Отговорността за подбора на служители на компанията се носи изцяло от мениджъра по персонала. Процесът на набиране и оценка е толкова прецизен, колкото и всяка друга управленска дейност.
По пътя към успеха на компанията персоналът наистина решава, ако не всичко, то много и основателите на компанията разбират това добре. Нарастването на конкуренцията, усъвършенстването на технологиите, борбата за потребителя и качеството на продуктите принуждават мениджърите на компанията да преразгледат набор от въпроси на управлението по нов начин. Изискванията към работника също се променят. Човешкият потенциал, способността на лидера да постави правилната цел и ефективно да управлява трудовите ресурси се превръща в основен фактор за успеха на организацията. Човешки ресурси- това са всички служители на компанията, включително производствен и управленски персонал (мениджъри и специалисти).
Специална роля в привличането на високопрофесионален персонал в организацията и увеличаване на производството, творческата продукция и активността на персонала, разработване и прилагане на програма за развитие на персонала на организацията, идентифициране на методи за управление от човешки ресурсиа развитието на трудовия потенциал в момента се играе от службите за персонал - центрове за разработване и изпълнение на трудовата стратегия на фирмата.
Това означава, че работата с персонала вече не се счита за чисто административна (издаване на заповеди за наемане на служители, избрани от по-високостоящ ръководител, съхраняване на информация за персонала и т.н.) и се извършва независимо от други управленски функции.
Понастоящем той трябва да помогне за развитието на бизнеса чрез наемане на висококвалифицирани работници, планиране на кариерата, оценка на изпълнението и подобряване на заплащането.
Службата за персонал трябва да познава икономическите нужди на организацията и в тази връзка да обмисля дейността си в сътрудничество с други служби и отдели. Резултатът от дейността на кадровата служба трябва да бъде по-голямо участие на хората в бизнеса, познаване на техните задължения и отговорности, развитие на трудовия потенциал и благоприятен психологически климат. Тоест процес възниква, когато функцията за управление на персонала на човешките ресурси се промени от пасивна помощ към активно решение по икономическите въпроси на организацията.
Управлението на персонала, тоест работата с персонала, разглежда хората като собственост на организацията, активи на организацията, човешки капитал, ресурс, който, подобно на други ресурси, трябва да се използва ефективно за постигане на целите на компанията; предполага по-малко контрол върху служителите, но повече мотивация и стимулиране на работата. Значението на тази работа е очевидно.
Основните цели на отдела за персонал:
1. Анализ на пазара на труда. Пазарът на труда е важна многостранна област от икономическия и икономическо-политическия живот на обществото. На пазара на труда се оценява стойността на работната сила, определят се условията за нейната заетост, включително размерът на заплатите, условията на труд, сигурността на работното място, възможността за получаване на образование, професионално израстване и др.
2. Формиране на персонал на организацията (планиране, набиране, подбор и наемане, адаптиране на служители, освобождаване, анализ на текучеството и др.);
3. Безусловна ориентация към изискванията на трудовото законодателство;
4. Развитие на служителите (професионална ориентация и преквалификация, оценка на професионалните дейности на персонала, организация на кариерното израстване);
5. Анализ на разходите и резултатите от труда;
6. Подобряване на организацията на труда и неговото стимулиране;
7. Създаване на добър социално-психологически климат Климатът на екипа е преобладаващата и относително стабилна психическа нагласа на екипа, която намира разнообразни форми на проявление във всичките си житейски дейности.
8. Създаване на безопасни условия на труд. Безопасността на труда е състоянието на условията на труд, при което е изключено въздействието върху работниците на опасни и вредни производствени фактори.
9. Разработване на система за мотивация на труда. Мотивацията може да се счита за един от методите на управление, неразделна част от управленския процес, насочен към постигане на конкретна управленска цел – да накара хората да работят ефективно.
10. Отчитане не само настоящите, но и бъдещите потребности на организацията от персонал, въз основа на задачите за нейното развитие, прогнозата за пазарните условия и тенденцията на естественото движение на работната сила;
11. Широко сътрудничество със синдикатите;
12. Разработване на социална и пенсионна политика на организацията;
13. Разрешаване на конфликти;
14.Максимална грижа за всеки човек, зачитане на неговите права, свободи, достойнство;
15. Система за награди.
Ежедневните задължения на служителя по персонала са регламентирани от Министерството на труда на Руската федерация в резолюция от 21.08.1998 г. В нея се уточняват подробно областите на отговорност на специалист, границите на подчинение, правната рамка, необходима за служител на отдела за персонал, процедурата за подаване и поддържане на документация. Единният квалификационен справочник определя 17 професии, които при изпълнение на служебни задължения се ръководят от длъжностната характеристика персонален работник. Структурата на отдела, който регулира дейността на служителите, е отразен в съответната Наредба "За отдел "Човешки ресурси".
Длъжностни задължения на специалист по човешки ресурси
Длъжностната характеристика на специалист в отдела за персонал установява процедурата за трудови отношения, обхвата на отговорност, функциите, възложени на служителя, изискванията към него, необходимото ниво на образование и подчиненост. Човек с достатъчно професионално обучение, образование и опит минимум 12 месеца.
Ръководителят на отдела за персонал отговаря за разработването и съдържанието на инструкцията, която се одобрява от ръководителя на компанията. Той отразява всички задължения на специалист в отдела за персонал. Техният състав, правила за изпълнение, правомощия са подробно описани в административните актове на предприятието, вътрешните правила, федералните и регионалните разпоредби. Те включват следните задачи:
- документиране на наемане и уволнение на служители, прехвърляне на персонал в други звена на персонала в съответствие с нормите на Кодекса на труда на Руската федерация и заповедите на ръководството;
- отчитане на дейностите и промените в личните данни на служители от всички нива - от директора до наблюдателя - в съответствие със стандартите на счетоводните документи с въвеждане на промени в информационните бази данни;
- събиране на данни за сертифициране и повишаване на квалификацията;
- разработване на механизъм за награди и неустойки;
- изготвяне и поддържане на лични досиета, събиране и обработка на лични данни;
- регистрация на трудови книжки - извършване на вписвания, регистрация, отчитане и съхранение;
- формиране на трудов стаж;
- следене на празничните дни и контрол върху изпълнението на графика;
- навременен подбор на документацията за архива и нейното изпълнение;
Дейността на специалист по персонал осигурява достъп до поверителни данни – лични досиета, търговски тайни. Ако действията на служител са причинили имуществени или финансови щети на организацията, той ще носи отговорност в съответствие със закона.
Специалистът по човешки ресурси може да изпълнява трудовите си задължения извънреден труд. Съгласно чл. 152 от Кодекса на труда на Руската федерация, нормата за извънреден труд се определя от предприятието.
Длъжностни задължения на инспектор по човешки ресурси
Както е посочено в Единния квалификационен наръчник, кандидатите със средно образование се разглеждат за длъжността инспектор по човешки ресурси, като наличието на професионален опит няма значение. Цял обем служебни задълженияинспектор по персонал е определен във вътрешните инструкции. Включва следните бизнес задачи:
Освен офис работата, задълженията на инспектора по човешки ресурси включват и подбор на служители за свободни работни места в съответствие с професионалните изисквания и нивото на комуникативни умения. Служителят по персонала пуска реклами в пресата, интернет порталите, подава заявление до центъра по труда и провежда интервю. Неговата задача не е просто да избере професионалист, а да намери човек, който лесно ще влезе в екипа и няма да се превърне в източник на конфликт. Ръководството може да предвиди задължението на инспектора да провежда конкурс между кандидатите. Събитията по подбор и контрол на преминаването са в компетенциите на служителя по персонала.
Длъжностни задължения на ръководителя на отдел „Човешки ресурси“.
Само служител с диплома за висше образованиекойто е работил на подобна позиция поне 3 години. Кандидатурата му се определя само от ръководителя на фирмата. Управленските дейности се извършват въз основа на вътрешния устав на компанията, стриктно в рамките на руския труд и гражданско правои в съответствие с длъжностната характеристика на кадровия работник. Ръководителят на ОК се отчита само пред висшето ръководство на компанията.
Отговорностите на ръководителя на отдел "Човешки ресурси" са както следва:
- разработване на нормативна уредба по кадровата политика;
- оценка на необходимостта на организацията от обновяване на персонала;
- управление на персонала в съответствие с правомощията и компетентността;
- методическо и информационно осигуряване на сертифицирането, организация и анализ на резултатите от него;
- отстраняване на грешки в процесите на прехвърляне, уволнение или наемане на персонал;
- коригираща дейност;
- редовно наблюдение на изпълнението на задълженията от специалисти от отдела за персонал;
- контрол при изпълнение на поръчки за награждаване и повишение.
Задълженията на ръководителя на персонала включват прилагане на мерки за установяване на работна дисциплина, повишаване на мотивацията на екипа. Ръководителят се занимава с подготовката, утвърждаването на официална информация, предназначена за директора. Компетентността на органите е да консултират персонала по текущи кадрови въпроси.
ОТНОСНО професионално ниворъководителят на ОК се доказва от познаване на трудовото и гражданското законодателство на Руската федерация, методите за оценка на служителите, структурата на предприятието, изискванията за документация, стандартите Пожарна безопасности охрана на труда.
Инструкция със задълженията на служител по персонала - шеф, инспектор или специалист - се подписва от кандидата при кандидатстване за работа. Документът се съставя за всяка категория работници по стандартен образец.
Отдел човешки ресурсие структура в организацията, която се занимава с управление на персонала.
Отдел „Човешки ресурси“ не е само функционална единица, той е и лицето на компанията, тъй като именно в отдела за персонал всеки кандидат започва да се запознава с организацията.
HR цел
Целта на отдела за персонал е да допринесе за постигането на целите на предприятието (организацията), като осигури на предприятието необходимия персонал и ефективно използване на потенциала на служителите.
Подборът на служители се извършва с помощта на специално разработени стратегии: подаване на информация за свободни работни места в медиите и службите по заетостта, използване на методи за подбор, тестване, процедури за адаптация на специалисти и последващо повишаване на квалификацията.
Задачи на отдела за персонал
Основната задача на отдела за персонал е правилно да вземе предвид работата на служителите, да определи броя на работните, почивните дни и болничните дни за изчисляване на заплати, отпуски и подаване на информация в счетоводния отдел на организацията.
Основните задачи на отдел "Човешки ресурси" са:
организиране на подбора, набирането и наемането на персонал с необходимата квалификация и в необходимия обем. Подборът на служители се извършва чрез специално разработени стратегии: от подаване на информация за свободни работни места в медиите и службите по заетостта до прилагане на процедури за подбор, тестване, адаптация на специалисти и последващо повишаване на квалификацията;
създаване на ефективна система от служители на пълен работен ден;
разработване на кариерни планове за служителите;
развитие на кадрови технологии.
Освен това отделът по човешки ресурси трябва да подаде информация за служителите в Пенсионен фонд RF, застрахователни компании, данъчна и миграционна служба.
Функции на отдел "Човешки ресурси".
Основната функция на отдела за персонал в предприятието е подборът на персонал.
Основните функции на отдела за персонал в предприятието включват:
определяне на потребностите на организацията от персонал и подбор на персонал съвместно с ръководителите на отдели;
анализ на текучеството на персонала, търсене на методи за борба високо нивотечливост;
въвеждане на системи за мотивация на труда;
подготовка на персонала на предприятието;
регистрация на лични досиета на служителите, издаване на удостоверения и копия на документи по искане на служителите;
извършване на операции с трудови книжки (получаване, издаване, попълване и съхраняване на документи);
водене на отчет на отпуските, насрочване и регистриране на отпуски в съответствие с действащото трудово законодателство;
организиране на атестиране на служители;
изготвяне на планове за развитие на персонала.
HR структура
Структурата на отдела за персонал на предприятието и неговият брой се определят от директора на всяко дружество в зависимост от общия брой на персонала и характеристиките на дейността.
IN малки компании(до 100 служители) един или двама служители по човешки ресурси са достатъчни.
В същото време в малките предприятия може да няма отделен служител и тогава такава работа се извършва от главния счетоводител или генералния директор.
В средни организации (от 100 служители до 500 души) е препоръчително да се създаде отдел за персонал от трима до четирима специалисти по персонал
На големи предприятиякъдето работят 500 или повече души, отделът за персонал може да има от 7 до 10 служители.
Връзка между HR и други отдели
За да изпълнява ефективно своите функции, службата за персонал трябва постоянно и тясно да взаимодейства с други отдели на предприятието:
Взаимодействие със счетоводния отдел на организацията
Отделът за персонала взаимодейства със счетоводния отдел на организацията за решаване на въпроси, свързани с възнагражденията.
И така, отделът за персонал представя документи и копия от заповеди за уволнение, наемане на работа, командировки, отпуски, стимули или глоби за служители в счетоводния отдел на организацията.
Връзка с правния отдел
Правният отдел предоставя на служителите по човешки ресурси информация за последните променив действащото законодателство, осигурява цялостна правна подкрепа.
Взаимодействие с други подразделения на компанията
По въпросите на персонала отделът за персонала непрекъснато взаимодейства с всички структурни подразделения на компанията.
Все още имате въпроси относно счетоводството и данъците? Попитайте ги във форума "Заплата и персонал".
Отдел човешки ресурси: подробности за счетоводителя
- Уволнение за отсъствие: спорни точки
Колеги) не даде резултат. Началник отдел "Човешки ресурси" Иванова С. Н. Надеждност ... Л. Следните лица са запознати със заповедта: - Началник отдел "Човешки ресурси" Иванова С. Н.; - ръководител на терапевтични ... отсъствие. Молим Ви да предоставите обяснителна бележка на началника на отдел „Персонал“ Иванова С. Н. Ако е написано ... извършете вътрешен одит. Съставител: началник отдел „Личен състав“ Иванова С.Н., в присъствието на ... служителят също му отказа. Началник отдел "Човешки ресурси" Иванова С. Н. Надеждност...
- Обходен лист: практика на приложение
Той няма да подаде подписан байпасен лист в счетоводството (отдел човешки ресурси). Що се отнася до това ... той няма да подаде подписан байпасен лист в счетоводството (отдел човешки ресурси). Колко са дадени ... дългове по непредадени книги; в отдел „Персонал“ за доставка на полицата за ДМС; в ... включват отдели като счетоводство, отдел за персонал, склад и т.н. По правило ... молби за уволнение на държавен служител, отделът по персонал издава обходен лист на уволненото лице (заявление ...
- Как да направим работник на непълно работно време основен служител?
Работа Според наличната информация в отдела за персонал, вие сте напуснали основната си работа ... Код № 20 на Руската федерация. Специалист по човешки ресурси Конева Дружество с ограничена отговорност... Код № 20 на Руската федерация. Специалист по човешки ресурси Конева Дружество с ограничена отговорност... Код № 20 на Руската федерация. Специалист по човешки ресурси Конева Дружество с ограничена отговорност...
- Индексираме таблицата с персонал в "1C: Заплата и управление на персонала 8"
Служителят по човешки ресурси трябва да направи промени в текущото щатно разписание поради ... служителят по човешки ресурси трябва да направи промени в текущото щатно разписание поради ...
- Ако фирмата няма специалист по охрана на труда
От една страна, специалистът от отдел „Кадри Анна Петрова Петрова“, посочена в ... На 23.10.2017 г. специалистът от отдел „Персонал“ Анна Петрова Петрова изпълнява задълженията ... . Иванов Запознат със заповедта: Специалист отдел "Личен състав" Петрова, 19.10.2017 г. А...
- Какво се променя в дизайна на работните книжки
Това: „Оригиналът на документа е в отдела за персонал (име на организацията)“, както в примера ... може да се получи чрез написване на заявление до отдела за персонал на организацията. Счетоводител може да издаде фотокопие...
На 06.09.2018 г. подайте в отдела по персонал удостоверение от лечебно заведение, потвърждаващо факта ... изпълнението на заповедта е възложено на началника на отдела за персонал Егорова В. Д. Причина: лично ... .) (подпис). ) (пълно име) Ръководител на отдела за персонал Егорова В. Д. __________ /__________________________ ... да дари кръв и се обърна към отдела за персонал с въпрос какво ...
Широко разпространено е мнението, че някои служители на всяко предприятие имат привилегии. Например, отделът за персонал е обвинен за бездействие. Като, те седят неподвижно, не носят никакви ползи. Наистина ли е така? Нека да разгледаме какви са отговорностите на HR отдела. Ще успее ли един мързелив и неграмотен човек да се справи с тях.
Структура на анализа
Веднага трябва да се предупреди, че научаването на отговорностите на отдела за персонал не е толкова лесно. Те са многобройни и специфични. Сред тях са най-много прости операциивидимо за всеки работник. Има и други. Те са известни само на служителите на това структурна единица. А на други хора тези функции изглеждат митични, ненужни, дори странни. Нека разделим материала на параграфи, посветени на всяка една от областите на работа на служителя по персонала. Ще изучаваме само общи функции. Наистина, в зависимост от собственика и клона на предприятието, те се допълват с нови. Да, отговорностите на отдела за персонал държавна организациязначително различни от тези в частното производство. Ако приемете работа във фабрика с опасни цикли, не е като тази, която се провежда в търговската структура. Навсякъде има своя специфика. Между другото, това засяга и задълженията на ръководителя на отдела за персонал. Но първо нещата.
Подбор и назначаване на персонал
Всяко предприятие не започва с закачалка. Първата стъпка е да се създаде неговата структура. На този етап се съставя таблица на специална извадка, в която се въвеждат данни за специалистите, необходими за производството, тяхното ниво на квалификация и брой. Това е най-важният документ, на който разчитат в работата си шефовете, счетоводителите и икономистите. Формирането му е отговорност на отдела за персонал. Когато документът е изготвен, проверен, одобрен, започва набирането. За целта се организират интервюта или състезания. Служителят по персонала е длъжен въз основа на резултатите от разговора да направи заключение дали лицето е подходящо за работа в предприятието или не. Той оценява нивото на умения морални качества, комуникативни умения, инициативност и много други. Всъщност списъкът с критерии се одобрява от ръководството на организацията. Може да е достатъчно широк. Инспекторът по човешките ресурси съобщава своите констатации и препоръки на своите началници. То вече взема решение.
Документооборот
В описания случай има много книжа. Дори повече. Служителят по персонала е длъжен да създаде специална карта за всеки служител. Той съдържа цялата информация за дадено лице от лични данни до индивидуални характеристики. Между другото, неофициално властите чакат кадровия служител пълна информацияза работниците. Казвате, че събират клюки? И ако ви бъде даден бонус за рожден ден, тогава се радвайте? Но такива дреболии лежат на раменете на инспектора от отдела по персонала. Назначаването на длъжност, вътрешните премествания, уволненията се извършват със специални заповеди. Изработени са от кадрови служител. Всички документи трябва да бъдат съставени в стриктно съответствие със закона. В крайна сметка всеки влияе върху съдбата на жив човек. Например, работник започва да изготвя пенсия за старост за себе си и от него се изисква да предостави сертификати от определено място на работа. Те се издават въз основа на документи, изготвени от служителя по персонала. Той е направил последната грешка, служителят може да не вземе предвид трудовия стаж за изчисляване на пенсията.
Трудови книжки
По правило ръководителят на отдела за персонал е отговорен за безопасността на всички документи. Въпреки че, ако структурното звено е голямо, тогава неговите служители са отговорни за своето звено. Едно от най-важните е воденето на записи в трудовите книжки. За тези, които работят, този документ е основен, основен. В крайна сметка именно в него се намира цялата информация и трудовия път на човек, награди и наказания. Тези малки книжки съдържат човешки съдби и шанс за спокойна старост. Следователно вписванията в тях трябва да се правят внимателно, с формулировки, които са в съответствие със закона. Всеки е одобрен отговорно лице. IN големи организациитой е началник на отдела за персонал, в малките - началник. Освен това всяко вписване се удостоверява с печат. Последният трябва да съдържа всички данни за предприятието. IN трудови книжки, в специални раздели въведете информация за държавни награди, сериозни наказания. Назначеното лице носи лична отговорност за коректността на информацията.
Работа с персонал
Голям блок от дейности на това структурно звено се отнася до подобряването на взаимодействието в екипа. То предполага изучаване на бизнеса и лични качестваработници. Изготвяне на характеристики. Анализ на данни, въз основа на който се правят предложения за преразпределение на задълженията или лично преместване на лице на друго място. Освен това служителите по персонала се занимават с организиране на усъвършенствано обучение за работници. Тази работа включва счетоводство, учебен план, насочване към курсове или покана на лектори и контрол. Работата, разбирате ли, щателна и сложна. В крайна сметка инспекторът на отдела за персонал, който се занимава с това, е длъжен да разговаря с всички, да убеждава, понякога и да ги принуждава да направят необходимото.
Отговорности на ръководителя на отдел "Човешки ресурси".
Ръководителят на структурното звено разпределя задълженията между служителите и контролира тяхното изпълнение. Той е лидерът и най-много квалифициран специалистедновременно. Естествено, този човек трябва да познава цялата структура на работата, да разбира какво се прави и защо. В процеса на контрол той прави коментари на служителите, подсказва, обучава. Той носи лична отговорност за резултата от дейността на отдела. Тоест грешката на специалиста засяга и репутацията (и портфейла) на шефа. Ръководителят на отдела одобрява всички документи, проверява законосъобразността на тяхното изготвяне. В допълнение, неговите отговорности включват формирането на стратегия за работа на персонала в предприятието.
Насърчаване и наказание
Тези мерки за дисциплинарно въздействие се документират в отдела за персонал. Тоест работата по разследването на неправомерното поведение, правилното им изпълнение и привличането на вниманието на служителя пада върху плещите на специалисти. Мерки дисциплинарни мерки- това е много сложен въпрос. Просто кажете думата "порицание" на ръководителя на предприятието. Но е трудно да го изготвим, така че никой съд да не може да го отмени. Това изисква специални познания. Има много тънкости в документите от този вид. Ако мислите, че наградите са по-лесни, грешите. Отделът изготвя документи за награди. Всеки вид промоция има свои собствени ограничаващи условия. Всички те трябва да бъдат познати до тънкостите, за да се каже на лидера коя награда ще „премине” квалификацията и коя ще бъде отказана.
Документи на HR отдела
Като всяка структурна единица, описаната има свои специфики. На първо място е необходимо да се напише и одобри наредбата за службата за персонал. Той описва всички негови функции, права и задължения. Ако отделът е малък, тогава се пише инструкцията на отдела за персонал. По принцип съдържанието му е същото като това на разпоредбата. Освен това е необходимо да се изготвят работни планове. Обещаващо съдържа дейности с дълго време за изпълнение. В месечната (тримесечната) работа е подробна. Там се въвеждат елементи за целия спектър от функции. Опитният кадровик обаче не спира дотук. Той все още се нуждае от таблици за планиране. Например, в публични институциите включват обещаващи дати за смяна на звания, отчитане на старшинството и т.н. Всяка такава промяна се фиксира със заповед. На негова основа се увеличава счетоводството заплатиработник. Частният сектор също има свои нюанси на подобна работа. Връщайки се в началото на статията, отговорете: може ли задълженията на отдела по персонала да се изпълняват от напуснал с ниско нивообразование?
Е.О. Остюкова, L.A. Каиров, студенти
З.В. Якимов
научен ръце., д-р. психол. наук, доцент
Владивосток държавен университетикономичност и обслужване
Владивосток
HR е една от най-важните роли във всяка организация.
В повечето случаи това се дължи на внимателно вниманиеоргани за надзор и контрол. Степента, до която организацията на кадровата документация отговаря на формалните критерии за изпълнение на всички изисквания и отговаря на стандартите, зависи от това как документацията на персонала може да се превърне в истински инструмент и помощник за управление и управление на бизнес.
В момента успешно и ефективно управлениеперсонал не може да се извършва без добро познаване нормативни документи. Съществуват регулаторни правни актове на федерално ниво, които регулират правилата за поведение на хората по време на работа, списъка и процедурата за изпълнение на техните задължения, а трудовото законодателство също така определя времето, което служителите трябва да прекарват в работата си и да посветят на почивката си. ; права и задължения на страните по трудовия договор; реда за възнаграждение на служителите и др.
Работодателите обаче имат свой собствен важен инструмент кадрова политикаса местни регламенти. Съгласно член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация „работодателите, с изключение на работодателите - лица, които не са индивидуални предприемачи, приемат местни наредби, съдържащи нормите трудовото законодателство(наричани по-нататък - местни наредби), в рамките на своята компетентност в съответствие с трудовото законодателство и други нормативни актове правни актовесъдържащи норми на трудовото право, колективни трудови договори, споразумения”. От една страна, тези документи не трябва да влошават положението на служителя и да намаляват нивото на неговите права и гаранции в сравнение с настоящите. федерални закони, от друга страна, кръгът от въпроси, които уреждат местните разпоредби е много широк. Включва въпроси като специфични режими и работни графици в организацията; размера на възнаграждението, включително бонуси, допълнителни плащания и надбавки; списък на професионалните и служебните задължения на служителя и др.
Основната функция на кадровата документация е регистрацията и консолидирането на трудовите отношения. Трудови отношения съгласно чл. 15 от Кодекса на труда на Руската федерация - това са отношения, основани на споразумение между служител и работодател за лично изпълнение от служител на трудова функция срещу заплащане (работа по длъжност в съответствие с персонал, професии, специалности, посочващи квалификация; конкретен вид работа, поверена на служителя), подчинение на служителя на правилата за вътрешния трудов ред, като същевременно гарантира, че работодателят осигурява условията на труд, предвидени от трудовото законодателство и други наредби, съдържащи норми на трудовото право, колективен договор, споразумения, местни разпоредби, трудов договор.
Както вече беше споменато в статията, местните разпоредби не трябва да намаляват нивото на позицията на служителя в организацията, следователно, съгласно Кодекса на труда на Руската федерация, управлението на персонала и организацията на труда трябва да се основават на принципите социално партньорство, съгласуваност на интересите на служителите и работодателите. Въпреки това, за съжаление, не всички мениджъри обръщат достатъчно внимание на този въпрос. В повечето случаи ръководителите на организации започват да си спомнят въпроса за кадровите досиета, когато служители на регулаторните органи идват при тях с проверка или когато бивш служител заведе дело. В такива ситуации коригирането на грешки може да доведе до големи финансови и времеви разходи, които не винаги ще помогнат за спечелването и успеха при решаването на проблема. Това показва колко е важно да се организира правилното поддържане на кадровата документация, включително при формализиране на трудовите отношения в съответствие с действащото трудово законодателство.
Трудовите договори, които се сключват със служители, също могат да се превърнат в провокатори трудови спорове- ако при съставянето им кадровите служители не са обърнали необходимото внимание възможни последствиякогато в договора са включени определени условия; или могат да станат застраховка както за служителя, така и за организацията срещу нарушаване на правата и интересите на една от страните по трудовото правоотношение. От това следва, че един от ключовете за успешното съществуване на организацията е сериозно отношениеуправлението на предприятието в съответствие с нормите на трудовото законодателство, отличните познания на служителите, участващи в управлението на кадровата документация на техните компетенции, както и мениджърите трябва да отделят достатъчно внимание на обучението и професионалното развитие на служителите по персонала.
Службата за персонал е вид вътрешноорганизационна Застрахователно дружество, чиято цел е да защити вашия работодател от санкции от надзорните органи и загубени съдебни спорове, за които трябва да можете да решавате следните задачи:
Своевременно предупреждава ръководството на организацията за действия, които могат да противоречат на нормите на закона, и ги предпазва от съответните рискове;
Предложете на ръководителя на организацията такива опции за решаване на проблеми, които ще доближат най-много до желаните резултати.
Също така в работата на служител по персонала е много важно не само ясното изпълнение на документи, но и регистрирането и съхраняването на файлове. Този процес ви позволява да създадете база, която ще ви помогне да докажете своя случай и да осигурите победа във всеки трудов спор, както и да предотвратите възникването му: в края на краищата искове не възникват от нулата, трябва да има причина за всяка жалба. А причината за жалби и съдебни дела на служителите е нарушаване на правните норми от работодатели и грешки на персонала.
Понякога обаче служителите на персонала прекарват много време в създаването на напълно ненужни документи. Това може да показва некомпетентност на служителя. Следователно към въпроса за създаване, съхраняване, промяна, регистриране на документи за управление на кадровите документи трябва да се подходи внимателно и да има поне опит в тази област. Начинът за повишаване на професионализма и придобиване на опит е да не се страхувате и да можете да намирате време за саморазвитие.
И така, какво представлява HR документацията?
Преди да се опитам да отговоря на този въпрос, бих искал да отбележа, че документацията на персонала е част от общи понятия, като управление на документи, офис работа и работа в офиса на персонала.
Документооборот - дейността по организиране на движението на документи в предприятието от момента на тяхното създаване или получаване до приключване на изпълнението: изпращане от организацията и (или) изпращане в архива. Трябва да се отбележи, че в това определение акцентът е върху думите "движение на документи", тоест пътят им от едно звено или от един служител към друг. В същото време редът на движение на документа (техният път) се предопределя от приетия процес на управление в тази организация. Например, ако ръководителят на организацията изисква първо да му се докладват всички получени документи и само той ще назначи изпълнителя, пътят на движение на документите ще бъде многоетапен отгоре надолу. Ако организацията има ясно разделение на функциите между структурни звена и служители, повечето отдокументите веднага ще отидат в отдела при изпълнителите, тоест пътят ще бъде различен, много по-кратък.
Офисната работа е по-широко понятие; Това е отрасъл на дейност, който осигурява документиране и организация на работа с официални документи.
От това следва, че управлението на кадровата документация е по-тясно понятие, което предполага организация на работа с документи, които са свързани с кадрови въпроси.
Когато организира работен поток, предприятието е изправено пред следните основни концепции:
Документът е материална форма за получаване, съхранение, използване и разпространение на информация, предвидена от закона, чрез фиксирането й върху хартиен, магнитен, филмов, видео, фотографски филм, оптичен диск или друг носител;
Основният документ е документ, който включва оригиналната информация;
Вторичен документ е документ, който е резултат от аналитико-синтетична и друга обработка на един или повече документи;
Електронен документ - документ, информацията в който е записана под формата на електронни данни, включително задължителните данни за документа;
Архивен документ - документ, независимо от неговия вид, вид материален носител, информация, място и време, създаване и форма на собственост върху него, който е престанал да изпълнява функциите, за които е създаден, но се съхранява или подлежи на съхранение , отчитайки значението за лице, обществото или държавата или стойността за собственика по същия начин като обект на движимо имущество;
Официален документ - документ, създаден от организация или длъжностно лице и изпълнен по предписания начин;
Електронно управление на документи (обжалване електронни документи) - набор от процеси за създаване, обработка, изпращане, предаване, получаване, съхраняване, използване и унищожаване на електронни документи, извършени чрез проверка на целостта и, ако е необходимо, с потвърждение на факта на получаване на такива документи;
Регистрация на документи - фиксиране на факта на създаване или получаване на документи чрез присвояването им сериен номери записи на установена информация за тях;
Формуляр за документ - стандартен лист хартия с възпроизвеждана постоянна информация и място, запазено за промяна на информацията.
Документацията на персонала е набор от документи, който отразява наличието и движението на трудови ресурси.
HR процесите трябва да бъдат документирани; приемането, уволнението, преместването, прилагането на дисциплинарно наказание, командировката и отпускът трябва да бъдат оформени със съответните заповеди, инструкции.
Документите за персонала са законово фиксирани важни фактикоито са в основата на трудовите отношения между работника или служителя и работодателите. От това можете да видите колко е важно да водите компетентно управление на кадровата документация.
Управлението на човешките ресурси ви позволява ефективно да решавате няколко проблема наведнъж:
Създайте ефективна системауправление на персонала, което ще отговаря на стратегическите цели на управлението;
Документирайте всички трудови правоотношения;
Формализират кадровите процедури за конкретен предприемач;
Създайте организационна и правна основа трудова дейносткакто за работодателя, така и за служителя; в крайна сметка кадровите документи подкрепят интересите и на двете страни в трудовите отношения;
Регулиране на отношенията между служителя и работодателя. Възможно е да се постигне известен баланс в отношенията между работника и работодателя чрез поддържане на кадрови досиета и ясно регламентиране на техните права и задължения (напр. описание на работатаясно регламентира какво е включено в задълженията на конкретен работник, неговата отговорност, права и задължения);
Решаване на трудови спорове. В повечето случаи качеството на изпълнение на кадровите документи помага да се постигне успех на позицията на работодателя в конфликтни ситуации.
Въпреки това, основната задача на работата в офиса на персонала е да дава трудови отношенияповече прозрачност. Системата за кадрова документация определя определени правила, при който служителите чувстват стабилност и сигурност, а работодателите могат да подобрят нивото на управление на персонала. От тук отново може да се отбележи, че най-точното регулиране на кръга от права и задължения на служителите и работодателите е в интерес и на двете страни.
В тази връзка особена роля в организацията на управлението на кадровата документация играе определянето на нейната роля в документалното осигуряване на организацията като цяло, в която могат да се разграничат три групи документи: вътрешни; входящ (входящ); изпратено (изходящо). Всяка от тези групи има свои собствени характеристики на обработка и преминаване.
Процедурата за съставяне и съгласуване на вътрешни документи не се различава съществено от съставянето на изходящи документи и включва същите операции, с изключение на изпращането до адресата.
Регистрация може да се направи за всички групи документи, но преди всичко за входящите. Работата по изпълнение и контрол на изпълнението обхваща вътрешни, входящи документи и само по изключение - изходящи. От етапа на формиране на делата всички групи документи преминават през едни и същи операции, с изключение на входящите документи, които с редки изключения не се прехвърлят в архивно съхранение.
Схема на движението на документи в организацията:
1. Получаване на документи
2. Сортиране на документи
3. Регистрация
4. Прехвърляне към ръководителя на организацията или ръководителите на структурни подразделения
5. Вземане на решение от ръководителя и предаване на документи за изпълнение
6. Самото директно изпълнение
7. Съхранение на документи (прехвърляне в архива)
Отговорното лице трябва да "филтрира" входящите документи, изпратени до ръководителя на предприятието, и да му прехвърли за разглеждане най-важните и спешни от получените документи. Документи, които не изискват решение на ниво ръководител, могат да бъдат прехвърлени директно на заместник-ръководителя на предприятието, на структурни подразделения или директно на изпълнителите.
Поради факта, че работният процес отразява системата за управление, което ви позволява да го видите визуално, е изключително важно да анализирате работния процес, за да подобрите работата на административния апарат.
Днес никой не трябва да доказва важността на информацията в областта на управлението и всеки мениджър разбира, че може да вземе решение по всеки въпрос само ако разполага с подходящата информация по въпроса. Колкото по-бързо получава информацията и колкото по-пълна е тя, толкова повече шансове има да се развие най-доброто решениевъзможно най-скоро.
Основните принципи на управление на документи включват:
Бързо преминаване на документи: за да се намали времето, което прекарват в сферата на деловодството, трябва да се извършват паралелно различни операции по обработка на документи (например копиране и разпространение на копия на документ на лица, в чието изпълнение участват в по същото време и др.);
Всяко движение на документ трябва да бъде обосновано, необходимо е да се изключи или ограничи връщането на документи;
Процедурата за подаване и обработка на основните видове документи трябва да бъде еднаква;
За оптимизиране на маршрутите на движение на различни категории документи (входящи, изходящи, вътрешни; заповеди за основни дейности и персонал, писма и предложения от граждани; заявления; жалби и др.), се разработват маршрутни схеми;
Цялата кореспонденция, влизаща в организацията, независимо от адресата, трябва да се обработва в офиса;
Върху всички документи (както регистрирани, така и нерегистрирани), за да се отбележи фактът и времето на тяхното получаване от институцията, се прави маркировка под формата на регистрационен печат. Подпечатването и датата в него се извършват в деня на получаване на документа.
В процеса на първоначална обработка документите се сортират по структурни звена. Документите, адресирани до ръководството, се предават в канцеларията или помощник-секретаря на ръководителя. Документите, адресирани до структурните подразделения, се сортират по техните имена и след това се сортират от секретарите на тези подразделения.
Нерегистрираните документи трябва да бъдат сортирани по структурни поделения за доставка до местоназначението им, останалата документация се предава за регистрация.
Резултатите от разглеждането на документи от ръководителите се отразяват в резолюции. Ръководителят на институция или структурно звено, предвид получения документ, трябва да даде ясни и конкретни указания за неговото изпълнение. С решението документът се предава на отговорните изпълнители. Ако са посочени няколко изпълнители, документът се прехвърля на всеки от тях на свой ред. За едновременна работанад документа от него се правят фотокопия по брой изпълнители. Оригиналът на документа се изпраща на отговорния изпълнител, първо посочен в решението.
Изпълнението на решението се извършва от отговорния изпълнител съвместно с посочените в него служители. При подаване на документа отговор за подпис към него следва да бъдат приложени материалите, въз основа на които е изготвен. Това улеснява работата на управителя, избягва викането на изпълнители и т.н. Документът и всички свързани с него материали се изпращат на делото, когато работата по документа за отговор е напълно завършена.
Броят на изходящите (изпратени) документи включва основно писма с отговор, изразяващи съгласие, отказ от съответното искане или предложение на адресата, и инициативни писма с най-широка тематика, изискващи отговор от адресата.
Преминаването на изходящ документ включва няколко етапа:
1) изготвяне на документ, неговото отпечатване;
2) съгласуване на проекта, неговото одобрение, ако е необходимо;
3) подписване (одобряване) на документа;
4) регистрация и изпращане на документа.
Процесът на координация и одобрение може да се ускори чрез изпращане на копия от проекта до заинтересовани организации и лица. Подписаните документи се регистрират и изпращат за изпращане (в офис, експедиция, секретар).
Вътрешните документи преминават през следните етапи: подготовка на проект на документ, препечатка, одобрение, заверка, подписване, изпълнение. Следователно маршрутите на тяхното преминаване на етапите на подготовка и изпълнение са същите като тези на изходящите документи, а на етапа на изпълнение съвпадат с маршрутите на входящите документи.
Обобщавайки, можем да кажем, че правилната организация на работния процес в предприятието влияе върху ефективността, ефективността и надеждността на функционирането на предприятието като цяло. С рационалната организация на работния процес производителността и ефективността на труда, извършван от служителите на предприятието, се увеличават и разходите, свързани с функционирането на управленския апарат, намаляват. В същото време трябва да се отбележи, че провеждането на управление на кадровата документация в организацията има важна роля. Добрата HR документационна база може да реши широк спектър от проблеми, като например избягване конфликтни ситуации, установяват вътрешни организационни правила и трудови разпоредби, подобряват системата за управление на персонала, улесняват работата на ръководителя на персонала и самия ръководител и избягват наказания от страна на проверяващите органи.
1. Кодекс на труда RF от 30 декември 2001 г. N 197-FZ (актуална версия от 4 ноември 2014 г.) [ Електронен ресурс] // ATP Consultant-Plus. Режим на достъп: http://www.consultant.ru/
popular/tkrf/7utm_campaign=law_doc&utm_source=google.adwords&utm_medium=cpc&=utm_content=Labor %20Code&gclid=CKjGh4b3gsICFYPPcgoddmwAaQ
2. Журавлева, И.В. Управление на кадровата документация и регулиране на работата с персонала - колко е важно да се спазват правилата? [Електронен ресурс] / И.В. Журавлева // Електронен вестникСКБ "Контур". - Режим на достъп: https://school.kontur.ru/publications/6
Щур, Д.Л. Наръчник по управление на кадровата документация / Д.Л. Щур, Л.В. Труханович. - 7-мо изд. - М.: Бизнес и услуги, 2013. - 608 с.
