Empresa ideal: los beneficios de una buena cultura empresarial. Cómo mejorar la eficiencia y la calidad de los trabajadores de campo

La optimización empresarial es la modernización del algoritmo de acciones encaminadas a lograr los objetivos de la empresa. Para que la organización funcione de manera efectiva y cumpla con las condiciones de los negocios modernos, es necesario elegir la mejor manera un camino renovado que la empresa tomará en el futuro.

¿Para qué sirve la optimización empresarial?

Procesos de negocios- Son acciones repetitivas e interrelacionadas que se realizan para lograr determinados resultados por parte de la empresa.

¿Cuál es el objetivo que persigue una organización que decide optimizar los procesos de negocio?

• aumentar la rentabilidad empresarial;
• mejorar la capacidad de gestión empresarial;
• lograr una previsión precisa y mejorar la calidad de los procesos de planificación;
• incrementar el valor de la empresa a los ojos de los consumidores;
• mejorar la relación entre los empleados de varios departamentos de la empresa;
• distribuir de manera óptima todos los recursos de la empresa y reducir costos;
• mejorar la calidad del trabajo realizado por los empleados;
• mejorar la calidad de adaptación de los empleados recién contratados;
• definir y asignar una zona de responsabilidad a cada uno de los empleados de la empresa.

Optimización empresarial- este es un procedimiento bastante largo, que solo tiene éxito en el caso de un trabajo estable y continuo en esta direccion... La base para la optimización empresarial será el sistema ya operativo de procesos empresariales, pero que requerirá adiciones, es decir, mejoras en los datos iniciales. Esta es precisamente la diferencia entre la optimización de los procesos comerciales de la organización y la reingeniería, donde las actividades comerciales se inician desde cero.

La optimización empresarial es menos riesgosa que los cambios radicales que se producen durante la reingeniería.

La principal tarea de la optimización empresarial.- mejorar los procesos existentes en la empresa, eliminar todo tipo de desviaciones e inexactitudes, incrementar la efectividad de los principios y procesos de negocio introducidos en el trabajo, así como establecer una relación entre ellos.

Sin embargo, en algunos grandes empresas Se introduce la optimización empresarial, que con el tiempo adquiere proporciones colosales, lo que recuerda a la reingeniería. Es más apropiado llamar a este estado de transición "optimización global" o "reingeniería parcial".

• Optimización de la empresa: máximo beneficio con el mínimo esfuerzo

Optimización empresarial es una de las formas de gestionar los procesos comerciales tanto en pequeñas como en grandes empresas. Para realizar correctamente el procedimiento, es necesario observar ciertas principios, asegurando la mayor efectividad de las acciones aplicadas, que sean comprensibles para cualquiera de los participantes en el proceso:

• es importante observar la dirección del movimiento de la optimización empresarial: de lo privado a lo general, de abajo hacia arriba;
• solo las actividades comerciales existentes que sean coherentes y transparentes están sujetas a optimización. Si no puede definir y describir los procesos comerciales de la empresa, debe crearlos de nuevo, ya que no existe un objeto de optimización;
• teniendo en cuenta todas las consecuencias de la optimización empresarial, preste especial atención a cómo esto afecta al contratista final, evalúe la complejidad y el volumen de trabajo realizado por él;
• La optimización de un proceso empresarial específico no debe conducir a un desequilibrio en otro. Elija cuidadosamente formas de optimizar su negocio y analice sus posibles consecuencias.

Optimización empresarial- este es un trabajo minucioso y a largo plazo, con el enfoque correcto para que pueda justificar los costos de la empresa asociados con su introducción.

La principal tarea de optimización- Incrementar el desempeño del negocio eliminando la disonancia entre los objetivos, misión, así como las circunstancias internas y externas de la empresa.

Al introducir un procedimiento de optimización empresarial en una empresa, puede lograr lo siguiente metas:

1. Llegue a la interacción completa entre todos los departamentos de la empresa.
2. Mejorar la calidad de productos manufacturados, obras, servicios.
3. Optimice actividades como la velocidad de entrega, la velocidad del servicio, etc.
4. Eliminar las deficiencias identificadas en las actividades comerciales realizadas inicialmente.
5. Reducir los costos empresariales.
6. Alcanza los objetivos planificados.

Pero también destacaremos un objetivo más, que es a gran escala, pero no alcanzable por todas las organizaciones. Se trata de crear un enfoque innovador y previamente desconocido para la optimización empresarial que sea más adecuado para su empresa.

Una empresa cuyo objetivo es el crecimiento y el desarrollo debe estar constantemente comprometida con la optimización empresarial. La eliminación de ciertos problemas de producción puede generar otras dificultades. Este es un negocio, y no todo es fluido en él, por eso es tan importante trabajar continuamente para optimizar los procesos de negocio. De lo contrario, su negocio no se desarrollará.

Lista de verificación y un conjunto de instrucciones para optimizar el trabajo de la empresa

Una lista de verificación inteligente y 18 instrucciones, que fueron compiladas por los editores de la revista Commercial Director, lo ayudarán a descubrir cómo cambiar urgentemente el trabajo del departamento de ventas para que los resultados lo complazcan, no lo decepcionen.

Qué sistemas se ven afectados por la optimización empresarial

¿En qué se diferencia la contabilidad del sistema contable? La existencia de un efecto sinérgico, es decir, si se ayudan entre sí con sus partes separadas o se obstaculizan.

Con base en lo anterior, es beneficioso para la empresa mejorar sistemas de proceso, tal como:

• optimización del sistema contable;
• optimización del sistema de control (para la implementación del plan, para la seguridad, para la información, etc.);
• optimización del sistema de motivación;
• optimización del movimiento de la información;
• optimización del sistema de gestión de la calidad.

Opinión experta

La optimización es especialmente relevante para empresas con un gran número de sucursales y clientes.

Oleg Merkulov,

Jefe de la empresa "Rosgosstrakh-Stolitsa", Moscú

Creo que las empresas con muchas sucursales que atienden a un gran número de clientes, a saber: bancos, Las compañías de seguros, organizaciones de servicios, cadenas minoristas, distribuidores industriales. Para ellos es sumamente importante no reducir la calidad del servicio, a pesar de la apertura de nuevas sucursales y el aumento de las ventas. Pero no todas las empresas logran esto. Déjame darte un ejemplo de la vida. ¿Con qué frecuencia experimentamos decepción en una tienda, restaurante o cafetería en particular? En algún momento en estos establecimientos notamos un deterioro en la calidad de los bienes, obras, servicios y, como consecuencia, dejamos de ir allí. Y el punto no es tanto una disminución en el nivel de servicio, la razón radica en que con el desarrollo y crecimiento de una empresa se produce un aumento en el número de procesos de negocio, lo que hace imposible entender quién específicamente en la organización depende de tomar tal o cual decisión. Como resultado, un cliente que no esté satisfecho con su empresa acudirá a un competidor.

Los problemas son inevitables si los procesos y controles redundantes no se eliminan continuamente. Es decir, la optimización empresarial no es un proyecto a corto plazo, es necesario abordarlos de forma continua.

Opinión experta

Deben optimizarse los procesos que se repiten con frecuencia

Alejandro Ivanov,

director ejecutivo del holding SZNK, San Petersburgo

Es necesario regular y optimizar los procesos comerciales repetitivos, pero no es necesario hacerlo para proyectos puntuales.

No recomiendo describir los procesos de negocio a empresas de rápido crecimiento creadas recientemente. Es necesario regular los procesos de negocio en una empresa cuando pasa a una gestión permanente estable. Solo en este caso, la regulación ayudará a la empresa a arreglar los procesos comerciales existentes, en base a los cuales la empresa continuará desarrollándose.

Los métodos de optimización empresarial más eficaces

Considere los métodos para optimizar los procesos comerciales de una empresa:

• fijar los motivos que llevaron a la adopción de importantes decisiones de gestión;
• desarrollo o modernización de diversas formas de documentos de la empresa;
• mejora de la composición y secuencia de actividades en el proceso empresarial;
• cambios en los requisitos para los indicadores finales;
• establecimiento de una zona de responsabilidad para la implementación de un procedimiento particular.

Arreglar los motivos que conducen a importantes decisiones de gestión.

En principio, se trata de un algoritmo claro de acciones para la toma de decisiones de gestión basadas en la formación de estructuras de condiciones. Son estándar, aceptadas en el proceso de hacer negocios, por ejemplo, entrega de productos en forma prepago o con pago diferido, y otros. A continuación, debe determinar los datos iniciales: el monto de la deuda, el período de cooperación, etc. Luego, debe establecer el procedimiento para tomar decisiones y distribuir las áreas de responsabilidad de acuerdo con los indicadores finales, por ejemplo: hasta 50,000 rublos, las decisiones las toma el gerente y más de 50,000 rublos, por el jefe del departamento. Este enfoque de la optimización empresarial ayudará a los gerentes a liberarse de las actividades actuales que pueden realizar sus subordinados y, como resultado, hecho dado afectará positivamente a los costes de la empresa.

Desarrollo o modernización de diversas formas de documentos de la empresa.

A menudo, la información comercial se transmite de forma no fija, es decir, verbalmente, como resultado de lo cual generalmente se pierde o distorsiona durante la transmisión de datos. Los trabajadores tienen que dedicar más tiempo a reconstruirlos. Para no perder información, debe corregirlo de cierta forma. Esto es necesario tanto para la estructuración de la información como para la formación de planes para la implementación de los procesos de negocio, así como la posterior contabilidad. En los formularios de los documentos de la empresa, es mejor utilizar varios clasificadores de información para simplificar el procesamiento de la información, incluida la información computarizada.

Mejora de la composición y secuencia de actividades en el proceso empresarial.

Es importante eliminar de los procesos de negocio los procedimientos que no agregan valor a los resultados de la empresa. Al optimizar su negocio, elimine acciones innecesarias, controles innecesarios, etc. Entonces, por ejemplo, no tiene sentido estar de acuerdo contrato modelo empresas con departamento legal, ya que lo desarrollaron teniendo en cuenta las normas de la legislación vigente. Los escenarios de procesos de negocio no convencionales deben verse como proyectos.

Cambios en los requisitos para los indicadores finales.

Los requisitos finales deben detallarse y desglosarse en componentes medibles. Si el gerente insiste en el desempeño de alta calidad del trabajo por parte de sus empleados, entonces debe indicar los límites de calidad, por ejemplo, el tamaño de la pieza producida no debe ser indicadores más o menos específicos, el período de servicio al cliente debe no exceder un tiempo específico, etc. al introducir la optimización comercial en la empresa, las normas que se relacionan con los resultados de ciertos procedimientos deben ser fijadas y puestas en conocimiento del ejecutante.

Establecer una zona de responsabilidad para la implementación de un procedimiento en particular.

Es necesario determinar quién es el responsable de un procedimiento en particular. Es necesario consolidar todos los deberes de los empleados en las regulaciones locales de la empresa, como las descripciones de los puestos de los empleados, las regulaciones de los departamentos de la empresa, etc. Las normas de responsabilidad consagradas en los documentos de la empresa tienen un significado completamente diferente para los subordinados. que las instrucciones verbales de la dirección.

• Responsabilidad material de un empleado: cómo preservar la propiedad de la empresa

Optimización de su negocio: 7 trucos que funcionan

1. Sacar el IFR (resultado final ideal) del proceso.

Al optimizar un negocio, debe describir correctamente el RBI. Parece que es bastante fácil darle forma a la hora de crear procesos de negocio. Es incorrecto buscar impulsadas dentro de un proceso comercial.

Ejemplo:

La empresa con sede en Moscú se dedica a la producción de bienes utilizados por clientes en Rusia y la CEI. El departamento de logística de esta empresa entrega productos a sus clientes utilizando sus propios vehículos. Recientemente, el costo de mantener este departamento ha aumentado. La entrega de mercancías a los clientes a través de su propio transporte se ha convertido en un problema para la empresa. El método erróneo de establecer el FQP tiene este aspecto: "Reducir en un 10% el costo de entregar los productos de la empresa por su propio transporte".

Pero el iniciador de la optimización empresarial bloquea todo tipo de recursos de la situación actual por sí mismo. Es mejor si el método para establecer el IQR se formula de la siguiente manera: "Tome las medidas adecuadas para entregar el producto de modo que no exceda una cierta cantidad de rublos a una distancia determinada".

¿Cómo usar el truco?

Cree una RBI que se pueda lograr mediante la implementación de un proceso comercial y otros métodos disponibles.

1. Excluir pasos innecesarios del proceso.

Para implementar este método de optimización empresarial, es necesario analizar cuidadosamente cada etapa del proceso y considerar la posibilidad de excluir o combinar algunas de ellas.

Ejemplo:

Al contratar un gerente de ventas en Technosila, el solicitante tuvo que pasar por ciertas etapas:

• Aprobación de una entrevista con un responsable de contratación (se realiza por teléfono).
• Pasando una entrevista con un responsable de contratación (presencialmente en la oficina de la empresa).
• Pasando una entrevista con el responsable del medio.
• Elaboración y entrega de un paquete de documentos para el empleo en la oficina de la empresa.

Es posible comenzar a trabajar como gerente de ventas en una tienda en particular solo si el solicitante sigue todos los pasos anteriores.

El gerente de reclutamiento no debe permitir que personas al azar que no sean adecuadas para la edad, educación, experiencia laboral, etc., al director de la tienda. Filtra a los solicitantes para el puesto de gerente de ventas y el director de la tienda toma la decisión final. Sobre la contratación uno u otro solicitante. Después de analizar las cuatro etapas de la contratación de un gerente de ventas, se decidió abolir la segunda y la cuarta etapa debido al hecho de que es posible descartar candidatos innecesarios ya en la etapa de una entrevista telefónica y solicitar un trabajo directamente en la tienda, en la que es aceptado por el futuro empleado.

¿Cómo usar el truco?

• ¿Hay pasos repetitivos que puedan eliminarse del proceso o combinarse con otro paso?
• ¿Son todas las etapas del proceso necesarias para lograr su objetivo principal? ¿Es posible prescindir de algunos de ellos?

1. Cambiar la secuencia de etapas en la ejecución del proceso.

Ejemplo:

El algoritmo para emitir un préstamo en uno de los bancos es el siguiente: el gerente del banco prepara todos los documentos, completando así aproximadamente el 90% del trabajo y luego realiza una solicitud al servicio de seguridad. Como resultado, si el servicio de seguridad se niega a otorgar un préstamo, entonces el 90% de este trabajo se realiza en vano, y este es el tiempo que dedican los empleados del banco, la depreciación del equipo de oficina, el consumo de materiales para la preparación e impresión de documentación, así como lucro cesante. Existen ciertos riesgos en cualquier sector empresarial, pero el objetivo de un líder es minimizarlos. En el ejemplo en consideración, al introducir el procedimiento de optimización empresarial, es necesario intercambiar la etapa de tramitación de préstamos con la etapa de verificación por parte del servicio de seguridad, lo que reducirá significativamente el número de operaciones en la ejecución del proceso.

¿Cómo usar el truco?

Analice todo el flujo del proceso empresarial haciendo preguntas específicas:

• ¿Cuáles son los pasos más importantes del proceso para completarlo con éxito?
• ¿Es posible trasladar etapas importantes al inicio del proceso?

1. Operaciones de trituración

Se considera que los procesos más avanzados tienen menos calificaciones para los trabajadores. Si este método de optimización empresarial se utiliza correctamente y todos los procesos comerciales están fragmentados, sin duda esto conducirá a la simplificación de las actividades comerciales en su conjunto. Este método ha sido común desde la antigüedad.

Ejemplo:

Inglaterra, siglo XVII. Uno de los artesanos produjo alfileres en su propio taller. Contrataron aprendices para guiar el proceso de fabricación de alfileres de principio a fin. En cierto período de crisis el artesano no podía pagar el trabajo de sus asistentes, se vio obligado a dejar de trabajar con ellos y decidió romper el proceso de fabricación de alfileres en ciertas operaciones que podía realizar cualquier persona, incluso una persona sin educación. El artesano reclutó a niños de 15 años en la calle como trabajadores en el taller. Pudo reducir los costos de mano de obra y, al mismo tiempo, aumentar 200 veces la producción de alfileres. Cuando el artesano empleaba trabajadores calificados, el taller producía aproximadamente 80 alfileres por día de trabajo, y después de dividirse en pequeñas operaciones y utilizar no calificados fuerza de trabajo la producción de alfileres alcanzó las 48.000 en el mismo período.

¿Cómo usar el truco?

Analice todo el flujo del proceso empresarial haciendo preguntas específicas:

• ¿Qué pasos del proceso requieren altas calificaciones del fabricante?
• ¿Es posible dividir el proceso de producción en pequeñas operaciones para reducir los requisitos para el empleado?

1. Mover operaciones fuera del proceso principal

A menudo, en procesos comerciales muy complejos que rebosan de operaciones, un empleado realiza todas las acciones a la vez, lo que retrasa el proceso y conduce a una disminución de su calidad. Los trabajadores universales son raros. Por ejemplo, un empleado de su propio taller de reparación de automóviles en las afueras de la ciudad puede reparar de forma independiente incluso un carburador, incluso un motor, pero en un taller de reparación de automóviles equipado profesionalmente, esta opción es casi imposible.

Ejemplo:

Los gerentes de ventas de la empresa Stolplit, que vende muebles, solicitaron préstamos por su cuenta. Debido a tal carga de trabajo de los vendedores, surgieron muchos problemas, como:

• retraso en el proceso de solicitud de un préstamo debido a la incapacidad de los vendedores para ser profesionales tanto en ventas como en trámites;
• disminución de las ventas debido al gasto temporal en préstamos;
• errores en el papeleo y, como resultado, una disminución en el número de préstamos emitidos.

V este ejemplo Se ve claramente que la obligación de los vendedores de redactar los documentos de un préstamo retrasa el trámite de las ventas al por menor, a pesar de que inicialmente la línea de crédito se creó con el objetivo de incrementarlas. Sin duda, la venta de muebles a crédito es un plus para la tienda, pero no a expensas de una merma en la calidad del servicio al cliente por parte de los vendedores del punto de venta.

La dirección de la empresa encontró una salida sencilla a esta situación, a saber: se creó un centro de registro remoto. acuerdos de crédito(UTSOK), que cooperó con varios bancos asociados de Stolplit. Lo único que tenía que hacer el vendedor a la hora de ofrecer un préstamo al cliente era hacer una fotocopia de las páginas del pasaporte y enviarlas a la UTSOK, habiendo indicado previamente el monto y plazo del préstamo.

¿Cómo usar el truco?

Analice todo el flujo del proceso empresarial haciendo preguntas específicas:

• ¿Qué operaciones consumen más tiempo y recursos?
• ¿Es posible confiar la ejecución de estas operaciones a otros empleados sin causar una pérdida en el proceso empresarial? El gerente debe entender que algunos de ellos pueden ser realizados no solo por sus empleados, sino también por empresas de outsourcing.

1. Combinar operaciones en tiempo y (o) espacio

Ejemplo:

El pescado en conserva se produce en un barco de pesca. En el lugar de extracción de minerales, a menudo se procesan. En los ejemplos proporcionados, las empresas utilizaron un método de optimización empresarial como combinar producción y producción.

¿Cómo usar el truco?

Analice todo el flujo del proceso empresarial haciendo una pregunta específica:

• ¿Hay alguna operación en el proceso que deba conectarse en el tiempo y (o) el espacio?

1. Automatización, transfiriendo la ejecución de parte o todas las funciones a una máquina

Este método es aplicable cuando es posible en en su totalidad Automatice el proceso de producción, y solo se necesita un empleado para dar servicio a máquinas especializadas.

Ejemplo:

En 1880, aparecieron las primeras máquinas expendedoras en los Estados Unidos, reemplazando a los vendedores.

En 1946, aparecieron las primeras máquinas para la producción de café en grano, reemplazando así no solo a los vendedores, sino también a los bartenders.

¿Cómo usar el truco?

Realice un análisis de toda la secuencia de acciones del proceso empresarial, cierta pregunta: ¿existen máquinas especializadas, programas que puedan reemplazar y desplazar las operaciones del proceso empresarial, sin perder calidad.

• Automatización de procesos productivos: principales etapas y dificultades

Optimización paso a paso de los procesos comerciales por su cuenta

Los primeros pasos para optimizar los procesos comerciales la organización debe ser la creación grupo de trabajo quién sería responsable del proyecto, así como de la elaboración de un plan de acción preciso. Te asesoramos para optimizar tu negocio por etapas, siguiendo plan:

• diagnosticar los procesos comerciales de la empresa;
• intente describir sus procesos comerciales con cuidado;
• seleccionar puntos de anclaje;
• mejorar los procesos comerciales;
• administrar los cambios que realice.

En la etapa de preparación, necesita formar un grupo de trabajo proyecto de optimización empresarial, cuya composición debe depender de los objetivos del proyecto de optimización. Normalmente, la comisión incluye representantes de cada departamento de la empresa. Es extremadamente importante transmitir a los empleados información sobre los objetivos del proyecto y formar un plan detallado del trabajo planificado. En la etapa de finalización de la primera etapa de optimización empresarial, es necesario emitir una orden de lanzamiento del proyecto y adjuntar su tarjeta, que detallará las principales etapas, plazos, los resultados finales de cada uno de ellos, empleados responsables. y los recursos necesarios.

1. Diagnóstico de los procesos de negocio de la empresa.

Incluso en las pequeñas empresas, el número de procesos comerciales puede llegar a varios miles. Es por eso que el objetivo fundamental de los diagnósticos es identificar aquellos que necesitan optimización.

Es necesario entender que los cambios más importantes en los procesos menos significativos no traen resultados positivos significativos, e incluso un pequeño avance en los procesos fundamentales puede traer un resultado notable, por ejemplo, reduciendo costos, tanto materiales como de tiempo. Por lo tanto, al diagnosticar procesos comerciales, es muy importante determinar cuáles son clave y cuáles son secundarios.

Como factores auxiliares que caracterizan la importancia del proceso, es posible aplicar los siguientes criterios:

• el producto o servicio producido como resultado de los procesos comerciales completados tiene una participación significativa en el sistema de gastos de la empresa;
• proceso repetitivo en un cierto período de tiempo;
• la importancia de las características del proceso tales como costos, tiempos, recursos;
• Para seleccionar los procesos fundamentales, puede utilizar las evaluaciones del grupo de expertos, que incluye a los jefes de todos los departamentos de la empresa.

1. Descripción de los procesos comerciales existentes.

La tarea de esta etapa es describir los procesos elegidos para la optimización empresarial según el principio "tal cual" y crear condiciones específicas para su comprensión uniforme por parte de todos los empleados de la empresa. Para ello, utilice las metodologías ARIS o IDEF.

Es importante describir los procesos comerciales de arriba a abajo. En primer lugar, describen los procesos que tienen lugar en el nivel mas alto empresas y luego detallarlas.

Utilice la descripción actual de los procesos comerciales de la empresa. Incluso en las pequeñas empresas para el período en el que se lanza el procedimiento de optimización, existe una descripción selectiva y fragmentaria de los procesos. Por ejemplo, descripciones de puestos de los empleados, reglamentos de departamentos de la empresa, reglamentos, etc. Con estos documentos, ahorrará tiempo.

Al describir los procesos, confíe en la experiencia de las empresas de consultoría más grandes, empresas competidoras que realizan actividades comerciales similares. Debe designar a las personas responsables de la ejecución de cada proceso comercial. Dicho gerente no solo debe ser responsable del proceso asignado, sino que también debe ser capaz de administrarlo. No puede optimizar procesos de los que no es responsable.

1. Selección de puntos de anclaje.

Para controlar el trabajo realizado antes de introducir el procedimiento de optimización empresarial, determine y mida los puntos de referencia del proceso ( Características esenciales). Normalmente, las características del proceso, como la calidad y la velocidad de ejecución, se utilizan como puntos de referencia.

1. Mejora de los procesos comerciales.

La totalidad de todas las acciones para mejorar los procesos comerciales da derecho a realizar un análisis multifacético, encontrar errores lógicos y realizar determinadas actividades para optimizar el negocio.

• Buscar errores lógicos

Los procesos comerciales de la empresa son excepcionales, pero se pueden identificar los errores más comunes cometidos por la mayoría de las empresas. Eliminarlos permitirá incrementar la efectividad de los procesos.

• Formación de información innecesaria a cualquier persona.

Las empresas suelen copiar documentos, pero la información que contienen no se utiliza en ninguna parte. ¿Decide si lo necesita? Si es así, anote en qué proceso comercial específico. Si no es así, cambie el proceso para que la función de trabajo innecesaria quede excluida.

• Falta de información necesaria para ejecutar el proceso.

Es necesario utilizar datos de información durante la ejecución del proceso, pero no debe crearse y transferirse desde otros procesos comerciales. Lo primero que debe hacer es identificar la fuente de esta información. En grandes explotaciones especialistas Departamento de Finanzas empresa de gestión Dedique mucho tiempo a comunicarse con las subsidiarias para obtener más información. Puede protegerse de esto si la orden sobre el suministro de información se registra en los documentos normativos locales.

• Falta de regulaciones de la empresa que describan el flujo de información sobre el proceso empresarial.

Por ejemplo, una empresa tiene un proceso llamado “Análisis de solicitudes, ofertas y quejas de los clientes”, pero la información es recibida en parte por los gerentes de ventas. Si la regulación del departamento de ventas no prescribe la obligación de los vendedores de transferir información al departamento de reclamos, entonces algunos de los datos se perderán regularmente. Para evitar esto, es necesario desarrollar regulaciones claras, donde las responsabilidades para la transferencia de información estén claramente definidas.

• Aplicación en el proceso de documentos que no tienen una fuente de origen específica.

Por ejemplo, tanto el departamento de contabilidad como el departamento de finanzas y el departamento comercial de la empresa pueden preparar un informe sobre el movimiento de las cuentas por cobrar. Las cifras del informe pueden diferir materialmente entre sí. El usuario de dicha información sobre la deuda pasará mucho tiempo buscando brechas e identificando discrepancias en los indicadores del informe. Es necesario identificar a todos los empleados de la empresa que necesitan información sobre las cuentas por cobrar, desarrollar un formulario de reporte unificado y regular estrictamente los principios contables.

• Falta de regulación de un proceso comercial en particular.

El desarrollo de regulaciones para todos los procesos de la empresa es la tarea más importante que debe resolverse durante la optimización del negocio. La ausencia de tales regulaciones puede llevar al hecho de que los cambios y adiciones a los procesos no se realizarán a tiempo y, como resultado, el trabajo se hará en vano.

• Errores de interfaz.

Tanto entrante como saliente flujos de información suministrados en diferentes formatos. Por ejemplo, en una empresa, la estructura de desglose de las partidas de gastos e ingresos no coincide con la estructura de las partidas contables. En tal situación, el 20% de la actividad se gasta en preparar información y el 80% restante en transformar los datos recibidos en la forma requerida. Describa los procesos en detalle e ingrese las reglas para transferir información; esta es la única forma en que puede resolver este problema. Cuando se corrigen los errores, puede pasar directamente a optimizar los procesos comerciales de la empresa.

1. Actividades de optimización

Realizar el desarrollo de varias versiones de optimización empresarial, esto ayudará a flexibilizar el proceso para aplicar una u otra opción, según la situación. Desarrolle al menos 2 tipos de optimización de procesos: complejos y más simples.

• Compresión horizontal y vertical del proceso.

La mejora de los procesos comerciales permitirá reemplazar empleados con escasa calificación por amplios especialistas. Entonces cambios en el banco más grande puede conducir a una compresión horizontal del proceso.

Cuando un participante en un proceso empresarial tiene la oportunidad de tomar decisiones específicas, reduciendo así el número de etapas de aprobación, se produce una compresión vertical del proceso.

• Reducir el número de operaciones de control.

V actividades practicas A menudo sucede que los costos de varios controles y la gestión de procesos comerciales superan las pérdidas potenciales que se producirían en su ausencia.

1. Gestión del cambio

Las principales dificultades que enfrenta la empresa en el camino hacia la optimización del negocio son las protestas y resistencias a los cambios introducidos por los empleados de la empresa. La optimización empresarial se puede llevar a cabo con éxito solo si todos los empleados de la empresa están estrechamente involucrados en el procedimiento.

Factor clave, que influye en la formación de un entorno favorable para la mejora de procesos, es la ausencia de miedo al cambio. Es en este momento que es necesario introducir un sistema de motivación, que contendrá principalmente recompensas y bonificaciones. Durante el período de optimización comercial, es mejor abstenerse de aplicar sanciones disciplinarias.

La optimización empresarial es necesaria no solo para reducir las pérdidas de tiempo y dinero, sino también para simplificar el trabajo de los empleados de la empresa. Lleve esta idea al personal de la empresa, entonces no tendrá ninguna dificultad con la introducción de transformaciones.

1. Después de la optimización

Después de completar el trabajo, es necesario planificar, organizar y verificar constantemente los procesos introducidos. Necesito control sobre ejecución correcta empleados de las actividades empresariales transformadas y correlacionándolas con la normativa de la empresa.

Después de realizar la optimización empresarial, puede utilizar de forma más eficaz los sistemas de información que regulan los procesos de la empresa.

Para dar soporte a los procesos transformados, es necesario formar un nuevo departamento de la empresa, que monitorearía el trabajo y se involucraría en la mejora adicional de los procesos, así como en su auditoría.

Optimización de los procesos comerciales de la empresa: errores típicos que deben evitarse

Al realizar la optimización empresarial, una empresa se enfrenta a muchas dificultades. Por ejemplo, A menudo, diferentes empleados pueden participar en la optimización en diferentes intervalos de tiempo.... En este caso, no solo sufre el estilo, sino también el procedimiento para describir los procesos. Es necesario seguir desarrollando un plan de desempeño y estándares de proceso, mientras que es necesario acordar elementos estructurales tales documentos.

A menudo el problema es que las empresas no prestan mucha atención a la discusión sobre "cómo" llevar a cabo el proceso... Es arriesgado automatizar procesos no transformados, puede generar un “caos automatizado”. Ya durante la primera etapa de optimización empresarial, creando una descripción de los procesos existentes, es necesario buscar opciones para su optimización. Tales transformaciones llevan en ocasiones a que sea necesario cambiar el sistema organizativo de la empresa.

Al desarrollar un procedimiento para mejorar los procesos comerciales, es necesario, en primer lugar, centrarse en la descripción de los procesos, es decir, sobre las regulaciones. No puedes cambiar ningún proceso sin cambiar las regulaciones de lo contrario, dará lugar a confusión. Es extremadamente importante monitorear la relevancia de todas las regulaciones. Para transformar cualquier proceso, debe registrarlo en papel, realizar una aprobación y luego iniciar la automatización.

La apresurada introducción de un nuevo producto de software puede ser factor negativo para optimizar el negocio, especialmente si los especialistas no controlan adecuadamente el funcionamiento de los servidores, gracias a lo cual funciona el software introducido. Los servidores inestables y lentos, el software no configurado hacen que aumente el tiempo de puesta en marcha. El personal de la empresa desconfía de la introducción de procedimientos de optimización empresarial, no quiere estas transformaciones. La prueba y el ajuste del nuevo software se pueden llevar a cabo en servidores de ejecución lenta, pero la puesta en funcionamiento del software convertido requiere un servidor potente que funcione sin errores.

Trabajar con personal- la tarea más importante en la automatización de procesos comerciales. Para llevar a cabo la correcta adecuación de las actividades tras el procedimiento de optimización empresarial, es necesario formar un centro competente que resuelva cualquier problema y duda. Realice una reunión informativa con cada uno de los empleados de la empresa para que no solo comprendan correctamente los detalles del proceso, sino también su papel en el mismo.

• Gastos de personal: gestión, planificación y optimización

¿Qué software de optimización empresarial es el adecuado para su empresa?

1. ARIS Express – Es una herramienta de modelado de procesos, es fácil de instalar, configurar y administrar, por lo que se recomienda tanto para usuarios novatos como para estudiantes universitarios.

Estos productos provienen de la familia de herramientas de modelado. ARIS (Arquitectura de Sistemas Integrados de Información) empresas IDS Scheer(en los tiempos modernos, el producto es un elemento de la empresa Software AG), ya desde hace varios años bastante extendido en el mercado ruso y equipado con Versión rusa apoyo técnico.

Familia de productos ARIS (Arquitectura de Sistemas Integrados de Información), producido por la firma IDS Scheer, consta de herramientas que modelan procesos de negocio, métodos para desarrollar un sistema de indicadores consistentes, evaluaciones y optimización del valor de los procesos de negocio, herramientas que simplifican la introducción de sistemas ERP, crean proyectos de aplicaciones e infraestructura de TI, así como herramientas que controlan la ejecución de procesos. Compañías analistas tan importantes como Gartner Group y Forrester Research clasificar la empresa IDS Scheer a los líderes mundiales en herramientas de modelado y análisis de procesos de negocio.

1. Estudio de negocios Es un sistema para modelar procesos comerciales de producción rusa, que permite a las empresas hacer más fácil y rápido el desarrollo de un sistema de gestión. Este producto provista de una versión gratuita y se convertirá en gran ayudante al introducir un procedimiento de optimización empresarial.

Fundamental tareas a resolver:

• Desarrollo de un proyecto de mejora y optimización de procesos.
• Formalización de la estrategia con posterior seguimiento de su consecución.
• Desarrollo del proyecto estructura organizativa empresa y su plantilla.
• Elaboración y distribución de diversos documentos normativos entre el personal de la empresa.
• Implementación de un sistema de gestión de la calidad de acuerdo con las normas ISO.
• Elaboración de especificaciones técnicas y soporte para la entrada de sistemas de información.

1. Modelador de procesos AllFusion

Este programa ayudará a la empresa con la introducción de procedimientos de optimización empresarial. Realizar análisis, descripción y modelado del modelo de datos - constructor de modelos de metadatos. Es merecidamente el líder entre productos similares y consta de tres metodologias:

• Metodología IDEF3(modelado de flujos de trabajo).
• Metodología IDEF0(modelado funcional).
• Metodología DFD(modelado de flujo de datos).

1. IBM WebSphere Business Modeler- un programa con un interfaz amigable para los usuarios está diseñado para simular y crear acción colectiva tanto a los empleados de producción como a los profesionales de TI.

La simulación, la creación de flujo de trabajo empresarial y la simulación se integran rápidamente. La simulación se construye sobre la base de información de la tienda, informes de transformación y evaluaciones de desempeño en tiempo real. Es posible monitorear los procesos en curso a través de Internet usando la ayuda de un simple navegador.

1. ELMA- Programa de fabricación rusa.

El sistema de control de procesos se basa en una idea muy simple: la creación de modelos de procesos comerciales de su empresa se basa en la demostración de diagramas visuales que deben cargarse en el programa. ELMA y realizará un seguimiento independiente de la implementación de los procesos comerciales en la realidad práctica de la empresa. Este producto se proporciona con una versión gratuita y será de gran ayuda para introducir procedimientos de optimización empresarial.

Además de gestionar las tareas paso a paso, cuya automatización es mutuamente beneficiosa, existe un módulo de gestión de proyectos. El sistema de control de informes recrea mejores condiciones Realización de actividades en equipo. El equipo puede trabajar de forma eficaz de forma remota, lo que es especialmente valioso para las sucursales existentes de la empresa.

La circulación de documentos a través de canales de comunicación electrónica está estrechamente relacionada con los módulos del sistema, lo que prevé la implementación de la clasificación de documentos y su almacenamiento. Todo esto conduce a un ahorro de tiempo, y la idea de la existencia de trabajadores insustituibles se reduce a cero.

• Aumento de la productividad: 10 estrategias para ahorrar tiempo

Opinión experta

La optimización debe abordarse de forma sistemática y paso a paso.

Alla Bednenko,

Director de RR.HH., Econika-Obuv, Moscú

Si su empresa está experimentando un fuerte crecimiento, su líder seguramente se enfrentará al problema de introducir gradualmente un sistema de optimización empresarial. Esto es exactamente lo que sucedió con la empresa Econika-Obuv. El cliente para la optimización de los procesos de negocio de la organización fue nuestro gerente general, comisariada por el vicepresidente de Econika Corporation. El director de proyecto directo es el director de recursos humanos.

El proyecto consta de determinadas etapas:

• desarrollo de un modelo de procesos operativos;
• desarrollo de un modelo de procesos optimizados, que reflejaría los principales indicadores de desempeño de los distintos departamentos de la empresa;
• desarrollo de un programa de transformación, elaboración de términos de referencia para la implantación de un sistema de información corporativo;
• desarrollo de regulaciones de automatización empresarial;
• optimización comercial directa, es decir, mejora de los procesos comerciales.

¿Cómo se lleva a cabo la optimización financiera del negocio?

En la primera etapa optimización financiera del negocio, analizar la optimización del trabajo del departamento financiero de la empresa, es necesario tener un modelo de proceso actualizado que refleje la estructura y todas las operaciones realizadas por el departamento, así como los recursos materiales, tiempo y otros recursos necesarios.

El resultado de la segunda etapa La optimización financiera de un negocio sirve como material visual para analizar todo lo que está sucediendo en la empresa, indicando los momentos difíciles en el trabajo, todo tipo de riesgos, costos asociados a la repetición de deberes y responsabilidades. Para formar tal modelo, es necesario analizar la estructura organizativa y los procesos de la empresa. En esta etapa inicial, tiene lugar la selección de procesos que necesitan transformación. El responsable de la empresa puede tomar una decisión tanto sobre la transformación de los procesos de negocio, es decir, sobre su optimización, como sobre su reingeniería.

Mejoramiento negocio: transformaciones de tamaño mediano que tienen como objetivo mejorar los procesos existentes. La optimización empresarial es un procedimiento necesario si los procesos funcionan y no aportan problemas especiales y mucho daño a la empresa.

Reingeniería negocio - transformaciones fundamentales de los procesos fundamentales de la empresa. Este procedimiento implica un rechazo total de los procesos de negocio existentes para reemplazarlos por otros completamente nuevos.

El objetivo de la reingeniería es reducir drásticamente el costo de los procesos, así como los costos de tiempo, humanos y materiales. Como regla general, durante la reingeniería, se reemplazan la estructura organizativa de la empresa y las tareas realizadas. Es necesario recurrir a la reingeniería cuando es imposible realizar las actividades de acuerdo con los procesos existentes, porque esto va acompañado de pérdidas monetarias.

Después de desarrollar recomendaciones para optimización / reingeniería procesos existentes para la estandarización de otros nuevos, se están desarrollando ciertas plantillas de soluciones, cada una de las cuales consta de un proceso y una parte técnica. La parte de proceso es un conjunto de diagramas y elementos de procesos de negocio (se puede implementar en ARIS). La parte técnica es la ejecución de la parte del proceso en un sistema de información específicamente seleccionado.

El posterior desarrollo de los documentos normativos incluye la formación de normativas para diversos procedimientos y procesos, disposiciones sobre departamentos, descripciones de puestos, así como otros documentos unificados, que posteriormente serán utilizados por los especialistas del grupo de trabajo al poner en funcionamiento el sistema de información. . Es imperativo prestar suficiente atención a la calidad de la documentación desarrollada y su disponibilidad, ya que todos los empleados de la empresa deben utilizarla. No se recomienda utilizar demasiados términos técnicos en los documentos y complicar deliberadamente la descripción de los procesos.

Etapa de presentación de resultados del proyecto optimización del negocio financiero y la comparación con las metas más importantes de la empresa implica monitorear la posibilidad de lograr las metas planificadas.

Implementación directa de una plantilla de proceso empresarial financiero estándar debe asumir una fecha determinada a partir de la cual la empresa operará de acuerdo con el esquema desarrollado de acuerdo con el sistema introducido para optimizar los procesos comerciales.

Es decir, debido a la implantación de un proyecto de optimización financiera del negocio, se formará un espacio integral de contabilidad en la empresa y se evitarán absolutamente los riesgos de control interno. Como resultado, las funciones de contabilidad y generación de informes se volverán flexibles y versátiles, y la empresa obtendrá el efecto deseado de la optimización empresarial.

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Optimización empresarial para pequeñas empresas: 5 soluciones de bajo costo

1. Sistemas CRM gratuitos

Si la base de clientes de la empresa crece, entonces existe la necesidad de su automatización, cuyo propósito es recordar a los clientes los bienes y servicios, así como las promociones de la empresa. Los sistemas CRM como FreshOffice, Megaplan, AmoCRM, Bitrix24 pueden actuar como asistentes en la automatización de la base de clientes. Estos sistemas ayudan a la empresa a mantener relaciones estrechas con los clientes, regular las ventas, analizar indicadores estadísticos, implementar control remoto para la carga de trabajo de los empleados de la empresa.

Precio. Es posible cargar un número ilimitado de clientes en el sistema CRM, pero debe usar el sistema continuamente; de ​​lo contrario, si el sistema está inactivo durante más de 3 meses, su cuenta se congelará. Es posible subir hasta 7 usuarios a Megaplan de forma gratuita y hasta 5 a Bitrix24. Tenga en cuenta que la interfaz de Megaplan parece más amigable que la de otros sistemas.

1. Chat de atención al cliente de MyChat

Recomendamos utilizar una solución de optimización empresarial tan económica como el chat en línea para comunicarse con los clientes. Para desarrollarlo, no es necesario contactar con programadores profesionales. Por ejemplo, MyChat (nsoft-s.com) permite la comunicación tanto a través de una red local como a través de Internet. Puede encontrar las instrucciones de configuración en el sitio web. A través de MyChat, puede enviar notificaciones a todos los usuarios. El programa asume la división de usuarios en clientes y empleados de la empresa.

Precio. La tarifa comercial, incluidas 100 conexiones, es de aproximadamente 21.000 rublos por año. Tenga en cuenta que al realizar solo 8 transacciones de compra y venta por mes, la empresa recuperará estos costos en 1-2 meses. Para las pequeñas empresas, hay versión gratuita MyChat (hasta 20 usuarios por chat).

1. Devolución de llamada a clientes Callbackhunter o CallBaska

A través de Callbackhunter o CallBaska, un visitante del sitio web de la empresa puede solicitar una llamada para recibir una respuesta a sus preguntas. Con la ayuda de estos servicios, la organización recibe información sobre el cliente, su información de contacto y también puede evaluar la efectividad del administrador del sitio. El administrador debe devolver la llamada al cliente que dejó sus contactos dentro de 1-2 minutos desde el momento de recibir la solicitud de la llamada.

Precio. Tarifa ligera en CallBaska - 790 rublos por mes. Incluye un número ilimitado de llamadas para solicitudes enviadas, pero con un límite de tiempo (50 minutos conversacion general por mes).

1. Pago remoto ECommPay

Para mostrar la credibilidad de la empresa a sus clientes, cree una oportunidad para que paguen por los servicios directamente a través del sitio. Utilice ECommPay.com para configurar su sistema de adquisición de Internet. Este servicio está integrado con varios sistemas de pago (incluido el móvil), tarjetas bancarias, billeteras electrónicas, y también está protegido de manera confiable contra el riesgo de pagos controvertidos y no autorizados. Una ventaja definitiva: el cliente realiza un pago por adelantado por un producto o servicio.

Precio. 1.8-3.5% de cualquier transacción. Si el cliente paga el servicio en su totalidad, considere la oportunidad de darle un descuento, teniendo en cuenta el ahorro dinero en efectivo sobre el interés especificado del pago.

1. Delegar el trabajo con un botón

Si periódicamente necesita asesoramiento financiero y legal, utilice el servicio de botones (knopka.com). Ayudará en el apoyo legal del negocio y garantizará la seguridad de las relaciones con las contrapartes. El servicio resolverá los problemas de interacción con los bancos, podrá ofrecer alternativas para optimizar el presupuesto de la empresa. Además, al utilizar el servicio, puede resolver problemas como organizar negociaciones con socios comerciales, buscar especialistas, reservar boletos de avión, etc. El servicio Button le ayudará a abordar de manera competente la optimización del negocio de su empresa.

Precio. La tarifa con el número máximo de servicios es de 24,000 rublos por mes, 288,000 rublos por año. Pero, ¿el costo de este servicio es rentable para la empresa? Un contable entrante contratado le costará a la empresa 10,000 rublos, un asesor legal - 20,000 rublos, un asistente comercial - 40,000 rublos. Total, incluidos los impuestos: 100.000 rublos por mes. El importe es 5 veces la tarifa mensual del servicio Button. Hacer negocios sin contabilidad y servicios jurídicos plagado de todo tipo de sanciones y costos significativos.

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Información sobre expertos

Oleg Merkulov, Director General de Rosgosstrakh-Stolitsa, Moscú. La organización es miembro del sistema Rosgosstrakh y una de las cinco aseguradoras más grandes de la región de Moscú. Hay alrededor de 30 agencias de seguros, oficinas de ventas y 100 mini oficinas y oficinas móviles en Moscú, y 68 sucursales en la región de Moscú. Los clientes son: las empresas farmacéuticas KRKA y Bayer, la aerolínea East Line, el aeropuerto de Domodedovo, Rus-Bank JSCB, FC Rus-Capital, Ehrmann LLC, la Embajada de EE. UU. En la Federación de Rusia, Mosselprom, TTC "Ostankino", Bolsa RTS, la estación de radio "Silver Rain", la mayoría de las panaderías en la región de Moscú, etc. En total, la empresa tiene más de 10.000 clientes.

Alexander Ivanov, director ejecutivo del holding SZNK, San Petersburgo. North-Western Nonmetallic Company es todo un complejo de empresas de la industria de la construcción, que se unen en tres ramas: construcción, no metálica y hormigón. Operan en el Noroeste, Central, Privolzhsky distritos federales... La sede se encuentra en Moscú, San Petersburgo, Nizhny Novgorod. SZNK y SZNK-Beton son líderes en la producción y suministro de materiales no metálicos como piedra triturada, arena, etc., así como hormigón premezclado y morteros en el noroeste de la Federación de Rusia.

Alla Bednenko, Director de RRHH, Econika-Obuv, Moscú. Econika-Obuv es uno de los líderes en la producción de calzado de moda en el mercado ruso, un operador de red minorista en la Federación de Rusia. Más de 100 están abiertos en Rusia, Ucrania, Kazajstán tiendas de marca calzado "Econika".

Puede controlar al personal móvil mediante aplicaciones especiales

Las pequeñas empresas han aprendido más o menos cómo controlar el trabajo de la oficina y otros empleados estacionarios: se trata de varios sistemas de KPI, software espía, reuniones de scrum y verificaciones que utilizan tecnología ". Comprador misterioso”, Y buenos informes antiguos sobre el trabajo realizado. Pero en cuanto a los trabajadores de campo, es más difícil controlarlos. Vadim Zakharikov, jefe del servicio de gestión de servicios de campo de Planado, habló sobre los problemas que pueden crear los empleados móviles y cómo mejorar la eficiencia de su trabajo.

Emprendedor, cofundador del servicio de gestión de empleados de campo. Educación: Instituto de Tecnología Electrónica de Moscú (software especializado para tecnología informática y sistemas automatizados"). También es copropietario de la empresa Latera, que desarrolla el sistema de facturación Hydra.

Áreas de riesgo para la empresa,
utilizando personal de campo

En la mayoría de los casos, los trabajadores de campo realizan más o menos el mismo tipo de trabajo: instalación de equipos, reparaciones, montaje de muebles, instalación de ventanas, limpieza, etc. Al mismo tiempo, es bastante difícil para la gerencia de la empresa controlar la calidad del trabajo realizado: es imposible visitar cada objeto y la retroalimentación del cliente está lejos de ser siempre una evaluación objetiva.

Además, la mayoría de las empresas del sector de servicios de campo no tienen estándares prescritos para la resolución de problemas, el empleado móvil simplemente realiza un conjunto de acciones que, según él piensa, le permitirán lograr el resultado más rápido y mejor.

Esto da lugar a una serie de problemas: es imposible garantizar la calidad, se pueden omitir etapas importantes del trabajo, el equipo se instala "a ojo", etc. Además, la calidad del trabajo no garantiza la experiencia laboral de los empleados: tanto los principiantes como los artesanos experimentados cometen errores.

Además, a menudo son especialistas experimentados los que se esfuerzan por optimizar su trabajo, por ejemplo, excluyendo de él las etapas "innecesarias", como les parece. Luchar por la optimización es normal, pero sin el control adecuado puede provocar una interrupción de la tecnología.

Mantener un nivel adecuado de calidad del trabajo no es el único problema. No es raro que los empleados acuerden con un cliente trabajar en la empresa, pero al mismo tiempo utilizan sus materiales y equipos. Sucede que usan los recursos del empleador para resolver problemas personales (por ejemplo, viajar por sus negocios en un automóvil oficial, "shabashki" usando equipos y Suministros empresa, etc.).

Muchas empresas instalan balizas GPS en los vehículos de la empresa, lo que resuelve parcialmente estos problemas. Sin embargo, rastrean los movimientos de forma aislada de los lugares de los pedidos, lo que complica enormemente el análisis del historial de movimientos del empleado. Se necesita mucho tiempo y esfuerzo para comprender si hizo el pedido, evitó los atascos de tráfico o organizó su almuerzo temprano. Además, los trabajadores suelen utilizar vehículos personales para viajar, en los que es imposible colocar una baliza.

Los clientes también vomitan problemas: sucede que por alguna razón se van de casa sin esperar a los capataces, lo que lleva a la necesidad de remodelar toda la jornada laboral del empleado. Puedes reducir el número de traslados si le recuerdas al cliente que se reúna con el capataz cuando, por ejemplo, deja el pedido anterior.

• Por cierto, el número de transferencias es uno de los indicadores importantes de la calidad del trabajo de campo, este indicador debe ser monitoreado y asegurarse de que el porcentaje de transferencias en relación con todas las obras disminuya. Si tienes 8% o más transferencias, entonces la empresa tiene serios problemas de organización y planificación, 2-5% - estás bien, menos - organizaste todo perfectamente.

Además, los empleados a menudo tratan de hacerles la vida más fácil y acortar el tiempo de trabajo; por ejemplo, dicen que tomaron más tiempo para completar un pedido que en realidad. Como resultado, dicho empleado tiene tiempo para completar menos trabajo por día y la empresa recibe menos ganancias.

Cómo las empresas están tratando de resolver estos problemas

Una de las soluciones al problema de estandarizar el trabajo de los trabajadores de campo es una lista de verificación de tareas en papel ("lista de verificación"): después del final de cada etapa del trabajo, el empleado debe colocar "marcas de verificación" en el lugar apropiado en el mesa. Sin embargo, cuando se trabaja de forma remota, es muy difícil controlar la implementación de cada elemento; nada impide que el empleado marque la finalización de la tarea, pero no la complete.

Algunas empresas han introducido la práctica del reportaje fotográfico: requieren que un empleado tome una foto en un teléfono inteligente después de que se haya completado todo el trabajo. Pero esto tampoco siempre resuelve el problema: la calidad del trabajo no siempre es visible en la foto, hay dificultades con la transferencia de archivos a la oficina, muchos se “olvidan” de tomar una foto, etc.

Como resultado, es difícil para los empleados que monitorean la calidad detener el trabajo de baja calidad de inmediato, y cuando se revelan las deficiencias, a menudo el contratista ya recibió dinero por el pedido y abandonó al cliente.

Más manera confiable mejorar la calidad del trabajo - periódicamente "entrar en los campos" de los controladores de la empresa, a veces incluso la dirección de la empresa lo hace. Durante tales eventos, los gerentes pueden monitorear personalmente el cumplimiento de los estándares de calidad. Pero es simplemente imposible asignar un inspector a cada empleado de campo de forma continua. Esto significa que no habrá un control constante y la calidad del trabajo seguirá “flotando”.

Como puedes mejorar
calidad del trabajo de los trabajadores de campo

Es posible aumentar significativamente la eficiencia de los trabajadores de campo mediante el uso de programas especiales y aplicaciones de control. Estos sistemas, en particular, les impiden utilizar rutas subóptimas y terminar la jornada laboral antes. Además, para organizar el control, no necesita comprar equipos complejos: las capacidades de los teléfonos inteligentes y tabletas comunes serán suficientes.

Estos sistemas de control funcionan de forma sencilla: en computadoras de oficina se instala un programa especial (o se puede acceder a él a través de un navegador) y se distribuyen a los trabajadores de campo teléfonos inteligentes con una aplicación móvil instalada. Con él podrá visualizar todos los pedidos del día, hora de llegada al cliente, esencia del pedido, tiempo estimado de viaje, etc.

Al inicio del pedido, se activa la función de lista de verificación: el empleado debe realizar acciones secuencialmente marcando las casillas de verificación en la aplicación. No puede saltar los puntos: una notificación de infracción aparecerá inmediatamente en el monitor del empleado controlador en la oficina. Una vez finalizado el trabajo, se envía un reportaje fotográfico a la oficina utilizando la misma aplicación.

Por lo tanto, el propietario de la empresa, el jefe del departamento de trabajo de campo o un empleado-controlador pueden monitorear en línea la calidad de los servicios prestados e informar inmediatamente al contratista sobre lo que está haciendo mal. La inevitabilidad del castigo no permitirá que los empleados trabajen descuidadamente y reduzcan la calidad.

El control sobre el movimiento de los empleados es importante para las empresas, por lo que los programas de control suelen estar integrados con los servicios de mapas. Por ejemplo, los gerentes pueden rastrear los movimientos de sus empleados en línea; nadie podrá tomar una ruta subóptima para resolver sus asuntos en el camino. Así es como se ven los movimientos de los empleados en un mapa en una aplicación de escritorio.

Si hablamos de las cifras del aumento de la eficiencia del uso de programas y aplicaciones para controlar a los empleados, podemos citar estadísticas de Estados Unidos y Rusia. Por lo tanto, según McKinsey, una de las compañías de cable estadounidenses al usar tales herramientas aumentó el número de pedidos completados para la instalación de equipos en un 80%. Esto, a su vez, ha supuesto una reducción del 30% en el tiempo de espera del instalador.

También se han obtenido buenos resultados en el mercado ruso. Entonces, según nuestros datos, la implementación del servicio de gestión de empleados de campo Planado, en promedio, da un aumento en su productividad laboral en un 31%.

Además, hay otro efecto interesante de la implementación del software de control de personal: los empleados que intentan resistir el control “emergente”: cubren la lente con la mano al tomar fotos, apagan el GPS en el teléfono inteligente, etc.

Dichos empleados son perjudiciales para la empresa: no piensan en un buen trabajo, sino en cómo una vez más no se esfuerce ni engañe al líder. Qué hacer con tales empleados: cada gerente decide por sí mismo, pero, en cualquier caso, sus intentos de "engañar" no pasarán desapercibidos.

No todo empresario entiende que su negocio no son solo los clientes, sino también su equipo. Después de todo, si no hay un equipo que trabaje directamente con los clientes, entonces no habrá clientes. Además, la gente suele acudir a una empresa para ver a un determinado gerente. Entonces, cómo organizar el trabajo del departamento de ventas para que todo el equipo trabaje en armonía para un resultado común. ¡Hablaremos de esto en nuestro artículo!

Cómo organizar un departamento comercial desde cero

1. El jefe del departamento de ventas. Para organizar el trabajo de un departamento de ventas desde cero, deberá encontrar un gerente experimentado o alguien que pueda convertirse en líder y organizar el trabajo de todo el departamento. Es el gerente quien llevará a cabo la contratación de personal y el control sobre el trabajo de sus subordinados.

2. Materiales. El gerente también preparará todos los materiales necesarios para los nuevos empleados: información sobre la empresa, objeciones típicas de los clientes, materiales sobre el producto de la empresa, etc.

3. Analítica. Para crear un departamento de ventas desde cero y organizar su trabajo, el gerente deberá realizar un seguimiento de los KPI de cada empleado y del departamento en su conjunto para ver la dinámica del desarrollo del departamento de ventas.

Es tan fácil de ver lados débiles Departamento a mejorar. Cada empleado debe mantener su propio documento de informes, que refleja el número de llamadas a los clientes, el número de ventas, la conversión del trabajo del gerente.

Y para aumentar las cifras, utilice las siguientes herramientas y recomendaciones de gestión de ventas.

Gestión eficaz del departamento de ventas

1. Portafolio de principiantes. Cuando una nueva persona llega a la empresa, es importante que se integre orgánicamente en el equipo, lo antes posible ahonde en la esencia del asunto y comience a vender. Por lo tanto, debe crear una cartera de este tipo para un principiante, en la que habrá todos los materiales necesarios para estudiar: información sobre la empresa, sobre el producto de la empresa, objeciones típicas de los clientes y respuestas a estas objeciones, ejemplos de negociaciones con los clientes, un documento de reporte para un gerente, una descripción del trabajo, aquí también puede agregar la misión de la empresa y sus objetivos.

2. Reuniones periódicas. Si desea crear una fuerza de ventas poderosa, es importante que esté al tanto de todo lo que está sucediendo. Por lo tanto, mantenga reuniones periódicas con el departamento de ventas, al menos una vez al mes, discuta los próximos eventos, lanzamientos y escuche a los gerentes.

Quizás tengan algunos problemas locales que requieran su participación. Después de todo, nadie conoce su producto o servicio mejor que usted, y nadie puede venderlos mejor que usted. Enseñe a los gerentes a hacer esto. Las reuniones periódicas aumentarán la motivación de los gerentes, lo que solo tendrá un impacto positivo en el resultado.

3. Llamadas matutinas. Realice reuniones matutinas para averiguar qué planes y metas para el día se han fijado los gerentes y qué tareas deben resolver. Esto le ayudará a planificar su día y sus resultados.

4. Utilice un sistema CRM. Para rastrear la efectividad y actividad de cada gerente, configure un sistema CRM, que reflejará todas las acciones para el departamento, así como también registrará los resultados para cada cliente.

Aquí puede rastrear el trabajo con cada cliente individualmente, el plan de llamadas y reuniones con el cliente, ver las objeciones de los clientes y escuchar las llamadas de los gerentes. Bitrix24, Trello, Megaplan se pueden utilizar como sistema CRM. El sistema CRM le ayudará a establecer trabajo correcto Departamento de ventas. Aquí asignará tareas a los gerentes y hará un seguimiento de su progreso.

5. Lluvia de ideas. Cuando construya un departamento de ventas eficaz, un día se dará cuenta de que sus empleados saben más sobre su negocio que usted, ¡porque se comunican constantemente con sus clientes! Por lo tanto, realice sesiones periódicas de intercambio de ideas con los gerentes para obtener nuevas ideas para mejorar el desempeño de la empresa.

6. Crear un sistema de incentivos y motivación para los gerentes. La gestión del departamento de ventas no es fácil, porque necesita poder encontrar un enfoque para cada empleado y comprender qué motivación es especialmente importante para él. Alguien necesita aliento en forma de elogio, a alguien le gusta participar en concursos para determinar mejor gerente meses y obtén bonificaciones, ¡pero el dinero motiva a todos!

Por lo tanto, será genial crear un sistema de motivación en el que las personas se esfuercen por hacer más ventas. Y para ello no tienes que patearlos constantemente. Solo saben que después de completar una cierta cantidad, recibirán bonificaciones.

7. Estudie las llamadas de los gerentes. Los registros de llamadas pueden mostrarle puntos débiles gerentes, en algún lugar el gerente malinterpretó al cliente, en algún lugar carecía de resistencia al estrés y en algún lugar el cliente parecía estar listo para comprar, pero el gerente no era lo suficientemente competente para llevar al cliente al trato. Estas cosas se pueden discutir en las reuniones de planificación, en las reuniones generales y ayudar a los gerentes a afrontar esos momentos.

8. Enseñe. Cuando encuentre nueva información sobre ventas o tome un curso, asegúrese de compartir estos consejos con los gerentes y educarlos. Verá por sí mismo cuánto más fuerte se volverá su equipo.

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9. Esté siempre en contacto con los gerentes de ventas. Se necesita mucho trabajo para organizar una fuerza de ventas eficaz, pero es importante estar siempre cerca de sus empleados, así que manténgase en contacto. Es probable que los gerentes jóvenes que no tienen suficiente experiencia en negociaciones hagan docenas de preguntas, y lo principal para ellos es obtener respuestas y su ayuda de manera oportuna. ¿Estás interesado en las ventas? ¡Entonces ayúdalos! Habrá muchos menos errores, verá.

10. Cree historias de empresa para el departamento de ventas. Respondiendo a la pregunta "¿Cómo organizar correctamente el departamento de ventas?", Debe preparar materiales no solo para los gerentes recién nombrados, sino también para aquellos que han estado con usted durante mucho tiempo en el equipo.

Los empleados deben saber qué hay de nuevo en la empresa, qué nuevos productos están surgiendo y en qué se han interesado más los clientes. Por lo tanto, los materiales para los empleados deben contener enlaces a los principales productos de la empresa, descripciones de los bienes, objeciones de los clientes y respuestas competentes a los mismos. Los materiales siempre deben reponerse para que los errores no se repitan en situaciones similares.

En primer lugar, el departamento de ventas debe ser consciente de lo que está cambiando en la organización, ¡porque son la cara de la empresa!

El departamento de ventas adecuado no es una utopía, y se basa en 3 pilares: un sistema competente de motivación de los empleados, formación de los directivos y análisis de la eficacia del departamento.

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Para hacer esto, necesita implementar una herramienta como una lista de verificación para un vendedor. Por lo tanto, lea el artículo "Lista de verificación del gerente de ventas" ahora mismo.

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En 1915, Albert Einstein presentó su brillante y revolucionaria teoría de la relatividad. A lo largo de tres años antes de esto, se dedicó por completo a la creación de esta teoría, sin distraerse con nada más.

No te estoy animando a que pases tres años creando un proyecto, pero este método de enfoque es realmente eficaz.

Era pequeña excursión en el pasado, y ahora pasemos a las realidades modernas: hoy la tendencia a “hacer menos” se ha vuelto bastante popular. Como sugiere el nombre, esta área engloba técnicas que pueden utilizarse para lograr mejores resultados con menos esfuerzo.

1. Ley de Pareto o principio 20/80

V vista general este principio se formula de la siguiente manera: el 20% de los esfuerzos dan el 80% del resultado, y el 80% restante de los esfuerzos, solo el 20% del resultado. La Ley 20/80 es de aplicación en casi todos los ámbitos de la vida. Por ejemplo, según esta ley, el 20% de los delincuentes cometen el 80% de los delitos.

Saber cómo utilizar la Ley de Pareto correctamente te ayudará no solo en tu vida profesional, sino también en tu vida diaria. Este es un pequeño truco útil que puede ayudarlo a predecir el resultado. Por ejemplo, si eres una persona extrovertida, lo más probable es que tengas muchos amigos. Piense en cuál de estas personas acudirá en su ayuda en situación difícil... Probablemente, habrá pocos de ellos, solo algo alrededor del notorio 20%. Vale la pena tomar nota de esto y tratar de mantenerse en contacto con este 20%, en lugar de perder el tiempo con amigos virtuales.

Cómo funciona

De acuerdo con la ley de Pareto, debe realizar todas las tareas sin importancia cuando su productividad es baja. Por ejemplo, muchas personas, tan pronto como llegan a trabajar por la mañana, no pueden involucrarse inmediatamente en el proceso de trabajo. Necesitan charlar con sus colegas, tomar una taza de café o hacer otra cosa que les ayude a estar de humor para trabajar.

Solo entonces podrán trabajar de forma productiva. Es importante priorizar las tareas laborales. Trate de completar las tareas importantes en un momento del día en el que su rendimiento esté en un nivel alto.

2. Tres tareas importantes

Muchas personas crean una lista de tareas pendientes para ayudar a mantener organizado su flujo de trabajo. Por supuesto, en el siglo XXI ya nos hemos alejado de escribir los próximos asuntos en papel, para ello contamos con teléfonos inteligentes y computadoras.

Le sugiero que siga una regla simple: tómese cinco minutos cada mañana para escribir sus tres tareas más importantes del día. Luego, concentre todos sus esfuerzos en completar esta breve lista.

Es una gran alternativa a las interminables listas de tareas pendientes que normalmente nos encanta escribir. A quién estamos engañando, porque ni siquiera una semana será suficiente para ellos, y mucho menos un día. Concéntrese en estas tres tareas principales y si tiene tiempo para completarlas antes de tiempo entonces puedes empezar a hacer otra cosa.

Este hábito simple pero poderoso puede aumentar su productividad.

3. Haz menos filosofía

La filosofía Do Less es muy popular en la realidad actual. Diferentes autores sugieren diferentes enfoques. Por ejemplo, Mark Lesser escribió Achieve More With Less, basado en el budismo zen.

Su manifiesto de “hacer menos” comienza refutando la afirmación de que la reducción de la carga de trabajo hace que los empleados se vuelvan perezosos e impacta negativamente en su productividad. Cuando completamos menos tareas, podemos disfrutar de nuestros logros.

Mark Lesser recomienda tomarse unos minutos durante su jornada laboral para meditar. Esto nivela su respiración, recuperará sus sentidos, aliviará el estrés y podrá concentrarse mejor en la tarea en cuestión.

No olvide priorizar. Realice primero las tareas importantes y luego pase a las de baja prioridad. No te sobrecargues gran cantidad Tareas: es mejor hacer menos, pero con calidad y con gusto, que hacer más, pero sin entusiasmo.

4. Técnica del tomate

La técnica del tomate fue sugerida por Francesco Cirillo. La técnica se llama tomate porque su autor utilizó originalmente un temporizador de cocina con forma de tomate para medir el tiempo.

La metodología se basa en el principio de trabajar durante 25 minutos en una tarea específica sin interrupción, pero después de eso es imperativo tomar un descanso.

Cómo funciona

1. Mire su lista de tareas y seleccione las tareas de mayor prioridad de ella.
2. Luego, configure el temporizador en 25 minutos y comience a trabajar sin distracciones hasta que escuche el pitido del temporizador. Cada período de tiempo de 25 minutos se llama "tomate".
3. Luego, tómese un descanso de cinco minutos y vuelva a encender el temporizador.
4. Después de cuatro "tomates" (es decir, cada dos horas), tome un descanso más largo de 15 a 20 minutos.
5. Si su tarea requiere más de cinco "tomates", se puede dividir en varias partes.

Esta técnica le ayuda a trabajar en tareas de mayor prioridad, mejora el enfoque y le ayuda a concentrarse mejor.

5. El mito de la multitarea

La multitarea no nos hace más productivos en absoluto, es un mito. De hecho, cuando nos concentramos en muchas tareas al mismo tiempo, tiene un impacto negativo en nuestra productividad y concentración.

No importa qué tan bien se acostumbre a la multitarea, su productividad será mucho menor que si optara por concentrarse de principio a fin en una sola tarea.
David Meyer, profesor de la Universidad de Michigan

Solo es posible realizar de manera eficiente varias tareas simultáneamente en algunos casos especiales. Digamos que cuando haces algo automáticamente, por ejemplo, caminas y hablas al mismo tiempo. Caminar es una actividad automática y no requiere que se concentre en ella. Una parábola muy conocida ilustra bien esto:

Una vez una hormiga se encontró con un ciempiés en un sendero del bosque, que alegre y serenamente corrió hacia él. La hormiga le preguntó al ciempiés: “¿Cómo mueves tus 40 patas con tanta destreza? ¿Cómo te las arreglas para moverte con tanta facilidad y rapidez? " El ciempiés pensó por un momento y ... ¡ya no podía moverse!

Si desea ser más productivo en las tareas asignadas, es mejor concentrarse en una tarea, completarla de principio a fin y solo luego pasar a otras.

6. Dieta informativa

Hoy en día, sobrecargar tu cerebro con información es tan fácil como sufrir un golpe de calor en el desierto del Sahara. E incluso los síntomas son similares: alteración del sueño, atención distraída y reacción retardada. Nuestro cerebro está sobrecargado con ruido de información. En el mundo moderno, la gente busca constantemente noticias, aunque ya están en todas partes a nuestro alrededor.

En este caso, Timothy Ferris, autor del libro Cómo trabajar cuatro horas a la semana y al mismo tiempo no andar en la oficina "de llamada en llamada", para vivir en cualquier lugar y hacerse rico ", aconseja a la gente que" vaya en un dieta de información ". Piensas que todo te importa de verdad correos electrónicos, blogs, periódicos y revistas que lees? ¿Realmente necesitas pasar tanto tiempo en las redes sociales y la televisión?

Trate de obtener la menor cantidad de información completamente innecesaria para usted al menos durante una semana y vea cómo esto afecta su productividad.

7. Vivir según lo programado

Pregúntale a cualquiera persona exitosa cuando se despierta y es más probable que oiga que se levanta temprano. Es bastante sencillo: no hay muchas distracciones por la mañana, por lo que podemos concentrarnos en nuestras prioridades.

Recuerda que hay tiempo para descansar y hay tiempo para trabajar. Dibuja líneas claras entre uno y otro. Empiece por detener su negocio tan pronto como sienta la necesidad de descansar.

Es mejor vivir con un plan que sin él.

La ley de Parkinson establece que "El trabajo ocupa el tiempo asignado". Esto significa que si, por ejemplo, decide que redactará un informe en una semana, lo estará escribiendo toda la semana. La ley de Parkinson es especialmente aplicable a las cosas que no nos gustan y que no tenemos deseos de hacer. Muchos de nosotros tendemos a extender los casos tanto como sea posible. Pero si encierra cada tarea en una caja rígida, le permitirá tratar los casos de manera mucho más eficiente. Cuando tienes fechas límite, intentas hacer todo a tiempo, así que esta es una gran motivación.

¿Qué hacer cuando el personal tiene personal, pero no da los resultados esperados? Hay una solución al problema y muchas empresas ya han comenzado a aplicar la metodología Six Sigma en situaciones similares.

Six Sigma es una metodología y un conjunto de herramientas que le permiten analizar flujos de trabajo e impulsar avances.

Como una hoja de ruta, esta técnica conduce a la solución de fallas en los procesos comerciales. Six Sigma le ayuda a ver los problemas desde la perspectiva del cliente y a resolverlos.

Gracias a esto, los clientes notan rápidamente la diferencia, lo que tiene un efecto positivo en resultados financieros compañías. Esta técnica es especialmente popular si la empresa tiene la tarea de ir al nivel mundial para cumplir con los requisitos de gestión de la calidad.

Six Sigma es una metodología para eliminar defectos en cualquier proceso de fabricación, desde la fabricación de un "producto" hasta el servicio a los clientes.

El término Six Sigma es un parámetro estadístico, implica el análisis de 3 cantidades:

Variable aleatoria (calidad del proceso de trabajo);
desviación estándar (defectos permisibles en el trabajo);
promedio (tasa promedio de defectos en una actividad en particular).

Para empezar a trabajar en este método, es necesario determinar estos valores en el proceso empresarial de la organización.

La idea principal de la técnica es reducir la desviación estándar utilizando varias herramientas de gestión del flujo de trabajo.

Implementación de la metodología Six Sigma

La implementación de la metodología se realiza por etapas, de un nivel de gestión a otro. Para implementar el proyecto de implementación de la metodología Six Sigma, se forma un grupo responsable, se convierte en un eslabón clave en este proceso.

El grupo generalmente incluye:
1. Gerentes o propietarios de empresas: promover la implementación de la metodología y brindar todas las condiciones necesarias.

3. Gerente de nivel medio: elabora un programa de desarrollo para un proyecto específico y capacita a su gente (especialista líder y especialista ordinario).

4. Especialista senior / líder: responsable de la implementación de nuevas y optimización en tareas específicas estrechas. Analiza la mejor manera de realizar la tarea y puede ofrecer opciones para su implementación. Por lo general, este miembro del grupo informa al gerente intermedio mencionado anteriormente.

5. Especialista: implementa las tareas asignadas, es responsable de la calidad de implementación en el marco del proyecto.

El trabajo del grupo se puede dividir a grandes rasgos en 4 etapas:

1. Establezca metas de mejora. La investigación de la base de clientes ayuda en este asunto. Es importante que los consumidores de productos o servicios determinen el nivel de calidad del trabajo que necesitan (seguridad, costo, velocidad de entrega, Servicio de mantenimiento etc.).

2. Identificar en el modo de funcionamiento actual de la empresa los procesos de suma importancia y no significativos para el cliente. En el futuro, será necesario deshacerse de este último.

3. Elija un conjunto de herramientas para mejora rapida indicadores.

4. Involucrar al personal en el trabajo en equipo. De hecho, el resultado de usar Six Sigma será bueno solo con la participación de todo el equipo, con su voluntad de mejorar, crecer y mejorar.

Métodos Six Sigma

Los métodos Six Sigma se pueden dividir aproximadamente en 3 grupos: mejora el sistema existente trabajar, crear un nuevo sistema y gestionar el trabajo.

La mejora del sistema de trabajo existente se implementa a través de cinco métodos secuenciales:

1. Determinar el equipo responsable del proyecto 6 Sigma y la problemática con la que trabajará. Este grupo debe tener metas claras, debe tener la autoridad para lograrlas y ser responsable del resultado.

2. Medición de procesos existentes. El equipo responsable evalúa cómo este momento las tareas se implementan, recopila datos y hace suposiciones sobre posibles razones desviaciones en la resolución de problemas.

3. Análisis de las desviaciones identificadas. Durante esta etapa, el equipo verifica las desviaciones, busca sus causas y selecciona métodos para eliminarlas.

4. Mejora del rendimiento. Este paso implica el desarrollo e implementación de medidas destinadas a mejorar los procesos de trabajo, los sistemas y enfoques existentes. Esto puede incluir capacitar al personal, introducir nuevos métodos de trabajo, compartir experiencias e implementar nuevos métodos seleccionados en el paso anterior.

5. Control. En esta etapa, se están estandarizando los procesos mejorados. Los especialistas responsables del proyecto monitorean constantemente la calidad de las tareas que se implementan. Su objetivo es detectar posibles inconsistencias e indicar la forma de corrección.

Creación de un nuevo sistema de trabajo:

Para crear un nuevo sistema, el trabajo se centra en adelantarse a las expectativas de los usuarios y prevenir posibles fallos. La implementación de los métodos pasa por los mismos pasos, pero su propósito cambia:

1. Determinación del equipo responsable del proyecto para crear nuevos flujos de trabajo. El equipo debe tener autoridad y responsabilidad. Lo primero que hacen es formular las metas del nuevo sistema de trabajo.

2. Medida. La tarea del equipo es determinar los parámetros mediante los cuales será posible juzgar el éxito de las nuevas tareas y el logro de los objetivos establecidos en la primera etapa.

3. Análisis. En esta etapa, se desarrollan y analizan los algoritmos correctos para realizar nuevas tareas.

4. Mejora. La etapa implica la creación de instrucciones detalladas para procesos nuevos o mejorados, explicaciones y su implementación.

5. Control. El equipo responsable del proyecto realiza un control sistemático sobre la implementación de las tareas. El objetivo es evaluar la calidad del trabajo, inculcar los algoritmos correctos para las acciones al resolver nuevos problemas y evaluar la viabilidad de los objetivos establecidos.

Gestión de sistemas de trabajo

La gestión de los sistemas de trabajo es uno de los hitos críticos implementación de la metodología Six Sigma. Como regla general, para lograr los objetivos, la empresa mejora simultáneamente los viejos sistemas de trabajo e introduce otros nuevos. Es por eso que la gestión de estos procesos juega un papel primordial.

1. El primer paso para resolver el problema de gestión - formación la lista de requisitos. Se forman sobre la base de ideas sobre el resultado del trabajo de los propietarios de empresas y usuarios finales.

3. Cuando se definen los indicadores, es necesario analizar los procesos mediante los cuales se lograron. Esto ayuda a delinear opciones para mejorar el sistema de gestión.

4. El control se logra monitoreando la calidad de las tareas realizadas y corrigiendo su implementación de acuerdo con los requisitos seleccionados.

Herramientas Six Sigma

En cada organización, en función de sus actividades, se selecciona una lista individual de herramientas para analizar y evaluar la calidad del trabajo, ya que si no se realizan mediciones sistemáticas, es imposible rastrear y gestionar la dinámica.

Como base para las mediciones, puede tomar herramientas prefabricadas o modificar algo usted mismo. Por el momento, 6 Sigma ofrece muchas herramientas para ayudarlo en cada etapa de su proyecto de optimización.

Ejemplos de herramientas:

Ayudan a evaluar la dinámica de cambios en los indicadores de un producto o servicio. Para aclarar el análisis, el gráfico indica la parte superior y límites inferiores cambios permitidos, así como el promedio.

Las coordenadas en el gráfico se pueden indicar mediante indicadores individuales de cualquier parámetro o su suma (el valor que todos tenían al mismo tiempo). Gráficos de líneas le permiten evaluar cómo han cambiado los procesos en determinados intervalos, de modo que puede elegir los métodos de trabajo y gestión más eficaces.

Análisis de errores.
El método permite evaluar cómo los problemas de producción afectan al consumidor final. V en este caso Se analizan las causas y consecuencias de los errores.

Puede tomar la tabla como base para el análisis:

La tabla se puede complementar con columnas para ejecutantes, evaluación de defectos, etc. El número de columnas se determina individualmente para la organización. El método le permite anticipar la probabilidad de errores futuros y determinar qué procesos deben optimizarse.

Está construido en columnas, cada una de las cuales corresponde a un error, y la altura refleja la frecuencia de su aparición. Este diagrama le ayuda a priorizar la resolución de problemas, el desarrollo y la formación del personal. Como muestra la práctica y confirma el principio de Pareto, el 20% de las acciones erróneas conducen a una pérdida del 80%.

Diagrama de árbol.

Le permite sistematizar las causas de los fallos. Es más eficaz utilizar comandos después de una lluvia de ideas sobre el tema "Causas de los problemas en el trabajo". Muestra la interconexión de causas, su jerarquía, lo que ayuda a encontrar la raíz del problema y no a luchar contra la cima.

El conjunto de herramientas de la técnica es grande y las opciones descritas son solo una pequeña parte de las herramientas más populares de una gran lista. En cada campo de actividad, las herramientas se complementan, modifican y esta lista irá creciendo constantemente.

Ahora la metodología de desarrollo Six Sigma está ganando cada vez más popularidad, permite a las empresas ingresar a un nuevo nivel de calidad de trabajo y así reducir costos, eliminar procesos ineficaces e implementar procedimientos que conducen a mejores resultados. La implementación requiere profesionalismo y herramientas para que un método funcione de manera efectiva, por lo que las organizaciones especializadas ofrecen programas de capacitación y certificaciones para dominarlo.