Una carta de presentación es un tipo de carta comercial que se necesita para describir el paquete de documentos enviados al destinatario si estos documentos no contienen la parte de la dirección.
De este modo, carga de información carta de presentación no lleva, pero realiza tres funciones importantes:
- confirma el hecho del envío;
- proporciona una lista de los documentos enviados e instrucciones para su manipulación;
- Gracias a los datos de registro, permite determinar la fecha de vencimiento.
Como la mayoría de las cartas comerciales, una carta de presentación está escrita en papel con membrete de la empresa y recibe una carta de salida. número de registro remitente. Hemos analizado en detalle las reglas para formatear cartas oficiales más de una vez en la revista, por lo que ahora nos centraremos en las características de una carta de presentación.
Un análisis detallado de una carta comercial con muchos ejemplos de su composición se encuentra en el artículo "Redactamos una carta comercial»
Patrones de habla
La base de una carta de presentación es una lista de archivos adjuntos. El texto del documento es breve y está dividido condicionalmente en dos partes:
- notificación de envío de documentos,
- Solicitud de respuesta oportuna (conocido, aprobación, devolución de una copia firmada, etc.).
La primera parte suele empezar así:
- “En cumplimiento…os enviamos…”,
- "Te enviamos..."
- "Te presentamos..."
A continuación, puede especificar el propósito del envío de documentos: "llegar a un acuerdo", "para familiarización", "Para firma", "para rellenar"(Si estamos hablando sobre el formulario de encuesta o cuestionario). Recomendamos utilizar los clichés “enviándote” o “enviándote”, porque Puede enviar algo sólo para revisión, pero no para firma o aprobación.
La segunda parte podrá contener las siguientes palabras:
- “Por favor firme, selle y envíe una copia a nuestra dirección...”,
- “Le solicitamos que considere y envíe a nuestra dirección dentro del plazo que marca la ley…”,
- “Le pido que envíe una copia del auto debidamente otorgado…” a nuestra dirección.
Accesorios "Marca de presencia de aplicaciones"
Como ya hemos determinado, lo principal en una carta de presentación de documentos son los archivos adjuntos. Es por eso Atención especial Nos dedicaremos a la cuestión del registro de este accesorio. Independientemente de cómo se redactará la solicitud, la práctica de la apelación empresarial requiere una lista completa de los documentos adjuntos a la carta, indicando el número de copias y el número de hojas de cada uno de ellos. Sin esta información, la carta de presentación perderá todo significado.
Entonces, cuando los documentos a enviar ya estén informados en el texto de la carta, no vale la pena volver a enumerar sus nombres. Basta con especificar el número de hojas y copias. Ver ejemplo 1.
Ejemplo 1
Un fragmento de texto y una nota sobre la presencia de una aplicación (el nombre de la aplicación se indica en el texto de la carta)
Si la solicitud no se indica en el texto de la carta, además de los datos cuantitativos, deberá especificar su nombre. Si el paquete incluye varios documentos, los anexos están numerados. Ver ejemplo 2.
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Ejemplo 2
Un fragmento de texto y una marca sobre la presencia de una aplicación (el nombre de la aplicación se indica en la marca sobre su presencia)
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Aunque GOST R 6.30-2003 dice que al enumerar varias aplicaciones en la marca sobre su disponibilidad la palabra generalizadora antes de los dos puntos está en singular"Aplicación:", en tales casos, recomendamos que lo escriba en plural "Aplicación:", como mostramos en el Ejemplo 2.
En primer lugar, es correcto desde el punto de vista de las reglas del idioma ruso. Y en segundo lugar, los propios desarrolladores de este GOST luego lo "corrigieron" cuando comenzaron a dar explicaciones sobre su aplicación en sus recomendaciones metodológicas. Vea las citas de estos dos documentos a continuación. Pero muchos continúan escribiendo obstinadamente la palabra "Apéndice:" en singular, incluso si va seguida de una lista de varios documentos. No lo hagas y te explicamos por qué.
Fragmento de documento
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GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentación unificada. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación "
3.21. ... Si la carta tiene un archivo adjunto que no se menciona en el texto, indique su nombre, número de hojas y número de copias; si hay varias solicitudes, se numeran:
Fragmento de documento
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Documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación. Pautas para la implementación de GOST R 6.30-2003
3.16. ... Si la carta tiene una solicitud que no se nombra en el texto, entonces indique su nombre, el número de hojas y el número de copias, si hay varias solicitudes, están numeradas:
También se encuentran discrepancias sobre cómo escribir la palabra "solicitud" en el texto de la carta: con letra pequeña o grande, con o sin el signo “No”. El caso es que puedes indicar el nombre del documento adjunto en el texto de la carta de presentación de diferentes formas; compárese mirando el Ejemplo 3: en el segundo caso conviene indicar entre paréntesis que el documento es una solicitud, y en casos posteriores mostramos cómo se puede hacer esto de diferentes formas. Todas las opciones son correctas, solo es importante respetar la uniformidad al pie de la letra. Y mejor aún, en las instrucciones para el trabajo de oficina de su organización (u otra organización local). acto normativo dedicado a tales temas) elija y solucione una opción, entonces habrá uniformidad en todos los documentos y habrá menos confusión entre los artistas intérpretes o ejecutantes.
Ejemplo 3
Varias maneras especificando el nombre de la solicitud en el texto de la carta
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Para una solicitud encuadernada, se puede omitir el número de hojas (Ejemplo 4).
Ejemplo 4
Descripción de la solicitud encuadernada
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Cuando existan tantas solicitudes que sea más conveniente enumerarlas en una hoja aparte (se llamará “Inventario de anexos a la carta de... No....”), bastará con referirse a dichas un inventario en la carta (Ejemplo 5).
Ejemplo 5
Si hay tantas aplicaciones que es más conveniente enumerarlas en un inventario separado
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Si adjunta a su carta otra carta que tiene su propio archivo adjunto, debe informar al destinatario al respecto (Ejemplo 6).
Ejemplo 6
El archivo adjunto de la carta tiene su propio archivo adjunto.
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Finalmente, si su carta está dirigida a varias organizaciones a la vez y el archivo adjunto está dirigido solo a una de ellas (otros reciben una carta solo a título informativo), también conviene decir lo mismo (Ejemplo 7).
Ejemplo 7
El archivo adjunto se envía solo a un destinatario de correo electrónico entre varios
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Se hace una marca sobre la presencia de anexos debajo del texto de la carta y encima de la firma. Por lo general, estas distancias (sangrías) se hacen iguales e iguales a aproximadamente 2 o 3 espacios entre líneas (esto se muestra bien en el diseño de muestra de toda la carta en el Ejemplo 9).
Por regla general, si el documento tiene archivos adjuntos, se hace una marca sobre su presencia debajo del texto y encima de la firma, y en los documentos adjuntos (para cada uno en la parte superior derecha de la primera hoja) se escribe qué archivo adjunto a qué documento que son (con la designación del número de solicitud, si son varios), como en el Ejemplo 8.
Ejemplo 8
Número de solicitud y datos del documento principal en 1 hoja de la solicitud.
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Pero la carta de presentación tiene una función de contabilidad de los documentos enviados, actuando como una especie de inventario de archivos adjuntos al sobre, pero los documentos nombrados en dicha carta como archivos adjuntos en realidad se envían. Si la carta tuviera una función diferente (por ejemplo, era una oferta, una oferta para firmar un acuerdo y enumerar las condiciones de la cooperación propuesta), entonces la carta sería el documento "clave" en significado, y los documentos adjuntos sólo le ayudaría a cumplir su función. Pero estamos hablando de una carta de presentación y, en este caso, no es necesario "estropear" los documentos reenviados con información sobre el "inventario del sobre", es decir, ¡No es necesario que los marques así!
Firmar y registrarse con el remitente
El firmante de una carta comercial es el mismo funcionario que en la correspondencia comercial ordinaria (por regla general, el jefe de la organización o un alto directivo autorizado). Si hablamos de enviar documentos contables primarios, el jefe de contabilidad también puede firmar la carta.
Para que el destinatario de la carta no se dirija posteriormente a su firmante con todas las preguntas aclaratorias (indicadas con el número 1 en el ejemplo 9), en este documento también debe indicarse el autor (ibid., ver número 2).
Antes de enviar la carta de presentación, debe asignar un número saliente (indicado por el número 3).
Y el destinatario le asignará su numero entrante al registrar el hecho de la recepción de un documento, mientras que en él se puede indicar la fecha de recepción y el número entrante (escrito a mano o con sello, como en el Ejemplo 9 - ver número 4).
Ejemplo 9
carta de presentación
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Ejemplo 11
Formulario de carta de presentación para solicitantes individuales
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Sorpresa para los solicitantes - particulares
La necesidad de redactar una carta de presentación de documentos se aplica a todos, independientemente de si se trata de una organización o individual. Mientras tanto, cuando llega la organización una persona común, por regla general, no se redacta ninguna carta a sus documentos. Es una lástima, porque sería más conveniente para usted no memorizarlo y arreglarlo usted mismo de alguna manera, sino tener la información escrita por el visitante: de quién, qué documentos, a cuál de sus empleados y por qué transferir. Si trata sistemáticamente con personas, especialmente en una serie de temas típicos, y al mismo tiempo recibe documentos de ellos con los que su organización debe hacer algo, le recomendamos que desarrolle un formulario de carta de presentación para tales casos y le pida que complete cada uno de esos visitantes. Vea el formulario de muestra en el Ejemplo 11.
Registrará el formulario completado y entregará una copia de la carta con el número entrante al solicitante, y enviará el paquete de documentos que recibió de él por la ruta adecuada. Luego, después de llamar para preguntar sobre sus documentos, la persona ya no preguntará por la "cabaña en Malinovka", sino por cierta carta con un índice único.
Por favor responda dentro de un tiempo específico
A muchas organizaciones les gusta establecer inmediatamente la fecha límite para el destinatario en sus cartas de presentación, y los métodos pueden variar desde corteses “Por favor firme los documentos y devuélvalos dentro de los diez días” a imperativo "El tiempo de respuesta a la carta es de 5 días hábiles". ¿Vale la pena escribir así? ¿Y cómo reaccionamos ante tales condiciones?
Recuerde que de acuerdo con las reglas de circulación comercial. Este hito debe recordarse si no hay otra fecha límite en la carta de presentación.
Solo una organización de control superior o cualquier organismo estatal que sea obligatorio para su ejecución puede establecer un plazo obligatorio. documento normativo. Las propias partes también pueden pactar y documentar las obligaciones asumidas voluntariamente:
Ejemplo 10
El plazo para responder a una carta se puede fijar en el contrato.
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El acuerdo prevé la obligatoriedad orden previa al juicio resolución de disputas y desacuerdos. La Parte que considere que sus derechos bajo este Acuerdo han sido violados, está obligada a enviar un reclamo motivado por escrito a la otra Parte. La Parte que recibió un reclamo escrito motivado está obligada a considerarlo y dar una respuesta escrita motivada dentro de los 10 (diez) días siguientes. días del calendario desde el momento en que lo recibes...
Cuando se comunican empresas de igual estatus (si nadie por encima de ellas lo ha hecho previamente o ellas mismas no han establecido las reglas de interacción), se puede pedir que se acelere la respuesta, pero para ello se requiere una buena razón. Por ejemplo: "Por favor, envíe el cuestionario cumplimentado en un plazo de catorce días, ya que debemos enviar una respuesta al Ministerio de Salud de la Federación de Rusia antes del 1 de octubre de 2013". Los pedidos en tales casos son incorrectos, incluso desde el punto de vista de la etiqueta comercial.
Almacenamiento de cartas de presentación
Una carta de presentación deja de ser necesaria tan pronto como el contratista recoge sus solicitudes y se asegura de que estén completas. A partir de ahora se continuará trabajando sobre ellas y la carta deberá marcarse como completada y colocarse en el expediente.
A menudo surge la pregunta de cómo almacenar las cartas de presentación y sus archivos adjuntos: ¿por separado o juntos? Normalmente, el archivo adjunto de una carta se coloca en un estuche especial reservado específicamente para este tipo de documentos. No hay lugar para cartas de presentación: los actos de trabajo realizados, facturas, contratos y muchos otros documentos se almacenan por separado y, a menudo, durante diferentes períodos de tiempo.
Este punto debe tenerse en cuenta a la hora de elaborar la nomenclatura de casos. Algunas empresas (con un pequeño flujo de documentos) crean un archivo de "Cartas de presentación" y guardan en él todas las cartas de este tipo, independientemente de lo que se adjunte a ellas. Otros tienen que crear varios casos a partir de cartas de presentación y colocarlos en nomenclaturas de casos. divisiones estructurales. Luego, por ejemplo, el acuerdo enviado irá al archivo "Acuerdos de servicio" y la carta de presentación al archivo "Cartas de presentación de contratos para actividades principales".
También sucede que la carta queda guardada en la empresa, pero el archivo adjunto no. Esto se aplica, por ejemplo, a los borradores de documentos (como en el Ejemplo 9). El proyecto de reglamento aún no es un documento y lo más probable es que se corrija más de una vez, no es necesario conservarlo.
Como puede ver, no hay nada complicado en escribir una carta de presentación, pero puede ahorrarle no solo sus documentos, sino también tiempo.
Como es habitual, puede surgir una ligera dificultad cuando la empresa implementa la regla de redactar y presentar para su envío junto con un paquete de documentos una carta de presentación debidamente redactada. Pero este problema se resuelve simplemente configurando Esta regla en las regulaciones locales. Y sus beneficios son difíciles de sobreestimar.
Notas a pie de página
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¿Por qué escribir una carta de presentación para un currículum y cómo hacerlo bien? ¿Cuál es su volumen y estilo de presentación? ¿Da ventajas al solicitante de una vacante de empleo?
¿Qué es una carta de presentación de currículum?
Hoy en día, escribir una carta de presentación para un currículum se está convirtiendo en una práctica común. Para que usted sea destacado en el flujo de solicitantes, debe atraer de alguna manera la atención de un empleador potencial; de lo contrario, es posible que simplemente no llegue a su currículum, ni siquiera bien redactado.
Hay empresas en las que los responsables de RR.HH. ni siquiera abren el currículum de los candidatos que no han enviado una carta de presentación.
Qué es: este es un pequeño texto con una apelación del solicitante al empleador. Si envías tu currículum a correo electrónico archivo adjunto, luego escriba una carta de presentación en el cuerpo de su mensaje.
Enviar por fax: luego la carta debe estar en una página separada, se envía primero y luego el currículum. Y los portales de empleo de renombre suelen ofrecer formularios o casillas especiales para rellenar, donde puedes escribir lo que quieras sobre ti.
¿Necesito una carta de presentación para un currículum si no está especificado en los requisitos del trabajo? Es mejor escribir, no será superfluo, pero bien puede interesar a RR.HH. o al empleador. Lo principal es hacerlo bien.
¿Qué escribir en una carta de presentación para un currículum?
Entonces, con el propósito de por qué necesitamos una carta de presentación para un currículum, decidimos. Para nosotros es importante llamar la atención, el interés por nuestra candidatura y recibir una invitación para una entrevista.
No existe una estructura estricta y generalmente aceptada para escribir una carta, pero existen reglas básicas para escribir y deben seguirse.
Toda carta de presentación para currículum se puede dividir en tres partes: introductoria, principal y final.
Parte introductoria
Comience la carta de presentación de su currículum con un saludo. En la mayoría de los casos, las vacantes publicadas en los portales de empleo contienen información sobre la persona de contacto que las supervisa: un gerente de recursos humanos. Lo más apropiado es dirigirse a él específicamente: "¡Buenas tardes, Svetlana!", "¡Querido Dmitry Sergeevich!".
No hay ninguna indicación de un empleado específico; simplemente escriba: "¡Hola, queridos caballeros!".
En el caso de que decida dirigir la carta de presentación personalmente al responsable de la empresa o a la persona que dirige servicio de personal, indique su apellido, nombre, patronímico, cargo y razón social.
Escribe correctamente el nombre de la vacante que te interesa.
No olvide consultar la fuente de información de la que se enteró del puesto vacante: un anuncio en un periódico, en el sitio web de una agencia de contratación o en un portal de búsqueda de empleo. Es posible que la vacante haya sido anunciada en red social o la información provino de un empleado conocido de la empresa.
Parte principal
Aquí debe mostrar su interés en un puesto en particular y deseo de trabajar en esta empresa en particular. Y lo más importante, de forma breve pero convincente, en unas pocas frases, explica por qué crees que eres apto para este puesto, cómo puedes ser útil para la empresa.
Preste especial atención a los requisitos clave para el solicitante de la vacante, compárelos con su experiencia y logros, y aproveche esto.
“Me atrajo la perspectiva de trabajar en proyectos serios y de gran escala si me convierto en miembro de su equipo. Quiero ser útil a la empresa aplicando mi experiencia de 7 años en ventas. software en la compañia "***". Durante este tiempo logré concluir varios contratos importantes con corporaciones líderes para el suministro. productos de software e incrementar las ventas de la empresa en un 30%.
Cuando te describas como un profesional en tu campo, utiliza las siguientes expresiones:
- Tengo... años de experiencia en...
- Tengo experiencia trabajando con...
- He establecido conexiones con...
- entre mis socios...
- He desarrollado una técnica (tecnología)...
- Logré mejorar...
- gracias a la implementación de mis desarrollos...
Parte final
Aquí expresas tu interés en reunión personal, deseo y voluntad de pasar una entrevista para que RR.HH. o empleador directo pueda conocerlo y obtener la máxima información que le interese.
"Estoy dispuesto a contarles de forma más completa y detallada mi experiencia y mis perspectivas de posible cooperación en una reunión personal".
"Si está interesado en mi candidatura, aceptaré con gusto una oferta para una entrevista".
“Me gustaría comentar en una reunión personal cómo mi experiencia puede ser útil para su empresa. Me pueden contactar por correo electrónico... y por teléfono...”
La carta de presentación de su currículum debe contener información de contacto en su parte final.
Y también - agradecimiento por la atención a su persona: " Le agradezco sinceramente el tiempo dedicado a mi candidatura. Atentamente..."
Carta de presentación: requisitos básicos
¿Qué debe tener en cuenta al escribir una carta de presentación para un currículum, cuyo ejemplo le daremos en el artículo siguiente? Hay algunos puntos importantes Cosas a considerar para tener éxito:
- sea conciso: el volumen de la carta de presentación no debe exceder la mitad de una hoja A4;
- escriba sobre logros específicos: los nombres de proyectos exitosos, indicadores digitales de su efectividad;
- no utilice clichés: resistente al estrés, fácil de entrenar, proactivo, sociable (casi todos los candidatos escriben esto);
- no debes hablar de tus ambiciones profesionales; es demasiado pronto, aún necesitas mostrarte como un profesional;
- usar estilo de negocios escribir, pero evitando frases generales, expresiones demasiado abstrusas y clericalismo;
- los solicitantes para vacantes creativas se pueden redactar en una forma más sencilla y no estándar;
- asegúrese de verificar la alfabetización de la presentación; de lo contrario, los errores en la carta de presentación pueden arruinar toda la impresión que tiene sobre usted;
- Cuéntenos sobre las referencias que adjunta al currículum, generalmente cuando se solicita un trabajo en una gran empresa, es obligatorio proporcionarlas.
Carta de presentación para currículum - ejemplo
Una carta de presentación para un currículum, de la cual proporcionamos un ejemplo, podría verse así:
¡Hola querida Elena Viktorovna!
Mi nombre es Inna Borisovna Afanasyeva. Me interesaba la vacante de periodista publicada por usted en el sitio... Me atrae la oferta de su empresa con la posibilidad de una divulgación más completa. creatividad autores, trabajo en temas interesantes, cooperación con personas talentosas.
Quiero contribuir a la creación de un proyecto original, creo que mi experiencia en la redacción de textos, desde comunicados de prensa y ensayos hasta artículos de autor en publicaciones (títulos), puede resultarle útil e interesante.
Tengo una formación filológica superior, participé en concursos literarios (especificar cuáles), mi artículo (título) recibió el Gran Premio en el concurso Inspiración.
Hay ejemplos de mi trabajo en el portafolio, que envié junto con mi currículum a su dirección de correo electrónico.
Si está interesado en mi propuesta de cooperación, estoy dispuesto a reunirme en un futuro próximo y discutir las posibilidades de trabajo conjunto.
Puedes contactar conmigo por teléfono... y correo electrónico...
Gracias de antemano por su atención.
Atentamente, Inna Afanasyeva.
Una carta de presentación para un currículum, cuyo modelo ofrecemos, puede tener un volumen más conciso.
Querido Viacheslav!
Habiendo conocido la vacante de director comercial abierta en su empresa (anuncio en el boletín informativo "Recursos Humanos" de fecha 12/10/2015), me gustaría ofrecer mi candidatura para este puesto.
Creo que mis 5 años de experiencia en ventas y excelentes referencias me permiten convertirme en un miembro exitoso de su equipo y aportar valor a la empresa.
Te envío mi CV, con gusto aceptaré una invitación para una entrevista. Mi teléfono: …
Gracias de antemano por su atención.
Atentamente, Andréi Levchenko.
Cuando envíe su currículum a un gerente de contratación o personalmente a un empleador, asegúrese de incluir una carta de presentación. Aumente sus posibilidades de hacerse notar en el flujo de solicitantes y de conseguir un empleo exitoso para usted.
Haciendo actividad empresarial directamente relacionado con el intercambio entre contrapartes de diversos documentos. Para confirmar su traslado o envío, así como para dejar constancia del evento, es necesario redactar una carta de presentación. ¿Qué tipo de documento es, cómo se debe emitir y almacenar?
Cómo escribir una carta de presentación
información general
Una carta de presentación para documentos, cuyo modelo debe elaborarse en cada empresa, es un documento comercial. Muestra una lista de la documentación transferida a la contraparte y su descripción. El documento se emite en ausencia de la parte de dirección en los documentos a enviar.
No hay carga de información en la carta de presentación. Su funcionalidad es:
- en confirmación del hecho del evento;
- en proporcionar una lista de trabajos enviados;
- al instruir al destinatario sobre acciones futuras con los documentos transferidos;
- en la determinación del plazo.
Portada, como todos los demás. cartas de negocios debe estar en papel membretado de la empresa.
Su parte textual contiene información al destinatario sobre la dirección de los artículos y una solicitud para responder a la oferta o demanda. En el centro del documento hay una lista de aplicaciones. En la primera parte de la carta, su autor informa al destinatario que envía, proporciona o envía información. En la siguiente frase deberá indicar el propósito de la redacción del documento: para aprobación, para familiarización, para cumplimentación o para firma. La segunda parte de la carta muestra una solicitud o exigencia de alguna acción que el destinatario debe realizar para lograr el objetivo especificado anteriormente por el remitente. Siempre comienza con las palabras “por favor”, “por favor”, tras lo cual se repite la frase de la sección de objetivos del periódico.
Qué es una carta de presentación
La sección principal del documento es "Apéndices". Deberá enumerar íntegramente la documentación que se adjunta a la carta, indicar el número de hojas de cada una de ellas y el número de copias aportadas. Sin esta información, no tiene sentido elaborar la hoja adjunta.
Cuando se enumeran varios documentos en un apéndice, cada uno de ellos debe estar numerado. La lista numerada comienza en la línea siguiente después del título de la sección "Apéndice:"
La etiqueta comercial exige escribir cartas de presentación (o, como también se les llama, cartas de acompañamiento) al enviar documentos a los socios, en cuerpos gubernamentales y en otros casos. Esto es especialmente útil en situaciones en las que es necesario confirmar la transmisión de un paquete al destinatario, prestar atención a puntos fundamentales, enviar una solicitud o una guía de acción y también fijar los plazos de las acciones de respuesta. Todo información importante puede indicarse en el documento adjunto.
La mayoría de las veces, se emite soporte:
- al transferir documentos importantes (por ejemplo, devolverlos después de firmar);
- al acto de reconciliación;
- A oferta comercial;
- a la documentación en oficina de impuestos;
- a informes, formularios y solicitudes de autoridades reguladoras;
- A documentación ejecutiva;
- a los registros de personal.
Puedes escribirlos tanto al transferir documentos personalmente como al enviarlos por mensajería, correo postal o correo electrónico.
Compilado, por regla general, por el empleado responsable de los documentos enviados o el secretario de la organización. Una firma es suficiente para la certificación, pero también se puede colocar un sello. Hoy en día, las organizaciones no están obligadas a tener un sello redondo (82-FZ del 06/04/2015). El estampado queda a discreción de la empresa, a menos que lo requiera el destinatario (por ejemplo, instituciones financieras).
Por separado, destacamos otro. función importante Documentos adjuntos: un inventario de los documentos que se envían al destinatario. Es recomendable enumerar cuidadosamente todos los trabajos, indicando no solo su nombre completo, sino también en cuántas hojas están redactados, si existen solicitudes y cuáles, cuántas copias de cada documento se han enviado. Si el documento se pierde posteriormente, el documento adjunto confirmará que lo entregó al destinatario. Por ello, es importante realizar un acompañamiento por duplicado y solicitar al destinatario que indique en su copia la fecha y hora de recepción, así como la conformidad con el inventario.
Estructura de la carta de presentación
La correspondencia de las organizaciones está regulada por GOST R 6.30-2003 del 3 de marzo de 2003. La estructura y requisitos pueden variar en detalle, dependiendo del tipo de escort, pero en general quedan así:
- Destinatario (nombre y dirección de la organización, nombre y cargo del empleado a quien se envían los documentos).
- Número y fecha de la solicitud.
- Contenido.
- Lista de documentos adjuntos.
- La persona que confirma la autenticidad.
- Contactos.
Los acompañamientos están numerados según las normas de trabajo de oficina de la organización, así como el resto de correspondencia. Actualmente, las reglas del trabajo de oficina se relacionan con cuestiones internas de la empresa y están establecidas. actos locales. Las reglas Gosstandart exigen que las empresas formulen y fijen los principios del trabajo de oficina (GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID). Al enviar una escolta en respuesta a la solicitud de un destinatario, puede indicar su número de salida y la fecha debajo del número de salida. También puede iniciar el texto con la frase: “Sobre su apelación, ref. No... de... ".
En los casos en que la comunicación deba realizarse con el ejecutor directo, se deberán indicar sus contactos. Esta información suele estar colocada en la esquina inferior izquierda del formulario. Se recomienda indicar apellido, iniciales (completas o cortas), número de teléfono o dirección de correo electrónico.
Averigüemos qué escribir en una carta de presentación. Se recomienda iniciar el texto con las frases: “Te enviamos…”, “Te enviamos…” seguidas de un breve nombre generalizado de los trabajos a los que se adjunta el acompañamiento. No es necesario enumerar cada elemento por su nombre en esta parte particular del texto, ya que se proporciona otra sección para ello.
- por favor, confirma el recibo;
- firme y regrese a tiempo;
- Les pido que estén de acuerdo y regresen con comentarios o envíen un protocolo de desacuerdos;
- úselo de acuerdo con el propósito previsto;
- Les pido que garanticen la seguridad de la información confidencial;
- por favor házmelo saber a su debido tiempo.
No está prohibido poner en negrita o cursiva los lugares importantes a destacar.
Lista de documentación adjunta
Después del texto se entrega un inventario de los trabajos que se transfieren al destinatario en una lista simple con la numeración de cada posición. Al diseñar una lista, es importante tener en cuenta la singularidad de cada elemento. En este caso, es recomendable especificar todos los detalles. Dependiendo del propósito de la carta de presentación, la solicitud se puede realizar indicando el número de ejemplares y hojas de cada documento, o mediante un cómputo total.
Por ejemplo:
- Acuerdo No. 4 del 01/06/2017 en 2 ejemplares. en 10 hojas.
- Términos de referencia w / n del 01/06/2017 en 1 copia. en 3 hojas.
Total 2 documentos en 13 hojas.
Escribir una carta de presentación
De acuerdo con las normas de correspondencia generalmente aceptadas, toda la correspondencia saliente se redacta con el membrete oficial de la organización, indicando el nombre, los datos, la dirección postal completa (esto es especialmente importante si se espera una respuesta por correo postal) y otros datos de contacto. .
No existen requisitos para el diseño y contenido del texto, la carta está redactada de forma libre. Pero es necesario seguir las reglas de la correspondencia comercial, así como evitar ambigüedades en la redacción.
