Мотивационното писмо е вид бизнес писмо, което е необходимо за описание на пакет от документи, изпратен до адресата, ако в тези документи липсва адресната част.
Поради това, информационно натоварване предавателно писмоне носи, но изпълнява три важни функции:
- потвърждава факта на изпращане;
- предоставя списък на изпратените документи и инструкции за работа с тях;
- благодарение на регистрационните данни ви позволява да определите датата на падежа.
Както повечето бизнес писма, мотивационното писмо е на бланка и получава изходящо регистрационен номерподателят. Правилата за попълване на служебни писма анализирахме най-подробно в списанието, така че сега ще се спрем на характеристиките на мотивационното писмо.
Предварителен анализ на служебно писмо с разнообразни образци за неговото изготвяне е в статията „Изготвяне на служебно писмо“
Речеви модели
Основата на мотивационното писмо е списъкът с прикачени файлове. Текстът на документа е кратък и условно разделен на две части:
- съобщение за изпращане на документи,
- искане за навременен отговор (преглед, одобрение, връщане на подписано копие и др.).
Първата част обикновено започва така:
- "В изпълнение ... ние ви насочваме ...",
- "Изпращаме ви...",
- "Представяме ви...".
След това можете да посочите целта на изпращане на документи: "за споразумение", "За преглед", "за подпис", "за пълнене"(ако идвавъв формуляра за анкета или въпросника). Препоръчваме да използвате клишето „директно към вас“ или „изпращам до вас“, тъй като всичко може да бъде представено само за информация, но не и за подписване или споразумение.
Втората част може да съдържа следните думи:
- "Моля, подпишете, подпечатайте и изпратете едно копие на нашия адрес...",
- „Молим Ви да разгледате и изпратите на нашия адрес в срока, определен от закона...“,
- „Моля, изпратете на наш адрес един екземпляр от надлежно изпълнения...“.
Реквизит "Марка за наличие на приложения"
Както вече определихме, основното в мотивационното писмо към документите са приложенията. Ето защо Специално вниманиеще обърнем внимание на въпроса за регистрацията на този конкретен реквизит. Независимо от това как ще бъде съставено заявлението, практиката на бизнес комуникация изисква пълен списък на документите, приложени към писмото, като се посочва броят на копията и броят на листовете във всеки от тях. Ако тази информация не е налична, мотивационното писмо ще загуби всякакво значение.
Така, когато изпратените документи вече са отчетени в текста на писмото, няма нужда да изброявам имената им отново. Достатъчно е да посочите броя на листовете и копията. Вижте пример 1.
Пример 1
Фрагмент от текста и маркировка за наличието на приложението (името на приложението е посочено в текста на писмото)
Ако прикаченият файл не е посочен в текста на писмото, в допълнение към количествените данни, трябва да посочите неговото име. Ако пакетът включва няколко документа, прикачените файлове се номерират. Вижте пример 2.
Свиване на шоуто
Пример 2
Фрагмент от текста и маркировка за наличието на приложението (името на приложението е посочено в маркировката за неговата наличност)
Свиване на шоуто
Въпреки че в GOST R 6.30-2003 е записано, че при изброяване на няколко приложения в марката за тяхното присъствиеобобщената дума преди дебелото черво е в единствено число"Application:" в такива случаи все пак препоръчваме да го напишете в множествено число "Applications:", както показахме в Пример 2.
Първо, това е правилно от гледна точка на правилата на руския език. И второ, самите разработчици на този GOST по-късно се "поправиха", когато започнаха да дават обяснения относно приложението му в своите методологични препоръки. Вижте цитати от тези два документа по-долу. Но мнозина упорито продължават да пишат думата „Приложение:“ в единствено число, дори ако тя е последвана от списък с няколко документа. Не правете това и ние обяснихме защо.
Фрагмент от документа
Свиване на шоуто
GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация "
3.21. ... Ако писмото има прикачен файл, който не е посочен в текста, посочете неговото име, броя на листовете и броя на копията; ако има няколко приложения, те са номерирани:
Фрагмент от документа
Свиване на шоуто
Организационна и административна документация. Изисквания за документи. Насокиотносно прилагането на GOST R 6.30-2003
3.16. ... Ако писмото има прикачен файл, който не е посочен в текста, посочете неговото име, броя на листовете и броя на копията, ако има няколко приложения, те са номерирани:
Има и несъответствия в начина на изписване на думата "прикачен файл" в тялото на писмото:с малка или главна буква, със или без знак "Не". Факт е, че можете да посочите името на приложения документ в текста на мотивационното писмо по различни начини; сравнете се, като погледнете пример 3: във втория случай е подходящо да посочите в скоби, че документът е прикачен файл, а в следващите случаи показваме как това може да стане по различни начини. Всички опции са правилни, важно е само да се придържате към еднообразието в писмото. И още по-добре, в инструкциите за работа в офиса на вашата организация (или друга местна нормативен актпо такива въпроси) да изберете и поправите една опция, тогава ще има еднаквост във всички документи и ще има по-малко объркване сред изпълнителите.
Пример 3
Различни начинипосочване на името на приложението в текста на писмото
Свиване на шоуто
За подвързан прикачен файл броят на листовете може да бъде пропуснат (Пример 4).
Пример 4
Описание на зашитата апликация
Свиване на шоуто
Когато има толкова много прикачени файлове, че е по-удобно да ги изброите на отделен лист (той ще се нарича "Опис на прикачените файлове към писмото от ... № ..."), ще бъде достатъчно да се позоваваме на такива. опис в писмото (Пример 5).
Пример 5
Ако има толкова много приложения, че е по-удобно да ги изброите в отделен инвентар
Свиване на шоуто
Ако към писмото си приложите друго писмо, което има собствено приложение, трябва да информирате адресата за това (Пример 6).
Пример 6
Приложението към писмото има свой собствен прикачен файл
Свиване на шоуто
И накрая, ако вашето писмо е адресирано до няколко организации едновременно и прикаченият файл е само към една от тях (другите получават писмото само за информационни цели), това също трябва да бъде споменато (Пример 7).
Пример 7
Прикаченият файл се изпраща само до един получател на писмото от няколко
Свиване на шоуто
Под текста на писмото и над подписа се поставя отметка за наличието на приложения. Обикновено тези разстояния (отстъпи) се правят еднакви и равни на около 2-3 междуредово разстояние (това е добре показано в примера за дизайна на цяла буква в Пример 9).
от общо правило, ако документът има приложения, то върху него се прави маркировка за наличието им под текста и над подписа, а върху приложените документи (всеки в горната дясна част на първия лист) се изписва, прикаченият файл към който документ те са (с обозначение на номера на заявлението, ако са няколко), както в пример 8.
Пример 8
Номер на заявлението и данни на основния документ на 1 лист от заявлението
Свиване на шоуто
Но мотивационното писмо носи счетоводната функция на изпратените документи, действайки като вид опис на прикачените файлове в плика, но в действителност документите, посочени в такова писмо като прикачени файлове, се изпращат. Ако писмото имаше различна функция (например това беше оферта, отправяне на предложение за подписване на споразумение и изброяване на условията на предложеното сътрудничество), тогава „ключовият“ документ по смисъла на документа ще бъде писмото, а приложените документи само биха му помогнали да изпълни функцията си. Но говорим за придружително писмо и в този случай не си струва да "разваляме" изпратените документи с информация за "опис на заграждението в плика" - т.е. не е нужно да им правите такъв знак!
Подписване и регистрация при подателя
Подписващият бизнес писмо е същото длъжностно лице като в обикновената бизнес кореспонденция (като правило или ръководител на организацията, или упълномощен топ мениджър). Ако говорим за изпращане на първични счетоводни документи, главният счетоводител също може да подпише писмото.
Така че получателят на писмото по-късно да не адресира всички уточняващи въпроси към своя подписващ (обозначен с номер 1 в пример 9), изпълнителят също трябва да бъде посочен в този документ (пак там, виж номер 2).
Преди да изпратите мотивационното писмо, трябва да зададете изходящ номер (обозначен с цифрата 3).
И адресатът ще му присвои своя входящ номерпри регистриране на факта на получаване на документ, докато на него могат да бъдат посочени датата на получаване и входящият номер (написан на ръка или с помощта на печат, както в пример 9 - виж номер 4).
Пример 9
Предателно писмо
Свиване на шоуто
Пример 11
Формуляр за мотивационно писмо за кандидати – физически лица
Свиване на шоуто
Изненада за кандидатите – физически лица
Необходимостта от написване на мотивационно писмо за документи важи за всеки, независимо дали е организация или индивидуален... Междувременно, когато дойде организацията обикновен човек, по правило не се съставя писмо към документите му. И е жалко, защото за вас би било по-удобно да не запомняте и по някакъв начин да го поправите сами, а да имате информацията, написана от посетителя: от кого, какви документи, на кого от вашите служители и защо да я прехвърлите. Ако системно се занимавате с лица, особено по редица типични въпроси, и в същото време получавате документи от тях, с които вашата организация трябва да направи нещо допълнително, тогава ви препоръчваме да разработите формуляр за мотивационно писмо за такива случаи и да го помолите да попълнете всеки такъв посетител. Вижте примерен формуляр в Пример 11.
Ще регистрирате попълнения формуляр и ще дадете копие от писмото с входящия номер на заявителя и ще изпратите пакета от документи, получени от него, по правилния маршрут. След това, след като се обади, за да попита за документите си, човекът вече няма да пита за "дачата в Малиновка", а за определено писмо с уникален индекс.
Искане за отговор в рамките на определен период от време
Много организации обичат незабавно да поставят адресата в своите мотивационни писма датите на крайния срок и методите могат да варират от учтиви „Моля, подпишете документите и се върнете до десет дни.“преди императива „Срокът за отговор на писмото е 5 работни дни“... Трябва ли да пиша така? И как сами да реагирате на такива състояния?
Нека си припомним, че според правилата на бизнес отношенията. Тази забележителност трябва да се помни, ако в мотивационното писмо няма друг термин.
Само по-високо ниво, контролираща организация или всеки държавен орган, който е задължителен за вашето изпълнение, може да определи задължителен срок. нормативен документ... Самите страни също могат да се договорят и документират своите доброволно поети задължения:
Пример 10
Крайният срок за отговор на писмото може да бъде определен в договора
Свиване на шоуто
Договорът предвижда задължително досъдебна заповедразрешаване на спорове и разногласия. Страната, която счита, че правата й по настоящото споразумение са нарушени, е длъжна да изпрати писмено мотивирано искане до другата страна. Страната, получила писмено мотивирано искане, е длъжна да го разгледа и да даде писмен мотивиран отговор в срок от 10 (Десет) календарни дниот момента, в който го получите...
Когато компании с равен статут комуникират (ако никой по-горе или не са установили правилата за взаимодействие за себе си), можете да поискате да ускорите отговора, но имате нужда от основателна причина. Например: „Молим ви да изпратите попълнения въпросник в рамките на четиринадесет дни, тъй като до 01.10.2013 г. трябва да предоставим отговор на Министерството на здравеопазването на Руската федерация“... Поръчките в такива случаи са неправилни, включително и от гледна точка на бизнес етикета.
Съхранение на мотивационни писма
Мотивационното писмо става ненужно веднага щом изпълнителят вземе прикачените му файлове и се увери, че са пълни. От този момент нататък работата по тях ще продължи и писмото трябва да бъде отбелязано с маркировка за изпълнението и да се постави в кутията.
Често възниква въпросът как да съхранявате мотивационните писма и техните прикачени файлове: отделно или заедно? Обикновено приложението към писмото се поставя в специален калъф, предназначен специално за този вид документи. Няма място за мотивационни писма: актове за изпълнение, фактури, договори и много други документи се съхраняват отделно и често за различни периоди от време.
Този момент трябва да се има предвид при съставянето на номенклатурата на делата. Някои компании (с малък обем на работния процес) създават един калъф "Мотивационни писма" и поставят всички писма от този вид в него, независимо какво е било приложено към тях. Други трябва да създадат множество случаи на мотивационно писмо и да ги поставят в номенклатурата на делата структурни звена... Тогава например изпратеният договор ще отиде в делото „Договори за предоставяне на услуги“, а мотивационното писмо към него – към делото „Мотивационни писма към договори за основна дейност“.
Също така се случва писмо да остане на съхранение във фирмата, но прикаченият файл не. Това се отнася например за проекти на документи (както в пример 9). Проектът за регламент все още не е документ и най-вероятно ще бъде коригиран повече от веднъж, не е необходимо да се съхранява.
Както можете да видите, няма нищо трудно в съставянето на мотивационно писмо, но самото то може да спести не само вашите документи, но и време.
Лека трудност, както обикновено, може да възникне, когато компанията прилага правилата за изготвяне и изпращане, заедно с пакета от документи, правилно изпълнено мотивационно писмо. Но този проблем се решава съвсем просто чрез настройка на това правилов местен регламент. И ползата от него е трудно да се надцени.
Бележки под линия
Свиване на шоуто
Защо да пишете мотивационно писмо за автобиография и как да го направите правилно? Какъв е неговият обем и стил на представяне, дава ли това на кандидата предимство при наемане на работа?
Какво е мотивационно писмо за автобиография?
Днес писането на мотивационно писмо за автобиография се превръща в обичайна практика. За да бъдете откроени в потока от кандидати, трябва по някакъв начин да привлечете вниманието на потенциален работодател, в противен случай може просто да не стигне до вашата, дори добре написана автобиография.
Има компании, в които HR мениджърите дори не отварят автобиографията на кандидатите, които не са изпратили мотивационно писмо.
Какво представлява - това е малък текст с обжалване на кандидата към работодателя. Ако изпратите автобиографията си до електронна пощаприкачен файл, след което напишете мотивационно писмо в тялото на вашето съобщение.
Изпратете по факс - тогава писмото трябва да бъде на отделна страница, първо се изпраща, а след това автобиографията. А реномираните портали за работа обикновено предлагат специални формуляри или кутии за попълване, където можете да напишете каквото смятате за необходимо за себе си.
Имам ли нужда от мотивационно писмо за автобиографията си, ако изискванията за работа не уточняват това? По-добре е да пишете, няма да е излишно, но може да заинтересува HR или работодателя. Основното нещо е да го съставите правилно.
Какво да напишете в мотивационното писмо на автобиографията си?
И така, с целта – защо ви трябва мотивационно писмо за автобиография – решихме. За нас е важно да привлечем внимание, интерес към кандидатурата си и да получим покана за интервю.
Няма строга, общоприета структура за съставяне на писмо, но има основни правила за писане и те трябва да се спазват.
Цялото мотивационно писмо на автобиографията може да бъде разделено на три части: уводна, основна и заключителна.
Уводна част
Започнете мотивационното си писмо за автобиография с обжалване. Най-често вакантните позиции, публикувани в порталите за работа, съдържат информация за тяхното лице за контакт - мениджър Човешки ресурси. Най-подходящо е да го адресирате към него: "Добър ден, Светлана!", "Скъпи Дмитрий Сергеевич!"
Няма индикация за конкретен служител - просто напишете: "Здравейте, уважаеми господа!"
В случай, че решите да адресирате мотивационното писмо лично до ръководителя на фирмата или до лицето, което оглавява персонална служба, посочете фамилното му име, собствено име, бащино име, длъжност и име на фирмата.
Напишете правилно името на работата, която ви интересува.
Не забравяйте да се обърнете към източника на информация, от който сте научили за свободната позиция - обяви във вестника, на уебсайта на агенция за подбор на персонал или в портал за търсене на работа. Свободното място може да е било съобщено в социална мрежаили информацията идва от приятел на служител на компанията.
Главна част
Тук трябва да покажете интереса си към определена позиция и желание да работите за тази конкретна компания. И най-важното, накратко, но убедително, с няколко изречения, обяснете защо смятате, че сте подходящи за това място, как можете да бъдете полезни на компанията.
Обърнете специално внимание на основните изисквания към кандидат за вакантното място, сравнете с вашия опит и постижения и надградете това.
„Бях привлечен от перспективата да работя по сериозни, мащабни проекти, ако стана член на вашия екип. Искам да бъда полезен на компанията, като приложа 7-годишния си опит в сферата на продажбите софтуерв компанията "***". През това време успях да сключа няколко големи договора с водещи корпорации за доставка софтуерни продуктии да повиши нивото на продажбите на компанията с 30%”.
Когато описвате себе си като професионалист във вашата област, използвайте следните изрази:
- Имам ... - години опит в областта на ...
- Имам опит в сътрудничество с...
- Установих връзки с...
- сред моите партньори...
- Разработих техника (технология) ...
- Успях да подобря ефективността...
- благодарение на внедряването на моите разработки...
Заключителна част
Това е мястото, където изразявате своя интерес лична среща, желание и готовност да преминете през интервю, за да могат HR или прекият работодател да Ви опознаят и да получат максимално информацията, която ги интересува.
„Готов съм да ви разкажа по-пълно и подробно за моя опит и перспективите за евентуално сътрудничество при лична среща.“
„Ако се интересувате от моята кандидатура, с удоволствие ще приема предложение за интервю.“
„Бих искал да обсъдя как моят опит може да бъде полезен за вашата компания на лична среща. Можете да се свържете с мен по имейл ... и по телефона ... "
Вашето мотивационно писмо към автобиографията ви трябва да включва информация за контакт в последната си част.
И също така - благодарност за вниманието към вашия човек: “ Искрено ви благодаря за времето, което отделихте за моята кандидатура. На Ваше разположение..."
Мотивационно писмо - основни изисквания
Какво трябва да имате предвид, когато пишете мотивационно писмо за автобиография, пример за което предоставяме в статията по-долу? Има няколко важни точкида внимавате, за да бъдете успешни:
- бъдете лаконични - мотивационното писмо не трябва да надвишава половин лист А4;
- пишете за конкретни постижения - имена на успешни проекти, цифрови индикатори за вашата ефективност;
- не използвайте клишета – устойчиви на стрес, лесни за научаване, инициативни, общителни (това го пишат почти всички кандидати);
- не се спирайте на кариерните си амбиции - твърде рано е, все още трябва да се покажете като професионалист;
- използване бизнес стилписане, но избягвайте общи фрази, твърде сложни изрази и канцеларизъм;
- кандидатите за творчески свободни позиции могат да пишат в по-лесна, нестандартна форма;
- не забравяйте да проверите грамотността на презентацията, в противен случай грешки в мотивационното писмо могат да развалят цялото впечатление за вас;
- информирайте за наличието на препоръки, които прилагате към автобиографията, обикновено когато кандидатствате за работа в голяма компания, те трябва да бъдат предоставени.
Мотивационно писмо за автобиография - пример
Мотивационното писмо за автобиография, което даваме пример, може да изглежда така:
Здравейте, скъпа Елена Викторовна!
Казвам се Инна Борисовна Афанасьева. Интересува ме свободната позиция на журналист, публикувана от вас в сайта ... Предложението на вашата фирма ме привлича с възможността за по-пълно разкриване креативноставтори, които работят върху интересни теми, сътрудничество с талантливи хора.
Бих искал да допринеса за създаването на оригиналния проект, смятам, че моят опит в писането на текстове – от прессъобщения и есета до авторски статии в публикации (заглавия) може да ви бъде полезен и интересен.
Имам висше филологическо образование, участвах в литературни конкурси (посочете кои), моята статия (заглавие) получи Голямата награда на конкурса „Вдъхновение“.
Примери за моята работа има в портфолиото, което изпратих заедно с автобиографията си на вашия имейл адрес.
Ако се интересувате от моето предложение за сътрудничество, готов съм да се срещнем в близко бъдеще и да обсъдим възможностите за съвместна работа.
Можете да се свържете с мен по телефона ... и по имейл ...
Благодаря ви предварително за вниманието.
С най-добри пожелания, Inna Afanasyeva.
Мотивационното писмо към автобиографията, чийто образец предлагаме, може да бъде по-кратко.
Скъпи Вячеслав!
След като научих за откритата вакантна позиция за мениджър продажби във вашата компания (обявление в бюлетина „Човешки ресурси“ от 12.10.2015 г.), бих искал да предложа своята кандидатура за тази позиция.
Вярвам, че моят 5-годишен опит в продажбите и отлични референции ми позволяват да стана успешен член на вашия екип и да добавя стойност към компанията.
Изпращам Ви автобиографията си, с удоволствие ще приема покана за интервю. Моя телефон: …
Благодаря ви предварително за вниманието.
С най-добри пожелания, Андрей Левченко.
Когато изпращате автобиографията си до мениджър по набиране на персонал или лично на работодател, не забравяйте да напишете мотивационно писмо. Увеличете шансовете си да бъдете забелязани в потока от търсещи работа и успешна работа за вас.
Поддържане предприемаческа дейностпряко свързани с обмена на различни документи между изпълнителите. За да потвърдите прехвърлянето или изпращането им, както и да запишете събитието, е необходимо да съставите мотивационно писмо. Какъв е този документ, как да го подредите и съхранявате?
Как да напишете мотивационно писмо правилно
Главна информация
Мотивационното писмо към документите, чийто образец трябва да бъде разработен във всяко предприятие, е бизнес документ. Той показва списък с документи, прехвърлени на контрагента, и неговото описание. Документът се съставя при липса на адресната част в документите за изпращане.
В мотивационното писмо няма информационно натоварване. Неговата функционалност е:
- в потвърждение на факта на събитието;
- при предоставяне на списък на изпратените документи;
- инструктиране на адресата за по-нататъшни действия с прехвърлените документи;
- при определяне на срока на изпълнение.
Покривен лист като всички останали бизнес писма, трябва да бъде издаден на фирмената бланка.
Текстовата му част съдържа информиране на адресата за посоката на документите и искане за отговор на офертата или заявката. Документът се основава на списък с приложения. В първата част на писмото авторът информира получателя, че изпраща, предоставя или изпраща информация. В следващата фраза е необходимо да се посочи целта на съставянето на документа: за одобрение, за преглед, за попълване или за подписване. Втората част на писмото показва искане или искане за всяко действие, което получателят трябва да предприеме, за да постигне целта, посочена от подателя. Винаги започва с думите "питай", "попитай", след което се повтаря фразата от раздела за целта на съставянето на хартията.
Какво е мотивационно писмо
Основният раздел на документа е "Приложения".Той трябва да изброи изцяло документацията, която е приложение към писмото, да посочи броя на листовете във всеки от тях и броя на предоставените копия. Без тази информация няма смисъл да издавате придружаващия лист.
При изброяване на няколко документа в приложението всеки от тях трябва да бъде номериран. Номериран списък започва на следващия ред, след като посочите заглавието на "Приложение:"
Бизнес етикетът диктува при изпращане на документи до партньори в държавни органии в други случаи. Това е особено удобно в ситуации, когато трябва да потвърдите прехвърлянето на пакета на адресата, да обърнете внимание на основните точки, да предадете заявка или ръководство за действие, както и да фиксирате времевата рамка за действия за отговор. Цялото важна информацияможе да бъде посочено в придружаващата бележка.
Най-често ескортът се издава:
- при прехвърляне на важни документи (например връщане след подписване);
- към акта за помирение;
- Да се търговско предложение;
- към документацията в данъчен офис;
- към отчети, формуляри и искания на регулаторни органи;
- Да се изпълнителна документация;
- към HR документацията.
Можете да ги напишете както при лично прехвърляне на документи, така и при изпращане с куриер, обикновена поща или електронна поща.
По правило служителят или секретарят на организацията е отговорен за изпратените документи. За заверка е достатъчен подпис, но може да се постави и печат. Днес от организациите не се изисква да имат кръгъл печат (82-ФЗ от 04.06.2015 г.). Запечатването е по преценка на компанията, освен ако не е поискано от получателя (например финансови институции).
Отделно подчертайте друг важна функцияескорт - опис на документи, които се изпращат на адресата. Препоръчително е внимателно да изброите всички документи, като посочите не само пълното им име, но и колко листа са съставени, има ли приложения и кои, колко копия от всеки документ са изпратени. Ако по-късно хартията бъде загубена, придружаващата го хартия ще потвърди, че сте го предали на адресата. Ето защо е важно да съставите придружител в два екземпляра и да помолите получателя да посочи на вашето копие датата и часа на получаване, както и съгласието с описа.
Структура на мотивационното писмо
Кореспонденцията на организациите се регулира от GOST R 6.30-2003 от 03.03.2003 г. Структурата и детайлите могат да се различават в детайли, в зависимост от вида на ескорта, но като цяло изглеждат така:
- Адресат (име и адрес на организацията, име и длъжност на служителя, на когото се изпращат документите).
- Номер и дата на обжалване.
- Съдържание.
- Списък на приложените документи.
- Верификатор.
- Контакти.
Придружаващите документи са номерирани според правилата на деловодството на организацията, както и друга кореспонденция. В момента правилата за работа в офиса се отнасят до вътрешните въпроси на предприятието и са установени местни актове... Правилата на Госстандарт изискват компаниите да формулират и фиксират принципите на работата в офиса (GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID). При изпращане на придружител в отговор на жалбата на адресата можете да посочите неговия изходящ номер и дата под номера на пратката. Можете също да започнете текста с фразата: „По вашата жалба изх. Не ... от ... ".
В случаите, когато трябва да се осъществи комуникация с непосредствения изпълнител, трябва да се посочат неговите контакти. Тази информация най-често се въвежда в долния ляв ъгъл на формуляра. Препоръчително е да посочите фамилия, инициали (пълни или кратки), телефонен номер или имейл адрес.
Нека да разберем какво да напишем в мотивационното писмо. Препоръчително е текстът да започне с фразите: "Изпращаме ви...", "Изпращаме ви...", последвано от кратко обобщено наименование на документите, към които е приложен придружението. Именуването на всеки елемент в тази конкретна част от текста е по избор, тъй като за това е предвиден различен раздел.
- Моля, потвърдете получаването;
- моля, подпишете и върнете навреме;
- Моля ви да се съгласите и да се върнете с коментари или да изпратите протокол за разногласия;
- Моля ви да го използвате в съответствие с предназначението му;
- Моля ви да гарантирате безопасността на поверителна информация;
- моля информирайте по установения ред.
Не е забранено да се подчертават важни точки с удебелен шрифт или курсив, за да се направи акцент.
Списък на приложената документация
Списъкът на ценните книжа, които се прехвърлят на получателя, се дава след текста с прост списък с номерация на всяка позиция. Когато проектирате списък, е важно да имате предвид, че всеки елемент е уникален. В този случай е препоръчително да посочите напълно подробностите. В зависимост от целта на мотивационното писмо, заявлението може да бъде съставено с посочване на броя на копията и листовете на всеки документ или чрез общо преброяване.
Например:
- Договор No 4 от 01.06.2017 г. в 2 екземпляра. на 10 листа.
- Техническо задание с/н от 01.06.2017 г. в 1 екземпляр. на 3 листа.
Общо 2 документа на 13 листа.
Дизайн на мотивационно писмо
Съгласно общоприетите норми за кореспонденция, цялата изходяща кореспонденция се съставя на официалната бланка на организацията, като се посочват името, подробностите, пълния пощенски адрес (това е особено важно, ако се очаква отговор по обикновена поща) и друга информация за контакт.
Няма изисквания към дизайна и съдържанието на текста, писмото е съставено в свободна форма. Но е необходимо да се спазват правилата за бизнес кореспонденция, както и да се избягват неяснотите във формулировката.
