La responsabilidad de la selección de los empleados de la empresa recae enteramente en el director de personal. El proceso de selección y evaluación es tan preciso como cualquier otra actividad de gestión.
En el camino hacia el éxito de la empresa, el personal realmente decide, si no todo, mucho, y los fundadores de la empresa lo entienden bien. El crecimiento de la competencia, la mejora de las tecnologías, la lucha por el consumidor y la calidad de los productos obligan a los gerentes de la empresa a reconsiderar un conjunto de cuestiones de gestión de una manera nueva. Los requisitos para el trabajador también están cambiando. El potencial humano, la capacidad del líder para establecer el objetivo correcto y administrar eficazmente los recursos laborales se convierten en el factor principal del éxito de la organización. Recursos humanos- estos son todos los empleados de la empresa, incluido el personal de producción y gestión (gerentes y especialistas).
Un papel especial en la atracción de personal altamente profesional a la organización y el aumento de la producción, la producción creativa y la actividad del personal, desarrollando e implementando un programa para el desarrollo del personal de la organización, identificando métodos de gestión. por recursos humanos y el desarrollo del potencial laboral lo desempeñan actualmente los servicios de personal, centros para el desarrollo e implementación de la estrategia laboral de la empresa.
Esto significa que el trabajo de personal ya no se considera puramente administrativo (emisión de órdenes para el reclutamiento de empleados seleccionados por un gerente superior, almacenamiento de información de personal, etc.) y se lleva a cabo independientemente de otras funciones gerenciales.
Actualmente, debería ayudar a desarrollar el negocio a través de la contratación de trabajadores altamente calificados, la planificación de carreras, la evaluación del desempeño y la mejora salarial.
El servicio de personal debe conocer las necesidades económicas de la organización y, en este sentido, considerar sus actividades en cooperación con otros servicios y departamentos. El resultado de las actividades del servicio de personal debe ser una mayor participación de las personas en los negocios, conocimiento de sus deberes y responsabilidades, desarrollo del potencial laboral y un clima psicológico favorable. Es decir, se produce un proceso cuando la función de dirección de personal de los recursos humanos pasa de ser una asistencia pasiva a una decisión activa en los asuntos económicos de la organización.
La gestión de personal, es decir, el trabajo con personal, considera a las personas como propiedad de la organización, el activo de la organización, el capital humano, un recurso que, al igual que otros recursos, debe ser utilizado de manera efectiva para lograr los objetivos de la empresa; implica menos control sobre los empleados, pero más motivación y estimulación del trabajo. La importancia de este trabajo es obvia.
Los principales objetivos del departamento de personal:
1. Análisis del mercado laboral. El mercado laboral es un importante ámbito multifacético de la vida económica y económico-política de la sociedad. En el mercado de trabajo se valora el valor de la fuerza de trabajo, se determinan las condiciones para su empleo, incluyendo el monto de los salarios, las condiciones de trabajo, la seguridad en el empleo, la posibilidad de obtener educación, el crecimiento profesional, etc.
2. Formación del personal de la organización (planificación, reclutamiento, selección y contratación, adecuación de empleados, liberación, análisis de rotación, etc.);
3. Orientación incondicional a las exigencias de la legislación laboral;
4. Desarrollo de los empleados (orientación y readiestramiento profesional, evaluación de las actividades profesionales del personal, organización de la promoción profesional);
5. Análisis de costos y resultados de mano de obra;
6. Mejorar la organización del trabajo y su estímulo;
7. Creación de un buen clima socio-psicológico El clima de equipo es la actitud mental predominante y relativamente estable del equipo, que encuentra diversas formas de manifestación en todas sus actividades de vida.
8. Creación de condiciones de trabajo seguras. La seguridad en el trabajo es el estado de las condiciones de trabajo, en el que se excluye el impacto sobre los trabajadores de los factores de producción peligrosos y nocivos.
9. Desarrollo de un sistema de motivación laboral. La motivación puede considerarse uno de los métodos de gestión, una parte integral del proceso de gestión, dirigido a lograr un objetivo de gestión específico: hacer que las personas trabajen de manera efectiva.
10. Teniendo en cuenta no solo las necesidades actuales, sino también futuras de la organización en el personal, en función de las tareas de su desarrollo, el pronóstico de las condiciones del mercado y la tendencia del movimiento natural de la mano de obra;
11. Amplia cooperación con los sindicatos;
12. Desarrollo de la política social y de pensiones de la organización;
13. Resolución de conflictos;
14. Máximo cuidado de cada persona, respeto a sus derechos, libertades, dignidad;
15. Sistema de recompensas.
Los deberes diarios de un oficial de personal están regulados por el Ministerio de Trabajo de la Federación de Rusia en una resolución del 21 de agosto de 1998. Especifica en detalle las áreas de responsabilidad de un especialista, los límites de subordinación, el marco legal necesario para un empleado del departamento de personal, el procedimiento para presentar y mantener la documentación. El Manual de Cualificación Unificado define 17 profesiones que, en el desempeño de funciones oficiales, se guían por la descripción del puesto trabajador de personal. La estructura del departamento que regula las actividades de los empleados se refleja en el Reglamento correspondiente "Sobre el Departamento de Recursos Humanos".
Responsabilidades del puesto de especialista en recursos humanos
La descripción del trabajo de un especialista en el departamento de personal establece el procedimiento para las relaciones laborales, el rango de responsabilidad, las funciones asignadas al empleado, los requisitos para él, el nivel requerido de educación y subordinación. Una persona con suficiente Entrenamiento vocacional, educación y experiencia de al menos 12 meses.
El jefe del departamento de personal es responsable del desarrollo y contenido de la instrucción, y es aprobado por el jefe de la empresa. Refleja todas las funciones de un especialista en el departamento de personal. Su composición, reglas de ejecución, poderes están detallados por los actos administrativos de la empresa, reglamentos internos, reglamentos federales y regionales. Incluyen las siguientes tareas:
- documentar la contratación y el despido de empleados, la transferencia de personal a otras unidades de personal de acuerdo con las normas del Código Laboral de la Federación Rusa y las órdenes de la gerencia;
- contabilidad de actividades y cambios en datos personales de empleados de todos los niveles, desde el director hasta el vigilante, de acuerdo con los estándares de documentos contables con la introducción de cambios en las bases de datos de información;
- recopilación de datos para certificación y capacitación avanzada;
- desarrollo de un mecanismo de recompensas y sanciones;
- preparación y mantenimiento de archivos personales, recopilación y procesamiento de datos personales;
- registro de libros de trabajo - realización de asientos, registro, contabilidad y almacenamiento;
- formación de experiencia laboral;
- seguimiento de vacaciones y control sobre la ejecución del horario;
- selección oportuna de documentación para el archivo y su ejecución;
La actividad de un especialista en personal brinda acceso a datos confidenciales: archivos personales, secretos comerciales. Si las acciones de un empleado causaron daños materiales o financieros a la organización, será responsable de conformidad con la ley.
El Especialista en Recursos Humanos puede realizar sus funciones laborales horas extras. Según el art. 152 del Código Laboral de la Federación Rusa, la tasa de horas extras la establece la empresa.
Responsabilidades del trabajo del inspector de recursos humanos
Como se indica en el Manual de Cualificación Unificado, los solicitantes con educación secundaria son considerados para el puesto de inspector de recursos humanos, la presencia de experiencia profesional no importa. Volumen entero deberes oficiales inspector de personal se define en el instructivo interno. Incluye las siguientes tareas comerciales:
Además del trabajo de oficina, los deberes del inspector de recursos humanos también incluyen la selección de empleados para vacantes de acuerdo con los requisitos profesionales y el nivel de habilidades de comunicación. El oficial de personal coloca anuncios en la prensa, portales de Internet, presenta una solicitud al centro de empleo y realiza una entrevista. Su tarea no es solo seleccionar un profesional, sino encontrar una persona que ingrese fácilmente al equipo y no se convierta en una fuente de conflicto. La dirección podrá prever la obligación del inspector de realizar un concurso entre los solicitantes. Los eventos de selección y el control de paso son competencia del oficial de personal.
Responsabilidades laborales del jefe de recursos humanos
Sólo un empleado con un diploma de educación más alta Que haya trabajado en un puesto similar durante al menos 3 años. Su candidatura está determinada únicamente por el jefe de la empresa. Las actividades de gestión se llevan a cabo sobre la base de la carta interna de la empresa, estrictamente dentro del marco de la legislación laboral y ley civil y de acuerdo con la descripción del trabajo del trabajador del personal. El jefe de OK es responsable únicamente ante la alta dirección de la empresa.
Las responsabilidades del Jefe de Recursos Humanos son las siguientes:
- elaboración de reglamentos sobre política de personal;
- evaluación de la necesidad de la organización para la renovación del personal;
- gestión del personal de acuerdo con la autoridad y competencia;
- apoyo metodológico e informativo de la certificación, organización y análisis de sus resultados;
- depurar los procesos de transferencia, despido o contratación de personal;
- actividad correctiva;
- supervisión periódica del desempeño de las funciones por parte de especialistas del departamento de personal;
- control sobre la ejecución de órdenes de recompensa y promoción.
Los deberes del oficial jefe de personal incluyen la implementación de medidas para establecer la disciplina de trabajo, aumentar la motivación del equipo. El jefe se dedica a la preparación, aprobación de la información oficial destinada al director. La competencia de las autoridades es consultar al personal sobre cuestiones de personal actuales.
SOBRE nivel profesional el jefe de OK se evidencia por el conocimiento de la legislación laboral y civil de la Federación de Rusia, los métodos para evaluar a los empleados, la estructura de la empresa, los requisitos para el papeleo, las normas seguridad contra incendios y protección laboral.
El solicitante firma una instrucción con los deberes de un oficial de personal (un jefe, un inspector o un especialista) cuando solicita un trabajo. El documento se elabora para cada categoría de trabajadores según un modelo estándar.
Departamento de Recursos Humanos Es una estructura en la organización que se ocupa de la gestión del personal.
El Departamento de Recursos Humanos no sólo es unidad Funcional, es también la cara de la empresa, ya que es en el departamento de personal donde cualquier aspirante empieza a familiarizarse con la organización.
objetivo de recursos humanos
El propósito del departamento de personal es contribuir al logro de los objetivos de la empresa (organización) al proporcionar a la empresa el personal necesario y el uso efectivo del potencial de los empleados.
La selección de empleados se lleva a cabo con la ayuda de estrategias especialmente desarrolladas: envío de información sobre vacantes a los medios de comunicación y servicios de empleo, el uso de métodos de selección, pruebas, procedimientos para la adaptación de especialistas y posterior formación avanzada.
Tareas del departamento de personal.
La tarea principal del departamento de personal es tener en cuenta correctamente el trabajo de los empleados, determinar la cantidad de días de trabajo, fines de semana y días de enfermedad para calcular salarios, vacaciones y enviar información al departamento de contabilidad de la organización.
Las principales tareas del Departamento de Recursos Humanos son:
organizar la selección, reclutamiento y contratación de personal con las calificaciones necesarias y en el volumen requerido. La selección de empleados se realiza mediante estrategias especialmente desarrolladas: desde el envío de información sobre vacantes a los medios de comunicación y servicios de empleo hasta la aplicación de procedimientos de selección, pruebas, adaptación de especialistas y posterior formación avanzada;
creación de un sistema efectivo de empleados a tiempo completo;
desarrollo de planes de carrera para empleados;
desarrollo de tecnologías de personal.
Además, el Departamento de Recursos Humanos debe archivar información sobre los empleados en Fondo de pensiones RF, compañías de seguros, Servicio de Impuestos y Migraciones.
Funciones del Departamento de Recursos Humanos
La función principal del departamento de personal en la empresa es la selección de personal.
Las funciones principales del departamento de personal en la empresa incluyen:
determinación de las necesidades de la organización en personal y selección de personal junto con los jefes de departamentos;
análisis de la rotación de personal, búsqueda de métodos para combatir nivel alto fluidez;
introducción de sistemas de motivación laboral;
preparación de la dotación de personal de la empresa;
registro de expedientes personales de los empleados, emisión de certificados y copias de documentos a solicitud de los empleados;
realizar operaciones con libros de trabajo (recepción, emisión, llenado y almacenamiento de documentos);
llevar registros de vacaciones, programar y registrar las vacaciones de acuerdo con la legislación laboral vigente;
organización de atestación de empleados;
preparación de planes de desarrollo del personal.
estructura de recursos humanos
La estructura del departamento de personal de la empresa y su número lo determina el director de cada empresa, según el número total de personal y las características de la actividad.
EN pequeñas empresas(hasta 100 empleados) uno o dos empleados de recursos humanos son suficientes.
Al mismo tiempo, las pequeñas empresas no pueden tener un empleado individual, y luego ese trabajo lo realiza el contador jefe o el director general.
En organizaciones medianas (de 100 empleados a 500 personas), es recomendable crear un departamento de personal de personal de tres a cuatro especialistas de personal
Sobre el grandes empresas donde trabajan 500 o más personas, el departamento de personal puede tener de 7 a 10 empleados.
Relación entre RRHH y otros departamentos.
Para realizar sus funciones de manera efectiva, el servicio de personal necesita interactuar constante y estrechamente con otros departamentos de la empresa:
Interacción con el departamento de contabilidad de la organización.
El departamento de personal interactúa con el departamento de contabilidad de la organización para resolver problemas relacionados con la remuneración.
Entonces, el departamento de personal presenta documentos y copias de órdenes de despido, empleo, viajes de negocios, vacaciones, incentivos o sanciones para los empleados al departamento de contabilidad de la organización.
Enlace con el departamento legal.
El Departamento Legal proporciona al personal de Recursos Humanos información sobre Últimos cambios en la legislación vigente, brinda un respaldo legal integral.
Interacción con otras divisiones de la empresa.
En temas de personal, el departamento de personal interactúa constantemente con todas las divisiones estructurales de la empresa.
¿Aún tienes dudas sobre contabilidad e impuestos? Pregúntales en el foro "Salario y personal".
Departamento de recursos humanos: detalles para el contador
- Despido por absentismo: puntos controvertidos
Colegas) no dio un resultado. Jefe del Departamento de Recursos Humanos Ivanova S. N. Confiabilidad ... L. Las siguientes personas están familiarizadas con la orden: - Jefe del Departamento de Recursos Humanos Ivanova S. N.; - jefe de terapeutica... ausencia. Le pedimos que proporcione una nota explicativa al jefe del departamento de personal, Ivanova S.N. Si está escrito ... una auditoría interna. Compilado por: el jefe del departamento de personal, Ivanova S.N., en presencia de ... el empleado también lo rechazó. Jefe del Departamento de Recursos Humanos Ivanova S. N. Confiabilidad...
- Hoja de derivación: práctica de aplicación
No presentará una hoja de derivación firmada al departamento de contabilidad (departamento de recursos humanos). En cuanto a esto... no presentará una hoja de desvío firmada al departamento de contabilidad (departamento de recursos humanos). Cuánto dado... deudas sobre libros no entregados; en el departamento de personal en la entrega de la póliza VHI; en... incluyen departamentos como contabilidad, departamento de personal, almacén, etc. Como regla general... las solicitudes para el despido de un funcionario público, el departamento de personal emite una hoja de derivación a la persona despedida (solicitud...
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Por un lado, la especialista del departamento de personal Anna Petrova Petrova, mencionada en ... El 23 de octubre de 2017, la especialista del departamento de personal Anna Petrovna Petrova desempeña las funciones de ... . Ivanov Familiarizado con el pedido: Especialista del Departamento de Personal Petrova, 19/10/2017 A...
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Esto: "El original del documento está en el departamento de personal (nombre de la organización)", como en el ejemplo ... se puede obtener escribiendo una solicitud al departamento de personal de la organización. Un contador puede emitir una fotocopia ...
El 06/09/2018, envíe al departamento de personal un certificado de una institución médica que confirme el hecho ... la ejecución de la orden se asigna al jefe del departamento de personal Egorova VD Motivo: personal ...) (firma ) (nombre completo) Jefe del departamento de personal Egorova V.D. __________ /________________________ ... para donar sangre y se dirigió al departamento de personal con una pregunta sobre qué ...
Se cree ampliamente que algunos empleados de cualquier empresa tienen privilegios. Por ejemplo, se culpa al departamento de personal por la inactividad. Como, se quedan quietos, no traen ningún beneficio. ¿Es realmente así? Veamos cuáles son las responsabilidades del departamento de recursos humanos. ¿Será capaz de hacerles frente una persona perezosa y analfabeta?
Estructura de análisis
Debe advertirse de inmediato que aprender las responsabilidades del departamento de personal no es tan fácil. Son numerosos y específicos. Entre ellos están los más operaciones simples visible para cualquier trabajador. Hay otros. Solo los conocen los empleados de este unidad estructural. Y para otras personas, estas funciones parecen míticas, innecesarias, incluso extrañas. Desglosemos el material en párrafos dedicados a cada una de las áreas de trabajo del oficial de personal. Estudiaremos sólo funciones generales. De hecho, según el propietario y la rama de la empresa, se complementan con otros nuevos. Sí, las responsabilidades del departamento de personal. organización estatal significativamente diferentes de los de la producción privada. Si acepta un trabajo en una fábrica con ciclos peligrosos, no es como el que se lleva a cabo en la estructura comercial. En todas partes tiene sus propios detalles. Por cierto, también afecta los deberes del jefe del departamento de personal. Pero primero lo primero.
Selección y colocación de personal.
Cualquier empresa no comienza con una percha. El primer paso es crear su estructura. En esta etapa, se compila una tabla de una muestra especial, en la que se ingresan datos sobre los especialistas necesarios para la producción, su nivel de calificación y número. Este es el documento más importante en el que se basan los jefes, los departamentos de contabilidad y los economistas en su trabajo. Su formación es responsabilidad del departamento de personal. Cuando el documento está preparado, verificado, aprobado, comienza el reclutamiento. Para ello se organizan entrevistas o concursos. El oficial de personal está obligado, en base a los resultados de la conversación, a concluir si la persona es apta para trabajar en la empresa o no. Evalúa el nivel de habilidad. cualidades morales, dotes de comunicación, iniciativa y mucho más. De hecho, la lista de criterios es aprobada por la dirección de la organización. Puede ser lo suficientemente ancho. El Inspector de Recursos Humanos comunica sus hallazgos y recomendaciones a sus superiores. Ya está tomando una decisión.
Flujo de documentos
Hay muchos papeles en el caso descrito. Aún más. El oficial de personal está obligado a crear una tarjeta especial para cada empleado. Contiene toda la información sobre una persona, desde datos personales hasta caracteristicas individuales. Por cierto, informalmente, las autoridades están esperando al oficial de personal. información completa sobre los trabajadores. ¿Dices que coleccionan chismes? Y si te dan un bono de cumpleaños, ¿te regocijas? Pero tales bagatelas recaen sobre los hombros del inspector del departamento de personal. El nombramiento para un cargo, los traslados internos, los despidos se hacen por órdenes especiales. Son realizados por un oficial de personal. Todos los documentos deben redactarse en estricta conformidad con la ley. Después de todo, todos afectan el destino de una persona viva. Por ejemplo, un trabajador comienza a elaborar una pensión de vejez para sí mismo y debe proporcionar certificados de un lugar de trabajo en particular. Se emiten sobre la base de documentos preparados por el oficial de personal. Cometió el último error, el empleado no puede tener en cuenta la antigüedad en el servicio para el cálculo de la pensión.
Libros de empleo
Como regla general, el jefe del departamento de personal es responsable de la seguridad de todos los documentos. Aunque, si la unidad estructural es grande, entonces sus empleados son responsables de su unidad. Uno de los más importantes es llevar registros en los libros de trabajo. Para quien trabaja, este documento es primario, básico. Después de todo, es en él donde se encuentran toda la información y el camino laboral de una persona, recompensas y castigos. Estos libritos contienen destinos humanos y una oportunidad para una vejez pacífica. Por lo tanto, las entradas en ellos deben hacerse con cuidado, con una redacción que cumpla con la ley. Cada uno está respaldado persona responsable. EN grandes organizacionesél es el jefe del departamento de personal, en pequeños, el jefe. Además, cada entrada está certificada por un sello. Este último debe contener todos los detalles de la empresa. EN libros de trabajo, en secciones especiales ingrese información sobre premios estatales, penas graves. La persona designada es personalmente responsable de la exactitud de la información.
trabajar con personal
Un gran bloque de actividades de esta unidad estructural se refiere a la mejora de la interacción en el equipo. Implica el estudio de los negocios y cualidades personales trabajadores Elaboración de características. Análisis de datos, en base a los cuales se realizan propuestas para la redistribución de funciones o el traslado personal de una persona a otro lugar. Además, los oficiales de personal se dedican a la organización de formación avanzada para los trabajadores. Este trabajo incluye contabilidad, plan de estudios, derivación a cursos o invitación de disertantes y control. Trabajo, ya sabes, escrupuloso y complejo. Después de todo, el inspector del departamento de personal que se ocupa de ello está obligado a hablar con todos, convencerlos, a veces y obligarlos a hacer lo que sea necesario.
Responsabilidades del Jefe de Recursos Humanos
El jefe de la unidad estructural distribuye las funciones entre los empleados y controla su implementación. Es el líder y el más especialista calificado simultaneamente. Naturalmente, esta persona debe conocer toda la estructura del trabajo, comprender qué se está haciendo y por qué. En el proceso de control, hace comentarios a los empleados, indicaciones, trenes. Tiene la responsabilidad personal del resultado de la actividad del departamento. Es decir, el error de un especialista también afecta la reputación (y la billetera) del jefe. El jefe del departamento aprueba todos los documentos, verifica la legalidad de su preparación. Además, sus responsabilidades incluyen la formación de una estrategia para el trabajo del personal en la empresa.
Aliento y castigo
Estas medidas de influencia disciplinaria se documentan en el departamento de personal. Es decir, el trabajo de investigar las malas conductas, su correcta ejecución y poner en conocimiento del empleado recae en los hombros de especialistas. Medidas acción disciplinaria- Es un asunto muy complicado. Simplemente diga la palabra "reprimenda" al jefe de la empresa. Pero es difícil redactarlo para que ningún tribunal pueda cancelarlo. Esto requiere un conocimiento especial. Hay muchas sutilezas en artículos de este tipo. Si crees que las recompensas son más fáciles, estás equivocado. El departamento prepara los documentos de adjudicación. Cada tipo de promoción tiene sus propias condiciones limitantes. Todos ellos deben conocerse hasta las sutilezas para decirle al líder qué premio "pasará" la calificación y cuál será denegado.
documentos del departamento de recursos humanos
Como cualquier unidad estructural, la descrita tiene sus propios detalles. En primer lugar, es necesario redactar y aprobar el reglamento sobre el servicio de personal. En él se detallan todas sus funciones, derechos y obligaciones. Si el departamento es pequeño, se escribe la instrucción del departamento de personal. En principio, su contenido es el mismo que el de la disposición. Además, es necesario elaborar planes de trabajo. Prometedor contiene actividades con un tiempo de preparación prolongado. En el trabajo mensual (trimestral) se detalla. Allí se introducen elementos para todo el espectro de funciones. Sin embargo, un oficial de personal experimentado no se detiene allí. Todavía necesita tablas de planificación. por ejemplo, en Instituciones públicas incluyen fechas prometedoras para cambiar de rango, contabilizar la antigüedad, etc. Cada uno de estos cambios se fija por orden. Sobre esta base, la contabilidad aumenta salarios trabajador. El sector privado también tiene sus propios matices de tal trabajo. Volviendo al comienzo del artículo, responda: ¿Pueden las funciones del departamento de personal ser realizadas por un renunciante con nivel bajo¿educación?
EO Ostyukova, Los Ángeles Kairov, estudiantes
ZV Yakimov
científico manos., Ph.D. psicologico Ciencias, Profesor Asociado
Vladivostok Universidad Estatal economia y servicio
Vladivostok
RRHH es uno de los roles más importantes en cualquier organización.
En la mayoría de los casos, esto se debe a mucha atenciónórganos de supervisión y control. La medida en que la organización de los registros de personal cumple con los criterios formales para cumplir con todos los requisitos y cumple con los estándares depende de cómo la documentación del personal puede convertirse en una herramienta real y un asistente para administrar y administrar un negocio.
Actualmente exitoso y gestión eficaz personal no puede llevarse a cabo sin un buen conocimiento documentos normativos. Existen actos jurídicos reglamentarios del ámbito federal que regulan las normas de conducta de las personas en el trabajo, la lista y el procedimiento para el desempeño de sus funciones, y la legislación laboral también establece la cantidad de tiempo que los empleados deben dedicar a su trabajo y dedicar a su descanso. ; derechos y obligaciones de las partes del contrato de trabajo; el procedimiento de remuneración de los empleados, etc.
Sin embargo, los empleadores tienen su propia herramienta importante política de personal son locales regulaciones. De acuerdo con el artículo 8 del Código Laboral de la Federación Rusa, “los empleadores, con la excepción de los empleadores: individuos, que no son empresarios individuales, adoptar reglamentos locales que contengan las normas derecho laboral(en adelante - normativa local), dentro de su competencia de acuerdo con la legislación laboral y demás normativa actos legales que contengan normas de derecho laboral, convenios colectivos, convenios”. Por un lado, estos documentos no deben empeorar la situación del trabajador y rebajar el nivel de sus derechos y garantías en comparación con los actuales. leyes federales, por otro lado, la gama de temas que rigen la normativa local es muy amplia. Incluye temas tales como regímenes específicos y horarios de trabajo en la organización; el monto de la remuneración, incluidos bonos, pagos adicionales y asignaciones; lista de deberes profesionales y oficiales del empleado, etc.
La función principal de la documentación del personal es el registro y consolidación de las relaciones laborales. Las relaciones laborales según el art. 15 del Código Laboral de la Federación de Rusia: estas son relaciones basadas en un acuerdo entre un empleado y un empleador sobre el desempeño personal por parte de un empleado de una función laboral por una tarifa (trabajo por puesto de acuerdo con dotación de personal, profesiones, especialidades indicando calificaciones; tipo específico de trabajo confiado al empleado), la subordinación del empleado a las normas del reglamento interno de trabajo, al tiempo que garantiza que el empleador proporcione las condiciones de trabajo previstas por la legislación laboral y otras normas que contienen normas de derecho laboral, acuerdo colectivo, convenios, normativa local, contrato de empleo.
Como ya se mencionó en el artículo, las regulaciones locales no deben reducir el nivel de la posición del empleado en la organización, por lo tanto, de acuerdo con el Código Laboral de la Federación Rusa, la gestión del personal y la organización laboral deben basarse en los principios. asociación social, la coherencia de los intereses de los empleados y los empleadores. Sin embargo, desafortunadamente, no todos los gerentes prestan suficiente atención a este tema. En la mayoría de los casos, los jefes de las organizaciones comienzan a recordar el tema de los registros de personal cuando los empleados de los organismos reguladores acuden a ellos con un cheque o cuando un ex empleado presenta una demanda. En tales situaciones, la corrección de errores puede incurrir en grandes costos financieros y de tiempo, lo que no siempre ayudará a ganar y lograr el éxito en la resolución del problema. Esto es lo que demuestra la importancia de organizar el correcto mantenimiento de la documentación del personal, incluso a la hora de formalizar las relaciones laborales de acuerdo con la legislación laboral vigente.
Los contratos de trabajo que se celebran con los empleados también pueden convertirse en provocadores conflictos laborales- si, al compilarlos, los oficiales de personal no prestaron la debida atención posibles consecuencias cuando ciertas condiciones están incluidas en el contrato; o pueden convertirse en un seguro tanto para el empleado como para la organización contra la violación de los derechos e intereses de una de las partes de la relación laboral. De esto se deduce que una de las claves para el éxito de la existencia de la organización es actitud seria gestión de la empresa a las normas de la legislación laboral, excelente conocimiento de los empleados que participan en la gestión de registros de personal de sus competencias, así como los gerentes deben prestar suficiente atención a la formación y el desarrollo profesional de los oficiales de personal.
El servicio de personal es una especie de intraorganizacional Compañía de seguros, cuyo objetivo es proteger a su empleador de sanciones de las autoridades de control y litigios perdidos, para lo cual debe ser capaz de resolver las siguientes tareas:
Advertir oportunamente a la dirección de la organización de acciones que puedan ir en contra de las normas de la ley, y protegerlos de los riesgos correspondientes;
Ofrezca al jefe de la organización tales opciones para resolver problemas que lo acerquen lo más posible a los resultados deseados.
Además, en el trabajo de un oficial de personal, es muy importante no solo ejecutar claramente los documentos, sino también registrar y almacenar archivos. Este proceso le permite crear una base que ayudará a probar su caso y garantizar la victoria en cualquier conflicto laboral, así como evitar que ocurra: después de todo, las reclamaciones no surgen de la nada, debe haber una razón para cada queja. Y el motivo de las quejas y demandas de los empleados es una violación de las normas legales por parte de los empleadores y errores de los trabajadores del personal.
Sin embargo, a veces los oficiales de personal pasan mucho tiempo creando documentos completamente innecesarios. Esto puede indicar la incompetencia del empleado. Por lo tanto, el tema de crear, almacenar, cambiar, registrar documentos de gestión de registros de personal debe abordarse con cuidado y tener al menos experiencia en esta área. La forma de mejorar la profesionalidad y ganar experiencia es no tener miedo y ser capaz de encontrar tiempo para el autodesarrollo.
Entonces, ¿qué es la documentación de recursos humanos?
Antes de intentar responder a esta pregunta, me gustaría señalar que la documentación del personal es parte de conceptos generales, como gestión de documentos, trabajo de oficina y trabajo de oficina de personal.
Circulación de documentos: la actividad de organizar el movimiento de documentos en la empresa desde el momento en que se crean o reciben hasta la finalización de la ejecución: envío desde la organización y (o) envío al archivo. Cabe señalar que en esta definición, el énfasis está en las palabras "movimiento de documentos", es decir, su ruta de una unidad o de un empleado a otro. Al mismo tiempo, el orden de movimiento del documento (su ruta) está predeterminado por el proceso de gestión aceptado en esta organización. Por ejemplo, si el jefe de la organización requiere que todos los documentos recibidos se le informen primero y solo él designará al albacea, la ruta de movimiento del documento será de varias etapas de arriba a abajo. Si la organización tiene una clara división de funciones entre unidades estructurales y empleados, La mayoría de los documentos irán inmediatamente al departamento a los albaceas, es decir, el camino será diferente, mucho más corto.
El trabajo de oficina es un concepto más amplio; Esta es una rama de actividad que proporciona documentación y organización del trabajo con documentos oficiales.
De ello se deduce que la gestión de registros de personal es un concepto más limitado que implica la organización del trabajo con documentos relacionados con cuestiones de personal.
Al organizar un flujo de trabajo, una empresa se enfrenta a los siguientes conceptos básicos:
Un documento es una forma material de recepción, almacenamiento, uso y difusión de información prevista por la ley al fijarla en papel, película magnética, video, película fotográfica, disco óptico u otro medio;
El documento primario es un documento que incluye la información original;
Un documento secundario es un documento que es el resultado de un procesamiento analítico-sintético y otro de uno o más documentos;
Documento electrónico: un documento, cuya información se registra en forma de datos electrónicos, incluidos los detalles obligatorios del documento;
Un documento de archivo es un documento, independientemente de su tipo, tipo de soporte material, información, lugar y tiempo, creación y forma de propiedad del mismo, que ha dejado de cumplir las funciones para las que fue creado, pero se almacena o está sujeto a almacenamiento, teniendo en cuenta la importancia para una persona, sociedad o estado o el valor para el propietario de la misma manera que un objeto de propiedad mueble;
Documento oficial: un documento creado por una organización o un funcionario y ejecutado de la manera prescrita;
Gestión de documentos electrónicos (apelación documentos electronicos) - un conjunto de procesos para crear, procesar, enviar, transmitir, recibir, almacenar, usar y destruir documentos electrónicos, realizados mediante un control de integridad y, si es necesario, con confirmación del hecho de la recepción de dichos documentos;
Registro de documentos: fijación del hecho de creación o recepción de documentos asignándolos número de serie y registros de información establecida sobre ellos;
Formulario de documento: una hoja de papel estándar con información constante reproducida y un lugar reservado para cambiar la información.
La documentación del personal es un conjunto de documentos que refleja la disponibilidad y el movimiento de los recursos laborales.
Los procesos de recursos humanos deben estar documentados; la admisión, el despido, el traslado, la aplicación de una sanción disciplinaria, el viaje de negocios y las vacaciones deberán formalizarse mediante las correspondientes órdenes, instrucciones.
Los documentos de personal están legalmente fijados. hechos importantes que son la base de las relaciones laborales entre el trabajador y los patrones. A partir de esto, puede ver lo importante que es llevar a cabo de manera competente la gestión de registros de personal.
La gestión de recursos humanos le permite resolver de manera efectiva varios problemas a la vez:
Crear sistema eficaz la gestión de personal, que dará cumplimiento a los objetivos estratégicos de gestión;
Documentar todas las relaciones laborales;
Formalizar los procedimientos de personal para un empresario en particular;
Crear una base organizativa y legal actividad laboral tanto para el empleador como para el empleado; después de todo, los documentos de personal respaldan los intereses de ambas partes en las relaciones laborales;
Regular la relación entre el trabajador y el empleador. Es posible lograr cierto equilibrio en la relación entre el trabajador y el empleador manteniendo registros de personal y regulando claramente sus derechos y obligaciones (por ejemplo, descripción del trabajo regula claramente lo que comprende los deberes de un determinado trabajador, su responsabilidad, derechos y obligaciones);
Resolver conflictos laborales. En la mayoría de los casos, la calidad de la ejecución de los documentos de personal ayuda a lograr el éxito de la posición del empleador en situaciones de conflicto.
Sin embargo, la tarea principal del trabajo de la oficina de personal es dar relaciones laborales más transparencia. El sistema de documentación del personal determina ciertas reglas, bajo el cual los empleados sienten estabilidad y seguridad, y los empleadores pueden mejorar el nivel de gestión de personal. De aquí, nuevamente, se puede señalar que la regulación más precisa de la gama de derechos y obligaciones de los empleados y empleadores es en interés de ambas partes.
En este sentido, un papel especial en la organización de la gestión de registros de personal lo juega la definición de su papel en el soporte documental de la organización en su conjunto, en el que se pueden distinguir tres grupos de documentos: internos; entrante (entrante); enviado (saliente). Cada uno de estos grupos tiene sus propias características de procesamiento y paso.
El procedimiento de elaboración y coordinación de los documentos internos no difiere significativamente de la redacción de los documentos de salida e incluye las mismas operaciones, con la excepción del envío al destinatario.
El registro se puede realizar para todos los grupos de documentos, pero en primer lugar para los entrantes. El trabajo de ejecución y control de ejecución cubre los documentos internos, entrantes, y solo como excepción, los salientes. Desde la etapa de formación de casos, todos los grupos de documentos pasan por las mismas operaciones, a excepción de los documentos entrantes, que, con raras excepciones, no se transfieren al almacenamiento de archivos.
Esquema del movimiento de documentos en la organización:
1. Recepción de documentos
2. Clasificación de documentos
3. Registro
4. Transferencia al jefe de la organización o jefes de divisiones estructurales
5. Tomar una decisión por parte del jefe y transferir documentos para su ejecución.
6. Actuación directa en sí misma
7. Almacenamiento de documentos (transferencia al archivo)
La persona responsable debe "filtrar" los documentos entrantes enviados al jefe de la empresa y transferirle para su consideración los más importantes y urgentes de los documentos recibidos. Los documentos que no requieren una decisión a nivel del jefe pueden transferirse directamente al subdirector de la empresa, a las divisiones estructurales o directamente a los ejecutores.
Debido al hecho de que el flujo de trabajo refleja el sistema de gestión, lo que le permite verlo visualmente, es extremadamente importante analizar el flujo de trabajo para mejorar el trabajo del aparato administrativo.
Hoy en día, nadie necesita demostrar la importancia de la información en el campo de la gestión, y cada gerente entiende que puede tomar una decisión sobre cualquier tema solo si tiene la información adecuada sobre el tema. Cuanto más rápido reciba la información y más completa sea, más posibilidades tiene de desarrollarse. mejor solución tan pronto como sea posible.
Los principios fundamentales de la gestión de documentos incluyen:
Paso rápido de documentos: para reducir el tiempo que pasan en el campo del trabajo de oficina, se deben realizar varias operaciones de procesamiento de documentos en paralelo (por ejemplo, copiar y distribuir copias de un documento a personas en cuya ejecución participan en a la misma hora, etc.);
Cada movimiento de un documento debe estar justificado, es necesario excluir o limitar los movimientos de devolución de documentos;
El procedimiento para pasar y procesar los principales tipos de documentos debe ser uniforme;
Para optimizar las rutas de movimiento de varias categorías de documentos (entrantes, salientes, internos; pedidos de actividades básicas y personal, cartas y propuestas de ciudadanos; solicitudes, quejas, etc.), se desarrollan esquemas de rutas;
Toda la correspondencia que ingrese a la organización, independientemente del destinatario, debe ser procesada en la oficina;
En todos los documentos (tanto registrados como no registrados), para registrar el hecho y la hora de su recepción por parte de la institución, se realiza una marca en forma de sello de registro. El sello y la fecha en el mismo se realizan el día de la recepción del documento.
En el proceso de procesamiento inicial, los documentos se clasifican por unidades estructurales. Los documentos dirigidos a la gerencia se transfieren a la oficina o al subsecretario del jefe. Los documentos dirigidos a las divisiones estructurales son ordenados por sus nombres y luego clasificados por los secretarios de estas divisiones.
Los documentos no registrados deben clasificarse por divisiones estructurales para su entrega en su destino, el resto de la documentación se presenta para su registro.
Los resultados del examen de los documentos por parte de los administradores se reflejan en las resoluciones. El jefe de una institución o unidad estructural, considerando el documento recibido, debe dar instrucciones claras y específicas para su implementación. Con la resolución, el documento se traslada a los albaceas responsables. Si se especifican varios albaceas, el documento se transfiere a cada uno de ellos por turno. Para operación simultánea encima del documento, se hacen fotocopias de él según el número de ejecutantes. El original del documento se envía al albacea responsable, especificado en la resolución primero.
La ejecución de la resolución la lleva a cabo el ejecutor responsable junto con los empleados especificados en ella. Al enviar un documento de respuesta para su firma, se deben adjuntar los materiales sobre la base de los cuales se preparó. Esto facilita el trabajo del gestor, evita llamar a ejecutores, etc. El documento y todos los materiales relacionados con él se envían al caso cuando el trabajo en el documento de respuesta se completa por completo.
El número de documentos salientes (enviados) incluye, principalmente, cartas de respuesta expresando consentimiento, negativa a la correspondiente solicitud o propuesta del destinatario, y cartas de iniciativa de la más amplia temática, requiriendo respuesta del destinatario.
El paso de un documento saliente incluye varias etapas:
1) redacción de un documento, su impresión;
2) coordinación del proyecto, su aval, si fuere necesario;
3) firma (aprobación) del documento;
4) registro y envío del documento.
El proceso de coordinación y aprobación puede acelerarse enviando copias del proyecto a las organizaciones e individuos interesados. Los documentos firmados se registran y envían para su despacho (a la oficina, expedición, secretaria).
Los documentos internos pasan por las siguientes etapas: elaboración de un borrador, reimpresión, aprobación, endoso, firma, ejecución. Por lo tanto, las rutas de su paso en las etapas de preparación y ejecución son las mismas que las de los documentos salientes, y en la etapa de ejecución coinciden con las rutas de los documentos entrantes.
Resumiendo, podemos decir que la organización correcta del flujo de trabajo en la empresa afecta la eficiencia, la eficiencia y la confiabilidad de la operación de la empresa en su conjunto. Con la organización racional del flujo de trabajo, la productividad y la eficiencia del trabajo realizado por los empleados de la empresa aumentan y los costos asociados con el funcionamiento del aparato de gestión se reducen. Al mismo tiempo, cabe señalar que la gestión de los registros de personal en la organización ha papel importante. Una buena base de documentación de recursos humanos puede resolver una amplia gama de problemas, como evitar situaciones de conflicto, establecer normas de organización interna y reglamentos laborales, mejorar el sistema de gestión de personal, facilitar la labor del responsable de personal y del propio responsable, y evitar sanciones por parte de las autoridades de inspección.
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