Arbeta via e-post. Grundläggande e-posthantering

Tillbaka framåt

Uppmärksamhet! Förhandsvisning bilderna används endast i informationssyfte och ger kanske inte en uppfattning om alla möjligheter med presentationen. Om du är intresserad av detta jobb ladda ner den fullständiga versionen.

Lektionens mål:

• Pedagogisk: lära sig att arbeta med e-post.
• Utvecklande: utveckla algoritmiskt tänkande, kognitiva och professionella intressen, kommunikationsförmåga.
• Pedagogisk: ta upp respekt för PC-utrustning, en ansvarsfull inställning till det tilldelade arbetet, att bilda en informationskultur, en objektiv självbedömning av den egna yrkesverksamheten.

Lektionstyp: en lektion om studiet av arbetstekniker och operationer.

Lär ut metoder: Informationsmässigt, problemsökande, praktiskt effektivt, verbalteoretiskt, reproduktivt, reflexivt.

Former för att organisera kognitiv aktivitet: individ, grupp, kollektiv

Komplex metodologiskt stöd för lektionen:

• multimediasystem, interaktiva kort, surfplattor, Internet;
• personliga datorer;
• demomaterial;
• häfte, informationsmaterial om ämnet för lektionen;
• studentmeddelande;
• uppgiftskort.

Tvärvetenskapliga kopplingar: Datavetenskap, mjukvara, hårdvara, historia, litteratur.

Under lektionerna

1. Organisera tid- 1 minut.

2. Inledande genomgång - 45 min.

2.1. Program tema

Ämne för programmet: "Arbeta på Internet". Och vi kommer att formulera ämnet för lektionen tillsammans med dig.

Vi går in i en era när det inte längre är materia och energi, utan information - en verkligt outtömlig resurs - bestämmer statens utvecklingsnivå och människors välmående. "Vem äger informationen, han äger världen" - sa Nathan Rothschild. Informationsteknologins breda möjligheter, elektronisk kommunikations växande popularitet kompletterar arbetet industriindustrin, främja den ytterligare utveckling och förbättring. Dmitry A. Medvedev, Ryska federationens president anser" informationsteknologi en av de viktigaste utvecklingsriktningarna för Ryssland: ". Perm-territoriet har arbetat i denna riktning under lång tid. Det var Oleg Chirkunov som var den första av guvernörerna som redan 2004 började använda internetresurser för att kommunicera med regionala ministrar och kommunchefer. Den moderna världen av höga hastigheter, globala nätverk och Det är omöjligt att föreställa sig ett enormt informationsflöde utan elektroniska datorer. Deras roll och betydelse ökar dag för dag, datorteknikens tillämpningsområde är Därför växer efterfrågan på specialister - datoroperatörer ständigt. Modern marknad arbetskraft kräver av datoroperatörer starka färdigheter och förmågor för att arbeta i specialiserade dataföretag, olika kontor, postkontor.

Vet du att:

75 % av användarna använder e-posttjänster oftare än fjärrtjänster telefonanslutning.

Över 90 % av användarna utbyter e-postmeddelanden på World Wide Web.

2.2. Lektionens ämne

Vänligen formulera vad är ämnet för lektionen? ( Eleverna formulerar ämnet för lektionen)

2.3. Syftet med lektionen

Vad är syftet med lektionen? ( Eleverna formulerar syftet med lektionen)

Du bör känna till: definitionerna av "e-post", "e-postadress", "e-post". brevlåda"," e-post ", regler för att skapa en e-postadress.

Kunna: skapa ett e-postkonto, skapa, skicka och visa e-postmeddelanden.

2.4. Algoritm för arbete i lektionen (P/o-mästaren talar ut algoritmen för arbetet i lektionen)

Den moderna marknaden kräver kunskap, kompetens, rörlighet, icke-standardiserat tänkande från datoroperatörer, vilket gör det möjligt att lösa komplexa och ovanliga uppgifter som chefen ställer in för honom. Han måste vara noggrann, noggrann och självklart kunna arbeta i team.

Idag kommer vi att välja en konkurrerande student med hjälp av betygssystemet för kunskaper, färdigheter och färdigheter för studenter.

- Elevernas arbete med ett paket med dokument för lektionen.

2.5. Uppdaterar grundläggande kunskap på ämnet "Arbeta på Internet".

Innan du börjar lära dig ett nytt ämne måste du testa dina kunskaper om ämnet i föregående lektion.

För att göra detta uppmanas du att svara på frågorna i ritprovet. Det här är uppgift nr 1 i ditt paket. <Приложение1>

Varje svar är inte en bokstav eller siffra, som i vanlig text; det är ett bildelement.

P/o-mästaren förklarar för eleverna hur man arbetar med ritprovet med exempel.

Dina svar kommer att utvärderas enligt följande bedömningskriterier: för varje rätt svar får du 1 poäng. Du får 3 minuter för detta arbete.

(Eleverna gör ett bildtest)

Bra gjort! Nu kommer vi att göra en ömsesidig kontroll av ditt arbete. Byt papper med din arbetskamrat, förbered en färgpenna. Om du svarat rätt på alla frågorna ska du få följande siffra - nummer 5. Markera de rätta svaren med plus och minus - svaren är felaktiga. Betygsätt testet enligt betygskriterierna. Sätt poängen på självkontrollbladet.

Snälla säg mig, var i ditt liv möter du exakt denna stavning av siffran 5?

Studenter: Denna stavning av siffran 5 används när du fyller i ett postnummer på ett kuvert eller vykort.

Vet någon postnumret för huvudpostkontoret i staden Perm?

Studenter: 614 000

Vet någon postnumret för huvudpostkontoret i staden Solikamsk?

Studenter: 618 500

2.6. Förklaring av det nya materialet

Går vidare till nytt ämne"Arbeta med e-post". Vi vet vad post är. Mail är en traditionell form av kommunikation som gör att du kan utbyta information via åtminstone, två prenumeranter. Vad är e-post? Jag föreslår att du hittar en definition av detta koncept i olika källor som finns på dina skrivbord. Dessa är läroboken "Informatik och informationsteknologi" redigerad av Nikolai Dmitrievich Ugrinovich, läroboken "Fundamentals of Informatics", författarna är Vladislav Fedorovich Lyakhovich och Sergey Olegovich Kramorov och Illustrated Encyclopedic Dictionary. Tiden för att slutföra arbetet är 2 minuter.

Eleverna arbetar med litteratur.

Låt oss se vilka definitioner av "e-post" du har hittat.

Eleverna läser definitionerna de hittar.

Master p/o:

Vad tror du är gemensamt mellan dessa begrepp?

Elevernas svar.

Låt oss använda det hittade materialet tillsammans för att komponera ett nytt allmän definition begreppet "e-post".

Eleverna formulerar tillsammans med p/o-mästaren en definition av begreppet.

E-post är en internettjänst som låter dig utbyta elektroniska meddelanden över ett datornätverk.

E-post har vunnit stor popularitet eftersom det har flera fördelar jämfört med vanlig post:

Detta är vidarebefordranhastigheten för meddelanden.

Dessutom är e-post billigare än en vanlig.

Och vad skickas oftast med posten?

Elever: Bokstäver.

Berätta för mig vilken information du behöver veta om adressaten för att kunna skicka ett brev till honom?

Studenter: För att skicka ett brev måste du ange adressen som det ska skickas till.

E-postadressen identifierar unikt brevlådan till vilken e-postmeddelandet ska levereras; genereras när du skapar en postlåda på någon av servrarna. En e-postadress skrivs i en specifik form och består av 2 delar, åtskilda av symbolen @. Den första delen av postadressen kallas för "användarnamn". Den har en godtycklig karaktär och ställs in av användaren själv under registreringen. Det kan vara användarens efternamn, förnamn, alias, skrivet med latinska bokstäver, siffror, avgränsade med en punkt, bindestreck eller understreck. Högst 31 tecken totalt. Den andra delen av adressen är namnet på den e-postserver som användaren registrerade sin brevlåda på. Namnet på e-postservern har en extrem grupp av bokstäver, som anger resurszonen för informationsnätverket, tilldelad ägaren, till exempel vilket land som helst, internationell organisation... Till exempel, gruppen av bokstäver ru definierar tillhörigheten för den givna servern till Ryssland.

Låt oss se några exempel på e-postadresser. Vems e-postadress tror du att detta är: [e-postskyddad]

Studenter: e-postadress till Ryska federationens president Dmitrij Medvedev

[e-postskyddad]

Studenter: e-postadress GOU SPO PRK dem. SOM. Popova

Vems e-postadress tror du att detta är: [e-postskyddad]

Studenter: e-postadress till GOU NPO PU-10

Men var kom @-tecknet ifrån på datorns tangentbord och vad det heter i andra länder kommer att få veta av _____ (namnet på eleven som förberedde rapporten).

För att skicka ett brev – vanligt eller elektroniskt – behöver vi en brevlåda. Postlådor dök upp första gången i Ryssland på gatorna i St. Petersburg och Moskva 1848. För närvarande finns det brevlådor i olika former - i form av djur, olika föremål och till och med i form av en dator. Den första elektroniska boxen dök upp 1971, utvecklad av ingenjören Ray Tomlinson, och var en vanlig textfil, i slutet av vilken alla som hade tillgång till systemet kunde lägga till sitt meddelande. Idag är en brevlåda en del av diskutrymmet på en server med en specifik adress, där mailinformation för en användare av Internet kan lagras. För att skicka ett brev via e-post måste du skapa din egen e-postlåda, efter att ha godkänt den aktuella registreringen. Alla Internetanvändare kan registrera en postlåda på en av Internetservrarna som tillhandahåller e-posttjänster. Bland servrarna för gratis e-posttjänster är de mest kända: Rambler, Yahoo !, Yandex, Google, Mail. För att överväga skapandet av en elektronisk brevlåda kommer vi att använda Mail.ru-posttjänsten som ett exempel.

P/o-guiden visas på skärmen och förklarar varje punkt i detalj.

Paketet med dokument innehåller uppgift nummer 2 <Приложение3> ... Upprätta sekvensen av åtgärder för att skapa en e-postlåda genom att sätta motsvarande siffror bredvid varandra i rektanglarna.

(1 elev komponerar algoritmen på tavlan. Resten - i korten på arbetsplatsen)

Kontrollera din algoritm mot den på tavlan. Om du har gjort den här algoritmen korrekt, ge dig själv ytterligare poäng.

Eleverna kontrollerar den sammanställda algoritmen, fyller i ett självkontrollark. <Приложение4>

Vi kommer att arbeta med den skapade e-postlådan med hjälp av webbläsare Utforskaren med hjälp av serverns webbgränssnitt. Låt oss se hur MAIL.ru-servergränssnittet är organiserat, nämligen dess brevlåda för att arbeta med inkommande och utgående meddelanden. (titta på videon "Gränssnitt för MAIL.ru-serverns postlåda").

P/o-guiden förhör elever om tilldelningen av mappar i Mail.ru-postlådan

Eleverna svarar på frågorna från mästaren p/o.

Vi har lärt oss att skapa vår egen e-postinkorg och listat ut serverns webbgränssnitt. Nu måste vi lära oss hur man skickar och tar emot e-post. Men låt oss först ta reda på vad ett e-postmeddelande är. E-post är information som överförs eller tas emot av användaren av informations- och telekommunikationsnätverket. Men som Samuil Yakovlevich Marshak sa:

"Själva brevet kommer inte att gå någonstans,
Men lägg den i lådan -
Den kommer att springa, flyga, simma
Tusentals mil på vägen."

För att skicka ett e-postmeddelande måste avsändaren ansluta till Internet och leverera brevet till sin e-postserver, som organiserar sändningen av brevet över nätverket genom systemet med Internet-postservrar till mottagarens server i hans brevlåda. För att ta emot brevet måste adressaten ansluta till Internet och se posten på mailservern. Hur fungerar processen att skriva och skicka ett e-postmeddelande? Jag föreslår att du tittar på en video om genomförandet av denna operation. Var uppmärksam på skärmen ( tittar på videon "Skapa och skicka ett e-postmeddelande").

Paketet med dokument innehåller uppgift nr 3 med algoritmen för att skicka e-post. <Приложение5> Färdigställ meningarna. Tid att slutföra uppgiften - 3 minuter.

Eleverna genomför uppgiften på arbetsplatsen. Sedan kontrollerar de tillsammans med p / o-mästaren riktigheten av uppgiften.

Tror du att det är möjligt att bifoga ytterligare filer till huvudmejlet? Vilka filer kan bifogas?

Eleverna svarar på frågan

Hur bifogar du den nödvändiga filen till din huvudsakliga e-post? Var uppmärksam på skärmen (Titta på videon "Bifoga filer till ett e-postmeddelande").

Efter att ha sett videon uppträder eleven vid den centrala PC:n träningsövning för att skapa och skicka ett e-postmeddelande med en bifogad fil. <Приложение6>

- (Hur kan du se de mottagna e-postmeddelandena? Var uppmärksam på skärmen (tittar på videon "Visa ett mottaget e-postmeddelande").

Efter att ha sett videon utför eleven vid den centrala PC:n en övningsövning för att se det mottagna e-postmeddelandet. <Приложение7>

Ofta e-postmeddelanden som kommer till e-post är orimliga och innehåller oönskad korrespondens, reklam. Sådan korrespondens kallas "spam", och personen som skickar ett sådant meddelande kallas "spammare". Spammare använder e-post för att skicka oönskade reklammeddelanden, på samma sätt som reklambroschyrer slängs i vanliga brevlådor. Men till skillnad från den betydande kostnaden för att posta till papper, kostar det avsändaren nästan ingenting att skicka många e-postmeddelanden. Detta ledde till en stor ökning av antalet och storleken på reklamutskick. Enligt Kaspersky Lab uppgick 2009 andelen skräppost till 85,5 % av den totala e-postkorrespondensen. När det gäller spam är mediciner i första hand - hälsoprodukter, reklam för spamtjänster. Länder som Ryssland, USA, Brasilien tog de första platserna när det gäller spamkällor. Olika mekanismer har utvecklats för att bekämpa skräppost – svarta listor för avsändare, kontextfilter, etc.

Om du får ett skräppostbrev på din e-post kan du under inga omständigheter svara på det. Varje svar - artigt eller negativt avslag - ger spammaren en bekräftelse på att adressen fungerar och att dess ägare läser breven. Detta kommer att utlösa en ny ström av liknande e-postmeddelanden från denna och andra spammare.

2.7. Säkra nytt material

Låt oss nu kontrollera hur väl du har behärskat ämnet för lektionen. Du är inbjuden att svara på frågorna Verifieringstest på ämnet "Att arbeta med via e-post"(Uppgift nummer 4). <Приложение8> Förbered det. Tid att slutföra uppgiften - 3 minuter. (elever gör provet på arbetsplatsen)

Mästaren p/o förhör elever i frågorna i uppdrag nummer 4.

2.8. Praktisk arbetsbriefing

2.9. Antagning av studenter till säkra arbetsförhållanden

Master p/o:

Innan du börjar arbeta på en PC måste du kontrollera dina kunskaper om reglerna för arbetsskydd när du arbetar på en PC. Titta noga på ramarna på bilden och formulera reglerna.

Eleverna formulerar grundläggande säkerhetsregler när de arbetar på en PC.

Bra gjort! Låt oss gå ner till praktiska uppgifter. Tid för självständigt arbete är 30 minuter. Lycka till allihopa! Tiden har gått.

3. Aktuell genomgång - 30 min.

3.1 Praktiskt arbete e-post elever. <Приложение9>

(Eleverna gör praktiskt arbete.)

3.2 Riktade förbifarter

P/o-mästaren gör rundor för att kontrollera elevernas organisation av arbetsplatsen, deras efterlevnad av arbetsskyddsregler och den korrekta sekvensen av praktiskt arbete, och övervakar elevernas rationella användning av arbetstid.

3.3. Godkännande av färdiga arbeten

Master p/o accepterar det utförda arbetet.

4. Slutlig genomgång - 15 min.

4.1 Analys av befälhavarens p / o av elevernas slutförda arbete

Mästaren p / o analyserar poängen i betygssystemet för elevers kunskaper, färdigheter och förmågor: Resultat av självkontroll, Organisation av arbetsplatsen, Praktiska uppgifter(vid analys av praktisk uppgift nr 2 p/o master demonstrerar elevernas e-postmeddelanden med vykort som levererades till brevlådan först), Säkra arbetsförhållanden.

4.2 Sammanfattning av lektionen, identifiera de bästa eleverna

Så det totala antalet poäng som du tjänade på lektionen: (Master p/o kallar antalet elevers poäng)

Vem har högst betyg idag?

Eleverna säger namnet på eleven med högst poäng.

Från finalbordet kan man se att det största antalet poäng gjordes av ________. Han kommer att bli efterfrågad på arbetsmarknaden.

Lektionsbetyg: (Mästaren namnger elevernas betyg på lektionen)

De som fick betyget "5". Bra gjort! Du belönas med laserskivor.

Elever som får för sitt arbete i lektion "4" tilldelas även disketter (disketter).

4.3. Läxa

Idag avslutar var och en av er lektionen med ett visst humör. Vad det är med dig vet jag inte, men jag kan bara gissa. Vanligtvis när vi kommunicerar med någon personligen, manifesteras våra känslor genom skratt, ansiktsuttryck, röstintonation, hållning, etc. Men för att förmedla en känslomässig stämning när de arbetar på en dator använder de uttryckssymboler (från engelska smiley - att le). En uttryckssymbol är en bild som består av bokstäver och specialtecken som uttrycker en känsla eller stämning. De introducerades i utbredd cirkulation 1979 av Kevin Mackenzie, en journalist.

De flesta uttryckssymboler är bilder av ögon eller små ansikten. För att se dessa ansikten måste du vända huvudet åt sidan.

:-) - leende
: -Jag - grubblar
: - 0 - förvånad
: -D - skrattar glatt.

Jag inbjuder dig att utvärdera dig själv och ditt arbete i lektionen med hjälp av uttryckssymboler.

Höj emojin baserat på hur du betygsätter din framgång på lektionen:

:-) - de som tror att de förstått ämnet väl och arbetat på lektionen.
: -? – de som tror att de inte förstått ämnet tillräckligt bra arbetade på lektionen.
: - (- de som tror att han fortfarande behöver arbeta mycket med detta ämne.

Eleverna håller upp emoji-bilder.

Lektionen har nått målet. Tack för lektionen! Tack!

Bibliografi

1. Illustrerad encyklopedisk ordbok - Ed. Collegium A.M. Prokhorov.-M .: Vetenskapligt förlag "Great Russian Encyclopedia", 2000. -1038s.
2. Kiselev S.V. Datoroperatör: en lärobok för början. prof. utbildning. - M.: Publishing Center "Academy", 2006. - 352 sid.
3. Kolesnichenko O.V., PC-hårdvara. - 5:e upplagan, Rev. och lägg till. -SPb .: - BHV Petersburg, 2004 .-- 1159 s.: Ill.
4. Lyakhovich V.F. Fundamentals of Informatics.-Rostov - n/a: Phoenix, 2004.-704s.
5. Mikheeva E.V. Praktiskt arbete med informatik: Lärobok. En guide för miljöer. Prof. Utbildning. - M .: Publishing Center "Academy", 204. - 192 sid.
6. Ugrinovich N.D. Informatik och informationsteknik. Lärobok för årskurs 10-11 / N.D. Ugrinovich. - M.: BINOM. Kunskapslaboratoriet, 2006. - 511s.: Ill.
7. Datavetenskap. Problembok - workshop i 2 volymer.Studiehandledning för gymnasium/ Ed. I.G. Semakina, E.K. Henner. - M .: BINOM, Kunskapslaboratoriet, 2005.
8. Videoinstruktion. Professionellt arbete på en PC. (C) ECONAUT. Moskva.

Internetresurser

människor modern värld spendera mer och mer tid på Internet - leta efter och hitta arbete, läsa nyheter, kommunicera in sociala nätverk, ta reda på vädret, köp, sälj, tjäna pengar, spara, träffas, titta på film, lyssna på musik och ofta bara luta dig tillbaka. Idag är det svårt att hitta en person som inte vet vad det är söksystem, onlineläge, ICQ, bloggar, hur man använder e-post. Men det finns fortfarande några, och den här texten är avsedd för dem.

I vanlig mening är post utbyte av brev och paket. Hittills har kraften i det mänskliga tänkandet inte nått nivån för att skicka paket via e-post, men kanske kommer detta också att bli verklighet inom en snar framtid. Trots detta finns det många fördelar med att mejla.

1. I ett e-postmeddelande kan du inte bara skicka meddelanden i form av text, utan också bifoga filer till brevet: tabeller, fotografier, ritningar, videor, presentationer och så vidare. Brev kan raderas, skickas till andra, lagras, filtreras.

2. E-post låter dig leverera korrespondens (information) direkt, vilket sparar mycket tid och ansträngning.

3. Du behöver inte gå till posten, eftersom du kan använda e-post utan att lämna ditt hem, om du har internet och en dator.

4. Kostnadseffektivt - det finns ingen anledning att betala för varje brev, oavsett mängden information i det. Det räcker att internettjänsten betalas i tid till leverantören.

5. Effektivitet - du kan kolla din post och svara på brevet även med mobiltelefon med tillgång till internet.

Så låt oss svara på frågan: "Hur man använder e-post"?

Först måste du gå till platsen för ett visst sök- eller e-postsystem, till exempel Yandex, Google, Rambler, Mail.ru och så vidare.

Låt oss försöka använda ett exempel för att skapa ett e-postmeddelande på Google. Längst upp på sidan bör du hitta och klicka på "Mail", ett nytt fönster kommer att dyka upp för att ange din e-post och ditt konto. Eftersom medan du inte har någon e-post i Google, tryck på den röda knappen i det övre högra hörnet - "Skapa ett konto". Därefter fylls personuppgifter i - namn, efternamn, användarnamn, lösenord, kön, födelsedatum, mobiltelefon, reserv mailadress. skapa det själv, det måste vara unikt (om det redan finns en användare med en sådan inloggning, kommer systemet att varna dig och be dig ange ett annat namn), bestå av latinska bokstäver, längden på namnet är från 6 till 30 tecken. Tänk på att om du ska bedriva affärskorrespondens via e-post så bör du komma på och välja mer diskreta inloggningar.

Därefter måste du ange ett lösenord för e-post. Det måste vara tillräckligt tillförlitligt, helst innehålla både versaler och siffror, och måste vara minst 8 tecken långt. Vi anger lösenordet igen för att bekräfta det.

Födelsedatumet på denna sida måste anges för att få tillgång till materialet i enlighet med din ålder. Faktum är att google-konto ger dig tillgång till tjänster som Gmail (e-post), YouTube (videoportal) och Google+ (socialt nätverk). Du kan ställa in ditt konto så att ingen kan se din ålder.

Kön, samt mobilnummer fylls i efter eget gottfinnande.

För att registrera posten återstår bara att bevisa att du är äkta befintlig person(inte en robot) och skriv in det angivna brev... Om skyltarna är svåra att läsa kan du klicka på "Audio"-tecknet, systemet kommer att diktera dem till dig. Om du inte vill göra detta, ange ditt mobiltelefonnummer. En bekräftelsekod kommer att skickas till din telefon i form av SMS, den måste anges i fältet "Bekräfta konto".

Så, du har din egen e-postlåda, du kan skicka och ta emot brev. Hur skriver man ett brev? Vi hittar knappen "Skriv ett brev", i fönstret som dyker upp i fältet "Till" skriver vi mottagarens adress. Om du vill att någon annan ska få en kopia av brevet anger du en annan e-postadress i fältet "Cc". Fältet "Ämne" kan lämnas tomt, men om du anger ämnet och essensen för brevet kommer mottagaren att känna sig mer bekväm. Du kan skriva text i brevet, formatera det, bifoga filer med knappen "Bifoga" eller med ikonen "Geme", infoga länkar, foton, bilder, spara ett utkast till brevet. Du kan kontrollera din stavning innan du klickar på knappen Skicka. Om du vill veta exakt om adressaten tagit emot och läst den, sätta en bock i rutan "Meddela om läsning".

Det är lättare att läsa de mottagna breven - du behöver bara klicka på den nya bokstaven (den är vanligtvis markerad i fetstil). Om du inte vill få fler brev från någon författare kan du markera ett av dem som skräppost. Vidare kommer alla brev från denna adress automatiskt att skickas till mappen "Spam". Så nu har du en idé om hur du använder e-post, du kan korrespondera med affärspartners och vänner, registrera dig på sociala nätverk, göra inköp över Internet och mycket, mycket mer.

E-post är fortfarande ett av de viktigaste verktygen för affärskommunikation (och inte bara) i den digitala tidsåldern. Och eftersom arbetet med det kan ta en betydande del arbetsdag, är det mycket viktigt att organisera det effektivt. Hur man gör det? Dra nytta av följande universella tips, anpassa dem för att passa dina behov och öka din produktivitet.

Utforska funktionaliteten

De flesta moderna utskick är tillräckligt flexibla och detaljerade inställningar så att du kan gå utöver det vanliga att skicka/ta emot brev. Mer exakt hjälper de till att göra användningen mycket bekvämare och utökar funktionaliteten avsevärt. I Gmail-inställningarna kan du till exempel aktivera snabbtangenter, vilket gör ditt arbete enklare och sparar tid. Men många använder dem inte, ofta av okunskap. Därför är det värt att börja optimera arbetet med e-post med en bekant med tjänstens funktionalitet.

Driftsätt och frekvens

Skapa ett individuellt utskickschema och följ det. Det är bättre att göra detta på morgonen (liksom före slutet av arbetsdagen), men det är värt att börja inte med att kontrollera bokstäverna, utan med att utföra några prioriterad uppgift eller . Tiden för att läsa och skicka e-post bör vara begränsad och försöka hålla sig till detta ramverk. Efter slutförandet - stäng klienten och gå inte tillbaka till den, leta efter nya inkorgar. När du arbetar med post, gör bara det, bli inte distraherad av andra uppgifter. Kom också ihåg att att surfa på länkarna från e-post kan lätt göra bearbetningen till en tidsfälla. Därför rekommenderas det ofta att använda speciella e-postklienter (till exempel Outlook) när du arbetar med e-post.

Använd olika mail

Det är bättre att ha flera e-postlådor för olika ändamål. Använd flera adresser för arbete och personlig korrespondens, för registrering på sajter och för att prenumerera på e-postlistor med material du är intresserad av. Detta är korrekt ur synvinkeln av digital säkerhet och kommer att bli det primära filtret av bokstäver, vilket gör att du kan fokusera på den nödvändiga korrespondensen medan du arbetar.

Det som också är viktigt här är att behandla post med olika adresser det är möjligt i en tjänst utan att byta mellan olika utskick. Gmail har till exempel möjlighet att ställa in vidarebefordran från andra brevlådor. Märk dem på lämpligt sätt och bearbeta dem vid utsatt tid för varje.

Optimera din e-postupplevelse

Här är de specifika stegen:

1. Filtrera e-postmeddelanden genom att skapa olika mappar ... Dela in inkorgar i mappar beroende på de mål och mål du möter, såväl som på de åtgärder som krävs. Bearbeta omedelbart dessa brev, svaret på som kommer att ta dig inte fler par minuter. Skapa en speciell mapp för brev som du behöver svara på senare och utarbeta ett schema för att arbeta med den.
2. Använd mallar. Signaturen med kontaktinformation kan konfigureras med hjälp av funktionaliteten i själva brevlådan. Om du skickar många meddelanden av samma typ, skriv mallar för dem och kopiera dem i framtiden. Det finns även program som låter dig skapa och in ytterligare arbete använd utdrag på datorn - speciella förkortningar och förkortningar, ange vilken du får den text som tidigare tilldelats dem. De hjälper också till att spara tid och förbättra bekvämligheten.
3. Markera viktiga bokstäver med lämpliga markörer. Detta kommer att förenkla navigeringen och göra ditt arbete mer strukturerat.
4. Tillämpa 5 meningsregeln... När du svarar och skriver brev, var så kort och tydlig som möjligt. Om möjligt, försök att hålla dig inom 5 meningar.
5. Använd snabbtangenter... Tillbaka till punkt nummer 1. Med kortkommandon behöver du inte bli distraherad av muskontroll. Kom ihåg dem och i ett globalt perspektiv kommer du att spara betydande mängd tid.
6. Ta bort och arkivera... De flesta e-postanvändare lämnar det i sin inkorg efter att ha läst det. Men för de som jobbar med stor mängd inkommande post kommer detta tillvägagångssätt inte att vara helt effektivt. Det är bättre att använda regeln "1 e-post = 1 åtgärd". Det betyder att du efter att ha läst brevet måste svara på lämpligt sätt - svara och arkivera, radera, flytta till en lämplig mapp och svara senare osv.
7. Använd sök... E-posttjänster har en utmärkt inbyggd sökning, tack vare vilken du enkelt kan hitta brevet du är intresserad av genom sådana kriterier som avsändare, ämne, innehåll, markering, bilagor. Det är mycket enklare än att manuellt söka efter önskad e-post.
8. Använd inte mobilversioner och aviseringar... Installera inte e-postaviseringar och appar på din smartphone i onödan. Det är inte värt det en gång till om att arbeta med e-post inte är ett av huvudverktygen för dig, inte är massivt och inte kräver ett omedelbart svar. Och att skriva från telefonens knappsats är mindre bekvämt.

Använd arrangörer

När du bearbetar e-post, ha till hands en veckoplanerare / Google Kalender / Att göra-lista eller någon annan liknande programvara med bokstäver i dem. Därför är det bättre att behandla korrespondens med inställningen av uppgifter, samt att innehålla information om möten och evenemang. Som ett resultat kommer du inte att glömma någonting, i rätt tid bli aviserad och spara dig också besväret med att gå tillbaka till omläsning.

Arbeta med kollegor för att arbeta med e-postregler

Undvik onödigt byråkratiskt krångel när du skriver korrespondens. Om du har en fråga, och personen som den är riktad till finns på nästa kontor, gå in och ange svaret personligen. Eller ring. Generellt sett är det bättre att alltid definiera vilka problem som kräver att utskick ska lösas. I andra fall är det bättre att inte missbruka möjligheten, särskilt i mindre ärenden. Detta kommer att spara tid och ansträngning för både dig och de du arbetar med.

Misstaget de flesta gör är att de underskattar vikten av att skapa ett e-postmeddelandesystem.Ett sätt är att föreställa sig att arbeta med e-post som en sekvens av följande steg.

1 - Tillgång till e-post
2 - Ett parti bokstäver
3 - Kontrollera inkommande korrespondens
4 - Borttagning
5 - Utförande
6 - Förvaring

1. TILLGÅNG TILL E-POST

Det första steget är att schemalägga vilken tid du kontrollerar din e-post varje dag. Vanligtvis bör de flesta människor kontrollera sin e-post fyra gånger om dagen:

1. Först på morgonen. De flesta börjar dagen med att kolla sin e-post för att se till att de inte har missat något akut.

2. Före lunchrast. Lunchtid är en naturlig paus i din affärsaktivitet; för att göra den här tiden mer produktiv kan du kolla din e-post.

3. Mitt på eftermiddagen. Detta är en annan naturlig paus när du behöver ta en paus eller ska åka till ett affärsmöte.

4. Slut på arbetsdagen. Om du frigör din inkorg så mycket som möjligt innan du åker arbetsplats, sedan nästa morgon går du omedelbart för att visa nya meddelanden. Om du är säker på det sista minuten det finns inga brådskande ärenden som du lämnat utan uppmärksamhet, detta garanterar en mer avslappnad kväll för dig och dina kollegor.

För de flesta människor det bästa alternativet minst av allt som stör deras arbetsflöde är att kolla sin post fyra gånger om dagen och avsätta inte mer än 15 minuter för varje "session" av att arbeta med e-post.

2. MÅNGA BREV

Det är viktigt att förstå att du behandlar e-postkorrespondens fyra gånger om dagen. Det betyder inte att du omedelbart måste svara på alla meddelanden som kräver svar, eller inom 15 minuter, skriva alla e-postmeddelanden som du tänkt skicka. Du måste acceptera det faktum att din inkorg inte är något annat än en bunt brev som väntar på att tas isär.

3. VERIFIERING AV INKOMMANDE KORRESPONDENS

Nästa steg är att kontrollera alla meddelanden, vilket inte betyder att du ska läsa alla. Ofta kan ett e-postbeslut fattas baserat på ämnesraden eller de första raderna. Utskick och nyhetsbrev utgör en väsentlig del av vår korrespondens. Om du är en branschanalytiker, kanske ett nyhetsbrev -
det viktigaste dokumentet för dig och du studerar det noggrant varje dag. Detta är dock inte fallet för oss andra, och vi kan snabbt avgöra om detta nyhetsbrev är viktigt eller användbart för oss. Alla e-postmeddelanden kräver inte ett svar: det här är till exempel de brev där du anges i kopian, eller ämnet för meddelandet antyder att du bara måste bekanta dig med denna information.

4. DELETE

Om ditt huvudsakliga mål är att frigöra din inkorgsmapp, en av de mest enkla sätt för att uppnå detta - radera meddelanden. Om du efter att ha läst nyhetsbrevet kommer till slutsatsen att denna information inte är användbar för dig, vänligen avregistrera dig från detta nyhetsbrev. Du kommer inte att ångra det, och du behöver inte lägga mer tid på att bearbeta det. Ta bort alla meddelanden som inte kräver ytterligare åtgärder från dig.

Om du plötsligt kommer på att du tar bort alla meddelanden som kommer från en specifik adress, fundera på varför detta händer.

5. UTFÖRANDE

Precis som när du arbetar med pappersdokument är det lämpligt att du inte återgår till de bokstäver du läser igen.

Om du bara behöver några minuter för att svara på eller vidarebefordra ett meddelande, gör det direkt. Du bör, om möjligt, omedelbart svara på meddelanden som bekräftar eller schemalägger ett möte, begär information om dina kontakter, innehålla frågor eller förfrågningar, såvida det inte tar mycket tid för dig.

Om du förstår vad du behöver ytterligare information, locka andra människor eller tid för eftertanke, då kommer det inte att vara möjligt att omedelbart svara på ett sådant brev. Du kommer att behöva vidta några åtgärder senare: kanske bestämma dig för om du verkligen ska svara på det här brevet och göra något. Om inte kan du genast skicka ett brev till rätt person... Innan du delegerar en uppgift kan det ta lite tid att avgöra vem
borde vara ansvarsfull person... Om brevet kräver åtgärd från dig, spara bara den betydande delen av informationen och radera själva brevet. Befria din inkorg från sådana meddelanden, och nödvändig information lagra till exempel i ett spårningssystem för dina projekt, i en kalender eller i ett schemaläggningssystem för att se till att du följer upp. Detta är vad utförande är - förtroendet för att allt som behöver göras kommer att göras.

6. FÖRVARING

Om ett e-postmeddelande inte kan raderas (eller du inte kan svara på det och sedan radera det), blir det nödvändigt att spara det.

Den främsta anledningen till att du kan behöva detta är att du behöver hänvisa till detta dokument i framtiden (det är till exempel information om något, beslut, instruktion, lägesrapport, etc.). Om du plötsligt inte har en handling som du kan hänvisa till får det negativa konsekvenser för dig.

Nej, det enda den rätta vägen lagring av elektroniska meddelanden. Du måste komma med ett system som är effektivt för dig personligen.

Ett alternativ är ett undermappssystem i din inkorg. Du kan sortera undermapparna efter ämne, kategori, klient eller projekt, beroende på vilken typ av meddelande du brukar få. Många skapar en separat mapp som heter "Behandlade brev", där de lägger alla markerade meddelanden och meddelanden som kräver ytterligare åtgärder.

Oavsett vilket system du väljer för att lagra din e-post, kom ihåg att den enda plats du inte bör lagra den är i din inkorg. Kom också ihåg att e-post inte bör ta dig 24 timmar om dygnet, sju dagar i veckan. Håll ordning i din e-postkorg i förväg särskild tid kommer att spara några timmar i veckan, minska stressen du känner dig orolig över att förbise något och öka effektiviteten när du arbetar med det som verkligen betyder något. Det är enkla principer som är lätta att komma ihåg.

Elektronisk post (e-post - förkortning för elektronisk post) är bekvämt och snabb åtgärd kontakter med andra människor. E-post kan användas för en mängd olika ändamål.

• - Skicka och ta emot meddelanden... Ett e-postmeddelande kan skickas till vem som helst så länge de har en e-postadress. Meddelandet levereras till mottagarens e-postinkorg på några sekunder eller minuter, oavsett om han bor i närheten eller på andra sidan jorden. Du kan få meddelanden från alla som känner till din e-postadress och efter att ha läst breven, skriva svar.
• - Skicka och ta emot filer... Förutom det vanliga textmeddelanden nästan alla typer av filer kan skickas med e-post, inklusive dokument, bilder och musik. Filen som skickas med ett e-postmeddelande kallas en bilaga.
• - Skicka meddelanden till grupper av människor... Ett e-postmeddelande kan skickas till många personer samtidigt. Mottagare kan svara hela gruppen, vilket möjliggör gruppdiskussioner.
• - Vidarebefordra meddelanden... Du kan vidarebefordra det mottagna e-postmeddelandet till andra mottagare utan att skriva in texten igen.

E-post visar sig vara bekvämare än telefonkommunikation och vanlig korrespondens. Du kan skicka ett meddelande när som helst på dygnet. Om mottagare inte sitter vid sina datorer och inte är online (inte anslutna till internet) när de skickar ett meddelande, kommer de att hitta meddelanden senare när de kollar sin e-post. Om de är anslutna till internet kan du få svar från dem på några minuter.

Att skicka e-post är också gratis. Jämfört med vanlig post krävs ingen stämpel eller betalning, och det spelar ingen roll var mottagaren bor. Du behöver bara betala för din internetuppkoppling och ibland för e-postprogrammet du använder.

Det finns tre saker du behöver göra för att arbeta med e-post.

• 1 Internetanslutning. För att ansluta din dator till Internet måste du först prenumerera på en Internetleverantör. En Internet Service Provider (ISP) ger tillgång till nätverket, vanligtvis mot en månadsavgift. Du behöver också en enhet som kallas modem.
• 2 Ett e-postprogram eller webbaserad e-posttjänst. Du kan ladda ner eller köpa ett e-postprogram från Microsoft eller en annan leverantör. E-postprogram är ofta mer kraftfulla och ger snabbare sökhastigheter än webbaserade e-posttjänster. Innan du ställer in ditt e-postprogram måste du få viss information från din internetleverantör. Vanligtvis är detta din e-postadress, lösenord, inkommande och utgående servernamn och viss annan information.

Om du inte känner för att ladda ner eller köpa ett e-postprogram kan du prenumerera på en webbaserad e-posttjänst som Gmail, Windows Live Hotmail eller Yahoo! Post. Dessa tjänster låter dig kontrollera e-post med hjälp av en webbläsare från vilken dator som helst med internetuppkoppling – även om datorn ägs av någon annan eller är installerad på en offentlig plats som till exempel ett bibliotek.

3 E-postadress. Du kan få din e-postadress från din internetleverantör eller genom att registrera dig hos en webbaserad posttjänst. En e-postadress består av ett användarnamn (riktigt namn är valfritt, du kan använda en pseudonym), ett "@"-tecken och namnet på tjänsteleverantören, till exempel. Denna e-postadress är skyddad från spamrobotar. Du måste ha Javascript aktiverat för att visa det.

Låt oss ta en titt på processen att skapa och skicka e-postmeddelanden som ett exempel.

Bilden visar hur man fyller i meddelanderutan i de flesta e-postprogram. Dessa steg kan variera beroende på vilket e-postprogram eller den webbaserade e-posttjänst du använder.

Ris. 3.2.1

1. I fältet Till måste du ange e-postadressen till minst en mottagare. Om det finns flera mottagare, separera adresserna med semikolon (;).

I fält Kopiera du kan ange adresserna till ytterligare mottagare som behöver veta om meddelandet men som inte behöver svara på det. De kommer att få samma meddelande som mottagarna som anges i fältet Till vem... Du kan lämna fältet för ytterligare mottagaradresser tomt. Vissa e-postprogram erbjuder också att fylla i fältet Dold kopia, som låter dig skicka ett meddelande till mottagare samtidigt som du döljer vissa namn och e-postadresser för andra mottagare.

• 2. På fältet Tema du måste ange ämnet för meddelandet.
• 3. I det stora tomma området anger du din meddelandetext.

För att bifoga en fil till ett meddelande måste du klicka på knappen Bifoga fil knappen Lägg till fil i verktygsfältet under menyraden. Hitta önskad fil, markera den och tryck på Öppen... Filnamnet visas i rutan Ansluta sig i meddelandehuvudet.

Ris. 3.2.2

Skapandet av inlägg är över! För att skicka ett meddelande måste du klicka på knappen skicka... Brevet kommer att skickas via Internet till mottagarna.

Notera

För att ändra stil, teckensnitt, storlek eller färg på text, markera texten och klicka sedan på en av knapparna i formateringsfältet ovanför meddelandeinmatningsområdet.

Tänk på ordningen för att läsa e-postmeddelanden

De flesta webbaserade e-post- och e-postprogram använder en inkorg där du kan läsa mottagna meddelanden. Du kan behöva klicka på knappen för att ta emot nya meddelanden. Skicka ta emot eller liknande. Klicka på för att se en lista över mottagna e-postmeddelanden Inkorg i listan Mappar ditt e-postprogram. E-postmeddelandena ska visas som en lista med meddelanden. Listan innehåller vanligtvis följande information: avsändaren av meddelandet, ämnet för meddelandet och när det togs emot.

Du måste klicka på meddelandet du vill läsa i listan. Innehållet i meddelandet kan visas under listan över meddelanden i visningsporten. I så fall dubbelklickar du på meddelandet i listan för att läsa det i ett separat fönster.

Ris. 3.2.3

För att svara på ett meddelande måste du trycka på knappen Att svara... e-postdokumenthantering

E-postetikett

Tycka om telefonsamtal och personliga möten, innebär e-postkorrespondens vissa regler beteende. Dessa regler kallas nätetikett eller etikett (en kombination av orden "nätverk" och "etikett"). Följ följande riktlinjer för effektiv kommunikation.

• – Var försiktig med skämt och känsloyttringar. E-postmeddelanden förmedlar känslor på ett felaktigt sätt, så mottagaren kanske inte förstår tonen i meddelandet. Sarkastisk humor är ganska riskabelt eftersom mottagaren kan tolka orden bokstavligt och ta illa upp. Du kan använda uttryckssymboler för att förmedla känslor.
• – Tänk efter innan du skickar in. Att skriva och skicka e-post är snabbt och enkelt, ibland för enkelt. Tänk på budskapet i förväg, försök att inte skriva när du är arg.
• - Håll ämnet för ditt meddelande kort och tydligt. Uttryck brevets innehåll med några få ord i ämnesraden. Människor som får mycket e-postmeddelanden kan använda ämnet när du väljer ett brev att läsa.
• - Skriv kort. Även om ett e-postmeddelande kan vara hur långt du vill, är e-post designat för att utbytas. korta meddelanden... Många människor har inte tid eller tålamod att läsa mer än några stycken.
• - Skriv inte hela bokstaven med VERSALER. Många tycker att fraser skrivna med versaler är flashiga, påträngande och stötande.
• – Var försiktig med viktig och konfidentiell information. Alla mottagare kan vidarebefordra det mottagna brevet till andra personer, avsiktligt eller oavsiktligt.

Också i den officiella eller affärskorrespondens undvik stavning och grammatiska fel... Ett felstavat brev ger intrycket av att vara oprofessionellt. Kontrollera meddelanden innan du skickar och använd stavningskontroller om e-postprogram stöder deras ansökan.

Ibland dyker det upp oönskade meddelanden. Funktionerna för att arbeta med dem är följande:

Eftersom oönskade annonser, affischer och kataloger kan komma in via e-post, kan du behöva ta itu med att ta emot oönskade meddelanden (aka spam). Oönskade meddelanden kan innehålla annonser, erbjudanden om bedrägliga transaktioner, pornografi eller juridiska erbjudanden. Det är väldigt billigt att skicka oönskade meddelanden till reklamtjänster, så människor ställs ofta inför att ta emot ett stort antal spam.

Många webbaserade e-postprogram och e-posttjänster inkluderar spamfilter, även kallade spamfilter. De analyserar innehållet i skickade meddelanden och flyttar misstänkta meddelanden till skräppostmappen, så att de kan ses eller raderas när som helst. Om skräppost går till din inkorg utan att gå igenom filtret kan du ange att i framtiden alla meddelanden från denna avsändare automatiskt placeras i din skräppostmapp.

Följ dessa steg för att undvika att ta emot oönskade meddelanden.

• - Var försiktig när du anger din e-postadress. Undvik att lägga upp din e-postadress i nyhetsgrupper, webbplatser och andra allmänt tillgängliga internetresurser.
• - Innan du anger din e-postadress på en webbplats, kontrollera integritetspolicyn för den webbplatsen för att säkerställa att det inte är tillåtet att avslöja din e-postadress till andra företag.
• - Svara aldrig på oönskade meddelanden. Avsändaren kommer att verifiera att e-postadressen är korrekt och kan sälja den till andra företag. Och då kommer spamflödet sannolikt att öka.