Съставянето на мотивационно писмо от определен образец в случай на изпращане на документи до фирми или държавни ведомства е незадължителна, но желана стъпка. За това как правилно да разработите правилната форма на такъв документ и някои от нюансите на работата с него - точно сега.

Документът се съставя под всякаква форма, тъй като няма унифицирана извадка. Основната цел е да се даде правилно представянена адресата, кои документи са изпратени и най-важното каква цел преследва подателят.

Въпреки че официално от една компания не се изисква да пише мотивационни писма, в потока от бизнес документи това е доста добре установена норма, която трябва да се следва. Тя ви позволява да решавате няколко проблема наведнъж:

1. На първо място, той съдържа основните обяснения на подателя, които той иска да предаде на адресата. AT този случайтова има значение, тъй като бизнес кореспонденцията е непряка комуникация, която трябва да бъде напълно ясна и за двете страни.
2. Мотивационното писмо съдържа и опис на документите – всъщност самият списък е дублиран пълно имеи броя на изпратените документи. Това елиминира възможните грешки при проектирането.
3. Чрез посочване на списък с документи е възможно да се избегнат определени трудности при възстановяването им в случай на загуба. Освен това той посочва номерата на изходящите и входящите документи, благодарение на което те могат лесно да бъдат намерени и да контролират посоката на движение.
4. И накрая, адресатът, който е приел не само документите, но и мотивационното писмо към тях, ще може бързо да разбере същността на желанията на подателя и бързо да отговори на тях в съответствие със ситуацията.

Следователно можем да кажем, че компетентният дизайн на мотивационното писмо към документите, създаването на собствени униформени образци, за да бъде процесът унифициран, е в интерес на самия подател.

Образец на мотивационно писмо 2019 г

Въпреки факта, че няма одобрена форма на такъв документ и всяка организация има право да определя как да го изготви, има общоприети правила, които трябва да се спазват.

1. "Заглавката", както обикновено, показва пълното официални заглавияадресат („До…“) и подател („от…“).
2. Следва бележка за номера, за който е регистрирано писмото във фирмата на подателя.
3. След това идва действителният текст на документа. Много е важно фразата да започне правилно. Има 3 варианта за този случай:

• "изпращам до вас"- за случаите, когато документацията се изпраща на едни и същи фирми (например контрагенти);
• "Представяме ви"- писмото се изпраща до данъчен офис, съдилища, централно управление - т.е. всички институции с по-висока длъжност;
• "изпращаме ви"- ако говорим сиза документи, които се изпращат, напротив, на подчинени отдели (например отдели, клонове на една и съща компания).

1. След като опишете целта на изпращане, трябва да предоставите пълен списъкдокументи (инвентар), който е удобно представен под формата на таблица. Тя трябва да съдържа следните колони:

• пълното име на документа;
• брой копия;
• при необходимост се посочва и в каква форма е изпратен документът - оригинал или копие (заверено или незаверено).

1. В края на таблицата е посочен общият брой изпратени документи заедно с мотивационното писмо.
2. Накрая се посочва прикачен файл, който изброява допълнителни документи, ако има такива, също се изпращат на адресата. Важно е да се разбере, че думата „Заявление“ се пише в единствено число само когато има само един документ. Ако документите множествено число, тогава пише "Приложения". Заедно със заглавието на документа са:

• дата на приемане на документа;
• общия брой изпратени копия;
• броят на страниците във всеки документ (записва се общият брой листове за всички копия);
• ако е необходимо, посочете необходимостта от фърмуер.

Подписва мотивационно писмо към документи, независимо от неговия образец, не само изпълнителен директор, но и съответните упълномощено лице. Подписът традиционно се поставя от служителя, чиято дейност е пряко свързана с изпратените документи:

1. Генералният директор или ръководителят на клон, подразделение подписва документите от общия поток, отнасящи се непосредствено до цялата компания, както и документи от особено значение (например годишни отчети, които се изпращат до централния офис).
2. Главният счетоводител подписва писма, които придружават финансовите документи - обикновено те се изпращат до данъчната служба.
3. Вътрешният адвокат на компанията изпраща мотивационни писма в случай на документи, които са свързани например със съдебни спорове, сключване на договори с потенциални контрагенти и др.

ЗАБЕЛЕЖКА. В случаите, когато е масово изпращане по пощатадокументи от един и същи тип (например няколко фактури или договори от един и същи тип с контрагенти), можете да ги комбинирате в една група и да напишете общия брой листове във всички копия наведнъж.

Как да регистрирам мотивационно писмо

Важно е да се спазват спецификата бизнес етикетот гледна точка на дизайна на мотивационните писма - на първо място, по-добре е да използвате същия образец, шаблон на документ и едно и също лице, чийто подпис е върху самото писмо, трябва да го подпише от страна на подателя.

Изпраща се с помощта на руската поща или частна поща - като правило е по-добре да направите това регистрирана поща. Номерът на пратката трябва да бъде отбелязан, който се записва в дневника на документопотока на изпращащата фирма. Под този адресен номер той вече поставя своя номер - и по този начин рискът от объркване е значително намален.

По правило мотивационното писмо се издава в най-малко 2 екземпляра - 1 за адресата, 1 за подателя. Такъв документ се съхранява за срок, чиято целесъобразност и продължителност се определят от самото дружество. Обикновено в съвременния работен процес на компаниите всички документи имат резервни копияв в електронен формат– това ви позволява бързо да ги намерите и сигурно съхранявате, докато не се наложи.

Време за реакция

Що се отнася до времето на отговора, това е по-малко ясен въпрос. От една страна, работи общо правило, според което времето за обработка на всяка жалба в държавни органикакто и във фирми, компании, обществени сдружения, не трябва да надвишава 1 месец, т.е. тридесет календарни дни . Обратното броене започва от работния ден, следващ деня, в който пощата достига до адресата.

От друга страна, много често в практиката има случаи, когато изпращачът очаква адресатът да отговори на искането му възможно най-бързо. След това отделно трябва да запишете такова желание, например: „Молим ви да подпишете Задължителни документии даде отговор по същество в срок от 7 работни дни. В случай на клон, структурна единица, който е пряко подчинен на подателя, формулировката е по-категорична: „Срокът за отговор е 3 работни дни от датата на официалното уведомление за получаване на настоящото мотивационно писмо“.

ЗАБЕЛЕЖКА. Ако договорът между компаниите първоначално предписва определена процедура за работа с рекламации, досъдебно споразумениеевентуални разногласия, е необходимо да се изхожда от техния текст на такива споразумения. Примерен текст е показан по-долу.

Процедура за съхранение

Мотивационните писма са частни документи на организацията, чието съдържание тя може да разкрива или класифицира по своя преценка (това се отнася както за входящите, така и за изходящите документи). Следователно изборът на конкретен метод за съхранение зависи от решението на ръководството.

AT общ случайследвайте тези правила:

1. Тъй като основното правно значение има не самото мотивационно писмо и неговия образец, а документите, които то предхожда, основното внимание се отделя на тяхната безопасност.
2. След като всички приложения (т.е. самите документи) бъдат изтеглени, срокът на съхранение се определя индивидуално.
3. В някои случаи компаниите създават специална папка „Мотивационни писма“, в която поставят съответната документация. Тази опция е подходяща за малки фирмис малки работни потоци.
4. Ако документооборотът е твърде голям и компанията има няколко клона, тогава се съставят специални номенклатури на делата - т.е. групирани списъци с документи с общо предназначение, например „Споразумения за доставка“, „Споразумения за лизинг“, „Съдебни“ и др.

Така най-много най-добрият варианте да създадете собствена единна извадка от мотивационни писма за документи и да организирате система за тяхното съхранение, адекватна на обема на фирмения документооборот.

Анна Судак

# Бизнес нюанси

Примерни документи

Предателно писмо- това е разказотносно теб. Написано е в свободна форма и демонстрира интереса ви към конкретен работодател.

Навигация по статии

• Как да напиша мотивационно писмо за автобиография
• образец на мотивационно писмо
• Мотивационно писмо от счетоводител
• Примерно мотивационно писмо от адвокат
• Мотивационно писмо от кандидат за ръководна позиция
• Мотивационно писмо за работа секретар
• Мотивационно писмо за работа на шофьор
• Примерно мотивационно писмо за работа като продавач асистент
• Мотивационно писмо за офис мениджър
• Мотивационно писмо от администраторски образец
• Как да напиша мотивационно писмо до работодател
• Как да напиша мотивационно писмо до агенция за набиране на персонал
• Мотивационно писмо от кандидат за стаж
• Мотивационно писмо на английски език
• Примерно мотивационно писмо за документи
• Кратко мотивационно писмо за автобиография
• Мотивационно писмо без трудов стаж

Какво е мотивационно писмо? Това е важен елемент от вашия имидж като търсещ работа. Затова е желателно да се пише винаги. И подходът към написването му трябва да бъде креативен.

Така, мотивационното писмо е кратка история за вас.Написано е в свободна форма и демонстрира интереса ви към конкретен работодател. Писмото трябва да отговори на въпросите: „Защо искате да работите за компанията?“, „Какво сте готови да направите, за да развиете компанията?“ и „Защо трябва да бъдеш нает“.

Подчертаваме, че може изобщо да не пишете мотивационно писмо, но тогава:

• Не е гарантирано, че автобиографията ви ще бъде видяна. Наличието на мотивационно писмо увеличава вероятността да бъде отговорено на автобиография (дори и да е отхвърляне).
• Не е фактът, че ще ви поканят на интервю. Мотивационното писмо увеличава вероятността да бъдете поканени на лично интервю, където вече ще достигнете 100% от потенциала си.

И написване на мотивационно писмо да ви помогне да се подготвите за вашето лично интервю.Основното нещо е да пишете истината и да се придържате към един ред. Е, ако се е случило така, че трябва да разкрасявате реалността, научете какво сте написали сами. За всеки случай. Да не се забравя.

Как да напиша мотивационно писмо за автобиография

Как се пише мотивационно писмо? На този етап кандидатът често има вид ступор. Такава е природата на човека. Той не може да оцени себе си. Но ако искаш Добра работа, трябва да избутате скромността си по дяволите и да се научите как да представяте себе си, своите знания, умения и практически опит. За да улесним тази трудна задача, ще ви кажем как да пишете правилно мотивационни писма.

По принцип няма правилен или грешен шаблон за писмо.Защо? Защото отразява личното и професионално качествокандидат. Но все още има някои препоръки за неговия дизайн:

• Когато дойде време да прегледате свободните работни места, не бързайте да изпращате автобиографията си до всички отворени оферти подред. Изберете тези, които наистина ви интересуват, и направете мини-изследване. Намерете информация за компанията (например на уебсайта hh.ru ще намерите кратко резюме на работодателя и връзки към източници за компанията). Прочетете отзивите на клиенти и служители. Анализирайте и правете изводи. Хареса ли ви работодателя? Започнете да пишете мотивационното си писмо. И не забравяйте да посочите защо сте избрали този работодател. Ако не го направите, мениджърът по човешки ресурси няма да види интереса ви и това намалява шансовете за успешна работа.
• Свържете се с наемателя по име. Ако той не е на свободното място, просто кажи здравей.
• Не говори, показвай! Покажете, че сте правилният човек за позицията. Обосновете защо вашите най-добри умения и способности ще бъдат полезни за компанията. Подкрепете обосновката си с факти. Но не размазвайте букви на хартия. Опитайте се да поддържате информацията кратка, но сбита.
• Когато съставяте мотивационно писмо за автобиография без свободно място (и със свободна позиция), уверете се, че мотивационното писмо не повтаря информацията в автобиографията, но не се отклонява от нея. Тези два документа трябва да се допълват взаимно. Тоест оставяме сухи факти за автобиографията и емоции за мотивационното писмо.
• Дори креативността да блика от вас, по-добре е да го прецакате (преди да встъпите в длъжност). Много компании (особено големи с дълга история), въпреки че казват, че имат нужда от млад и неформален персонал (творчески хора), се придържат към основите на бизнес комуникацията. И е по-добре да следвате каноните. Но ако сте „попаднали“ на свободно място в млада прогресивна компания, в която цари „приличен“ хаос и няма задържащи фактори - експериментирайте!
• Добър пример за вашата работа повишава стойността ви в очите на компанията. Опитайте се да покажете потенциала си с едно или две изречения и подкрепете компетентността си с факти.
• Компетентно водете HR до финалната част на писмото. Поемете инициативата и попитайте обратна връзка. Завършете с благодарност за отделеното време.

Когато изпращате документа, прегледайте текста отново. Проверете го за грешки, пропуски. Уверете се, че писмото е логично, без да губите мисли и да прескачате от едно на друго. По принцип това писмо трябва да ви хареса толкова много, че ще се наемете сами.

образец на мотивационно писмо

И така, вече казахме, че формата на писане е безплатна, но в същото време официална (или близка до официалната). Писмо е написано с ударение върху силни страни, не повтаря информацията в автобиографията (напротив, разкрива основните моменти) и показва желанието ви да хвърлите всичките си усилия в развитието на избраната от вас компания.

Изтеглете проба

Мотивационно писмо от счетоводител

Пример за документ за главен счетоводител:

Изтеглете проба

Примерно мотивационно писмо от адвокат

Изтеглете проба

Мотивационно писмо от кандидат за ръководна позиция

Изтеглете проба

Мотивационно писмо за работа секретар

Изтеглете проба

Мотивационно писмо за работа на шофьор

Изтеглете проба

Примерно мотивационно писмо за работа като продавач асистент

Изтеглете проба

Мотивационно писмо за офис мениджър

Изтеглете проба

Мотивационно писмо от администраторски образец

Изтеглете проба

Как да напиша мотивационно писмо до работодател

За работодателя мотивационното писмо е първото впечатление за кандидата. Следователно към въпроса за писането трябва да се подхожда отговорно.

Когато изпращате автобиографията си, покажете се от всички страни. Но се опитайте да избягвате стереотипите. Не забравяйте, че примерите, дадени тук, са само примери. Не е необходимо да се пише също, със същите думи, в същата последователност. Покажете своята личност. В противен случай никой няма да прочете автобиографията ви.

Важно! Най-честата грешка, която кандидатите правят, е стереотипна. Всички мотивационни писма са написани като копие. Затова се опитайте да пишете искрено. С душа и хумор (ако е подходящо).

Как да напиша мотивационно писмо до агенция за набиране на персонал

Агенцията за набиране на персонал е филтър, използван в три случая:

• За да получите качествени кандидати;
• За да избегнете самостоятелно търсене на работа;
• Когато компанията няма собствен HR.

Ако по някаква причина искате да работите с агенция за подбор, при писане на автобиография и мотивационно писмо ще трябва да дадете всичко на 200%. В крайна сметка агенцията за набиране на персонал е посредник между вас и работодателя. И много често той, уви, играе ролята на повреден телефон.

Ето защо, за да избегнете неприятни изненади, е по-добре да осъществите контакти с преки работодатели. Е, ако не се съвпада, опитайте се да се представите възможно най-ясно и ясно, като използвате автобиография, мотивационно писмо, въображение и изобретателност. Всъщност критериите са същите като при директен работодател, но трябва да има повече подробности, за да може агенцията да ви помогне да намерите мечтаната работа.

Мотивационно писмо от кандидат за стаж

Вие сте млад и неопитен ученик, който прави първите стъпки Голям свят? Пригответе се за битка.

Възможно е да напишете добро мотивационно писмо, дори и да нямате опит. Вижте пример:

Изтеглете проба

Мотивационно писмо на английски език

Ако искате да работите за чуждестранна фирма или чужд проект, владеенето на езика е просто необходимо за вас. И дори ако представителството на компанията се намира във вашия регион, автобиографията и мотивационното писмо трябва да бъдат написани на английски език.

Когато пишете този документ, опитайте се да се придържате към прости правила:

1. Писмото не трябва да е повече от една страница;
2. Документът трябва да бъде отпечатан;
3. Съдържанието трябва да бъде структурирано, професионално и кратко;
4. Напишете качествата и уменията, които притежавате, които са важни за конкретна свободна позиция;
5. Фокусирайте вниманието на работодателя върху вашите силни страни;
6. Покажете интереса си към компанията;
7. Не прекалявайте с похвалите на любимия човек;
8. Проверете писмото преди изпращане. Колкото по-голям, толкова по-добре.

Примерно мотивационно писмо за документи

Когато изпращате документи до някого с искане да предприемете някакви действия с него, постарайте се да му напишете мотивационно писмо.

Изтеглете проба

Кратко мотивационно писмо за автобиография

Всеки рекрутер е виждал доста мотивационни писма с размера на Еверест през живота си. Всъщност всеки може да напише дълго писмо, но не всеки може да го направи интересно за четене. Поради това много кандидати никога не чакат отговор на автобиографията си.

Като алтернатива можете да отидете по другия път - пътят на краткостта. Тоест, не пишете мемоари за живота, а ясно дефинирайте позицията си. Например, както в тази извадка.

списание„Офис работа и документооборот в предприятието” септември 2013 г

Мотивационно писмо за документи

0 коментара

16901 гледания

Кожанова Евгения | Специалист по човешки ресурси и човешки ресурси

Освен обичайната кореспонденция всеки ден изпращаме различни документи до контрагентите: договори, протоколи, фактури, материали за презентация... Правилата на бизнес етикета и елементарната предпазливост при боравене с документи изискват в тези случаи да се пише мотивационно писмо. Какво дава и как се издава? Какви са сроковете за изпълнението му? Как тогава да се съхранява?

ОТмотивационното писмо е вид бизнес писмо, което е необходимо за описание на пакета от документи, изпратен до адресата, ако тези документи не съдържат адресната част.

По този начин, Мотивационното писмо не носи никаква информация, но изпълнява три важни функции:

потвърждава факта на изпращане;

предоставя списък на изпратените документи и инструкции за работа с тях;

Благодарение на регистрационните данни ви позволява да определите датата на падежа.

Като повечето бизнес писма, мотивационното писмо се издава на бланка и получава изходящия регистрационен номер на подателя. Правилата за писане на официални писма сме анализирали подробно повече от веднъж в списанието, така че сега ще се спрем на характеристиките на мотивационното писмо.

Подробен анализ на бизнес писмо с много образци от неговия състав е в статията "Изготвяне на бизнес писмо»

Речеви модели

Основата на мотивационното писмо е списък с прикачени файлове. Текстът на документа е кратък и условно разделен на две части:

уведомление за изпращане на документи,

искане за навременен отговор (запознаване, одобрение, връщане на подписано копие и др.).

Първата част обикновено започва така:

„В изпълнение... ние ви изпращаме...”,

"Изпращаме ви..."

"Представяме ви..."

След това можете да посочите целта на изпращане на документи: "да се споразумеят", "за запознаване", "за подпис", "за пълнене"(ако говорим за анкета или въпросник). Препоръчваме да използвате клишетата „изпращам до вас“ или „изпращам до вас“, т.к Можете да изпратите нещо само за преглед, но не и за подписване или одобрение.

Втората част може да съдържа следните думи:

„Моля, подпишете, подпечатайте и изпратете едно копие на нашия адрес...“,

„Молим Ви да разгледате и изпратите на нашия адрес в рамките на срока, определен от закона...“,

„Моля Ви да изпратите един екземпляр от надлежно изпълненото...” на наш адрес.

Реквизит "Марка за наличието на приложения"

Както вече определихме, основното нещо в мотивационното писмо към документи са прикачените файлове. Ето защо Специално вниманиеще се посветим на въпроса за регистрацията на този реквизит. Независимо от това как ще бъде съставено заявлението, практиката на бизнес обжалване изисква пълен списък на документите, приложени към писмото, като се посочва броят на копията и броят на листовете във всеки от тях. Без тази информация мотивационното писмо ще загуби всякакво значение.

Така, когато документите за изпращане вече са отчетени в текста на писмото, не си струва да им изброявам отново имената. Достатъчно е да посочите броя на листовете и копията. Вижте пример 1.

Пример1

Фрагмент от текст и бележка за наличието на приложение (името на приложението е посочено в текста на писмото)

Ако заявлението не е посочено в текста на писмото, в допълнение към количествените данни, трябва да посочите неговото име. Ако пакетът включва няколко документа, приложенията се номерират. Вижте пример 2.

Свиване

Пример2

Фрагмент от текст и маркировка за наличието на приложение (името на приложението е посочено в знака за неговото присъствие)

Свиване

Въпреки че GOST R 6.30-2003 казва това при изброяване на няколко приложения в знак за тяхната наличностобобщаващата дума преди двоеточие е в единствено число „Приложение:“, в такива случаи все пак препоръчваме да се пише в множествено число „Приложения:“, както показахме в Пример 2.

Първо, това е правилно от гледна точка на правилата на руския език. И второ, самите разработчици на този GOST по-късно "коригираха", когато започнаха да дават обяснения относно приложението му в своите методологични препоръки. Вижте цитати от тези два документа по-долу. Но мнозина упорито продължават да пишат думата „Приложение:“ в единствено число, дори ако тя е последвана от списък с няколко документа. Не го правете и ние обяснихме защо.

Фрагмент от документа

Свиване

GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация »

3.21. ... Ако писмото има прикачен файл, който не е посочен в текста, посочете неговото име, брой листове и брой копия; ако има няколко приложения, те са номерирани:

Фрагмент от документа

Свиване

Организационна и административна документация. Изисквания за документация. Насоки за прилагане на GOST R 6.30-2003

3.16. ... Ако писмото има приложение, което не е посочено в текста, посочете неговото име, броя на листовете и броя на копията, ако има няколко приложения, те са номерирани:

Откриват се и несъответствия по отношение на това как да се напише думата "заявление" в текста на писмото:с малка или голяма буква, със или без знак "Не". Факт е, че можете да посочите името на приложения документ в текста на мотивационното писмо по различни начини; сравнете се, като разгледате пример 3: във втория случай е подходящо да посочите в скоби, че документът е приложение, а в следващите случаи показваме как това може да стане по различни начини. Всички опции са правилни, важно е само да се придържате към еднообразието в писмото. И още по-добре, в инструкциите за офис работата на вашата организация (или друг местен регулаторен акт, посветен на подобни въпроси), изберете и коригирайте една опция, тогава ще има еднаквост във всички документи и ще има по-малко объркване сред изпълнителите.

Пример3

Различни начини за посочване на името на приложението в тялото на писмото

Свиване

За подвързано приложение броят на листовете може да бъде пропуснат (Пример 4).

Пример4

Описание на обвързаното приложение

Свиване

Когато има толкова много приложения, че е по-удобно да ги изброите на отделен лист (той ще се нарича „Опис на прикачените файлове към писмото от ... № ...“), ще бъде достатъчно да се обърнете към такива. опис в писмото (Пример 5).

Пример5

Ако има толкова много приложения, че е по-удобно да ги изброите в отделен инвентар

Свиване

Ако приложите към писмото си друго писмо, което има собствено приложение, трябва да информирате адресата за това (Пример 6).

Пример6

Приложението към писмото има свой собствен прикачен файл

Свиване

И накрая, ако вашето писмо е адресирано до няколко организации едновременно и прикаченият файл е адресиран само до една от тях (другите получават писмото само за информация), това също трябва да се каже (Пример 7).

Пример7

Прикаченият файл се изпраща само до един получател на имейл от няколко

Свиване

Под текста на писмото и над подписа се поставя отметка за наличието на приложения. Обикновено тези разстояния (отстъпи) се правят еднакви и равни на приблизително 2-3 междуредово разстояние (това е добре показано в примера за проектиране на цяла буква в Пример 9).

Като общо правило, ако един документ има приложения, тогава върху него се отбелязва, че те присъстват под текста и над подписа, а върху приложените документи (за всеки в горната дясна част на първия лист) е написано кое приложение към кой документ са (с обозначение на номера на заявлението, ако има няколко), както в пример 8.

Пример8

Номер на заявлението и данни на основния документ на 1 лист от заявлението

Свиване

Но мотивационното писмо има счетоводна функция на изпратените документи, действайки като вид опис на приложенията към плика, но документите, посочени в такова писмо като прикачени файлове, всъщност се изпращат. Ако писмото имаше различна функция (например това беше оферта, отправяне на предложение за подписване на договор и изброяване на условията на предложеното сътрудничество), тогава писмото би било „ключовият“ документ по значение, а приложените документи само ще му помогне да изпълни своята функция. Но говорим за мотивационно писмо и в този случай не трябва да „разваляте“ препратените документи с информация за „опис на плика“ - т.е. Не е нужно да ги маркираш така!