Контролът е процесът на определяне, оценка и информация за отклонения на действителните стойности от посочените или тяхното съвпадение и резултатите от анализа. Можете да контролирате цели, (цел / цел), напредъка на плана (цел / воля), прогнози (воля / воля), развитието на процеса (воля / е).
Предмет на контрол може да бъде не само извършването на дейности, но и работата на мениджър. Контролната информация се използва в процеса на регулиране. Така те говорят за целесъобразността от комбиниране на планирането и контрола в единна контролна система (Контролинг): планиране, контрол, отчитане, управление (фиг. 39).
Контролът се осъществява от лица, пряко или косвено зависими от процеса. Проверка (ревизиране) - контрол от лица, независими от процеса.
Ориз. 39. Основни понятия за контрол
Контролът може да се класифицира още: - по принадлежност към предприятието на обекта на контрол (вътрешен, външен); - въз основа на задължението (доброволно, съгласно устава, договорно, съгласно закона); - за обекта на контрол (за обекта, за решенията, за резултатите); - по редовност (редовни, нередовни, специални).
Г. Я. Голдщайн ОСНОВИ НА УПРАВЛЕНИЕТОУрок, 2-ро изд., допълнено и преработено. Таганрог: Издателство на TRTU, 2003 г.
Общи - управление на управляваната система като цяло. 2. Функционални - управление на обособена функция или обособено подразделение, обособена зона. 3. Предварителен - извършва се преди реалното започване на работа. Самото планиране и създаването на организационната структура позволяват предварителен контрол. Стриктно спазване на правилата и процедурите при разработването на планове, ясно съставяне на длъжностни характеристики, ефективна комуникация за формулирането на целите на подчинените - всичко това е начин да се уверите, че плановете ще бъдат изпълнени, а структурата ще работи по предназначение. Предварителният контрол се използва по отношение на: Човешки ресурси. Установява се минималното допустимо ниво на образование, трудов опит в тази област, анализират се бизнес и професионални знания и умения: (знания за компютър), необходими за изпълнение на определени трудови задължения. При кандидатстване за работа се провежда интервю с кандидат, разкрива се доколко характеристиките му отговарят на необходимите изисквания и др. По отношение на материалните ресурси - разработват се стандарти за приемливо качество на входящите материали; доставчиците са внимателно подбрани за сключване на договори; проверка на качеството на стоките, осигуряване на инвентаризация на ниво, достатъчно за избягване на липси, извършване на технически преглед на оборудването и инвентара. По отношение на финансовите средства – проучване финансови въпросина етапа на изготвяне на финансов план (бюджет) дава увереност, че организацията в процеса на работа ще разполага с достатъчно средства. Бюджетът дава отговори на въпросите: Колко? Какво означава? (в брой или без пари) ще се изисква от предприятието. На етапа на предварителен контрол е възможно да се установят отклонения от стандартите и нормите в различни точки. Предварителният контрол има два вида: Диагностичен - контрол, който включва категории като измервателни уреди, еталони, предупредителни сигнали и др., показващи, че нещо не е наред в организацията; Терапевтичен - позволява не само да се идентифицират отклоненията от стандартите, но и да се предприемат коригиращи мерки.
4. Текущ контрол - осъществява се в хода на работа. Това са редовни проверки на подчинените, обсъждане на възникващи проблеми и предложения за подобряване на планове и инструкции. Подчинените са обект на текущ контрол, а техните началници са субект. Задачата на този контрол е своевременно да идентифицира и коригира отклоненията от зададените параметри, които възникват по време на работа. Текущият контрол се основава на обратна връзка (шефът открива грешки в работата на подчинените и ги информира, че работата им е незадоволителна, в резултат на което подчинените коригират грешките и повишават вниманието към изпълнението на операциите). По този начин контролът дава възможност да се реагира своевременно на променящите се фактори. Пример: Има оплаквания от клиенти за съществуващи смущения в продажбата на млечни продукти. Директорът на магазина, след като извърши текущия контрол, стига до извода, че управителят. отделът неправилно е изготвил заявленията до доставчика, предлага тя да обърне повече внимание на този въпрос. Ръководителят на отдела проучва търсенето на купувачите за отделни имена на тази група стоки и се появяват по-оправдани приложения. Купувачът е благодарен, служителите на отдела трябва да бъдат възнаградени. Появиха се конкуренти, приети са нови закони, технологията се промени - всичко това са отклонения, на които системата трябва да реагира. Друго име за текущ контрол е оперативно. 5. Средно ниво – контрол в средата на задача или работа. 6. Финален (окончателен) - извършва се след приключване на работата. Получените действителни резултати се сравняват с установените по-рано. Този тип контрол предотвратява повторение на грешки в бъдеще, ви позволява да сравните колко реалистични са били плановете и да определите ефективността. Ролята на окончателния контрол - предоставя информация за по-нататъшно планиране, насърчава мотивацията. 7. Планиран - контрол се извършва по планиран начин (например месечно, тримесечно) 8. Внезапно - когато от вътрешната среда на предприятието идват негативни сигнали (оплаквания за закъснение на служителите, не изпълняват задълженията си, пиене на чай , прекъсвания за дим през работно време).
9. Вътрешен контрол - осигуряване на нормалното функциониране на предприятието, осъществяван от неговите сили. (Постижение планирани показатели, счетоводен контрол - спазване на правилата за отчитане, точно отразяване на операциите в него, стриктно спазване от служителите на управленските решения). 10. Външният контрол се осъществява от експерти от външни организации и организации на трети страни (Роспотребнадзор, Одит, Данъчен офисдруго).
Шевелева V.P. Учебник за подготовка за изпита по мениджмънт, 2009 г. - отидете на съдържанието на учебника
Контролът се подразделя на външен и вътрешен, вътрешно управление и одит. Вътрешният контрол е предвиден от Устава на организация, фирма, когато е предвидено създаване на одиторска комисия във фирма, щатен одитор-счетоводител, поканен одитор по договор с плащане за предоставяне на консултации, правни или одиторски услуги на фирмата. Вътрешното управленско счетоводство се извършва от ръководители и следи за изпълнението на заповеди, инструкции: служебни, технологични, общосанитарни, противопожарни, противоепидемиологични и други. Външният контрол може да се осъществява от държавни регулаторни органи, като потребителски съюз, синдикати, одиторски фирми и фирми, експертни бюра, сертифициращи, лицензиращи и други обществени сдружения. Външният контрол е разнообразен, има елементи на контролен механизъм на етапа на получаване на информация и откриване на нарушения. Издаването на разрешения за вида дейност се извършва от регулаторните органи под формата на разрешение или съгласие за извършване на (много) еднократен достъп, акредитация се установява за контрол на образователната дейност, задължително сертифициране на брокерска дейност. Акредитацията е резултат от проверка или проверка по отношение на способността за ефективно и ефикасно извършване на определени дейности. Експертиза - извършена при контролни дейностиза оценяване на продукти, оценяване на процедури след експертни изследвания по научно обосновани методи в експертни лаборатории и центрове. Установяването на стационарни и временни постове в контролирани съоръжения се използва в области с особено важен контрол, например санитарен и епидемиологичен, на митниците, данъчни пунктове в дестилерии. Сертифицирането на продукти и услуги е потвърждение, че продуктите отговарят на изискванията на GOST, показатели за качество за защита на потребителите от недобросъвестни производители, контрол на безопасността и създаване на благоприятни условия за предприемачите на пазара. Контролът със сертифициране се осъществява чрез изпитване и проверка на съответствието със стандарта и декларираното качество. Сертификатът за безопасност, издаден на заявителя, потвърждава съответствието на условията на труд и мерките за безопасност при производството на продуктите. Задължителната сертификация е установена със специални закони в особено опасните отрасли, доброволната сертификация на продуктите се извършва по инициатива на производителя и за негова сметка, за да се потвърди, че този продукт отговаря на изискванията на стандартите, техническите спецификации и рецепти. Формите на реакция на регулаторните органи на нарушения са разнообразни, те включват правомощия под формата на потискане на установени нарушения. Изпълнението на тези правомощия предвижда подаване на инструкции, ограничения и забрани за определени видове дейности, налагане на глоби, унищожаване на вредни продукти, завеждане на искове в съда. Маркирането се извършва върху стоки и продукти, влизащи в търговията, строителството и предпазва продуктите от фалшифициране. Разнообразие от маркировка са акцизни марки, марки. Идентификационните обозначения и регистрацията ви позволяват да контролирате субекти в данъчната служба, регистър ценни книжаи договори, интегрални схеми и микросхеми, външнотърговски сделки. Съществуват форми на недържавен контрол между субекти и потребители, работодатели и синдикати. Наемодателите следят за спазването на условията на договора като обществен контрол. Вътрешно-корпоративен контрол и колективен контрол на участници или потребители от вида на услугата (за брокери), участници на пазара на ценни книжа. Саморегулирането е контрол върху работата на членовете на неговия екип или участие в защитата на правата и законните интереси на инвеститорите на пазара на ценни книжа. Контролът се осъществява както от обществени сдружения, така и от инвеститори и физически лица. По характер на местоположението и връзката на субекта и обекта на контрол, контролиращи и контролирани органи, организации, хора, групи; прави разлика между вътрешен и външен контрол. Контролът се нарича вътрешен, когато субектът и обектът на управление са включени в една система, и външен, когато субектът на управление не е включен в същата система като обекта. Контрол, в който субект е ръководител на производството, ръководител на цех, директор на предприятие или сдружение; ръководител на отдел или служба. В зависимост от категориите мениджъри и задачата на контрола е препоръчително да се разграничат видовете контрол. Всеки специфичен вид контрол, например контрол на ръководителите на производството, има някои характеристики, общи за всички специфични видове контрол. С помощта на определен набор от тези характеристики или характеристики един вид контрол се разграничава от други видове. Такива характеристики или атрибути могат да бъдат: задача за контрол, обект и предмет на контрол, видове и общи методи на контрол.
По време на изпълнениеразпределете: предварителен,текущ,окончателен контрол.
Предварителен контролизвършени преди действителното начало на работа. Това е входящият контрол на всички видове ресурси, чиято цел е да осигури необходимите условия за безпроблемна и качествена работа на организацията. По своето съдържание това е организационен контрол, чиято задача е основно да проверява готовността за работа на организацията, нейния персонал, производствения апарат, системата за управление и др.
Системата за управление се проверява за съответствие със съществуващата структура на организацията, качеството на вече взетите решения, подготвените документи, тяхната адекватност на съществуващите изисквания, коректност на изпълнение, степента на запознаване с тях от изпълнителите, усвояване на задачите, които те лице, което до голяма степен предопределя успеха на бъдещата работа.
Предварителният контрол върху персонала има за цел преди всичко да отговори на въпроса дали може да се използва за решаване на задачите, предвидени в плана. Следователно службите за персонал внимателно проучват професионалната пригодност на служителите, определят потенциалната им способност да изпълняват предстоящата работа. Такъв контрол се осъществява въз основа на предварително разработени изисквания за всяка категория специалисти с помощта на различни видове тестове, интервюта, изпити.
Сферата на предварителен контрол на персонала включва и такива въпроси като разбирането на хората за целите на тяхната дейност, познаване на правата, задълженията, стандартите за развитие, условията за насърчаване. Контролът на персонала е призван да следи и обучението и преквалификацията на персонала, тяхното обучение, условията за творчество и иновации.
Третото направление на предварителния контрол е състоянието на материалните и финансови ресурси на организацията. По отношение на материалните ресурси се проверява наличието на запаси от суровини, материали, компоненти в складовете, съответствието на структурата и количеството им с нуждите на производството и гаранцията за доставка.
Средство за предварителен контрол на финансовите ресурси на организацията е нейният бюджет или разчет, което дава възможност да се провери надеждността на техните източници и валидността на предстоящите разходи. Обикновено тези документи се изготвят въз основа на предишен опит, но за редица категории разходи простата статистика от минали години не предоставя достатъчно информация за определяне на необходимите разходи в новите условия, поради което контролът може да се основава и на данни от други организации и средни за индустрията.
Текущ контролизвършва директно на етапа на икономическия процес. Целта му е да подобри дейностите, да ги координира за постигане на целта. Задачата на такъв контрол е своевременно да идентифицира и, ако е възможно, да елиминира отклоненията, които възникват по време на работа от посочените параметри.
Текущият контрол обикновено съществува във форми стратегическии оперативен.Стратегически контролима за основна цел ефективността на използване на ресурсите на организацията по отношение на постигането на нейните крайни цели и се осъществява не само по отношение на количествените, но и качествени показатели: - нивото на производителност на труда, изпълнението и използването на постижения на научно-техническата революция, нови методи на работа, технологии както в организацията като цяло, така и в нейните подразделения.
Оперативен контрол, който на практика се слива с (итерационен контрол, извършва се буквално едновременно с извършването на основната работа, фокусиран е върху текущите производствени и икономически дейности, по-специално движението на продуктите в технологичния процес (последователност на операциите, времеви норми за тяхното изпълнение, качество на работа); зареждане на оборудване; спазване на общия работен график; наличие на запаси, незавършено производство и готова продукция, ниво на текущите разходи, текущи разходи Пари... На ниво отделни операции, работещиконтрол.
Най-важният обект на предварителен и текущ контрол е качеството на продуктите и услугите. Отправната точка е разработването на стандарти, базирани на производствените условия, традициите на самото предприятие и изискванията на пазара.
Текущият контрол може да бъде твърда (статистическа) и проба(ако броят на неговите обекти е твърде голям или за проверка е необходимо да се унищожи продукта).
Непрекъснатата проверка изисква високи разходи, следователно, когато е необходимо да се вземе решение за приемане на голяма партида продукти, се използва произволна проверка въз основа на резултатите от теста.
Селективната проверка е по-евтина, но крие риск от случайни грешки. Те могат да бъдат намалени чрез увеличаване на размера на извадката, но това съответно ще увеличи разходите.
Важна роля за повишаване на ефективността на контрола на процеса може да изиграе неговата карта, която е диаграма, върху която своевременно се нанасят допустимите граници на качествените параметри и резултатите от измерването, което ви позволява незабавно да откриете ясно отклоненията от стандартите.
Понастоящем в редица страни, и преди всичко в Япония, фокусът не е върху идентифицирането и коригирането на отклоненията от стандартите за качество, а върху предотвратяването на тяхното възникване. За това широко се въвеждат методи за самоконтрол, стимулира се работата на кръгове за качество и т.н.
Финален контрол (финален)се извършва след приключване на работата. Това е контролът на резултатите, неговите цели: формиране на мотивационни възнаграждения; коригиране на поведението на лидера, взетите решения; формиране на планове за бъдещето въз основа на анализ на резултатите.
http://infomanagement.ru/lekciya/Vidi_kontrolya
Три основни типа контрол:
Предварителен;
Текущ;
Финал.
Предварителен контрол. Този вид контрол се нарича предварителен, тъй като се извършва преди действителното начало на работа на етапа на планиране и създаване на организационни структури.
Основното средство за осъществяване на предварителния контрол е прилагането (не създаване, а прилагане) на определени правила, процедури и линии на поведение.
В организациите предварителният контрол се използва в три ключови области – по отношение на човешки, материални и финансови ресурси.
Предварителен контрол в района човешки ресурсисе постига в организациите чрез внимателен анализ на тези бизнес и професионални познанияи уменията, които са необходими за завършване работни задълженияи подбор на най-обучените и квалифицирани хора.
Към методи за предварителен контрол материални ресурсисъщо така включва осигуряване на техните запаси в организацията на ниво, достатъчно за избягване на недостиг.
Най-важното средство за предварителен контрол на финансовите ресурси е бюджетът, който също ви позволява да изпълнявате функцията за планиране.
Текущият контрол се извършва директно в хода на работа. Най-често неговият обект са подчинени служители, а самият той е прерогатив на техния пряк началник. Редовната проверка на работата на подчинените, обсъждането на възникващи проблеми и предложенията за подобряване на работата ще премахне отклоненията от планираните планове и инструкции. Текущият контрол се основава на измерване на действителните резултати, получени след извършване на работа, насочена към постигане на желаните цели. За да извършва мониторинг по този начин, апаратът за управление се нуждае от обратна връзка.
Окончателен контрол. Текущият мониторинг използва обратна връзка от самата работа за постигане на желаните цели и решаване на възникващи проблеми, преди да стане твърде скъпо. Като част от окончателната проверка се използва обратна връзка след приключване на работата. Непосредствено след приключване на контролираната дейност или след предварително определен период от време, действително получените резултати се сравняват с необходимите.
Въпреки че окончателният контрол се извършва твърде късно, за да се реагира на проблемите при възникването им, той все пак има два важни функции:
Едно от тях е, че крайният контрол дава на ръководството на организацията информацията, необходима за планиране, в случай че се очаква подобна работа да се извършва в бъдеще.
Втората функция на крайния контрол е да насърчава мотивацията. Ако ръководството на организацията свързва мотивационните награди с постигането на определено ниво на изпълнение, тогава е ясно, че действително постигнатото представяне трябва да бъде измерено точно и обективно.
http://oodri.narod.ru/man46.html
Видове контрол:
1. Предварителен контрол се извършва преди реалното започване на работа. Основното средство за осъществяване на предварителния контрол е прилагането на определени правила, процедури и линии на поведение. Предварителният контрол се използва в три области – по отношение на човешките, материалните и финансовите ресурси. Например: входящ контрол на качеството на суровините и материалите, изпратени за производство; запознаване с документите на кандидата за вакантната длъжност.
2. Текущ контрол се осъществява директно в хода на работа. Обектът са подчинени служители. За да осъществява текущото управление по този начин, управляващият апарат се нуждае от обратна връзка. Обратна връзка - данни за получените резултати. Например: контрол на качеството на операциите по обработка на предмети на труда; редовни проверки на работата на подчинените.
Текущият контрол се извършва в две форми:
- стратегически- има за основен обект ефективността на използване на ресурсите на организацията по отношение на постигането на нейните крайни цели и се осъществява по отношение на количествени и качествени показатели. Самият процес се свежда до събиране, обработка и оценка на информация за нивото на производителността на труда, за нивото на изпълнение на научно-техническия прогрес, новите методи на работа, новите технологии в организацията и нейните поделения;
- оперативен- фокусирани върху текущите производствени и стопански дейности (спазване на последователността на операциите, времеви стандарти за тяхното изпълнение, качество на работа). При този контрол се определя натоварването на оборудването, спазването на общия работен график, наличието на запаси от суровини, материали и гориво, както и нивото текуща работаи харчене на пари.
3. Окончателният контрол се извършва в края на работата и се основава на обратна връзка. Системите за управление в организациите имат отворена обратна връзка, тоест мениджър, който е външен елемент по отношение на системата, може да се намесва в нейната работа, променяйки както целите на системата, така и естеството на нейната работа. Като част от крайния контрол обратната връзка се използва след приключване на работата. Непосредствено след приключване на контролираната дейност или след предварително определен период, действително получените резултати се сравняват с необходимите. Например: тест Завършени продукти; одобрение на проекта.
Контролът също е разделен на:
1. Външен- извършва се от администрацията на организацията или от специални служители - контрольори. Такъв надзор се основава на факта, че хората изпълняват задълженията си по-добре, ако знаят, че са наблюдавани от лидер или негов представител. Това се случва поради следните причини:
Въз основа на резултатите от контрола се оценява работата на служителите и свързаните с тях награди, наказания и повишения;
Непрекъснатото наблюдение предполага, че тази област на дейност дава ръководството специално значениеследователно е необходимо да проявите поне показно усърдие, за да се откроите от останалите;
Резултатите от контрола обикновено се обсъждат в екип и мнозина се опитват да работят по-добре, за да станат известни, тоест да задоволят амбицията си.
Ефективност външен контрол зависи от редица обстоятелства:
Трябва да има „защита от хитростта“, тоест от този, който, без да прави нищо, се опитва да създаде вид на активна и съвестна работа. Това обикновено се прави чрез метрична манипулация. Това се случва особено често, ако няма ясно определени работни стандарти и резултатът не преминава пазарната оценка от потребителя.
Целите, които се поставят пред служителите в системата за външен контрол, трябва да бъдат доста неуловими.
Според резултатите от външния контрол задължително следва поощрение или наказание.
За да се осигурят тези условия, системата за външен контрол трябва да бъде цялостна и да изисква големи материални и трудови разходи. С нарастващата сложност на дейността на организацията тя става все по-икономически и трудоемко неосъществима.
2. Интериор(самоконтрол) - изпълнителите сами наблюдават работата си, нейните резултати и, ако е необходимо, правят корекции в собствените си дейности. Основната му задача е да намери проблем навреме и да намери начини за решаването му, а не да хване някого и да накаже, за да не се объркат другите. В такива условия хората работят лесно и свободно, участват активно във формулирането на целите на своята дейност и контролират процеса на постигането им.
Условия за въвеждане на самоконтрол:
Групови форми на работа и вземане на решения;
Здрав морален и психологически климат в екипа;
Демократичен стил на управление.
Избор на съотношението на вътрешния и външния контролзависи от:
1. От стила на управление на организацията.
2. От възможността да получите надеждна обективна оценка за представянето на служителите и да ги попитате лично за изпълняваните задачи. Ако е възможно, преобладава външният контрол.
3. От естеството на подчинените.
4. От микроклимата в екипа.
5. От възприета системанагради. Индивидуално - външно, колективно - вътрешно.
http://managment-study.ru/vidy-kontrolya-i-ix-sushhnost.html
КОНТРОЛе процесът на гарантиране, че една организация постига своите цели. Процесът на контрол се състои в определяне на стандарти, промяна на действително постигнатите резултати и извършване на корекции в случай, че постигнатите резултати се различават значително от установените стандарти.
Защо е необходим контрол? Лидерите започват да упражняват контролна функция от момента, в който формулират цели и задачи и създават организация. Контролът е много важен, ако искате вашата организация да функционира успешно. Без контрол започва хаос и става невъзможно да се обединят дейностите на всякакви групи. Важно е също така самите цели, планове и структура на организацията да определят посоката й на дейност, като разпределят усилията й по един или друг начин и насочват изпълнението на работата. Следователно контролът е неразделна част от самата същност на всяка организация. Това даде основание на Питър Дракър да заяви: „Контролът и посоката са синоними“. Поддържане на успеха. Също толкова важна е положителната страна на контрола, състояща се в пълната подкрепа на всичко, което е успешно в дейността на организацията. Като съпоставим действително постигнатите резултати с планираните, тоест отговаряйки на въпроса „Колко сме стигнали към поставената цел?“
Фирмите широко използват две форми на контрол: финансови (като основа за цялостен управленски контрол) и административна. финансови контрол се осъществява чрез получаване от всяка бизнес единица финансови отчетина най-важното икономическо представянедейности за стандартни формуляриидентични за местни и чуждестранни дъщерни дружества. Броят на артикулите и времето за отчитане може да варира. По правило по-подробно отчитане се предоставя от големи дъщерни дружества и компании, разположени на най-важните пазари. Той е в основата на сравнението реални показателис планираното. В същото време фокусът е върху показатели като ниво на печалба, производствени разходи и връзката им с нетните продажби, ефективност на капиталовите инвестиции, собствен капитал, финансово състояние (платежоспособност и ликвидност) и др. Анализът на тези показатели се извършва отделно за всеки център на отговорност (производствена и бизнес група, производствен отдел, дъщерно дружество), както и за фирмата като дупка.
На практика има три основни вида контрол: предварителен, текущ и окончателен.
1. Предварителен контрол.
Този вид контрол се нарича предварителен, тъй като се извършва преди действителното започване на работа. Основното средство за осъществяване на предварителния контрол е прилагането на определени правила, процедури и линии на поведение.
Трудността при идентифицирането на задачите се дължи на спецификата на процеса на предварителен контрол. Това се проявява в следното:
1.контролът се извършва не на етап изпълнение на планираното
задачи или заповеди на ръководството, а на етап планиране организация, разработване на проекти и др.;
2.контролът не се изразява в сравнение сегашно състояниес
стандарти и в съответствие определени правила, норми, ограничения, изисквания, процедури на поведение. Стриктното им придържане към разработването на програми от дейности, организационни структури на управление и др. е начин за контрол на ефективното изпълнение на цялата работа;
3.контролът не се извършва от специален контрольор или
мениджър от по-високо ниво, но пряко изпълнител на проекта, като спазва правилата.
В организациите предварителният контрол се използва в три ключови области – по отношение на човешки, материални и финансови ресурси.
Предварителен контрол в областта на човешките ресурси се постига в организациите чрез внимателен анализ на онези бизнес и професионални знания и умения, които са необходими за изпълнение на определени длъжностни задължения и подбор на най-обучените и квалифицирани хора. За да се гарантира, че наетите работници ще могат да изпълняват възложените им задължения, е необходимо да се установи минимално приемливо ниво на образование или трудов стаж в тази област и да се проверят документите и препоръките, представени от наетите.
Предварителният контрол в областта на материалните ресурси се извършва чрез разработване на стандарти за минимално допустимите нива на качество и провеждане физически проверкисъответствие на входящите материали с тези изисквания. Целта на този контрол е да произвежда висококачествени продукти.
Най-важното средство за предварителен контрол на финансовите ресурси е бюджетът, който позволява и осъществяването на управленската функция. Бюджетът е предварителен контролен механизъм в смисъл, че дава увереност, че когато организацията има нужда от пари, тя ще има средствата.
Предварителният контрол включва основно задачи от общ характер, които се отнасят до спедиционния, линейния и функционален контрол.
2. Текущ контрол.
Както всъщност следва от името му, текущият контрол се осъществява директно в хода на работа. Най-често неговият обект са подчинените служители, а самият той традиционно е прерогатив на техния пряк началник.
Текущ контрол през по-голямата частобхваща частни задачи и е прерогатив на шефовете, които контролират работата на своите подчинени. Използва се в следните области на управление:
· Контрол върху изпълнението на решенията;
· Провеждане на оперативен контрол в технологичния процес на производство;
· Предоставяне на обратна връзка в комуникациите;
Идентифициране на промените в външна среда- конкуренция, законодателство, културна среда, икономика и др.;
· Процесът на адаптиране на организацията към текущи промени и подобряване на дейностите.
Редовната проверка на работата на подчинените, обсъждането на възникващи проблеми и предложенията за подобряване на работата ви позволява да изключите отклоненията от планираните планове и инструкции. Ако се допуснат тези отклонения да се развият, те могат да прераснат в сериозни затруднения за цялата организация.
Отклоненията, на които системата трябва да реагира, за да постигне целите си, могат да бъдат причинени както от външни, така и от вътрешни фактори. Вътрешните фактори включват променливи проблеми. Външните фактори са всичко, което влияе на организацията от нейната среда: конкуренция, приемане на нови закони, промени в технологиите, влошаване на общата икономическа ситуация, промени в системата от културни ценности и много други.
Текущият контрол не се извършва буквално едновременно с изпълнението на самата работа. По-скоро се основава на измерването на действителните резултати, получени след извършване на работа, насочена към постигане на желаните цели. За да извършва мониторинг по този начин, апаратът за управление се нуждае от обратна връзка.
Системите за управление с обратна връзка, използвани в управлението, са в много отношения подобни на системата термостат-нагревател (когато стайната температура спадне от термостата към нагревателя, се изпраща сигнал и нагревателят се нагрява до получаване на втори сигнал - че е необходимо температура). Но има един много важна разлика... Системата термостат-нагревател е затворена система за управление, т.е. работи непрекъснато и автоматично без външна намеса. Мнозинство организационни системиуправлението с обратна връзка се отнася до отворени или отворени системи. Външен за такива системи елемент - мениджър-мениджър - редовно влияе върху тази система, като прави промени както в нейното предназначение, така и в нейното функциониране. В управлението са необходими именно отворените системи, тъй като организацията се влияе от толкова много променливи.
3. Окончателен контрол.
Като част от окончателната проверка се използва обратна връзка след приключване на работата. Непосредствено след приключване на контролираната дейност или след предварително определен период от време, действително получените резултати се сравняват с необходимите.
Въпреки че окончателното наблюдение е твърде късно, за да реагира на проблемите, когато те възникнат, той все пак има две важни функции. Едно от тях е, че крайният контрол дава на ръководството на организацията информацията, необходима за планиране, в случай че се очаква подобна работа да се извършва в бъдеще. Чрез сравняване на действителните и изискваните резултати, ръководството е в състояние по-добре да оцени доколко реалистични са били неговите планове. Тази процедура също така ви позволява да получите информация за възникналите проблеми и да формулирате нови планове, за да избегнете тези проблеми в бъдеще. Втората функция на крайния контрол е да насърчава мотивацията. Ако ръководството на организацията свързва мотивационните награди с постигането на определено ниво на изпълнение, тогава е очевидно, че действително постигнатото представяне трябва да бъде измерено точно и обективно.
Контролът е част от управленските дейности, т.е. функцията на мениджъра за оценяване на съответствието и откриване на несъответствие с изискванията чрез наблюдение и заключение, въз основа на подходящи измервания, тестове или инспекции. Открити са несъответствия за корекция.
Функциите на планиране, организация, мотивация не могат да се осъществяват изолирано от контролната функция. Всички те са неразделна част от обща системауправление, водещо организацията до получаване на резултата от дейността. Дейностите на организацията трябва да гарантират получаването на необходимия резултат; тя винаги протича като контролиран процес. Оттук следва необходимостта от предварителен, както и окончателен вид контрол.
В самото общ изгледконтролът може да се разглежда като процес на измерване (сравнение) всъщност постигнати резултатипо отношение на планираното.
В този случай са възможни два варианта:
- 1) съвпадението на действително постигнатите резултати с планираните, необходими;
- 2) несъответствието между реално постигнатите резултати и планираните.
В първия случай всичко е наред, работата съответства на плана или други изисквания за неговото изпълнение. Във втория се изисква решение за необходимостта от корекция.
Контролът понякога се нарича обратна връзка.
Въздействайки върху обекта на управление, те получават информация за новото състояние. Въз основа на тази информация се вземат нови решения и се правят въздействия.
Обратна връзка означава предаване на данни за получените резултати.
Пример: Най-простият пример за обратна връзка е доклад подчинен на ръководителяза моята работа. Лидерът идентифицира грешките и погрешните изчисления на подчинения и коригира действията му, за да коригира негативната ситуация. Системата за обратна връзка позволява на лидера да идентифицира непредвидени проблеми и да коригира своята линия на поведение, така че да избегне отклонения в работата на организацията от най-ефективния път на нейното движение към поставените цели.
Ориз. 1
Всички системи за обратна връзка включват едни и същи основни елементи и работят на едни и същи принципи. Тези системи, първо, имат цели; второ, те използват външни ресурси; трето, те трансформират външни ресурси за вътрешна употреба; четвърто, те наблюдават значителни отклонения от набелязаните цели; пето, коригират тези отклонения, за да осигурят постигането на целите.
Някои организации са създали цели системи за контрол, чиято задача е да гарантират постигането на планираните показатели за ефективност. Тоест системата за управление осигурява обратна връзкамежду очакванията, определени от първоначалните планове за управление и действителното представяне на организацията.
Контролната функция се изпълнява от всеки ръководител – тя е неразделна част от неговите трудови задължения. Обект на контрол е организацията.
Въздействайки върху обекта на управление, те получават информация за новото състояние. Въз основа на тази информация се вземат нови решения и се осъществяват нови влияния. В рамките на организацията на контрол подлежат протичащите в нея процеси и отделни елементи на системата. Например, предмет на производствения контрол е количеството и качеството на продуктите, спазването на технологията и времето на работа. Мениджърите, отговарящи за финансите на фирмата, следят нейните приходи и разходи, сравняват размера на реално спечелената печалба с очакваната. Мениджърът по човешки ресурси се интересува от всичко, свързано с хората: има ли забавяния, отсъствия и други нарушения на дисциплината, каква работа изисква допълнителен персонал, дали служителите са доволни от позицията си в компанията. Така субекти на контрол в организациите са мениджърите, но и държавните органи могат да действат като субекти на контрол.
И така, контролът е част от управленската дейност, тоест функцията на мениджъра, чиято задача е количествена и качествена оценкаи като се вземат предвид резултатите от работата на организацията.
В управленската практика се използват различни видовеконтрол. По принцип те могат да бъдат разделени на четири групи:
- · До момента на изпълнение;
- · По степен на покритие;
- · По време;
- · Според формата на изпълнение.
Помислете за първата група, която включва видовете контрол, разграничени по времето на изпълнение. Включва:
- · Предварителен контрол;
- · Текущ контрол;
- · Окончателен контрол.
Предварителният контрол се извършва преди началото на действителната работа по всички видове ресурси. Основното средство за предварителен контрол е прилагането на определени правила, процедури и линии на поведение.
Ориз. 2
Текущият контрол се извършва директно в хода на работа. Най-често обект на контрол е дейността на подчинените. Целта му е да изключи отклонения от предвидените планове и инструкции.
Окончателният контрол се извършва след приключване на работата. Той, първо, дава на мениджъра информация за планиране в случай, че се предлага подобна работа да бъде извършена в бъдеще; второ, чрез оценка на качеството на извършената работа помага за подобряване на мотивацията за ефективност на работата на персонала.
Във втората група, според степента на обхват на наблюдаваните явления и процеси, контролът се разделя на:
- · Общи (пълни, твърди);
- · Избирателен.
Общият контрол включва непрекъснато проучване на производството и икономическа дейност, социално-икономически процес.
Селективният контрол получи най-широко развитие при проверката на съответствието технологични процеси, предимно в производството на големи партиди части, масово производство. При организирането му активно се използват методи за статистически контрол на качеството. Същността този методсе състои в това, че пробите от продукти, избрани по специален начин от партидата, се проверяват и се правят заключения за цялата партида.
В третата група, която се откроява с установяването на рационално време, се разграничават следните видовеконтрол:
- · Систематично;
- · Периодични;
- · Един път.
Системният контрол се организира по отношение на най-важните, отговорни обекти на производствената и икономическата дейност на предприятието. Извършва се в предварително определен режим. В същото време времето на проверките директно зависи от степента на важност на процеса.
В обикновените, ежедневни производствени и стопански дейности се използват главно периодични форми на контрол: проверка на хода на производството, наличието на материали в склада, излизането на работниците на работа. Тази група включва и статистически отчети.
Специално място в управлението принадлежи на еднократния контрол. Тя по правило се извършва от специализирани функционални органи и е насочена към цялостна проверка на всеки отделен аспект или на всички производствени и стопански дейности.
Четвъртата и последна група е контролната група, която се различава по формата на изпълнение. В него се разграничават следните видове контрол:
- · финансов контрол;
- · Административен контрол;
- · Технически контрол.
Финансовият контрол се осъществява чрез получаване от всяка бизнес единица на финансови отчети по най-важните икономически показатели. Същевременно акцентът е върху показатели като ниво на печалба, производствени разходи и връзката им с нетните продажби, ефективност на капиталовите инвестиции, осигуряване на собствени средства, Финансово състояниеи т.н.
| Име на параметъра | смисъл |
| Тема на статията: | ПРЕДВАРИТЕЛЕН, ТЕКУЩ И СЛЕД КОНТРОЛ |
| Категория (тематична категория) | одит |
КЛАСИФИКАЦИЯ НА ИКОНОМИЧЕСКИ КОНТРОЛ
Контролът може да бъде класифициран според различни критерии.
1. По видове контролразделени на държавен контрол, одит и обществен контрол.
Държавният контрол се осъществява от органи държавна власти управление и администрация.
Одитът е независим контрол върху дейността на организациите, извършван от одитори-предприемачи или одиторски фирми.
Общественият контрол се осъществява от обществени организации.
2. По субекти на контролаконтролната дейност се подразделя на ведомствен и извънведомствен контрол.
Ведомственият контрол върху дейността на организациите се осъществява от по-висш орган на принципа на административно подчинение.
Извънведомственият контрол предполага упражняване на контролни функции независимо от ведомствената подчинност на одитираните организации.
3. По естество на контролните функциии обхватът на тяхното приложение се отличава с правен, икономически и производствено-технически контрол.
Правен контрол се осъществява на терен контролирани от правителствотои осигурява точно и непреклонно спазване на закона от всички организации и длъжностни лица, осъществява се основно от прокуратурата и съдилищата.
Икономическият контрол се осъществява в областта на икономическото управление и включва финансов, счетоводен, одиторски и статистически контрол.
Производствено-техническият контрол се осъществява в областта на производствения процес и е метод за оперативно регулиране на производствения процес. Осигурява се от отделите технически контрол, диспечерски услуги и други услуги за контрол и качество.
4. До момента на контролаб се подразделят на предварителен, текущ и последващ контрол.
Предварителният контрол се прилага на етапа на вземане на управленски решения преди започване на бизнес транзакции. Целта му е да предотврати нарушения на закона, неправилно, неефективно използване на икономически средства и приемане на необосновани решения.
Текущ контрол се осъществява в хода на стопанската дейност. Целта му е своевременно установяване и потискане на нарушения и отклонения в изпълнението на производствените цели, търсене и разработване на резерви във фермата за повишаване на ефективността на производството.
Последващият контрол се извършва след приключване на стопанските сделки след определен отчетен период. Целта на този вид контрол е да се установи правилността, законосъобразността и икономическата целесъобразност на извършените стопански операции, да се разкрият фактите за лошо управление и кражби. Тази форма на контрол е най-разпространена и се използва в работата на всички регулаторни органи.
5. По източници на проверкаразграничаване на документален и фактически контрол.
Документалният контрол се състои в проверка първични документи, счетоводни и оперативни регистри, статистически, счетоводни, оперативни отчети. Целта му е да идентифицира коректността, надеждността, законосъобразността и икономическата осъществимост на документираните бизнес транзакции.
Действителният контрол включва проверка на действителното състояние, наличността и използването на средствата на организацията, извършена чрез преглед, проверка, измерване, преизчисляване на претеглянето.
6. По методи на изпълнениеконтролът се подразделя на ревизия, одит, тематичен преглед, икономически анализ, проучване, разследване (разследване) и икономически спор.
Одитът е документална и фактическа проверка на производствената, финансова и търговски дейностиорганизации за определен период от време. Целта на одита е да получи надеждни и пълна информацияза състоянието на контролирания обект.
Одит - ϶ᴛᴏ независима проверка на състоянието счетоводствои отчитане. Целта на одита е да се провери коректността на счетоводството в съответствие с действащите разпоредби, да се потвърди надеждността на показателите на финансовите отчети на организацията.
Тематичната инспекция се организира по отделна, предварително разработена тема (проверка на безопасността на средствата на организацията, осигуряване на безопасността и използването на оборудването и др.). Целта на тематичната проверка е да се получат данни, характеризиращи състоянието на изучавания предмет и да се идентифицират резерви, които не се използват в организацията.
Този методконтролът често се използва, когато има сигнали за определени недостатъци в икономическата дейност на организации и отделни служители или когато е изключително важно специално проучванеотделни въпроси от тази дейност.
Икономически анализ- ϶ᴛᴏ метод за контрол, който позволява да се идентифицира влиянието на факторите върху резултатите от финансовата и икономическата дейност на организациите. С помощта на специални методи за анализ се измерва количествено величината на факторите, които влияят положително и отрицателно върху резултатите от дейността на предприятието. Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, анализът разкрива неизползвани резерви за растеж на ефективността на производството.
Оглед - запознаване със състоянието на контролирания обект на място. Организира се например за проверка на състоянието на склада, Пожарна безопасност, охрана на труда и др.
Разследването (разследването) е начин за установяване на вината на длъжностните лица за извършване на определени нарушения на закона, свързани с присвояване на имущество, лошо управление, служебни злоупотреби и определяне размера на причинените от тях материални щети.
Търговски спор - ϶ᴛᴏ начин за установяване на съответствие със закона и гарантиране, законни праваорганизации в бизнес отношения. Такива спорове се решават в арбитражни съдилища.
До момента на контролните мерки има предварителни, текущи и последващиконтрол.
Предварителен контролпредхожда извършването на стопанска сделка. С него започва разпределението на отговорностите (основа на контрола).
Критичните контролни точки, използвани по време на фазата на приемане управленско решение, се свеждат до предотвратяване на незаконни действия на отделни длъжностни лица, до потушаване на икономически нецелесъобразни операции по разходване на материални запаси или парични средства. Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, предварителният контрол е превантивен. Чрез него различни длъжностни лица извършват взаимно помирение на осъществимостта на предстоящите разходи и предотвратяват възможността за извършване на такива бизнес транзакции, които потенциално могат да навредят на икономическата система.
Ако компанията има силна структура на контрол във фермата, тогава обхватът на обектите на предварителен контрол трябва да бъде достатъчно широк (и обратно).
Текущ контрол(с други думи, оперативен) - ϶ᴛᴏ контролът, който се осъществява в хода на различни бизнес транзакции. Тези грешки, грешни изчисления и дори опити за злоупотреби, които не са открити от предварителния контрол, които инспекторът откри в хода на текущия контрол, трябва незабавно да бъдат коригирани или отстранени. При силна структура на икономически контрол всички бизнес операции са обект на текущ контрол.
Предметите на текущия контрол са дори по-разнообразни от предварителните. Всеки от вас преброява получените пари едновременно с поставянето на подписа си върху разходната бележка или ведомостта, като по този начин участва в осъществяването на текущия контрол. Освен това тази функция се изпълнява постоянно и трябва да се изпълнява от всички длъжностни лица от системата за контрол в рамките на техните правомощия и обикновени служители, заети в контролираната система.
Последващ контролизвършени след приключване на бизнес сделки. Всички длъжностни лица и служители на дружеството, участващи в каквато и да е стопанска сделка и съставящи съответните документи, са наясно, че тези оправдателни документи ще бъдат многократно проверявани от други лица дори след стопанската сделка.
Разбира се, всяка бизнес транзакция трябва само потенциално да подлежи на внимателен последващ контрол. Обикновено броят на контролните точки за целия набор от бизнес транзакции от един или друг вид все още е ограничен. Броят на контролно-пропускателните пунктове, както и степента на тяхната точност, се определя всеки път от икономическата осъществимост въз основа на съотношението на разходите за въвеждане на такива контролно-пропускателни пунктове и потенциалните резултати от проверката.
Субектите на последващ контрол разграничават финансови и данъчни власти(включително данъчна полиция), валута и митнически контрол, банково-кредитна система и др. Но одитът (както външен, така и вътрешен) заема специално място, тъй като, за разлика от изброените по-горе органи, одиторите са призовани да контролират не един или друг специално определен аспект от дейността на организацията, а резултатите от всички финансови и икономически дейности в общ. За да направят това, те трябва да се справят голямо количествосчетоводна, аналитична и правна документация, за извършване голям бройпроцедури за контрол и проверки на бизнес транзакции по същество. Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, съвременният одит може да се определи като специална организационна форма на контрол.
ПРЕДВАРИТЕЛЕН, ТЕКУЩ И СЛЕДВАЩ КОНТРОЛ - понятие и видове. Класификация и особености на категорията "ПРЕДВАРИТЕЛЕН, ТЕКУЩ И ПОСЛЕДВАЩ КОНТРОЛ" 2017, 2018г.
