¿Cómo planificar un día de trabajo para que puedas hacer todo lo posible y el resultado sea máximo? Esta pregunta la hacen con mayor frecuencia los gerentes, porque sus la tarea principal- proporcionar resultados. Y aunque los empleados de primera línea también suelen tener mucho trabajo, hacen lo que se les dice. Pero el líder piensa de manera diferente: él mismo establece tareas para sí mismo, y siempre hay muchas, porque nunca dirigiría su departamento, empresa o negocio si fuera indiferente a lo que sucede a su alrededor. Por lo tanto, muchos líderes tratan de reunion importante ellos mismos, controlar ellos mismos el cumplimiento de las tareas asignadas, redactar cartas de negocios ellos mismos, etc., etc. Entonces resulta que son los líderes quienes a menudo no tienen suficientes días para resolver incluso las tareas más importantes.
Y esto se hace simplemente.
Paso 1. Primeros pasos Anota todo lo que necesitas hacer hoy. Escribe con resultados: es más corto, es más fácil concentrarse en la tarea y no hay restricciones sobre cómo completarla. Escriba no solo tareas de trabajo: todo vale la pena planificarlo.
Paso 2 Establecer un límite de tiempo para cada tarea. Si sabe la hora exacta de la reunión o llamada, escriba el período, por ejemplo, 12:00–14:00. Si la tarea no toma o no debe tomar más de una hora, escriba solo la hora de inicio, por ejemplo, 11:00. Si tiempo exacto es desconocido, piense y anote cuánto le llevará cada una de las tareas, y escríbalo: 5 minutos, 30 minutos, 1 hora, etc.
Esta es una configuración muy útil por tres razones. La primera es que limite conscientemente el marco de tiempo y gradualmente aprenda a gastar en la tarea no más de lo que planeó. La segunda es que podrás estimar correctamente el tiempo dedicado a diferentes tareas. Después de todo, a menudo consideramos que la tarea que consume más tiempo es la más importante, pero no siempre es así. Por ejemplo, incluso la llamada telefónica más importante durará de cinco a treinta minutos. Y la tercera razón es que si estimas aproximadamente el tiempo que necesitas para completar todas las tareas asignadas, no te sorprenderá mucho el hecho de que dos o tres días pueden no ser suficientes para hacerlo todo. Por lo general, solemos engañarnos a nosotros mismos planificando en la mente o en el papel un sinfín de tareas que queremos realizar en un día. Por lo tanto, en este momento, admita honestamente que es imposible hacer todo. Y comienza a renunciar conscientemente a lo que no es la prioridad principal, importante.
Paso 3 Ahora priorizar según el principio ABC:
A - tareas que son muy importantes, deben completarse hoy, y solo yo puedo hacer esto;
B - tareas que son muy importantes, deben completarse hoy, pero alguien más puede hacerlo. Delegar dichas tareas y anotar inmediatamente el nombre del responsable de la ejecución;
C - una tarea que puede esperar (es recomendable que tome inmediatamente la hora en que la realizará otro día), o esta tarea no es suya, o es una tarea que puede abandonar de inmediato.
Paso 4 De todas las tareas del tipo A, seleccione cinco, máximo siete piezas. Elíjalos de acuerdo con el principio: "Si completo estas cinco tareas, aún consideraré que el día no fue en vano y estaré orgulloso de los resultados". Ayuda mucho a no ser rociado. Puede completar cinco tareas en un día, y si establece correctamente las prioridades, estas tareas le darán el máximo resultado.
Paso 5. Tú hacer tiempo para circunstancias imprevistas entre tareas. Esto te dará tiempo libre para comer, pensar, preparar, terminar, revisar, llegar a tiempo y hacer un montón de otras pequeñas cosas que no estaban incluidas en las cinco tareas prioritarias del tipo A.
Los cinco pasos enumerados para planificar un día de trabajo son la base. Pero hay muchos pequeños secretos. No debe dedicar más de quince a veinte minutos todas las mañanas a la planificación.. PERO por la tarde hay que resumir, solamente no tache las tareas, pero coloque signos positivos o marcas de verificación junto a ellas(esto es una alcancía de tus resultados, no lo que queda sin cumplir). De paso, las tareas incompletas deben tacharse si han perdido su relevancia o reprogramarse para ese día cuando encuentras tiempo para ellos.
Si por alguna razón algo salió mal durante el día - evaluar la situación Y honestamente respóndete estas cuatro preguntas:
- ¿Qué quería conseguir?
– ¿Qué obtuve?
– ¿Cómo lo conseguí?
¿Qué voy a hacer diferente ahora?
sacar conclusiones, para no volver a cometer tales errores y recuperar fuerzas con calma antes del próximo día hábil.
También por la tarde es deseable "descargar" todas sus ideas sobre mañana al planificador. No evalúes el tiempo y las prioridades, simplemente escribe todo lo que te venga a la mente. Esto te ayudará a no olvidar puntos importantes y le dará la oportunidad de relajarse con calma y no sufrir de insomnio porque puede olvidar algo o algo le molesta: deje que el planificador se preocupe y lo recuerde por usted.
Pero lo más importante, quizás, ni siquiera es eso. El caso es que a menudo las personas evalúan la prioridad de una tarea según el principio "lo que grita más fuerte", "quema", "preocupa", "parece", etc. Y la planificación puede traer resultados realmente serios solo cuando sabes con certeza qué estos resultados deben ser.
Así que recuerda: la planificación de tu día comienza con la elaboración de una lista de lo que quieres lograr a largo plazo. ¿Por qué exactamente?
Imagina que es vital para ti ir del punto A al punto B. Ahora imagina que algo te detiene en el camino: obstáculos, barreras, distracciones. Pero no importa lo que encuentres en el camino, seguirás avanzando hacia la meta. Algo puede retrasar, algo te obligará a cambiar la ruta o encontrar nueva manera movimienot. Lo importante es que sepas exactamente hacia dónde te diriges, y luego ningún cambio puede desviarte.
Por lo tanto, lo primero que debe hacer todo líder que se precie, y más aún el empresario, es hacer una lista de resultados en la perspectiva de al menos un año, y preferiblemente cinco o incluso diez años. Esta es su visión para el desarrollo del departamento, empresa, negocio. Y esta es la base para tomar decisiones diarias. También es la base para ver las posibilidades que hay alrededor. Si tienes claro que quieres entrar en el mercado internacional, por ejemplo, ya en el próximo año, nunca pasará por una reunión exitosa, propuesta, asociación. Si no sabe lo que quiere lograr y no ha establecido una fecha límite para alcanzar su objetivo, perderá esas oportunidades simplemente ignorándolas o sin darse cuenta. Es por eso Comience con una lista de objetivos y al menos un plazo aproximado para lograrlos.. Incluso esto puede ser suficiente para garantizar que al planificar un día de trabajo, se centre en los resultados y priorice correctamente. Más es bueno incluir en sus planes diarios tareas que afectarán directamente el logro de la meta en el futuro.
Y para que te resulte más fácil, debes aprender la planificación estratégica, que te permite tener en cuenta las diferentes direcciones de la vida y el trabajo, y vincular tus objetivos y planes a largo plazo a la planificación diaria. Es decir, primero las metas, luego, en base a ellas, un plan para diez años, de este plan saque las metas que deben lograrse este año, saque las tareas del mes del plan para un año, y el tareas del día del plan del mes.
Y no olvide que todo líder necesita la capacidad de delegar efectivamente tareas importantes sin perder la calidad de los resultados. Y luego, planificar su día se convertirá en una forma realmente simple, conveniente y práctica para que usted obtenga altos resultados y disfrute de su trabajo.
Publicado por Lina Tverdostupova
Director centro de entrenamiento"ProfiT", entrenadora y consultora empresarial en ejercicio en el campo de la gestión de proyectos, marketing y estrategia de desarrollo empresarial, esposa, madre de una niña maravillosa, Anastasia. tengo 49 años Vivir en bella ciudad Kyiv. soy partidario acercamiento práctico al aprendizaje y todo lo que comparto, lo pruebo en mí y en mi negocio. No solo te digo QUÉ hacer, sino que también te explico CÓMO obtener el resultado deseado.
Se dedica tanto tiempo al trabajo como esté disponible, o cualquier trabajo se realiza dentro del tiempo asignado. Estos principios y reglas para la planificación de la jornada laboral están psicológicamente justificados y se han probado en varios situaciones de la vida.
Los gerentes son conscientes del siguiente patrón: el trabajo se dedica tanto tiempo como está disponible, es decir, cualquier trabajo se realiza durante el tiempo asignado para ello.
Los principios y normas para la planificación de la jornada laboral, que ponemos en su conocimiento, no tienen carácter vinculante. Muchos de ellos pueden parecerte frívolos. Sin embargo, están psicológicamente justificados y han demostrado su valía en diversas situaciones de la vida. No es necesario utilizar todos los principios. Intenta aplicar cada uno de ellos, encuentra tu estilo, será lo mejor para ti.
Por lo tanto, la organización del tiempo de trabajo debe cumplir con el principio básico: "El trabajo debe obedecerme, y no al revés". Las reglas para planificar una jornada laboral se pueden dividir en tres grupos:
- Reglas para empezar el día.
- Reglas del mediodía
- Reglas del final del día.
Reglas para empezar el día.
1. Comienza el día con humor positivo. Trate de encontrar un comienzo positivo para cada día, ya que la mentalidad con la que comienza a enfrentar los desafíos que se avecinan es esencial para su éxito. Hágase tres preguntas cada mañana:
- ¿Cómo puede este día acercarme más a lograr mis metas?
- ¿Qué debo hacer para obtener la mayor alegría posible?
- ¿Qué puedo hacer hoy para mantener mi estilo de vida (para apoyar mi salud)?
Crear una actitud positiva no suele llevar más de dos minutos. Date esos dos minutos antes de comenzar tu "rutina matutina estándar".
2. Desayuna bien y sin prisas - al trabajo. Sin dormir, sin desayunar, tan pronto como sea posible para trabajar, ¡tal comienzo puede arruinar el día! No digas que no tienes tiempo para desayunar tranquilamente, es cuestión de priorizar (solo necesitas acostarte temprano para dormir lo suficiente y desayunar bien).
3. Comience a trabajar al mismo tiempo. Este es un elemento de autodisciplina, que contribuye a la movilización de fuerzas.
4. Revisa tus planes para el día. Utilice el método de análisis ABC o el principio de Eisenhower. Se ha establecido que una preparación de diez minutos para una jornada laboral ahorra hasta dos horas de tiempo de trabajo. ¡Así que gana estas dos horas! Además, al planificar su jornada laboral, tenga en cuenta siguiente regla: necesita planificar no más del 60% de su tiempo, y el 40% es un fondo de reserva para asuntos inesperados y urgentes.
5. Póngase manos a la obra sin acumulación. Debe rechazar categóricamente un "ritual matutino" como saludos reutilizables, largas discusiones últimas noticias etc. Contactos sociales, por supuesto, son necesarios, y usted no es un robot. Sin embargo, se pueden trasladar a momentos menos estresantes, como el almuerzo y la tarde.
6. Primero - las tareas clave. Debe comenzar la jornada laboral con las tareas del grupo A, todo lo demás puede esperar. No revise la correspondencia primero: el correo comercial entrante rara vez se ocupa de casos que tienen la prioridad más alta y deben completarse de inmediato.
7. Coordinar el plan del día con la secretaria. La secretaria, si la tiene, es su colaboradora más importante a la hora de estamos hablando sobre la creación condiciones óptimas por actividad Debes dedicarle el primer tiempo de la jornada laboral, aunque sea un par de minutos. El secretario debe estar al tanto de sus asuntos. Coordina con él todas las fechas, prioridades y planes del día. Una buena secretaria duplica la eficiencia de su jefe y una mala secretaria la reduce a la mitad.
Reglas de programación del mediodía
1. Prepara tu escritorio para el trabajo. Retire de la mesa todos los papeles innecesarios para resolver los problemas del grupo A. No debe haber más de seis documentos en el escritorio al mismo tiempo. Esto está psicológicamente justificado: en primer lugar, los papeles extra absorben tiempo y, en segundo lugar, el orden en la mesa estimula el orden en los pensamientos.
2. Establecer plazos. A veces se te asignan tareas, porque también eres el subordinado de alguien. Por lo tanto, los plazos fijados para resolver un problema se aceptan muy a menudo incondicionalmente, incluso si no encajan bien en sus planes. Y hay que intentar adaptarlos a nuestros intereses y “tiempo de gangas”. En resumen, pida el doble de tiempo del que se necesita para completar una tarea determinada; esto es a menudo más fácil de lo que piensas. En cuanto a la asignación de tareas a los subordinados, le aconsejo que les dedique un tercio menos de tiempo del que, en su opinión, es necesario para resolver el problema. Si eso es suficiente, ahorrará tiempo, si no, no perderá.
3. Evite acciones que causen reacciones violentas. Muchos gerentes tienden a involucrarse cada vez más en casos, problemas e ideas nuevos y, al hacerlo, provocan una reacción adecuada a sus acciones, lo que puede afectar el cronograma. Por ejemplo, muy a menudo, habiendo participado una vez (por puro interés) en una reunión, el gerente recibe tareas adicionales que no están previstas en su plan. Se le puede confiar algo, incluido en la composición. grupo de trabajo etc. Por lo tanto, lo mejor es verificar todas las acciones (cartas, conversaciones telefónicas, acuerdo de plazos, etc.) en cuanto a su necesidad y el peligro de una respuesta.
4. Rechace los asuntos apremiantes adicionales que surjan. En cada empresa, en cada departamento, hay diferente tipo circunstancias urgentes o situaciones imprevistas. Cabe recordar que la distracción por las llamadas circunstancias urgentes lleva a olvidar por un tiempo las cosas importantes planeadas. Si vale la pena hacer esto, decida caso por caso, según las circunstancias.
5. Evite acciones impulsivas no planificadas. Como regla general, una desviación impulsiva del plan elaborado reduce la productividad. Entonces, si durante el trabajo desea hacer algo (por ejemplo, hacer una llamada telefónica), considere si vale la pena hacerlo.
6. Tome descansos de manera oportuna. Las pausas cortas en el trabajo son ciertamente necesarias, su frecuencia y duración son individuales. Lo principal es hacerlos regularmente.
7. Agrupar pequeñas tareas homogéneas y realizarlas en serie. Aborde el trabajo rutinario y las bagatelas combinando tareas homogéneas en bloques de trabajo. Seis bloques de 10 minutos por llamadas telefónicas, las reuniones cortas toman, paradójicamente, más tiempo que un bloque de 60 minutos. ¿Por qué? Porque haces la preparación adecuada para una actividad homogénea seis veces. Así que agrupe tareas similares en bloques, pero no las haga demasiado largas (30-60 minutos es mejor).
8. Termina racionalmente lo que empezaste. Evita los saltos en el trabajo y trata siempre de llevar el trabajo que has comenzado hasta el final. La distracción del trabajo principal consume tiempo, porque cuando vuelves a él, tienes que repetir de nuevo lo que ya has hecho una vez.
9. Usa franjas horarias. No deje espacios de tiempo no programados vacíos (por ejemplo, esperando en la sala de espera del jefe, una reunión inútil a la que tiene que asistir). Cuando lo hagan, pregúntese: "¿Cómo puedo aprovechar al máximo estos minutos?"
10. Tómese una hora tranquila (tiempo para usted mismo). Ha funcionado bien reservar una hora tranquila o cerrada cada día, durante la cual nadie puede molestarlo. Este es un tiempo de concentración imperturbable. Póngalo en el plan, aumentará significativamente su productividad. Apágate por esta vez. mundo exterior ya sea con la ayuda de una secretaria, o simplemente cierre la puerta, habiendo advertido previamente que no se encuentra allí. Usar hora cerrada para asuntos importantes, pero no urgentes, de largo plazo, o para aquellas tareas que se pierden en el ajetreo y el bullicio del día.
11. Controlar plazos y planes. ¡Durante las reuniones y otras actividades, según el principio de Pareto, a menudo el 80%! Las decisiones se toman en el 20% del tiempo. Mantenga un registro de su tiempo y no lo ahorre para volver a revisar los planes en términos de cambios de prioridades.
Reglas para el final de la jornada laboral.
1. Terminar lo que no se ha hecho. Todas las pequeñas cosas que ha comenzado (ver correspondencia, dictar cartas y notas) intente completarlas en un día. Retrasar su implementación puede generar costos laborales adicionales cuando se tiene que eliminar el "bloqueo".
2. Seguimiento de resultados y autocontrol. Sin control y autocontrol, la organización del trabajo es impensable. Hablaremos sobre el control con más detalle en uno de los siguientes artículos. Mientras tanto, me limitaré a lo que diré: comparar lo planificado con lo realizado y analizar las desviaciones de los planes es una condición indispensable para el trabajo normal.
3. Plan para el día siguiente. Lo mejor es hacer un plan para el día siguiente la noche anterior. No hace falta decir que esto no cancela su revisión obligatoria por la mañana.
Probablemente haya prestado atención al hecho de que algunos especialistas tienen una carrera cuesta arriba, mientras que otros, como dicen, van a la zaga de la vida de oficina. Alguien logra resolver tanto las tareas actuales como las estratégicas, mientras que alguien siempre pierde la fecha límite. Según los expertos, el asunto no está solo en la velocidad de reacción y la profesionalidad en general. Una carrera exitosa es principalmente el resultado de una planificación eficaz del tiempo de trabajo.
¿Cómo aprender a usar cada minuto de trabajo para tu propio bien? Lea los consejos del portal de reclutamiento.
Gestionamos nuestro tiempo
Fresco y listo para un trabajo productivo, llegas a la oficina, enciendes tu computadora, revisas tu correo, recordando en el camino lo que tienes que hacer hoy. Pero mientras responde cartas, el jefe lo distrae con una tarea pequeña pero que requiere mucho tiempo, y un colega habla emocionado sobre la reunión de ayer con el director. Mientras tanto, recibe dos cartas más marcadas como "urgente". Cuando finalmente recuerdas que fue esta mañana que tenías que preparar una presentación importante, el día ya pasó para el medio. Lo más probable es que tengas que volver a quedarte en la oficina...
¿Una imagen familiar? Pero todo esto se podría haber evitado dedicando cinco minutos la víspera a la planificación del día. Por supuesto, esto no lo salvaría de las cartas urgentes, pero aún así el día estaría notablemente más organizado.
De acuerdo a centro de Investigación sitio del portal de reclutamiento, el 23% de los rusos económicamente activos no saben cómo planificar su día. Mientras tanto, según los expertos en gestión del tiempo, la planificación competente es la clave para el bienestar de la vida y, por supuesto, Carerra exitosa. Haciendo un plan de cosas para el día, la semana, el mes, nos volvemos más organizados, aprendemos a valorar el tiempo y priorizar. Una persona que planifica su tiempo lo administra por sí mismo, a diferencia de aquellos que se dejan llevar por la corriente.
¿Qué se debe incluir en el plan?
¿Cómo debe planificar su tiempo de trabajo profesional para el éxito profesional? Un plan estratégico para un año o seis meses debe convertirse en un plan táctico para el día a día. La planificación diaria es el secreto de la eficacia personal de muchas personas exitosas.
Mientras planifica el día, anote todo lo que necesita hacer, desde asistir a una reunión hasta felicitar a colegas o socios comerciales. Email. Y recuerda, para una carrera exitosa, siempre tienes que hacer un poco más o mejor de lo que se espera de ti. Por ejemplo, si el gerente le indicó que sistematice los archivos del departamento, hágalo de tal manera que no solo sea conveniente, sino también agradable utilizar los resultados de su trabajo. Además, acostúmbrese a agregar al plan del día no solo aquellas tareas que el jefe está esperando, sino también aquellas que funcionarán para su imagen personal, brindándole "puntos" adicionales en los asuntos diarios de la oficina.
Puede hacer una lista de tareas pendientes en un diario de papel normal o en programa especial en una computadora, realmente no importa. Lo principal es poner en orden tus pensamientos y no olvidar nada que requiera tu atención.
Estableciendo prioridades
Así que aquí está la lista de tareas para el día. Ahora debe priorizar: determinar qué está escrito de suma importancia (indique tales tareas en el plan con la letra A), qué es importante, pero no urgente (B), y qué es deseable, pero no necesario (C).
A la hora de priorizar, recuerda que lo que funciona para tu carrera (tus iniciativas, proyectos de los que eres personalmente responsable, etc.) debe ser de suma importancia, es decir, marcado con la letra A.
Una vez que haya decidido lo principal, piense cuándo será más conveniente para usted completar esta o aquella tarea. El trabajo que requiere concentración e inmersión se planifica mejor para un momento en el que no se distraiga con demasiada frecuencia con llamadas y colegas demasiado sociables. Muchos gente exitosa Durante mucho tiempo han hecho una regla hacer algo difícil o importante temprano en la mañana, en paz y tranquilidad, cuando la jornada laboral aún no está en pleno apogeo.
Y, por el contrario, las tareas que requieren contacto con colegas, clientes o socios serán más fáciles de completar en el medio de la jornada laboral, cuando todos estén disponibles para la comunicación y se establezcan de manera profesional.
La gestión del tiempo al servicio de una carrera
Suficiente regla efectiva la gestión personal del tiempo, que ayuda a no tener en mente muchas tareas pequeñas al mismo tiempo, suena así: si una tarea lleva menos de tres minutos, debe hacerse de inmediato, sin demora. ¿Necesita llamar a un cliente para confirmar la hora de la reunión? No dude en qué momento del día es mejor hacer esto: levante el teléfono y llame. Seguir este principio liberará su diario de entradas innecesarias y su cabeza de pensamientos y planes innecesarios.
Otro mandamiento muy útil es el de no hacer varias cosas al mismo tiempo. E incluso si los laureles de Julio César lo persiguen, no intente discutir los términos del contrato por teléfono y al mismo tiempo hacer cambios en la tabla en el monitor de la computadora. Entonces corre el riesgo de cometer un error en la tabla y perder algo importante en conversación telefónica. En otras palabras, haz las cosas importantes secuencialmente, no en paralelo.
¿Flexibilidad o dureza?
El plan está listo, las prioridades están establecidas y ahora tu tarea es mantener el rumbo. Es casi seguro que por la mañana encontrarás muchas otras cosas, importantes y no muy importantes. El gerente puede confiarle negociaciones responsables con el cliente y los colegas pueden involucrarlo en la preparación de un documento importante.
Cuál de estos es más importante para la vida y el éxito profesional depende de usted. Por un lado, debe poder no solo hacer un plan para el día, sino también ajustarlo según sea necesario. Por otro lado, para no ahogarte en cosas menores, tarde o temprano tendrás que aprender a decir “no” a las personas.
Valor principal
La planificación diaria nos enseña a valorar el tiempo. Una persona que tiene un plan para un día, una semana, un mes o incluso un año, difícilmente se permitirá perder una hora todos los días, por ejemplo, para ir al trabajo en el metro. Lo más probable es que pase este tiempo leyendo revistas profesionales o escuchando podcasts en inglés. ¡Después de todo, una hora al día es veinte (o más) horas al mes y al menos 240 horas al año! Mucho tiempo que puede y debe dedicarse a su beneficio y al de su desarrollo profesional.
Entre otras cosas, en aras de una promoción exitosa de escala de la carrera Tendrás que aprender a olvidarte de las tentaciones de Internet, como redes sociales, foros, salas de chat y juegos en línea. Una excepción solo pueden ser los especialistas cuyas actividades diarias están estrechamente relacionadas con la promoción de su empresa nativa en espacio virtual. Por lo demás, te recomendamos encarecidamente que utilices los recursos sociales de Internet en casa, en tu tiempo libre.
¡Buena suerte con tu programación!
¡Hola! En este artículo, hablaremos sobre la planificación de la jornada laboral.
Hoy aprenderás:
- Por qué planificar su jornada laboral;
- Quién lo necesita;
- Cómo planificar tu día de trabajo.
Planificación de la jornada laboral
En el siglo XXI, el ritmo de vida se ha acelerado notablemente y continúa ganando impulso. Si antes, para tener éxito, se requería hacer una cantidad de trabajo, ahora, para lograr el éxito, se necesita hacer mucho más. Y la gente empieza a enfrentarse a la falta de tiempo. Si persigues todas las tareas diarias que la vida nos presenta todos los días, no hay tiempo en absoluto.
La planificación de la jornada laboral es una herramienta que ayuda no solo a utilizar eficazmente el tiempo de trabajo, sino también a reducirlo. Esta no es una lista banal de tareas pendientes que debe completarse en un orden estricto. La planificación es la capacidad de elegir qué se debe hacer, por qué y cuándo.
Es por eso que una buena planificación no solo estructura todo lo que haces en un día, sino que también te libera tiempo. En primer lugar, debe hacer las cosas más importantes: esta es la regla principal. Es útil para toda persona que tiene tiempo libre en el trabajo y no tiene un horario claro para distribuir su tiempo correctamente.
¿Qué incluye la planificación?
La planificación del tiempo de trabajo incluye:
- Priorización.
- Seleccionar tareas importantes.
- Encontrar las mejores formas de resolverlos.
- Busca empleo en tu tiempo libre.
Priorización lo ayuda a comprender qué necesita atención, qué puede resolverse solo y qué problema debe ignorarse. El tiempo y la información se han vuelto mucho más valiosos que antes, y enfadarse por algo que no da resultado no tiene sentido.
Selección de tareas importantes- casi lo mismo que la priorización, solo dentro de un día hábil. Usted elige lo que traerá un resultado importante, lo que se debe hacer con urgencia y lo que se puede posponer.
Encontrar las mejores maneras de resolver problemas es un punto muy importante. Al planificar, debe considerar no solo lo que hará, sino también la mejor manera de hacerlo. Al mismo tiempo, es importante no solo ahorrar tiempo, sino también hacer todo de la manera más rápida y eficiente posible.
Trabajando con tiempo libre también debe incluirse en el plan de trabajo. ¿Tienes 2 horas al día libres que puedes gastar en algo? Puede contárselo a su jefe y él lo cargará de trabajo, puede educarse a sí mismo o puede hacer esfuerzos para desarrollar su propio proyecto.
¿Por qué es importante planificar tu jornada laboral?
Cualquiera que haya lidiado alguna vez con trabajo independiente, negocios o "trabajo a voluntad" (como un taxi) entiende la importancia de arreglar las cosas a lo largo del día. Pero, por ejemplo, la mayoría de los oficinistas no consideran necesario planificar su jornada laboral.
En realidad, razón principal planificar la jornada laboral - aumentando su propia eficiencia. Si escuchas a tu propio cuerpo, puedes comprender que algunas cosas son mejores para ti en un momento y otras en otro. Por ejemplo, es más conveniente para usted hacer llamadas a otras empresas después del almuerzo, ya que ya se ha despertado, pero aún no ha tenido tiempo de cansarse, y el trabajo monótono se realiza más rápido por la noche, por lo que es mejor posponga la información de conducción en la base de datos hasta 5-6 horas.
La planificación de la jornada laboral tiene en cuenta no sólo Elementos basicos resolución de problemas, sino también las preferencias personales de cada persona. La gestión del tiempo no se hizo para imponer el mismo patrón de alto rendimiento a todos. Debes ajustar tus tareas a las características de tu cuerpo.
Organizar y planificar su día le permite hacer más en menos tiempo, dejando tiempo para las cosas que ama.
Quién debe planificar su jornada laboral
Todo el mundo debería poder planificar su jornada laboral. De esta manera puede ahorrar tiempo y trabajar de manera más eficiente. Pero hay 3 categorías de personas que simplemente están obligadas a participar en la planificación personal.
. El trabajador más indisciplinado es el autónomo. No tiene un horario claro, y solo la fecha límite le recuerda que es hora de sentarse a hacer algo. Por eso es muy importante que los autónomos que trabajan con varios clientes planifiquen su jornada laboral. Muchas veces sucede que nuevos pedidos aparecen con una diferencia de uno o dos días, y si te demoras hasta el último, es posible que no tengas tiempo para trabajar en dos proyectos.
empresarios. Todo aquí es casi igual que en el trabajo independiente. Especialmente si se trata de un negocio en línea. Por un lado, puede estar tranquilo en casa cuando sus empleados están trabajando, pero por otro lado, este enfoque inevitablemente resultará ser un fracaso. En Occidente, el culto a la adicción al trabajo florece entre los empresarios. Creen que si no trabajas 60 horas a la semana, entonces eres un vago y no tienes nada que hacer en el negocio.
Líderes. El líder no siempre será un hombre de negocios. El propietario de la empresa no puede tomar parte activa en los asuntos de su empresa, pero su director asume la responsabilidad por el funcionamiento de todo el mecanismo. Es por ello que los líderes de medianas y grandes empresas deben emplear su tiempo de manera efectiva, pues de sus decisiones a largo plazo depende el futuro de la empresa. Planificar la jornada laboral de un gerente es una forma de asignar su tiempo de manera más efectiva entre tareas estratégicamente importantes.
Métodos de planificación de días laborables
métodos planificación adecuada puede haber muchas horas de trabajo. Pero uno de los más efectivos. Matriz de Eisenhower. Su esencia es la siguiente.
Hay 4 cuadrados:
- Cuadrado A - Asuntos urgentes e importantes.
- Cuadrado B: cosas no urgentes e importantes.
- Cuadrado C: asuntos urgentes y sin importancia.
- Cuadrado D: cosas no urgentes y sin importancia.
Cuadrado A casi siempre debe estar vacío. Con una planificación adecuada, todas las tareas importantes deben asentarse en el casillero B y llevarse a cabo a medida que se acercan a A.
Cuadrado B Estas son cosas importantes que te ayudarán a lograr tu objetivo. Esto incluye todas las tareas que deben completarse dentro de 1 día hábil.
Cuadrado C significa casos urgentes y sin importancia que necesitan ser transferidos a otras personas. Un ejemplo sorprendente asuntos urgentes pero sin importancia: llame a un cliente potencial. Un empleado puede hacer esto, es mejor que te concentres en otras cosas.
Cuadrado D, significa que hay cosas no urgentes y sin importancia que no te acercan a la meta, no dan emociones positivas y, en principio, no son necesarias. En este cuadro, debe anotar todas las ideas inútiles.
Esta división de tareas según su importancia y urgencia le permite comprender a qué se debe prestar atención durante la jornada laboral y qué se puede olvidar con seguridad. La matriz ayuda no solo en los procesos de trabajo, sino también en La vida cotidiana. Si quiere aprender inglés, es interesante para usted y lo ayudará en su carrera: este es el cuadrado B. Pero si quiere aprender español solo por saberlo, este es D, y puede olvidarse de manera segura. eso.
Reglas para la programación de la jornada laboral.
Hay varias reglas sobre cómo gestionar eficazmente su jornada laboral. Por conveniencia, dividiremos el día en 3 partes:
- El comienzo de la jornada laboral.
- Flujo de trabajo principal.
- Terminación.
la mañana es lo mejor hito. Dependiendo de cuánto dormiste, cómo te levantaste y qué hiciste, dependerá tu estado de ánimo, actitud psicológica y rendimiento.
Los principios de la mañana "correcta" incluyen lo siguiente:
- Actitud positiva. Si te despiertas todos los días pensando que odias tu trabajo, tu productividad disminuirá. Trate de comenzar la mañana con pensamientos agradables.
- Trate de no "balancearse". ¿Ha notado que después de levantarse por la mañana, necesita otros 30-40 minutos para finalmente recuperarse? Este es un tiempo que no vale la pena perder. Inmediatamente después de despertarte, dúchate, haz un café y en vez de media hora "a ninguna parte", puedes desayunar tranquilo.
- Un desayuno pausado y el camino al trabajo. Comenzar el día despacio es muy importante. Cuando tienes prisa, el cuerpo gasta energía y nervios adicionales que podrían usarse para un trabajo más productivo. Si no puede permitirse un buen desayuno y un paseo tranquilo, acuéstese más tarde y despiértese más temprano.
- Tareas clave. La mayoría de los empresarios exitosos tienden a argumentar que las tareas más importantes deben realizarse por la mañana. Como dice el dicho, “Si quieres hacer de todo, come una rana en el desayuno”. El papel de la rana es el caso por el que no quieres asumir en absoluto. Hágalo por la mañana, y la actitud positiva por el hecho de que "se come la rana" durará todo el día.
El flujo de trabajo principal consta de las siguientes tareas:
- Resolver problemas urgentes. Es importante comprender que si durante la jornada laboral le ha tocado algún asunto urgente, no es necesario que desvíe toda su atención exclusivamente a él. Primero necesitas entender si es importante o no. Si es importante, debe proceder de inmediato. En caso contrario, transfiera la responsabilidad de su implementación a otra persona.
- Mantener los plazos. Cada día debes marcarte unos plazos aproximados para los que debes hacer frente a todo el volumen de tareas. Es importante que no sea "Hacer todo antes de las 18:00", sino "A las 14:00 - comenzar a hacer un plan, a las 15:00 - analizar los indicadores, a las 16:00 - escribir un informe", etc.
- Orden en el lugar de trabajo. Este es un punto implícito pero muy importante. Si tu escritorio es un desastre, tus ojos se perderán constantemente entre él. Y si aparece algún documento extranjero en el lugar de trabajo, puede comenzar a estudiarlo y perder 20-30 minutos.
- No sigas los impulsos. Es el más importante. Hay algunos desencadenantes que te hacen cambiar tu enfoque del trabajo a algo menos importante. ¿Llamar a un amigo cuando esté revisando un plan de ventas? Es mejor no hacer esto, entonces perderá la concentración y puede perder fácilmente el estado de ánimo de trabajo.
- Agrupa tu rutina. Es muy importante. Si necesita hacer 60 llamadas telefónicas durante el día, entonces es mejor dividirlas en varias grupos pequeños, 10 - 15 piezas a la vez. Después de la llamada, puede realizar otra tarea. Al cambiar constantemente de la rutina a la actividad vigorosa, puede hacer mucho más.
El fin de la jornada laboral se basa en los siguientes principios:
- Completa lo que se necesita. Hay un grupo de casos que caen en el cuadro “importante pero no urgente”. Es mejor completarlos durante la jornada laboral, y el cuadro "importante y urgente" siempre se mantiene vacío.
- Verifique sus resultados contra el plan. Todo lo que hiciste en un día debe compararse con lo que planeaste. Si acaba de comenzar a planificar su jornada laboral, habrá pequeñas desviaciones del plan en el orden de las cosas. Trate de mantenerlos lo menos posible.
- Haz un plan para el día siguiente. Lo mejor es hacerlo al final del día laboral anterior. Entonces mantiene el estado de ánimo de trabajo y, pero es importante elaborar un programa real de asuntos.
Si es un líder, durante la jornada laboral debe trabajar en estrecha colaboración con su secretaria.
Recuerda que todos estos son consejos generales. No toman en cuenta tu características individuales. Si te sientes más cómodo haciendo trabajo urgente por la tarde, y no por la mañana, este es su derecho. Si prefiere hacer una tarea grande y difícil al final, y esto no afecta su estado de ánimo durante un día de ninguna manera, haga que dure.
La planificación de la jornada laboral debe ser individual.
Los principales errores a la hora de planificar una jornada laboral
A pesar de que la práctica de la gestión del tiempo está firmemente asentada en nuestras vidas, la mayoría de las personas cometen errores típicos al planificar su día de trabajo. Éstos son algunos de ellos.
Error 1. Priorización incorrecta.
La Matriz de Eisenhower nos dice que tenemos cosas importantes que hacer. Pero mucha gente puede confundir fácilmente lo que es importante para ellos. El cuadrado A, que debe permanecer vacío y se encarga de asuntos urgentes e importantes, a menudo se confunde con el C, donde se han acumulado asuntos sin importancia que requieren atención inmediata.
Es importante recordar que debe gastar energía solo en lo que es importante para usted en este momento tiempo. Debe trabajar para el futuro cuando las cosas se puedan posponer y planificar adecuadamente.
Error 2. Se gasta demasiado tiempo en bagatelas.
Para explicar por qué primero es necesario hacer una "base", y solo luego las pequeñas cosas, usaremos la Ley de Pareto. Dice que el 20% de los esfuerzos dan el 80% de los resultados. Es decir, cuando trabajas en algo importante, dedicas el 20% del esfuerzo y consigues el 80% del resultado. Cuando trabajas en las pequeñas cosas, obtienes 4 veces menos resultados y gastas 4 veces más energía.
Consideremos un pequeño ejemplo. Necesitas lanzar una campaña publicitaria. Si crea 10 creatividades, únalas con palabras clave y frases, y ejecutar en sitios preparados, entonces será el 20% del trabajo que dará el 80% del resultado. Pero si dedica tiempo a editar fuentes e imágenes, seleccionar y pulir frases y encontrar plataformas adicionales para publicidad, dedicará mucho más esfuerzo. Todo esto deberá hacerse, pero después del comienzo. campaña de publicidad cuando llegue al primer resultado.
Error 3. Falta de tiempo para asuntos personales.
Cada persona debe tener una vida personal y libertad de elección de ocupación. Si tiene mucho que hacer y no encuentra una o dos horas para hacer su pasatiempo, entonces esta es una mala planificación para su propio día. Programar el tiempo de trabajo es importante no solo porque te permite hacer más. Te da la oportunidad de hacer lo que te gusta sin prisas.
¿Quieres ser lo más productivo posible y hacer todo a tiempo? 3 mejor consejo¡Cómo planificar adecuadamente tu tiempo! Escríbete a ti mismo.
Seguro que en repetidas ocasiones has escuchado a tus amigos o a ti mismo pronunciar frases como: “¡No tengo tiempo para nada!”, “¡Las 24 horas del día no me alcanzan!”, “El día se me pasó volando, pero no ¡haz algo sensato! etc.
La gente piensa que su problema es demasiado en numeros grandes asuntos.
Pero en realidad es porque no saben como planear tu dia para hacerlo todo sin demasiado estrés.
Cómo planificar correctamente tu tiempo: ¿qué necesitas saber?
¿Sabes cómo define el diccionario este concepto?
El tiempo es la duración del ser, que se mide en segundos, minutos, horas, días, semanas, meses, años, es decir, una medida de la duración de cada acción cumplida.
Parece que a primera vista todo está claro: 1 hora consta de 60 minutos, una semana consta de 7 días, etc.
Pero en vida real el tiempo se percibe de otra manera.
Recuerde, por ejemplo, ¿cuánto dura una pareja para un maestro no querido?
Claramente más de 1 hora 20 minutos?
pero leyendo libro interesante puede capturar tanto que 3 horas pasan volando como un momento.
A menudo no tenemos tiempo para hacer frente a las tareas, no porque haya demasiadas o porque seamos estúpidos, sino porque no sabemos como planificar tu tiempo tan eficientemente como sea posible.
Esto es mucho más fácil de hacer de lo que piensas.
Lo principal es la constancia, la máxima organización y un poco de dinero para comprar el equipo necesario.
Cómo planificar tu día: preparación
Si llega tarde regularmente, no cumple sus promesas a tiempo, crea bloqueos en el trabajo, no tiene tiempo para completar las tareas del jefe, entonces no solo usted, sino también quienes lo rodean sufren esto.
De acuerdo, todavía parientes cercanos y amigos: lo tratarán con comprensión (aunque su paciencia no es ilimitada), pero es poco probable que el jefe esté encantado con un empleado así, por lo que ni siquiera puede soñar con el crecimiento profesional.
¡Pero es malo aquel soldado que no se mide las charreteras del general!
¿Quién quiere sentarse toda su vida en el puesto de secretario o mensajero?
Si entiendes como planificar el tiempo, podrá aumentar su eficiencia y ascender rápidamente en la escala profesional.
Para que usted necesite:
- un diario: puede ser un cuaderno en el que anotará las tareas de cada día, pero también puede arreglárselas con un cuaderno normal, dividido en dos partes: para una lista de tareas e ideas que lo han visitado;
- teléfono móvil, en el que puedes crear recordatorios, por ejemplo, el teléfono te avisará que es hora de terminar de ver las noticias y empezar a preparar la cena, etc.
- computadora o laptop- son necesarios solo para aquellos que trabajan constantemente en una computadora - aquí puede crear una variedad de archivos: "qué hacer hoy", "una lista de tareas para el fin de semana", "qué comprar el domingo", etc.
Cómo planificar tu tiempo: ¿qué puede ayudar?
Se sorprenderá, pero hay muchos momentos que hacen que una persona sea lenta, relajada y, en consecuencia, lleve al hecho de que en un día hace mucho menos de lo planeado.La buena organización del trabajo se ve facilitada por:
Impecable orden en el escritorio.
No debe haber elementos adicionales en la superficie que no sean los que necesita actualmente para trabajar.
Pon todo lo demás en los cajones.
Limpieza y comodidad de la casa.
Si trabaja desde casa o no trabaja en absoluto, pero solo conduce familiar, esta no es una razón para permitir el caos y el caos.
Todas las cosas deben estar en su lugar, el polvo, la suciedad y las arañas tampoco son los mejores ayudantes.
Al comprar, elija el que le brinde placer estético.
Deberías querer mirarlo tan a menudo como sea posible.
Levantarse temprano.
No importa si necesitas trabajar o no, esto no es una excusa para quedarte en la cama hasta la cena.
Adquiere el hábito de levantarte lo suficientemente temprano y a la misma hora todos los días para que puedas prepararte sin prisas y ajustar tu lista de tareas para el día que hiciste en la noche.
Siga patrones normales de alimentación y sueño.
Una persona eternamente somnolienta que sufre de beriberi simplemente no podrá trabajar de manera efectiva.
Estos consejos están destinados no sólo a enseñar, como planificar tu tiempo cuánto salvarte de las pequeñas cosas a las que rara vez prestamos atención, pero que obstaculizan significativamente nuestro desarrollo.
Cómo planificar el tiempo: esquema
Cuando no queremos hacer algo, a menudo inventamos excusas disfrazadas de razones.
Estas razones parecen bastante válidas, pero detrás de ellas se esconde una falta de ganas.
Al decir “No tengo tiempo”, queremos decir que la actualidad es más importante para nosotros.
Todo el mundo tiene derecho a decir que no tiene tiempo.
Pero luego déjelo que se pregunte qué es realmente importante para él.
No es que no tengas suficiente tiempo, sino que prefieres gastarlo en otras cosas.
Te voy a ofrecer tres opciones que te ayudarán a aprender a planificar adecuadamente tu tiempo y lograr hacer mucho más a lo largo del día.
Puedes elegir el que más te guste o desarrollar el tuyo propio combinando varios esquemas.
Trabajar con una lista de tareas pendientes.
Para el próximo mes, tu diario es tu principal arma en la lucha contra la desorganización.
Todas las noches debes hacer una lista de tareas, agrupándolas según su importancia, por la mañana debes corregirla, ya lo largo del día debes mirar repetidamente en un cuaderno, tachando lo que ya se ha hecho.
es hiper metodo efectivo, que te ayudará no solo a aprender a planificar tu tiempo, sino también a ser más puntual.
¿Recuerdas, en uno de los artículos que te conté sobre mi novia Yana, quien, con la ayuda de un diario, superó el hábito de llegar tarde?
Aprovecha al máximo cada minuto.
Sí, a veces la vida nos depara sorpresas desagradables: podemos quedarnos atrapados en un atasco o en un ascensor, las luces pueden apagarse de repente, el ordenador se congela, etc.
¡Todo esto hay que tomarlo como inevitable y no entrar en pánico!
Cambiar a hacer otra cosa.
Simplemente lea un libro útil o relájese y escuche música agradable para que el cuerpo se recupere y pueda recuperar rápidamente el tiempo perdido.
Haga planes realistas y no haga promesas vacías.
A algunas personas no les va bien, simplemente porque asumen demasiado.
El resultado es un montón de asuntos pendientes.
Evalúe sus capacidades de manera realista, asegúrese de clasificar todas las tareas según su importancia: las que deben completarse primero y las que pueden posponerse.
Siéntase libre de decirle al jefe que el artículo sobre refugiados requiere una larga recopilación de información, por lo que escribirá una nota sobre la reparación del alcantarillado de la ciudad mañana por la mañana, etc.
Buenos consejos para planificar tu tiempo
compartir video blogger famoso
Alejandro Kuskov
¡Mira y toma nota!
Pero lo más fácil de aprender. planea tu día correctamente¡La autodisciplina de hierro ayudará!
Intenta seguir una rutina diaria estricta durante un mes, levántate y acuéstate a la misma hora, no sucumbas a debilidades como “me voy a acostar”, planifica cada minuto de tu vida, sigue el horario y muy pronto notará cuán efectivo se ha vuelto su día a día.
¿Artículo útil? ¡No te pierdas los nuevos!
Introduce tu e-mail y recibe nuevos artículos por correo
