Ett följebrev är en typ av affärsbrev som behövs för att beskriva ett paket med dokument som skickas till adressaten, om dessa dokument saknar adressdelen.
Således, informationsmängd Överföringsbrev bär inte, utför dock tre viktiga funktioner:
- bekräftar faktumet att skicka;
- tillhandahåller en lista över skickade dokument och instruktioner för hantering av dem;
- tack vare registreringsdata låter det dig bestämma förfallodatum.
Som de flesta affärsbrev är följebrevet på brevpapper och får ett utgående brev registreringsnummer avsändaren. Vi har analyserat reglerna för att fylla i servicebrev på det mest detaljerade sättet i tidningen, så nu ska vi fokusera på följebrevets egenskaper.
En förutsättningsanalys av ett servicebrev med en mängd olika prover av dess förberedelse finns i artikeln "Att göra ett servicebrev"
Talmönster
Grunden för följebrevet är listan över bilagor. Texten i dokumentet är kort och konventionellt uppdelad i två delar:
- meddelande om sändning av dokument,
- begäran om ett snabbt svar (granskning, godkännande, återlämnande av en undertecknad kopia, etc.).
Den första delen brukar börja så här:
- "Som uppfyllelse ... vägleder vi dig ...",
- "Vi skickar dig...",
- "Vi presenterar för dig ...".
Därefter kan du ange syftet med att skicka dokument: "För överenskommelse", "För granskning", "för signatur", "för att fylla"(om det kommer på undersökningsformuläret eller frågeformuläret). Vi rekommenderar att du använder klichén "direkt till dig" eller "skicka till dig", eftersom allt kan endast presenteras för information, men inte för undertecknande eller avtal.
Den andra delen kan innehålla följande ord:
- "Vänligen underteckna, försegla och skicka en kopia till vår adress ...",
- "Vi ber dig att överväga och skicka till vår adress inom den tidsperiod som fastställs i lag ...",
- "Vänligen skicka till vår adress en kopia av den vederbörligen utförda ...".
Rekvisita "Mark av närvaron av applikationer"
Som vi redan har bestämt är det huvudsakliga i följebrevet till dokumenten bilagorna. Det är därför Särskild uppmärksamhet vi kommer att uppmärksamma frågan om registrering av just denna rekvisita. Oavsett hur ansökan kommer att utformas, kräver praxis för affärskommunikation en fullständig förteckning över de dokument som bifogas brevet, med angivande av antalet kopior och antalet ark i vart och ett av dem. Om denna information inte är tillgänglig kommer följebrevet att förlora all betydelse.
Så, när de skickade handlingarna redan redovisas i brevets text, det finns ingen anledning att lista deras namn igen. Det räcker med att ange antalet ark och kopior. Se exempel 1.
Exempel 1
Ett fragment av texten och ett märke om ansökans närvaro (namnet på ansökan anges i brevets text)
Om bilagan inte anges i brevets text, utöver kvantitativa uppgifter, måste du ange dess namn. Om paketet innehåller flera dokument är bilagorna numrerade. Se exempel 2.
Kollapsa Show
Exempel 2
Ett fragment av texten och ett märke om applikationens närvaro (namnet på applikationen anges i märket om dess tillgänglighet)
Kollapsa Show
Även om det i GOST R 6.30-2003 står att när du listar flera applikationer i märket om deras närvaro det generaliserade ordet före kolon är i singularis"Applikation:", i sådana fall rekommenderar vi fortfarande att skriva det i plural "Applications:", som vi visade i exempel 2.
För det första är det korrekt ur det ryska språkets regler. Och för det andra, utvecklarna av denna GOST själva "korrigerade sig själva" när de började ge förklaringar om dess tillämpning i sina metodologiska rekommendationer. Se citat från dessa två dokument nedan. Men många fortsätter envist att skriva ordet "Bilaga:" i singular, även om det följs av en lista med flera dokument. Gör inte det, och vi har förklarat varför.
Fragment av dokumentet
Kollapsa Show
GOST R 6.30-2003 "Enade dokumentationssystem. Enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation. Krav på pappersarbete"
3.21. ... Om brevet har en bilaga som inte nämns i texten, ange dess namn, antalet ark och antalet kopior; om det finns flera ansökningar är de numrerade:
Fragment av dokumentet
Kollapsa Show
Organisatorisk och administrativ dokumentation. Krav på pappersarbete. Riktlinjer om genomförandet av GOST R 6.30-2003
3.16. ... Om brevet har en bilaga som inte nämns i texten, ange då dess namn, antalet ark och antalet kopior, om det finns flera bilagor är de numrerade:
Det finns också skillnader i hur man skriver ordet "bilaga" i brevets brödtext: med liten eller stor bokstav, med eller utan tecknet "Nej". Faktum är att du kan ange namnet på det bifogade dokumentet i följebrevets text på olika sätt; jämför dig själv genom att titta på exempel 3: i det andra fallet är det lämpligt att inom parentes ange att dokumentet är en bilaga, och i efterföljande fall visar vi hur detta kan göras på olika sätt. Alla alternativ är korrekta, det är bara viktigt att hålla sig till enhetlighet i brevet. Och ännu bättre, i instruktionerna för kontorsarbetet i din organisation (eller annan lokal normativ handling i sådana frågor) att välja och fixa ett alternativ, då blir det enhetlighet i alla dokument och det blir mindre förvirring bland exekutörerna.
Exempel 3
Olika sätt ange namnet på ansökan i brevet
Kollapsa Show
För en inbunden bilaga kan antalet ark utelämnas (exempel 4).
Exempel 4
Beskrivning av den sydda applikationen
Kollapsa Show
När det finns så många bilagor att det är bekvämare att lista dem på ett separat blad (det kommer att heta "Inventering av bilagor till brevet från ... nr ..."), räcker det i brevet att hänvisa till en sådan inventering (exempel 5).
Exempel 5
Om det finns så många applikationer att det är bekvämare att lista dem i en separat inventering
Kollapsa Show
Om du till ditt brev bifogar ytterligare ett brev som har en egen bilaga ska du informera adressaten om detta (Exempel 6).
Exempel 6
Bilagan till brevet har en egen bilaga
Kollapsa Show
Slutligen, om ditt brev är adresserat till flera organisationer samtidigt, och bilagan endast är till en av dem (andra får brevet endast i informationssyfte), bör detta också nämnas (exempel 7).
Exempel 7
Bilagan skickas till endast en mottagare av brevet av flera
Kollapsa Show
En markering på förekomsten av bilagor görs under brevets text och ovanför signaturen. Vanligtvis görs dessa avstånd (indrag) lika och lika med cirka 2-3 radavstånd (detta visas väl i exemplet med utformningen av en hel bokstav i exempel 9).
Förbi allmän regel, om dokumentet har bilagor, görs ett märke på det om deras närvaro under texten och ovanför signaturen, och på de bifogade dokumenten (var och en i den övre högra delen av första arket) skrivs den bilaga till vilken dokument som de är (med angivande av ansökningsnumret, om flera), som i exempel 8.
Exempel 8
Ansökningsnummer och data för huvuddokumentet på 1 ark av ansökan
Kollapsa Show
Men följebrevet bär redovisningsfunktionen för de skickade dokumenten, fungerar som en slags inventering av bilagor i kuvertet, men i verkligheten skickas de dokument som nämns i ett sådant brev som bilagor. Om brevet hade en annan funktion (t.ex. var det ett erbjudande, ett erbjudande att underteckna ett avtal och en lista över villkoren för det föreslagna samarbetet), så skulle det "nyckel" dokumentet i dokumentets mening vara brevet, och de bifogade dokumenten skulle bara hjälpa den att fylla sin funktion. Men vi pratar om ett följebrev, och i det här fallet är det inte värt att "skämma bort" de skickade dokumenten med information om "inventeringen av höljet i kuvertet" - d.v.s. du behöver inte göra ett sådant märke på dem!
Signering och registrering hos avsändaren
Undertecknaren av ett affärsbrev är samma tjänsteman som i vanlig affärskorrespondens (som regel antingen organisationens chef eller en auktoriserad toppchef). Om vi pratar om att skicka primära redovisningshandlingar kan även redovisningschefen skriva under brevet.
Så att mottagaren av brevet senare inte ställer alla klargörande frågor till sin undertecknare (anges med siffran 1 i exempel 9), bör utföraren också anges i detta dokument (på samma plats, se nummer 2).
Innan du skickar följebrevet måste du tilldela ett utgående nummer (anges med siffran 3).
Och adressaten kommer att tilldela honom sitt inkommande nummer när du registrerar mottagandet av ett dokument, medan datumet för mottagandet och det inkommande numret kan anges på det (handskrivet eller med en stämpel, som i exempel 9 - se nummer 4).
Exempel 9
Överföringsbrev
Kollapsa Show
Exempel 11
Följebrevsformulär för sökande – privatpersoner
Kollapsa Show
Överraskning för sökande - privatpersoner
Behovet av att skriva ett följebrev för handlingar gäller alla, oavsett om det är en organisation eller enskild... Under tiden när organisationen kommer en vanlig person, upprättas i regel inget brev till hans handlingar. Och det är synd, för det skulle vara bekvämare för dig att inte memorera och på något sätt fixa det själv, utan att få informationen skriven av besökaren: från vem, vilka dokument, till vem av dina anställda och varför du ska överföra den. Om du systematiskt hanterar individer, framför allt på ett antal typiska frågor, och samtidigt får dokument från dem som din organisation måste göra något vidare med, så rekommenderar vi att du tar fram ett följebrevsformulär för sådana fall och ber honom att fyll i varje sådan besökare. Se exempelformuläret i exempel 11.
Du kommer att registrera det ifyllda formuläret och ge en kopia av brevet med det inkommande numret till sökanden och skicka paketet med dokument som mottagits från honom längs rätt väg. Sedan, efter att ha ringt för att fråga om sina dokument, kommer personen inte längre att fråga om "dacha i Malinovka", utan om ett visst brev med ett unikt index.
Begäran att svara inom en viss tidsram
Många organisationer vill omedelbart ange adressaten i sina följebrevs förfallodatum, och metoderna kan sträcka sig från artiga "Vänligen underteckna dokumenten och returnera inom tio dagar." före imperativet "Svarstiden på brevet är 5 arbetsdagar"... Ska jag skriva så här? Och hur ska man själv reagera på sådana förhållanden?
Låt oss komma ihåg det enligt reglerna för affärsverksamhet. Detta landmärke bör komma ihåg om det inte finns någon annan term i följebrevet.
Endast en kontrollerande organisation på högre nivå eller något statligt organ som är obligatoriskt för ditt verkställande kan sätta en obligatorisk tidsfrist. normativt dokument... Parterna kan också själva komma överens om och dokumentera sina frivilligt påtagna förpliktelser:
Exempel 10
Tidsfristen för att svara på brevet kan anges i kontraktet
Kollapsa Show
Avtalet föreskriver en obligatorisk ordning för förundersökning lösning av tvister och meningsskiljaktigheter. Den Part som anser att dess rättigheter enligt detta Avtal har kränkts är skyldig att skicka ett skriftligt motiverat krav till den andra Parten. Den som tagit emot ett skriftligt motiverat krav är skyldigt att överväga det och ge ett skriftligt motiverat svar inom 10 (tio) kalenderdagar från det ögonblick du får den...
När företag med jämställd status kommunicerar (om ingen ovan eller om de inte har fastställt reglerna för interaktion för sig själva) kan du be om att få snabba på svaret, men du behöver en bra anledning. Till exempel: "Vi ber dig att skicka det ifyllda frågeformuläret inom fjorton dagar, eftersom vi senast 01.10.2013 måste ge ett svar till Ryska federationens hälsoministerium"... Beställningar i sådana fall är felaktiga, även ur affärsetikettssynpunkt.
Förvaring av följebrev
Följebrevet blir onödigt så fort artisten tar upp sina bilagor och ser till att de är kompletta. Från och med detta ögonblick kommer arbetet att fortsätta med dem, och brevet ska markeras med ett märke på utförandet och lägga det i fallet.
Frågan uppstår ofta om hur man förvarar följebrev och deras bilagor: separat eller tillsammans? Vanligtvis placeras bilagan till brevet i ett specialfall som tilldelats specifikt för denna typ av dokument. Det finns ingen plats för följebrev: färdigställandehandlingar, fakturor, kontrakt och många andra dokument lagras separat och ofta under olika tidsperioder.
Denna punkt bör beaktas vid utarbetandet av ärendenomenklaturen. Vissa företag (med en liten volym av arbetsflöde) skapar ett ärende "Förslagsbrev" och lägger alla bokstäver av detta slag i det, oavsett vad som var kopplat till dem. Andra måste skapa flera följebrevsfodral och placera dem i ärendenomenklaturen strukturella enheter... Då kommer till exempel det skickade kontraktet att gå till fallet "Kontrakt för tillhandahållande av tjänster" och följebrevet till det - till fallet "Föreläggande till kontrakt för huvudverksamheten."
Det händer också att ett brev ligger kvar i förråd hos företaget, men det gör inte bilagan. Det gäller till exempel utkast till dokument (som i exempel 9). Förslaget till förordning är ännu inte ett dokument och kommer med största sannolikhet att korrigeras mer än en gång, det är inte nödvändigt att lagra det.
Som du kan se är det inget svårt att skriva ett följebrev, men det i sig kan spara inte bara dina dokument utan också tid.
En liten svårighet, som vanligt, kan uppstå när företaget implementerar reglerna för att utarbeta och skicka in ett korrekt utfört följebrev tillsammans med paketet med dokument för utskick. Men detta problem löses helt enkelt genom att ställa in av denna regel i en lokal förordning. Och nyttan av det är svår att överskatta.
Fotnoter
Kollapsa Show
Varför skriva ett CV-brev och hur får man det rätt? Vad är dess volym och presentationssätt, ger detta en sökande en fördel i anställningen?
Vad är ett CV-brev?
Idag är det vanligt att skriva ett personligt brev till ett CV. För att du ska bli utpekad i strömmen av sökande måste du på något sätt fånga uppmärksamheten från en potentiell arbetsgivare, annars kanske det helt enkelt inte når ditt, inte ens ett välskrivet CV.
Det finns företag där personalchefer inte ens öppnar CV:t för sökande som inte har skickat ett personligt brev.
Vad det är – det är en liten text med sökandens vädjan till arbetsgivaren. Om du skickar ditt CV per e-post bifogad fil och skriv sedan ett följebrev i brödtexten i ditt meddelande.
Skicka med fax - då ska brevet finnas på en separat sida, det skickas först, och sedan CV. Och välrenommerade jobbportaler erbjuder vanligtvis speciella blanketter eller rutor för att fylla i, där du kan skriva vad du tycker är nödvändigt om dig själv.
Behöver jag ett personligt brev till mitt CV om jobbkraven inte anger detta? Det är bättre att skriva, det blir inte överflödigt, men det kan mycket väl intressera HR eller arbetsgivaren. Det viktigaste är att komponera det korrekt.
Vad ska du skriva i ditt CV-brev?
Så, med målet - varför behöver du ett personligt brev för ett CV - har vi bestämt oss. Det är viktigt för oss att väcka uppmärksamhet, intresse för vår kandidatur och få en kallelse till intervju.
Det finns ingen strikt, allmänt accepterad struktur för att skriva ett brev, men det finns grundläggande regler för att skriva, och de bör följas.
Hela CV-ansökan kan delas in i tre delar: inledande, huvudsaklig och avslutande.
Inledande del
Börja ditt CV med en överklagan. Oftast innehåller lediga tjänster som läggs ut på jobbportaler information om deras handledande kontaktperson – en HR-chef. Det är mest lämpligt att rikta det till honom: "God eftermiddag, Svetlana!", "Kära Dmitrij Sergeevich!"
Det finns ingen indikation på en specifik anställd - skriv bara: "Hej, kära herrar!"
I händelse av att du bestämmer dig för att adressera följebrevet personligen till företagets chef eller till den som leder personalservice, ange hans efternamn, förnamn, patronym, befattning och företagsnamn.
Skriv korrekt namnet på jobbet du är intresserad av.
Glöm inte att hänvisa till informationskällan från vilken du lärde dig om den lediga tjänsten - annonser i tidningen, på en rekryteringsbyrås webbplats eller på en jobbsökningsportal. Den lediga tjänsten kan ha anmälts i socialt nätverk eller så kom informationen från en vän till en anställd på företaget.
Huvudsak
Här ska du visa ditt intresse för en viss tjänst och vilja att arbeta för just detta företag. Och viktigast av allt, kortfattat men övertygande, förklara i några få meningar varför du tycker att du är lämplig för denna plats, hur du kan vara användbar för företaget.
Var särskilt uppmärksam på nyckelkraven för en sökande till den lediga tjänsten, jämför med dina erfarenheter och prestationer och bygg vidare på detta.
"Jag lockades av möjligheten att arbeta med seriösa, storskaliga projekt, om jag blir en medlem av ditt team. Jag vill vara användbar för företaget genom att tillämpa mina 7 års erfarenhet inom försäljningsområdet programvara i företaget "***". Under denna tid lyckades jag sluta flera stora kontrakt med ledande företag för leverans mjukvaruprodukter och höja företagets försäljningsnivå med 30 % ”.
När du beskriver dig själv som en professionell inom ditt område, använd följande uttryck:
- Jag har ... - års erfarenhet inom området ...
- Jag har erfarenhet av samarbete med...
- Jag har etablerat kontakter med...
- bland mina partners...
- Jag har utvecklat en teknik (teknik) ...
- Jag lyckades förbättra effektiviteten...
- tack vare genomförandet av min utveckling ...
Sista delen
Det är här du uttrycker ditt intresse för personligt möte, vilja och vilja att gå igenom en intervju så att HR eller den direkta arbetsgivaren kan lära känna dig och få ut det mesta av informationen de är intresserade av.
"Jag är redo att berätta mer fullständigt och i detalj om mina erfarenheter och möjligheter till ett möjligt samarbete vid ett personligt möte."
"Om du är intresserad av min kandidatur tar jag gärna emot ett intervjuerbjudande."
”Jag skulle vilja diskutera hur min erfarenhet kan vara användbar för ditt företag på ett personligt möte. Du kan kontakta mig via e-post ... och per telefon ... "
Ditt personliga brev till ditt CV måste innehålla kontaktinformation i den sista delen.
Och också - tacksamhet för uppmärksamheten på din person: " Jag tackar dig uppriktigt för den tid du har ägnat åt min kandidatur. Vänliga hälsningar..."
Följebrev - grundläggande krav
Vad bör man tänka på när man skriver ett personligt brev till ett CV, ett exempel på det i artikeln nedan? Det finns några viktiga punkter att hålla utkik efter för att bli framgångsrik:
- vara lakonisk - följebrevet bör inte överstiga ett halvt A4-ark;
- skriv om specifika prestationer - namn på framgångsrika projekt, digitala indikatorer på din effektivitet;
- använd inte klichéer - stresstålig, lättlärd, proaktiv, sällskaplig (detta är skrivet av nästan alla kandidater);
- dröja inte vid dina karriärambitioner - det är för tidigt, du måste fortfarande visa dig själv som en professionell;
- använda sig av affärsstil skriva, men undvik allmänna fraser, alltför abstruerade uttryck och klerikalismer;
- sökande till kreativa lediga tjänster kan skriva i en enklare, icke-standardiserad form;
- var noga med att kontrollera presentationens läskunnighet, annars kan misstag i följebrevet förstöra hela intrycket av dig;
- informera om förekomsten av rekommendationer som du bifogar CV:t, vanligtvis när du söker jobb i ett stort företag, måste de tillhandahållas.
CV följebrev - exempel
CV-brevet, som vi ger ett exempel, kan se ut ungefär så här:
Hej, kära Elena Viktorovna!
Jag heter Inna Borisovna Afanasyeva. Jag var intresserad av ledigheten för en journalist som du postat på webbplatsen ... Erbjudandet från ditt företag lockar mig med möjligheten till mer fullständig avslöjande kreativitet författare som arbetar med intressanta ämnen, samarbete med duktiga människor.
Jag skulle vilja bidra till skapandet av originalprojektet, jag tror att min erfarenhet av att skriva texter – från pressmeddelanden och essäer till författares artiklar i publikationer (titlar) kan vara användbar och intressant för dig.
Jag har en högre filologisk utbildning, jag deltog i litterära tävlingar (ange vilka), min artikel (titel) fick Grand Prix vid tävlingen "Inspiration".
Exempel på mitt arbete finns i portfolion som jag har skickat tillsammans med mitt CV till din e-postadress.
Om du är intresserad av mitt förslag till samarbete är jag redo att träffas inom en snar framtid och diskutera möjligheterna till gemensamt arbete.
Du kan kontakta mig via telefon ... och via e-post ...
Tack på förhand för din uppmärksamhet.
Med vänlig hälsning, Inna Afanasyeva.
Följebrevet till CV:t, ett prov som vi erbjuder, kan vara kortare.
Kära Vyacheslav!
Efter att ha lärt mig om den lediga tjänsten för en försäljningschef som öppnats i ditt företag (meddelande i nyhetsbrevet "Human Resources" daterat 12.10.2015), skulle jag vilja föreslå min kandidatur för denna position.
Jag tror att mina 5 års erfarenhet av försäljning och utmärkta referenser gör att jag kan bli en framgångsrik medlem i ditt team och tillföra värde till företaget.
Jag skickar mitt CV till dig, jag tar gärna emot en kallelse till en intervju. Min telefon: …
Tack på förhand för din uppmärksamhet.
Med vänlig hälsning, Andrey Levchenko.
När du skickar ditt CV till en rekryterande chef eller personligen till en arbetsgivare, se till att skriva ett personligt brev. Öka dina chanser att bli uppmärksammad i strömmen av arbetssökande och framgångsrika anställningar för dig.
Underhålla företagande verksamhet direkt kopplat till utbyte av olika dokument mellan entreprenörer. För att bekräfta deras överföring eller sändning, samt för att spela in händelsen, är det nödvändigt att upprätta ett följebrev. Vad är detta dokument, hur man ordnar och lagrar det?
Hur man skriver ett följebrev på rätt sätt
allmän information
Följebrevet till dokumenten, varav ett urval måste utvecklas i varje företag, är ett affärspapper. Den visar en lista över dokument som överförts till motparten och dess beskrivning. Papperet upprättas i avsaknad av adressdelen i de handlingar som ska skickas.
Det finns ingen informationsladdning i följebrevet. Dess funktionalitet är:
- som bekräftelse på händelsen;
- tillhandahållande av en lista över skickade papper;
- instruera adressaten om ytterligare åtgärder med de överförda dokumenten;
- vid fastställandet av prestationstiden.
Täcklakan som alla andra affärsbrev, måste utfärdas på företagets brevpapper.
Dess textdel innehåller information till adressaten om riktningen för tidningarna och en begäran om att svara på erbjudandet eller begäran. Dokumentet är baserat på en förteckning över ansökningar. I den första delen av brevet meddelar avsändaren mottagaren att han skickar, lämnar eller skickar information. I nästa fras är det nödvändigt att ange syftet med att upprätta dokumentet: för godkännande, för granskning, för att fylla i eller för att underteckna. Den andra delen av brevet visar en begäran eller krav på alla åtgärder som mottagaren måste vidta för att uppnå det mål som anges av avsändaren. Det börjar alltid med orden "fråga", "fråga", varefter frasen från avsnittet om syftet med att upprätta papperet upprepas.
Vad är ett följebrev
Huvuddelen av dokumentet är "Bilagor". Den måste fullständigt förteckna den dokumentation som är en bilaga till brevet, ange antalet ark i vart och ett av dem och antalet exemplar som tillhandahålls. Utan denna information är det ingen mening att utfärda det medföljande bladet.
Vid förteckning av flera dokument i bilagan bör var och en av dem numreras. En numrerad lista börjar på nästa rad efter att ha specificerat titeln på "Bilaga:"
Affärsetikett kräver att man skriver följebrev (eller, som de också kallas, medföljande brev) när man skickar dokument till partners i statliga organ och i andra fall. Detta är särskilt praktiskt i situationer där du behöver bekräfta överföringen av paketet till mottagaren, vara uppmärksam på de grundläggande punkterna, förmedla en begäran eller en handledning och även fixa tidsramen för svarsåtgärder. Hela viktig information kan anges i den medföljande noten.
Oftast utfärdas eskort:
- vid överföring av viktiga dokument (till exempel återlämnande efter undertecknande);
- till försoningslagen;
- Till kommersiellt förslag;
- till dokumentationen i skattekontor;
- till rapporter, formulär och förfrågningar från tillsynsmyndigheter;
- Till verkställande dokumentation;
- till HR-dokumentation.
Du kan skriva dem både när du överför dokument personligen, och när du skickar med bud, vanlig post eller e-post.
I regel är det den anställde eller organisationens sekreterare som ansvarar för de skickade dokumenten. En signatur räcker för certifiering, men ett sigill kan också sättas på. Idag är organisationer inte skyldiga att ha en rund sigill (82-ФЗ daterad 2015-04-06). Försegling är efter eget gottfinnande av företaget, såvida inte mottagaren begär det (till exempel finansinstitut).
Markera en annan separat viktig funktion eskort - en inventering av dokument som skickas till adressaten. Det är tillrådligt att noggrant lista alla papper, och ange inte bara deras fullständiga namn, utan också på hur många ark de är upprättade, finns det några bilagor och vilka, hur många kopior av varje dokument som skickades. Om papperet senare försvinner, bekräftar det medföljande papperet att du överlämnat det till adressaten. Därför är det viktigt att upprätta en eskort i två exemplar och be mottagaren att på ditt exemplar ange datum och tid för mottagandet samt överenskommelse med inventeringen.
Följebrevets struktur
Korrespondens mellan organisationer regleras av GOST R 6.30-2003 daterad 03.03.2003. Strukturen och detaljerna kan skilja sig i detalj, beroende på typen av eskort, men i allmänhet ser de ut så här:
- Adressat (organisationens namn och adress, namn och befattning på den anställde som dokumenten skickas till).
- Antal och datum för överklagande.
- Innehåll.
- Lista över bifogade dokument.
- Bekräftare.
- Kontakter.
De medföljande dokumenten är numrerade enligt reglerna för organisationens kontorsarbete samt annan korrespondens. För närvarande hänför sig reglerna för kontorsarbete till företagets interna frågor och är fastställda lokala handlingar... Gosstandart-reglerna kräver att företag formulerar och fixar principerna för kontorsarbete (GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID). När du skickar en eskort som svar på adressatens överklagande kan du ange dess utgående nummer och datum under försändelsens nummer. Du kan också börja texten med frasen: ”På ditt överklagande ref. Nej ... från ... ".
I de fall kommunikation bör ske med den direkta utövaren ska dennes kontakter anges. Denna information skrivs oftast in i det nedre vänstra hörnet av formuläret. Det rekommenderas att ange efternamn, initialer (hela eller korta), telefonnummer eller e-postadress.
Låt oss ta reda på vad vi ska skriva i följebrevet. Det rekommenderas att börja texten med fraserna: "Vi skickar dig ...", "Vi skickar dig ..." följt av ett kort generaliserat namn på de papper som medföljande bifogas. Namnet på varje element i denna speciella del av texten är valfritt, eftersom det finns ett annat avsnitt för detta.
- vänligen bekräfta mottagandet;
- vänligen underteckna och returnera i tid;
- Jag ber dig att hålla med och återkomma med kommentarer eller skicka ett protokoll över oenigheter;
- Jag ber dig att använda den i enlighet med dess avsedda syfte;
- Jag ber dig att säkerställa säkerheten för konfidentiell information;
- vänligen meddela i fastställd ordning.
Det är inte förbjudet att markera viktiga punkter i fetstil eller kursiv stil för att skapa betoning.
Lista över bifogad dokumentation
Listan över värdepapper som överförs till mottagaren ges efter texten med en enkel lista med numrering av varje position. När du utformar en lista är det viktigt att tänka på att varje element är unikt. I det här fallet är det lämpligt att ange detaljerna. Beroende på syftet med följebrevet kan ansökan upprättas med uppgift om antalet exemplar och blad av varje handling, eller genom allmän räkning.
Till exempel:
- Kontrakt nr 4 daterat 2017-06-01 i 2 exemplar. på 10 ark.
- Mandat w/n daterat 2017-06-01 i 1 exemplar. på 3 ark.
Totalt 2 dokument på 13 ark.
Följebrev design
Enligt allmänt accepterade normer för korrespondens upprättas all utgående korrespondens på organisationens officiella brevhuvud som anger namn, detaljer, fullständig postadress (detta är särskilt viktigt om ett svar förväntas med vanlig post) och annan kontaktinformation.
Det finns inga krav på textens utformning och innehåll, brevet är avfattat i fri form. Men det är nödvändigt att följa reglerna för affärskorrespondens, samt undvika oklarheter i formuleringen.
