कर्मचारियों के काम की गुणवत्ता में सुधार। कार्यप्रणाली "सिक्स सिग्मा। किसी विभाग के कार्य का अनुकूलन कैसे करें (सार्वभौमिक एल्गोरिथम)

सभी और उसके काम के पेशेवरों।

अपने स्टोर के खुलने का समय बदलें। कभी-कभी सुबह या शाम के समय सामान खरीदना असंभव होता है। चौबीसों घंटे अपने काम का शेड्यूल बनाएं। खासकर अगर स्टोर के पास इस तरह के शेड्यूल वाली कोई दुकान नहीं है। यदि, एक महीने के बाद, आप देखते हैं कि इससे बहुत अधिक लाभ नहीं हुआ है, तो सुनिश्चित करें कि दुकान सुबह जल्दी खुलती है और शाम को देर से बंद होती है। परिभाषित करें इष्टतम समयव्यवहार में काम करने के लिए।

नियमित रूप से स्टोर के वर्गीकरण का विस्तार करें। तब वे आपके पास न केवल सामान खरीदने आएंगे, बल्कि यह भी पता लगाएंगे कि क्या कुछ नया है। एक छोटे से शुल्क के लिए होम डिलीवरी खोलें।

केवल गुणवत्ता वाले उत्पाद बेचें। स्टोर पर नियमित रूप से आने वाले उत्पादों की जांच करें। गुणवत्ता में थोड़ी सी भी गड़बड़ी होने पर सामान वापस कर दें।

अपने आस-पड़ोस में मिलते-जुलते उत्पादों वाले स्टोर पर जाएं. उनके काम के पेशेवरों का पता लगाएं। ग्राहकों को अधिक ऑफ़र करें लाभदायक शर्तें, कम से कम कुछ देर के लिए।

ग्राहक सेवा क्षेत्र को फिर से सजाएं। यदि आवश्यक हो तो सुविधा के लिए कुर्सियाँ या कुर्सियाँ प्रदान करें।

अपने ग्राहकों के लिए नियमित पुरस्कार ड्रा आयोजित करें। तब वे न केवल माल के लिए, बल्कि जीतने की आशा में भी आपके पास आएंगे। उपहार बनाओ डिस्काउंट कार्डया उत्पादों को स्टोर करें।

ध्यान दें

डंपिंग सबसे ज्यादा नहीं है सबसे अच्छा तरीकाएक खरीदार को आकर्षित करें। आप हमेशा के लिए पकड़ नहीं पाएंगे कम मूल्य.

मददगार सलाह

बाहर जाने से पहले शिकायतों और सुझावों की एक किताब रखें। शायद इससे आपको ग्राहक की ज़रूरतों को बेहतर ढंग से समझने में मदद मिलेगी।

स्रोत:

• स्टोर संचालन की गुणवत्ता में सुधार पर एक लेख
• काम में सुधार कैसे करें
• उत्पादों की गुणवत्ता में सुधार के तरीके

प्रत्येक नेता अपने अधीनस्थों के प्रभावी और कुशल कार्य में रुचि रखता है। इसके लिए, उनकी गुणवत्ता में सुधार के तरीकों को जानना और उन्हें लागू करने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है काम... साथ ही, आपको यह समझने की जरूरत है कि विभिन्न कर्मचारियों को उनकी व्यक्तिगत जरूरतों के आधार पर अपने स्वयं के प्रेरक प्रोत्साहन की आवश्यकता होती है।

निर्देश

कई लोगों के लिए, पेशेवर संतुष्टि का मुख्य कारक उनके महत्व, टीम की पहचान है। यहाँ के लिए प्रेरणा का प्रचार हो सकता है कैरियर की सीढ़ीया कर्मचारी के सम्मान की बाहरी विशेषताओं का निर्माण, उसे बाकी लोगों से अलग करना।

अनुकूल मनोवैज्ञानिक जलवायु काम का माहौल, साज़िश और संघर्ष की अनुपस्थिति काफी हद तक नेता की एकजुट होने की क्षमता पर निर्भर करती है कर्मचारियोंऔर कली में चुटकी विनाशकारी प्रक्रियाएंवी. नतीजतन, उनके पास बाहरी मुद्दों को निपटाने से विचलित हुए बिना, अपने कार्य कार्यों पर विशेष रूप से ध्यान केंद्रित करने का अवसर होता है।

व्यक्ति के लिए कर्मचारियों विशेष मूल्यएक सुविधाजनक कार्यसूची चुनने की संभावना का प्रतिनिधित्व कर सकता है। यह उन लोगों के लिए विशेष रूप से सच है जिनके पास है रचनात्मकतारचनात्मक कार्यों को करने पर ध्यान केंद्रित किया। ऐसे कार्यकर्ता सबसे प्रभावी होते हैं फ्री मोड.

व्यक्तिगत और व्यावसायिक विकास में रुचि रखने वालों को चुनौतीपूर्ण कार्य पसंद हैं जो कुछ नया सीखने का अवसर प्रदान करते हैं। किसी कर्मचारी को इस तरह का कार्य सौंपकर, आप उच्च परिणामों की उम्मीद कर सकते हैं कम समय.

किसी भी टीम में ऐसे कर्मचारी होते हैं जिनके लिए एक अच्छा वेतन, एक महत्वपूर्ण सामाजिक पैकेज और आरामदायक काम करने की स्थिति होती है उच्चतम मूल्यवी. यहां प्रोत्साहन पर जोर दिया गया है: नियमित वृद्धि, बोनस, लाभ का प्रावधान और अन्य अवसर।

मनोवैज्ञानिकों का कहना है कि प्रतिस्पर्धा की प्रवृत्ति मनुष्य में अंतर्निहित है। इस घटना का स्मार्ट उपयोग फल दे सकता है। हालांकि, किसी को अत्यधिक सावधानी के साथ सहकर्मियों के बीच आंतरिक प्रतिस्पर्धा बनाने के मुद्दे पर संपर्क करना चाहिए, ताकि साज़िश और ईर्ष्या का कारण न बनें। सभी को समान अवसर प्रदान करना, परिणामों का आकलन करने के लिए स्पष्ट मानदंड पर विचार करना, इसके बारे में जानकारी बनाना महत्वपूर्ण है प्राप्त परिणाम"पारदर्शी"।

कड़ी प्रतिस्पर्धा और उत्पाद पेशकशों की अधिकता की स्थिति में, यह सेवा की गुणवत्ता है जो सबसे आगे आती है। उत्तम सेवा आपकी कंपनी के प्रति ग्राहक निष्ठा को सीधे प्रभावित करती है। सुव्यवस्थित, अच्छी सेवा आपका प्रतिस्पर्धी लाभ हो सकती है।

आपको चाहिये होगा

• - कारपोरेट वेबसाइट;
• - सेवा मानक;
• - क्लाइंट डेटाबेस।

निर्देश

ग्राहक सेवा मानक को एक अलग दस्तावेज़ के रूप में विकसित और लिखें। हो सकता है कि आपके लिए काम करने वाले परिचारक के लिए बहुत सी चीजें जो आपके लिए प्राथमिक और स्पष्ट हों। मानक को हर चीज का वर्णन करना चाहिए दिखावटऔर बातचीत के दौरान कुंजी और दूरी पर प्रतिक्रिया से पहले विशिष्ट अभिवादन वाक्यांश।

कर्मचारियों के प्रशिक्षण की व्यवस्था करें। इस तरह के आयोजनों के संचालन को कोचों को सौंपना बेहतर है। बिक्री तकनीकों, संवाद पर प्रशिक्षण चुनें। समय-समय पर आप कर्मचारियों और खुद के साथ काम कर सकते हैं। ग्राहकों के साथ संचार की स्थितियों का अनुकरण करें, चलिए चलते हैं। खासकर यह।

सेट अप प्रतिक्रियाग्राहकों के साथ और उनका पालन करने का प्रयास करें। सेवा पर अपनी राय प्राप्त करें। जरूरतों और इच्छाओं में रुचि लें। अतिथि पुस्तक या अपनी कॉर्पोरेट वेबसाइट पर प्रारंभ करें।

विवरण के अनुसार बनाएं ग्राहक आधार रूपआंकड़े। वह आपको न केवल विश्लेषण करने में मदद करेगी लक्षित दर्शकलेकिन यह भी सेवा की गुणवत्ता में सुधार। इसके लिए प्रयोग करें व्यक्तिगत जानकारीग्राहकों के बारे में, यदि आपके पास इसकी पहुंच है। उदाहरण के लिए, डेटाबेस आपको एड्रेस मेलिंग लिस्ट की मदद से उन्हें बधाई देने में मदद करेगा।

अपने प्रतिष्ठान में सबसे सुखद माहौल बनाएं। याद रखें कि ग्राहक के लिए न केवल उत्पाद या सेवा महत्वपूर्ण है, बल्कि अच्छा मूड... दोस्ताना, आरामदायक फर्नीचर, सुखद संगीत, पेय - यह सब आगंतुक पर सकारात्मक प्रभाव छोड़ेगा।

ध्यान दें

कोशिश न करें गंभीर स्थितियां... एक ग्राहक जो सेवा से संतुष्ट नहीं है, निश्चित रूप से दूसरों के साथ नकारात्मक प्रभाव साझा करेगा और आपके लिए सृजन करेगा बुरी प्रतिष्ठा.

मददगार सलाह

अप्रिय घटनाओं को भी अपने लाभ में बदलने का प्रयास करें। उदाहरण के लिए, एक खराब डिश के मुआवजे के रूप में वाइन की एक उपहार बोतल निश्चित रूप से आपके प्रतिष्ठान के एक ग्राहक को खुश करेगी।

आज हम बात करेंगे कार्य कुशलता में सुधार, श्रम, और कई महत्वपूर्ण नियमों पर विचार करें जो हमें बताएंगे दक्षता में सुधार कैसे करें... आज तक, श्रम दक्षता में वृद्धि, कार्य समय का उपयोग बहुत है महत्वपूर्ण मुद्देन केवल नियोक्ताओं के लिए, बल्कि अपने लिए काम करने वाले लोगों के लिए भी: उद्यमी, फ्रीलांसर, आदि, साथ ही कर्मचारियों के लिए, जिनकी कमाई सीधे परिणाम पर निर्भर करती है, उनमें से कई भी हैं।

इसलिए, मैं कुछ पर विचार करूंगा प्रभावी तरीकेकार्य की व्यक्तिगत दक्षता में वृद्धि, अर्थात्, मैं आपको बताऊंगा कि कार्य कुशलता कैसे बढ़ाई जाए, और इसलिए - व्यक्तिगत आय।

व्यक्तिगत श्रम दक्षता बढ़ाने के तरीके।

1. रीसायकल मत करो!एक राय है कि बहुत कुछ कमाने के लिए, आपको कड़ी मेहनत करने, कड़ी मेहनत करने की ज़रूरत है। हालाँकि, यह पूरी तरह से सही नहीं है: "बहुत" नहीं, बल्कि "प्रभावी" कहना अधिक सही होगा। और जब कोई व्यक्ति बहुत अधिक कार्य करता है, जितना कि उसका शरीर सहन नहीं कर सकता, उसके कार्य की दक्षता, इसके विपरीत, गिर जाती है। इसलिए, यदि आप कार्य कुशलता में सुधार के बारे में सोच रहे हैं, तो आपको कभी भी टूट-फूट के लिए काम करने का प्रयास नहीं करना चाहिए - ऐसे काम से आपको कुछ भी अच्छा नहीं मिलेगा।

आइए विश्लेषण करें कि एक सामान्य कार्यालय कर्मचारी 8 घंटे और अनियमित काम के घंटे और 5-6-दिन के साथ कैसे काम करता है कामकाजी हफ्ता... उसके पास व्यावहारिक रूप से कोई व्यक्तिगत समय नहीं है, वह कभी भी पर्याप्त नींद नहीं लेता है, वह हमेशा थका हुआ होता है, सोमवार को वह शुक्रवार के विचारों के साथ काम पर आता है, जो उसे पूरे सप्ताह "गर्म" करता है। वह जानता है कि संगठन में समय पर काम छोड़ना प्रथा नहीं है - कम से कम एक घंटा रुकना अनिवार्य है ताकि बॉस देख सके कि वह "काम" कर रहा है। ऐसा कर्मचारी कभी भी कुशलता से काम नहीं कर पाएगा। वह हर कोई होगा संभव तरीकेअपने कार्य दिवस को जितना संभव हो उतना लंबा खींचने की कोशिश करें, वह लगातार विचलित रहेगा: कॉफी पीना (आखिरकार, उसे पर्याप्त नींद नहीं मिलती है), व्यक्तिगत मामले करना (आखिरकार, उसके पास उनके लिए कोई और समय नहीं है), धूम्रपान (से overexertion), सोशल नेटवर्क पर समय बिताना (लेकिन बॉस के काम पर होने के कारण उसके प्रयासों को देखा गया), आदि।

और एक कर्मचारी की कल्पना करें जो अपने कर्तव्यों की सूची को पूरा करते ही किसी भी समय काम छोड़ने में सक्षम होगा। यह पहले वाले की तुलना में कई गुना अधिक कुशलता से काम करेगा! और वही काम, जो पहले वाला 8-9-10 घंटे तक करता है, अपने व्यक्तिगत मामलों के बारे में जाने का अवसर जल्दी से प्राप्त करने के लिए अधिकतम 4-6 घंटे पूरा करने में सक्षम होगा। यह प्रभावी कार्य है।

कार्य प्रक्रिया में, एक व्यक्ति को निश्चित रूप से आराम के लिए समय आवंटित करना चाहिए, अन्यथा कार्य की दक्षता कम हो जाएगी: जितना अधिक व्यक्ति थक जाता है, उतना ही कम कुशलता से काम करता है। लेकिन, ज़ाहिर है, यह आराम उचित और अनुशासित होना चाहिए - इस संबंध में, यह बहुत मदद करता है।

आपको बहुत अधिक नहीं, बल्कि कुशलता से काम करने का प्रयास करने की आवश्यकता है, जो मौलिक रूप से अलग चीजें हैं।

2. ना कहना सीखें।निम्नलिखित महत्वपूर्ण नियमजो सीधे तौर पर कार्य कुशलता में वृद्धि को प्रभावित करता है, अनावश्यक चीजों को छोड़ने की क्षमता है जो आप पर काम नहीं कर रहे हैं, और मुख्य बात पर विशेष रूप से ध्यान केंद्रित करने के लिए।

काम को निर्देशित किया जाना चाहिए, जो कहता है कि 20% प्रयास परिणाम का 80% लाते हैं, और 80% प्रयास - परिणाम का केवल 20%। यदि आप अपने काम और वास्तव में किसी अन्य गतिविधि का निष्पक्ष विश्लेषण करते हैं, तो आप देखेंगे कि यह कानून वास्तव में काम करता है, और ऐसा ही है। इसलिए, यदि आप अपने काम के इन 20 सबसे प्रभावी प्रतिशत को अलग करना सीखते हैं और उन पर ध्यान केंद्रित करते हैं, तो आपकी कार्य कुशलता में काफी वृद्धि होगी।

मनोवैज्ञानिक रूप से, यह काफी कठिन है: मना करना, उदाहरण के लिए, जब कोई सहकर्मी आपसे अपने काम में मदद करने के लिए कहता है, क्योंकि उसके पास "समय नहीं है"। लेकिन यह वह गुण है जो इनमें से एक है महत्वपूर्ण अंतरएक सफल व्यक्ति।

सफल लोग इस तथ्य से प्रतिष्ठित होते हैं कि वे जानते हैं कि कैसे मना करना है, "नहीं" कहें। इसके अलावा, न केवल दूसरों के लिए, बल्कि खुद के लिए भी। यदि आप यह करना नहीं सीखते हैं, तो आपके लिए अपनी व्यक्तिगत कार्य कुशलता में सुधार करना बहुत कठिन होगा, क्योंकि भारी संख्या मेसमय हमेशा आपके लिए फालतू और बेकार की चीजें ले जाएगा।

3. प्रतिनिधि प्राधिकरण।अक्सर ऐसा होता है कि एक व्यक्ति खुद को निर्देश देता है: सब कुछ खुद करने के लिए, क्योंकि "मुझसे बेहतर कोई नहीं कर सकता"। अगर ऐसा है भी, तो जरूरी नहीं कि सभी काम पूरी तरह से ही हों (इस पर और अधिक) अगला नियम) कुछ करना काफी आसान है।

यदि आप स्वयं "सब कुछ हड़प लेते हैं", तो समग्र कार्य कुशलता हमेशा कम रहेगी, क्योंकि एक व्यक्ति अपना अपूरणीय समय उन सभी प्रकार की छोटी-छोटी चीजों पर भी बर्बाद कर देगा, जो वास्तव में, कोई और ध्यान केंद्रित किए बिना कर सकता था। मुख्य कार्य... कार्य की दक्षता बढ़ाने के लिए, यदि आवश्यक हो, तो अपनी शक्तियों को (काम पर और व्यक्तिगत रूप से) अन्य लोगों को सौंपना संभव और आवश्यक भी है।

वैसे, आप न केवल अपने अधीनस्थों से, बल्कि अपने प्रबंधकों से भी, अधिक अनुभवी लोगों के रूप में मदद मांग सकते हैं जो इसे पूरा करने में मदद कर सकते हैं। आवश्यक कार्यअधिक प्रभावशाली।

कोई भी सब कुछ करने में समान रूप से अच्छा नहीं हो सकता। इसलिए, कार्य कुशलता को कैसे बढ़ाया जाए, इस बारे में सोचते हुए, आपको अपने मुख्य कार्य पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है, और यदि संभव हो तो शेष व्यवसाय दूसरों को सौंपें।

4. पूर्णता के लिए प्रयास मत करो!एक कहावत है, "आदर्श अच्छे का दुश्मन है," और यह बिल्कुल सच है। जब कोई व्यक्ति अपना काम पूरी तरह से करने का प्रयास करता है, तो 110% तक, वह इस काम को पूरा करने के लिए पर्याप्त समय की तुलना में बहुत अधिक समय खर्च करता है, जैसे कि, 90-95%, जो कि काफी पर्याप्त होगा। पूर्णता (पूर्णतावादी) के लिए प्रयास करने वाला व्यक्ति, हर छोटी चीज़, हर विवरण पर ध्यान देता है, प्रतीक्षा करता है सही समयकाम करने के लिए, नौकरी को कई बार फिर से करता है अगर वह उसे कम से कम थोड़ा सा शोभा नहीं देता।

आइए एक साधारण उदाहरण लेते हैं। मान लीजिए कि बॉस ने एक रिपोर्ट तैयार करने के लिए कहा, उदाहरण के लिए, कंपनी की मासिक योजना के प्रतिशत की गणना करने के लिए। एक पूर्णतावादी कार्यकर्ता डेटा तैयार करता है, पहले से ही इसे भेजने के लिए दर्ज करता है ईमेल... और इसकी जाँच करते समय, उसके पास यह विचार आता है कि संकेतकों में से एक की गणना कुछ अधिक सटीक रूप से की जा सकती है: समग्र परिणाम इससे बहुत अधिक नहीं बदलेगा, लेकिन यह अधिक सही होगा। और वह आवश्यक डेटा को फिर से एकत्र करता है, पूरी रिपोर्ट की पुनर्गणना करता है। फिर वह सोचता है कि इस रूप में रिपोर्ट किसी तरह "नहीं दिखती", और इसे एक्सेल में एक तालिका के रूप में व्यवस्थित करने का निर्णय लेती है। एक तालिका बनाता है, सभी डेटा दर्ज करता है, सूत्र रोकता है। फिर वह टेबल को रंगने का फैसला करता है, हाइलाइट करें अलग - अलग रंगऔर इसे सुंदर बनाने के लिए फोंट, आदि। यानी वह इस काम पर कई गुना अधिक समय बिताता है, हालाँकि बॉस को, वास्तव में, इस सब की आवश्यकता नहीं है - उसे केवल एक अंतिम आंकड़ा चाहिए, बस!

आदर्श के लिए प्रयास करना हमेशा कार्य कुशलता में सुधार के रास्ते में आता है। इसलिए, अपने काम को उच्च गुणवत्ता के साथ करने की कोशिश करें, लेकिन सही नहीं - इस तरह आपका काम बहुत अधिक कुशल होगा।

5. प्रक्रियाओं को स्वचालित करें।यदि आपके पास किसी प्रकार का निरंतर नियमित कार्य है, तो जितना संभव हो सके उसके निष्पादन को स्वचालित करने का प्रयास करें। भले ही आपको इस एक बार में एक निश्चित समय या पैसा खर्च करना पड़े, परिणामस्वरूप आप बहुत अधिक बचत करेंगे और अपने काम की व्यक्तिगत दक्षता को बढ़ाने में सक्षम होंगे।

अब, यदि पिछले उदाहरण में मैंने जिस रिपोर्ट पर विचार किया था, उसे दैनिक / साप्ताहिक / मासिक किया जाना था, तो, इसके विपरीत, यह एक बार एक सुविधाजनक तालिका बनाने के लिए समझ में आता है जो स्वचालित रूप से आवश्यक संकेतक की गणना करेगा। नतीजतन, यह हर बार रिपोर्ट लिखने के लिए कम समय की अनुमति देगा, इसे अन्य, अधिक सार्थक कार्यों के लिए समर्पित करेगा।

हमारी सदी में कंप्यूटर तकनीकसभी नियमित कार्य रोबोटिक कंप्यूटरों पर निर्भर होने चाहिए, एक व्यक्ति को केवल वही छोड़ देना चाहिए जिसे कंप्यूटर सामना नहीं कर सकता है, जहां जीवित सोच की आवश्यकता होती है। प्रक्रियाओं के स्वचालन से श्रम दक्षता में उल्लेखनीय वृद्धि होगी।

6. "पहिया को फिर से न लगाएं"।अक्सर लोग खर्च करते हैं बड़ी राशिसमय, प्रयास, और कभी-कभी पैसा आने के लिए जो पहले से ही इतने लंबे समय से जाना जाता है। इस मामले में हम किस प्रकार की श्रम दक्षता के बारे में बात कर सकते हैं?

विशेष रूप से अक्सर यह समस्या उन लोगों में देखी जा सकती है जो वर्षों से अपने व्यवसाय के विचार को विकसित करना चाहते हैं, समय और संभावित आय बर्बाद कर रहे हैं, कुछ पहले से ज्ञात और सबसे महत्वपूर्ण रूप से एक सिद्ध विकल्प का उपयोग करने के बजाय।

श्रम दक्षता बढ़ाने के लिए, आपको उन लोगों के अनुभव का उपयोग करने की आवश्यकता है जो पहले से ही एक समान रास्ते से गुजर चुके हैं, उनकी गलतियों से बचते हुए। आपको स्वयं किसी भी क्षेत्र में विशेषज्ञ होने की आवश्यकता नहीं है - आप उन लोगों की राय पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं जो पहले से ही विशेषज्ञ हैं, और यह बहुत अधिक प्रभावी होगा।

यदि कोई व्यक्ति डेटा के साथ काम करता है जो बाद में अविश्वसनीय हो जाता है, तो वह केवल अनावश्यक, अनावश्यक कार्य करेगा, जिसके परिणाम किसी भी तरह से उपयोग नहीं किए जा सकते हैं।

आइए यह उदाहरण लेते हैं: एक व्यक्ति एक स्टोर खोलना चाहता है और यह नहीं जानता कि इसके लिए कौन से दस्तावेज एकत्र करने की आवश्यकता है। वह एक खोज इंजन का उपयोग करता है और एक साइट पर समाप्त होता है जहां किसी ने ऐसे दस्तावेजों की एक सूची पोस्ट की है। एक नौसिखिया उद्यमी वह सब कुछ एकत्र करता है जो इस सूची में इंगित किया गया है, और जब वह पंजीकरण अधिकारियों के पास आता है, तो यह पता चलता है कि आधे दस्तावेज अतिश्योक्तिपूर्ण हैं, और कई दस्तावेज पर्याप्त नहीं हैं। हमें सभी काम नए सिरे से करने होंगे, लेकिन अगर उन्होंने तुरंत मौजूदा विधायी ढांचे का अध्ययन किया, या कम से कम उन्हीं अधिकारियों से सक्षम सलाह प्राप्त की, तो उन्होंने अधिक प्रभावी ढंग से काम किया होगा।

यदि आप श्रम दक्षता में सुधार की परवाह करते हैं, तो संदिग्ध जानकारी को संसाधित करने में अपना समय बर्बाद किए बिना, केवल अपने काम में सटीक डेटा स्वीकार करें।

कार्य की व्यक्तिगत दक्षता बढ़ाने के इन तरीकों का उपयोग करके, आप अपने कार्य की दक्षता में उल्लेखनीय वृद्धि कर सकते हैं, जिसका अर्थ है कि आप प्राप्त कर सकते हैं बेहतर परिणामऔर, परिणामस्वरूप, बेहतर कमाई।

बस इतना ही। बने रहें, और अपने श्रम, समय और व्यक्तिगत वित्त का प्रभावी ढंग से उपयोग करना सीखें। अगली बार तक!

आपने अपना खुद का व्यवसाय शुरू कर दिया है और आपकी कंपनी की गतिविधियां पहले ही शुरू हो चुकी हैं अच्छा परिणाम... लेकिन आपको अभी भी लग रहा है कि कर्मचारियों का काम वांछित स्तर तक नहीं पहुंच रहा है। उनके काम की गुणवत्ता और दक्षता वांछित होने के लिए बहुत कुछ छोड़ देती है। एक स्वाभाविक प्रश्न उठता है: कर्मचारियों के काम की गुणवत्ता में सुधार और श्रम दक्षता कैसे बढ़ाई जाए?

कर्मचारियों के काम की गुणवत्ता में सुधार कैसे करें

समाधान खोजने से पहले, समस्या को समझना और उसका विश्लेषण करना बहुत मददगार हो सकता है। यदि आप सभी का वेतन बढ़ाने का निर्णय लेते हैं क्योंकि आपको विश्वास है कि इससे प्रेरणा बढ़ेगी। फिर यह थोड़े समय के लिए काम करेगा। समय के साथ, आपको एक और समस्या होगी। अब, आपकी कंपनी के लोग न केवल उच्च वेतन की प्रतीक्षा कर रहे होंगे, बल्कि मूल समस्या का दबाव भी महसूस करते रहेंगे। जो प्रेरणा की कमी के कारण कहीं गायब नहीं हुआ है, यह केवल और अधिक महंगा हो गया है।

कर्मचारियों के काम की गुणवत्ता उनके बॉस के मनोवैज्ञानिक रवैये पर निर्भर करती है

अपने आप से सवाल पूछें: आप खुद अपने काम को लेकर कितने भावुक हैं? शायद आप अपने ग्राहकों को ऑफ़र करना चाहते हैं सबसे अच्छी सेवालेकिन क्या आपकी टीम इसे महसूस करती है? एक नियम के रूप में, कर्मचारी अपने प्रबंधन के रवैये और व्यवहार की नकल करते हैं।

क्या आप व्यक्तिगत रूप से अपने काम का आनंद लेते हैं? क्या आप अपने कर्मचारियों के प्रति अपना रवैया दिखा रहे हैं? आपको हर समय अपने कर्मचारियों के साथ संवाद करना चाहिए। टीम का अभिन्न अंग बनें। आपको यह जानने की जरूरत है कि कर्मचारी कार्यालय के बाहर कैसे रहते हैं। इसके लिए हवा की तरह कम से कम कभी-कभी विभिन्न प्रकार की व्यवस्था करना आवश्यक है कंपनी के कार्यक्रमऔर बैठकें।

बेशक, एक आदर्श दुनिया में, हम ऐसे लोगों को काम पर रखना चाहेंगे जो खुद को प्रेरित और संगठित करेंगे। लेकिन ऐसी कोई दुनिया नहीं है। और भगवान का शुक्र है! क्योंकि एक व्यक्ति जो खुद को प्रेरित और व्यवस्थित करना जानता है वह एक कर्मचारी के रूप में काम नहीं करेगा। वह किसी भी तरह से अपना खुद का व्यवसाय खोलने की कोशिश करेंगे। हमेशा नहीं, लेकिन ज्यादातर समय।

कार्य कुशलता टीम के मूड पर निर्भर करती है

किसी भी तरह से आपको छुटकारा पाने की जरूरत है खराब मूडएक सामूहिक में। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपके कर्मचारी कितने प्रतिभाशाली हैं। अगर वे लगातार उदास मूड में हैं, तो उनसे बिल्कुल कोई मतलब नहीं होगा। अपनी टीम के साथ अधिक समय बिताएं। पता करें कि कौन लगातार शिकायत कर रहा है और हमेशा हर चीज से नाखुश रहता है। एक बार ऐसा व्यक्ति मिल जाने के बाद, बिना किसी पछतावे के उससे छुटकारा पाएं।

अल्पकालिक लक्ष्यों के साथ गुणवत्ता सुधार को प्रोत्साहित करें

संस्कृति लोगों और उनकी उपलब्धियों से बनती है। मासिक या त्रैमासिक लक्ष्य निर्धारित करें। जिस तक आपके कर्मचारियों द्वारा काफी जल्दी पहुंचा जा सकता है। फिनिश लाइन को सफलतापूर्वक पार करने पर हमेशा पुरस्कार या अन्य प्रोत्साहन उपहारों से पुरस्कृत किया जाना चाहिए।

कर्मचारी प्रदर्शन को उत्तेजित करके दक्षता में सुधार

आपको यह समझना चाहिए कि आप अपने व्यवसाय से क्या चाहते हैं और उसके अनुसार व्यवहार करें। यदि आप लोगों को प्रबंधित करते हैं, उन्हें खोने का लगातार डर है, तो इससे कुछ भी अच्छा नहीं होगा, क्योंकि तब आप एक वास्तविक नेता नहीं होंगे।

काम कुछ हद तक खेल के समान है। काम नहीं होने पर लोग छोड़ देते हैं। परिणामों की कमी का कारण पर्याप्त प्रयास नहीं करना है। अनुकूलित करें, में बेहतर समझइस शब्द का, आपकी टीम। जब वे परिणाम देखते हैं एक साथ काम करना, समझ में आता है कि यह इसके लायक था। यदि कोई परिणाम नहीं हैं, तो आपके पास या तो गलत टीम है या गलत योजना है।

कर्मचारियों के काम की गुणवत्ता सीधे लक्ष्यों की पारदर्शिता पर निर्भर करती है

लोगों को अपने काम के प्रति अधिक भावुक होने के लिए, उन्हें अपने स्वयं के मूल्य की भावना की आवश्यकता होती है। अकेले आंकड़े काफी नहीं हैं। प्रबंधक को अपनी योजनाओं और विचारों को कर्मचारियों के साथ साझा करना चाहिए। समस्याओं पर एक साथ चर्चा करने का प्रयास करें, उन्हें एक सामान्य कारण में शामिल होने का अनुभव करने दें। यदि आपके निर्णय के कारण कुछ गलत हुआ है, तो अपनी गलतियों को स्वीकार करने में सक्षम हों और आगे बढ़ते रहें। कंपनी में आपसी सम्मान और विश्वास एक सफल व्यवसाय की कुंजी है।

कर्मचारी के प्रदर्शन में सुधार अंतिम परिणाम की गुणवत्ता में सुधार के समान है।

एक कंपनी में, जिसकी संख्या एक व्यक्ति से अधिक होती है, एक नियम के रूप में, विभिन्न विभाग होते हैं - बिक्री, विपणन, लेखा, आदि। इन सेवाओं द्वारा हल किए गए कार्य बहुत भिन्न होते हैं, और उनके संगठन और कामकाज के सिद्धांत अलग-अलग होते हैं। फिर भी, एक सार्वभौमिक एल्गोरिथ्म का वर्णन करना संभव है जिसका उपयोग किसी भी विभाग को अनुकूलित करने के लिए किया जा सकता है, चाहे उसका उद्देश्य और संगठनात्मक संरचना कुछ भी हो। यही अब हम करने जा रहे हैं।

अनुकूलन क्या है?

गतिविधियों का अनुकूलन एक प्रभाग (या समग्र रूप से एक उद्यम) की दक्षता बढ़ाने के उद्देश्य से उपायों का एक समूह है। इन गतिविधियों का सार व्यक्त किया जा सकता है प्रसिद्ध आदर्श वाक्य- "उच्च, आगे, बेहतर!" अर्थात्, किए गए कार्यों के परिणामस्वरूप, विभाग उत्पादकता में वृद्धि, लागत में कमी आदि का प्रदर्शन करना शुरू कर देता है।

तो चलो शुरू हो जाओ। हमारा कार्य इकाई की गतिविधियों के अनुकूलन के सार्वभौमिक चरणों का वर्णन करना है।

अनुकूलन अनुरोध होता है

अनुकूलन के लिए एक औपचारिक अनुरोध कंपनी के प्रबंधन और विभाग के प्रमुख दोनों की ओर से "यहाँ क्या ठीक किया जाए" की तलाश में आ सकता है। तदनुसार, दूसरे मामले में, अनुरोध आमतौर पर सिस्टम के सामान्य सुधार के उद्देश्य से काफी सामान्य होता है, और पहले मामले में, यह इकाई के विशिष्ट संकेतकों के असंतोष के कारण अधिक विशिष्ट होता है। उदाहरण के लिए, किसी कंपनी का मुखिया किसी विशेष सेवा की लागत को कम करना चाह सकता है। कहो, वह बहुत ज्यादा खाती है। विशेष रूप से अक्सर, ऐसी इच्छा उन इकाइयों के संबंध में उत्पन्न होती है जो सीधे प्रभावित नहीं करती हैं आर्थिक परिणामकंपनियां। एक उदाहरण मानव संसाधन विभाग है, खासकर यदि इसके कार्य भर्ती तक सीमित हैं।

लेकिन लागत में कटौती की इच्छा बदलाव के एकमात्र मकसद से दूर है। अक्सर वह आता हैकि इकाई में जैसा यह प्रतीक होता हैअपने कर्तव्यों का प्रभावी ढंग से सामना नहीं करता है।

अनुरोध का सूत्रीकरण एक ट्रिगरिंग तत्व के रूप में कार्य करता है, और सब कुछ इसके साथ शुरू होता है। और इस क्रिया में पहला कदम है "इकाई के मिशन और आर्थिक कार्य को परिभाषित करना"

मिशन की परिभाषा और इकाई के आर्थिक कार्य

शायद, यह बिंदु सबसे बड़ा आश्चर्य पैदा करेगा। ऐसा प्रतीत होता है, परिभाषित करने के लिए क्या है? बिक्री विभाग बेचता है, कूरियर सेवा वितरित करता है, विज्ञापन विभाग विज्ञापन देता है। आदि। हालाँकि, यह इतना सरल कतई नहीं है।

चलिए शुरू करते हैं आज क्या है रूसी व्यापारवैचारिक तंत्र कमोबेश व्यवस्थित है, लेकिन साथ नौकरी की जिम्मेदारियांएक पद के भीतर अभी भी एकीकरण से बहुत दूर है। एक ही नौकरी के शीर्षक वाले लोग अलग-अलग कंपनियों में बहुत अलग काम कर रहे होंगे। सबसे अधिक बताने वाला उदाहरण विपणक है। व्यवसाय विकास अवधारणा लिखने से लेकर व्यक्तिगत बिक्री तक - उन पर क्या आरोप लगाया जा सकता है। मानव संसाधन प्रबंधकों के साथ भी ऐसा ही है। कुछ के पास प्रशिक्षण, प्रेरणा, कॉर्पोरेट संस्कृति है, जबकि अन्य में पुरानी निराशाजनक भर्ती है। और ऐसा फैलाव ज्यादातर कंपनियों में पाया जा सकता है।

और इसीलिए, इससे पहले कि आप कुछ सुधार कर सकें, आपको यह निर्धारित करने की आवश्यकता है कि कंपनी के सामान्य भवन में यह किस स्थान पर है।

तदनुसार, इस प्रश्न के उत्तर में शामिल होंगे:

1. इस इकाई के स्तर पर हल किए गए विशिष्ट कार्यों का विवरण

2. प्रदर्शन में उपखंड का स्थान सामान्य गतिविधियाँकंपनी

3. कंपनी की सामान्य गतिविधियों में आर्थिक भागीदारी का निर्धारण

इन प्रश्नों का उत्तर देते समय, आपको शब्दों की अधिकतम स्पष्टता और संक्षिप्तता का निरीक्षण करने का प्रयास करना चाहिए। वैसे भी, यह "दिखावे के लिए" नहीं किया जाता है, इसलिए "हर तरह से कंपनी के कल्याण के विकास में योगदान" जैसे सूत्र यहां उपयुक्त नहीं हैं।

प्रदर्शन मानदंड का निर्धारण

यह बिंदु महत्वपूर्ण है। दक्षता मानदंड के रूप में क्या चुना जाएगा, इस पर निर्भर करते हुए, संपूर्ण आगे का कार्य... एक नियम के रूप में, मानदंड पिछले पैराग्राफ में परिभाषित कार्यों के आधार पर चुने जाते हैं। यही है, विश्लेषण इकाई के "सांविधिक लक्ष्यों" के कार्यान्वयन पर आधारित है। उदाहरण के लिए, "कंपनी की संपत्ति की चोरी को रोकने" का कार्य सुरक्षा सेवा के लिए परिभाषित किया गया है, जिसका अर्थ है कि चोरी की संख्या इस कार्य के लिए बहुत ही मानदंड होगी।

इस प्रकार, पहले से तैयार किए गए कार्य हमें इकाई के कार्यों की प्रभावशीलता का आकलन करने में सक्षम बनाते हैं।

यदि हमें आकलन करने की असंभवता का सामना करना पड़ता है, तो इसका मतलब है कि कार्यों को गलत तरीके से तैयार किया गया था, प्रक्रिया में अस्पष्ट अर्थहीन फॉर्मूलेशन स्वीकार किए गए थे, और हमें एक बिंदु पर वापस जाने की जरूरत है। एक कोला बोर पर, फिर से शुरू करें।

लेकिन अब - मानदंड परिभाषित किए गए हैं, और हमारा अगला कदम "इकाई की प्रभावशीलता का आकलन" होगा।

इकाई की प्रभावशीलता का मूल्यांकन

यहाँ सब कुछ स्पष्ट है। हम चयनित प्रदर्शन मानदंड लेते हैं और उनमें से प्रत्येक के लिए स्थिति का आकलन करते हैं। कुछ का मूल्यांकन संख्यात्मक रूप में किया जा सकता है, कुछ "संतोषजनक / असंतोषजनक" के आधार पर। नतीजतन, हमें विभाग के लिए एक सामान्य रिपोर्ट मिलती है, जहां इसे सौंपे गए प्रत्येक कार्य की स्थिति स्पष्ट रूप से प्रस्तुत की जाती है। और, इस रिपोर्ट को ध्यान से देखते हुए, हम अगले चरण की ओर बढ़ते हैं - "सेटिंग ऑप्टिमाइज़ेशन समस्याएँ"

अनुकूलन समस्या वक्तव्य

जाहिर है, यह चरण भी कठिन नहीं है। आपको उन वस्तुओं को अनुकूलित करने की आवश्यकता है जो मूल्यांकन के दौरान सबसे अधिक "ढीले" हैं। यह सकारात्मक शब्दों में अनुकूलन समस्याओं को तैयार करने के लायक है, अर्थात। वांछित परिणाम को एक लक्ष्य के रूप में इंगित करने के लिए, न कि अवांछनीय की अनुपस्थिति को इंगित करने के लिए। सीधे शब्दों में कहें, "औसत नौकरी की अवधि को डेढ़ सप्ताह तक कम करने" का लक्ष्य सही काम है।

और अब, जब सभी कार्य निर्धारित हो गए हैं, तो सबसे दिलचस्प शुरू होता है। अर्थात् - "अनुकूलन उपाय"

अनुकूलन गतिविधियाँ

और, अजीब तरह से, हम इन घटनाओं को लगभग उसी स्थान से शुरू करते हैं जहां से आधा पृष्ठ पहले था। यानी विश्लेषण से। लेकिन यह पहले से ही आंतरिक भंडार की पहचान करने के उद्देश्य से एक और विश्लेषण है। और यह "इकाई के भीतर कार्यों की एक सामान्य सूची तैयार करना" के साथ शुरू होता है

इकाई के भीतर कार्यों की एक सामान्य सूची तैयार करना

यह सूची विस्तृत के सबसे करीब है नौकरी का विवरण, उस अंतर के साथ जो संपूर्ण इकाई के लिए समग्र रूप से किया जाता है। लेकिन सादगी के लिए इसे अलग-अलग पदों के अनुसार तोड़ा जाना चाहिए। इस प्रकार, हमें इकाई के कर्मचारियों द्वारा निष्पादित कार्यों की एक विस्तृत सूची प्राप्त होती है। और चलो चलते हैं।

कार्यों के प्रदर्शन की सफलता का आकलन

यहां, हम फिर से आकलन करते हैं। लेकिन सामान्य तौर पर नहीं, पहले की तरह, लेकिन प्रत्येक कार्य के लिए। और हमें एक स्पष्ट तस्वीर मिलती है - कौन से कार्य लंगड़े हैं और उन्हें कर्मचारियों के बीच कैसे वितरित किया जाता है।

सबसे सरल मामले में, यह पता चला है कि सभी विफलताएं एक व्यक्ति में होती हैं और इस व्यक्ति को बदलने का सही निर्णय होता है। लेकिन ऐसी स्थिति सबसे अविश्वसनीय है, क्योंकि यह तोड़फोड़ करने वाला बिना किसी शोध के दिखाई देता। इसलिए, सबसे अधिक संभावना है, "सैगिंग" कार्यों को विभाग के कर्मचारियों के बीच समान रूप से वितरित किया जाएगा।

यदि यह पता चलता है कि कार्यों के प्रदर्शन का आकलन करना असंभव है, तो यह मौजूदा नियंत्रण प्रणाली के बारे में गंभीरता से सोचने लायक है और क्या यह बिल्कुल मौजूद है।

व्यक्तिपरक कारकों पर कार्यों के सफल प्रदर्शन की निर्भरता का निर्धारण

इस स्तर पर, हम यह निर्धारित करते हैं कि प्रदर्शन संबंधी समस्याएं किस हद तक संबंधित हैं व्यक्तिगत खासियतेंकर्मचारियों। उदाहरण के लिए, कोई व्यक्ति जीवन में बहुत इत्मीनान से है और उसे सौंपे गए कार्यों के समय के साथ लगातार समस्याएं हैं। तदनुसार, समाधान उन लोगों के पक्ष में अपनी जिम्मेदारियों को बदलना होगा जिन्हें त्वरित प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है।

विभाजन के भीतर कारकों पर निर्भरता का निर्धारण

कार्य के प्रदर्शन को प्रभावित करने वाला मुख्य आंतरिक कारक विभाग में काम करने का माहौल है। इसके अलावा, करने के लिए दुखद परिणामबीच से दोनों विचलन का नेतृत्व करें - दोनों सकारात्मक और नकारात्मक पक्ष... यदि यूनिट में फूट, टकराव और आक्रामकता का माहौल राज करता है, तो काम स्पष्ट रूप से उस हिस्से में फिसल जाएगा जिसमें पारस्परिक संपर्क की आवश्यकता होती है। हालांकि, दूसरी ओर, यदि टीम "गर्म" है, तो काम का अधिकांश समय आराम से चाय पीने और "जीवन भर के लिए" बात करने में बिताया जा सकता है।

अन्य नकारात्मक आंतरिक कारक हैं:

1. प्रक्रिया का अपर्याप्त स्वचालन (उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ों को मैन्युअल रूप से भरना, पेपर डेटाबेस बनाए रखना, आदि)

2. कर्मचारी कार्यों का दोहराव

3. नौकरी की जिम्मेदारियों की अस्पष्ट परिभाषा

4. दोहरी रिपोर्टिंग वाले कर्मचारियों की उपस्थिति

इकाई के बाहर के कारकों पर कार्यों के सफल प्रदर्शन की निर्भरता का निर्धारण

उपरोक्त के अलावा, बाहरी कारकों को ट्रैक करना आवश्यक है। अक्सर नकारात्मक प्रभावइकाई का प्रदर्शन संबंधित विभागों से प्रभावित होता है। उदाहरण के लिए, क्रय विभाग की सुस्ती को उस गति के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है जिसके साथ लेखा विभाग द्वारा बिलों का भुगतान किया जाता है। यह स्पष्ट है कि इस स्थिति में खरीदारी में कुछ संपादित करने का कोई मतलब नहीं है।

अन्य उदाहरण किसी कर्मचारी की भर्ती या प्रशिक्षण के लिए छूटी हुई समय सीमा के लिए हैं विपणन योजनाएचआर और मार्केटिंग जिम्मेदार नहीं हो सकते हैं, लेकिन वे अधिकारी जो सबमिट किए गए उम्मीदवारों और सबमिशन को मंजूरी देने के लिए जिम्मेदार थे (कुछ अधिकारी "सोचने के लिए कुछ हफ़्ते लेने" के बहुत शौकीन हैं)।

"टेम्पोग्राफिक मैपिंग" - वर्णित कार्यों (अवलोकन) के कार्यान्वयन पर खर्च किए गए समय का एक नक्शा तैयार करना

आगे खुदाई। अब हमें अपने आप को एक पेंसिल, एक नोटबुक और एक स्टॉपवॉच के साथ बांटना है और कुछ दिनों के लिए विभाग में बसना है। इस बैठक के परिणामस्वरूप हमें विभाग में काम करने के समय के उपयोग की एक तस्वीर मिलती है - कौन कितना और किस पर खर्च करता है। कई बार अजीबोगरीब चीजें सामने आती हैं। उदाहरण के लिए, यह पता चल सकता है कि अधिकांशकाम के घंटों के दौरान, कर्मचारी कॉरिडोर में वहां स्थापित साझा नेटवर्क प्रिंटर पर जाते हैं और फिर अन्य विभागों में अपने दस्तावेज़ों की तलाश करते हैं (जहां उन्हें गलती से आम ढेर से खींच लिया गया था)।

किसी भी मामले में, हमें प्राप्त होने वाला डेटा मूल्यवान है। उनसे यह तुरंत स्पष्ट हो जाता है कि हमारे जीवन के वर्ष कहाँ जाते हैं।

"टेम्पोग्राफिक मैपिंग" (सर्वेक्षण)

अवलोकन कार्रवाई के तुरंत बाद, हम उसी उद्देश्य के लिए एक सर्वेक्षण करते हैं। हम कर्मचारियों को इस बारे में बोलने के लिए आमंत्रित करते हैं कि वे अपना अधिकांश समय किस पर व्यतीत करते हैं। कथनों को एक तालिका में संक्षेपित किया गया है, तालिका को अवलोकन डेटा के साथ सहसंबद्ध किया गया है।

सुधार के लिए सुझाव देना (सर्वेक्षण)

एक और लोकतांत्रिक घटना। हम कर्मचारियों को इस विषय पर अपनी राय व्यक्त करने के लिए आमंत्रित करते हैं कि "विभाग के काम में आपको क्या रोक रहा है और क्या सुधार किया जा सकता है?" परिणाम आवश्यक रूप से विश्लेषण की गहराई से विस्मित नहीं होंगे (कोई केवल शौचालय में साबुन की कमी से नाराज है), लेकिन, किसी भी मामले में, यह "लोगों" की राय सुनने के लायक है।

समान कार्यों को समेकित करने के अवसरों की तलाश करें

विश्लेषणात्मक चरण को पूर्ण माना जा सकता है, और अब हम सीधे सुधार के लिए आगे बढ़ते हैं। उनमें से पहला "एक ही प्रकार के कार्यों को समेकित करने के अवसरों की खोज" होगा। इस आयोजन का अर्थ यह है कि एक ही प्रकार के कार्य जो विभिन्न कर्मचारियों से समय लेते हैं उन्हें सौंपा जाता है व्यक्तिगत कर्मचारी... ऐसे समाधानों के बहुत सारे उदाहरण हैं। यह एक आंसरिंग मशीन है, या एक सचिव कार्यालय का रास्ता बता रहा है, जिस पर बातचीत के अंत में ग्राहक को स्विच किया जाता है। यह भी पीसी ऑपरेटर है, जो लेखा विभाग में प्रवेश करने में लगा हुआ है प्राथमिक दस्तावेज, इस दिनचर्या को और अधिक समाप्त करना योग्य विशेषज्ञ... ये "टेलीमार्केटर्स" हैं - बिक्री विभागों में डायलर, और भर्ती एजेंसियों में शोधकर्ता। और भी कई विकल्प हैं।

कार्यों का समेकन आपको महंगे विशेषज्ञों के लिए समय बचाने और विभाग की समग्र उत्पादकता बढ़ाने की अनुमति देता है।

स्वचालन के अवसर ढूँढना

स्वचालन आधुनिक व्यवसाय का मजबूत बिंदु है। दरअसल, एक विशिष्ट संगठन की व्यावसायिक प्रक्रिया में अनुवाद करने के लिए बहुत सारे "नोड्स" होते हैं डिजिटल प्रारूप... तदनुसार, इन नोड्स को पहचानने और यह पता लगाने की आवश्यकता है कि किसी व्यक्ति की सेवा में स्वचालन कैसे लगाया जाए। विभाग में स्वचालन की शुरूआत कर्मचारियों के नियमित काम को समाप्त करके और संचार के लिए समय को कम करके और आवश्यक दस्तावेजों की खोज करके श्रम उत्पादकता को 100% तक बढ़ा सकती है।

स्वचालन के अवसरों की तलाश में, कंपनी की सामान्य जरूरतों पर ध्यान देना उचित है। अगर कंपनी खरीदने की योजना बना रही है एकीकृत प्रणालीव्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन, संभव है कि इससे विभाग की समस्याओं का समाधान हो जाएगा। यदि एक सामान्य सीआरएम के कार्यान्वयन की योजना नहीं है, तो यह किसी प्रकार का विशिष्ट विभाग-स्तरीय समाधान खरीदने या बनाने के लायक हो सकता है। और, किसी भी मामले में, "100% डिजिटल विभाग प्रबंधन" पर स्विंग के बिना, "स्व-लिखित" कार्यक्रमों के माध्यम से व्यक्तिगत कार्यों को स्वचालित करने की संभावना बनी हुई है।

सीखने के अवसर ढूँढना

हम इस बिंदु को अंतिम रखते हैं, इस तथ्य के बावजूद कि कई कार्मिक विभागों में "प्रशिक्षण" प्राथमिकताओं की पहली पंक्तियों में है। हालाँकि, सीखना अलग है। और, चूंकि हमारे मामले में प्रशिक्षण अपने आप में एक अंत नहीं है, बल्कि सुधार का एक साधन है, हम निम्नलिखित बातों पर ध्यान देते हैं:

1. कार्मिक प्रशिक्षण के परिणामस्वरूप काम का अनुकूलन हमेशा संभव नहीं होता है, क्योंकि बड़ी संख्या में ऐसे कारक होते हैं जिन पर पहले से विचार नहीं किया जाता है। इनमें शामिल हैं - कर्मचारियों की कम प्रेरणा, विभिन्न कर्मचारियों से सीखने की अलग क्षमता, प्रशिक्षक की अपर्याप्त योग्यता, कंपनी की आवश्यकताओं के लिए प्रशिक्षण पाठ्यक्रम का अपर्याप्त अनुकूलन, आदि।

2. दुर्भाग्य से, लोग बहुत टिकाऊ सामग्री नहीं हैं। इसलिए, प्रशिक्षण में निवेश केवल इस शर्त पर उचित है कि प्रशिक्षित कर्मचारी ने कंपनी में निवेश किए गए धन को "वापस" करने के लिए पर्याप्त समय के लिए काम किया हो। हालांकि, यह मामला हमेशा नहीं होता है।

हालांकि, अगर अनुसंधान ने प्रशिक्षण की आवश्यकता की पहचान की है, तो प्रशिक्षण होना चाहिए। मुख्य शर्त जिसे पूरा किया जाना चाहिए इस मामले में- प्रशिक्षण की प्रभावशीलता पर नज़र रखना, इकाई के कार्य की दक्षता वास्तव में कितनी बदल गई है।

अनुकूलन की संभावनाओं का आर्थिक मूल्यांकन

इसलिए, अनुकूलन विकल्पों का चयन करने के बाद, हम सबसे अप्रिय क्षण में आते हैं। अर्थात्, इन गतिविधियों की लागतों का आकलन करना और उनकी तुलना अनुमानित आर्थिक प्रभाव से करना आवश्यक है। हम इस अवस्था को सबसे अप्रिय क्यों कहते हैं? क्योंकि यहीं पर लागत और लाभों का अनुपातहीन पैमाना उभर सकता है। इस मायने में कि लागत बड़ी है, लेकिन लाभ अफसोस है। लेकिन, फिर भी, यह वह चरण है जो "जीवन में शुरुआत" देने के लिए किस तरह के परिवर्तनों के लिए निर्णायक है। और, कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह कितना कड़वा हो सकता है, यह "सुधार के लिए सुधार" को निर्दयतापूर्वक छोड़ने के लायक है - परिवर्तन जो खुद के लिए भुगतान नहीं करते हैं। क्योंकि दीर्घावधि में ऐसे "नवाचार" से केवल निराशा ही हाथ लगेगी।

और वह सब, वास्तव में। लगभग सभी। क्योंकि चयनित समाधानों के कार्यान्वयन के बाद भी उनकी प्रभावशीलता का आकलन करना आवश्यक होगा। लेकिन यह पहले से ही हमारी कहानी की शुरुआत में वापसी है - "इकाई की प्रभावशीलता का मूल्यांकन।"

सफल अनुकूलन!

जब कर्मचारी कर्मचारी हों तो क्या करें, लेकिन यह अपेक्षित परिणाम नहीं देता है? समस्या का एक समाधान है, और कई कंपनियों ने पहले से ही इसी तरह की स्थितियों में सिक्स सिग्मा पद्धति को लागू करना शुरू कर दिया है।

सिक्स सिग्मा एक कार्यप्रणाली और उपकरणों का सेट है जो आपको वर्कफ़्लो का विश्लेषण करने और सफलताओं को चलाने में सक्षम बनाता है।

रोडमैप की तरह, यह तकनीक व्यावसायिक प्रक्रिया की विफलताओं को हल करने की ओर ले जाती है। सिक्स सिग्मा आपको ग्राहक के दृष्टिकोण से समस्याओं को देखने और उन्हें हल करने में मदद करता है।

इसके लिए धन्यवाद, ग्राहक जल्दी से अंतर को नोटिस करते हैं, जिसका सकारात्मक प्रभाव पड़ता है वित्तीय परिणामकंपनियां। यह तकनीक विशेष रूप से लोकप्रिय है यदि कंपनी के पास गुणवत्ता प्रबंधन की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए विश्व स्तर पर जाने का कार्य है।

सिक्स सिग्मा एक "उत्पाद" के निर्माण से लेकर ग्राहकों की सेवा करने तक, किसी भी निर्माण प्रक्रिया में दोषों को दूर करने की एक पद्धति है।

सिक्स सिग्मा शब्द एक सांख्यिकीय पैरामीटर है, इसका तात्पर्य 3 मात्राओं के विश्लेषण से है:

यादृच्छिक चर (कार्य प्रक्रिया की गुणवत्ता);
मानक विचलन (काम में अनुमेय दोष);
अर्थ ( औसतकिसी विशेष गतिविधि में दोष)।

इस पद्धति पर काम शुरू करने के लिए, संगठन की व्यावसायिक प्रक्रिया में इन मूल्यों को निर्धारित करना आवश्यक है।

तकनीक का मुख्य विचार विभिन्न वर्कफ़्लो प्रबंधन टूल का उपयोग करके मानक विचलन को कम करना है।

सिक्स सिग्मा पद्धति का कार्यान्वयन

कार्यप्रणाली का कार्यान्वयन प्रबंधन के एक स्तर से दूसरे स्तर तक चरणों में होता है। सिक्स सिग्मा पद्धति के कार्यान्वयन के लिए परियोजना को लागू करने के लिए, एक जिम्मेदार समूह का गठन किया जाता है, यह इस प्रक्रिया में एक महत्वपूर्ण कड़ी बन जाता है।

समूह में आमतौर पर शामिल हैं:
1. कंपनियों के प्रबंधक या मालिक: कार्यप्रणाली के कार्यान्वयन को बढ़ावा देना और सभी आवश्यक शर्तें प्रदान करना।

3. मध्य-स्तरीय प्रबंधक: एक विशिष्ट परियोजना के लिए एक विकास कार्यक्रम तैयार करता है और अपने लोगों (अग्रणी विशेषज्ञ और सामान्य विशेषज्ञ) को प्रशिक्षित करता है।

4. वरिष्ठ / अग्रणी विशेषज्ञ: विशिष्ट संकीर्ण कार्यों में नए और अनुकूलन के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार। वह विश्लेषण करता है कि कार्य को कैसे पूरा किया जाए और इसके कार्यान्वयन के लिए विकल्पों की पेशकश की जा सकती है। आमतौर पर, यह समूह सदस्य उपरोक्त मध्य प्रबंधक को रिपोर्ट करता है।

5. विशेषज्ञ: सौंपे गए कार्यों को लागू करता है, परियोजना के ढांचे के भीतर कार्यान्वयन की गुणवत्ता के लिए जिम्मेदार है।

समूह के कार्य को मोटे तौर पर 4 चरणों में विभाजित किया जा सकता है:

1. सुधार के लिए लक्ष्य निर्धारित करें। ग्राहक आधार अनुसंधान इस मामले में मदद करता है। यह महत्वपूर्ण है कि उत्पादों या सेवाओं के उपभोक्ता अपने काम की गुणवत्ता के स्तर को निर्धारित करें (सुरक्षा, लागत, वितरण गति, सेवादेखभालआदि।)।

2. कंपनी के वर्तमान ऑपरेटिंग मोड में सर्वोपरि महत्व की प्रक्रियाओं की पहचान करने के लिए और क्लाइंट के लिए महत्वपूर्ण नहीं है। भविष्य में, बाद वाले से छुटकारा पाना आवश्यक होगा।

3. के लिए टूलकिट चुनें त्वरित सुधारसंकेतक।

4. टीम वर्क में स्टाफ को शामिल करें। वास्तव में, सिक्स सिग्मा का उपयोग करने का परिणाम पूरी टीम की भागीदारी के साथ, बेहतर होने, बढ़ने और सुधारने की इच्छा के साथ ही अच्छा होगा।

सिक्स सिग्मा तरीके

सिक्स सिग्मा विधियों को मोटे तौर पर 3 समूहों में विभाजित किया जा सकता है: सुधार मौजूदा प्रणालीकाम, सृजन नई प्रणालीऔर कार्य प्रबंधन।

मौजूदा कार्य प्रणाली में सुधार पांच अनुक्रमिक विधियों के माध्यम से कार्यान्वित किया जाता है:

1. 6 सिग्मा परियोजना के लिए जिम्मेदार टीम का निर्धारण करना और उस समस्या का निर्धारण करना जिसके साथ वे काम करेंगे। इस समूह के स्पष्ट लक्ष्य होने चाहिए, इसे प्राप्त करने का अधिकार होना चाहिए और परिणाम के लिए जवाबदेह होना चाहिए।

2. मौजूदा प्रक्रियाओं का मापन। जिम्मेदार टीम आकलन करती है कि कैसे इस पलकार्यों को लागू किया जाता है, डेटा एकत्र किया जाता है और इसके बारे में धारणाएं बनाई जाती हैं संभावित कारणसमस्याओं के समाधान में विचलन।

3. पहचाने गए विचलन का विश्लेषण। इस चरण के दौरान, टीम विचलन की जांच करती है, उनके कारणों की खोज करती है और उन्हें खत्म करने के तरीकों का चयन करती है।

4. प्रदर्शन में सुधार। इस कदम में कार्य प्रक्रियाओं, मौजूदा प्रणालियों और दृष्टिकोणों में सुधार लाने के उद्देश्य से उपायों का विकास और कार्यान्वयन शामिल है। इसमें प्रशिक्षण स्टाफ शामिल हो सकता है, नए काम करने के तरीकों को पेश करना, अनुभव साझा करना और पिछले चरण में चुने गए नए तरीकों को लागू करना शामिल हो सकता है।

5. नियंत्रण। इस स्तर पर, बेहतर प्रक्रियाओं का मानकीकरण किया जा रहा है। परियोजना के लिए जिम्मेदार विशेषज्ञ कार्यान्वित किए जा रहे कार्यों की गुणवत्ता की लगातार निगरानी करते हैं। उनका लक्ष्य संभावित विसंगतियों का पता लगाना और सुधार का तरीका बताना है।

एक नई कार्य प्रणाली का निर्माण:

एक नई प्रणाली बनाने के लिए, काम उपयोगकर्ताओं की अपेक्षाओं से आगे रहने और संभावित विफलताओं को रोकने पर केंद्रित है। विधियों का कार्यान्वयन समान चरणों से होकर गुजरता है, लेकिन उनका उद्देश्य बदल जाता है:

1. नए कार्यप्रवाह बनाने के लिए परियोजना के लिए जिम्मेदार टीम का निर्धारण। टीम के पास अधिकार और जिम्मेदारी होनी चाहिए। पहली चीज जो वे करते हैं वह है नई कार्य प्रणाली के लक्ष्य तैयार करना।

2. मापन। टीम का कार्य उन मापदंडों को निर्धारित करना है जिनके द्वारा नए कार्यों की सफलता और पहले चरण में निर्धारित लक्ष्यों की उपलब्धि का न्याय करना संभव होगा।

3. विश्लेषण। इस स्तर पर, वे विकसित और विश्लेषण करते हैं सही एल्गोरिदमनए कार्यों को पूरा करना।

4. सुधार। स्टेज में सृजन शामिल है विस्तृत निर्देशबेहतर या नई प्रक्रियाओं, स्पष्टीकरणों और उनके कार्यान्वयन पर।

5. नियंत्रण। परियोजना के लिए जिम्मेदार टीम कार्यों के कार्यान्वयन पर व्यवस्थित नियंत्रण रखती है। लक्ष्य काम की गुणवत्ता का आकलन करना है, नई समस्याओं को हल करते समय कार्यों के लिए सही एल्गोरिदम स्थापित करना और निर्धारित लक्ष्यों की व्यवहार्यता का आकलन करना है।

कार्य प्रणालियों का प्रबंधन

कार्य प्रणालियों का प्रबंधन इनमें से एक है महत्वपूर्ण मील के पत्थरसिक्स सिग्मा पद्धति का कार्यान्वयन। एक नियम के रूप में, लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए, कंपनी एक साथ काम की पुरानी प्रणालियों में सुधार करती है और नए पेश करती है। इसलिए इन प्रक्रियाओं का प्रबंधन प्राथमिक भूमिका निभाता है।

1. के मुद्दे को हल करने के लिए पहला कदम प्रबंधन - गठनआवश्यकताओं की सूची। वे व्यवसाय के मालिकों और अंतिम उपयोगकर्ताओं के काम के परिणाम के बारे में विचारों के आधार पर बनते हैं।

3. जब संकेतकों को परिभाषित किया जाता है, तो उन प्रक्रियाओं का विश्लेषण करना आवश्यक होता है जिनके द्वारा उन्हें हासिल किया गया था। यह प्रबंधन प्रणाली में सुधार के लिए विकल्पों की रूपरेखा तैयार करने में मदद करता है।

4. प्रदर्शन किए गए कार्यों की गुणवत्ता की निगरानी और चयनित आवश्यकताओं के अनुसार उनके कार्यान्वयन के लिए सुधार करके नियंत्रण प्राप्त किया जाता है।

सिक्स सिग्मा टूल्स

प्रत्येक संगठन में, उसकी गतिविधियों के आधार पर, कार्य की गुणवत्ता के विश्लेषण और मूल्यांकन के लिए उपकरणों की एक व्यक्तिगत सूची का चयन किया जाता है, क्योंकि यदि आप व्यवस्थित माप नहीं करते हैं, तो गतिशीलता को ट्रैक और प्रबंधित करना असंभव है।

माप के आधार के रूप में, आप या तो तैयार उपकरण ले सकते हैं, या अपने लिए कुछ संशोधित कर सकते हैं। इस समय, 6 सिग्मा आपके अनुकूलन प्रोजेक्ट के प्रत्येक चरण में आपकी सहायता करने के लिए कई टूल प्रदान करता है।

उपकरण के उदाहरण:

वे किसी उत्पाद या सेवा के संकेतकों में परिवर्तन की गतिशीलता का आकलन करने में मदद करते हैं। विश्लेषण को स्पष्ट करने के लिए, ग्राफ ऊपरी और निचली सीमाअनुमेय परिवर्तन, साथ ही औसत।

ग्राफ में निर्देशांक किसी एक पैरामीटर या उनके योग के अलग-अलग संकेतकों द्वारा इंगित किए जा सकते हैं (वह मूल्य जो उन सभी के पास एक ही समय में था)। रेखा चार्टआपको यह आकलन करने की अनुमति देता है कि निश्चित अंतराल पर प्रक्रियाएं कैसे बदली हैं, इस प्रकार आप सबसे अधिक चुन सकते हैं प्रभावी तरीकेकार्य और प्रबंधन।

त्रुटियों का विश्लेषण।
विधि यह आकलन करना संभव बनाती है कि उत्पादन की समस्याएं अंतिम उपभोक्ता को कैसे प्रभावित करती हैं। इस मामले में, त्रुटियों के कारणों और परिणामों का विश्लेषण किया जाता है।

आप विश्लेषण के आधार के रूप में तालिका ले सकते हैं:

तालिका को कलाकारों के लिए कॉलम, दोष मूल्यांकन आदि के साथ पूरक किया जा सकता है। कॉलम की संख्या संगठन के लिए व्यक्तिगत रूप से निर्धारित की जाती है। विधि आपको भविष्य की त्रुटियों की संभावना का अनुमान लगाने और यह निर्धारित करने की अनुमति देती है कि किन प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने की आवश्यकता है।

यह स्तंभों में बनाया गया है, जिनमें से प्रत्येक एक त्रुटि से मेल खाता है, और ऊंचाई इसकी घटना की आवृत्ति को दर्शाती है। यह आरेख समस्या निवारण, विकास और स्टाफ प्रशिक्षण को प्राथमिकता देने में आपकी सहायता करता है। जैसा कि अभ्यास से पता चलता है और पारेतो सिद्धांत की पुष्टि करता है, 20% गलत कार्यों से 80% नुकसान होता है।

वृक्षारेख।

आपको विफलताओं के कारणों को व्यवस्थित करने की अनुमति देता है। "काम पर समस्याओं के कारण" विषय पर विचार-मंथन के बाद आदेशों का उपयोग करना सबसे प्रभावी है। यह कारणों, उनके पदानुक्रम के अंतर्संबंध को दर्शाता है, जिससे समस्या की जड़ को खोजने में मदद मिलती है, न कि शीर्ष के खिलाफ लड़ने में।

तकनीक का टूलकिट बड़ा है, और वर्णित विकल्प बड़ी सूची से सबसे लोकप्रिय टूल का केवल एक छोटा सा हिस्सा हैं। गतिविधि के प्रत्येक क्षेत्र में, उपकरण पूरक, संशोधित होते हैं, और यह सूची लगातार बढ़ेगी।

अब सिक्स सिग्मा विकास पद्धति अधिक से अधिक लोकप्रियता प्राप्त कर रही है। यह कंपनियों को प्रवेश करने की अनुमति देती है नया स्तरकाम की गुणवत्ता और इस तरह लागत को कम करना, अप्रभावी प्रक्रियाओं को समाप्त करना और अधिक परिणाम देने वाली प्रक्रियाओं को लागू करना। कार्यान्वयन के लिए प्रभावी ढंग से काम करने के लिए व्यावसायिकता और टूलिंग की आवश्यकता होती है, यही कारण है कि विशेष संगठन इसे मास्टर करने के लिए प्रशिक्षण कार्यक्रम और प्रमाणपत्र प्रदान करते हैं।