La siguiente información suele transmitirse mediante mensajes telefónicos:
- invitaciones a congresos, reuniones, sesiones,
- información sobre el aplazamiento o cancelación de eventos previamente programados,
- solicitudes para enviar representantes a trabajo de campo,
- informes cortos,
- solicitudes de información que no requieren archivos adjuntos, etc.
El objetivo principal de un mensaje telefónico es documentar el hecho de la transmisión de información operativa. Esto se evidencia, por ejemplo, en la cláusula 4.5.4 de las Instrucciones estándar para la gestión de oficinas y operaciones de archivo en autoridades aduaneras, aprobado por orden del Servicio Federal de Aduanas de la Federación de Rusia de 18 de octubre de 2004 No. 160: "Los telefonogramas se utilizan para resolver rápidamente problemas en los casos en que los mensajes transmitidos por teléfono requieren documentación".
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Ekaterina Kámeneva, especialista jefe del Departamento de Soporte de Documentación de la Corporación Estatal "Rosatom"
No debe utilizar un mensaje telefónico cuando pueda haber situaciones controvertidas, que están relacionados con el contenido y el hecho mismo de la transferencia del documento y que pueden alcanzar juicio judicial(la excepción son los casos en que el uso de un mensaje telefónico está previsto por la normativa actos legales, por ejemplo, en el apartado 3 del art. 121 Código de Procedimiento de Arbitraje de la Federación de Rusia). Después de todo, al transmitir un mensaje telefónico, el autor del documento no tiene prueba documental de su recepción por parte del destinatario, y el destinatario no recibe el documento original con la firma del autor (el cumplimiento de estas dos condiciones puede garantizarse mediante otro tipo de documento: una carta).
El mensaje telefónico debe considerarse más bien como un argumento adicional en un litigio, y no como el único y suficiente. Se utiliza mejor para resolver problemas que no se extienden más allá de los límites de la organización/departamento de origen.
Requisitos de registro
En la práctica laboral de oficina, se ha desarrollado un método para preparar mensajes telefónicos, que varía algo en diferentes departamentos y organizaciones. No hay requisitos estrictos. A nivel federal sólo hay recomendaciones. Por lo tanto, si su organización/grupo de empresas/departamento utiliza activamente mensajes telefónicos, entonces se hace necesaria la regulación de dicho trabajo en documentos internos.
Como ejemplo, podemos citar las recomendaciones metodológicas de VNIIDAD.
Fragmento de documento
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Documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación: Pautas sobre la implementación de GOST R 6.30-2003. / Rosarkhiv; VNIIDAD; Comp.: M.L. Gavlin, A.S. Krasavin, L.V. Kuznetsov y otros; General ed. MV Larín, A.N. Soková. - M., 2003
El texto del mensaje telefónico se transmite oralmente a través de canales. comunicación telefónica y es registrado (impreso) por el destinatario.
La fuerza jurídica del mensaje telefónico recibido está determinada por los siguientes detalles:
Se recomienda utilizar mensajes telefónicos para resolver rápidamente problemas en los casos en que los mensajes transmitidos por teléfono requieran documentación. Los textos sencillos se envían a través de mensajes telefónicos (invitaciones a reuniones, reuniones, etc.).
El mensaje telefónico enviado está redactado en una sola copia y firmado por el gerente u otro funcionario.
Si un mensaje telefónico se envía a varios destinatarios, se debe adjuntar una lista de ellos con sus números de teléfono.
No debes utilizar palabras difíciles de pronunciar ni frases complejas en el texto.
La fecha del mensaje telefónico es la fecha de su transmisión.
El destinatario registra un mensaje telefónico que llega a una organización en un formulario estándar o en borrón y cuenta nueva de acuerdo con las reglas de diseño estándar.
Durante los últimos dos años, se han adoptado varios documentos que aprueban formularios y registros para registrar mensajes telefónicos (generalmente como parte de las instrucciones departamentales para el trabajo de oficina). Por ejemplo, ver orden de Rospotrebnadzor de 27 de agosto de 2012 No. 871, orden de Rosstat de 5 de marzo de 2012 No. 55 (modificada el 24 de mayo de 2012), orden de Rostechnadzor de 30 de junio de 2011 No. 340, orden del Servicio Federal de Aduanas de la Federación de Rusia de 18 de octubre de 2004 No. 160 y etc.
Fragmento de documento
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Orden de Rostekhnadzor de 30 de junio de 2011 No. 340 "Sobre la aprobación e implementación de las Instrucciones para el trabajo de oficina en la oficina central del Servicio Federal de Supervisión Ambiental, Tecnológica y Nuclear"
3.5.3. TELEFONOGRAMA
3.5.3.1. La transmisión de información mediante mensajes telefónicos la realiza un empleado del servicio de oficina de forma oral a través de canales telefónicos y es registrada (impresa) por el destinatario.
Los mensajes telefónicos se utilizan para la rápida transmisión de mensajes informativos oficiales (avisos, invitaciones, mensajes de emergencia, etc.).
3.5.3.2. El texto del mensaje telefónico (no más de 50 palabras) es redactado por el remitente en un documento en papel en una sola copia y firmado por el jefe de la unidad o el ejecutivo responsable, transmitido por teléfono y registrado por el destinatario. En un mensaje telefónico se deben evitar palabras difíciles de pronunciar y frases complejas.
3.5.3.3. Los mensajes telefónicos enviados se ejecutan en una hoja de papel en blanco indicando los siguientes detalles: número de registro de salida del mensaje telefónico que se envía, cargo, apellido, firma de la persona en cuyo nombre se envía el mensaje telefónico.
3.5.3.4. Los mensajes telefónicos enviados se registran de la siguiente forma: cargo, apellido del funcionario que transmitió el mensaje telefónico y su número de teléfono; cargo, apellido de la persona que recibió el mensaje telefónico y su número de teléfono; fecha, número de teléfono; tiempo de transmisión; texto de mensaje telefónico; firma de la persona que recibió el mensaje telefónico y el número de registro entrante del mensaje telefónico recibido.
3.5.3.5. Si un mensaje telefónico se envía a varios destinatarios, deberá ir acompañado de un indicador de distribución que indique los números de teléfono por los que debe recibirse.
3.5.3.6. Los mensajes telefónicos recibidos son registrados (impresos) por los destinatarios en un formulario especial (Anexo No. 47) o registrados en un diario con los siguientes detalles: cargo, apellido del empleado que recibió el mensaje telefónico, su número de teléfono; cargo, apellido del empleado que transmitió el mensaje telefónico, su número de teléfono; fecha, número de teléfono; hora de recepción; texto del mensaje telefónico, cargo y apellido de la persona en cuyo nombre fue recibido. Los mensajes telefónicos recibidos se transmiten rápidamente a los responsables a quienes van dirigidos.
3.5.3.7. El mensaje telefónico recibido puede grabarse primero a mano o utilizando un equipo de grabación de audio, o transcribirse y luego transcribirse e imprimirse.
3.5.3.8. Los mensajes telefónicos recibidos se registran de acuerdo con las mismas reglas que las cartas y luego se envían inmediatamente para su consideración de acuerdo con el procedimiento establecido.
3.5.3.9. La fuerza jurídica del mensaje telefónico recibido está determinada por los siguientes detalles:
extrovertido número de registro mensajes telefónicos;
cargo, apellido, nombre, patronímico y firma de la persona que recibió el mensaje telefónico en el registro de registro;
el número de registro entrante del mensaje telefónico recibido.
Apéndice No. 47
a la cláusula 3.5.3.6
FORMATO DE FORMULARIO DE TELEFONOGRAMA ESTÁNDAR
Por ejemplo:
Fragmento de documento
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Apéndice No. 11 de la orden de Rospotrebnadzor de 27 de agosto de 2012 No. 871 “Sobre los requisitos estándar para el equipo y la instalación de puntos e instituciones de cuarentena sanitaria que garantizan las actividades de control de cuarentena sanitaria en los puntos de control a través de frontera estatal Federación Rusa»
(Lado izquierdo extensión de revista)
(Lado derecho extensión de revista)
Aceptamos mensajes telefónicos.
Entonces, ¿Qué hacer si levantas el teléfono y escuchas "Por favor, acepta el mensaje telefónico"?
En primer lugar, debes anotar el mensaje que te dicta el interlocutor al otro lado de la línea. No importa si lo escribes a mano en un borrador o lo escribes directamente en la computadora, solo necesitas registrar la información palabra por palabra. Las principales preguntas que el secretario debe responder por sí mismo son a quién, de quién y qué fue exactamente transferido.
Entonces necesitas averiguarlo por la persona que llama:
- número de teléfono saliente,
- información sobre la persona en cuyo nombre se transmite el mensaje telefónico (cargo y nombre completo),
- quién envió el mensaje (cargo y nombre completo).
Finalmente, para reportar:
- sobre usted (la persona que recibió el mensaje telefónico) los mismos datos (cargo y nombre completo), así como
- número entrante mensajes telefónicos (si su organización tiene en cuenta/registra este tipo de documento).
Después de esto, asegúrese de volver a leer el mensaje grabado a la parte transmisora. Esto ayudará a evitar imprecisiones y errores molestos. Ahora necesita convertir la información recibida en un documento.
Si su organización no regula el trabajo con mensajes telefónicos, tendrá que decidir usted mismo como registrarlo. ¿Qué es importante saber en esta situación?
En primer lugar, fuerza legal de los mensajes telefónicos recibidos s está determinado por los siguientes detalles:
- número de registro saliente del mensaje telefónico que se envía;
- cargo, apellido, nombre, patronímico y firma de la persona que envió el mensaje telefónico;
- cargo, apellido, nombre, patronímico y firma de la persona que recibió el mensaje telefónico;
- el número de registro entrante del mensaje telefónico recibido.
Todo esto debemos trasladarlo del borrador a nuestro documento. También le recomendamos que indique la fecha y hora en que recibió la información.
En segundo lugar, prestar atención a la composición de las firmas. Un mensaje telefónico es un documento original redactado tanto por su autor como por el destinatario del mensaje (es decir, el autor no envía el documento original en papel al destinatario y el documento con una firma que confirma su recepción no se devuelve ). Por lo tanto, en el mensaje telefónico redactado por el remitente, solo es posible poner florituras personales:
- la persona en cuyo nombre se transmite el mensaje (el autor), y
- la persona que técnicamente lo transmitió (por ejemplo, una secretaria).
Y en el mensaje telefónico redactado por el destinatario, solo habrá una floritura personal del especialista que recibió el mensaje por teléfono. El resto de firmas también deberán completarse, pero quedarán sin toques personales. Para mayor claridad, daremos ejemplos del diseño del mismo mensaje telefónico en la organización autora y en la organización receptora (ver Ejemplos 1 y 2, así como el Apéndice No. 47 de la Orden de Rostechnadzor No. 340 del 30 de junio de 2011).
En tercer lugar, el autor del documento, antes de enviar un mensaje telefónico (y no simplemente llamar y pedir transmitir algo a alguien), debe redactarlo y registrarlo. Llevar un diario escrito a mano para registrar mensajes telefónicos puede convertirse en un argumento adicional en el tribunal, confirmando el hecho de la transferencia de información (porque se cree que es más difícil realizar cambios en un diario escrito a mano después del hecho).
Y aquí Los mensajes telefónicos entrantes se pueden registrar inmediatamente en el diario sin tener que registrarlos como documentos independientes.. Simplemente es importante reflejar en el registro todos los detalles requeridos del mensaje telefónico. Véase el Ejemplo 3 y el Apéndice No. 11 de la orden de Rospotrebnadzor de 27 de agosto de 2012 No. 871.
Ejemplo 2
Mensaje telefónico emitido por el destinatario del mensaje
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Ejemplo 3
Registro de mensajes telefónicos entrantes
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Por lo general, la fecha de un mensaje telefónico corresponde a la fecha de su recepción, pero sucede que se emite, pero no es posible comunicarse inmediatamente con el destinatario.
Pasemos al mensaje telefónico recibido.
Los documentos reglamentarios no contienen requisitos para el registro de mensajes telefónicos. Esto significa que debe consultar las reglas aprobadas en su organización. Si no hay nada al respecto, entonces esta es una razón para que pienses y regules este momento(o iniciar la adopción y ejecución de tal decisión).
Y te contamos cómo puede ser esto.
Por ejemplo, las Instrucciones estándar para la gestión de oficinas y operaciones de archivo en las autoridades aduaneras prescriben que un mensaje telefónico entrante debe prepararse en 2 copias, una de las cuales se entregará al destinatario y la segunda se archivará en el expediente de entrada. mensajes telefónicos. La primera copia, una vez recibida la resolución, irá al albacea y recorrerá el círculo completo de una carta entrante normal, regresando luego a la oficina. Se presentará en el caso pregunta por pregunta.
La segunda opción para trabajar con los mensajes telefónicos recibidos consiste en registrarlos entre otras cartas oficiales. Al mensaje telefónico se le asigna el siguiente número entrante, pero con un índice de letras, enfatizando que se trata de un mensaje telefónico, tras lo cual se envía su única copia al destinatario. El mensaje telefónico completo también se devuelve al departamento de la institución de educación preescolar y se archiva en el expediente.
Ambos métodos para trabajar con los mensajes telefónicos recibidos tienen derecho a existir y usted puede elegir cualquiera de ellos.
Una "fantasía" sobre el tema de un mensaje telefónico, inventada por empleados rusos, se ve así: el intérprete, a quien se le ha encomendado la tarea de enviar un mensaje telefónico, lo crea de acuerdo con todas las reglas (ver Ejemplo 1), lo firma con el gerente y, sin entender muy bien su peculiaridad, lo envía correo electrónico o por fax! ¿Debería considerarse una obra de este tipo un mensaje telefónico o un mensaje de fax? ¿O es una carta normal? Es difícil de decir. Lo que dificulta responder afirmativamente a la primera pregunta es que el mensaje no fue pronunciado por teléfono y el destinatario no lo anotó para luego formalizarlo. Lo que dificulta responder afirmativamente a la segunda pregunta es el tipo de documento “TELEFONOGRAMA” indicado en ella.
Recomendamos trabajar con un "trabajo" como con un mensaje telefónico entrante, simplemente "irónicamente" recibido por fax o correo electrónico. Quizás el remitente simplemente quería ahorrarle a usted la necesidad de "escribir" este documento en la computadora y a él mismo de posibles errores y distorsiones. Puede poner su firma en el recibo, la fecha y hora de recepción y el número de entrada directamente en este mensaje telefónico enviado.
A pesar de regulaciones No digamos directamente que los mensajes telefónicos entrantes requieren una ejecución inmediata, es lógico clasificar este tipo de documento como uno que requiere una pronta consideración. Al fin y al cabo, en primer lugar, no en vano el remitente recurrió a un canal operativo para transmitir información y, en segundo lugar, la mayoría de los mensajes telefónicos contienen un plazo concreto: la fecha de la reunión, el suministro de información, etc. Por tanto, el mensaje telefónico recién recibido debe mostrarse al destinatario lo antes posible. Le recomendamos que refleje esta cuestión en la normativa local que rige el trabajo de oficina.
El destinatario del mensaje telefónico determina él mismo la fecha límite para completar la tarea y solo él puede decidir si sigue la fecha especificada en el documento.
Almacenamiento de mensajes telefónicos
Listas básicas que regulan el almacenamiento de documentos (Lista de normas documentos de archivo, generado en el proceso de actividad agencias gubernamentales, órganos Gobierno local y organizaciones, indicando los plazos de almacenamiento, aprobados por orden del Ministerio de Cultura de la Federación de Rusia de 25 de agosto de 2010 No. 558 (en adelante, PTUD) y la Lista de documentos de archivo estándar generados en las actividades científicas, técnicas y de producción. de organizaciones, que indican los plazos de almacenamiento, aprobados por orden del Ministerio de Cultura y Medios de Comunicación de la Federación de Rusia de fecha 31 de julio de 2007 No. 1182) no contienen una posición como "telefonograma". De esto se deduce que es recomendable archivar los mensajes telefónicos completos en archivos, centrándose en el tema del mensaje y no en el tipo de documento. Sin embargo, una organización siempre puede agregar un archivo separado "Telefonogramas" a su lista de archivos, y su período de almacenamiento puede determinarse en una reunión de la comisión de expertos.
En cuanto a los registros de registro de mensajes telefónicos entrantes, el PTUD recomienda conservarlos durante 3 años (artículo 258).
¿Dónde regular?
Sucede que dos organizaciones comunicándose estrechamente entre sí por teléfono(por ejemplo, a nivel de servicios de despacho) se enfrentan a la necesidad de documentar el hecho de la transferencia de información. En tales casos, el procedimiento para dicho trabajo debe reflejarse en un documento firmado conjuntamente, por ejemplo, en un acuerdo o acuerdo adicional, disposiciones sobre interacción.
Para experiencia puedes contactar servicios públicos, por ejemplo, el Servicio Federal de Migración de la Federación de Rusia y servicio federal Seguridad de la Federación de Rusia, que emitió la Orden No. 40 del Servicio Federal de Migración de Rusia, No. 75 del FSB de Rusia de fecha 02.12.2013 “Sobre la aprobación del formulario del registro de mensajes telefónicos y el formulario de aceptación y certificado de transferencia." Contrariamente a la opinión generalizada de que el mensaje telefónico como tipo de documento ha dejado de ser útil, esta orden es bastante “nueva”.
Dentro de la organización las reglas para recibir y enviar mensajes telefónicos se reflejan en las Instrucciones de Operaciones de la Oficina. En nuestra opinión, incluso si una empresa no ha recibido un solo mensaje telefónico en toda su historia, la información sobre cómo recibirlo y cómo trabajar con él debe ingresarse en el directorio local. acto normativo. Atención especial Al mismo tiempo, le recomendamos que preste atención a los plazos para la transmisión de mensajes telefónicos para su consideración y ejecución.
El mensaje telefónico, aunque no es frecuente, no es del todo método olvidado transmisión de información operativa. Si utilizarlo o conformarse con la comunicación oral y, en casos especialmente importantes, enviar rápidamente una carta por fax o correo electrónico, su organización debe decidir por sí misma. Pero debe poder recibir un mensaje telefónico y dirigirlo al trabajo. Esperamos que nuestro artículo le haya ayudado a comprender este sencillo asunto.
Notas a pie de página
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Colegio Judicial de Casos Civiles de Sverdlovsky tribunal regional que consiste en:
presidiendo Zarubin V, Yu,
jueces Kolesnikova O.G., Romanov V.B.
examinó en audiencia pública el 21 de julio de 2011 una denuncia privada presentada por el representante de la LLC demandada "Lesopromyshlennaya Kompaniya..." Kugusheva A.V. para una sentencia del Tribunal de Distrito de Nizhneserginsky región de sverdlovsk de fecha 31/05/2011 sobre la negativa a restablecer el plazo procesal incumplido para la presentación recurso de casación.
Tras escuchar el informe del juez B.V. Romanov, la sala judicial
instalado:
Por decisión del Tribunal de Distrito de Nizhneserginsky de la región de Sverdlovsk del 22 de abril de 2011, las reclamaciones de V.V. Kuzmins, actuando en su propio interés y en sus propios intereses, quedaron parcialmente satisfechas. . . hijas de los Kuzmins D.V.. a la sociedad de responsabilidad limitada "Timber Company..." sobre indemnización por daño moral.
20/05/2011 por el representante del demandado A.V. Kugushev Se envió al tribunal un recurso de casación contra dicha decisión judicial, que también contenía una solicitud para restablecer el plazo procesal incumplido para presentar un recurso de casación.
Mediante sentencia del Tribunal de Distrito de Nizhneserginsky de la región de Sverdlovsk de 31 de mayo de 2011, se denegó la solicitud antes mencionada para restablecer el plazo procesal incumplido para presentar un recurso de casación contra la decisión judicial de 22 de abril de 2011.
El representante del imputado A.V. Kugushev no estuvo de acuerdo con esta determinación, presentando una denuncia privada ante el tribunal, en la que solicita que se cancele la sentencia judicial de 31/05/2011 y se restablezca el plazo para apelar la decisión judicial de 04. /22/2011 omitido por el demandado por una buena razón, debido a la preparación inoportuna por parte del tribunal de una decisión motivada. Además, señaló la ilegalidad de la determinación apelada debido a que con el aviso adecuado solicitante LLC Timber Industry Company...
El demandante y los interesados no comparecieron a la reunión del panel judicial. El material del caso contiene un aviso de la hora y lugar de consideración de la denuncia particular, enviado a las personas indicadas el 06/07/2011. De conformidad con la parte 2 del art. 354 civiles código procesal En la Federación de Rusia, el hecho de que las personas que participan en el caso y no sean notificadas de la hora y el lugar de consideración del caso no es un obstáculo para la consideración del caso. Teniendo en cuenta lo anterior, la sala judicial decidió considerar el caso en ausencia de estas personas.
Después de estudiar los materiales del caso y discutir los argumentos de la denuncia privada, la sala judicial no encuentra motivos para anular la decisión del tribunal.
De conformidad con el art. 338 del Código de Procedimiento Civil de la Federación de Rusia, se puede presentar un recurso o presentación de casación dentro de los diez días siguientes a la fecha de la decisión judicial en forma definitiva.
Según la parte 1 del art. 112 del Código de Procedimiento Civil de la Federación de Rusia a las personas que no cumplieron con lo establecido ley Federal plazo procesal por motivos reconocidos como válidos por el tribunal; el plazo incumplido podrá ser restablecido por el tribunal.
En virtud de la Parte 1, 3 art. 113 del Código de Procedimiento Civil de la Federación de Rusia, las personas que participan en el caso, así como los testigos, peritos, especialistas e intérpretes son notificados o citados ante el tribunal por correo certificado con acuse de entrega, citación con acuse de entrega, por teléfono mensaje o telegrama, por fax o utilizando otros medios de comunicación y entrega que aseguren la constancia de una notificación o citación judicial y su entrega al destinatario. Las personas que participan en el caso deben recibir notificaciones y citaciones judiciales de tal manera que tengan tiempo suficiente para prepararse para el caso y comparecer ante el tribunal a tiempo.
De los materiales del caso se desprende que el representante de la LLC demandada "Lesopromyshlennaya Kompaniya..." Kugushev A.V. participó en la audiencia judicial del 22/04/2011 y estuvo presente cuando el tribunal anunció la parte resolutiva de la decisión del 22/04/2011, explicando el procedimiento y plazos para apelar la misma. La decisión motivada fue adoptada por el tribunal el 27 de abril de 2011. El recurso de casación, que también contenía una solicitud para restablecer el plazo procesal incumplido para presentar un recurso de casación, fue recibido por el tribunal el 25 de mayo de 2011 y fue enviado por el representante del demandado por correo, incumpliendo significativamente el plazo legal para presentarlo. recurso de casación el 20 de mayo de 2011.
Prueba de disponibilidad buenas razones El solicitante no presentó al tribunal el plazo incumplido para presentar un recurso de casación y, por lo tanto, el tribunal se negó legítimamente a satisfacer la solicitud del representante del demandado A.V. Kugushev.
Los argumentos del demandante sobre la falta de preparación de la decisión judicial en estatutario fecha límite y referencia al evento realizado el 29/04/2011 conversación telefónica con la “secretaría” en apoyo de esta circunstancia no están probados y, por lo tanto, son legítimamente rechazados por el tribunal. Estos argumentos son refutados por el expediente del caso, ya que del texto de la decisión se desprende que la decisión motivada fue adoptada el 27 de abril de 2011.
Asimismo, los argumentos del solicitante sobre la notificación inadecuada de la hora y lugar de consideración de la solicitud de restitución del plazo procesal incumplido para la interposición del recurso de casación, previsto para el 31 de mayo de 2011, no pueden servir como motivo para anular la sentencia apelada. En el expediente del caso (hoja 154) consta un mensaje telefónico de fecha 26 de mayo de 2011, recibido por el director de Timber Industry Company LLC... e indicando la notificación adecuada a Timber Industry Company LLC... sobre la hora y el lugar de consideración de dicha solicitud.
Contrariamente a lo que sostiene el demandante de la demanda privada, la citación, que el demandado no recibió, no es la única forma aviso judicial. Un mensaje telefónico es confirmación de una notificación adecuada si contiene todos los detalles necesarios para la notificación (emitido con apellido, nombre, patronímico de la persona que transmite, texto de la notificación, fecha y número de donde esta informacion transmitido, datos del destinatario de la información: apellido, nombre, patronímico, fecha, hora, número de teléfono al que se transmitió la notificación).
Como se desprende del mensaje telefónico de fecha 26/05/2011 disponible en el expediente del caso, cumple con los requisitos para la forma de notificación judicial, por lo que, siendo recibido por el director de Timber Company LLC... es una notificación adecuada de nombramiento judicial el 31 de mayo de 2011 sesión judicial considerar una solicitud de restablecimiento del plazo procesal incumplido para interponer un recurso de casación.
En tales circunstancias, no hay motivo para anular una sentencia judicial legítima y justificada basada en los argumentos de una denuncia privada.
Con base en lo anterior, guiado por el art. 373, párr. 2 cucharadas. 374 Código de Procedimiento Civil de la Federación de Rusia, panel judicial
Procedimiento para emitir un mensaje telefónico.
Introducción
El trabajo de oficina en instituciones, organizaciones y empresas (en adelante, organizaciones) lo lleva a cabo, por regla general, una unidad estructural especial (o una persona designada para el trabajo de oficina), a la que se le confían las funciones de soporte documental para la gestión. Para mejorar el trabajo con documentos, asegúrese de Alta calidad su preparación y control de ejecución se desarrollan y aprueban por orden del jefe de la organización, instrucciones para el trabajo de oficina (en adelante, las instrucciones) y las responsabilidades laborales de los responsables del trabajo de oficina.
La instrucción se desarrolla de acuerdo con los documentos reglamentarios vigentes sobre el trabajo de oficina y establece el procedimiento para su gestión, incluidas las reglas básicas obligatorias para todos los empleados, contabilidad, preparación, registro, reproducción (replicación), control de ejecución, almacenamiento y uso. de documentos.
EN este ensayo el tema es un mensaje telefónico, el objeto es la forma de su uso en el trabajo de oficina, la legalidad de su uso en las actividades de ejecución judicial en la práctica.
El concepto de mensaje telefónico. Mensajes telefónicos.
Mensaje telefónico es un nombre generalizado para documentos de diversos contenidos, asignados a una categoría separada en relación con de una manera especial transmisión de texto.
Normalmente, los mensajes telefónicos se aceptan para notificaciones urgentes sobre reuniones, sesiones, tertulias y otros casos en los que es necesario documentar el mensaje transmitido. Los mensajes telefónicos se utilizan dentro del alcance de las comunicaciones telefónicas locales.
Un mensaje telefónico es un documento sobre cuestiones operativas, transmitido por teléfono y registrado por el destinatario. Los mensajes telefónicos se redactan en formularios especialmente diseñados o en una hoja de papel A5.
Es recomendable disponer de formularios para mensajes telefónicos si existe una gran cantidad de estos documentos en la organización. Está permitido redactar mensajes telefónicos en hojas de papel en blanco. Un mensaje telefónico se redacta en una sola copia. Los detalles del mensaje telefónico son los siguientes: nombre de la institución-autora del documento, cargo, apellido del empleado que transmitió el mensaje telefónico, su número de teléfono, nombre de la organización receptora, cargo y apellido del empleado que recibió el mensaje telefónico, su número de teléfono, fecha y número del mensaje telefónico, texto (no más de 50 palabras), nombre del cargo de la persona que firmó el documento, su firma personal, apellido e iniciales.
Ejemplos de cómo completar mensajes telefónicos:
LLC "óptima"
Cadena de tiendas
Mensaje de teléfono
Enviado - secretaria Recibido - secretaria
TELEVISOR. Petrová. Shilova A.P.
T. 53-53-53. 12h.30min.
15/01/14 No. 15.
16/01/2014 A las 14.30 horas habrá una reunión dedicada a trabajar con las quejas de los clientes. A la reunión están invitados los subdirectores de tienda de atención al cliente.
Jefe del departamento de
AI. Ivánov.
Al redactar mensajes telefónicos, debe seguir las siguientes recomendaciones:
El texto no debe contener expresiones lógicas complejas, palabras difíciles de pronunciar y rara vez se pronuncian, la información debe ser breve y urgente.
Al transmitir un mensaje telefónico, es necesario comprobar la exactitud de la grabación releyéndola, las palabras difíciles de percibir de oído deben transmitirse desglosadas por letras.
Si se envía un mensaje telefónico a varias direcciones, se elabora una lista de correo con números de teléfono.
El empleado que recibió el mensaje telefónico está obligado a familiarizarlo con todos los funcionarios a quienes estaba destinada la información recibida.
Utilizar mensajes telefónicos en ensayo
La notificación telefónica de las personas que participan en el juicio está prevista en todos los códigos procesales (artículo 25.15 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia, artículo 121 del Código de Procedimiento de Arbitraje de la Federación de Rusia y artículo 113 del Código de Procedimiento Civil de la Federación de Rusia), excepto el Código de Procedimiento Penal de la Federación de Rusia. Existen reglas para registrar mensajes telefónicos.
Los códigos de procedimiento no contienen requisitos especiales para los mensajes telefónicos. Parte 1 arte. 25.15 Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia y Parte 1 del art. 113 del Código de Procedimiento Civil de la Federación de Rusia lo clasifica como otros medios de comunicación y entrega que aseguran la grabación de una notificación o llamada y su entrega al destinatario. Según la parte 3 del art. 121 de la APC, se utiliza un mensaje telefónico, así como un telegrama, correo electrónico, fax u otros medios de comunicación para llamar o notificar a los participantes en el proceso de arbitraje en casos urgentes.
Las reglas para emitir mensajes telefónicos se encuentran en los reglamentos y documentos de asesoramiento departamentales individuales. Por tanto, GOST R 6.30-2003 no menciona en absoluto los mensajes telefónicos. Sin embargo, en las recomendaciones metodológicas para su implementación, se aprueba. Rosarkhiv (sin fecha, no publicado), hay una sección correspondiente, tema interesante que, según la lógica de Rosarkhiv, el destinatario de este tipo de notificación sólo puede ser una organización (funcionario). Por ejemplo, se indica que el texto del mensaje telefónico lo registra (imprime) el destinatario y se determina la fuerza legal del mensaje telefónico recibido:
- número de registro saliente;
puesto, nombre completo y la firma de la persona que envía;
puesto, nombre completo y la firma de la persona que recibió el mensaje telefónico en el registro de registro;
el número de registro entrante del mensaje telefónico recibido.
Una de las más lacónicas es la Instrucción de la Fiscalía. Los requisitos para los detalles son sumamente simples: la fecha y hora de la transferencia, el nombre de la persona que la aceptó y la transfirió.
Notificación de las personas participantes en el ensayo mediante mensaje telefónico
Instrucciones para el trabajo de oficina en tribunales de arbitraje La Federación de Rusia prevé el mantenimiento en la secretaría del presidente del tribunal de un registro de recepción y transmisión de mensajes telefónicos recibidos en nombre del presidente y sus suplentes, así como algunas reglas para el procesamiento de mensajes telefónicos entrantes. No existen otras normas relativas a este tipo de notificación, incluso en relación con los participantes en procedimientos judiciales. Las instrucciones del Tribunal Supremo de la Federación de Rusia no dicen nada sobre los mensajes telefónicos.
Las instrucciones para la gestión de expedientes judiciales en un tribunal de distrito prevén llamar por teléfono a los participantes en un proceso penal. No se han establecido requisitos de diseño, así como otras opciones para el uso de notificaciones de este tipo.
Las raras instrucciones desarrolladas para los jueces de paz en las entidades constitutivas de la Federación regulan la preparación, recepción y envío de mensajes telefónicos.
La práctica judicial muestra que la transmisión de mensajes telefónicos por parte del tribunal a particulares está muy extendida. Esta circunstancia, entre otras, se suele utilizar a la hora de presentar denuncias contra decisiones judiciales: los ciudadanos afirman que no recibieron notificaciones, se refieren a su ejecución incorrecta o cuestionan la legalidad de notificaciones de este tipo.
Los tribunales superiores, por supuesto, siempre reconocen la legitimidad de un mensaje telefónico como método de notificación, prestando atención a la ejecución de dicha notificación y al comportamiento de las personas notificadas.
En muchos casos se requiere la confirmación de la recepción de mensajes telefónicos, ya que la cuestión de la admisibilidad de un mensaje telefónico en cada caso específico siempre se decide a discreción del tribunal con referencia al código procesal aplicable y nunca a las instrucciones para trabajo de oficina. Esto también se aplica a errores técnicos que no afectan el resultado del caso. El principal problema sigue siendo la confirmación de la recepción de la notificación por parte del destinatario, especialmente si no se lleva un registro, no se registra por escrito y no se archivan los mensajes recibidos.
Al resolver este problema, los jueces intentan tener en cuenta cualquier evidencia indirecta del hecho de recibir un mensaje telefónico, por ejemplo: la no negación o refutación por parte de la persona que recibió la notificación; acuerdo con la corrección número de teléfono indicado en el mensaje telefónico; impresión de detalles de conversaciones en un teléfono móvil; asistencia a la reunión de otros participantes notificados de la misma forma, etc.
La integridad de un tribunal que ha cumplido formalmente con los requisitos para redactar y enviar un mensaje telefónico, pero no tiene evidencia objetiva de su recepción, puede generar dudas, especialmente en una situación en la que la parte receptora en el proceso declara que ha No he recibido el mensaje telefónico. Lamentablemente, la situación depende únicamente de la autoridad del tribunal. En los casos que conocemos, siempre se resolvió a su favor, aunque un soporte más sólido podría haber sido un mecanismo bien pensado para registrar el envío y la recepción de mensajes. Pero, lamentablemente, todavía no existe tal mecanismo.
Un mensaje telefónico es a menudo la única manera de hacer llegar información a la atención de la persona involucrada en el caso. Hay que reconocer que desde el punto de vista jurídico y organizativo este tipo de notificación dista aún de ser perfecta. Pero hay una salida.
La forma más fiable y transparente de grabar un mensaje telefónico, confirmando objetivamente su recepción, sería una grabación de audio de la conversación en la memoria del teléfono. Esta función ahora está implementada en muchos modelos móviles y estacionarios.
Copie o guarde directamente el archivo recibido en disco duro Usar una computadora tampoco es un asunto complicado ni costoso. En el futuro, sería aconsejable publicar todos los mensajes telefónicos recibidos de esta manera en un servidor judicial especial para su visualización general (o limitada).
Por lo tanto, el problema es completamente solucionable, lo principal es mantenerse al día.
Conclusión
Responsabilidad de organizar el trabajo de oficina, cumplimiento de las reglas y procedimientos establecidos para trabajar con documentos en divisiones estructurales confiado al jefe de la organización o empresa. Las actividades de una organización o empresa están respaldadas por un sistema de documentación de gestión interconectada. Su composición está determinada por la competencia, el procedimiento para la resolución de problemas, el volumen y la naturaleza de la relación de esta organización con las organizaciones superiores, con los legislativos y poder Ejecutivo, con organizaciones subordinadas y de terceros, con particulares.El trabajo de oficina directo lo realizan funcionarios responsables del trabajo de oficina, la contabilidad y la seguridad de los documentos en la empresa.
Absolutamente todas las organizaciones y una gran cantidad de personas trabajan con documentos.
Casi todas las organizaciones se enfrentan a problemas en el trabajo de oficina, incluso si no hablamos de automatización: los documentos se pierden, no se controlan, etc.
De todo lo anterior podemos concluir que un mensaje telefónico es un documento que contiene información operativa transmitida oralmente a través de canales telefónicos. El destinatario escribe a mano el mensaje recibido.
Los datos obligatorios de un mensaje telefónico son: nombres de las instituciones del remitente y del destinatario: datos “de” y “a” indicando el cargo, apellido, nombre y patronímico de los funcionarios: número, fecha y hora de transmisión y recepción de el mensaje telefónico; cargos y apellidos de la persona que transmitió y recibió el mensaje telefónico; números de teléfono; texto y firma.
El mensaje telefónico debe tener un encabezado, está redactado de acuerdo con GOST R 6.30-2003 como para una carta comercial, es decir, expresado caso preposicional con la preposición "acerca de" o "acerca de". Por ejemplo, "Sobre el cambio de horario de las reuniones del Consejo", "Sobre la llegada de los participantes del seminario".
Los mensajes telefónicos se escriben, como los telegramas, de forma breve, clara y en frases sencillas. En la primera parte del mensaje telefónico se exponen los hechos que motivaron el mensaje telefónico, en la segunda, las acciones tomadas. Los mensajes telefónicos se presentan en primera persona. La extensión del mensaje telefónico no debe exceder las 50 palabras.
Es recomendable que la organización disponga de formularios especiales para mensajes telefónicos entrantes y salientes.
Los mensajes telefónicos se pueden utilizar para notificar rápidamente a los participantes en procedimientos legales.
Según la explicación contenida en el párrafo 6 de la Resolución del Pleno del Tribunal Supremo de la Federación de Rusia de 24 de marzo de 2005 No. 5 “Sobre algunas cuestiones que surgen a los tribunales al aplicar el Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia ”, para cumplir con los plazos establecidos por el artículo 29.6 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia para la consideración de casos de En infracciones administrativas, el juez deberá tomar medidas para notificar rápidamente a las personas involucradas en el caso sobre la hora y lugar de la consideración del caso. Dado que el Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia no contiene ninguna restricción asociada con dicha notificación, dependiendo de las circunstancias específicas del caso, se puede realizar utilizando cualquier medio de comunicación disponible que permita controlar la recepción de información. por la persona a quien fue enviado mediante citación, telegrama, mensaje telefónico, fax, etc.
Literatura
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- GOST R 6.30-2003. “Sistemas de documentación unificada. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa, Requisitos para la elaboración de documentos.” Resolución de la Norma Estatal de Rusia de 3 de marzo de 2003 No. 65-Art.
Artículo de I. Ivanov: “Notificación de las personas que participan en el juicio mediante mensaje telefónico” ht tp://juristmoscow.ru/ arbitrazhnyjj-protsess/9633/
Kirsanova M.V. Trabajo de oficina moderno: libro de texto. Beneficio. – M.: INFRA-M; Novosibirsk: Acuerdo de Siberia de 2008.
- Kirsanova M.V., Aksenov Yu.V. Curso de gestión ofimática: soporte documental para la gestión: Proc. Beneficio. – M.: INFRA-M; Novosibirsk: Acuerdo de Siberia de 2008.
Mensaje de teléfono- un nombre generalizado para documentos de diversos contenidos, asignados a una categoría separada en relación con un método especial de transmisión de texto (transmitido oralmente a través de canales telefónicos y escrito a mano).
Normalmente, los mensajes telefónicos se utilizan para notificaciones urgentes sobre reuniones, reuniones, eventos inesperados, cancelación de eventos previamente planificados, etc. casos en los que el mensaje transmitido debe ser documentado. Los mensajes telefónicos se utilizan dentro del alcance de las comunicaciones telefónicas locales.
Un ejemplo de un mensaje telefónico entrante.
Es aconsejable disponer de formularios para mensajes telefónicos sólo si hay un gran número de éstos (más de 200 por año). Está permitido redactar mensajes telefónicos en hojas de papel en blanco. Un mensaje telefónico se redacta en una sola copia. Detalles del mensaje telefónico: nombre de la institución - autor del documento, cargo, apellido del empleado que transmitió el mensaje telefónico, su número de teléfono, nombre de la organización receptora, cargo y apellido del empleado que recibió el mensaje telefónico , su número de teléfono, fecha y número del mensaje telefónico, texto (que no exceda de 50 palabras), nombre del cargo de la persona que firmó el documento, su firma personal, apellido e iniciales. Así, a la hora de redactar mensajes telefónicos se utilizan detalles tan específicos como la fecha y hora de transmisión (recepción); indicación del cargo y apellido de los funcionarios que transmitieron (recibieron) el mensaje telefónico, números de teléfono de las organizaciones que transmitieron (recibieron) el mensaje telefónico.
Al redactar mensajes telefónicos, debe seguir las siguientes recomendaciones: el texto no debe contener expresiones lógicas complejas, palabras difíciles de pronunciar y raramente pronunciadas; la información debe ser breve y urgente (ver Figura 3.11).
Al transmitir un mensaje telefónico, es necesario comprobar la exactitud de la grabación releyéndola; Las palabras que se perciben mal de oído deben transmitirse dividiéndolas por letras. Si se envía un mensaje telefónico a varias direcciones, se elabora una lista de correo con números de teléfono.
El empleado que recibió el mensaje telefónico está obligado a familiarizar a todos los funcionarios a quienes estaba destinada la información recibida con su contenido.
Las tecnologías modernas permiten transmitir cualquier información de forma rápida y eficaz, por lo que un mensaje telefónico no es lo más vista popular mensajes. Sin embargo, este método de información sigue siendo relevante. ¿Cuál es el propósito de un mensaje telefónico? ¿Cómo recibir y procesar adecuadamente un mensaje telefónico de este tipo?
¿Lo que es?
¿Qué es un mensaje telefónico? Esta es una forma de transmitir rápidamente un mensaje de servicio por teléfono. ¿En qué se diferencia este método de información de uno simple? llamada telefónica? En primer lugar, deberá formalizarse y registrarse debidamente la recepción y transferencia, así como su posterior almacenamiento. Sólo en este caso el mensaje podrá considerarse un mensaje telefónico y tener fuerza legal.
La información que puede contener un mensaje telefónico es un aviso, un mensaje comercial o una orden de la dirección (una organización superior). La posibilidad de notificación de esta manera está consagrada no solo en las reglas (instrucciones) del flujo de documentos de la empresa, sino también en actos legislativos que regula el procedimiento de los procedimientos judiciales (APC y Código de Procedimiento Civil de la Federación de Rusia). Por tanto, un mensaje telefónico no es sólo una conversación, sino una forma breve y extremadamente accesible de transmitir información oficial.
¿Qué información se puede transmitir por mensaje telefónico?
Como regla general, es habitual transmitir la información y las solicitudes necesarias para resolver rápidamente los problemas de producción y organizar el proceso de trabajo mediante un mensaje telefónico:
- Información sobre cita, cancelación, reprogramación de hora y fecha del evento. Esta categoría incluye la notificación del lugar y hora de la audiencia judicial, prevista por las normas procesales.
- Solicitudes de suministro urgente de información, presentación de informes, etc.
- Invitaciones a eventos: reuniones, congresos, asociaciones metodológicas, etc.
- Solicitudes y propuestas para delegar representantes de la organización en viajes de negocios y trabajos de campo.
- Informes breves, resultados de investigaciones, encuestas, etc.
¿Cómo enviar un mensaje telefónico?
¿Cómo enviar correctamente una notificación por mensaje telefónico? La preparación y transmisión de información de esta manera incluye los siguientes pasos:
- Preparando un borrador. Deberá redactar el texto de un futuro mensaje telefónico. Debe estar escrito en un lenguaje accesible y conciso, evitando lenguajes complejos, jergas o evidentemente comunes. patrones de habla, ambigüedades, frases difíciles de pronunciar. El volumen del texto no deberá contener más de 50 palabras. Si es necesario, el mensaje telefónico se acuerda con la persona en cuyo nombre se transmite la información.
- El mensaje telefónico se emite de acuerdo con las reglas de flujo de documentos establecidas en la organización: en papel con la asignación de una fecha y un número de serie individual. La persona en cuyo nombre se envía el mensaje deberá leer y firmar el mensaje telefónico.
- En una situación en la que se envía un mensaje a varios suscriptores, además del mensaje telefónico, se compila una lista de archivos adjuntos que indica el nombre y número de teléfono de cada organización.
- El mensaje telefónico se registra en un diario especial (si se lleva uno en la organización) o en la correspondencia saliente.
- Envío de un mensaje telefónico: llame al suscriptor, solicite aceptar el mensaje telefónico, proporcione su nombre completo. y su cargo y la persona en cuyo nombre se transmite la información, su número de teléfono.
- Dictar el texto de un mensaje telefónico de forma clara y legible. Solicite al suscriptor que vuelva a leer lo grabado para evitar errores durante la transmisión.
- Descubra y anote el número entrante bajo el cual se registra el mensaje telefónico en la organización del suscriptor.
¿Cómo aceptar?
¿Cómo se recibe un mensaje telefónico? Este proceso incluye la grabación palabra por palabra del mensaje, su posterior ejecución y registro de acuerdo con las normas vigentes en la organización, así como la pronta transferencia al trabajo del mensaje recibido.
- Habiendo recibido una solicitud por teléfono para aceptar un mensaje telefónico, en primer lugar deberá redactar un borrador, es decir, palabra por palabra, sin cambios, anotar o escribir en una computadora el texto transmitido.
- Verifique la exactitud del mensaje grabado, es decir, vuelva a leer el texto al empleado que transmite el mensaje telefónico.
- Infórmese de la persona que llama el nombre completo, el cargo de la persona en cuyo nombre se transmite el mensaje, el número saliente bajo el cual se registra el mensaje telefónico y la información sobre el empleado que transmite la información (cargo y nombre completo).
- Proporcionar el número entrante bajo el cual se registra el mensaje telefónico en la organización receptora, así como el cargo y nombre completo. empleado que recibió el mensaje telefónico.
- Posteriormente, es necesario formalizar la información recibida en forma de documento y registrarla (a continuación se muestra un ejemplo de un mensaje telefónico).
Requisitos generales de diseño
Actualmente, solo existen recomendaciones sobre cómo emitir un mensaje telefónico, por lo que las reglas para enviar y recibir un mensaje telefónico están establecidas por las instrucciones de gestión de oficina adoptadas por la organización. Existen requisitos generales según los cuales se debe redactar un mensaje telefónico:
- El mensaje recibido se redacta en una hoja en blanco aparte o en un formulario especial aprobado por la organización. Se permite tener en la organización receptora un “Registro de recepción de mensajes telefónicos” aprobado por las instrucciones, que contenga apartados para registrar todos los detalles necesarios de este tipo de información. El mensaje telefónico en sí se ingresa directamente en la revista, del cual se puede ver una muestra en el artículo, y no es necesario realizar un registro adicional en forma de formulario.
- La fuerza legal del documento se confirma mediante los detalles requeridos: números de registro entrante y saliente, información sobre la persona que transmitió el mensaje telefónico y lo aceptó (cargo, nombre completo, firma personal). Además, deberá indicar el nombre de la organización desde donde se envió el mensaje telefónico y la fecha de recepción.
- La hora concreta para recibir la información también se puede indicar en el formulario.
- La fecha del mensaje telefónico es el día en que el suscriptor recibió el mensaje (a menos que las instrucciones de la dirección de la oficina de la organización aprueben lo contrario).
¿Quién debería firmar?
Como regla general, un mensaje telefónico se redacta en una copia (las instrucciones de la dirección de la oficina de la organización pueden aprobar un número diferente de copias) y no se transmite a la organización del suscriptor en versión en papel. En este sentido, puede surgir la pregunta: ¿cómo se deben colocar en el documento las firmas de los empleados que recibieron y transmitieron dicho mensaje, así como de la persona en cuyo nombre se transmite la información?
Al redactar un mensaje telefónico por parte de un empleado de la organización transmisora, el documento indica completamente los detalles para colocar tres firmas:
- quien entregó el mensaje.
- quién recibió el mensaje;
- el funcionario en cuyo nombre se envía el mensaje telefónico.
En este caso, únicamente firman el documento los funcionarios de la organización que transmite el mensaje telefónico. El destinatario redacta su copia de la misma forma, pero sólo la firma el empleado que la recibe.
Registro
Al registrar mensajes telefónicos, también debe guiarse por las reglas aprobadas por las instrucciones estándar para la gestión de oficina de la organización. Si el procedimiento para asignar un número a un determinado tipo de documento no está regulado, son posibles las siguientes opciones:
- La forma más accesible y extendida es registrar los mensajes telefónicos recibidos en el diario general de correspondencia entrante. Se permite, junto con el número de registro de serie, asignar un índice de letras que indique este tipo de correspondencia.
- Iniciar en la organización revista separada, en el que el registro de mensajes telefónicos se realizará por separado.
¿Cómo y durante cuánto tiempo se almacenan los mensajes telefónicos?
Según las listas actualmente existentes que regulan el procedimiento y las condiciones de almacenamiento de los documentos de archivo, un diario para registrar los mensajes telefónicos salientes o entrantes debe almacenarse en el archivo de la organización durante 3 años. No existe un procedimiento claro de almacenamiento establecido para los propios mensajes telefónicos. Por lo tanto, la dirección de la organización tiene derecho a determinar de forma independiente cómo enviar los mensajes telefónicos completos para su almacenamiento en archivos. Está permitido, por ejemplo, archivar un documento con casos relacionados con el tema de la información que se transmite y posteriormente enviarlo al archivo en la forma aplicable para el almacenamiento de casos de este tipo.
