Бизнес имейл етикет от А до Я. Как да водим правилно бизнес кореспонденция: изисквания за етикет

Бизнес етикетът като цяло е редът на поведение, установен в деловото общуване. По-специално бизнес етикетът се проявява под формата на представяне на текста на писмото, предимно във формулите на обжалване, изразяване на искания, напомняния, откази, претенции, в методите на аргументация, формулировката на инструкциите и в заключение думи.

Обжалването е задължителен елемент от търговската кореспонденция. Адресът вече започна да се използва в бизнес писма, ако писмото е адресирано директно до длъжностно лице. Често срещаните формули за обръщение са например следните: Уважаеми господине (госпожо) с посочване на фамилното име; Уважаеми колеги (когато се обръщате към група хора, свързани с общ вид дейност); Уважаеми Сергей Иванович (в писма с покани, в обръщения към известни личности) и др.

В деловата кореспонденция местоименията „аз” и „той” трябва да бъдат изключени, а вместо тях да се използват местоименията „ние” и „вие”. Трябва да се помни, че пасивните конструкции са за предпочитане пред истинските: не „ще изпълним“, а „ще изпълним“; не “Вие предлагате”, а “Вие предложихте”... и т.н.

От голямо значение за формирането на положителен имидж на организацията е спазването на такива норми на бизнес етикет като навременен отговор на заявка, бизнес предложение и т.н. Ако по обективни причини не можете да дадете отговор в установения срок, уведомете адресата за това, както и Кога можете да дадете окончателен отговор? Извинете се за закъснението: „Съжаляваме за неочакваното забавяне и неудобството, което ви причини.“

Ако сте чакали отговор и той е важен за вас, в следващото си писмо до партньора му благодарете за отговора. Например: „Благодарим ви за писмото ви от 16 ноември тази година с искане ...“

Ако се обърнете към вас с искане, което не можете да изпълните, обяснете отказа си, препоръчайте на получателя да се свърже с друга организация или да се свърже с вас, но по-късно. Не прибягвайте до това, което е известно като „прекратяване на следенето“.

В деловата кореспонденция е неуместно да се използват претенциозни, сладникави изрази като „Моля, бъдете така любезни...“, „Моля, не отказвайте любезността да информирате...“ и др.

Ако трябва да напомните на партньора си за необходимостта да изпълни задълженията си, формулирайте напомнянето по спокоен начин, без резки изрази, например: „Напомняме ви, че крайният срок за изпълнение на договора от 16 декември 2002 г. № 25/ 42 изтича...”. В отговор на грубо писмо с оплакване, също се придържайте към тази норма: „Трябва да се извиним за неудобството, причинено както на вас, така и на вашите клиенти поради ненавременното изпращане на товара...“.

Когато подготвяте писмо с отговор, обърнете внимание на форматирането на данните за „адресата“. Ако полученото писмо е подписано от ръководител, отговорът трябва да бъде адресиран на негово име, ако е друго длъжностно лице, отговорете на неговото име.

Проява на етикет е и използването на крайни формули на учтивост. Ако текстът на писмото започва с формула за лично обръщение към адресата, тогава в края на текста, преди подписа, трябва да има крайна формула за учтивост: „С уважение...“; в някои случаи - „Ваш...“, „Искрено Ваш...“.

Бизнес кореспонденцията е неразделна част от имиджа на компанията и делови човек. Установяване на контакт, поддържане на връзки, обсъждане бизнес въпросиписмено понякога е за предпочитане и често просто необходимо, следователно изображението, създадено в бизнес кореспонденцията, трябва напълно да съответства на външния образ, който се формира от живата комуникация. В същото време в бизнес кореспонденцията спазването на правилата и изискванията е задължително не само в общи принципи, но и в дребни подробности и детайли.

Принципи и етикет на деловата кореспонденция

Етикет делова кореспонденциякато цяло не се различава от Общи изискваниябизнес комуникация. Ето основните му принципи:

• учтивост, уважение,
• яснота на поставяне на цели,
• ориентирани към резултатите и контакти,
• отговорно отношение към времето и задълженията на другите хора,
• логическа последователност и точност,
• фактическа конкретност,
• грамотност,
• неутралност на тона, строгост и официалност на речта,
• спазване на субординацията и традициите.

Тези изисквания не са оригинални, но изпълнението им гарантира конструктивно взаимодействие с партньори и клиенти.

Буквена форма и езикови формули

Бланката за бланка е лицето на компанията, така че нейните задължителни атрибути са грамотност, точност на детайлите, външна спретнатост и скромна оригиналност на дизайна.

Независимо дали е ъглова или надлъжна версия на формуляра, пълното име на организацията, пощенски, действителен и официален адрес, телефон, факс, имейл адресии официален имейл адрес. Списъкът с подробности не е строго регламентиран, но пълнотата на данните винаги изглежда по-изгодна.

За справка: Желателна е и информация за регистриране на кореспонденция - за дата, номер в списъка, за конкретния изпълнител, подготвил документа за изпращане. Ако това е писмо с отговор, тогава е необходима препратка към писмото с искане.

В бизнес писмо също е възможно да посочите жанра, което опростява форматирането на кореспонденцията: информационна поща, предложение, молба, петиция, извинение, съболезнования, благодарност.

Писмо на официалната бланка на организацията

Първата част на писмото е обръщение, чиято формула съдържа името и бащиното име на адресата или по-официална версия - думата „г-н“:

• Уважаеми Федор Федорович!
• Уважаеми господин Смирнов!
• Уважаеми господин директор!

Основната част на писмото - информативна - съдържа кратко, разбираемо и сбито съобщение и ясни задачи: предоставяне на информация, изясняване на информация, разрешаване на проблем с доставките и др. Ако писмото съдържа отказ, тогава е правилно първото полувреме да започне с ясна и доказателствена обосновка. Езиковите формули могат да бъдат различни в зависимост от избрания тон:

• Компанията моли да се разгледа въпросът...
• Президентът и Управителният съвет искат да бъдат информирани за...
• Моля, обмислете възможността...
• Моля, отговорете възможно най-скоро...

Последната част на писмото е благодарност, извинение, уверения, че проблемът ще бъде разрешен възможно най-скоро и надежда за по-нататъшно сътрудничество.

Бизнес писмата изискват спазване на официалните процедури: ако писмото изисква подпис на мениджър, то трябва да бъде подписано от мениджъра (поне от неговия заместник).

Онлайн бизнес етикет и бизнес имейли

Електронните писма, подобно на хартиените, се състоят от няколко важни елемента, които изискват компетентно попълване изобщо не поради спекулативни правила, а именно защото тези елементи могат да бъдат информативни и много удобни от утилитарна и практическа гледна точка. Коректното писмо гарантира коректен и бърз отговор, както и конструктивно решение на проблема.

За справка: Компаниите често имат свои собствени пощенски сървъри и програми и също така развиват корпоративен стил на дизайн електронна пощаи вътрешни правила за кореспонденция, които обикновено не противоречат на стандартните, а ги допълват.

1. Адресат: Прието е да се посочва един адрес в реда за адресат.

Това не само показва уважително отношениена събеседника, но и ще го защитид— пощаот спам, ненужни писма и любопитни очи.

1. Копие от писмото на адресата се попълва за определена цел.

Изпращайки писмо до основния адресат и посочвайки друго в секцията „копие“, адресатът информира втория събеседник за случващото се, но не изисква от него да отговаря или директно да участва в кореспонденцията.

1. Предмет: специфика и уникалност.

Най-голямата специфика на темата трябва да помогне както на адресата, така и на адресата да се ориентират в темата на дискусията и да разграничат много проблеми и задачи: не само „Доклад от Катя“, но „Доклад за май 2015 г. Чернова“. Моля, обърнете внимание: името в в такъв случайе безполезна, тъй като адресатът вече е ясен за адресата от името на имейл кутията.

Имейлите са еднакво лесни за четене на настолен монитор или таблет.

1. Тялото на имейла трябва да съдържа 3 ключови елемента.

Първо, поздрав (ако това е първата буква за този ден, например) и адрес (във всяка буква). Второ, изявление на въпроса: представяне на себе си (ако писмото е първото), напомняне за задачите, които трябва да бъдат решени, описание на проблема или неговото решение. Трето, молба или насърчение за действие.

1. Функцията за уведомяване за четене на имейл изисква чувствителност.

Трябва да се използва, ако писмото е наистина важно, но няма как да попитате за получаването му по телефона, например. Тази функция обикновено налага неясни, неясно формулирани психологически задължения на реципиента, така че не трябва да се злоупотребява с нея. Правилна и не толкова категорична опция е учтива молба в края на писмото, за да се посочи, че е прочетено.

1. Подписът изисква лаконичност и в същото време капацитет.

Формулировката може да съдържа стандартната формула „С уважение“ или да бъде ограничена до фамилното и собственото име. Подписът, включително име, длъжност, име на организация и информация за контакт, не трябва да надвишава 7 реда. Препоръчително е да посочите алтернативна информация за контакт, освен пощенска кутия: телефон,Skype, ICQ, други популярни месинджъри.

1. Прикачени файлове: основното е да предупредите и наименувате правилно файловете.

Нетикетът изисква информация за документа във файла, прикачен към писмото: за формата, неговия обем и съдържание. Инвестицията не трябва да е повече от 3-5 брMb. Заглавието му, както и темата на писмото, трябва да бъде изключително кратко, конкретно и уникално.

Нормален изгледелектронна поща

Времето за реакция на писмо в нетикета се различава от времето визключено— линия. Два до три часа е удобно време за чакане на отговор на спешно писмо. В отговор на спешни или важни съобщения понякога е достатъчно да предупредите товад— пощаполучена и взета под внимание информация. Ако проблемът изисква продължително разглеждане, тогава адресатът трябва да информира своя събеседник за времето, необходимо за отговор на въпроса.

За справка: Един ден е удобно време за отговор на имейли. Ако няма отговор в рамките на 3 дни, правилата на етикета ви позволяват да изпратите второ писмо или да се свържете с адресата чрез алтернативен източниккомуникации - телефон,Skype, ICQ. Мълчанието за 5-7 дни или в отговор на повторно искане може да се счита за нежелание за продължаване на бизнес кореспонденцията.

Репутацията на бизнес човек и компания се състои не само от ефективността и ефективността на бизнеса, но и от малките неща и нюанси на всеки етап от бизнеса бизнес преговори. Спазването на принципите на бизнес кореспонденцията се изисква от всеки представител на компанията: от малък чиновник до специалист по връзки с обществеността и ръководител на компанията.

Видео: Как да пишем бизнес писма ясно, ясно и разбираемо

Във връзка с

Бързо развитие бизнес отношенияс други страни доведе до необходимостта от запознаване с правилата на бизнес етикета, на които доскоро беше отделяно малко време.

Думата "етикет" е заимствана от Френски, едно от значенията на думата "етикет" -"надпис". Етикетът се нарича компонентвъншна култура на човека и обществото. Той включва онези изисквания, които придобиват характер на повече или по-малко строго регламентирана церемония и в съответствие с които специално значениеима определена форма на поведение.

Невъзможно е да си представим дейността на бизнесмен без работа с документи. Икономистите са изчислили, че някои категории управленски служители отделят от 30 до 70% от работното си време за изготвяне на официални документи и работа с тях.

Зад всеки документ стоят хора, той косвено изразява връзката между тях, така че неслучайно в сферата на бизнес отношенията има доста строги изисквания за изготвяне на официални документи и водене на бизнес кореспонденция, които се включват в бизнеса. етикет.

Правилно съставената заповед и правилно написаното писмо до голяма степен определят добра връзкав екип, с бизнес партньори и в крайна сметка успехът на бизнеса.

Един от западните бизнесмени веднъж отбеляза: „Всеки, който прави бизнес, трябва да помни, че писменото слово е вашето лице и лицето на вашата компания. ...Изготвяне на писмо или бележкае също толкова важно, колкото и оценката на разходите.“ Рон Тепър, автор на популярната в САЩ книга „Как да овладеем изкуството на бизнес писане“, отбелязва, че добрите бизнес документи са произведения на изкуството. А шедьоврите, както знаем, не се създават за няколко минути.

Автори на ефективни послания и делови книжапрекарват много време в подготовка на документацията си. Хората, които владеят отлично стила и изкуството на деловия разговор, често се оказват безпомощни, когато са изправени пред необходимостта да съставят този или онзи документ. Причината за това е формализирането на официалната документация, която изисква сбитост, яснота и едносричен език. Документите не трябва да се претоварват с ненужни думи речеви моделии трябва да спазва етикета за бизнес кореспонденция.

Максимум информация с минимум думи е основното правило при съставянето им.

Според правилата на бизнес комуникацията, приети в Съединените щати, бизнесменът, който пише съобщение до клиент, трябва да използва някакъв личен момент: футболен мач, деца, училище, общ приятел, споменат в разговора. В нашата местна бизнес практика подобно познаване се счита за ненужно.

В същото време основни принципибизнес комуникацията чрез документация е практически еднаква в целия свят.

Когато пишете бизнес писмо, е важно да спазвате следните изисквания:

Изпълнителят трябва ясно да разбира посланието, което иска да предаде, или въпроса, на който иска да отговори, и да знае точно как да го изрази в разбираема и кратка форма;

Текстът на писмото трябва да бъде опростен, конкретен, логичен, недвусмислен, да позволява многократно тълкуване, така че адресатът да може да разбере съдържанието му;

Писмото е написано само по един въпрос. Текстът на писмото е разделен на параграфи, всеки от които трябва да засяга само един аспект на проблема;

Писмото трябва да е убедително, с достатъчна аргументация;

Писмото е написано в неутрален тон на изложение, който не позволява емоционална изразителност;

Обемът на бизнес писмото по правило не трябва да надвишава две страници машинописен текст, но изпълнителят в никакъв случай не трябва да жертва учтивостта на тона в името на краткостта;

Писмото с правописни, синтактични и стилистични грешки прави лошо впечатление и дразни получателя.

Трябва да се има предвид, че възприемането на едно писмо до голяма степен зависи не само от съдържанието, но и от плика и бланката на фирмата. Бизнес писмата се пишат на специални формуляри, които отговарят на стандартите и имат установен набор от задължителни елементи (реквизити), подредени в определен ред.

1.1. Изисквания за написване на бизнес писмо до чуждестранни партньори

1. Обичайно е да се пишат бизнес писма на печатни бланки на фирма (организация, институция). Формулярът съдържа името и адреса на подателя. Тази информация трябва да бъде лесна за четене и в същото време проектирана от професионален дизайнер. Мнението на получателя за вашата компания зависи, наред с други неща, от външен видформа, ниво на производителност на печат, качество на хартията.

Подробностите във формуляра, предназначен за кореспонденция с чуждестранни партньори, трябва да бъдат включени английски език(може да се дублира на държавния). Освен пълния адрес на фирмата трябва да се посочат телефон, телекс и факс. Бизнес писмата трябва да се пишат само на лицевата страна, независимо дали е бланка или обикновен празен лист хартия.

2. Ако писмото заема повече от една страница, тогава в края му пишат: „следва продължение“ („продължение над“).В международната бизнес практика текстът обикновено се съхранява на една страница.

3. Използвайте за номериране арабски цифри, на първа страница няма номер.

Писмото трябва да бъде написано на компютър. Широчината на полето от лявата страна е минимум два сантиметра (за по-удобно подгъване). Текстът се отпечатва на два или поне един и половина интервал. Параграфът започва с червена линия - пет интервала от полето. Обичайно е да се пише обръщение към адресата без параграф. Сричкопренасянето на думите трябва да се избягва.

5. Корекции в текста на писмото, дори и най-точните, не се допускат.

6. Желателно е писмото в плика да бъде сгънато не повече от веднъж (с текста вътре). За особено важни писма изберете плик с такъв формат, че страницата да остане неогъната. Можете да поставите всички подробности от формуляра върху плика, включително името на вашата марка. Големите пликове, в които писмата се изпращат разгънати, трябва да бъдат направени от плътна хартия, така че съдържанието им да не се набръчка по време на изпращане.

7. Погребалните пликове (с черна подплата отвътре) да се използват по предназначение.

8. Резолюциите на получената кореспонденция се приемат само с молив. Ако - с мастило, тогава трябва да се напише на отделен лист, който се закрепва към писмото.

9. Отговорът на телеграфно искане трябва да бъде даден в рамките на три дни. Към писмото - преди изтичане на 10 дни. Ако не е възможно да се даде подробен, изчерпателен отговор навреме, тогава трябва да уведомите в рамките на три дни, че писмото е взето под внимание, и да дадете окончателен отговор не по-късно от 30 дни.

Бизнес разговорневъзможно е да си представим без кореспонденция, тъй като лична срещаза разрешаване на проблеми със сътрудничеството не винаги е възможно. Най-належащите проблеми бизнес кореспонденция

Бизнес комуникацията не може да се представи без кореспонденция, тъй като не винаги е възможна лична среща за разрешаване на въпроси за сътрудничество. Бизнес кореспонденцията помага за решаването на най-належащите проблеми в кратко време, но неспазването на правилата на етикета или нелогичното изграждане на писмо може да причини вреда партньорстваили да отблъснете потенциален клиент. Както при официалните преговори, има определени правила: формат на писмото и стил на комуникация.

Общи правила за водене на бизнес кореспонденция

1. Преди да напишете писмо, вземете решение за неговите характеристики:

вид на писмото (придружително, гаранционно, заповед, напомняне, известие и др.; писмо за представяне или покана за отговор);

степен на достъпност за адресата (дали можете да посочите всички необходими точки в едно писмо или ще ви трябва второ, поясняващо);

спешност на доставката (ако писмото е спешно, по-добре е да го изпратите с препоръчана поща или чрез електронна поща).

2. Създайте писмо, като използвате съществуващи шаблони, въз основа на неговия тип, а също така разчитат на GOST R 6.30-2003. „Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията."

3. Всяко бизнес писмо има следната обща структура:

• име на изпращащата организация;
• дата на писане;
• адрес на получателя, посочване на конкретен кореспондент;
• начален адрес;
• указание за темата и целта на писмото;
• основен текст;
• заключение (формула на учтивост);
• подпис на изпращача;
• посочване на приложението и разпространението на копия (ако има такива).

4. Когато изготвяте бизнес писмо, използвайте текстовия редактор Microsoft Word:

използвайте слушалка Times Newримски, размер 12-14 пункта, междуредие – 1-2 пункта;

Поставете номерата на страниците на писмото в долната дясна страна;

когато печатате текст на формат А4, използвайте 1,5–2 интервала между редовете, формат А5 или по-малко - един ред. Детайлите винаги се въвеждат с един ред.

5. Ако говорите от името на организация и възнамерявате да изпратите печатно писмо, не забравяйте да използвате фирмена бланка, тъй като присъствието му ще бъде визиткатвоята компания. Обърнете специално внимание, когато изготвяте официален формуляр, това умение трябва да е задължително за всеки офис служител.

6. За международна кореспонденция писмото трябва да бъде написано на езика на адресата или на английски(като най-разпространен в бизнес отношенията).

7. Поддържайте коректен, делови тон. Започнете писмото с обръщение, което в зависимост от степента на вашата близост с кореспондента може да започне или с думите „Уважаеми + пълно име“ или „Уважаеми + пълно име“. Не забравяйте, че думите в обръщението или в посочването на адресата в никакъв случай не трябва да се съкращават (например „уважаван“ като „ув.“ или „на началника на отдела“ като „началник на отдела“) - това са правилата на бизнес етикета. Винаги завършвайте писмото си с благодарност за сътрудничеството. Преди подписа трябва да има фразата "С уважение, ..." или "Искрено Ваш, ...". Обръщането на „вие“ в официалната кореспонденция е неприемливо, дори ако поддържате приятелски отношения с кореспондента.

8. Подбирайте внимателно своя речник, избягвайте неточности и двусмислени фрази и прекомерна употреба на професионализми. Писмото трябва да е разбираемо.

9. Разделете съдържанието на писмото на смислени параграфи, така че да не е тромаво и трудно за разбиране от получателя. Следвайте правилото: първият и последният параграф трябва да съдържат не повече от четири печатни реда, а останалите - не повече от осем.

10. Отговаряйте на бизнес имейли според приетия етикет:за писмена заявка - до 10 дни след получаване; за писма, изпратени по факс или имейл - в рамките на 48 часа, без почивните дни.

Вътрешноорганизационна бизнес кореспонденция

Бизнес кореспонденцията между служителите на компанията е по-опростена в сравнение с кореспонденцията, изпратена до трета страна.

• бъдете кратки;
• да има бизнес характер;
• писмото трябва да посочи датата;
• В края на писмото има формула за учтивост и подпис.

Пример за вътрешноорганизационна бизнес кореспонденция може да бъде поздравително писмо от името на мениджъра или екипа, адресирано до героя на деня или служител, който е получил повишение.

При писмено обсъждане на проекти обикновено се използват само няколко задължителни елемента на бизнес писмо - посочване на темата, обжалване, резюмесъщността на проблема и формулата за учтивост с отпечатан подпис.

Не забравяйте, че формата на писмото и необходимия шаблон трябва да бъдат избрани въз основа на нивото на бизнес кореспонденция и вида на информацията, която искате да предоставите на адресата.

В букви умен човекотразява характера на тези, към които са адресирани.

[Лихтенберг Георг Кристоф]

Напишете вида писма, които бихте искали да получавате.

[Древен афоризъм]

Писмото е силен аргумент в света на бизнеса.

[Бехтерева Виктория]

1. Защо има единни корпоративни стандарти в бизнес кореспонденцията?

Електронната кореспонденция е задължителен атрибут на бизнес комуникацията за всяка компания. На практика няма компании, които да не използват имейл. Но си задайте следните въпроси:

• Случвало ли ви се е, когато изпратите имейл до колега, да ви се струва, че изпращате писмо в черна дупка и той може просто да не ви отговори?
• Когато служителите се обаждат един на друг и се молят спешно да прочетат имейл и това се случва цял ден
• Когато абсолютно не можете да разберете какво точно искат от вас в имейл
• Когато сложните и трудни проблеми, когато се обсъждат по имейл, се удавят в море от информация, подробности и проблемът никога не е решен

Ако тези въпроси са от значение за вас, тогава можете да печелите много време всеки ден, като прилагате единни правила за електронна кореспонденция. В тази статия ще говорим за етикета на бизнес кореспонденцията.

2. Седем основни правила на етиката на бизнес кореспонденцията

Нека условно разделим правилата на бизнес кореспонденцията относно етичните правилаИ правила за комуникация и обмен на информация.

Правилата за комуникация се управляват от правилата за обмен на информация в рамките на бизнес процеси и проекти. Ще им посветим отделна статия. Правилата на етиката оформят стила вътрешни отношенияслужители на компанията и неминуемо влияят върху формирането на имиджа на вашата компания сред партньорите. Например, наскоро получих писмо от един от нашите партньори, което започваше с думите „Добър ден, Бехтерев“. Мислите ли, че сътрудничеството ни се получи?

За да не „загубите лицето“ на компанията при водене на бизнес кореспонденция, е необходимо да следвате „златните правила“ на етиката на бизнес кореспонденцията:

1. Винаги започваме писмо с призив
2. Темата на писмото трябва да бъде
3. Преди изпращане проверете правописа, пунктуацията, речеви грешки
4. Писмото трябва да е структурирано (БЕЗ вода!)
5. Писмото трябва да съдържа правилна формулировка
6. Ако изпращаме прикачени файлове в писмо, не забравяйте да напишете, че има прикачени файлове (този ход ще помогне да се избегнат ситуации, когато изпратите писмо и файлът не е прикачен; получателят, след като е прочел писмото и не е намерил прикачения документ , може бързо да Ви отговори и да Ви напише, че липсват приложените документи, които сте посочили в писмото).
7. Ние никога не изтриваме кореспонденция. Една от най-важните точки. Историята на съобщенията никога не трябва да се изтрива, тъй като писмото е документ. Ако е необходимо, винаги трябва да можете да повишите историята на кореспонденцията си. Радислав Гандапас например дори е поставил в подписа си молба да не се изтрива историята на кореспонденцията.

3. Видове букви

Има много различни класификации, ние предлагаме да разграничим буквите според тяхната структура на дизайна:

1. Писмо за комуникация (писмо за отказ, писмо за иск, писмо за признание, писмо за обосновка и др.)
2. Писмо за съгласие

Писмено общуване

В този тип писма включваме всички видове писма, които служителят използва в хода на професионалната си дейност.

Структура на писмото

Писмото не трябва да бъде оформено в един текст. Тя трябва да бъде ясно структурирана и добре проектирана, така че получателят да не изпуска от поглед важна информация. Структурата на писмото се състои от ясни компоненти:

Тема на писмото

Темата на писмото трябва да съдържа конкретното действие, което очаквате от респондента: „договаряне на споразумение“, „предлагане на въпроси за разглеждане“, „изпращане на доклад“ и др.

Ако изпращате документи, редът за тема трябва да съдържа ясно изложение на документите, съдържащи се в прикачения файл към писмото.

Защо е важно да форматирате правилно темата на вашия имейл?

Много е лесно да намерите необходимото писмо в ежедневния поток от информация въз основа на темата на писмото. Нито една буква няма да бъде загубена.

Забележка: ако изпращате писмо в рамките на компания, тогава темата на писмото се форматира според даден стандарт, ако изпращате писмо извън компанията, тогава е препоръчително да форматирате темата според шаблона: Име на фирмата: цел на писмото.

Колкото по-конструктивно в тялото на писмото, толкова по-добре! Едно от ключовите умения за писане на бизнес, които трябва да развиете в служителите си, е способността да формулирате ясно и кратко мислите си.

P.S. Ако, докато съставяме писмо, споменаваме факт от писмото на събеседника, той трябва да бъде цитиран, разделен по цвят или шрифт.

Корпоративен подпис

Шаблонът за фирмен подпис трябва да бъде еднакъв за всички служители на компанията.

Подписът трябва да включва всички основни данни за адресата, така че ако е необходимо, получателят на писмото да може лесно да се свърже с вас.

На Ваше разположение,

Пълно име, длъжност.

P.S. Ако искаме топли отношения с партньор/клиент, тогава си струва да издадем личен подпис. Всеки човек се радва да получи писмо с лично отношение, дори и в официална кореспонденция.

Личният подпис винаги се отнася до текста на писмото. Пример: Приятен ден/ Благодаря ви / За мен беше удоволствие да говоря с вас днес / Благодаря ви, че отделихте време по толкова важен въпрос / Здравейте семейство и деца и т.н.

Да копирам

Попълваме полетата „До“ и „Копия“ последно, за да не изпратим случайно писмо, когато все още не е готово.

Каква е разликата между полетата To и Cc?

В полето „До“ вмъкваме адреса на лицето, от което трябва да извършим някакво действие.

В полето „Копие“ въвеждаме адреса на лицето, което би било полезно да прочете съдържанието на писмото.

P.S. Нашият опит е доказал, че полето Cc е много полезно. Ако преговаряме с обикновен служител, обсъждаме важни въпроси, но не получаваме отговори по същество и в установения срок, тогава си струва да вмъкнете копие от писмото от директора или старши мениджър и кореспонденцията веднага ще започне по конструктивен начин.

За съжаление, в много компании нивото Корпоративна културане е на необходимото ниво, в резултат на което възникват ситуации, когато за да може един служител да си върши добре работата е необходим строг контрол от страна на ръководния екип.

Outlook също има функция като „Bcc“ - важен инструмент, който ви позволява да информирате заинтересованите страни за писмото, но в същото време да не обърквате получателя, че писмото не е адресирано само до него!

Писмо за съгласие

Важен тип писмо, което ви позволява да обобщите срещата, в писменоформулирайте споразумения, задайте срокове за изпълнение и изяснете: правилно ли са разбрали и двете страни какво трябва да направят?

Полезно е такива писма да се съставят след срещи, преговори и конференции, за да има писмени споразумения и обща визия за тяхното изпълнение.

Структура на писмото:

1. Поздрави, обръщения и благодарност към участниците в дискусията.
2. Повтаряне на целта на срещата, на която бяха сформирани споразумения.
3. Списък на всички обсъдени въпроси, във връзка с взетите решения по тях и назначаване на отговорник за изпълнението.
4. Записване на идеи, които не изискват спешно изпълнение, за историята.
5. Въпрос към адресатите: Всичко ли е взето предвид? Някакви коментари или допълнения?

Например:

Форматиране на писмо

Шрифт

Шрифтът на писмото трябва да бъде еднакъв; ключовите точки и заглавията могат да бъдат подчертани в курсив, но е задължително да се придържате към един стил на дизайн.

P.S. Винаги трябва да помните, че думите, написани с главни букви, се възприемат като повишаване на тона. Те трябва да се избягват.

Параграф

Препоръчително е да формулирате всяка отделна мисъл в отделен абзац, за да улесните разбирането на текста.

Вдлъбнатини

Параграфите не трябва да се сливат един с друг. За да бъде писмото по-четливо, отстъпите трябва да са след поздрава, преди всеки параграф и преди подписа:

За да направите писмото визуално по-привлекателно, по-добре е да форматирате връзките в тялото на писмото като хипервръзки:

Стил на писане

Каним ви на майсторски клас на Сергей Бехтерев.

Спечелете поне 1 час свободно време дневно с това обучение!

На майсторския клас ще научите:
✓ Как да управлявате задачите, така че всички задачи да бъдат изпълнени на 100% и навреме
✓ Как ефективно да подготвяме и провеждаме срещи
✓ Как да организираме продуктивната работа на служителите в един офис