Descarga el programa para crear hojas de horas. Programas de seguimiento del tiempo, incluidos los gratuitos. Período de almacenamiento de hojas de horas

La legislación laboral obliga a los empleadores a llevar registros del tiempo trabajado por los empleados. Las organizaciones deben tener en cuenta las horas trabajadas, independientemente de su estatus legal y empresarios individuales. Especialmente para este propósito, el Comité Estatal de Estadística ha desarrollado y aprobado los formularios de la Hoja de Tiempo N T-12 y N T-13.

Le proporcionaremos instrucciones para completar, que le ayudarán a reflejar correctamente los datos y a utilizar la hoja de horas de forma racional.

¿Por qué necesitas una hoja de horas?

La hoja de jornada, aprobada por Resolución del Comité Estatal de Estadística de 5 de enero de 2004 No. 1, ayuda al departamento de servicios de personal y contabilidad de la empresa a:

• tener en cuenta el tiempo trabajado o no trabajado por el empleado;
• monitorear el cumplimiento del horario de trabajo (asistencia, ausencia, tardanzas);
• disponer de información oficial sobre el tiempo trabajado por cada empleado para el cálculo de salarios o elaboración de informes estadísticos.

Ayudará al contador a confirmar la legalidad de la acumulación o no devengación de salarios y montos de compensación para cada empleado. El responsable de RR.HH. debe realizar un seguimiento de la asistencia y, si es necesario, justificar la sanción impuesta al empleado.

Una hoja de tiempo se refiere a los formularios de documentos que se emiten a un empleado al momento del despido junto con libro de trabajo a petición suya (artículo 84.1 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Vale la pena señalar que los formularios unificados de hojas de tiempo N T-12 y N T-13 no son necesarios para su uso a partir del 1 de enero de 2013. Sin embargo, los empleadores están obligados a llevar registros (parte 4 del artículo 91 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Las organizaciones y los empresarios individuales pueden utilizar otras formas de controlar el tiempo que los empleados dedican al trabajo. Pero, de hecho, el formato de formulario desarrollado por Gostkomstat es bastante cómodo y sigue utilizándose en todas partes.

¿Quién lleva la hoja de tiempo en la organización?

Según las Instrucciones para el uso y cumplimentación de formularios de documentos contables primarios:

• compila y mantiene la hoja de tiempo de trabajo para 2019 Persona autorizada;
• el documento está firmado por el jefe del departamento y el empleado de recursos humanos;
• después de lo cual se transfiere al departamento de contabilidad.

Como podemos ver, la normativa no establece el puesto del empleado que lleva la hoja de tiempo. La dirección tiene derecho a designar a cualquier persona para realizar esta tarea. A tal efecto se dicta orden indicando el cargo y apellido persona responsable. Si no se emite una orden para nombrar a dicho empleado, entonces la obligación de llevar registros debe especificarse en el contrato de trabajo. De lo contrario, es ilegal exigir que un empleado mantenga registros. En organizaciones grandes, se nombra a un empleado de este tipo en cada departamento. Completa el formulario dentro de un mes, se lo entrega al jefe del departamento para que lo firme, quien, a su vez, luego de verificar los datos, lo entrega al oficial de personal. El empleado del departamento de recursos humanos verifica la información, en base a ella completa los documentos necesarios para su trabajo, firma la hoja de horas y se la pasa al contador.

En las pequeñas empresas no se sigue una cadena tan larga: se lleva la hoja de contabilidad trabajador de personal, y luego lo transfiere inmediatamente al departamento de contabilidad.

¿Cuál es la diferencia entre los formularios N T-12 y N T-13 Hojas de tiempo?

Se diferencian dos tipos de temas aprobados, uno de ellos (T-13) se utiliza en instituciones y empresas donde está instalado un torniquete especial, un sistema automático que controla la asistencia de los empleados. Y el formulario T-12 se considera universal y contiene, además, una Sección 2 adicional. Puede reflejar acuerdos con los empleados en materia de salarios. Pero si la empresa liquida pagos con el personal como especies separadas contabilidad, la sección 2 simplemente permanece vacía.

Llenar una hoja de tiempo

Hay dos formas de completar la hoja de horas:

• llenado continuo: todas las apariciones y ausencias se registran todos los días;
• completar con desviaciones: solo se anotan los retrasos y las no presentaciones.

Demos como ejemplo instrucciones para completar el formulario T-13 utilizando el método de llenado continuo.

Paso 1: nombre de la organización y unidad estructural

En la parte superior, ingrese el nombre de la empresa (nombre completo del empresario individual) y el nombre de la unidad estructural. Podría ser un departamento de ventas, un departamento de marketing, un departamento de producción, etc.

Paso 2: código OKPO

OKPO - clasificador de toda Rusia empresas y organizaciones. Contenido en las bases de datos de Rosstat, consta de:

• 8 dígitos para personas jurídicas;
• 10 dígitos para empresarios individuales.

Paso 3: número de documento y fecha de preparación

• El número de documento se asigna en orden.
• La fecha de compilación suele ser el último día del mes del informe.

Paso 4: período del informe

Las hojas de horas se envían por mes: el período comprendido entre el primero y el último número Agosto en nuestro caso.

Paso 5: información del empleado

Se completa una línea separada para cada empleado del departamento.

• Número de serie en la boleta de calificaciones.
• Apellido y cargo del empleado.

• Se asigna un número de personal a cada empleado y se utiliza en todos los documentos contables internos. Lo retiene el empleado durante todo el período de trabajo en la organización y no se transfiere a otra persona durante varios años después del despido.

Paso 6: información sobre asistencia y número de horas

Para completar información sobre asistencia y ausencia de empleados, se utilizan símbolos abreviados. Encontrarás una lista de ellos al final del artículo en un párrafo aparte. En nuestro ejemplo para el empleado Petrov A.A. 4 abreviaturas utilizadas:

• I - asistencia (en caso de asistencia, el número de horas trabajadas se registra en la celda inferior);
• En un fin de semana;
• K - viaje de negocios;
• OT - vacaciones.

Paso 7: número total de días y horas del mes

• En la quinta columna indique el número de días y horas trabajadas por cada medio mes.

• En la sexta columna, el número total de días y horas del mes.

Paso 8 - información para la nómina

El código de tipo de pago determina el tipo específico de pago en efectivo, cifrado en números. Lista llena Consulte el final del artículo para conocer los códigos. El ejemplo utiliza:

• 2000 - salario (salarios);
• 2012 - pago de vacaciones.

• La cuenta correspondiente es una cuenta contable de la que se cancelan los costos de un tipo específico de remuneración. En nuestro caso, la cuenta para cancelar salarios, viáticos y vacaciones es la misma.

• La columna 9 indica el número de días u horas trabajadas para cada tipo de remuneración. En nuestro caso, los días de asistencia y viajes de negocios se ingresan en la celda superior y los días de vacaciones en la celda inferior.

Si un tipo de remuneración (salario) es aplicable a todos los empleados durante el mes, entonces el código del tipo de pago y el número de cuenta se escriben en la parte superior, las columnas 7 y 8 se dejan vacías, indicando solo los días u horas trabajadas. en la columna 9. Así:

Paso 9: información sobre los motivos y la hora de la no presentación

Las columnas 10 a 12 contienen el código del motivo de la ausencia y el número de horas de ausencia. En nuestro ejemplo, el empleado estuvo ausente durante 13 días:

• 3 días - debido a un viaje de negocios;
• Estuve 10 días de vacaciones.

Paso 10: firmas de las personas responsables

La hoja contable se firma a final de mes:

• empleado responsable del mantenimiento;
• jefe del departamento de;
• trabajador de personal.

Cómo marcar vacaciones en una hoja de horas

Antes de marcar vacaciones en su hoja de horas, es importante conocer los siguientes puntos:

• qué tipo de licencia indicar;
• período de vacaciones: desde qué fecha hasta qué fecha descansa el empleado;
• ¿Qué método se utiliza para completar la hoja de horas: se registran continuas o solo las desviaciones?

Los diferentes tipos de licencia se indican en la boleta de calificaciones mediante las siguientes abreviaturas:

	licencia regular remunerada
	pago adicional
	administrativo (sin ahorro de salario)
	educativo con salario retenido
	formación en el puesto de trabajo (jornada reducida)
	educativo sin ahorrar salario
	para el embarazo y el parto
	cuidado de niños hasta 3 años
	sin ahorrar el salario en los casos previstos por la ley
	adicional sin ahorro de salario

Cuando se utilizan ambos métodos para completar la hoja de horas símbolo Las vacaciones se ingresan por cada día que el empleado está ausente. Es solo que cuando se usa el método continuo, los días restantes se llenan con desvíos (código condicional "I"), y cuando se usa el método de tener en cuenta las desviaciones, permanecen vacíos.

Otras designaciones y códigos en la tabla.

traigamos designaciones de letras, utilizado en la hoja de horas en forma de tablas.

Presencia en el lugar de trabajo:

Ausencia de trabajo:

	incapacidad temporal (baja por enfermedad) con pago de prestaciones
	incapacidad temporal sin pago de prestaciones
	reducción de la jornada laboral en los casos previstos por la ley
	Ausentismo forzoso por traslado ilegal (despido)
	falta de comparecencia en relación con el desempeño de deberes estatales (públicos)
	ausentismo sin buenas razones
	modo a tiempo parcial
	fines de semana y festivos
	día libre adicional pagado
	día libre adicional no remunerado
	huelga
	motivo desconocido de la ausencia
	tiempo de inactividad por culpa del empleador
	tiempo de inactividad debido a razones fuera del control de cualquiera
	tiempo de inactividad por culpa del empleado
	suspensión del trabajo (retribuida)
	despido sin retención de salario
	suspensión del trabajo en caso de retraso en el salario

solo daremos códigos digitales básicos de tipos de remuneración (Lista llena- por Orden del Servicio Federal de Impuestos de Rusia de 13 de octubre de 2006 N SAE-3-04/706@):

Hoja de tiempo de muestra completada

Cada organización debe llevar registros diarios de la presencia de los empleados en sus lugares de trabajo, para ello el departamento de RRHH utiliza una forma unificada de hoja de tiempo en el formulario T-13. Permite registrar su presencia, tardanza y ausencia, cuyos motivos pueden surgir por diversos motivos, tanto válidos como no válidos. Con base en los datos de la hoja de horas al final del mes, el departamento de contabilidad calcula salarios empleados, especialmente para aquellos empleados cuyos salarios se basan en el tiempo que están presentes en el lugar de trabajo.

La hoja de tiempo cumple papel importante en el funcionamiento de la empresa, desde el registro de la asistencia de los empleados al lugar de trabajo hasta el cálculo de sus salarios. Cada evento tiene su propio código especial, que puede reflejar el tiempo día de trabajo, enfermedad, viaje de negocios, vacaciones, incluidos retrasos y ausencias del empleado en el trabajo. Además, este documento le permite realizar un seguimiento de los estándares. semana de trabajo y realizar ciertos ajustes en el flujo de trabajo.

Entonces, según los datos de la boleta de calificaciones, el gerente puede aceptar ciertas soluciones Cambiar la semana laboral del empleado si hay horas extras, esto a menudo puede ocurrir con un horario flexible o reemplazando a un empleado enfermo. Además, basándose en los datos de la boleta de calificaciones, puede tomar una decisión tanto sobre bonificaciones e incentivos para el empleado como sobre depreciación e imposición de sanciones.

Tenga en cuenta que la primera parte de la hoja de horas, para la primera mitad del mes, se envía al departamento de contabilidad para calcular los salarios anticipados y, basándose en la hoja de horas completamente completa, se realiza un cálculo completo de los salarios.

Muestra de cómo completar una hoja de horas

La hoja de horas se puede completar de dos maneras, debes elegir la que te resulte más conveniente y comprensible:

1. Los datos se ingresan diariamente: el formulario indica datos sobre la asistencia y ausencia de los empleados al trabajo, si se detecta tal hecho.
2. Los datos se ingresan en el formulario solo en caso de desviaciones de los valores estandarizados, por ejemplo, si un empleado repentinamente no viene a trabajar, en este caso se registra su ausencia.

Designaciones en la hoja de tiempo.

Evento	código digital	código de letras
Jornada laboral estándar, el empleado está presente en el lugar de trabajo.	01	I
Vacaciones y fines de semana. Con un horario estándar de 5/2, suele ser sábado y domingo. Con un horario individual, por ejemplo, 2/2 puede ser cualquier día	26	EN
El empleado se encuentra de vacaciones anuales retribuidas.	09	DE
Licencia para cuidar de un hijo cuya edad no exceda de 3 años	15	refrigerante
Vacaciones proporcionadas por su cuenta, sin pago	16	ANTES
Licencia de maternidad	14	R
Baja por enfermedad	19	B
Viaje de negocios	06	A
Ausentismo de un empleado por circunstancias desconocidas	30	NN

Código del tipo de retribución en la hoja de horas

• Salario y subsidios de viaje – 2000
• Pago a empleados bajo contratos civiles (no incluye regalías) – 2010
• Pago de vacaciones – 2012
• Pago por incapacidad temporal – 2300

Llenado de muestra del formulario T-13

Completar la hoja de horas no es particularmente difícil, para ello seleccione la opción de contabilidad que más le convenga e ingrese los datos y códigos correspondientes:

• EN “Cuenta 1” es necesario indicar el siguiente número de serie.
• EN “Cuenta 2”– datos personales de cada empleado de la organización, de acuerdo con su cargo y nombre completo.
• “Cuenta 3” contiene el número de personal del empleado.
• EN “Cuenta 4” usando códigos de letras Para cada empleado, se ingresan datos para cada día de trabajo, el código correspondiente está en la celda superior y la duración del tiempo de trabajo del empleado se indica en la celda inferior. Entonces, si se establece un horario 5/2, entonces la jornada laboral será de 8 horas y la duración de la jornada laboral con un horario 2/2 será de 11 horas. Los datos de la primera mitad del mes y de la segunda se ingresan en columnas separadas. Arriba es para la primera mitad y abajo para la segunda mitad. Si se realizan horas extras, el empleador debe compensar al empleado por el exceso de trabajo, ya sea en efectivo o con tiempo libre.
• EN “Cuenta 5” El tiempo total trabajado se indica por separado para la primera mitad del mes y por separado para la segunda mitad del mes.
• “Cuenta 6” contiene el valor total del tiempo trabajado (suma de la columna 5).
• EN “Cuenta 7” Se ingresan los datos sobre el código de salario.
• “Cuenta 8” contiene información de la cuenta contabilidad para reflejar los costos salariales.
• Columnas 10-13 se utilizan para registrar las ausencias de los empleados, indicando el código correspondiente y el número de días.

Situaciones no estándar

Irse sin pagar

Según la ley, es posible distinguir los siguientes tipos tales vacaciones:

• Por motivos familiares – “ANTES”
• Licencia sin goce de sueldo proporcionada de conformidad con el Código del Trabajo de la Federación de Rusia, por ejemplo, con motivo de una boda - "OZ"
• Con base en la decisión de acuerdo colectivo o según decisión de la industria - “DB”

Si hay días festivos durante tus vacaciones

Si hay días festivos durante las vacaciones asignadas, de acuerdo con calendario de producción para el año en curso, no están marcados con el código “B”. Entonces, por ejemplo, si un empleado se fue de vacaciones del 9 al 16 de junio y durante este período hay un feriado el 12 de junio, en lugar del código (OT), debe escribir el código "B". Este día no está incluido en el período de vacaciones pagadas.

Enfermedad durante las vacaciones anuales

Si durante las vacaciones un empleado sufrió una enfermedad y proporcionó la baja por enfermedad como confirmación, entonces en lugar del código "OT", se debe escribir el código "B", de acuerdo con la baja por enfermedad. En este caso, la licencia se prorrogará mientras dure la enfermedad.

Cada empresa y empresario que actúa como empleador, al utilizar la mano de obra de los trabajadores contratados, debe tenerlos en cuenta. tiempo de trabajo. La legislación prevé el uso de un formulario especial para estos fines, denominado hoja de tiempo de trabajo. La responsabilidad de cumplimentarlo recae en los funcionarios responsables.

El Código del Trabajo de la Federación de Rusia establece que todo empleador, independientemente de su forma de propiedad, debe llevar registros de las horas trabajadas por sus empleados. Por falta de hojas de tiempo proporcionadas castigo administrativo tanto para la propia organización como para sus empleados responsables.

Una hoja de horas es un formulario que contiene información sobre los días laborables de cada empleado, así como las ausencias del trabajo por buenas o malas razones. Se puede hacer de dos maneras:

1. Todos los datos sobre la presencia o ausencia de empleados se mantienen diariamente.
2. Los datos se ingresan en la hoja de horas en caso de desviación, es decir en caso de ausencia, no presentación, retraso, etc.

Con base en la información contenida en este documento, se calculan los salarios de todo el personal de la empresa. Le permite monitorear el cumplimiento de la disciplina laboral, así como la duración estándar de la semana laboral, la duración y el desempeño de las funciones los fines de semana.

La legislación establece una semana de 40 horas para un trabajo de cinco días y una semana de 36 horas para un trabajo de seis días. Con la contabilidad resumida se puede violar la norma, el principal requisito es que corresponda a un cierto tamaño para período de información, por ejemplo, una cuarta parte.

Cuando una empresa recibe una inspección de la inspección del trabajo, el principal documento que solicita es una hoja de tiempo de trabajo. También es la principal fuente para generar informes estadísticos sobre mano de obra y personal.

Procedimiento para utilizar la libreta de calificaciones.

Las hojas de tiempo se asignan a cierto empleado, que está controlado por el jefe de su unidad estructural. Las entradas en la boleta de calificaciones se realizan todos los días.

De acuerdo con las normas de la ley, una entidad comercial tiene derecho a utilizar el formulario T-12 o el formulario T-13, aprobado por Rosstat. La primera opción se utiliza tanto para contabilizar el período de trabajo como para calcular los salarios. El segundo documento se puede utilizar si el tiempo de trabajo se refleja automáticamente.

La empresa también puede desarrollar su propio documento teniendo en cuenta las necesidades existentes. Al mismo tiempo, debe contener una serie de detalles obligatorios. Los programas de contabilidad de personal contienen formularios unificados.

Completar la hoja de horas se puede hacer manualmente o usando una computadora. En este último caso, toda la información se ingresa en el programa y el formulario se imprime al final del mes.

En este caso, se utilizan designaciones especiales en la boleta de calificaciones. Son alfabéticos y numéricos. Por ejemplo, el trabajo de un empleado dentro del rango normal se refleja con la letra Y o el código 01. El documento se ingresa primero con el código y luego con la duración del trabajo. Los cifrados no se pueden usar así, sino que deben completarse basándose en documentos de respaldo o de otra manera.

La hoja de horas refleja todo el tiempo, incluidos viajes de negocios, vacaciones, bajas por enfermedad, etc. Puede ingresar el código del tipo de remuneración en la hoja de horas, que es un código digital de cuatro dígitos. Por ejemplo, el código 2000 se utiliza para salario, por contratos civiles- 2010, por vacaciones e indemnizaciones - 2012, por baja por enfermedad - 2300, etc.

La hoja de horas se cierra el último día del mes o el día siguiente. La persona responsable lo presenta al jefe del departamento para su verificación y firma, y ​​luego lo envía al departamento de personal. Departamento de Personal verifica la información de la boleta de calificaciones proporcionada con los documentos del personal. Después de esto, la hoja de horas se envía al departamento de contabilidad para el cálculo del salario.

Se debe tener en cuenta que la hoja de tiempo debe entregarse en dos partes, de las cuales la primera mitad del mes se proporciona para calcular el salario anticipado y la segunda mitad para calcular el salario completo con base en los resultados del mes trabajado. .

El documento gastado se archiva en carpetas especiales y al final del año se envía al archivo, donde se puede almacenar hasta por cinco años. Si la empresa de conformidad con evaluación especial hay dañinos y condiciones peligrosas trabajo, este formulario debe conservarse hasta los 75 años.

Hoja de tiempo de muestra

Tenga en cuenta que para mayor comodidad y mejor contenido informativo del ejemplo, hemos modificado ligeramente la hoja de tiempo: se han eliminado algunas líneas y se han agregado otras, pero el significado general no ha cambiado. Al final de la página puede descargar hojas de horas de muestra en formato Excel.

Debe comenzar a completar desde el encabezado del documento. Aquí se indica el nombre completo de la empresa y su código según el directorio de OKPO, en la siguiente línea, para qué unidad estructural se está compilando esta boleta de calificaciones.

Luego se registra el número de serie del documento, la fecha de elaboración y el período que cubre (generalmente un mes calendario).

Después de esto, se completa la parte principal del documento.

Columna 1: número en orden de líneas en esta tabla

Columnas 2 y 3 - Nombre completo. empleado, su puesto, número de personal asignado.

La columna 4 se utiliza para registrar la asistencia o ausencia del empleado diariamente. Para cada día, se asignan dos celdas, una debajo de la otra: la superior contiene una designación de código, generalmente en forma de letra o número, la inferior contiene el número de horas trabajadas o se puede dejar vacía.

Códigos básicos para completar la asistencia:

• I – si el trabajador ha trabajado una jornada laboral completa.
• K – si el empleado se encuentra en viaje de negocios.
• B – este código marca los fines de semana y vacaciones.
• OT – cuando el empleado se encuentra de vacaciones anuales básicas retribuidas.
• B – En caso de enfermedad del empleado (licencia médica) o incapacidad temporal.
• ANTES - si el empleado se tomó una licencia sin goce de sueldo (por su propia cuenta).
• P – licencia concedida a una empleada con motivo de embarazo y parto.
• OZH – permiso para cuidar a un niño menor de 3 años.
• NN – en caso de que el empleado no se presente a lugar de trabajo por razones desconocidas. Puede dejarlo en blanco o especificar este codigo Antes de conocer el motivo de la ausencia, si son válidos, será necesario introducir un código correspondiente al motivo.

La columna 5 indica cuántos días y horas se calcularon para cada mitad del mes: los días arriba y las horas abajo.

La columna 6 indica los mismos datos, pero para todo el mes.

Columnas 7-9 se utilizan para indicar información destinada al cálculo del salario. Si todos los empleados incluidos en la hoja de horas utilizan el mismo código de salario y la cuenta correspondiente, entonces en el encabezado de esta tabla debe completar las columnas correspondientes del mismo nombre. En este caso, las columnas 7-8 directamente en la línea del empleado permanecen vacías y solo es necesario indicar los datos en la columna 9.

Si durante el mes los códigos y cuentas de los empleados difieren, entonces en la columna 7 indique el código digital correspondiente tipo requerido salarios. A continuación, en la columna 8 deberá ingresar el número de cuenta según el Plan de Cuentas, que corresponde a este tipo de pago. La columna 9 indica el número de días u horas que se trabajaron según el tipo de pago registrado.

Códigos salariales básicos:

• 2000 – al pagar salarios según contratos laborales estándar y subsidios de viaje.
• 2010 – en caso de pago por trabajo en virtud de contratos civiles.
• 2012 – si al empleado se le pagan vacaciones.
• 2300 – al pagar licencia por enfermedad y prestaciones por incapacidad temporal.

En las columnas 10 a 13, se ingresa información sobre la ausencia del empleado del lugar de trabajo; aquí debe indicar el código correspondiente al motivo, así como a cuántos días u horas se aplica.

En la parte inferior de la hoja de horas a la izquierda está el apellido, cargo y firma personal de la persona que la completó. Frente a él, a la derecha, el documento está firmado por el jefe del departamento para el que se elaboró ​​​​la boleta de calificaciones y el empleado del departamento de personal indicando sus datos. Aquí se indica la fecha de firma de cada uno de los responsables.

Matices

Se podrá agregar una hoja adicional a la hoja de tiempo principal, la cual deberá ser completada por el empleado al momento de su despido. Al final del mes se adjunta a la hoja de tiempo general, en la que se hace un asiento para el empleado jubilado “Despedido”.

Ausencia del empleado al trabajo

Si un empleado no se presenta a trabajar por un motivo desconocido, en la columna 4 de la hoja de horas debe ingresar el código "NN" o "30" - "Ausencia por motivos desconocidos". Después de que el empleado confirma el motivo de la ausencia (licencia por enfermedad, ausentismo, etc.), se realizan correcciones en la hoja de tiempo y se cambia el código "NN" por el correspondiente al motivo de la ausencia.

Enfermedad durante las vacaciones

Si un empleado se enferma mientras está en vacaciones anuales y al regresar del mismo trajo baja por enfermedad, en este caso los días de enfermedad indicados en la boleta de calificaciones están marcados con el código (B) en lugar de los días de vacaciones marcados (OT). En este caso, la licencia se prorrogará mientras dure la enfermedad del empleado.

Celebración durante las vacaciones

Si, de acuerdo con el calendario de producción, los días festivos caen durante el período de vacaciones, por ejemplo, el feriado de mayo, entonces estos días no se incluyen en las vacaciones; en su lugar, se debe ingresar el código (B). El resto de días también están marcados con el código correspondiente (OT). Entonces, por ejemplo, las vacaciones pueden caer en el Día de Rusia si se toman del 11 al 18 de junio. En este caso, el 13 de junio está marcado con el código (B).

El Código del Trabajo de la Federación de Rusia (artículo 91) establece la obligación del empleador de llevar registros del tiempo trabajado por los empleados. Para este efecto, se proporcionan formularios unificados de la hoja de tiempo de trabajo para 2019 (TURV), aprobados por Resolución del Comité Estatal de Estadística No. 1 de fecha 5 de enero de 2004. El uso de estos formularios no es obligatorio, por lo que el empleador puede desarrollar su propio. El formulario No. T-13 se usa con mayor frecuencia, ya que se utiliza para el procesamiento automatizado de credenciales. A continuación se muestra el formulario de la hoja de horas de trabajo de 2019.

Por orden del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia del 30 de marzo de 2015 No. 52n se aprobó el formulario OKUD 0504421 para uso de las autoridades. el poder del Estado (agencias gubernamentales), órganos Gobierno local, órganos de gestión de fondos extrapresupuestarios estatales, instituciones estatales (municipales). La misma orden determina el procedimiento para su cumplimentación y aplicación. Le sugerimos elegir el adecuado y descargar la hoja de tiempos (formulario simple).

Formulario T-12

Formulario T-13

Formulario OKUD 0504421

Cómo registrar el tiempo trabajado

Para cualquier duración de la jornada laboral, independientemente de las modalidades establecidas, el tiempo de trabajo se puede reflejar en la tabla contable de dos formas:

• método de registro continuo de asistencia y ausencia del trabajo;
• registrando únicamente las desviaciones (ausencias, horas extras, etc.).

Si la duración de la jornada laboral (turno) no cambia, solo se pueden registrar desviaciones, ya que las condiciones contrato de empleo o la normativa interna de trabajo determina el número de horas de trabajo por cada día de trabajo.

En el caso de que el número de horas trabajadas en dias diferentes(turnos) pueden ser diferentes, por ejemplo, al registrar las horas acumuladas trabajadas, se debe utilizar el método de registro continuo. Esto permitirá, una vez finalizado el período contable, identificar posibles horas extraordinarias, así como ajustar la participación adicional del empleado en el trabajo dentro de los límites de la norma para el tiempo trabajado establecido para esta categoría.

Marcas en la hoja de tiempo de trabajo sobre los motivos de la ausencia del trabajo, trabajo en horario laboral medio día o por iniciativa del empleado o empleador, la reducción de la jornada laboral, etc. se realiza sobre la base de documentos debidamente redactados (certificado de incapacidad para el trabajo, certificado de cumplimiento de deberes estatales o públicos, advertencia por escrito sobre el tiempo de inactividad, solicitud de parte- tiempo de trabajo, consentimiento por escrito del empleado en los casos establecidos por la ley, etc.).

Cómo completar el calendario de jornada laboral (hoja) para 2019

Al compilar, debe guiarse por las Instrucciones para el uso y cumplimentación de formularios de documentación contable primaria para registrar el trabajo y su pago, aprobadas por Resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia de fecha 5 de enero de 2004 No. 1 (en adelante denominado como las Instrucciones). En este caso, se utilizan. Entonces, al reflejar la cantidad de tiempo trabajado, se ingresa un código alfabético (I) o numérico (01) frente al apellido del empleado, y la duración del trabajo se indica en las líneas inferiores. Si el trabajo según el horario es de noche, es posible complementar el formulario con columnas para indicar los detalles necesarios.

Muestra de cómo completar el formulario OKUD 0504421

¿Quién llena la hoja de tiempo?

La hoja de horas, cuyo formulario en blanco puede descargar arriba, la completa una persona autorizada. Si el TURV para cada división de la organización se mantiene por separado, entonces es recomendable, al nombrar un responsable, emitir una orden indicando el cargo, apellido, nombre, patronímico del empleado responsable de elaborar la hoja de tiempo para cada uno. unidad estructural, y la persona que le sustituya durante su ausencia.

Modelo de orden para nombrar un responsable

Fines de semana y festivos en la boleta de calificaciones de 2019.

Se reflejan de acuerdo con, que tiene en cuenta todos los días festivos establecidos y sus transferencias de acuerdo con los Decretos Gubernamentales. Los días libres para las distintas categorías de empleados varían según el horario de trabajo establecido para ellos. El código de contabilidad de vacaciones en el documento puede ser diferente. Depende de cómo la organización pague estos días y en qué base se proporcionan.

Un día libre de acuerdo con el horario del empleado se indica mediante un código de letra (B) o numérico (26). No afecta los salarios establecidos.

Si, por iniciativa de la empresa, los empleados reciben un día libre adicional y la empresa reduce la tasa de trabajo mensual para ellos, los empleados reciben un salario completo y estos días no los paga la empresa. Para esos días, la hoja de tiempo contiene un código alfabético (B) o numérico (26).

Otro caso en el que una empresa establece un día libre adicional es cuando los empleados tienen un día libre y la empresa paga esos días según el promedio. Resulta que los trabajadores reciben un salario por los días trabajados y un salario medio por los días libres adicionales remunerados. Para tal caso, la boleta de calificaciones proporciona un código alfabético (OB) o numérico (27).

Período de almacenamiento de hojas de horas

Dicho cuadro contable es un documento personal relacionado con la organización del trabajo, para el cual el art. 22.1 de la Ley de Archivos establece un período especial de conservación, a saber:

• cinco años a partir del final del año en que se compiló, si la hoja de tiempo tuvo en cuenta únicamente el trabajo de aquellos empleados que trabajan en condiciones laborales normales;
• 50 años desde la fecha de elaboración del TURV, si se tuvo en cuenta el trabajo de los empleados que realizan trabajos nocivos o peligrosos.

Contabilidad e impuestos

Con base en los datos indicados en la tabla, el departamento de contabilidad calcula los salarios y diversos beneficios. Este dato también afecta al pago de impuestos. Prestemos atención a los principales riesgos.

al pasar auditorías fiscales, incluido el impuesto sobre la renta, la empresa debe proporcionar datos fiables sobre el número de días y horas trabajadas por cada empleado para confirmar la exactitud de los devengos. Si se detectan infracciones, el monto del impuesto sobre la renta indicado en los informes se considerará incorrecto, lo que conllevará la imposición de sanciones.

Con los ingresos del empleado, la organización, como agente fiscal, debe averiguar si esta persona es residente fiscal RF para utilizar la tasa impositiva correcta al calcular. Es la boleta de calificaciones la que podrá confirmar la presencia real del empleado en el país. Hay que tener especialmente en cuenta Esta característica aquellos empleadores que envían a sus empleados en viajes de negocios a Bielorrusia o Kazajstán, porque al cruzar estas fronteras no se hacen marcas en el pasaporte del ciudadano. Cuando sea situación controvertida la empresa podrá demostrar que aplicó el tipo correcto, retuvo y cargó íntegramente el IRPF.

La correcta cumplimentación de la hoja de horas garantiza a la empresa la capacidad de la Caja del Seguro Social de contabilizar los gastos de baja por enfermedad, pues no será posible confirmar oficialmente el número de días trabajados, que son de suma importancia a la hora de calcular estos importes.

hoja de tiempo– sirve como base para calcular los salarios de los empleados. Este documento contiene información sobre la presencia de los empleados en sus lugares de trabajo o su ausencia, indicando el motivo. Para completar puedes usar forma unificada Formulario T-13 o T-12. Como parte de este artículo, analizaremos en detalle las características de completar la hoja de tiempo T-13 y daremos un ejemplo de cómo completar una hoja de tiempo de trabajo usando el formulario T-13 como ejemplo. También puede descargar ambos formularios a continuación.

Una hoja de horas es una tabla en la que se tienen en cuenta la asistencia y ausencia del trabajo de cada empleado de una empresa. Se muestra el número total de días y horas trabajadas durante el mes. Además, se indican códigos de los motivos de ausencia del trabajo.

Formulario de hoja de horas T-13: muestra de llenado

En primer lugar, cabe señalar que la cumplimentación del formulario se puede realizar de dos formas:

• Todas las asistencias y ausencias al trabajo se registran diariamente;
• Sólo se contabilizan el ausentismo, las tardanzas y otras desviaciones de la jornada laboral normal.

Nuestra hoja de horas de muestra utiliza el método de seguimiento por primera vez.

En primer lugar, debe ingresar en la hoja de horas los datos sobre los empleados que van a trabajar durante el mes. El formulario T-13 para este propósito tiene una tabla en la que se completa una línea separada para cada empleado.

Las columnas 2 y 3 incluyen el nombre completo, el puesto del empleado y su número de personal.

La columna 4 registra la asistencia y ausencia del trabajo. Para cada dia del calendario mes: una celda separada, la designación del código se indica en la parte superior, a continuación se muestra la cantidad de horas trabajadas para ese día. Es posible que la celda inferior no esté completa, pero las horas de trabajo se registran en días.

Las designaciones de códigos se pueden encontrar en pagina del titulo formulario de boleta de calificaciones T-12.

En el siguiente ejemplo para completar el formulario T-13, se utilizaron los siguientes códigos de letras para registrar las horas de trabajo:

• I – el día ha sido trabajado plenamente;
• B – día libre;
• K – el empleado se encuentra en viaje de negocios;
• B – de baja por enfermedad;
• OT - de vacaciones.

Al final del mes, debes calcular la cantidad de días y horas trabajadas en la primera y segunda mitad del mes, para esto la hoja de tiempo tiene las columnas 5, 6. En la quinta, la celda superior refleja la cantidad de días trabajados. para la primera y segunda mitad del mes, en la celda inferior, el número de horas trabajadas para cada mitad del mes. En la sexta se indica el número de días trabajados (celda superior) y horas (celda inferior) para todo el mes. La siguiente figura muestra un ejemplo de cómo completar las columnas 1 a 6 de una hoja de horas.

Un ejemplo de cómo completar las columnas 1 a 6 de una hoja de horas (formulario T-13)

Las columnas 7 a 9 del formulario T-13 contienen información que será útil para.

Para cada tipo de remuneración existe una designación de código separada, por ejemplo:

• 2000 es un código para salarios y asignaciones de viaje;
• 2012 – código de la hoja de tiempo para el pago de vacaciones;
• 2300 – código al momento del pago baja por enfermedad etc.

Nuestro ejemplo de cómo completar una hoja de tiempo contiene los tres códigos indicados anteriormente.

Si se utiliza solo un tipo de remuneración para todos los empleados, se deberán completar los siguientes datos:

• código de tipo de salario: columnas 7 a 9 en la parte superior, el mismo para todos los empleados;
• cuenta corresponsal: una cuenta a la que se atribuyen los costos de un determinado tipo de remuneración;
• Las columnas 7 y 8 permanecen vacías;
• 9 – número de días (horas) trabajados por mes para cada empleado.

Si se utilizan varios tipos de remuneración, se deben completar las tres columnas: 7, 8, 9.

El séptimo contiene el código de remuneración laboral, el octavo la cuenta de imputación de costos para este tipo de pago, el noveno el número de días u horas correspondientes a este tipo de pago. Estos datos se cumplimentan para cada empleado indicado en la hoja de horas.

Las columnas restantes de la tabla contienen información sobre los motivos de las ausencias y tardanzas de los empleados.

También cuenta con códigos propios para los motivos de ausencias, por ejemplo:

• K – viaje de negocios;
• B – baja por enfermedad;
• TO – vacaciones, etc.

Junto al código de motivo se indica el número de horas o días de ausencia del empleado por este motivo. Completar las hojas de horas suele ser responsabilidad de los jefes de departamento o división o de los empleados de recursos humanos.

Completar una hoja de horas según el formulario T-13 (columnas 7-13)

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Descargue la hoja de horas (formulario T-13). Muestra y formulario en Excel.

A continuación puede descargar un formulario de hoja de horas en una sola hoja y, como ejemplo, a continuación puede ver un documento de muestra completo.

Lección en vídeo “Hojas de horas. Formulario T-13”

Este vídeo tutorial muestra ejemplo detallado cumplimentando una hoja de horas según el formulario T-13.