Nästan varje person, vare sig det är en skolpojke eller en vuxen, använder ett vanligt skrivbord. Det spelar ingen roll om det är på kontoret eller i huset.
Då och då måste alla skriva något, rita något, fylla i dokument osv. Och om vi pratar om, så används möbelprodukten bokstavligen hela tiden.
Det är därför det är väldigt viktigt att veta hur man ordnar saker på skrivbordet så att du alltid kan hitta det eller det dokumentet eller brevpapper och därmed spara tid.
Ren arbetsplats
Det är alltid bekvämare att göra affärer i en ren och städad miljö. Därför är det viktigt då och då (gärna så ofta som möjligt) att städa bordet.
Först och främst måste absolut alla saker tas bort från den, från datorn till de små sakerna: ingenting ska finnas kvar alls.
Efter att alla saker har tagits bort måste bordet torkas noggrant från damm. Dessutom, med en fuktig trasa behöver du inte bara "tina" över ytan, utan torka av alla svåråtkomliga områden på bordet, alla hyllor och lådor, om några.
Föremål som tagits bort från bordet ska också vara dammfria. Behållare för kontorsmateriel och andra saker måste torkas inte bara utanför, utan också inuti, efter att ha tagit bort dem alla.
Den dator/laptop som vanligtvis finns på arbetsplatsen bör inte heller lämnas obevakad. Förutom att bli av med damm från denna enhet bör du ta hand om skärmens renhet. Det går att rengöra som särskilda medel för monitorn och med en vanlig fuktig trasa med en liten mängd tvålvatten.
Viktig: Datorskärmen får under inga omständigheter rengöras med produkter som innehåller alkohol och/eller klor. de kan lätt skada skärmens speciella beläggning. Det rekommenderas inte heller att använda olika pulver (inklusive tvätt) för att rengöra monitorerna.
Sophantering
Nästa steg i att göra saker i ordning är att bli av med det samlade skräpet. Man bör komma ihåg att inte bara pappersark eller tomma stavar anses vara skräp, utan mycket mer.
Först och främst går förstås det mest uppenbara skräpet till papperskorgen. Det här är bara onödiga papperslappar, inte skrivstavar från pennor, lappar av tejp etc.
Därefter måste du leta efter mindre och mer osynligt skräp. Så det är värt att rengöra alla pennvässare. Kontrollera även pennfodral och skrivställ för att hitta en mängd olika skräp från pennor, trasiga pennor och annat mindre skräp.
Olika dokument / anteckningsböcker / filer etc. bör också kontrolleras för onödigt skräp. Väldigt ofta lämnar många onödiga blad och gamla dokument, i hopp om att de ska komma till nytta någon gång. I princip är detta korrekt - ibland kan viktiga register behövas i det mest oväntade det här ögonblicket... Den är dock för lång att lagra föråldrade filer inte heller värt det - de lånar bara arbetsutrymme och samlar damm. 
Råd: för att inte springa från rum till rum varje gång för att slänga soporna är det värt att lägga en speciell papperskorg under arbetsbordet: när mycket "avfall" samlas i den kan de alla helt enkelt skakas ut av denna korg i en vanlig hink.
Brevpapper
Efter att ha blivit av med allt som är överflödigt bör du börja sortera ut pappersvarorna, vanligtvis placerade på bordet.
Alla pennor måste vässas, skrivstavar ska sättas in i pennorna.
Det är lämpligt att sortera pappersvarorna. Pennor ska sitta på samma ställe som pennor, pennor med pennor osv. Hitta det nödvändiga skrivmaterial det blir mycket lättare om du vet var var och en av dem ligger.
Brevpapper bör delas in i de mest nödvändiga och de som används sällan. Lägg de första närmare så att det under arbetets gång skulle vara lätt att hitta dem, och lägg resten i ett separat pennfodral och lägg undan där de inte kommer att störa.
Handlingar och personliga tillhörigheter
Förutom pappersvaror har alla på arbetsplatsen många fler saker, nödvändiga och inte så mycket. De måste också demonteras med jämna mellanrum så att de inte ackumuleras, vilket stör verksamheten.
De viktigaste dokumenten, filerna etc. det är bättre att lägga det i en separat mapp eller flera mappar så att de inte ligger på bordet, tar plats och går vilse i den allmänna högen med saker och papper.
Förutom papper och brevpapper har nästan alla personliga, "kära i hjärtat" saker på sina arbetsmöbler, förutom papper och brevpapper. Ramar med fotografier, souvenirer, bara snyggt krimskrams - allt detta är tilltalande för ögat och väcker ofta goda tankar och minnen. Men att vara överbelastad med sådana saker är också värdelöst: de distraherar från arbetet och tar upp mycket plats.
Datorn på bordet behöver också periodvis "rensas" - sortera filer, radera onödiga föremål osv. Sedan i de dokument som lagras i digitalt format, blir det mycket lättare att ta reda på det.
För att inte glömma något planerat viktiga frågor och planer kan du sätta påminnelseklistermärken på din dator. Men att göra det utan fanatism, eftersom många klistermärken förvirrar och distraherar bara från verksamheten.
I princip bör de mest nödvändiga skrivredskapen och föremålen förvaras nära dig så att du alltid snabbt kan få tag i dem.
Om du vet hur du rengör skrivbordet korrekt kommer det inte att vara svårt att upprätthålla ordning där i framtiden, och de nödvändiga sakerna kommer alltid att finnas till hands.
Korrekt organisation av lagring av filer och information, ordning på saker och ting på datorn, kommer att göra användningen av datorn mer produktiv, öka effektiviteten i arbetet på datorn. Med korrekt organisation av arbetet på datorn kommer användaren att spara betydande mängd av den tid det ägnar åt att söka efter filer kommer onödiga data att raderas från datorn.
Många användare möter ofta situationer när det är omöjligt att hitta något på en dator. I mappar läggs alla filer upp i en hög, totalt kaos råder. Jag tror att många känner till detta. Filerna är inte bara utspridda i en enda röra, datorn är full av dubbletter av filer som tar upp betydande diskutrymme.
Jag har blivit ombedd flera gånger att skriva den här artikeln. Besökare som tittar på videor på min Youtube-kanal, märkte att skrivbordet på min dator är praktiskt taget fritt från främmande element, och i Explorer är filer och mappar på diskar ordnade i en viss ordning och har normala namn. Jag håller dock mitt löfte med ett par års fördröjning.
Jag fick ofta ta itu med mappar: "Ny mapp1", "Ny mapp2", med filer som "111", "123" etc., några av mapparna är tomma. Sådana filer och mappar har kopior, de är duplicerade.
Sök i Windows operativsystem för att komma åt nödvändiga data med obegripliga namn, om deras stor mängd, kommer inte att hjälpa mycket. Det kommer att ta väldigt lång tid att ta itu med röran.
I den här artikeln kommer jag att dela med mig av min erfarenhet av att organisera fillagring på en dator. Om du har din egen bästa praxis för att organisera lagring och användning av information på en PC, dela om det i kommentarerna till den här artikeln.
Om du har svårt att hitta de filer du behöver, och det lediga utrymmet på disken minskar, som gradvis upptas av filer och mappar, bör du börja ställa i ordning på din dator.
Du kommer att behöva spendera mycket tid på korrekt organisation av fillagring (i "svåra" fall kan du göra det i flera steg), men tro mig, tiden som spenderas kommer att vara värt det.
I framtiden, när det inte finns mer skräp på datorn, behöver du bara distribuera nya filer till lämpliga platser (diskar, partitioner, mappar, etc.). Du hittar snabbt mappen, filen eller dokumentet du letar efter eftersom du vet var du ska leta efter den.
Utför arbete med att organisera förvaring och ställa saker i ordning hemdator i ungefär följande ordning:
- Att välja rätt struktur för att lagra information
- Ta bort dubbletter av filer
- Distribuera filer och mappar
- Byter namn på filer och mappar för att ge dem normala namn
- Säkerhetskopierar viktig data
Grundläggande principer för informationslagring
Innan du börjar ställa saker och ting i ordning på din dator måste du bestämma dig själv grundläggande principer för att organisera datalagring.
Alla objekt måste kategoriseras, i framtiden ska alla nya objekt fördelas enligt tidigare skapade kategorier. Datalagringsstrukturen måste uppfylla följande krav:
- den skapade strukturen ska vara bekväm och så tydlig som möjligt
- förändringar behöver inte vara kaotiska
- det är nödvändigt att upprätthålla ordning i den valda datalagringsstrukturen
Som ett resultat kommer onödiga och onödiga filer att raderas från datorn (eftersom filer ofta dupliceras), utrymme på datorn kommer att frigöras och arbetsproduktiviteten ökar.
Bestämma i vilken ordning data lagras
Korrekt distribution av information på hårddisken ökar datorns tillförlitlighet. I de flesta fall är datorns diskutrymme fördelat enligt följande: Windows-operativsystemet, program och andra viktiga data som är nödvändiga för driften av systemet installeras på systemets lokala disk "C", och den andra lokala disken används för att lagra användardata.
Vad är två avsnitt till för? För mer säkerhet och tillförlitlighet i arbetet. System och data måste separeras.
I händelse av en systemkrasch kommer du inte att förlora data som finns på en annan lokal disk (enhet "D"). För efter ominstallation av systemet kommer bara data på systemenheten "C" att gå förlorade, allt annat kommer att förbli intakt och säkert.
Därför är det önskvärt att ha två eller flera lokala enheter på datorn (till exempel enheterna "C" och "D"). Det är vettigt att lagra din personliga information på disk "D": musik, filmer, foton, utbildningsmaterial, programvarudistributioner etc.
Innan du distribuerar data, var uppmärksam på följande: det ska alltid finnas tillräckligt med utrymme på systemdisken för att fungera operativ system och program installerade på datorn. Glöm inte framtiden (plötsligt installerar du applikationer som tar upp mycket diskutrymme), och att systemdisken har ledigt utrymme (minst 15-20%) som behövs för optimal drift av operativsystemet. Windows-system... Annars, efter att ha fyllt upp det lediga utrymmet på disken, kommer datorn att sakta ner ordentligt.
På systemenheten "C" finns mappar "Dokument" (Mina dokument), "Skrivbord", "Nedladdningar", som ibland lagrar en stor mängd information. Dessa kataloger kan flyttas till en annan sektion hårddisk... Personligen gör jag inte detta, utan kontrollerar bara innehållet i dessa mappar. Jag lagrar inte filer i nedladdningsmappen, utan flyttar de nedladdade filerna till permanenta lagringsplatser.
Efter installation av molnlagringsapplikationen på din dator finns lagringsmappen på C-enheten som standard. Om du använder synkronisering kommer all molndata att finnas på systemenheten.
Om mängden molnlagring är stor, optimal lösning: Flytta molnlagringsmappen till en annan lokal enhet på din dator. I det här fallet kommer dina data från "molnet" inte att ta upp plats på systemdisken.
På min dator flyttar jag molnlagringsmapparna till andra partitioner. Läs artikeln om hur du överför till en annan lokal enhet.
På disk "D" på min dator finns en Yandex.Disk-mapp med en storlek på mer än 200 GB, och på disk "E" finns en mapp Cloud Mail.Ru med en volym på 1000 GB. Dessa mappar är synkroniserade med molnlagring, de innehåller viktig data för mig. Mapparna finns på datorn, så jag har konstant tillgång till dessa filer, och även i händelse av ett hårddiskfel kommer jag inte att förlora viktig information, för tack vare synkronisering kommer den att sparas i "molnet".
För tillfället har min dator två hårddiskar: den första hårddisken har två lokala enheter "C" och "D", och den andra hårddisken har en lokal enhet "E".
Diskar används enligt följande:
- Lokal enhet "C" (systemenhet).
- Lokal enhet "D" (fillagring).
- Lokal disk "E" (fillagring).
När du har bestämt dig för datordiskarna, ta bort dubbletter av filer.
Ta bort dubbletter av filer
Att ta bort dubbletter hjälper till att filtrera bort onödiga kopior av filer, onödiga data kommer att raderas från datorn. Många datorrengöringsprogram har moduler för att hitta och ta bort dubbletter. För att ta bort dubbletter av filer kan du använda specialiserade program, till exempel.
Gör ordning på skrivbordet
Rengöring Skrivbord- det första steget i processen att göra saker i ordning på datorn. Överflöd av onödig data på skrivbordet kan sakta ner datorn.
För en tid sedan tog de med mig en bärbar dator med operativsystemet Windows 8. Den bärbara datorn var fruktansvärt långsam. Skrivbordet innehöll ett gäng mappar, genvägar och filer. Det var många fotografier, några av fotografierna var duplicerade olika mappar... Jag bestämde mig för att se hur mycket data som finns på skrivbordet. Det visade sig vara ungefär 250 GB, det chockade mig till och med lite.
Det är bekvämt för användare att starta allt från skrivbordet, men då blir de förvånade långsamt arbete din dator. Mina förslag för att flytta filer till en annan enhet eller ladda upp data till molnlagring missförstås ofta. Många människor är för lata för att göra ett extra musklick för att komma åt filerna de behöver.
Skrivbordet är arbetsplatsen (detta är inte ett oavsiktligt namn). Ingenting ska distrahera från arbetet. Därför bör du inte placera onödiga element på skrivbordet, som mycket väl kan finnas på andra ställen, lämna bara ett minimum av objekt här som verkligen är nödvändiga. Efter det kommer du att märka att din arbetseffektivitet har förbättrats.
Under arbetet kan olika tillfälliga data samlas på skrivbordet: mappar, filer, dokument. Följ en enkel regel: efter att ha avslutat arbetet, ta bort alla föremål, flytta dem till lämpliga platser, där de ska lagras permanent.
Avslutat arbete på Word-dokument(till exempel), flytta dokumentet till lagringsplatser för den typen av dokument.
Det finns bara tre objekt på skrivbordet på min dator i Windows 10: ikonerna för den här datorn och papperskorgen och mappen Program. Med hjälp av ikonen "Den här datorn" kan du snabbt komma in i datorhantering (läs här, på skrivbordet), och i mappen "Program" finns genvägar till de program jag använder oftast, mest av som är bärbara. Själva de bärbara programmen finns på enhet "D".
Du kan klara dig utan en sådan mapp för genvägar. För bärbara program, använd ett omslagsprogram. Bärbara program kan placeras var som helst på datorn och de kommer att startas från skalet. Mappen med genvägar för bärbara program kan flyttas till Start-menyn för att starta bärbara program därifrån, tillsammans med vanliga applikationer.
Distribuera filer och mappar
När du har bestämt dig för lagringsplatser för filer på din dator måste du distribuera filer och mappar över diskar. Flytta och sortera först den data som är förståelig för dig själv, och lämna det som ännu inte är klart till det sista distributionsskedet.
På enheten för att lagra filer, skapa mappar med meningsfulla namn, som musik, videor, foton, dokument osv. Andra mappar kommer att skapas i dessa mappar för att sortera dina filer enligt specifika kriterier.
Skapa en stel hierarki av mappar för att tydligt förstå var vad du har.
Låt oss säga att du har många foton, videor, musik på din dator. Överför alla multimediafiler till disken som du kommer att använda som lagring.
Enskilda bilder och mappar med bilder kommer att placeras i mappen "Foton". Gruppera bilderna enligt vissa kriterier, till exempel tidpunkten för fotografering, placera bilderna i mappar som namnges enligt vissa parametrar, till exempel i mappen "Semester till sjöss i sådant och sådant år". Jag råder dig att alltid lägga till datum i mappar med bilder, så att du enkelt kan hitta de bilder du vill ha.
I mappen "Musik", placera alla musikfiler som ska delas in i kategorier (mappar) efter artistnamn, efter albumnamn, efter musikaliska genrer etc., beroende på dina önskemål.
Gör samma sak med filmer, dokument och andra filer. Under utredningens gång hittar du många onödiga filer som inte bör lagras på din dator.
Ett exempel på att distribuera mappar på min dator. Flera självnämnda mappar har skapats på enhet "E". I mappen "Musik" finns flera mappar med ljudfiler, bland dem mapparna "Disco 80s" och "Foreign Performers". Mappen "Utländska artister" innehåller mappar som namnges efter artisternas namn och namnen på grupperna.
Programfilerna är indelade i mappar med namn efter specifika kategorier.
En sådan logisk struktur hjälper dig att snabbt och enkelt hitta den önskade filen eller mappen.
Lätt att förstå mapp- och filnamn
Det är mycket viktigt att alltid hålla sig till regeln att mappar och filer ska ges meningsfulla namn. Namn borde vara begripliga för alla.
Även om du inte har tid att ge ett vänligt namn för tillfället, ta dig tid att namnge en fil eller mapp med ett vänligt namn när du är klar. Detta kommer att spara mycket tid som kommer att behöva läggas på sökning. önskad fil eller mappar.
Om din dator har många filer med obegripliga namn kommer det att ta lång tid att byta namn. Slutför detta jobb i flera steg.
Städa i program
uppmärksamma programvara din dator, ta bort alla onödiga program och spel. Ta en titt brevlådor E-post kan behöva städas där.
Organisera dina webbläsare. Ta bort onödiga förlängningar. Förstå bokmärkena: kontrollera bokmärkena (det händer att webbplatser upphör att existera), gruppera eller fördela bokmärkena bekvämt i fönstret visuella bokmärken... Om du har många bokmärken i din webbläsare, gruppera dina bokmärken i separata mappar med korta, självförklarande namn i bokmärkesfältet.
Rengöring och defragmentering av din dator
När du har slutfört städningsprocessen, rensa upp din dator från tillfälliga filer och skräpfiler. När man flyttar stora volymer filer visas på datorn många temporära filer. Radera onödiga filer med eller med hjälp av till exempel ett specialiserat program.
Efter det, defragmentera din dator för att samla fragment av filer på ett ställe på disken. Med betydande datarörelser kommer graden av filfragmentering att öka dramatiskt. Defragmentering kommer att effektivisera distributionen av filer på din dator och öka hastigheten på systemet.
Spara viktig data med backup
För att säkert lagra information, gör en säkerhetskopia av ditt system eller viktig data. Genom att använda Reserv exemplar systemet till en annan disk (helst till en extern HDD), är du systemets tillstånd vid tidpunkten för säkerhetskopieringen.
Kör i händelse av ett operativsystem kraschar Windows återställning från säkerhetskopiering... I händelse av ett hårddiskfel kan systemet eller andra data från säkerhetskopian återställas till en ny disk.
För säkerhetskopiering kan du använda operativsystemet Windows eller specialiserade program: Acronis Sann bild(det finns gratis version- ), etc.
Ständigt underhåll av en viss ordning
Efter att ha distribuerat filerna, håll ordning på datorn, placera nya filer i tidigare skapade kategorier eller skapa nya. Efter att ha slutfört det dagliga arbetet bör det inte ta lång tid att distribuera filer och mappar till deras permanenta platser.
Slutsatser av artikeln
Att städa i ordning din dator för korrekt organisation av datalagring på din dator kommer att avsevärt förbättra din arbetseffektivitet. Filer och mappar kommer att distribueras över datordiskarna i enlighet med en specifik struktur, användaren hittar snabbt den data han behöver.
Inte en rubel, inte en euro eller ens en dollar. Tid är den viktigaste valutan som alltid saknas i alla projekt. Och oordningen i lagringen av information är en av de viktigaste ätarna av denna valuta.
Just nu miljontals underbara specialister slösar bort sin tid och sina nerver. Man kan inte hitta dokumentet som chefen eller klienten väntar på. En annan är att samla in filer med fakta utspridda över hela datorn för att förbereda en analytisk rapport. Det tredje är att komma med motiveringsord inför partnern, till vilken en föråldrad kopia av kontraktet skickades av misstag osv osv.
Just nu du kan bekanta dig med enkla regler för att upprätta och upprätthålla ordning i filer och mappar, vilket kommer att spara många timmar av ditt arbete och personlig tid.
Att upprätthålla ordning i filer och mappar är en grundläggande färdighet, utan vilken det aldrig blir riktigt effektivt att arbeta med information. Tyvärr lärs inte denna färdighet ut i skolan, universitetet eller på jobbet. De som verkligen behöver det – skaffa det med sinnet, komma på sina egna regler. Men även om du är en av dem - kanske du hittar något användbart för dig själv i mitt system?
Utifrån min erfarenhet som PC-användare, informationsspecialist och tränare skrev jag inom ramen för en minibok "Hur man ställer i ordning på en dator en gång för alla" (delas ut kostnadsfritt). I den här boken förklarar jag hur användare förvandlar informationsflöde till informationskaos med sina egna händer – och jag föreslår tre enkla algoritmer för att vända kaos till ordning igen. Och därmed - för att återfå full kontroll över sina projekt, spara tid, minska stressnivåer, frigöra resurser av sitt eget minne.
Miniboken kommer att ingå som bilaga i stor bok- om hantering av personliga informationsflöden... Men det är senare. Tills dess - just nu Jag uppmärksammar dig på ett utdrag om att ställa saker i ordning vid det mest märkbara och upptagna "korsvägen" av en dator - på dess "skrivbord".
Steg ett: vi ordnar saker på "Skrivbord"
Är den här bilden bekant för dig?
Detta är en typisk "Skrivbord" av en typisk personlig dator... Dess ägare hade samlat mod i tre månader - och hade precis raderat några av filerna, vars innebörd hade glömts bort under det senaste århundradet. Nu kommer det att finnas var man kan släppa nya! 🙂
Och i slutet av arbetsdagen lovar min vän att rada upp de återstående filerna i snygga rader så att det inte skulle vara fy skam att demonstrera datorn nyfikna ögon... Och efter nyår, ärligt, kommer till mappen "Mina dokument". Det finns dock hundra gånger fler filer. Kanske finns det ett smart program som klarar allt själv?
Ja svarar jag, det finns program som kan radera alla filer av en viss storlek, "ålder", format etc. genom att trycka på en knapp "Åh nej, du kan förlora mycket på det här sättet. viktig information!" – min vän är ledsen. Och han delar problemen som många människor har klagat till mig över många gånger.
Sergej Petrovitjs problem
Jag ska namnge min vän Sergei Petrovich Poltoranin ... En ambitiös och lovande chef, chef för ett växande företag, en Executive MBA-student.
Det finns ingen tid, säger Sergei Petrovich. Det finns alltid ingen tid. Därför vill jag spara tid på bagateller. Till exempel, när du behöver komma på ett namn för en ny fil, kallar Sergei Petrovich det för det första ordet som kommer att tänka på och lägger det i mappen som ligger närmare. Om ett par veckor kommer han att förbryllas: varför skapades den här mappen? vad döljer sig i dessa filer? varför finns det flera mappar om samma ämne med liknande namn värd i olika platser dator?
Sergei Petrovich studerade en gång boken "Windows för" dummies "- och är väl medveten om att detta" operativsystem "är byggt söksystem... Men det hjälper lite. För för en fråga med ett nyckelord, hittar systemet ett och ett halvt hundra filer - och var och en av dem måste öppnas manuellt, bara för att komma ihåg dess innehåll (tålamod räcker bara till ett dussin eller ett halvt). Försök, plocka upp nyckelord närvarande i önskat dokument och frånvarande från alla andra, om du länge har glömt detaljerna i deras innehåll! Och namnen på filerna innehåller inga tips ...
Under tre års arbete i företaget har vår hjälte samlat på sig mycket information om alla frågor som ligger inom hans kompetens. Men i verkligheten använder han bara en liten del av det för analys: det finns nästan aldrig tid att "samla i en hög" i rätt ögonblick allt som har med ämnet att göra. Varje "sökoperation" tar bort inte bara tid, utan också energi. Det är ännu mer irriterande att behöva tänka på de konstiga namnen och den ologiska platsen för filerna som används i det aktuella projektet. Dåligt strukturerad information är som en flisa i hjärnan som infekterar kroppen med trötthet och tar bort minnesresurser.
Ännu mer stress uppstår när direktören eller affärspartnern ringer, ber om brådskande förtydliganden i ett av projekten och med illa dold otålighet säger: "Låt oss inte lägga på, jag väntar." Och du börjar febrilt leta efter något som du inte kommer ihåg, där det inte finns.
Och informationskaosets verkliga apoteos är när det visar sig att du av flera kopior av samma fil utspridda runt datorn lyckades skicka din partner den äldsta, inte ens redigerad, med grammatiska och statistiska fel.
Men du vill inte bara arbeta, utan också utvecklas! Bli en expert, använd den samlade kunskapen för karriärutveckling! Men nio tiondelar laddade ner från Internet e-böcker och det är osannolikt att artiklarna någonsin kommer att läsas, eftersom Sergei Petrovich länge inte har kunnat minnas vare sig författarna, eller titlarna, eller de ämnen som berörts, och ännu mer, skälen som varje gång tvingade honom att fylla på sin "gris" kunskapsbank”. Han fortsätter dock att reagera på bokrekommendationer från vänner och kollegor på sociala nätverk.
En sak tröstar Sergei Petrovich. När han noggrant frågade de avdelningsanställda hur de arbetar med information visade det sig att de hade liknande problem. Som chefsrevisor Svetlana Nikolaevna. Som sin fru - en vetenskapskandidat, en docent vid ett lokalt universitet. Som sin studentson – trots att han aktivt använder nymodiga prylar och internettjänster, inkl. att arbeta med information.
Några fler viktiga detaljer till porträttet av Sergei Petrovich Poltoranin. Du kanske föreställde dig honom som en oorganiserad, spridd oglam. Och de hade fel. På sitt skrivbord och i sin anteckningsbok - alltid perfekt ordning... Sergei Petrovich bryter aldrig löften, levererar projekt i tid, är inte sen till möten, lurar inte anställda, förlorar inte bilnycklar - och han gillar verkligen inte onödiga, slarviga människor. Föräldrar, skola, institut, böcker - alla bidrog till att lära Sergei Petrovich reglerna för självorganisering i verkliga livet.
Men tyvärr: med hjälp av boken "Windows för" dummies "och annan datorlitteratur kunde Sergei Petrovich bara behärska grundläggande operationer med filer:" skapa "," kopiera "," klistra in "," ta bort ", etc. . - men dessa kommandon i sig skapar inte ordning (eftersom kaos också skapas med deras hjälp!). Och ingen erbjöd Sergei Petrovich kurser och utbildningar där de lär ut något mer. Kanske kan vår hjälte lära sig något användbart inom området datastrukturering på biblioteksavdelningen eller på seminarier för konkurrenskraftiga underrättelseagenter. Men behärska inte det andra yrket för att få ett grundläggande verktyg för det första?!
Att lösa Sergei Petrovichs problem
Så låt oss börja lösa problemen med vår hjälte steg för steg. Du undra hur enkelt dessa beslut.
Att rensa skrivbordet är det första steget, eftersom det är det enklaste. För att lösa problemet med kaos på en specifik "Desktop" en gång för alla behöver du en halvtimme, högst - en timme. Det kan till och med sluta med att du spenderar mer tid på att läsa det här avsnittet. 🙂 Men efter att ha läst den kan du använda den föreslagna algoritmen när som helst med full förståelse för alla dess subtiliteter och applikationer.
Kommer du ihåg hur vår hjälte skulle ordna filer i snygga rader så att hans "Desktop" ser anständigt ut i kontorsbesökarnas ögon? Jag avrådde honom knappt från denna satsning, som var värdelös ur synvinkeln att ställa saker och ting i ordning i arbetsflödet. Filer är inte en kökstjänst: när man arbetar med filer är det inte så mycket frånvaron av kaos som är viktig som närvaron av ett system. 🙂
Jag kommer att nämna som exempel förståsigpåare från det senaste förflutna, av vilka många aktivt använde sitt hembibliotek i sitt arbete. Det är omöjligt att föreställa sig att en riktig forskare och encyklopedist skulle ordna volymer på en bokvägg efter ryggarnas färg och storlek. Ur en känslomässig synvinkel skulle detta vara en idealisk ordning, en fullständig seger över kaos. Men bara ägaren fenomenalt minne kommer att kunna jämföra klassificeringen av böcker efter ryggradsfärg med deras klassificering efter innehåll. Och kl en vanlig människa varje (!) sökning referensmaterial kommer att ta timmar istället för minuter och sekunder.
Naturligtvis ordnar proffs sina böcker enbart efter innehåll: ämnen, genrer, författare, etc. - och klarar sig bra utan en bokkatalog. Själv kan jag lätt hitta någon av de tusentals böckerna på mitt bibliotek. Det räcker att nå ut till rätt riktning- och ta det.
Hitta Forgotten Trick
Obs: mitt minne är äckligt. Generellt tycker jag att behovet av att förvara fler än sju föremål av samma typ i minnet borde likställas med tortyr, förbjuden enligt FN-konventionen för 30 år sedan. Däremot kan jag enkelt navigera i mitt bibliotek.
Allt jag behöver komma ihåg är princip, på vilken böckerna är upplagda (fyra hyllor är uppdelade mellan referens, affär och fiktion; de mellersta hyllorna är ägnade åt de mest populära ämnena, de nedre - mindre och de övre - de minst populära; författarna inom ämnena är ordnade i alfabetisk ordning).
När det finns ett behov av att hitta en bok, uppfinner jag, enligt denna princip, som genom en mall, på en bråkdel av en sekund i tankarna om strukturdiagrammet för mitt bibliotek. Efter det har jag nog vara medveten om, i vilken "nod" av denna struktur bör behållas rätt bok.
Observera att jag inte sa: "var lagras den" - jag kan inte komma ihåg detta. Jag sa, "var ska det förvaras." Enligt strukturell logik bibliotek.
Som regel är jag ganska noggrann i att gissa den ungefärliga riktningen för sökningen. När jag kommer till en viss hylla behöver jag bara titta vänster-höger-upp-ned för att justera sökningen. Vid det här laget börjar jag verkligen komma ihåg teman för böcker som tilldelats separata hyllor och det ungefärliga arrangemanget av författarens samlingar. Och nu, trots den skröpliga "minnesmuskeln", håller jag den nödvändiga boken i mina händer.
Tiden går, jag köper ny bok- och omedelbart hitta åt henne lämplig en plats där hon aldrig kommer att gå vilse. Jag lämnar omedelbart tillbaka den omlästa boken på sin plats. Och från resten - en gång i veckan dammar jag av. 🙂 Med ett ord, jag lägger ett minimum av tid, minnesresurser och frivilliga ansträngningar på att hitta och upprätthålla ordning i böcker.
Vi upprepar tricket på "Desktop" på datorn
Låt oss gå tillbaka till Sergei Petrovich Poltoranins kontor. Kommer du ihåg hur "Desktop" såg ut på monitorn på sin PC (se bilden i början av inlägget)? Vi trollade med ägaren till datorn i ungefär en halvtimme – och så här blev resultatet (se bilden nedan).
Naturligtvis är huvudpoängen inte att Sergei Petrovich och jag raderade tre fjärdedelar av filerna från "Desktop" och frigjorde nio tiondelar av dess yta. Även om ett rent bord, förstår du, är inspirerande. 🙂
Men huvudfunktionen är att vissa zoner (ett slags "bokhyllor") dök upp på "skrivbordet", knutna till filer med ett specifikt syfte.
Detta är bara en av många möjliga alternativ gruppera filer på "Skrivbord" av olika slag och destination (mer exakt, genvägar till dessa filer). V I detta fall, i det övre vänstra hörnet placerades genvägarna för de mest efterfrågade av användaren datorprogram... I det övre högra hörnet finns genvägar till de mest använda filmapparna. I det nedre vänstra hörnet finns genvägarna till de e-böcker du just nu läser. I det nedre högra hörnet finns genvägarna till dokumenten som du redigerar i nuvarande period tid.
På bilden har fyra naturliga zoner använts - de fyra hörnen av "Skrivbordet". Men antalet valda zoner beror bara på dina uppgifter och arbetsstil. Till exempel räcker två "bokhyllor" för mig (i det övre vänstra hörnet behåller jag aktuella dokument, uppe till höger - vanliga "påminnelser" och "livsregler" för mig själv). Och du, om du vill, kan skapa upp till nio arbetszoner (mentalt dela upp "Skrivbordet" i 9 delar, som ansiktet på "Rubiks kub"). Självklart om det verkligen finns ett behov av det. Om det inte finns där är det bättre att begränsa dig till ett minimum.
Syftet med zonerna kan vara helt annorlunda än det på bilden. Till exempel kan du helt och hållet vägra att placera programgenvägar på "Skrivbord" - och lagra dem exklusivt i "Aktivitetsfältet" (på remsan längst ner på skärmen) eller i "Start"-knappmenyn ( Windows-användare 8 kan ladda brickorna i Metro-gränssnittet).
Du kan ge företräde åt helt andra typer av dokument: till exempel uppdateringar av ditt familjefotoalbum, att göra-listor för veckan, månaden, kvartalet, året, videor för visning nästa helg, etc.
I allmänhet beror syftet med zoner enbart på dina behov: designern kommer att skapa en uppsättning "bokhyllor", advokaten kommer att skapa en helt annan, chefen för försäljningsavdelningen - den tredje, revisorn - den fjärde, etc. Naturligtvis kommer var och en av dem också att vara med olika hastighet uppdatera filer på "Desktop" (eftersom varje specialist har sin egen arbetsrytm, sin egen takt i informationslivet).
Det viktigaste:
a) använd alltid "bokhyllor" strikt för det avsedda syftet(det vill säga, lägg aldrig till genvägar till filer som inte har ett arbetsområde på skrivbordet):
b) lägg bara till genvägar till de viktigaste filerna, används för närvarande (jag råder dig att införa en gräns - upp till 7 filer på en hylla och placera resten i filkataloger).
Förresten, märkte du att jag pratar om etiketter och inte om själva filerna? Ja, ja, placera genvägar på skrivbordet, inte själva filerna.
I början, det finns alltid en risk att av misstag svepa innehållet på "Skrivbord" till "papperskorgen". Om dessa var genvägar kommer inte själva filerna att skadas.
För det andra, om en besökare, som satt sig ner en minut nära din dator i ägarens frånvaro, frestas att stjäla flera filer från "skrivbordet" - din vana att placera genvägar kommer att avsevärt sakta ner detta sabotage (för att ta reda på den verkliga platsen av originalfilerna måste angriparen titta på "Egenskaper" för varje genväg, komma ihåg sökvägen, följ den, hitta filen och kopiera den till USB-minnet).
För det tredje, om du har filer på skrivbordet startar datorn långsammare. Om filerna ersätts med genvägar går det mycket snabbare.
Vårstädning på skrivbordet (och datorn i allmänhet) ger tre praktiska fördelar och en motiverande bonus. Fördelar:
- Du spara din tid, nerver, energi när du söker efter de dokument du behöver.
- Du spara tid, nerver, energi hos affärspartners, kunder, chefer, som väntar på din information.
- Du spendera mindre tid, nerver, energi på komplexa projekt– ja, nu kan du ta dig an komplexa projekt mer djärvt! - eftersom det inte är speciellt svårt för dig samla dussintals relaterade dokument från olika mappar.
Motiverande bonus: begrundandet av ordning inspirerar dess fortsatta underhåll. 🙂
Så det är dags att börja träna. Jag föreslår inte att vi ska börja städa upp ditt Windows-skrivbord just nu. Häll upp ditt favoritte eller kaffe först. Skriv sedan ut nästa sida och - följ instruktionerna!
Bokhylla algoritm
1. Välj en tidpunkt då ingen kommer att störa dig. Även med maximalt skräp "Skrivbord" du behöver knappast mer än en timme.
2. I mitten "Skrivbord" skapa en mapp "Rengöring"... Expandera mappen (inte helskärm) och dra alla filer från "Skrivbord"(förutom ikoner "Min dator" och "Korg").
3. Bestäm vilka program, mappar och filer som är viktiga för dig. Tilldela specifika zoner till de objekttyper du väljer "Skrivbord". Till exempel:
- i det övre vänstra hörnet, placera genvägar till de viktigaste programmen;
- i det övre högra hörnet - genvägar till de mest aktivt använda mapparna;
- i det nedre vänstra hörnet finns genvägarna till de böcker du just nu läser:
- i det nedre högra hörnet finns genvägar till de viktigaste dokumenten.
Antalet, platsen och syftet med zoner kan vara olika beroende på dina uppgifter och arbetsstil.
4. Efter avslutat arrangemang "Skrivbord",överföra från mapp "Rengöring" mindre men nödvändiga filer till en mapp "Mina dokument". Onödiga filer- radera tillsammans med mappen "Rengöring".
5. När du har läst den här miniboken helt och hållet och gjort ordning på saker och ting "Mina dokument" och andra mappar - du vet exakt vilka filer och mappar som är viktigast för dig för tillfället. Kontrollera det igen "Skrivbord" och sätt på den genvägar till riktigt viktiga och relevanta filer. Från och med nu "Skrivbord" det är genvägarna som ska finnas med, inte själva filerna.
Ytterligare två algoritmer - för att ställa saker i ordning i mappstrukturen och i filnamn - beskrivs i detalj i miniboken "Hur man ställer ordning på en dator en gång för alla."
Hur du städar upp din dator en gång för alla
I väst finns en specialitet "professionell arrangör". Han hjälper kunder att städa upp sina rum och kontor, papper och elektroniska filer och utveckla ett personligt schemaläggningssystem.
Lisa Zaslow är en sådan specialist.
Studier visar att en genomsnittlig person förlorar en timme om dagen på grund av oorganisering. Samtidigt blir folk fruktansvärt irriterade när de inte hittar något. Men det tar mycket kortare tid att få ordning på saker och ting.
Liza Zaslav
Regel 1. Ordna allt rätt
Monitorn ska vara i ögonhöjd och 43–45 cm från dig.
Placera ofta använda föremål, som en telefon eller kontorsmaterial, på sidan av din dominerande hand. Det är bekvämt: du behöver inte dra ut, dumpa allt runt omkring.
Regel 2. Använd brevpapper rationellt
Behöver du verkligen 10 pennor, en papperskniv och en häftapparat varje dag? Ha bara brevpapper på ditt skrivbord som du använder dagligen. Lägg resten i ett pennfodral och lägg det på bordet, eller hellre någonstans långt borta.
När du reser dig från bordet efter en penna eller gem, stänger du tillfälligt av din hjärna från projektet du arbetar med. Detta gör att du kan titta på det från en ny vinkel när du kommer tillbaka.
Amy Trager, professionell arrangör baserad i Chicago
En annan expert, Andrew Mellen, betonar att det är bättre för anställda att förvara kontorsmaterial på ett ställe (delad byrå eller hyllenhet), snarare än var och en i sina egna lådor.
Regel 3. Använd klisterlappar utan fanatism
Det är inte användbart och inte produktivt att täcka bildskärmen med färgat papper som en anslagstavla.
När det finns för många påminnelser är de värdelösa.
Emmy Trager
Var måttlig – gör bara klisterlappar med viktiga kortsiktiga påminnelser.
Regel 4. Överdriv inte med personliga tillhörigheter
Det är viktigt att upprätthålla en balans mellan yrkesliv och privatliv på arbetsplatsen. Det är svårt.
Familjefoton, semestersouvenirer och annat trevliga bagateller värma själen och pigga upp under arbetsdagen. Men alltför minnesvärda saker som väcker en storm av minnen är för distraherande.
Blicken glider över föremål, och hjärnan bearbetar information, även om vi inte är medvetna om det.
Liza Zaslav
Behåll inte på skrivbordet fler än tre personliga tillhörigheter.
Regel 5. Reglera "kommunikation" med e-post
E-post finns kvar. Men det kan drabba produktiviteten om det ständigt distraheras av bokstäver.
Life hacker och professionella arrangörer: kolla din e-post två gånger om dagen i vissa timmar... Resten av tiden ska vara upptagen med arbete.
ja! Och stäng av aviseringar för att undvika att förstöra trådens tillstånd.
Regel 6. Lämna ledigt utrymme för pappersarbete
Ibland är skrivbordet så upptaget att det inte finns någonstans att skriva under eller upprätta ett dokument för hand.
Ha en obesatt ö till höger eller vänster (beroende på om du är högerhänt eller vänsterhänt). Inte nödvändigtvis stor - för pappersarbete en rektangel på 30 × 40 cm räcker.
Regel 7. Organisera dina arbetsflöden
Förvara inte dokument som inte är relaterade till nuvarande jobb... Kaos uppstår när bordet är fyllt med papper om projekt innan förr, dåtid, nutid och framtid. För att undvika detta rekommenderar experter att gruppera dokument i mappar:
- viktigt och brådskande;
- brådskande och oviktigt;
- viktigt och icke-brådskande;
- inte brådskande och oviktigt.
Förvara dessa mappar i en speciell arrangör, snarare än staplade ovanpå varandra, för att förenkla ditt arbetsflöde.
Regel 8. Städa upp så ofta som möjligt
Röret hjälpte till att skapa och. Men sådana exempel är sällsynta.
För de flesta minskar koncentrationen och produktiviteten. Fråga dig själv regelbundet om alla föremål är på plats på ditt skrivbord?
Även om en person inte märker störningen, påverkar han den fortfarande.
Andrew Mellen
För tydlighetens skull har vi uttryckt de beskrivna hackningarna i en grafik. Skriv ut och häng ÖVER ditt skrivbord.
I väst finns en specialitet "professionell arrangör". Han hjälper kunder att städa upp sina rum och kontor, papper och elektroniska filer och utveckla ett personligt schemaläggningssystem.
Lisa Zaslow är en sådan specialist.
Studier visar att en genomsnittlig person förlorar en timme om dagen på grund av oorganisering. Samtidigt blir folk fruktansvärt irriterade när de inte hittar något. Men det tar mycket kortare tid att få ordning på saker och ting.
Liza Zaslav
Regel 1. Ordna allt rätt
Monitorn ska vara i ögonhöjd och 43–45 cm från dig.
Placera ofta använda föremål, som en telefon eller kontorsmaterial, på sidan av din dominerande hand. Det är bekvämt: du behöver inte dra ut, dumpa allt runt omkring.
Regel 2. Använd brevpapper rationellt
Behöver du verkligen 10 pennor, en papperskniv och en häftapparat varje dag? Ha bara brevpapper på ditt skrivbord som du använder dagligen. Lägg resten i ett pennfodral och lägg det på bordet, eller hellre någonstans långt borta.
När du reser dig från bordet efter en penna eller gem, stänger du tillfälligt av din hjärna från projektet du arbetar med. Detta gör att du kan titta på det från en ny vinkel när du kommer tillbaka.
Amy Trager, professionell arrangör baserad i Chicago
En annan expert, Andrew Mellen, betonar att det är bättre för anställda att förvara kontorsmaterial på ett ställe (delad byrå eller hyllenhet), snarare än var och en i sina egna lådor.
Regel 3. Använd klisterlappar utan fanatism
Det är inte användbart och inte produktivt att täcka bildskärmen med färgat papper som en anslagstavla.
När det finns för många påminnelser är de värdelösa.
Emmy Trager
Var måttlig – gör bara klisterlappar med viktiga kortsiktiga påminnelser.
Regel 4. Överdriv inte med personliga tillhörigheter
Det är viktigt att upprätthålla en balans mellan yrkesliv och privatliv på arbetsplatsen. Det är svårt.
Familjebilder, semestersouvenirer och andra trevliga småsaker värmer själen och piggar upp under arbetsdagen. Men alltför minnesvärda saker som väcker en storm av minnen är för distraherande.
Blicken glider över föremål, och hjärnan bearbetar information, även om vi inte är medvetna om det.
Liza Zaslav
Ha inte mer än tre personliga föremål på skrivbordet.
Regel 5. Reglera "kommunikation" med e-post
E-post finns kvar. Men det kan drabba produktiviteten om det ständigt distraheras av bokstäver.
Life hacker och professionella arrangörer: kolla din post två gånger om dagen vid vissa tider. Resten av tiden ska vara upptagen med arbete.
ja! Och stäng av aviseringar för att undvika att förstöra trådens tillstånd.
Regel 6. Lämna ledigt utrymme för pappersarbete
Ibland är skrivbordet så upptaget att det inte finns någonstans att skriva under eller upprätta ett dokument för hand.
Ha en obesatt ö till höger eller vänster (beroende på om du är högerhänt eller vänsterhänt). Inte nödvändigtvis stor - för pappersarbete räcker det med en 30 × 40 cm rektangel.
Regel 7. Organisera dina arbetsflöden
Ha inte dokument som inte är relevanta för ditt nuvarande jobb nära till hands. Kaos uppstår när bordet är fyllt med papper om projekt innan förr, dåtid, nutid och framtid. För att undvika detta rekommenderar experter att gruppera dokument i mappar:
- viktigt och brådskande;
- brådskande och oviktigt;
- viktigt och icke-brådskande;
- inte brådskande och oviktigt.
Förvara dessa mappar i en speciell arrangör, snarare än staplade ovanpå varandra, för att förenkla ditt arbetsflöde.
Regel 8. Städa upp så ofta som möjligt
Röret hjälpte till att skapa och. Men sådana exempel är sällsynta.
För de flesta minskar koncentrationen och produktiviteten. Fråga dig själv regelbundet om alla föremål är på plats på ditt skrivbord?
Även om en person inte märker störningen, påverkar han den fortfarande.
Andrew Mellen
För tydlighetens skull har vi uttryckt de beskrivna hackningarna i en grafik. Skriv ut och häng ÖVER ditt skrivbord.
