Единен формуляр т 13а. Как да попълните график: инструкции стъпка по стъпка. Неплатен отпуск в графика

Разработено от всеки служител на компанията. Тази формаграфикът е необходим за автоматизирана обработка на идентификационни данни (например чрез използване на специални турникети). Графикът трябва да отразява продължителността на отработеното и неотработено време от служителите (в часове и минути).

Необходимо е да се попълни единният формуляр Т-13 в съответствие с Инструкциите, одобрени с Резолюция на Държавния статистически комитет на Русия № 1 от 5 януари 2004 г. Използването на унифицирания формуляр е по избор, имате право сами да разработите формата.

Примерно попълване в унифицирания формуляр Т-13

За разлика от формуляр № T-12, формуляр T-13 не е разделен на отделни секции, а съдържа само клетки. Ако решите да попълните дневника според унифицирания формуляр Т-13, тогава можете да попълните графика по един от следните начини.

1. По метода на непрекъснато попълване на присъствия и отсъствия от работа. В същото време в колона 4 в деня, в който служителят, например, е работил извънреден труд (през нощта, през почивните дни), е необходимо да се посочи нормалната продължителност на работното време и времето на извънреден труд в една клетка, разделена с наклонена черта или в скоби. Например, в горната клетка попълвате „Y / S“, а в долната клетка „8/2“, където „8“ е нормалната продължителност на работата, установена и отработена от служителя, и „2“ отработеният извънреден труд ли е.

Освен това в колона 4 могат да се добавят допълнителни редове срещу фамилията и инициалите на служителя специално за показване на извънреден труд там. За да добавите допълнителни редове към формуляра, не е необходимо да издавате заповед за промяна на детайлите на формулярите.

1. Чрез регистриране само на отклонения от нормата (отсъствия, извънреден труд и др.). В същото време, в деня, в който служителят, например, е работил извънреден труд, в горните редове на колона 4 трябва да поставите буквен код"С". Долните редове на тази колона трябва да показват продължителността на работния ден в режим извънреден труд.

В края на месеца попълнете:

• колони 5 и 6, в които е необходимо да се посочи общият брой дни и часове, които служителят е работил за половин месец и един месец;
• колони 7, 8, 9 - въвеждат данни за изчисляване на заплатите;
• колони 10, 11, 12 и 13, които показват съответно кода на причината за отсъствието и броя на дните (часовете) на отсъствието на служителя.

Графикът се изготвя за един месец в един екземпляр за всички служители. Съставя се от упълномощено лице (например ръководител на персонала). Табелката за работа трябва да бъде подписана в последния ден от месеца, за който е съставен. Табелката се подписва от ръководителя на отдел или организация и служител на отдела за персонал. След попълване и подписване на отчета, той се прехвърля в счетоводството.

Разгледайте образеца за попълване на формуляр Т-13, за да попълните формуляра правилно и да избегнете грешки. По-долу е даден пример за попълване на унифицирания формуляр Т-13.

Кодексът на труда на Руската федерация (член 91) установява задължението на работодателя да води отчети за времето, отработено от служителите. За да направите това, съществуват унифицирани формуляри на графика за 2019 г. (TURV), одобрени с Решение на Държавния комитет по статистика от 01.05.2004 г. № 1. Използването на тези формуляри не е задължително, така че работодателят може развива своя собствена. Най-често се използва формуляр № Т-13, тъй като се използва при автоматизираната обработка на идентификационни данни. Формулярът за работен график за 2019 г. е предложен по-долу.

Със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 30 март 2015 г. № 52n формулярът OKUD 0504421 е одобрен за използване от властите държавна власт (държавни органи), тела местно управление, ръководни органи на държавни извънбюджетни фондове, държавни (общински) институции. Със същата заповед е определен редът за нейното попълване и прилагане. Предлагаме ви да изберете подходящ и да изтеглите график (прост формуляр).

Формуляр Т-12

Формуляр Т-13

Формуляр ОКУД 0504421

Как да записвате отработените часове

За всякаква продължителност работен ден, независимо от зададените режими, работно времеможе да се отрази в счетоводната таблица по два начина:

• по метода на непрекъсната регистрация на присъствието и неявяването на работа;
• като регистрира само отклонения (отсъствия, извънреден труд и др.).

Ако продължителността на работния ден (смяна) е непроменена, могат да се регистрират само отклонения, тъй като условията на трудовия договор или вътрешните трудови разпоредби определят броя на работните часове за всеки работен ден.

В случай, че броят на отработените часове в различни дни(смените) могат да бъдат различни, например, когато натрупаното записване на отработените часове трябва да се използва методът на непрекъсната регистрация. Това ще даде възможност след края на отчетния период да се идентифицира възможен извънреден труд, както и да се коригира по-нататъшното ангажиране на служителя в работа в рамките на продължителността на отработените часове, установена за тази категория.

Отбелязва се в разписанието за причините за отсъствие от работа, работа в режим част денили по инициатива на служител или работодател се извършва намалено работно време и др. въз основа на надлежно съставени документи (удостоверение за неработоспособност, удостоверение за изпълнение на държавни или обществени задължения, писмено предупреждение за прост, заявление за непълно работно време, писмено съгласие на работника или служителя в случаите, установени със закон и др.).

Как да попълните календара (графика) на работното време за 2019г

При съставянето е необходимо да се ръководите от Инструкциите за използване и попълване на първичната счетоводна документация за отчитане на труда и нейното плащане, одобрени с Резолюция на Държавния статистически комитет на Русия от 05.01.2004 г. № 1 (по-нататък наричани инструкции). В този случай те се използват. Така че, когато се отразява отработеното време, пред фамилното име на служителя се поставя буквен (I) или цифров (01), а в долните редове се посочва продължителността на работата. Ако работата по график пада през нощта, тогава е възможно да допълните формуляра с колони, за да посочите необходимите подробности.

Пример за попълване на формуляр OKUD 0504421

Кой попълва графика

Табелката с работния час, чийто празен формуляр можете да изтеглите по-горе, се попълва от упълномощено лице. Ако TURV се провежда отделно за всяко подразделение на организацията, тогава е препоръчително при назначаване отговорно лицеиздава заповед, в която да се посочи длъжността, фамилията, името, бащиното име на служителя, отговорен за съставянето на графика за всеки структурна единица, и лицето, което го замества по време на неговото отсъствие.

Образец на заповед за назначаване на отговорник

Почивни и празнични дни в табелката за 2019г

Те се отразяват в съответствие с, където всички установени почивни днии тяхното прехвърляне в съответствие с правителствените решения. Почивните дни за различните категории служители варират в зависимост от определения за тях работен график. Счетоводният код за уикенда в документа може да бъде различен. Зависи как организацията плаща за тези дни и на какво основание са предоставени.

Почивният ден в съответствие с графика на служителя се обозначава с буквен (B) или цифров (26) код. Това не засяга установените заплати.

Ако по инициатива на компанията служителите получат допълнителен почивен ден и компанията намали работната им норма на месец, тогава служителите получават пълна заплата и тези дни не се заплащат от компанията. За такива дни табелката предоставя азбучен (B) или цифров (26) код.

Друг случай, когато компанията установява допълнителен почивен ден - служителите напускат за почивния ден, а компанията заплаща средно тези дни. Оказва се, че за отработените дни работниците получават заплата, а за допълнително заплатените почивни дни средната заплата. За такъв случай отчетната карта предоставя азбучен (OB) или цифров (27) код.

Период на запазване на дневника

Такава счетоводна таблица е документ за персонала, свързан с организацията на труда, за който чл. 22.1 от Закона за архивното дело се установява специален срок на съхранение, а именно:

• пет години от края на годината, в която е съставен, ако в отчета са взети предвид само тези служители, които работят при нормални условия на труд;
• 50 години от датата на съставяне на TURV, ако в него е взета предвид работата на служителите, ангажирани с опасна или опасна работа.

Счетоводство и данъци

Въз основа на данните, посочени в таблицата, счетоводният отдел изчислява заплатии различни ползи. Също така тези данни влияят върху плащането на данъци. Нека обърнем внимание на основните рискове.

При преминаване данъчни ревизии, включително за данък върху дохода, дружеството трябва да предостави надеждни данни за броя на отработените дни и часовете на всеки служител, за да потвърди коректността на начисленията. Ако бъдат установени нарушения, размерът на данъка върху дохода, посочен в отчетите, ще бъде признат за неправилен, което ще доведе до налагане на санкции.

С приходите на служител организацията като данъчен агент трябва да разбере дали това лице е данъчен резидент RF, за да се използва правилната данъчна ставка при изчисляването. Именно справката ще може да потвърди действителното местоположение на служителя в страната. Особено трябва да се има предвид тази функциятези работодатели, които изпращат служители в командировки в Беларус или Казахстан, тъй като при преминаване на тези граници не се правят бележки в паспорта на гражданина. Когато има спорна ситуациядружеството ще може да докаже, че е приложило правилната ставка, удържан и начислен данък върху доходите на физическите лица в пълен размер.

Правилното попълване на графика гарантира на компанията възможността на FSS да приспада разходите за отпуск по болест, тъй като няма да е възможно официално да се потвърди броят на отработените дни, които са изключително важни при изчисляването на тези суми.

Единна форма Т-13 е документ, който може да се използва като една от опциите за поддържане на график. Помислете какви са неговите характеристики и къде да намерите тази форма.

Когато се прилага формуляр Т-13

Всеки работодател е длъжен да следи работното време на своите служители (член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация). Той може да използва за това всяка форма, подходяща за особеностите на начина на неговата работа, включително и разработената от него форма.

Има 2 формуляра, одобрени с една резолюция на Държавния комитет по статистика, които могат да се използват за отчитане на отработените часове в непроменен или модифициран вид:

• Формуляр Т-12, 1-ви раздел на който е изграден като табела.
• Формуляр Т-13, който всъщност се нарича график.

Формуляр Т-13 е одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 01.05.2004 № 1. Можете да го изтеглите на нашия уебсайт.

Таблиците от 1-ви раздел на формуляра T-12 и формата T-13 са много сходни, но има и разлики:

• Данните за дните от месеца, свързани с конкретен служител, във форма Т-12 са подредени в хоризонтална посока последователно от първия до последен ден... Във формата T-13 те са разделени на 2 части (половин месец), които са разположени една под друга.
• Като се има предвид факта, че за всеки ден, в допълнение към броя на отработените часове, се посочва причината за присъствието или отсъствието на служителя на работа, поради особеностите на конструирането на таблици във формуляр Т-12, всяко лице има 2 реда, а във формата Т-13 - 4 реда.
• В последната част на таблицата на формуляра T-13 има колони, които липсват във формуляра T-12. Те отразяват кодовете на видовете заплати и съответната сметка счетоводство, което ще отчита начислените заплати.

Можете да използвате всяка от тези формуляри. Определящият фактор е самият факт на неговото присъствие. Правилното изчисляване на заплатите е невъзможно без надежден график.

Утвърждаване на реда за поддържане на формуляр Т-13

Процедурата за попълване на формуляра T-13 може да има свои собствени нюанси за всеки конкретен работодател, поради което е препоръчително да го фиксирате в съответния документ (инструкции или ръководство). Отраженията в него ще изискват следните точки:

• Назначаване на лицето, отговорно (или отговорно) за поддържане на графика.
• Необходимостта от поддържане на отделни дневници за отделите.
• Одобрение на допълнителни кодове за напускания или отсъствия.
• Одобрение на реда за отразяване на данните в табелката: всички факти на присъствие/отсъствие или само отсъствие.
• Определяне на реда на отразяване на данните за изходи / откази в трудни или нестандартни ситуации.

Попълване на формуляр Т-13

Заглавната част на формуляра T-13 съдържа информация за работодателя (име, код на OKPO, име на отдел), номер и дата на документа и периода, за който е съставен.

Основанието за вписване на служител в графика е заповед за наемането му, а за изключване - заповед за уволнение. Данните за трите имена на всеки служител са посочени изцяло. Всички причини за отсъствие трябва да бъдат документирани.

При попълване на данни на конкретно лицев 1-ви горен и в 3-ти от горните редове причината за присъствието/отсъствието се обозначава с азбучен или цифров код, а в редовете под тях (2-ри и 4-ти) - броят на отработените часове. За данни за отсъствие в редовете, разпределени за броя часове, или се записва нула, или нищо не се задава. Допълнителните дни за конкретен месец се зачертават с "X". Почивните дни са отбелязани с буквата "Б". Продължителността на нормалния работен ден, посочена в отчета, трябва да съответства на броя часове, посочени в трудов договорслужител или определено от закона (например за по-кратки отпуски). Продължителността на извънредния труд се определя със заповед на работодателя.

За видовете отсъствия, отчетени в календарни дни(ваканция, болничен), знакът се поставя непрекъснато, т.е. включително и през почивните дни. Заминаване/пристигане в почивен ден за командировка се отбелязва като ден за командировка.

Образец за попълване на формуляр Т-13 за 8-часов работен ден при 40-часов работна седмицаможете да го изтеглите на нашия уебсайт.

В този пример се извършва работа през уикенда. Извършва се със заповед на ръководителя със съгласието на служителя. В заповедта трябва да се посочи как ще бъде изплатен този ден: или в двоен размер (член 153 от Кодекса на труда на Руската федерация), или чрез предоставяне на отпуск в работен ден.

Къде да получите кодовете за формуляра Т-13

Най-често използваните кодове за присъствие/отсъствие (буквени и цифрови) се намират на 1-ви лист на формуляра Т-12. Ако е необходимо, можете да разработите допълнения към тях или своя собствена таблица с такива кодове.

За целите на сравнимостта на данните е по-разумно да използвате кодовете, дадени в Приложение 1 към заповедта на Федералната данъчна служба на Русия от 10 септември 2015 г. № MMV-7-11/ [защитен с имейл]Кодовете от това приложение се използват при попълване на формуляра 2-NDFL.

Имате задача да поддържате график, но по някаква причина ръководството не може да ви предостави работно мястоспециализирана софтуер... Това не означава, че работата ви не може да бъде улеснена по никакъв начин. Формулярът за разписание T-12 е лесен за намиране в Интернет. Доста е възможно да нарисувате таблица по образец в Excel, без много опит. И тази статия ще ви помогне да създавате формули и да автоматизирате работата си.

Няма смисъл да разглеждаме тук текстовата част на документа, изброяваща кодовете, с които се попълва разписанието. Формулите са необходими директно в счетоводната част. Да поговорим за нея. Но първо проверете дали Excel е включен в опциите автоматичен режимизчисления ( Файл - Параметри - Формули - Изчисления в книгата), в противен случай трябва да натискате безкрайно бутона Ф9 .

Формулярът на отчета за време предвижда индикация за началото и края на отчетния период. Поставете този раздел в горната част на вашия документ. След това трябва да номерирате дните и да подчертаете неработните дни. Това е достатъчно трудно, така че работете на етапи. Първо форматирайте клетките, където ще се виждат датите:

• изберете клетки за първата половина на месеца, натиснете клавиша CTRLи изберете останалите клетки с дати;
• щракнете върху иконата за отворен прозорец до групата номери в прозореца, който се отваря в раздела номеризберете първо дата, тогава Всички формати, в редица Типвъведете DD(това означава, че за номера на деня са разпределени два знака, а месецът и годината ще бъдат скрити);
• потвърдете действията си ( Добреили ENTER).

Сега в клетката, запазена за първата дата на месеца, въведете препратка към клетката с началото на периода: = B2.

Във втората клетка с датата въведете формулата, която увеличава предишната по една: = д4+1 .

Копирайте тази формула в останалите клетки от първата половина на месеца. За втората половина на месеца разликата ще бъде само във формулата за начална дата (= Р4+1 ), в останалите клетки всяка предишна трябва да се увеличи с едно.

Периодът на отчитане може да бъде различен: от 1 до 30, 31, 28 или 29. Започвайки от 29, може да няма дати, така че редактирайте формулата в клетката, съответстваща на тази дата ( = АКО (AF4<$D$2;AF4+1;"") ) и го копирайте за останалите дни.

За да подчертаете почивните дни и празниците сред получените дати, можете да използвате спомагателната таблица, създадена на втория лист. Всички формули са видими на фигурата. Празниците се празнуват на ръка.

В графика изберете първата дата от месеца, отворете списъка с екипа Условно форматиране, в него изберете Управление на правилата, в прозореца, който се отваря, създайте две правила (всяко с помощта на бутона Създайте правило). Моля, имайте предвид, че препратките към клетки с форматирана дата трябва да бъдат смесени (преди буквата, $ не е закрепен).

За да приложите параметрите към други дати, използвайте бутона Примерен формат:

• изберете клетка, за която форматът вече е зададен;
• щракнете върху бутона;
• изберете всички клетки, които трябва да имат еднакви параметри.

Накрая попълнете броя на присъстващите и отсъствията.

Присъствията и неприсъствията се публикуват ежедневно, общите суми ще се променят съответно и до края на месеца отчетът е готов.

Всички техники, разгледани в тази статия, са налични в различни версии на Excel. Можете да ги използвате както при съставяне на разчет, така и при съставяне на други счетоводни документи.

Формуляр на разписание под формата на Т-12 и Т-13

Разчетът е личен документ, който отразява присъствието / отсъствието на служители на работните им места. Ако служителят не е дошъл на работа, се посочва причината за неявяването. Освен това информация за общия брой отработени дни и часове на месец се въвежда в табелката с работния час.

За тези цели се използва формуляр Т-12 или Т-13. Последното ще се разглежда като извадка.

Експертно мнение

Мария Богданова

Над 6 години опит Специализация: облигационно право, трудово право, осигурително право, право на интелектуална собственост, граждански процес, защита на правата на непълнолетни, юридическа психология

Задължението на работодателя да следи времето дори беше заложено на законодателно ниво - в член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация "Понятието за работно време". През 2019 г., както и преди, ще бъде възможно да се направи по 2 начина: да съставите документ самостоятелно въз основа на наличните проби или да използвате унифициран формуляр, одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 05.01.2004 г. No1. За бюджетните държавни (общински) институции има форма на отчетна карта, одобрена със заповед на Министерството на финансите на Русия от 30 март 2015 г. № 52n.

През 2019 г. календарният срок на годност на разписанията няма да се промени, той ще бъде 5 години за обикновените компании и фирми и до 75 години за индустрии, разположени в далечния север или потенциално носещи повишена опасност (тежки, вредни и други предприятия) .

Не се препоръчва да затваряте графика предсрочно няколко дни преди края на месеца на фактуриране. Въпреки че това се случва доста често. Например, графикът се подписва на 27-о число и на всички служители са определени работни дни от 27-о до 30-то (31-во) число. В резултат на това, ако служител се разболее, вземе отпуск за своя сметка и т.н., може да се окаже, че му е изплатено "допълнително" възнаграждение. В този случай той ще трябва да бъде удържан от начисленията за следващия месец като незаработен аванс, изплатен на служителя срещу заплатите (част 2 от член 137 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Попълване на формуляр Т-13

Графикът може да се попълни по 2 начина:

Маркирайте всяко присъствие и неприсъствие на работа всеки ден (обсъдено по-долу)

Маркирайте само отсъствия, закъснели пристигания и други "нарушения" на работния ден

В горната част на формуляра посочваме името на организацията или индивидуалния предприемач, номера на документа и датата на неговото изготвяне.

Колона "Код за OKPO".Кодът на OKPO е посочен според данните в уведомлението от Росстат.

Колона „Отчетен период“.Посочваме периода от време, за който е съставен документът (обикновено месец).

Колони 2 и 3.Пълно име, длъжност и личен номер на служителя.

Колона 4.Всички посещения и неприсъствия се отбелязват. Всеки календарен ден съответства на отделна клетка, състояща се от две клетки. Горната клетка показва буквения код, а долната показва броя на отработените часове за този ден или тази клетка може да бъде оставена празна, при условие че работното време се записва в дни.

Всички кодови обозначения (азбучни и цифрови) са посочени във формуляра според формуляра T-12, като най-често се използват следните кодове:

Аз съм напълно работен ден

B - уикенд или празник

К - командировка

B - временна нетрудоспособност (отпуск по болест)

OT - основна платена ваканция

Колона 5.Горната клетка показва броя на отработените дни за всяка половина от месеца. В долната част - броят на отработените часове за същия период.

Колона 6.Посочени са данните за целия месец: горното поле е броят на отработените дни, долното поле е броят на отработените часове.

Колона 7-9.Посочена е информация за изчисляване на заплатите. Ако за всички служители е използван един вид възнаграждение, тогава в главата на таблицата намираме две колони: "Код на вида на плащане" и "Кореспондентска сметка" - и ги попълваме със съответните данни.

В този случай долните колони 7 и 8 остават празни. Попълва се само колона 9. И ако са използвани няколко вида заплати, тогава попълваме колони 7,8,9 и не докосваме колоните в главата на таблицата.

Клетка 7(ако е необходимо). Код на вида на плащане. Наличен е пълен списък с кодове. Извадката използва: 2000 г. - плащане на трудови задължения (заплата) и 2012 г. - плащания за отпуск

Клетка 8.Съответната сметка се посочва съгласно сметкоплана.

Колона 9.Броят на отработените дни и часове на месец, съответстващи на този вид плащане.

Кутии 10, 11, 12, 13.Посочва данни за причините за отсъствие и закъснение на служителите (код и брой дни, часове отсъствие на служител на работното място).

- Изображение 1 (щракнете за увеличаване) -