीठासीन अधिकारी को उपस्थित लोगों की अत्यधिक भावुकता की अभिव्यक्तियों को दृढ़ता से दबाना चाहिए। आगे की चर्चा में "पीड़ित" की सक्रिय भागीदारी में रुचि रखते हुए, वह जोरदार सम्मानजनक अपील करके अपनी स्थिति बढ़ा सकता है।
अवांछित हमले बैठक में भाग लेने वालों के बैठने की खराब स्थिति को भड़का सकते हैं। बाकी सब एक सा होने पर

परिस्थितियों में, एक-दूसरे के विपरीत बैठे लोग अधिक बार संघर्ष करने लगते हैं, और कम बार - जो एक-दूसरे के बगल में बैठे होते हैं। पीठासीन अधिकारी, बैठक में आमंत्रित लोगों की प्रकृति और उनके स्थापित (अधिक सटीक, स्थापित नहीं) संबंधों को जानते हुए, उपस्थित लोगों की नियुक्ति को चतुराई से प्रभावित कर सकते हैं, ताकि वे अचानक "पकड़" न सकें और रचनात्मक कार्य में हस्तक्षेप न कर सकें।
ब्रेक के बारे में। जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, दो घंटे से अधिक समय तक चलने वाली बैठक के दौरान, ब्रेक आवश्यक हैं, उन्हें इस तथ्य के आधार पर व्यवस्थित किया जाना चाहिए कि लोगों की निरंतर संयुक्त मानसिक गतिविधि के लिए इष्टतम समय 40-45 मिनट से अधिक नहीं है। यदि प्रतिभागियों की संख्या कम है, तो काम के हर घंटे में छोटे ब्रेक की सलाह दी जाती है, और यदि बहुत सारे आमंत्रित लोग हैं, तो हर डेढ़ से दो घंटे में विस्तारित ब्रेक (इस समय के दौरान, हर कोई जा सकता है, और फिर प्रवेश कर सकता है और ले सकता है) उनकी सीटें फिर से)।
हालांकि, बैठकों में ब्रेक हमेशा उपयुक्त नहीं होते हैं: या तो आयोजक उनकी आवश्यकता को गंभीरता से नहीं लेते हैं, या वे श्रोताओं की थकान का लाभ उठाना चाहते हैं जो इस मुद्दे के किसी भी समाधान से सहमत हैं।
बैठकों के दौरान धूम्रपान के बारे में। उदाहरण के लिए, जब पोलैंड ने बैठकों के दौरान धूम्रपान पर प्रतिबंध लगाया, तो उनकी अवधि 40% कम कर दी गई। यह विचार करने योग्य है, है ना?

व्यावसायिक बैठकें एक नेता की गतिविधि के सबसे महत्वपूर्ण रूपों में से एक हैं, सूचना के आदान-प्रदान में अधीनस्थों को शामिल करने और संगठन में उत्पन्न होने वाली सबसे जरूरी और सबसे जटिल समस्याओं पर प्रबंधकीय निर्णयों के विकास का एक तरीका है। बैठक के लक्ष्यों को प्राप्त करना इसके अनिवार्य चरणों का पालन करके किया जाता है:

चरण 1. बैठक की तैयारी, जिसमें शामिल हैं:

• - बैठक के लक्ष्यों और उद्देश्यों का निर्धारण (उपयुक्तता और आवश्यकता पर निर्णय, बैठक का मुख्य विषय, अंतिम परिणाम को पूरा करने वाली शर्तें)
• - प्रारंभिक कार्य के लिए जिम्मेदार लोगों का निर्धारण (उदाहरण के लिए, एजेंडा तैयार करने के लिए एक कार्य समूह का निर्माण, मिनट रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति, प्रतिभागियों को इकट्ठा करना, आदि); यहां यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि व्यावसायिक बातचीत की प्रभावशीलता के लिए, केवल उन लोगों को आमंत्रित करना आवश्यक है जिनकी मुद्दों पर चर्चा करते समय सीधे आवश्यकता होती है। बैठकें आयोजित करते समय, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि बहुत से प्रतिभागी बैठक को नकारात्मक रूप से प्रभावित करेंगे। संबोधित किए जा रहे मुद्दों के आधार पर इष्टतम संख्या 5 से 12 लोगों की है।
• - एक एजेंडा तैयार करना, जिसमें बैठक का स्थान, तिथि, प्रारंभ समय, नियम और अवधि, पिछली बैठकों के मुद्दों की सूची और चर्चा के लिए नए आइटम, सभी मदों के लिए एक मसौदा कार्य योजना, प्रतिभागियों की संरचना, शामिल होना चाहिए। दृश्य-श्रव्य और अन्य तकनीकी साधनों आदि का उपयोग;

चरण 2. निम्नलिखित का अवलोकन करते हुए एक बैठक आयोजित करना:

• - बैठक की अवधि। यह वैज्ञानिक रूप से सिद्ध हो चुका है कि किसी बैठक की प्रभावशीलता उसकी अवधि पर निर्भर करती है। यह जितना लंबा होता है, इसके प्रतिभागियों का प्रदर्शन उतना ही कम होता जाता है। आदर्श रूप से, बैठक की अवधि 30-40 मिनट से अधिक नहीं होनी चाहिए। इस अवधि के बाद, सभी प्रदर्शन पैरामीटर तेजी से घटते हैं।
• - अनुसूची: इष्टतम अनुसूची - 1 घंटे का काम; यदि अधिक समय की आवश्यकता होती है, तो 40-45 मिनट के काम के बाद 10-15 मिनट के ब्रेक की आवश्यकता होती है। रैंक की परवाह किए बिना सभी प्रतिभागियों द्वारा नियमों का पालन किया जाना चाहिए;

ग्राफ 3: बैठक की प्रभावशीलता

चरण 3. निर्णय लेना और बैठक के परिणामों को सारांशित करना। निर्णय लिया जा सकता है:

• - कम संख्या में प्रतिभागियों के साथ (20 तक) - साधारण बहुमत से मतदान;
• - एक विशेष कार्य समूह द्वारा तैयार किए गए मसौदे को आधार के रूप में लिया जाता है, और जब परिवर्तन और परिवर्धन किए जाते हैं, तो अंतिम संस्करण को अपनाया जाता है;
• - बैठक का अध्यक्ष चर्चा को सारांशित करता है और निर्णय लेता है।

बैठक के परिणामों को सारांशित करते समय, निम्नलिखित मुद्दों के अनिवार्य कवरेज के साथ बैठक के परिणामों की समीक्षा करने के लिए, प्रोटोकॉल की सटीकता की जांच करना आवश्यक है।

1. सबसे पहले, आपको यह सोचने की ज़रूरत है कि एक नेता के रूप में, एक विशिष्ट बैठक आयोजित करके आप किस लक्ष्य को निर्धारित करते हैं। बैठक का उद्देश्य आवश्यक परिणाम, वांछित प्रकार का निर्णय, कार्य का वांछित परिणाम (लक्ष्यों के लिए संभावित विकल्प: विचारों का प्रारंभिक आदान-प्रदान, निर्णय के लिए सिफारिशों की तैयारी, किसी मुद्दे पर निर्णय) का विवरण है। आदि।)। बैठक का विषय चर्चा का विषय है। चर्चा का विषय जितना सटीक और सही दिशा में तैयार किया जाता है, वांछित परिणाम प्राप्त होने की संभावना उतनी ही अधिक होती है। विषय इस तरह से तैयार किया जाना चाहिए कि बैठक के प्रत्येक प्रतिभागी की रुचि हो। सभी को पता होना चाहिए कि वह एक आम समस्या के समाधान में अपना योगदान दे रहे हैं। विषय दिलचस्प हो जाते हैं जब उन्हें ठोस रूप से तैयार किया जाता है।

2. केवल उन मुद्दों पर चर्चा के लिए प्रस्तुत करना आवश्यक है जिन्हें कार्य क्रम में हल नहीं किया जा सकता है। मीटिंग एजेंडा एक लिखित दस्तावेज़ है जो प्रतिभागियों से मिलने के लिए अग्रिम रूप से वितरित किया जाता है और इसमें निम्नलिखित जानकारी शामिल होती है:

बैठक का विषय;

बैठक का उद्देश्य;

चर्चा किए गए मुद्दों की सूची;

बैठक का प्रारंभ और समाप्ति समय;

वह स्थान जहाँ यह होगा;

प्रश्न तैयार करने के लिए जिम्मेदार वक्ताओं, सह-संवादकों के उपनाम;

प्रत्येक प्रश्न के लिए आवंटित समय;

वे स्थान और समय जहां आप प्रत्येक मुद्दे पर सामग्री से परिचित हो सकते हैं।

एक सुविचारित मीटिंग एजेंडा, पहले से भेजा गया (अत्यधिक मामलों में, घोषित), प्रतिभागियों को बेहतर तैयारी करने की अनुमति देता है और इसलिए, मीटिंग में ही अपना आउटपुट बढ़ाता है (और नेता इस तरह के आउटपुट की मांग करता है)।

3. बैठकों का समय संगठन (विभाग) में स्थापित कार्यक्रम द्वारा निर्धारित किया जाए तो बेहतर है। अनिर्धारित बैठकें लय को खटखटाती हैं, व्यावसायिक संचार की संस्कृति को कम करती हैं, प्रबंधक को अपने काम के समय की योजना बनाने और इसे प्रबंधित करने के अवसर से वंचित करती हैं, नियोजित बैठकों और मामलों को बाधित करती हैं।

कर्मचारियों को काम की लय से बाहर नहीं निकालने के लिए, कार्य दिवस के अंत में या इसके दूसरे भाग में बैठकों की व्यवस्था करने की सलाह दी जाती है।

बैठक की अवधि डेढ़ - दो घंटे से अधिक नहीं होनी चाहिए (अधिकांश प्रतिभागियों के लिए दो घंटे से अधिक निरंतर काम, विशुद्ध रूप से शारीरिक कारणों से, यह उदासीन हो जाता है कि समस्या का समाधान कैसे किया जाता है)।

4. संयुक्त चर्चा में प्रतिभागियों की इष्टतम संख्या 5-7 लोग हैं। बैठक को लंबा करते हुए आमंत्रितों की संख्या में वृद्धि से औसत उपस्थिति (या वापसी) दर काफी कम हो जाती है। इसलिए, आमंत्रितों की संख्या को कम से कम करने की सलाह दी जाती है।

यह सबसे अच्छा है, जब एक विषम बैठक के एजेंडे के साथ, इसके प्रतिभागियों की संरचना परिवर्तनशील होती है: जिन व्यक्तियों के मुद्दों पर चर्चा की जाती है उन्हें बैठक छोड़ने की अनुमति दी जाती है, जबकि अन्य प्रतिभागियों को जिनके मुद्दे पर पहले विचार नहीं किया जाता है, उन्हें उचित समय पर आमंत्रित किया जाता है।

निमंत्रण के बजाय, कुछ कर्मचारियों को, यदि आवश्यक हो तो फोन पर कॉल करने या सहायता प्राप्त करने के लिए, निर्दिष्ट समय अंतराल पर अपने कार्यस्थल पर होने के लिए कहा जा सकता है।

यह वांछनीय है कि बैठक के प्रतिभागियों में सामूहिक मानसिक गतिविधि के दौरान "विशेषज्ञ", "विचारों के जनक", "आलोचक" की भूमिका निभाने में सक्षम लोग शामिल हों।

5. प्रारंभिक (कई दिन) प्रतिभागियों को एजेंडा के हस्तांतरण के साथ अधिसूचना बैठक की तैयारी में एक महत्वपूर्ण तत्व है। मसौदा निर्णय, रिपोर्ट के सार, संदर्भ एजेंडा के अनुलग्नक के रूप में भेजे जा सकते हैं। यह बहुत अच्छा है अगर, बैठक शुरू होने से पहले, प्रश्न तैयार करने वाले व्यक्तियों को मसौदा निर्णयों, भाषणों के सार पर बैठक के प्रतिभागियों से टिप्पणियां प्रदान की जाती हैं।

6. बैठक में आचरण के नियमों के बारे में अधीनस्थों (बैठक प्रतिभागियों) को अग्रिम रूप से निर्देश दें।

संक्षेप में, उन्हें निम्नानुसार संक्षेपित किया जा सकता है।

अपने बयानों में खुद का प्रतिनिधित्व करें। "हम" या अवैयक्तिक रूप के बजाय "मैं" कहें। सर्वनाम "हम" का उपयोग करते हुए भाषण का आंकड़ा लगभग हमेशा लुका-छिपी का खेल होता है। स्पीकर जो कहता है उसकी पूरी जिम्मेदारी नहीं लेता है।

यदि आप कोई प्रश्न पूछ रहे हैं, तो बताएं कि आप इसे क्यों पूछ रहे हैं, इसका आपके लिए क्या अर्थ है। प्रश्नों में कोई संदेह नहीं होना चाहिए कि उन्हें क्यों पूछा जा रहा है। ट्रैप के सवालों ने माहौल में जहर घोल दिया है।

बयानों में, स्वयं बनें, स्वयं द्वारा चुनी गई या दूसरों द्वारा आपसे अपेक्षित भूमिका न निभाएं। अगर आपको लगता है कि आपको चुप रहने की जरूरत है, तो चुप रहें।

जहाँ तक हो सके, दूसरों के विचारों की व्याख्या करने से बचना चाहिए। अपनी खुद की स्थिति व्यक्त करें। अनुचित सामान्यीकरण न करने का प्रयास करें।

दूसरों के कार्यों और विचारों के बारे में नहीं, बल्कि इन कार्यों और विचारों के बारे में अपनी धारणा के बारे में बोलें, अर्थात "मैं - संदेश" की भाषा में निर्णय तैयार करें, न कि "आप - कथन"। "आपने यहां गलती की" के बजाय यह कहना बेहतर है कि "मुझे ऐसा लग रहा था कि यहां एक गलती हो गई है ..."।

7. यह स्थापित किया गया है कि, ceteris paribus, एक दूसरे के विपरीत बैठे लोग अधिक बार संघर्ष करना शुरू करते हैं, और कम बार - जो एक दूसरे के बगल में बैठते हैं। नेता, आमंत्रित लोगों के चरित्रों को जानते हुए, इस पर ध्यान आकर्षित किए बिना, प्रतिभागियों को इस तरह से बैठा सकता है कि जो लोग ढीले हो सकते हैं और मुद्दे के विचार में हस्तक्षेप कर सकते हैं, वे एक-दूसरे का सामना नहीं कर रहे हैं।

8. नेता (अध्यक्ष) के लक्ष्य और कार्य। बैठक में नेता का मुख्य लक्ष्य कम से कम समय में एजेंडा पर सभी मुद्दों का इष्टतम समाधान खोजना है। इसे प्राप्त करने के लिए, उसे प्रत्येक प्रतिभागी से प्रदान करना चाहिए और समग्र रूप से चर्चा को एक रचनात्मक चरित्र देना चाहिए।

नेता को भाषणों की दिशा, दक्षता को नियंत्रित करना चाहिए। ऐसा करने के लिए, किसी को विचलन की अनुमति नहीं देनी चाहिए, भाषणों में देरी, संक्षिप्तता को उत्तेजित करना, सार्थक विश्लेषण और वास्तविक प्रस्तावों की उपस्थिति। यदि चर्चा की शुरुआत से मुद्दे की तैयारी का पता चलता है, तो इसे निर्णायक रूप से चर्चा से हटाना और उस व्यक्ति को टिप्पणी करना आवश्यक है जिसने इस मुद्दे को तैयार किया है।

कुछ प्रतिभागियों के भाषण अत्यधिक श्रेणीबद्धता, दूसरों से निकलने वाली श्रेणीबद्धता में भिन्न हो सकते हैं। ऐसा स्वर चर्चा को गंभीर नुकसान पहुंचा सकता है, इसे महत्वाकांक्षाओं के संघर्ष में बदल सकता है। इसलिए, नेता को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि भाषण सही हैं; यह अंत करने के लिए, आप उनके आदेश को समायोजित कर सकते हैं। नेता बैठक की प्रगति की बारीकी से निगरानी करता है, भाषणों की सामग्री को नियंत्रित करता है, आवश्यक नोट्स बनाता है, और संक्षिप्त टिप्पणियों के साथ वक्ताओं के सबसे मूल्यवान प्रस्तावों पर उपस्थित लोगों का ध्यान केंद्रित करता है।

9. यदि बैठक का उद्देश्य वर्तमान कार्य के दौरान सूचनाओं का आदान-प्रदान और आगामी कार्यों को निर्धारित करना है, तो केवल विभाग प्रमुखों को बैठक में भाग लेना चाहिए। ऐसी बैठक में, मामलों की स्थिति का संक्षेप में वर्णन किया जाना चाहिए, क्योंकि यह संभव है कि उपस्थित लोगों में से कुछ समग्र रूप से समस्या से परिचित न हों। फिर पिछली बैठक में लिए गए निर्णयों के कार्यान्वयन में प्रगति पर रिपोर्ट करना आवश्यक है। अगर कुछ रुक गया है, तो आपको दोषी की तलाश नहीं करनी चाहिए: भयंकर विवादों में समय बर्बाद होगा, और सबसे महत्वपूर्ण बात, आपसी आरोप टीम को विभाजित कर सकते हैं। लेकिन भविष्य के लिए कार्यों को स्पष्ट रूप से तैयार करना आवश्यक है।

10. यदि बैठक का उद्देश्य किसी विशिष्ट समस्या का समाधान करना है, तो उन लोगों को शामिल करना आवश्यक है जिनके बिना बात आगे नहीं बढ़ेगी, और जो इस समस्या का अपना समाधान प्रस्तुत करने में सक्षम हैं। बैठक के प्रतिभागियों को समस्या के बारे में जानकारी प्रदान की जानी चाहिए, स्पष्ट रूप से और स्पष्ट रूप से कार्य तैयार करना चाहिए। इसे पहले से करने की सलाह दी जाती है ताकि लोग अपने प्रस्ताव तैयार कर सकें। प्रतिभागियों के बीच भूमिकाओं को मानसिक रूप से वितरित करने का प्रयास करें: पहला प्रस्ताव करेगा, दूसरा एक दृष्टिकोण से उनका मूल्यांकन करने में सक्षम होगा, तीसरा - दूसरे से, चौथा अंत में निर्णय तैयार करेगा ... क्रम में जो आपको सबसे सही लगता है, आपको चर्चा में भाग लेने वालों को मंजिल देनी चाहिए।

11. प्रस्तुतियों का क्रम ऐसा होना चाहिए कि उनका आदेश स्पीकर के अधिकार और स्थिति के विपरीत हो: फिर निम्न स्थिति वाले प्रतिभागियों पर अधिक आधिकारिक सहयोगियों के पहले से व्यक्त निर्णय का प्रभुत्व नहीं होगा।

प्रत्येक प्रतिभागी को बोलने की आवश्यकता से पहले रखा जाना चाहिए। यह स्पष्ट है कि यह अपेक्षाकृत कम संख्या में सम्मेलनों के साथ प्राप्त किया जा सकता है। लेकिन अगर उपस्थित व्यक्ति ने कभी बात नहीं की है, तो क्या सभा में उसकी आवश्यकता है?

12. प्रक्रिया का पालन करने से बैठक की प्रक्रिया सामान्य हो जाती है। इसे कड़ाई से नियत समय पर शुरू और समाप्त होना चाहिए, ताकि नेता और उसे तैयार करने वालों में विश्वास को कम न करें।

नेता के कार्यों में से एक प्रारंभिक रूप से सहमत होना है, और फिर अनुमति नहीं देना, भाषण के नियमों का उल्लंघन करना है।

13. बैठक, एक नियम के रूप में, प्रमुख द्वारा एक परिचयात्मक भाषण से शुरू होती है, जिसमें वह आगामी कार्य के लक्ष्यों और उद्देश्यों को तैयार करता है। काम का क्रम अलग हो सकता है। यदि पूर्व-तैयार प्रस्तावों को चर्चा के लिए प्रस्तुत किया जाता है, तो उन्हें उपस्थित लोगों के ध्यान में लाया जाता है, जिसके बाद उन पर चर्चा की जाती है। यदि ऐसा नहीं किया जाता है, तो प्रस्ताव बनाने का प्रस्ताव है, और उसके बाद ही उन पर चर्चा करें।

आप भाषण के पाठ को पहले से पूरी तरह से तैयार कर सकते हैं, आप अपने आप को थीसिस तक सीमित कर सकते हैं। यदि आवश्यक हो, तो वीडियो और ऑडियो टूल का उपयोग करने की सलाह दी जाती है। सबसे महत्वपूर्ण विषयों पर चर्चा करते समय, पाठ को पहले से तैयार करना और बैठक के प्रतिभागियों को वितरित करना बहुत अच्छा होता है।

एक भाषण में मुद्दों की एक विस्तृत श्रृंखला को शामिल करना आवश्यक नहीं है। यह मुख्य मौलिक विचार पर ध्यान केंद्रित करने के लिए पर्याप्त है, लेकिन इसे निश्चित रूप से, निर्णायक रूप से, समझदारी से कहा जाना चाहिए। भाषण के दौरान, आपको खुद को और दर्शकों को नियंत्रित करने की आवश्यकता होती है। उपस्थित लोगों की ओर से कमजोर पड़ने के पहले संकेतों पर, इसे जुटाने के लिए जाने-माने तरीकों का उपयोग करने की सलाह दी जाती है।

14. बैठक की सबसे सावधानीपूर्वक तैयारी के साथ भी, यदि आप चर्चा को नियंत्रित नहीं करते हैं तो आप सफल नहीं होंगे। इसके लिए निम्नलिखित विधियों का उपयोग किया जा सकता है:

ए) बैठक प्रतिभागियों की एकता को बनाए रखने के लिए:

संघर्ष की स्थिति में स्थिति को शांत करना;

अंतिम डीब्रीफिंग तक पक्ष न लें;

किसी ऐसे व्यक्ति की रक्षा करें जिसके पास कम अनुभव है, हाल ही में काम करता है;

बी) बैठक के प्रतिभागियों को जुटाने के लिए:

अपने आप को आराम न दें और दूसरों को काम बंद न करने दें;

पुनरावृत्ति से बचें;

सबसे तुच्छ प्रस्ताव की भी अवहेलना न करें, अगर यह किसी तरह से कारण की मदद करता है;

ग) चर्चा के तहत समस्या पर ध्यान केंद्रित करने के लिए:

तथ्य आधारित;

रिकॉर्ड किए गए प्रस्ताव;

उन्हें इस तरह व्यवस्थित करें कि उपस्थित लोगों की आंखों में एक पूरी तस्वीर उभर आए;

डी) बैठक प्रतिभागियों को सक्रिय करने के लिए:

कुछ प्रावधानों के साक्ष्य को मजबूत करने के लिए, अतिरिक्त प्रश्न उठाएं;

एक रचनात्मक प्रस्ताव देने वाले प्रतिभागी को एक अनुमोदन टिप्पणी व्यक्त करें।

15. लंबे और अस्पष्ट भाषणों को बाधित किया जा सकता है। बेशक, यह चतुराई से किया जाना चाहिए, जलन को हवा दिए बिना, अधीनस्थ के गौरव को ठेस पहुंचाए बिना, उसकी पहल को वापस लिए बिना।

इसे दोहराने लायक नहीं है। पहली बार, आपको धैर्य रखना चाहिए और यह सुनना चाहिए कि यह कर्मचारी क्या कहेगा, और भविष्य के लिए (अगली बैठक की तैयारी करते समय), एक व्यक्तिगत प्रारंभिक बातचीत करने का प्रयास करें। आप विस्तृत लॉगिंग, आशुलिपि, या टेप रिकॉर्डिंग का उपयोग कर सकते हैं, और फिर एक सुविधाजनक, अप्रभावी तरीके से, इस अधीनस्थ को उसके भाषण को पढ़ने या सुनने के लिए आमंत्रित कर सकते हैं।

16. बैठक के अंत में, किसी को इसके परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहिए, प्रतिभागियों को किए गए रचनात्मक प्रस्तावों के लिए धन्यवाद देना चाहिए, और किए गए निर्णयों के कार्यान्वयन के लिए कार्य निर्धारित करना चाहिए।