La etiqueta empresarial en general es el orden de conducta establecido en la comunicación empresarial. La etiqueta comercial, en particular, se manifiesta en forma de presentación del texto de la carta, principalmente en las fórmulas de apelación, la expresión de solicitudes, recordatorios, negativas, reclamos, en los métodos de argumentación, la formulación de instrucciones, en las palabras finales.
La apelación es un elemento obligatorio de la correspondencia comercial. La apelación ahora ha comenzado a usarse en cartas comerciales, si la carta se dirige directamente al funcionario. Las fórmulas habituales de tratamiento son, por ejemplo, las siguientes: Dear Sir (Madam), indicando el apellido; Estimados colegas (al dirigirse a un grupo de personas relacionadas por una ocupación común); Estimado Sergei Ivanovich (en cartas de invitación, en llamamientos a personajes famosos), etc.
En la correspondencia comercial, los pronombres "yo", "él" deben excluirse, en lugar de ellos se usan los pronombres "nosotros", "usted". Cabe recordar que las construcciones pasivas son preferibles a las reales: no “lo haremos”, sino “lo haremos”; no “Tú ofreces”, sino “Tú ofreces”… etc.
De gran importancia para la formación de una imagen positiva de la organización es el cumplimiento de una norma de etiqueta comercial como la puntualidad de una respuesta a una solicitud, una propuesta comercial, etc. cuando puede dar una respuesta final. Pedir disculpas por el retraso: "Lamentamos el retraso inesperado y las molestias que le hemos causado".
Si estabas esperando una respuesta y es importante para ti, en la próxima carta a tu pareja, agradécele la respuesta. Por ejemplo: "Gracias por su carta de fecha 16 de noviembre de este año con una solicitud de...".
Si se le ha acercado con una solicitud que no puede cumplir, explique su negativa, recomiende al destinatario que se comunique con otra organización o con usted, pero más tarde. No recurra a lo que comúnmente se conoce como "retroceder".
En la correspondencia comercial, es inapropiado utilizar expresiones pretenciosas y empalagosas como "Sé tan amable...", "No rechaces la cortesía de informar...", etc.
Si necesita recordarle al socio la necesidad de cumplir con sus obligaciones, formule el recordatorio de manera tranquila, sin expresiones ásperas, por ejemplo: "Le recordamos que la fecha límite para cumplir el contrato con fecha 16/12/2002 No. 25 /42 caduca...". En respuesta a una dura carta de reclamación, adhiera también a esta norma: “Debemos pedir disculpas por las molestias ocasionadas tanto a usted como a sus clientes por el envío tardío de la mercancía…”.
Al preparar una carta de respuesta, preste atención al diseño del "destinatario" requerido. Si la carta recibida fue firmada por el jefe, la respuesta debe estar dirigida a su nombre, si es otro funcionario, responda a su nombre.
Una manifestación de la etiqueta es también el uso de fórmulas finales de cortesía. Si el texto de la carta comienza con una fórmula para una apelación personal al destinatario, al final del texto, antes de la firma, debe haber una fórmula de cortesía final: "Con respeto ..."; en algunos casos - "Tuyo ...", "Sinceramente tuyo ...".
La correspondencia comercial es una parte integral de la imagen de la empresa y empresario. Establecer contacto, mantener conexiones, discusión Los negocios importan a veces es preferible escribir por escrito y, a menudo, solo es necesario, por lo que la imagen creada en la correspondencia comercial debe corresponder completamente a la imagen externa que se forma mediante la comunicación en vivo. Al mismo tiempo, en la correspondencia comercial, el cumplimiento de las reglas y requisitos es obligatorio no solo en los principios generales, sino también en detalles y detalles.
Principios y etiqueta de la correspondencia comercial.
Etiqueta correspondencia de negocios generalmente no difiere de requerimientos generales comunicacion de negocios. Estos son sus principios fundamentales:
- cortesía, respeto,
- claridad de propósito
- orientado a resultados y cercano,
- actitud responsable hacia el tiempo y las obligaciones de otras personas,
- consistencia lógica y precisión,
- especificidad fáctica,
- literatura,
- neutralidad del tono, rigor y formalidad del discurso,
- observancia de la subordinación y las tradiciones.
Estos requisitos no son originales, pero su cumplimiento garantiza una interacción constructiva con socios y clientes.
Fórmulas de membrete y lenguaje
El membrete membretado es la cara de la empresa, por lo que sus atributos obligatorios son la alfabetización, la precisión de los detalles, la precisión externa y la modesta originalidad del diseño.
Si se trata de una versión angular o longitudinal del formulario, el nombre completo de la organización, dirección postal, real y oficial, teléfono, fax, correos electrónicos y la dirección de la página electrónica oficial. La lista de detalles no está estrictamente regulada, sin embargo, la integridad de los datos siempre parece más ventajosa.
Para referencia: También es deseable información sobre el registro de correspondencia: sobre la fecha, el número en la lista, sobre el contratista específico que preparó el documento para enviar. Si se trata de una carta de respuesta, se requiere una referencia a la carta de solicitud.
En una carta comercial, también es posible indicar el género, lo que simplifica el diseño de la correspondencia: correo de informacion, ofrecimiento, petición, petición, disculpa, condolencia, agradecimiento.
Carta en papel con membrete de la organización oficial
La primera parte de la carta es una apelación, cuya fórmula contiene el nombre y el patronímico del destinatario o una versión más oficial: la palabra "señor":
- ¡Estimado Fedor Fedorovich!
- Estimado Sr. Smirnov!
- Estimado Sr. Director!
La parte principal de la carta, informativa, contiene un mensaje breve, comprensible y amplio y tareas claras: proporcionar información, aclarar información, resolver el problema con los suministros y más. Si la carta contiene una negativa, entonces es correcto comenzar la primera mitad con una justificación clara y basada en evidencia. Las fórmulas del lenguaje pueden ser diferentes, dependiendo del tono elegido:
- La empresa pide considerar...
- Se ruega al Presidente y a la Junta Directiva que sean informados sobre...
- Por favor considere la posibilidad...
- Por favor, responda lo antes posible...
La parte final de la carta es agradecimiento, disculpas, garantías de una pronta resolución del problema, esperanza de una mayor cooperación.
Las cartas comerciales requieren el cumplimiento de la orden oficial: si la carta requiere la firma del jefe, entonces debe estar firmada por el jefe (en casos extremos, su adjunto).
Redes de etiqueta comercial y correos electrónicos comerciales
Los correos electrónicos, como las cartas en papel, constan de varios elementos importantes que requieren un llenado competente no por reglas especulativas, sino precisamente porque estos elementos pueden ser informativos y muy convenientes desde un punto de vista práctico y utilitario. Una carta correcta garantiza una respuesta correcta y rápida, así como una solución constructiva al problema.
Como referencia: las empresas suelen tener sus propios servidores y programas de correo, y también desarrollan un estilo de diseño corporativo Email y reglas internas de correspondencia, que por lo general no contradicen las estándar, sino que las complementan.
- Destinatario: se acostumbra especificar una dirección en la línea del destinatario.
Esto indica no sólo actitud respetuosa al interlocutor, sino también salvarlomi— correode spam, correo no deseado y miradas indiscretas.
- Se completa una copia de la carta del destinatario para un propósito específico.
Al enviar una carta al destinatario principal e indicar otra en la sección "copia", el destinatario informa al segundo interlocutor sobre lo que está sucediendo, pero no le exige que responda y participe directamente en la correspondencia.
- Tema de la carta: concreción y unicidad.
La especificidad final del tema debería ayudar tanto al destinatario como al destinatario a navegar por el tema de la discusión y distinguir entre muchos problemas y tareas: no solo "Informe de Katya", sino "Informe de mayo de 2015. Versión borrador". Tenga en cuenta: el nombre este caso es inútil, ya que el destinatario ya está claro para el destinatario desde el nombre del buzón de correo electrónico.
Los correos electrónicos son igualmente fáciles de leer en un monitor de escritorio y en una tableta - El cuerpo de la carta debe contener 3 elementos clave.
Primero, un saludo (si esta es la primera letra del día, por ejemplo) y una dirección (en cada letra). En segundo lugar, la presentación de la pregunta: una presentación de uno mismo (si la carta es la primera), un recordatorio de las tareas a resolver, una descripción del problema o su solución. En tercer lugar, una solicitud o una llamada a la acción.
- La función de notificación de lectura de correo electrónico requiere delicadeza.
Se debe usar si la carta es realmente importante, pero no hay forma de preguntar si se recibe por teléfono, por ejemplo. Esta función suele imponer obligaciones psicológicas vagas y vagamente formuladas al destinatario, por lo que no se debe abusar de ella. Una opción correcta y no tan categórica es una solicitud educada al final de la carta para reportar la lectura.
- La firma requiere concisión ya la vez capacidad.
El texto puede contener la fórmula estándar "Atentamente" o limitarse al apellido y el nombre. La firma, incluido el nombre, el cargo, el nombre de la organización y los datos de contacto, no debe exceder las 7 líneas. Es recomendable indicar datos de contacto alternativos, además de buzón: teléfono,skype, ICQ, otros mensajeros populares.
- Archivos adjuntos: lo principal es advertir y nombrar correctamente los archivos.
La etiqueta de la red requiere informar sobre el documento en el archivo adjunto a la carta: sobre el formato, su volumen y contenido. El archivo adjunto no debe ser más de 3-5megabyte. Su título, al igual que el asunto de la carta, debe ser sumamente breve, específico y único.
vista normal Email
El tiempo de reacción de una letra en la netiqueta es diferente del tiempo enapagado— línea. Dos o tres horas es un tiempo de espera cómodo para recibir una respuesta a un correo electrónico urgente. En respuesta a correos electrónicos que son urgentes o marcados como importantes, a veces es suficiente advertir quemi— correorecibido y tenido en cuenta. Si el problema requiere una larga consideración, entonces el remitente debe informar a su interlocutor sobre el tiempo que llevará responder la pregunta.
Como referencia: un día es un momento cómodo para responder a los correos electrónicos. Si no hay respuesta dentro de los 3 días, las reglas de etiqueta le permiten enviar una segunda carta o contactar al destinatario usando fuente alternativa comunicaciones - teléfono,skype, ICQ. El silencio durante 5 a 7 días o en respuesta a una segunda solicitud puede considerarse como falta de voluntad para continuar con la correspondencia comercial.
La reputación de una persona de negocios y una empresa se compone no solo de la eficiencia y eficacia del negocio, sino también de las pequeñas cosas y matices de cualquier etapa de hacer negocios. negociaciones comerciales. Se requiere el cumplimiento de los principios de la correspondencia comercial de cada representante de la empresa: desde un empleado insignificante hasta un especialista en relaciones públicas y el jefe de la empresa.
Video: Cómo escribir cartas comerciales de forma clara, clara y comprensible
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Desarrollo rápido relaciones de negocio con otros países llevó a la necesidad de familiarizarse con las reglas de etiqueta empresarial, a las que hasta hace poco tiempo se les ha dado poco tiempo.
La palabra "etiqueta" se toma prestada de Francés, uno de los significados de la palabra "etiqueta""inscripción". La etiqueta se llama componente cultura externa del hombre y de la sociedad. Incluye aquellos requisitos que asumen el carácter de un ceremonial más o menos estrictamente reglamentado y en cuyo cumplimiento significado especial tiene un comportamiento determinado.
Es imposible imaginar la actividad de una persona de negocios sin trabajar con documentos. Los economistas han calculado que algunas categorías de empleados del aparato administrativo dedican del 30 al 70 % de su tiempo de trabajo a recopilar documentos oficiales y trabajar con ellos.
Detrás de cada documento hay personas, expresa indirectamente la relación entre ellos, por lo tanto, no es casualidad que en el campo de las relaciones comerciales existan requisitos bastante estrictos para compilar documentos oficiales y llevar a cabo la correspondencia comercial, que se incluyen en la etiqueta comercial.
De una orden correctamente redactada, una carta correctamente escrita, en muchos aspectos depende una buena relación en equipo, con socios comerciales y, en definitiva, el éxito del negocio.
Uno de los empresarios occidentales comentó una vez: “Todos los que se dedican a los negocios deben recordar que la palabra escrita es su rostro y el rostro de su empresa. …Escribiendo una carta o memorándum tan importante como el cálculo". Ron Tepper, autor del popular libro estadounidense How to Master the Art of Business Writing, señala que los buenos documentos comerciales son obras de arte. Y las obras maestras, como saben, no se crean en unos minutos.
Autores de mensajes efectivos y documentos comerciales dedican mucho tiempo a preparar su documentación. Las personas que dominan el estilo y el arte de la conversación empresarial a menudo se encuentran impotentes ante la necesidad de redactar un documento en particular. La razón de ello es la formalización de la documentación del servicio, que requiere concisión, claridad y lenguaje monosilábico. Los documentos no deben sobrecargarse con palabras innecesarias. turnos de habla y debe cumplir con la etiqueta de la correspondencia comercial.
Máxima información con un mínimo de palabras es la regla básica para su compilación.
De acuerdo con las reglas de comunicación empresarial adoptadas en los Estados Unidos, un comerciante que escribe un mensaje a un cliente debe utilizar necesariamente algún momento personal: un partido de fútbol, los niños, la escuela, un amigo en común mencionado en la conversación. En nuestra práctica comercial nacional, tal familiaridad se considera innecesaria.
Al mismo tiempo principios generales la comunicación empresarial a través de la documentación es prácticamente uniforme en todo el mundo.
Al escribir una carta comercial, es importante observar los siguientes requisitos:
El ejecutante debe imaginar claramente el mensaje que quiere transmitir, o la pregunta a la que quiere recibir respuesta, y saber exactamente cómo expresarlo de forma comprensible y concisa;
El texto de la carta debe ser simple, específico, lógico, sin ambigüedades, que permita varias interpretaciones para que el destinatario pueda comprender su contenido;
La carta se compone de una sola pregunta. El texto de la carta está dividido en párrafos, cada uno de los cuales debe abordar solo un aspecto del tema;
La carta debe ser convincente, con suficiente razonamiento;
La carta está escrita en un tono neutro de presentación, que no permite el colorido emocional y expresivo;
El volumen de una carta comercial, por regla general, no debe exceder las dos páginas de texto mecanografiado; sin embargo, el intérprete no debe sacrificar en ningún caso la cortesía del tono en aras de la brevedad;
Una carta con errores ortográficos, sintácticos y estilísticos causa una mala impresión e irrita al destinatario.
Hay que tener en cuenta que la percepción de una carta depende en gran medida no solo del contenido, sino también del sobre, el membrete de la empresa. Las cartas comerciales se escriben en formularios especiales que cumplen con los estándares y tienen un conjunto establecido de elementos obligatorios (detalles) dispuestos en un orden determinado.
1.1. Requisitos para la ejecución de una carta comercial a socios extranjeros
1. Es costumbre escribir cartas comerciales en membretes impresos de una empresa (organización, institución). El formulario contiene el nombre y la dirección del remitente. Esta información debe ser fácil de leer y al mismo tiempo estar diseñada por un diseñador profesional. La opinión del destinatario de la carta sobre su empresa depende, entre otras cosas, de apariencia papel con membrete, nivel de rendimiento de impresión, calidad del papel.
Los detalles del formulario destinado a la correspondencia con socios extranjeros deben estar en idioma en Inglés(se puede duplicar en el estado). Además de la dirección completa de la empresa, deberán indicarse los números de teléfono, télex y fax. Las cartas comerciales solo deben escribirse en el anverso, ya sea en papel con membrete o en una hoja en blanco.
2. Si la carta ocupa más de una página, al final escriben: "continuará" ("continuará"). En la práctica comercial internacional, el texto, por regla general, cabe en una página.
3. Para uso de numeración números arábigos, en la primera pagina no se pone el numero.
La carta debe escribirse en una computadora. El ancho del campo en el lado izquierdo es de al menos dos centímetros (para que sea más conveniente doblar). El texto se imprime en dos o al menos uno y medio intervalos. El párrafo comienza con una línea roja, cinco intervalos desde el margen. Es costumbre escribir una apelación al destinatario sin un párrafo. Debe evitarse el ajuste de palabras.
5. No se permiten correcciones en el texto de la carta, ni siquiera las más precisas.
6. Es deseable que la carta en el sobre se doble no más de una vez (con el texto adentro). Para cartas especialmente importantes, se selecciona un sobre de dicho formato para que la hoja permanezca desplegada. En el sobre, puede colocar todos los datos disponibles en el formulario, incluido el logotipo de la empresa. Los sobres grandes en los que se envían cartas sin doblar deben estar hechos de papel grueso para que su contenido no se arrugue durante la transmisión.
7. Los sobres de luto (con forro negro en el interior) deben usarse para el propósito previsto.
8. Es costumbre tomar resoluciones sobre la correspondencia recibida únicamente a lápiz. Si - en tinta, debe escribirse en una hoja separada, que se fija a la letra.
9. La respuesta a una consulta telegráfica deberá darse en el plazo de tres días. A la carta - antes de la expiración de 10 días. Si no es posible dar una respuesta detallada y completa a tiempo, entonces se debe informar dentro de los tres días que se ha tenido en cuenta la carta, y la respuesta final se debe dar a más tardar 30 días después.
conversación de negocios imposible de imaginar sin correspondencia, ya que encuentro personal para resolver cuestiones de cooperación no siempre es posible. Los problemas de correspondencia comercial más apremiantes
No se puede imaginar la comunicación empresarial sin la correspondencia, ya que no siempre es posible un encuentro personal para resolver cuestiones de cooperación. La correspondencia comercial ayuda a resolver la mayoría de los problemas apremiantes en poco tiempo, pero el incumplimiento de las normas de etiqueta o una construcción ilógica de una carta pueden perjudicar asociaciones o alejar a un cliente potencial. Como en las negociaciones oficiales, hay algunas reglas: estilo de escritura y estilo de comunicación.
Reglas generales para llevar a cabo la correspondencia comercial.
1. Antes de escribir una carta, decide sobre sus características:
tipo de carta (de cobertura, de garantía, de pedido, de recordatorio, de aviso, etc.; carta de presentación o de sugerencia de respuesta);
el grado de accesibilidad para el destinatario (si puede indicar todos los puntos necesarios en una carta o necesita una segunda aclaración);
urgencia de entrega (si la carta es urgente, es mejor enviarla por correo certificado o por Email).
2. Diseñar una carta según plantillas existentes, según su tipo, y también se basan en GOST R 6.30-2003. “Sistemas Unificados de Documentación. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación.
3. Toda carta comercial tiene la siguiente estructura general:
- nombre de la organización de envío;
- fecha de escritura;
- dirección del destinatario, indicación de un corresponsal específico;
- dirección de apertura;
- una indicación del asunto y propósito de la carta;
- texto principal;
- conclusión (fórmula de cortesía);
- firma del remitente;
- una indicación de la solicitud y distribución de copias (si las hubiere).
4. Al preparar una carta comercial, use el editor de texto Microsoft Word:
usar un auricular veces nuevo Romano, tamaño 12-14 p., interlineado - 1-2 p.;
escriba los números de página de la carta en la parte inferior del lado derecho;
cuando imprima texto en formularios A4, use un espacio entre líneas de 1,5 a 2, formato A5 y menos: un espacio entre líneas. Los requisitos siempre se escriben a espacio de una línea.
5. Si actúa en nombre de una organización y tiene la intención de enviar una carta en copia impresa, asegúrese de usar papel con membrete, ya que su presencia será tarjeta de llamada tu compañía. Trate el diseño del formulario oficial con especial cuidado, esta habilidad debería ser obligatoria para cualquier empleado de oficina.
6. Para la correspondencia internacional, la carta debe estar escrita en el idioma del destinatario o en inglés(como el más común en las relaciones comerciales).
7. Mantén un tono adecuado y profesional.. Comience su carta con una apelación que, según el grado de cercanía con el interlocutor, puede comenzar tanto con las palabras "Estimado + F.I.O." como "Estimado + F.I.O." Recuerde, las palabras en la apelación o en la indicación del destinatario en ningún caso deben abreviarse (por ejemplo, "respetado" como "respetado" o "jefe de departamento" como "jefe de departamento"): estas son las reglas de etiqueta de negocios. Siempre finalice su carta con un agradecimiento por su cooperación. La firma debe ir precedida de la frase "Respetuosamente,..." o "Sinceramente,...". Hacer referencia a "usted" en la correspondencia oficial es inaceptable, incluso si mantiene relaciones amistosas con el corresponsal.
8. Seleccionar cuidadosamente el vocabulario, evitar imprecisiones y frases ambiguas, uso excesivo de profesionalismo. La carta debe ser comprensible.
9. Divida el contenido de la carta en párrafos semánticos para que no sea engorroso y difícil de entender para el destinatario. Sigue la regla: el primer y último párrafo no deben contener más de cuatro líneas impresas, y el resto no más de ocho.
10. Responda a los correos electrónicos comerciales de acuerdo con la etiqueta aceptada: a una solicitud por escrito, dentro de los 10 días posteriores a la recepción; a las cartas enviadas por fax o correo electrónico - dentro de las 48 horas, excepto los fines de semana.
Correspondencia comercial intraorganizacional
La correspondencia comercial entre los empleados de la empresa se simplifica más en comparación con la correspondencia enviada a un tercero.
- sé conciso;
- ser de carácter empresarial;
- la fecha debe indicarse en la carta;
- al final de la carta hay una fórmula de cortesía y una firma.
Un ejemplo de correspondencia comercial intraorganizacional puede ser una carta de felicitación en nombre de un líder o equipo dirigida a un héroe del día o un empleado que ha recibido un ascenso.
Cuando se discuten proyectos por escrito, generalmente solo se usan algunos de los elementos obligatorios de una carta comercial: una indicación del tema, una apelación, resumen esencia del asunto y la fórmula de cortesía con firma impresa.
Recuerde que la forma de la carta y la plantilla requerida deben elegirse en función del nivel de correspondencia comercial y el tipo de información que desea proporcionar al destinatario.
En letras persona lista refleja la naturaleza de aquellos a quienes se dirigen.
[Lichtenberg Georg Christoph]
Escribe las cartas que te gustaría recibir.
[Aforismo antiguo]
La escritura es un argumento poderoso en el mundo de los negocios.
[Bekhtereva Victoria]
1. ¿Por qué tener estándares corporativos uniformes en la correspondencia comercial?
El correo electrónico es un atributo obligatorio de la comunicación comercial para cualquier empresa. Prácticamente no hay empresas que no utilicen el correo electrónico. Pero hazte las siguientes preguntas:
- ¿Alguna vez siente que está enviando un correo electrónico a un agujero negro cuando envía un correo electrónico a un colega y es posible que no obtenga una respuesta?
- Cuando los empleados se llaman entre ellos y piden leer un correo electrónico urgente, y esto pasa todo el día
- Cuando absolutamente no puedes entender qué es exactamente lo que quieren de ti en un correo electrónico
- Cuando temas complejos y difíciles, cuando se discuten por correo electrónico, se ahogan en un mar de información, detalles y el problema no se resuelve
Si estas preguntas son relevantes para usted, puede ahorrar mucho tiempo todos los días introduciendo reglas uniformes para la correspondencia electrónica. En este artículo, hablaremos sobre la etiqueta de la correspondencia comercial.
2. Siete reglas principales de la ética de la correspondencia comercial
Separamos condicionalmente las reglas de la correspondencia comercial. sobre las reglas de la ética y reglas de comunicación e intercambio de información.
Las reglas de comunicación se rigen por las reglas para el intercambio de información dentro de los procesos y proyectos comerciales. Les dedicaremos un artículo aparte. Las reglas de la ética forman el estilo. relaciones internas empleados de la empresa e inevitablemente influyen en la formación de la imagen de su empresa entre los socios. Por ejemplo, hace poco recibí una carta de uno de nuestros socios que comenzaba con las palabras "Buenas tardes, Bekhterev". ¿Qué opinas de nuestra cooperación?
Para no "perder la cara" de la empresa mientras se realiza la correspondencia comercial, es necesario seguir las "reglas de oro" de la ética de la correspondencia comercial:
- Siempre comenzamos una carta con una apelación.
- El asunto del correo electrónico debe ser
- Antes de enviar es necesario revisar la ortografía, puntuación, errores de habla
- La carta debe estar estructurada (¡SIN agua!)
- La carta debe contener la redacción correcta.
- Si enviamos archivos adjuntos en una carta, definitivamente escribiremos que hay archivos adjuntos (este movimiento ayudará a evitar situaciones en las que envía una carta y el archivo no está adjunto; el destinatario, después de leer la carta y no encontrar el adjunto documento, puede responder rápidamente y escribirle que faltan los documentos adjuntos que usted indicó en la carta).
- Nunca borramos mensajes. Uno de los puntos más importantes. El historial de mensajes nunca debe borrarse, ya que una carta es un documento. Si es necesario, siempre debe poder levantar el historial de correspondencia. Radislav Gandapas, por ejemplo, incluso incluyó una solicitud de no borrar el historial de correspondencia en su firma.
3. Tipos de letras
Hay muchos varias clasificaciones, proponemos distinguir las letras según la estructura del diseño:
- Carta de comunicación (carta de rechazo, carta de reclamación, carta de reconocimiento, carta de justificación, etc.)
- Carta de acuerdo
Carta-comunicación
En este tipo de carta, englobamos todo tipo de cartas que el empleado utiliza en el ejercicio de sus actividades profesionales.
Estructura de letras
La carta no debe estar formateada en un solo texto. Debe estar claramente estructurado y bien formado para que el destinatario no pierda de vista información importante. La estructura de la carta consta de componentes claros:
asunto de la carta
El asunto de la carta debe contener la acción específica que espera del encuestado: “negociar un contrato”, “proponer temas para su consideración”, “enviar un informe”, etc.
Si está enviando documentos, la línea de asunto debe contener una redacción clara de los documentos contenidos en el archivo adjunto de la carta.
¿Por qué es importante escribir el asunto correcto?
Por el tema de la carta, es muy fácil encontrar la carta necesaria en el flujo diario de información. No se perderá ninguna carta.
Nota: si envía una carta dentro de la empresa, el asunto de la carta se formatea de acuerdo con un estándar determinado; si envía una carta fuera de la empresa, se recomienda formatear el asunto de acuerdo con la plantilla: Nombre de la empresa: propósito de la carta.
¡Cuanto más constructivo en el cuerpo de la carta, mejor! Una de las habilidades clave en la correspondencia comercial que debe desarrollar en sus empleados es la capacidad de articular su idea de manera clara y concisa.
PD Si nosotros, al redactar una carta, mencionamos un hecho de la carta del interlocutor, se debe citar, separándolo con color o tipo de letra.
Firma Corporativa
La plantilla de diseño de firma corporativa debe ser igual para todos los empleados de la empresa.
La firma debe contener todos los detalles clave del destinatario para que, si es necesario, el destinatario de la carta pueda contactarlo fácilmente.
Sinceramente,
Nombre completo, cargo.
PD Si queremos una relación cálida con un socio/cliente, vale la pena emitir una firma personal. Cualquier persona se complace en recibir una carta con una actitud personal, incluso en la correspondencia formal.
La firma personal siempre se refiere al cuerpo de la carta. Ejemplo: Que tengas un buen día/ Gracias / Fue un placer hablar hoy / Gracias por tomarse el tiempo para un tema tan importante / Saludos a familiares e hijos, etc.
A/CC
Completamos los campos "Para" y "Cc" al final para no enviar accidentalmente la carta cuando aún no está lista.
¿Cuál es la diferencia entre los campos "Para" y "Cc"?
En el campo "Para", insertamos la dirección de la persona de la que queremos realizar alguna acción.
En el campo "Copiar", insertamos la dirección de una persona que se beneficiaría de leer el contenido de la carta.
PD Nuestra experiencia ha demostrado que el campo "Copiar" es muy útil. Si estamos negociando con un empleado ordinario, discutimos preguntas importantes, pero no recibimos respuestas sobre el fondo y a tiempo, entonces vale la pena insertar una carta del director o un gerente superior en una copia, tan pronto como la correspondencia comience de manera constructiva.
Lamentablemente, en muchas empresas el nivel cultura corporativa no al nivel adecuado, por lo que se dan situaciones en las que, para que un empleado haga bien su trabajo, es necesario un control estricto por parte del equipo directivo.
También en Outlook hay una función como "Bcc", una herramienta importante que le permite informar a las partes interesadas sobre la carta, pero al mismo tiempo no avergonzar al destinatario de que la carta no está dirigida solo a él.
Carta de acuerdo
Un tipo importante de carta que le permite resumir los resultados de la reunión, en escritura para formar acuerdos, designar un plazo para la finalización y dejar claro: ¿ambas partes entendieron correctamente lo que deben hacer?
Es útil escribir tales cartas después de una reunión, negociaciones y reuniones para tener acuerdos por escrito y una visión común de su implementación.
Estructura de la letra:
- Saludos, llamamiento y agradecimiento a los participantes del debate.
- Repetición del objeto de la reunión en que se formaron los acuerdos.
- Relación de todos los temas tratados, junto con las decisiones tomadas sobre los mismos y la designación de un responsable de ejecución.
- Arreglando ideas que no requieren implementación urgente para la historia.
- Pregunta a los destinatarios: ¿Se tiene todo en cuenta? ¿Hay comentarios o adiciones?
Por ejemplo:
Diseño de letras
Fuente
La fuente de la carta debe estar unificada, los puntos clave y los encabezados se pueden resaltar en cursiva en el texto, pero es imperativo adherirse a un estilo de diseño único.
PD Siempre debes recordar que las palabras escritas en mayúsculas se perciben como una subida de tono. Deben evitarse.
Párrafo
Es deseable organizar cada pensamiento por separado en un párrafo separado para que el texto sea más fácil de percibir.
Sangría
Los párrafos no deben fusionarse entre sí. Para que la carta sea más legible, la sangría debe hacerse después del saludo, antes de cada párrafo y antes de la firma:
Para que la carta sea visualmente más atractiva, es mejor formatear los enlaces en el cuerpo de la carta como hipervínculos:
Estilo de escritura
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