Affärsetikett i allmänhet är den uppförandeordning som etablerats inom affärskommunikation. Särskilt affärsetikett visar sig i form av en presentation av brevets text, främst i formlerna för överklagande, uttrycket av förfrågningar, påminnelser, avslag, påståenden, i argumentationsmetoderna, formuleringen av instruktioner, i de sista orden.
Överklagande är en obligatorisk del av kommersiell korrespondens. Överklagandet har nu börjat användas i affärsbrev, om brevet är adresserat direkt till tjänstemannen. Vanliga adressformler är till exempel följande: Dear Sir (Madam), med angivande av efternamnet; Kära kollegor (när man vänder sig till en grupp personer som är relaterade till ett gemensamt yrke); Käre Sergei Ivanovich (i inbjudningsbrev, i upprop till kända personer), etc.
I affärskorrespondens bör pronomenen "jag", "han" uteslutas, istället för dem används pronomenen "vi", "du". Man bör komma ihåg att passiva konstruktioner är att föredra framför verkliga: inte "vi kommer att göra det", utan "vi kommer att göra det"; inte "Du erbjuder", utan "Du erbjöd" ... osv.
Av stor betydelse för bildandet av en positiv bild av organisationen är efterlevnaden av en sådan norm för affärsetikett som ett snabbt svar på en förfrågan, ett affärsförslag etc. när du kan ge ett slutgiltigt svar. Ber om ursäkt för förseningen: "Vi beklagar den oväntade förseningen och det besvär som du har orsakat."
Om du väntade på ett svar och det är viktigt för dig, tack i nästa brev till din partner för svaret. Till exempel: "Tack för ditt brev daterat den 16 november i år med en begäran om ...".
Om du har blivit kontaktad med en begäran som du inte kan uppfylla, förklara ditt avslag, rekommendera att adressaten kontaktar en annan organisation eller dig, men senare. Tillgrip inte vad som är allmänt känt som en "back off".
I affärskorrespondens är det olämpligt att använda pretentiösa, sockersöta uttryck som "Var så snäll ...", "Vägra inte artigheten att informera ..." osv.
Om du behöver påminna partnern om behovet av att fullgöra sina skyldigheter, formulera påminnelsen på ett lugnt sätt, utan hårda uttryck, till exempel: ”Vi påminner om att tidsfristen för att fullgöra avtalet daterad 2002-12-16 nr 25 /42 går ut ...”. Som svar på ett tufft reklamationsbrev, håll dig även till denna norm: "Vi måste be om ursäkt för det besvär som orsakats för både dig och dina kunder på grund av försenad leverans av varorna ...".
När du förbereder ett svarsbrev, var uppmärksam på utformningen av den erforderliga "adressenten". Om det mottagna brevet undertecknades av chefen, bör svaret adresseras till hans namn, om en annan tjänsteman - svar på hans namn.
En manifestation av etikett är också användningen av slutgiltiga artighetsformler. Om brevets text börjar med en formel för en personlig vädjan till adressaten, bör det i slutet av texten, före underskriften, finnas en sista artighetsformel: "Med respekt ..."; i vissa fall - "Din ...", "Med vänlig hälsning ...".
Affärskorrespondens är en integrerad del av bilden av företaget och affärsman. Knyta kontakt, upprätthålla kontakter, diskussion affärsfrågor skriftligt är det ibland att föredra, och ofta bara nödvändigt, så bilden som skapas i affärskorrespondens måste helt motsvara den externa bilden som bildas av direktkommunikation. Samtidigt, i affärskorrespondens, är efterlevnad av reglerna och kraven obligatorisk, inte bara i allmänna principer, utan också i bagateller och detaljer.
Principer och etikett för affärskorrespondens
Etikett affärskorrespondens i allmänhet inte skiljer sig från Allmänna krav affärskommunikation. Här är dess huvudprinciper:
- artighet, respekt,
- klarhet i syfte
- resultatorienterad och lättillgänglig,
- ansvarsfull inställning till andra människors tid och skyldigheter,
- logisk konsekvens och noggrannhet,
- saklig specificitet,
- läskunnighet,
- neutralitet i tonen, stränghet och formalitet i talet,
- iakttagande av underordning och traditioner.
Dessa krav är inte original, men deras uppfyllelse garanterar en konstruktiv interaktion med partners och kunder.
Brevpapper och språkformler
Brevhuvud brevpapper är företagets ansikte utåt, så dess obligatoriska attribut är läskunnighet, noggrannhet i detaljer, extern noggrannhet och blygsam originalitet i designen.
Oavsett om det är en kantig eller längsgående version av formuläret, organisationens fullständiga namn, postadress, faktisk och officiell adress, telefon, fax, mejladresser och adressen till den officiella e-sidan. Listan med detaljer är inte strikt reglerad, men fullständigheten av uppgifterna ser alltid mer fördelaktigt ut.
För referens: Information om registrering av korrespondens är också önskvärt - om datum, nummer i listan, om den specifika entreprenör som förberedde dokumentet för att skicka. Om detta är ett svarsbrev krävs en hänvisning till förfrågningsbrevet.
I ett affärsbrev är en indikation av genren också möjlig, vilket förenklar utformningen av korrespondens: informationspost, erbjudande, begäran, framställning, ursäkt, kondoleans, tacksamhet.
Brev på officiellt brevpapper för organisationen
Den första delen av brevet är ett överklagande, vars formel innehåller adressatens namn och patronym eller en mer officiell version - ordet "mister":
- Kära Fedor Fedorovich!
- Käre herr Smirnov!
- Käre herr direktör!
Huvuddelen av brevet - informativt - innehåller ett kort, begripligt och rymligt budskap och tydliga uppgifter: att tillhandahålla information, förtydliga information, lösa problemet med förnödenheter och mer. Om brevet innehåller ett avslag är det korrekt att börja första halvan med en tydlig och evidensbaserad motivering. Språkformler kan vara olika, beroende på den valda tonen:
- Företaget ber att överväga...
- VD och styrelse uppmanas att informeras om ...
- Vänligen överväg möjligheten...
- Var god svara så snart som möjligt...
Den sista delen av brevet är tacksamhet, ursäkter, försäkringar om en snabb lösning av frågan, hopp om ytterligare samarbete.
Affärsbrev kräver överensstämmelse med den officiella ordern: om brevet kräver underskrift av huvudet, måste det undertecknas av chefen (i extrema fall hans ställföreträdare).
Nätverksetikett och affärse-post
E-post, som pappersbrev, består av flera viktiga element som kräver kompetent fyllning inte alls på grund av spekulativa regler, utan just för att dessa element kan vara informativa och mycket bekväma ur en utilitaristisk och praktisk synvinkel. Ett korrekt brev garanterar ett korrekt och snabbt svar, samt en konstruktiv lösning på frågan.
Som referens: Företag har ofta sina egna e-postservrar och program, och utvecklar även en företagsdesignstil e-post och interna korrespondensregler, som vanligtvis inte strider mot de vanliga, utan kompletterar dem.
- Adressat: det är vanligt att ange en adress på adressraden.
Detta indikerar inte bara respektfull attityd till samtalspartnern, men också rädda honome— postfrån spam, skräppost och nyfikna ögon.
- En kopia av adressatens brev fylls i för ett specifikt ändamål.
Genom att skicka ett brev till huvudmottagaren och ange en annan i avsnittet "kopia", informerar adressaten den andra samtalspartnern om vad som händer, men kräver inte att han svarar och direkt deltar i korrespondensen.
- Brevets ämne: konkrethet och unikhet.
Ämnets yttersta specificitet bör hjälpa både adressaten och adressaten att navigera i diskussionens ämne och skilja mellan många problem och uppgifter: inte bara "Rapport från Katya", utan "Rapport för maj 2015. Utkastversion". Observera: namnet det här fallet det är värdelöst, eftersom adressaten redan är tydlig för adressaten från namnet på e-postlådan.
E-postmeddelanden är lika lätta att läsa på en stationär bildskärm och på en surfplatta - Brevets brödtext ska innehålla 3 nyckelelement.
Först en hälsning (om detta till exempel är dagens första bokstav) och en adress (i varje brev). För det andra presentationen av frågan: en presentation av sig själv (om bokstaven är den första), en påminnelse om de uppgifter som ska lösas, en beskrivning av problemet eller dess lösning. För det tredje, en begäran eller en uppmaning till handling.
- Funktionen för läsavisering via e-post kräver känslighet.
Det ska användas om brevet är riktigt viktigt, men det finns inget sätt att fråga om att få det till exempel via telefon. Denna funktion ålägger vanligtvis mottagaren vaga, vagt formulerade psykologiska skyldigheter, så den bör inte missbrukas. Ett korrekt och inte så kategoriskt alternativ är en artig begäran i slutet av brevet att rapportera läsning.
- Signaturen kräver kortfattadhet och samtidigt kapacitet.
Formuleringen kan innehålla standardformeln "Med vänlig hälsning" eller vara begränsad till efternamn och förnamn. Signaturen, inklusive namn, befattning, organisationens namn och kontaktuppgifter, bör inte överstiga 7 rader. Det är lämpligt att ange alternativa kontaktuppgifter, utöver brevlåda: telefon,Skype, ICQ, andra populära budbärare.
- Bilagor: det viktigaste är att varna och namnge filer korrekt.
Nätverksetikett kräver rapportering om dokumentet i filen som bifogas brevet: om formatet, dess volym och innehåll. Infästning bör inte vara mer än 3-5Mb. Dess titel, liksom ämnet för brevet, bör vara extremt kort, specifik och unik.
normal vy e-post
Reaktionstiden för ett brev i nätetikett är annorlunda än tiden iav— linje. Två till tre timmar är en bekväm väntetid för svar på ett brådskande mejl. Som svar på e-postmeddelanden som är brådskande eller markerade som viktiga räcker det ibland att varna dete— postmottagits och beaktats. Om problemet kräver en lång övervägande måste adressaten informera sin samtalspartner om den tid det tar att svara på frågan.
För referens: En dag är en bekväm tid för att svara på e-postmeddelanden. Om det inte finns något svar inom 3 dagar tillåter etikettreglerna dig att skicka ett andra brev eller kontakta adressaten med alternativ källa kommunikation - telefon,Skype, ICQ. Tystnad i 5-7 dagar eller som svar på en andra begäran kan betraktas som ovilja att fortsätta affärskorrespondens.
En affärspersons och ett företags rykte består inte bara av verksamhetens effektivitet och effektivitet, utan också av de små sakerna och nyanserna i alla skeden av att göra affärer. affärsförhandlingar. Efterlevnad av principerna för affärskorrespondens krävs av varje representant för företaget: från en obetydlig kontorist till en PR-specialist och företagets chef.
Video: Hur man skriver affärsbrev tydligt, tydligt och förståeligt
I kontakt med
Snabb utveckling affärsrelationer med andra länder ledde till behovet av att bekanta sig med reglerna för affärsetikett, som tills nyligen har fått lite tid.
Ordet "etikett" är lånat från franska, en av ordets betydelser "etikett""inskrift". Etikett kallas komponent människans och samhällets yttre kultur. Det inkluderar de krav som får karaktären av en mer eller mindre strikt reglerad ceremoni och i enlighet med vilka speciell betydelse har ett visst beteende.
Det är omöjligt att föreställa sig en affärspersons aktivitet utan att arbeta med dokument. Ekonomer har beräknat att vissa kategorier av anställda i den administrativa apparaten lägger från 30 till 70 % av sin arbetstid på att sammanställa officiella dokument och arbeta med dem.
Det finns människor bakom varje dokument, det uttrycker indirekt förhållandet mellan dem, därför är det ingen slump att det inom affärsrelationer finns ganska strikta krav för att sammanställa officiella dokument och genomföra affärskorrespondens, som ingår i affärsetiketten.
Från en korrekt upprättad beställning beror ett korrekt skrivet brev i många avseenden en bra relation i ett team, med affärspartners och i slutändan företagets framgång.
En av de västerländska affärsmännen anmärkte en gång: ”Alla som är engagerade i affärer måste komma ihåg att det skrivna ordet är ditt ansikte och ditt företags ansikte. … att skriva ett brev eller PM lika viktig som beräkningen." Ron Tepper, författare till den USA-populära How to Master the Art of Business Writing, påpekar att bra affärstidningar är konstverk. Och mästerverk skapas som bekant inte på några minuter.
Författare till effektiva meddelanden och affärspapper spenderar mycket tid på att förbereda sin dokumentation. Människor som är flytande i affärskonversationens stil och konst befinner sig ofta hjälplösa inför behovet av att upprätta ett visst dokument. Anledningen till detta är formaliseringen av tjänstedokumentationen, som kräver kortfattadhet, tydlighet och enstavigt språk. Dokument bör inte överbelastas med onödiga ord. talet vänder och måste följa etiketten för affärskorrespondens.
Maximal information med ett minimum av ord är grundregeln för deras sammanställning.
Enligt reglerna för affärskommunikation som antagits i USA måste en handlare som skriver ett meddelande till en kund nödvändigtvis använda något personligt ögonblick: en fotbollsmatch, barn, skola, en gemensam vän som nämns i konversationen. I vår inhemska affärspraxis anses sådan förtrogenhet vara onödig.
På samma gång generella principer affärskommunikation genom dokumentation är praktiskt taget enhetlig över hela världen.
När du skriver ett affärsbrev är det viktigt att följa följande krav:
Utövaren måste tydligt föreställa sig det budskap han vill förmedla, eller frågan som han vill få svar på, och veta exakt hur han ska uttrycka det i en begriplig och kortfattad form;
Brevets text bör vara enkel, specifik, logisk, utan tvetydighet, medge flera tolkningar så att mottagaren kan förstå dess innehåll;
Brevet består av endast en fråga. Brevets text är uppdelad i stycken, som var och en endast ska ta upp en aspekt av frågan;
Brevet måste vara övertygande, med tillräckliga resonemang;
Brevet är skrivet i en neutral presentationston, som inte tillåter känslomässig och uttrycksfull färgsättning;
Volymen av ett affärsbrev bör i regel inte överstiga två sidor maskinskriven text, dock bör den utövande inte i något fall offra artighet i tonen för korthetens skull;
Ett brev med stavnings-, syntax- och stilfel gör ett dåligt intryck och irriterar adressaten.
Man bör komma ihåg att uppfattningen av ett brev till stor del beror inte bara på innehållet utan också på kuvertet, företagets brevhuvud. Affärsbrev skrivs på speciella formulär som uppfyller standarderna och har en etablerad uppsättning av nödvändiga element (detaljer) ordnade i en viss ordning.
1.1. Krav för utförande av affärsbrev till utländska partners
1. Det är vanligt att skriva affärsbrev på tryckta brevhuvuden från ett företag (organisation, institution). Formuläret innehåller avsändarens namn och adress. Denna information ska vara lätt att läsa och samtidigt vara designad av en professionell designer. Brevets mottagares uppfattning om ditt företag beror bl.a utseende brevhuvud, nivå på utskriftsprestanda, papperskvalitet.
Uppgifter på blanketten avsedd för korrespondens med utländska partners måste finnas på engelska språket(kan dupliceras i staten). Utöver företagets fullständiga adress ska telefon-, telex- och faxnummer anges. Affärsbrev bör endast skrivas på framsidan, oavsett om det är brevhuvud eller ett vanligt tomt ark.
2. Om brevet tar mer än en sida, skriver de i slutet av det: "to be continued" ("forts. över"). I internationell affärspraxis får texten som regel plats på en sida.
3. För numreringsanvändning Arabiska siffror, på första sidan anges inte numret.
Brevet måste skrivas på en dator. Fältets bredd på vänster sida är minst två centimeter (för att göra det bekvämare att fålla). Texten skrivs ut i två eller minst ett och ett halvt intervall. Stycket börjar med en röd linje - fem intervall från marginalen. Det är brukligt att skriva en överklagan till adressaten utan paragraf. Ordbrytning bör undvikas.
5. Rättelser i brevets text, även de mest exakta, är inte tillåtna.
6. Det är önskvärt att brevet i kuvertet inte vikas mer än en gång (med texten inuti). För särskilt viktiga brev väljs ett kuvert av ett sådant format så att arket förblir ovikt. På kuvertet kan du placera alla uppgifter som finns tillgängliga på formuläret, inklusive företagets logotyp. Stora kuvert som brev skickas ovikta i bör vara gjorda av tjockt papper så att innehållet inte skrynklas under överföringen.
7. Sorgekuvert (med svart foder inuti) ska användas för det avsedda ändamålet.
8. Det är vanligt att besluta om mottagen korrespondens endast med blyerts. Om - i bläck, så ska det skrivas på ett separat ark, som är fäst till bokstaven.
9. Ett svar på en telegrafisk förfrågan måste ges inom tre dagar. Till punkt och pricka - före utgången av 10 dagar. Om det inte är möjligt att ge ett utförligt och uttömmande svar i tid ska det inom tre dagar rapporteras att brevet har beaktats och det slutliga svaret ska ges senast 30 dagar senare.
Affärskonversation omöjligt att föreställa sig utan korrespondens, eftersom personligt möte att lösa frågor om samarbete är inte alltid möjligt. Mest akuta affärskorrespondensproblem
Affärskommunikation kan inte föreställas utan korrespondens, eftersom ett personligt möte för att lösa frågor om samarbete inte alltid är möjligt. Affärskorrespondens hjälper till att lösa de flesta av de akuta problemen kort tid, men bristande efterlevnad av etikettreglerna eller en ologisk konstruktion av ett brev kan skada partnerskap eller alienera en potentiell kund. Som i officiella förhandlingar finns det vissa regler: skrivstil och kommunikationsstil.
Allmänna regler för att sköta affärskorrespondens
1. Innan du skriver ett brev, besluta om dess egenskaper:
typ av brev (täckning, garanti, beställning, påminnelse, meddelande, etc.; presentationsbrev eller förslag på svar);
graden av tillgänglighet för mottagaren (om du kan ange alla nödvändiga punkter i ett brev eller om du behöver en andra, förtydligande);
brådskande leverans (om brevet är brådskande är det bättre att skicka det med rekommenderat brev eller per e-post).
2. Designa ett brev enligt befintliga mallar, baserat på dess typ, och lita också på GOST R 6.30-2003. "Enade dokumentationssystem. Enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation. Dokumentationskrav.
3. Varje affärsbrev har följande allmänna struktur:
- namnet på den sändande organisationen;
- datum för skrivning;
- mottagarens adress, uppgift om en specifik korrespondent;
- öppningsadress;
- en uppgift om ämnet och syftet med brevet;
- huvudtext;
- slutsats (artighetsformel);
- avsändarens signatur;
- en uppgift om tillämpning och distribution av kopior (om sådana finns).
4. När du förbereder ett affärsbrev, använd textredigeraren Microsoft Word:
använda ett headset Nya tider Roman, storlek 12-14 s., radavstånd - 1-2 s.;
lägg ner sidnumren på bokstaven längst ner på höger sida;
vid utskrift av text på A4-formulär, använd 1,5–2 radavstånd, A5-format och mindre - ett radavstånd. Krav skrivs alltid med ett radavstånd.
5. Om du agerar på uppdrag av en organisation och tänker skicka ett brev i papperskopia, se till att använda brevpapper, eftersom dess närvaro kommer att vara telefonkort ditt bolag. Behandla utformningen av den officiella blanketten med särskild omsorg, denna färdighet bör vara obligatorisk för alla kontorsanställda.
6. För internationell korrespondens måste brevet vara skrivet på adressatens språk eller på engelska(som den vanligaste i affärsaffärer).
7. Håll en ordentlig, affärsmässig ton. Börja ditt brev med ett överklagande, som, beroende på graden av din närhet till korrespondenten, kan börja både med orden "Dear + F.I.O." och "Dear + F.I.O.". Kom ihåg att orden i överklagandet eller i uppgiften om adressaten inte i något fall bör förkortas (till exempel "respekterad" som "respekterad" eller "avdelningschef" som "avdelningschef") - detta är reglerna för affärsetikett. Avsluta alltid ditt brev med tack för ditt samarbete. Signaturen ska föregås av frasen "Respektfullt, ..." eller "Vänliga hälsningar, ...". Att hänvisa till "dig" i officiell korrespondens är oacceptabelt, även om du upprätthåller vänskapliga relationer med korrespondenten.
8. Välj ordförråd noggrant, undvik felaktigheter och tvetydiga fraser, överdriven användning av professionalism. Brevet måste vara begripligt.
9. Dela upp brevets innehåll i semantiska stycken så att det inte är krångligt och svårt för adressaten att förstå. Följ regeln: det första och sista stycket får inte innehålla mer än fyra utskrivna rader och resten inte mer än åtta.
10. Svara på företagsmail enligt vedertagen etikett: till en skriftlig begäran - inom 10 dagar efter mottagandet; till brev som skickas via fax eller e-post - inom 48 timmar, exklusive helger.
Intraorganisatorisk affärskorrespondens
Affärskorrespondens mellan anställda i företaget är mer förenklad jämfört med korrespondens som skickas till tredje part.
- vara kortfattad;
- vara av affärsmässig karaktär;
- datumet måste anges i brevet;
- i slutet av brevet finns en artighetsformel och en signatur.
Ett exempel på affärskorrespondens inom organisationen kan vara ett lyckönskningsbrev på uppdrag av en ledare eller ett team riktat till en dagens hjälte eller en anställd som har fått en befordran.
När man diskuterar projekt skriftligt används vanligtvis bara några av de obligatoriska delarna av ett affärsbrev - en uppgift om ämnet, ett överklagande, sammanfattning sakens kärna och artighetsformeln med en tryckt signatur.
Kom ihåg att brevets form och den önskade mallen måste väljas utifrån nivån på affärskorrespondens och vilken typ av information du vill lämna till mottagaren.
I bokstäver smart personåterspeglar karaktären hos dem som de är riktade till.
[Lichtenberg Georg Christoph]
Skriv brev som du vill ha.
[Antik aforism]
Att skriva är ett kraftfullt argument i näringslivet.
[Bekhtereva Victoria]
1. Varför ha enhetliga företagsstandarder i affärskorrespondens?
E-post är ett obligatoriskt attribut för affärskommunikation för alla företag. Det finns praktiskt taget inga företag som inte använder e-post. Men ställ dig själv följande frågor:
- Känner du någonsin att du skickar ett mail till ett svart hål när du skickar ett mail till en kollega och du kanske inte får något svar?
- När anställda ringer till varandra och ber att få läsa ett brådskande mejl, och detta händer hela dagen
- När du absolut inte kan förstå vad exakt de vill ha av dig i ett mejl
- När komplexa och svåra frågor, när de diskuteras via e-post, dränks i ett hav av information, detaljer och problemet inte är löst
Om dessa frågor är relevanta för dig kan du spara mycket tid varje dag genom att införa enhetliga regler för elektronisk korrespondens. I den här artikeln kommer vi att prata om etiketten för affärskorrespondens.
2. Sju huvudregler för affärskorrespondensetik
Vi separerar villkorligt reglerna för affärskorrespondens om de etiska reglerna och regler för kommunikation och informationsutbyte.
Kommunikationsreglerna styrs av reglerna för informationsutbyte inom affärsprocesser och projekt. Vi kommer att ägna en separat artikel till dem. De etiska reglerna bildar stilen interna relationer anställda i företaget och oundvikligen påverka bildandet av ditt företags image bland partners. Till exempel fick jag nyligen ett brev från en av våra partners som började med orden "God eftermiddag, Bekhterev." Vad tycker du om vårt samarbete?
För att inte "tappa ansiktet" på företaget när du bedriver affärskorrespondens, är det nödvändigt att följa de "gyllene reglerna" för etiken för affärskorrespondens:
- Vi börjar alltid ett brev med ett överklagande
- E-postmeddelandets ämnesrad måste vara
- Innan du skickar är det nödvändigt att kontrollera stavning, skiljetecken, talfel
- Brevet måste vara strukturerat (inget vatten!)
- Brevet ska innehålla korrekt formulering
- Om vi skickar bilagor i ett brev kommer vi definitivt att skriva att det finns bifogade filer (detta drag hjälper till att undvika situationer när du skickar ett brev och filen inte är bifogad; mottagaren har läst brevet och inte hittar det bifogade brevet dokument, kan snabbt svara och skriva till dig att de bifogade dokumenten som du angett i brevet saknas).
- Vi raderar aldrig meddelanden. En av de viktigaste punkterna. Meddelandehistoriken ska aldrig raderas, eftersom ett brev är ett dokument. Vid behov ska du alltid kunna lyfta korrespondenshistoriken. Radislav Gandapas, till exempel, inkluderade till och med en begäran om att inte radera korrespondenshistoriken i sin signatur.
3. Typer av bokstäver
Det är många olika klassificeringar, föreslår vi att särskilja bokstäver enligt designstrukturen:
- Kommunikationsbrev (brev med avslag, anspråksbrev, erkännandebrev, motiveringsbrev, etc.)
- Avtalsbrev
Brev-kommunikation
I denna typ av brev inkluderar vi alla typer av brev som den anställde använder i sin yrkesverksamhet.
Bokstavsstruktur
Brevet ska inte formateras i en enda text. Den ska vara tydligt strukturerad och välformad så att mottagaren inte tappar ur sikte viktig information. Brevets struktur består av tydliga komponenter:
Bokstavsämne
Ämnet för brevet bör innehålla den specifika åtgärd som du förväntar dig av svaranden: "förhandla ett kontrakt", "föreslå frågor för övervägande", "skicka en rapport" etc.
Om du skickar dokument bör ämnesraden innehålla en tydlig formulering av dokumenten som finns i brevbilagan.
Varför är det viktigt att skriva rätt ämnesrad?
Efter ämnet för brevet är det mycket lätt att hitta det nödvändiga brevet i det dagliga informationsflödet. Inget brev kommer att gå förlorat.
Obs: om du skickar ett brev inom företaget så är brevets ämne formaterat enligt en given standard; om du skickar ett brev utanför företaget är det lämpligt att formatera ämnet enligt mallen: Företagsnamn: syftet med brevet.
Ju mer konstruktivt i brevets brödtext, desto bättre! En av nyckelfärdigheterna inom affärskorrespondens som du bör utveckla hos dina anställda är förmågan att tydligt och koncist formulera dina tankar.
P.S. Om vi, när vi skriver ett brev, nämner ett faktum från samtalspartnerns brev, måste det citeras, separera det med färg eller typsnitt.
Företagssignatur
Företagssignaturmallen måste vara densamma för alla anställda på företaget.
Signaturen bör innehålla alla viktiga uppgifter om mottagaren så att mottagaren av brevet vid behov enkelt kan kontakta dig.
Vänliga hälsningar,
Fullständigt namn, befattning.
P.S. Om vi vill ha en varm relation med en partner/klient, då är det värt att utfärda en personlig signatur. Varje person tar gärna emot ett brev med en personlig inställning, även i formell korrespondens.
Den personliga signaturen hänvisar alltid till brevets brödtext. Exempel: Ha en bra dag/ Tack / Det var ett nöje att prata idag / Tack för att du tog dig tid till en så viktig fråga / Hälsningar till familj och barn osv.
Till/Cc
Vi fyller i fälten "Till" och "Cc" sist för att inte av misstag skicka brevet när det ännu inte är klart.
Vad är skillnaden mellan "Till" och "Cc"-fälten?
I fältet "Till" infogar vi adressen till den person från vilken vi vill utföra någon åtgärd.
I fältet "Kopiera" lägger vi in adressen till en person som skulle ha nytta av att läsa brevets innehåll.
P.S. Vår erfarenhet har visat att fältet "Kopiera" är mycket användbart. Om vi förhandlar med en vanlig anställd diskuterar vi viktiga frågor, men vi får inga svar på meriter och i tid, då är det värt att infoga ett brev från direktören eller en högre chef i en kopia, så snart korrespondensen börjar konstruktivt.
Tyvärr, i många företag nivån företagskultur inte på rätt nivå, vilket leder till att det finns situationer när det krävs strikt kontroll av ledningsgruppen för att en anställd ska kunna utföra sitt jobb bra.
Även i Outlook finns en funktion som "Bcc" - ett viktigt verktyg som låter dig informera intresserade om brevet, men samtidigt inte genera mottagaren att brevet inte är adresserat enbart till honom!
Avtalsbrev
En viktig typ av brev som låter dig sammanfatta resultatet av mötet, i skrivande att bilda avtal, ange en tidsram för slutförandet och göra det klart: förstod båda parter rätt vad de måste göra?
Det är nyttigt att skriva sådana brev efter möte, förhandlingar och möten för att få skriftliga avtal och en gemensam vision om genomförandet.
Bokstavsstruktur:
- Hälsningar, vädjan och tacksamhet till deltagarna i diskussionen.
- Upprepning av syftet med mötet där avtalen bildades.
- En förteckning över alla frågor som diskuterats, i samband med de beslut som fattats om dem och utnämningen av en verkställighetsansvarig.
- Fixa idéer som inte kräver brådskande implementering för historien.
- Fråga till mottagarna: Tar man hänsyn till allt? Finns det några kommentarer eller tillägg?
Till exempel:
Bokstavsdesign
Font
Teckensnittet på brevet ska vara enhetligt, kursiv stil kan användas för att markera nyckelpunkter i texten, rubriker, men det är absolut nödvändigt att hålla sig till en enda designstil.
P.S. Du ska alltid komma ihåg att ord skrivna med versaler uppfattas som en tonstegring. De bör undvikas.
Paragraf
Det är önskvärt att ordna varje enskild tanke i ett separat stycke så att texten är lättare att uppfatta.
Indrag
Stycken ska inte slås samman med varandra. För att göra brevet mer läsbart bör indraget ske efter hälsningen, före varje stycke och före signaturen:
För att göra brevet visuellt mer attraktivt är det bättre att formatera länkarna i brevets brödtext som hyperlänkar:
Skrivstil
Vi inbjuder dig till en mästarklass av Sergei Bekhterev.
Vinn minst 1 timmes ledig tid varje dag med denna träning!
På mästarklassen lär du dig:
✓ Hur man hanterar uppgifter så att alla uppgifter blir klara till 100% och i tid
✓ Hur man effektivt förbereder och genomför möten
✓ Hur man organiserar de anställdas produktiva arbete på ett kontor
