Antes de comenzar a trabajar utilizando la caja registradora en línea, el cajero-operador recibe:
- llaves de la caja registradora, del accionamiento del cajero automático y del cajón de dinero;
- consumibles necesarios: cintas de verificación y control, cintas para un dispositivo de impresión, productos de limpieza, etc.;
- cambiar monedas y billetes.
Luego el cajero-operador deberá generar un informe sobre la apertura del turno. La caja registradora en línea enviará automáticamente este informe al operador, si el cheque es positivo, la caja registradora recibirá la confirmación. Posteriormente, se puede proceder a acuerdos con los compradores (cláusulas 2, 3, artículo 4.3 de la Ley de 22 de mayo de 2003 No. 54-FZ).
Al realizar liquidaciones con cada cliente, el cajero-operador está obligado a:
- determinar el monto total de la compra de acuerdo con las indicaciones del indicador de la caja registradora y comunicarlo al comprador;
- recibir dinero, indicar claramente su monto y entregar este dinero por separado al comprador;
- realizar una operación a través de una CCP en línea por el monto recibido;
- indique el monto del cambio adeudado y entrégueselo al comprador junto con un cheque o formulario estricta responsabilidad.
Hay dos opciones para emitir un cheque o un formulario de responsabilidad estricta.
Primero, en papel.
En segundo lugar, en formato electrónico. El cheque no se imprime en papel, sino que se envía al número de teléfono del suscriptor o al correo electrónico del comprador. Esto es posible si el comprador ha proporcionado dicha información antes del momento de la liquidación.
Al final del turno, antes de la llegada del cobrador, el cajero-operador genera un informe sobre el cierre del turno en la caja registradora. La CCP en línea enviará automáticamente este informe al operador de datos fiscales.
Si la organización es pequeña (con una o dos cajas operativas), el cajero-operador entrega el dinero directamente al cobrador.
Después de recibir los ingresos y la ejecución de los documentos, el cajero realiza el mantenimiento general del cajero automático, lo desconecta de la red y lo cierra con una tapa. Además, el cajero entrega las llaves del cajero automático y de la cabina de efectivo al jefe de la organización (su adjunto, jefe de sección) para que las guarde contra recibo.
nota
Las cajas registradoras en línea no requieren Mantenimiento según el principio de las antiguas cajas registradoras. Las cajas registradoras en línea y los accionamientos fiscales deben repararse en centros especializados (por ejemplo, en el fabricante de la caja registradora).
¿Qué detalles contienen el recibo de caja y el BSO?
Los requisitos para los detalles obligatorios y un formulario de informe estricto se enumeran en el artículo 4.7 de la Ley N ° 54-FZ.
Así, en el cheque que emite la caja online se debe indicar lo siguiente:
- lugar (dirección) del acuerdo;
- el sistema tributario que se aplica en el cálculo;
- signo de cálculo:
- recibo de dinero del comprador (cliente) - ingresos;
- devolución al comprador (cliente) de los fondos recibidos de él - devolución de ingresos;
- emisión de dinero al comprador (cliente) - gasto;
- recibo de fondos del comprador (cliente) que se le entregó - devolución de gastos;
- nombre de los bienes, obras, servicios, pago, pagos, su cantidad, precio unitario incluyendo descuentos y recargos, costo incluyendo descuentos y recargos, indicando el tipo del IVA. Los empresarios individuales y la USN, ESHN o UTII (excepto aquellos que vendan bienes sujetos a impuestos especiales) no podrán indicar el nombre de los bienes (trabajo, servicios) y su cantidad hasta el 1 de febrero de 2021 (cláusula 17, artículo 7 de la Ley Federal). de 3 de julio de 2016 ciudad No. 290-FZ);
- el importe del cálculo con una indicación separada de los tipos y importes del IVA a estos tipos. La excepción son los que no pagan el IVA o los pagadores que venden bienes que no están sujetos al IVA;
- forma de pago (efectivo o medio de pago electrónico);
- el cargo y apellido del cajero que emitió el recibo de efectivo o lo emitió al comprador (cliente) (excepto para liquidaciones en línea);
- la dirección del sitio web del organismo autorizado en Internet, donde se puede comprobar la autenticidad del cheque;
- número de teléfono o dirección Correo electrónico el comprador (cliente), si solicitó enviarle un cheque en formato electrónico, o una dirección de Internet donde pueda obtener dicho cheque;
- dirección de correo electrónico del remitente del recibo de efectivo (formulario de responsabilidad estricta) en formato electrónico, si el recibo de efectivo (formulario de responsabilidad estricta) se transfirió al comprador en formato electrónico.
Según el Servicio de Impuestos Federales, un vendedor que utiliza una caja registradora en línea y recibe un pago por adelantado del comprador también debe emitirle un recibo de caja con el requisito de "pago por adelantado". Y después de la liquidación final, utilizando el anticipo previamente transferido, emita un recibo de efectivo con la "compensación de anticipo" requerida (carta del Servicio Federal de Impuestos de Rusia del 11 de noviembre de 2016 No. AS-4-20 / 21345@).
Todos los detalles de un cheque en papel deben ser claros y fáciles de leer durante al menos seis meses a partir de la fecha de emisión del cheque (cláusula 8, artículo 4.7 de la Ley N ° 54-FZ).
nota
Las cajas registradoras en línea no cancelan el uso de formularios de informes estrictos. Sin embargo, a partir del 1 de julio de 2018, es necesario formar una BSO no de forma tipográfica, sino únicamente a través de cajas registradoras (cláusula 8, artículo 7 de la Ley Federal de 3 de julio de 2016 No. 290-FZ).
Responsabilidad por la no utilización del PCC
La responsabilidad por la falta de uso del PCC está establecida en el artículo 14.5 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia.
El monto de la multa depende de los ingresos que no se registraron a través de caja (parte 2 del artículo 14.5 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia). Así, por no utilizar el PCC se le impondrá una multa:
- oficial: por un monto de 1/4 a 1/2 del monto no contabilizado, pero no menos de 10,000 rublos;
- organización: de 3/4 a una cantidad del monto de la compra "ininterrumpida", pero no menos de 30,000 rublos.
La falta repetida de uso de las cajas registradoras será castigada con mayor severidad sólo si el monto de las liquidaciones "por caja registradora" ascendió a 1.000.000 de rublos o más (parte 3 del artículo 14.5 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia).
Un funcionario puede ser inhabilitado por un período de uno a dos años y la actividad de un empresario individual y de una organización puede suspenderse por un período de hasta 90 días.
Responsabilidad por el uso de PCC que no cumplan requisitos establecidos, o el uso de equipos de caja registradora en violación del procedimiento para su registro, reinscripción y solicitud es válido a partir del 1 de febrero de 2017 (parte 4 del artículo 14.5 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia).
Es imposible imaginar el comercio sin caja registradora. Los intereses de los compradores y las peculiaridades de los procedimientos fiscales del Estado requieren control sobre el proceso comercial, para lo cual se necesitan cajas registradoras. La eliminación de estos pedidos en el futuro no está prevista; además, la política fiscal en Rusia es últimos años se vuelve más difícil, aumenta el papel de las cajas registradoras. Esto se explica por el hecho de que la economía de mercado está reemplazando a la antigua economía soviética y el sector no estatal está creciendo. Las cajas registradoras son una de las principales herramientas del Estado para controlar los ingresos de la población y, en consecuencia, el pago de impuestos. ¿Cómo funciona una caja registradora?
¿Qué es una caja registradora?
La caja registradora es un modelo de equipo de oficina, cuya actividad está estrictamente limitada por la Ley Federal No. 54 de 2003. Este es el principal documento legal mediante el cual el poder estructuras financieras comprobar el proceso de liquidación de un empresario con sus clientes.
La característica más importante de las cajas registradoras (cajas registradoras) es el principio de su funcionamiento, que permite a las autoridades fiscales ejercer el control. Estamos hablando de la presencia en los dispositivos de una memoria fiscal, cuya entrada está cerrada mediante contraseña. El código de prohibición solo es familiar para los empleados de la estructura tributaria, por lo que el empresario no puede convertir de forma independiente la información registrada en la caja registradora.
La reparación de cajas registradoras se lleva a cabo en organizaciones especializadas que cuentan con permiso del estado. Pero puedes elegir e instalar el dispositivo tú mismo.
Caja registradora clásica
La caja registradora Mercury 112 se ha ganado un lugar en el mercado por su sencillez y utilidad. Un poco más tarde se presentó otro desarrollo: "Mercury 115". El orden de trabajo en el nuevo dispositivo era antiguo, pero las dimensiones disminuyeron, se hizo posible trabajar con una batería y no desde la red, la nueva impresora hizo posible recibir cheques en una cinta más espaciosa. "Mercury 115" se ha convertido casi en una caja registradora del pueblo. Las tiendas de la capital están equipadas en un 90% con el dispositivo más fiable y demandado en la actualidad.
Luego vino la caja registradora "Mercury 140". El dispositivo tenía una gran funcionalidad, una pantalla ancha, pero el costo del dispositivo resultó ser demasiado alto.
Entre los tipos presentados de cajas registradoras, merece atención el último dispositivo de esta serie: Mercury 180K. Se conservaron todas las funciones integradas en modelos anteriores y, además, el modelo recibió unas dimensiones mínimas récord. Esta caja cabe fácilmente en la palma de tu mano. A ella le gustaban los empresarios cuyas actividades se encontraban en el campo del negocio móvil. El dispositivo se fijó fácilmente en el cinturón y se pudo poner rápidamente en funcionamiento. ¿Cómo funciona una caja registradora?
Instrucción
El principio de funcionamiento del dispositivo simplifica al máximo el trabajo del cajero con dinero. ¿Cómo funciona una caja registradora? El cajero simplemente ingresa el monto de la compra, o este indicador se calcula automáticamente después de escanear los códigos de barras de todos los productos y presionar la tecla correspondiente. Al pagar en efectivo, se abre una caja para emitir cambio; al pagar a través de un terminal, el dispositivo transmite datos a un terminal bancario, con la ayuda del cual se realiza el pago.
¿Quién está temporalmente exento de la caja registradora según la nueva versión de la Ley Federal No. 54?
A pesar de la rigidez del Estado con la que controla los ingresos de los empresarios, existe toda una categoría de personas y organizaciones que, hasta hace poco, no podían utilizar las cajas registradoras. Se trata de empresarios individuales y organizaciones que utilizan UTII, empresas que operan con un sistema tributario simplificado, empresarios individuales que utilizan el sistema tributario de patentes.
Las personas enumeradas no pudieron comprender el funcionamiento de la caja registradora y llevar los informes habituales en papel.
Cambios de tiempo
En 2016, se adoptó una nueva versión de la Ley Federal No. 54, que redujo el número de "beneficiarios". En particular, todas las estructuras comerciales anteriores y varias otras organizaciones designadas por la ley, del 1.07. En 2018 debería instalarse una caja registradora, además, con la posibilidad de transferir datos de cheques online. Esto es necesario para controlar las transacciones de liquidación y efectivo por parte de la estructura tributaria.
Cajas en línea
¿Cómo funciona una caja registradora en línea? Según la nueva versión de la Ley nº 54, pronto todo el comercio del país debería pasar al uso de cajas registradoras en línea. Caja registradora de una nueva muestra:
- crea un código QR y un enlace en el cheque,
- envía copias electrónicas de cheques a OFD y a los clientes,
- tiene un impulso fiscal en el caso,
- Funciona sin dificultad con OFD acreditados.
Todos los enfoques para las cajas registradoras en línea se indican en las instrucciones para las cajas registradoras. Estos estándares son estrictamente obligatorios para trabajar con cualquier caja registradora desde 2017. Una caja registradora en línea no siempre es una caja registradora completamente nueva. Todo podría ser mucho más sencillo. Después de todo, existen varios tipos de cajas registradoras. Muchos empresarios siguen utilizando dispositivos adquiridos anteriormente.
Las cajas nuevas y las que ya estaban en funcionamiento se incluyeron en un registro especial de modelos de cajas registradoras y fueron marcadas por el Servicio de Impuestos Federales.
El proceso de negociación en la caja en línea ahora se ve así:
- El cliente deposita dinero por la compra, la caja registradora online imprime un recibo.
- El cheque se ingresa en el acumulador fiscal, donde se almacena.
- El acumulador fiscal fija el cheque y lo envía a la OFD.
- OFD recibe un cheque y envía una señal de respuesta al acumulador fiscal de que el cheque está arreglado.
- OFD procesa datos y envía información al Servicio de Impuestos Federales.
- Cuando es necesario, un empleado de la empresa envía un cheque electrónico al cliente.
"Beneficios"
Del comercio que utiliza cajas registradoras están exentos:
- representantes de pequeñas empresas que trabajan en el campo de la reparación de calzado;
- comerciantes en bazares no equipados;
- vendedores de bienes "con las manos";
- quioscos con publicaciones periódicas;
- los rusos alquilan sus viviendas;
- empresas que trabajan con pagos no en efectivo;
- empresas de crédito que se ocupan de valores;
- trabajadores del transporte público;
- organización de catering público en instituciones educativas;
- organizaciones religiosas;
- vendedores de artesanías;
- vendedores de sellos postales;
- empresarios en zonas de difícil acceso (la lista de dichas zonas la elaboran las autoridades locales).
Selección de dispositivo
Según la nueva ley, la mayoría de las empresas deben comprar y registrar nuevas cajas registradoras que cumplan con los requisitos gubernamentales. Sólo serán válidos los equipos que estén marcados en el registro estatal. El dispositivo deberá mostrar en el cheque los datos que se pueden asignar en cada área de actividad. Por lo tanto, es necesario entender en qué área se aplicará el KKM. El coste de las cajas registradoras también tiene un cierto impacto, ya que tiene un rango diferente.
Para utilizar equipos de caja registradora, es necesario celebrar un acuerdo con una empresa que realizará apoyo técnico. Sin la disposición de este acuerdo, el dispositivo no será registrado. Y sin registrarse, este dispositivo no se puede utilizar. Eliminar los errores en la caja registradora también es tarea de la TsTO.
Requisitos para cajas registradoras.
La caja registradora es utilizada por el empresario para realizar operaciones de liquidación y debe cumplir los siguientes requisitos:
- tener un estuche con un número de serie;
- en la caja debe colocarse un reloj con la hora correcta;
- un mecanismo para fijar documentos fiscales (en el estuche o por separado del dispositivo);
- el dispositivo debe ofrecer la posibilidad de instalar una unidad fiscal en el estuche;
- el dispositivo debe transmitir información a la unidad fiscal ubicada en el caso;
- el dispositivo debe garantizar la creación de documentos fiscales en en formato electrónico y su transmisión al operador inmediatamente después de ingresar la información en la unidad fiscal;
- imprimir documentos fiscales con un código de barras bidimensional (código QR de al menos 20x20 mm de tamaño);
- recibir del operador la confirmación de la recepción de los datos transmitidos;
- el dispositivo deberá prever la posibilidad de obtener el material fiscal contenido en la memoria durante cinco años desde la finalización de la obra.
El costo de una caja registradora con conexión a Internet es en promedio de 25 a 45 mil rublos. Mantenimiento de operadores de datos fiscales: desde 3 mil rublos. en el año. Este importe incluye la reparación de las cajas registradoras en caso de rotura.
Documentos para el registro de equipos.
Se requieren los siguientes documentos para registrar una caja registradora:
- solicitud del formulario aprobado para registrar una caja registradora;
- pasaporte del dispositivo recibido al comprar KKM;
- un contrato de mantenimiento con un proveedor de KKM o un servicio de calefacción central;
Los documentos deben enviarse a las autoridades fiscales en original, de lo contrario no serán aceptados.
Los empresarios individuales (IP) registran una caja registradora en la organización tributaria del lugar de registro. Las empresas deben presentar su solicitud en el lugar de registro. Si hay divisiones separadas y utilizan KKM, entonces es necesario registrarse en las estructuras tributarias en la ubicación de las sucursales. Para las grandes empresas, esto puede suponer decenas de acuerdos.
Si los documentos son presentados por un representante. entidad legal, entonces debe existir un poder que acredite el derecho de esta persona a realizar determinadas acciones en nombre de la organización.
Inspección y verificación de caja registradora.
Cierto día, se debe llevar una nueva caja registradora con una cinta adjunta, una fuente de alimentación y cables. autoridad fiscal. La fiscalización la lleva a cabo una comisión formada por: un inspector fiscal, un empleado de la TsTO, un representante del contribuyente. Verifican los datos ingresados por el empleado de CTO en la caja registradora: nombre completo del empresario individual (nombre de la organización), TIN, precio de compra, fecha y hora de su finalización, número de serie controlar.
Luego viene la fiscalización de la caja registradora, es decir, su traslado al modo de funcionamiento fiscal. Empleado oficina de impuestos ingresa un código digital especial que protege la memoria fiscal de la piratería, después de lo cual el especialista en CTO instala un sello en la caja registradora. El inspector de impuestos debe asegurarse de que la caja registradora esté en buenas condiciones, luego registra el dispositivo en el libro de contabilidad, toma notas en el pasaporte y el cupón académico, certifica el diario de caja y emite una tarjeta de registro de caja registradora. La caja registradora está lista para funcionar y puede manejarse.
Para analizar la configuración, la comisión realiza una prueba de cuarenta y nueve kopeks y recibe un informe Z. Según los resultados de la fiscalización, se crean los registros y documentos correspondientes:
- en el registro de contabilidad de KKM se anotan datos sobre la recepción de un número de identificación por parte del dispositivo;
- un acto sobre la ausencia de datos de los contadores del dispositivo en forma de KM-1;
- control de prueba;
- Informe Z e informe fiscal por cuarenta y nueve kopeks;
- Informe ECLZ por el mismo monto.
Cuando lo que se registra no es una caja registradora, sino un dispositivo de pago estacionario, la fiscalización in situ se lleva a cabo en la ubicación del dispositivo.
Reinscripción
Es necesario volver a registrar una caja registradora en caso de:
- sustitución de la memoria fiscal,
- cambio de razón social o nombre completo del empresario individual,
- cambiar la dirección del sitio de instalación del dispositivo,
- Cambio de CTO.
Para volver a registrar una caja registradora, debe comunicarse con la oficina de impuestos con una solicitud redactada de acuerdo con el formulario especificado por la ley, una tarjeta de registro de la CCP, su pasaporte y la conclusión de la CTO (si corresponde).
El inspector de impuestos inspecciona personalmente el dispositivo para determinar su capacidad de servicio, la integridad de la caja y la presencia de sellos, después de lo cual hace una marca en el nuevo registro en el pasaporte y la tarjeta de registro. También requiere la presencia de un representante de la CTO y directamente del contribuyente.
El usuario final de la caja registradora online es el cajero. Es él quien toma todas las decisiones clave relacionadas con aplicación práctica cajas registradoras en acuerdos con el comprador.
¿Cuáles son las condiciones para la admisión de un empleado de una empresa comercial a un puesto de tanta responsabilidad? ¿Cuáles son las características del uso de cajas registradoras en línea en el comercio minorista moderno al final del uso de estos dispositivos?
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¿Quién puede trabajar con una caja registradora?
Un empleado que:
- Estudió las Reglas Modelo para el funcionamiento de las ECC, establecidas por el Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 30 de agosto de 1993 No. 104.
Estrictamente hablando, la jurisdicción de este reglamento (LINK) no se extiende a las cajas registradoras en línea innovadoras (incluso ajustadas a las reglas más nuevas que se aplican principalmente en caso de competencia con las establecidas en 1993). En Carta N° 03-01-15/46715 de 21 de julio de 2017 (ENLACE), representantes del Ministerio de Hacienda indicaron que el uso de las cajas registradoras debe realizarse únicamente de acuerdo con la Ley N° 54-FZ y las normas adoptadas. para su implementación. El Ministerio de Finanzas no menciona las reglas modelo en las listas de regulaciones vigentes que son obligatorias para las empresas comerciales.
Sin embargo, estas Reglas Modelo se caracterizan por una estructura muy equilibrada y una lógica bien desarrollada de regulación de las principales acciones del vendedor en los acuerdos con el comprador. Por tanto, es útil estudiarlos en cualquier caso y centrarse en ellos en los casos no descritos por la legislación federal vigente.
Con base en las Reglas Modelo consideradas, la gerencia de la tienda puede desarrollar sus propias regulaciones locales para trabajar con cajas registradoras y obligar a los empleados a familiarizarse con ellas antes de comenzar a trabajar con cajas registradoras.
Además de las Normas Modelo, existen otros actos jurídicos que regulan la aplicación de las ECC. Siguiendo sus disposiciones caso general recomendado por las agencias reguladoras. Estamos hablando, en particular, de Recomendaciones metodológicas aprobadas por el Servicio de Impuestos Estatales de la Federación de Rusia No. VZ-6-13 / 272, el Banco Central de la Federación de Rusia No. 51 de 18.08.1993 (ENLACE). También tiene sentido estudiar al cajero.
- Concluyó con el empleador un acuerdo sobre responsabilidad total.
Tal acuerdo sólo es posible si el vendedor tiene 18 años (artículo 244 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Es recomendable concluirlo ya al firmar un contrato de trabajo, ya que un empleado que ya ha comenzado a trabajar tiene derecho a negarse a asumir la responsabilidad total si esto no estaba previsto inicialmente en el contrato.
Otra opción es indicar en el contrato de trabajo que el empleado se compromete a firmar acuerdos de responsabilidad total si es necesario (para cumplir con sus obligaciones laborales). Si se niega a hacer esto, el empleador tendrá motivos para aplicar medidas disciplinarias al empleado por el incumplimiento de sus obligaciones contractuales. A su vez, la presencia acción disciplinaria puede dar lugar al despido.
A falta de acuerdo de responsabilidad con el empleador, en caso de incidencias con la caja registradora, el empleado sólo asumirá una responsabilidad limitada, según la cual la indemnización por daños no puede exceder el salario medio mensual (artículo 241 del Código del Trabajo de La Federación Rusa). Nótese, sin embargo, que el art. 243 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, se mencionan casos en los que a una persona se le asigna plena responsabilidad financiera incluso en ausencia del contrato en cuestión.
Código del Trabajo de la Federación de Rusia, artículo 243. Casos de responsabilidad total
La responsabilidad por el importe total del daño causado se asigna al empleado en los siguientes casos:
1) cuando, de conformidad con este Código u otras leyes federales, el empleado sea íntegramente responsable del daño causado al empleador en el desempeño de sus funciones laborales;
2) escasez de objetos de valor que se le hayan confiado sobre la base de un acuerdo especial por escrito o que haya recibido en un documento único;
3) causar daño intencionalmente;
4) causar daño en estado de intoxicación alcohólica, narcótica u otra intoxicación tóxica;
5) causar daños como consecuencia de la actuación delictiva del empleado, establecida por sentencia judicial;
6) causar daños como resultado infracción administrativa, si lo establece la autoridad estatal correspondiente;
7) divulgación de información que constituya un secreto legalmente protegido (de estado, oficial, comercial u otro), en los casos previstos por las leyes federales;
8) causar daños fuera del desempeño de sus funciones laborales por parte del empleado.
La responsabilidad por el monto total del daño causado al empleador puede establecerse mediante un contrato de trabajo celebrado con los suplentes del jefe de la organización, el jefe de contabilidad.
- Estudié las instrucciones para trabajar con una caja registradora de un modelo específico.
Cajas registradoras en línea: innovadoras solución técnica. Muchos de los aspectos de su aplicación en la práctica están bastante unificados (por ejemplo, en cuanto al establecimiento de formatos y el orden en que se entregan a los compradores). Pero el funcionamiento de cada caja registradora puede tener, en esencia, matices. Como regla general, se reflejan con suficiente detalle en la documentación (instrucciones de caja, instrucciones de funcionamiento) que se adjunta a la caja registradora en línea. Debe estudiarse antes de comenzar a trabajar en la aceptación de pagos.
Video - instrucciones para el cajero - cómo usar la caja registradora Mercury 115F:
Responsabilidades del cajero. contrato de empleo o, bajo acuerdos adicionales, podrá incluir el seguimiento del estado técnico de la caja registradora online, monitoreando el cumplimiento de las condiciones para su funcionamiento. El alcance de la responsabilidad del cajero puede incluir garantizar la seguridad del equipo, teniendo en cuenta los estándares establecidos para su funcionamiento.
Entonces, a nivel de regulaciones locales, se pueden prescribir una serie de acciones prohibitivas cuando se trabaja con PCC. Por ejemplo:
- prohibición de abrir una caja registradora en línea;
- prohibición de limpiar determinados componentes de hardware con productos químicos;
- prohibición del impacto en el cabezal de impresión de una impresora térmica;
- prohibición de admitir personas no identificadas en el funcionamiento (reparación) de la caja registradora en línea;
- prohibición de dejar desatendida la caja registradora en línea.
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Comenzando con el pago en línea
El vendedor comienza a trabajar con el PCC recibiendo para uso oficial:
- llaves de caja registradora;
- cambiar dinero;
- cinta de control y otros accesorios necesarios para garantizar el funcionamiento de la caja registradora en línea.
Habiendo comenzado a trabajar, el cajero abre el turno. Este trámite deberá quedar reflejado en el listado de los que se registran en la caja online. Para ello, se deberá imprimir en la caja registradora un informe sobre la apertura del turno. Como cualquier otro documento fiscal, se presentará electrónicamente ante la OFD. Refleja información sobre el dispositivo en sí y sobre el empleado que abrió el turno.
Si al cajero se le da cambio, su contabilidad se mantiene fuera de los registros de la caja registradora en línea, pero utilizando formularios de contabilidad especiales, por ejemplo, el Libro de caja, las órdenes de débito y crédito en la caja (estudiaremos sus características en más detalles más adelante en el artículo).
Algoritmo de acciones del cajero al recibir dinero del comprador.
En el curso de acuerdos con el comprador, el cajero:
- Abre el recibo, calcula el monto del recibo (incluidos los descuentos) y nombra el monto al comprador.
- Toma dinero del comprador. tarjeta de pago). Prepara el cambio (realiza).
- Cierra el cheque, entrega el cambio al comprador y el cheque impreso.
Si el comprador, antes de recibir el cheque, expresó su deseo de recibir un recibo de efectivo electrónico por correo electrónico o en un teléfono celular, entonces el cajero está obligado a cumplir con esta solicitud. En los programas de efectivo que vienen con las cajas registradoras en línea, los fabricantes ofrecen opciones para ingresar la información de contacto relevante del comprador.
Al generar un recibo de efectivo, la dirección de correo electrónico o el número de teléfono del comprador se envía a la OFD que atiende al punto de venta, quien, a su vez, envía una copia electrónica del cheque a los contactos especificados.
Otra forma común de indicar los datos de contacto del cajero es mediante un código QR en la pantalla de un dispositivo móvil, donde está abierto. El método considerado permite, por un lado, acelerar la entrada de los contactos de los clientes en el programa de caja registradora (y evitar errores al hacerlo), por otro lado, preservar la confidencialidad de los datos del cliente (que este caso se cifrará en un código QR).
Ciertos matices caracterizan la aceptación del pago por parte del comprador de 2 formas: en efectivo y con tarjeta, al mismo tiempo (por ejemplo, si no hay fondos suficientes en la tarjeta y la persona está dispuesta a pagar la cantidad faltante en efectivo ). Como regla general, los programas de efectivo modernos le permiten pagar 2 diferentes caminos al generar un cheque de caja. Este procedimiento normalmente implica especificar 2 importes diferentes en el programa de efectivo: el que se pagará con tarjeta y el que se pagará en efectivo.
Desde el punto de vista de la Ley N ° 54-FZ, no importa de qué manera el comprador pagó con la tienda y en qué proporción se utilizan ciertos métodos de pago, si estamos hablando sobre el pago completo antes del despacho de las mercancías. A su vez, si los bienes se venden total o parcialmente a crédito, para cerrar el cheque es necesario celebrar un contrato de préstamo entre la tienda y el comprador.
Video: cómo trabajar con una caja registradora en línea en 1C:
De una forma u otra, la Ley No. 54-FZ y las regulaciones correspondientes (incluida la Orden del Servicio Federal de Impuestos de Rusia del 21 de marzo de 2017 No. ММВ-7-20 / 229@ (LINK)) establecen 2 detalles más importantes de un recibo de efectivo - “ signo de cálculo" Y " signo del método de cálculo". En el curso de los acuerdos con el comprador, el cajero debe asegurarse de que, utilizando las interfaces del programa de caja registradora (y siguiendo las instrucciones para operar la caja registradora), la presencia de los detalles necesarios en los recibos de efectivo.
Le enseñaremos cómo trabajar con CCT.
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Signo de liquidación
El atributo "signo de liquidación" puede reflejar:
- El hecho de recibir fondos de un visitante de la tienda (seleccione el atributo "llegada").
Esta operación, obviamente, debe considerarse como la más habitual en la interacción del cajero con los clientes. Corresponde a la recepción de fondos a cuenta de los bienes o servicios seleccionados.
- El hecho de la devolución de fondos al visitante de la tienda (signo - "").
- El hecho de emitir fondos a un visitante de la tienda (signo - "gasto").
La tienda emite dicho cheque si compra algo en individuos. Por ejemplo, frutas y verduras de los agricultores.
- El hecho de que el visitante de la tienda haya devuelto el dinero en efectivo recibido previamente (cartel - "reembolso de gastos").
Este requisito se registra en el recibo de caja si las cosas compradas a un particular le son devueltas por un motivo u otro).
El requisito en cuestión es una "señal de cálculo", que debe reflejarse en los recibos de efectivo tanto electrónicos como en papel. Tenga en cuenta que es posible que no se incluya la competencia del cajero para garantizar este requisito, ya que para configurar una caja registradora en línea (los algoritmos para ingresar detalles en los cheques se prescriben en el nivel configuración del software), por regla general, responde otro especialista con las calificaciones necesarias. Por ejemplo, un representante de un proveedor de cajas registradoras en línea o un programador de tiempo completo de una empresa comercial.
Signo del método de liquidación.
Otro requisito importante es el “Signo del método de liquidación”.
Puede reflejar las siguientes operaciones:
- Recepción por parte de la tienda de un anticipo de un producto concreto (de características conocidas).
En un recibo de caja en papel, los detalles se dan en el valor PREPAGO 100% (o el número 1), en uno electrónico, usando el código 1.
- Recibir un anticipo parcial de un producto específico por parte de un punto de venta.
En un cheque en papel, se refleja en la inscripción PREPAGO o el número 2, en uno electrónico, código 2.
- Recibo de un anticipo de un producto no especificado (de características desconocidas en ese momento).
En un cheque en papel, los detalles se dan en el valor ADVANCE o el número 3, en uno electrónico, el código 3.
- Recibo por parte del almacén del pago de la mercancía en la forma habitual (o teniendo en cuenta los pagos anticipados o anticipos ya realizados).
En un cheque en papel se da el valor de LIQUIDACIÓN COMPLETA o el número 4, en uno electrónico, el código 4.
- Liberación de mercancías con pago parcial (mientras se otorga crédito para el resto).
En un cheque en papel, los detalles se dan en el valor de LIQUIDACIÓN Y CRÉDITO PARCIAL o el número 5, en uno electrónico - código 5.
- Liberación de mercancías íntegramente a crédito.
En un cheque en papel, los detalles se dan en el valor TRANSFERENCIA A CRÉDITO o el número 7, en uno electrónico, código 6.
- Recibo por parte de la tienda del pago del crédito.
En un cheque en papel se indica el valor PAGO DEL PRÉSTAMO o el número 9, en uno electrónico, el código 7.
En un cheque en papel se indica el requisito en cuestión a petición de la tienda. En formato electrónico, de manera similar (con excepción del esquema en el que las cajas registradoras en línea admiten el formato de datos fiscales en la versión 1.1, cuando la indicación del atributo "signo del método de pago" es obligatoria).
Aplicar una verificación de corrección
En primer lugar, conviene distinguir fundamentalmente un control de corrección de un control formado en situaciones en las que:
- El cajero comete un error al generar un cheque (por ejemplo, al indicar en él un monto incorrecto).
Si se detecta un error antes de que el cliente, después de haber pagado en la tienda, la haya abandonado, se generan 2 controles periódicos:
- primero, un cheque con el signo "devolución de recibo" por el monto recibido (que refleja el hecho de que los fondos recibidos del comprador le son devueltos en su totalidad);
- luego - un cheque con el letrero "llegada" ya con el monto correcto (menos la diferencia - a favor de la tienda o del comprador).
Si el monto original del cheque es mayor de lo que debería ser, la diferencia se devuelve al comprador; si es menor, paga el monto requerido a la tienda.
Es obvio que si el cheque refleja una cantidad menor a la necesaria de acuerdo con las etiquetas de precio, realizar estas operaciones después de la partida del comprador solo es posible con el consentimiento de este último (ya que se requerirá un pago adicional), durante su posterior visita. O - cuando el vendedor se dirige personalmente a este comprador por otros medios disponibles.
- El cajero incluye por error una partida adicional en el cheque.
En este caso, genera un cheque regular con el signo "devolución de recibo" y devuelve el dinero al comprador por la mercancía excesivamente perforada.
A su vez, de hecho, se aplica la verificación de corrección:
- si el cajero al final del turno encuentra efectivo no contabilizado en la caja;
- si no se aplica la caja por las circunstancias imperantes al llegar a un acuerdo con el comprador.
La formación de un cheque de ajuste se realiza, como en el caso de los cheques ordinarios, utilizando las interfaces de software del programa de efectivo. Además, en su composición solo se pueden indicar 2 detalles: "ingresos" y "gastos".
Así, el principal escenario en el que se puede generar un cheque corrector es la no utilización forzosa de la caja registradora online directamente al pagar con el comprador. Más adelante en el artículo consideraremos tales escenarios, pero por ahora estudiaremos cómo se lleva a cabo la finalización regular del turno de caja.
Cerrando el turno
Debe cerrar el turno en la caja en línea a más tardar 24 horas después de su apertura. Si esta condición Si no se observa, la caja registradora se bloqueará automáticamente y dejará de emitir cheques.
Como en el caso de la apertura de un turno, se genera un documento fiscal especial: un informe de cierre enviado a la OFD. Este informe contiene información, en particular:
- sobre el número de cheques generados durante el turno;
- sobre la cantidad de cheques generados en el proceso de pago en línea, pero no transferidos a la OFD;
- sobre el cajero.
Luego de generar un informe sobre el cierre del turno, el cajero entrega el producto al empleado responsable o al responsable del cobro. Luego, apaga la caja registradora en línea y entrega la propiedad recibida previamente para que la use la caja registradora.
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¿Necesita un diario de caja?
Un punto discutible es llevar un diario del cajero-operador cuando utiliza una caja registradora en línea. Anteriormente, cuando se utilizaban PCC de estilo antiguo con ECLZ, era obligatorio llevar dicho diario. Según el Ministerio de Hacienda, mediante Oficio N° 03-01-15/19821 de 4 de abril de 2017 (ENLACE), el diario en cuestión es opcional cuando se utiliza la caja registradora en línea. Toda la información que en él se da, de una forma u otra, queda reflejada en los documentos fiscales transmitidos a la OFD.
Al mismo tiempo, según una serie de características formales, el uso de la revista en cuestión sigue siendo legítimo, con una cierta interpretación de las normas jurídicas, para considerarlo un deber que sigue siendo jurídicamente válido. El hecho es que en el párrafo 72 del Reglamento Administrativo por Orden del Ministerio de Finanzas de Rusia del 29/06/2012 No. 94n (ENLACE) se dice que los especialistas del Servicio Federal de Impuestos están obligados a brindar servicios para certificar el diario del cajero-operador del contribuyente.
Tenga en cuenta que las Reglas modelo para el uso de PCC establecen que el diario del cajero-operador está certificado con la firma del inspector del Servicio de Impuestos Federales.
Además, existe una función legal bastante antigua, pero no perdida, la Carta del Servicio Federal de Impuestos de Rusia de fecha 12.04.2006 No. 06-9-10 / 126@, que establece que las organizaciones tienen derecho a solicitar la certificación de firma de el Servicio de Impuestos Federales. El formulario de la revista se puede utilizar tanto unificado, KM-4 como el suyo propio (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 25 de enero de 2017 No. 03-01-15 / 3482 (ENLACE)).
Tenga en cuenta que el uso del diario del operador de caja está previsto en la cláusula 6. recomendaciones metodológicas de fecha 18.08.1993.
Por lo tanto, el diario del cajero-operador puede describirse con razón como un documento de contabilidad de caja tradicional, que probablemente sea familiar para la mayoría de las empresas comerciales modernas. Pero con la introducción de las cajas registradoras en línea, desaparece la necesidad de su uso.
Aunque, por supuesto, la dirección de la tienda, según las normativas locales, tiene derecho a obligar a los empleados a reflejar la información necesaria en el diario en cuestión, por ejemplo, para evaluar el desempeño de los cajeros.
¿Se deben utilizar el libro de caja y los warrants?
Otro matiz importante- el procedimiento para aplicar otra categoría tradicional de documentos de caja: el libro de caja y los pedidos (recibos y gastos). Aquí fuente principal derechos - Instrucciones del Banco de Rusia de 11 de marzo de 2014 No. 3210-U (ENLACE).
Este acto normativo prescribe a las empresas comerciales que realicen transacciones en efectivo, utilice las órdenes especificadas e ingrese información sobre ellas en el libro de caja en todos los casos en que el efectivo circule a través de la caja de una entidad económica, incluso si se utiliza una caja en línea innovadora. Se deben utilizar los formularios unificados de RKO, PKO y Libro de caja aprobados por el Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 18 de agosto de 1998 No. 88 (ENLACE).
De la obligación de llevar el Libro de Caja, cajas registradoras y cajas registradoras, exentas empresarios individuales. Pero tienen derecho a realizar lo considerado. documentos en efectivo opcional. Al mismo tiempo, los empresarios individuales no están exentos de llevar un documento especial: el Libro de contabilidad de ingresos y gastos. En esencia, es similar al Libro de Caja, ya que debe reflejar todas las operaciones de recepción y emisión de efectivo. Cabe señalar que si un empresario individual utiliza una CCP en su trabajo, tiene derecho a completar el Libro de contabilidad de ingresos y gastos al final de la jornada laboral. En otros casos, a medida que se reciben los ingresos.
En la práctica, el llenado de CRS y PKO lo realizan las entidades económicas obligadas justo al final de la jornada laboral. El cajero, una vez cerrada la caja registradora, completa los documentos de PKO y liquidación de efectivo (correspondientes a operaciones con el atributo "ingresos" y "gastos") y el Libro de Caja con base en el informe de cierre de turno generado por la caja registradora en línea. Al crear un PCP, tenga en cuenta que:
- Es necesario emitir tantas OMP como el número de tipos de transacciones en efectivo reflejadas en el informe de cierre de turno (en relación con el detalle "signo de liquidación" y "signo del método de cálculo").
Es decir, para operaciones que reflejan el pago total de la mercancía en caja, se completa un PKO y para anticipos, otro.
- Al devolver mercancías (el letrero "devolución de llegada"), no se emite liquidación en efectivo. Pero el hecho de la devolución de fondos al comprador se refleja en la documentación de caja mediante la elaboración de un PKO, reducido por el importe de la devolución del recibo.
Cajeros trabajando en organizaciones comerciales, que se clasifican en medianas y grandes empresas, no se debe olvidar que el saldo de caja disponible no debe exceder el límite fijado por la empresa (teniendo en cuenta el Instructivo N° 3210-U). Los empresarios individuales y las pequeñas empresas pueden dejar cualquier cantidad de efectivo en la caja.
Peculiaridades del uso de efectivo y liquidaciones en efectivo y liquidaciones en efectivo en la circulación de dinero de cambio.
El uso de RKO y PKO también se realiza si el cajero acepta y devuelve dinero cambiado. Este procedimiento no está dentro del ámbito de la Ley N ° 54-FZ, pero, al mismo tiempo, puede atribuirse legítimamente a los componentes integrales del trabajo de un cajero que utiliza una innovadora caja registradora en línea.
Una regla común es que los empleados responsables entreguen los fondos de cambio (monedas y billetes) a los cajeros antes del inicio de cada turno. Para estos fines, se emiten liquidaciones en efectivo, en las que se fijan los montos del cambio (y sobre la base de los cálculos, la frase "Para el cambio"). La información sobre los montos de los cambios también se registra en el Libro de caja y en el Libro de contabilidad del efectivo recibido del cajero.
El siguiente grupo de matices a gran escala que conviene considerar está relacionado con la determinación del orden de actuación del cajero en caso de varios problemas al realizar el pago de mercancías a través del cajero.
Actuaciones del cajero en caso de problemas en el funcionamiento de la caja online
Esto podría incluir escenarios como:
- Falta de conexión a Internet en el momento del pago..
Este escenario, de hecho, no implica ningún problema. El hecho es que el recibo de efectivo generado en la caja registradora en línea se registra en cualquier caso en la memoria de la unidad fiscal y solo después se envía a través de Internet a la OFD. Si no hay conexión a la red, el cheque se envía al Operador en la siguiente primera conexión de la caja en línea a Internet.
Lo principal es que dicha conexión se proporcione dentro de los 30 días posteriores a la formación del recibo de efectivo. De lo contrario, la caja registradora en línea se bloqueará y el Servicio de Impuestos Federales, al no haber recibido ningún documento fiscal de la caja en ese momento, pensará seriamente en realizar una auditoría de la entidad comercial.
- Corte de energía (a pesar de que la caja registradora en línea funciona sin batería), avería de la caja registradora en línea.
Este escenario supone la imposibilidad de utilizar la caja registradora online en la práctica. Según la ley, en tal situación, aceptar pagos de los compradores es una infracción. Por lo tanto, en general, en caso de un corte de energía o una avería de la caja registradora en línea, la negociación debe detenerse inmediatamente.
Una excepción son los escenarios en los que no utilizar una caja registradora en línea durante un corte de energía puede provocar consecuencias extremadamente indeseables. consecuencias sociales. Por ejemplo, si una persona entró corriendo a una tienda para comprar agua urgentemente para un transeúnte que se enfermó en la calle, por ejemplo, por sobrecalentamiento al sol, es mejor, por supuesto, entregarle agua inmediatamente sin un recibo.
La aparición en la caja de ingresos que no se transfirieron a la caja registradora debido a la imposibilidad de su uso se da precisamente en el caso en que el cajero está obligado a generar un recibo de efectivo correctivo lo antes posible. Este documento incluirá el monto de los ingresos no registrados sin detallar los bienes y contendrá el atributo “ingresos” (o, si, por el contrario, los fondos fueron emitidos por la tienda durante la caja no operativa, el atributo “gastos”).
A recibo de caja Es posible que las correcciones deban ir acompañadas de pruebas del hecho de que no aceptar pagos tenía una alternativa muy indeseable. Esta evidencia será útil en la auditoría posterior del Servicio de Impuestos Federales.
A mediados de diciembre de 2017, los principales medios de comunicación del país se agitaron con la noticia de un fallo a gran escala en las cajas registradoras online en decenas de los principales minoristas de distintos sectores del mercado. El Servicio de Impuestos Federales respondió al incidente con bastante rapidez, permitiendo que las tiendas aceptaran emergencia pago sin CCP, pero con la posterior elaboración de controles de corrección y sin ninguna prueba de la inconveniencia de negarse a utilizar CCP. Por tanto, el orden de actuación del cajero también puede depender de la magnitud del problema. Si, de hecho, son a nivel nacional, puede ser mucho más fácil responder a la situación en términos de garantizar que las transacciones en efectivo cumplan con los requisitos legales.
- Ocurrencia de fallas técnicas locales durante la operación del PCC en línea.
Estos fallos pueden ser muy diferentes, así como las formas de responder a ellos. Los problemas técnicos locales más comunes con los pagos en línea incluyen:
3.1. Rotura de cinta de recibo al imprimir un documento fiscal.
En tales casos, en los algoritmos de software para gestionar cajas registradoras, por regla general, se escribe en la cinta del recibo una indicación de que los documentos generados no son válidos y la activación del modo sin papel. Es posible un mayor funcionamiento del PCC reemplazando el rollo de cinta de recibo. Para ello, el cajero debe comunicarse con el empleado responsable para completar el trámite para obtener una nueva cinta de cheque. Para ello puede ser necesario cerrar temporalmente la caja.
Para la posterior activación del funcionamiento de la caja registradora en el modo normal, puede ser necesario enviar un comando especial al procesador de la caja online. Esta acción el propio cajero lo produce, de acuerdo con las instrucciones disponibles, o invita a otro empleado de la tienda con las competencias necesarias.
3.2. Falta de comunicación entre el ordenador de caja y la caja registradora online.
Esto puede deberse a:
- rotura de cables de conexión;
- apagar componentes individuales de la infraestructura de efectivo;
- fallas en el funcionamiento de componentes de hardware individuales de una PC o una caja registradora en línea.
Dependiendo de la causa específica del mal funcionamiento, las medidas de respuesta pueden ser competencia del cajero, por ejemplo, si se trata de una simple reconexión de cables, o de especialistas con calificaciones limitadas. En este caso, el orden de actuación del cajero, que implica la realización de acciones por su cuenta o el contacto con colegas, debe estar prescrito en las regulaciones locales o consagrado en descripción del trabajo empleado.
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Video: cómo usar la caja registradora Mercury 130F:
Por ley, todos aquellos que se dediquen al comercio minorista y vendan algo deben tener una caja registradora. Sin embargo, recientemente ha aparecido un nuevo concepto: las cajas registradoras online. Los cambios desde 2017 en la Ley Federal obligan a todos empresas comerciales reemplace un dispositivo convencional con una caja registradora de Internet. En este sentido, los empresarios tienen muchas preguntas, cuyas respuestas preocupan especialmente a los representantes de las pequeñas y medianas empresas. ¿Es posible prescindir del pago online? ¿Todos necesitan cambiar a nuevos estándares? ¿Qué pasa si la empresa ignora los nuevos requisitos? De todos modos, intentemos comprender este difícil tema y responder todas las preguntas.
Cambios en la legislación
Como se mencionó anteriormente, todos los empresarios que realicen comercio minorista deben tener una caja registradora. Hasta hace poco, este requisito era obligatorio, pero muchos lo ignoraban y no tenían prisa por trabajar según la ley. Era imposible controlar a todos, por lo que muchas transacciones y ventas se realizaban mediante contabilidad "gris", es decir, sin el control adecuado por parte del Estado y, de hecho, al margen de la Ley. En este sentido, los legisladores decidieron reforzar el control y hacer algunos cambios. Por lo tanto, ahora todos los que comercian y venden algo (bienes o servicios) deben tener una caja en línea. Esto ayudará servicios públicos monitorear de manera más cercana y precisa la contabilidad de ingresos, reponer el presupuesto del país, restablecer el orden en el campo del comercio en línea y las tiendas en línea y, por supuesto, esto protegerá a los consumidores (compradores) del fraude por parte de los vendedores.
Estas buenas intenciones han provocado un verdadero caos y sembrado el pánico entre los empresarios. Por supuesto, si usted ha hecho todo y lo hace de acuerdo con la ley, entonces no tiene nada que temer. Lo principal es comprender todas las innovaciones y comprender cuál es la esencia de las cajas registradoras online. A continuación consideraremos los tipos de negocios para los cuales su uso es obligatorio o alternativo.
¿Qué es un pago en línea?
Una caja registradora en línea prácticamente no se diferencia de una normal; puede parecerlo a primera vista. De hecho, hay una diferencia fundamental, por la cual se inició todo. Estas cajas están conectadas a la World Wide Web y pueden transmitir información e información sobre transacciones a las autoridades reguladoras a través de Internet. El acceso a Internet abre otras posibilidades. Por ejemplo, ahora puede notificar automáticamente al comprador por correo electrónico o SMS que le ha comprado productos (de hecho, emitir versión electrónica controlar). La pregunta "¿Qué es un pago en línea?" desconcertó a muchos empresarios, a pesar de que no hay nada particularmente nuevo en este concepto.
Algunos pensaron que era caja especial, que se crea en el portal estatal o algo así. De hecho, esto está lejos de ser el caso. Todo lo que tiene que hacer es explorar nuevos pagos en línea y conectarse tal como lo hizo con un pago normal. Aquí, por supuesto, hay algunos matices que no son difíciles de entender.
Cómo funciona el pago en línea
no entraremos en detalles técnicos y detalles, pero responderemos sólo a las preguntas principales que persiguen a los empresarios que se ven obligados a modernizar sus dispositivos. Por cierto, no es necesario que el 100% de los empresarios hagan esto, sino solo algunos de ellos, pero hablaremos de esto un poco más adelante.
La caja en línea funciona con la ayuda de Internet. En este sentido, surge la necesidad de conectarse a la web global, ya que sin ella se pierde por completo el sentido de utilizar la nueva caja registradora. Internet para una caja registradora en línea es algo necesario y, afortunadamente, no será difícil configurar una red usted mismo. cada propietario salida el derecho a elegir un proveedor. Adecuado para pago en línea conexión inalámbrica a internet y redes celulares 2G o 3G.
Y ahora la buena noticia: el funcionamiento de la nueva caja registradora en línea casi no se diferencia del funcionamiento de su vieja máquina, si, por supuesto, la tuviera. Todos los procesos principales permanecen sin cambios, los reembolsos en las cajas en línea se realizan con la suficiente rapidez y sin papeleo innecesario. Lo nuevo aquí es sólo el impulso fiscal. Este es el dispositivo que hace posible la transferencia de datos en línea. Eso es todo. Conectar una caja registradora en línea es un tema aparte que requiere aclaraciones adicionales, por lo que pasaremos a ello inmediatamente después de que averigüemos si necesita una caja registradora en línea o no.
¿Quién la necesita?
Quienes hoy tienen (o deberían tener por ley) una caja registradora antigua no pueden prescindir de una caja registradora online. Si eres propietario de una peluquería, taller, compañía de transporte Si vende vales de viaje o entradas para conciertos, excursiones u otros eventos, si acepta el pago en línea de sus bienes o servicios, deberá disponer de un nuevo tipo de caja.
Pero si se dedica a reparar zapatos, fabricar llaves y cerraduras, vender productos hechos a mano, alquilar viviendas a largo o corto plazo, la ley aún lo exime del uso obligatorio de una caja registradora en línea. La misma categoría de afortunados incluye a quienes venden periódicos y revistas, helados, refrescos, verduras y frutas.
Temporalmente (hasta el 1 de julio de 2018), es posible que no tengan prisa por cambiar a las cajas registradoras en línea. Los propietarios de diversos sistemas de pago y los empresarios individuales que trabajan bajo el sistema tributario simplificado (UTII o PSN), o se dedican a la venta de bienes mediante máquinas expendedoras, tampoco pueden instalar aún una caja registradora en línea.
donde conseguirlo
Entonces, ¿qué es una caja registradora en línea? Lo hemos descubierto aproximadamente, ahora tenemos que responder una vez más. pregunta importante: ¿Dónde conseguirlo? Una vez más, aquí no hay nada complicado. El proceso de adquisición de una nueva caja no es diferente de cómo lo hacían los empresarios hace uno o cinco años. Como se indicó anteriormente, equipo tecnico El CCP actualizado casi no se diferencia de los dispositivos antiguos, con la excepción de un dispositivo. Por tanto, la única manera de conseguir nuevo pago en línea solo lo está comprando.
No publicitaremos servicios individuales ni empresas involucradas en esto, pero por si acaso, le recordamos que debe permanecer atento a este asunto y no caer en el anzuelo de los estafadores. Compre productos de vendedores confiables y estúdielos detenidamente antes de pagar. Es importante que en los documentos a caja haya una nota “Cumple con 54-FZ”.
El costo de las cajas registradoras de Internet varía según la funcionalidad, el tamaño y el alcance del dispositivo. Entonces, el precio mínimo comienza en 13.000 rublos, el costo máximo es de aproximadamente 75.000 rublos.
Conexión
Otra cuestión importante que no se puede ignorar es la conexión de una caja registradora online. Las instrucciones para este proceso también están detalladas en reglamento y reguladas por ley, por lo que aquí no puede haber excepciones ni interpretaciones ambiguas. Basta seguir un algoritmo sencillo para hacer todo bien.
Así, el primer paso será la celebración de un acuerdo formal con el operador de datos fiscales (abreviado OFD). Se trata de un nuevo participante en su relación con las autoridades reguladoras, gracias al cual recibirán información sobre las transacciones en tiempo real. OFD almacena, transmite y procesa información de acuerdo con el 54º ley Federal y garantizar la total confidencialidad de los datos. Se presta mucha atención a la seguridad, los operadores trabajan en un software especial que cifra la información. Esto prácticamente reduce a cero las posibilidades de secuestrarla.
Hay una serie de dificultades que puede encontrar una empresa o un empresario individual a la hora de elegir un operador de datos fiscales. El hecho es que este papel no se asigna a un único organismo especial, sino a varias empresas que tienen todos licencias requeridas(incluso de Roskomnadzor) y tener el equipo requerido por la ley. Por tanto, es necesario con atención especial Considere la elección de OFD y siga recomendaciones simples: debe conocer de un socio potencial sus capacidades técnicas, funcionalidad, la capacidad de recibir notificaciones y controlar la información enviada. Especifique la competencia del contratista, no olvide aclarar qué se incluirá exactamente en el costo de los servicios. No sería superfluo exigir que todos Documentos requeridos y licencias que permitan realizar este tipo de actividad.
Una vez seleccionado el OFD, debe conectarse a él. Es muy sencillo hacer esto: basta con ir al sitio web de la empresa y dejar allí una solicitud en un formulario especial. Después de simples manipulaciones, un gerente se comunicará con usted, quien responderá a todas sus preguntas y redactará un acuerdo para su firma. En algunos casos, en lugar de un contrato, la organización utiliza una oferta que también cumple con los requisitos de la ley y, en cierta medida, facilita el proceso de firma del acuerdo.
A partir de este momento, todos los procesos se realizan de forma automática: la recogida, el almacenamiento, el tratamiento y la transferencia de datos los realiza el operador de su elección. No es necesario realizar ni controlar los procesos anteriores; esto lo realizan profesionales bajo la supervisión del estado.
Registro
Una vez que haya comprado una nueva CCP o haya actualizado una antigua y haya firmado un acuerdo con un operador de datos fiscales, debe pasar al último paso importante, del que no puede prescindir: registrar una caja registradora en línea. ¿Para qué sirve? Dado que todos los datos de ventas deben ser registrados por el Estado y ser completamente transparentes, usted está obligado a transferirlos a la oficina de impuestos. Si antes algunas operaciones podían ocultarse, ahora resulta casi imposible. Un segundo después de la venta de un producto o servicio y la emisión de un cheque en las cajas online, la oficina de impuestos dispondrá de esta información completa.
Por lo tanto, para registrar su caja en línea en la oficina de impuestos, puede utilizar dos métodos. El primero es el habitual, papeleo, burocrático. Debe acudir a la sucursal más cercana del Servicio de Impuestos Federales con una solicitud regular. Los empleados del servicio lo revisarán dentro de los tres días hábiles y registrarán el dispositivo. Se puede encontrar una solicitud de muestra en Internet o en el propio Servicio de Impuestos Federales. Sin embargo, para ahorrar tiempo y nervios, es mejor utilizar el segundo método: registrar una caja registradora a través de Internet. Para ello, debe registrarse en el sitio web oficial del Servicio de Impuestos Federales, ingresar a su cuenta personal y completar una solicitud electrónica, en la que debe indicar el número de serie de su caja registradora y su unidad fiscal.
Después de que las autoridades fiscales verifiquen estos números y se aseguren de que existen, le darán un número de registro especial que no podrá decirle a nadie. Deberá ingresarse en el proceso de pago en línea. Esto se hace de manera diferente en todas partes, así que lea atentamente las instrucciones del fabricante de la caja registradora antes de intentar ingresar números al azar en los campos. Si descubrió todo y lo hizo como debería, su dispositivo imprimirá un informe de registro. Contendrá datos especiales que deberán ingresarse en su cuenta personal en el sitio web del servicio de impuestos en un campo separado. Después de hacer clic en el botón "Finalizar", el proceso finalizará y podrá trabajar en paz.
Ventajas
Después de que los diputados de la Duma estatal introdujeron modificaciones a la legislación que cambiaron el enfoque sobre el funcionamiento y uso de todas las cajas registradoras, muchos empresarios mostraron su descontento. Al principio, nadie podía entender realmente qué significaban estas innovaciones y qué era una caja en línea. Después de que pasó el tiempo y quedó claro que no se esperaban cambios radicales, el fervor disminuyó un poco y muchos empresarios incluso llegaron a la conclusión de que las cajas registradoras online son más buenas que malas.
Entre las ventajas de las nuevas cajas registradoras desde el punto de vista empresarial, por ejemplo, está la ausencia de necesidad de mantenimiento del equipo, ya que los vendedores cambiarán directamente el mismo impulso fiscal "mágico".
Otra ventaja indudable es la facilidad de registro de la caja: no es necesario hacer cola y esperar una semana para conectarse, simplemente completar forma simple en el sitio web del Servicio de Impuestos Federales y, siguiendo las instrucciones, conecte el dispositivo usted mismo en unos pocos pasos. En tercer lugar, los empleados de la inspección fiscal ya no acudirán a los controles, porque ellos mismos reciben toda la información automáticamente a través de Internet. Esta es una clara ventaja, porque este enfoque elimina casi por completo el componente de corrupción (las autoridades fiscales no podrán presionarlo y exigirle dinero, atribuyendo infracciones inexistentes a su negocio).
Para otros, estos beneficios no lo son. Esto se aplica a aquellos que están acostumbrados a trabajar bajo esquemas ilegales, sobornar a funcionarios públicos y ocultar sus ingresos reales. Todo debe ser justo y la exigencia de adquirir cajas registradoras online es un paso más para sacar a las pequeñas y medianas empresas del negocio paralelo.
¿Qué pasa si no te conectas?
De febrero a julio de 2017, el número de cajas registradoras en línea en Rusia se multiplicó por diez, pero no todos los empresarios lograron cambiar a nuevos equipos en el momento señalado. Además, muchos de ellos no querían hacer esto, y algunos empresarios que aún tienen tiempo hasta 2018 incluso están pensando en no pasarse a las cajas online. Por ello, se enfrentarán a castigos y sanciones. Si el delito se comete por primera vez, el propietario del negocio será sancionado con una multa. Para los empresarios individuales, su tamaño será de hasta el 50% de las ganancias recibidas, pero no menos de 10,000 rublos, para una LLC, del 75 al 100% de los ingresos, pero no menos de 30,000 rublos. En caso de reincidencia (si al mismo tiempo los ingresos superaron el millón de rublos), se le privará del derecho a participar en actividad empresarial por un período de 90 días. Si los ingresos son inferiores a 1.000.000 de rublos. - otra multa.
En cuanto al uso de cajas registradoras con infracciones (por ejemplo, su caja no está registrada de acuerdo con la ley, no tiene unidad fiscal, hay fallas artificiales en el pago en línea, la caja no imprime recibos de la forma establecida), por ello se le impondrá una multa de 1.500 a 10.000 rublos.
Para no quedar atrapado y no crearse problemas, mejor solución Hará todo de acuerdo con la ley y obtendrá una caja registradora en línea lo antes posible, si aún no lo ha hecho.
conclusiones
Así, las cajas registradoras online son una herramienta realmente útil para cualquier negocio. Hacen que las operaciones sean transparentes y comprensibles, detienen los esquemas de corrupción, ayudan al Estado a ejercer un control más preciso sobre actividades comerciales. Examinamos el concepto mismo y las instrucciones de la caja registradora en línea y nos dimos cuenta de que prácticamente no se diferencia de un dispositivo convencional. No debería tener ninguna dificultad especial para adquirir el dispositivo, ya que las instrucciones para conectarlo y registrarlo son bastante claras. Cambie a una nueva caja registradora para no tener problemas con la ley en el futuro y no pagar multas elevadas por la ausencia de una caja registradora o su funcionamiento incorrecto.
Después de la introducción de las cajas registradoras en línea para 54-FZ en el comercio minorista y la restauración pública, el trabajo de un cajero no ha cambiado significativamente: todavía es necesario perforar cheques y generar informes de cierre de turno, solo que ahora en nuevos equipos de caja. Cómo utilizar la caja registradora en línea: te lo contamos en este artículo.
Cómo empezar con el pago en línea
Como exige la ley, la caja debe transferir los cheques en línea al operador de datos fiscales (OFD). Se debe conectar una nueva caja a Internet, registrarla en la oficina de impuestos y firmar un acuerdo con la OFD. Después de eso, el propietario debe configurar la caja registradora. software y realizar una sesión informativa introductoria para los empleados: estos Los servicios son proporcionados tanto por centros de servicio técnico como por fabricantes de cajas.
Todos los cajeros deben recibir instrucciones y firmarlo en la revista. Además, con empleados es necesario celebrar acuerdos sobre responsabilidad total.
Antes de comenzar a trabajar, el cajero debe conectar la caja registradora a la red y recibir los materiales necesarios (cambio de dinero, cinta de cheques, llaves de la caja registradora). Debe llenar la cinta del cheque en la caja, completar toda la información necesaria y certificarla ante el cajero principal.
La preparación para el trabajo lleva algún tiempo, por lo que es recomendable que el cajero venga a lugar de trabajo con antelación - por ejemplo, 30 minutos antes antes de que abra la tienda.
¿Cómo abrir un turno en la caja registradora online?
Para abrir un turno, haga lo siguiente:- Forma informe de apertura de turno- es decir, presione el botón "Abrir turno" en la caja. El informe se envía electrónicamente al operador de datos fiscales.
- Rompe algunos controles cero comprobar el funcionamiento de la caja registradora, la calidad de la impresión de los recibos y la disponibilidad de toda la información necesaria. Los cheques deben mostrar la fecha y hora correctas.
- Imprimir informe X provisional. Al abrir un turno, es importante volver a calcular el efectivo en la caja y compararlo con los datos del informe X.
Emisión de cheque en papel y electrónico al comprador.
Las funciones del cajero incluyen calcular el coste total de las compras, indicar el importe al comprador, recibir el pago (en efectivo o con tarjeta) y emitir un cheque en la caja en línea. La caja imprime un cheque en papel y envía una copia al operador de datos fiscales. Junto con un cheque en papel, el cajero entrega el cambio al comprador si el pago se realizó en efectivo. Si el cheque se perfora con un error, el cajero puede generar un cheque de corrección.
Según los requisitos de la ley, a petición del comprador. la tienda está obligada a enviarle un cheque electrónico (con usando mensajes de texto o correo electrónico). Para ello, el comprador deberá facilitar un número de teléfono, correo electrónico o facilitar un código QR de un establecimiento especializado. aplicación movil Servicio de Impuestos Federales.
Después de comprar la mercancía, el comprador paga la mercancía en efectivo o con tarjeta. Debe escanear el código de barras del producto o ingresar el precio manualmente.
El acumulador fiscal verifica los datos y si todo está en orden genera e imprime un cheque. Debe transferir este cheque al comprador en dos formas: en papel y electrónico a la dirección de correo electrónico, si así se especificó durante la compra. Para enviar cheques a los clientes, la tienda puede celebrar un acuerdo con OFD.
Aprender más
Las principales funciones de la caja registradora online.
Algunas cajas registradoras en línea permiten facilitar el trabajo del personal, automatizar las transacciones en efectivo y atender a los clientes más rápido. Entonces, las cajas registradoras en línea LiteBox (Lightbox) le permiten:
introducir rápidamente mercancías en un cheque(escaneando un código de barras, buscando por las primeras letras del nombre o utilizando el panel de productos favoritos);
emitir una devolución de compra o un cheque diferido;
aceptar pago mixto(efectivo + no efectivo + certificado por un cheque);
automatizar la venta de mercancías por peso(cuando está conectado a básculas) y muchas otras funciones.
En las cajas Lightbox, es fácil agregar productos a la nomenclatura: basta con escanear el código de barras de los productos y el propio sistema encontrará los productos en el directorio (desarrollo propio de la empresa, contiene más de 700.000 artículos) y creará automáticamente un Ficha de producto, que se puede añadir a la nomenclatura con un solo clic.
Cómo cerrar un turno
Para terminar el trabajo no basta con apagar la caja registradora y equipamiento opcional. Para esto necesitas:- Hacer una colecta y entregar lo recaudado. cajero o cobrador senior.
- Imprima un informe Z en la caja. El informe se envía a la OFD y contiene información sobre cuántos recibos se han impreso. Según el informe, se puede identificar cuántos cheques no fueron enviados al operador.
Según 54-FZ, La duración del turno no debe exceder las 24 horas.. Si olvidaste cerrar tu turno al final del día, podrás hacerlo al día siguiente. Lo principal es no eliminar nuevos cheques antes de que se cierre el turno anterior; de lo contrario, la caja dejará de enviar datos OFD y la empresa se enfrentará a una multa: de 1.500 rublos a 3.000 rublos para un funcionario o empresario individual, de 5.000 rublos a 10.000 rublos para una entidad jurídica.
Qué evitar al trabajar en la caja
No realice un seguimiento del envío de cheques a la oficina de impuestos.
Puede consultar cómo se envían los cheques a su cuenta personal en el sitio web de la OFD o del Servicio de Impuestos Federales. Si hay un error, verá qué cheques no se enviaron y podrá reenviarlos.
No emitir una copia electrónica del recibo al comprador..
La violación de los requisitos de 54-FZ amenaza con una multa:
2 mil rublos para un empresario;
10 mil rublos - para una entidad jurídica;
Además, no puede dejar la caja registradora desatendida y dejar que extraños se acerquen a ella, así como guardar dinero personal en la caja registradora.
Trabajar con la caja registradora en línea: posibles problemas
Sin internet
Si Internet no funciona Los datos de pago en la memoria de la unidad fiscal se pueden almacenar por hasta 30 días.- durante este período es posible restablecer la conexión. Si no se restablece la comunicación dentro de los 30 días, se bloqueará la caja registradora.
Si su conexión a Internet es inestable, la caja registradora online guarda los datos y, cuando se restablece la conexión, los envía automáticamente a la OFD.
Sin electricidad
Si la venta ocurrió en el momento de un corte de energía, el cajero debe generar un cheque de corrección. Dicho cheque refleja el monto de la compra, pero el nombre del producto no está fijo. El cheque debe generarse antes del cierre del turno.
Algunas cajas registradoras en línea (por ejemplo, las cajas Lightbox) pueden funcionar durante varias horas con batería sin estar conectadas a red eléctrica, permitiéndole no detener las ventas en caso de un corte de energía.
conclusiones
En conclusión, podemos concluir que lo principal es:
- Observe la disciplina de efectivo- asegúrese de generar recibos de todas las ventas y entregárselos a los clientes a tiempo;
- Abrir y cerrar correctamente el turno;
- Seguimiento de la transferencia de datos al impuesto;
- Bien organizar el trabajo con la caja registradora en línea en ausencia de Internet o electricidad.
