Gastado por cada empleado de la empresa. Esta forma Se necesitan hojas de tiempo para el procesamiento automatizado de credenciales (por ejemplo, usando torniquetes especiales). La hoja de horas debe reflejar la duración de las horas trabajadas y no trabajadas por los empleados (en horas y minutos).
Es necesario completar el formulario unificado T-13 de acuerdo con las Instrucciones aprobadas por el Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia No. 1 con fecha 5 de enero de 2004. El uso del formulario unificado no es obligatorio, tiene la derecho a desarrollar el formulario usted mismo.
Una muestra de llenado de un formulario unificado T-13
A diferencia del formulario No. T-12, el formulario T-13 no está dividido en secciones separadas, sino que contiene solo celdas. Si decide completar la hoja de horas en el formulario unificado T-13, puede completar la hoja de horas de una de las siguientes maneras.
- El método de llenado continuo de asistencias y ausentismo en el trabajo. Al mismo tiempo, en la columna 4, el día en que el empleado, por ejemplo, trabajó horas extras (por la noche, los fines de semana), debe indicar las horas normales de trabajo y las horas extras en una celda a través de una barra inclinada o entre paréntesis. Por ejemplo, en la celda superior, complete - "I / S", y en la celda inferior - "8/2", donde "8" es la duración normal del trabajo establecido por el empleado y elaborado por él, y "2" se resuelve en horas extras.
Además, se pueden ingresar líneas adicionales en la columna 4 frente al apellido y las iniciales del empleado específicamente para mostrar el trabajo de horas extra allí. Para agregar líneas adicionales al formulario, no necesita emitir una orden para cambiar los detalles de los formularios.
- El método de registrar solo las desviaciones de la norma (ausencias, horas extra, etc.). Al mismo tiempo, el día en que el empleado, por ejemplo, trabajó horas extras, en las líneas superiores de la columna 4, debe anotar código de letra"DESDE". Las líneas inferiores de esta columna deben indicar la duración de la jornada laboral en modo de horas extras.
Al final del mes, complete:
- columnas 5 y 6, en las que es necesario indicar el número total de días y horas que el empleado trabajó durante medio mes y un mes;
- columnas 7, 8, 9: en ellas se ingresan datos para la nómina;
- columnas 10, 11, 12 y 13, que indican, respectivamente, el código del motivo de la ausencia y el número de días (horas) de ausencia del empleado.
La hoja de tiempo se compila para el mes en una copia para todos los empleados. Lo elabora una persona autorizada para ello (por ejemplo, un responsable de personal). La hoja de asistencia deberá firmarse el último día del mes para el que se redacte. La boleta de calificaciones está firmada por el jefe del departamento u organización y el empleado del departamento de personal. Una vez completada y firmada la hoja de asistencia, se transfiere al departamento de contabilidad.
Lea el ejemplo de llenado del formulario T-13 para poder completar correctamente el formulario y evitar errores. A continuación se muestra un ejemplo de cómo completar el formulario unificado T-13.
El Código Laboral de la Federación Rusa (Artículo 91) establece la obligación del empleador de mantener registros del tiempo trabajado por los empleados. Para ello, se proporcionan formularios unificados de la hoja de tiempo para 2019 (TURV), aprobados por el Decreto del Comité Estatal de Estadística del 05/01/2004 No. 1. El uso de estos formularios no es obligatorio, por lo tanto, el empleador puede desarrollar el suyo propio. El formulario No. T-13 se usa con mayor frecuencia, ya que se usa en el procesamiento automatizado de credenciales. A continuación se muestra el formulario de la hoja de tiempo para 2019.
Orden del Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa No. 52n del 30 de marzo de 2015 aprobó el formulario OKUD 0504421 para uso de las autoridades el poder del Estado (cuerpos gubernamentales), órganos Gobierno local, órganos de gestión de fondos estatales no presupuestarios, instituciones estatales (municipales). La misma orden define el procedimiento para su cumplimentación y aplicación. Le ofrecemos elegir el adecuado y descargar la hoja de tiempo (formulario simple).
Formulario T-12
Formulario T-13
Formulario OKUD 0504421
Cómo registrar las horas trabajadas
Para cualquier duración Día laboral, independientemente de los modos establecidos, tiempo de trabajo se puede reflejar en la tabla contable de dos maneras:
- el método de registro continuo de asistencia y ausencia del trabajo;
- registrando únicamente las desviaciones (ausencias, horas extras, etc.).
Si la duración de la jornada de trabajo (turno) no se modifica, solo se pueden registrar desviaciones, ya que los términos del contrato de trabajo o el reglamento interno de trabajo determinan el número de horas de trabajo para cada día de trabajo.
Si el número de horas trabajadas en varios dias(turnos) pueden ser diferentes, por ejemplo, con una contabilidad resumida de las horas trabajadas, se debe utilizar el método de registro continuo. Esto permitirá, después del final del período contable, identificar posibles horas extraordinarias, así como ajustar la mayor participación del empleado en el trabajo dentro de la norma establecida para esta categoría de horas trabajadas.
Marcas en la hoja de tiempo sobre los motivos del ausentismo, trabajo en el modo. medio tiempo o a iniciativa de un empleado o empleador, la reducción de la jornada laboral, etc. se realiza sobre la base de documentos debidamente otorgados (un certificado de incapacidad para el trabajo, un certificado de cumplimiento de deberes estatales o públicos, una advertencia por escrito sobre el tiempo de inactividad, un declaración de trabajo a tiempo parcial, consentimiento por escrito del trabajador en los casos en que así lo establezca la ley, etc.).
Cómo llenar un calendario (hoja) de horas de trabajo para 2019
Al compilar, es necesario guiarse por las Instrucciones para la aplicación y completar los formularios de documentación contable primaria para la contabilidad del trabajo y su pago, aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia con fecha 05.01.2004 No. 1 (en adelante, las Instrucciones). En este caso, se utilizan. Así, al reflejar la cantidad de horas trabajadas, se coloca un código alfabético (Y) o numérico (01) frente al apellido del empleado, y en las líneas inferiores se indica la duración del trabajo. Si el trabajo según el horario cae de noche, entonces es posible complementar el formulario con columnas para indicar los detalles necesarios.
Ejemplo de llenado del formulario OKUD 0504421
Quién completa la hoja de tiempo
La hoja de horas, cuyo formulario en blanco puede descargar arriba, la completa una persona autorizada. Si TURV para cada división de la organización se lleva a cabo por separado, entonces es aconsejable al designar persona responsable emitir una orden indicando el puesto, apellido, nombre, patronímico del empleado responsable de compilar la hoja de tiempo para cada unidad estructural, y la persona que le sustituya durante su ausencia.
Modelo de orden para el nombramiento de un responsable
Fines de semana y festivos en la boleta de calificaciones de 2019
Se reflejan de conformidad con, donde todo lo establecido Días festivos y sus transferencias de conformidad con los Decretos Gubernamentales. Los días libres para las diferentes categorías de empleados varían según el horario de trabajo establecido para ellos. El código de contabilidad de vacaciones en el documento puede ser diferente. Depende de cómo la organización pague estos días y sobre qué base se proporcionan.
Un día libre de acuerdo con el horario del empleado se indica mediante un código alfabético (B) o numérico (26). No afecta el salario.
Si, por iniciativa de la empresa, los empleados reciben un día libre adicional y la empresa reduce su tasa de trabajo por mes, entonces los empleados reciben un salario completo y estos días no son pagados por la empresa. Para esos días, la boleta de calificaciones proporciona un código alfabético (B) o numérico (26).
Otro caso de establecer un día libre adicional por parte de una empresa es cuando los empleados se van de día libre, y la empresa paga estos días de acuerdo al promedio. Resulta que por los días trabajados, los empleados reciben un salario, y por los días libres pagados adicionales, el salario promedio. Para tal caso, la boleta de calificaciones proporciona un código alfabético (OB) o digital (27).
Período de retención de la hoja de tiempo
Tal cuadro contable es un documento de personal relacionado con la organización del trabajo, para el cual el art. 22.1 de la Ley de Archivos, se establece un plazo especial de conservación, a saber:
- cinco años desde el final del año en que fue elaborado, si la hoja de horas tuvo en cuenta el trabajo realizado únicamente por aquellos trabajadores que trabajan en condiciones normales de trabajo;
- 50 años a partir de la fecha de compilación de la TDT, si se tuvo en cuenta el trabajo de los empleados que realizan trabajos riesgosos o riesgosos.
Contabilidad e impuestos
Con base en los datos de la tabla, el departamento de contabilidad calcula salarios y varios beneficios. Este dato también afecta al pago de impuestos. Veamos los principales riesgos.
al pasar auditorías fiscales, incluso para el impuesto sobre la renta, la empresa debe proporcionar datos confiables sobre la cantidad de días y horas trabajadas por cada empleado para confirmar la corrección de las acumulaciones. En caso de constatarse infracciones, se reconocerá como incorrecto el monto del impuesto a la renta señalado en los informes, lo que conllevará la imposición de sanciones.
A partir de las ganancias del empleado, la organización, como agente fiscal, debe averiguar si esta persona es residente fiscal RF para utilizar la tasa impositiva correcta en el cálculo. Es la boleta de calificaciones que podrá confirmar la ubicación real del empleado en el país. Particularmente debe tenerse en cuenta Esta característica aquellos empleadores que envían empleados en viajes de negocios a Bielorrusia o Kazajstán, porque no hacen ninguna marca en el pasaporte del ciudadano al cruzar estas fronteras. Cuándo situación controvertida la empresa podrá acreditar que aplicó la tasa correcta, retuvo y devengó íntegramente el IRPF.
El llenado correcto de la hoja de asistencia garantiza a la empresa la capacidad de la FSS de contabilizar los costos de la baja por enfermedad, ya que no será posible confirmar oficialmente el número de días trabajados, que son de suma importancia a la hora de calcular estos montos.
Forma unificada T-13 es un documento que se puede utilizar como una de las opciones para mantener una hoja de tiempo. Considere cuáles son sus características y dónde encontrar este formulario.
Cuándo se aplica el formulario T-13
Todo empleador está obligado a llevar registros del tiempo de trabajo de sus empleados (artículo 91 del Código Laboral de la Federación Rusa). Puede utilizar para ello cualquier forma adecuada a las peculiaridades de su modo de trabajo, incluidas las desarrolladas por él mismo.
Hay 2 formularios aprobados por una resolución del Comité Estatal de Estadística, que se pueden utilizar para contabilizar las horas trabajadas, ya sea sin cambios o en forma modificada:
- Formulario T-12, cuya primera sección se construye como una hoja de tiempo.
- Formulario T-13, que, de hecho, se llama la hoja de tiempo.
El formulario T-13 fue aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de la Federación Rusa del 05/01/2004 No. 1. Puede descargarlo en nuestro sitio web.
Las tablas de la sección 1 del formulario T-12 y del formulario T-13 son muy similares, pero existen diferencias:
- Los datos sobre los días del mes relacionados con un empleado en particular en el formulario T-12 se organizan en una dirección horizontal secuencialmente desde el primero al último día. En el formulario T-13, se dividen en 2 partes (la mitad del mes), que se ubican una debajo de la otra.
- Teniendo en cuenta que para cada jornada, además del número de horas trabajadas, se indica el motivo de la presencia o ausencia de un trabajador en el trabajo, por las peculiaridades de la construcción de tablas en el formulario T-12, cada persona se le asignan 2 líneas, y en el formulario T-13 - 4 líneas.
- En la parte final de la tabla del formulario T-13 hay columnas que están ausentes en el formulario T-12. Reflejan los códigos de CC-nóminas y la cuenta correspondiente contabilidad, que tendrá en cuenta los salarios devengados.
Puede utilizar cualquiera de estos formularios. El factor determinante es el hecho mismo de su existencia. Sin una hoja de tiempo confiable, el cálculo correcto de los salarios es imposible.
Aprobación del procedimiento de mantenimiento del modelo T-13
El procedimiento de cumplimentación del modelo T-13 puede tener sus propios matices para cada empresario en concreto, por lo que es recomendable fijarlo en el documento adecuado (instructivo o manual). Las reflexiones en él requerirán los siguientes puntos:
- Designación de una persona (o personas) responsable del mantenimiento de la hoja de tiempo.
- La necesidad de mantener hojas de horas separadas para los departamentos.
- Aprobación de códigos adicionales para salidas o ausentismo.
- Aprobación del orden en que se reflejan los datos en la hoja de horas: todos los hechos de presencia/ausencia o sólo absentismo.
- Determinación del orden de reflexión de los datos sobre salidas/absentismo en situaciones complejas o no estándar.
Rellenar el formulario T-13
El encabezado del formulario T-13 contiene información sobre el empleador (nombre, código OKPO, nombre de la unidad), el número y la fecha del documento, el período para el que se redactó.
La base para ingresar a un empleado en la hoja de tiempo es una orden para su empleo y para la exclusión, una orden de despido. Los datos del nombre completo de cada empleado se indican en su totalidad. Todas las razones de la ausencia deben ser documentadas.
Al completar los datos persona concreta en la 1ª superior y en la 3ª desde la línea superior se indica el motivo de la presencia/ausencia con un código alfabético o numérico, y en las líneas inferiores (2ª y 4ª) - el número de horas trabajadas. Para los datos de ausencia, las filas para el número de horas son cero o nada. Los días adicionales para un mes en particular se tachan con una "X". Los fines de semana están marcados con la letra "B". La duración de la jornada normal de trabajo indicada en la hoja de asistencia deberá corresponder al número de horas establecido en contrato de empleo empleado o definido por la ley (por ejemplo, para días previos a vacaciones más cortos). La duración de las horas extraordinarias se determina por orden del empleador.
Para los tipos de ausencia tenidos en cuenta en días del calendario(vacaciones, licencia por enfermedad), la marca se realiza de forma continua, es decir incluidos los fines de semana. La salida/llegada en un día libre asociado a un viaje de negocios se marca como el día del viaje de negocios.
Ejemplo de cumplimentación del formulario T-13 para una jornada laboral de 8 horas con jornada de 40 horas semana de trabajo puede descargar en nuestro sitio web.
En este ejemplo, el trabajo tiene lugar un fin de semana. Se lleva a cabo por orden del jefe con el consentimiento del empleado. La orden debe indicar cómo se pagará este día: ya sea en el doble de la cantidad (Artículo 153 del Código Laboral de la Federación Rusa), o proporcionando tiempo libre en un día laborable.
Dónde conseguir códigos para el formulario T-13
Los códigos de presencia/ausencia más utilizados en el trabajo (alfabéticos y numéricos) se colocan en la 1ª hoja del formulario T-12. Si es necesario, puede desarrollar adiciones a ellos o su propia tabla de dichos códigos.
Como códigos para el tipo de pago que se colocan al completar la parte final de la tabla del formulario T-13, que no está en el formulario T-12, en aras de la comparabilidad de los datos, es más razonable utilizar los códigos dados en el Apéndice 1 de la orden del Servicio Federal de Impuestos de Rusia de fecha 10.09.2015 No. ММВ-7- once/ [correo electrónico protegido] Los códigos de esta aplicación se utilizan al completar el formulario 2-NDFL.
Se le asignó llevar una hoja de tiempo, pero por alguna razón la gerencia no puede proporcionarle su lugar de trabajo especializado software. Esto no quiere decir que no puedas hacer tu trabajo más fácil. El formulario T-12 es fácil de encontrar en Internet. Es bastante factible dibujar una tabla según el modelo en Excel, sin tener mucha experiencia. Y este artículo lo ayudará a crear fórmulas y automatizar el trabajo.
No tiene sentido considerar aquí la parte de texto del documento que enumera los códigos que llenan la hoja de tiempo. Las fórmulas se necesitan directamente en la sección de contabilidad. Hablemos de ella. Pero primero, asegúrese de que en las opciones de Excel esté habilitado Modo automático cálculos ( Archivo - Opciones - Fórmulas - Libro de cálculos), de lo contrario deberá presionar repetidamente la tecla F9 .
La forma de la hoja de tiempo proporciona una indicación del comienzo y el final del período de informe. Organice esta sección en la parte superior del documento. Luego, debe numerar los días y resaltar los días no laborables. Esto es bastante difícil, así que trabaje en etapas. Primero, formatee las celdas en las que se verán las fechas:
- seleccione las celdas de la primera mitad del mes, presione la tecla CONTROL y seleccione las celdas restantes con fechas;
- haga clic en el icono de la ventana para el grupo Número y en la ventana abierta en la pestaña Número elige primero fecha de, luego Todos los formatos, en línea Escribe ingresar DD(esto significa que se asignan dos caracteres para el número de día y se ocultarán el mes y el año);
- confirma tus acciones OK o INGRESAR).
Ahora, en la celda reservada para la primera fecha del mes, ingrese una referencia a la celda con el comienzo del período: =B2.
En la segunda celda con la fecha, ingrese una fórmula que aumente la anterior en uno: = D4+1 .
Copie esta fórmula en las celdas restantes de la primera mitad del mes. Para la segunda mitad del mes, la diferencia estará solo en la fórmula para la fecha de inicio (= R4+1 ), en las celdas restantes, cada anterior debe aumentar en uno.
El período del informe puede ser diferente: del 1 al 30, 31, 28 o 29. A partir del 29, es posible que no haya fechas, así que edite la fórmula en la celda correspondiente a esta fecha ( =SI(AF4<$D$2;AF4+1;"") ) y copiarlo en los días restantes.
Para resaltar fines de semana y días festivos entre las fechas recibidas, puede utilizar la tabla auxiliar creada en la segunda hoja. Todas las fórmulas son visibles en la figura. Las fiestas se celebran a mano.
En la boleta de calificaciones, seleccione la primera fecha del mes, abra la lista con el equipo Formato condicional, Seleccione Gestión de reglas, en la ventana que se abre, crea dos reglas (cada una con el botón Crear regla). Tenga en cuenta que las referencias de celda con fecha formateada deben mezclarse (antes de la letra, el signo $ no marcado).
Para aplicar la configuración a otras fechas, utilice el botón Formato de muestra:
- seleccione una celda para la cual el formato ya esté configurado;
- clic en el botón;
- seleccione todas las celdas que deberían tener los mismos parámetros.
Bueno, y por último, emitir un recuento de apariciones y ausencias.
Las apariciones y ausencias se registran diariamente, los resultados cambiarán en consecuencia y, a fin de mes, la boleta de calificaciones estará lista.
Todas las técnicas discutidas en el artículo están disponibles en diferentes versiones de Excel. Puede usarlos tanto al compilar una hoja de tiempo como al elaborar otros documentos contables.
La forma de la hoja de tiempo en forma de T-12 y T-13
La hoja de horas es un documento de personal que refleja la presencia/ausencia de los empleados en sus lugares de trabajo. Si el empleado no se presentó a trabajar, se indica el motivo de la ausencia. Además, la información sobre el número total de días y horas trabajadas por mes se ingresa en la hoja de horas.
Para estos efectos, se utiliza un formulario en el formulario T-12 o T-13. Este último será considerado como un ejemplo.
Opinión experta
María Bogdanova
Más de 6 años de experiencia Especialización: derecho contractual, derecho laboral, derecho de la seguridad social, derecho de la propiedad intelectual, procesal civil, protección de los derechos de los menores, psicología jurídica
La obligación del empleador de controlar el tiempo incluso se consagró a nivel legislativo, en el artículo 91 del Código del Trabajo de la Federación Rusa "El concepto de tiempo de trabajo". En 2019, al igual que antes, será posible ir de 2 maneras: elaborar un documento por su cuenta en función de las muestras disponibles o utilizar el formulario unificado, que fue aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de la Federación Rusa del 05/01/2004 N° 1. Para las instituciones presupuestarias estatales (municipales), existe una forma de boleta de calificaciones, aprobada por orden del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 30 de marzo de 2015 No. 52n.
En 2019, el período de calendario para mantener las hojas de tiempo no cambiará, será de 5 años para las empresas y firmas ordinarias y hasta 75 años para las industrias ubicadas en el extremo norte o que potencialmente conllevan un mayor peligro (empresas pesadas, dañinas y de otro tipo).
No se recomienda cerrar la hoja de tiempo antes de lo previsto unos días antes del final del mes de facturación. Aunque esto sucede a menudo. Por ejemplo, la hoja de tiempo se firma el día 27 y todos los empleados tienen días hábiles del 27 al 30 (31). Como resultado, si un empleado se enferma, toma vacaciones por su propia cuenta, etc., puede resultar que le pagaron salarios "extra". En este caso, deberá deducirse de las acumulaciones del próximo mes como un anticipo no trabajado emitido al empleado a cuenta de los salarios (parte 2 del artículo 137 del Código Laboral de la Federación Rusa).
Rellenar el formulario T-13
La tabla se puede llenar de 2 maneras:
Registre todas las asistencias y ausencias del trabajo cada día (discutido a continuación)
Marque solo el ausentismo, la tardanza y otras "violaciones" de la jornada laboral
En la parte superior del formulario indicamos el nombre de la organización o empresario individual, el número del documento y la fecha de su compilación.
Columna "Código OKPO". El código OKPO se indica de acuerdo con los datos de la notificación de Rosstat.
Columna "Periodo del informe". Especifique el período de tiempo para el que se redacta el documento (generalmente un mes).
Columna 2 y 3. Nombre, cargo y número de personal del empleado.
columna 4. Se registran todas las apariciones y ausencias. Cada día del calendario corresponde a una celda separada, que consta de dos celdas. La celda superior indica el código de letra y la celda inferior indica el número de horas trabajadas para ese día, o esta celda puede dejarse vacía, siempre que el tiempo de trabajo se registre en días.
Todas las designaciones de códigos (alfabéticos y digitales) se indican en el formulario T-12, los siguientes códigos son los más utilizados:
soy un trabajador de tiempo completo
B - fin de semana o vacaciones
K - viaje de negocios
B - incapacidad temporal (baja por enfermedad)
OT - permiso retribuido básico
Cuenta 5. La celda superior indica el número de días trabajados para cada mitad del mes. En la parte inferior, el número de horas trabajadas durante el mismo período.
Cuenta 6. Se indican los datos de todo el mes: la celda superior es el número de días trabajados, la celda inferior es el número de horas trabajadas.
Columna 7-9. Proporcionar información para la nómina. Si se utilizó un tipo de remuneración para todos los empleados, en el encabezado de la tabla encontramos dos columnas: "Tipo de código de pago" y "Cuenta correspondiente", y las completamos con los datos correspondientes.
En este caso, las columnas inferiores 7 y 8 quedan vacías. Solo se llenan 9 columnas. Y si se usaron varios tipos de salarios, entonces completamos las columnas 7,8,9 y no tocamos las columnas en el encabezado de la tabla.
columna 7(si necesario). Código de tipo de pago. Una lista completa de códigos está disponible. La muestra utiliza: 2000 - pago de derechos laborales (salario) y 2012 - pago de vacaciones
columna 8. La cuenta correspondiente se indica de acuerdo con el plan de cuentas.
columna 9. El número de días y horas trabajadas al mes correspondientes a este tipo de pago.
Columna 10, 11, 12, 13. Se indican los datos sobre los motivos de ausencia y tardanza de los empleados (código y número de días, horas de ausencia del empleado en el lugar de trabajo).
- Imagen 1 (click para agrandar) -
