Отдел персонал. Длъжностни задължения на ръководителя на отдел „Човешки ресурси“. Цели, задачи и функции на службата за персонал

Въведение

1. Понятие, задачи и функции персонална служба

2. Основи на кадровата служба

2.1 Правилник за отдела за персонал

2.2 Длъжностни характеристики на служителите в отдела за персонал

2.3 Структура и форми на обслужване на персонала

2.4 Нормиране на труда за работниците по човешки ресурси

3. Нормативни актове, уреждащи въпроси Управление на HR записи в Русия

4. Документи на службата за персонал

4.1 Трудов договор

4.2 Заповеди на персонала

4.3 Лична карта на служител

4.4 Работна книжка

4.5 Дневници на счетоводство и контрол и вътрешна служебна кореспонденция

Заключение

Списък на използваните източници

Въведение

Темата на курсовата работа е „Организация на работата на кадровата служба”.

Човешки ресурси - визиткапредприятия. Първата стъпка на човек в предприятието е обслужването на персонала. Човек е склонен да помни началото и края на различни събития. Това е установено от психолози. За всеки човек просто трябва да намерите неговото място. На едно място служителят е неефективен, а на друго - брилянтен. Във всеки може да се открият способности, които ще позволят на човек да работи в определена област с максимална ефективност.

Актуалността на темата се доказва от факта, че необходимото набиране на персонал, рационалността на подбора и стратегическия план на персонала, необходимия брой персонал, така че в бъдеще да може да провежда кадрова политика, ще зависят от правилна организация на дейността на кадровите служби, предотвратяваща съкращаването или уволнението на персонала.

Целта на тази курсова работа е да се анализира организацията на работата на персонала в предприятието.

За постигане на тази цел е необходимо да се решат следните задачи:

идентифицира задачите и функциите на службата за персонал на предприятието;

да проучи и анализира нормативните документи, регламентиращи дейността на отдела за персонал;

проучете характеристиките на кадровата документация.

Обект на изследване е кадровата служба на организацията.

Предмет на работата са документите, регламентиращи работата на персонала на организацията.

Курсовата работа се състои от въведение, четири глави, заключение, списък на използваните източници, приложение.

1. Понятие, задачи и функции на службата за персонал

Служба за персонал (служба за управление на персонала) - структурно звено, упълномощено да извършва управление на персонала и организационно и методологично управление на мерките за управление на персонала, прилагани в предприятието.

Понастоящем службите за персонал могат да изпълняват следните функции:

· планиране на трудовите ресурси - определяне на нуждата от персонал в зависимост от стратегията на организацията, търсене на специалисти, създаване на резерв от персонал;

· кадрово осигуряване - подбор на кандидати и подбор на кадри от резервната група;

· организация на деловодството - изготвяне и изпълнение на кадрови документи (договори, заповеди, трудови книжки и др.), организация на работата с тях (регистрация, контрол, текущо съхранение, номенклатура на делата, проверка на стойността, подготовка и предаване на съхранение в архива);

· извършване на атестиране на служители на организацията;

· обучение, преквалификация и повишаване на квалификацията на персонала;

· анализ на движението и текучеството на персонала;

· идентифициране на социалното напрежение в екипа и неговото отстраняване;

· координация на работата за стабилизиране на условията на труд и спазване на мерките за безопасност;

· управление на дисциплината.

През последните години се предлага във функциите на кадровата служба да се включи организацията на възнагражденията, която включва атестиране на работни места, определяне на структурата на възнагражденията и структурата на доходите, системи от показатели за труд и анализ на пазар на труда.

Основните задачи на работата на персонала в предприятието могат да бъдат разделени на следните области:

.Счетоводното и контролното направление на работата на персонала включва решаването на следните основни задачи:

· приемане на служители в предприятието;

· счетоводство на служителите;

· уволнение на служители;

· работа с временно отсъстващи служители на предприятието (които са в отпуск, отсъстват поради заболяване, които са отишли ​​в командировки и др.).

2. Планово и регулаторно направление:

· подбор (търсене и подбор) на служители за предприятието;

· назначаване на служители на предприятието;

· движение на служители на предприятието;

· повишаване и адаптация на служителите.

3. Отчетно-аналитично направление на работата на персонала:

· проучване на служителите;

· оценка на работата на служителите;

· аналитична работа;

· изготвяне на доклади.

4. Координация и информационно направление:

· професионално обучение (обучение и преквалификация) на служителите;

· организация на приемане на служители на предприятието (по служебни и лични въпроси);

· работа с писмени жалби на служители на предприятието;

· архивно-справочна работа.

5. Организационно-методическо направление:

· документиране на дейността на служителите на предприятието;

· кадрова работа в поделенията на предприятието;

· HR планиране;

· управление на персонала.

Всички задачи на отдела за персонал се определят от спецификата на работата на организацията, като се вземат предвид:

· размерът на организацията;

· сфера на дейност (производство, търговия, услуги за населението);

· стратегически целиорганизации;

· етап на развитие на организацията;

· брой на персонала;

· приоритетни задачи за работа с персонала.

Принципи на изграждане съвременна системауправление на персонала са:

· ефективността на подбора и назначаването на служители;

· справедливо възнаграждение и мотивация, възнаграждение не само за индивидуални, но и за колективни постижения;

· насърчаване на служителите в съответствие с резултатите от труда, квалификацията, способностите, личните интереси, нуждите на организацията;

· бързо и ефективно решениелични проблеми.

Работата на кадровите служби има две направления: тактическа и стратегическа.

Като част от тактическото направление, текущата кадрова работа се извършва:

· анализ на състоянието и планиране на потребностите от кадри, разработване на щатни разписания, осъществяване на набиране, оценка и подбор на персонал;

·тестване;

· планиране на следващите премествания и съкращения на персонала, текущо счетоводство и контрол, обучение, преквалификация и повишаване на квалификацията, формиране на резерв за повишаване, популяризиране на организационните ценности и възпитание на персонала в техния дух.

Основната дейност на службите за персонал е формирането на трудови ресурси: планиране на необходимостта от тях и организиране на практически дейности по набиране на персонал, разрешаване на конфликти и провеждане на социална политика.

Същността на кадровата работа е да се определи какво точно, от кого, как и с помощта на това, което трябва да се направи на практика в момента в областта на управлението на персонала. Решаването на тези ежедневни задачи се основава на административни методи.

Стратегическото направление на работата на кадровите служби е фокусирано върху формирането на кадровата политика на организацията - система от теоретични възгледи, идеи, изисквания, практически мерки в областта на работата с персонала, нейните основни форми и методи.

Въз основа на тази глава можем да отбележим, че службата за персонал е задължително звено в организацията на предприятието и задачите на работата на службата за персонал зависят от дейността на предприятието. А също и правилната организация на управлението на кадровата документация е ключът към просперитета на предприятието, но работата на службата за персонал не се ограничава до счетоводство и статистика, тъй като тя е основата за анализ и планиране на потенциала на предприятието.

2. Основи на кадровата служба

1 Осигуряване на отдел човешки ресурси

Една от първите стъпки в организирането на работата на предприятието е изготвянето на правилник за отдела за персонал. Тя включва задачите, функциите, правата и задълженията на персонала на организацията.

· Правилникът за управление „Човешки ресурси“ включва няколко раздела:

· общи разпоредби;

·задачи;

·структура;

функции;

· взаимоотношения с други отдели на предприятието;

·правата;

· отговорност.

Разделът "Общи разпоредби" посочва подчинението на отдела за персонал на директора на предприятието.

Раздел „Задачи“ съдържа ясно формулирани области на дейност на отдела, най-важните от които са организацията на работата за осигуряване на подбор, назначаване, използване на работници и специалисти; формиране на стабилен работен екип; създаване на резерват; организация на системата за счетоводство на персонала.

В раздел "Структура" е посочена процедурата за разработване и утвърждаване на структурата на отдела, неговия размер, области на работа и възложени подразделения на отдела.

В раздел „Функции“ се разглеждат функционалните отговорности в областта на работата с персонала:

· разработване на щатни планове;

· регистрация на приемане, преместване и уволнение на служители в съответствие с трудовото законодателство;

· счетоводство на персонала на предприятието;

· съхраняване и попълване на трудови книжки, документация на деловодството;

· контрол върху изпълнението от ръководителите на отдели на заповеди и инструкции за работа с персонала;

· проучване на движението на персонала, анализ на текучеството на персонала, разработване на мерки за отстраняването му;

· анализ на състава, бизнес качествата на специалистите на предприятието с цел рационалното им използване;

· създаване на условия за повишаване на образователното и квалификационното ниво на специалистите;

· работа по създаване на резерв за повишение;

· изготвяне на предложения за подобряване на назначаването и използването на работниците;

· подготовка и систематизиране на материали за атестационната комисия;

· подготовка на материали за предоставяне на работници, специалисти и служители за повишаване и награждаване;

· предприемане на мерки за наемане на съкратени работници;

· наблюдение и инструктаж на служителите от отдела за персонал;

· организиране на контрол върху състоянието на трудовата дисциплина и вътрешните трудови разпоредби;

· Поддържане на всички HR записи.

Разделът „Връзки с други отдели на предприятието“ съдържа списък с документи, които се получават от отдел „Човешки ресурси“ и документи, които се изпращат от отдел „Човешки ресурси“ към други отдели.

От други подразделения отделът за персонал получава заявления за приемане на работници и служители, идеи за повишение, графици за отпуски.

Информация за нарушители на трудовата дисциплина, копия от заповеди за приемане, движение в предприятието, уволнение на персонал, промени в трудовите разпоредби, информация за трудовата дисциплина се изпращат от отдела за персонал до поделенията.

В раздела "Права" са посочени основните правомощия на отдела за персонал:

· правото да изисква от всички отдели на предприятието материалите, необходими за пълноценната работа на отдела за персонал;

· правото да приема служители на предприятието по въпроси на приемане, движение и уволнение;

· правото на комуникация с други организации по въпросите на наемането на персонал;

· правото да изискват от други звена задължителното изпълнение на тези инструкции, предвидени в наредбата за отдела за персонал.

В раздел „Отговорност“ се установява отговорността на ръководителя на отдел „Персонал“ за изпълнение на възложените на отдела функции и отговорността на служителите на отдела, която е установена с длъжностни характеристики.

2.2 Длъжностни характеристики на служителите в отдела за персонал

Длъжностната характеристика на служител от отдела за персонал, както и всяка друга длъжностна характеристика, в съответствие с параграф 5 от Постановление на Министерството на труда на Руската федерация от 9 февруари 2004 г. № 9 „За одобряване на процедурата за кандидатстване Единният квалификационен наръчник за длъжностите на ръководители, специалисти и служители“ се състои от три раздела: „ Длъжностни отговорности”, „Изисквания за знания” и „Изисквания за квалификация”.

Задълженията на ръководителя на отдел "Човешки ресурси" са:

· управление на работата на отдела;

· осигуряване на изпълнението на работата;

· развитие необходима документация, предложения, препоръки, указания;

· осигуряване на рационалното използване на материални, финансови и технически средства;

· извършване на работа по защита на информация, представляваща търговска тайна;

· осигуряване на рационално разпределение на натоварването между служителите на отдела;

· създаване на условия за развитие на персонала;

· следене на спазването от служителите на правилата за вътрешния трудов ред, правилата и разпоредбите за сигурност, производствена и трудова дисциплина;

· прави предложения за насърчаване на изявени служители, налагане на наказания на нарушители на производствената и трудовата дисциплина;

· осигуряване на изготвянето на нормативна отчетност.

Ръководителят на отдел "Човешки ресурси" трябва да знае:

· решения, заповеди, заповеди, други ръководни и нормативни документи на висши и други органи, свързани с дейността на отдела;

· основи на икономиката, организация на труда и управление;

· вътрешни трудови разпоредби;

· правила и норми за охрана на труда, мерки за безопасност, производствена санитария и противопожарна защита.

В бюджетните организации има квалификационни изисквания за определяне на заплатите. Например наличието на висше професионално образование и трудов стаж в профила от най-малко 5 години. За търговските организации такива изисквания могат да служат само като насока при определяне на заплатите.

По правило персоналът на отдела за персонал има следните длъжности: началник на отдел персонал; инспектор по персонала; психолог; Специалист по човешки ресурси и др.

2.3 Структура и форми на обслужване на персонала

Организационните форми на службата за персонал могат да бъдат както следва:

· управление на персонала;

· Управление на персонала;

·Отдел човешки ресурси;

· Отдел Човешки ресурси;

персонален център.

Офисната работа в службата за персонал може да се извършва от едно лице - инспектор (управител) по персонал или секретар на ръководителя.

При избора на организационна форма на службата за персонал, мениджърът трябва да разбере, че неговото решение се определя от персонала на организацията.

В зависимост от броя на служителите организациите могат да бъдат разделени на три категории:

)Голям, когато в организацията работят няколкостотин (хиляди) служители;

)Среден, когато съставът на служителите не надвишава триста души;

)Малък, състоящ се от няколко служители.

В големите организации, особено тези, които имат дъщерни дружества в регионите на Русия, се препоръчва да се създаде отдел за персонал, управление на персонала и средни - отдели за персонал. В малки организации работата с документация за персонала може да бъде възложена на инспектори (ръководители) за персонал или на секретари на ръководителя. В този случай изпълнението на тази функция трябва да бъде отразено в длъжностната характеристика на инспектора или секретаря.

Структурата на службата за персонал и нейният персонал зависят от редица фактори, основните от които са:

отраслова принадлежност на предприятието;

мястото на предприятието в икономиката (световно ниво, държавно, регионално, местно);

ниво на централизация на управлението;

вид предприятие (местно дружество, холдинг);

определяне на икономически показатели;

броят на служителите на предприятието;

концепцията за управление на персонала;

кадрова политика (приоритети, стратегия, тактика);

състояние на регионалния пазар на труда;

наличие на регионална образователна инфраструктура;

пол и възраст на служителите;

технологични характеристикипроизводство;

нивото на професионална подготовка на специалистите по обслужване на персонала.

В зависимост от размера на конкретна организация се разграничават следните организационни форми на работа на персонала:

· самостоятелно структурно звено с пряко подчинение на ръководителя на организацията или негов заместник;

· изпълнение на функциите на службата за персонал от отделен служител на организацията;

· изпълнение на функциите на кадровата служба в съчетание с извършването на друга работа.

В малки компании (до 100 души) са достатъчни двама служители по персонал; в средни организации (до 500 души) е препоръчително да се създаде отдел за персонал от трима или четирима специалисти по персонал; в по-големи компании (над 1500 души ) от седем до десет обслужващи служители.

Фигура 1 - Структура на кадровата служба на предприятието

В хода на взаимодействие с други отдели на организацията, отделът за персонал получава от тях заявления за приемане на работници и специалисти, идеи за стимули, графици за отпуски и др.

От службата за персонал към отделите се изпращат:

) информация за нарушители на трудовата дисциплина;

2)копия от заповеди за приемане на нови служители, движение в организацията, уволнение на служители;

)копия от заповеди за утвърждаване (промяна) на Правилника за вътрешния труд;

)информация, свързана с въпросите за спазване на трудовата дисциплина.

От счетоводството отделът по персонал получава щатно разписание, изчисления на необходимостта от труд, удостоверения за заплати за обработка на пенсии за възраст, инвалидност, преживели лица и др.

От своя страна службата за персонал предоставя на счетоводния отдел информация за броя на служителите, отсъствия, текучество на персонал, график, заповеди за приемане, преместване и уволнение, листове за временна нетрудоспособност за плащане, информация за редовни отпуски на служители, и т.н.

Отделът за човешки ресурси обикновено има следните правомощия:

· изисква от всички отдели на организацията да предоставят материалите, необходими за нейната работа;

· приемат работници, организации по въпроси на преместване и уволнение;

· взаимодействат с други организации по въпроса за набирането на персонал;

· изискват от други отдели задължителното изпълнение на тези инструкции, предвидени в наредбата за отдела за персонал.

Правилникът за отдела за персонал установява отговорността на ръководителя на отдела за персонал за изпълнение на възложените на отдела функции и отговорността на служителите на отдела, която е установена с длъжностни характеристики.

2.4 Нормиране на труда за работниците по човешки ресурси

За служителите на службите за персонал, както и за служителите на други структурни подразделения на организацията, Кодексът на труда на Руската федерация гарантира:

· държавна помощ за системната организация на нормирането на труда;

· използването на системи за нормиране на труда, определени от работодателя, като се вземе предвид становището на избрания синдикален орган или установени в колективния трудов договор.

Нормиране на труда (трудови норми) - това са нормите на продукция, време, обслужване. Те се създават за работници в съответствие с постигнатото ниво на технология, технология, организация на производството и труда. Работодателят е длъжен да осигури нормални условия на служителите за изпълнение на производствените стандарти. Кодексът на труда на Руската федерация (членове 159, 160, 163) определя какво се прилага за такива условия:

· добро състояние на помещения, конструкции, машини, технологично оборудванеи оборудване;

· своевременно предоставяне на техническа и друга документация, необходима за работа;

· добро качество на материалите, инструментите, другите средства и предмети, необходими за извършване на работата, навременното им предоставяне на служителя;

· условия на труд, отговарящи на изискванията за охрана на труда и безопасност на производството.

Производствените норми за всеки служител на службата за персонал, в съответствие със служебните му задължения, както и броят на служителите на службата за персонал, могат да бъдат изчислени с помощта на „Междусекторните агрегирани стандарти за време за набиране и отчитане на персонала“.

В тази глава установихме, че в основата на дейността на службата за персонал е организираната работа на служителите на предприятието, включително служителите на службата за персонал. Определя функциите, за които отговаря отделът по човешки ресурси и връзката с други отдели в организацията. Запознахме се и с йерархията в кадровата служба.

3. Нормативни актове, уреждащи въпросите на управлението на кадровата документация в Русия

Таблица 1 - Актове, регламентиращи процедурата за работа с кадрови документи:

№ п / стр. Име на документа и дата на неговото одобрение Полезна информация за служител на службата за персонал 1 Кодекс на труда на Руската федерация (Кодекс на труда на Руската федерация). Прието Държавна дума RF 21 декември 2001 г. Кодекс на труда на RF в областта на документацията: - Установява задължително прилагане на редица правни актове; вътрешен трудов правилник, график на отпуските и др. (чл. 123, 190 и др.). - Определя документите, които документират процедурите на персонала: приемане, преместване, прекратяване на трудов договор, отпуски, стимули и наказания за служителите (членове 67, 68, 84 и др.). - Определя сроковете за обработка на документи и реда за запознаване на служителите с тях 9. 14, 67, 68) - въвежда задължението за разработване на документи, които да регламентират процедурата за предаване на лични данни на служителите (чл. 88). - Установява реда за съгласуване на документи или отчитане на становището на представителен орган (чл. 8, 136, 190 и др.).2 федералния законот 20 февруари 1995 г. № 24-ФЗ „За информацията, информатизацията и защитата на информацията“ (Сборник на законодателството на Руската федерация. 1995 г., № 8, чл. 609) Установява задължението за документиране на информация, установява задължението за предоставяне на информация към държавни органи. Член 5. Документиране на информация Документ, получен от автоматизирана информационна система, придобива юридическа сила, след като бъде подписан от длъжностно лице по начина, предписан от законодателството на Руската федерация. Член 15. Задължения и отговорност на собственика на информационни ресурси Собственикът на информационни ресурси носи юридическа отговорност за нарушаване на правилата за работа с информация по начина, предписан от законодателството на Руската федерация. » (Член 50) Определете задълженията на фирми за съхранение на документи и техния състав. Законът установява не само задължението за съхраняване на документи в местонахождението на неговия изпълнителен орган, но и задължението за прехвърляне на документи в държавно съхранение. „Обществото отговаря за оптимизиране на документите, трябва да извършва работа по тяхната безопасност в съответствие с инструкциите и препоръките на архивните органи на Руската федерация.”4 Постановление на правителството на Руската федерация № 225 от 16 април 2003 г. „За трудовите книжки “. Постановление на Министерството на труда и социалното развитие на Руската федерация от 10 октомври 2003 г. № 69 „За одобряване на инструкции за попълване на трудови книжки“ установява правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставяне на работодателите тях. Задава формата на работната книжка и формата на вложката в работната книжка, както и общ ред тяхното поведение.5 Стандартни инструкции за деловодство във федералните органи на изпълнителната власт, одобрени от Федералната архивна служба на Русия на 27 ноември 2000 г. Инструкцията съдържа основните изисквания за формулярите на документите, състава на детайлите и техния дизайн. В допълнение към правилата за обработка на документи тук се разглеждат въпросите за технологията на тяхната обработка и реда на съхранение. Може да се използва в търговски организации за разработване на вътрешни инструкции за деловодство 6Албум на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане. NIPI статистическа информация на Държавния статистически комитет на Русия, 2004 г. Единни форми на първична счетоводна документация се прилагат за юридически лица от всички организационни и правни форми и форми на собственост, а за отчитане на използването на работното време и разплащанията с персонал за заплати - до юридически лица от всички организационни и правни форми и форми на собственост, с изключение на бюджетните институции 7Списък на стандартните документи, генерирани в дейността на организациите с посочване на периодите на съхранение. Росархив. 2000 г. Съдържа списък на почти всички възможни реорганизации на документи, като се посочват периодите на тяхното съхранение 8GOST R 6.30-2003 „Единна система за организационна и административна документация. Изисквания към документите.” Той има консултативен характер. Определя общите изисквания за изпълнение на документите и състава на техните данни9 Основни правила за функциониране на архивите на организациите. Одобрен с решение на Колегията на Федералните архиви от 6 февруари 2002 г. Основният документ, който установява системата за съхранение на документи в деловодството и архивите. Те регламентират технологията за съхраняване на документите, съдържат изисквания за номенклатурата на делата, установяват реда за тяхното изготвяне, одобряване, одобряване, използване и съхранение.биографични данни за служителите, информация за образованието, заеманата длъжност и др. за попълване на редица счетоводни формуляри (T-2), използвани в службата за персонал.за специалности, специализации, области на знания (науки), области на обучение.12 Общоруски класификатор на информация за населението (OKIN).Използва се при попълване на въпросници, лични бланки, лична Т2 карта и други счетоводни формуляри. Попълване на информация за възраст, гражданство, националност, езици на народите на Руската федерация и чужди езици, степен на владеене на езици, семейно положение и др. трябва да отговарят на формулировката, включена в класификатора.може да се използва като методическа основа за изчисляване на необходимия брой служители на отдела за персонал. Това е един вид методическо ръководство за определяне на разходите за работно време за работа, извършена от службата за персонал. Той служи и за обосноваване на броя на служителите на службата за персонал. Освен това той съдържа списък на всички необходими документационни операции, очертава последователността на работа с документи, установява технологията за регистриране на документи и реда, в който те се съхраняват. Съдържа препоръчителни формуляри за набиране и отчитане на персонал, включително регистри за регистрация на военнозадължените лица.15 Указ на Федералната комисия за пазара на ценни книжа от 16 юли 2003 г. № общества.16Федерален закон № 152-FZ от юли 27, 2006 г. “За личните данни.” Регулира отношенията, свързани с обработката на лични данни от юридически лица със или без използване на средства за автоматизация. Определя процедурата за получаване, съхранение, обработка, използване и предаване на лични данни на служителите (в т.ч.).

Някои от тези документи се прилагат за държавни и бюджетни организации, но при липса на регулаторна рамка те се препоръчват за използване в търговски организации и могат да се използват като методическа помощ при изготвянето на местни актове на организацията.

След процеса на запознаване с наредбите, уреждащи въпросите на управлението на кадровата документация в Русия, мога да заключа, че броят на тези актове е напълно достатъчен за координираната работа на организацията на кадровата служба.

персонал офис работа счетоводна услуга

4. Документи на службата за персонал

Дейността на службата за персонал на организацията е неразделна част от такава важна и изключително отговорна област като документалната поддръжка на управлението. Има определена регулаторна и методологична рамка, която регулира коректността на документацията, изграждането на работния процес в една организация и т.н.

Термините „документация на персонала“ или „документация на персонала“ означава набор от документи, съдържащи информация за служителите на предприятието и дейността на службата за персонал: лични и счетоводни документи, организационно-административни, планово-отчетни и статистически. Кадровата документация е основен източник на информация за трудовия опит на гражданите и в тази връзка е пряко свързана с осигуряването на техните конституционни права.

Документацията на персонала принадлежи към категорията документи за дългосрочно съхранение.

Документите на службата за персонал са разделени на следните категории:

· Документация за персонала (създадена в процеса на изпълнение на задълженията на отдела по персонала за документиране на работата с персонала. Документацията за персонала винаги е „обвързана” с конкретен служител и отразява спецификата на неговата длъжност (професия), условията на работа, резултатите от труда, и др.).

· Административни документи (този вид вътрешни документи включват заповеди и заповеди на ръководителя. С тяхна помощ ръководителят на организацията упражнява правомощията да управлява организацията, предвидена в устава на тази организация. Заповедите на първия служител на компанията са разделени на две независими групи).

· Документи, потвърждаващи трудовата дейност на служителя (целта на тези документи е да отразяват възможно най-точно трудовия опит на служителя).

· Информация и документи за сетълмент (поддържани от отдела за персонал за записване на личните данни на служителите, за осигуряване на информация, свързана с тяхната трудова дейност).

Също така е важно да се знае, че в момента са в сила следните унифицирани формуляри за регистри на персонала, чието поддържане, в съответствие с параграф 2 от Резолюция на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1, е задължителен за всички организации, работещи на територията на Руската федерация, независимо от формите на собственост:

трудов договор;

№ Т-1 - заповед (инструкция) за наемане на служител;

№ Т-1а - заповед (инструкция) за наемане на служители;

No Т-2 - лична карта на служителя;

No Т-2ГС (МС) - лична карта на държавен (общински) служител;

No Т-3 - кадрово осигуряване;

No Т-4 - регистрационна карта на научен, научно-педагогически работник;

№ Т-5 - заповед (инструкция) за преместване на служител на друга работа;

№ Т-5а - заповед (инструкция) за преместване на служители на друга работа;

№ Т-6 - заповед (инструкция) за предоставяне на отпуск на служител;

No Т-6а - заповед (инструкция) за предоставяне на отпуск на служители;

No Т-7 - график на ваканциите“;

No Т-8 „Заповед (указание) за прекратяване (прекратяване) на трудов договор със служител (уволнение);

No Т-8а - заповед (инструкция) за прекратяване (прекратяване) на трудов договор със служители (уволнение);

No Т-9 - заповед (инструкция) за изпращане на служител в командировка;

No Т-9а - заповед (инструкция) за изпращане на служители в командировка;

No Т-10 - удостоверение за пътуване;

No Т-10а - служебно задание за изпращане в командировка и отчет за изпълнението му;

№ Т-11 - заповед (инструкция) за насърчаване на служител;

№ Т-11а - заповед (инструкция) за повишаване на служителите;

No Т-12 - ведомост и ведомост;

No Т-13 - табела за работа;

No Т-49 - ведомост;

No Т-51 - ведомост;

No Т-53 - ведомост;

No Т-53а - ТРЗ;

No Т-54 - лична сметка;

No Т-54а - лична сметка (свт);

№ Т-60 - бележка-изчисление за предоставяне на отпуск на служител;

№ Т-61 - бележка-изчисление при прекратяване (разваляне) на трудов договор със служител (уволнение);

No Т-73 - акт за приемане на извършена работа по срочен трудов договор, сключен за продължителността на определена работа.

4.1 Трудов договор

Трудов договор се сключва в писмена форма между служителя и администрацията, представлявана от ръководителя на предприятието и съдържа основните данни:

име на документа;

място на съставяне;

Договорът се съставя в два екземпляра, единият остава в предприятието, а вторият се дава на служителя.

4.2 Заповеди на персонала

Заповедите за персонала са най-важният документ, който се изготвя в процеса на документиране на функциите на службата за персонал. Заповедите формализират приемането, преместването и уволнението на служителите; Осигуряване на почивки, командировки; промяна на условията и заплатите, присвояване на категории и промяна на лични данни; стимули и наказания.

Заповедите за персонала се издават въз основа на писмена обосновка (например: изявление на служител, свидетелство за брак, посочващо промяна в фамилното име на служителя, меморандум)

Личното заявление на служителя за приемане, преместване или уволнение се изписва на ръка или на бланка на организацията. В заявлението се посочва: наименованието на структурното звено, наименованието на вида на документа, датата, адресатът (должност, фамилия, инициали на ръководителя), текст, личен подпис, препис от подписа. Освен това върху заявлението се поставят резолюцията на ръководителя и отметка за изпълнението на документа и посоката към делото.

Текстът на заповедта за личния състав няма посочваща част (глаголът "заповядвам"). Заповедите за персонала започват с административно действие. Приемане, назначаване, прехвърляне, освобождаване, промяна на фамилията, предоставяне на отпуск.

Има индивидуални и консолидирани поръчки по персонал. Индивидуалните съдържат информация за един служител, консолидираните съдържат информация за няколко служители, независимо под какви управленски действия попадат. Консолидираните поръчки не трябва да съдържат информация с различни периоди на съхранение. Желателно е да се разпределят поръчки за предоставяне на отпуски и командировки, които имат краткосроченсъхранение. Заповедите за награди и наказания се издават индивидуално.

Всеки елемент от заповедта за персонала трябва да бъде формулиран в съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация.

При наемане се определя размерът на възнаграждението (заплата, надбавка) и при необходимост условията за прием: временно, с изпитателен срок.

При прехвърляне на друга работа посочете нова позицияи подразделение, вид прехвърляне, причина за преместване (в съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация), промяна в възнаграждението.

При уволнение причината за уволнението, съгласно членовете на Кодекса на труда на Руската федерация.

При предоставяне на отпуск – неговият вид, продължителност, начална и крайна дата.

За командировки - датата и продължителността на командировките, местоназначението, името на предприятието.

С награди, наказания - причината и вида на поощрението или наказанието.

Всеки параграф от заповедта трябва да завършва с препратка към писменото основание за административното действие.

Заповедите за персонала се довеждат до знанието на служителя срещу разписка. Визи за запознаване на служителите могат да бъдат разположени или след текста на всеки параграф от заповедта, или след подписа на ръководителя.

Проектът на заповед за персонала се съгласува с длъжностни лица, като: главен счетоводител, с ръководителите на структурни подразделения и юрисконсулт.

Заповедите за персонал трябва да бъдат регистрирани. Като формуляр за регистрация се използва регистрационната книга. В регистрационната книга се посочва: датата и номерът на поръчката, който е подписал заповедта. Поради разликата в сроковете за съхранение на поръчките за персонал, се препоръчва номерирането им според следното правило. Към поредния номер на поръчката се добавя буквено обозначение(за да се разграничи от поръчката за основна дейност).

Информацията, съдържаща се в заповедите за персонал (информация за работа и стимули), се вписва в трудовите книжки.

Заповедта (инструкцията) за наемане е една от унифицираните форми на първична счетоводна документация, чието използване е задължително за всички организации. (Приложение № 1)

Заповедта (инструкцията) за преместване на друга работа (формуляр № Т-5) се използва при регистриране на преместване на служител от едно структурно звено в друго. Попълва се от служител на отдела за персонал в един екземпляр. (Приложение № 2)

Заповедта (инструкцията) се заверява от ръководителя на структурното звено на предишното и новото място на работа и се подписва от ръководителя на организацията. Въз основа на тази заповед отделът за персонал прави бележки в лична карта, работна книжка и други документи.

На обратната страна се правят бележки за непредаденото имущество и материални ценности, отчетени от служителя на предишното работно място.

Заповедта (инструкцията) за предоставяне на отпуск (формуляр № Т-6) се използва за обработка на годишни и други видове отпуски, предоставени на служителите в съответствие с Кодекса на труда, действащите законодателни актове и разпоредби, колективния трудов договор и графиците за отпуски. (Приложение № 3)

Попълва се в два екземпляра: единият остава в отдела за персонал, другият се прехвърля в счетоводството. Подписано от ръководителя на структурното звено и ръководителя на организацията.

Въз основа на заповедта за предоставяне на отпуск отделът по персонал прави бележки в личната карта на служителя, а счетоводството изчислява дължимите заплати за отпуска. При предоставяне на отпуск без заплащане, до посочването на броя на дните отпуск се посочва „без заплащане“. В секцията „Начислени“ в колона 1 празните редове показват месеците, за които са начислени заплати.

4.3 Лична карта на служител

Лична карта (формуляр № Т-2) се попълва в един екземпляр въз основа на документи (приложение № 4):

паспорти;

военен билет;

трудова книжка;

въз основа на анкета на служителите.

Свободните редове могат да се попълват с данни по преценка на организацията. След завършване на раздела Главна информация» лицето, което кандидатства за работа, подписва лична карта и отбелязва датата на завършване.

В раздел 1 са посочени и имената и датите на завършване на второто учебно заведение за висше или средно професионално образование.

При попълване на раздел 2 се записва военна служба, като се посочва длъжността.

В раздел 3 при всяко вписване, извършено въз основа на заповед, администрацията е длъжна да запознае служителя срещу разписка.

При попълване на раздел 4 „Удостоверяване” на личната карта се попълват всички графи и графи. Те посочват:

· дата на сертифициране;

· решение на комисията, например: „преместване на длъжност“, „изпращане за повишаване на квалификацията“;

Колоната Причина може да бъде оставена празна. Като алтернатива може да съдържа заповед на организацията да изпрати служител за сертифициране или заповед за одобряване на резултатите от сертифицирането.

Данните за повишаване на квалификацията се записват въз основа на документи, представени от служителя.

Раздел 5 "Професионално развитие" посочва:

· начална и крайна дата на обучението;

· вид усъвършенствано обучение;

· наименование на образователната институция, факултет за усъвършенстване във висше учебно заведение, факултет за усъвършенстване на обучение в средно професионално учебно заведение, институт за усъвършенстване на обучение, курсове за усъвършенстване в министерството, курсове за усъвършенстване на обучение в предприятия, научноизследователски и проектантски организации, висши и средни професионални институции образование, институти за повишаване на квалификацията и техните клонове);

· вид на документа (сертификат, удостоверение);

· колоната "Основа" може да е празна или да съдържа заповед на организацията за изпращане на служител за повишаване на квалификацията.

По същия начин раздел 6 включва информация за професионалната преквалификация, посочваща специалността (направление, професия), в която се извършва преквалификацията.

При попълване на раздел 7 „Стимули и награди“ е необходимо да се посочат видовете стимули, прилагани към служителя (както на ниво организация, така и на ниво министерства и ведомства), както и да се изброят държавни награди.

Раздел 8 "Ваканция" води отчети за всички видове отпуски, предоставени на служителя през периода на работа в организацията. Основата за извършване на вписванията са поръчки за предоставяне на отпуски.

При попълване на отпускната таблица на база на поръчката се въвежда само началната дата на ваканцията. Крайната дата на ваканцията се въвежда след завръщане на служителя от ваканция. Това се дължи на факта, че в случай, че служител е извикан от ваканция или е прекъснат, колоната „Крайна дата“ ще съдържа датата, на която служителят напуска работа, а не планираната крайна дата на ваканцията по заповед.

В същата таблица задължително е отбелязан отпуск без заплащане. Той се взема предвид при изчисляване на трудовия стаж, който дава право на годишен основен платен отпуск, тъй като съгласно чл. 121 от Кодекса на труда на Руската федерация не включва времето за предоставяне на неплатен отпуск на служител, ако общата им продължителност надвишава 14 календарни дни през работната година.

Раздел 9 „Социални обезщетения“ трябва да посочи списъка на обезщетенията и техните основания, предоставени на служителя от федералния закон, подзаконовите актове и местните разпоредби на организацията.

Раздел 10 "Допълнителна информация" се попълва, ако е необходимо:

· информация за задочна (вечерна), кореспонденция, външно обучение на отделите за висше и средно професионално обучение (трябва също да поставите датите на приемане в образователна институция и нейното завършване);

· информация за работещо лице с увреждания, посочващо удостоверение, група инвалидност и датата на нейното установяване (промяна), причината за увреждането;

· заключение на експертната комисия за условията и характера на работа.

След като служителят бъде уволнен от организацията, се правят записи в раздел XI на причината за уволнението, което посочва декодирането на причината за уволнението на служителя в съответствие с точната формулировка, дадена в Кодекса на труда на Руската федерация, датата на уволнението, номерът на заповедта за уволнение.

При закриване на лична карта Т-2 кадровият служител поставя личния си подпис с нейния препис и посочване на длъжността. Самият служител се подписва по същия начин. Подписът на служителя в този случай потвърждава съгласието му с всички вписвания, направени в личната му карта.

4.4 Работна книжка

Съгласно член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация трудовата книжка с установената форма е основният документ за трудова дейности трудов стаж на служителя. През целия период на дейност на служителя в организацията информацията за него е отразена в този документ. (Приложение № 5)

Работата с трудови книжки и вписването в тях са строго регламентирани: съгласно чл. 66 от Кодекса на труда на Руската федерация, формата, редът за водене и съхранение на трудови книжки, както и редът за изготвяне на формуляри на трудови книжки и предоставянето им на работодателите се определят от правителството на Руската федерация.

Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“ одобри формата на трудова книжка, формата на вложка в работната книжка и правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, подготовка на работа книжни формуляри и предоставяне на работодателите с тях. Постановление на Министерството на труда на Русия от 10 октомври 2003 г. № 69 утвърди инструкции за попълване на трудови книжки.

Съгласно тези правила работодателят е длъжен да води трудова книжка за всеки служител, който е работил в организацията повече от пет дни, ако работата е основна за служителя. За постъпващ за първи път на работа служител се вписва трудова книжка, която се попълва в негово присъствие в срок не повече от една седмица от датата на постъпване на работа. Работодателят-физическо лице няма право да прави вписвания в трудовите книжки на служителите, както и да съставя трудови книжки на служители, наети за първи път.

За да се предотврати използването на фалшиви трудови книжки, правителството на Руската федерация разпореди на Министерството на финансите на Руската федерация да одобри процедурата за предоставяне на работодателите на нови форми на трудова книжка и вложка в нея, а работодателите да осигурят отчитане на трудови книжки, както и бланки на трудова книжка и приложка.

В трудовата книжка се вписват следните данни:

Относно служителя

· за работата, която вършат;

· за преместване на друга постоянна работа;

· при уволнение на служител;

· основание за прекратяване на трудовия договор;

· за награди за постижения в работата.

Информация за наказанията в трудовата книжка не се вписва, освен в случаите, когато уволнението е дисциплинарно наказание.

По искане на служителя информацията за работа на непълно работно време се вписва в трудовата книжка на основното място на работа въз основа на придружителен документ.

Всички вписвания за наемане, преместване на друга постоянна работа, уволнение, награди и поощрения се вписват от администрацията в трудовата книжка след издаване на заповедта, но не по-късно от една седмица, при уволнение - в деня на уволнението. Записванията в трудовата книжка трябва да отговарят на текста на заповедта. Записите за причините за прекратяване на трудовия договор трябва да бъдат направени в стриктно съответствие с текста на Кодекса на труда на Руската федерация или федералния закон и препратка към съответния член, параграф.

При регистриране на трудова книжка първо се попълва заглавна страница A, съдържащ информация за работника. Фамилия, име и отчество и дата на раждане се посочват въз основа на паспорт или акт за раждане.

Образование - средно, средно специално или висше - се посочва въз основа на документи (сертификат, свидетелство, диплома). Запис на незавършено средно или незавършено висше образованиеможе да се направи и въз основа на съответните документи.

Професията или специалността се записват в трудовата книжка въз основа на документ за образование.

След като посочи датата на попълване на трудовата книжка, служителят удостоверява с подписа си верността на въведената информация.

Първата страница на трудовата книжка се подписва от лицето, отговорно за издаването на трудови книжки, а след това се полага печат на организацията, върху която трудовата книжка се попълва за първи път.

Промените в вписванията в трудовите книжки за фамилното име, собствено име, отчество и дата на раждане се извършват от администрацията на последното място на работа въз основа на документи (паспорт, акт за раждане, брак или развод, при промяна на последното име, собствено име, отчество.) И по отношение на номера и датата на документите.

Тези промени се правят на първа страница на работната книжка. С един ред се зачертава например предишното фамилно име и се записват нови данни.

Записите са внимателно Химикалка, черна, синя или лилава паста.

В случай, че всички страници на съответните раздели са попълнени в трудовата книжка, трудовата книжка се попълва с притурка.

Приложката се зашива в трудовата книжка, попълва се и се поддържа от администрацията на предприятието на работното място по същия начин като трудовата книжка.

Вложка без трудова книжка е невалидна.

За всяка издадена листовка, на първа страница от работната книжка, най-отгоре се поставя печат с надпис: „Приложка издадена” и тук също се посочват серия и номер на листовката.

При всяко вписване, направено въз основа на заповед в трудова книжка или лист, при наемане, преместване на друга постоянна работа и уволнение, администрацията на организацията е длъжна да запознае собственика на книгата (вложката) срещу получаване в личния карта образец No Т-2, в която да е точен запис от трудовата книжка (приложка).

Когато служителят е уволнен, всички трудови записи, направени в трудовата книжка по време на работата му в организацията, се удостоверяват с подпис на ръководителя на предприятието или специално упълномощено от него лице и печата на предприятието. Администрацията е длъжна да издаде на работника или служителя трудовата му книжка в деня на уволнението с направена в нея запис за уволнението.

4.5 Дневници на счетоводство и контрол и вътрешна служебна кореспонденция

В организациите се поддържат регистрационни дневници (книги) за регистриране на кадрова документация (заповеди за персонал, трудови книжки, лични досиета, лични карти). Правилното отчитане на документа (с присвояване на конкретен номер и с маркировка на датата на регистрация) му придава правна сила (силата на доказателство), с помощта на която работодателят може уверено да спечели в трудов спор с служител.

Отдел „Човешки ресурси“ поддържа регистрация на кадрови документи и използва следните регистрационни формуляри или се поддържат от други упълномощени лица:

· регистър на трудовите договори;

· регистър на заповедите за приемане, преместване и освобождаване на служители;

· дневник за регистрация на заповеди за предоставяне на отпуск;

· дневник за регистрация на заповеди за командировки на служители;

· дневник за регистрация на удостоверения за пътуване;

· дневник за регистрация на работа;

· регистър на местните разпоредби;

· книга за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките към тях;

· приходна и разходна книга за счетоводни форми на трудовата книжка и лист в нея;

· дневник за регистрация на заповеди за поощрения и налагане на дисциплинарни наказания;

· дневник за издаване на удостоверения за персонал;

· регистър на болничните;

· регистър на производствените злополуки.

Формулярите на някои списания и книги се одобряват от официални органи, докато други форми се разработват от самата организация.

Например, формулярът на книгата за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките към тях е одобрен с Постановление на Министерството на труда на Русия от 10 октомври 2003 г. № 69. Регистърът на личните дела или регистърът за медицински прегледи нямат препоръчителна форма, поради което се разработва от самата организация по свое усмотрение.

При организиране на съхранението на документи за персонала се взема предвид преди всичко тяхната социална и правна природа, тъй като именно тези документи се използват главно за задоволяване на социалните и правни нужди на гражданите (по-специално за потвърждаване на трудовия стаж).

Вътрешната кореспонденция в организацията се използва за документиране на всички решения на персонала. Например, за да се привлече служител към дисциплинарна отговорност, е необходимо да се получат обяснения от служителя.

Ако говорим за насърчаване на служител, неговият прекият ръководител изпраща идея на ръководителя на организацията за насърчаване на служителя.

С помощта на вътрешна официална кореспонденция се осъществява и официален обмен на мнения между служителите на организацията, между длъжностните лица и ръководството на организацията.

В тази глава беше извършена работа по запознаване с документите на службата за персонал, както и анализът и описанието на тези документи.

Заключение

Обхватът и навременността на цялата работа зависи от осигуряването на организациите с трудови ресурси и ефективността на тяхното използване. Следователно ролята, която играе службата за персонал в организацията, е толкова важна.

Една от най-важните функции за организиране на работата на службата за персонал е функцията за отчитане на документи, регулиращи изпълнението на всички задачи, пред които са изправени ръководителите на персонала.

Проблемът с работата с електронна информация става актуален. Затова първата стъпка за подобряване на обслужването на персонала е въвеждането на информационни технологии в процеса на управление, които ще създават архиви електронни базиданни и комбинирайте потоци от електронни документи.

Ключът към успеха на организацията е ефективният персонал, така че специалистите са търсени. Често HR мениджърът се превръща в проводник на нови идеи, запознава мениджъра с усъвършенстваните методи за управление на персонала и решава всички организационни въпроси.

Днес е важно отделът за персонала не само правилно да попълни документацията за персонала, но и да постигне своевременно запълване на свободните работни места, за да поддържа обема на производството на правилното ниво. Системата на работа с персонала трябва да бъде планирана така, че да се постига постоянно увеличаване на работната сила на предприятието от тези хора, които имат добри познания и умения и да се гарантира, че има все повече такива работници.

В резултат на работата бяха изпълнени следните задачи: идентифициране на същността на кадровата служба на предприятието; проучване и анализ на нормативни документи, регламентиращи дейността на отдела за персонал; проучване на характеристиките на кадровата документация.

След изпълнение на задачите беше постигната следната цел: анализ на организацията на работата на службата за персонал в предприятието.

Списък на използваните източници

работа в офиса на персонала

1. Конституцията на Руската федерация - М.: Юрист, 2005.- 63с.

2. Кодекс на труда на Руската федерация. Текст с изменения и допълнения към 1 септември 2007 г. - М.: Ексмо, 2007. -272с.

Общоруски класификатор на управленска документация. ОК 011-93. Одобрен с Указ на Държавния стандарт на Руската федерация от 30 декември 1993 г. № 229. Редактирано на 17.12.2007 г.

Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 "За трудовите книжки"

Верховцев A.V. Служба в отдела за персонал - М.: ИНФРА-М, 2001. - 35 с.

Вялова Л.М. Документационно осигуряване на дейността на службата за персонал. Учебник за средно професионално образование. - М.: Издателство "Академия", 2007. -189с.

Грудцина Л.Ю. Служител по персонала. 2-ро изд., допълнено и преработено. - М.: Ексмо, 2007. -304стр.

Кирсанова М.В. Работна книжка: нови правила за поддържане и съхранение. 2-ро изд., преработено. - М.: ОМЕГА-Л, 2006. -58с.

Красавин A.S. Документиране на трудовата дейност на служителите. - М.: ИНФРА-М, 2006. -101s.

Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Управление на кадровата документация - М .: Книжно обслужване, 2006. -144s.

Митрофанова В.В. Изготвяме кадрови документи: настолна книгапрактика. - изд. 2-ро, преработено и разширено. - М.: Издателство Алфа-Прес. 2008. - 304 с.

Санкина Л.В. Наръчник за работа в офиса на персонала. 3-то издание, разширено и преработено. - М.: M CFR, 2003. -98s.

Персонална служба //Уикипедия, Свободната енциклопедия

Водене на HR записи // Siriniti. 2014 г

15. Лична карта на служителя Т-2 // Персонални въпроси.

Методически материали // Бизнес свят. 2014

Формуляр Т-5 „Заповед за преместване на служител на друга длъжност“ //HRMaximum

Организационният персонал като обект на управление //ORGTM.ru. 2012 г

HR уебсайт //2013

Трудови ресурси // Първоначални материали онлайн. 2014 г

Обучение

Имате нужда от помощ при изучаването на тема?

Нашите експерти ще съветват или предоставят уроци по теми, които ви интересуват.
Подайте заявлениекато посочите темата в момента, за да разберете за възможността за получаване на консултация.

Службата за персонал (CS) на организацията е структурна асоциация, която изпълнява задълженията за контролиране на персонала. Първоначалната задача на КС е да осигури оптимизацията на трудовия процес. Нека видим как е организирана тази услуга.

Нивото на компетентност на управлението на КС и границите на правомощия в процеса на управление на предприятието могат да бъдат разделени на видове:

• Пълно подчинение на COP на административния ръководител (всички координиращи схеми са включени в една подсистема).
• Пряко подчинение на COP на директора на предприятието.
• Службата за персонал има статут на второ ниво на управление след ръководителя на организацията.
• Управлението на предприятието включва КС.

Организационната схема на службата за персонал зависи от много фактори, например:

• Вид дейност на предприятието.
• Фирмен размер.
• Нивото на управленския потенциал на КС и др.

Организационна структура на отдела за персонал

Организационната структура на отдела за персонал трябва да отговаря на установените изисквания и възможности:

• Възможността за бързо реагиране на промени и допълнения, свързани с регистрите на персонала.
• Оптимизиране на функциите на служителите с последващо прехвърляне на пряк контрол към по-ниското ръководство.
• Разпределение и консолидиране на функционалните задачи в рамките на организацията.
• Регулиране и осигуряване на рационален брой служители, подчинени на определен ръководител.
• Спазване на правата, задълженията (отговорност за тяхното неспазване) на служителите на предприятието.
• Ясно разпределение на организационните правомощия.
• Минимизиране на разходите, насочени към създаването и функционирането на управленската структура.

Това е частичен списък на това, което HR отделът прави. Разработването на схема за организационно структуриране се влияе от няколко групи фактори:

• Характеристики на устройството и дейностите на организацията.
• Използване на работни технологии и вид производство.
• Стил на корпоративна етика и лични нюанси.
• Разработване или следване на ефективни съществуващи структурни организационни схеми.

Проектирането на организационната структура на персонала на организацията може да бъде повлияно от един или няколко фактора наведнъж. За първоначалните данни се вземат индикатори:

• Броят на стъпките на лидерство.
• Брой на персонала.
• Вид управленска структура.

Структурата на отдела за персонал съчетава две нива на управление – функционално и линейно. Това е функционалният тип управление, който ви позволява да покажете функционалното разделение между управлението на предприятието и отделите. За изграждане на функционално управление, фиксиращо технологичната последователност на производството за всеки ръководител (или упълномощено лице), се използва принципът на матрицата.

Какво прави отделът за човешки ресурси?

Задълженията на отдела за персонал са формулирани в Кодекса на труда на Руската федерация.

Основното внимание на отдела за персонал е насочено към осъществяване на ефективно управление на кадровите ресурси на компанията. Това включва:

• Подобряване на взаимоотношенията в работния процес.
• Оценка на професионалната пригодност при избор на кандидат за длъжност.
• Разработване и изпълнение на програми за обучение и социални проекти за служителите на компанията.
• и т.н.

Действията на COP са предимно аналитични в организацията на работния процес. Подобна дейност изисква редовни вътрешни иновации, обучение на нови специалисти за последваща работа в COP на организацията, разработване на програма за обучение за придобиване на професионални умения в съответствие със съвременната тенденция.

Такива действия се дължат на необходимостта от висококачествено изпълнение на редица функционални задачи на службата за персонал:

• Установяване на квалификационно ниво в съответствие с настоящите икономически изисквания.
• Контролиране на увеличението на разходите за работния процес.
• Формиране на корпоративна политика, като се вземе предвид установената многонационална комбинация от служители, наети на вътрешния пазар на труда и привлечени чуждестранни специалисти.
• Отделът за набиране на персонал се занимава с уреждането на работните отношения в съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация.
• Разработване и внедряване на възможността за осигуряване на работата на служителите, ползващи отдалечен достъпкъм ресурсите на организацията.

Условно е възможно да се разграничат две функционални области на CS:

1. Управленски контрол на трудовите отношения.
2. Документиране на условията на трудовия договор.

Контрол на трудовите отношения означава:

• Държавно планиране.
• Персонал на предприятието.
• заемана длъжност.
• Обучение и овластяване професионално развитиеслужители на организацията.
• Използване на системата за насърчаване и израстване в социалната сфера.
• Осигуряване и поддържане на безопасни условия на труд.

Условията на трудовия договор трябва да бъдат документирани. Документи на HR отдела:

• Инструкции, заповеди.
• Попълване на утвърдени формуляри за счетоводна информация.
• Изготвяне и последващо поддържане на трудовата документация на служителя.
• Формиране.
• Консултантски услуги.
• Изчисляване на графика на работното време.
• Издаване на документи, необходими на служителя за получаване на различни видове плащания (обезщетения, надбавки и др.).

Обширният функционален обхват на CS изисква висококачествен подбор на служители за позиции в отдела за персонал.

Организация на работата на отдела за персонал

Броят на специалистите за КС е оправдан от рационалното разграничаване и стабилизиране на работния процес на всяко отделно предприятие. За да направите това, използвайте "Наръчник за квалификация", в който са посочени позициите:

• управленски персонал;
• специалисти;
• технически изпълнители.

Всяка определена позиция съответства на характеристика, включително задължителни изисквания:

• обем на задълженията, възложени във връзка със заеманата длъжност;
• специални знания;
• квалификационни изисквания.

Организацията на работата се осъществява в съответствие с нивото на сложност и обхвата на възложените задачи на службата. Всеки служител трябва да притежава специализирани знания и умения:

• Пълно владеене на информация за региона, спецификата на дейността на фирмата.
• Управленски и лидерски качества.
• Обучаемост.
• Владеене на основите на финансовото формиране.
• Дипломатически умения и др.

Повечето HR отдели на организации предоставят следните свободни работни места:

1. Началник отдел "Човешки ресурси".
2. Мениджър:
   • за кадрова работа;
   • социални осигуровки;
   • компенсация;
3. Специалист:
   • за работа с кандидати;
   • за обучение;
   • за заетост;
   • управление на персонала.

Наличието на длъжности се определя от спецификата на предприятието и функционалните задачи на службата за персонал.

Отговорността за подбора на служители на компанията се носи изцяло от мениджъра по персонала. Процесът на набиране и оценка е толкова прецизен, колкото и всяка друга управленска дейност.

По пътя към успеха на компанията персоналът наистина решава, ако не всичко, то много и основателите на компанията разбират това добре. Нарастването на конкуренцията, усъвършенстването на технологиите, борбата за потребителя и качеството на продуктите принуждават мениджърите на компанията да преразгледат набор от въпроси на управлението по нов начин. Изискванията към работника също се променят. Човешкият потенциал, способността на лидера да постави правилната цел и ефективно да управлява трудовите ресурси се превръща в основен фактор за успеха на организацията. Трудови ресурси са всички служители на фирмата, включително производствен и управленски персонал (мениджъри и специалисти).

Специална роля в привличането на високопрофесионален персонал в организацията и увеличаване на производството, творческата продукция и активността на персонала, разработване и прилагане на програма за развитие на персонала на организацията, идентифициране на методи за управление от човешки ресурсиа развитието на трудовия потенциал в момента се играе от службите за персонал - центрове за разработване и изпълнение на трудовата стратегия на фирмата.

Това означава, че работата с персонала вече не се счита за чисто административна (издаване на заповеди за наемане на служители, избрани от по-високостоящ ръководител, съхраняване на информация за персонала и т.н.) и се извършва независимо от други управленски функции.

Понастоящем той трябва да помогне за развитието на бизнеса чрез наемане на висококвалифицирани работници, планиране на кариерата, оценка на работата и подобряване на заплащането.

Службата за персонал трябва да познава икономическите нужди на организацията и в тази връзка да обмисля дейността си в сътрудничество с други служби и отдели. Резултатът от дейността на кадровата служба трябва да бъде по-голямо участие на хората в бизнеса, познаване на техните задължения и отговорности, развитие на трудовия потенциал и благоприятен психологически климат. Тоест процес възниква, когато функцията за управление на персонала на човешките ресурси се промени от пасивна помощ към активно решение по икономическите въпроси на организацията.

Управлението на персонала, тоест работата с персонала, разглежда хората като собственост на организацията, активи на организацията, човешки капитал, ресурс, който, подобно на други ресурси, трябва да се използва ефективно за постигане на целите на компанията; предполага по-малко контрол върху служителите, но повече мотивация и стимулиране на работата. Значението на тази работа е очевидно.

Основните цели на отдела за персонал:

1. Анализ на пазара на труда. Пазарът на труда е важна многостранна област от икономическия и икономическо-политическия живот на обществото. На пазара на труда се оценява стойността на работната сила, определят се условията за нейната заетост, включително размерът на заплатите, условията на труд, сигурността на работното място, възможността за получаване на образование, професионално израстване и др.

2. Формиране на персонал на организацията (планиране, набиране, подбор и наемане, адаптиране на служители, освобождаване, анализ на текучеството и др.);

3. Безусловна ориентация към изискванията на трудовото законодателство;

4. Развитие на служителите (професионална ориентация и преквалификация, оценка на професионалните дейности на персонала, организация на кариерното израстване);

5. Анализ на разходите и резултатите от труда;

6. Подобряване на организацията на труда и неговото стимулиране;

7. Създаване на добър социално-психологически климат Климатът на екипа е преобладаващата и относително стабилна психическа нагласа на екипа, която намира разнообразни форми на проявление във всичките си житейски дейности.

8. Създаване на безопасни условия на труд. Безопасността на труда е състоянието на условията на труд, при което е изключено въздействието върху работниците на опасни и вредни производствени фактори.

9. Разработване на система за мотивация на труда. Мотивацията може да се счита за един от методите на управление, неразделна част от управленския процес, насочен към постигане на конкретна управленска цел – да накара хората да работят ефективно.

10. Отчитане не само настоящите, но и бъдещите потребности на организацията от персонал, въз основа на задачите за нейното развитие, прогнозата за пазарните условия и тенденцията на естественото движение на работната сила;

11. Широко сътрудничество със синдикатите;

12. Разработване на социална и пенсионна политика на организацията;

13. Разрешаване на конфликти;

14.Максимална грижа за всеки човек, зачитане на неговите права, свободи, достойнство;

15. Система за награди.

1 клас 2 клас 3 клас 4 клас 5

Курсова работа
По дисциплина Документи в отдел персонал

"Ролята и задачите на службата за персонал, регулирането на нейната дейност"

Въведение……………………………………………………………………………………….3

1. Теоретични аспекти на дейността на кадровата служба……………..…5
1.1. Значението на услугата за управление на персонала за предприятието…………5
1.2. Основи на кадровата служба…………………………………………..12
1.3. Задачите на службата за персонал……………………………………………………….15
2. Документиране и регламентиране на дейността на персонала………..……18
2.1. Национални законодателни и подзаконови и методически актове, необходими за работата на службата по персонала………………………………….18
2.2. Организационно-правни документи на организацията………………………………..34
3. Подобряване работата на службата за персонал ………………………….…41
Заключение……………………………………………………………………………………47
Библиографски списък…………………………………………………………………………..…48
Приложение 1……………………………………………………………………………………………..…50

Въведение

Тази курсова работа ще разгледа ролята на службата за персонал в организацията като цяло, нейното място в структурата на предприятието, методи и критерии за оценка на ефективността на нейното функциониране.
Уместност. Тази тема в момента е актуална, тъй като по-голямата част от кадровите служби днес все още са фокусирани основно върху изпълнение на традиционните процедурни функции (наемане, наемане на персонал, документи при изпращане в командировки, отпуски, премествания на ново място), работа, съкращения на персонал и др. ). В редица организации от тях не се изисква нищо друго, а поради пристрастеност и традиции малцина от ръководителите на кадрови служби проявяват собствена кадрова и производствена инициатива. Синдромът на прословутото правило все още действа: „инициативата е наказуема“. Това е донякъде проблем в много съвременни организации.
Целта на работата е да се определи значението на службата за персонал за организацията.
Задачата на работата е да установи основните дейности на службата за управление на персонала, да определи нейната роля в живота на предприятието.
За получаване на информация за целите на анализа и последващото описание на работата бяха използвани следните методи:
- документален метод;
- наблюдение;
- интервю;
- разпит.
Обектът е обслужването на персонала в организациите.
Предмет на курсовата работа.
И така, основните цели на курсовата работа са:
- погледнете историята на развитието
- да проучи структурата и функциите на службата за персонал на тази организация;
- анализира работата на службата за персонал в областта на документацията;
- предлага начини за подобряване на обслужването на персонала.

1. Теоретични аспекти на дейността на кадровата служба.

1.1. Значението на услугата за управление на персонала за предприятието

„Служба за управление на персонала (служба за управление на персонала) е структурно звено, упълномощено да извършва управление на персонала и организационно-методическо управление на мерките за управление на персонала, прилагани в предприятието.“
„Големите надежди на ръководството за осигуряване на просперитета на компанията се възлагат на собствените им възможности, умения, инициативност и предприемчивост, и по-точно на човешките ресурси, които са създадени и които ще трябва да бъдат модернизирани, за да отговарят на всички нови, постоянно променящи се пазарни нужди." [виж 2. стр. 95]
Дейностите на службата за персонал (мениджър HR) са определени в съответната длъжностна характеристика (Приложение 1).
В повечето компании на определен етап от развитие има нужда от специалист по управление на персонала. Той определя какви дейности в областта на набирането, обучението и оценката на персонала трябва да се извършват, за да се постигнат целите на тази организация. Това е най-честата причина за създаване на HR отдел, но има и други мотиви, които тласкат мениджмънта да формира HR отдел на компанията.
Нека разгледаме по-подробно причините за създаването на службата за персонал и перспективите за по-нататъшното функциониране на това звено:
1. Обслужване на персонала като почит към модата.
Ако създаването на HR отдел е модно изявление, тогава е много вероятно той да изпълнява само представителна функция: малко вероятно е директорът по персонала да бъде назначен да решава сериозни проблеми, свързани с развитието на компанията като цяла. Няма да му е лесно да намери общ език с топ мениджърите и главния изпълнителен директор, тъй като подчинената му служба няма да се възприема като звено, което пряко влияе върху постигането на стратегическите цели на компанията.
В тази ситуация се препоръчва ръководителят на службата за човешки ресурси:
- защитавайте статуса на вашето звено, като компетентно идентифицирате съществуващи проблеми и предлагате начини за решаването им;
- да получите в управлението си бюджета на звеното, а именно: позиции, свързани с планирането на фонд работна заплата, социални придобивки, разходи за набиране на персонал, инвестиции в обучение и развитие на персонал, укрепване Корпоративна култураи т.н.
2. Обслужващ персонал като "първа помощ" при решаване на проблеми.
В някои случаи отделът по персонал се създава като „помощник” на съществуващия отдел по персонал, който вече не е в състояние да се справи с нарастващия обем задачи, възложени му от други подразделения на компанията. В такава ситуация висшето ръководство формира HR услуга според приоритета на задачите, които трябва да бъдат решени: първо се появява рекрутер или мениджър по набиране на персонал, след това специалист по обучение или мениджър по обучение и т.н.
IN този случайглавният изпълнителен директор и акционерите имат разбиране за необходимостта от персонално обслужване за по-нататъшното развитие на бизнеса. Важно е директорът по човешки ресурси да използва пълноценно наличните възможности: участва в срещи на топ мениджъри, докладва за резултатите от дейността си пред собствениците на бизнеса.
3. Обслужване на персонала като неразделна част от фирмата.
Най-желаната ситуация е, когато службата за персонал се формира заедно с компанията и още в началния етап от развитието на организацията нейният директор участва в изграждането на бъдещата организационна структура на цялото предприятие, формирайки бизнес процеси между отделите. В този случай специалистът по човешки ресурси ще има възможност да се придържа към принципа на проактивност в работата си, тоест да действа проактивно и превантивно – за разлика от т.нар. реактивна работакогато дейността на служителя е насочена към коригиране и отстраняване на възникнали проблеми.
Когато HR директор участва в формирането на екип от топ мениджъри (избор на лидери и разработване на компенсационни пакети за тях), той получава възможността да стане един от лидерите на организацията в бъдеще.
Този най-компетентен метод за изграждане на персонална услуга в една компания, за съжаление, не е много често срещан в руската практика.
Каквито и да са причините за формирането на HR услугата, ролята, която тя играе в развитието на организацията, е важна. Опитът на местните компании показва, че в повечето случаи в своето развитие HR отделът има три последователни роли:
- поддържащи,
- обслужване,
- партньорство.
1. Поддържащата роля на службата за персонал.
В началния етап от развитието на компанията собственикът или генералният директор най-често се нуждае от услугите на служител по персонала, чиято основна задача е да поддържа документооборота на персонала на компанията в съответствие с националното законодателство.
Чрез тази роля за поддръжка на бизнеса са онези HR услуги, които не се създават от нулата, а се трансформират от съществуващ отдел по човешки ресурси в компанията. В този случай функциите по управление на персонала са разпределени между преките ръководители и всеки отдел самостоятелно решава задачите, които стоят пред него в областта на набирането и обучението на служители. Така двама или трима представители на различни отдели на компанията-клиент могат да работят отделно от една агенция за набиране на персонал или фирма за обучение.
Понякога отделът за персонал и службата за персонал са две независими подразделения на организацията. Но в повечето водещи местни компании отделът за персонал е включен в структурата на службата за персонал, а неговият ръководител или служител докладва на директора по персонала.
2. Обслужващата роля на службата за персонал.
Ситуацията, при която функциите за управление на персонала са разпределени между отделите, значително намалява ефективността на бизнеса като цяло, особено с увеличаване на броя на служителите и броя на задачите в областта на набирането и обучението на персонал. В тази ситуация отделът за персонал има повече правомощия, например директорът по човешки ресурси открива нуждите на ръководството, осигурява изпълнението на задачите, формулирани от вътрешния клиент, тоест топ мениджъри и преки мениджъри.
Основният резултат от дейността на този етап е решаването на оперативни задачи и изпълнението на следните функции в областта на управлението на персонала:
- стратегия за управление на персонала;
- разработване на политики в областта на управлението на персонала;
- изготвяне и изпълнение на бюджета в областта на управлението на персонала;
- HR документооборот;
- регулиране на трудовите отношения;
- поддържане на връзки със синдиката;
- подбор на персонал;
- планиране на персонала;
- външен подбор, вътрешен подбор на персонал;
- оценяване на кандидатите, провеждане на тестове;
- работа с висшисти;
- адаптация на персонала;
- обучение на служителите;
- оценка на нуждите от обучение;
- създаване на програми за обучение;
- провеждане на обучение;
- оценка на ефективността на обучението;
- създаване на личен резерв;
- оценка на служителите;
- оценка на изпълнението;
- планиране на кариера;
- развитие на корпоративната култура;
- провеждане на корпоративни събития;
- създаване на корпоративни медии, интранет;
- мотивиране и стимулиране на работата на персонала;
- оценяване на позициите, създаване на система от оценки;
- формиране на компенсационни пакети;
- създаване на социални пакети;
- организационно развитие;
- автоматизация на функциите за управление на персонала;
- описание на бизнес процесите;
- преместване и освобождаване на персонала;
- Безопасност на труда (в производствените предприятия тази функция се администрира от техническата служба или службата на главния инженер);
- Оценка на ефективността на управлението на персонала.
През този период служителите в областта на човешките ресурси разработват основните HR инструменти. При разработването на политики и процедури в областта на управлението на персонала е необходимо да се включат като консултанти преки и топ мениджъри, тъй като именно те ще трябва да прилагат тези методи на практика. Ако специалистите на HR службата са разработили самостоятелно алгоритми в областта на набирането или обучението на персонал, тогава на етапа на внедряване им се препоръчва да попитат ръководството колко ясни и удобни са предложените опции за взаимодействие със службата за персонал.
3. Обслужване на персонала като бизнес партньор.
С течение на времето за директора по човешки ресурси става очевидно, че не е достатъчно само да разработи и внедри кадрови програми и дейности – кадровата служба трябва да стане функция на бизнеса, тоест да работи за постигане целите на цялата организация. За да убеди колегите и ръководството, че неговата услуга не е просто сервизен отдел, но и бизнес партньор на компанията, директорът трябва да разгледа всички HR дейности от гледна точка на тяхната цена и да започне да говори с ръководството на компанията на езика на числа (или търговски ползи).
На този етап става ясно, че всяка програма за персонал в крайна сметка трябва да носи печалба на компанията - независимо дали става дума за набиране на персонал, създаване на тренировъчен центърили провеждане на корпоративно събитие.
Основната задача на службата за персонал през този период е да увеличи пазарната стойност на компанията с помощта на инструменти за управление на персонала, както и разработването на фирмена стратегия в областта на управлението на персонала, развитието на нейната организационна структура, и създаване на системи за оценка на работата на отделите.
Практиката показва, че в местните компании HR услугите рядко стават стратегически партньори. Това се дължи на относителната младост на бизнеса у нас и на младостта на професията специалист по управление на персонала, която тепърва навлиза във второто десетилетие от съществуването си. Според експерти най-оптималното позициониране на HR отдела е като обслужващ отдел, като въпреки това той играе нерекламираната роля на бизнес партньор.” [виж 5. стр. 2-5]
Задачите, които стоят пред службата за човешки ресурси, също се определят от етапа на развитие на организацията:
- формации,
- растеж,
- стабилизация,
- рецесия.
Етапите пряко засягат списъка със задачи, решавани от службата за персонал.
1. Формиране. Една млада компания се характеризира с неформална атмосфера и малък брой служители, които са наясно с плановете и проблемите на организацията и могат да се заместват взаимно на работното място. В държавата няма мениджър по персонала - всичко се решава от главата (често той е собственик). Близките взаимоотношения между колегите, неясно дефинираните отговорности често водят до конфликти.
2. Растеж. Расте броят на служителите, формира се вътрешната структура на компанията, развиват се правомощията и отговорностите на отделите и персонала. На преден план излизат интензивно търсене и подбор на персонал, разработване на правила и наредби, има нужда от развитие на вътрешни комуникации и бързо кариерно израстване на служителите.
3. Стабилизиране. Компанията се стреми да запази постигнатите позиции. Появяват се поддържащи бизнес отдели, променя се структурният състав на служителите. Отделът по персонал решава нови задачи, въвежда нови технологии за адаптация, оценка, формиране на социален пакет и т. н. Има формализиране и регламентиране на процедурите и политиките.
4. Рецесия. Намаляването на дейността на компанията, намаляването на потока от инвестиции и финансиране води до намаляване на персонала, премахване на социалните програми и проблеми с мотивацията на служителите. През този период нараства ролята на вътрешнофирмени комуникации за подпомагане на промените в компанията.
Така ясно се проследява зависимостта на функциите и задачите на службата за управление на персонала на всички етапи от жизнения цикъл на организацията.

1.2. Основи на обслужването на персонала

Организацията на дейността на всяко звено трябва да започне с изготвянето на правилник за това звено. Правилникът за кадровата служба трябва да се състои от следните раздели: общи разпоредби; задачи; структура; функции; взаимоотношения с други отдели; правата; задължения; отговорност.
В раздел "Структура" се посочва процедурата за разработване и утвърждаване на структурата на отдела, неговия размер, специфични области на работа и поделенията на отдела, които са възложени към тях.
Размерът и структурата на HR услугите зависят основно от размера на организацията. В зависимост от размера на конкретна организация се разграничават следните организационни форми на работа на персонала:
1) независима структурна единица с пряко подчинение на ръководителя на организацията или негов заместник;
2) изпълнение на функциите на службата за персонал от отделен служител на организацията;
3) изпълнение на функциите на кадровата служба в съчетание с извършването на друга работа.
Функционалните отговорности на отдела за персонал са както следва:
- разработване на кадрови планове в съответствие с програмата за развитие на конкретна организация;
- регистрация на приемане, преместване и уволнение на служители в съответствие с трудовото законодателство на Руската федерация;
- счетоводство на персонала;
- съхраняване и попълване на трудови книжки, поддържане на документация по деловодството;
- контрол върху изпълнението от началниците на отдели на заповеди и инструкции за работа с персонала;
- проучване на движението на персонала, анализ на текучеството на персонала, разработване на мерки за отстраняването му;
- анализ на състава на специалистите на организацията, бизнес качествата на служителите с оглед рационалното им използване;
-създаване на условия за повишаване на образователното и квалификационното ниво на специалистите;
- работа по създаване на резерв за повишение;
- изготвяне на предложения за подобряване на назначаването и използването на работниците;
-подготовка и систематизиране на материали за заверка
комисионни;
-изготвяне на материали за представяне на служители за повишаване и награждаване;
- вземане на мерки за наемане на работа на освободените работници;
-организиране на контрол върху състоянието на трудовата дисциплина и вътрешния трудов правилник;
- Поддържане на всички HR записи.
В хода на взаимодействие с други отдели на организацията, отделът за персонал получава от тях заявления за приемане на работници и специалисти, идеи за стимули, графици за отпуски и др.
От службата за персонал към отделите се изпращат:
1) информация за нарушители на трудовата дисциплина;
2) копия от заповеди за приемане на нови служители, движение в организацията, уволнение на служители;
3) копия от заповеди за утвърждаване (промяна) на Правилника за вътрешния труд;
4) информация, свързана с въпроси за спазване на трудовата дисциплина.
От счетоводството отделът по персонал получава щатно разписание, изчисления на необходимостта от труд, удостоверения за заплати за обработка на пенсии за възраст, инвалидност, преживели лица и др.
От своя страна службата за персонал предоставя на счетоводния отдел информация за броя на служителите, отсъствия, текучество на персонал, график, заповеди за приемане, преместване и уволнение, листове за временна нетрудоспособност за плащане, информация за редовни отпуски на служители, и т.н.
Отделът за човешки ресурси обикновено има следните правомощия:
- изисква от всички отдели на организацията да предоставят материалите, необходими за нейната работа;
- приемат служители, организации по въпроси на преместване и уволнение;
- взаимодействат с други организации по въпроса за наемането на персонал;
- да изисква от други подразделения задължителното изпълнение на тези инструкции, предвидени в наредбата за отдела за персонал.
Правилникът за отдела за персонал установява отговорността на ръководителя на отдела за персонал за изпълнение на възложените на отдела функции и отговорността на служителите на отдела, която е установена с длъжностни характеристики.

1.2. Задачи на службата за персонал

Основните задачи на работата на персонала в предприятието могат да бъдат разделени на следните области:
1. Счетоводното и контролното направление на работата на персонала включва решаването на следните основни задачи:
- набиране на служители в предприятието;
- счетоводство на служителите;
- уволнение на служители;
- работа с временно отсъстващи служители на предприятието (в отпуск, отсъстващи поради заболяване, пътуващи в командировки и др.).
2. Планово и регулаторно направление:
- подбор (търсене и подбор) на служители за предприятието;
- подреждане на служителите на предприятието;
- движение на служителите на предприятието;
- позициониране и адаптиране на служителите.
3. Отчетно-аналитично направление на работата на персонала:
- проучване на служителите;
-оценка на работата на служителите;
- аналитична работа;
-изготвяне на отчети.
4. Координация и информационно направление:
- професионално обучение (обучение и преквалификация) на служителите;
- организация на приемане на служители на предприятието (по служебни и лични въпроси);
- работа с писмени жалби на служители на предприятието;
- архивна и справочна дейност.
5. Организационно-методическо направление:
- документиране на дейността на служителите на предприятието;
- кадрова работа в подразделения на предприятието;
- планиране на работата на персонала;
- Управление на човешките ресурси.
Всички задачи на отдела за персонал се определят от спецификата на работата на организацията, като се вземат предвид:
- големината на организацията;
- сфера на дейност (производство, търговия, услуги за населението);
- стратегически цели на организацията;
- етап на развитие на организацията;
- брой на персонала;
- приоритетни задачи за работа с персонала.

Отговорностите и структурата на отдела по човешки ресурси могат да варират в зависимост от вида дейност на организацията.
Принципите на изграждане на модерна система за управление на персонала са:
- ефективността на подбора и назначаването на служители;
- справедливо възнаграждение и мотивация, възнаграждение не само за индивидуални, но и за колективни постижения;
- повишаване на служителите в съответствие с резултатите от труда, квалификацията, способностите, личните интереси, нуждите на организацията;
- бързо и ефективно решаване на лични проблеми.
Работата на кадровите служби има две направления: тактическа и стратегическа.
В рамките на тактическото направление се извършва текуща кадрова работа: анализ на състоянието и планиране на потребностите от персонал, разработване на щатни таблици, набиране, оценка и подбор на персонал; тестване; планиране на следващите премествания и съкращения на персонала, текущо счетоводство и контрол, обучение, преквалификация и повишаване на квалификацията, формиране на резерв за повишаване, популяризиране на организационните ценности и възпитание на персонала в техния дух.
Основната дейност на службите за персонал е формирането на трудови ресурси: планиране на необходимостта от тях и организиране на практически дейности по набиране на персонал, разрешаване на конфликти и провеждане на социална политика.
Същността на кадровата работа е да се определи какво точно, от кого, как и с помощта на това, което трябва да се направи на практика в момента в областта на управлението на персонала. Решаването на тези ежедневни задачи се основава на административни методи.
Стратегическото направление на работата на кадровите служби е фокусирано върху формирането на кадровата политика на организацията - система от теоретични възгледи, идеи, изисквания, практически мерки в областта на работата с персонала, нейните основни форми и методи.
По този начин задачите на службата за персонал зависят от областите на дейност.

2. Документиране и регламентиране на дейността на персонала
2.1. Национални законодателни и подзаконови и методически актове, необходими за работата на кадровата служба

Всички управленски дейности на всяка организация трябва да бъдат документирани. Но трябва да сте особено стриктни по отношение на документирането трудови праваотношения. Това се занимава пряко от отдела за персонал. Правилността на изготвянето и изпълнението на кадровата документация, която пряко засяга нейната правна сила, засяга лично всеки гражданин. И служителят на службата за персонал трябва на първо място да има безупречни познания за законодателните актове, които отразяват въпросите на организацията на труда и регистрацията на трудовите отношения между работодателя и служителя. Пакет от тези актове (в хартиен или електронен вид, както е удобно) трябва да има във всяка служба за персонал, така че по всяко време да можете да се свържете с тях и да проверите законността на решението на проблема и неговото консолидиране в документа.
Този пакет е отворен от Конституцията на Руската федерация, където член 37 е посветен на правото на труд и почивка, където на всеки „работещ по трудов договор се гарантира продължителността на работното време, установена от федералния закон, почивните дни и почивни дниплатен дневен отпуск.
Основният законодателен акт, който постоянно се ръководи от кадровата служба в своята работа, е Кодексът на труда на Руската федерация. В него на първо място откриваме дефиницията на основното понятие – „социално партньорство”. В съответствие с член 25 от Кодекса на труда на Руската федерация „страните социално партньорствоса служители и работодатели, представлявани от надлежно упълномощени представители". В новата редакция на КТ към чл. държавна власти органите на местно самоуправление са страни по социално партньорство в случаите, когато действат като работодател, както и в други случаи, предвидени от трудовото законодателство.
Службата „Човешки ресурси” изгражда своята работа на основните принципи на социалното партньорство, посочени в член 24, като:
- равнопоставеност на страните;
- зачитане и зачитане на интересите на страните;
- интерес на страните от участие в договорни отношения;
- спазване от страните и техните представители на трудовото законодателство и други нормативни правни актове, съдържащи норми на трудовото право;
- правомощия на представителите на страните;
- свобода на избор при обсъждане на въпроси от обхвата на работа;
- доброволно поемане на задължения от страните;
- реалността на поетите от страните задължения;
- задължително изпълнение на колективни трудови договори, споразумения;
- контрол по изпълнението на приетите колективни трудови договори, споразумения;
- отговорност на страните, техните представители за неизпълнение по тяхна вина на колективни трудови договори, споразумения.
Кодексът на труда отразява и много специфични въпроси за документиране на трудовите правоотношения.
На първо място, отбелязваме, че отделен член 5 е посветен на изброяването на законодателни и други актове, които регулират трудовите отношения. Те са изброени по реда на тяхната важност:
1. Кодекс на труда на Руската федерация;
2. други федерални закони и закони на съставните образувания на Руската федерация, съдържащи норми на трудовото право;
3. укази на президента на Руската федерация;
4. решения на правителството на Руската федерация и подзаконови актове на федералните органи на изпълнителната власт;
5. нормативни правни актове на органите на изпълнителната власт на съставните образувания на Руската федерация;
6. нормативни правни актове на местните власти;
7. колективни трудови договори, споразумения и местни наредби, съдържащи трудовоправни норми.
Всеки вид документ не трябва да противоречи на горното.
Действието на тези актове, съдържащи норми на трудовото право, се простира в пространството до територии в зависимост от органа, който ги е приел: актовете на федералните органи се прилагат за цялата територия на Руската федерация; актовете на субектите на Руската федерация са валидни на територията на съответния субект на Руската федерация; актове на местните власти - в рамките на съответната община и местни наредби на определена организация - само в рамките на тази организация.
По този начин Кодексът на труда на Руската федерация предписва подчинението на законодателните и регулаторните правни актове, първичността и тяхната йерархия, които трябва да се вземат предвид от служителя по персонала. Например, в спорни случаи е необходимо да се ръководите не от нормативния акт на субекта на федерацията, а от нормативния акт на федералния орган по този въпрос.
Член 14 "Изчисляване на сроковете" е от особено значение за служителите на службите за персонал. В него е посочено, че „прекратяването на трудовите права и задължения започва на следващия ден след календарната дата, определяща прекратяването на трудовото правоотношение.
Сроковете, изчислени в години, месеци, седмици изтичат на съответната дата миналата година, месечен или седмичен срок. В периода, изчислен в календарни седмици или дни, се включват и неработни дни.
Ако последният ден от срока се пада на неработен ден, то за изтичане на срока е следващият работен ден след него.
Тази статия е много важна не само при регистриране на уволнения, но и при определяне на трудовия стаж и във всички други случаи, когато трябва да се вземе предвид всеки работен ден на гражданин.
Необходимо е също така да се подчертае значението на член 65 за персонала, който изброява документите, представени на кандидатите за работа.
Член 283 определя документите, които трябва да се представят при кандидатстване за работа на непълно работно време.
Основният документ за трудова дейност и трудов стаж, според Кодекса на труда, остава трудова книжка. На нея е посветен член 66.
Освен това кодексът определя случаите и реда за съставяне на документи, за първи път включва описание на съдържанието на най-важните от тях, по-специално трудовия договор, колективните трудови договори и споразумения, условията за запознаване на служителя с документи (заповед за работа (чл. 68), заповед за дисциплинарни мерки (чл. 193)), реда за издаване на копия от документи (чл. 62) и др.
Регистрацията на трудовите правоотношения изисква събиране на лични данни за служителя. Понятието лични данни е дадено и в Кодекса на труда в чл.85, където те включват „информация, необходима на работодателя във връзка с трудовите правоотношения и отнасяща се до конкретен служител”.
Следователно, при формализирането на трудовите отношения чрез съставяне на кадрови документи е необходимо на първо място да се позовават на съответните членове от Кодекса на труда.
Но кадровата служба не може да бъде ограничена само от Кодекса на труда на Руската федерация. В съответствие с Кодекса на труда при установяване на трудови отношения организацията се основава не само на членовете на самия Кодекс на труда, но и на други федерални закони, които се занимават с трудови въпроси, укази на президента, постановления на правителството на Русия. Федерация, закони и други нормативни правни актове на субектите на федерацията, на територията на която се намира, актове на местните власти, съдържащи норми на трудовото право.
Според категориите за достъп информационните ресурси могат да бъдат отворени и публични или категоризирани като ограничен достъп.
Съставът на информацията, свързана с държавни тайни, се определя от Закона на Руската федерация от 21 юли 1993 г. N 5485-1 "За държавните тайни" (съдържа подробна информация, която може да представлява държавна тайна в член 5) и Указа за Президентът на Руската федерация от 30 ноември 1995 г. N 1203 "За одобряване на Списъка на информация, класифицирана като държавна тайна", последните разяснения и промени в който са направени с Указ на президента на Руската федерация от 11 февруари 2006 г. N 90.
На 6 март 1997 г. с Указ на президента на Руската федерация (N 188) е одобрен Списъкът на поверителна информация (изменен от 23 септември 2005 г.), където клауза 1 е „информация за факти, събития и обстоятелства поверителностгражданин, позволяващ да се идентифицира неговата личност (лични данни), с изключение на информацията, която се разпространява в медиите средства за масова информацияв случаите, предвидени от федералните закони.
Специална глава от Кодекса на труда на Руската федерация също е посветена на защитата на личните данни (глава 14 - „Защита на личните данни на служител“).
Федералният закон от 27 юли 2006 г. N 152-FZ „За личните данни“ е изцяло посветен на личните данни и тяхната защита. Целта на Закона е „да осигури защитата на правата и свободите на човек и гражданин при обработването на личните му данни, включително защита на правата на неприкосновеност на личния живот, лични и семейна тайна„. За всеки служител на службата за персонал е изключително важна разпоредбата на чл.1 от Закона, който гласи, че Законът урежда отношенията, свързани с обработката на лични данни, с използването на средства за автоматизация и без използването на такива инструменти. , тоест разпоредбите на закона се прилагат за традиционните технологии на работа с документи, съдържащи лични данни. В основните понятия, разкрити в член 3 от Закона, има и подробни определения: „лични данни – всяка информация, свързана с определен или определен въз основа на такава информация на физическо лице(към субекта на личните данни), включително неговото фамилно име, собствено име, отчество, година, месец, дата и място на раждане, адрес, семейство, социално, имуществено състояние, образование, професия, доходи, друга информация; обработка на лични данни - действия (операции) с лични данни, включително събиране, систематизиране, натрупване, съхранение, изясняване (актуализиране, промяна), използване, разпространение (включително прехвърляне), обезличаване, блокиране, унищожаване на лични данни; "
Както се вижда от дефинициите, Законът всъщност дефинира цялата информация, с която служителят на кадровата служба работи ежедневно, и извършените с нея действия.
Член 7 от закона, подобно на Кодекса на труда на Руската федерация, подчертава поверителността на личните данни. Въз основа на този закон службата за персонал на организацията разработва свой собствен правилник за работа с лични данни.
Федералният закон от 29 юли 2004 г. N 98-FZ "За търговските тайни" (изменен от 18 декември 2006 г.) разкрива въпроса за поверителността на информацията в рамките на трудовите отношения (член 11), чиито разпоредби трябва да бъдат се вземат предвид при кандидатстване за позиции, включващи работа с поверителна информация, включително лични данни.
В същия ден като Федералния закон „За личните данни“, тоест на 27 юли 2006 г., беше подписан Федерален закон „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“ (N 149-FZ) и Федералният закон беше в сила от 1995 г. става невалиден "За информацията, информатизацията и защитата на информацията". Новият закон дефинира много понятия: информация, информационни технологии, информационна система, информационна и телекомуникационна мрежа, собственик на информация, достъп до информация, поверителност на информацията, предоставяне на информация, разпространение на информация, електронно съобщение, документирана информация, оператор на информационна система. Предвид активното въвеждане на информационни технологии в работата с кадрови документи, всички те са важни за всеки кадровик.
Законът определя принципите за правно регулиране на отношенията в областта на информацията, информационните технологии и защитата на информацията: свобода да се търси, получава, прехвърля, произвежда, разпространява информация по законен начин; надеждност, навременност, откритост; равенство на езиците при създаването на информация; осигуряване на сигурност и неприкосновеност на личния живот, недопустимост на събиране, съхранение, използване и разпространение на информация за личния живот на лице без негово съгласие.
Законът ясно определя правата и задълженията на притежателя на информация, правата на физическите и юридическите лица за достъп до информация, като в същото време чл.9 говори за ограничаване на достъпа до информация. В този закон само един параграф в член 9 е пряко посветен на личните данни, тъй като Федералният закон „За личните данни“ е издаден по същото време.
Новият закон не е за информационни ресурси (в закона няма такова понятие), а за информационни системи, които са разделени на федерални, регионални, общински и други. Специални членове определят правата на притежателите на информация, процедурата за създаване и експлоатация на информационни системи, включително по-конкретно член 14 е посветен на държавната информационна система. Нов е разделът на Закона (чл. 15) за използването на информационните и телекомуникационните мрежи и реда за свързване към тях.
Последният раздел на Закона от 2006 г. (член 16), както и на Закона от 1995 г. (глава 5), е посветен на защитата на информацията. Той по-ясно и кратко, както трябва да бъде в законодателен акт, определя, че: „Защитата на информацията е приемането на правни, организационни и технически мерки, насочени към:
1) осигуряване на защита на информацията от неоторизиран достъп, унищожаване, модифициране, блокиране, копиране, предоставяне, разпространение, както и от други незаконни действия във връзка с такава информация;
2) спазване на поверителността на информация с ограничен достъп;
3) реализиране на правото на достъп до информация”.
За организации, които имат право да поставят изображението на герба върху бланки и печати, е важен Федералният конституционен закон от 25 декември 2000 г. N 2-FKZ „За държавния герб на Руската федерация“.
В съответствие с член 4 от Закона държавният герб на Руската федерация се възпроизвежда върху документи за самоличност на гражданин на Руската федерация, както и върху други документи от национален стандарт, издадени от федералните държавни органи. В член 10 от закона се посочва, че „процедурата за производство, използване, съхранение и унищожаване на формуляри, печати и други носители на изображението на държавния герб на Руската федерация се установява от правителството на Руската федерация“. В съответствие с този член трябва да се направи позоваване на Постановление на правителството на Руската федерация от 27 декември 1995 г. N 1268 „За рационализиране на производството, използването, съхранението и унищожаването на печати и бланки с възпроизвеждане на държавния герб на Русия Федерация", в която се посочва, че "производството на печати и бланки с възпроизвеждане на държавния герб на Руската федерация се извършва само от печатарски и печатарски предприятия, които имат сертификати за наличието на технически и технологични възможности за
Най-важните законодателни актове, засягащи процеса на документиране, включват Закон на Руската федерация от 25 октомври 1991 г. N 1807-1 "За езиците на народите на Руската федерация" (изменен с федералните закони от 24 юли 1998 N 126-FZ и от 11.12.2002 N 165-FZ) и Федерален закон от 1 юни 2005 г. N 53-FZ „За държавен езикРуската федерация". Те регламентират използването на държавния език при изготвянето и изпълнението на официални документи. На първо място, припомняме, че член 68 от Конституцията на Руската федерация установява: "държавният език на Руската федерация на цялата територия на Руската федерация е руският език“.
Членове 16 - 19 от Закона "За езиците на народите на Руската федерация" са посветени на използването на езика в официалната офис работа, включително изготвянето на документация за персонала, и член 3 от Федералния закон "За държавният език на Руската федерация" установява изискването за идентичност на съдържанието и техническото оформление на текстове, направени от няколко езика.
Като се има предвид, че кадровата служба трябва да се занимава с жалби на граждани, е необходимо да се знае и да се ръководи от Федералния закон от 2 май 2006 г. N 59-FZ "За процедурата за разглеждане на жалби от граждани на Руската федерация", който определя какво се има предвид под жалба, предложение, изявление, жалба. Той определя изискванията за състава на съдържанието на писмена жалба: името на адресата (име на държавния орган или органа на местното самоуправление) или длъжност или длъжност, фамилия, име, отчество на длъжностното лице, пощенски адрес на който може да се даде отговор, същността на жалбата (изявлението), личен подпис и дата.
Въз основа на изискванията на Закона за структурата на текста на жалбата действително се изграждат изискванията на кадровата служба за заявления, подадени от служители при кандидатстване за работа, уволнение, повишение, отпуск и др. Такива изявления трябва да съдържат същите съставни части: на кого, от кого, за какво, подпис и дата, с изключение на адреса, ако служителят вече работи в организацията.
Законът урежда и технологията за работа с жалби: регистрация (съгласно чл. 8 „в тридневен срок от датата на получаване в държавна агенция, орган на местната власт или длъжностно лице"), задължително разглеждане (до 30 дни от датата на регистрация и може да бъде удължено с до 30 дни в случай на проверка), контрол върху изпълнението. Важно за кадровата служба и реда за получаване граждани установени в закона.
В зависимост от организационно-правната форма на организацията (държавна, обществена, търговска, CJSC, LLC и др.), ведомствена принадлежност (например митнически органи, университет и др.) Местоположение (например регион Далечния север) при регистрационни документи на персонала, се вземат предвид специалните условия, установени в съответните законодателни актове, които трябва да притежава служителят, който ръководи кадровата документация. Например, ако това е университет, тогава е необходимо да има Федерален закон „За висшето и следдипломно професионално образование“ и Правилник „За реда за запълване на длъжностите на преподавателския състав на образователните институции за висше професионално образование на Руската федерация", ако е CJSC или LLC - Федералният закон "За акционерните дружества" или "Дружества с ограничена отговорност". В организации, разположени в районите на Далечния север, те се ръководят от Закона на Руската федерация „За държавните гаранции и компенсации за лицата, работещи и живеещи в районите на Далечния север и приравнените им населени места“ и др.
Организацията на труда на транспортните работници има свои собствени характеристики; сезонни работници; работници, работещи на ротационен принцип и др.
За кадровите служби, обслужващи държавни служители, съставът на необходимите законодателни актове трябва да бъде значително разширен, т.к. легален статутдържавните държавни служители се определя от Федералния закон от 27 май 2003 г. N 58-FZ „За системата обществена услугана Руската федерация" (изменен от 12.01.2007 г.) и Федералния закон от 27 юли 2004 г. N 79-FZ "За държавната гражданска служба на Руската федерация" (изменен от 29.03.2008 г.), както и укази на президента на Руската федерация.
В развитието на Закона "За държавната държавна служба на Руската федерация" се издават укази на президента на Руската федерация: Указ на президента на Руската федерация от 1 февруари 2005 г. N 110 "За сертифицирането на държавни служители на Руската федерация". Руската федерация“; Указ на президента на Руската федерация от 1 февруари 2005 г. N 111 „За реда за полагане на квалификационен изпит от държавни служители на Руската федерация и оценка на техните знания, умения и способности (професионално ниво)“; Указ на президента на Руската федерация от 1 февруари 2005 г. N 112 "За конкурса за заемане на вакантна длъжност в държавната държавна служба на Руската федерация"; Указ на президента на Руската федерация от 1 февруари 2005 г. № 113 „За реда за присвояване и запазване на класните звания на държавната държавна служба на Руската федерация на федералните държавни служители“; Указ на президента на Руската федерация от 16 февруари 2005 г. N 159 "За приблизителната форма на договор за услуга за преминаване на държавната гражданска служба на Руската федерация и запълване на длъжността на държавната държавна служба на Руската федерация" ; Указ на президента на Руската федерация от 30 май 2005 г. N 609 „За одобряване на Правилника за личните данни на държавен държавен служител на Руската федерация и поддържането на личното му досие“.
Те подробно описват не само процедурата за кандидатстване за приемане в държавната държавна служба, но и нейното преминаване: атестация, полагане на изпит, характеристики на водене на лично досие и др.
Всеки служител, който оформя трудово правоотношение, трябва да има пенсионен закон, Закон за ветераните и т.н.
Следователно, за да се съставят правилно кадровите документи, е необходимо да имате пълен пакетзаконодателни актове, особено засягащи трудовите отношения в организация от вашия тип, и да се ръководите от тях при регистриране на трудови правоотношения.
В допълнение към законодателните актове, всяка служба за персонал трябва да има пакет с регулаторни и методически документи, които описват методологията на работа, тоест как да извършите този или онзи запис или операция.
През 2003 г. службите за персонал получиха два най-важни документа относно процедурата за поддържане на трудови книжки, които в съответствие с член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация са основният документ за трудовата дейност и трудовия опит на служителя:
Правила за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставяне на работодателите с тях, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. N 225 "За трудовите книжки" (изменено с Постановление на правителството на Руската федерация). Руската федерация от 01.03.2008 N 132);
Инструкции за попълване на трудови книжки, одобрени с Указ на Министерството на труда на Русия от 10 октомври 2003 г. N 69
Регистрацията на основните кадрови документи е унифицирана. Разработване и утвърждаване на албуми на унифицирани форми на първична счетоводна документация и тяхната електронни версиие възложен с Постановление на правителството на Руската федерация от 8 юли 1997 г. N 835 на Държавния комитет на Руската федерация по статистика със съгласуване на формуляри с Министерството на финансите на Руската федерация и Министерството на икономиката на Руската федерация Федерация. Сред изброените в постановлението унифицирани форми за приоритет са определени формите на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане. Първият албум на тези формуляри е одобрен с Указ на Държавния статистически комитет на Русия от 30 октомври 1997 г. N 71a. Промени и допълнения бяха направени няколко пъти в албума. Служителят по човешки ресурси постоянно се занимава с формуляри, включени в албума, и трябва да ги има както на хартия, така и в електронна версия, тъй като в съответствие с Постановление на правителството на Руската федерация те се въвеждат „в организации, независимо от формата на собственост, действащи на територията на Руската федерация“.
Общите правила за подготовка и изпълнение на документи са залегнали в GOST R 6.30-2003 за единна система от организационна и административна документация с изисквания за документация. Стандартът се прилага за организационни и административни документи: решения, заповеди, решения, протоколи, актове, писма и други документи, включени в OKUD (клас 020000). Всички тези видове документи се съставят или работят с тях в службата за персонал.
Сроковете за съхранение на документи са фиксирани в списъците с документи, посочващи сроковете на тяхното съхранение - стандартни или ведомствени. Списъците на отделите обикновено се разработват от организацията, водеща индустрията, те отчитат спецификата на индустрията и съдържат документи, които не са типични за други организации. Организациите, които нямат ведомствен списък, трябва да използват Списъка на стандартните управленски документи, генерирани в дейността на организациите, посочвайки периодите на съхранение. Одобрена е през 2000 г., като кадровата документация е представена в нея доста пълно. Освен това отделът за човешки ресурси акционерно дружествотрябва също да има Наредба за реда и сроковете за съхранение на документи на акционерни дружества, одобрена с Указ на Федералната пазарна комисия ценни книжа 16 юли 2003 г. N 03-33/ps (в съответствие с член 89 от Федералния закон от 26 декември 1995 г. N 208-FZ "За акционерните дружества").
За кадровите служби на търговски организации, които не прехвърлят документи за държавно съхранение, а ги съхраняват у дома, Правилата са незаменим инструмент при организиране на техния архив.
Служителите на отдела за персонал доста често трябва да кореспондират както с организации, така и с физически лица, да изпращат непотърсени документи, да изпращат поздравления и т.н. За правилната обработка на всички пощенски пратки е необходимо в отдела за справки да има Правила за предоставяне на пощенски услуги, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 15 април 2005 г. N 221. Правилата определят процедура за адресиране, освен това те посочват допустимите размери и тегло на писма и колети. трябва да бъде отбелязано че Ограничение на теглотобукви намалени до 100 g, а границите на неговия размер - 229 на 324 mm. Често непознаването на процедурата за използване на франкиращи машини води до недоразумения.
За служител по персонал, в случай че трябва да предаде съобщения, от получаването на които адресатът се опитва да избегне по някаква причина, е важен редът на изпращане на писма с обратна разписка - „пощенска пратка ... при подаване за което изпращачът инструктира пощенския оператор да го информира ... кога и на кого е доставена пощенската пратка“. Например известие за уволнение, необходимост от присъствие в определен ден и т.н.
Но освен факта, че трябва да знаете как да вършите тази или онази работа, вие също трябва да имате представа за нормите за време или резултат, които съществуват за тези видове работа.
Разработени са достатъчно голям брой нормативни документи, съдържащи нормите за време за работа, извършена от служители на административния апарат. Всички те са разработени от Централното бюро по трудови стандарти. Полезно е службата за персонал да разполага с:
Междусекторни разширени стандарти за време за работа по набиране и отчитане на персонала. М., 1991г.
Междусекторни разширени стандарти за време за работа по поддръжка на документооборота (одобрени с Постановление на Министерството на труда на Руската федерация от 25 ноември 1994 г. N 72). М., 1995 г.
Срокове за работа по автоматизирана архивна технология и документационно осигуряване на ръководните органи (одобрени с Наредба на Министерството на труда на Руската федерация от 10 септември 1993 г. N 152). М., 1993 г.
Срокове за работа по документална поддръжка на управленските структури на федералните органи на изпълнителната власт, утвърдени с Постановление на Министерството на труда от 26 март 2002 г. N 23.
Последните стандарти за време от 2002 г. съдържат норми за време за работа с компютърни технологии, което е много важно за катедри, които вече са въвели съвременни информационни технологии.
Всички тези стандарти се препоръчват за използване в административния апарат на институции, организации, предприятия, фирми, независимо от собствеността.
Всички стандарти за време не само посочват видовете работа с дефиницията на времеви стандарти за тяхното изпълнение, но и последователно изброяват съдържанието на работата, т.е. работата е разбита на съставните й операции.
В допълнение към нормите за време за основните видове работа, тези сборници винаги обхващат въпросите на организацията на труда, режима на труд и почивка, рационалното оборудване на работните места и санитарните норми.
По този начин дейността на службата за персонал трябва да отговаря на всички нормативни документи.

2.2. Организационни и правни документи на организацията

Службата за персонал на всяка организация в своята работа разчита не само на законодателни и регулаторни документи от национално значение, но и на организационни и правни документи, разработени от самата организация.
На първо място, това е уставът (правилото) на организацията като основен организационен документ.
Хартата като организационен документ се разбира като набор от правила, регулиращи дейността на организации, институции, общества и граждани, отношенията им с други организации и граждани, права и задължения в определена област. контролирани от правителството, икономически или други дейности. Уставите на предприятия, институции и организации се одобряват от висши органи (министерства, администрации на субектите на федерацията), устава юридическо лицеодобрен от неговите учредители (участници) и подлежи на държавна регистрация по предписания начин. Хартата се позовава на задължителните учредителни документи за създаване на неправителствени търговски организации. Общи изискваниякъм процедурата за изготвяне, изпълнение и съдържанието на устава на юридическо лице са дадени в част първа Граждански кодексРуска федерация.
Структурата на текста на хартата варира в зависимост от нейното разнообразие. Например, уставът на една организация включва: общи разпоредби, цели и задачи, права, дейности, имущество, управление, реорганизация и ликвидация.
Уставът на акционерното дружество съдържа раздели: общи разпоредби, акционерен капитал, оперативни процедури, права, управление, счетоводство и отчитане, разпределение на печалбите, други спестявания, прекратяване на дейността.
Службата за персонал трябва ясно да разбира задачите на организацията, записани в устава, тъй като нейната основната цел- осигуряване на организацията с висококвалифицирани служители за най-доброто изпълнение на тези задачи. Освен това хартите описват процедурата за назначаване или подбор на ръководния екип и други въпроси, свързани с подбора и назначаването на персонал. Едно от копията на хартата трябва да се съхранява в отдела за персонал.
Кодексът на труда на Руската федерация предвижда изготвянето на документи в организацията, които регулират социалните и трудовите отношения. Тези документи включват колективен трудов договор. Определението му е дадено в член 40 от Кодекса на труда на Руската федерация: „Колективният договор е правен акт, уреждащ социалните и трудови отношения в организация или с индивидуален предприемач и се сключва от служители и работодател, представляван от техните представители. Колективен договор може да се сключи не само на ниво организация като цяло, но и на отделни структурни подразделения. Отделните структурни подразделения включват клонове и представителства, които са териториално обособени и освен това могат да имат особености в организацията на труда. Съдържанието и структурата на колективния трудов договор се определят от страните, които го сключват самостоятелно. Член 41 от Кодекса на труда на Руската федерация предоставя само приблизителен списък от въпроси, които могат да бъдат включени в колективния договор. Те включват:
- форми, системи и размери на възнагражденията;
- изплащане на надбавки, обезщетения;
- механизъм за регулиране на заплатите, като се вземат предвид повишенията на цените, темповете на инфлация и постигането на показателите, определени с колективния договор;
- заетост, преквалификация, условия за освобождаване на работници;
- работно време и време за почивка, включително въпроси за предоставяне и продължителност на отпуските;
- подобряване на условията на труд и защитата на труда на работниците, включително жените и младежите;
- спазване на интересите на служителите при приватизацията на държавна и общинска собственост;
- екологична безопасности опазване на здравето на работниците при работа;
- гаранции и облаги за служители, които съчетават работа с образование;
- оздравяване и отдих на служителите и техните семейства;
- частично или пълно заплащане на храната на служителите;
- контрол върху изпълнението на колективния трудов договор, процедурата за извършване на промени и допълнения към него, отговорността на страните, осигуряване на нормални условия за дейността на представителите на служителите, процедурата за информиране на служителите за прилагането на колективния договор;
- Отказ от стачка, когато са изпълнени съответните условия на колективния трудов договор;
- други въпроси, определени от страните.
Този списък има препоръчителен характер и не е изчерпателен, целта му е да даде представа за възможното съдържание на колективния договор. Кодексът на труда на Руската федерация обаче съдържа и редица предписания за съдържанието на трудов договор със задължителен характер.
В съответствие с член 9 от Кодекса на труда на Руската федерация колективните трудови договори не могат да съдържат условия, които намаляват нивото на права и гаранции за служителите, предвидени от трудовото законодателство. Напротив, в колективния трудов договор трябва да се установят допълнителни придобивки и придобивки, по-благоприятни условия на труд.
При съставянето на колективен трудов договор е задължително да се посочат (наименование) страните, от чието име се сключва, и срокът на неговата валидност. Колективният трудов договор е акт за спешни действия и в съответствие с член 43 от Кодекса на труда на Руската федерация „се сключва за срок не повече от 3 години и влиза в сила от датата на подписването му от страните. или от датата, установена с колективния договор." Страните имат право да продължат колективния трудов договор, но за срок не повече от три години.
Една организация може да бъде обект на такива правни документикато споразумение.
Споразумение - правен акт, установяващ общи принципи за регулиране на социалните и трудовите отношения и свързаните с тях икономически отношения, сключен между упълномощени представители на работниците и служителите и работодателите на федерално, регионално, отраслово (междусекторно) и териториално ниво в рамките на тяхната компетентност.
Както се вижда от определението, дадено в член 45 от Кодекса на труда на Руската федерация, споразумение, за разлика от колективния договор, се сключва на други нива на социално партньорство - федерално, междурегионално, регионално, териториално, отраслово (междусекторно), тоест договорът се сключва от работодатели, обединени в рамките на отрасъла, региона, територията. Интересите на работодателите при договарянето на споразумение се представляват от сдружението на работодателите, докато интересите на работниците обикновено се представляват от синдикатите и техните сдружения.
Кодексът на труда на Руската федерация посочва възможни видове споразумения: общи, регионални, отраслови (междусекторни), териториални и други.
Общото споразумение установява общи принципи за регулиране на социално-трудовите и свързаните с тях икономически отношения на федерално ниво.
Например, Общото споразумение между Всеруската асоциация на профсъюзите, Всеруските асоциации на работодателите и правителството на Руската федерация за 2002-2004 г. С него е фиксирано условието за увеличаване най-малко 1,5 пъти на тарифните ставки (заплати) от Единната тарифна скала за възнаграждения на служителите в обществения сектор.
Регионалното споразумение установява общи принципи за регулиране на социално-трудовите и свързаните с тях икономически отношения на ниво съставно образувание на Руската федерация. Сключва се между сдруженията на работниците, работодателите и органите на изпълнителната власт, действащи в региона.
Секторното (междусекторно) споразумение определя общите условия за възнаграждения, гаранции, компенсации и обезщетения за служителите в сектора (отраслите).
Териториалното споразумение установява общи условия на труд, гаранции, обезщетения и обезщетения за служителите на територията на съответната община.
При сключването на споразумения страните сами определят въпросите, уредени в този документ. В Кодекса на труда, както и в случай на колективен трудов договор, е даден само приблизителен списък от въпроси, които могат да бъдат включени в споразумението:
- заплата;
- условия на труд и охрана на труда;
- режими на труд и почивка;
- развитие на социално партньорство;
- други въпроси, определени от страните.
Но в същото време, съгласно член 9 от Кодекса на труда на Руската федерация, споразуменията, подобно на колективните трудови договори, не могат да намалят нивото на правата и гаранциите на служителите, предвидени от трудовото законодателство. Срокът на договорите, както и на колективните трудови договори, не може да надвишава 3 години, като страните имат право да удължат валидността им еднократно за не повече от три години.
Много е важно да се знае, че споразумението се отнася за „всички работодатели, които са членове на сдружението на работодателите, сключили споразумението. Прекратяването на членството в сдружението на работодателите не освобождава работодателя от споразумението, сключено през периода на неговото действие. членство. Работодател, който се е присъединил към сдружението на работодателите през периода на споразумението, е длъжен да изпълнява задълженията по този договор."
В случаите, когато служителите едновременно са обект на няколко споразумения по установения ред, се прилагат най-благоприятните условия на споразуменията.
Колективният договор и договорът са документи, подлежащи на регистрация. В съответствие с член 50 от Кодекса на труда на Руската федерация те се изпращат за уведомяване за регистрация до съответния орган по труда в рамките на седем дни от датата на подписване. Споразуменията, сключени на федерално ниво, се регистрират в Министерството на труда на Руската федерация, докато регионалните и териториалните споразумения се регистрират съответно в регионалните и териториалните органи по труда. Изпращането на документи за регистрация е отговорност на работодателя. Целта на регистрацията на уведомление е да се идентифицират условия в колективни договори и споразумения, които влошават положението на служителите в сравнение с действащото законодателство. При констатиране на такива нарушения се съобщава на страните и на инспекцията по труда. Освен това регистрацията на уведомления позволява на органите по труда да разполагат с информация за броя и съдържанието на колективните трудови договори и споразумения, да проследяват тенденциите в колективното регулиране на трудовите правоотношения и да вземат предвид този опит при разработването на закони и наредби в областта на труда.
Контролът по изпълнението на колективните трудови договори и споразумения се осъществява от страните по социалното партньорство, като взаимно си предоставят информация за изпълнението на условията на договорните документи. Но освен това контролът върху изпълнението на колективните трудови договори и споразумения се извършва от органи по труда, като провеждат планови проверки и установяват случаи на нарушаване на условията, установени в тези документи.
В съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация, колективните трудови договори и споразумения, както и местните разпоредби, приети от работодателя в рамките на неговата компетентност, установяват правила за поведението на служителите по време на съвместната им дейност.
на местни регламентина първо място вътрешният трудов правилник, който обикновено е анекс към колективния трудов договор. Те обаче могат да бъдат одобрени и като отделен документ. Определението на този документ и основното му съдържание са разкрити в член 189 от Кодекса на труда:
„Вътрешен правилник – местен нормативен актрегламентира, в съответствие с този кодекс и други федерални закони, процедурата за наемане и уволнение на служители, основните права, задължения и отговорности на страните по трудов договор, работното време, периодите на почивка, стимулите и санкциите, прилагани към служителите, като както и други въпроси за уреждане на трудовите правоотношения при този работодател“.
Самата организация трябва да разработи "Вътрешен трудов правилник" въз основа на своите специфики. Като проба можете да вземете моделни правилаПравилник за вътрешния труд за работниците и служителите на предприятия, институции, организации, одобрен с Указ на Държавния комитет по труда на СССР в съгласие с Всесъюзния централен съвет на профсъюзите от 20.07.1984 г. Те продължават да работят в частта, която не противоречи на законодателството на Руската федерация. Както в колективния договор и споразуменията, Правилникът за вътрешния труд не може да включва условия, които влошават положението на служителите в сравнение с Конституцията на Руската федерация, международните актове, федералните и регионалните закони, други нормативни правни актове, споразумения, колективен договор.
Правилникът за вътрешния труд се одобрява от работодателя, поставя се на видно място и всички служители на организацията трябва да са запознати с тях.
Разработеният в организацията организационен и административен документ, в който е фиксирана цялата й официална и числена сила, е щатното разписание.
Штатното разписание като вид документ "е списък на длъжностите в институция (организация), в който се посочват техният брой и заплати." Целта му е да нормализира броя на служителите на организацията и съотношението на специалистите.
Тъй като щатното разписание е не само организационен, но и основен счетоводен документ, неговата форма е унифицирана (Формуляр N T-3) и е включена в Албума на унифицираните формуляри на първични счетоводни документи за отчитане на труда и неговото плащане, одобрен с Постановление на Държавния статистически комитет на Русия от 05.01.2004 N 1. В щатното разписание се установяват: структурни звена (имена и код), професии (должности), брой персонални единици, заплата (тарифна ставка), надбавки, месечна ведомост .
По този начин всички позиции на структурните подразделения и техният брой ще бъдат фиксирани в щатното разписание на организацията.
Щатното разписание се подписва от ръководителя на службата за персонал, главния счетоводител и се одобрява с административен документ (най-често заповед). Разписанието на персонала е дългосрочен документ, но ако е необходимо, в него могат да се правят промени и допълнения. Изменения и допълнения се извършват със заповед на ръководителя на организацията или упълномощено от него лице. Въз основа на щатното разписание службата за персонал извършва подбор на служители за вакантни позиции, формира резерв за повишение и организира повишаване на квалификацията на персонала.

3. Подобряване работата на службата за персонал

Основната цел на службата за персонал е не само да се ръководи при прилагането на кадровата политика от интересите на предприятието, но и да действа в съответствие с трудовото законодателство, изпълнението на социални програми, приети както на федерално, така и на териториално ниво. ниво.
Функциите, структурата и задачите на службата за персонал са тясно свързани с естеството на развитието на икономиката, разбирането от ръководството на предприятието (организацията) за ролята на персонала за изпълнение на целите и задачите на производството (организацията) . Списъкът на работите, свързани с осигуряването на ефективно управление на персонала, има относително стандартна форма за всички предприятия. Това означава, че тяхното изпълнение е необходимо и достатъчно условие за изпълнение на управленските задачи и функции.
Специфичната структура на службата за персонал, разпределението на работата на персонала между структурните подразделения и в рамките на структурното подразделение между изпълнителите може да варира в голям обхватзащото зависи от много неща. Сред тях трябва да се отбележи, на първо място, размерът на предприятието (броят на персонала, зает в него), обемът на управленската работа от всеки тип, разбирането на ръководството за задачите на управлението на персонала: въпреки ефективността на интегриран подход към управлението на персонала, в някои предприятия обаче фокусът е например подбор на персонал, за други - планиране на кариерата, за трети - оценка на резултатите и възнаграждение. Стилът и методите на насочване на администрацията на подчинените също оказват влияние и т.н.
При проектирането на структурата на службата за управление на персонала и организирането на нейната работа се приема, че съществуването на която и да е структурна единица е оправдано само при определени условия (при определен брой персонал, количеството управленска работа от този тип). При други условия дадена функциямогат да бъдат поверени (прехвърлени) на друга структурна единица или дори на физическо лице като част от която и да е структурна единица.
На първо място, обемът на работата трябва да е достатъчен, за да натовари поне двама или трима души, така че да е възможно да се разпределят отделна група(бюро) в рамките на отдела.
Организационно работата с персонала продължава да бъде разпръсната в много функционални подразделения на управлението на завода. Освен това може изобщо да няма независима кадрова служба с единно административно и методическо ръководство.
В същото време се очертават положителни тенденции, по-специално трансформирането на отделите за персонал в отдели за управление на персонала, макар и засега с лека трансформация на функциите, което, разбира се, не оказва съществено влияние върху ефективността на работата с персонала. Други предприятия отиват много по-далеч и подчиняват на мениджъра по персонала не само такива традиционни управленски структури като отдела за персонал, отдела за персонал (или отдела за техническо обучение), но и социологическите отдели (ако има такива), отдела по труда и заплатите (като предварително са прехвърлили планирането на основните трудови показатели в икономическия отдел), катедрата (лабораторията) на НЕ и др.
Разширяването на независимостта на предприятията, промяната на формите на собственост, процесът на дезагрегиране на предприятията и създаването на самостоятелни малки предприятия на базата на структурни подразделения значително променят съществуващата кадрова работа в предприятието. Често дезагрегирането на предприятията е последвано от реорганизация на управлението на завода, включително отдела за персонал: много от неговите функции се прехвърлят на малки предприятия, където тази работа се извършва от един или двама души. Запазва се и централизирана кадрова служба, чиито услуги са в подбора на кадри, тяхното обучение и преквалификация, оценяване и др. на договорна основа се използват от малки предприятия.
След определяне на функционалната структура на службата за персонал, нейните съставни звена (отдели, бюра), издаването на списъка със задачите на всяко структурно звено, неговите функции, размера и правилната структура на служителите, заети в тях, длъжностните отговорности на всеки от тях, както и взаимоотношенията помежду си с приятел в рамките на службата за персонал и с други подразделения на предприятието по отношение на входящата и изходящата информация, както и във връзка с методическото осигуряване на работата с персонала, изпълнението на функцията за контрол и надзор върху нейното изпълнение.
Напрежението при осигуряването на предприятието с трудови ресурси може да бъде облекчено чрез по-пълно използване на наличната работна сила, повишаване на производителността на работниците, интензификация на производството, цялостна механизация и автоматизация на производствените процеси и въвеждане на нови, по-производително оборудване.
Тези промени в организационната структура ще имат положителен ефект и ще създадат всички условия за добре балансирана работа на отдела за персонал и ще създадат всички предпоставки за решаване на кадрови проблеми в предприятието. За решаване на текущи проблеми с персонала, отделът за персонал ще трябва да реши следните задачи:
1. организиране на работата по разработването на кадровата политика и прилагането в съответствие с нея на подбора, подбора, назначаването, изучаването и използването на работници, ръководители и специалисти;
2.участие при формирането на стабилен екип;
3. създаване на личен резерв и работа с него;
4.Организиране на кадровата документация.
За изпълнение на тези задачи отделът за персонал изпълнява следните функции: планиране на персонала, т.е. разработване на дългосрочни и текущи планове за осигуряване на персонал в организацията, изучаване на бизнес и лични качества на специалистите с цел подбор на персонал за резерва за повишение, планиране на бизнес кариерата на обещаващи специалисти, подготовка на материали и организиране на сертифициране на служители, провеждане на интервюта и подбор, заедно с ръководителя на съответните отдели, нови служители за вакантни позиции, регистрация на приемане, преместване и освобождаване на служители в съответствие с трудовото законодателство, отчитане на персонала на организацията, поддържане на трудови книжки, подготовка на документи за назначаване на пенсиите, изучаване на движението на персонала, причините за текучеството на персонала, наемането на освободени работници, наблюдение на състоянието на трудовата дисциплина в подразделенията на организацията, отчитане по кадрови въпроси и др. Важно е също така да се подчертае, че отделът за персонала трябва да взаимодейства и със службата по заетостта. Тези промени в организационната структура на организациите ще решат съществуващите проблеми в управлението на персонала.
Учените и водещите служители по персонала препоръчват диаграма на структурата на отдела за управление на персонала, използвайки концепцията за стратегически бизнес звена. Структурата на управлението на персонала се основава на модела на диверсифицирана организация, фокусирана върху стратегическото управление. Този подход включва децентрализация на управлението на всички отдели на отдела за персонал.
Използването на този модел ще позволи:
1. Създайте модерна структура на отдела за персонал, адекватно и своевременно реагираща на промените във външната среда.
2. Прилагане на система за стратегическо управление, която допринася за ефективното функциониране на отдела и всичко това в дългосрочен план.
3. Освобождава ръководството на отдела от ежедневната рутинна работа, свързана с оперативното управление на научно-производствения комплекс.
4. Повишаване на ефективността на взетите решения.
5. Включете се предприемаческа дейноствсички поделения на сдружението, способни да разширят гамата от продукти и услуги, да повишат гъвкавостта и конкурентоспособността.
В резултат на това прилагането на предложените начини за подобряване на отдела за персонал ще даде положителен резултат и ще направи работата на отдела по персонала по-стабилна и балансирана, ще намали текучеството, ще подобри технологията и качеството на подбора на млади специалисти. Промяната в структурата на отдела за персонал също ще се отрази положително на работата му.

Заключение

Обхватът и навременността на цялата работа зависи от осигуряването на организациите с трудови ресурси и ефективността на тяхното използване. Следователно ролята, която играе службата за персонал в организацията, е толкова важна.
Една от най-важните функции за организиране на работата на службата за персонал е функцията за отчитане на документи, регулиращи изпълнението на всички задачи, пред които са изправени ръководителите на персонала.
Проблемът с работата с електронна информация става актуален. Затова първата стъпка за подобряване на обслужването на персонала е въвеждането на информационни технологии в процеса на управление, които ще създават архиви от електронни бази данни и ще комбинират потоците от електронни документи.
Ключът към успеха на организацията е ефективният персонал, така че специалистите са търсени. Често HR мениджърът се превръща в проводник на нови идеи, запознава мениджъра с усъвършенстваните методи за управление на персонала и решава всички организационни въпроси.
Днес е важно отделът за персонала не само правилно да попълни документацията за персонала, но и да постигне своевременно запълване на свободните работни места, за да поддържа обема на производството на правилното ниво. Системата на работа с персонала трябва да бъде планирана така, че да се постига постоянно увеличаване на работната сила на предприятието от тези хора, които имат добри познания и умения и да се гарантира, че има все повече такива работници.

Библиографски списък

1. Кодекс на труда на Руската федерация от 30.12. 2005 г., одобрен с Федерален закон № 197, изменен на 30.06. 2006 г. № 90 - FZ.
2. Федерален закон на Руската федерация от 08.07. 2006 № 149-FZ. „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“ (приета от Държавната дума на Федералното събрание на Руската федерация на 8 юли 2006 г.) // Сборник от законодателството на Руската федерация. - 2006. - бр.31 (1 час).
3. Постановление на Министерството на труда и социалното развитие на Руската федерация от 10 октомври 2003 г. № 69 „За одобряване на инструкции за попълване на трудови книжки“.
4. „За одобряването на единни форми на първична и счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“ Постановление на Държавния комитет на Руската федерация по статистика от 05.01. 2004 № 1 // Справочник на кадровика. - № 3. – 2006 г.
5. Типични инструкции за работа в офиса в федералните властиИзпълнителна власт. Одобрен Със заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 08.11. 2005 г. № 536 // Справочник на кадровика. - № 10. - 2005г.
6. Андреева V.I. Офисната работа в службата за персонал // Справочник на служителя по персонал. – 2006 г.
7. Бабинина Л.С. Форми на стимулиране на персонала // Наръчник по управление на персонала. - 2004. - бр.8. - S. 0,97
8. Бобилева М. П.: По пътя към управлението на информацията (въпроси на оценката на дейностите на услугите за управление на документи в контекста на автоматизацията на работния процес) // М .: Управление на персонала, 1999-175 с.
9. Демин Ю. М.: Офис работа. Изготвяне на официални документи // Санкт Петербург: Петър, 2003-220 с.
10. Служител по персонал: сборник от документи. - 2005. - 3-то издание.
11. Килякова Д.А. Как да организираме работата на службата за персонал? // Наръчник по управление на персонала. - 2004. - бр.8. - стр.80
12. Кирсанова М.В. Модерна офис работа. Урок. – М. ИНФРА-М. Новосибирск. 2007 г.
6. Куприянова З. К.: Как се променя отношението към труда // М .: „Човек и труд” № 2, 2005-124 с.
13. Мескон М. Х.: Основи на управлението // М .: “Дело ООД”, 1994-702 с.
14. Стенюков М. В.: Офис работа в малко предприятие. Персонални документи. - М .: Издателство "ПРИОР", 2006-224 стр.
15. Самоукина Н.В. Етапи на дълъг път // Наръчник по управление на персонала. - 2004. - бр.12. - стр.57
16. Федосова В. Т.: Управление съвременно училищебр.4, (Управление на кадровата документация в образователна институция) // М.: "Учител", 2007-128 стр.
17. Щур Д. Л.: Персонал на предприятието 300 образци на длъжностни характеристики // М .: Издателство "Дело и Сервиз", 2006-880 стр.
18. Яновская Ю.М. Перспективи за развитие на кадровата служба // Наръчник по управление на персонала. - 2004. - бр.8. - С.79.

Приложение 1
Длъжностна характеристика на мениджъра по персонала

1. ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
1.1. Тази длъжностна характеристика определя функционалните задължения, права и отговорности на мениджъра по човешки ресурси.
1.2. Ръководителят на човешките ресурси се назначава на длъжността и се освобождава от длъжността по реда на действащото трудово законодателство със заповед на генералния директор.
1.3. Мениджърът по човешки ресурси се отчита директно на "Пълно име, длъжност"
1.4. На длъжността мениджър „Човешки ресурси“ се назначава лице, което има висше професионално образование (специалност мениджмънт) или висше професионално образование и допълнително обучение в областта на управлението, трудов стаж по специалността най-малко 2 години.
1.5. Мениджърът по човешки ресурси трябва да знае:
- законодателни и подзаконови нормативни актове, регулиращи дейността на организацията за управление на персонала;
- трудово законодателство; основи на пазарната икономика, предприемачеството и бизнеса;
- конюнктура на пазара на труда и образователните услуги; реда за ценообразуване и данъчно облагане;
- основи на маркетинга;
- съвременни концепции за управление на персонала;
- Основи мотивация за работаи системи за оценка на персонала;
- форми и методи на обучение и повишаване на квалификацията на персонала; процедура за разработване на трудови договори (договори);
- методи и организация на управление; основите на производствената технология и перспективите за развитие на организацията, управленската структура и нейния персонал;
- Основи на общата и социална психология, социология и психология на труда;
- основи на индустриалната педагогика;
- етика на бизнес комуникацията; напреднал вътрешен и чуждестранен опит в областта на управлението на персонала;
- основи на организацията на деловодството; методи за обработка на информация с помощта на съвременни технически средства, комуникации и комуникации, Информатика;
- Правила и норми за охрана на труда.
1.6. По време на временното отсъствие на мениджъра по човешки ресурси, неговите задължения се разпределят на „Пълно име, длъжност“.
2. ФУНКЦИОНАЛНИ ОТГОВОРНОСТИ
Мениджър човешки ресурси:
- организира работата с персонала в съответствие с общите цели на развитието на организацията и конкретни посокикадрова политика за постигане на ефективно използване и професионално развитие на служителите;
- осигурява окомплектоването на предприятието, учреждението, организацията със служители от необходимите професии, специалности и квалификации;
- определя нуждата от персонал, проучва пазара на труда с цел определяне на възможни източници за осигуряване на необходимия персонал;
- извършва подбор на персонал, провежда интервюта с наетите лица, включително завършили образователни институции, за набиране на персонал от работници;
- организира обучение на персонала, координира работата за повишаване на квалификацията на служителите и развитие на тяхната бизнес кариера;
- съобщава информация по кадрови въпроси и важни кадрови решения на всички служители;
- организира оценяване на резултатите от трудовата дейност на служителите, атестации, конкурси за заемане на вакантни длъжности;
- заедно с ръководителите на структурни поделения участва при вземането на решения за назначаване, преместване, повишаване, понижаване, налагане на административни наказания и освобождаване на служители;
- разработва система за оценка на бизнес и лични качества на служителите, мотивиране на тяхното издигане;
- консултира ръководители от различни нива относно организацията на управлението на персонала;
- участва в планирането на социалното развитие на екипа, разрешаването на трудови спорове и конфликти;
- съставяне и подреждане трудови договории договори, поддържа лични досиета на служители и друга кадрова документация;
- Контролира подчинените служители.
3. ПРАВА
Мениджърът по човешки ресурси има право:
3.1. Дава на подчинените служители и служби (отделения) инструкции, задачи по редица въпроси, включени в неговите функционални задължения.
3.2. Да контролира изпълнението на планираните задачи и работа, навременното изпълнение на индивидуални поръчки и задачи от подчинените служби (отделения).
3.3. Изисквайте и получавате необходимите материали и документи, свързани с дейността на Ръководителя „Човешки ресурси“, подчинените му служби (отделения).
3.4. Влезте във взаимоотношения с отдели на институции и организации на трети страни за решаване на оперативни проблеми на производствените дейности, които попадат в компетенциите на мениджъра по човешки ресурси.
3.5. Представлява интересите на организацията в организации на трети страни по въпроси, свързани с неговата професионална дейност.
4. ОТГОВОРНОСТ
Мениджърът човешки ресурси отговаря за:
4.1. Резултатите и ефективността на производствената дейност на техния отдел.
4.2. Неосигуряване на изпълнението на техните функционални задължения, както и работата на службите (отделенията) на подчинената му организация по въпроси, които са част от задълженията на отдела.
4.3. Неточна информация за състоянието на изпълнение на работните планове от отдела, подчинените служби (подразделения).
4.4. Неизпълнение на заповеди, инструкции и инструкции на генералния директор на организацията.
4.5. Непредприемане на мерки за потискане на установените нарушения на правилата за безопасност, пожарна безопасност и други правила, които представляват заплаха за дейността на организацията и нейните служители.
4.6. Неосигуряване на спазването на дисциплината на труда и изпълнението от служителите на отдела за продажби, подчинените служби (отделения) на организацията.
5. УСЛОВИЯ НА РАБОТА
5.1. Режимът на работа на мениджъра по човешки ресурси се определя в съответствие с установения в организацията Вътрешен правилник на труда.
5.2. Във връзка с производствената необходимост мениджърът по човешки ресурси може да ходи в командировки (включително местни).

Ежедневните задължения на служителя по персонала са регламентирани от Министерството на труда на Руската федерация с указ от 21 август 1998 г. Той подробно описва областите на отговорност на специалист, границите на подчинение, правната рамка, необходима за служител на отдел кадри, реда за подаване и поддържане на документация. Единният квалификационен справочник определя 17 професии, които при изпълнение на служебни задължения се ръководят от длъжностната характеристика персонален работник. Структурата на отдела, който регулира дейността на служителите, е отразен в съответната Наредба "За отдел "Човешки ресурси".

Длъжностни задължения на специалист по човешки ресурси

Длъжностната характеристика на специалист в отдела за персонал установява процедурата за трудови отношения, обхвата на отговорност, функциите, възложени на служителя, изискванията към него, необходимото ниво на образование и подчиненост. Човек с достатъчно професионално обучение, образование и опит минимум 12 месеца.

Ръководителят на отдела за персонал отговаря за разработването и съдържанието на инструкцията, която се одобрява от ръководителя на компанията. Той отразява всички задължения на специалист в отдела за персонал. Техният състав, правила за изпълнение, правомощия са подробно описани в административните актове на предприятието, вътрешните правила, федералните и регионалните разпоредби. Те включват следните задачи:

• документиране на наемане и уволнение на служители, прехвърляне на персонал в други звена на персонала в съответствие с нормите на Кодекса на труда на Руската федерация и заповедите на ръководството;
• отчитане на дейностите и промените в личните данни на служители от всички нива - от директора до наблюдателя - в съответствие със стандартите на счетоводните документи с въвеждане на промени в информационните бази данни;
• събиране на данни за сертифициране и повишаване на квалификацията;
• разработване на механизъм за награди и неустойки;
• изготвяне и поддържане на лични досиета, събиране и обработка на лични данни;
• регистрация на трудови книжки - извършване на вписвания, регистрация, отчитане и съхранение;
• формиране на трудов стаж;
• следене на празничните дни и контрол върху изпълнението на графика;
• навременен подбор на документацията за архива и нейното изпълнение;

Дейността на специалист по персонал осигурява достъп до поверителни данни – лични досиета, търговски тайни. Ако действията на служител са причинили имуществени или финансови щети на организацията, той ще носи отговорност в съответствие със закона.

Специалистът по човешки ресурси може да изпълнява трудовите си задължения извънреден труд. Съгласно чл. 152 от Кодекса на труда на Руската федерация, нормата за извънреден труд се определя от предприятието.

Длъжностни задължения на инспектор по човешки ресурси

Както е посочено в Единния квалификационен наръчник, кандидатите със средно образование се разглеждат за длъжността инспектор по човешки ресурси, като наличието на професионален опит няма значение. Целият обем на задълженията на инспектора по човешки ресурси е определен във вътрешните инструкции. Включва следните бизнес задачи:

Освен офис работата, задълженията на инспектора по човешки ресурси включват и подбор на служители за свободни работни места в съответствие с професионалните изисквания и нивото на комуникативни умения. Служителят по персонала пуска реклами в пресата, интернет порталите, подава заявление до центъра по труда и провежда интервю. Неговата задача не е просто да избере професионалист, а да намери човек, който лесно ще влезе в екипа и няма да се превърне в източник на конфликт. Ръководството може да предвиди задължението на инспектора да провежда конкурс между кандидатите. Събитията по подбор и контрол на преминаването са в компетенциите на служителя по персонала.

Длъжностни задължения на ръководителя на отдел „Човешки ресурси“.

Само служител с диплома за висше образование, който е работил на подобна позиция поне 3 години, може да управлява кадрови служители. Кандидатурата му се определя само от ръководителя на фирмата. Управленските дейности се извършват въз основа на вътрешния устав на компанията, стриктно в рамките на руското трудово и гражданско право и в съответствие с описание на работатаперсонален работник. Ръководителят на ОК се отчита само пред висшето ръководство на компанията.

Отговорностите на ръководителя на отдел "Човешки ресурси" са както следва:

• разработване на нормативна уредба по кадровата политика;
• оценка на необходимостта на организацията от обновяване на персонала;
• управление на персонала в съответствие с правомощията и компетентността;
• методическо и информационно осигуряване на сертифицирането, организация и анализ на резултатите от него;
• отстраняване на грешки в процесите на прехвърляне, уволнение или наемане на персонал;
• коригираща дейност;
• редовно наблюдение на изпълнението на задълженията от специалисти от отдела за персонал;
• контрол при изпълнение на поръчки за награждаване и повишение.

Задълженията на ръководителя на персонала включват прилагане на мерки за установяване на работна дисциплина, повишаване на мотивацията на екипа. Ръководителят се занимава с подготовката, утвърждаването на официална информация, предназначена за директора. Компетентността на органите е да консултират персонала по текущи кадрови въпроси.

ОТНОСНО професионално ниворъководителят на ОК се доказва от познаване на трудовото и гражданското законодателство на Руската федерация, методите за оценка на служителите, структурата на предприятието, изискванията за документация, стандартите Пожарна безопасности охрана на труда.

Инструкция със задълженията на служител по персонала - шеф, инспектор или специалист - се подписва от кандидата при кандидатстване за работа. Документът се съставя за всяка категория работници по стандартен образец.