कार्य दिवस की प्रभावी योजना और संगठन: तरीके, नियम और यह क्यों महत्वपूर्ण है। अपने कार्य दिवस की योजना कैसे बनाएं: उपयोगी टिप्स

एक कार्य दिवस की योजना कैसे बनाएं ताकि आप जितना हो सके उतना कर सकें और परिणाम अधिकतम हो? यह प्रश्न प्रबंधकों द्वारा सबसे अधिक बार पूछा जाता है, क्योंकि उनका मुख्य कार्य- परिणाम सुनिश्चित करने के लिए। और यद्यपि सामान्य कर्मचारियों के पास भी अक्सर बहुत काम होता है, वे वही करते हैं जो उन्हें बताया जाता है। लेकिन नेता अलग तरह से सोचता है - वह खुद को कार्य निर्धारित करता है, और उनमें से हमेशा कई होते हैं, क्योंकि वह अपने विभाग, कंपनी, व्यवसाय का प्रबंधन कभी नहीं करेगा यदि वह आसपास हो रहा है के प्रति उदासीन था। इसलिए, कई नेता आचरण करने की कोशिश करते हैं महत्वपूर्ण बैठकस्वयं, कार्यों के कार्यान्वयन को स्वयं नियंत्रित करें, लिखें व्यावसायिक पत्रखुद, आदि, आदि। और इसलिए यह पता चला है कि यह नेता हैं जिनके पास अक्सर सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को हल करने के लिए पर्याप्त दिन नहीं होते हैं।

और यह सरलता से किया जाता है।

चरण 1. आरंभ करने के लिए वह सब कुछ लिखें जो आपको आज पूरा करने की आवश्यकता है।परिणामों के साथ लिखें - यह छोटा है, कार्य पर ध्यान केंद्रित करना आसान है और इसे करने के तरीकों में कोई सीमा नहीं है। केवल कार्य कार्य न लिखें - सब कुछ योजना के लायक है।

चरण दो। प्रत्येक कार्य को पूरा करने के लिए समय निर्धारित करें... यदि आप मीटिंग या कॉल का सही समय जानते हैं, तो अवधि लिखें, उदाहरण के लिए 12: 00-14: 00। यदि कार्य में एक घंटे से अधिक समय नहीं लगता है या नहीं लेना चाहिए, तो केवल प्रारंभ समय लिखें, उदाहरण के लिए 11:00। अगर सही समयअज्ञात, सोचो और लिखो कि प्रत्येक कार्य के लिए कितना समय लगेगा, और इसे इस तरह लिखें - 5 मिनट, 30 मिनट, 1 घंटा, आदि।

यह तीन कारणों से एक बहुत ही उपयोगी सेटअप है। सबसे पहले, आप सचेत रूप से समय सीमा को सीमित करते हैं और धीरे-धीरे कार्य पर अपनी योजना से अधिक खर्च करना सीखते हैं। दूसरा, आप विभिन्न कार्यों पर खर्च किए गए समय का सही अनुमान लगाने में सक्षम होंगे। वास्तव में, हम अक्सर सबसे अधिक समय लेने वाले कार्य को सबसे महत्वपूर्ण मानते हैं, लेकिन हमेशा ऐसा नहीं होता है। उदाहरण के लिए, सबसे महत्वपूर्ण फोन कॉल भी पांच से तीस मिनट तक चलेगा। और तीसरा कारण यह है कि यदि आप मोटे तौर पर लिखे गए सभी कार्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक समय का अनुमान लगाते हैं, तो आपको इस तथ्य से बहुत आश्चर्य नहीं होगा कि दो या तीन दिन भी सब कुछ करने के लिए पर्याप्त नहीं हो सकते हैं। सामान्य तौर पर, हम अक्सर अपने दिमाग में या कागज पर असंख्य कार्यों की योजना बनाकर खुद को धोखा देते हैं जिन्हें हम एक दिन में पूरा करना चाहते हैं। इसलिए, अभी, ईमानदारी से स्वीकार करें कि सब कुछ करना असंभव है। और जो मुख्य, महत्वपूर्ण, प्राथमिकता नहीं है, उसे होशपूर्वक छोड़ना शुरू कर दें।

चरण 3. अब एबीसी को प्राथमिकता दें:

उ - कार्य जो बहुत महत्वपूर्ण हैं, उन्हें आज पूरा करने की आवश्यकता है, और यह केवल मैं ही कर सकता हूं;
B- जो कार्य बहुत महत्वपूर्ण हैं, उन्हें आज पूरा करने की आवश्यकता है, लेकिन कोई दूसरा कर सकता है. ऐसे कार्यों को सौंपें और निष्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का नाम तुरंत लिखें;
सी एक ऐसा कार्य है जो प्रतीक्षा कर सकता है (यह सलाह दी जाती है कि इसके लिए तुरंत एक समय ढूंढें जब आप इसे किसी अन्य दिन करेंगे), या यह आपका कार्य नहीं है, या यह एक ऐसा कार्य है जिसे आप तुरंत छोड़ सकते हैं।

चरण 4। टाइप ए की सभी समस्याओं में से, पांच चुनें, अधिकतम सात टुकड़े... उन्हें सिद्धांत के अनुसार चुनें: "अगर मैं इन पांच कार्यों को पूरा करता हूं, तो भी मैं यह मानूंगा कि दिन बर्बाद नहीं हुआ था, और मुझे परिणामों पर गर्व होगा।" स्प्रे न करने में बहुत मदद करता है। आप प्रति दिन पांच कार्य पूरे कर सकते हैं, और यदि आपने प्राथमिकताओं की सही पहचान की है, तो ये कार्य अधिकतम परिणाम देंगे।

चरण 5. आप आपको अप्रत्याशित परिस्थितियों के लिए योजना बनाने की आवश्यकता हैकार्यों के बीच। तो आपके पास खाने, सोचने, तैयार करने, खत्म करने, नियंत्रण करने, समय पर पहुंचने और छोटी-छोटी चीजों का एक गुच्छा करने के लिए खाली समय होगा जो टाइप ए के पांच प्राथमिकता वाले कार्यों में शामिल नहीं थे।

आपके कार्य दिवस की योजना बनाने के ये पाँच चरण मूल बातें हैं। लेकिन उससे कई छोटे-छोटे राज हैं। आपको हर सुबह की योजना बनाने में पंद्रह से बीस मिनट से अधिक खर्च करने की आवश्यकता नहीं है।... ए शाम को जायजा लेना सुनिश्चित करें, केवल कार्यों को पार न करें, लेकिन उनके आगे प्लस या टिक लगाएं(यह आपके परिणामों का गुल्लक है, न कि जो अधूरा रह गया)। वैसे, अधूरे कार्यों को या तो पार करने की आवश्यकता है यदि वे अपनी प्रासंगिकता खो चुके हैं, या उस दिन के लिए स्थगित कर दिए गए हैंजब आप उनके लिए समय निकालते हैं।

अगर किसी कारण से दिन में कुछ गलत हो जाता है - स्थिति का आकलनऔर ईमानदारी से अपने आप को चार प्रश्नों का उत्तर दें:
- मैं क्या पाना चाहता था?
- मुझे क्या मिला?
- यह मुझे कैसे मिला?
- अब मैं अलग तरीके से क्या करने जा रहा हूं?

निष्कर्ष निकालनाताकि फिर से ऐसी गलतियाँ न हों, और अगले कार्य दिवस से पहले शांति से शक्ति प्राप्त करें।

भी शाम को अपने सभी विचारों को "अनलोड" करना वांछनीय हैके बारे में कलयोजनाकार में। समय और प्राथमिकताओं को न आंकें, बस जो मन में आए उसे लिख लें। यह आपको भूलने से बचाएगा महत्वपूर्ण बिंदुऔर आपको शांति से आराम करने का मौका देगा, और इस तथ्य से अनिद्रा से पीड़ित नहीं होगा कि आप कुछ भूल सकते हैं या कुछ आपको परेशान करता है - योजनाकार को आपके बारे में चिंता करने और याद रखने दें।

लेकिन सबसे महत्वपूर्ण बात, शायद, यह भी नहीं है। बात यह है कि लोग अक्सर "जो जोर से चिल्लाता है", "जलता है," "चिंता करता है," "लगता है," आदि के सिद्धांत के अनुसार एक कार्य को प्राथमिकता देता है। और योजना वास्तव में गंभीर परिणाम ला सकती है यदि आप निश्चित रूप से जानते हैं कि ये परिणाम क्या हैं होना चाहिए।

इसलिए, याद रखें: अपने दिन की योजना बनाना दीर्घकालिक भविष्य में आवश्यक परिणामों की एक सूची के साथ शुरू होता है। ऐसा क्यों है?

कल्पना कीजिए कि आपके लिए बिंदु A से बिंदु B तक पहुंचना बेहद जरूरी है। अब कल्पना करें कि कोई चीज आपको रास्ते में रोक रही है - बाधाएं, बाधाएं, विकर्षण। लेकिन रास्ते में आपका कोई भी सामना क्यों न हो, आप फिर भी लक्ष्य की ओर बढ़ेंगे। कुछ देरी हो सकती है, कुछ आपको अपना मार्ग बदलने या खोजने के लिए मजबूर करेगा नया रास्तागति। महत्वपूर्ण बात यह है कि आप ठीक-ठीक जानते हैं कि आप कहाँ जा रहे हैं, और तब कोई भी परिवर्तन आपको भटका नहीं सकता है।

इसलिए, सबसे पहले जो काम हर स्वाभिमानी नेता को करना चाहिए और उससे भी ज्यादा एक व्यवसाय के मालिक को करना चाहिए भविष्य में कम से कम एक वर्ष के लिए परिणामों की एक सूची बनाएं, और अधिमानतः पांच या दस साल... यह विभाग, कंपनी, व्यवसाय के विकास की आपकी दृष्टि है। और यही दैनिक निर्णय लेने का आधार है। यह आसपास के अवसरों को देखने का आधार भी है। यदि आप निश्चित रूप से जानते हैं कि आप अंतरराष्ट्रीय बाजार में प्रवेश करना चाहते हैं, उदाहरण के लिए, पहले से ही अगले वर्ष, आप कभी भी सफलतापूर्वक हुई बैठक, प्रस्ताव, साझेदारी से नहीं गुजरेंगे। यदि आप नहीं जानते कि आप क्या हासिल करना चाहते हैं और लक्ष्य तक पहुंचने के लिए कोई समय सीमा निर्धारित नहीं की है, तो आप ऐसे अवसरों को केवल अनदेखा करके या उन पर ध्यान न देकर चूक जाएंगे। इसलिए लक्ष्यों की एक सूची और उन्हें प्राप्त करने के लिए कम से कम एक अनुमानित समयरेखा के साथ शुरू करें... यह भी परिणामों पर ध्यान केंद्रित करने और कार्य दिवस की योजना बनाते समय सही ढंग से प्राथमिकता देने के लिए पर्याप्त हो सकता है। अधिक अपनी दैनिक योजनाओं में ऐसे कार्यों को शामिल करना अच्छा है जो भविष्य में लक्ष्य की उपलब्धि को सीधे प्रभावित करेंगे.

और अपने लिए इसे आसान बनाने के लिए, यह रणनीतिक योजना सीखने लायक है, जो आपको जीवन और कार्य की विभिन्न दिशाओं को ध्यान में रखने और अपने लक्ष्यों और दीर्घकालिक योजनाओं को दैनिक नियोजन से जोड़ने की अनुमति देता है। यानी पहले लक्ष्य, फिर उनके आधार पर दस साल की योजना, इस योजना से इस साल हासिल किए जाने वाले लक्ष्यों को निकाल लें, महीने के कार्यों को योजना से एक साल के लिए निकाल लें, और महीने की योजना से दिन के कार्य।

और यह मत भूलो कि प्रत्येक नेता को सक्षम होने की आवश्यकता है प्रभावी ढंग से प्रतिनिधि महत्वपूर्ण कार्य, जबकि परिणामों की गुणवत्ता नहीं खोती है। और फिर अपने दिन की योजना बनाना आपके लिए उच्च परिणाम प्राप्त करने और अपने काम का आनंद लेने का एक बहुत ही सरल, सुविधाजनक और व्यावहारिक तरीका बन जाएगा।

लीना टवरदोस्तुपोवा द्वारा प्रकाशित

निर्देशक प्रशिक्षण केंद्र"ProfiT", एक व्यवसायिक कोच और परियोजना प्रबंधन, विपणन और व्यवसाय विकास रणनीति विकास के क्षेत्र में सलाहकार, पत्नी, एक अद्भुत लड़की अनास्तासिया की माँ। मैं 49 साल का हूँ। मै रेहता हूँ सुंदर शहरकीव। मैं एक समर्थक हूँ प्रायोगिक प्रयाससीखने के लिए और जो कुछ भी मैं साझा करता हूं, मैं इसे अपने और अपने व्यवसाय पर परीक्षण करता हूं। मैं न केवल यह कहता हूं कि क्या करना है, बल्कि मैं यह भी समझाता हूं कि वांछित परिणाम कैसे प्राप्त करें।

जितना समय काम पर खर्च होता है, या कोई भी काम आवंटित समय में हो जाता है। कार्य दिवस की योजना बनाने के ये सिद्धांत और नियम मनोवैज्ञानिक रूप से उचित हैं और खुद को अलग साबित कर चुके हैं जीवन स्थितियां.

प्रबंधन विशेषज्ञ इस पैटर्न को जानते हैं: काम पर जितना समय उपलब्ध है, उतना ही खर्च किया जाता है, यानी कोई भी काम उसके लिए आवंटित समय के भीतर किया जाता है।

एक कार्य दिवस की योजना बनाने के सिद्धांत और नियम जो हम आपके ध्यान में लाते हैं, बाध्यकारी नहीं हैं। उनमें से कई आपको तुच्छ लग सकते हैं। हालांकि, वे मनोवैज्ञानिक रूप से उचित हैं और विभिन्न जीवन स्थितियों में खुद को साबित कर चुके हैं। आपको सभी सिद्धांतों का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है। उनमें से प्रत्येक का प्रयास करें, अपनी शैली खोजें - यह आपके लिए सबसे अच्छा होगा।

इसलिए, कार्य समय के संगठन को मूल सिद्धांत का पालन करना चाहिए: "काम को मेरी बात माननी चाहिए, न कि इसके विपरीत।" कार्य दिवस निर्धारित करने के नियमों को तीन समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

1. दिन की शुरुआत नियम
2. मध्याह्न भोजन के नियम
3. दिन के अंत के नियम।

दिन की शुरुआत नियम

1. दिन की शुरुआत के साथ करें सकारात्मक मनोदशा... प्रत्येक दिन के लिए कुछ सकारात्मक शुरुआत करने का प्रयास करें, क्योंकि जिस दृष्टिकोण के साथ आप आगे की चुनौतियों का सामना करते हैं वह आपकी सफलता के लिए आवश्यक है। हर सुबह खुद से तीन सवाल पूछें:

• यह दिन मुझे अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के करीब कैसे ला सकता है?
• उससे सबसे ज्यादा खुशी पाने के लिए मुझे क्या करना चाहिए?
• मैं अपनी जीवनशैली (अपने स्वास्थ्य को बनाए रखने के लिए) को बनाए रखने के लिए आज क्या कर सकता हूं?

सकारात्मक दृष्टिकोण बनाने में आमतौर पर दो मिनट से अधिक समय नहीं लगता है। अपना "स्टैंडर्ड मॉर्निंग प्रोग्राम" शुरू करने से पहले खुद को ये दो मिनट दें।

2. अच्छा नाश्ता करें और बिना जल्दबाजी के काम पर जाएं। पर्याप्त नींद न लेना, नाश्ते के बिना, जितनी जल्दी हो सके काम करना - ऐसी शुरुआत दिन को बर्बाद कर सकती है! यह मत कहो कि आपके पास आराम से नाश्ते के लिए समय नहीं है, क्योंकि यह प्राथमिकता की बात है (पर्याप्त नींद लेने और हार्दिक नाश्ता करने के लिए, आपको बस पहले बिस्तर पर जाने की जरूरत है)।

3. उसी समय काम शुरू करें। यह आत्म-अनुशासन का एक तत्व है जो ताकत जुटाता है।

4. दिन के लिए योजनाओं की दोबारा जांच करें। एबीसी विश्लेषण या आइजनहावर सिद्धांत का प्रयोग करें। यह पाया गया है कि एक कार्य दिवस के लिए दस मिनट की तैयारी दो घंटे तक काम करने के समय को बचा सकती है। तो उन दो घंटों को जीतो! इसके अलावा, अपने कार्य दिवस की योजना बनाते समय, विचार करें अगला नियम: आपको अपने समय के 60% से अधिक की योजना बनाने की आवश्यकता नहीं है, और 40% अप्रत्याशित और जरूरी मामलों के लिए एक आरक्षित निधि है।

5. बिना झूले व्यापार में उतरें। आपको इस तरह के "सुबह की रस्म" को कई अभिवादन, लंबी चर्चाओं के रूप में स्पष्ट रूप से मना करना चाहिए ताज़ा खबरआदि। सामाजिक संपर्क, निःसंदेह, उनकी आवश्यकता है, और आप रोबोट भी नहीं हैं। हालांकि, उन्हें कम तनावपूर्ण समय के लिए पुनर्निर्धारित किया जा सकता है, जैसे कि दोपहर का भोजन और दोपहर।

6. पहला - प्रमुख कार्य। कार्य दिवस की शुरुआत समूह ए के कार्यों से होनी चाहिए, अन्य सभी कार्य प्रतीक्षा कर सकते हैं। आपको पहले पत्राचार को नहीं देखना चाहिए - आने वाले व्यावसायिक मेल में, हम शायद ही कभी उन मामलों के बारे में बात करते हैं जिनकी सर्वोच्च प्राथमिकता होती है और जिन्हें तुरंत पूरा किया जाना चाहिए।

7. सचिव के साथ दिन की योजना का समन्वय करें। एक सचिव, यदि आपके पास एक है, तो आपका सबसे महत्वपूर्ण साथी तब होता है जब यह आता हैबनाने के बारे में इष्टतम स्थितियांगतिविधियों के लिए। आपको कार्य दिवस का पहला समय उसे समर्पित करना चाहिए, भले ही वह कुछ मिनटों का ही क्यों न हो। सचिव को आपके व्यवसाय के बारे में पता होना चाहिए। दिन की सभी तिथियों, प्राथमिकताओं और योजनाओं पर उनसे सहमत हों। एक अच्छा सचिव अपने बॉस की क्षमता को दोगुना कर देता है और एक बुरा सचिव उसे आधा कर देता है।

मिड-डे शेड्यूलिंग नियम

1. काम के लिए अपनी डेस्क तैयार करें। समूह ए की समस्याओं को हल करने के लिए अनावश्यक सभी पेपर को तालिका से हटा दें। एक ही समय में डेस्कटॉप पर छह से अधिक दस्तावेज़ नहीं होने चाहिए। यह मनोवैज्ञानिक रूप से उचित है: सबसे पहले, अनावश्यक कागजात समय को अवशोषित करते हैं, और दूसरी बात, मेज पर आदेश विचारों में आदेश को उत्तेजित करता है।

2. समय सीमा निर्धारित करें। कभी-कभी कार्य आपको सौंपे जाते हैं, क्योंकि आप भी किसी के अधीनस्थ होते हैं। इसलिए, समस्या को हल करने के लिए निर्धारित समय सीमा बहुत बार बिना शर्त के स्वीकार कर ली जाती है, भले ही वे आपकी योजनाओं में अच्छी तरह से फिट न हों। लेकिन हमें उन्हें अपने हितों के अनुकूल बनाने और "समय के लिए सौदेबाजी" करने का प्रयास करना चाहिए। संक्षेप में, कार्य को पूरा करने के लिए आपको जितना समय चाहिए, उससे दोगुना समय मांगें; यह आपके विचार से अक्सर आसान होता है। अधीनस्थों को चीजें सौंपने के लिए, मैं आपको सलाह देता हूं कि समस्या को हल करने के लिए, आपकी राय में, उन्हें लगभग एक तिहाई कम समय देना चाहिए। यदि यह पर्याप्त है, तो आप समय बचाएंगे, यदि नहीं, तो भी आप नहीं हारेंगे।

3. उन कार्यों से बचें जो प्रतिक्रिया को भड़काते हैं। कई प्रबंधक अधिक से अधिक नए मामलों, समस्याओं और विचारों में संलग्न होने के इच्छुक हैं, और इस प्रकार उनके कार्यों के लिए उचित प्रतिक्रिया का कारण बनते हैं, और यह समय सारिणी को प्रभावित कर सकता है। उदाहरण के लिए, अक्सर, एक बैठक में एक बार (शुद्ध रुचि से) भाग लेने के बाद, प्रबंधक को अतिरिक्त जिम्मेदारियां मिलती हैं जो उसकी योजना में प्रदान नहीं की जाती हैं। वे उसे कुछ सौंप सकते हैं, रचना में शामिल करें कार्यकारी समूहआदि। इसलिए, उनकी आवश्यकता और प्रतिक्रिया के खतरे के संदर्भ में सभी कार्यों (पत्र, टेलीफोन पर बातचीत, समय, आदि) को फिर से जांचना सबसे अच्छा है।

4. उत्पन्न होने वाली अतिरिक्त तत्काल समस्याओं को अस्वीकार करें। हर उद्यम में, हर विभाग में हैं विभिन्न प्रकारअत्यावश्यक परिस्थितियाँ या अप्रत्याशित परिस्थितियाँ। यह याद रखना चाहिए कि तथाकथित अत्यावश्यक परिस्थितियों से व्याकुलता नियोजित महत्वपूर्ण मामलों को कुछ समय के लिए भूलने की ओर ले जाती है। क्या यह करने योग्य है - परिस्थितियों के आधार पर मामला-दर-मामला आधार पर निर्णय लें।

5. अनियोजित आवेगी कार्यों से बचें। आमतौर पर, आपके द्वारा तैयार की गई योजना से आवेगी विचलन आपकी उत्पादकता को कम कर देगा। इसलिए, यदि काम के दौरान आप कुछ करना चाहते हैं (उदाहरण के लिए, एक फोन कॉल करना), तो सोचें कि क्या यह करने योग्य है।

6. समय पर रुकें। काम से संक्षिप्त विराम निश्चित रूप से आवश्यक हैं, उनकी आवृत्ति और अवधि व्यक्तिगत है। मुख्य बात उन्हें नियमित रूप से करना है।

7. छोटे सजातीय कार्यों को समूहबद्ध करें और श्रृंखला में प्रदर्शन करें। सजातीय कार्यों को कार्य ब्लॉकों में जोड़कर नियमित काम और छोटी चीजों से निपटें। 10 मिनट के छह ब्लॉक फोन कॉलसंक्षिप्त बैठकें, विरोधाभासी रूप से, 60 मिनट के एक ब्लॉक से अधिक समय लेती हैं। क्यों? क्योंकि आप सजातीय गतिविधियों के लिए छह बार उपयुक्त तैयारी करते हैं। इसलिए समान मामलों को ब्लॉक में समूहित करें, लेकिन उन्हें बहुत लंबा न बनाएं (30-60 मिनट बेहतर है)।

8. जो आपने शुरू किया था उसे तर्कसंगत रूप से समाप्त करें। काम पर छलांग और सीमा से बचें और जो भी आप शुरू करते हैं उसके साथ पालन करने का हमेशा प्रयास करें। मुख्य कार्य से ध्यान भटकाने में समय लगता है, क्योंकि जब आप उस पर लौटते हैं, तो आपको वही दोहराना होता है जो आप एक बार फिर से कर चुके हैं।

9. टाइम स्लॉट का इस्तेमाल करें। अनिर्धारित समय को अधूरा न छोड़ें (उदाहरण के लिए, बॉस के प्रतीक्षालय में प्रतीक्षा करना, एक बैठक को बर्बाद करना जहाँ आपको उपस्थित होना है)। जब वे प्रकट हों, तो अपने आप से यह प्रश्न पूछें, "मैं इन मिनटों का अधिकतम लाभ कैसे उठा सकता हूँ?"

10. एक शांत घंटे (अपने लिए समय) निकालें। इसने खुद को एक शांत, या बंद घंटे का दैनिक आरक्षण साबित कर दिया है, जिसके दौरान कोई भी आपके साथ हस्तक्षेप नहीं कर सकता है। यह अखंड एकाग्रता का समय है। इसे योजना में लगाएं, यह आपकी उत्पादकता में काफी वृद्धि करेगा। इस समय के लिए खुद को इससे अलग करें बाहर की दुनियाया तो एक सचिव की मदद से, या बस पहले से चेतावनी देकर कि आप वहां नहीं हैं, दरवाजा बंद कर दें। उपयोग बंद घंटामहत्वपूर्ण, लेकिन अत्यावश्यक नहीं, दीर्घकालिक प्रकृति के मामलों के लिए, या उन कार्यों के लिए जो दिन की हलचल में खो जाते हैं।

11. समय और योजनाओं को नियंत्रित करें। बैठकों और अन्य गतिविधियों के दौरान, पारेतो सिद्धांत के अनुसार, अक्सर 80%! निर्णय 20% बार किए जाते हैं। अपने समय को ट्रैक करें और बदलती प्राथमिकताओं के संदर्भ में योजनाओं की दोबारा जांच करने के लिए खेद न करें।

समापन दिवस नियम

1. जो नहीं किया गया है उसे पूरा करें। आपके द्वारा शुरू किए गए सभी छोटे-छोटे काम (पत्राचार देखना, पत्रों का श्रुतलेख और नोट्स) एक दिन के भीतर पूरा करने का प्रयास करें। जब आपको "रुकावट" को दूर करना होगा तो उन्हें विलंबित करने से अतिरिक्त श्रम लागत हो सकती है।

2. परिणामों की निगरानी और स्व-निगरानी। नियंत्रण और आत्म-नियंत्रण के बिना श्रम का संगठन अकल्पनीय है। हम इनमें से किसी एक में नियंत्रण के बारे में अधिक विस्तार से बात करेंगे निम्नलिखित लेख... इस बीच, मैं अपने आप को उस तक सीमित रखूंगा जो मैं कहूंगा: जो योजना बनाई गई है उसकी तुलना जो किया गया है और योजनाओं से विचलन का विश्लेषण करना सामान्य कार्य के लिए एक अनिवार्य शर्त है।

3. अगले दिन की योजना बनाएं। अगले दिन के लिए सबसे अच्छी योजना रात पहले है। यह बिना कहे चला जाता है कि यह सुबह में उसकी अनिवार्य रीचेकिंग को रद्द नहीं करता है।

आपने शायद इस तथ्य पर ध्यान दिया है कि कुछ विशेषज्ञों का करियर ऊपर की ओर बढ़ रहा है, जबकि अन्य, जैसा कि वे कहते हैं, कार्यालय जीवन की पूंछ में पीछे चल रहे हैं। कोई वर्तमान और रणनीतिक दोनों कार्यों को हल करने का प्रबंधन करता है, जबकि कोई हमेशा समय सीमा को बाधित करता है। विशेषज्ञों के अनुसार, यह केवल त्वरित प्रतिक्रिया और सामान्य व्यावसायिकता की बात नहीं है। एक सफल करियर मुख्य रूप से प्रभावी कार्य समय योजना का परिणाम है।

आप अपने लाभ के लिए प्रत्येक कार्य मिनट का उपयोग करना कैसे सीख सकते हैं? भर्ती पोर्टल युक्तियाँ पढ़ें।

अपने समय का प्रबंधन
ताजा और उत्पादक कार्य के लिए तैयार, आप कार्यालय आते हैं, अपना कंप्यूटर चालू करते हैं, अपना मेल चेक करते हैं, साथ ही यह याद करते हुए कि आज आपको क्या करना है। लेकिन जब आप पत्रों का उत्तर दे रहे होते हैं, तो आपका बॉस आपको एक छोटे लेकिन समय लेने वाले असाइनमेंट से विचलित करता है, और एक सहकर्मी भावनात्मक रूप से निर्देशक के साथ कल की बैठक के बारे में बात करता है। इस बीच, आपको "तत्काल" के रूप में चिह्नित दो और पत्र प्राप्त होंगे। जब आपको अंत में याद आता है कि आज सुबह आपको एक महत्वपूर्ण प्रस्तुति की तैयारी शुरू कर देनी चाहिए थी, तो दिन बीच में ही बीत चुका था। सबसे अधिक संभावना है, आपको फिर से कार्यालय में रहना होगा ...

क्या यह परिचित लगता है? लेकिन दिन की योजना बनाने से एक दिन पहले पांच मिनट खर्च करके इस सब से बचा जा सकता था। बेशक, यह आपको अत्यावश्यक ईमेल से नहीं बचाएगा, लेकिन फिर भी दिन अधिक व्यवस्थित होगा।

के अनुसार अनुसंधान केंद्रपोर्टल साइट की भर्ती, आर्थिक रूप से सक्रिय रूसियों में से 23% अपने दिन की योजना बनाना नहीं जानते हैं। इस बीच, समय प्रबंधन विशेषज्ञों के अनुसार, सक्षम योजना जीवन की भलाई की कुंजी है और निश्चित रूप से, सफल पेशा... दिन, सप्ताह, महीने की योजना बनाकर, हम और अधिक संगठित हो जाते हैं, हम समय को महत्व देना और प्राथमिकता देना सीखते हैं। एक व्यक्ति जो अपने समय की योजना बनाता है, प्रवाह के साथ जाने वालों के विपरीत, इसे स्वयं प्रबंधित करता है।

योजना में क्या शामिल किया जाना चाहिए?
मुझे अपनी योजना कैसे बनानी चाहिए काम का समयकरियर की सफलता पर केंद्रित पेशेवर? एक साल या छह महीने के लिए एक रणनीतिक योजना को हर दिन के लिए एक सामरिक योजना में बदलना चाहिए। दैनिक नियोजन कई सफल लोगों की व्यक्तिगत प्रभावशीलता का रहस्य है।

दिन की योजना बनाते समय, वह सब कुछ लिख लें जो करने की आवश्यकता है - बैठक में भाग लेने से लेकर सहकर्मियों या भागीदारों को बधाई देने तक ईमेल... और याद रखें, एक सफल करियर के लिए, आपको हमेशा अपेक्षा से थोड़ा अधिक या बेहतर करना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि प्रबंधक ने आपको विभाग के अभिलेखागार को व्यवस्थित करने का निर्देश दिया है, तो इसे इस तरह से करें कि यह न केवल सुविधाजनक हो, बल्कि आपके काम के परिणामों का उपयोग करना भी सुखद हो। इसके अलावा, अपने आप को दिन की योजना में शामिल करने के लिए न केवल उन कार्यों को शामिल करें जिनकी बॉस प्रतीक्षा कर रहे हैं, बल्कि वे भी जो आपकी व्यक्तिगत छवि के लिए काम करेंगे, आपको अपने दैनिक कार्यालय मामलों में अतिरिक्त "अंक" लाएंगे।

आप एक नियमित पेपर डायरी में या में एक टू-डू सूची बना सकते हैं विशेष कार्यक्रमकंप्यूटर पर - यह वास्तव में कोई फर्क नहीं पड़ता। मुख्य बात यह है कि अपने विचारों को क्रम में रखें और एक भी मामले को न भूलें जिसमें आपके ध्यान की आवश्यकता हो।

हम प्राथमिकता
तो, दिन के लिए टू-डू सूची संकलित की गई है। अब आपको प्राथमिकता देने की जरूरत है - यह निर्धारित करने के लिए कि क्या लिखा गया है (पत्र ए के साथ योजना में ऐसे कार्यों को नामित करें), क्या महत्वपूर्ण है लेकिन जरूरी नहीं है (बी), और क्या वांछनीय है लेकिन आवश्यक नहीं है (सी) )

प्राथमिकता देते समय, यह न भूलें: आपके करियर के लिए क्या काम करता है (आपकी पहल, जिन परियोजनाओं के लिए आप व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार हैं, आदि) सर्वोपरि होना चाहिए, यानी ए अक्षर से चिह्नित किया जाना चाहिए।

मुख्य बात पर निर्णय लेने के बाद, इस बारे में सोचें कि यह या उस कार्य को पूरा करना आपके लिए सबसे सुविधाजनक कब होगा। काम जिसमें एकाग्रता और विसर्जन की आवश्यकता होती है, उस समय के लिए सबसे अच्छी योजना बनाई जाती है जब आप अक्सर कॉल और अत्यधिक मिलनसार सहयोगियों से विचलित नहीं होते हैं। बहुत सफल व्यक्तिलंबे समय से यह नियम बना दिया है कि सुबह-सुबह शांति और शांति से कुछ कठिन या महत्वपूर्ण काम करें, जबकि कार्य दिवस पूरे जोरों पर नहीं है।

इसके विपरीत, जिन कार्यों के लिए सहकर्मियों, ग्राहकों या भागीदारों के साथ संपर्क की आवश्यकता होती है, उन्हें कार्य दिवस के मध्य में पूरा करना आसान हो जाएगा, जब हर कोई संचार के लिए और व्यवसाय जैसे मूड में उपलब्ध हो।

करियर की सेवा में समय प्रबंधन
पर्याप्त प्रभावी नियमव्यक्तिगत समय प्रबंधन, जो एक ही समय में कई छोटे कार्यों को ध्यान में नहीं रखने में मदद करता है, ऐसा लगता है: यदि किसी कार्य में तीन मिनट से कम समय लगता है, तो उसे बिना देर किए तुरंत किया जाना चाहिए। क्या आपको मीटिंग के समय को स्पष्ट करने के लिए क्लाइंट को कॉल करने की आवश्यकता है? संकोच न करें कि दिन के किस समय इसे करना बेहतर है - अपना फोन लें और कॉल करें। इस सिद्धांत का पालन करने से आपकी डायरी अनावश्यक प्रविष्टियों से मुक्त हो जाएगी, और आपका दिमाग अनावश्यक विचारों और योजनाओं से मुक्त हो जाएगा।

एक और बहुत उपयोगी आज्ञा है कि एक ही समय में कई काम न करें। और यहां तक ​​​​कि अगर जूलियस सीज़र की प्रशंसा आपको परेशान करती है, तो फोन पर अनुबंध की शर्तों पर चर्चा करने की कोशिश न करें और साथ ही कंप्यूटर मॉनीटर पर टेबल में बदलाव करें। तो आप तालिका में गलती करने और कुछ महत्वपूर्ण याद करने का जोखिम उठाते हैं टेलीफोन की बातचीत... दूसरे शब्दों में, महत्वपूर्ण कार्य क्रम से करें, समानांतर में नहीं।

लचीलापन या क्रूरता?
योजना तैयार है, प्राथमिकताएं निर्धारित हैं, और अब आपका कार्य पाठ्यक्रम पर बने रहना है। लगभग निश्चित रूप से सुबह से ही आपके पास करने के लिए बहुत सी अन्य चीजें होंगी, महत्वपूर्ण और बहुत महत्वपूर्ण नहीं। एक महत्वपूर्ण दस्तावेज की तैयारी में शामिल होने के लिए प्रबंधक आपको क्लाइंट और सहकर्मियों के साथ जिम्मेदार बातचीत सौंप सकता है।

इनमें से कौन जीवन के लिए अधिक महत्वपूर्ण है और करियर की सफलता आप पर निर्भर है। एक ओर, आपको न केवल दिन के लिए एक योजना बनाने में सक्षम होना चाहिए, बल्कि इसे आवश्यकतानुसार समायोजित करने में भी सक्षम होना चाहिए। दूसरी ओर, माध्यमिक मामलों में न डूबने के लिए, देर-सबेर आपको लोगों को "नहीं" कहना सीखना होगा।

मुख्य मूल्य
दैनिक नियोजन हमें समय को महत्व देना सिखाता है। एक व्यक्ति जिसके पास एक दिन, एक सप्ताह, एक महीने या एक वर्ष की योजना है, वह शायद ही खुद को हर दिन एक घंटा बर्बाद करने की अनुमति देगा, उदाहरण के लिए, मेट्रो में काम करने के लिए आना। सबसे अधिक संभावना है, वह इस समय पेशेवर पत्रिकाओं को पढ़ने या अंग्रेजी में पॉडकास्ट सुनने में व्यतीत करेंगे। आखिरकार, एक घंटा एक महीने में बीस (या अधिक) घंटे और साल में कम से कम 240 घंटे है! बहुत समय जो आपके और आपके पेशेवर विकास के लाभ के लिए खर्च किया जा सकता है और किया जाना चाहिए।

अन्य बातों के अलावा, पर सफल पदोन्नति के लिए कैरियर की सीढ़ीआपको इंटरनेट के प्रलोभनों को भूलना सीखना होगा, जैसे सोशल नेटवर्क, फ़ोरम, चैट और ऑनलाइन गेम। अपवाद केवल उन विशेषज्ञों द्वारा किया जा सकता है जिनकी दैनिक गतिविधियां उनकी घरेलू कंपनी के प्रचार से निकटता से संबंधित हैं आभासी स्थान... बाकी के लिए, हम काम से अपने खाली समय में, घर पर सामाजिक इंटरनेट संसाधनों का उपयोग करने की दृढ़ता से अनुशंसा करते हैं।

मैं आपके काम के समय की योजना बनाने में सफलता की कामना करता हूँ!

नमस्कार! इस लेख में, हम एक कार्य दिवस की योजना बनाने के बारे में बात करेंगे।

आज आप सीखेंगे:

1. अपने कार्य दिवस की योजना क्यों बनाएं;
2. इसकी जरूरत किसे है;
3. कार्य दिवस की सही योजना कैसे बनाएं।

कार्य दिवस की योजना बनाना

21वीं सदी में, जीवन की गति काफ़ी तेज हो गई है और गति प्राप्त करना जारी है। जहाँ पहले सफल होने के लिए एक ही मात्रा में काम करना पड़ता था, वहीं अब सफलता पाने के लिए आपको और भी बहुत कुछ करने की आवश्यकता है। और लोगों को समय की कमी का सामना करना पड़ता है। यदि आप उन सभी दैनिक कार्यों का पीछा करते हैं जो जीवन हर दिन हम पर फेंकता है, तो बिल्कुल समय नहीं बचा है।

कार्य दिवस का निर्धारण एक ऐसा उपकरण है जो न केवल कार्य समय का कुशलतापूर्वक उपयोग करने में मदद करता है, बल्कि इसे कम करने में भी मदद करता है। यह कोई मामूली टू-डू सूची नहीं है जिसे सख्त क्रम में पूरा किया जाना है। योजना क्या करना है, क्यों और कब चुनने की क्षमता है।

यही कारण है कि अच्छी योजना न केवल आपके द्वारा एक दिन में किए जाने वाले हर काम की संरचना करती है, बल्कि आपके समय को भी मुक्त करती है। सबसे पहले, आपको सबसे महत्वपूर्ण काम करने की ज़रूरत है - यह मुख्य नियम है। यह हर उस व्यक्ति के लिए उपयोगी है जिसके पास काम पर खाली समय है और उसका कोई स्पष्ट कार्यक्रम नहीं है, अपने समय को सही ढंग से वितरित करना उपयोगी है।

क्या योजना शामिल है

कार्य समय योजना में शामिल हैं:

• प्राथमिकता।
• महत्वपूर्ण कार्यों का चयन।
• उन्हें हल करने के सर्वोत्तम तरीके खोजना।
• अपने खाली समय में रोजगार ढूँढना।

प्राथमिकताआपको यह समझने में मदद करता है कि किस पर ध्यान देने की आवश्यकता है, क्या अपने आप हल किया जा सकता है, और किस मुद्दे को आपको अनदेखा करने की आवश्यकता है। समय और सूचना पहले की तुलना में बहुत अधिक मूल्यवान हो गए हैं, और जो काम नहीं करता है उसके बारे में उत्साहित होना व्यर्थ है।

महत्वपूर्ण कार्यों का चयन- लगभग प्राथमिकता के समान ही, केवल एक कार्य दिवस के ढांचे के भीतर। आप चुनते हैं कि क्या महत्वपूर्ण परिणाम लाएगा, क्या तत्काल करने की आवश्यकता है, और क्या स्थगित किया जा सकता है।

समस्याओं को हल करने के सर्वोत्तम तरीके खोजनाबहुत महत्वपूर्ण बिंदु है। योजना बनाते समय, आपको न केवल इस बात पर विचार करना चाहिए कि आप क्या करेंगे, बल्कि यह भी सोचें कि इसे सर्वोत्तम तरीके से कैसे किया जाए। साथ ही, यह न केवल समय बचाने के लिए महत्वपूर्ण है, बल्कि जितनी जल्दी हो सके उतनी जल्दी और कुशलता से सब कुछ करना है।

के साथ काम करना खाली समय कार्य योजना का भी हिस्सा होना चाहिए। क्या आपके पास दिन में 2 घंटे मुफ्त हैं जिसे आप किसी चीज़ पर खर्च कर सकते हैं? आप अपने बॉस को इसके बारे में बता सकते हैं, और वह आपको काम से भर देगा, आप स्व-शिक्षा कर सकते हैं, या आप अपनी खुद की परियोजना विकसित करने के लिए प्रयास कर सकते हैं।

कार्य दिवस की योजना बनाना क्यों महत्वपूर्ण है

कोई भी जो कभी भी फ्रीलांसिंग, व्यवसाय, या "इच्छा पर काम" (टैक्सी की तरह) में आया है, वह दिन के दौरान चीजों को व्यवस्थित करने के महत्व को समझता है। लेकिन, उदाहरण के लिए, अधिकांश कार्यालय कर्मचारी अपने कार्य दिवस की योजना बनाना आवश्यक नहीं समझते हैं।

वास्तव में, मुख्य कारणकार्य दिवस की योजना बनाना - अपनी स्वयं की दक्षता बढ़ाना। यदि आप अपने शरीर की सुनते हैं, तो आप समझ सकते हैं कि कुछ चीजें एक समय में आपके लिए बेहतर होती हैं, और कुछ दूसरी बार। उदाहरण के लिए, दोपहर में अन्य कंपनियों को कॉल करना आपके लिए अधिक सुविधाजनक है, क्योंकि आप पहले ही जाग चुके हैं, लेकिन अभी तक थकने का समय नहीं है, और शाम को नीरस काम तेजी से किया जाता है, इसलिए बेहतर है डेटाबेस में प्रवेश करने वाली जानकारी को 5-6 घंटे तक स्थगित करने के लिए।

कार्य दिवस की योजना न केवल ध्यान में रखती है बुनियादी तत्वसमस्या समाधान, बल्कि प्रत्येक व्यक्ति की व्यक्तिगत प्राथमिकताएं भी। सभी पर समान उच्च-प्रदर्शन पैटर्न थोपने के लिए समय प्रबंधन नहीं किया गया था। आपको अपने कार्यों को अपने शरीर की विशेषताओं के अनुकूल बनाना चाहिए।

अपने कार्यदिवस को व्यवस्थित और शेड्यूल करने से आप कम समय में अधिक काम कर सकते हैं, जिससे आप अपनी पसंदीदा चीज़ों के लिए समय निकाल सकते हैं।

किसे अपने कार्य दिवस की योजना बनानी चाहिए

प्रत्येक व्यक्ति को अपने कार्य दिवस की योजना बनाने में सक्षम होना चाहिए। यह आपका समय बचाएगा और अधिक कुशलता से काम करेगा। लेकिन 3 कैटेगरी के लोग हैं जिन्हें बस पर्सनल प्लानिंग करनी होती है।

. सबसे अनुशासनहीन कार्यकर्ता एक फ्रीलांसर है। उसके पास एक स्पष्ट कार्यक्रम नहीं है, और केवल समय सीमा याद दिलाती है कि यह कुछ करने के लिए बैठने का समय है। यही कारण है कि फ्रीलांसरों के लिए यह बहुत महत्वपूर्ण है जो अपने कार्य दिवस की योजना बनाने के लिए कई ग्राहकों के साथ काम करते हैं। यह अक्सर पता चलता है कि नए ऑर्डर एक या दो दिनों के अंतर के साथ दिखाई देते हैं, और यदि आप अंतिम एक तक प्रतीक्षा करते हैं, तो आपके पास दो परियोजनाओं पर काम करने का समय नहीं हो सकता है।

बिजनेस मेन. यहां सब कुछ लगभग फ्रीलांसिंग जैसा ही है। खासकर अगर यह एक ऑनलाइन व्यवसाय है। एक ओर, जब आपके कर्मचारी काम कर रहे हों तो आप घर पर आराम से आराम कर सकते हैं, लेकिन दूसरी ओर, यह दृष्टिकोण अनिवार्य रूप से विफल हो जाएगा। पश्चिम में, व्यवसायियों के बीच वर्कहॉलिज़्म का एक पंथ पनपता है। उनका मानना ​​है कि यदि आप सप्ताह में 60 घंटे काम नहीं करते हैं, तो आप आलसी हैं और व्यापार में आपका कोई लेना-देना नहीं है।

नेताओं. नेता हमेशा व्यापारी नहीं रहेगा। कंपनी का मालिक अपनी कंपनी के मामलों में सक्रिय भाग नहीं ले सकता है, लेकिन इसके निदेशक पूरे तंत्र के संचालन की जिम्मेदारी लेते हैं। इसलिए मध्यम और बड़ी कंपनियों के नेताओं को अपने समय का प्रभावी ढंग से उपयोग करना चाहिए, क्योंकि लंबी अवधि में कंपनी का भविष्य उनके फैसलों पर निर्भर करता है। एक प्रबंधक के कार्य दिवस को निर्धारित करना रणनीतिक रूप से महत्वपूर्ण कार्यों के बीच अपना समय सबसे प्रभावी ढंग से आवंटित करने का एक तरीका है।

कार्य दिवस नियोजन के तरीके

तरीकों सही योजनाबहुत सारे कार्य दिवस हो सकते हैं। लेकिन सबसे प्रभावी में से एक - आइजनहावर मैट्रिक्स... इसका सार इस प्रकार है।

4 वर्ग हैं:

1. वर्ग ए - अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण मामले।
2. वर्ग बी - गैर-जरूरी और महत्वपूर्ण मामले।
3. स्क्वायर सी - जरूरी और महत्वहीन मामले।
4. वर्ग डी - गैर-जरूरी और महत्वहीन मामले।

स्क्वायर एलगभग हमेशा खाली रहना चाहिए। उचित योजना के साथ, सभी महत्वपूर्ण मामलों को वर्ग बी में व्यवस्थित किया जाना चाहिए और जैसे ही वे ए के पास आते हैं, उन्हें निष्पादित किया जाना चाहिए।

स्क्वायर बीकरने के लिए महत्वपूर्ण चीजें हैं जो आपको अपने लक्ष्य को प्राप्त करने में मदद करेंगी। इसमें वे सभी कार्य शामिल हैं जिन्हें 1 कार्य दिवस के भीतर पूरा करने की आवश्यकता है।

स्क्वायर सीमतलब जरूरी और महत्वहीन मामले जिन्हें निष्पादन के लिए दूसरों को हस्तांतरित करने की आवश्यकता है। एक ज्वलंत उदाहरणअत्यावश्यक लेकिन महत्वहीन मामले - एक संभावित ग्राहक को बुलाएं। एक कर्मचारी ऐसा कर सकता है, बेहतर होगा कि आप दूसरे मामलों पर ध्यान दें।

स्क्वायर डी,इसका मतलब है कि गैर-जरूरी और महत्वहीन चीजें हैं जो आपको अपने लक्ष्य के करीब नहीं लाती हैं, आपको सकारात्मक भावनाएं नहीं देती हैं और, सिद्धांत रूप में, इसकी आवश्यकता नहीं है। इस वर्ग में सभी बेकार विचारों को लिखना उचित है।

मामलों का यह विभाजन उनके महत्व और तात्कालिकता के अनुसार आपको यह समझने की अनुमति देता है कि कार्य दिवस के दौरान आपको क्या ध्यान देने की आवश्यकता है, और आप सुरक्षित रूप से क्या भूल सकते हैं। मैट्रिक्स न केवल वर्कफ़्लोज़ में, बल्कि इसमें भी मदद करता है दिनचर्या या रोज़मर्रा की ज़िंदगी... यदि आप अंग्रेजी सीखना चाहते हैं, तो यह आपके लिए दिलचस्प है और आपके करियर में आपकी मदद करेगा - यह वर्ग बी है। लेकिन अगर आप इसे जानने के लिए स्पेनिश सीखना चाहते हैं, तो यह डी है, और आप सुरक्षित रूप से भूल सकते हैं यह।

कार्य दिवस के समय की योजना बनाने के नियम

आपको अपने कार्य दिवस को प्रभावी ढंग से कैसे प्रबंधित करने की आवश्यकता है, इसके लिए कई नियम हैं। सुविधा के लिए, आइए दिन को 3 भागों में विभाजित करें:

• कार्य दिवस की शुरुआत।
• बुनियादी कार्यप्रवाह।
• समापन।

सुबह सबसे महत्वपूर्ण चरण... आप कितना सोते थे, आप कैसे उठते थे और आपने क्या किया, इस पर निर्भर करता है कि आपका मूड, मानसिक रवैया और प्रदर्शन निर्भर करेगा।

"सुप्रभात" के सिद्धांतों में निम्नलिखित शामिल हैं:

• सकारात्मक रवैया। यदि आप हर दिन यह सोचकर जागते हैं कि आप अपनी नौकरी से नफरत करते हैं, तो आपकी उत्पादकता गिर जाएगी। अपनी सुबह की शुरुआत सुखद विचारों के साथ करने की कोशिश करें।
• "डगमगाने" की कोशिश न करें। क्या आपने देखा है कि सुबह उठने के बाद, आपको अंत में ठीक होने के लिए 30-40 मिनट और चाहिए होते हैं? यह समय बर्बाद करने लायक नहीं है। जागने के तुरंत बाद, एक शॉवर लें, कॉफी बनाएं और आधे घंटे के बजाय "कहीं भी नहीं", आप शांति से नाश्ता कर सकते हैं।
• इत्मीनान से नाश्ता और काम करने का तरीका। अपने दिन की शुरुआत धीरे-धीरे करना महत्वपूर्ण है। जब आप जल्दी में होते हैं, तो शरीर अतिरिक्त ऊर्जा और तंत्रिकाओं को बर्बाद कर देता है जो अधिक उत्पादक कार्य के लिए जा सकते हैं। यदि आप एक हार्दिक नाश्ता और आराम से यात्रा नहीं कर सकते हैं, तो बाद में बिस्तर पर जाएं और पहले उठें।
• मुख्य कार्य। अधिकांश सफल व्यवसायी यह तर्क देते हैं कि सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को सुबह करने की आवश्यकता है। जैसा कि कहा जाता है, "यदि आप सब कुछ के साथ रहना चाहते हैं - नाश्ते के लिए एक मेंढक खाओ।" मेंढक की भूमिका एक ऐसा मामला है जिसे आप बिल्कुल भी नहीं लेना चाहते हैं। इसे सुबह करें, और इस तथ्य से सकारात्मक दृष्टिकोण कि "मेंढक खाया जाता है" पूरे दिन चलेगा।

मुख्य वर्कफ़्लो में निम्नलिखित कार्य होते हैं:

• अत्यावश्यक कार्यों को हल करें। यह समझना महत्वपूर्ण है कि यदि कार्य दिवस के दौरान कोई अत्यावश्यक मामला आप पर पड़ता है, तो आपको अपना सारा ध्यान केवल उसी पर लगाने की आवश्यकता नहीं है। पहले आपको यह समझने की जरूरत है कि यह महत्वपूर्ण है या नहीं। यदि महत्वपूर्ण है, तो आपको तुरंत शुरू करने की आवश्यकता है। यदि नहीं, तो इसके कार्यान्वयन की जिम्मेदारी किसी अन्य व्यक्ति को हस्तांतरित करें।
• समय सीमा को पूरा करें। हर दिन, आपको अपने आप को एक अनुमानित समय सीमा निर्धारित करनी चाहिए जिसके लिए आपको कार्यों की पूरी मात्रा का सामना करना होगा। यह महत्वपूर्ण है कि यह "18:00 से पहले सब कुछ करें", लेकिन "14:00 बजे - योजना बनाना शुरू करें, 15:00 बजे - संकेतकों का विश्लेषण करें, 16:00 बजे - एक रिपोर्ट तैयार करें", आदि।
• कार्यस्थल का आदेश। यह एक निहित लेकिन बहुत महत्वपूर्ण बिंदु है। अगर आपकी डेस्क गड़बड़ है, तो आपकी आंखें लगातार उसमें खोती रहेंगी। और अगर कार्यस्थल में किसी प्रकार का बाहरी दस्तावेज है, तो आप उसका अध्ययन शुरू कर सकते हैं और बस 20-30 मिनट बर्बाद कर सकते हैं।
• आवेगों का पालन न करें। यह सबसे महत्वपूर्ण है। कुछ ऐसे ट्रिगर होते हैं जो आपको अपना ध्यान काम से कम महत्वपूर्ण चीज़ों पर स्थानांतरित करने का कारण बनते हैं। जब आप बिक्री योजना की समीक्षा कर रहे हों तो किसी मित्र को कॉल करें? ऐसा न करना सबसे अच्छा है, तब आप एकाग्रता खो देंगे और आसानी से काम करने के रवैये से चूक सकते हैं।
• अपनी दिनचर्या को समूहबद्ध करें। बहुत जरुरी है। यदि आपको दिन में 60 फ़ोन कॉल करने की आवश्यकता है, तो उन्हें कई में विभाजित करना बेहतर है छोटे समूह, एक बार में 10 - 15 टुकड़े। कॉल करने के बाद आप दूसरा काम कर सकते हैं। नियमित से सक्रिय गतिविधि में लगातार स्विच करके, आप और भी बहुत कुछ कर सकते हैं।

दिन का समापन निम्नलिखित सिद्धांतों पर आधारित है:

• आवश्यक समाप्त करें। ऐसे मामलों का एक समूह है जो "महत्वपूर्ण लेकिन अत्यावश्यक नहीं" वर्ग में शामिल हैं। कार्य दिवस के दौरान उन्हें खत्म करना सबसे अच्छा है, और "महत्वपूर्ण और जरूरी" बॉक्स को हमेशा खाली रखें।
• योजना के खिलाफ परिणामों की जाँच करें। एक दिन में आपने जो कुछ भी किया है, उसकी तुलना आपके इरादे से की जानी चाहिए। यदि आपने अभी-अभी अपने कार्य दिवस की योजना बनाना शुरू किया है, तो योजना से छोटे-छोटे विचलन चीजों के क्रम में होंगे। उन्हें यथासंभव कम रखने की कोशिश करें।
• अगले दिन की योजना बनाएं। यह पिछले कार्य दिवस के अंत में सबसे अच्छा किया जाता है। इस तरह आप काम करने की भावना बनाए रखेंगे और साथ ही, मामलों का एक वास्तविक कार्यक्रम तैयार करना महत्वपूर्ण है।

यदि आप एक प्रबंधक हैं, तो आपको कार्य दिवस के दौरान अपने सचिव के साथ मिलकर काम करना चाहिए।

याद रखें ये सामान्य टिप्स हैं। वे आपकी गिनती नहीं करते हैं व्यक्तिगत विशेषताएं... यदि आपके लिए ऐसा करना अधिक सुविधाजनक है जरूरी कामदोपहर में, सुबह नहीं - यह आपका अधिकार है। यदि आप किसी बड़े और जटिल कार्य को अंतिम समय तक करना पसंद करते हैं, और इससे आपके मूड पर एक दिन भी प्रभाव नहीं पड़ता है, तो इसे अंतिम बना लें।

कार्य दिवस की योजना व्यक्तिगत होनी चाहिए।

कार्य दिवस की योजना बनाते समय मुख्य गलतियाँ

इस तथ्य के बावजूद कि समय प्रबंधन का अभ्यास हमारे जीवन में दृढ़ता से बसा हुआ है, अधिकांश लोग प्रतिबद्ध हैं सामान्य गलतियाँअपने कार्य दिवस की योजना बनाते समय। यहां उनमें से कुछ हैं।

गलती 1. गलत प्राथमिकता।

आइजनहावर मैट्रिक्स हमें बताता है कि हमारे पास करने के लिए महत्वपूर्ण चीजें हैं। लेकिन बहुत से लोग आसानी से भ्रमित हो सकते हैं कि उनके लिए क्या महत्वपूर्ण है। स्क्वायर ए, जो खाली रहना चाहिए, और जरूरी और महत्वपूर्ण मामलों के लिए जिम्मेदार, वे अक्सर सी के साथ भ्रमित होते हैं, जहां महत्वहीन मामले जमा हो जाते हैं जिनमें तत्काल हस्तक्षेप की आवश्यकता होती है।

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि आपको केवल उस पर ऊर्जा खर्च करनी चाहिए जो आपके लिए महत्वपूर्ण है इस पलसमय। आपको भविष्य के लिए काम करना चाहिए जब चीजों को स्थगित किया जा सकता है और ठीक से योजना बनाई जा सकती है।

गलती 2। बहुत अधिक समय trifles पर व्यतीत होता है।

यह समझाने के लिए कि क्यों, सबसे पहले, "आधार" बनाना आवश्यक है, और उसके बाद ही छोटी चीजें, हम पारेतो कानून का उपयोग करेंगे। यह कहता है कि 20% प्रयास 80% परिणाम देता है। यानी जब आप किसी महत्वपूर्ण चीज पर काम करते हैं, तो आप प्रयास का 20% खर्च करते हैं और 80% परिणाम प्राप्त करते हैं। जब आप छोटी-छोटी चीजों पर काम करते हैं, तो आपको परिणाम 4 गुना कम मिलता है, और आप 4 गुना ज्यादा ऊर्जा खर्च करते हैं।

आइए एक छोटा सा उदाहरण देखें।आपको एक विज्ञापन अभियान चलाने की आवश्यकता है। अगर आप 10 क्रिएटिव बनाते हैं, तो उनका मिलान करें कीवर्डऔर वाक्यांश, और तैयार साइटों पर चलते हैं, यह काम का 20% होगा, जो परिणाम का 80% देगा। लेकिन अगर आप विज्ञापन के लिए अतिरिक्त प्लेटफॉर्म की तलाश में फोंट और छवियों को संपादित करने, वाक्यांशों को चुनने और चमकाने में समय व्यतीत करते हैं, तो आप काफी अधिक ऊर्जा खर्च करेंगे। यह सब करने की आवश्यकता होगी, लेकिन शुरुआत के बाद प्रचार अभियानजब आप पहले परिणाम पर पहुँचते हैं।

गलती 3. व्यक्तिगत मामलों के लिए समय की कमी।

प्रत्येक व्यक्ति का निजी जीवन और व्यवसाय चुनने की स्वतंत्रता होनी चाहिए। यदि आपके पास करने के लिए बहुत सी चीजें हैं, और आपको अपने शौक को पूरा करने के लिए एक या दो घंटे नहीं मिलते हैं, तो यह आपके अपने दिन के लिए खराब योजना है। काम के घंटे का निर्धारण न केवल इसलिए महत्वपूर्ण है क्योंकि यह आपको और अधिक करने की अनुमति देता है। यह आपको बिना जल्दबाजी के जो कुछ भी आपको पसंद है उसे करने का अवसर देता है।

क्या आप जितना संभव हो उतना उत्पादक बनना चाहते हैं और हर चीज के साथ बने रहना चाहते हैं? 3 सर्वोत्तम सलाहअपने समय की सही योजना कैसे बनाएं! इसे अपने लिए लिख लें।

निश्चित रूप से आपने बार-बार अपने परिचितों या अपने आप से वाक्यांशों को सुना है जैसे: "मेरे पास किसी भी चीज़ के लिए समय नहीं है!", "मेरे लिए 24 घंटे पर्याप्त नहीं हैं!" आदि।

लोग सोचते हैं कि उनकी समस्या अनावश्यक है। एक बड़ी संख्या मेंमामले

लेकिन वास्तव में ऐसा इसलिए है क्योंकि वे नहीं जानते अपने दिन की सही योजना कैसे बनाएं, हर चीज के लिए और बिना ज्यादा तनाव के समय निकालना।

अपने समय की सही योजना कैसे बनाएं: आपको क्या जानना चाहिए?

क्या आप जानते हैं कि शब्दकोश इस अवधारणा को कैसे परिभाषित करता है?

समय होने की अवधि है, जिसे सेकंड, मिनट, घंटे, दिन, सप्ताह, महीने, वर्ष में मापा जाता है, अर्थात प्रत्येक प्रतिबद्ध क्रिया की अवधि का एक उपाय है।

ऐसा लगता है कि पहली नज़र में सब कुछ स्पष्ट है: 1 घंटे में 60 मिनट, एक सप्ताह - 7 दिन, आदि होते हैं।

लेकिन में असली जीवनसमय को पूरी तरह से अलग तरीके से माना जाता है।

याद रखें, उदाहरण के लिए, एक अप्राप्य शिक्षक की जोड़ी कितने समय तक चलती है?

स्पष्ट रूप से 1 घंटा 20 मिनट से अधिक?

लेकिन पढ़ना दिलचस्प पुस्तकइतना कैप्चर कर सकते हैं कि एक पल की तरह 3 घंटे उड़ जाएंगे।

हमारे पास अक्सर कार्यों का सामना करने का समय नहीं होता है, इसलिए नहीं कि उनमें से बहुत अधिक हैं या हम मूर्ख हैं, बल्कि केवल इसलिए कि हम नहीं जानते हैं अपने समय की योजना कैसे बनाएंयथासंभव कुशलता से।

यह आपके विचार से बहुत आसान है।

आवश्यक उपकरण खरीदने के लिए मुख्य चीज दृढ़ता, अधिकतम संगठन और थोड़ा पैसा है।

अपने दिन की ठीक से योजना कैसे बनाएं: तैयारी

यदि आप नियमित रूप से देर से आते हैं, अपने वादों को समय पर पूरा नहीं करते हैं, काम में रुकावटें पैदा करते हैं, अपने बॉस के कार्यों को पूरा करने का समय नहीं है, तो न केवल आप, बल्कि आपके आस-पास के लोग भी इससे पीड़ित हैं।

ठीक है, करीबी रिश्तेदार और दोस्त भी: वे समझ के साथ व्यवहार करेंगे (हालांकि उनका धैर्य असीमित नहीं है), लेकिन बॉस को ऐसे कर्मचारी से खुश होने की संभावना नहीं है, इसलिए आप करियर के विकास का सपना भी नहीं देख सकते।

लेकिन सिपाही बुरा है अगर वह खुद पर जनरल के कंधे की पट्टियों को नहीं मापता है!

कौन अपना सारा जीवन सचिव या कुरियर के रूप में बिताना चाहता है?

यदि तुम समझते हो समय की योजना कैसे बनाएं, आप अपनी दक्षता बढ़ा सकते हैं और जल्दी से कैरियर की सीढ़ी को आगे बढ़ा सकते हैं।

आपकी आवश्यकता के लिए:

• एक डायरी - यह एक नोटबुक हो सकती है जिसमें आप प्रत्येक दिन के लिए कार्यों को लिखेंगे, लेकिन आप एक साधारण नोटबुक के साथ भी प्राप्त कर सकते हैं, जिसे दो भागों में विभाजित किया गया है: टू-डू सूची और आपके द्वारा देखे गए विचारों के लिए;
• चल दूरभाष, जिसमें आप रिमाइंडर बना सकते हैं, उदाहरण के लिए, आपका फ़ोन आपको समाचार देखना बंद करने और रात का खाना बनाना शुरू करने की चेतावनी देगा, आदि।
• कंप्यूटर या लैपटॉप- वे केवल उन लोगों के लिए आवश्यक हैं जो लगातार कंप्यूटर पर काम करते हैं - यहां आप विभिन्न फाइलें बना सकते हैं: "आज क्या करना है", "सप्ताहांत के लिए कार्यों की सूची", "रविवार को क्या खरीदना है", आदि।

अपने समय की योजना कैसे बनाएं: क्या मदद कर सकता है?

आपको आश्चर्य होगा, लेकिन कई चीजें हैं जो एक व्यक्ति को धीमा, आराम से और तदनुसार, इस तथ्य की ओर ले जाती हैं कि एक दिन में आप अपनी योजना से बहुत कम करते हैं।

अच्छे कार्य संगठन को बढ़ावा दिया जाता है:

बिल्कुल साफ-सुथरा डेस्कटॉप।

काम के लिए इस समय आपको जिन चीजों की आवश्यकता है, उनके अलावा सतह पर कोई अनावश्यक वस्तु नहीं होनी चाहिए।

बाकी सब कुछ दराज में छिपा दें।

घर में साफ-सफाई और आराम।

अगर आप घर से काम करते हैं या बिल्कुल भी काम नहीं करते हैं, लेकिन केवल नेतृत्व करते हैं गृहस्थी, यह अराजकता और अराजकता की अनुमति देने का कारण नहीं है।

सभी चीजें अपने स्थान पर होनी चाहिए, धूल, गंदगी और मकड़ी भी सबसे अच्छे सहायक नहीं हैं।

खरीदते समय, वह चुनें जो आपको सौंदर्य आनंद प्रदान करे।

आपको इसे जितनी बार संभव हो देखना चाहिए।

जल्दी जागो।

इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपको काम पर जाना है या नहीं, यह लंच के समय तक बिस्तर पर लेटने का कारण नहीं है।

अपने आप को पर्याप्त जल्दी और उसी समय जागने के लिए प्रशिक्षित करें ताकि आप जल्दी से तैयार हो सकें और शाम को तैयार की गई दिन की टू-डू सूची को ठीक कर सकें।

सामान्य रूप से खाएं और सोएं।

विटामिन की कमी से पीड़ित एक शाश्वत नींद वाला व्यक्ति आसानी से प्रभावी ढंग से काम नहीं कर सकता है।

ये टिप्स इतना कुछ सिखाने के लिए नहीं हैं अपने समय की सही योजना कैसे बनाएंआपको उन छोटी-छोटी बातों से कितना बचाना है जिन पर हम शायद ही कभी ध्यान देते हैं, लेकिन जो हमारे विकास में काफी बाधा डालती हैं।

अपने समय की योजना कैसे बनाएं: आरेख

जब हम कुछ नहीं करना चाहते हैं, तो हम अक्सर कारणों के रूप में प्रच्छन्न बहाने लेकर आते हैं।

ये कारण काफी मान्य लगते हैं, लेकिन ये इच्छा की कमी को छिपाते हैं।

"मेरे पास समय नहीं है" कहने से हमारा मतलब है कि करेंट अफेयर्स हमारे लिए अधिक महत्वपूर्ण हैं।

सभी को यह कहने का अधिकार है कि उनके पास समय नहीं है।

लेकिन फिर उसे खुद से पूछने दें कि उसके लिए वास्तव में क्या महत्वपूर्ण है।

ऐसा नहीं है कि आपके पास पर्याप्त समय नहीं है, बल्कि आप इसे अन्य चीजों पर खर्च करना पसंद करते हैं।

अपने समय की योजना बनाने और दिन भर में अधिक काम करने के तरीके सीखने में आपकी मदद करने के लिए मैं आपको तीन विकल्प प्रदान करूंगा।

आप जिसे पसंद करते हैं उसे चुन सकते हैं या कई योजनाओं को मिलाकर अपना खुद का विकास कर सकते हैं।

अपनी टू-डू सूची के साथ काम करें।

अगले महीने के लिए, अव्यवस्था के खिलाफ लड़ाई में डायरी आपका मुख्य हथियार है।

प्रत्येक शाम, आपको एक टू-डू सूची बनानी चाहिए, उन्हें महत्व के अनुसार समूहित करना चाहिए, सुबह - इसे सही करें, और पूरे दिन, बार-बार अपनी नोटबुक में देखें, जो पहले ही पूरा हो चुका है।

यह अति है प्रभावी तरीका, जो आपको न केवल अपने समय की योजना बनाना सीखने में मदद करेगा, बल्कि अधिक समय का पाबंद भी बनेगा।

याद रखें, एक लेख में मैंने आपको अपनी प्रेमिका याना के बारे में बताया था, जिसने डायरी की मदद से देर से आने की आदत पर काबू पाया?

हर मिनट का अधिकतम लाभ उठाएं।

हां, कभी-कभी जीवन हमें अप्रिय आश्चर्य देता है: हम ट्रैफिक जाम या लिफ्ट में फंस सकते हैं, हम अचानक प्रकाश बंद कर सकते हैं, कंप्यूटर फ्रीज हो सकता है, आदि।

यह सब अपरिहार्य के रूप में लिया जाना चाहिए और घबराना नहीं चाहिए!

कुछ और करने के लिए स्विच करें।

बस एक उपयोगी किताब पढ़ें या आराम करें और सुखद संगीत सुनें ताकि शरीर ठीक हो जाए और आप जल्दी से खोए हुए समय की भरपाई कर सकें।

यथार्थवादी योजनाएँ बनाएं और खोखले वादे न करें।

कुछ लोग कम करते हैं, सिर्फ इसलिए कि वे खुद पर बहुत अधिक लेते हैं।

नतीजतन, उन्हें अधूरे मामलों का ढेर लग जाता है।

वास्तविक रूप से अपनी क्षमताओं का मूल्यांकन करें, सभी कार्यों को उनके महत्व के अनुसार क्रमबद्ध करना सुनिश्चित करें: जिन्हें पहले पूरा करने की आवश्यकता है और जिन्हें स्थगित किया जा सकता है।

अपने बॉस को यह बताने में संकोच न करें कि शरणार्थियों के बारे में लेख में जानकारी के लंबे संग्रह की आवश्यकता है, इसलिए आप कल सुबह शहर के सीवेज सिस्टम की मरम्मत आदि के बारे में एक नोट लिखेंगे।

अपने समय की योजना बनाने के लिए बढ़िया सुझाव

प्रसिद्ध वीडियो ब्लॉगर साझा करें

एलेक्ज़ेंडर कुस्कोव

देखो और नोट करो!

लेकिन सीखने में सबसे आसान अपने दिन की सही योजना बनाएं- लोहे के आत्म-अनुशासन से मदद मिलेगी!

पूरे महीने एक सख्त दैनिक दिनचर्या का पालन करने की कोशिश करें, एक ही समय पर उठें और बिस्तर पर जाएं, "थोड़ी देर के लिए जाएं" जैसी कमजोरियों के आगे न झुकें, हर मिनट की योजना बनाएं, शेड्यूल का पालन करें और बहुत जल्द आप देखेंगे कि कैसे प्रभावी आपका हर दिन बन गया है।

उपयोगी लेख? नए याद मत करो!
अपना ई-मेल दर्ज करें और मेल द्वारा नए लेख प्राप्त करें