Образец на договор за получаване на препоръчана поща. Пълномощно за получаване на поща. Писмо за намерение за сключване на договор за наем

Пощите на Русия предлагат специални условия за корпоративни клиенти - те могат да бъдат както юридически лица, така и индивидуални предприемачи.

Предимства на "корпоративния клиент" на руската поща:

• удобно време и място за доставка на поща
• изгодни цени
• Богат опит с международни пратки
• безкасова форма на плащане за услуги.

За да сключите договор, трябва да предоставите документи.

За юридическо лице:

• копия от учредителни документи (устав, учредителен договор, учредителен договор)
• копие от удостоверение за вписване в Единния държавен регистър на юридическите лица; удостоверение за държавна регистрация на промените, направени в учредителни документи на юридическо лице
• копие от извлечението от Единния държавен регистър на юридическите лица, издадено не по-рано от 6 месеца преди очакваната дата на сключване на договора
• копие от удостоверение за регистрация в данъчния орган
• копие от документи, потвърждаващи правомощията на едноличния изпълнителен орган (решение на учредителя/акционера, протокол от общото събрание на акционерите/участниците, заповед за назначаване)
• пълномощно (в случай че лице, което не е едноличен изпълнителен орган, ще подпише договора от страна на контрагента), а ако пълномощното е издадено по начин на замяна, пълномощното на лице, издало пълномощното по този начин.
• копие от лиценза на контрагента, ако дейността, извършвана по договора, подлежи на лицензиране.

Предоставените копия трябва да бъдат заверени от нотариус или от органа, който е издал документа. При липса на надлежно заверени документи и спешна необходимост от сключване на споразумение е разрешено предоставянето на копия, заверени с подписа на лицето, което е изпълнителен орган на контрагента, и печата на контрагента, с изключение на извлечение от Обединената държава Регистър на юридическите лица, както и пълномощно.

За индивидуален предприемач:

• копие на всички страници на паспорта или друг документ на индивидуален предприемач, който го замества.
• копие от удостоверение за регистрация като индивидуален предприемач (IP OGRN).
• копие от извлечение от USRIP, издадено не по-рано от 6 месеца преди очакваната дата на сключване на договора.
• копие от удостоверение за регистрация в данъчния орган.
• пълномощно, ако лицето, подписващо договора, действа по пълномощно.
• копие от удостоверение за открити сметки (за удостоверяване на разплащателната сметка, открита в банката, регистрирана в IP).

Копия от документи трябва да бъдат заверени от нотариус или от органа, който е издал документа. При липса на надлежно заверени документи и спешна необходимост от сключване на споразумение, можете да предоставите копия, заверени с подпис и печат на индивидуален предприемач, с изключение на извлечение от USRIP.

В дейността на руските компании все още е трудно да се откажат услугите на руската поща. Онлайн магазините изпращат покупки, други фирми изпращат официални писма и искове. Клонове на държавната компания са отворени в най-отдалечените населени места, където дори няма магазини или офиси на Сбербанк. За юридическите лица да сключат споразумение с руските пощи, това означава значителни спестявания и оптимизиране на взаимодействието им с монополна организация.

Ползи за корпоративни клиенти

Държавният монопол предлага на фирмите да станат негови корпоративни клиенти. Официалният уебсайт на организацията на pochta.ru/support/corporate-services/become-corporate-client съдържа условията на споразумението.

Страни по него могат да станат както фирми, така и индивидуални предприемачи. Там можете също да влезете в личния си акаунт и да използвате опцията за управление на услугата.

Предимствата при комуникацията с организация, предоставяща граждани и организиране на комуникации, достигащи до най-отдалечените кътчета за корпоративни клиенти са:

• опция за избор на удобно място и час за изпращане на вашата кореспонденция. Няма нужда да се строите на опашки. За юридически лица, сключили договор за абонаментно обслужване, са предвидени отделни служители и гишета;
• тарифите, поради по-големия обем на предоставяните услуги, са по-изгодни, отколкото при еднократно взаимодействие;
• повече от конкурентни куриерски услуги, опит с кореспонденция в международния трафик;
• плащане на услуги от разплащателна сметка.

Справка: Всички големи държавни компании системно работят по този начин, изпращайки най-спешните писма с експресна доставка.

Как да подпиша договор за услуга

За да сключите споразумение с руските пощи, ще трябва да предоставите на мениджър, обслужващ клиенти от корпоративния сектор и предприемачи, определен пакет от документи, който включва:

• копия от учредителни документи;
• копия на сертификати;
• прясно, не по-късно от един месец, извлечение от Единния държавен регистър на юридическите лица;
• потвърждаване на правомощията на изпълнителния орган.

Пощенският служител най-вероятно ще изисква нотариално заверено копие и извлечение с данъчен печат. При съгласие коректността на всички документи, с изключение на извлечението, може да бъде потвърдена чрез поставяне върху тях на печата „Копието е правилно“, печата на предприятието и подписа на ръководителя на компанията. За да може мениджърът да се свърже, за да сключи споразумение, трябва да оставите заявка на адрес: oneclick.russianpost.ru. Ще трябва да въведете:

• данни за компанията;
• вид собственост (частна, държавна)
• данни за контакт (телефон и имейл);
• необходими услуги (пощенски пратки, експресни писма - EMS, колети);
• необходимостта от рекламни услуги;
• необходимостта от абонаментни кутии.

Въз основа на въведените данни ще бъде генериран проект на договор. Договорът, предлаган от Руските пощи, не може да бъде променен. Одобрява се на ниво корпоративно управление в статус на задължително приложение. Невъзможно е да въведете вашите собствени условия в него. Ето защо трябва да прецените какви ползи получава новият клиент и какви въпроси трябва да се вземат възможно най-внимателно.

Процедура за взаимодействие: личен акаунт

Сключването на договора веднага се превръща в редица предимства за компанията или предприемача. Личният акаунт на Руската поща за юридически лица ви позволява да проследявате проследяването на вашите писма онлайн, без да губите време за преминаване към специална услуга. Фирма, сключила споразумение с Пощите, получава възможност да използва редица услуги, които й се предлагат. Изпращането на кореспонденция може да се извършва не само в офисите на монополиста, ако това е предвидено в договора, машината с фирмени маркировки ще вземе писма и колети, предназначени за препращане, директно от сградата на клиента.

Интересно: Плащането за всички услуги се извършва от разплащателната сметка на организацията към пощенската сметка, но в някои случаи, когато се надхвърлят месечните лимити, е допустимо да се плати излишъкът с корпоративна кредитна карта.

Нюанси

Когато се работи с монополист, е необходимо да се предвиди появата на стандартни сложности. Писмата понякога вървят по-бавно от очакваното, но този проблем може лесно да бъде решен, като се отбележи необходимостта от услуги за експресна доставка във вашия договор.

В същото време актуализираният пакет от оферти на гиганта даде възможност да се възползвате от нови интересни опции, включително:

• потвърдено изпращане на имейли. Текстът на писмото се запазва като pdf-документ, който е подписан с електронен подпис. Докладът за доставката му се записва по пощата и може да бъде доказателство в съда;
• доставка на кореспонденция до офисите на контрагентите не по общото правило, а с помощта на куриери. Това позволява значително да се намали времето за обмен на официални документи;
• писма могат да се получават от името на дружеството от негов представител без пълномощно, ако данните му са изрично посочени в договора;
• в рамките на едно споразумение можете да изпратите пощенски запис или да закупите марки и, ако е необходимо, представителите на пощенската служба ще залепят марките върху пликове и колети. Списъкът с услугите ще бъде коригиран и допълнен след подписване на договора.

Важно: Услугите се заплащат само авансово, за всеки следващ месец.

Руската поща за юридически лица не е единственият начин за изпращане на кореспонденция. В страната работят експресна поща, куриерски услуги и транспортни фирми, всяка от които може да предостави същите услуги по-бързо, а понякога и по-евтино. Но, както показва практиката, такова решение е от полза за еднократни пратки. При масови и систематични изпращания няма алтернатива на руската поща.

Днес основният растеж на пазара за електронна търговия в Русия идва от регионите. 30% от трафика на онлайн магазина се генерира от регионите, като този дял нараства всяка година. В резултат на това всеки онлайн магазин, достигнал определено ниво на развитие и покритие, неизбежно се изправя пред въпроса как и с помощта на кои оператори да извършва доставка. Руските пощи все още нямат достоен конкурент по отношение на покритието, но магазините често отказват да работят с него. Има много причини: многоетапна предпощенска подготовка, която включва поддръжка на специално лице в персонала на магазина, който се занимава с това, трудността при контролиране на движението на пратката, допълнителното натоварване на кол центъра, голям брой връщания. The Village помоли експерт да ви каже как можете да се справите с някои типични проблеми, когато работите с Russian Post.

Юлия Авдеева

специалист по експресна доставка
"Идейна логика"

Изберете правилния отдел

Първото нещо, което трябва да направите, е да изберете удобна пощенска станция (POS). Тук трябва да обърнете внимание на няколко фактора, които след това значително опростяват живота ви. Първо вижте дали има много служители в този бранш. Колкото повече прозорци са отворени, толкова по-добре. Второ, важно е този клон да има отделен прозорец за работа с корпоративни клиенти, както и специален прозорец за доставка на колети. Най-лошият вариант е, когато плащането за услуги, доставката на колети и изпращането на писма се извършват в един прозорец. Трето, обърнете внимание колко приятелски настроен е екипът на това място, дали ще бъде възможно да се преговаря с тях. Намирането на служител на пощенската служба, лоялен към вашата компания, вече е половината от битката.

В клоните, разположени в покрайнините, опашката обикновено е по-къса, отколкото в централните. Пощенската логистика в Москва е добре установена, колети от всички клонове се взимат всеки ден. След това отиват в центъра за сортиране. Големите онлайн магазини и компании, които имат статут на федерален клиент, пропускат първия етап и имат право да изберат OPS в непосредствена близост до центъра за сортиране. Ако онлайн магазин реши да прехвърли функциите за доставка на компания с федерален статут, това може да спести един или два дни.

Свикнете с независимостта

Следващият етап е сключването на споразумение с Федералното държавно унитарно предприятие Руски пощи. Това може да стане както в самата поща, така и в главния офис. Има стандартен договор за предоставяне на пощенски услуги и не си струва да разчитате на промени за обикновен онлайн магазин. В същото време всеки договор преминава през няколко етапа на вътрешни одобрения и този процес може да се забави. Има само един съвет - и той е подходящ за всяка ситуация: трябва постоянно да си напомняте за себе си.

Не бива да очаквате, че "Пощата" ще "тича" след вас, ваша отговорност е постоянно да ви напомня за вашия бизнес. След подписване на договора ще трябва да депозирате пари и постоянно да проверявате колко ви остава в сметката. Не забравяйте, че "Mail" работи само на предплатени. Те нямат личен акаунт в сайта или каквото и да е средство за информиране за липсата на средства във вашия акаунт, така че отново ще трябва да следвате всичко „ръчно“.

Научете правилата

За да работите с "Mail", ще трябва да отделите отделен служител в държавата, тъй като това изисква много усилия, време и внимание. Основният документ за него трябва да бъде томът „Правила за предоставяне на пощенски услуги“. Основният проблем е, че много неща в него са описани много бегло (например правилата за опаковане) и могат да се тълкуват различно от различните пощенски служители и в различните пощенски станции. Просто казано, ако искат да намерят вина, лесно ще го направят. Ето защо е по-добре да бъдете приятели с пощенските служители.

Изберете правилната опаковка

Правилното опаковане ще ви спести от много проблеми. 3% от всички опаковки са повредени и изгубени по пътя и това често се дължи на неправилно опаковане. Опаковането на пратка в пакет е по-евтино, отколкото в кутия, но съдържанието на опаковката се поврежда по-лесно.Освен това, за съжаление, има недобросъвестни работници във всички области. Въпреки факта, че Пощата активно се бори с това, има случаи, когато занаятчии внимателно изрязват ръба на опаковката, изваждат стоките, поставят нещо близко по тегло на негово място и запечатват опаковката. Освен това пакетът се прехвърля толкова много пъти от място на място по пътя, че ако не му бъде осигурен допълнителен слой защита под формата на кутия, той ще бъде твърде уязвим. Не е нужно да използвате пощенски кутии. Например, нашата компания купува обикновени кутии на едро, така че те са по-евтини. Не трябва да правите маркови кутии, защото те трябва да бъдат предварително одобрени, в противен случай пощата може да откаже да ги приеме. Често те си затварят очите за това правило, но могат и да намерят грешка.

Обработвайте исковете по правилния начин

Срокът за разглеждане на рекламации от Пощата е официално 60 дни. Но в действителност тези срокове не винаги се спазват и исковете могат да се разглеждат няколко месеца. Ще трябва да си напомня много отново. Ако видите, че пакетът е заседнал на някакъв етап, незабавно разберете какво не е наред с него. Не забравяйте да информирате клиентите си, че ако опаковката е повредена или има разлика в теглото, пакетът трябва да се отвори и съдържанието му да се провери в присъствието на служителите на пощенската служба. Само в този случай е възможно да се направи жалба за съдържанието на пратката и заедно със служителите на пощенската служба да се състави акт. Ако отворите пратката, след като напуснете пощата, вече няма да можете да предявявате рекламации.

Поемете част от работата им

Сериозен недостатък на "Поща" е голям брой пратки за връщане. Пратката пристига в клона, но уведомлението никога не достига до клиента. Ако самият той не следи движението на пратката по номера в сайта, той може никога да не разбере, че е пристигнал. В резултат на това пакетът ви се изпраща обратно след месец, като в този случай онлайн магазинът плаща двойна тарифа (двупосочен), но стоките не се продават. Според статистиката около 15-20% от колетите се връщат (в зависимост от специализацията на онлайн магазина).

За да предотвратите това, трябва сами да проследите движението на пратката и когато тя пристигне в отдела, да информирате клиента за това. Ако клиентът не пристигне в пощата в рамките на няколко дни, колцентърът трябва да се свърже . Вашият служител се обажда на клиента, за да провери дали знае, че пакетът му е пристигнал. Благодарение на тази система намалихме нивото на възвръщаемост с 5-10% в нашата компания.

Бъди търпелив

Често е много удобно за регионален клиент да плаща в брой, но за вас може да се превърне в главоболие. "Post" може да получи парите, но не бърза да ви ги преведе. Затова трябва отделно да следите дали наложен платеж е пристигнал от всяка пратка. Ако се забави - алармирайте.

Имахме случай, когато колет пристигна в малка пощенска станция в Сибир и за да преведе парите, получени за колета, служителят трябваше да отиде в областния център. Дълго го убеждавахме да намери време за това. Офисите, в които няма интернет, са нормално явление за Русия. Може да е много трудно да се свържете с тях. А закъсненията в доставката често са свързани не само с вътрешни извънредни ситуации, но и с метеорологични явления. Така например миналата зима е замръзнала река Лена, през която местните са се придвижвали само с ферибот. В резултат на това цял месец беше невъзможно да се достави нещо до съседния бряг.

Възможно е и необходимо да се установи работа с руски пощи! Просто бъди тарпелив.

За тези, които се осмеляват, по-долу е малка инструкция
за работа с "Поща":

Сключете договорс руска поща.

Вземете го в клонапощенска услуга, фиксирана в договора, набор от пощенски идентификатори с баркод (BPI) или готови BPI.

Пакет пощенски разходиспоред пощенските изисквания.

Подгответе оправдателни документиза пощенски разходи.

Направете авансово плащанепрепращане на пощенски пратки - превеждане на средства по разплащателната сметка, посочена в договора. Уверете се, че информацията за получаването на средствата е пристигнала в пощенската служба (мястото на доставка).

Доставете пощенски праткина уговореното място и час на доставка. Носете две копия от списъка със себе си. 103 на хартиен носител и пълномощно за доставка на пощенски пратки.

Вземете го в клонадокументи за пощенска услуга при получаване на поща: разписка за получаване на пощенски пратки, второ копие на списъка f. 103 с подпис на служителя на ОПС и календарен печат.

В сроковете, посочени в договораполучавате сертификат за завършеност и фактура.

Много компании биха искали да сключат директен договор с руската поща и да плащат за услуги по банков път. Нашата компания не прави изключение. Нашият офис се намира в Москва.

И така, задача номер едно е как да намерите офиса на руската поща в Москва, където можете да сключите споразумение за услуга. Това, което е по-лесно - на сайта на Руската поща има телефон за комуникация, ние се обаждаме. Музиката е модерна, момичетата отговарят дружелюбно, но нямат информация, така че постоянно ме превключваха някъде и при превключване телефонът излиташе - тогава всичко беше ново. Отне три дни, за да разберем къде е офисът на руските пощи. Но имаме здрави нерви!

След три дни попаднах на по-информиран служител, който ме уведоми, че трябва да изпратя писмо на адреса [защитен с имейл]и чакай. Трябва да дойде отговор от отдела по продажбите. Чакаме! Три дни по-късно пристигна писмо с куп формуляри и документи, които трябва да се попълнят! Разбираме, че руската поща е огромна, бюрократична организация... Попълнихме я, изпратихме я... Чакаме. Четири дни по-късно дойде потвърждението, че всичко е наред. Писмото съдържа адреса: Москва, Мясницкая, 26. И така, ето го - желаният адрес!

През 2017 г. руската поща претърпя реорганизация и ако по-рано във всеки район на Москва имаше клон, където беше възможно да се сключи споразумение с руската поща, сега всичко е само на Мясницкая, 26. И има трима души за всички споразумения за обработка на Москва.

Показваме много документи в две копия. Един от документите се оказа, че има същото име, което означава, че не е необходимо да го показваме ... Да отидем на Мясницкая, 26. Пристигнахме и това е огромна сграда с много входове и, както винаги, не човек знае къде се приемат документи. След като тичах половин час, наистина открих незабележима сграда в двора. Отбелязах го на снимката - може би ще ти е от полза, за да не тичаш и да не гледаш!

Качвам се на втория етаж, намирам точната стая и подходящия служител. Изпращам документи. Оказа се, че не съм показал същия документ със същото име и все още имам нужда от него! Той попита много силно и сърцето на пощенския служител трепна! Служител по моя молба извади липсващия документ и го прие за работа.

Две седмици по-късно получихме съобщение, че Договорът е сключен. Идвам! Дойдоха и взеха. Бяхме информирани как да получаваме фактури за плащане. Трябва да изпратите заявка на имейл адреса в excel файл и след три дни ще получите фактури за плащане. Освен това трябва да получите два отделни акаунта, единият за комуникационни услуги, вторият за франкиране. За някакъв личен акаунт в сайта, където можете да следите баланса си и текущите си дела в Руската поща, те само се усмихват, но някак си се усмихват нервно!

Миналата година руската поща претърпя реорганизация и ако по-рано беше възможно да се изпращат писма по банков път от всяка пощенска станция, сега във всеки район на Москва има няколко пощенски клона, които работят с юридически лица. Избрахме един такъв бранш. дойдох да се срещна. Началникът на отдела ме посрещна предпазливо, но получих консултация и отидох да оформя първото изпращане.

От втория път приемаха документи за изпращане на писма. Сега изпращаме писма редовно и без проблеми.

Резултатът от цялата тази операция:

1. За да сключите споразумение с руската поща, се нуждаете от много търпение и свободно време.
2. От икономическа гледна точка се оказа доста изгодно. Пощата предоставя пълен набор от документи.

Пощенските услуги включват получаването и предаването на цялата поща, изпратена до юридическия адрес на компанията. Ако компанията не е сключила договор за пощенски услуги, тогава изпратената до компанията документация може да бъде загубена, например иск за възстановяване на несъществуващ дълг от измамници, например.

Какво е споразумение за пощенски услуги

Пощенски услугие услуга за събиране и съхранение на кореспонденция от пощенската станция, пристигаща на юридическия адрес на фирмата.

Руската поща работи предимно с юридическо лице, въпреки че обслужва и индивидуални предприемачи. Договорът се сключва само след изпращане на заявлението, описано в писмен вид. Всички възможни видове договори могат да бъдат проучени на официалния уебсайт, предлаган от Руската поща.

Ползите от работата по това споразумение са очевидни:

• възможно е вземане, както и оставяне на поръчки за доставка на писма и други пощенски колети до офиса на предприятието или обратно от офиса;
• се отделя определено време и специално място за доставка на поща;
• ако е необходимо, операторите избират успешен пакет от услуги, който ще бъде най-изгоден за организацията;
• юридическо лице има право да избира как да плати за услугите, предоставяни от руската поща - в брой или безкасово плащане.

град Москва

Дружество с ограничена отговорност "__________", наричано по-долу "Изпълнител", представлявано от генералния директор _________________, действащ въз основа на устава, от една страна, и дружеството с ограничена отговорност "__________", наричано по-долу " Клиент“, представляван от Генералния директор _________________, действащ въз основа на Хартата от друга страна и наричани колективно „Страните“ са сключили договор за пощенски услуги, както следва:

1. Предмет на споразумението

1.1 Изпълнителят се задължава да приеме, съхранява и прехвърли на Клиента пощенска кореспонденция, получена на името на Клиента на адрес: ________________ в срок от 12 (дванадесет) месеца от датата на подписване на този договор.

2. Задължения на страните

2.1 Задължения на Изпълнителя:

2.1.1 Приема и съхранява (не по-дълго от 1 (един) календарен месец от датата на получаването му цялата кореспонденция, получена по пощата до Клиента. Ако Клиентът не получи кореспонденцията си от Изпълнителя в посочения срок, тя ще бъде унищожена без връщане на таксата за пощенска услуга.

2.1.2 Цялата кореспонденция, идваща от името на горепосочената организация на този пощенски адрес, има право да бъде събирана само от собственика на помещението (Изпълнителя). Никое друго лице, включително пълномощно, няма право да взема кореспонденция, идваща на посочения по-горе адрес. Ако Клиентът се опита сам да вземе кореспонденцията си от пощенската служба, това споразумение се счита за прекратено.

2.2 Задължения на Клиента:

2.2.1. Предоставете на Изпълнителя данни за контакт за комуникация с клиента.

2.2.2. Клиентът е длъжен да предостави на Изпълнителя пълномощно в размер най-малко 3 бр. да получавате препоръчани и ценени писма.

2.2.3 В случай на промени в начина на комуникация, Клиентът е длъжен да информира Изпълнителя за тези промени в рамките на 5 работни дни (пълно име, телефон, e-mail,). Отговорност за достоверността на предоставената информация се носи от клиента.

3. Размер и ред на плащане

3.1. Цената на услугите, предоставени от Изпълнителя, е ___________ (___________) рубли на месец (включително ДДС / без ДДС).

3.2 Плащането се извършва от Клиента при сключване на този договор в размер на 100% от стойността на услугите на Изпълнителя за целия период на Договора.

3.3 Платените средства за пощенски и секретарски услуги и съхранение на документи не се възстановяват.

4. Отговорност на страните

4.1. Страните носят отговорност за неизпълнение на задълженията си по настоящото споразумение в съответствие с приложимото законодателство.

4.2 Изпълнителят не носи отговорност за кореспонденция, която не е доставена на Клиента поради действие/бездействие на самия Клиент, или на други трети лица (пощенски станции, други обществени и/или частни организации и органи).

5. Условия за влизане в сила и прекратяване на договора

5.1 Това споразумение влиза в сила след подписването му от страните.

5.2 Договорът може да бъде продължен при същите или други условия след изтичане на неговата валидност по взаимно съгласие на страните чрез подписване на ново споразумение.

5.3 Изпълнителят има право да прекрати едностранно договора в случай на нарушение от страна на Клиента на задълженията му по Договора или невъзможност да се свърже с ръководството на Клиента или лице за контакт.

5.4 Ако колоната „Информация за контакт за комуникация с Клиента” не е попълнена в настоящото споразумение, такова споразумение се счита за несключено. В този случай заплатената сума по този договор не се възстановява и претенции към Изпълнителя за неизпълнение на кореспонденция не се приемат.

5.5 Ако Лизингополучателят две седмици след края на договора не върне подписаното удостоверение за завършеност и не предяви писмен иск срещу Наемодателя, тогава работата се счита за завършена и приета от двете страни.

5.6 Това споразумение е съставено в два екземпляра, всеки от които има еднаква юридическа сила, по един екземпляр за всяка страна.

6. Юридически адреси и банкови данни на страните

Изпълнител Клиент

Информация за контакт за комуникация с Клиента: _____________________________________

справка:Образци на правни и счетоводни документи.