Արդյո՞ք դատարանի զանգը պատշաճ ծանուցում է: Ծանուցում հեռախոսային հաղորդագրության միջոցով։ Դիզայնի ընդհանուր պահանջներ

Հետևյալ տեղեկատվությունը սովորաբար փոխանցվում է հեռախոսային հաղորդագրությունների միջոցով.

• կոնֆերանսների, հանդիպումների, նիստերի հրավերներ,
• տեղեկատվություն նախկինում նախատեսված միջոցառումների հետաձգման կամ չեղարկման մասին,
• ներկայացուցիչներ ուղարկելու հարցումներ դաշտային աշխատանք,
• կարճ հաշվետվություններ,
• տեղեկությունների հարցումներ, որոնք չեն պահանջում հավելվածներ և այլն:

Հեռախոսային հաղորդագրության հիմնական նպատակը գործառնական տեղեկատվության փոխանցման փաստի փաստագրումն է: Սա վկայում է, օրինակ, գրասենյակի կառավարման և արխիվային գործառնությունների ստանդարտ հրահանգների 4.5.4 կետում. մաքսային մարմիններ, հաստատված Ռուսաստանի Դաշնության Դաշնային մաքսային ծառայության 2004 թվականի հոկտեմբերի 18-ի թիվ 160 հրամանով. «Հեռախոսագրերն օգտագործվում են հարցերը արագ լուծելու համար այն դեպքերում, երբ հեռախոսով փոխանցված հաղորդագրությունները պահանջում են փաստաթղթեր»:

Collapse Show

Եկատերինա Կամենևա«Ռոսատոմ» պետական ​​կորպորացիայի փաստաթղթային ապահովման բաժնի գլխավոր մասնագետ

Դուք չպետք է օգտագործեք հեռախոսային հաղորդագրություն, երբ դա կարող է լինել հակասական իրավիճակներ, որոնք կապված են փաստաթղթի փոխանցման բովանդակության և բուն փաստի հետ և որոնք կարող են հասնել դատական ​​դատավարություն(բացառություն են այն դեպքերը, երբ հեռախոսային հաղորդագրության օգտագործումը նախատեսված է կանոնակարգով իրավական ակտեր, օրինակ, Արվեստի 3-րդ կետում. 121 Ռուսաստանի Դաշնության արբիտրաժային դատավարության օրենսգիրք): Ի վերջո, հեռախոսային հաղորդագրություն փոխանցելիս փաստաթղթի հեղինակը չունի հասցեատիրոջ կողմից դրա ստացման փաստաթղթային ապացույց, իսկ հասցեատերը չի ստանում հեղինակի ստորագրությամբ փաստաթղթի բնօրինակը (այս երկու պայմանների կատարումը կարող է ապահովվել. մեկ այլ տեսակի փաստաթուղթ՝ նամակ):

Հեռախոսային հաղորդագրությունն ավելի շուտ պետք է դիտարկել որպես իրավական վեճի լրացուցիչ փաստարկ, այլ ոչ թե որպես միակ ու բավարար։ Այն լավագույնս օգտագործվում է այն խնդիրների լուծման համար, որոնք չեն անցնում տնային կազմակերպության/բաժանմունքի սահմաններից դուրս:

Գրանցման պահանջներ

Գրասենյակային աշխատանքի պրակտիկայում մշակվել է հեռախոսային հաղորդագրությունների պատրաստման մեթոդ, որը տարբեր գերատեսչություններում և կազմակերպություններում որոշակիորեն տարբերվում է: Խիստ պահանջներ չկան։ Դաշնային մակարդակում կան միայն առաջարկություններ: Հետևաբար, եթե ձեր կազմակերպությունը / ընկերությունների խումբը / բաժինը ակտիվորեն օգտագործում է հեռախոսային հաղորդագրություններ, ապա անհրաժեշտ է դառնում այդպիսի աշխատանքի կարգավորումը ներքին փաստաթղթերում:

Որպես օրինակ կարող ենք բերել VNIIDAD-ի մեթոդական առաջարկությունները:

Փաստաթղթի հատված

Collapse Show

Կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթեր. Փաստաթղթերի պահանջներ. ՈւղեցույցներԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003-ի կատարման մասին. / Ռոսարխիվ; VNIIDAD; Կոմպ.՝ Մ.Լ. Գավլին, Ա.Ս. Կրասավին, Լ.Վ. Կուզնեցովը և ուրիշներ; Գեներալ խմբ. Մ.Վ. Լարին, Ա.Ն. Սոկովա. - Մ., 2003

Հեռախոսային հաղորդագրության տեքստը փոխանցվում է բանավոր ուղիներով հեռախոսային կապև գրանցվում (տպագրվում է) ստացողի կողմից:

Ստացված հեռախոսային հաղորդագրության իրավական ուժը որոշվում է հետևյալ մանրամասներով.

Խորհուրդ է տրվում օգտագործել հեռախոսային հաղորդագրությունները՝ արագ լուծելու խնդիրները այն դեպքերում, երբ հեռախոսով փոխանցված հաղորդագրությունները պահանջում են փաստաթղթեր: Պարզ տեքստերն ուղարկվում են հեռախոսային հաղորդագրությունների միջոցով (հանդիպումների հրավերներ, հանդիպումներ և այլն):

Ուղարկված հեռախոսային հաղորդագրությունը կազմվում է մեկ օրինակով և ստորագրվում ղեկավարի կամ այլ պաշտոնատար անձի կողմից:

Եթե ​​հեռախոսային հաղորդագրություն է ուղարկվում մի քանի հասցեատերերի, ապա դրան պետք է կցվի նրանց ցուցակը հեռախոսահամարներով։

Տեքստում չպետք է օգտագործեք դժվար արտասանվող բառեր կամ բարդ արտահայտություններ:

Հեռախոսային հաղորդագրության ամսաթիվը դրա փոխանցման ամսաթիվն է:

Կազմակերպություն ժամանող հեռախոսային հաղորդագրությունը ստացողի կողմից գրանցվում է ստանդարտ ձևաթղթի վրա կամ վրա մաքուր թերթիկնախագծման ստանդարտ կանոններին համապատասխան:

Վերջին մեկ-երկու տարվա ընթացքում ընդունվել են մի շարք փաստաթղթեր, որոնք հաստատում են հեռախոսային հաղորդագրությունների ձայնագրման ձևերը և գրանցամատյանները (սովորաբար որպես գրասենյակային աշխատանքի գերատեսչական հրահանգների մաս): Օրինակ, տե՛ս Ռոսպոտրեբնադզորի 2012 թվականի օգոստոսի 27-ի թիվ 871 հրամանը, Ռոսստատի 2012 թվականի մարտի 5-ի թիվ 55 հրամանը (փոփոխվել է 2012 թվականի մայիսի 24-ին), Ռոստեխնաձորի 2011 թվականի հունիսի 30-ի թիվ 340 հրամանը. Ռուսաստանի Դաշնության Դաշնային մաքսային ծառայության 2004 թվականի հոկտեմբերի 18-ի թիվ 160 և այլն:

Փաստաթղթի հատված

Collapse Show

Ռոստեխնաձորի 2011 թվականի հունիսի 30-ի թիվ 340 «Բնապահպանական, տեխնոլոգիական և միջուկային վերահսկողության դաշնային ծառայության կենտրոնական գրասենյակում գրասենյակային աշխատանքի հրահանգները հաստատելու և իրականացնելու մասին» հրամանը:

3.5.3. ՀԵՌԱՖՈՆՈԳՐԱՄԱ

3.5.3.1. Հեռախոսային հաղորդագրությունների միջոցով տեղեկատվության փոխանցումն իրականացվում է գրասենյակային ծառայության աշխատակցի կողմից բանավոր հեռախոսային կապուղիներով և ձայնագրվում (տպագրվում) ստացողի կողմից:

Հեռախոսային հաղորդագրություններն օգտագործվում են պաշտոնական տեղեկատվական հաղորդագրությունների (ծանուցումներ, հրավերներ, արտակարգ իրավիճակների հաղորդագրություններ և այլն) արագ փոխանցման համար:

3.5.3.2. Հեռախոսային հաղորդագրության տեքստը (ոչ ավելի, քան 50 բառ) ուղարկողի կողմից կազմվում է որպես թղթային փաստաթուղթ մեկ օրինակով և ստորագրվում ստորաբաժանման ղեկավարի կամ պատասխանատու գործադիրի կողմից, փոխանցվում հեռախոսով և ձայնագրվում ստացողի կողմից: Հեռախոսային հաղորդագրության մեջ պետք է խուսափել դժվար արտասանվող բառերից և բարդ արտահայտություններից:

3.5.3.3. Ուղարկված հեռախոսային հաղորդագրությունները կատարվում են դատարկ թղթի վրա՝ նշելով հետևյալ տվյալները՝ ուղարկվող հեռախոսային հաղորդագրության ելքային գրանցման համարը, պաշտոնը, ազգանունը, այն անձի ստորագրությունը, ում անունից ուղարկվում է հեռախոսային հաղորդագրությունը:

3.5.3.4. Ուղարկված հեռախոսային հաղորդագրությունները գրանցվում են հետևյալ ձևով՝ հեռախոսային հաղորդագրությունը փոխանցած պաշտոնատար անձի պաշտոնը, ազգանունը և նրա հեռախոսահամարը. հեռախոսային հաղորդագրություն ստացած անձի պաշտոնը, ազգանունը և հեռախոսահամարը. ամսաթիվ, հեռախոսահամար; փոխանցման ժամանակը; հեռախոսային հաղորդագրության տեքստ; հեռախոսային հաղորդագրություն ստացած անձի ստորագրությունը և ստացված հեռախոսային հաղորդագրության մուտքային գրանցման համարը.

3.5.3.5. Եթե ​​հեռախոսային հաղորդագրություն է ուղարկվում մի քանի հասցեատերերի, այն պետք է ուղեկցվի բաշխման ցուցիչով, որը ցույց է տալիս այն հեռախոսահամարները, որոնցով այն պետք է ստացվի:

3.5.3.6. Ստացված հեռախոսային հաղորդագրությունները հասցեատերերի կողմից գրանցվում են (տպվում) հատուկ ձևաթղթի վրա (Հավելված թիվ 47) կամ գրանցվում ամսագրում հետևյալ մանրամասներով. հեռախոսահամարը ստացած աշխատողի պաշտոնը, ազգանունը, նրա հեռախոսահամարը. հեռախոսային հաղորդագրությունը փոխանցած աշխատողի պաշտոնը, ազգանունը, նրա հեռախոսահամարը. ամսաթիվ, հեռախոսահամար; ստացման ժամանակը; հեռախոսային հաղորդագրության տեքստը, այն անձի պաշտոնը և ազգանունը, ում անունից այն ստացվել է. Ստացված հեռախոսային հաղորդագրություններն անմիջապես փոխանցվում են այն ղեկավարներին, որոնց հասցեագրված են:

3.5.3.7. Ստացված հեռախոսային հաղորդագրությունը կարող է նախ ձայնագրվել ձեռքով կամ ձայնագրման սարքավորումների միջոցով, կամ արտագրվել, այնուհետև արտագրվել և տպագրվել:

3.5.3.8. Ստացված հեռախոսային հաղորդագրությունները գրանցվում են նամակների նույն կանոններով, այնուհետև սահմանված կարգով անմիջապես ներկայացվում քննարկման:

3.5.3.9. Ստացված հեռախոսային հաղորդագրության իրավական ուժը որոշվում է հետևյալ մանրամասներով.

արտագնա գրանցման համարըհեռախոսային հաղորդագրություններ;

գրանցման մատյանում հեռախոսային հաղորդագրություն ստացած անձի պաշտոնը, ազգանունը, անունը, հայրանունը և ստորագրությունը.

ստացված հեռախոսային հաղորդագրության մուտքային գրանցման համարը.

Հավելված թիվ 47
3.5.3.6 կետին

ՍՏԱՆԴԱՐՏ ՀԵՌԱՖՈՆՈԳՐԱՄԱՅԻՆ ՁԵՎԻ ՁԵՎ

Օրինակ:

Փաստաթղթի հատված

Collapse Show

Ռոսպոտրեբնադզորի 2012 թվականի օգոստոսի 27-ի թիվ 871 հրամանի N 11 հավելված «Սանիտարական կարանտինային կետերի և հաստատությունների սարքավորումների և տեղադրման ստանդարտ պահանջների մասին, որոնք ապահովում են անցակետերում սանիտարական կարանտինային հսկողության գործունեությունը. Պետական ​​սահման Ռուսաստանի Դաշնություն»

(Ձախ կողմըամսագրի տարածում)

(Աջ կողմամսագրի տարածում)

Մենք ընդունում ենք հեռախոսային հաղորդագրություններ

Այսպիսով, ի՞նչ անել, եթե վերցնում եք հեռախոսը և լսում եք «Խնդրում ենք ընդունել հեռախոսային հաղորդագրությունը»:

Նախ պետք է գրի առնել այն հաղորդագրությունը, որը ձեզ թելադրում է գծի մյուս ծայրում գտնվող զրուցակիցը։ Կարևոր չէ՝ այն ձեռքով եք գրում սևագրի վրա, թե մուտքագրում եք անմիջապես համակարգչում, պարզապես անհրաժեշտ է բառացի ձայնագրել տեղեկատվությունը: Հիմնական հարցերը, որոնց քարտուղարը պետք է պատասխանի իր համար՝ ում, ումից և կոնկրետ ինչ է փոխանցվել։

Այնուհետև զանգահարողից պետք է պարզել.

• ելքային հեռախոսահամար,
• տեղեկատվություն այն անձի մասին, ում անունից փոխանցվում է հեռախոսային հաղորդագրությունը (պաշտոնը և լրիվ անվանումը),
• ով է ուղարկել հաղորդագրությունը (պաշտոնը և լրիվ անվանումը):

Վերջապես, Զեկուցել:

• Ձեր (հեռախոսային հաղորդագրություն ստացած անձի) մասին նույն տվյալները (պաշտոնը և լրիվ անվանումը), ինչպես նաև
• մուտքային համարըհեռախոսային հաղորդագրություններ (եթե ձեր կազմակերպությունը հաշվի է առնում/գրանցում է այս տեսակի փաստաթուղթ):

Դրանից հետո համոզվեք, որ վերընթերցեք ձայնագրված հաղորդագրությունը փոխանցող կողմին: Սա կօգնի խուսափել անճշտություններից և անհանգստացնող սխալներից: Այժմ դուք պետք է ստացված տեղեկատվությունը վերածեք փաստաթղթի։

Եթե ​​ձեր կազմակերպությունը չի կարգավորում հեռախոսային հաղորդագրությունների հետ աշխատանքը, ապա դուք ինքներդ պետք է որոշեք ինչպես գրանցել այն. Ի՞նչ է կարևոր իմանալ այս իրավիճակում:

Նախ, ստացված հեռախոսային հաղորդագրությունների իրավական ուժը s-ը որոշվում է հետևյալ մանրամասներով.

• ուղարկվող հեռախոսային հաղորդագրության ելքային գրանցման համարը.
• հեռախոսային հաղորդագրություն ուղարկած անձի պաշտոնը, ազգանունը, անունը, հայրանունը և ստորագրությունը.
• հեռախոսային հաղորդագրություն ստացած անձի պաշտոնը, ազգանունը, անունը, հայրանունը և ստորագրությունը.
• ստացված հեռախոսային հաղորդագրության մուտքային գրանցման համարը.

Այս ամենը մենք պետք է նախագծից տեղափոխենք մեր փաստաթուղթ։ Մենք նաև խորհուրդ ենք տալիս նշել տեղեկատվությունը ստանալու ամսաթիվը և ժամը:

Երկրորդ, ուշադրություն դարձրեք ստորագրությունների կազմին. Հեռախոսային հաղորդագրությունը բնօրինակ փաստաթուղթ է, որը կազմվում է և՛ դրա հեղինակի, և՛ հաղորդագրության ստացողի կողմից (այսինքն՝ հեղինակը փաստաթղթի բնօրինակը թղթային ձևով չի ուղարկում հասցեատիրոջը, և դրա ստացումը հաստատող ստորագրությամբ փաստաթուղթը չի վերադարձվում։ ) Հետևաբար, ուղարկողի կողմից կազմված հեռախոսային հաղորդագրության վրա հնարավոր է տեղադրել միայն անձնական ծաղկումներ.

• այն անձը, ում անունից հաղորդագրություն է փոխանցվում (հեղինակը), և
• այն անձը, ով այն տեխնիկապես փոխանցել է (օրինակ՝ քարտուղար)։

Իսկ ստացողի կազմած հեռախոսային հաղորդագրության վրա կլինի միայն այն մասնագետի անձնական ծաղկումը, ով հեռախոսով է ստացել հաղորդագրությունը։ Մնացած ստորագրությունները նույնպես պետք է լրացվեն, բայց դրանք կմնան առանց անձնական շոշափումների։ Պարզության համար մենք կտանք նույն հեռախոսային հաղորդագրության նախագծման օրինակներ հեղինակային կազմակերպությունում և ստացող կազմակերպությունում (տե՛ս օրինակներ 1 և 2, ինչպես նաև 2011թ. հունիսի 30-ի Ռոստեխնաձորի թիվ 340 հրամանի N 47 հավելվածը):

Երրորդ, փաստաթղթի հեղինակը, նախքան հեռախոսային հաղորդագրություն ուղարկելը (և ոչ թե պարզապես զանգահարել և խնդրել է ինչ-որ մեկին ինչ-որ բան փոխանցել), պետք է կազմի այն և գրանցի: Հեռախոսային հաղորդագրությունների ձայնագրման համար ձեռագիր օրագիր պահելը կարող է դատարանում լրացուցիչ փաստարկ դառնալ՝ հաստատելով տեղեկատվության փոխանցման փաստը (քանի որ կարծում են, որ փաստից հետո ձեռագիր ամսագրում փոփոխություններ կատարելն ավելի դժվար է):

Եվ ահա մուտքային հեռախոսային հաղորդագրությունները կարելի է անմիջապես գրանցել ամսագրում՝ առանց դրանք որպես անկախ փաստաթղթեր գրանցելու. Պարզապես կարևոր է գրանցամատյանում արտացոլել հեռախոսային հաղորդագրության բոլոր անհրաժեշտ մանրամասները: Տես օրինակ 3 և Հավելված թիվ 11 Ռոսպոտրեբնադզորի 2012 թվականի օգոստոսի 27-ի թիվ 871 հրամանի:

Օրինակ 2

Հաղորդագրությունը ստացողի կողմից տրված հեռախոսային հաղորդագրություն

Collapse Show

Օրինակ 3

Մուտքային հեռախոսային հաղորդագրությունների մատյան

Collapse Show

Սովորաբար հեռախոսային հաղորդագրության ամսաթիվը համապատասխանում է դրա ստացման ամսաթվին, սակայն պատահում է, որ այն տրվում է, բայց անհապաղ հասնել հասցեատիրոջը հնարավոր չէ։

Անցնենք ստացված հեռախոսային հաղորդագրությանը

Կարգավորող փաստաթղթերը չեն պարունակում հեռախոսային հաղորդագրությունների գրանցման պահանջներ: Սա նշանակում է, որ դուք պետք է դիմեք ձեր կազմակերպությունում հաստատված կանոններին: Եթե ​​սրա մասին ոչինչ չկա, ապա սա ձեզ համար մտածելու և կարգավորելու առիթ է այս պահին(կամ նախաձեռնել նման որոշման ընդունումն ու կատարումը)։

Եվ մենք ձեզ կասենք, թե ինչպես դա կարող է լինել:

Օրինակ, մաքսային մարմիններում գրասենյակային կառավարման և արխիվային գործառնությունների ստանդարտ հրահանգը սահմանում է, որ մուտքային հեռախոսային հաղորդագրությունը պետք է պատրաստվի 2 օրինակից, որոնցից մեկը կհանձնվի հասցեատիրոջը, իսկ երկրորդը կներկայացվի մուտքային թղթապանակում: հեռախոսային հաղորդագրություններ. Առաջին օրինակը, ստանալով որոշումը, կգնա կատարողին և կանցնի սովորական մուտքային նամակի ամբողջ շրջանակը, այնուհետև կվերադառնա գրասենյակ: Այն գործով կներկայացվի հարց առ հարց:

Ստացված հեռախոսային հաղորդագրությունների հետ աշխատելու երկրորդ տարբերակը ենթադրում է դրանք գրանցել այլ պաշտոնական նամակների շարքում։ Հեռախոսային հաղորդագրությանը վերագրվում է հաջորդ մուտքային համարը, բայց տառային ինդեքսով` ընդգծելով, որ սա հեռախոսային հաղորդագրություն է, որից հետո դրա միակ պատճենն ուղարկվում է հասցեատիրոջը: Ավարտված հեռախոսային հաղորդագրությունը նույնպես վերադարձվում է նախադպրոցական ուսումնական հաստատության բաժին և մուտքագրվում է թղթապանակում:

Ստացված հեռախոսային հաղորդագրությունների հետ աշխատելու երկու մեթոդներն էլ իրավունք ունեն գոյություն ունենալ, և դուք կարող եք ընտրել դրանցից որևէ մեկը ձեզ համար:

Ռուս գործավարների կողմից հորինված հեռախոսային հաղորդագրության թեմայով «ֆանտազիան» այսպիսի տեսք ունի. կատարողը, ով ստացել է հեռախոսային հաղորդագրություն ուղարկելու առաջադրանքը, ստեղծում է այն բոլոր կանոնների համաձայն (տե՛ս Օրինակ 1), ստորագրում է այն. մենեջերի հետ և, այնքան էլ չհասկանալով դրա առանձնահատկությունը, ուղարկում է այն էլկամ ֆաքսով! Նման ստեղծագործությունը պետք է համարել հեռախոսակա՞ն, թե՞ ֆաքս: Թե՞ սա սովորական նամակ է։ Դժվար է ասել: Այն, ինչը դժվարացնում է առաջին հարցին դրական պատասխան տալն այն է, որ հաղորդագրությունը չի խոսվել հեռախոսով, և ստացողը չի գրել այն, այնուհետև չի պաշտոնականացրել: Երկրորդ հարցին դրական պատասխան տալը դժվարացնում է դրանում նշված «ՀԵՌԱԽՈՍԱԳՐՈՒԹՅԱՆ» փաստաթղթի տեսակը:

Մենք խորհուրդ ենք տալիս աշխատել այնպիսի «աշխատանքի» հետ, ինչպիսին է մուտքային հեռախոսային հաղորդագրությունը, որը պարզապես «հեգնանքով» ստացվել է ֆաքսով կամ էլ. փոստով: Միգուցե ուղարկողը պարզապես ցանկացել է փրկել ձեզ այս փաստաթուղթը համակարգչում «մուտքագրելու» անհրաժեշտությունից, իսկ իրեն՝ ձեր հնարավոր սխալներից և աղավաղումներից: Դուք կարող եք ձեր ստորագրությունը դնել ստացման վրա, ստացման ամսաթիվը և ժամը, ինչպես նաև մուտքային համարը անմիջապես այս ուղարկված հեռախոսային հաղորդագրության վրա:

Չնայած նրան կանոնակարգերըուղղակիորեն մի ասեք, որ մուտքային հեռախոսային հաղորդագրությունները պահանջում են անհապաղ կատարում, տրամաբանական է դասակարգել այս տեսակի փաստաթուղթը, որը պահանջում է արագ քննարկում: Ի վերջո, նախ՝ իզուր չէր, որ ուղարկողը դիմում էր տեղեկատվության փոխանցման օպերատիվ ալիքի, և երկրորդ՝ հեռախոսային հաղորդագրությունների մեծ մասը պարունակում է կոնկրետ ժամկետ՝ հանդիպման ամսաթիվ, տեղեկատվության տրամադրում և այլն։ Ուստի հենց նոր ստացված հեռախոսային հաղորդագրությունը պետք է հնարավորինս արագ ցույց տրվի հասցեատիրոջը: Խորհուրդ ենք տալիս արտացոլել այս խնդիրը գրասենյակային աշխատանքը կարգավորող ձեր տեղական կանոնակարգերում:

Հեռախոսային հաղորդագրություն ստացողը ինքն է որոշում դրա վրա առաջադրանքը կատարելու վերջնաժամկետը, և միայն նա կարող է որոշել՝ հետևե՞լ փաստաթղթում նշված ամսաթվին:

Հեռախոսային հաղորդագրությունների պահպանում

Փաստաթղթերի պահպանումը կարգավորող հիմնական ցուցակները (Ստանդարտների ցանկ արխիվային փաստաթղթեր, առաջացած գործունեության գործընթացում պետական ​​մարմիններ, օրգաններ տեղական իշխանությունՌուսաստանի Դաշնության Մշակույթի նախարարության 2010 թվականի օգոստոսի 25-ի N 558 հրամանով (այսուհետ՝ PTUD) և գիտական, տեխնիկական և արտադրական գործունեության մեջ ստեղծված ստանդարտ արխիվային փաստաթղթերի ցանկով և կազմակերպություններ, որոնք նշում են պահպանման ժամկետները. կազմակերպությունների, նշելով պահպանման ժամկետները, որոնք հաստատվել են Ռուսաստանի Դաշնության Մշակույթի և ԶԼՄ-ների հաղորդակցության նախարարության 2007 թվականի հուլիսի 31-ի թիվ 1182 հրամանով) չեն պարունակում այնպիսի դիրք, ինչպիսին է «հեռախոսը»: Դրանից բխում է, որ նպատակահարմար է լրացված հեռախոսային հաղորդագրությունները ուղարկել ֆայլերում՝ կենտրոնանալով հաղորդագրության թեմայի վրա, այլ ոչ թե փաստաթղթի տեսակի վրա: Այնուամենայնիվ, կազմակերպությունը միշտ կարող է իր ֆայլերի ցանկում ավելացնել «Հեռախոսագրեր» առանձին ֆայլ, և դրանց պահպանման ժամկետը կարող է որոշվել փորձագիտական ​​հանձնաժողովի նիստում:

Ինչ վերաբերում է մուտքային հեռախոսային հաղորդագրությունների գրանցման մատյաններին, ապա PTUD-ն խորհուրդ է տալիս դրանք պահել 3 տարի ժամկետով (հոդված 258):

Որտեղ կարգավորել.

Պատահում է, որ երկու կազմակերպություններ, որոնք սերտորեն շփվում են միմյանց հետ հեռախոսով(օրինակ՝ դիսպետչերական ծառայությունների մակարդակով) բախվում են տեղեկատվության փոխանցման փաստի փաստագրման անհրաժեշտությանը։ Նման դեպքերում նման աշխատանքի կարգը պետք է արտացոլվի համատեղ ստորագրված փաստաթղթում, օրինակ՝ համաձայնագրում կամ. լրացուցիչ համաձայնագիր, փոխգործակցության վերաբերյալ դրույթներ.

Փորձի համար կարող եք դիմել հանրային ծառայություններ, օրինակ, Ռուսաստանի Դաշնության Դաշնային միգրացիոն ծառայություն և Դաշնային ծառայությունՌուսաստանի Դաշնության անվտանգությունը, որը թողարկել է Ռուսաստանի Դաշնային միգրացիոն ծառայության թիվ 40 հրամանը, Ռուսաստանի ԱԴԾ-ի 02.12.2013թ. թիվ 75 «Հեռախոսային հաղորդագրությունների գրանցամատյանի ձևը և ընդունման ձևը հաստատելու և. փոխանցման վկայական»։ Հակառակ այն ընդհանուր կարծիքի, որ հեռախոսային հաղորդագրությունը որպես փաստաթղթի տեսակ արդեն իր օգտակարությունն է անցել, այս պատվերը բավականին «թարմ» է։

Կազմակերպության ներսումՀեռախոսային հաղորդագրություններ ստանալու և ուղարկելու կանոններն արտացոլված են Գրասենյակի կառավարման հրահանգներում: Մեր կարծիքով, նույնիսկ եթե ընկերությունն իր ողջ պատմության ընթացքում ոչ մի հեռախոսային հաղորդագրություն չի ստացել, այն ստանալու և դրա հետ աշխատելու մասին տեղեկատվությունը դեռ պետք է մուտքագրվի տեղական: նորմատիվ ակտ. Հատուկ ուշադրությունՄիևնույն ժամանակ խորհուրդ ենք տալիս ուշադրություն դարձնել հեռախոսային հաղորդագրությունների քննարկման և կատարման ժամկետներին:

Հեռախոսային հաղորդագրությունը, թեև հաճախ չի հանդիպում, բայց ամբողջությամբ չէ մոռացված մեթոդգործառնական տեղեկատվության փոխանցում. Օգտագործե՞լ այն, թե՞ բավարարվել բանավոր հաղորդակցությամբ, և հատկապես կարևոր դեպքերում անհապաղ նամակ ուղարկել ֆաքսով կամ էլ. փոստով, ձեր կազմակերպությունն ինքը պետք է որոշի: Բայց դուք պետք է կարողանաք ստանալ հեռախոսային հաղորդագրություն և ուղղորդել այն աշխատանքի: Հուսով ենք, որ մեր հոդվածը օգնեց ձեզ հասկանալ այս պարզ հարցը:

Ծանոթագրություններ

Collapse Show

Սվերդլովսկու քաղաքացիական գործերով դատական ​​կոլեգիա շրջանային դատարանբաղկացած.

նախագահող Զարուբին V, Յու,

դատավորներ Կոլեսնիկովա Օ.Գ., Ռոմանով Վ.Բ.

2011 թվականի հուլիսի 21-ին բաց դատական ​​նիստում քննարկվել է պատասխանող «Լեսոպրոմիշլեննայա Կոմպանիա...» ՍՊԸ-ի ներկայացուցչի մասնավոր բողոքը: Կուգուշևա Ա.Վ. Նիժնեսերգինսկի շրջանային դատարանի որոշման համար Սվերդլովսկի մարզ 31.05.2011թ.՝ բաց թողնված դատավարական ժամկետը վերականգնելուց հրաժարվելու մասին վճռաբեկ բողոք.

Լսելով դատավոր Բ.Վ.Ռոմանովի զեկույցը՝ դատական ​​կազմը

Տեղադրվել:

Սվերդլովսկի մարզի Նիժնեսերգինսկի շրջանի դատարանի 2011 թվականի ապրիլի 22-ի որոշմամբ Վ.Վ.Կուզմինսի հայցերը, գործելով իրենց շահերից և իրենց շահերից, բավարարվել են մասնակիորեն: . . Կուզմինս Դ.Վ.-ի դուստրերը «Timber Company...» սահմանափակ պատասխանատվությամբ ընկերությանը: բարոյական վնասի հատուցման մասին։

Ամբաստանյալի ներկայացուցիչ Ա.Վ.Կուգուշևի կողմից 20.05.2011թ Դատարանի հիշյալ որոշման դեմ վճռաբեկ բողոք է ուղարկվել դատարան՝ նաև վճռաբեկ բողոք ներկայացնելու դատավարական բաց թողնված ժամկետը վերականգնելու պահանջով։

Սվերդլովսկի մարզի Նիժնեսերգինսկի շրջանի դատարանի 2011 թվականի մայիսի 31-ի վճռով մերժվել է 2011 թվականի ապրիլի 22-ի վճռի դեմ վճռաբեկ բողոք ներկայացնելու բաց թողնված դատավարական ժամկետը վերականգնելու վերոհիշյալ դիմումը։

Ամբաստանյալի ներկայացուցիչ Ա.Վ.Կուգուշևը չհամաձայնեց այս որոշման հետ՝ մասնավոր բողոք ներկայացնելով դատարան, որով խնդրում է վերացնել դատարանի 31.05.2011 թվականի որոշումը և վերականգնել դատարանի 04.04.2011 որոշումը բողոքարկելու ժամկետը։ /22/2011թ., հարգելի պատճառով բաց է թողել ամբաստանյալը՝ դատարանի կողմից պատճառաբանված վճիռը ժամանակին չպատրաստելու պատճառով։ Բացի այդ, նա մատնանշեց բողոքարկվող որոշման անօրինականությունը՝ պայմանավորված այն հանգամանքով, որ պատշաճ ծանուցմամբհայտատու ՍՊԸ Տիմբեր Ինդուստրի Քամփնի...

Դիմումատուն և շահագրգիռ կողմերը չեն ներկայացել դատական ​​կոլեգիայի նիստին։ Գործի նյութերը պարունակում են 07.06.2011թ.-ին նշված անձանց ուղարկված մասնավոր բողոքի քննարկման ժամանակի և վայրի մասին ծանուցում։ Արվեստի 2-րդ մասի համաձայն. 354 Քաղաքացիական դատավարական օրենսգիրքՌուսաստանի Դաշնությունում գործին մասնակցող և գործի քննարկման ժամանակի և վայրի մասին ծանուցված անձանց ձախողումը խոչընդոտ չէ գործի քննության համար: Հաշվի առնելով վերոգրյալը՝ դատական ​​կազմը որոշել է գործը քննել նշված անձանց բացակայությամբ։

Դատական ​​կոլեգիան, ուսումնասիրելով գործի նյութերը և քննարկելով մասնավոր բողոքի փաստարկները, հիմքեր չի գտնում դատարանի որոշումը վերացնելու համար։

Արվեստի համաձայն. Ռուսաստանի Դաշնության Քաղաքացիական դատավարության օրենսգրքի 338-ը վճռաբեկ բողոք կամ ներկայացում կարող է ներկայացվել դատարանի վերջնական ձևով որոշման օրվանից տասն օրվա ընթացքում:

Արվեստի 1-ին մասի համաձայն. Ռուսաստանի Դաշնության Քաղաքացիական դատավարության օրենսգրքի 112-ը այն անձանց, ովքեր բաց են թողել սահմանված դաշնային օրենքդատավարական ժամկետը դատարանի կողմից վավեր ճանաչված պատճառներով, բաց թողնված ժամկետը կարող է վերականգնվել դատարանի կողմից:

1-ին մասի 3-րդ հոդվածի ուժով. Ռուսաստանի Դաշնության Քաղաքացիական դատավարության օրենսգրքի 113-րդ հոդվածը, գործին մասնակցող անձինք, ինչպես նաև վկաները, փորձագետները, մասնագետները և թարգմանիչները ծանուցվում կամ կանչվում են դատարան պատվիրված փոստով` առաքման մասին տեղեկանքով, ծանուցմամբ, հեռախոսով: հաղորդագրություն կամ հեռագիր, ֆաքսով կամ կապի և առաքման այլ միջոցների կիրառմամբ, որոնք ապահովում են դատական ​​ծանուցագրի կամ կանչի ձայնագրումը և դրա առաքումը հասցեատիրոջը: Գործին մասնակցող անձանց պետք է հանձնվեն դատական ​​ծանուցագրեր և ծանուցումներ, որպեսզի այդ անձինք բավարար ժամանակ ունենան գործին նախապատրաստվելու և ժամանակին դատարան ներկայանալու համար։

Գործի նյութերից հետևում է, որ պատասխանող ՍՊԸ-ի ներկայացուցիչ «Լեսոպրոմիշլեննայա Կոմպանիա...» Կուգուշև Ա.Վ. մասնակցել է 22.04.2011թ.-ի դատական ​​նիստին և ներկա է գտնվել 22.04.2011թ. որոշման օպերատիվ մասի հրապարակմանը` բացատրելով այն բողոքարկելու կարգն ու ժամկետները: Պատճառաբանված որոշումը դատարանը կայացրել է 27.04.2011թ. Վճռաբեկ բողոքը, որը պարունակում է նաև վճռաբեկ բողոք ներկայացնելու դատավարական բաց թողնված ժամկետը վերականգնելու պահանջ, դատարանը ստացել է 2011 թվականի մայիսի 25-ին և պատասխանողի ներկայացուցչի կողմից ուղարկվել փոստով՝ էապես բաց թողնելով օրենքով սահմանված ժամկետը. վճռաբեկ բողոքը 20.05.2011թ.

Առկայության ապացույց լավ պատճառներվճռաբեկ բողոք ներկայացնելու բաց թողնված ժամկետը դիմումատուի կողմից չի ներկայացվել դատարան, և, հետևաբար, դատարանն իրավամբ մերժել է բավարարել ամբաստանյալի ներկայացուցիչ Ա.Վ.Կուգուշևի դիմումը:

Դատարանի որոշման անպատրաստ լինելու մասին դիմումատուի փաստարկները ք կանոնադրականվերջնաժամկետ և անդրադարձ 29.04.2011թ հեռախոսազրույց«քարտուղարության» հետ՝ ի պաշտպանություն այս հանգամանքի, ապացուցված չեն, և, հետևաբար, արդարացիորեն մերժվել են դատարանի կողմից: Այս փաստարկները հերքվում են գործի նյութերով, քանի որ որոշման տեքստից բխում է, որ պատճառաբանված որոշումը կայացվել է 27.04.2011թ.

Նաև, բողոքարկվող որոշումը վերացնելու համար հիմք չեն կարող հանդիսանալ վճռաբեկ բողոք ներկայացնելու բաց թողնված դատավարական ժամկետը վերականգնելու մասին դիմումի քննարկման ժամանակի և վայրի ոչ պատշաճ ծանուցման մասին դիմումատուի փաստարկները։ Գործի նյութերում (գործի թերթիկ 154) առկա է «Թիմբեր Ինդուստրի Քամփնի» ՍՊԸ-ի տնօրենի կողմից 26.05.2011թ. և պատշաճ ծանուցում տալով Թիմբեր Ինդուստրի Քամփնի ՍՊԸ-ին... նշված դիմումի քննարկման ժամանակի և վայրի մասին։

Ի տարբերություն մասնավոր գանգատի դիմողի փաստարկների՝ ամբաստանյալը չստացած դատավարությունը չի միակ ձևըդատական ​​ծանուցում. Հեռախոսային հաղորդագրությունը պատշաճ ծանուցման հաստատում է, եթե այն պարունակում է ծանուցման համար անհրաժեշտ բոլոր մանրամասները (տրված է փոխանցող անձի ազգանունը, անունը, հայրանունը, ծանուցման տեքստը, ամսաթիվը և համարը, որից. այս տեղեկությունըփոխանցված, տեղեկատվության ստացողի տվյալները՝ ազգանունը, անունը, հայրանունը, ամսաթիվը, ժամը, հեռախոսահամարը, որին փոխանցվել է ծանուցումը):

Ինչպես երևում է գործի նյութերում առկա 26.05.2011թ. հեռախոսային հաղորդագրությունից, այն համապատասխանում է դատական ​​ծանուցագրի ձևի պահանջներին և, հետևաբար, Թիմբեր Քամփնի ՍՊԸ-ի տնօրենի կողմից ստացվել... մայիսի 31-ին դատական ​​նշանակման պատշաճ ծանուցում է դատական ​​նիստքննարկել վճռաբեկ բողոք ներկայացնելու բաց թողնված դատավարական ժամկետը վերականգնելու մասին դիմումը։

Նման պայմաններում մասնավոր բողոքի փաստարկների հիման վրա օրինական և հիմնավորված դատական ​​վճիռը չեղարկելու հիմքեր չկան։

Ելնելով վերոգրյալից՝ առաջնորդվելով արվեստ. 373, պարբ. 2 ճ.գ. 374 Ռուսաստանի Դաշնության Քաղաքացիական դատավարության օրենսգիրք, դատական ​​կոլեգիա

Հեռախոսային հաղորդագրության տրամադրման կարգը.

Ներածություն

Հաստատություններում, կազմակերպություններում և ձեռնարկություններում (այսուհետ՝ կազմակերպություններ) գրասենյակային աշխատանքը, որպես կանոն, իրականացնում է հատուկ կառուցվածքային ստորաբաժանումը (կամ գրասենյակային աշխատանքի համար նշանակված անձը), որին վերապահված է կառավարման փաստաթղթային ապահովման գործառույթները: Փաստաթղթերի հետ աշխատանքը բարելավելու համար ապահովեք Բարձրորակդրանց նախապատրաստումը և կատարման նկատմամբ հսկողությունը մշակվում և հաստատվում են կազմակերպության ղեկավարի հրամանով, գրասենյակային աշխատանքների ցուցումներով (այսուհետ՝ հրահանգներ), ինչպես նաև գրասենյակային աշխատանքի համար պատասխանատու անձանց աշխատանքային պարտականություններով:
Հրահանգը մշակվում է գրասենյակային աշխատանքի վերաբերյալ ընթացիկ կարգավորող փաստաթղթերին համապատասխան և սահմանում է դրա կառավարման կարգը, ներառյալ բոլոր աշխատողների համար պարտադիր հիմնական կանոնները, հաշվառումը, պատրաստումը, գրանցումը, վերարտադրումը (կրկնօրինակումը), կատարման, պահպանման և օգտագործման նկատմամբ վերահսկողությունը: փաստաթղթերի։
IN այս շարադրանքըսուբյեկտը հեռախոսային հաղորդագրությունն է, օբյեկտը գրասենյակային աշխատանքում դրա օգտագործման ձևն է, գործնականում դատական ​​կատարողական գործունեության մեջ դրա օգտագործման օրինականությունը:

Հեռախոսային հաղորդագրության հայեցակարգը. Հեռախոսային հաղորդագրություններ.

Հեռախոսային հաղորդագրությունը տարբեր բովանդակությամբ փաստաթղթերի ընդհանրացված անվանում է, որը հատկացվում է առանձին կատեգորիայի՝ կապված դրա հետ հատուկ ձևովտեքստի փոխանցում.
Սովորաբար հեռախոսային հաղորդագրություններն ընդունվում են հանդիպումների, նիստերի, հավաքների և այլ դեպքերի մասին հրատապ ծանուցումների համար, երբ փոխանցված հաղորդագրությունը պետք է փաստաթղթավորվի: Հեռախոսային հաղորդագրություններն օգտագործվում են տեղական հեռախոսային հաղորդակցությունների տիրույթում:
Հեռախոսային հաղորդագրությունը գործառնական հարցերի վերաբերյալ փաստաթուղթ է, որը փոխանցվում է հեռախոսով և ձայնագրվում ստացողի կողմից: Հեռախոսային հաղորդագրությունները կազմվում են հատուկ մշակված ձևաթղթերի կամ A5 թղթի վրա:
Ցանկալի է ունենալ հեռախոսային հաղորդագրությունների ձևաթղթեր, եթե կազմակերպությունում այդ փաստաթղթերը մեծ են: Թույլատրվում է հեռախոսային հաղորդագրություններ կազմել դատարկ թերթիկների վրա: Հեռախոսային հաղորդագրությունը կազմվում է մեկ օրինակով: Հեռախոսային հաղորդագրության մանրամասները հետևյալն են՝ փաստաթղթի հեղինակի անվանումը, պաշտոնը, հեռախոսային հաղորդագրությունը փոխանցած աշխատողի ազգանունը, նրա հեռախոսահամարը, ստացող կազմակերպության անվանումը, այն աշխատողի պաշտոնը և ազգանունը. ստացել է հեռախոսային հաղորդագրությունը, իր հեռախոսահամարը, հեռախոսային հաղորդագրության ամսաթիվը և համարը, տեքստը (50 բառից ոչ ավելի), փաստաթուղթը ստորագրած անձի պաշտոնի անունը, նրա անձնական ստորագրությունը, ազգանունը և սկզբնատառերը:
Հեռախոսային հաղորդագրությունների լրացման օրինակներ.

«Օպտիմա» ՍՊԸ
խանութների ցանց

Հեռախոսային հաղորդագրություն
Ուղարկված - քարտուղար Ստացվեց - քարտուղար
T.V. Պետրովա. Շիլովա Ա.Պ.
T. 53-53-53. 12ժ.30ր.

15.01.14 թիվ 15.

16.01.2014թ Ժամը 14.30-ին տեղի կունենա հանդիպում՝ նվիրված հաճախորդների բողոքների հետ աշխատելուն։ Հանդիպմանը հրավիրված են հաճախորդների սպասարկման գծով խանութների մենեջերի տեղակալները:

Բաժնի պետ

Ա.Ի. Իվանովը։

Հեռախոսային հաղորդագրություններ կազմելիս պետք է հետևել հետևյալ առաջարկություններին.
Տեքստը չպետք է պարունակի բարդ տրամաբանական արտահայտություններ, դժվար արտասանվող հազվադեպ բառեր, տեղեկատվությունը պետք է լինի հակիրճ և հրատապ:
Հեռախոսային հաղորդագրություն փոխանցելիս անհրաժեշտ է ստուգել ձայնագրության ճիշտությունը՝ վերընթերցելով այն, այն բառերը, որոնք դժվար է ընկալվում ականջով, պետք է փոխանցվեն՝ տրոհված տառերով։
Եթե ​​հեռախոսային հաղորդագրություն է ուղարկվում մի քանի հասցեներով, ապա դրա համար կազմվում է փոստային ցուցակ՝ հեռախոսահամարներով։
Հեռախոսային հաղորդագրություն ստացած աշխատակիցը պարտավոր է այն ծանոթացնել բոլոր այն պաշտոնատար անձանց, որոնց նախատեսված է եղել ստացված տեղեկատվությունը:

Օգտագործելով հեռախոսային հաղորդագրություններ դատավարություն
Դատավարությանը մասնակցող անձանց հեռախոսով ծանուցումը նախատեսված է բոլոր դատավարական օրենսգրքերով (Ռուսաստանի Դաշնության Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ օրենսգրքի 25.15-րդ հոդված, Ռուսաստանի Դաշնության արբիտրաժային դատավարության օրենսգրքի 121-րդ հոդված և քաղաքացիական դատավարության օրենսգրքի 113-րդ հոդված): Ռուսաստանի Դաշնության), բացառությամբ Ռուսաստանի Դաշնության քրեական դատավարության օրենսգրքի: Կան հեռախոսային հաղորդագրությունների գրանցման կանոններ.
Ընթացակարգային ծածկագրերը հեռախոսային հաղորդագրությունների համար հատուկ պահանջներ չեն պարունակում: Մաս 1 արվեստ. 25.15 Ռուսաստանի Դաշնության Վարչական իրավախախտումների օրենսգիրք և Արվեստի 1-ին մաս: Ռուսաստանի Դաշնության Քաղաքացիական դատավարության օրենսգրքի 113-ը այն դասակարգում է որպես կապի և առաքման այլ միջոցներ, որոնք ապահովում են ծանուցման կամ զանգի ձայնագրումը և դրա առաքումը հասցեատիրոջը: Արվեստի 3-րդ մասի համաձայն. APC-ի 121, հեռախոսային հաղորդագրությունը, ինչպես նաև հեռագիրը, էլեկտրոնային փոստը, ֆաքսը կամ կապի այլ միջոցները օգտագործվում են հրատապ դեպքերում արբիտրաժային գործընթացի մասնակիցներին զանգահարելու կամ ծանուցելու համար:
Հեռախոսային հաղորդագրությունների թողարկման կանոնները ներկայացված են առանձին գերատեսչական կանոնակարգերում և խորհրդատվական փաստաթղթերում: Այսպիսով, ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003-ը ընդհանրապես չի նշում հեռախոսային հաղորդագրությունները: Այնուամենայնիվ, դրա իրականացման մեթոդական առաջարկություններում հաստատվել է. Ռոսարխիվ (առանց ամսաթվի, հրապարակված չէ), կա համապատասխան բաժին, հետաքրքիր թեմաոր, ըստ Ռոսարխովի տրամաբանության, այս տեսակի ծանուցման ստացողը կարող է լինել միայն կազմակերպություն (պաշտոնյա): Օրինակ՝ նշվում է, որ հեռախոսային հաղորդագրության տեքստը ձայնագրվում է (տպվում) ստացողի կողմից, և ստացված հեռախոսային հաղորդագրության իրավական ուժը որոշվում է.

ելքային գրանցման համարը;
պաշտոնը, լրիվ անվանումը և ուղարկողի ստորագրությունը.
պաշտոնը, լրիվ անվանումը և գրանցման մատյանում հեռախոսային հաղորդագրություն ստացած անձի ստորագրությունը.
ստացված հեռախոսային հաղորդագրության մուտքային գրանցման համարը.

Այս դրույթները վերարտադրվում են գրեթե բառացի, թեև որոշ տեխնիկական պարզաբանումներով, ներքին գերատեսչական կանոնակարգով: Ռուսաստանի Դաշնային միգրացիոն ծառայության համակարգում գրասենյակային աշխատանքի հրահանգները սահմանափակում են հեռախոսային հաղորդագրության տեքստի չափը՝ թույլ տալով օգտագործել ոչ ավելի, քան 50 բառ: Մաքսային մարմիններում գրասենյակային աշխատանքի և արխիվային աշխատանքի ստանդարտ հրահանգները պահանջում են փոխանցված հեռախոսային հաղորդագրությունների մուտքագրում ժամանակագրական կարգըառանձին հարցի մեջ. Ռուսաստանի Դաշնության Քննչական կոմիտեի գրասենյակի կառավարման ցուցումներում մի շարք հատուկ պարզաբանումներ կան։ Օրինակ՝ հեռախոսային հաղորդագրություն ստացողների շրջանակը սահմանափակվում է Կոմիտեի պաշտոնատար անձանցով, բառերի թիվը կրճատվում է մինչև 30, տրվում է «հրատապ» նշանը և այլն։ Հեռախոսային հաղորդագրությունների պաշտոնական բնույթն ուղղակիորեն նշված է Ռուսաստանի FSSP-ի հրահանգներում:
Ամենալաքոններից մեկը դատախազության ցուցումն է. Մանրամասներին ներկայացվող պահանջները չափազանց պարզ են՝ փոխանցման ամսաթիվը և ժամը, այն ընդունողի և փոխանցողի անունը։

Դատավարությանը մասնակցող անձանց ծանուցում հեռախոսային հաղորդագրության միջոցով
Գրասենյակային աշխատանքի ցուցումներ արբիտրաժային դատարաններՌուսաստանի Դաշնությունը նախատեսում է դատարանի նախագահի քարտուղարությունում նախագահի և նրա տեղակալների անունով ստացված հեռախոսային հաղորդագրությունների ընդունման և փոխանցման մատյան, ինչպես նաև մուտքային հեռախոսային հաղորդագրությունների մշակման որոշ կանոններ: Այս տեսակի ծանուցման հետ կապված այլ կանոններ չկան, այդ թվում՝ դատական ​​գործընթացի մասնակիցների հետ կապված: Հեռախոսային հաղորդագրությունների մասին ՌԴ Գերագույն դատարանի հանձնարարականները լռում են.
Շրջանային դատարանում դատական ​​փաստաթղթերի կառավարման հրահանգները նախատեսում են քրեական դատավարության մասնակիցներին հեռախոսով զանգահարել: Դիզայնին ներկայացվող պահանջները, ինչպես նաև այս տեսակի ծանուցումների օգտագործման այլ տարբերակներ չեն հաստատվել:
Ֆեդերացիայի հիմնադիր սուբյեկտներում խաղաղության դատավորների համար մշակված հազվագյուտ հրահանգները կարգավորում են հեռախոսային հաղորդագրությունների պատրաստումը, ընդունումը և ուղարկումը:
Դատական ​​պրակտիկան ցույց է տալիս, որ դատարանի կողմից ֆիզիկական անձանց հեռախոսային հաղորդագրությունների փոխանցումը համատարած է։ Այս հանգամանքը, ի թիվս այլոց, հաճախ օգտագործվում է դատարանների որոշումների դեմ բողոքներ ներկայացնելիս. քաղաքացիները պնդում են, որ ծանուցումներ չեն ստացել, վկայակոչում են դրանց ոչ ճիշտ կատարումը կամ կասկածի տակ են դնում նման ծանուցումների օրինականությունը։
Բարձրագույն դատարանները, իհարկե, միշտ ճանաչում են հեռախոսային հաղորդագրության օրինականությունը որպես ծանուցման մեթոդ՝ միաժամանակ ուշադրություն դարձնելով նման ծանուցման կատարմանը և ծանուցվածների վարքագծին։
Հեռախոսային հաղորդագրությունների ստացման հաստատումը պահանջվում է մի շարք դեպքերում, քանի որ յուրաքանչյուր կոնկրետ դեպքում հեռախոսային հաղորդագրության թույլատրելիության հարցը միշտ որոշվում է դատարանի հայեցողությամբ՝ հղում կատարելով կիրառելի դատավարական օրենսգրքին և ոչ թե ցուցումներին: Գրասենյակային աշխատանք. Սա վերաբերում է նաև տեխնիկական սխալներին, որոնք չեն ազդում գործի ելքի վրա։ Հիմնական խնդիրը մնում է հասցեատիրոջ կողմից ծանուցումը ստանալու հաստատումը, հատկապես այն անհատը, որը գրանցման մատյան չի վարում, գրավոր չի գրանցում և չի ներկայացնում ստացված հաղորդագրությունները:
Այս խնդիրը լուծելիս դատավորները փորձում են հաշվի առնել հեռախոսային հաղորդագրություն ստանալու փաստի ցանկացած անուղղակի ապացույց, օրինակ՝ ծանուցումը ստացողի կողմից չհերքելը կամ հերքելը. համաձայնություն կոռեկտության հետ հեռախոսահամարնշված է հեռախոսային հաղորդագրության մեջ; խոսակցությունների մանրամասների տպում բջջային հեռախոսով; նույն ձևով ծանուցված այլ մասնակիցների ժողովին ներկա լինելը և այլն։
Դատարանի անձեռնմխելիությունը, որը պաշտոնապես կատարել է հեռախոսային հաղորդագրություն կազմելու և ուղարկելու պահանջները, բայց չունի դրա ստացման օբյեկտիվ ապացույցներ, կարող է կասկածներ առաջացնել, հատկապես այն իրավիճակում, երբ ընդունող կողմը հայտարարում է, որ ունի. չի ստացել հեռախոսային հաղորդագրություն. Ցավոք, իրավիճակը բացառապես դատարանի իրավասության վրա է: Մեզ հայտնի դեպքերում դա միշտ լուծվում էր նրա օգտին, թեև ավելի հիմնավոր հենարան կարող էր լինել հաղորդագրությունների ուղարկման և ստացման ձայնագրման լավ մտածված մեխանիզմը։ Բայց, ավաղ, նման մեխանիզմ դեռ չկա։
Հեռախոսային հաղորդագրությունը հաճախ միակ միջոցն է՝ տեղեկատվությունը գործի մեջ ներգրավված անձի ուշադրությանը հասցնելու համար: Պետք է ընդունել, որ իրավական և կազմակերպչական տեսանկյունից այս տեսակի ծանուցումը դեռ հեռու է կատարյալ լինելուց։ Բայց ելք կա.
Հեռախոսային հաղորդագրության ձայնագրման ամենահուսալի և թափանցիկ միջոցը, օբյեկտիվորեն հաստատելով դրա ստացումը, կլինի հեռախոսի հիշողության մեջ խոսակցության ձայնագրությունը: Այս գործառույթն այժմ իրականացվում է բազմաթիվ շարժական և ստացիոնար մոդելներում:
Պատճենեք կամ ուղղակիորեն պահպանեք ստացված ֆայլը HDDՀամակարգչից օգտվելը նույնպես բարդ կամ թանկ խնդիր չէ: Հետագայում նպատակահարմար կլինի այս եղանակով ստացված բոլոր հեռախոսային հաղորդագրությունները տեղադրել հատուկ դատական ​​սերվերում՝ ընդհանուր (կամ սահմանափակ) դիտման համար։
Այսպիսով, խնդիրը լիովին լուծելի է, գլխավորը ժամանակին համընթաց քայլելն է։

Եզրակացություն

Գրասենյակային աշխատանքների կազմակերպման պատասխանատվություն, փաստաթղթերի հետ աշխատելու սահմանված կանոնների և ընթացակարգերի պահպանում կառուցվածքային ստորաբաժանումներվստահված է կազմակերպության կամ ձեռնարկության ղեկավարին. Կազմակերպության կամ ձեռնարկության գործունեությունը աջակցվում է փոխկապակցված կառավարման փաստաթղթերի համակարգով: Նրա կազմը որոշվում է իրավասությամբ, հարցերի լուծման կարգով, բարձրագույն կազմակերպությունների հետ այս կազմակերպության հարաբերությունների ծավալով և բնույթով, օրենսդրական և գործադիր իշխանություն, ենթակա և երրորդ կողմի կազմակերպությունների հետ, ֆիզիկական անձանց հետ։
Ուղղակի գրասենյակային աշխատանքն իրականացվում է այն պաշտոնյաների կողմից, ովքեր պատասխանատու են ձեռնարկությունում գրասենյակային աշխատանքի, հաշվառման և փաստաթղթերի անվտանգության համար:
Փաստաթղթերով աշխատում են բացարձակապես բոլոր կազմակերպությունները և մեծ թվով անհատներ։
Գրեթե յուրաքանչյուր կազմակերպություն խնդիրներ ունի գրասենյակային աշխատանքում, նույնիսկ եթե խոսքը ավտոմատացման մասին չէ՝ փաստաթղթերը կորել են, չեն վերահսկվում և այլն։
Վերոնշյալ բոլորից մենք կարող ենք եզրակացնել, որ հեռախոսային հաղորդագրությունը գործառնական տեղեկատվություն պարունակող փաստաթուղթ է, որը փոխանցվում է բանավոր հեռախոսային կապուղիներով: Ստացողը ձեռքով գրում է ստացված հաղորդագրությունը:
Հեռախոսային հաղորդագրության պարտադիր տվյալներն են՝ ուղարկողի և հասցեատիրոջ հիմնարկների անվանումները. «ից» և «մինչև» մանրամասները՝ պաշտոնատար անձանց պաշտոնը, ազգանունը, անունը և հայրանունը. փոխանցման և ընդունման համարը, ամսաթիվը և ժամը. հեռախոսային հաղորդագրություն; հեռախոսային հաղորդագրությունը փոխանցած և ստացած անձի պաշտոնը և ազգանունը. հեռախոսահամարներ; տեքստ և ստորագրություն:
Հեռախոսային հաղորդագրությունը պետք է ունենա վերնագիր, այն կազմված է ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003-ի համաձայն, ինչ վերաբերում է գործնական նամակին, այսինքն՝ արտահայտված է. նախադրյալ դեպք«մասին» կամ «մասին» նախադասությամբ։ Օրինակ՝ «Խորհրդի նիստերի ժամանակի փոփոխության մասին», «Սեմինարի մասնակիցների ժամանման մասին»։
Հեռախոսային հաղորդագրությունները գրվում են, ինչպես հեռագրերը, հակիրճ, հստակ, պարզ նախադասություններով։ Հեռախոսային հաղորդագրության առաջին մասում նշվում են հեռախոսային հաղորդագրությունը դրդող փաստերը, երկրորդում՝ կատարված գործողությունները։ Հեռախոսային հաղորդագրությունները ներկայացված են առաջին դեմքով։ Հեռախոսային հաղորդագրության տևողությունը չպետք է գերազանցի 50 բառը:
Ցանկալի է, որ կազմակերպությունն ունենա մուտքային և ելքային հեռախոսային հաղորդագրությունների հատուկ ձևաթղթեր:
Հեռախոսային հաղորդագրությունները կարող են օգտագործվել դատական ​​գործընթացի մասնակիցներին արագ ծանուցելու համար:
Համաձայն Ռուսաստանի Դաշնության Գերագույն դատարանի 2005 թվականի մարտի 24-ի թիվ 5 որոշման 6-րդ կետում պարունակվող բացատրության «Որոշ հարցերի վերաբերյալ, որոնք ծագում են դատարանների համար Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ Ռուսաստանի Դաշնության օրենսգիրքը կիրառելիս. Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ գործերը քննելու համար Ռուսաստանի Դաշնության Վարչական իրավախախտումների օրենսգրքի 29.6-րդ հոդվածով սահմանված ժամկետները պահպանելու համար դատավորը պետք է միջոցներ ձեռնարկի գործին ներգրավված անձանց արագ ծանուցելու ժամանակի և ժամանակի մասին: գործի քննության վայրը. Քանի որ Ռուսաստանի Դաշնության Վարչական իրավախախտումների մասին օրենսգիրքը նման ծանուցման հետ կապված որևէ սահմանափակում չի պարունակում, կախված գործի հատուկ հանգամանքներից, այն կարող է իրականացվել ցանկացած հասանելի հաղորդակցության միջոցով, որը հնարավորություն է տալիս վերահսկել տեղեկատվության ստացումը: այն անձի կողմից, ում ուղարկվել է ծանուցագիր, հեռագիր, հեռախոսային հաղորդագրություն, ֆաքս և այլն։

գրականություն

Վեսելով Պ.Վ. Արդյունաբերության մեջ ժամանակակից բիզնես գրելը. Մ., 2004։

ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003. «Փաստաթղթավորման միասնական համակարգեր. Կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի միասնական համակարգ, Փաստաթղթերի պատրաստման պահանջներ»: Ռուսաստանի պետական ​​ստանդարտի 2003 թվականի մարտի 3-ի թիվ 65-Արտ.

Ի. Իվանովի հոդված՝ «Դատավարությանը մասնակցող անձանց ծանուցում հեռախոսային հաղորդագրությամբ» ht tp://juristmoscow.ru/ arbitrazhnyjj-protsess/9633/

Կիրսանովա Մ.Վ. Ժամանակակից գրասենյակային աշխատանք. Դասագիրք. Օգուտ. – Մ.՝ INFRA-M; Նովոսիբիրսկ. Սիբիրյան համաձայնագիր 2008 թ.

Կիրսանովա Մ.Վ., Ակսենով Յու.Վ. Գրասենյակային կառավարման դասընթաց. փաստաթղթային աջակցություն կառավարման համար. Պրոց. Օգուտ. – Մ.՝ INFRA-M; Նովոսիբիրսկ. Սիբիրյան համաձայնագիր 2008 թ.

և այլն .................

Հեռախոսային հաղորդագրություն- տարբեր բովանդակությամբ փաստաթղթերի ընդհանրացված անվանում, որը հատկացվում է առանձին կատեգորիայի՝ կապված տեքստի փոխանցման հատուկ մեթոդի հետ (հեռախոսային կապուղիներով բանավոր փոխանցված և ձեռքով գրված):

Սովորաբար հեռախոսային հաղորդագրություններն օգտագործվում են հանդիպումների, հանդիպումների, անսպասելի իրադարձությունների, նախկինում ծրագրված միջոցառումների չեղարկման և այլնի մասին հրատապ ծանուցումների համար: դեպքեր, երբ փոխանցված հաղորդագրությունը պետք է փաստաթղթավորվի: Հեռախոսային հաղորդագրություններն օգտագործվում են տեղական հեռախոսային հաղորդակցությունների տիրույթում:

Մուտքային հեռախոսային հաղորդագրության օրինակ

Ցանկալի է ունենալ հեռախոսային հաղորդագրությունների ձևաթղթեր միայն այն դեպքում, եթե դրանց թիվը մեծ է (տարեկան 200-ից ավելի): Թույլատրվում է հեռախոսային հաղորդագրություններ կազմել դատարկ թերթիկների վրա: Հեռախոսային հաղորդագրությունը կազմվում է մեկ օրինակով: Հեռախոսային հաղորդագրության մանրամասները` հաստատության անվանումը` փաստաթղթի հեղինակը, հեռախոսային հաղորդագրությունը փոխանցած աշխատողի պաշտոնը, ազգանունը, նրա հեռախոսահամարը, ստացող կազմակերպության անվանումը, հեռախոսային հաղորդագրություն ստացած աշխատողի պաշտոնը և ազգանունը. , նրա հեռախոսահամարը, հեռախոսային հաղորդագրության ամսաթիվը և համարը, տեքստը (50 բառից ոչ ավելի), փաստաթուղթը ստորագրած անձի պաշտոնի անվանումը, նրա անձնական ստորագրությունը, ազգանունը և սկզբնատառերը: Այսպիսով, հեռախոսային հաղորդագրություններ կազմելիս օգտագործվում են այնպիսի կոնկրետ մանրամասներ, ինչպիսիք են փոխանցման (ընդունման) ամսաթիվը և ժամը. հեռախոսային հաղորդագրություն փոխանցած (ստացած) պաշտոնատար անձանց պաշտոնի և ազգանվան նշում, հեռախոսային հաղորդագրություն փոխանցող (ստացող) կազմակերպությունների հեռախոսահամարներ.

Հեռախոսային հաղորդագրություններ կազմելիս պետք է հետևել հետևյալ առաջարկություններինտեքստը չպետք է պարունակի բարդ տրամաբանական արտահայտություններ, դժվար արտասանվող և հազվադեպ արտասանվող բառեր. տեղեկատվությունը պետք է լինի հակիրճ և հրատապ (տե՛ս Նկար 3.11):

Հեռախոսային հաղորդագրություն փոխանցելիս անհրաժեշտ է ստուգել ձայնագրության ճիշտությունը՝ վերընթերցելով այն; բառերը, որոնք վատ են ընկալվում ականջով, պետք է փոխանցվեն դրանք տառերով բաժանելով: Եթե ​​հեռախոսային հաղորդագրություն է ուղարկվում մի քանի հասցեներով, ապա դրա համար կազմվում է փոստային ցուցակ՝ հեռախոսահամարներով։

Հեռախոսային հաղորդագրություն ստացած աշխատակիցը պարտավոր է ծանոթացնել բոլոր այն պաշտոնատար անձանց, որոնց նախատեսված է եղել ստացված տեղեկատվությունը դրա բովանդակությանը:

Ժամանակակից տեխնոլոգիաները հնարավորություն են տալիս արագ և արդյունավետ կերպով փոխանցել ցանկացած տեղեկատվություն, ուստի հեռախոսային հաղորդագրությունը ամենաշատը չէ ժողովրդական տեսակետհաղորդագրություններ. Այնուամենայնիվ, տեղեկացման այս մեթոդը դեռևս արդիական է։ Ո՞րն է հեռախոսային հաղորդագրության նպատակը: Ինչպե՞ս ճիշտ ստանալ և մշակել նման հեռախոսային հաղորդագրություն:

Ինչ է դա?

Ի՞նչ է հեռախոսային հաղորդագրությունը: Սա հեռախոսով ծառայության հաղորդագրություն արագ փոխանցելու միջոց է: Ինչպե՞ս է տեղեկատվության այս մեթոդը տարբերվում պարզից: հեռախոսազանգ? Առաջին հերթին ընդունելությունն ու տեղափոխումը, ինչպես նաև հետագա պահպանումը պետք է պատշաճ ձևակերպված և գրանցված լինեն: Միայն այս դեպքում հաղորդագրությունը կարող է համարվել հեռախոսային հաղորդագրություն և իրավական ուժ ունենալ։

Տեղեկատվությունը, որը կարող է պարունակել հեռախոսային հաղորդագրությունը, ծանուցում է, գործնական հաղորդագրություն կամ ղեկավարության (ավելի բարձր կազմակերպության) պատվեր: Այս կերպ ծանուցման հնարավորությունը ամրագրված է ոչ միայն ձեռնարկության փաստաթղթերի հոսքի կանոններով (հրահանգներով), այլև օրենսդրական ակտերիրավական դատավարության ընթացակարգը կարգավորող (APC և Ռուսաստանի Դաշնության Քաղաքացիական դատավարության օրենսգիրք): Այսպիսով, հեռախոսային հաղորդագրությունը պարզապես զրույց չէ, այլ պաշտոնական տեղեկատվության փոխանցման կարճ և չափազանց մատչելի ձև:

Ի՞նչ տեղեկատվություն կարելի է փոխանցել հեռախոսային հաղորդագրության միջոցով:

Որպես կանոն, ընդունված է հեռախոսային հաղորդագրության միջոցով փոխանցել տեղեկատվություն և հարցումներ, որոնք անհրաժեշտ են արտադրության խնդիրները արագ լուծելու և աշխատանքային գործընթացը կազմակերպելու համար.

• Տեղեկություններ հանդիպման, չեղարկման, միջոցառման ժամի և ամսաթվի հետաձգման մասին: Այս կատեգորիան ներառում է դատավարական կանոններով նախատեսված դատական ​​նիստի վայրի և ժամանակի մասին ծանուցում:
• Անհետաձգելի տեղեկատվության տրամադրման հարցումներ, հաշվետվություններ և այլն:
• Միջոցառումների հրավերներ՝ հանդիպումներ, կոնֆերանսներ, մեթոդական միավորումներ և այլն:

• Կազմակերպության ներկայացուցիչներին գործուղումների և դաշտային աշխատանքների պատվիրակման հարցումներ և առաջարկություններ.
• Համառոտ հաշվետվություններ, հետազոտությունների արդյունքներ, հարցումներ և այլն:

Ինչպե՞ս ուղարկել հեռախոսային հաղորդագրություն:

Ինչպե՞ս ճիշտ ծանուցում ուղարկել հեռախոսային հաղորդագրության միջոցով: Այս եղանակով տեղեկատվության պատրաստումն ու փոխանցումը ներառում է հետևյալ քայլերը.

• Նախագծի պատրաստում. Ձեզ անհրաժեշտ կլինի ապագա հեռախոսային հաղորդագրության տեքստը կազմել: Այն պետք է գրված լինի մատչելի, հակիրճ լեզվով՝ խուսափելով բարդ, ժարգոնային կամ ակնհայտորեն ընդհանուր լեզվից խոսքի օրինաչափություններ, երկիմաստություններ, դժվար արտասանվող դարձվածքներ։ Տեքստի ծավալը չպետք է պարունակի 50 բառից ավելի: Անհրաժեշտության դեպքում հեռախոսային հաղորդագրությունը համաձայնեցվում է այն անձի հետ, ում անունից տեղեկատվությունը փոխանցվում է:
• Հեռախոսային հաղորդագրությունը տրվում է կազմակերպությունում սահմանված փաստաթղթերի հոսքի կանոններին համապատասխան՝ թղթի վրա՝ ամսաթվի և հերթական անհատական ​​համարի նշանակմամբ: Այն անձը, ում անունից ուղարկվում է հաղորդագրությունը, պետք է կարդա և ստորագրի հեռախոսային հաղորդագրությունը։
• Այն իրավիճակում, երբ հաղորդագրություն է ուղարկվում մի քանի բաժանորդների, բացի հեռախոսային հաղորդագրությունից, կազմվում է կցված ցուցակ՝ նշելով յուրաքանչյուր կազմակերպության անվանումը և հեռախոսահամարը:

• Հեռախոսային հաղորդագրությունը գրանցվում է հատուկ ամսագրում (եթե այն պահպանվում է կազմակերպությունում) կամ ելքային նամակագրության մեջ:
• Հեռախոսային հաղորդագրություն ուղարկելը. զանգահարեք բաժանորդին, խնդրեք ընդունել հեռախոսային հաղորդագրությունը, տրամադրեք ձեր լրիվ անունը: և ձեր պաշտոնը և այն անձը, ում անունից տեղեկատվությունը փոխանցվում է, ձեր հեռախոսահամարը:
• Հեռախոսային հաղորդագրության տեքստը թելադրեք պարզ և ընթեռնելի: Խնդրեք բաժանորդին վերընթերցել այն, ինչ արձանագրվել է փոխանցման ժամանակ սխալներից խուսափելու համար:
• Պարզեք և գրեք մուտքային համարը, որով գրանցված է հեռախոսային հաղորդագրությունը բաժանորդի կազմակերպությունում:

Ինչպե՞ս ընդունել:

Ինչպե՞ս է ստացվում հեռախոսային հաղորդագրությունը: Այս գործընթացը ներառում է հաղորդագրության բառացի ձայնագրում, հետագա կատարում և գրանցում կազմակերպությունում գործող կանոններին համապատասխան, ինչպես նաև ստացված հաղորդագրության արագ փոխանցումը աշխատանքի:

• Հեռախոսային հաղորդագրություն ընդունելու համար հեռախոսով խնդրանք ստանալով, նախ և առաջ ձեզ հարկավոր է սևագիր կազմել, այսինքն բառ առ բառ, առանց փոփոխությունների, գրել կամ մուտքագրել փոխանցված տեքստը համակարգչում:
• Ստուգեք ձայնագրված հաղորդագրության ճշգրտությունը, այսինքն՝ նորից կարդացեք տեքստը հեռախոսային հաղորդագրությունը փոխանցող աշխատակցին։
• Զանգահարողից պարզեք լրիվ անունը, այն անձի պաշտոնը, ում անունից ուղարկվում է հաղորդագրությունը, ելքային համարը, որով գրանցված է հեռախոսային հաղորդագրությունը և տեղեկություն փոխանցող աշխատակցի մասին տեղեկությունները (պաշտոնը և լրիվ անվանումը):
• Նշեք ստացող կազմակերպությունում մուտքային համարը, որով գրանցված է հեռախոսային հաղորդագրությունը, ինչպես նաև պաշտոնը և լրիվ անվանումը: աշխատակից, ով ստացել է հեռախոսային հաղորդագրությունը.
• Դրանից հետո անհրաժեշտ է ձևակերպել փաստաթղթի տեսքով ստացված տեղեկատվությունը և գրանցել այն (հեռախոսային հաղորդագրության օրինակ տրված է ստորև):

Դիզայնի ընդհանուր պահանջներ

Ներկայումս կան միայն առաջարկություններ հեռախոսային հաղորդագրություն թողարկելու վերաբերյալ, հետևաբար հեռախոսային հաղորդագրություն ուղարկելու և ստանալու կանոնները սահմանվում են կազմակերպության կողմից ընդունված գրասենյակի կառավարման հրահանգներով: Կան ընդհանուր պահանջներ, որոնց համաձայն պետք է կազմվի հեռախոսային հաղորդագրություն.

• Ստացված հաղորդագրությունը կազմվում է կա՛մ առանձին դատարկ թերթիկի վրա, կա՛մ կազմակերպության կողմից հաստատված հատուկ ձևաթղթի վրա: Թույլատրվում է ստացող կազմակերպությունում ունենալ հրահանգներով հաստատված «Հեռախոսային հաղորդագրությունների ընդունման մատյան», որը պարունակում է բաժիններ՝ այս տեսակի տեղեկատվության բոլոր անհրաժեշտ մանրամասները գրանցելու համար: Հեռախոսային հաղորդագրությունն ինքնին ուղղակիորեն մուտքագրվում է ամսագիր, որի նմուշը կարելի է տեսնել հոդվածում, և լրացուցիչ գրանցում ձևաթղթի տեսքով չի պահանջվում:
• Փաստաթղթի իրավական ուժը հաստատվում է պահանջվող մանրամասներով՝ մուտքային և ելքային գրանցման համարներ, հեռախոսային հաղորդագրություն փոխանցած և այն ընդունած անձի մասին տեղեկությունները (պաշտոնը, լրիվ անվանումը, անձնական ստորագրությունը): Բացի այդ, դուք պետք է նշեք կազմակերպության անվանումը, որտեղից ուղարկվել է հեռախոսային հաղորդագրությունը և ստացման ամսաթիվը:
• Ձևաթղթում կարելի է նշել նաև տեղեկատվության ստացման կոնկրետ ժամանակը:
• Հեռախոսային հաղորդագրության ամսաթիվը այն օրն է, երբ հաղորդագրությունը ստացվել է բաժանորդի կողմից (եթե այլ բան հաստատված չէ կազմակերպության գրասենյակի կառավարման հրահանգներով):

Ո՞վ պետք է ստորագրի.

Որպես կանոն, հեռախոսային հաղորդագրությունը կազմվում է մեկ օրինակով (կազմակերպության գրասենյակի կառավարման ցուցումներով կարող է հաստատվել տարբեր թվով օրինակներ) և չի փոխանցվում բաժանորդի կազմակերպությանը: թղթային տարբերակ. Այս առումով կարող է հարց առաջանալ՝ ինչպե՞ս պետք է փաստաթղթի վրա փակցվեն նման հաղորդագրություն ստացած և փոխանցած աշխատակիցների, ինչպես նաև այն անձի ստորագրությունները, ում անունից փոխանցվում է տեղեկությունը։

Հաղորդող կազմակերպության աշխատակցի կողմից հեռախոսային հաղորդագրություն կազմելիս փաստաթղթում ամբողջությամբ նշվում են երեք ստորագրություններ տեղադրելու մանրամասները.

• ով փոխանցեց ուղերձը.
• ով է ստացել հաղորդագրությունը;
• այն պաշտոնատար անձը, որի անունից ուղարկվում է հեռախոսային հաղորդագրությունը.

Այս դեպքում փաստաթուղթը ստորագրում են միայն հեռախոսային հաղորդագրությունը փոխանցող կազմակերպության պաշտոնյաները: Ստացողը նույն կերպ է կազմում իր պատճենը, բայց ստորագրում է միայն այն ստացող աշխատողը։

Գրանցում

Հեռախոսային հաղորդագրություններ գրանցելիս պետք է առաջնորդվել նաև կազմակերպության գրասենյակային կառավարման ստանդարտ հրահանգներով հաստատված կանոններով: Եթե ​​տվյալ տեսակի փաստաթղթին համար հատկացնելու կարգը կանոնակարգված չէ, ապա հնարավոր են հետևյալ տարբերակները.

• Առավել մատչելի և տարածված միջոցը ստացված հեռախոսային հաղորդագրությունների գրանցումն է մուտքային նամակագրության ընդհանուր ամսագրում։ Թույլատրվում է հերթական գրանցման համարի հետ մեկտեղ նշանակել նամակագրության ինդեքս, որը ցույց է տալիս նամակագրության այս տեսակը:
• Սկսեք կազմակերպությունում առանձին ամսագիր, որում հեռախոսային հաղորդագրությունների գրանցումը կիրականացվի առանձին։

Ինչպե՞ս և որքան ժամանակ են պահվում հեռախոսային հաղորդագրությունները:

Համաձայն արխիվային փաստաթղթերի պահպանման կարգն ու ժամկետները կարգավորող ներկայումս գոյություն ունեցող ցուցակների՝ ելքային կամ մուտքային հեռախոսային հաղորդագրությունների գրանցման ամսագիրը պետք է պահվի կազմակերպության արխիվում 3 տարի: Հեռախոսային հաղորդագրությունների պահպանման հստակ ընթացակարգ չկա: Հետևաբար, կազմակերպության ղեկավարությունն իրավունք ունի ինքնուրույն որոշել, թե ինչպես ներկայացնել ավարտված հեռախոսային հաղորդագրությունները արխիվային պահպանման համար: Թույլատրվում է, օրինակ, փաստաթուղթ ներկայացնել փոխանցվող տեղեկատվության թեմային առնչվող դեպքերով և հետագայում այն ​​ներկայացնել արխիվ այս տեսակի գործերի պահպանման համար կիրառելի ձևով: