Utan affärskorrespondens i affärer någonstans. Det spelar ingen roll om du skriver på uppdrag av ett företag, eller på uppdrag av dig själv som privat företagare - affärskorrespondens kommer alltid att spela viktig roll. Mer specifikt, hur du följer dess regler. Dina potentiella affärspartners eller kunder kommer att bedöma dig mycket efter hur du kommunicerar med dem. Ett affärsbrev är, kan man säga, en affärsmans "ansikte". Och för att inte tappa detta "ansikte" är det viktigt att känna till de gyllene reglerna för affärskorrespondens.
Regler för e-post för företag
Eftersom nu e-post används mycket oftare än vanlig post, bestämde vi oss för att uppmärksamma hur man korrekt sköter affärskorrespondens i nätverket. Här är några rekommendationer för dig, vars efterlevnad inte kommer att tillåta dig att tappa ansiktet framför din samtalspartner.
Brevlådans namn
Det första som fångar oss när vi öppnar ett nytt e-postmeddelande är adressen det skickades från. Många underskattar vikten av detta ögonblick och skickar affärse-post från sina personliga e-postkonton. Det är inget fel med detta om e-postadressen endast innehåller ditt namn i ett läsbart format. Men om det finns olika smeknamn som "kissa1988" eller "pupsik-26", är det helt enkelt oacceptabelt att skicka ett affärsbrev från en sådan brevlåda. Föreställ dig vilka känslor en person kommer att ha när han får ett affärsförslag från en "bebis" eller "sol".
Även i affärskorrespondens, postadresser som börjar med [e-postskyddad], [e-postskyddad] etc. Sådana adresser tas helt enkelt inte på allvar, och det är stor sannolikhet att brevet inte ens kommer att öppnas. Mest det bästa alternativetär att föra affärskorrespondens med brevlåda [e-postskyddad], där namn är ditt för- och efternamn, är företaget namnet på företaget.
Mottagare
I e-postkorrespondens är det möjligt att skicka ett brev till en direkt mottagare och sätta andra mottagare i en kopia. Det förutsätts att mottagarna i kopian av brevet inte ska svara på det. De är som inbjudna observatörer. Bestäm därför i förväg, innan du skickar ett brev, från vem exakt du vill få ett svar på brevet och ordna mottagarna korrekt. Men om möjligt, placera inte flera personer i de direkta mottagarna av brev. Det kan hända att ingen av dem kommer att svara dig om alla mentalt bestämmer sig för att "flytta" detta ansvar till en annan adressat.
Om du själv hamnat i en kopia av ett affärsbrev, så väntar, som du redan förstått, inte avsändaren på ditt svar. Men om det blev nödvändigt att svara specifikt till dig, kan du göra detta, men det skulle vara artigt att be om ursäkt i början av brevet för att du "blandade".
Bokstavsdesign
Formell affärsstil. I affärskorrespondens används förstås officiell stil brev. Denna stil kännetecknas av frånvaron av beskrivande adjektiv, onödiga förtydliganden och detaljer. Endast detaljer, tydlighet och logik. Efter att ha skrivit ett affärsbrev är det användbart att läsa det igen och ta bort alla fraser som inte bär en speciell semantisk belastning och inte ändrar kärnan i det som skrevs. Först när du är övertygad om att alla sådana ord och fraser har tagits bort, kan du säga att denna regel för att skriva ett affärsbrev har följts.
Läskunnighet. Att säga att ett affärsbrev måste skrivas korrekt och utan fel är som att säga "en snögubbe måste vara gjord av snö." Det är dock omöjligt att inte nämna denna regel. Läskunnighet är en grundläggande del av allt skrivande. En person som skriver ett affärsbrev med stavfel lär knappast bli tagen på allvar av någon.
Bokstavsämne. Det är ett måste att skriva det. Försök dessutom att skriva det kort, men kortfattat - så att det vid en blick blir omedelbart klart för mottagaren vad brevet kommer att handla om. Ämnet får inte i något fall bestå av ett ord. "Information", "Fråga" osv. - Fel ämnesrader för affärse-post. "Byteerbjudande från företag X" är rätt ämne. Om informationen i ditt brev är särskilt viktig kan du markera den med en speciell "viktighet"-flagga, som finns tillgänglig i nästan alla e-posttjänster.
Font. Brevets text ska i första hand vara läsbar. Använd därför teckensnittet Arial eller Times New Roman, välj en genomsnittlig storlek (till exempel i mail.ru mail är den optimala teckenstorleken 3). Experimentera inte med typsnitt eller färger. I affärskorrespondens är detta olämpligt. Använd inte caps lock, utropstecken, etc. Särskilda symboler(inklusive uttryckssymboler). Det enda som är tillåtet är valet av vissa fraser i kursiv stil eller fetstil. Men försök att bara använda detta när det är absolut nödvändigt.
För att underlätta läsningen och ett bättre budskap kan du använda underrubriker i brevets text. Men det bör inte vara för många av dem - inte fler än 3-4.
Ett stycke i brevet bör inte sträckas ut för mer än 4 rader text. När vi läser väldigt långa stycken smälter texten samman och huvudidén kan gå förlorad.
Eventuella överföringar och listor bör göras med hjälp av speciella markörer.
Företagsmall. Det kommer att vara bra om du utvecklar en företags-e-postmall i din företagsstil. Och du skickar alla affärsbrev endast med denna mall. Detta gör att du kan sticka ut från resten, men behålla den formalitet som krävs av ett affärsbrev. Du bör dock inte överdriva det med "branding" - överdriven kreativitet kommer bara att skada bokstaven. Vi pratar trots allt om affärskommunikation, inte underhållning. Glöm inte heller att mottagare kan läsa dina brev inte bara på en dator utan också på Mobil enheter. Därför måste mallen optimeras för olika skärmupplösningar.
Det bör bara finnas en informationskäl i ett brev. Och följaktligen bör endast en målåtgärd antydas från mottagaren. Det anses felaktigt att innehålla flera frågor, förslag eller önskemål till mottagaren i ett brev samtidigt.
Alla affärsbrev bör delas in i följande delar:
- Introduktion;
- huvudsak;
- slutsats.
Ange i inledningen kort syftet med brevet och skälen till att du skriver det. Huvuddelen är själva kärnan i brevet. Sammanfattningsvis måste du sammanfatta ovanstående - det kan vara slutsatser, förfrågningar, instruktioner, förslag och så vidare. Det är högst oönskat att använda några "efterskrift" i affärskorrespondens. Brevet ska inte innehålla aforismer, metaforer, ordspråk och så vidare.
Om du behöver skicka in en grafisk bild i brevet, infoga den inte i själva brevets text, utan bifoga den som en separat fil. Bilder kanske inte visas korrekt på olika enheter eller vara helt inaktiverad i gränssnittet e-postprogram mottagare. I brevets text, vid behov, ange helt enkelt "informationen finns i den bifogade filen." Om det finns flera sådana filer, se till att skriva deras namn.
Använder du förkortningar och förkortningar måste du vara 100% säker på att mottagaren förstår vad du menar. I allmänhet är det bättre att spela säkert och inte använda sådana saker.
Brist på känslor. Affärsbrev bör inte innehålla något känslomässig färgning. Rent generellt. Även om du skriver ett klagomål och du verkligen vill visa fullheten av din indignation, eller tvärtom, tackar du uppriktigt din partner för en framgångsrik affär. Ett affärsbrev bör vara återhållsamt och till och med något kallblodigt. Varje person uppskattar sin individualitet, men affärskorrespondens är det inte Det bästa sättet att manifestera det. Ett formellt brev från en glad eller ledsen person, en vaktmästare eller vd bör vara densamma.
Användning av affärsordförråd. För att länka meningar i affärskorrespondens används följande: sätta uttryck:
1) av den anledningen;
2) på grundval av vad;
3) på grund av (något);
4) i enlighet med;
5) baserat på;
6) övervägande;
7) övervägande;
vad som serverades.
Och så vidare. Även i affärsbrev är det tillåtet att använda förkortningar och förkortningar som är allmänt accepterade i den bransch inom vilken brevet är skrivet. Om du tvivlar på om mottagaren kommer att förstå en specifik förkortning, är det bättre att skriva frasen i sin helhet.
Hälsningar. Vänligen använd aldrig klyscha "God dag". Detta, kan man säga, är en dålig form av inte bara affärskorrespondens, utan också av e-post i princip. Det bästa alternativet hälsningar - "Hej, Name / Name Patronymic." För övrigt är det bra att tilltala mottagaren av brevet med namn, inte bara i hälsningen, utan även längre fram i texten. Om du skriver ett brev till en person du inte känner personligen måste du ange i början av brevet varifrån du fått mottagarens adress.
Brevstorlek. Ett affärsbrev är det inte konstverk och inte dina personliga tankar "om ämnet." Brevet bör vara så kort som möjligt för att förmedla fullständigheten av informationen i det. Det är optimalt om brevets text passar in i en "skärm". Att läsa långa bokstäver är tröttsamt, och det retar många.
Svar på brev. När du svarar på ett e-postmeddelande du får, klicka alltid på knappen "Svara", inte på knappen "Skriv e-post". Med det första alternativet kommer hela korrespondenshistoriken automatiskt att dras upp i ditt svar. Detta är korrekt, eftersom en person kanske inte omedelbart kommer ihåg vem du är och vad du vill ha av honom om han inte ser bakgrunden. Speciellt om efter sista bokstaven Det har gått över 5 dagar nu. Du kan helt säkert citera din samtalspartner när du svarar på hans brev. Detta kommer att ge honom möjlighet att komma ihåg vad som diskuterades i det föregående brevet.
Tacka alltid samtalspartnern där det är lämpligt. Till exempel kan du skriva "Vladimir, tack för ditt brev" eller "Irina Alekseevna, tack för ett så snabbt svar." Sådana nyanser kommer att visa din respekt för samtalspartnern och mjuka upp stämningen i elektronisk kommunikation.
Om samtalspartnern skickade ett brev till dig där han uttryckte sitt missnöje eller till och med uppriktigt oförskämt mot dig, försök att inte svara honom på samma sätt, oavsett hur gärna du vill. Situationerna varierar, men reagera alltid artigt och återhållsamt.
Naturligtvis, ju tidigare du svarar på brevet, desto bättre. Bra om du kan svara inom några timmar. Denna tidsram är optimal. Men låt oss säga att svaret är inom några dagar. Psykologer säger att den mest bekväma tiden för en person att vänta på ett svar på ett e-postmeddelande är 48 timmar, det vill säga två dagar. Om du måste vänta längre kan detta redan uppfattas som respektlöst eller ignoreras. Om frågan som tas upp i brevet kräver mer tid för dig att svara, var noga med att skriva att du tagit emot brevet, accepterat det för behandling och kommer att svara inom en viss tid. Så avsändaren minst, kommer inte att känna sig ignorerad.
Brevets slutsats. Man ska inte skriva fraser i slutet av brevet som kan uppfattas som ett försök att manipulera: ”Jag hoppas verkligen på gynnsamt samarbete"," Tack på förhand för ditt svar "och så vidare. Det är bättre att säga adjö i elektronisk affärskorrespondens med fraserna "Respektfullt", "Min uppriktiga önskningar" etc. Ja, sådana fraser är stereotypa, men de är bäst lämpade för affärskommunikation. I signaturen skriver du ditt namn, efternamn, befattning och företagsnamn. Lämna även kontakter som du kan kontaktas med, förutom e-post.
Tiden då brevet skickades. Givetvis är e-postmeddelanden inte tänkta att läsas så fort de tas emot. I e-postens affärsetik anses det dock vara felaktigt att skicka brev på helger och högtider och även sent på kvällen eller på natten. Försök att hålla dig till normala öppettider.
Och naturligtvis, innan du klickar på "skicka"-knappen, kontrollera noggrant stavningen av mottagarens namn och hans e-postadress, och läs även om hela texten i brevet och kontrollera det för stavfel eller felaktiga fraser.
Planen. 1. Inledning2. Etiska regler 3. grunderna i affärskorrespondensetikett4. slutsats5. bibliografi Inledning.
Konversationsetiketten syftar i sin essens på etik - vetenskapen om moral och moral. modern värld när i näringslivet, vardagen, regeringskretsar, i produktionen, i internationella relationer, konflikter uppstår, alltmer deras lösning utförs genom ett affärssamtal, förhandlingar. Kärnan i konflikter, orsakerna till att de uppstår i affärsområden och sätt att lösa konflikter tillhör vetenskapen om management - management. Chefer klassificerade till och med konflikter: "målkonflikter, kunskapskonflikter, sensoriska konflikter (känslor)" och utvecklade metoder för att lösa dem. Förhandlingsmetoder är grunden för att lösa meningsskiljaktigheter och konflikter, som delas in i tre typer enligt strategin: mjuk, hård och principiell. Den mjuka metoden består i en strategi av eftergifter, den hårda är i en viljetävling, den principiella metoden kombinerar båda och löser problem i sin essens, vilket gör det möjligt att uppnå målet inom anständighetens gränser Många faktorer påverkar resultaten av förhandlingar, såväl som tvister: uppfattning, känslor, positioner olika partier och andra. För att lösa olika tvister är det mycket viktigt att klargöra tankesättet, tänkandet hos motståndarna, vilket är mycket gynnsamt för framgångsrika förhandlingar.En viktig punkt i förhandlingen är också känslor som behöver undertryckas av det så kallade "steam release" metod, som låter dig bli av med känslor av ilska och rädsla som uppstår i tvister. . Dessutom avlägsnas en fientlig situation genom ursäkter, uttryck för ånger, handslag, billiga presenter. Principiella förhandlingars beteende innebär två frågor: hur utvecklar man objektiva kriterier? Hur man tillämpar dem i tvister Objektiva kriterier bör vara lagliga och praktiska, oberoende av parternas önskemål.
Etik är en filosofisk disciplin, vars föremål för studien är moral. Moral är den viktigaste komponenten i kulturen, ett av de viktigaste sätten att reglera mänskligt beteende. Därför, enligt många tänkare, är etiken den viktigaste delen av filosofin. Hon överväger de moraliska problem som oundvikligen uppstår inför varje människa: vad är meningen med liv och död; vad är essensen av gott och ont och vilka är kriterierna för deras differentiering; hur man hanterar lidande; är det möjligt att kombinera uppfyllandet av moralisk plikt och uppnåendet av lycka; hur man utvärderar människors handlingar - utifrån avsikter eller resultat; vilka är kriterierna för rättvisa; vad är kärlekens plats i mänskligt liv; varför altruism är att föredra framför själviskhet; om bra och nyttigt är kompatibla osv.
Etiken beskriver inte bara det verkliga befintlig relation människor emellan, utan försöker också skapa ett ideal för dessa relationer, d.v.s. analyserar inte bara vad som finns, utan skisserar också konturerna av vad som borde vara. Etiska idéer är förverkligandet av en persons behov av ideal och värderingar.
Etik strävar efter ett rationellt rättfärdigande av moraliska värden, även om deras rationalisering oundvikligen möter svårigheter, eftersom dessa värden inte bara är förknippade med en persons sinne utan också med hans känslor, övertygelser och moraliska tro. Varje historiska eran, varje tänkare berikar etiska frågor med sina andliga sökande, sin erfarenhet, avslöjar deras nya aspekter. Därför är det nödvändigt att studera etik genom att ta hänsyn till olika teoretiska och livspositioner. Efter att ha berört de etiska problemen, bekantar vi oss med etisk standard, det vill säga postulaten yrkesetik entreprenör. Sådana postulat ligger till grund för vad som kan definieras som entreprenörens etiska kod.
Civiliserad entreprenör:
Jag är övertygad om att mitt arbete är användbart inte bara för mig själv, utan också för andra, för samhället, för staten;
Han utgår från att omgivningen vill och vet hur man arbetar, strävar efter att förverkliga sig själva tillsammans med entreprenören;
Tror på affärer, ser det som attraktiv kreativitet, behandlar
till affärer som till konst;
Europaparlamentet inser behovet av konkurrens, men förstår också behovet av samarbete.
Respekterar sig själv som person, och varje person - som sig själv;
Respekterar all egendom statsmakten, sociala rörelser, social ordning, lagar;
Litar på sig själv, men också andra, respekterar professionalism och kompetens;
Uppskattar utbildning, vetenskap och teknik, datavetenskap, kultur, respekterar miljön;
Strävar efter innovation;
Är humanist.
Genom att bilda oss själva som entreprenör måste vi vara tydligt medvetna om att sådana beteendeegenskaper som artighet, takt, känslighet är absolut nödvändiga inte bara för "förmågan att bete sig i samhället", utan också för det vanliga vardagslivet. Vi får inte glömma kommunikationskulturen, en känsla för proportioner, välvilja, du måste helt hantera dina känslor och stress. Att ha en egen, men säkert en civiliserad beteendestil, en egen, men säkert en ädel bild. Själva bilden av en entreprenör, som garanterar oss inte bara hälften av framgången, utan också konstant tillfredsställelse från verksamheten.
PÅ modernt liv det finns en tendens att förenkla de former som förpliktar i relationer med människor. Det visar sig också i förhållande till kläder, men det finns vissa regler.
Specificitet företagande verksamhet ställer mycket allvarliga krav på utseende dess medlemmar. En affärsman måste alltid vara snygg: en dåligt knuten slips eller orenade skor är ett bevis på kravlöshet mot sig själv eller likgiltighet för andra, sinnesfrånvaro och bristande koncentration. Noggrant utvalda kläder som motsvarar tiden på dygnet vittnar om kärleken till ordning och estetik, ger god hälsa, är ett tecken på smak, elegans och respekt för de människor vi är bland.
Vi vill klä oss med smak och vi följer vissa principer:
1. Alla delar av garderoben ska alltid vara rena, strukna, i perfekt ordning.
2. När vi väljer kläder tar vi hänsyn till höjd, figur, hudfärg, hår, ögon. Köp inte kläder bara för att de är trendiga.
3. Varje situation kräver lämpliga kläder.
4. Bär inte kläder ljusa färger eller för färgglada mönster. För ledaren är konservatism i kläder att föredra: kostymer i lugnande färger och klassiska stilar, enkla ljusa skjortor, noggrant utvalda slipsar och inga smycken.
5. Placera inte en penna, penna, glasögon, kam eller andra föremål i de yttre fickorna.
Formella mottagningar kräver viss klädsel, som anges i inbjudan: - helklänning, frack, smoking eller ledig kostym. En kostym som bärs vid högtidliga tillfällen ska inte vara sportig, utan en jacka och byxor annan färg. Kvinnor till lunch, middag, kvällsmottagning kvällstoalett rekommenderas.
När du kör bil, kom ihåg inte bara reglerna trafik men också om passagerarna. Det är inte nödvändigt att underhålla dem, men det är nödvändigt att ta hand om deras komfort. Kör lugnt och smidigt, kommentera inte andra förares och fotgängares beteende.
Du måste titta på din gång: du ska gå stadigt, rakt, inte vagga och inte böja, med värdighet.
Avvänj dig från dåliga vanor: du ska inte sitta "loungande" i en fåtölj, gunga på en stol, sitta på kanten, korsa benen, vicka med benet medan du pratar, etc.
Håll dina händer under kontroll - gester ska vara återhållsamma och lämpliga. Rör inte samtalspartnern med händerna - detta kan vara extremt obehagligt för honom.
Glöm aldrig att ditt utseende och ditt sätt alltid uppmärksammas. Världshistoria vittnar om att i organisationen av människor personlig charm är mirakulöst. Många "tjänar" personlig charm som deltagare i kontroversen. Idag är det dags för verbala strider. Deras vinnare orsakar som regel sympati och glädje. I diskussionen är den holistiska bilden av talaren särskilt betydelsefull. Ju tydligare det är, desto mer aktiv är processen för dess uppfattning från tredje part.
Ha ett sinne för proportioner – eventuella avvikelser irriterar andra och jobbar emot dig. Var inte för livlig, bullrig, passionerad, liksom inte för trög, tyst och likgiltig.
Se till att följa det intryck du gör på andra, men inte för narcissismens skull, utan för självkorrigering. Och viktigast av allt, du måste komma ihåg några regler att ses som en person - en modell i affärer och bara i livet.
1. Kom ihåg att en högklassig entreprenör kan förvandla skadligt till nyttigt.
2. Utveckla vanan att se allt du stöter på till nytta för din sak.
3. Håll löften i tid. Om du inte kunde göra det, kom inte med ursäkter, bestäm ny termin och håll ditt ord, om än försenat.
4. Var uppmärksam och objektiv till "onyttiga" erbjudanden
5. Avvisa onödiga erbjudanden, men taktfullt och artigt.
6. Var självsäker, undvik att vara översäker.
7. Flytta inte ansvaret för att fatta rätt beslut till underordnade om detta inte ligger inom deras kompetens eller om de inte har fått rätt uppgift från dig.
8. Kom ihåg att inget kompromissar en entreprenör mer än hans förvirring.
9. För att effektivt underordna sig, veta hur man åtnjuter åtminstone omständigheterna.
10. Glöm aldrig att din åsikt eller ståndpunkt inte alltid är bra, det finns andra.
11. Lämna inte utan en grundlig analys av eventuella fall av misslyckande, fröken.
12. Glöm inte att kunskapen om människors personliga motiv är en av de viktigaste grunderna för effektiv interaktion med underordnade.
13. När du kommunicerar med människor, lär dig att förstå vad som inte sägs.
14. Bli vägledd i ditt arbete av tre "inte": bli inte irriterad, gå inte vilse, spraya inte.
15. Suverän form respektlöshet för partners och underordnade - att fördröja starten av arbetet på grund av att man är försenad eller oförberedd på evenemanget.
Det har länge inte varit någon hemlighet för någon att tal är uppdelat i slang och litterärt – korrekt. Det är ganska logiskt att det korrekta talet inte bara ska vara muntligt utan också skriftligt. Varje intelligent person behöver behärska kulturen för läskunnigt skrivande. Och ännu mer för dem som aktivt kommunicerar i affärer genom korrespondens. Vilka är bokstäverna?
Vad är etikett
Innan du pratar om ett affärsbrev måste du först komma ihåg vad etikett är. Detta är en etablerad beteendeordning i samhället, en uppsättning uppföranden och regler för det så kallade goda uppförandet, som varje intelligent, väluppfostrad person måste iaktta för att inte bli stämplad som okultur. Dessa historiskt etablerade regler är en integrerad del av samhällets liv.
Skriftligt tal kultur: allmänna egenskaper
Detta gäller naturligtvis inte bara affärsskrivande. Det finns många typer och sätt för skriftlig kommunikation. De är alla olika, var och en har sina egna egenskaper, men det finns också gemensamma drag. Bland dem finns följande:
- beroende av normaliserad bokspråk med antagandet om icke-bokaktigt ordförråd;
- användning av komplex syntaktiska konstruktioner;
- fast ordföljd i en mening;
- en tydlig struktur i texten;
- hög läskunnighet.
affärsbrevetikett
När kan vi behöva skriva ett affärsbrev? Självklart om vi gör affärer med organisationer och/eller individer. Det vi skriver till våra partners, kollegor, kunder, hur vi ordnar vårt brev, kommer att bli vårt företags ansikte utåt och presentera oss antingen i ett gynnsamt ljus eller i ett mindre bra ljus. Såvida vi naturligtvis inte är kompetenta i att formulera etikett affärsbrev. För att inte tappa ansiktet måste du lära dig visdomen nedan. Förresten, att ha sådan kunskap är också användbart eftersom det minsta misstag, en liten avvikelse med reglerna, kan göra ett affärsbrev till ett juridiskt inkompetent.
Specifika affärsrelationer
Innan du pratar direkt om bokstäver bör du förstå hur de generellt skiljer sig åt affärsrelation vad som kännetecknar dem, vad är deras egenskaper. Huvuddraget i relationer på jobbet är frånvaron (antingen fullständig eller nästan fullständig) i just dessa relationer av en personlig nyans. Som regel, på jobbet, är var och en av oss extremt samlad, lugn, artig - knappast någon kommer att dansa med en tamburin, till exempel, eller göra andra saker som är ganska logiska i sällskap med vänner, men ganska löjliga för en arbetsmiljö . Detta gäller förresten inte bara handlingar utan även känslor - du kan tillåta dig själv att skratta eller le, eller till och med en liten manifestation av ilska, men homeriska skratt, utbrott, tårar och liknande ser ganska olämpliga ut (alla detta gäller uteslutande känslor på jobbet). På jobbet bär vi vanligtvis masker, vilket visar skicklighet, återhållsamhet och lugn.
Affärskommunikation kan inte avslutas när du vill. En affärspartner eller kund kommer inte att förstå om i mitten viktigt möte vi reser oss plötsligt och lämnar publiken. Det är omöjligt att ignorera samtalspartnern, det är omöjligt att inte svara på samtal eller brev. Alla dessa funktioner tillsammans hjälper till att bättre förstå hur det borde vara taletikett affärsbrev.
Allmänna krav
Det första vi lägger märke till när vi får ett brev är papperet. Enligt kraven för affärsbrevetikett ska papperet för det alltid vara kristallklart och i inget fall skrynkligt. Mottagarna av meddelandet får ett bättre intryck av organisationen om brevet skrivs på brevpapper med företagets logotyp. Första sidan är inte numrerad, resten är märkta med arabiska siffror.
Det finns en annan mycket viktig punkt i etiketten för affärskorrespondens. Verksamheten förutsätter hög läskunnighet och frånvaro av stavfel. Därför, i händelse av att det finns luckor i kunskapen om rysk grammatik, rekommenderas det att inte skynda sig att skicka korrespondens, utan att dubbelkolla den för eventuella brister.
Även en allmän rekommendation för både papper och e-postär en önskan att inte använda i sin egen skrivande komplexa strukturer- detta är endast lämpligt i juridiska dokument. Förkortningar ska inte användas - bara allmänt accepterade sådana. Men normen för affärsetikett inkluderar en mängd olika stämplar och slang - professionell jargong. Hela dokumentet underhålls i en officiell affärsstil.
En annan viktig punkt som läses från brevet: det ska vara så artigt och vänligt som möjligt. Någon taktlöshet, elakhet kan det inte vara tal om. Dessutom kräver ett affärsbrev detaljer, en tydlig presentation av ens tankar.
Om mottagaren av brevet inte talar ryska, bör meddelandets text vara skriven på hans språk eller på internationell engelska. Förresten, ett sådant dokument bör endast skrivas på ena sidan av arket, den andra måste förbli ren.
När du förbereder dokument måste du se till att det inte finns några överföringar. Själva texten måste skrivas med ett och ett halvt till två intervall, med en marginal på två centimeter till vänster.
Nyanser
Ett affärsbrev har sin egen tydliga, speciella struktur. Samtidigt finns det ingen enskild standard för pappersdokument: olika företag kan ha sina egna varianter. De håller sig bara till en viss sammansättning av brevets delar: de måste säkert innehålla en "keps", en hälsning, en huvuddel och ett farväl. Glöm inte den personliga signaturen i slutet av brevet.
Förresten, den så kallade inramningen av meddelandet - de initiala och sista fraserna - kallas etikettramen. Det är hon som hjälper till att etablera med adressaten rätt förhållande. Dessutom visar etikettreglerna för affärsbrev och exempel på deras skrivande användningen av olika talklichéer i meddelanden (de kommer att diskuteras senare).
En viktig nyans utformningen av ett affärsbrev förblir ett korrekt använt överklagande. Före revolutionen i vårt land var överklagandet "sir" eller "madame" i bruk: det ansågs universellt, så de kallade vem som helst. Nu finns det ingen sådan universell överklagande, även om ordet "mästare" eller "fru" ofta finns i affärsbrev - som tidigare hade förlorat sin popularitet, återvänder det gradvis till vardagen. Du kan vända dig på detta sätt till en affärspartner, en tjänsteman, men inte till en kund eller kollega.
Den vanligaste och universella anses för närvarande överklagandet "Dear" eller "Dear Sir", men det är det faktiskt inte. På ett liknande sätt, till exempel, kan du inte vända dig till de så kallade VIPs - speciellt viktiga människor, som anses vara guvernörer, borgmästare, presidenter. PÅ det här fallet du måste börja ditt brev med överklagandet "Kära" (ett annat alternativ är "Högt respekterat").
Om meddelandet riktar sig till flera personer samtidigt, och de alla är representanter för samma yrke, skulle det vara lämpligt att använda en sådan adress som "Kära kollegor" (om alla adressater är kvinnor är det tillåtet att skriva "Kära Damer", om män - då "Kära herrar"). Om brevet är adresserat till en person är det strängt förbjudet att inte använda en namn- eller efternamnsadress. Detta är endast tillåtet i ovanstående fall (när adressaten är en grupp av personer) eller vid interaktion med en juridisk person.
När det gäller slutet av meddelandet måste man komma ihåg att det inte är mindre betydelsefullt än början. Det är i slutet av brevet som förtroendet uttrycks för en framgångsrik och/eller snabb lösning av frågan och liknande. Här ska man inte heller peka på de svårigheter som har ägt rum tidigare – till exempel dröjsmålet med att svara eller inte ta emot en alls. Dessa fraser beaktas negativa tecken etikett av affärsbrev och anses vara ovilja att fortsätta förhållandet, samt respektlöshet för samtalspartnern. Det är viktigt att förstå att detta är oacceptabelt.
E-post: företagsetikett
Andra möjlig variant korrespondens - av e-post. Även här finns det en rad funktioner. Så, till exempel, om adressaten får meddelandet för första gången, är det nödvändigt att börja det med en presentation av ditt eget företag, en beskrivning av dina aktiviteter, med eventuella uppgifter som ska utföras. Med en lång korrespondens måste du spara historiken för tidigare bokstäver, på grundval av vilken varje nästa meddelande byggs.
Det första brevet ska innehålla en hälsning och ett överklagande. I efterhand, om du behöver ett snabbt svar, kan du utelämna överklagandet (om det är lämpligt). I internetkommunikation anser många att det inte är nödvändigt att sätta skiljetecken, och skriver även utan versaler. I företagens e-postetikett är detta oacceptabelt.
Storleken på ett e-postmeddelande ska inte vara för stort - som regel är det hälften så stort som en pappersmotsvarighet. I samma fall, om det krävs att informera adressaten om en stor mängd information, ska endast en kort medföljande notering anges i brevets brödtext, och själva materialet ska bifogas som en bilaga med ett Word eller ev. annan fil - detta krävs av etiketten för ett affärsbrev via e-post. Ett exempel på ett sådant meddelande kan vara: "God eftermiddag, käre herr Ivanov! Vi skickar prover på våra reklamhäften till dig. Du kan se dem i bilagan...".
Vad gäller signaturen så måste den vara det. Du kan skriva under i slutet av varje brev, eller så kan du göra en automatisk signatur som kommer att anbringas automatiskt. Detta alternativ används ofta av representanter för stora företag. Underskriften ska innehålla ditt namn, efternamn, befattning, kontaktuppgifter, arbetsplats. Den måste utformas på ett sådant sätt att den ryms i sjuttio tecken och inte tar mer än fem till sex rader.
Det är nödvändigt att säga några ord om svaret på meddelandet. Företags e-postetikett innebär att man får svar på meddelandet inom två dagar – inte mer. Om mer tid krävs bör samtalspartnern meddelas om detta. Svaret på alla meddelanden upprätthåller företagets eller entreprenörens rykte. För att veta exakt om brevet har nått adressaten kan du använda mottagningsfunktionen - en leveransbekräftelse kommer automatiskt. Dessutom är det inte förbjudet att ringa ett kontrollsamtal.
Talformler eller klichéer
Klyscha, talformler, talstämplar - vad du än säger kommer det fortfarande att vara en integrerad del av affärskorrespondens. Från skolkursen minns vi att klichéer kallas för fasta uttryck. Det finns inte så många av dem:
- Ånger kan uttryckas med hjälp av följande fraser: "Tyvärr kan vi inte komma överens ...", "Vi beklagar att informera ...", "Tyvärr är vi tvungna att informera ...", och så vidare.
- Tacksamhet indikeras av sådana klichéer som: "Låt mig uttrycka min tacksamhet ...", "Tack ...", "Med tanke på ditt bidrag ...".
- Du kan bjuda in en adressat till ett visst evenemang med hjälp av stämplar: "Vi har äran att bjuda in dig ...", "Vi hoppas på ditt samtycke ...", "Vi är glada att bjuda in dig ...", "Vi kommer bli glad att se dig ...” och liknande.
- Du kan komplettera brevet med fraserna: "Vi väntar på nya idéer från dig ...", "Vi önskar dig framgång ...", "Vi hoppas på ytterligare givande samarbete ...".
Gyllene regler för affärskorrespondens
Vanliga företagsskrivfel
Det finns flera till synes bagateller som ändå kan bli ödesdigra i fallet med affärskommunikation. Ofta är det dessa små saker som leder till uppsägning av ömsesidigt fördelaktiga relationer, uppsägning av transaktioner och liknande obehagliga saker. Du måste känna fienden personligen!
- Du kan inte skriva (och ringa också!) om arbete efter arbetstid! Hur ofta vi, som inte vill vänta till morgonen, stör våra partners, kunder, kollegor klockan nio, tio eller till och med elva på kvällen. Det verkar för oss att över en natt kommer allt att försvinna, kollapsa, kollapsa, och det kommer inte längre att vara möjligt att rädda situationen. Och de sällsynta exemplaren som kan hålla ut till morgonen, av någon anledning, tror att sex på morgonen är dags att kommunicera. När allt kommer omkring, om jag inte sover, då sover ingen. Tyvärr, ett sådant beteende irriterar bara och ställer oss mot oss själva.
- Detta har redan nämnts indirekt, men ändå - det kan inte finnas någon bekantskap! Kommunikation på jobbet sker uteslutande på "Du" (med stor bokstav betyder det artighet och respekt).
- Överdrivet utbyte av trevligheter kan också skada. För det första tar det upp värdefull tid, och för det andra ser det lite irriterande och tråkigt ut. Inget behov av att vara nitisk.
I vår tid finns det så mycket litteratur att ögonen ibland blir stora. Det finns också tillräckligt med böcker om talkultur, inklusive skrivande.
De som vill vara kunniga på detta område kan få råd om följande verk: "Etikett för affärsskrivande" av Oleg Davtyan, "Kultur för skriftligt tal" av Tatyana Degtereva, "Etikett för ryskt skrivande" av Natalia Formanovskaya och Alla Akishina, "Business etikett" av Elena Ber, "Rysk taletikett" av Natalia Formanovskaya och många andra.
- Affärsbrevetikett kräver användning av utropstecken i slutet av en adress för att betona frågan eller personen.
- En nominell adress till adressaten visar närmare och sedan länge etablerade relationer, och ett efternamn understryker avståndet.
- Etiketten för affärsbrev i Ryssland kännetecknas av könsutjämning, eftersom de flesta yrken ofta bara är maskulina.
Det är inte så svårt att följa reglerna för affärskorrespondens, eftersom det inte finns så många av dem. Att memorera dem är en liten vetenskap. Men i andras ögon kommer en person som äger affärsbrevens etikett alltid att vara väluppfostrad och kultiverad, någon som det är trevligt att ha att göra med.
Vi var alla tvungna att ta emot eller skriva och skicka affärsbrev själva. De kallas affärer eftersom de skrivs eller skickas strikt i affärer. De mest affärsmässiga var britterna. Det var de som för ett och ett halvt sekel sedan var de första som skickade affärsbrev i den form vi ser idag. Britterna har arbetat hårt med reglerna för att sammanställa sådana brev och etiketten för affärskorrespondens. Detta kan endast bedömas för att dessa regler används av företag och inte särskilt många människor än i dag.
Jag är inte säker - sådan data finns förmodligen inte - men det verkar för mig att många bra erbjudanden och förslag inte kom till en effektiv slutgiltig bara för att affärsförslagsbrevet var felaktigt formaterat. Jag kan säga säkert - min chef kommer inte ens att fördjupa sig i om brevet skrivs utan att följa reglerna för affärskorrespondens. Varför slösa tid på en person som inte ens brydde sig om att skriva ett brev enligt reglerna? Slutsats: detta tyder på att han behandlar affärer slarvigt.
Reglerna för affärskorrespondensetikett gäller inte bara mellan organisationen och individen utan även inom företaget. Och det är mycket viktigt att förmedla all information till kollegor. Inte nog med det – för att förmedla är det nödvändigt att det finns och Respons. Jag vet inte om dig, men personligen blir jag väldigt irriterad när det inte kommer någon reaktion på ditt brev, som innehåller information som kräver ett svar. Från ordet ALLMÄNT. Detta händer särskilt ofta med brev som har flera mottagare. 40 procent av de tillfrågade svarar på sådana brev. Vi måste skicka det igen med anteckningarna "Viktigt" och med aviseringar för att säkert veta vad vi har tagit emot och läst. Sammanfattning: brev skickade, mottagna svar, tid och nerver.
Det händer också: när man reder ut något angelägen problem, liknar korrespondensen en "roman med en uppföljare", som består av flera dussin brev med entydiga frågor och, ännu mer, entydiga och korta svar. Således förvandlas affärskorrespondens till chatt.
För att undvika sådana incidenter och problem finns det mycket enkla regler- Etikett för affärskorrespondens - varefter du kommer att göra livet lättare för dig själv och dina korrespondensmotståndare.
REGEL #1. Brev till en adressat.
Enligt reglerna för inte bara affärskorrespondens, utan också för gott uppförande, rekommenderas det starkt att skicka ett brev till en adressat.
REGEL #2 . Får du ett brev så MÅSTE du bara svara.
Huvudsaken här är att inte sprida tankar längs trädet. Stilen på affärskorrespondens är torr, kontorist, och du behöver bara svara på kärnan i brevet. Om du har fritid att spela Masha och Dubrovsky med noter, det betyder inte alls att din korrespondent har den här gången. Skriv ett brev eller ett svar så att det kräver ett minimum av förklaring och förtydligande. Glöm inte: en bokstav - ett svar. Cykeln är klar.
REGEL #3. Om du vill att innebörden av ditt brev ska förstås av flera samtalspartner, lägg helt enkelt till deras adresser på raden "Kopiera".
I det här fallet är det nödvändigtvis bara den person som det riktades till som måste svara det här brevet. Det vill säga den person vars initialer står i "Till"-raden. Han är skyldig att svara (se regel nr 2), om så bara av artighet. Alla de övriga, vars adresser finns i raden "Kopiera", i det här fallet är det inte nödvändigt att svara. Om de har en önskan att svara – är du välkommen. Och nej - och det finns ingen domstol. De blev precis informerade
REGEL #4. Do massutskick för många mottagare är det möjligt i de fall du inte förväntar dig ett svar på ditt brev.
Det är till exempel att skicka prislistor till kunder eller aviseringar om arbetsscheman till anställda osv. Anledningarna till sådana brev är faktiskt inte så många, så du bör inte göra massutskick utan särskilt behov.
REGEL #5. Brevet ska alltid innehålla en ämnesrad. Det är vad fältet "Ämne" är till för.
Spara din tid! Det angivna ämnet kommer att förkorta din sökning efter ditt brev eller svaret på ditt brev bland annat.
REGEL #6. I brevet - först en hälsning, sedan - en vädjan till adressaten.
Det spelar ingen roll alls - vem som är din adressat till dig: en kollega eller helt främling. Du tilltalar med namn och patronym och personen förstår att hen är viktig för dig. Tro mig, det finns många fördelar med detta!
REGEL #7. Läskunnighet att skriva - först och främst!
Har du någonsin fått brev med stavfel? Det är bara en mardröm! Du skriver ett brev på en dator - var inte lat, kontrollera stavningen så att du senare inte kommer att skämmas smärtsamt för ett analfabetbrev. Detta, verkar det, skulle vara en bagatell, men lämnar fortfarande en obehaglig eftersmak.
Det är faktiskt allt! Som du kan se, inget komplicerat - allt är väldigt enkelt. Om du följer dessa enkla regler hela tiden - de kommer att bli bekanta för dig och du kommer att följa dem automatiskt. Och genom ditt personliga exempel, lär andra att följa dessa enkla regler.
En vacker, korrekt skrivstil talar inte bara om din affärskvaliteter men också om dig som person. Dessutom är det utmärkt disciplin.
Kom ihåg: ett affärsbrev är ofta den första kontakten som kommer att bilda det första intrycket av dig och ditt företag. Lämna därför ett intryck av dig själv som en professionell och en högklassig specialist!
Effektiv affärskorrespondens!
Specialister på problemen med affärskulturen föreslår att när du skriver ett brev, observera följande regler 31:
I. Det är nödvändigt att börja ett brev med en adress, vilket är en allmänt accepterad form av artighet. Problemet med att välja ett överklagande är ganska känsligt. De vanligaste är följande samtal:
Kära (namn och patronym)!
Dear Sir / Fru... (förnamn, förnamn och efternamn)!
Kära herrar!
Kära kollegor!
Ers Majestät!
Kära (namn och patronym)!
Dear Sir...! Kära...!
Notera. Ordet mister på det ukrainska språket har använts i minst sju århundraden och har i etikettens mening ingen semantisk kontakt med ordet herr i förståelsen av att tillhöra en privilegierad klass. Så det visar respekt för adressaten, i officiella dokument formen mister används med förnamn, efternamn, positionstitel, rang. Namn och patronym med ordet pan kombineras inte. Det vill säga eller skriva Mr. Mikhail Petrovich, Olga Stepanovna eller kontakta herr Nikolai Ivanovich, fru Ekaterina Vasilievna är ett brott mot reglerna litterärt språk och motsvarar inte ukrainska traditioner.
I korrespondens är det vanligt att ange adressatens titel eller ange hans yrke:
Käre minister! Käre (ärade) professor! Kära direktör! Ärade herr åklagare! Käre domare!
Statens president bör ta upp:
Ers högt ärade herr president! Käre herr president! Ärade herr president! Herr president!
Det är nödvändigt att komma ihåg och tydligt följa formerna för att tilltala den ukrainska ortodoxa kyrkans prästerskap
Patriark
Metropolitan (kyrkans ordförande) Metropolitan, ärkebiskop biskop
Arkimandrit, abbot, samt protopresbyter, ärkepräst som tog tonsuret Diakon, protodiakon och präst i klosterväsendet
Protopresbyter, ärkepräst, protodiakon
Överklagande
Ers helighet!
Din lycka!
Ers eminens!
Ers eminens!
Din pastor!
Din pastor!
Din Höga Välsignelse!
Din välsignelse!
Biskopar av vilken rang som helst tilltalas också med ordet herre med en definition som motsvarar till exempel rangen. Eminenta Herre! * Och till prästerna - ordet Fader ( Pastor Fader!), Högste Fader! Allsmäktige Fader!
I uppsättningen bör behandlas: Hans Beatitude Metropolitan; Hans Eminens Vladyka; De mest vördnadsvärda (vördnadsvärda; all-ärade) fäderna
Prästerskapet i den ukrainska grekisk-katolska kyrkan tilltalas av:
San överklagande
Påve Ers helighet!
Patriark Ers helighet!
Metropolitan Ers eminens!
Kardinal Din Preveli ebnoste!
biskop Ers eminens!
"UGCC riktar sig också till biskopen med orden Your Eminence! (lat. EtipeShia -" perfektion, perfektion "eller Ers förträfflighet!(latin Exeieptia - "överlägsenhet, fördel"). För präster, som i UOC, används appellen Fader!, till vilken till exempel lämpliga definitioner kan kopplas. Revered Fader!; All-ärade (ish) första far! och andra, men till biskoparna, Vladyka!, till exempel: Eminenta Vladyka!; Eminenta Herre!
På ukrainska används adresser i formuläret vokativ. Ersätter den med en nominativ form som "Kära Oksana Dmitrievna!", "Kära direktör!"Är icke-standard.
Vanligtvis slutar en vädjan till en tjänsteman med ett utropstecken och det första ordet i brevets text skrivs med stor bokstav och ett stycke.
Avsaknaden av ett överklagande kan tolkas som ett åsidosättande av adressaten och ett brott mot etiketten för affärskorrespondens.
II. Det är mycket viktigt att noggrant överväga brevets inledande fras, som mycket beror på, eftersom det är hon som ska övertyga adressaten om legitimiteten att skriva brevet. Om detta brev är ett svar på en inbjudan, begäran, tacksamhet, skulle det i den första meningen vara lämpligt att artigt uttrycka tacksamhet.
Vi uttrycker vår uppriktiga tacksamhet för...
Vi tackar dig uppriktigt för ditt brev med råd och vägledning om...
Först av allt (först av allt) låt mig tacka dig för...
Vänligen acceptera vår uppriktiga (uppriktiga) tacksamhet för...
Detta brev är en manifestation av vår tacksamhet för...
Vi är dig uppriktigt tacksamma för...
Låt mig uttrycka min tacksamhet...
Tack för inbjudan...
Tack för möjligheten (erbjudandet) ...
I bekräftelsebrev bör du använda följande initialfraser:
Vi erkänner med tacksamhet mottagandet av brev-svaret... Vi bekräftar officiellt vårt samtycke till...
Som bekräftelse på vårt preliminära avtal informerar vi dig... Vi bekräftar mottagandet av ditt telegram... Vi har mottagit ditt brev med meddelande om... och vi är dig uppriktigt tacksamma... Vanliga öppningsfraser i affärsbrev inkluderar referenser till ett möte, ett tidigare brev, telefonsamtal, händelse: Som svar på ditt brev av (datum) ...
I enlighet med kontrakt nr som undertecknades mellan våra institutioner...
Som svar på din förfrågan daterad (datum) ...
Enligt lagen om straffprocess i Ukraina, avsnitt... Artiklar nr ...
Enligt vårt avtal skickar vi dig...
För din begäran om... vi ger ett skriftligt svar.
Som svar på din förfrågan informerar vi...
Med hänsyn till din begäran från (datum) erbjuder vi dig. ..
Enligt vår överenskommelse från (datum) informerar vi. ..
Investerare, chefer för institutioner (organisationer, företag), kunder, partners måste ofta göra förfrågningar. De inledande fraserna i dessa bokstäver kan vara följande:
Vänligen informera oss om...
Vi blir tacksamma om du bekräftar ditt deltagande i ...
Vi ber dig om en liten donation till fonden. ..
Betala snarast...
Vi ber dig att noggrant studera våra förslag och ge ett slutgiltigt svar. ..
Skicka gärna kommentarer och tillägg till utkastet till avtal om. ..
Ta gärna en beställning...
I affärsvärlden kan det av olika anledningar (man var sen några dagar med ett svar, man kunde inte slutföra instruktionerna i tid, om man dök upp sent till ett möte, blandade ihop dokumentationen) ibland uppstå situationer när man måste be om ursäkt, be om ursäkt för besväret som du orsakat adressaten. I det här fallet bör brevet börja så här:
Vi ber om ursäkt för det olyckliga missförstånd som inträffade. ..
Vi ber uppriktigt om ursäkt för förseningen i svaret ...
Vi ber om ursäkt för att vi inte har kunnat slutföra din beställning i tid. ..
Vi vill be om ursäkt för det extra krångel som du har orsakat. ..
Ber om ursäkt för extra oro...
Vi vill uppriktigt be om ursäkt för det olyckliga misstaget som har inträffat. ..
I påminnelsebrev som hör till psykiskt svåra sådana behöver du artigt, taktfullt och diskret ange att till exempel förfallodagen för att betala en faktura eller slutföra en beställning har passerat. Sådana bokstäver bör börja så här:
Vi anser att det är våra båda "band att påminna dig om ... Vi är mycket ledsna att behöva påminna dig om ... Ledsen att jag stör dig igen, men vi har inte fått något svar på brevet daterat (datum).
Vi är tvungna att påminna dig om att vi ännu inte har fått någon betald faktura från dig.
Förlåt, men vi måste påminna dig om behovet av att betala räkningen för ... Vi tror att detta bara är ett missförstånd. Vi känner att det är nödvändigt att påminna dig... Låt mig påminna dig om att...
Ibland ger delikatess, takt inte de önskade resultaten, svärmor bör avslöja kategorisk och beslutsamhet. Detta kan göras så här:
Trots upprepade påminnelser och Vidtagna åtgärder, Din skuld betalas inte tillbaka, istället fortsätter den att växa. Vi anser det nödvändigt att varna dig för vår avsikt att säga upp avtalet.
På grund av att du, trots vår brådskande begäran om att betala av skulden, ännu inte har skickat en betald check, tvingas vi avbryta utförandet av alla dina order.
Alla våra försök att tvinga dig att betala skulden var förgäves, så vi lämnar in en stämningsansökan i domstol.
Avslagsbrev tillhör den komplexa kategorin. Om du inte har möjlighet att svara positivt, säg "nej" ska vara motiverat, korrekt, vänligt, eftersom personen hade förhoppningar om dig. Med förbehåll för dessa tips kommer adressaten att förstå att du inte hade något annat val. Formulera ett förnekande så här:
Efter att ha studerat det projekt som du föreslagit i detalj, beklagar vi att informera dig om att vi inte kan...
Tyvärr kan vi inte acceptera ditt erbjudande...
Vi är ledsna, men vi kan inte tillmötesgå din begäran av många anledningar...
Det är synd, men med tanke på situationens komplikation kan vi inte stödja ditt projekt.
Vi ber uppriktigt om ursäkt, men den nuvarande situationen tillåter oss inte att...
Tyvärr, men vi kan inte tillhandahålla (godkänna, vidarebefordra) ...
I meddelandebrev skulle en av följande inledande fraser vara lämplig:
Vi informerar dig...
Vi vill meddela att...
Vi är glada att meddela att...
Tyvärr måste vi meddela att...
Låt mig informera dig om att...
Vi är glada att meddela att...
Med detta brev meddelar vi att...
III. Valet av avslutande meningar är också mycket viktigt och beror i första hand på brevets innehåll. Så du kan upprepa tacksamheten som uttrycktes i början, eller helt enkelt tacka dig för uppmärksammad hjälp, eftersom ordet "tack" är de vanligaste orden för varje utbildad och anständig affärsman, entreprenör, bankir, varje affärsperson:
Låt mig tacka dig igen...
Vi tackar igen...
Tack för hjälpen...
Tack igen för allt du har gjort för... Tack för...
Tack än en gång för ert fortsatta stöd... Tack igen och vi hoppas att... Låt mig tacka er igen för... tack igen för äran...
Ett lämpligt och användbart slut på brevet är adressatens försäkran om vad som sades i texten:
Vi försäkrar dig att du fullt ut kan räkna med vårt stöd.
Vi kommer att ringa dig för att bestämma en ömsesidigt lämplig tid för att träffas.
Vi kommer gärna att samarbeta med dig.
Vi försäkrar att vårt samarbete kommer att bli fruktbart.
Vi försäkrar dig att om du betalar av skulden inom en månad kommer alla beställningar att uppfyllas och vi kommer att fortsätta att samarbeta på samma villkor i framtiden.
Vi hjälper dig gärna.
Om du har en önskan att träffa vår representant - vi står till din tjänst när som helst som passar dig.
Vi försäkrar dig att vi gör vårt bästa för att slutföra...
Vi försäkrar dig om att vi i framtiden kommer att göra allt för att undvika sådana olyckliga missförstånd.
Vi kommer gärna att etablera ömsesidigt fördelaktiga kontakter med ditt företag.
I slutet av brevet kan man uttrycka hopp:
Vi hoppas att vårt erbjudande kommer att intressera dig.
Vi hoppas att du förstår oss rätt.
Vi hoppas att vårt avslag inte kommer att förolämpa dig och i framtiden kommer vi fortfarande att ha möjlighet att samarbeta till ömsesidig nytta.
Vi hoppas att du kommer att överväga våra förslag inom en snar framtid och meddela oss om ditt beslut.
Masma hoppas att detta kommer att gynna saken.
Vi tror att vi i framtiden kan bli användbara för dig.
Vi ser fram emot ett nära och ömsesidigt fördelaktigt samarbete med dig.
Vi hoppas att vårt samarbete blir fruktbart.
Vi hoppas att framtida samarbete kommer att vara fruktbart, framgångsrikt och fördelaktigt för dig och för oss.
Vi hoppas att du inte kommer att vägra hjälpa oss.
Vi hoppas på ett snabbt svar och önskar dig framgång. Vi uppskattar hoppet att få träffa dig igen.
Vi uttrycker förhoppningen att detta bara är en framgångsrik start på vårt samarbete och i framtiden kommer du att hjälpa oss mer än en gång i verksamheten.
Vi ser verkligen fram emot ditt fortsatta ekonomiska stöd.
Vi hoppas att våra innovationer kommer att intressera dig och ser fram emot att etablera ett ömsesidigt fördelaktigt partnerskap.
Jag hoppas att alla ansträngningar som görs inte kommer att vara förgäves.
Vi hoppas att vi i framtiden återigen får möjlighet att träffas och utbyta erfarenheter och åsikter.
Vi hoppas innerligt att du får tid att besöka...
Vi hoppas att detta missförstånd inte kommer att påverka våra fortsatta relationer.
I slutet av brevet kan du be om ursäkt för störningen eller upprepa ursäkterna för förseningen med att svara eller vara försenad:
Än en gång ber vi om ursäkt för de problem som orsakats (problem, problem, olägenheter).
Vi ber uppriktigt om ursäkt för...
Förlåt igen för detta irriterande misstag. Låt mig be om ursäkt igen för...
IV. Glöm inte avskedsfrasen. Följande former används oftast i brev:
FRÅN respekt
Med respekt och lyckönskningar
Med tacksamhet och respekt
Med respekt för dig
Förbli med respekt
Med uppriktiga hälsningar (heder)
Med uppriktig respekt för dig (heder)
Med respekt, tacksamhet och lyckönskningar
Med tacksamhet och sann respekt
Vi önskar dig framgång
Efter avskedsformeln för artighet separator tecken inte satt, med ny linje erforderlig "Underskrift" utfärdas.
En efterskrift (efterskrift) i slutet av brevet är möjlig endast under förutsättning att det efter att det skrevs inträffade en händelse som du säkert måste informera adressaten om. Efter efterskriften måste du skriva under igen.
V. Om du vill lyckas, var noga med att se till att brevet var perfekt i alla avseenden, eftersom även en liten bristande efterlevnad av reglerna kommer att leda till en förvrängning av dess innehåll, en förändring i tonen.
Brev ska tryckas på välgjorda blanketter som är " telefonkort"av din institution. Sådana detaljer kommer att bidra till att skapa ett gott intryck av dig och dina aktiviteter. Därför bör endast högkvalitativt papper användas för tillverkning av brevpapper. Kuvertet ska matcha brevhuvudet i dess design; det måste väljas i storlek så att du inte behöver skriva ett brev mer två gånger.
VI. Affärsbrev bör inte vara för långa. Du bör uttrycka dina tankar klart, koncist, faktiskt, då kommer all information som tillhandahålls till nytta.
Efterlevnad av reglerna för korrespondensetikett är ett bevis på din respekt för mottagaren, artighet, gott uppförande och bidrar till upprättandet av goda relationer mellan kollegor och partners.
