Casi todas las personas, ya sean escolares o adultos, utilizan un escritorio ordinario. No importa si es en la oficina o en la casa.
De vez en cuando, todo el mundo tiene que escribir, dibujar, rellenar documentos, etc. Y si estamos hablando de, entonces el producto de muebles se usa literalmente todo el tiempo.
Por eso es muy importante saber poner las cosas en orden en tu escritorio para que siempre puedas encontrar tal o cual documento o papelería, ahorrando así tiempo.
Lugar de trabajo limpio
Siempre es más cómodo hacer negocios en un entorno limpio y ordenado. Por lo tanto, es importante de vez en cuando (preferiblemente con la mayor frecuencia posible) limpiar la mesa.
En primer lugar, hay que eliminar absolutamente todas las cosas, desde la computadora hasta las pequeñas cosas: no debe quedar nada en absoluto.
Una vez que se quitan todas las cosas, la mesa debe limpiarse completamente del polvo. Además, con un paño húmedo, no solo necesita "retocar" la superficie, sino que debe limpiar todas las áreas difíciles de alcanzar de la mesa, todos los estantes y cajones, si los hay.
Los elementos que se hayan retirado de la mesa también deben estar libres de polvo. Los contenedores para papelería y otras cosas deben limpiarse no solo desde el exterior, sino también desde el interior, después de retirarlos todos.
La computadora / laptop que normalmente se encuentra en el lugar de trabajo tampoco debe dejarse desatendida. Además de eliminar el polvo de esta unidad, debe cuidar la limpieza de la pantalla. Se puede limpiar como medios especiales para el monitor y con un paño húmedo normal con una pequeña cantidad de agua jabonosa.
Importante: bajo ninguna circunstancia se debe limpiar el monitor de la computadora con productos que contengan alcohol y / o cloro. pueden dañar fácilmente el revestimiento especial de la pantalla. Tampoco se recomienda utilizar varios polvos (incluido el lavado) para limpiar los monitores.
Basurero
El siguiente paso para poner las cosas en orden es deshacerse de la basura acumulada. Cabe recordar que no solo las hojas de papel o las varillas vacías se consideran basura, sino mucho más.
En primer lugar, por supuesto, la basura más obvia va a la basura. Estos son solo trozos de papel innecesarios, no barras de escritura de bolígrafos, trozos de cinta adhesiva, etc.
A continuación, debe buscar basura más pequeña y discreta. Entonces, vale la pena limpiar todos los sacapuntas. También revise los estuches de lápices y los estantes para escribir en busca de una variedad de escombros de bolígrafos, lápices rotos y otros escombros pequeños.
También se deben revisar varios documentos / cuadernos / archivos, etc. para detectar basura innecesaria. Muy a menudo, muchos dejan hojas innecesarias y documentos viejos, con la esperanza de que algún día les resulten útiles. En principio, esto es correcto; a veces, es posible que se necesiten registros importantes en los casos más inesperados. este momento... Sin embargo, es demasiado largo para almacenar archivos obsoletos tampoco vale la pena, solo piden prestado espacio de trabajo y acumulando polvo. 
Consejo: Para no correr de una habitación a otra cada vez para tirar la basura, vale la pena colocar un bote de basura especial debajo de la mesa de trabajo: cuando se acumulan muchos "desechos" en él, todos pueden simplemente sacudirse de esta canasta en un cubo ordinario.
Papelería
Después de deshacerse de todo lo superfluo, debe comenzar a ordenar la papelería, que generalmente se encuentra en la mesa.
Todos los lápices deben estar afilados, se deben insertar varillas de escritura en los bolígrafos.
Es aconsejable ordenar la papelería. Los lápices deben estar en el mismo lugar que los lápices, bolígrafos con bolígrafos, etc. Encuentra lo necesario material de escritura será mucho más fácil si sabe dónde se encuentra cada uno de ellos.
Los artículos de papelería deben dividirse en los más necesarios y los que se utilizan con poca frecuencia. Coloque los primeros más cerca para que se puedan encontrar fácilmente en el proceso de trabajo, y coloque el resto en una caja de lápices separada y guárdelos donde no interfieran.
Documentos y efectos personales
Además de la papelería, todos en el lugar de trabajo tienen muchas más cosas, necesarias y no tanto. También deben desmontarse periódicamente para que no se acumulen, interfiriendo con el negocio.
Los documentos, archivos, etc. más importantes es mejor ponerlo en una carpeta separada o en varias carpetas para que no se queden sobre la mesa, ocupen espacio y se pierdan en la pila general de cosas y papeles.
Además de los papeles y el material de oficina, casi todo el mundo tiene cosas personales que son "queridas" en sus muebles de trabajo, además de papeles y material de oficina. Marcos de fotos, recuerdos, simplemente bonitas chucherías: todo esto es agradable a la vista y, a menudo, trae buenos pensamientos y recuerdos. Sin embargo, estar sobrecargado con estas cosas también es inútil: distraen del trabajo y ocupan mucho espacio.
La computadora sobre la mesa también necesita ser "limpiada" periódicamente - ordenando archivos, eliminando elementos innecesarios, etc. Luego, en los documentos almacenados en formato digital, será mucho más fácil resolverlo.
Para no olvidarse de cualquier planificado asuntos importantes y planes, puede pegar pegatinas de recordatorio en su computadora. Pero hacerlo sin fanatismo, porque muchas pegatinas solo confunden y distraen de los negocios.
En principio, los utensilios y objetos de escritura más necesarios deben mantenerse cerca de ti para que siempre puedas conseguirlos rápidamente.
Si sabe cómo limpiar el escritorio correctamente, no será difícil mantener el orden allí en el futuro, y las cosas necesarias siempre estarán a mano.
La correcta organización del almacenamiento de archivos e información, poner las cosas en orden en la computadora, hará que el uso de la PC sea más productivo, aumentará la eficiencia del trabajo en la computadora. Con la correcta organización del trabajo en la computadora, el usuario ahorrará cantidad importante del tiempo que pasa buscando archivos, los datos innecesarios se eliminarán de la computadora.
Muchos usuarios a menudo se enfrentan a situaciones en las que es imposible encontrar algo en una computadora. En las carpetas, todos los archivos se amontonan en un montón, reina el caos total. Creo que muchos están familiarizados con esto. Los archivos no solo están desordenados, sino que la computadora está llena de archivos duplicados que ocupan mucho espacio en el disco.
Me han pedido varias veces que escriba este artículo. Visitantes que miran videos en mi Canal de Youtube, noté que el escritorio de mi computadora está prácticamente libre de elementos extraños, y en el Explorador los archivos y carpetas en los discos están ordenados en cierto orden y tienen nombres normales. Cumplo mi promesa, aunque con un retraso de un par de años.
A menudo tuve que lidiar con carpetas: "Nueva carpeta1", "Nueva carpeta2", con archivos como "111", "123", etc., algunas de las carpetas están vacías. Dichos archivos y carpetas tienen copias, están duplicados.
Busque en el sistema operativo Windows para acceder a los datos necesarios con nombres incomprensibles, si su gran cantidad, no ayudará mucho. Tomará mucho tiempo lidiar con el desorden.
En este artículo compartiré mi experiencia sobre cómo organizar el almacenamiento de archivos en una computadora. Si tiene sus propias mejores prácticas para organizar el almacenamiento y el uso de información en una PC, compártalas en los comentarios de este artículo.
Si tiene dificultades para encontrar los archivos que necesita y el espacio libre en el disco disminuye, el cual gradualmente es ocupado por archivos y carpetas, debe comenzar a poner las cosas en orden en su computadora.
Tendrá que dedicar mucho tiempo a la correcta organización del almacenamiento de archivos (en casos "difíciles", puede hacerlo en varias etapas), pero créanme, el tiempo invertido valdrá la pena.
En el futuro, cuando no haya más desorden en la computadora, solo tendrá que distribuir los archivos nuevos en los lugares apropiados (discos, particiones, carpetas, etc.). Encontrará rápidamente la carpeta, archivo o documento que necesita, porque le quedará claro dónde buscarlos.
Realice el trabajo de organizar el almacenamiento y poner las cosas en orden. computador de casa en aproximadamente la siguiente secuencia:
- Elegir la estructura adecuada para almacenar información
- Eliminar archivos duplicados
- Distribuir archivos y carpetas
- Cambiar el nombre de archivos y carpetas para darles nombres normales
- Hacer una copia de seguridad de los datos importantes
Principios básicos del almacenamiento de información
Antes de comenzar a poner las cosas en orden en su computadora, debe determinar usted mismo principios básicos para optimizar el almacenamiento de datos.
Todos los objetos deben estar categorizados; en el futuro, todos los objetos nuevos deben distribuirse de acuerdo con las categorías creadas previamente. La estructura de almacenamiento de datos debe cumplir con los siguientes requisitos:
- la estructura creada debe ser conveniente y lo más clara posible
- los cambios no tienen por qué ser caóticos
- es necesario mantener el orden en la estructura de almacenamiento de datos elegida
Como resultado, los archivos innecesarios e innecesarios se eliminarán de la computadora (ya que los archivos a menudo se duplican), se liberará espacio en la PC y aumentará la productividad del trabajo.
Determinar el orden de almacenamiento de datos
La correcta distribución de la información en el disco duro aumenta la confiabilidad de la computadora. En la mayoría de los casos, el espacio en disco de la computadora se distribuye de la siguiente manera: el sistema operativo Windows, los programas y otros datos importantes necesarios para el funcionamiento del sistema se instalan en el disco local del sistema "C", y el segundo disco local se utiliza para almacenar datos de usuario.
¿Para qué sirven dos secciones? Para mayor seguridad y confiabilidad en el trabajo. El sistema y los datos deben estar separados.
En el caso de una falla del sistema, no perderá los datos que se encuentran en otro disco local (unidad "D"). Porque después de reinstalar el sistema, solo se perderán los datos en la unidad del sistema "C", todo lo demás permanecerá intacto y seguro.
Por lo tanto, es deseable tener dos o más unidades locales en la computadora (por ejemplo, unidades "C" y "D"). Tiene sentido almacenar su información personal en el disco "D": música, películas, fotos, materiales educativos, distribuciones de software, etc.
Antes de distribuir datos, preste atención a lo siguiente: siempre debe haber suficiente espacio en el disco del sistema para funcionar sistema operativo y programas instalados en la computadora. No te olvides del futuro (de repente instalas aplicaciones que ocupan mucho espacio en disco), y que el disco del sistema tiene espacio libre (al menos 15-20%) necesario para el funcionamiento óptimo del sistema operativo. Sistemas Windows... De lo contrario, después de llenar el espacio libre en el disco, la computadora se ralentizará seriamente.
En la unidad del sistema "C" hay carpetas "Documentos" (Mis documentos), "Escritorio", "Descargas", que a veces almacenan una gran cantidad de información. Estos directorios se pueden mover a otra sección. disco duro... Personalmente, no hago esto, solo controlo el contenido de estas carpetas. No almaceno archivos en la carpeta Descargas, pero muevo los archivos descargados a ubicaciones de almacenamiento permanente.
Después de instalar la aplicación de almacenamiento en la nube en su computadora, la carpeta de almacenamiento se encuentra en la unidad C de forma predeterminada. Si usa la sincronización, todos los datos de la nube estarán en la unidad del sistema.
Si la cantidad de almacenamiento en la nube es grande, solucion optima: Mueva la carpeta de almacenamiento en la nube a otra unidad local de su computadora. En este caso, sus datos de la "nube" no ocuparán espacio en el disco del sistema.
En mi computadora, muevo las carpetas de almacenamiento en la nube a otras particiones. Lea el artículo sobre cómo transferir a otra unidad local.
En el disco "D" de mi computadora hay una carpeta Yandex.Disk con un tamaño de más de 200 GB, y en el disco "E" hay una carpeta Cloud Mail.Ru con un volumen de 1000 GB. Estas carpetas están sincronizadas con el almacenamiento en la nube, contienen datos importantes para mí. Las carpetas están en la computadora, por lo que tengo acceso constante a estos archivos, e incluso en caso de falla del disco duro, no perderé información importante, porque gracias a la sincronización, se guardará en la "nube".
Por el momento, mi computadora tiene dos discos duros: el primer disco duro tiene dos discos locales "C" y "D", y el segundo disco duro tiene un disco local "E".
Los discos se utilizan de la siguiente manera:
- Unidad local "C" (unidad del sistema).
- Disco local "D" (almacenamiento de archivos).
- Disco local "E" (almacenamiento de archivos).
Después de decidirse por los discos de la computadora, elimine los archivos duplicados.
Eliminar archivos duplicados
Eliminar los duplicados ayudará a filtrar las copias innecesarias de archivos, los datos innecesarios se eliminarán de la computadora. Muchos programas de limpieza de computadoras tienen módulos para buscar y eliminar duplicados. Para eliminar archivos duplicados, puede utilizar programas especializados, por ejemplo.
Ordenando su escritorio
Limpieza Escritorio- el primer paso en el proceso de poner las cosas en orden en la PC. Una gran cantidad de datos innecesarios en el escritorio puede ralentizar su computadora.
Hace algún tiempo, me trajeron una computadora portátil con el sistema operativo Windows 8. La computadora portátil era terriblemente lenta. El escritorio contenía un montón de carpetas, accesos directos y archivos. Había muchas fotos, algunas de las fotos estaban duplicadas en diferentes carpetas... Decidí ver cuántos datos hay en el escritorio. Resultó ser de unos 250 GB, incluso me sorprendió un poco.
Es conveniente que los usuarios inicien todo desde el escritorio, sin embargo, luego se sorprenden trabajo lento tu computadora. Mis sugerencias para mover archivos a otra unidad o cargar datos en el almacenamiento en la nube a menudo se malinterpretan. Muchas personas son demasiado vagas para hacer un clic adicional del mouse para acceder a los archivos que necesitan.
El escritorio es el lugar de trabajo (este no es un nombre accidental). Nada debería distraer la atención del trabajo. Por tanto, no debes colocar elementos innecesarios en el Escritorio, que bien pueden estar en otros lugares, deja aquí solo un mínimo de objetos que sean realmente necesarios. Después de eso, notará que la eficiencia de su trabajo ha mejorado.
Durante el trabajo, se pueden acumular varios datos temporales en el escritorio: carpetas, archivos, documentos. Siga una regla simple: después de completar el trabajo, retire todos los objetos, muévalos a los lugares apropiados, donde deben almacenarse permanentemente.
Trabajo completado en Documento de Word(por ejemplo), mueva el documento a ubicaciones de almacenamiento para este tipo de documento.
Solo hay tres objetos en el escritorio de mi computadora en Windows 10: los íconos Esta PC y Papelera, y la carpeta Aplicaciones. Con el icono "Esta PC", puede acceder rápidamente a la administración de la computadora (lea aquí, en el escritorio), y en la carpeta "Programas" hay accesos directos a los programas que uso con más frecuencia, La mayoría de que son portátiles. Los propios programas portátiles se encuentran en la unidad "D".
Puede prescindir de dicha carpeta para accesos directos. Para programas portátiles, use un programa de shell. Los programas portátiles se pueden ubicar en cualquier lugar de la computadora y se ejecutarán desde el shell. La carpeta con accesos directos para programas portátiles se puede mover al menú Inicio para iniciar programas portátiles desde allí, junto con las aplicaciones normales.
Distribuir archivos y carpetas
Una vez que haya decidido las ubicaciones de almacenamiento de los archivos en su computadora, deberá distribuir los archivos y carpetas entre los discos. Primero, mueva y clasifique los datos que sean comprensibles para usted, y deje lo que aún no está claro para la etapa final de distribución.
En la unidad para almacenar archivos, cree carpetas con nombres significativos, como Música, Videos, Fotos, Documentos, etc. Se crearán otras carpetas en estas carpetas para ordenar sus archivos de acuerdo con criterios específicos.
Cree una jerarquía rígida de carpetas para comprender claramente dónde tiene lo que tiene.
Digamos que tienes muchas fotos, videos, música en tu computadora. Transfiera todos los archivos multimedia al disco que utilizará como almacenamiento.
Las fotos individuales y las carpetas con fotos se colocarán en la carpeta "Fotos". Agrupe las imágenes de acuerdo con ciertos criterios, por ejemplo, el momento de la toma, coloque las fotos en carpetas nombradas de acuerdo con ciertos parámetros, por ejemplo, en la carpeta "Vacaciones en el mar en un año determinado". Le aconsejo que siempre agregue fechas a las carpetas con fotos, para que pueda encontrar fácilmente las fotos que desea.
En la carpeta "Música", coloque todos los archivos de música que se deben clasificar (carpetas) por nombre de artista, por nombre de álbum, por géneros musicales etc., dependiendo de su preferencia.
Haga lo mismo con películas, documentos y otros archivos. En el curso de la investigación, encontrará muchos archivos innecesarios que no deben almacenarse en su computadora.
Un ejemplo de distribución de carpetas en mi computadora. Se han creado varias carpetas con nombre propio en la unidad "E". En la carpeta "Música" hay varias carpetas con archivos de audio, entre ellas las carpetas "Disco 80s" y "Artistas extranjeros". En la carpeta "Artistas extranjeros" hay carpetas nombradas por los nombres de los artistas y los nombres de los grupos.
Los archivos del programa están organizados en carpetas nombradas según categorías específicas.
Esta estructura lógica le ayudará a encontrar el archivo o la carpeta que desee de forma rápida y sencilla.
Nombres de carpetas y archivos fáciles de entender
Es muy importante seguir siempre la regla de que las carpetas y archivos deben tener nombres significativos. Los nombres deben ser comprensibles para todos.
Incluso si no tiene tiempo para dar un nombre descriptivo en este momento, tómese el tiempo para nombrar un archivo o carpeta con un nombre descriptivo cuando termine. Esto le ahorrará mucho tiempo que tendrá que dedicar a la búsqueda. archivo deseado o carpetas.
Si su PC tiene muchos archivos con nombres incomprensibles, el cambio de nombre llevará mucho tiempo. Complete este trabajo en varios pasos.
Poner en orden los programas
preste atención a software tu computadora, quita todo programas innecesarios y juegos. Echar un vistazo buzones de correo Correo electrónico puede ser necesario limpiar allí.
Organiza tus navegadores. Elimina las extensiones innecesarias. Comprender los marcadores: verifique los marcadores (sucede que los sitios dejan de existir), agrupe o distribuya convenientemente los marcadores en la ventana marcadores visuales... Si tiene muchos marcadores en su navegador, agrupe sus marcadores en carpetas separadas con nombres breves y autoexplicativos en la barra de marcadores.
Limpiar y desfragmentar su computadora
Una vez que termine de ordenar, limpie su computadora de archivos temporales y basura. Cuando se mueve grandes volúmenes los archivos aparecen en la computadora una gran cantidad de archivos temporales. Elimine archivos innecesarios usando, o usando un programa especializado, por ejemplo.
Después de eso, desfragmente su computadora para recolectar fragmentos de archivos en un lugar del disco. Con un movimiento de datos significativo, el grado de fragmentación de archivos aumentará drásticamente. La desfragmentación agilizará la distribución de archivos en su computadora y aumentará la velocidad del sistema.
Guardar datos importantes con respaldo
Para almacenar información de forma segura, haga una copia de seguridad de su sistema o de los datos importantes. Mediante el uso Reserva copia sistema a otro disco (preferiblemente a un externo HDD), es el estado del sistema en el momento de la copia de seguridad.
En caso de que el sistema operativo se bloquee, ejecute Recuperación de Windows de respaldo... En el caso de una falla del disco duro, el sistema u otros datos de la copia de seguridad se pueden restaurar en un nuevo disco.
Para realizar copias de seguridad, puede utilizar el sistema operativo Windows o programas especializados: Acronis Verdadera imagen(hay versión gratuita-), etc.
Mantenimiento constante de un determinado orden.
Después de distribuir los archivos, mantenga la computadora en orden, coloque los archivos nuevos en categorías creadas previamente o cree otros nuevos. Después de hacer el trabajo diario, no debería llevar mucho tiempo distribuir archivos y carpetas a sus ubicaciones permanentes.
Conclusiones del artículo
Poner en orden su computadora para una organización adecuada del almacenamiento de datos en su computadora mejorará en gran medida la eficiencia de su trabajo. Los archivos y carpetas se distribuirán en los discos de la computadora de acuerdo con una determinada estructura, el usuario encontrará rápidamente los datos que necesita.
Ni un rublo, ni un euro, ni siquiera un dólar. El tiempo es la moneda principal de la que siempre falta cualquier proyecto. Y el desorden en el almacenamiento de información es uno de los principales devoradores de esta moneda.
Ahora millones de maravillosos especialistas están perdiendo el tiempo y los nervios. No se puede encontrar el documento que espera el jefe o el cliente. Otra es recopilar archivos con hechos esparcidos por toda la computadora para preparar un informe analítico. La tercera es proponer palabras de justificación frente al socio, a quien se le envió por error una copia desactualizada del contrato, etc., etc.
Ahora puedes familiarizarte con simple reglas para establecer y mantener el orden en archivos y carpetas, lo que le ahorrará muchas horas de su trabajo y tiempo personal.
Mantener los archivos y carpetas organizados es una habilidad básica, sin la cual trabajar con información nunca será realmente efectivo. Desafortunadamente, esta habilidad no se enseña en la escuela, la universidad o en el trabajo. Aquellos que realmente lo necesitan, lo entienden con sus mentes, crean sus propias reglas. Pero incluso si eres uno de ellos, ¿quizás encuentres algo útil para ti en mi sistema?
Basándome en mi experiencia como usuario de PC, especialista en información y formador, en el marco escribí un mini-libro "Cómo poner las cosas en orden en un ordenador de una vez por todas" (distribuido gratuitamente). En este libro, explico cómo los usuarios convierten el flujo de información en caos de información con sus propias manos, y propongo tres algoritmos simples para convertir el caos en orden nuevamente. Y así, para recuperar el control total sobre sus proyectos, ahorrar tiempo, reducir los niveles de estrés, liberar recursos de su propia memoria.
El mini-libro se incluirá como archivo adjunto en libro grande- sobre la gestión de personal flujos de información... Pero eso más tarde. Hasta entonces - ahora Traigo a su atención un extracto sobre cómo poner las cosas en orden en la "encrucijada" más notable y concurrida de una computadora: en su "Escritorio".
Paso uno: ponemos las cosas en orden en el "Escritorio"
¿Le resulta familiar esta imagen?
Este es un "Escritorio" típico de un computadora personal... Su propietario había estado reuniendo valor durante tres meses y acababa de eliminar algunos de los archivos, cuyo significado se había olvidado en el último siglo. ¡Ahora habrá dónde colocar los nuevos! 🙂
Y al final de la jornada laboral, mi amigo promete alinear los archivos restantes en filas ordenadas para que no sea una pena hacer una demostración de la computadora. miradas indiscretas... Y después del año nuevo honestamente, llegará a la carpeta "Mis documentos". Sin embargo, hay cien veces más archivos. ¿Quizás hay un programa inteligente que lo hará todo por sí solo?
Sí, respondo, hay programas que pueden, presionando un botón, borrar todos los archivos de cierto tamaño, "edad", formato, etc. "Oh, no, puedes perder mucho de esta manera. información importante! " - mi amigo está triste. Y comparte los problemas de los que muchas personas me han quejado muchas veces.
Problemas de Sergei Petrovich
Nombraré a mi amigo Sergei Petrovich Poltoranin ... Un gerente ambicioso y prometedor, director de una empresa en crecimiento, estudiante de Executive MBA.
No hay tiempo, dice Sergei Petrovich. Siempre no hay tiempo. Por lo tanto, quiero ahorrar tiempo en bagatelas. Por ejemplo, cuando necesita encontrar un nombre para un nuevo archivo, Sergei Petrovich lo llama la primera palabra que le viene a la mente y lo coloca en la carpeta más cercana. En un par de semanas estará desconcertado: ¿por qué se creó esta carpeta? ¿Qué se esconde en estos archivos? ¿Por qué hay varias carpetas sobre el mismo tema con nombres similares alojado en diferentes lugares¿computadora?
Sergei Petrovich una vez estudió el libro "Windows para" tontos "- y es muy consciente de que este" sistema operativo "está construido sistema de búsqueda... Pero hace poco por ayudar. Porque en una consulta por palabra clave, el sistema encuentra ciento cincuenta archivos, y cada uno de ellos debe abrirse manualmente, solo para recordar su contenido (la paciencia solo es suficiente para una docena o la mitad). Prueba, recoge palabra clave presentar en el documento correcto y ausente de todos los demás, ¡si hace tiempo que ha olvidado los detalles de su contenido! Y los nombres de los archivos no contienen ninguna pista ...
Durante tres años de trabajo en la firma, nuestro héroe ha acumulado mucha información sobre cualquier tema que sea de su competencia. Pero realmente usa solo una pequeña parte para el análisis: casi nunca hay tiempo para "reunir" todo lo relacionado con el tema en el momento adecuado. Cada "operación de búsqueda" quita no solo tiempo, sino también energía. Es aún más molesto tener en cuenta los nombres extraños y la ubicación ilógica de los archivos utilizados en el proyecto actual. La información mal estructurada es como una astilla en el cerebro que infecta el cuerpo con fatiga y quita los recursos de la memoria.
Surge aún más estrés cuando un director o socio comercial llama, pide aclaraciones urgentes sobre uno de los proyectos y dice con mal disimulada impaciencia: "No cuelguemos, esperaré". Y empiezas a buscar febrilmente algo que no puedes recordar, donde no está.
Y la verdadera apoteosis del caos de información: cuando resulta que de varias copias del mismo archivo esparcidas por la computadora, lograste enviarle a tu compañero el más antiguo, ni siquiera editado, con errores gramaticales y estadísticos.
¡Pero no solo quieres trabajar, sino también desarrollarte! ¡Conviértase en un experto, use el conocimiento acumulado para el crecimiento profesional! Pero nueve décimas partes descargadas de Internet libros electrónicos y es poco probable que los artículos se lean alguna vez, porque Sergei Petrovich no ha podido recordar ni a los autores, ni a los títulos, ni a los temas tratados, ni más aún, las razones que cada vez lo obligaron a reponer su "cerdito banco de conocimientos ". Sin embargo, sigue reaccionando a las recomendaciones de libros de amigos y colegas en las redes sociales.
Una cosa consuela a Sergei Petrovich. Cuando preguntó cuidadosamente a los empleados del departamento cómo trabajaban con la información, resultó que tenían problemas similares. Como el jefe de contabilidad Svetlana Nikolaevna. Como su esposa, candidata a ciencias, profesora asociada de una universidad local. Al igual que su hijo estudiante, a pesar de que utiliza activamente dispositivos y servicios de Internet de última generación, incl. trabajar con información.
Algunos toques más importantes al retrato de Sergei Petrovich Poltoranin. Quizás lo imaginaba como un oglam desorganizado y disperso. Y estaban equivocados. En su escritorio y en su cuaderno organizador, siempre orden perfecto... Sergei Petrovich nunca rompe sus promesas, entrega proyectos a tiempo, no llega tarde a las reuniones, no engaña a los empleados, no pierde las llaves del auto y no le gustan las personas innecesarias y descuidadas. Los padres, la escuela, el instituto, los libros, todos contribuyeron a la enseñanza de Sergei Petrovich sobre las reglas de autoorganización en la vida real.
Pero, ay: con la ayuda del libro "Windows para" tontos "y otra literatura informática, Sergei Petrovich pudo dominar solo las operaciones básicas con archivos:" crear "," copiar "," pegar "," eliminar ", etc. . - pero estos comandos por sí mismos no crean orden (¡porque el caos también se crea con su ayuda!). Y nadie ofreció cursos y capacitaciones a Sergei Petrovich donde enseñaran algo más. Quizás nuestro héroe podría aprender algo útil en el campo de la estructuración de datos en el departamento de biblioteca o en seminarios de inteligencia competitiva. ¿Pero no dominas la segunda profesión para conseguir una herramienta básica para la primera?
Resolviendo los problemas de Sergei Petrovich
Así que comencemos a resolver los problemas de nuestro héroe paso a paso. usted me pregunto que tan simple estas decisiones.
Limpiar el escritorio es el primer paso, porque es el más fácil. Para resolver el problema del caos en un "Escritorio" específico de una vez por todas, necesitará media hora, como máximo, una hora. Incluso puede terminar pasando más tiempo leyendo este pasaje. 🙂 Pero, después de leerlo, puede utilizar el algoritmo propuesto en cualquier momento con una comprensión completa de todas sus sutilezas y aplicaciones.
¿Recuerda cómo nuestro héroe iba a organizar los archivos en filas ordenadas para que su "Escritorio" se vea decente a los ojos de los visitantes de la oficina? Apenas lo disuadí de esta aventura, que fue inútil desde el punto de vista de poner las cosas en orden en el flujo de trabajo. Los archivos no son un servicio de cocina: cuando se trabaja con archivos, no es tanto la ausencia de caos lo que es importante como la presencia del sistema. 🙂
Citaré como ejemplo a los expertos del pasado reciente, muchos de los cuales utilizaron activamente la biblioteca de su hogar en su trabajo. Es imposible imaginar que un verdadero investigador y enciclopedista dispusiera los volúmenes en la pared de un libro de acuerdo con el color y el tamaño de los lomos. Desde un punto de vista filisteo, este sería un orden ideal, una completa victoria sobre el caos. Pero solo el dueño memoria fenomenal Podrá comparar la clasificación de libros por color de lomo con su clasificación por contenido. Y en una persona ordinaria cada (!) búsqueda materiales de referencia tomará horas en lugar de minutos y segundos.
Por supuesto, los profesionales organizan sus libros únicamente por contenido: temas, géneros, autores, etc. - y me va bien sin un catálogo de libros. Yo mismo puedo encontrar fácilmente cualquiera de los miles de libros de mi biblioteca. Basta con llegar a la dirección correcta- y tómalo.
Encuentra truco olvidado
Nota: mi memoria es repugnante. En general, creo que la necesidad de guardar en la memoria más de siete objetos del mismo tipo debería equipararse a la tortura, prohibida por la Convención de la ONU hace 30 años. Sin embargo, puedo navegar fácilmente por mi biblioteca.
Todo lo que necesito recordar es principio, en el que se colocan los libros (cuatro estantes se dividen entre referencia, negocios y ficción; los estantes del medio se asignan a los temas más populares, los inferiores son menos y los superiores son los menos demandados; los autores dentro de los temas están ordenados alfabéticamente).
Cuando hay una necesidad de encontrar un libro, yo, de acuerdo con este principio, como si fuera una plantilla, en una fracción de segundo reinvento mentalmente el diagrama estructural de mi biblioteca. Después de eso tengo suficiente ser consciente de, en el que "nodo" de esta estructura debería ser guardado el libro correcto.
Tenga en cuenta que no dije: "dónde está almacenado", no puedo recordar esto. Dije: "¿Dónde se debe guardar?" De acuerdo a lógica estructural Bibliotecas.
Como regla, soy bastante preciso al adivinar la dirección aproximada de la búsqueda. Cuando llego a un estante determinado, todo lo que tengo que hacer es mirar de izquierda a derecha para ajustar la búsqueda. En este punto, realmente empiezo a recordar los temas de los libros asignados a estantes separados y la ubicación aproximada de las colecciones del autor. Y ahora, a pesar del frágil "músculo de la memoria", tengo el libro necesario en mis manos.
El tiempo pasa, compro Nuevo libro- e inmediatamente encontrarla apropiado un lugar donde nunca se perderá. Inmediatamente devuelvo el libro releído a su lugar. Y del resto, una vez a la semana me quito el polvo. 🙂 En una palabra, dedico un mínimo de tiempo, recursos de memoria y esfuerzos voluntarios para encontrar y mantener el orden en los libros.
Repetimos el truco en el "Escritorio" de la PC
Volvamos a la oficina de Sergei Petrovich Poltoranin. ¿Recuerda cómo se veía "Desktop" en el monitor de su PC (vea la imagen al principio del post)? Conjuramos con el propietario de la computadora durante aproximadamente media hora, y aquí está el resultado (vea la imagen a continuación).
Por supuesto, el punto principal no es que Sergei Petrovich y yo borramos tres cuartas partes de los archivos del "Escritorio" y liberamos nueve décimas partes de su superficie. Aunque una mesa limpia es inspiradora. 🙂
Pero la característica principal es que ciertas zonas (una especie de “estanterías”) aparecieron en el “Escritorio”, ligadas a archivos de una determinada finalidad.
Este es solo uno de los muchos posibles opciones agrupando archivos en el "Escritorio" diferentes tipos y destino (más precisamente, atajos a estos archivos). V este caso, en la esquina superior izquierda se colocaron los accesos directos de los más solicitados por el usuario programas de computador... En la esquina superior derecha hay accesos directos a las carpetas de archivos más utilizadas. En la esquina inferior izquierda están los accesos directos a los libros electrónicos que está leyendo actualmente. En la esquina inferior derecha están los accesos directos de los documentos que edita en período actual tiempo.
En la imagen, se han utilizado cuatro zonas naturales: las cuatro esquinas del "Escritorio". Pero la cantidad de zonas seleccionadas depende solo de sus tareas y estilo de trabajo. Por ejemplo, dos "estanterías" son suficientes para mí (en la esquina superior izquierda guardo los documentos actuales, en la parte superior derecha - "recordatorios" regulares y "reglas de vida" para mí). Y tú, si quieres, puedes crear hasta nueve zonas de trabajo (divide mentalmente el "Escritorio" en 9 partes, como la cara del "Cubo de Rubik"). Por supuesto, si existe una necesidad real. Si no está ahí, es mejor limitarse al mínimo.
El propósito de las zonas puede ser completamente diferente al de la imagen. Por ejemplo, puede negarse por completo a colocar accesos directos a programas en el "Escritorio" y almacenarlos exclusivamente en la "Barra de tareas" (en la franja en la parte inferior de la pantalla) o en el menú del botón "Inicio" ( Usuarios de Windows 8 puede cargar las bandejas de la interfaz Metro).
Puede dar preferencia a tipos de documentos completamente diferentes: por ejemplo, actualizaciones del álbum de fotos familiar, listas de tareas para la semana, mes, trimestre, año, videos para ver el próximo fin de semana, etc.
En general, el propósito de las zonas depende únicamente de sus necesidades: el diseñador creará un conjunto de "estanterías", el abogado creará una completamente diferente, el jefe del departamento de ventas, el tercero, el contador, el cuarto, etc. Naturalmente, cada uno de ellos también estará con diferente velocidad Actualizar archivos en el "Escritorio" (ya que cada especialista tiene su propio ritmo de trabajo, su propio ritmo de vida informativa).
La cosa más importante:
a) utilice siempre "estanterías" estrictamente para el propósito previsto(es decir, nunca agregue accesos directos a archivos que no tengan un área de trabajo en el escritorio):
b) agregue accesos directos solo a los archivos más importantes, utilizado actualmente (le aconsejo que introduzca un límite: hasta 7 archivos en un estante y coloque el resto en directorios de archivos).
Por cierto, ¿te diste cuenta de que hablo de etiquetas en lugar de los propios archivos? Sí, sí, coloque accesos directos en el escritorio, no en los archivos en sí.
En primer lugar, Siempre existe el riesgo de deslizar accidentalmente el contenido del "Escritorio" a la "Papelera". Si estos fueran accesos directos, los archivos en sí no se verán afectados.
En segundo lugar, si un visitante, que se sentó durante un minuto cerca de su computadora en ausencia del propietario, se ve tentado a robar varios archivos del "Escritorio", su hábito de colocar accesos directos ralentizará significativamente este sabotaje (para averiguar la ubicación real de los archivos originales, el atacante tendrá que buscar en las "Propiedades" de cada acceso directo, recordar la ruta, seguirla, encontrar el archivo y copiarlo en la unidad flash USB).
En tercer lugar, si tiene archivos en su escritorio, la computadora se inicia más lentamente. Si los archivos se reemplazan con accesos directos, es mucho más rápido.
La limpieza de primavera en el escritorio (y en la computadora en general) brinda tres beneficios prácticos y un bono de motivación. Beneficios:
- usted ahorra tiempo, nervios, energía al buscar los documentos que necesita.
- usted ahorrar tiempo, nervios, energía de socios comerciales, clientes, gerentes, que están esperando su información.
- usted gastar menos tiempo, nervios, energía en proyectos complejos- ¡Sí, ahora puedes afrontar proyectos complejos con más audacia! - ya que no es particularmente difícil para ti recopilar docenas de documentos sobre un tema de diferentes carpetas.
Bono motivacional: la contemplación del orden inspira su mayor mantenimiento. 🙂
Entonces, es hora de comenzar a practicar. No estoy sugiriendo que comencemos a ordenar su escritorio de Windows ahora mismo. Primero, sírvase su té o café favorito. Luego imprima la página siguiente y siga las instrucciones.
Algoritmo de estantería
1. Elija un momento en el que nadie le moleste. Incluso con el máximo de escombros "Escritorio" apenas necesitas más de una hora.
2. En el medio "Escritorio" crear una carpeta "Limpieza"... Expanda la carpeta (no a pantalla completa) y arrastre todos los archivos desde "Escritorio"(excepto iconos "Mi computadora" y "Cesta").
3. Decida qué programas, carpetas y archivos son esenciales para usted. Asignar zonas específicas a los tipos de objetos elegidos "Escritorio". Por ejemplo:
- en la esquina superior izquierda, coloque accesos directos a los programas más importantes;
- en la esquina superior derecha: accesos directos a las carpetas más utilizadas;
- en la esquina inferior izquierda están los atajos de los libros que está leyendo actualmente:
- en la esquina inferior derecha hay accesos directos a los documentos más importantes.
El número, la ubicación y el propósito de las zonas pueden ser diferentes, según sus tareas y estilo de trabajo.
4. Después de completar el arreglo "Escritorio", transferir de carpeta "Limpieza" archivos menores pero necesarios en una carpeta "Mis documentos". Archivos innecesarios- eliminar junto con la carpeta "Limpieza".
5. Cuando haya leído completamente este mini-libro y haya puesto las cosas en orden "Mis documentos" y otras carpetas: sabrá exactamente qué archivos y carpetas son más importantes para usted en este momento. Auditar de nuevo "Escritorio" y poner en él atajos de archivos realmente importantes y relevantes. Desde este momento "Escritorio" son los accesos directos los que deben incluirse, no los archivos en sí.
Dos algoritmos más, para poner las cosas en orden en la estructura de carpetas y en los nombres de los archivos, se describen en detalle en el mini-libro "Cómo poner las cosas en orden en su computadora de una vez por todas".
Cómo limpiar tu computadora de una vez por todas
En Occidente, hay un "organizador profesional" especializado. Ayuda a los clientes a limpiar sus habitaciones y oficinas, archivos electrónicos y en papel, y a desarrollar un sistema de programación personalizado.
Lisa Zaslow es una de esas especialistas.
Los estudios muestran que la persona promedio pierde una hora al día debido a la desorganización. Al mismo tiempo, las personas se molestan terriblemente cuando no pueden encontrar algo. Pero para poner las cosas en orden, se necesita mucho menos tiempo.
Liza Zaslav
Regla 1. Organiza todo correctamente
El monitor debe estar al nivel de los ojos ya 43–45 cm de usted.
Coloque los elementos de uso frecuente, como un teléfono o material de oficina, en el lado de su mano dominante. Es conveniente: no es necesario que se arrastre, tirando todo a su alrededor.
Regla 2. Usa la papelería de forma racional
¿Realmente necesitas 10 bolígrafos, un cortapapeles y una engrapadora todos los días? Mantenga solo material de oficina en su escritorio que use a diario. Ponga el resto en un estuche de lápices y póngalo sobre la mesa, o mejor en algún lugar lejano.
Levantándose de la mesa para tomar un lápiz o un clip, apaga temporalmente su cerebro del proyecto en el que está trabajando. Esto le permitirá mirarlo desde un nuevo ángulo cuando regrese.
Amy Trager, organizadora profesional con sede en Chicago
Otro experto, Andrew Mellen, enfatiza que es mejor para los empleados almacenar los suministros de oficina en un solo lugar (aparador compartido o estantería), en lugar de cada uno en sus propios cajones.
Regla 3. Usa notas adhesivas sin fanatismo
No es útil ni productivo cubrir el monitor con papeles de colores como un tablero de anuncios.
Cuando hay demasiados recordatorios, son inútiles.
Emmy Traiger
Sea moderado: solo haga notas adhesivas con recordatorios importantes a corto plazo.
Regla 4. No se exceda con las pertenencias personales
Es importante mantener un equilibrio entre la vida profesional y personal en el lugar de trabajo. Es difícil.
Fotos familiares, recuerdos de vacaciones y otros bagatelas agradables calienta el alma y anímate durante la jornada laboral. Sin embargo, las cosas demasiado memorables que evocan una tormenta de recuerdos distraen demasiado.
La mirada se desliza sobre los objetos y el cerebro procesa la información, incluso si no somos conscientes de ello.
Liza Zaslav
Mantener en su escritorio no Mas de tres objetos personales.
Regla 5. Regular la "comunicación" con el correo electrónico
El correo electrónico sigue siendo. Pero puede afectar la productividad si se distrae constantemente con las letras.
Life hacker y organizadores profesionales: revisa tu correo dos veces al día en ciertas horas... El resto del tiempo debería estar ocupado con el trabajo.
¡Sí! Y apaga las notificaciones para evitar arruinar el estado del hilo.
Regla 6. Deje espacio libre para el papeleo
A veces, el escritorio está tan ocupado que no hay ningún lugar para firmar o redactar un documento a mano.
Tener una isla desocupada a la derecha o a la izquierda (dependiendo de si eres diestro o zurdo). No necesariamente grande, por papeleo un rectángulo de 30 × 40 cm es suficiente.
Regla 7. Organice sus flujos de trabajo
No guarde documentos que no estén relacionados con trabajo actual... El caos sobreviene cuando la mesa está llena de documentos sobre proyectos anteriores al pasado, al pasado, al presente y al futuro. Para evitar esto, los expertos recomiendan agrupar los documentos en carpetas:
- importante y urgente;
- urgente y sin importancia;
- importante y no urgente;
- no urgente y sin importancia.
Mantenga estas carpetas en un organizador especial, en lugar de apiladas una encima de la otra, para simplificar su flujo de trabajo.
Regla 8. Limpiar con la mayor frecuencia posible
El lío ayudó a crear y. Pero esos ejemplos son raros.
Para la mayoría de las personas, reduce la concentración y la productividad. Pregúntese regularmente si todos los elementos están en su lugar en su escritorio.
Incluso si una persona no nota el trastorno, todavía lo influye.
Andrew Mellen
Para mayor claridad, hemos expresado los trucos descritos en el gráfico. Imprime y cuelga SOBRE tu escritorio.
En Occidente, hay un "organizador profesional" especializado. Ayuda a los clientes a limpiar sus habitaciones y oficinas, archivos electrónicos y en papel, y a desarrollar un sistema de programación personalizado.
Lisa Zaslow es una de esas especialistas.
Los estudios muestran que la persona promedio pierde una hora al día debido a la desorganización. Al mismo tiempo, las personas se molestan terriblemente cuando no pueden encontrar algo. Pero para poner las cosas en orden, se necesita mucho menos tiempo.
Liza Zaslav
Regla 1. Organiza todo correctamente
El monitor debe estar al nivel de los ojos ya 43–45 cm de usted.
Coloque los elementos de uso frecuente, como un teléfono o material de oficina, en el lado de su mano dominante. Es conveniente: no es necesario que se arrastre, tirando todo a su alrededor.
Regla 2. Usa la papelería de forma racional
¿Realmente necesitas 10 bolígrafos, un cortapapeles y una engrapadora todos los días? Mantenga solo material de oficina en su escritorio que use a diario. Ponga el resto en un estuche de lápices y póngalo sobre la mesa, o mejor en algún lugar lejano.
Levantándose de la mesa para tomar un lápiz o un clip, apaga temporalmente su cerebro del proyecto en el que está trabajando. Esto le permitirá mirarlo desde un nuevo ángulo cuando regrese.
Amy Trager, organizadora profesional con sede en Chicago
Otro experto, Andrew Mellen, enfatiza que es mejor para los empleados almacenar los suministros de oficina en un solo lugar (aparador compartido o estantería), en lugar de cada uno en sus propios cajones.
Regla 3. Usa notas adhesivas sin fanatismo
No es útil ni productivo cubrir el monitor con papeles de colores como un tablero de anuncios.
Cuando hay demasiados recordatorios, son inútiles.
Emmy Traiger
Sea moderado: solo haga notas adhesivas con recordatorios importantes a corto plazo.
Regla 4. No se exceda con las pertenencias personales
Es importante mantener un equilibrio entre la vida profesional y personal en el lugar de trabajo. Es difícil.
Fotos familiares, recuerdos de vacaciones y otras pequeñas cosas agradables calientan el alma y animan durante la jornada laboral. Sin embargo, las cosas demasiado memorables que evocan una tormenta de recuerdos distraen demasiado.
La mirada se desliza sobre los objetos y el cerebro procesa la información, incluso si no somos conscientes de ello.
Liza Zaslav
No guarde más de tres artículos personales en su escritorio.
Regla 5. Regular la "comunicación" con el correo electrónico
El correo electrónico sigue siendo. Pero puede afectar la productividad si se distrae constantemente con las letras.
Life hacker y organizadores profesionales: revisa tu correo dos veces al día a determinadas horas. El resto del tiempo debería estar ocupado con el trabajo.
¡Sí! Y apaga las notificaciones para evitar arruinar el estado del hilo.
Regla 6. Deje espacio libre para el papeleo
A veces, el escritorio está tan ocupado que no hay ningún lugar para firmar o redactar un documento a mano.
Tener una isla desocupada a la derecha o a la izquierda (dependiendo de si eres diestro o zurdo). No necesariamente grande: para el papeleo, un rectángulo de 30 × 40 cm es suficiente.
Regla 7. Organice sus flujos de trabajo
No tenga a mano documentos que no estén relacionados con su trabajo actual. El caos sobreviene cuando la mesa está llena de documentos sobre proyectos anteriores al pasado, al pasado, al presente y al futuro. Para evitar esto, los expertos recomiendan agrupar los documentos en carpetas:
- importante y urgente;
- urgente y sin importancia;
- importante y no urgente;
- no urgente y sin importancia.
Mantenga estas carpetas en un organizador especial, en lugar de apiladas una encima de la otra, para simplificar su flujo de trabajo.
Regla 8. Limpiar con la mayor frecuencia posible
El lío ayudó a crear y. Pero esos ejemplos son raros.
Para la mayoría de las personas, reduce la concentración y la productividad. Pregúntese regularmente si todos los elementos están en su lugar en su escritorio.
Incluso si una persona no nota el trastorno, todavía lo influye.
Andrew Mellen
Para mayor claridad, hemos expresado los trucos descritos en el gráfico. Imprime y cuelga SOBRE tu escritorio.
